Carta Fedecop

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL
FEDERACIN DE CONTADORES
PBLICOS DE COLOMBIA
CARTA FEDECOP No. 7
NOVIEMBRE 2.001
AUDITORA OPERACIONAL
C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN
AUDITORA OPERACIONAL 1
HCTOR JAIME CORREA PINZN
Contador Pblico de la Universidad de Manizales. Especialista en Revisora Fiscal y

Auditora Externa de la Universidad Autnoma de Bucaramanga, Magster en
Administracin de la Universidad Eafit de Medelln, Catedrtico Universitario,
Conferencista, Ponente a Nivel Nacional e Internacional en Representacin de Colombia,
Miembro del Consejo Permanente para la Evaluacin de las Normas de Contabilidad en
Colombia, Miembro de la Asociacin Interamericana de Contabilidad, Miembro del
Instituto Colombiano de derecho Tributario, Miembro del Instituto Nacional de
Contadores Pblicos de Colombia, Presidente de la Federacin de Contadores
Pblicos de Colombia - FEDECOP Vicepresidente de la Confederacin de
Asociaciones de Contadores Pblicos de Colombia - CONFECOP, Gerente - Socio de
Auditoras Integrales & Consultoras Empresariales Ai Ce Ltda
E-mail: hjaime@emtelsa.multi.net.co
ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Concepto de la Auditora operacional:
Debe entenderse como el servicio que presta el contador pblico cuando examina ciertos
aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la
eficiencia operativa de la entidad. La Auditora Operacional persigue detectar problemas
y proporcionar bases para solucionarlos.
Objetivo de la Auditora Operacional
Evaluar el contenido y la presentacin de los informes que se entregan a los
diferentes usuarios de la organizacin.
Proponer planes de accin para mejorar la calidad de la informacin que se obtiene
a todos los niveles de la organizacin.
Recomendar la obtencin de reporte adicionales para cubrir las carencias de
informacin importante para la administracin de la empresa.
Se cumple al presentar recomendaciones que incrementen la eficiencia.
Existen tres niveles en que el contador puede participar: en apoyo a las entidades
Primero: Diagnostico de obstculos.
Segundo: En la participacin para la creacin diseo de sistemas, etc.
Tercero: En la de los cambios e innovaciones.
En la prctica de la Auditora Operacional:
El auditor operacional debe: Investigar, analizar y evaluar hechos, es decir diagnostica
obstculos de infraestructura administrativa.
Caractersticas
Es extensa
Es coordinada
Tiene subsistemas de informacin
Esta racionalmente integrada
Alcance
Algunos contadores afirman que la auditora operacional no solo debe presentar
recomendaciones, que solo debe relacionar hechos.
La comisin de Auditora Operacional del INCP, ha mantenido siempre un criterio Deben
presentarse sugerencias para mejor la eficiencia
La Auditora Operacional debe tener una revisin integral, abarcando los siguientes
pasos:
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control.
Aplicacin de la Auditora Operacional
Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cundo debe practicarse la
auditora operacional, si se pueden mencionar aquellas que pueden habitualmente los
administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado:
Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido

Cuando tienen indicadores de eficiencia pero que desconocen sus razones
Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano
crecimiento de las entidades
La Auditora interna y la Auditora Operacional

Debe entenderse que el auditor interno siempre deber estar en amplitud de realizar
evaluaciones del proceso generador de informacin financiera, particularmente cuando
en esta rea se detecten fallas de consideracin.
La Auditora externa y la Auditora Operacional
El nfasis del Auditor Externo al revisar el control interno, es juzgar la efectividad de ste
en materia de su contribucin a la confiabilidad de la informacin financiera
La Consultora Administrativa y la Auditora Operacional
La consultora Administrativa se ha desarrollado como una especialidad de los servicios
tradicionales del contador pblico.
La fase de diagnstico que realiza el consultor, por su propsito Detectar obstculos de

