“DISEÑO DE UN MANUAL PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS EN LA

EMPRESA LA COSECHA TROPICAL SAS.”

VALERIA VALENTINA BONILLA FUENTES

MARTHA CAROLINA MONTERO CERVANTES

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
COMERCIO INTERNACIONAL
SANTA MARTA
2020
 II

“DISEÑO DE UN MANUAL PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS EN LA

EMPRESA LA COSECHA TROPICAL SAS.”

VALERIA VALENTINA BONILLA FUENTES

MARTHA CAROLINA MONTERO CERVANTES

Trabajo presentado como modalidad de Grado optar el Título Profesional en Comercio

Internacional.

Asesora:
Iris Cantillo Velásquez.

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
COMERCIO INTERNACIONAL
SANTA MARTA
2020
 III

Nota de aceptación

_________________________________
_________________________________
_________________________________

_________________________________
Asesor

________________________________
Evaluador

_________________________________
Evaluador

Santa Marta, 24 de Enero de 2020

 IV

DEDICATORIA

Quiero dedicar este trabajo de investigación en primer lugar a Dios, por mantener mi fe

intacta y ser luz en mi camino, por bendecirme y brindarme fuerzas y sabiduría para

obtener con éxito uno de mis anhelos más deseados.

A mis padres, los cuales me han hecho saber a través de su amor, apoyo y compromiso

que todos somos merecedores de lo que podemos lograr si nos lo proponemos. Ellos que

con sacrificio y esfuerzo intentaron darme la tranquilidad, la paz, la sabiduría y la seguridad

para emprender opciones posibles en mi carrera profesional. Porque gracias a ellos hoy día

tengo como enfrentarme a la vida y decir que venga lo que venga que puedo con ello.

Considerándolos como la inspiración necesaria de que los sueños pueden cumplirse.

A mis hermanos por el amor y apoyo brindado a lo largo de mi vida.

A mi amiga y colega Martha Montero que con su apoyo incondicional logramos

culminar una etapa que depara en nuestras vidas un mejor futuro. Tuvimos nuestras

dificultades, nuestras bajas y altas, pero sobre todo siempre intentamos ayudarnos y estar la

una para la otra. Gracias a ella tuve una complicidad fortuita y gratificante en mi recorrido

por la universidad

Finalmente, a todas las personas que me han brindado apoyo y compartieron sus

conocimientos para que este proyecto fuese posible.

Valeria Bonilla.
 V

Dedico este trabajo de investigación a Dios, quien me dio fuerzas y sabiduría para saber

qué decisión tomar en cada momento, por cuidarme y protegerme durante estos cuatro años

universitarios, y por ayudarme a crecer personal y profesionalmente.

A mi madre, quien siempre estuvo ahí para apoyarme emocionalmente en cada momento

de mi vida universitaria. Me ayudo a ser perseverante y me enseño que nunca hay que

rendirse, que cada ser humano tiene un propósito en la vida y el mío era cumplir mi sueño

de ser una profesional.

A César mi padrastro, por enseñarme el amor paterno y acompañarme en cada desvelo,

mientras tenía que estudiar.

A mi sobrino Thiago que a su corta edad sabe lo que es el amor verdadero; y con solo un

abrazo me llena de fuerzas y valentía para cumplir cada uno de mis propósitos...

A Kevin palacio mi novio, quien me apoyo y me dio alientos para continuar y no

rendirme en este largo camino.

A mi hermano Diego, que me cuido cuando niña y siempre estuvo protegiéndome del

peligro.

Al Hotel Irotama resort, por poner su fe en mí, por brindarme la oportunidad de ser una

Profesional y acompañarme durante toda mi trayectoria universitaria.

A mi amiga Valeria Bonilla, por apoyarme en todo este proceso, me acompaño en todo

momento, me escucho en momentos difíciles y disfruto momentos de gloria.

Martha Montero.
 VI

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos a Dios por regalarnos el don de la vida, bendecirnos y ser esa luz

incondicional que ha guiado nuestras vidas, dándonos fortaleza en los momentos de

dificultad.

A nuestros padres por ser el pilar fundamental y brindarnos su apoyo incondicional, por

su amor, esfuerzos, dedicación, paciencia y confianza. Asimismo, por llenar nuestras vidas

de alegrías y motivación para lograr nuestras metas y propósitos.

Agradecemos a nuestros hermanos que con sus palabras de aliento y motivación nos

hacían sentir orgullosas de lo que somos.

A la Universidad Cooperativa de Colombia campus Santa Marta por abrirnos las puertas

a una mejor educación y a los docentes Jorge García, Yiseth Osorio y Mercedes Martínez

por su dedicación, sabiduría, paciencia y apoyo que nos motivaron a formarnos como

profesionales.

Agradecemos de manera especial a la doctora Iris Cantillo, nuestra tutora por haber sido

nuestra guía en este trabajo y a lo largo de nuestra carrera universitaria. Por brindarnos su

apoyo, amor de madre, amistad y confianza para formarnos como profesionales.

Gracias infinitas a todos nuestros amigos y futuros colegas que nos brindaron su ayuda y

apoyo de buena voluntad para llegar a la meta de un propósito trazado.

 VII

CONTENIDO

CONTENIDO ................................................................................................................... VII

