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Cuando Una Empresa Eta Fuera de Control
Cuando Una Empresa Eta Fuera de Control
FUERA DE CONTROL?
NECESIDAD DE CONTROL
El Control es necesario en toda
Empresa, por cuanto indica si se
estn cumpliendo los objetivos
expresados en la Estrategia y la
eficiencia lograda en los recursos
empleados.
DEFINICIN
Proceso
fundamental
para
asegurar que todas y cada una de
las actividades de una Empresa se
realicen, de la forma deseada y
contribuyan
a
los
objetivos
globales.
DEFINICIN DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE GESTIN
Proceso coherente que:
I.
Vincula
Estrategia,
Estructura,
Aspectos
Psicosociales y Cultura Organizativa.
II. Define Indicadores de Control.
III. Determina Sistemas de Medicin de la
Actuacin.
IV. Determina Sistemas de Planificacin.
V. Determina Sistemas de Evaluacin.
VI. Determina Sistemas de Incentivos y/o Motivacin
Primera Direccin:
El Sistema de Control, debe estar adecuado a las
caractersticas de la Estrategia y la Estructura. Por lo
tanto, el tipo de Estrategia y de Estructura, que tiene
una Empresa, condicionan las caractersticas del
SISTEMA DE CONTROL.
Segunda Direccin:
El proceso de Control debe realizarse en funcin de la
Estrategia y de la Estructura, facilitando aquella
informacin que permita la formalizacin de
estrategia y el control de la actuacin de los distintos
responsables.
Lo anterior se puede presentar mediante el siguiente
cuadro:
Estructura Organizativa.
Sistema de control.
Planificacin estratgica.
Jerarqua de Autoridad.
Indicadores de control.
Fines Globales de la
organizacin.
Agrupacin de Actividades.
Sistemas de informacin.
Anlisis del entorno.
Sistemas de Planificacin.
Funciones, personas y
Recursos por departamentos.
Sistemas de evaluacin.
Procedimientos y Normas.
Sistemas de incentivos.
Personal asignado (seleccin,
formacin, retribucin).
Anlisis interno de la
organizacin.
Objetivos de la organizacin
Estudio de alternativas.
Formulacin del plan
estratgico.
Grado de descentralizacin.
Sistemas de coordinacin
interdepartamental.
Implantacin.
Actuacin
Resultado
Vinculacin del Sistema de control a la estrategia y a la estructura
FUENTE: El control de Gestin: Una perspectiva de Direccin Joan Mara Amat
IMPORTANTE
El Sistema de Control debe:
1. VINCULACIN
DEL
SISTEMA
DE
CONTROL CON ESTRATEGIA.
Para que una empresa pueda disfrutar de
un nivel sostenible de rentabilidad por
sobre el nivel de la industria, puede optar
por tres Estrategias Genricas:
a) Liderazgo en Costos
Establecer una diferencia de costos
significativa y duradera respecto a todos
los
competidores de una industria.
b) Diferenciacin
Consiste en seleccionar una o
ms caractersticas que son
fuertemente valoradas por
los compradores y ofrecer
unas mejores prestaciones
que la competencia en dichas
caractersticas.
c) Focalizacin
Consiste en concentrarse en
grupo
particular
compradores, un segmento
la lnea de produccin o
mercado geogrfico.
un
de
de
un
Las
influencias
de
las
Estrategias anteriores, en el
diseo del Sistema de
Control, se pueden apreciar
en el siguiente cuadro:
Sistema de
control
LIDERAZGO DE
DIFERENCIACION
COSTOS
Formalizado
y
rutinario Flexible y con nfasis en
Orientado al control de sistemas
informales
costos. Puede ser rgido, orientados a resultados.
lento y frenar la motivacin.
Indicadores
de control
Indicadores
cuantitativos:
financieros y de produccin.
Sistemas de
Informacin
Sistemas de
Evaluacin
Indicadores cualitativos y
externos.
1. VINCULACIN
DEL
CON
SISTEMA
DE
ESTRUCTURA
CONTROL
ORGANIZATIVA.
DIMENSIONES QUE CARACTERIZAN UNA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:
a) Estilo de Direccin o Grado de
Formulacin:
(Control: familiar, burocrtico, resultados,
ad-hoc).
b) Grado de Descentralizacin:
(Centralizada, descentralizada)
c) Tipo o Forma de Estructura:
(Funcional, Divisional, matricial).
