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Manual de Ferias
Manual de Ferias
Manual de FeriasManual
para el de Ferias para
Desarrollo Economico
Local Economico Local
el Desarrollo
Investigacin
Carmen de Pereira
Consultora
Impresin
GRAFICOLOR S.A. de C.V
San Salvador, El Salvador, Centroamrica
Diciembre, 2006
CONTENIDO
PRESENTACION
iv
INTRODUCCIN
vi
1. CONCEPTOS
1
2
3
2.1 Metodologa
10
Planificacin
Organizacin
10
19
Promocin y Publicidad
26
32
32
Un da previo a la Feria
El da de la Feria
36
37
42
Evaluacin de resultados
43
Seguimiento
47
Sistematizacin
49
BIBLIOGRAFIA
51
ii
iii
PRESENTACIN
La presente publicacin es un Manual para disear y organizar ferias para el
desarrollo econmico local, se ha elaborado el marco terico y operativo, por
medio del cual se determinan y ordenan los recursos, as como las actividades
para su organizacin y desarrollo, se han identificado las herramientas tcnicas
que deben utilizarse para su ejecucin y posteriormente la evaluacin del montaje
del evento.
El documento es el resultado de una investigacin realizada en la Microregin
Los Nonualcos, ha sido una iniciativa impulsada por el Programa FORTALECE
(MINEC/GTZ), y junto con las Mesas Sectoriales han apoyado el sector MIPYME
con actividades para el fortalecimiento, como el desarrollo de ferias a nivel local
y la participacin en otras ferias de mayor magnitud
Las ferias para el desarrollo econmico local unen objetivos de productores y
comerciantes, y es un instrumento del desarrollo local, a la vez que es una actividad
empresarial en s. Los actores clave del desarrollo econmico local son, entre
otros:
Sector empresarial y emprendedores locales
Asociaciones empresariales y profesionales
Gobierno municipal
Instituciones gubernamentales
ONGs con enfoque econmico
Proyectos con financiamiento de la cooperacin internacional
Universidades y centros de investigacin
Cada uno de ellos aporta de diferente manera al desarrollo econmico, la principal
funcin de estos actores consiste en apoyar las iniciativas, que junto a la base
social del municipio, el capital humano, se debe conformar una alianza estratgica
para promover el desarrollo econmico local.
Este manual ha sido validado por los actores locales de la Microregin Los
Nonualcos, con la realizacin de tres actividades:
Dos ferias, presentadas como muestras empresariales con la participacin de
empresarios de la Microregin, eventos asesorados por la Cmara de Comercio
e Industria de El Salvador.
Un taller, realizado en una jornada de un da de trabajo con las instituciones
contrapartes del Programa FORTALECE(MINEC/GTZ)
Las tres actividades generaron insumos que se han incorporado en este documento,
informacin que ha fortalecido la investigacin realizada; el documento expone
un mtodo que se espera sea aplicable y replicable en el nivel local.
PROGRAMA FORTALECE (MINEC/GTZ)
iv
INTRODUCCIN
Este documento es un instrumento creado para la realizacin de ferias,
orientado a apoyar el desarrollo econmico local, es producto de la revisin de
varios mtodos utilizados por diversas instituciones y organizaciones
nacionales y regionales, como tambin de la recopilacin de informacin de la
experiencia en los diferentes tipos de ferias que se realizan actualmente, como
las empresariales, de empleo y todo tipo de ferias especializadas. Este estudio
expone los pasos del proceso para el montaje de ferias a nivel local, tiene
como objetivo orientar las actividades que contemplan cada paso, que sin lugar
a dudas ser reajustado en la prctica, de acuerdo al tema y a la magnitud del
evento planificado.
Las diferentes experiencias realizadas en la Microregin Los Nonualcos, a
travs de muestras empresariales llevadas a cabo como parte de este estudio,
han fortalecido este trabajo. Se ha seleccionado el mtodo, en el marco de un
proceso participativo de cambio y de mejoramiento de acuerdo a las
particularidades locales y utilizando una metodologa pedaggica de fcil
implementacin, que proporcione al lector los pasos a seguir de manera
sencilla, con ejemplos en algunos casos, que pueden servir de modelo en la
prctica.
Cada paso recoge las actividades a desarrollar, en las cuales se describen las
acciones necesarias, se propone que los participantes en las ferias tengan la
oportunidad de interactuar con la competencia y obtener el conocimiento del
mercado, elementos que le permitan al empresario concretar negocios en el
momento del evento y lo ms importante realizar negocios en el futuro,
incorporando temas vinculados con la actividad empresarial y acompaado
de eventos culturales para el esparcimiento de los visitantes. El cumplimiento
de este proceso requiere de tres factores fundamntales para que el resultado
sea un xito: un alto grado de compromiso desde el inicio, control del
tiempo en relacin a las actividades y la demanda de trabajo.
El componente de Desarrollo Econmico Local (DEL) del Programa
FORTALECE (MINEC/GTZ), orienta su labor a facilitar la creacin de espacios
de trabajo para potenciar las capacidades locales y la generacin de
oportunidades para que la Microregin Los Nonualcos se convierta en una
regin competitiva con productos y servicios a ofrecer de calidad, ha creado
instancias como las Mesas de Trabajo Sectoriales (Mesas de Turismo, de
Pesca y de Empleo), generando herramientas tcnicas para impulsar el
proceso de desarrollo de esta regin y en apoyo a otros procesos.
Las ferias inciden en dinamizar el fomento del empleo, a travs del
fortalecimiento del sector empresarial y permite el acercamiento de la oferta y la
demanda. En estas actividades se aplican nuevas metodologas y se
implementan herramientas tcnicas, logrando de esta manera elevar el nivel de
oportunidades en la poblacin objetivo.
vi
vii
1. CONCEPTOS
1.1 Qu es una feria?
Es una actividad que tiene como caracterstica concertar en un mismo espacio fsico a la
oferta y demanda de servicios y/o productos, en una fecha programada. Las ferias son
una estrategia de promocin para la generacin de oportunidades comerciales, que se
realizan a travs de un contacto directo del empresario con el cliente y la competencia,
vinculando la oferta y la demanda.
