MICROSOFT ACCESS

EJERCICIO DE PRACTICA DE CREACIN DE UN SISTEMA DE

CONTROL DE PEDIDOS CON MICROSOFT ACCESS
Parte 2 - 2
CONSULTAS INFORMES MENS Y CONFIGURACIN FINAL
DEL SISTEMA
Para continuar con el desarrollo del sistema propuesto vamos a utilizar los objetos de
Microsoft ACCESS que nos permitirn manejar de mejor manera la informacin
almacenada en las tablas (Consultas) y su integracin aplicando Informe y mens.
CONSULTAS
Las consultas en Access son objetos que se crean para recuperan informacin de la
base de datos (Tablas relacionadas) a travs de ciertos criterios que el usuario
dependiendo de la necesidad puede solicitar.
Ya se ha planteo en la primera parte de esta gua del ejercicio que se podra crear
consultas de seleccin simple con CAMPOS CALCULADOS y que luego se podra crear
formularios de INGRESOS permitiendo visualizar informacin procesada en base a los
campos que hayamos utilizados.
Dentro de Access existen una gran variedad o tipos de consultas, pero para nuestro
caso vamos a crear las siguientes:
Consulta de Campos calculados.- Para este tipo de consulta se hace necesario
primero seleccionar una tabla cualquiera, insertar los campos en la cuadricula de
diseo y el sitio que se creyere hacer una operacin.
Por ejemplo:
Si la tabla productos tiene los campos:

Cdigo de producto (CodPro)

Nombre del producto (NomPro)
Tipo de Producto (TipPro)
Cantidad (Can), y
Costo (CosPro)

Se podra agregar al final un campo calculado que calcule el total.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

Pgina

Como se puede apreciar para crear el campo calculado se necesita de una

ETIQUETA un nombre cualquiera en el ejemplo Total ms los dos puntos (:) seguido
por la operacin que se quiera realizar (Can*CosPro), para que funcin bien debe
revisarse que los nombres de los campos sean igual que los tienen la tabla.

Total: Can * CosPro

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A ms de ello tambin podramos utilizar los siguientes campos calculados:

Calculo de la Edad en Aos:
Edad: Int((date()-Campo Fecha)/365)
Int.- Es una funcin de Access que calcula el valor entero de la expresin
Date().- Es una funcin que nos da la fecha actual del sistema
Edad: .- Es la etiqueta donde se guarda el resultado de la operacin.
Calculo de la Edad en Meses:
Edad: Int((date()-Campo Fecha)/30)
Calculo en das:
Edad: Int(date()-Campo Fecha)
Extraer el Ao de un Campo Fecha:
Aos: Ao(Campo Fecha)
Ao().- Es la funcin de Access que extrae slo el ao de un campo fecha
Extraer el Mes de un campo Fecha:
Meses: Mes(Campo Fecha)
Mes().- Es la funcin de Access que extrae slo el mes de un campo fecha
PASOS PARA CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIN CON CAMPOS
CALCULADOS
1. Nos ubicamos en la cinta de opciones en CREAR y seleccionamos la opcin
consultas DISEO DE CONSULTAS.

Pgina

Seleccionamos la tabla o tablas que vayamos a necesitar, para nuestro ejemplo

vamos a marcar solo la tabla PRODUCTOS PEDIDOS. Tambin podramos
utilizar slo la tabla PRODUCTOS.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

MICROSOFT ACCESS

Lista de tablas y consultas a

utilizarse

Cuadricula del diseo

de la consulta

2. Una vez seleccionada la Tabla PRODUCTOS PEDIDOS, procedemos a ubicar los

campos en la cuadricula, se lo puede hacer arrastrando o con doble clic en la
tabla, a ms de ello podemos dar un ORDENAMIENTO.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

Pgina

Nota: Si no se coloca exactamente el nombre de los campos al momento de

ejecutar la consulta nos saldr una ventana pidiendo un valor.

3. Como se pude observar en la imagen al final de la cuadricula se ha agregado el

CAMPO CALCULADO, Total: can*valor, debemos nosotros digitar este proceso y
el sistema por si slo le correg colocando CORCHETES a los campos utilizados.

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4. A continuacin se sebe ejecutar y guardar la consulta.