la eficacia y la eficiencia y su metodologa, coincide con el examen de la Auditora
Operacional.
La Auditora Operacional y los otros trabajos profesionales
Las diferencias existentes con otras denominaciones con que se conoce la auditora
operacional son exclusivamente el grado y la forma.
stos tienen un objetivo idntico, se recomienda se respeten las normas de trabajo y
calidad de la participacin del contador pblico para la auditora operacional, es decir, las
directrices de actuacin relativas a independencia mental, conocimientos, experiencia y
evidencia suficiente.
Se recomienda a los prestadores y usuarios de este servicio profesional, definir
claramente, desde su contratacin, el objetivo, alcance y caractersticas, precisndose el
producto final del mismo.
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Directrices de Actuacin
La Auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser
desarrollada por un profesional independiente.
El contador pblico, antes de aceptar la designacin como auditor operacional, debe
precisar si tiene los conocimientos y experiencia que requiere el caso particular. Cabe
destacar que por naturaleza de la Auditora Operacional, en ocasiones, trabaja en
coordinacin con otros especialistas de otras disciplinas.
Operaciones
Se define como el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo
particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc.
Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la operacin que revisar dentro del contexto de la
empresa
Lineamientos para familiarizarse con la empresa:
(1) Estudio Ambiental: Los principales aspectos a investigar son:
La importancia que presenta la operacin que se audita.

Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc.
Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que se revisa.
Reglamentacin federal, estatal y municipal para el manejo de la operacin.
(2) Estudio de la gestin Administrativa:
El auditor deber estudiar su instrumentacin prctica a fin de conocer, en

trminos generales, sus caractersticas y posibles deficiencias.
(3) Visita a las instalaciones:

Tiene por objeto observar directamente cmo se efectan las operaciones e
identificar sntomas de problemas.
Investigacin y anlisis
El objetivo es analizar y examinar la informacin y documentacin relativa para evaluar la
eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin.
En el caso de que la empresa carezca de informacin respecto de la competencia o de
las estadsticas necesarias para evaluar la operacin el auditor deber efectuar los
estudios e investigaciones necesarios para obtener elementos de juicios suficientes.
Para lograr la efectividad aludida es recomendable la utilizacin de tcnicas que se
explican a continuacin:
(A) Entrevistas:
A travs de ellas se obtiene la informacin de primera mano respecto a la operacin.
Cuando se utiliza esta herramienta deber cuidarse:
Planear las entrevistas para obtener informacin
Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms apropiadas
(B) Evaluacin de la gestin administrativa:
En la planeacin deber estudiarse fundamentalmente el grado de efectividad
logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente: en cuanto
a la organizacin.
(C) Examen de la documentacin:

La finalidad de esta tcnica es coadyuvar a la verificacin objetiva de la informacin
sujeta a anlisis o bien la obtencin de algunos datos especficos.
Operaciones generales
Operaciones especficas
COMERCIALIZACIN
Investigacin de mercado,
Ventas, Publicidad y Distribucin
COMPRAS
Compras
PRODUCCIN
Programacin y control
Administracin de Inventarios
Mantenimiento y Almacenaje
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
Reclutamiento y seleccin
Diagnstico
La infraestructura administrativa se suma a los hallazgos y sealar la interpretacin que
se hace de ellos, reportndose aquellos que sean indicios de notorias fallas de
ineficiencia.
(A) Fase creativa:
En est se precisar si los problemas detectados son congruentes con la realidad de
la empresa
(B) Re- verificacin de hallazgos:
Para separar con mayor precisin de los hechos de las interpretaciones y avanzar
hacia el diagnstico definitivo como sigue
Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias

son importantes.
Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados
Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque existen
tcnicas disponibles para ello
(C) Elaboracin del informe:

Elaborado el borrador al auditor deber proceder a:
Discusin del borrador con los involucrados.

Informe definitivo
Informe
Importancia y concepto:
El informe sobre Auditora Operacional es el producto terminado del trabajo
realizado. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas
detectados en la relacin con la eficiencia operativa de la empresa
Naturaleza:
Debe tener la naturaleza equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los
hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto
y las consecuencias de los problemas detectados.
Estructura:
Debe incluir los tres siguientes elementos:
Alcance y limitaciones de trabajo

Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional
Sugerencias para mejorar la eficiencia
Evaluacin y efecto de los problemas:

El efecto y consecuencias de los problemas a que se hace referencia, pueden
corresponder a una prdida en tanto que las sugerencias que se presentan deben
estar orientadas a un aumento de productividad.
Responsabilidad:
La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los problemas
detectados y sugerir soluciones.
Forma:
Es importante que el resultado de la Auditora Operacional se presente
invariablemente por escrito. Adicionalmente otros medios de comunicacin pueden
resultar convenientes.
Recomendaciones prcticas para elaborar informes:
Definir cual es el propsito del informe

A quien se dirige
Que le interesa a los lectores
Necesidad de analizar y utilizar ndices
Utilizacin de subttulos
Los comentarios deben jerarquizarse
Solo en los casos de excepcin deben describirse procedimientos de examen
Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estticas.
Evaluacin del informe

Deber el auditor discutir con los involucrados el borrador del informe, con el propsito
de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los involucrados coincidan con
su existencia.
AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS

Concepto y alcance en la operacin de compras
Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa. La operacin de compras
comprende:
Proponer objetivos, polticas y metas de compras.

