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Eljefe Deal Mac en
Eljefe Deal Mac en
2008
LEUTER S.A.
Av. Camino de lo Cortao, 34
28700 San Sebastin de los Reyes (Madrid)
Telfono: 91 653 75 00
Fax: 91 654 49 76
E-mail: informacion@leuter.com
Web: www.leuter.com
Diseo y Maquetacin:
Revista STOCK (Reed Business Information S.L.U.)
Ilustraciones:
Marcelo Delgado (Madison)
Depsito Legal: M-0000-0000
ISBN: 00 -00000 - 0 - X
ndice
Captulo I La Llegada
Captulo II La Crisis
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Captulo IV La Herramienta
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Captulo V Informacin
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Captulo VI Mi Almacn
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Prlogo
La divulgacin cientfica no tiene por qu ser aburrida. La divulgacin profesional, tampoco. Este relato cumple con esa premisa. Con esa y con la de la
experiencia, seguramente el mayor valor que puede aportar su autor. Culpable
y confeso de ser un apasionado de lo que hace. Pasin que transmite en todo
momento y que no ciega su espritu crtico ejerciente en todo momento, tanto
que es el socio ideal para cualquier debate.
Hace unos pocos meses Pedro Puig me envi un borrador que contena un relato que recoga una serie de situaciones tpicas quizs mejor tpicas en las que
muchos pueden sentirse identificados- alrededor de un almacn y sus responsables. Mi condicin periodstica en el mundo de la logstica y la amistad que -me
atrevo a pregonar- nos profesamos me haca representar en ese momento papel
de crtico por un lado y amigo por otro. Como lo primero debera verter mi opinin sobre las bondades literarias del relato; como lo segundo tendra que decir
abiertamente a su autor si aquello mereca una divulgacin, una transmisin a
terceros o, por el contrario, debera dormir en un cajn o en el disco duro de un
ordenador como mero ejercicio de aficionado.
No me cost decidir apenas consuma unas cuantas pginas, con creciente avidez. Una decisin que adems estaba exenta de toda sorpresa, pues entre los
valores del director general de Leuter se suma el de columnista de revistas profesionales.
Esta especie de entrems logstico que lleg a mi direccin de coreo electrnico tena todos los elementos de un buen relato. Despertaba inters, tena el
ritmo necesario, estaba ms que correctamente elaborado, inclua descripciones
y dilogos, pero sobre todo haca reconocible el escenario e invitaba a pensar. El
ejercicio era por tanto notable y en sus manos est ahora el resultado
.
Tras ms de una dcada dedicado a la comunicacin profesional en el mundo de
la logstica en Espaa, puedo asegurar que cualquier consumidor de productos
o servicios, cualquier contratante de ellos o cualquier consultor especializado en
Ricardo J. Hernndez
Revista STOCK
Captulo I, la llegada
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- Deja, deja, dijo Eduardo, que t ests liado y tendrs trabajo. Si llegamos a un acuerdo ya tendrs tiempo de explicarle todo y enserselo en
detalle.
- Vale.
- Vale. Gracias Isidro.
- Gracias Isidro.
Ahora, Isidro me estaba esperando. Se extra de que no viniera Eduardo
y que me acompaara Antonio.
- No est Eduardo, Antonio?
- No, ha tenido que salir, pero me ha dicho que t te encargaras de ensearle su oficina y el almacn.
- Seguro!, Eduardo est demasiado liado siempre. A ver cundo nos hace
ms caso.
- No te quejes, que ha contratado a Juan y, por lo que me ha contado, es
un figura y vais a poner esto como los chorros del oro.
- Seguro!, dije yo intuyendo que tocaba decir algo.
- Vale, pues vamos a empezar ya, acab Isidro.
- Trtale bien Isidro, lo dejo contigo para que puedas empezar a trabajar
lo antes posible, vale?
- Venga, yo me ocupo.
- Bueno Juan, bienvenido y te dejo en las mejores manos. Isidro est haciendo un buen trabajo aqu, y seguro que te explicar todo lo necesario,
te enseara tu despacho y todo lo dems.
- Gracias.
- Que sepas que puedes venir a mi despacho cuando quieras.
- Gracias.
- Hasta luego Isidro, Rosa!