RESUMEN ..........................................................................................................................XI
ABSTRACT ...................................................................................................................... XII
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 1
1.1. GLOSARIO ............................................................................................................. 2
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 7
1.2.1. Antecedentes y descripción del problema. ............................................................ 7
1.3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA .................................................................... 9
1.4. OBJETIVOS .......................................................................................................... 11
1.4.1. Objetivo General. ........................................................................................... 11
1.4.2. Objetivos Específicos. ..................................................................................... 11
1.5. MARCO TEÓRICO ............................................................................................... 12
1.5.1. Marco referencial. .......................................................................................... 12
1.5.2. Marco legal. ................................................................................................... 13
1.6. METODOLOGÍA .................................................................................................. 15
1.6.1. Método e instrumentos de investigación. ....................................................... 15
2. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN ........................... 17
2.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA ....................................................................... 18
2.2. NATURALEZA ......................................................................................................... 18
2.3. MISIÓN ................................................................................................................. 18
2.4. VISIÓN .................................................................................................................. 19
2.5. VALORES CORPORATIVOS .................................................................................. 19
2.6. ORGANIGRAMA ................................................................................................. 21
2.7. REQUERIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN ................................................... 22
2.8. INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO. ...................................... 22
2.9. ACTIVIDADES REALIZADAS. .......................................................................... 23
3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR .............................................. 23
3.1. DIAGNOSTICO ........................................................................................................ 23
3.1.1. Proceso de compras ............................................................................................ 24
3.1.1.1 REQUERIMIENTO DEL PRODUCTO O SERVICIO. ........................................................ 24
3.1.1.2 FORMALIZACIÓN DE COMPRA. ................................................................................ 25
3.2. PLAN DE ACCIÓN ................................................................................................... 28
3.3. PROPUESTA DE VALOR ........................................................................................ 29
4. LIMITACIONES ........................................................................................................ 29
 VIII

5. CONCLUSIONES ....................................................................................................... 30
6. RECOMENDACIONES ............................................................................................. 31
7. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ...................................................................... 32
8. ACTA DE CONFORMIDAD DE LA ORGANIZACIÓN ...................................... 36
ANEXOS ............................................................................................................................. 37
MANUAL PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS E INSUMOS ..................................... 37
FINALIZACIÓN DEL PROCESO................................................................................... 44
CONDICIONES DE PAGO. ............................................................................................. 44
 IX

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Marco Legal……………………………………………………………….14

Tabla 2. Plan de acción para la empresa……………………………………………18
ANEXO
Tabla 3. Propuesta de procedimientos del plan de compra y proveedores………… 37
Tabla 4. Ej Orden de cotización……………………………………….…………... 38
Tabla 5. Ej Orden de compra……………………………………..………………... 39
Tabla 6. Control y recuperación de facturas………………………………...………40
Tabla 7. Factura…………………...………………………………………………... 41
Tabla 8. Finalización y condiciones de pago………………………………………..42
 X

LISTA DE GRAFICAS

Gráfica 1. Organigrama de la empresa………………………………………..…….21

Gráfica 2. Matriz DOFA…………………………………………………………….26
ANEXOS
Gráfica 3. Cadena de procedimientos……………………….………………………35
 XI

RESUMEN

El presente trabajo es el resultado de una investigación empresarial aplicada en el marco

del Diplomado de Gerencia de logística internacional de operaciones portuarias, realizado

en la Universidad Cooperativa de Colombia, Campus Santa Marta, a la empresa

exportadora La Cosecha Tropical SAS.

A esta empresa se le realizó una consultoría en su proceso logístico. Así pues, bajo los

parámetros de una investigación cualitativa se realizó un diagnóstico inicial en el área de

compras, se identificó una problemática, se aplicaron unos instrumentos para recopilar

información y se analizaron los resultados obtenidos. A todo este trayecto le subyace la

formulación de una propuesta que culminó en el diseño de un manual de procedimiento en

el proceso de compras de suministro e insumos de la empresa exportadora anteriormente

mencionada.

Este manual constituye un elemento fundamental en el proceso de la cadena de

abastecimiento de la compañía a la que se le está realizando una consultoría. Su diseño se

realizó bajo los modelos de un manual de gestión de compras aplicados en otras empresas

del entorno logístico con el propósito de mejorar las falencias que se han venido

presentando al no disponer de un plan elaborado. De igual manera, se pretende brindar

información verídica que arroje resultados eficientes que permitan el óptimo rendimiento

del área de compras y su gestión logística; todo esto para minimizar el margen de error,

tiempo y recursos destinados por la empresa.

Palabras claves: compras, manual, gestión de compras.

 XII

ABSTRACT

This work is the result of a business research applied in the framework of the

International Logistics Diploma conducted at the Universidad Cooperativa de Colombia,

Santa Marta Campus, to the export company La Cosecha Tropical SAS. This company was

consulted in its logistics process. Thus, under the parameters of a qualitative research, an

initial diagnosis was made in the purchasing area, a problem was identified, instruments

were applied to gather information and the results obtained were analyzed. Under this

whole course is the formulation of a proposal that culminated in the design of a procedure

manual in the process of purchasing supplies and supplies of the aforementioned exporting

company.

This manual constitutes a fundamental element in the supply chain process of the

company to which a consultancy is being carried out. Its design was carried out under the

models of a purchasing management manual applied in other companies in the logistics

environment with the purpose of improving the shortcomings that have been presented by

not having an elaborated plan. Similarly, it is intended to provide true information that

yields efficient results that allow the optimal performance of the purchasing area and its

logistics management; all this to minimize the margin of error, time and resources allocated

by the company.

Keywords: purchasing, manual, purchasing management.

 1

1. INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las empresas se enfrentan a grandes retos; entre estos, la apertura e

internacionalización a nuevos mercados, aplicación de normativas sostenibles y aumento en

la competitividad al ingresar nuevas empresas al sector en el que se desarrollan dichas

actividades. Para ello, es de vital importancia, tener dentro de su sistema de control, un

manual de gestión de compra, donde se establezcan parámetros que le permita evaluar el

rendimiento de las funciones desarrolladas en el área de compras de la empresa en el cual

se quiere implementar.

De manera que, la aplicación de un manual de procedimientos ha tomado mayor

importancia en las organizaciones, de acuerdo a los beneficios que se adquieren en el

momento de su implementación; dichos beneficios se reflejan en la facilitación de la

inducción de nuevo personal, la adquisición de información para la toma de decisiones

administrativas y financieras como la creación de nuevos métodos de trabajo, que permiten

el aumento de la eficiencia y la eficacia en las operaciones desarrolladas por el personal de

la empresa.

El siguiente trabajo, busca comprender desde el diagnóstico inicial de la empresa hasta

el planteamiento de la creación y explicación detallada del manual de procedimientos,

siguiendo una secuencia lógica que permite el fácil entendimiento de las actividades

realizadas para lograr el propósito establecido.