Las ferias deben disearse como eventos de promocin comercial dirigidos a la micro y
pequea empresa, con independencia del sector productivo al que pertenezcan. Debe
entenderse como un instrumento que forma parte de la estrategia para fomentar el
desarrollo econmico de un territorio.
A la hora de planificar la realizacin de una feria, se debe tener claro qu es lo que se
quiere lograr y para ello se tienen que elaborar objetivos concretos, basados en
elementos de calidad, cantidad, tiempo e innovacin; de tal manera que los indicadores
relacionados reflejen los aportes y cambios que se han propuesto conseguir.
Ejemplos:
Lograr la venta de $1.000 durante la Feria del Mueble, y otros $1,000.00 posterior a la
feria con otros clientes, la feria se realizar en San Pedro Nonualco, departamento de La Paz.
La produccin esta basada en la elaboracin de muebles para las diferentes reas de
una vivienda.
Las ferias se han consolidado en los ltimos aos como una de las ms poderosas y
efectivas herramientas de mercadeo, tal como viene a subrayar el constante
crecimiento de esta actividad, ayuda a los empresarios a aprender cmo presentar sus
productos.
Son la forma ms econmica y eficiente de ganar cuotas de mercado.
Constituyen la ms completa herramienta de comunicacin, donde se produce una
interaccin directa entre comprador y vendedor, poniendo en funcionamiento los cinco
sentidos.
Son el lugar idneo para establecer contactos comerciales, encontrarse con los
clientes habituales y captar nuevos clientes, ofreciendo nuevos servicios y/o productos.
Constituyen la mejor manera de conocer las tendencias actuales del mercado.
Posibilitan la participacin en jornadas y actos paralelos (charlas con temas de
actualidad empresarial, ponencias, entre otras) que ayudan a conocer la evolucin y
tendencias del mercado.
Acceso a informacin, contactos y relaciones que le aporten mayores conocimientos y
acceso a nuevos mercados.
Incrementa las actividades comerciales.
Establecimiento de negocios y alianzas entre empresas e instituciones, en forma
efectiva y rpida.
Identificacin de las adaptaciones, modificaciones e innovaciones que se deben
utilizar en los productos y servicios, nuevos diseos, formas de diferenciacin de
productos, maneras de preservar, manejo y proteger productos, para penetrar en otros
mercados y/o mejorar su insercin en el mercado nacional.
Disminucin de los costos de las transacciones.
Creacin de valor agregado, a travs de los conocimientos sobre temas de inters
empresarial, que proporcionan las conferencias tcnicas y asesoras.
Establecimiento de alianzas efectivas, proyectos y actividades conjuntas con otras
empresas o instituciones.
Se realiza una prospeccin del mercado a costos reducidos.
Se debe tener como fin ltimo contribuir a dinamizar la economa local, con productos
que identifiquen la zona.
Ventajas:
El cliente es quien visita a la empresa y no al revs.
El cliente est disponible.
En ellas el producto o servicio es el protagonista, tan bien presentado como
el expositor sea capaz de hacerlo.
El costo por contactos es indiscutiblemente el ms bajo, ya que en pocos
das se puede contactar a muchos.
Oportunidades:
Generar nuevos contactos que finalizan en ventas.
Dar a conocer sus productos y servicios o puestos de trabajo
Potenciar la marca.
Reforzar el contacto con los clientes habituales.
Observar la competencia (principalmente en las ferias).
Abrir nuevos mercados.
Vender.
Contactar a posibles distribuidores.
Las actividades en el marco del desarrollo econmico local deben cumplir con sus
objetivos de desarrollo, es importante que en estas actividades consideren dos ejes de
trabajo:
Potenciar lo existente, las personas, recursos, empresas, instituciones, gobiernos
municipales, entre otros.
Desarrollar la capacidad de gestin para la obtencin de recursos externos al
territorio, como financiamiento, asistencia tcnica, apoyos de todo tipo.
La promocin de estos eventos pretende:
Se debe trabajar con esa orientacin, para lograr un apropiamiento del concepto de
desarrollo econmico local, desde los diversos roles.
La organizacin de ferias de desarrollo econmico local requiere estructurar una organizacin
participativa y abierta en el nivel local, que tenga un alto grado de representatividad del
municipio, de la comunidad, instituciones gubernamentales, sector empresarial, ONGs y
de actores locales.
GOBIERNOS LOCALES
Alcaldes
Concejales
Empleados
OGs
Instituciones
gubernamentales
COMUNIDAD
EMPRESA PRIVADA
Organizaciones de todo
tipo: territoriales y
funcionales
ONGs
Asociaciones
trabajando en la zona
Proyectos
Programas
ASESORAS
Generar un espacio para que el sector empresarial local entre en contacto con otros
empresarios y viceversa, con el fin de hacer negocios.
Mejorar los niveles de competitividad de las empresas y abrir nuevos nichos de
mercado.
Estimular el espritu emprendedor para formar y consolidar empresarios
comprometidos con la generacin de empleo y recursos que lleven al desarrollo de la
regin.
Promover una cultura emprendedora e integrada con otras iniciativas para incentivar la
investigacin y promocin de nuevos conceptos.
La feria debe convertirse en un verdadero foro de exposicin de productos y servicios, de
anlisis y discusin de la accin empresarial y su papel en la economa, debe generar
factores y elementos que fortalezcan al expositor para convertirse en agentes de cambio,
dentro de su entorno.
Las ferias a nivel local, son un mecanismo que se utiliza para toda actividad que genera
una transaccin comercial, como resultado de la exposicin de los productos o servicios,
Asistencia
financiera
FERIA DE
DESARROLLO
ECONOMICO LOCAL
FERIA DE
DESARROLLO
EMPRESARIAL
Asistencia
tcnica
INTERCAMBIO
REALIZAR NEGOCIOS
COMERCIAL
- Asesoras o asistencia tcnica
El propsito de este tipo de instrumento es mejorar la competitividad y productividad en el
nivel local del sector empresarial productor de bienes y servicios, mediante la aplicacin
de tcnicas de gestin empresarial, el apoyo se obtiene de instituciones gubernamentales,
no gubernamentales y proyectos de la cooperacin internacional.