CONTROL
FAMILIAR
CONTROL
BUROCRTIC
O
CONTROL
POR
RESULADOS
CONTROL
AD-HOC
Sistemas
de Control
nfasis
en
las normas
culturales y
en
la
confianza
del lder con
sus
colaboradore
s.
nfasis
en
clculos
(procedimiento
s formales).
nfasis en el
control y en
la toma de
decisiones.
nfasis
en
las
normas
culturales y
en
la
confianza
interpersonal
.
Indicadore
s de
Control
- Lealtad
Ligados a la
- Indicadores eficiencia
Indicadores
Cualitativos. Cuantitativos.
Indicadores
Indicadores
financieros y cualitativos
otros.
internos
y
externos
(innovacin,
calidad,
cuota
de
mercado,
etc.).
CONTROL
FAMILIAR
CONTROL
BUROCRTICO
CONTROL POR
RESULADOS
Sistema de
Informacin
Poco
Sistemas
Sistemas
formalizado, de Contables
Econmicos
carcter
orientados a:
financieros
cualitativo.
orientados a:
- Gastos
Control
de
- Valorizacin de Responsabilidade
inventarios.
s.
Anlisis
de
Decisiones.
Proceso de
Planificacin
Poca
Planificacin,
por la
preferencia de
sistemas no
formalizados.
Sistemas de
Evaluacin
Importancia en la
fijacin de
Estndares.
CONTROL
AD-HOC
Poco
formalizado,
de
carcter
cualitativo, con
nfasis en el
Anlisis
de
Mercado.
Importancia en la Poca
elaboracin
de Planificacin,
Propuestas.
por la
identificacin
de las
personas con
los objetivos
de la empresa.
En
aspectos Limitada
En base al clculo En
aspectos
cualitativos,
importancia del y
anlisis
de cualitativos,
nfasis en el Sistema
de desviaciones.
nfasis en la
DISEO DEL SISTEMA
DE CONTROL,
FUNCIN DEL ESTILO DE
DIRECCIN
comportamient
Control ENcomo
creatividad,
o
instrumento
de
proceso, etc.
evaluacin.
FUENTE: El Control de la Funcin:
Una perspectiva de Direccin. Joan Mara Amat.
ESTRUCTURA
CENTRALIZADA
ESTRUCTURA
DESCENTRALIZADA
Sistema de Control
Poco sofisticado.
Utilizacin de mecanismos de
control informales o en la
definicin de normas rgidas
de procedimiento.
Bastante sofisticado.
nfasis
en
mecanismos
formales, especialmente en
los
sistemas
de
control
financiero.
Indicadores de control
Cualitativos
Cuantitativos / Cualitativos
Sistema de
Informacin
Orientado a
decisiones.
Proceso de
Planificacin
Sistema de Evaluacin
-Escaso
-Puede
tener
burocrtico.
la
toma
de
carcter
En base
a informacin no
financiera.
Es
base
a
informacin
financiera y no financiera.
c)
Diseo de un Sistema de
Control en Funcin del Tipo de
Estructura.
Funcional:
Consiste
en
agrupar
por
especialidad
los
insumos
requeridos para desempear las
tareas de la organizacin.
Por
ejemplo: Finanzas, Marketing, etc.
DIRECTOR
GENERAL
STAFF
DIRECTOR
PRODUCCIN
DIRECTOR
MARKETING
STAFF
DIRECTO
R
FABRICA
1
DIRECTO
R
FABRICA
2
DIRECTO
R
FABRICA
3
STAFF
DIRECTOR
PRODUCTO
A
DIRECTOR
PRODUCTO
B
ESTRUCTURA FUNCIONAL
DIRECTOR
PRODUCTO
C
Divisional:
La Organizacin se efecta en
torno a sus resultados.
Por
ejemplo: Productos, mercados,
clientes,
ubicaciones
geogrficas, etc.
DIRECTOR
GENERAL
STAFF
DIRECTOR
DIVISION X
DIRECTOR
DIVISION Y
STAFF
DIRECTO
R
FABRICA
1
DIRECTOR
PRODUCTO
A
DIRECTOR
DIVISION Z
STAFF
DIRECTO
R
FABRICA
2
DIRECTOR
PRODUCTO
B
STAFF
DIRECTO
R
FABRICA
3
ESTRUCTURA DIVISIONAL
DIRECTOR
PRODUCTO
C
Matricial:
Tanto los insumos como los
resultados son considerados
de igual importancia en la
segmentacin
de
las
actividades.