 2

Los procedimientos posteriormente presentados, se basan en las exigencias

establecidas en las normas ISO 9001 (International Organization For Standarization)

encargada de los fundamentos de calidad dentro de los sistemas de gestión.

Asimismo, cada procedimiento del manual creado contiene su objetivo, alcance,

responsables, actividades, concepto y formatos, permitiendo así el claro conocimiento de la

forma en que debe realizarse cada tarea.

En síntesis, la finalidad del presente trabajo se basa en la elaboración de un manual

de procedimientos en el proceso de compras de suministros e insumos dentro de una

empresa exportadora, con el propósito de generar un control dentro del proceso de compras,

teniendo en cuenta variables internas como externas.

1.1.GLOSARIO

➢ Compras: De acuerdo con González, I. (1987). Es el conjunto de las

operaciones que permiten poner a disposición de la empresa o institución, en tiempo

oportuno, en cantidad y calidad deseadas, todos los materiales, productos y servicios

necesarios para el cumplimiento de sus objetivos en forma eficaz; todo ello al

menor costo posible, sin desmejorar la calidad.

➢ Insumos: Según Pedroza, S. (2019) Se definen todas aquellas cosas

susceptibles de dar servicio y paliar necesidades al ser humano, es decir todas las

materias primas que son objeto de producir nuevos elementos o consumirlos.

 3

➢ Certificación BASC: De acuerdo con el Business Alliance for Secure

Commerce BASC, por sus siglas en inglés. El programa es de carácter voluntario, el

cual otorga una certificación que confirma el trabajo de control en todos los

procesos productivos, empaque, embarque y de transporte de la carga que va con

destino al exterior, garantizando que la carga no tiene posibilidades de

contaminación (contrabando y drogas) en ninguna etapa hasta llegar al destino final.

➢ Procesos: según el Diccionario de la Real Academia Española, (m.), este

concepto describe la acción de avanzar o ir para adelante, al paso del tiempo y al

conjunto de etapas sucesivas advertidas en un fenómeno natural o necesario para

concretar una operación artificial.

➢ Manual: Los manuales son el conjunto de documentos que describen de

forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o

función que se realiza en la unidad organizativa, además contribuyen al logro de la

independencia de los trabajadores en el desempeño de sus funciones al disponer de

todas las instrucciones necesarias para realizar su trabajo desde todos los puntos de

vista. Se utilizan para organizar y administrar el funcionamiento de cada una de las

operaciones y actividades que se realizan de manera homogénea y que cada

dirigente, funcionario y trabajador las conozca. Constituyen una herramienta básica

para la coordinación y estructuración de las tareas propias de cada área, la forma en

que éstas han de realizarse y todos los elementos que implican.

 4

Pérez, J. & Lanza, E. (2014). Manuales de procedimientos y el control interno:

una necesaria interrelación. En Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº

201.

➢ Cadena de abastecimiento: Tal como lo menciona Arcia, M. (2018). Es un

conjunto de elementos que permiten que las empresas cuenten con la organización

necesaria para llevar a cabo el desarrollo de un producto o servicio y que este

cumpla el objetivo principal que es satisfacer las necesidades del cliente final.

➢ Materia prima: Como expresa Caballero, F. (2019). Una materia prima es

todo bien que es transformado durante un proceso de producción hasta convertirse

en un bien de consumo.

➢ Proveedores: Desde el punto de vista de Sánchez, J. (2019). Se denomina

proveedor a aquella persona física o jurídica que provee o suministra

profesionalmente de un determinado bien o servicio a otros individuos o sociedades,

como forma de actividad económica y a cambio de una contra prestación.

➢ Iso 9001: De acuerdo con la Organización Internacional de normalización

ISO, La Norma ISO 9001:2015 es la base del Sistema de Gestión de la Calidad -

SGC. Es una norma internacional que se centra en todos los elementos de la gestión

de la calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo

que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

 5

➢ Logística: De acuerdo con los autores Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y

Ramos (2004). Es una función operativa importante que comprende todas las

actividades necesarias para obtención y administración de materias primas y

componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y

distribución a los clientes.

➢ Cadena de valor: En palabras de Largo, A. (2018). Consiste en la

colaboración estratégica de las empresas en busca de la satisfacción de las

necesidades específicas del mercado con su respectiva generación de beneficios

mutuos para todos los componentes de la cadena de suministro.

➢ Calidad: Según la RAE (f.), es la adecuación de un producto o servicio a las

características especificadas. Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a

algo, que permiten juzgar su valor.

➢ Comprador: De acuerdo con Tamames, E. (2019). El comprador es el que

cubre necesidades adquiriendo bienes o servicios a cambio de un precio

cierto. Los consumidores (y usuarios) somos compradores de bienes y (contratistas

de servicios) por definición y somos una de las dos partes que tienen los mercados:

la demanda por oposición a la oferta, compuesta por los vendedores.

 6

➢ Poder Adquisitivo: En palabras de Sánchez, J. (2019). Es la cantidad de

bienes o servicios que pueden conseguirse con una cantidad de dinero fija, según

sea el nivel de precios.

➢ Eficiencia: Según la RAE (f.), es la capacidad de disponer de alguien o de

algo para conseguir un efecto determinado.

➢ Orden de compra: En palabras de Pérez, F. (2016). Es un documento que

acredita el vínculo entre un proveedor (p. ej., de servicios profesionales gráficos) y

el pequeño comerciante (cliente, quien pagará más tarde) ya sea a través de medios

presenciales o telemáticos.

➢ Medición del proveedor: Como afirma Largo, A. (2019) Proceso que busca

evaluar al proveedor y la aplicación que un proveedor ejecuta con un contrato.

Cumpliendo con estándares como: entrega, tiempos, calidad y costos.

➢ Tiempo de entrega: De acuerdo con Lokad (2019). Variable fundamental

para calcular la cantidad exacta de inventario que se necesita para cubrir la demanda

futura.
 7

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1. Antecedentes y descripción del problema.