Se realiza a travs de la asesora y la capacitacin para fomentar la economa y el empleo,
est orientada a mejorar las capacidades empresariales a nivel local. Hay instancias
gubernamentales, programas y proyectos de cooperacin internacional que apoyan estos
procesos. El apoyo requerido es en el proceso de la organizacin, se requiere de
informacin de eventos similares, capacitacin en temas especializados, comercializacin
y promocin de negocios, entre otros.
Qu hacer para
llevarlas a cabo?
Planificacin
Misin
Visin
Como hacerlo?
Preparacin
Ejecucin
Evaluacin
Seguimiento
Sistematizacin
Si bien el proceso es secuencial, debe ser flexible de manera que se
adapte a las necesidades de cada municipio.
Pasos
del
Proceso
Paso
Evaluacin
Paso
Preparacin
Planificacin
Organizacin
Promocin y Planificacin
Evaluacin de Resultados
Seguimiento
Sistematizacin
Paso
Ejecucin
8 das antes
1 da previo
El da del Evento
Paso
Preparacin
Planificacin
Organizacin
Promocin y Planificacin
Paso
Evaluacin
Evaluacin de Resultados
Seguimiento
Sistematizacin
Paso
Ejecucin
8 das antes
1 da previo
El da del Evento
Paso
Planificacin.
Organizacin.
Promocin y Publicidad.
Trabajo en equipo.
El elemento humano.
1. PLANIFICACIN
La planificacin cumple dos propsitos fundamentales:
Qu es planificar?
Es construir un futuro deseado, no de adivinarlo.
10
Qu es planificacin entonces?
Es un proceso racional para organizar y optimizar la utilizacin de los recursos, para lograr
objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.
Significa
Que los organizadores evalen de manera anticipada los objetivos y acciones, sustentan
las actividades no en corazonadas, sino basndose en un mtodo o en un plan de
trabajo. Los planes establecen los objetivos y definen los procedimientos adecuados para
alcanzar las metas.
Implica,
adems
Como toda actividad humana, las ferias son eventos que requieren de una planificacin,
para ello en esta actividad es necesario cubrir 5 pasos principales:
11
Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no presente
ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro.
Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados
cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles para
aprovechar las condiciones del entorno.
Medible: los objetivos deben ser medibles en un tiempo determinado, para definir con
precisin su cumplimiento.
Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que ste debe servir a la
institucin o actividad. Los objetivos por reas funcionales deben ser coherentes entre
s, es decir no deben contradecirse.
Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma, que se constituyan en elemento
motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.
12
Las metas son definiciones o conceptos generales que se derivan del propsito o de la
intencin del proyecto. Los propsitos del proyecto explican las razones por las cuales el
proyecto se est llevando a cabo. Estas estn tpicamente unidas a las necesidades
humanas.
Casi todos los proyectos tienen propsitos mltiples, usualmente se expresan ms
especficamente en las metas del mismo. Una meta describe un resultado final de la
actividad realizada, es cumplir o alcanzar los propsitos planteados.
Ejemplos:
Otros insumos
Analizar experiencias anteriores, para contar con indicadores e insumos de referencia
que permita evaluar la metodologa de trabajo a utilizar, resultados y lecciones
aprendidas.
Definir el alcance de la feria, puede ser local, regional, o nacional. Esta focalizacin
permitir medir la magnitud del evento y los resultados a obtener.
Elaborar una estrategia que involucre apoyos institucionales, locales y empresariales.
Sectores que participan:
v Deben caracterizarse los sectores participantes, ejemplo: en una Feria de Turismo,
los participantes deben ser empresas hoteleras, restaurantes, comedores, ventas
de artesanas, exposicin de productos naturales originarios de la zona.
v Elaborar lista de participantes y clasificarlos de acuerdo al sector.
13
14
Se hace un listado de cules seran las coordinaciones necesarias para realizar las
actividades.
Se establece quienes sern los responsables de cada una de las actividades, se
recomienda colocar el nombre de las instituciones responsables y el personal tcnico a
cargo.
Se determina el tiempo en el que se desarrollarn cada una de las actividades.
Ejemplos:
Las prendas elaboradas en Santa Maria Ostuma, se han diseado con catlogos de
modas especializado, el indicador es el catlogo que nos indica el nivel de desarrollo
logrado en la confeccin en dicho municipio.
Envase para las jaleas con etiquetas adhesivas, el indicador es la etiqueta adhesiva,
indica la utilizacin de nuevas tecnologas para lograr un mayor impacto visual al
comprador.
15
Actividades
Recursos
Coordinacin
Responsables
A. a
a.
Equipos
para coser
Materia
prima
Operarias
a.
Singer, para
prestar
equipos
A
Lidia Santos,
encargada de
logstica
Romeo Lpez,
coordinador del
Comit
operativo
Exponer los
estilos de la
temporada
Elaborar
variedad de
prendas
A. b
Cotizar las
vietas
B
Realizar
ventas
A
Invitar a
empresarios
b. Invitar a
textileros
c
Promocin
al evento
16
b.
Recurso
financiero
Recurso
humano
Recurso
humano
Vehculos
Equipo
Recurso
humano
Vehculos
Equipo
Medios de
promocin
: radio,
afiches
Alcalda para
el local
B
Alcalda
municipal para
vehculos
Cooperativa
CONFIA para
el prstamo
B
Cristina Flores,
de Comisin de
Logstica
Jos Snchez,
de la Comisin
de Finanzas.
Perodo
de
Tiempo
A
1 semana
3 tres
das
Indicadores
A
Cantidad de
prendas
elaboradas
Calidad de
las muestras
a exponer
B
3 das
Diseo de
las vietas
1 semana
El Plan de Accin incorpora los objetivos, las actividades en relacin a los objetivos, los
recursos requeridos, coordinaciones institucionales, responsabilidades y responsables,
con la programacin de tiempo y los indicadores para el seguimiento al cumplimiento de
las acciones a realizar ya programadas y los avances que se van logrando con las
revisiones peridicas.
Definir los recursos a utilizar
Determinar recursos a utilizar en la feria: humanos, materiales y de infraestructura. Se
deben identificar tanto los recursos econmicos, tcnicos y financieros, as como las
fuentes, instituciones, organizaciones, empresas, instancias locales, que puedan
proporcionarlos.