5. Para este ejemplo esta consulta se grabara con el nombre de INGRESOS, y se
crear un formulario del mismo el cual pasara a ser SUBFORMULARIO del
formulario PEDIDOS.
CONSULTA DE SELECCIN CON CRITERIOS
No existe una frmula mgica para decirnos que consultas debemos crear, slo el
sentido comn como las necesidades hacen que busquemos la aplicacin y uso de
las consultas con criterios.
Recordemos que al crear una consulta no hace falta poner o colocar todos los
campos, se utilizarn slo aquellos que creyramos necesario en los listados o
reportes.
Para nuestro ejemplo vamos a utilizar los siguientes:
1. Like [mensaje]& * .- Nos pedir un dato que procesara internamente para
arrojar un resultado de la tabla o tablas seleccionadas.
Like se convertir en el comando COMO y los smbolos que estn al final el
programa los corregir y aparecern entre comillas quedando de la siguiente
manera:
Como [mensaje]&*
Esta consulta es muy amplia ya que al ejecutar nos pedir lo del MENSAJE y el
caso que no pongamos nada saldr un listado general
2. Entre [Fecha1] y [Fecha2].- Nos permitir establecer un rango de valores
sean de fechas o de nmeros.

Pgina

Nota: El criterio debe colocarse debajo del campo que se quiere obtener un
resultado

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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Ejemplos de consulta de seleccin simple:

1. Se requiere un listado de proveedores por ciudad

En la cuadricula de diseo slo se han colocado los campos: Ruc, Razn

Social, Direccin, Telfono y al final la ciudad.
Debajo de ciudad se ha colocado el respectivo criterio.
Al ejecutar nos pedir lo siguiente:

Pgina

Si colocamos un nombre de una ciudad slo saldrn resultados de lo

solicitado, en el caso que no pongamos nada automticamente saldrn todos
los registrados y almacenados en la tabla PROVEEDORES.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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2. Se requiere un listado de pedidos, proveedores por su forma de pago

Se han seleccionado dos tablas ya que necesitan informacin relacionada de

las dos.

Pgina

Debajo del campo Forma de Pago (for_pago) se coloca el criterio.

En la cuadricula de diseo de han colocado solamente los campos que

necesitemos, tomando de referencia que el eje de esta consulta es la tabla
PEDIDOS y de all sacamos la Razn Social de PROVEEDORES por la relacin
que tienen.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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NOTA: Se puede crear una consulta con varios criterios de seleccin

slo debemos colocarles en las columnas CAMPOS que se requieran.
3. Se requiere un listado de pedidos, proveedores entre un rango de
fechas con el valor total.

Cmo se puede apreciar slo se ha seleccionado los campos necesarios para el

listado o consulta, debajo del campo FECHA DE PEDIDO (fec_ped) se ha
colocado el criterio: ENTRE [Fecha1] y [Fecha2].

Pgina

Al momento de ejecutar nos saldr dos ventanas solicitando las fechas o el

rango de fechas que deseamos consultar de las tablas.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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Se es necesario que se ingresen las fechas o rangos que se piden, caso

contrario este tipo de consulta arrojara un resultado vaco es decir sin
informacin.
Ejemplos de consulta de Totales
Este tipo de consultas son muy importantes ya que nos permiten obtener resultados
consolidados de la informacin almacenada en las tablas, para ello tambin debemos
utilizar ciertas funciones que nos permita extraer como: aos, meses, das.
Se podr utilizar otras consultas si fuere necesario constituyndose estas en SUB
CONSULTAS de las primeras. Estas consultas se construyen de igual manera que las
de seleccin simple, lo que se debe agregar al final es ACTIVAR EL SIGNO DE
SUMATORIA que se ubica en la parte superior de la cinta de opciones.
De all en la cuadricula se incrementara una nueva fila donde se pide el
AGRUPAMIENTO y la operacin que se puede realizar con los campos, como: suma,
contar, promedio, mximos, mnimos, etc.
Activar consulta
de totales

Fila de totales

Pgina

Operaciones que se pueden

realizar con la consulta de
totales

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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4. Se requiere un listado de pedidos por aos indicando el nmero de

pedidos que se ha realizado ms el detalle de los valores incurridos.

Como se puede apreciar en el diseo de la consulta, lo primero estas insertar

todos los campos que se requieran.
Luego hay que activar la CONSULTA DE TOTALES
Hay que calcular a travs de una funcin el ao de las fechas de pedidos
(CAMPO CALCULADO).
Hay que establecer en nivel de agrupamiento, en este caso como se requiere
un listado por aos se considera este campo.
Los siguientes campos dependiendo del resultado se selecciona: cuenta o
suma.

en los campos que se

Pgina

A ms de ello se recomienda poner ETIQUETAS

totalizan para despus tener un adecuado reporte.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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Pgina

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El resultado luego de su ejecucin seria:

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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INFORMES
Los informes en Access son los objetos que nos permiten presentar la informacin
almacenada en las tablas o los resultados obtenidos o a travs de una consulta.
Son similares a la creacin de un FORMULARIO ya que de igual manera poseen
caractersticas o propiedades que se pueden ir modificando en la VISTA DE DISEO.
Existen particularidades propias al momento de realizar un INFORME por lo que se
recomienda que se fijen en las ventanas que se presentaran al momento de crearse
con la ayuda del ASISTENTE DE INFORMES.
Dentro de las particularidades podemos sealar:
5. Se puede agrupar los resultados
6. Se pueden totalizar los resultados
7. Se pueden configurar la forma de presentacin
De igual manera no existe regala alguna que indique que por cada consulta se
realice un informe, siempre queda a criterio de las necesidades y de quien utiliza.
8. Elaborar el INFORME de la consulta listado de pedidos por aos
indicando el nmero de pedidos que se ha realizado ms el detalle de
los valores incurridos.
Lo primero que debemos hacer es seleccionar de la cinta de opciones CREAR en
icono de ASISTENTE PARA FORMULARIOS

Luego de ello se abrir unas ventanas que nos irn guiando en el desarrollo.

Pgina

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Lo que debemos tomar en cuenta siempre es que tabla o consulta voy a seleccionar
para crear mi INFORME, luego que campos voy a utilizar, como voy agrupar y como
voy a realizar el resumen.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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1. Seleccionamos la tabla o consulta.

Pgina

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2. El nivel de agrupamiento, con sus opciones.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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Pgina

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3. Que criterio voy a utilizar para ordenar y como voy a configurar mis OPCIONES
DE RESUMEN.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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4. Que distribucin voy aplicar, si son muchos campos la recomendacin es cambiar

de orientacin del papel.

Pgina

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5. Que ttulo o nombre se va a dar al INFORME, se recomienda que sea el mismo de

la consulta.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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MENS
Para terminar el desarrollo del SISTEMA DE APOYO que estamos creando, se debe
integrar de una forma tal que cualquier usuario del mismo pueda manejar sin
ninguna dificultad.
Para ello vamos a crear los siguientes MENS:

Men de Ingreso
Men de Consultas
Acerca del Sistema , y
Men Principal.

Los MENS se crearan utilizando FORMULARIOS EN BLANCO, controles (Botones y

Grupo de Opciones) y configurando las propiedades, dependiendo del diseador o de
la forma como se quiere ver.
MEN INGRESOS
1. Nos ubicamos en la cinta de opciones en CREAR y seleccionamos formulario en
blanco y entramos a VISTA DE DISEO.

Controles

Hoja de
propiedades

Pgina

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Formulario
en Blanco

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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2. Modificamos en tamao del formulario que vendr a ser la ventana o INTERFAZ

del usuario que va a manejar el sistema.
Si se encuentra activado en ENCABEZADO Y PIE DEL FORMULARIO lo
desactivamos dando un clic derecho al formulario, o si lo necesitan hacemos el
proceso viceversa.
3. Para insertar texto, seleccionamos de los controles el icono de ETIQUETAS y
dentro del formulario marcamos una zona donde se va a colocar.
Si se quiere crear varias lneas en una misma etiqueta debemos pulsar
CRTL+ENTER.
Toda etiqueta debe ser configurada en su tamao de fuente, tipo de fuente, color
y si queremos un EFECTO ESPECIAL, damos clic derecho.

ETIQUETAS PARA INGRESAR TEXTO

INDEPENDIENTE

4. Se puede de igual manera insertar una IMAGEN INDEPENDIENTE para darle

mejor presentacin, seleccionamos la opcin en CONTROLES, luego configuramos
sus propiedades.

Pgina

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Abrimos la hoja de propiedades nos ubicamos en formato y en la opcin MODO

DE CAMBIAR EL TAMAO y escogemos EXTENDER.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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5. Insertamos BOTONES de los controles y seleccionamos la categora operaciones

con formularios y en acciones ABRIR FORMULARIO.
Aqu debemos insertar cuantos botones sean necesarios de los formularios que
nos permiten ingresar la informacin a nuestra base de datos. Para nuestro
ejercicio, insertaremos los siguientes botones:

Proveedores
Productos
Pedidos (en este se encuentra incluido como subformulario INGRESOS que
fue construida de una consulta con campos calculados de la tabla
PRODUCTOS-PEDIDOS).
Cerrar y/o Salir (este botn se crea con la categora formularios y la accin
CERRAR FORMULARIO.