La Empresa La Cosecha Tropical S.A.S. Cuenta con una sede en la ciudad de Santa

Marta, Magdalena, siendo una empresa dedicada a la exportación de productos frescos y

agroindustriales a países como Estados Unidos y Puerto Rico. A pesar de que cuenta con

solo 13 años dentro del mercado conoce la importancia de tener establecidos los diferentes

procesos administrativos que permiten ofrecer una mayor productividad, generando

menores costos que dan como resultado una gran satisfacción al cliente y así el

reconocimiento que toda empresa espera alcanzar al momento de liderar cualquier tipo de

proyecto.

Al transcurrir del tiempo, se ha evidenciado un crecimiento importante a nivel

empresarial, social, económico y tecnológico; La Cosecha Tropical S.A.S con el objetivo

de mejorar sus procesos organizacionales ha implementado diferentes medios para lograr

mejores resultados a nivel interno y externo.

Sin embargo, es importante destacar que durante su permanencia en el mercado la

empresa carece de un manual de procesos y procedimientos con relación a las compras de

materias primas e insumos, necesarios para llevar a cabo sus procesos de transformación.

Con el propósito de optimizar la cadena de suministros, generando beneficios, como

reducción de costos operativos, mayor control de inventarios, etc.

 8

En la actualidad, el proceso de compras e insumos es un factor importante y

necesario dentro de una organización, dado que permite la toma de decisiones facilitando

competir en un mundo ampliamente globalizado.

En palabras de Lewis, V. (2012). La gestión de compras es una de las tareas más

importantes dentro de la cadena de suministros ya que una empresa puede mejorar

considerablemente sus márgenes de beneficio siguiendo una política de aprovisionamiento

adecuada.

No obstante, se ha evidenciado que los proveedores no son seleccionados bajo unos

criterios o estándares de calidad, lo que genera inicialmente incumplimiento en la norma

ISO 9001, viéndose afectada la productividad, competitividad y la utilidad de la

organización. La Cosecha Tropical S.A.S. corre el riesgo de perder la oportunidad de

realizar una adecuada selección de aliados estratégicos, que brinden garantías al proceso y

el bienestar de la organización, reducción de gastos y costos que reflejaran mayores

márgenes de utilidad en los estados de resultados.

De acuerdo a lo mencionado anteriormente, el principal problema detectado está

relacionado con el proceso de compras, dado que no cuentan con una persona especializada

que determine las funciones y responsabilidades aprovechando mejor los recursos

disponibles, logrando mayor satisfacción de los empleados, clientes y proveedores,

mejorando la imagen de la empresa y su credibilidad en el mercado.

Asimismo, se evidencia que la empresa no cuenta con un proceso de compra formal

definido para la adquisición de sus materias primas, por tanto, no se encuentran

centralizadas, generando gastos innecesarios como mayor pago de transporte dado que no
 9

llegan directamente a fabrica, lo que implica un retraso en la entrega de pedidos e impacta

negativamente a mediano plazo los ingresos de la empresa.

Por otro lado, los procesos no están sujetos a una política de calidad, lo cual es

importante en el plan estratégico de una organización y cumplimiento obligatorio de

acuerdo con las normas establecidas en materia de productos alimenticios y requisitos de

certificación de calidad exigidos por los mercados internacionales.

De acuerdo a todo lo anterior ¿Es necesario el diseño de una planeación logística

estratégica para la empresa La Cosecha Tropical S.A.S con el fin de mejorar sus procesos

logístico?

¿En qué medida sería beneficioso un manual de procedimiento para el proceso de

compras e insumos en la empresa La Cosecha Tropical S.A.S?

Desde el programa de Comercio Internacional de la Universidad Cooperativa de

Colombia, sede Santa Marta ¿Cómo podría aportar al mejoramiento de la cadena logística

de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S?

1.3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Este trabajo es realizado con la finalidad de colocar en práctica los conocimientos

académicos adquiridos al campo de trabajo, de manera que, se evidencie un soporte en los

procesos administrativos y logísticos en pro de mejorar las actividades de la empresa donde

se realizó la investigación.
 10

Por otro lado, De acuerdo al marco legal nacional e internacional, existen requisitos,

normas y certificaciones, que permiten establecer niveles de calidad en los procesos y

funciones que desarrollan las empresas.

En base a la circular 0170 del 2002 emitida por la Dirección de impuestos y aduanas

nacionales DIAN, donde delega responsabilidades a los operadores de comercio exterior de

realizar periódicamente reportes relacionados con sus principales actividades; en el cual las

empresas demuestran que no tienen vínculos con actividades ilícitas. De igual manera, el

propósito que se estima a futuro para La Cosecha Tropical S.A.S., es lograr certificarse con

las normas ISO relacionada a los procesos de calidad, control y seguridad ante sus clientes.

Al igual que, la certificación BASC y SARLAFT con el fin de mitigar los riesgos de lavado

de activos y financiación del terrorismo.

Asimismo, es viable para la empresa dado que se espera implementar de manera

exitosa en el proceso de compras e insumos, con el fin de responder a la necesidad

generada por la no centralización de todas las actividades correspondientes por parte del

área encargada, demostrando así, lo importante que es la gestión gerencial para dar

cumplimiento con estas actividades, que van dirigidas en pro del desarrollo de la empresa,

buscando mejorar su competitividad, permitiéndoles descubrir nuevas habilidades para la

negociación con los proveedores y clientes, y finalmente obtener una excelente planeación

estratégica.

Por otra parte, se estima un impacto positivo en cuanto el proceso de compras donde

facilite y compruebe la reducción de los costos y gastos generados al momento de realizar

las actividades propias de la empresa, adoptando estrategias de negociación que generen

 11

valor agregado a la operación, con el propósito de dar un equilibrio en los ingresos,

mediante la implementación del proceso de compras propuesto.

Finalmente, como profesionales en comercio internacional aporta a nuestra

disciplina poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el transcurso de nuestra

carrera, siendo un proceso de retroalimentación, contribuyendo así en la adquisición de

experiencias relacionadas con el área de compras e insumos, pertenecientes a la cadena de

suministros.

1.4. OBJETIVOS

1.4.1. Objetivo General.

Diseñar un manual de procedimientos en el proceso de compras de suministros e insumos en

el área administrativa de La Cosecha Tropical S.A.S., teniendo en cuenta su integración con los

procesos comerciales y de producción buscando alinear su operatividad con las políticas de calidad.