Es necesario enlistar las instituciones de acuerdo al tipo de recursos con que
apoyar la realizacin del evento.
van
Ejemplo:
Control de recursos materiales
Institucin
Equipo /mobiliario
Descripcin/caractersticas
Cantidad
Ministerio de
Economa
Computadoras
Alcaldas
Canopies
Ejemplo:
Presupuesto
Rubro
Cantidad
Fuente de financiamiento
Publicidad
FEDISAL
Transporte
3 vehculos
Alcalda de Zacatecoluca
Alimentacin
50 almuerzos y refrigerios
Instituto Nacional
17
Ejemplo:
Control de Asistencia
N
18
Nombre
Empresa
Actividad
econmica
Marta Lpez
El
Uniforme
Costurera
Jos Rivas
El Mueble
Carpintero
Maria
Snchez
El
Amanecer
Cocinera
Direccin
Barrio el
Centro,
Zacatecoluca
Telfonos
Inters del
evento
2334-1537
Financiamiento a
las
microempresas.
San Luis la
Herradura
2336-9800
Tecoluca
2337-1256
En busca de
mercado para
sus productos.
Asistencia
tcnica para
mejorar su
servicio.
1.
2.
3.
4.
5.
Definir objetivos
Definir metas
Determinar la estrategia
Elaborar el Plan de Trabajo o de Accin
Monitoreo del Plan de Trabajo.
2. ORGANIZACIN
El objetivo es lograr organizar y coordinar los esfuerzos y apoyos institucionales con las
instancias locales. Son dos actividades las que se realizan:
1.
2.
En esta etapa se organizan los recursos que se han programado utilizar en la feria, inicia
organizando el recurso humano para conformar el Comit Operativo o Coordinacin del
Evento. Se conforma una estructura organizativa, que debe asumir la responsabilidad de
ejecutar la actividad, es una estructura de carcter tcnico y administrativo que tiene la
responsabilidad de implementar las actividades relacionadas con los componentes y
eventos paralelos.
Las municipalidades y las instancias gubernamentales, son piezas claves en el proceso,
deben integrarse al Comit Organizador, incorporarse con sus recursos e iniciativas
tcnicas para fortalecer y potenciar el evento. Lo ptimo es que todas las instituciones y
19
Qu es un Comit Operativo?
Esta actividad consiste en definir la unidad de ejecucin, es la estructura operativa
interinstitucional conformada por diferentes comisiones, que van a desarrollar funciones y
roles especficos en el proceso, para el xito de la feria. La inclusin de las entidades en el
Comit Operativo se realiza mediante un acuerdo interinstitucional donde se definen sus
roles, aportes y funciones.
Cada entidad nombra un representante para que tome parte activa en los esfuerzos y
acciones que emprende el Comit, tanto con personal tcnico y de apoyo logstico,
como con aportaciones financieras, posteriormente se integran las comisiones, se
conforman por afinidad del quehacer institucional o por afinidad del personal tcnico.
El Comit Operativo debe estar conformado por las comisiones siguientes:
20
Coordinacin general
Le corresponde asumir este rol a la institucin rectora del rea correspondiente al tema de
la feria, debe mantener el liderazgo para la exigencia del cumplimiento de la planificacin,
en tiempos y responsabilidades programados.
Le corresponde coordinar, supervisar y monitorear el cumplimiento del Plan de Trabajo,
recibir y revisar informes parciales de cada comisin para elaborar un Informe consolidado
de resultados, no lleva implcitas funciones operativas.
Ejemplo:
Para realizar la Feria de Empleo, la coordinacin recae en la Oficina Regional Paracentral
con sede en Zacatecoluca, departamento de La Paz, Ministerio de Trabajo y Previsin
Social (MINTRAB).
Administracin e inversin
A esta comisin le corresponde realizar todas las gestiones financieras necesarias con las
instituciones colaboradoras y cumplir con los requisitos establecidos para lograr apoyo
financiero. Es importante, identificar los trmites, requisitos y plazos que se requieren para
obtener dicho financiamiento.
Uno de los requisitos bsicos es la presentacin de una solicitud que acompaa a los
formularios que estas entidades poseen, anexndoles los documentos que generalmente
solicitan. Con los fondos autorizados para la feria, se debe dar a conocer al Comit el
procedimiento para realizar las compras, la facturacin para liquidar los fondos, planificar el
presupuesto, no sobrepasar los montos asignados para cada rubro y todo lo relacionado con
el manejo de los fondos.
Entre las gestiones que se deben realizar para:
v Obtener los recursos humanos, mobiliario, equipo y financiero con las instituciones
colaboradoras del evento, no necesariamente pertenecientes a las Mesas de
Trabajo.
v Definir las necesidades del evento y solicitarlos.
v Gestionar las instalaciones para la feria, que cumpla con los requisitos establecidos
en la planificacin del evento.
v Elaborar reglamentos para los expositores, dirigido a la atencin y cuidado de las
instalaciones.
v Elaborar notas de invitacin a las autoridades correspondientes para la inauguracin
del evento y/o para la participacin como expositores, asesoras o en jornadas
tcnicas.
v Tomar en cuenta gastos y situaciones imprevistas.
v Realizar presupuestos de las instalaciones y gastos a realizar, en coordinacin con la
comisin de apoyo logstico para el montaje de stands o puestos de exposicin y la
distribucin de los mismos.
v Programar y preparar los eventos de inauguracin y de clausura.
v Elaboracin de identificaciones, los miembros del comit, colaboradores, personal de
las empresas participantes debern, sin excepcin, portar visiblemente su gafete de
identificacin de la feria o de su empresa.
Apoyo logstico
Coordinacin y manejo de los recursos obtenidos por las gestiones de la Comisin de
administracin e inversin. Entre las funciones ms importantes estn:
v Distribuir los espacios, disear y elaborar los stands, de acuerdo a medidas
estipuladas.
v Trasladar e instalar todo el equipo que se utilizara en la feria un da antes.
v Apoyar a los participantes y visitantes.
v Encargados del orden y aseo de las instalaciones.
v Personal para edecanes o guas y para levantamiento de la informacin de
asistencia, una alternativa es lograr la colaboracin de colegios o institutos, el aporte
es con jvenes alumnos/as.
v Las instituciones y empresas participantes deben entregar una lista del equipo y
mobiliario que han ingresado a las instalaciones de la feria; como tambin las
condiciones en que las han llevado.