Rosa haba estado presente en la conversacin de pie a la entrada del
puesto de control y despidi tambin a Antonio.
- Venga!, te enseo. Quieres ver tu cuchitril?
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- Como quieras
- Necesitas que te traiga algo?, pregunt Rosa.
- Si, necesito tres cuadernos, bolgrafos de diferentes colores, una regla, un
ordenador aqu,...
- Bueno, bueno, te dijeron que te iban a dar un ordenador?, aqu? Eso lo
tendr que hablar con direccin. La papelera te la pido, pero va a tardar un
par de das. Si quieres aqu tenemos papel y yo tengo muchos bolgrafos.
Isidro se haba quedado mirando y cre advertir en su mirada algo as como,
...uno ms, este no dura ni un padre nuestro. Lo de Isidro era currar. Llevaba desde que tena 18 aos trabajando en el almacn y haba visto pasar a
muchos jefes durante estos aos; cuando dej de preparar y pas a manejar
una carretilla, cuando empez a validar los pedidos que entraban.
Desde haca varios aos haba conseguido la confianza de Eduardo, un jefe
de almacn iba y vena pero l segua all. Pensaba que llevar el almacn era
cuestin de trabajar y de que no le faltara ni le sobrara una caja.
Gracias a su antigedad tena el respeto de todos los que trabajaban en el
almacn, viejos y nuevos, y cuando alguien se le desmandaba le resultaba fcil
asignarle los peores trabajos hasta que se iba o entraba en vereda.
- Puedo seguir con las descargas? Hay una recepcin de artculos que seguro que tendremos que servir hoy y tengo que comprobarla.
- Si, si, vete, yo me quedo aqu, a preparar lo de las once, luego doy un paseo.
- Ests en tu casa jefe!
- Gracias.
Me sent en el silln al otro lado de la mesa. A travs de las dos paredes de
cristal vea las estanteras del almacn, bastante llenas de mercanca y vi pasar
a una carretilla y a varios preparadores.
En un momento entr Rosa con una libreta de espiral y dos bolgrafos.
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Rosa se fue.
Ahora ya estaba solo. Tena un plan? Pues claro que tena un plan. Se trataba de hacer lo menos posible para que no se molestara la gente del almacn.
Aunque no hiciera nada, estaba seguro de que el almacn no se parara. Y
si cometa el error de pedirle a alguien del almacn algo que no le gustara,
estaba seguro de que lo pararan en dos das.
Era seguro: hacer poco, mirar, averiguar lo que se esperaba de nosotros, conocer los recursos que tenamos, analizar cmo trabajamos y luego tomar
decisiones, ya habra tiempo para eso.
Abr la libreta y anot en la primera pgina la fecha, pgina 1 y el ttulo: Plan
de trabajo inicial.
A continuacin, analizar qu se espera del almacn, conocer los recursos
disponibles, analizar la forma de trabajo. No hacer cambios.
No hacer cambios, analizar qu se espera del almacn, conocer los recursos disponibles, analizar la forma de trabajo.
Puse la frase en un recuadro, abr el cajn del archivador y dej la libreta junto con los dos bolgrafos. El cajn tena llave, la llave estaba dentro del cajn.
Comprob que se trataba de lo que pareca, abr y cerr el cajn con la llave
antes de meterla en mi llavero con todas mis llaves parsimoniosamente.
Las 10, tena tiempo de sobra, me levant y me fui a dar una vuelta por el
almacn.
La gente me saludaba con la cabeza pero nadie haca nada ms, todos seguan trabajando. Estaba seguro de que todos saban quien era yo y qu haca
all. Mi sensacin fue que era un da un poco especial, no haba gente parada,
esperando nada, ni voces, pareca que no era necesario que nadie le dijera a
nadie lo que haba que hacer.
Empec a ver que la gente se retiraba y me di cuenta que eran casi las once,
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el campo, mirando a Isidro, y de que quera aprender cmo haca las cosas
el almacn. Haba odo de todo, que algunos transportistas hablaban bien,
que el director general estaba seguro de que podamos hacerlo mucho mejor,
ms risas.
En resumen, que confiaba en ellos para hacer el trabajo, que no me asustaba
trabajar mucho y que si me necesitaban, ya saban donde encontrarme.