1.4.2. Objetivos Específicos.

➢ Realizar un diagnóstico del proceso de compras de la empresa la Cosecha

Tropical SAS.

➢ Elaborar propuesta de valor que consista en el manual de procedimientos de

compras e insumos para la empresa.

 12

➢ Socializar propuesta al representante legal de la empresa La Cosecha

Tropical S.A.S. y Universidad Cooperativa de Colombia, sede Santa Marta, para su

respectiva aprobación e implementación.

1.5.MARCO TEÓRICO

1.5.1. Marco referencial.

Las empresas necesitan llevar un control, que les permita verificar el rendimiento de cada

una de las áreas, siendo una herramienta óptima para evaluar los resultados generados, que

sirva como soporte para futuras toma de decisiones. Para ello, es necesario que se diseñe un

proceso para la gestión de compras e insumos.

Título: Propuesta de mejoramiento proceso de compras en American School Way.

Corporación universitaria Universidad Minuto de Dios. Soacha 2018.

Autor: Adriana Michel Largo Ortiz.

Aporte: Enfoque en el diseño de propuesta para el mejoramiento del proceso de

compras de una organización, teniendo en cuenta variables como almacenamiento,

inventarios, evaluación y selección de proveedores. Asimismo, una orientación para diseñar

el marco legal, y tener claridad con la normatividad nacional.

Título: Plan de mejora en el proceso de compras y suministros en la empresa

Inverbosques S.A
 13

Institución universitaria Tecnológico de Antioquia. Medellín 2017.

Autor: Anyulli Osorio Madrid.

Aporte: Orientación para diseñar documentos necesarios en el proceso de compras,

flujograma explicativo de dichos procesos, orden de cotización, orden de compra, facturas,

etc.

1.5.2. Marco legal.

En el desarrollo de proceso de compras para La cosecha Tropical SAS es necesario

conocer la manera en que una organización puede estructurar sus procesos de compras,

antes y durante el desarrollo de las actividades diarias, lo que se busca para el área de

compras es que se aplique bajo la norma ISO 9001 del 2015, la cual especifica los

requisitos necesarios para que el proceso cuente con altos estándares de calidad y

contribuya con la satisfacción del cliente.

Asimismo, existen normas que regulan las compras entre ellas, está la ley 80, las

normas técnicas ICONTEC, y otras para el establecimiento de acuerdos comerciales según

el tipo de negocio entre clientes y proveedores.


TIPO TITULO DESCRIPCIÓN
La empresa tiene que estar
segura de que los productos,
procesos y servicios que se
suministran de forma externa se
Norma ISO Control de los encuentran conformes a los
9001 del 2015 procesos, productos y requisitos.
servicios suministrados
externamente.
Norma ISO La empresa tiene: a) Estar
9001 del 2015 segura de que los procesos que se
suministran de forma externa
permanecen dentro del control del
sistema de gestión de la calidad)
Se deben definir los controles que
Tipo y alcance de
pretenden aplicar a un proveedor
control.
externo y a los que quiere aplicar
las salidas.
a) Conocer los procesos,
productos y servicios que
proporciona.
b) La aprobación de Productos
y servicios. Métodos, equipos y
procesos. Libera productos y
servicios.
c) La competencia, incluye la
Norma ISO Información para los
calificación requerida de las
9001 del 2015 proveedores externos
personas.
d) La interacción del proveedor
externo con la empresa.
E) El control y el seguimiento
del desempeño del proveedor
externo.
Son las actividades que
ICONTEC lleva a cabo en nombre
de una organización y que
requieren la homologación de la
capacidad de sus proveedores
para suministrar productos y
INCOTEC II Evaluación de
servicios, según unos
proveedores.
requerimientos y especificaciones
dadas.
La norma ISO 9004 define que
el propósito de una organización
Norma ISO es identificar y satisfacer las
9004 del 2015 necesidades y expectativas de sus
Gestión de compras clientes y otras partes interesadas
como: empleados, proveedores,
propietarios, sociedad para lograr
una ventaja competitiva y para
hacerlo de una manera eficaz y
eficiente.
Tabla 1. Marco Legal.
Fuente: Largo, A. (2018).
14
ARTICULO APLICACIÓN
8.4. Es importante su aplicación en
el proceso para poder asegurar al
cliente interno que los productos
cuentan con la calidad esperada,
adicional la empresa tiene que
conservar la información
documentada por si en algún
momento fuera necesario realizar
una revisión.
8.4.2 Debe tener en consideración:
Ya que la empresa tiene que
asegurarse de que todos los
procesos, los productos y los
servicios se suministran de forma
externa y no afectan
negativamente a la capacidad que
tiene la empresa para entregar
productos y servicios de forma 36
coherente para sus clientes.
Es una parte muy importante
de la norma ISO 9001:2015 ya que
las empresas tienen que estar
atentas a los sus procesos,
productos y servicios, ya que son
suministrados de forma externa
estando conformes con los
requisitos específicos.
8.4.3.
Organizaciones que requieran
verificar el cumplimiento de
requisitos para la selección y
evaluación de sus proveedores.
Adopta un sistema de gestión
de calidad o sea que está
influenciado por diferentes
necesidades, objetivos
particulares, los productos
que proporciona, los procesos que
emplea y el tamaño y estructura de
la organización.
 15

1.6. METODOLOGÍA

El desarrollo metodológico del presente proyecto nace a partir de una investigación

de naturaleza exploratoria, de enfoque cualitativo. Desde el punto de vista de Glanz (2003).

Los estudios cualitativos se enfocan en encontrar el origen de la investigación, a través del

cómo y el porqué de los procesos que se desarrollan durante la fase investigativa, con el fin

de entender el fenómeno que se está estudiando.

De manera que, la investigación cualitativa contiene técnicas de recopilación de la

información e instrumentos que se adaptan al proceso de la investigación.