21
Promocin y publicidad
Es importante:
v Elaborar una estrategia de promocin aprovechando los recursos de las diversas
instancias y organizaciones, establecer un periodo de promocin y posteriormente
realizar un chequeo una semana antes del evento, para conocer si realmente el
evento ha sido promocionado adecuadamente.
v Es la encargada de gestionar recursos y apoyos para publicitar el evento, logrando
obtener patrocinios con empresas, instituciones y proyectos de la zona y de otras
zonas y municipios. Con el objetivo de que la publicidad llegue a todos los
interesados.
Ejemplo:
FUSAI, ubicado en el Valle de San Andrs, rea geogrfica donde existe un tejido
empresarial muy fuerte, para colaborar de manera estratgica en el evento con
asistencia tcnica y recursos de equipo y financieros, puede patrocinar actividades y
material especfico, como elaborar afiches para enviarlos a todos los municipios de la
regin.
v Aunar esfuerzos y recursos para generar eventos de mayor calidad e impacto en la
poblacin, los miembros del sector empresarial tienen la posibilidad de fortalecer
sus capacidades.
v Las ferias deben abrir espacios de participacin a otras instituciones, que dentro de
su quehacer institucional tenga relacin con la generacin de empleo y la actividad
econmica. Podran desarrollar actividades con las instituciones colaboradoras y el
sector empresarial de la zona previo al evento, como desayunos empresariales,
donde se realice una presentacin del concepto de la feria, sus objetivos y metas;
buscando mayor identificacin y cooperacin, no solo contactarlos cuando hay una
actividad especial.
Este tipo de actividad permitir ubicar a las personas de contacto, para establecer una
relacin permanente, durante el proceso de organizacin de la feria y para otras
actividades.
22
Asistencia Tcnica
Encargada de los:
v Eventos de capacitacin
v Consiste en una programacin de los diversos eventos y temas de capacitacin
que se desarrollarn, para fortalecer el conocimiento de los expositores y
participantes.
v Realizar las gestiones para que expertos en los temas seleccionados impartan
las conferencias o charlas tcnicas.
v Utilizacin de herramientas tcnicas, como la Rueda de Negocios.
v Establecer los Centros de Informacin a los visitantes y expositores, es
necesario coordinar con las instituciones: Ministerio de Trabajo, Ministerio de
Economa, CONAMYPE, instituciones de financiamiento, con servicios de
asistencia tcnica, gestin de comercializacin y asesora tcnica y para el
financiamiento. Ejemplo: CONAMYPE, apoya a las empresas con el FAT (Fondo
de Asistencia Tcnica), lo cual les va a permitir disear e implementar sus
propios planes de calidad.
Seguimiento, evaluacin y sistematizacin
Esta Comisin realizar sus labores hasta que el proceso para realizar el evento ha
finalizado, sus funciones son post- feria, est conformada por los representantes
de cada comisin para que se logre retroalimentar con insumos para la evaluacin.
Funciones:
v Evaluacin de los expositores del evento.
v Elaborar una estrategia de seguimiento y evaluacin unificada.
v Recopilar informes individuales de cada comisin despus del evento para
elaborar un informe general y presentarlo a las instituciones.
v Evaluar el evento con lecciones aprendidas.
v Seguimiento a los contactos realizados en el evento. Asegurarse que los expositores
estn dando el seguimiento a sus contactos.
v Levantar Ayudas memorias para el seguimiento de los logros y resultados.
v Compilar la informacin de todo el proceso para sistematizar cada una las
etapas.
De acuerdo a la magnitud y proyeccin de la feria se establecen tres tipos de Comits
Operativos:
1. Comit Operativo Institucional, formado por personal de una institucin.
2. Comit Operativo Interinstitucional, cada comisin esta integrada por representantes
de las instituciones, organizaciones, programas, proyectos e instancias locales,como
en el caso de la Microregin Los Nonualcos, que las ferias se conforman de manera
participativa.
3. Comit Operativo Internacional, conformado por instituciones de varios pases;
puede ser regional, por ejemplo a nivel centroamericano.
23
Asesora
institucional
Seguimiento, Evaluacin
y Sistematizacin *
Administracin
e Inversin
Apoyo
Logstico
Promocin
y
Publicidad
Asistencia
Tcnica
*Esta comisin est conformado por los encargados del resto de comisiones
24
Ejemplo:
Que el Coordinador General del Comit, el da del evento se dedique a instalar los
canopies y no a verificar que el evento inicie a la hora programada y que supervise
que todo est listo para arrancar con el acto de inauguracin a la hora estipulada, chequear
que todas las comisiones han cumplido con sus funciones.
No permitir
Cometer errores de priorizar lo secundario y dejar de lado lo importante
Ejemplo:
Resultados
10 empresarios
han confirmado su
participacin como
expositores
Actividades
-Seleccin de
participantes.
- Elaborar notas
de invitacin.
-Entregar
personalmente y
motivar para la
participacin.
Responsables
Tiempo
-Comit
administrativo y
de Inversin.
8 das
-Promotores.
Recursos
Vehculo
Viticos
Brochures
Hojas de
inscripcin
25
1.
2.
Comit Operativo en marcha, definidos los comits y sus funciones, ya estn listas las
condiciones para iniciar las actividades.
Recomendacin
Es muy importante en el proceso:
La comunicacin efectiva a nivel interno (en el Comit).
Los procedimientos deben estar claros.
Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no
duplicar esfuerzos ni crear confusiones.
Establecer fechas mximas de ejecucin.
3. PROMOCION Y PUBLICIDAD
Un punto muy importante es disear el perfil de la oferta y demanda
empresarial participante, en torno a sus insumos, productos y servicios.
En este punto se desarrollan actividades dirigidas a la poblacin meta: la oferta y
demanda de productos y servicios. Se debe elaborar material publicitario para despertar
el inters en las empresas, organizaciones, instituciones y publico en general por
participar o asistir a la feria.
Pasos:
26
Concepto
Estrategia
Directorio de Invitados
Qu es un Concepto?