Al volver a mi despacho estaba bastante satisfecho. Habl con Isidro y le
ped su opinin. Pareca satisfecho, aunque tampoco fue muy generoso con
mi intervencin. Le pregunt porqu Rosa no haba estado en la reunin. No
entendi la pregunta pero se apresur a contestar que era necesario que alguien estuviera al telfono y pendiente de la llegada de algn transportista.
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Los pedidos de este cliente siempre nos daban problemas. Tena algunas
tiendas muy pequeas, con pedidos muy pequeos y otras bastante ms
grandes. Cuando recibamos sus pedidos tenamos un trabajo enorme para
clasificarlos y prepararlos ms o menos a tiempo.
Saba de sobra que el esfuerzo del equipo haba sido enorme, pero que la
situacin empeoraba por momentos, los pedidos normales se estaban retrasando tambin, y los esfuerzos adicionales que le haba pedido a mi equipo
no podan prolongarse eternamente.
Entr en el despacho de Eduardo con una actitud humilde. Cuando dispar le cont la situacin de sus pedidos y su cara se relaj un poco. Le falt
tiempo para levantar el telfono y contactar con sus amigos para decirles
que ya todo estaba arreglado, que habamos tenido un problema de bajas de
personal imposibles de planificar y que esto no se repetira, que deban seguir
comprndonos.
Cuando acab me lanz su ultimtum. l no volvera a engaar a sus amigos
ni pondra en peligro su empresa solamente porque despus del esfuerzo que
le costaba vender un producto no furamos capaces de servirlo.
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Por qu Cutrillas, la mercanca que iba a salir por la noche, siempre reciba
sus pedidos en el ltimo momento, siempre en el lmite originando sus quejas y desconfianza.
Me pregunt cual era la razn de fondo, si necesitbamos ms almacn, ms
gente, ms carretillas. Que si solo era una cuestin de conocimientos del jefe
de almacn. Que si volvera a pasar. Que si sobraba alguien,...
Yo no tena respuestas. Me limit a defender a mi gente y a asumir la responsabilidad, esperando que mi gente me devolviera el favor con ms dedicacin.
Quera un plan, un plan con fechas y en el que si yo lo consideraba necesario
deba proponer incluso la construccin de un nuevo almacn. Tena un mes
para presentarle el plan y, por supuesto, impedir que esta situacin se repitiera hasta entonces.
Ni siquiera presentando un buen plan pensaba yo que tendra muchas opciones de seguir en la empresa.
Al ver mi cara Isidro y Rosa que me estaban esperando me preguntaban con
la mirada si me haban despedido. A pesar de los pocos meses de trabajo se
haba establecido una relacin de confianza entre los tres, casi de complicidad. Haban sido capaces de compartir conmigo su problema de todos los
das, y nuestras desgracias en forma de trabajar mucho o de muchas broncas
eran tambin compartidas.
Les dije que no, que seguamos en la arena y que necesitaba un buen rato
para pensar, que ellos se ocuparan de todo durante la maana.
Mientras volva a mi despacho pensaba en cmo normalizar la situacin y
en cmo ningn plan nos ayudara a hacerlo. En mi despacho abr la libreta
por la primera pgina y me acord de la primera pregunta de Rosa, Tienes
un plan?
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Lo primero que tena que hacer era conseguir tiempo para pensar. Era evidente que si segua haciendo mi trabajo de la misma forma solamente conseguira que me despidieran. Adems, me haban dado un nuevo trabajo, deba
hacer un plan.
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- Ests loco Juan, no van a querer, llevan trabajando as desde hace tres semanas y estn cansados.
- Isidro, necesitamos cambiar nuestra forma de trabajar para conseguir cambiar las cosas, y para hacerlo necesito tiempo. Crees que se lo debo de pedir
yo?
- No se trata de eso, se lo puedo decir yo. Lo que pasa es que el otro da le o
a ngel comentar que en un almacn de aqu al lado hay puestos de carretillero, que seguro que no trabajan tanto como aqu.
- Pero aqu lo pagamos, no?
- Tampoco se trata de pagrselo, se irn si no pueden descansar.
- Venga, Isidro, voy a empezar a trabajar de verdad para organizar esto, solamente te pido que resuelvas esta semana y la que viene igual que lo hacas
sin estar yo.