GERENTE GENERAL
OPERACIONES
FINANZAS
MARKETING
PRODUCTOS
CARAMELOS
GALLETAS
CHOCOLATE
S
ESTRUCTURA MATRICIAL
PERSONAL
ESTRUCTURA
FUNCIONAL
ESTRUCTURA
DIVISIONAL
ESTRUCTURA
MATRICIAL
Sistema de
Control
Indicadore
s de
control.
Sistema de
Informaci
n
Indicadores
cuantitativos
de
eficiencia.
nfasis en la medicin
rutinaria y peridica de
los gastos e ingresos.
Proceso de
Planificaci
n
Se
centra
en
la
asignacin de recursos
a
los
diferentes
centros.
Indicadores
cuantitativos
de
eficacia.
Fundamentalmente
financiero, midiendo el
resultado
de
cada
centro.
Es fundamental para
evaluar posteriormente
la actuacin de los
responsables.
Combinacin
entre
el
control
cultural
y
por
resultados.
Indicadores cuantitativos y
especialmente cualitativos.
Sistema de
Evaluacin
Limitada importancia
de la evaluacin.
nfasis
en
la
evaluacin
del
resultado
de
cada
centro
y
en
la
actuacin
de
cada
responsable.
Fundamentalmente
financiero.
no
Es
fundamental
para
asegurar la coordinacin
entre
departamentos
funcionales y los programas
o proyecto
nfasis en el resultado
global.
Joan
Cultura Organizativa
Conjunto de creencias y valores que desarrolla una
empresa
para
legitimar
un
determinado
comportamiento, y de esta manera lograr la integracin
interna de los diversos elementos que la constituyen.
En funcin de esos valores y creencias, la empresa
puede caracterizarse por:
- El nfasis en la accin o, por el contrario, en la
reflexin.
- El nfasis en criterios profesionales (eficacia,
eficiencia) o no profesionales (amistad, lealtad,
confianza personal).
- La orientacin a las personas (satisfaccin de sus
necesidades en el funcionamiento organizativo) o
a
las tareas.
Por
qu
es
importante
considerar la CULTURA, en el
Control?.
Porque, la CULTURA ORGANIZATIVA
fomenta el AUTOCONTROL y por
consiguiente
complementa
el
control y facilita su aceptacin.
Se determinan en funcin de la
identificacin de las variables claves de
la Empresa en su conjunto y/o cada
unidad en particular.
Entendindose
por reas claves (variables o factores
crticos de xito), aquellas vinculadas
con las actividades centrales de la
Empresa, que deben realizarse en forma
correcta, para que sta logre sus
objetivos y asegure su desempeo
competitivo exitoso, en el entorno en el
cual se desenvuelve.
CARACTERSTICAS
VARIABLES CLAVES.
DE
LAS
FUENTES
CRITICOS
3. OTROS
ENTORNO
FACTORES
DEL
4. FACTORES TEMPORALES
Se trata de aquellas reas de
actividad que son significativas
para el xito de una organizacin
durante un perodo de tiempo
concreto.
DEL AUTOMVIL
DISEO
CALIDAD DEL SISTEMA DE
DISTRIBUCIONES
CONTROL DE COSTOS
CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS
B. ENERGTICAS.
INDUSTRIA DE SUPERMERCADOS
GAMA DE PRODUCTOS
EXISTENCIAS EN ALMACN
PROMOCIN DE VENTAS
PRECIOS
VARIABLES CLAVE
1.
Imagen
financieros.
2. Prestigio
clientes.
en
los
tecnolgico
INDICADORES DE CONTROL
mercados
Ratio. Precio/Beneficio.
ante
Ratio. Pedidos/ofertas.
Resultados de las entrevistas
pensamiento de los clientes.
los
sobre
el
3. xito en el mercado
Cambios en la participacin
mercado (por cada producto).
(Cuota)
del
con
6. Moral de la Empresa
7. Desempeo presupuestario
Porcentaje de reclamaciones
9. Rentabilidad
Ratios: Utilidad/ventas.
SISTEMAS
INFORMACIN
DE
Sistemas
que
permiten
recoger el desempeo de los
miembros de la Empresa.
a) INFORMACIN FINANCIERA
Proviene de los Sistemas Contables:
- Contabilidad General
- Contabilidad de Costos
b) INFORMACIN NO FINANCIERA
i) Estadsticas extracontables
Por ejemplo: Estadsticas de ventas.
Estadsticas de produccin
ii) Otras
Por ejemplo: Informacin social:
Grado de contribucin de las polticas de la
Empresa, a la satisfaccin de los diferentes
grupos
que inciden en ella (personal,
proveedores,
consumidores, comunidad).