1.6.1. Método e instrumentos de investigación.

De acuerdo al método de investigación seleccionado para el desarrollo de la

investigación, las técnicas que se adapta a este caso es la siguiente:

Observación: es una técnica que consiste en observar las funciones de los

empleados en su entorno laboral, para obtener información de cada una de sus

tareas. Cómo lo hace notar Stake (1999)

La interpretación es una parte fundamental de cualquier investigación. Podríamos

discutir con quienes sostiene en la investigación cualitativa hay más interpretación que

en la cuantitativa. Pero la función del investigador cualitativo en el proceso de recogida

de datos es mantener con claridad una interpretación fundamentada. Los investigadores

sacan conclusiones a partir de la observación y otros datos. (Pág, 21).

 16

Finalmente, nuestra investigación se desarrolló buscando resolver la problemática

identificada en La Cosecha Tropical SAS con los conocimientos adquiridos en el transcurso

de nuestras carreras y posteriormente sea implementado por parte de la empresa.

 17

2. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN

La Cosecha Tropical S.A.S. es una empresa ubicada en la ciudad de Santa Marta

(Magdalena), Colombia. Con 6 años de experiencia en los procesos de transformación,

logística y exportación de productos alimenticios.

Es una empresa familiar fundada por Sra. Sandra Carrascal y Sr. Juan Carlos

Londoño Gaitán. Su principal función es la exportación a los Estados Unidos y Puerto Rico

productos del sector agroindustrial, como: Tajadas de Plátano Maduro, Tostón de Plátano

Hawaiano, Yuca, Ñame, Malanga Y Limón Tahití. El cual es hecho por el mismo personal

de la organización. El proceso que lleva nuestro producto es meramente artesanal creado a

mano de mujeres de nuestra organización.

Transformamos productos agrícolas provenientes de diferentes regiones de

Colombia; y nuestro objetivo es crear productos de calidad y sostenibles con el medio

ambiente. Nos proyectamos como una empresa líder en la exportación de productos frescos

y agroindustriales.

Fuente: La Cosecha Tropical S. A. S. (2019)

 18

2.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA

La Cosecha Tropical S.A.S

2.2. NATURALEZA

De acuerdo a la jurisdicción colombiana y la cámara de comercio de Cali, es

denominada sociedad por acciones simplificadas, La sociedad por acciones

simplificadas es una sociedad de capitales que siempre tendrá naturaleza comercial, sin

importar las actividades que se prevean en su objeto social. Cuenta con un carácter

innovador para el derecho societario colombiano, y busca estimular el emprendimiento

debido a las facilidades y flexibilidades que ofrece tanto a nivel de su constitución como de

su funcionamiento. Este tipo de sociedad para efectos tributarios se rige por las reglas que

aplican a la sociedad anónima.

2.3. MISIÓN

Somos una empresa pujante que se ha destacado en el mercado de los estados unidos

en producir una de las mejores TAJADAS DE PLATANO MADURO con una excelente

calidad y un sabor propio de la fruta colombiana.

Trabajamos de la mano con todo el personal en cumplir los más estrictos estándares

de calidad, productividad y competitividad para satisfacer a nuestros clientes en los

mercados internacionales, garantizando un desarrollo sostenible y un bienestar laboral a

casa una de las familias que hacen parte de la empresa.

 19

2.4. VISIÓN

Consolidarnos como una empresa líder en la exportación de TAJADAS DE

PLATANO MADURO. Incursionar en todo el resto de estados unidos como una de los

mejores productos colombianos. Hacer parte de las soluciones para preservar el medio

ambiente. Crear fuentes de empleo con los subproductos que la empresa genera.

2.5. VALORES CORPORATIVOS

HONESTIDAD: Es el eje sobre el que fundamentamos nuestras acciones y

decisiones. Garantizamos la integridad, el respaldo y seguridad de nuestras operaciones.

CUMPLIMIENTO: Actuamos con la seguridad de hacer realidad los compromisos

adquiridos con nuestros colaboradores, clientes y sociedad.

COMPROMISO: Actuamos con pasión, conocimiento y destreza para lograr

satisfacer a nuestros clientes y actividades asignadas.

TRABAJO EN EQUIPO: reconocemos los beneficios de la sinergia, promovemos

la colaboración y el trabajo en equipo en nuestros colaboradores con el propósito de

aprender, transmitir confianza, y brindar soluciones rápidas y eficientes a nuestros clientes.

BIENESTAR: Estamos comprometidos con el desarrollo de la región y con el

mejoramiento continuo en la calidad de vida de nuestros colaboradores, la promoción del

desarrollo personal y profesional, que repercuta en el bienestar de cada uno de ellos y

nuestras familias.
 20

RESPONSABILIDAD: Bajo firmes principios de Disciplina y Equidad, Procuramos

siempre asegurar la puntualidad y el cumplimiento de nuestras labores. Brindamos lo mejor

a nuestros clientes y comunidad.

 21

2.6. ORGANIGRAMA

JUNTA DE
SOCIOS

GERENCIA
GENERAL

REVISOR
FISCAL

ADMINISTRACIÓN

TALENTO DPTO. DE DPTO. DE

CONTABILIDAD SGI CONDUCTOR
HUMANO CALIDAD MANTENIMIENTO

AUXILIAR JEFE DE AREA DE

MONITOR MONITOR MONITOR MONITOR
CONTABLE PRODUCCIÓN ASEO

AREA DE AREA DE AREA DE AREA DE

PELADO TAJADO PREFORMADO EMPAQUE

Gráfica 1. Organigrama de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S

 22

2.7. REQUERIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

Con el propósito de salvaguardar sus intereses, La Cosecha Tropical SAS, nos exige

la firma de un contrato de confidencialidad para el suministro de datos internos de la

empresa.

Para el ingreso a las instalaciones de la empresa, debemos utilizar implementos

como: guantes, mascarillas, batas, botas y gorros que protegen los alimentos de posibles

cabellos.

Para el ingreso a las áreas de transformación se deben cumplir las políticas internas

de la empresa, no se pueden tener accesorios, no se puede tener aplicado esmaltes de uñas,

cremas, perfumes u otros.

2.8. INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO.

Sandra Yanime Carrascal Silva.