Es construir una imagen, el perfil de la feria que se presentar a los participantes y al
pblico en general. Se define una idea o un concepto, se debe determinar la forma en
que se presentar la feria, hay que considerar dos aspectos:
El nombre y objetivo
Se debe definir un nombre y un propsito atractivos, claros, de fcil comprensin y cortos
en palabras. El objetivo debe indicar en forma breve de qu se trata, haciendo nfasis en
los elementos de mayor importancia como sus beneficios.
El logotipo que representar a la feria
Con el objetivo de facilitar su promocin y generar entre el pblico participante motivacin
y compromiso institucional, se debe crear una figura o imagen que permita identificar y
diferenciar la feria de otros eventos y actividades, es importante crear un logo para la
feria, adems de incorporar en la publicidad el de las instituciones que estn a cargo
del evento.
Tambin se considera importante para incluir en el material promocional, un lema o
slogan de impacto, que identifique la actividad, este es diferente al nombre de la feria.
Productos de promocin y publicidad
Para fortalecer y ampliar el proceso de promocin, se deben disear y distribuir
una serie de productos de promocin y publicidad, como: elaborar listas de empresarios
y enviarles correos electrnicos promoviendo el evento, (medios baratos
de promocin) hojas sueltas, afiches, vallas, cuas de radio, perifoneos, entre otros.
El tipo, la variedad, la duracin y la cantidad de los productos de promocin y publicidad,
estn sujetas a los objetivos, la estrategia, el presupuesto asignado y la magnitud del
evento.
27
28
Es importante estructurar
una estrategia de
promocin y publicidad y
ejecutarla en todo el
proceso
Cumplimiento de
objetivos
Ejemplo:
Cronograma de Promocin y Publicidad
Producto
promocional
Afiches
Hojas volantes
Cuas de radio
Medio de
comunicacin
Tipo de espacio y
cantidad
Fecha
Horario
Centros
Comerciales
Instituciones
40
15. agosto.05
No Aplica
30
18.agosto.05
No Aplica
Empresas
40
20.agosto.05
No Aplica
Alcaldas
municipales
25
22.agosto.05
No Aplica
Todos los das
en las fechas
establecidas
Alcaldas
municipales
(enumerar cuales)
2000
17 al 23 de
agosto.05
ONGs
1000
25 al 30 de
agosto.05
Radio Sonora
Lunes a viernes, en
agosto 2005.
Una en la
maana, otra
por la tarde y
otra por la
noche
3. 3 Directorio de invitados
La primera actividad es recopilar la informacin de las empresas, instituciones y otras
entidades que se consideren importantes para participar, se elabora un directorio con
la informacin bsica, conteniendo nombre de la empresa, actividad econmica, contacto,
direccin y telfonos. Este directorio debe dividirse en:
v Expositores de productos y servicios.
v Expositores de temas tcnicos.
v Centros de atencin y asesoras: Ministerio de Trabajo, Ministerio de Economa,
CONAMYPE, AMPES, Pro Crdito, entre otros.
v Visitantes.
v Colaboradores.
v Representantes gubernamentales.
Se elabora el listado utilizando como base el estudio sobre los sectores empresariales del
municipio o regin donde se va a llevar a cabo la feria, debe ponerse un nmero meta de
participantes, es muy importante tomar en cuenta y escoger las instalaciones donde se
realizar la feria y los eventos paralelos.
Ejemplo:
No.
Directorio de Invitados
Empresa
Actividad
El Pedregal
Confeccin
de ropa
La Casa
Rosada
Artesanas
La casa de
las
Artesanas
Nahanch
Artesanas
3
4
Artesanas
Direccin
Barrio Las
Flores, calle
San Juan , No.
38,
Zacatecoluca
Barrio El
Centro, calle
Olomega, No.
72, San Pedro
Nonualco
Persona
contacto
Telfonos/email
2234-7892
pedregal@yahoo.com
Lic. Pedro
Ortiz
2278-1920
rosarte@hotmail.com
Sra. Mary
Orantes
29
30
Son 6 actividades:
1.
2.
3.
4.
Directorio de participantes
5.
Monitoreo de la promocin
6.
Paso
Paso
Evaluacin
Evaluacin de Resultados
Seguimiento
Sistematizacin
Preparacin
Planificacin
Organizacin
Promocin y Planificacin
Paso
Ejecucin
8 das antes
1 da previo
El da del Evento
31
Paso
32
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Facturas
Papel Carbn
Lapiceros (2)
Lpiz (1)
Clips (una cajita)
Grapas (10 hileras)
Listas de precios
Catlogo de productos.
Cuaderno de 50 pginas o libreta (1)
Tarjetas de presentacin
Discos compactos promocionales
Brochures y material publicitario
Funciones:
v
v
v
v
v
v
v
33
Ejemplo:
Completo
Fecha puesta
el (fecha)
SI
ACTIVIDADES
NO
34
Es muy importante trabajar con las fechas programadas, para que en el evento no se
presenten contratiempos con el recurso humano, equipo y material de todo tipo.
Completo
Fecha puesta
SI
NO
35
36
v
v
v
v
v
3. DA DEL EVENTO
Se da inicio la realizacin de la feria, en las instalaciones el da anterior se ha dejado
todo listo para iniciar las actividades a la hora programada este da, se convoca una
hora antes de la inauguracin al personal asignado para las tareas logsticas y de
atencin a los visitantes y personalidades invitados para la inauguracin.
3. 1 Atencin a los participantes y visitantes
En este apartado se realizan las acciones necesarias para lograr que los participantes
y visitantes se encuentren en condiciones de aprovechar al mximo las ventajas de la
Feria y los eventos tcnicos.
Con el listado de los participantes se forman grupos de acuerdo a las:
v reas de trabajo, ejemplo: tema especializado de pesca, revitalizacin de las
artesanas.
v A las necesidades de capacitacin que se han identificado o al inters
mostrado por los empresarios.
Es importante incluir en los temas a desarrollar:
v Tcnicas de negociacin.
v Conocimiento y manejo bsico del mercado.
v Gestin de comercializacin de los productos, entre otros.
v Tratados de Libre Comercio.
Con los visitantes es importante que se hayan previsto todos los detalles, para no
causar incomodidades y mayores problemas.