- Vale. Pero que sepas que se nos ir la gente y mi parienta ya se est poniendo de los nervios. Sabes que puedo callarla dicindole lo de mis vacaciones
del ao que viene, pero se est poniendo pesada.
- Dile a la gente que he empeado mi palabra en que dentro de un mes sabremos exactamente lo que vamos a hacer, que se trata solo de este mes y
que despus si les he engaado que se vayan con toda la razn del mundo.
Cuando Isidro se fue volv a mirar la primera pgina de la libreta:
...averiguar lo que se espera de nosotros, conocer los recursos que tenemos...
Qu se espera de nosotros? Obviamente Eduardo debe de estar contento,
qu significa esto? Pues que sirvamos todos los pedidos que nos pasen lo
antes posible. Suficiente?
Dos meses y medio despus de mi llegada haba aparecido una persona del
departamento de informtica y me haba colocado un ordenador sobre la
mesa, y me haba explicado cmo funcionaba.
Cuando un transportista dejaba la mercanca en los muelles se verificaba y
Rosa escriba en el albarn las cantidades recibidas y al final del da introduca en un ordenador las cantidades que se haban recibido.
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Al cabo de un rato, sin embargo, pareca que l conoca todos mis problemas,
hasta los familiares. Su descripcin de la situacin de mi almacn, lo que le
haba preguntado a Eduardo, lo que l me dijo, coincidan al 100%.
Acab comprando su anlisis, y me convenci de que casi todos mis problemas se podan resolver si pona en marcha un sistema de gestin de almacn.
No me poda costar el esfuerzo de Rosa con informtica obtener los informes que sacbamos difcilmente cada viernes. Debamos tenerlos porque
s, y fiables. No podamos seguir ajustando manualmente los stocks de los
pedidos incompletos.
Pero haba mucho ms que se poda saber: si el almacn estaba 90% 99%
ocupado, o cuntos huecos de picking tenamos no asignados, o cunto tardaba cada operario en hacer sus tareas, empec a soar y a pensar qu
cosas podra hacer si tena un sistema de gestin de almacn.
Aunque le dije al presentador de la corbata que estaba mirando ms opciones para negociar el precio, y asegurar su ayuda en el arranque del sistema,
me convenci del todo. Mi problema era cmo hacer que Eduardo autorizara la inversin.
Despus de pedirle ms dilogo con los comerciales, Eduardo organiz
varias reuniones con Roberto, el director comercial. Ahora la mercanca
entraba en el almacn de forma mucho ms ordenada, desaparecieron los
picos, y yo poda dedicar muchos ms recursos que antes a resolver el rompecabezas de buscar la mercanca y bajarla, para que los preparadores no
perdieran tiempo.
A pesar de esto, el almacn funcionaba gracias a Isidro y a la buena voluntad de la gente que dedicaba horas y ms horas para sacar pedidos.
- Qu hay de mi parienta jefe?, sola decirme de vez en cuando Isidro.
- Vamos, solo falta un poco ms, to, ya has dejado de confiar en mi?,
contestaba yo.
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- Pero entonces solo conseguirs ir ms rpido con este pedido, y los siguientes? Si el almacn se va ordenando poco a poco todos se benefician,
no solo el siguiente.
No s si al final le dio la razn o si estaba convencido pero Isidro cedi.
El sistema poda hacer que los carretilleros que entraban mercanca desde
los muelles no tuvieran que terminar una entrada antes de seguir con otra.
- Pero es que tenemos poco muelle. Se colapsar! Isidro estaba desesperado.
- Vers, si lo hacemos as, los carretilleros irn ms rpido y vaciarn mejor
los muelles. Adems, cuando arranquemos podemos desactivarlo, si quieres,
pero esprate a verlo, deca Clara.
Yo intentaba dejar que Clara convenciera a Isidro sin intervenir directamente, pero no estaba muy convencido de esto ltimo. En cuanto vi el almacn
me di cuenta que las playas eran un problema, no haba espacio suficiente.
Una cosa que enseguida le asalt fue el pedido de Cutrillas. Era imposible
preparar todos los pedidos de ese cliente de la misma forma, algunos con
cuatro lneas y 10 cajas y otros con cientos de lneas. Era necesario que el
sistema separara los dos tipos de pedidos.