Representante legal de la cosecha tropical SAS.

Tel. 3008055348

Dirección: Bodega N° 2 ojo de agua, vereda Quinina, Gaira.

E-Mail: Lacosechatropical@yahoo.es
 23

2.9. ACTIVIDADES REALIZADAS.

➢ Visitas a la empresa con un pequeño recorrido por la planta, conociendo el

proceso.

➢ Entrevista con la representante legal para conocer aspectos sobre el manejo

administrativo de la empresa.

➢ Diagnóstico acerca de la situación encontrada en la empresa.

➢ Creación de manual para mejorar los procesos de compras e insumos de La

Cosecha Tropical SAS.

➢ Socialización del proyecto “creación de manual para mejorar los procesos de

compras e insumos”

3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR

Para desarrollar la propuesta de valor, es necesario realizar un diagnóstico previo de la

situación actual de la empresa, donde se observen los factores que influyen en el

comportamiento de sus funciones.

3.1. DIAGNOSTICO

Para la empresa exportadora La Cosecha Tropical, el manual para la gestión de compras tiene el

propósito de establecer confiabilidad en la información, eficiencia en las operaciones y el

cumplimiento de las normativas nacionales e internacionales en los procedimientos.

 24

En virtud de lo anterior, es necesario diseñar un manual en el área de compras, que permita

llevar a cabo los procedimientos y normas que propicien la seguridad y orden en la gestión logística

de la empresa.

Posterior a esto, se hace necesario resaltar el proceso de compra actual para diseñar un manual

acorde a las necesidades en el proceso y formalización de la compra.

3.1.1. Proceso de compras

3.1.1.1 Requerimiento del producto o servicio.

El jefe del departamento de compra y la administradora, hacen un análisis detallado

del stock de inventarios de materias primas e insumos, con el fin de tener claridad con las

necesidades que se presentan en las diferentes áreas y no permiten continuar con el

cronograma de actividades.

El encargado de las compras deberá realizar una lista donde mencionara cuales son

los insumos o materias primas faltantes, para poder solicitarlos ante los diferentes

proveedores. Deberá reportarlo ante la gerente general para que se dé la aprobación de la

solicitud.

El jefe de compra realizará la solicitud por medio del correo electrónico corporativo

lacosechatropical@yahoo.es , donde tendrá acceso a los diferentes proveedores

seleccionados.

Emitirá una Orden de Compra a los proveedores, con las especificaciones necesarias

que se requieran en insumos o materias primas, como: tamaño, peso, referencia, cantidad,

etc.
 25

El responsable del proceso de compra deberá hacer seguimiento pertinente a las

compras solicitadas, con el fin de tener un control organizacional y financiero de la

organización.

Cuando las compras superen los tres millones de pesos, ($3.000.000), deberán ser

aprobadas y autorizadas la gerencia general, y dicha aprobación o negación deberá

realizarse vía correo electrónico o llamada telefónica.

3.1.1.2 Formalización de compra.

El jefe de compra se encargará de diligenciar el formato cotización de Compra, el

cual será enviado al proveedor por correo electrónico; una vez enviado deberá confirmar el

recibido de este, posteriormente será analizado y aprobado por gerencia.

Una vez sea aprobado por gerencia, el jefe de compra deberá realizar el formato de

Orden de Compra, en el cual se legaliza la compra con el proveedor y se hace efectivas las

condiciones y especificaciones de ambas partes.

Para concluir, se plantea el desarrollo de la DOFA, con la finalidad de obtener información que

contribuya a la elaboración de la investigación. Es decir, encontrar cuales son los factores externos

e internos de la empresa que ocasionan falencias y/o oportunidades de mejora

 26

DEBILIDADES
-Dependencia de los proveedores
OPORTUNIDADES
de materias primas e insumos.
-Compra de materia prima de
-Escasos proveedores de
procedencia nacional.
materias primas.
-Interés por parte de la empresa
-Carencia de estadísticas o
de implementar el
indicadores de compras.
departamento de compras.
-Inexistencia del departamento de
-Crecimiento en la organización
compras e insumos.
administrativa.
-No todos los insumos llegan al
punto de referencia pactado.

FORTALEZAS
-Implementación de equipos y
tecnologías.
-Calidad de las materias primas e
insumos.
-Compras sin intermediarios.
-Fácil adaptación al cambio.
AMENAZAS
-Proveedores con alteración de
documentos.
-Contaminación de la materia
prima.
-Restrazos por parte de los
transportadores.
-Fluctuación de precios.

Gráfica 2. Matriz DOFA

Al realizar la visita en la empresa y observar el proceso de compra nos encontramos con

que la empresa no cuenta con una persona especializada, con el perfil y la experiencia que

tenga a cargo el manejo de las compras e insumos requeridos para el cumplimiento de sus

compromisos.

Por tanto, no cuentan con un adecuado proceso de selección de proveedores con el

fin de minimizar los riesgos con sus aliados estratégicos, simplemente se basan en el

criterio de confianza creado por realizar compras de manera seguida.

 27

Asimismo, incurren en mayores gastos dado que algunos insumos adquiridos no

llegan directamente a la planta, generando así mayores costos en el traslado del lugar de

llegada al punto de fábrica para su debida transformación.

Por otra parte, no cuentan con el manejo de orden de compras para realizar los

pedidos, generando ciertos desordenes como el pago en cuentas diferentes a un mismo

proveedor. Dicha situación evita que puedan tener un debido control a los proveedores.
 28

3.2. PLAN DE ACCIÓN

Tabla 2. Plan de acción para la empresa La Cosecha Tropical.

 29

3.3. PROPUESTA DE VALOR

La propuesta que se busca plantear para la empresa La Cosecha Tropical es el diseño

de un manual de procedimientos en el proceso de compras, suministros e insumos el área

administrativa de La Cosecha Tropical S.A.S. teniendo en cuenta su integración con los procesos

comerciales y de producción buscando alinear su operatividad con las políticas de calidad.

De manera que, se permita realizar un diagnóstico del proceso de compras de la

empresa, elaborar la propuesta de valor y socializar la anteriormente mencionada, con la

finalidad de su respectiva aprobación y posterior implementación.