En trminos de beneficio para la oferta, la feria representa una oportunidad de
comunicarse de exponer e informar acerca de sus servicios, as como tambin
conocer las necesidades de la MIPyME y conocer el apoyo que puedan tener otros
sectores. Los participantes ganan ms calificacin despus de la feria, debido a los
eventos paralelos que se realizan, de esta manera son sensibilizados y capacitados
para mejorar la calidad y potenciar su capacidad para dar respuesta a la demanda.
37
Es importante :
v Que las exposiciones, la preparacin del material didctico y las metodologas
a utilizar, estn de acuerdo al nivel de formacin de los participantes.
v Acompaamiento tcnico y logstico, personal de estas Comisiones deben
acompaar a los participantes a lo largo de todo el proceso, orientando y
apoyando en los aspectos que demanden.
v Elaborar folletos de la feria, incorporando la informacin general de los
participantes, de los organizadores y de instituciones o empresas que
consideren puedan apoyar al sector y de acuerdo al inters puedan establecer
contactos, como tambin informacin de los temas a desarrollar en los eventos
tcnicos.
v Desarrollo de la programacin especial, incluye los actos de inauguracin y
clausura de las ferias y sus eventos.
v Actividades complementarias, pueden ser sociales y culturales, se realizan en
el espacio del almuerzo, por ejemplo.
38
Recomendacin
Se debe levantar un registro de datos bsicos de los visitantes, es
una herramienta muy til para los resultados.
Ejemplo
4.
5.
6.
7.
Ubicacin de la feria
Organizacin de la feria
Espacio de exhibicin
Condiciones generales del local
Contactos realizados
Publicidad
____
____
____
____
____
____
39
40
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Paso
Evaluacin
Evaluacin de Resultados
Seguimiento
Sistematizacin
Paso
Preparacin
Planificacin
Organizacin
Promocin y Planificacin
Paso
Ejecucin
8 das antes
1 da previo
El da del Evento
2
41
Paso
Actividades:
1. La Evaluacin de Resultados
2. Seguimiento
3. Sistematizacin
1. LA EVALUACIN DE RESULTADOS
Da inicio con el anlisis de la informacin colectada y se realiza un balance de
resultados de la feria, actividad que se realiza posterior al evento, da inicio con el
Informe Parcial que cada Comisin debe elaborar de sus actividades, la Coordinacin
General debe recopilar esos informes para analizar la informacin generada de los
informes y planificar la Evaluacin de Resultados, se programa una reunin con los
representantes de cada Comisin.
42
Se realiza una reunin de las comisiones para elaborar un Informe Parcial que
incorpore los logros y resultados para evaluarlos de acuerdo a los indicadores
establecidos en la planificacin, esta fecha no debe pasar de 8 das calendario
despus e realizada la Feria..
Reunin del Comit Operativo, se debe realizar 15 das calendario posterior al
evento, para realizar el anlisis de la informacin generada de los informes
parciales. Se revisa la informacin generada de todo el proceso de la feria, es la
base para realizar un balance analtico, comparando los resultados obtenidos en
cada uno de los objetivos y metas planificadas.
Resultados
o metas
EVALUACIN = Control de:
Objetivos
Qu se tena
previsto?
Tiempo
previsto para
realizar la feria
3 meses
Qu se
realiz?
Se realiz
en 4 meses
Somos un
equipo?
Incentivar la
participacin de
los sectores.
La integracin
de las
municipalidades
en el proceso.
Dificultades
Logros
Fortaleci
miento
tcnico
Qu se puede
mejorar?
Aumentar la
participacin de
empresas
(ofertas y
presencias)
Perfiles
solicitados bajos
(empresas
bajaron los
perfiles con
referencia a la
feria anterior, se
flexibiliz)
Impactos
1. 3 Evaluacin de resultados
Qu es evaluacin de resultados?
La evaluacin de resultados es una actividad que se realiza al finalizar una actividad,
permite analizar el cumplimiento de las metas planificadas en relacin a los objetivos
especficos del proyecto en trminos de su efectividad, evaluar el grado de xito en la
consecucin de los objetivos, generando conclusiones que sirvan tanto para la retro
alimentacin de la gestin del evento, como para la identificacin, planificacin y
gestin de eventos futuros o replicas del mismo, el balance final es un insumo para la
evaluacin.
La actividad de evaluacin de resultados se utiliza para identificar y medir las
dificultades enfrentadas, los resultados, el impacto y las lecciones aprendidas durante
el desarrollo de la Feria. La evaluacin pretende recoger los resultados de una
experiencia, cuando el evento ha finalizado o hacer una constatacin del avance del
mismo. Se analizan los logros, las dificultades, ejecucin de la planificacin, el trabajo
en equipo y la organizacin del mismo.
Un proceso de evaluacin tradicional, suele consistir bsicamente en la valoracin del
balance entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos, de tal forma que se
compruebe el grado de satisfaccin de las expectativas creadas, bajo unos criterios
determinados de valoracin.
Ejemplo de Interrogantes, que deben responderse con la evaluacin.
Se cumplieron los objetivos especficos previstos en la planificacin del evento?
En que medida se cumplieron los objetivos especficos del evento?
El cumplimiento de los objetivos especficos del evento, se realizaron considerando
el tiempo y los costos previstos?
43
Es muy importante
Conocer como se cumplieron las metas del proyecto, en este punto se deben analizar
por su efectividad, eficacia y eficiencia.
v Efectividad, es la relacin entre las metas alcanzadas y las metas planificadas.
v Eficacia, es la relacin entre las metas alcanzadas y el tiempo previsto, respecto a
las metas previstas y el tiempo real.
v Eficiencia, mide los resultados alcanzados en relacin con los costos y tiempos
planificados.
La evaluacin de resultados implica dos actividades:
v
v
El anlisis de la informacin.
Informe Final de los resultados.
El resultado de estas actividades son los insumos para generar el Informe Final.
Es importante contar con los insumos para
el informe, que incluya el concepto y los
objetivos de la feria, as como la
informacin administrativa y logstica.
Facilita la transferencia de informacin
coherente y uniforme, necesaria para la
evaluacin, el seguimiento y la
sistematizacin.