Mientras los grandes se podan preparar como cualquier otro, para los pequeos era mucho ms eficaz fusionarlos, ir a buscar al almacn la mercanca
con un solo viaje, y luego repartirlos en los muelles. No se de dnde iba a
sacar espacio en los muelles, pero pareca tan segura! El sistema pareca que
poda configurarse as y, en funcin del nmero de lneas y de cajas era capaz
de generar la carga de trabajo adecuada para el almacn.
Clara estaba preocupada con la calidad de nuestros datos.
- Los datos tienen que tener una calidad mnima para poder arrancar. Tal y
como habis estado gestionando el almacn, no podis tenerlos bien. Hasta
que no comprobemos las presentaciones de los artculos, las asignaciones de
picking, no podemos arrancar.
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La semana del arranque fue la ms agotadora de las que he vivido en el almacn, menos mal que Roberto y yo conseguimos establecer una magnfica
relacin personal, y nos explicbamos mutuamente los problemas que nos
planteaba Eduardo. Me ayud todo lo que pudo, durante la primera semana
redujimos algo los pedidos y mucho las entradas.
Clara trajo otras dos personas de su equipo para ayudar en el arranque. Al
principio todo pareca ir sobre ruedas, el martes se estrope, las dudas de la
gente, y los errores en los datos que tenamos ralentiz la operacin para
realizar correcciones y atender a las consultas de la gente.
Lo bueno es que cada vez que un preparador pasaba por todos los problemas
que se le podan plantear, ya no necesitaba ms ayuda. El equipo de Clara se
multiplic ayudando a la gente.
El sbado siguiente fue el momento de echar el resto y acabar con todos los
pedidos pendientes de la semana. Hice venir a un carretillero extra para que
repusiera al mximo el picking, y as empezar la semana ahorrando muchas
reposiciones.
No me preocup, estaba seguro, o necesitaba creerlo, que era la ltima vez
que se nos iban a quedar pedidos atrasados.
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Captulo V, informacin
Tres meses despus pudimos ver, con datos, que el carretillero que tenamos
para hacer reposiciones estaba sin hacer nada mucho tiempo, a pesar de
que los preparadores se quejaban, y que los dos que por la maana hacan
las entradas a veces no daban abasto para limpiar los muelles, agravando
el principal problema del almacn: muelles pequeos, lo que no era muy
difcil de ver.
Configuramos el sistema para que los tres pudieran hacer reposiciones, y el
sistema les iba dando trabajo conforme terminaban cada movimiento. Los
resultados fueron casi inesperados por lo buenas que fueron las consecuencias.
Las playas estaban mucho ms limpias y caban muchos ms pedidos preparados. Pero lo mejor fue su efecto sobre los preparadores. Siempre se
encontraban la mercanca que les deca el sistema en el picking y ya no
esperaban, ni se iban a la caseta a ver a Isidro como antes: aument sensiblemente la velocidad de preparacin.
Meses despus, convenc a Eduardo para que comprara dos bateras de repuesto ms para las mquinas, con la excusa de que podramos recibir mercanca por la tarde. Roberto no poda creerlo. Lo que no le cont a Eduardo
es que iba a desplazar la mitad de las descargas por la tarde para liberar lo
ms posible espacio en la playa para los pedidos.
En el almacn haba una zona de estanteras tipo drive-in. Una estructura
metlica con diez huecos y cuatro alturas en la que caban 10 pallets de
fondo por cada una. Alguien, supongo que Eduardo, las haba mandado
instalar tiempo atrs para recibir mercanca que se compraba por criterios
especulativos. Casi siempre estaba medio vaca, pero nadie se atreva a decirlo.
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Captulo V, mi almacn
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En mi caso las cosas todava estn mejor. La paz que tengo en casa hace
que mi trabajo sea mucho ms eficaz en el almacn. Ahora ni se me ocurre
mover mercanca ni decir que la cambien de sitio, a menos que los datos as
lo digan, y todo este tiempo lo paso en mi despacho analizando el porqu
hay que cambiar.
Todava conservaba en el cajn la primera libreta que me dio Rosa cuando
empec. Haba averiguado qu se esperaba del almacn, y haba puesto en
marcha un sistema que me daba toda la informacin necesaria para saber
qu hacan mis recursos. Despus de esto s que poda tomar decisiones de
verdad, que es para lo que me contrataron.
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