Pgina

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No olvidemos que los botones se crean con la ayuda del asistente.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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6. El ltimo paso antes de GUARDAR es modificar algunas opciones de la HOJA DE

PROPIEDADES.
Las propiedades a modificarse son:

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Centrado Automtico = S.
Estilo de Bordes = Fino o Dialogo.
Selector de Registros = No
Botones de navegacin = No
Barra de desplazamiento = Ninguna
Cuadro de control = No
Botn de cerrar = No.

Pgina

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

MICROSOFT ACCESS

7. Verificamos el Diseo cambiando de VISTA DE DISEO a VISTA DE

FORMULARIO, comprobamos los botones y si se tiene que hacer un ajuste extra
lo hacemos en vista de diseo.

MEN CONSULTAS INFORMES O REPORTES

Para la creacin de este Men nos vamos ayudar del anterior por lo que vamos a
copiar y pegar.
Cambiamos el nombre de Men Ingresos por Men Consultas, el propsito de copiar
y pegar es evitar volver a configurar el formulario en sus propiedades.
Ingresamos a VISTA DE DISEO, eliminamos slo los BOTONES que abren los
formularios, es decir: Proveedores, Productos y Pedidos, mantenemos slo el botn
de CERRAR.
No olvidemos que antes de proceder hacer est FORMULARIO DE MEN CONSULTAS
debemos haber creado los objetos de Access INFORMES que se tomarn de base de
las CONSULTAS creadas.
No olvidemos que las consultas que hemos utilizado son:

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Seleccin simple con campos calculados

Seleccin simple con criterios
Consulta de totales

Pgina

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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1. Una vez lista el formulario nos ubicamos en controles y seleccionamos la opcin

GRUPO DE OPCIONES, insertamos en el formulario y se abrir un asistente que
nos guiara en sus pasos.

Pgina

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En esta ventana del asistente debemos ingresar la lista de los informes

creados con anterioridad, en este ejercicio tomaremos solamente tres como
base pudindose incrementar dependiendo de los RESULTADOS que
deseamos obtener o de las NECESIDADES del trabajo.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

MICROSOFT ACCESS

Debemos seleccionar la opcin predeterminada al momento que se ejecute el

formulario, puede ser cualquiera.

Pgina

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Debemos tomar en cuenta los nmeros asignados del grupo de opciones ya

que nos servirn al momento de la PROGRAMACIN bajo VISUAL BASIC para
aplicaciones en Access.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

MICROSOFT ACCESS

En esta ventana debemos seleccionar el modelo como van aparecer el grupo

de opciones al momento de visualizar el formulario.

Pgina

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Por ltimo digitamos el nombre del informe y FINALIZAR.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

MICROSOFT ACCESS

2. Luego insertamos de los controles dos BOTONES, pero como est activado el
asistente al momento de insertar pulsamos ESC para cancelar los pasos.
A los botones le marcamos y le cambiamos de nombres el uno por VISTA PREVIA
y el segundo por IMPRIMIR.

3. Abrimos la HOJA DE PROPIEDADES y marcamos el marco donde estn el grupo

de opciones y en la propiedad NOMBRE digitamos cualquier identificador, para el
ejercicio pondremos OP.
De la misma manera procedemos a marcar y cambiar el nombre en las hojas de
propiedades de los 2 BOTONES y digitamos: VISTA y el segundo IMPRIMIR.

Pgina

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Es muy importante este paso ya que en base a los nombres de los controles
vamos a ingresar a PROGRAMAR para el manejo de las consultas en base al
grupo de opciones y los botones.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

MICROSOFT ACCESS

Pgina

5. Al ejecutar este paso se abrir una ventana de PROGRAMACIN.

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4. Seleccionamos el BOTN VISTA PREVIA nos ubicamos en la propiedad EVENTOS

en la opcin AL HACER CLIC, y marcamos en la vieta procedimiento de eventos
y damos un clic en el pequeo botn que tiene 3 puntos.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

La estructura que se aplica en este ejercicio es SELECT CASE OPCION y toda

estructura debe tener su terminacin END SELECT.

Dentro de la estructura debemos hacer indicar el nmero que le corresponde del

grupo de opciones que est definida en el formulario.

Se escribe el comando DoCmd. y al final agregamos un punto para que nos

aparezca la ayuda del programa donde podremos seleccionar cualquier
procedimiento o accin que maneja Access, para nuestro ejercicio seleccionamos
OpenReport.

Entre parntesis y con comillas debemos ingresar el NOMBRE DEL INFORME.

Despus de cerrar el parntesis colocamos una coma y se abrir otra ayuda y

seleccionaremos la accin acViewPreview para hacer una vista previa y
acViewNormal para enviar a la impresora.