44
1. 4 Informe de resultados
Este informe debe ser entregado, con una nota de agradecimiento junto al balance
financiero y los anexos correspondientes, a cada una de las instituciones
y empresas colaboradoras y patrocinadoras del evento. Debe prepararse un
resumen ejecutivo que debe ser entregado a los participantes y colaboradores para
que conozcan los resultados.
Importante
Ejemplo:
Informe Final
Aspectos
Antecedentes
Cmo se ejecut el
proyecto?
Resultados
Informe Financiero
Contenidos
Objetivos del Proyecto
Duracin original del proyecto
Las actividades que se desarrollaron para la consecucin de las metas
La metodologa de trabajo
Las dificultades y soluciones
Los logros ms relevantes
Se debe adjuntar un estado financiero total del proyecto, tanto de los
recursos aportados por las instancias involucradas como los aportados por
entes externos
Resultados
previstos
Plan de
evaluacin
COMPARACIN
Medidas
correctivas
o reajuste
Resultados
alcanzados
El informe financiero es importante que se incluya en el Informe Final, han sido los
recursos de las instituciones y/o organizaciones orientados a la ejecucin del proyecto.
45
. 2. SEGUIMIENTO
Posterior al proceso de preparacin y ejecucin, se realizan acciones de seguimiento
a los acuerdos, contactos, convenios y alianzas establecidas durante la misma; as
como tambin de los indicadores planificados. Todo ello para contribuir a garantizar el
impacto y la sostenibilidad de esta herramienta.
2. 1 Compromisos adquiridos
En esta etapa se disean y aplican diferentes instrumentos, al tiempo que se realizan
contactos directos con los participantes, a fin de establecer el grado de avance en los
logros durante la Feria.
Para realizar el seguimiento debe:
46
2. 3 Informe de logros
El informe de seguimiento debe distribuirse entre las organizaciones o instituciones que
proporcionaron el apoyo tcnico y financiero para la realizacin de la feria. Un resumen
ejecutivo con estos resultados debe ser enviado a los empresarios participantes, se
pretende que todos los involucrados compartan la informacin, es muy importante que
se den a conocer los logros y resultados de los compromisos post-evento.
De esta manera se puede seguir contando con el apoyo tcnico o financiero de las
instancias involucradas.
1.
2.
3.
3. SISTEMATIZACIN
Qu es sistematizar entonces?
Es un proceso permanente y acumulativo de construccin de conocimientos a partir de
la experiencia de accin/intervencin en una realidad especfica, se realiza
despus de concluido el proceso de la feria, este es otro proceso que debe ser
realizado por agentes externos a los que participaron en la realizacin de la feria. Es un
primer nivel de teorizacin sobre la prctica. Por un lado pretende mejorar la prctica y
por el otro enriquecer las teoras existentes de procesos.
47
3. 1 Lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas son el resultado de la implementacin del proceso para la
realizacin de la feria, permite penetrar en las actividades y procedimientos realizados,
permite conocer si el Plan General de Trabajo fue desarrollado y si los Planes de las
Comisiones realmente fueron aplicados, por que los resultados obtenidos. Evaluar y
sistematizar son dos actividades indispensables y complementarias en el proceso de
realizacin de la feria. La sistematizacin sin duda, de alguna manera tambin evala.
Pero se trata de un proceso a mediano plazo, menos ligado a la organizacin del
trabajo relacionado fundamentalmente con la interpretacin del proceso vivido, los
resultados alcanzados, las causas, las metodologas puestas en prctica y la
comprensin de lo sucedido.
Etapas importantes:
Reconstruccin del proceso desarrollado, implica ordenar la informacin de manera
que permita visualizar la trayectoria recorrida, conocer que es lo que ha ocurrido y
los posibles resultados.
Reconstruir la metodologa, se debe conocer de que manera se ha contribuido al
desarrollo del proceso; esa metodologa hay que reconstruirla y caracterizarla.
Anlisis de la informacin recopilada y ordenada sobre el proceso y la metodologa.
Conocer los resultados, pero con una visin anlitica, es realizada por personal
externo al Comit Ejecutor.
3.
3. 2
2 Levantar
Levantar el
el proceso
proceso de
de la
la experiencia
experiencia
48
Ejemplo:
La Mesa de Turismo de la Microregin Los Nonualcos, realizar una Feria de Desarrollo
Empresarial en Zacatecoluca, se ha programado para el sbado 23 de julio de 2007. El
inicio de las actividades, la planificacin, debe realizarse el 20 de mayo de 2007 para
que el evento tenga xito y se cumplan los objetivos planteados, contando 3 meses
para el proceso y 1 mes para sistematizar la experiencia.
Ejemplo:
Cronograma de Actividades
Meses
N
1
Etapa
Planificacin
Actividades
Detallarlas
Organizacin
Detallarlas
Promocin y
publicidad
Detallarlas
XXXXX
Ejecucin
Detallarlas
Primero
X
Segundo
Tercer
Cuarto
XXXXXX
Evaluacin
Detallarlas
Seguimiento *
Detallarlas
Sistematizacin* Detallarlas
FERIA
XX
49
X
XXXXX
XXXXX
* El seguimiento se realiza durante un mes posterior a la feria (el perodo de seguimiento depende
de la magnitud del evento realizado) y se elabora un informe con los resultados, despus se
sistematiza todo el proceso para la realizacin del evento.
3. 3 Documento final
Como resultado de la sistematizacin, se obtiene como resultado la elaboracin de un
documento que refleja el procedimiento paso a paso de la ejecucin de la feria, las
lecciones aprendidas, estas son un apartado muy importante, tiene su base en los
logros y dificultades encontradas en el camino para llegar a culminar la ejecucin
planificada, desde la percepcin de los participantes empresarios, los visitantes, del
Comit Operativo y de los actores que se involucraron en la actividad.
La elaboracin del documento requiere de mucha investigacin en diferentes niveles:
Comit Operativo.
Empresarios asistentes y expositores.
Personal involucrado en la ejecucin.
Poblacin objetivo.
Instituciones colaboradoras.
Actores locales.
Actores nacionales.
Revisin de todo el material generado: planificacin y planes operativos.
50
1.
2.
3.
4.
BIBLIOGRAFA
Entrevistas:
Sra. Mara Elena de Alfaro, Presidenta de la Cmara de Comercio e Industria
de El Salvador
51