Esto se puede lograr, a travs de ENCUESTAS
DE OPININ.
IV. PLANIFICACIN
La Planificacin a travs de los
Programas y Presupuestos entrega,
toda la informacin requerida para
analizar el desarrollo de las tareas, de
ah que es fundamental que las
diferentes partes que componen la
Empresa, participen en la elaboracin
de los Presupuestos, puesto que stos
constituyen
un
puente
entre
PLANIFICACIN y CONTROL.
V. EVALUACIN
ACTUACIN
DE
LA
Comparar si la Empresa se ha
desempeado de acuerdo a
sus objetivos preestablecidos.
VI. SISTEMAS
DE
RECOMPENSAS.
MOTIVACIONES
DE
ESTUDIO DE LAS
COMPENSACIONES
1) ASPECTOS
IMPORTANTES
COMPENSACIONES.
DE
LAS
2) OBJETIVOS
DE
ADMINISTRACIN
COMPENSACIONES.
- Contar con personal calificado.
- Retener empleados actuales.
- Garantizar la igualdad.
- Alentar desempeo adecuado.
- Otros.
LA
DE
3) FASES
DE
LA
COMPENSACIONES.
ADMINISTRACIN
Remuneraciones.
DE
CONCEPTO
PERSPECTIVA
TRADICIONAL
PERSPECTIVA
MODERNA
Filosofa
El control no slo es
realizado
por
la
direccin
sino
por
todos.
Concepto de control
Comparacin
del Orientacin
del
resultado
obtenido comportamiento hacia
respecto al previsto los objetivos de la
inicialmente.
organizacin.
Mecanismo de control
Sistema
de
financiero.
Consideracin del
contexto organizativo
Limitado.
nfasis en Diseo y utilizacin del
el
diseo
de
los sistema
de
control
aspectos tcnicos.
financiero de forma
coherente
con
contexto organizativo.
CONCEPTO
PERSPECTIVA
TRADICIONAL
PERSPECTIVA
MODERNA
Consideracin del
Comportamiento
Reducido a standard y a
valores monetarios y
limitado por normas de
comportamiento rgidas.
Dificultad de reducirlo a
trminos monetarios y
de
limitarlo
en
condiciones
de
incertidumbre.
La
cuantificacin ayuda a
tomar decisiones.
Indicadores de control
En
cuantitativos
trminos Incluyen
tambin
aspectos no financieros
y cualitativos.
Formulacin de objetivos En
trminos
cuantitativos
e
y proceso de
integrados en el proceso
planificacin
presupuestario.
Incluyen
tambin
aspectos no financieros
y
cualitativos
no
integrados en proceso
presupuestario.
Sistema de medicin
Sistema
de
financiero.
Proceso de evaluacin
C. HOSPITAL DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA.
INTEGRACIN
REGIONAL
DE
LOS
SERVICIOS SANITARIOS CON OTROS
HOSPITALES.
EFICIENTE
UTILIZACIN
DE
RECURSOS MDICOS ESCASOS.
MEJORA
COSTOS.
DE
LA
CONTABILIDAD
LOS
DE
EJEMPLO DE OBJETIVOS
EMPRESA CON FINES LUCRATIVOS
DIVIDENDO POR ACCIN
RENDIMIENTO DE LA INVERSIN
PARTICIPACION EN EL MERCADO
XITO DE LOS NUEVOS PRODUCTOS
ETC.
EMPRESA DE FINES NO LUCRATIVOS
(EJEMPLO HOSPITAL)
Indicadores
de tipo
econmico
Unidades compradas de
materia prima
PRODUCCION
PRODUCCION
Unidades producidas de
los diferentes productos
en las diferentes fabricas
Costos variables
industriales
Precio de compra
Costos variables de
aprovisionamiento
Costos financieros de la
inversin
Costos financieros de la
inversin del departamento
Costos variables
comerciales
Costos financieros de la
inversin
Indicadores
de tipo
Financiero
Inversin en stocks de
en cursos y acabados
Inversin en stocks de
acabados
Otros
Indicadores
Inversin en stock de
M.P. envases y
embalajes,
comerciales, etc.
Calidad
Calidad
Conocimiento del
mercado
Plazo de aprovisionamiento
Plazo de entrega
Polticas de pago
Adaptacin tecnolgica
Mermas
Satisfaccin de
consumidores
Devoluciones
Plazo de entrega
Capacidad de innovacin