4. LIMITACIONES

Dentro de la investigación, se encontraron diferentes problemáticas, lo que en varias

ocasiones fue impedimento para llevar a cabo una recopilación de datos exitosa.

➢ Escasez de información sobre un manual o plan de compras anteriormente

aplicado en el área de compras.

➢ Poco orden en las funciones establecidas dentro del área de compras.

➢ Falencias en los procedimientos.

De manera que se logró identificar aspectos negativos en la empresa, como en el área de

compras al no poseer
 30

Un manual de gestión en el proceso de compras establecido para el desarrollo de las tareas

pertinentes al departamento. Lo que permite estudiar la problemática que se desarrollará

durante este proyecto de investigación.

5. CONCLUSIONES

El manual de gestión del proceso de compra, es una herramienta que brinda una serie de

lineamientos y procesos que la empresa y las áreas encargadas deben desarrollar para

mantener un orden en su función operacional y mejorar su eficacia en los procedimientos.

Por lo tanto, se hace necesario llevar a cabo la implementación de la propuesta del estudio

anteriormente realizado, puesto que se enfoca en resaltar la importancia de los manuales de

control pertinentes, para así lograr obtener datos precisos durante la ejecución de las tareas

y evitar contratiempo en las operaciones logísticas que la empresa La Cosecha Tropical

realiza.

Para ello, fue necesario observar el funcionamiento interno, así como también entrevistar

a la representante legal de la empresa, para obtener mayor información acerca de la

problemática que se pudo evidenciar.

Como resultado de lo anteriormente mencionado, se diseñó un manual, el cual busca ser

implemento, con el objetivo de facilitar las funciones que anteriormente se venían

desarrollando sin la presencia de este, haciendo del ejercicio eficaz y eficiente para la

empresa.
 31

6. RECOMENDACIONES

En primer lugar, recomendamos una previa revisión al manual creado con el

propósito de tener una posible implementación para lograr una mejora dentro del proceso

de compras e insumos requeridos por parte de La Cosecha Tropical SAS.

Asimismo, se debe realizar un previo seguimiento y control al proceso con el

propósito de confirmar que los resultados sean los esperados a partir de la implementación

del manual.

Por otra parte, es de suma importancia que todo el personal relacionado con la

gestión de compras sea informado de los respectivos ajustes realizados dentro de dicho

proceso, para que pueda dar cumplimiento de manera óptima.

A su vez, se recomienda crear un departamento de compras o asignar un coordinador

y asistente quienes sean los encargados de llevar el control y manejo de actividades

correspondientes con esta área.

Finalmente, recomendamos que el proceso de evaluación y criterio de selección de

proveedores sean más estrictos, con el propósito de disminuir los posibles riesgos con sus

aliados estratégicos.
 32

7. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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 36

8. ACTA DE CONFORMIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

 37

ANEXOS

MANUAL PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS E INSUMOS

El manual de procedimientos de compras e insumos es una herramienta que sirve para

facilitar el funcionamiento del ejercicio logístico en la empresa, en un tiempo estipulado.

De manera que, se determina qué, cuánto, cómo, cuando la empresa necesita de un recurso,

buscando como finalidad satisfacer de manera oportuna las necesidades logísticas de la

empresa en la que se desarrolla.

GRÁFICO DE PLANEACIÓN.

Requerime Llegar al Foralizar Seguimeint Recibir e

Recepcion Evaluar al Notificar al Fin del
into de los proveedor orden de o orden de inspeccion
de factura proveedor proveedor proceso
productos establecido compra compra ar producto

Gráfica 3. Flujograma de procesos

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 39

Tabla 3. Propuesta de Procedimiento de compra y proveedores

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ORDEN DE COTIZACION

FECHA: DD/MM/AA
N° ORDEN

LA COSECHA TROPICAL S.A.S.

BODEGA N° 2 OJO DE AGUA LA QUININA GAIRA
Santa Marta - Colombia
lacosechatropical@yahoo.es

INFORMACION
EMPRESA
NIT
DIRECCION
CIUDAD - PAIS
TELEFONO
CORREO

ITEM CONCEPTO DE LA COMPRA CANTIDAD VALOR UNIVALOR TOTAL

SUBTOTAL $
TOTAL IVA 19% $
TOTAL $

OBSERVACIONES

NOMBRE SEL SOLICITANTE NOMBRE DE QUIEN APRUEBA

FIRMA FIRMA

Tabla 4. Ej, Orden de cotización

 41

Tabla 5. Ej Orden de compra.

 42

CONTROL DE FACTURAS

Recepción de facturas

➢ La asistente administrativa se encarga de radicar las facturas con la fecha de

llegada. Si la factura es física se deberá verificar que esta cuente con los
requerimientos de la ley y que estén correctamente diligenciados.
➢ Si el proveedor suministra una factura digital, la asistente administrativa deberá
verificar que cuente con los requerimientos de la ley y que estén correctamente
diligenciados, posteriormente imprimirla y radicarla.
➢ Cuando se trate de un nuevo proveedor se tomarán en cuentan los ítems
anteriormente mencionados y deberá anexar el RUT junto a la factura.

Cuando el proveedor sea una persona natural o una empresa de régimen

simplificado, el asistente administrativo debe anexar a la factura o cuenta de cobro el
soporte llamado según Art.3 Decreto 522 de marzo de 2003; Documento equivalente a
Factura.

Tabla 6. Control y recepción de facturas.

 43

Tabla 7. Factura
 44

FINALIZACIÓN DEL PROCESO.

Condiciones de pago.

Las siguientes son condiciones estipuladas por La Cosecha Tropical S.A.S., de pago para
los proveedores:

➢ Se realiza transferencia electrónica a los proveedores que tengan inscrita su

cuenta bancaria.
➢ No se realizan pagos a terceros diferentes del mismo proveedor.

➢ El plazo para pago de facturas es de 30 días calendario. Y en el caso de

proveedores de materia prima el pago se realizará inmediatamente recibida la
fruta a satisfacción

Tabla 8. Finalización y condiciones de pago.

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