Formular el plan general de compras
Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que
integran la operacin de compras
Establecer y actualizar los registros de precios
Recibir y tramitar solicitudes para adquirir los artculos.
Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo hagan
cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa
Obtener cotizaciones de diversos proveedores
Vigilar que los pedidos se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades
Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago de proveedores
Coordinar sus actividades con reas relacionadas con produccin, ventas,
almacenes, control de calidad y tesorera.
Metodologa
Los procedimientos que se describen
complementarse en cada caso particular
continuacin
debern
adecuarse
Familiarizacin
El auditor deber familiarizarse en lo particular con la operacin de compras.
Vista a las instalaciones
Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de recepcin,
almacenaje, etc.
1. Anlisis financiero y de informacin operativa
Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como

externo
Unidades como en valores
Comparar los datos de compra con las de ejercicios anteriores y de ser posible con
las empresas similares.
2. Entrevistas
Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer cmo se realiza la
operacin en compras Examen de documentacin e investigaciones especficas.
Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos
anlisis de casos significativos.
a compras, estadsticas,
Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis
estadsticos y en las entrevistas
Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin
Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los
mtodos de compra
Convienen investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores
cuando el volumen de las compras permita esta practica
Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas
en uso que regulen la operacin de compras.
3. Resumen y discusin previa de problemas detectados
Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que

puedan mejorar la eficiencia en la operacin de compras.
Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que

permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado
Discutir las recomendaciones con los interesados

4. Elaboracin del informe
A continuacin se presentan algunos aspectos que pueden ser informados en una
auditora Operacional de compras:
Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las

mismas
Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operacin
de compras.
Falta de coordinacin con los departamentos directamente relacionados con la
operacin de compras
Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del personal que
atiende las compras.
Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de artculos que se compren
Ausencia de registros para control de alternativas de abastecimiento de algn

artculo.
Inadecuado control de personal de compras.
AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS

Concepto y alcance de la operacin de ventas
La operacin en ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus
objetivos econmicos.
La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:
Proponer lo objetivos y aplicar las polticas establecidas para la venta.

Coordinar en forma eficiente los elementos, materiales, tcnicos y humanos que
integran la operacin en ventas.
Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados
Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la empresa
Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de venta que
ofrecen
Participar en le establecimiento de las listas de los precios
Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa
Participar en le establecimiento de polticas de crdito y respetar su cumplimiento.
Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un
pedido, hasta que se hace entrega del artculo en cuestin
Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la
efectividad de ambas
Realizar promociones de ventas
Llevar registros de los clientes
Seleccionar y promover lneas y con mejores mrgenes
Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos
Objetivo de la Auditora Operacional de ventas

Tiene como objetivo examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el
conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de ventas
Metodologa
Los procedimientos deben determinarse fundamentalmente por los objetivos y
circunstancias particulares de la empresa y por el criterio del auditor
Familiarizacin
El auditor deber familiarizarse con el entorno econmico, poltico, social y legal de

la empresa
La Familiarizacin puede llevarse a cabo investigando las caractersticas y estratificacin

de los siguientes aspectos:
Los productos que vende la empresa
Las caractersticas de los productos
La poltica para la determinacin de los precios
La poltica de crdito que se tenga establecida
Los clientes importantes que tengan
Estudio de los expedientes de auditora

Visita a las instalaciones
Inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y de los dems
departamentos vinculados.
1. Anlisis financiero y de informacin operativa
Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externo relativo a las
ventas
2. Entrevistas
Elaboracin de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la
operacin de ventas
Entrevistas con los responsables de la ejecucin de ventas y con los de los
departamentos relacionados con ellas
3. Examen de la documentacin
Estudio de los diversos archivos, registros y formas existentes para comprobar su

funcionalidad
Precisar los responsables de la operacin de ventas tienen presentes los objetivos a
lograr
Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas
Seleccin de los productos ms importantes de la empresa y determinar
Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes
previos
Su posicin frente a la competencia
Respecto a los productos que acusen una tendencia descendente en ventas
Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos
La utilidad marginal que aportan por unidad vendida
La forma en que intervienen ventas en la determinacin de los niveles de inventario