Guaramos en la parte superior volvemos al formulario de Men Consultas y

ejecutamos.

Pgina

Nota: Si no se ejecuta correctamente este men es porque no se copi o se

ingres correctamente el nombre del Informe.

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MICROSOFT ACCESS

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

MICROSOFT ACCESS

FORMULARIO ACERCA DEL SISTEMA

Al igual que el formulario anterior debemos copiar y pegar, cambiar su nombre por
ACERCA DEL SISTEMA.
Quitamos todos los botones a excepcin del de CERRAR, e insertamos ETIQUETAS
para ingresar informacin de TEXTO de los datos del sistema, de la empresa o
institucin como del autor.

No olviden de dar propiedades: Tamao, Color, Ubicacin, Fuente y efectos

especiales (clic derecho a la etiqueta).
FORMULARIO MEN PRINCIPAL
De la misma manera que los anteriores formularios copias y pegamos, cambiamos el
nombre del formulario por MEN PRINCIPAL.
Quitamos todos los botones y agregamos unos nuevos que me permitirn abrir los
formularios de mens, es decir vamos a enlazar todo los anteriores.

Botn con asistente, categora operaciones con formularios, accin abrir

formulario y seleccionamos MEN INGRESOS.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

Pgina

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Los botones que vamos que vamos a insertar son:

MICROSOFT ACCESS

Botn con asistente, categora operaciones con formularios, accin abrir

formulario y seleccionamos MEN CONSULTAS.

Botn con asistente, categora operaciones con formularios, accin abrir

formulario y seleccionamos ACERCA DEL SISTEMA.

Botn con asistente,

APLICACIN.

categora

APLICACIN,

accin

SALIR

DE LA

Pgina

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NOTA: Cuando se est en el diseo del formulario, muchas veces los

botones son de diferente tamao o estn ubicados en diferentes
posiciones, se puede marcar todos los botones, dar un clic derecho y
escojan opciones como: tamao y alineacin, ayuda mucho en la
ubicacin y la presentacin

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

MICROSOFT ACCESS

CONFIGURACIN FINAL DEL SISTEMA

Una vez hecho todos los procesos necesarios para crear nuestra SISTEMA DE
PEDIDOS (Base de Datos), utilizar los objetos de Access (SGBD), ingresado la
informacin, corregido los errores, es necesario IMPLEMENTAR EL SISTEMA.
IMPLEMENTAR EL SISTEMA nos va muchas ventajas que manejar un sistema normal
ya que caractersticas, nos permitira:

Tener un mejor control en el ingreso de datos.

Podremos procesar de mejor manera los resultados
Nos optimizara tiempo y recursos.
Nos dara mayor seguridad y confiabilidad en el manejo de informacin

Se recomienda antes de proceder hacer est ltima parte tener un respaldo del
archivo de Access.

Pgina

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Nos vamos a ubicar en la cinta de opciones en ARCHIVO, abrimos y nos ubicamos en

la opcin OPCIONES, se abrir una ventana y nos ubicamos en el lado izquierdo en la
opcin BASE DE DATOS ACTUAL

Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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En el lado izquierdo modificamos las siguientes opciones:

Ttulo de la aplicacin, en nuestro ejercicio se llamara SISTEMA DE PEDIDOS.

Icono de la aplicacin, debemos ubicar una imagen de extensin tipo .ico
Mostrar Formulario, seleccionamos el FORMULARIO MEN PRINCIPAL.
Desmarcamos la opcin MOSTRAR PANEL DE NAVEGACIN
Desmarcamos las opciones: Permitir el uso de mens no restringidos, Permitir
el uso de mens contextuales predeterminados.

Se debe cerrar el archivo y volver a ingresar, al momento de abrirse se ver

directamente el MEN PRINCIPAL y todo lo que se ha hecho queda en segundo
plano por debajo de los FORMULARIOS DE MENS.
En el caso que se necesite volver a los objetos de Access para hacer cualquier
cambio, modificacin o actualizacin se debe tener pulsado la techa Shift + Enter,
se abrir todo lo que hayas creado o construido.
Espero que estas dos guas que se han creado del ejercicio de PEDIDOS sean de
mucha ayuda para quienes estn interesados en utilizar en un futuro como apoyo a
sus actividades tanto personales como profesionales.
Cualquier comentario o sugerencia estar eternamente agradecido y si puedo
ayudarles en algo no olviden en contactarme a mi direccin de correo
fercruz2@unach.edu.ec.

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Gracias.

Ing. Jorge Fernando Cruz P.