Determinacin del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos
Revisin de los costos de los canales de distribucin
Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener una
idea general de la forma como se atienden las ventas
Diagnostico
Resumen y discusin previa de los problemas detectados:
Discusin de las recomendaciones con los interesados
Elaboracin:
Elaboracin de informes al cliente: A continuacin se mencionan algunos aspectos que
pueden ser informados
Falta de definicin, de objetivo para la operacin de ventas

Falta en la estructura orgnica del departamento
Descoordinacin con otros departamentos
Desconocimiento del mercado y la competencia
Ausencia de estudios de mercado de lanzamiento de nuevos productos
Prdida de penetracin en el mercado
Inexistencia de lista de precios
Inadecuado sistema de remuneraciones a vendedores
Carencia de un sistema integral de informacin
Estadstica de las ventas
Determinacin de lneas y artculos improductivos por precios bajos
Presupuestos inexistentes o inadecuados
Incentivos inadecuados en funcin en volumen de compras de los clientes
Sistemas y distribucin inadecuado
AUDITORIA OPERACIONAL DE COBRANZAS

Concepto y alcance de la operacin:
Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperacin del precio de
los productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso del
crdito. A continuacin se mencionan las actividades bsicas que la integral:
Participar la fijacin de objetivos y polticas de cobranzas

Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo
Planear las actividades y los recursos que deben asignarse para alcanzar las metas
establecidas en la operacin
Proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integra la operacin
Definir los procedimientos de cobro, formatos, archivos, control de cobradores, etc.
Controlar la documentacin de las cuentas por cobrar de la empresa
Tramitar el cobro de la documentacin de acuerdo al procedimiento establecido
Llevar a cabo la prosecucin de la cobranza
Registrar los resultados de la accin de cobro en forma coordinada por caja, control
de calidad, etc.
Controlar y registrar las modificaciones en los adeudos de los clientes
Estratificar las cuentas por cobrar de la empresa con relacin a las ventas realizadas
a clientes
Informar oportunamente sobre la cobranza realizada
Informar sobre las cuentas de lenta recuperacin y cobro dudoso
Proponer y en su caso obtener seguros de crdito
Coordinar las actividades de cobranzas con las de crdito, caja y contabilidad
Participar en la seleccin del personal encargado de las cobranzas
Objetivo de la Auditora Operacional de Cobranzas:

Tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que integran esta
operacin la eficiente operacin de cobranzas, puede ser examinada considerando los
siguientes aspectos:
Que al establecer las polticas de cobranza se considere la repercusin en otras

polticas de la empresa
Que al efectuar las cobranzas se promuevan las ventas y se mantenga la buena
voluntad de los clientes
Que el perodo de cobro sea el mnimo
Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crdito
concedido a los clientes
Que las cuentas incobrables sean las mismas
Que la cobranza se realice al menor costo posible
Que exista una adecuada operacin con las operaciones afines
Metodologa:
La metodologa, los instrumentos y las tcnicas de que dispone el auditor son similares,
sin embargo se comentarn los aspectos particulares a esta operacin.
Familiarizacin:
Adems de familiarizarse de carcter general con la empresa, ser necesario conocer la
estructura de la organizacin del departamento de cobranzas y la ubicacin
organizacional de las reas de crdito.
Vista a las instalaciones:
Inspeccionar las instalaciones de los departamentos de crdito y cobranzas, facturacin,
embarques y caja
Anlisis e investigacin
1. Anlisis de la informacin financiera y operativa
Obtencin de la informacin que se considere necesaria
adecuado de la situacin operacin de cobranzas
para formarse un
juicio
2. Entrevistas:
Elaboracin de guas de entrevista y cuestionario que permitan conocer como se realiza
la operacin de la cobranza
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de las
cobranzas
Al
Al
Al
Al
personal
personal
personal
personal
de ventas
de embarques
de contabilidad
de relaciones y servicio a cliente
3. Examen de documentacin e investigaciones especficas:

Deber analizar entres otros:
Formatos
Archivos
Registros
Informes
Debern elaborarse diagramas de flujo para el anlisis y de los procedimientos y la

identificacin precisa de los problemas.
En lo que se refiere a preparacin de estudios especficos y verificaciones adicionales. A
continuacin se mencionan algunos ejemplos:
Examen de presupuestos de cobranza

Estudio de canales de cobranza
Seleccin de los clientes ms importantes
Estudio especfica de las cuentas por cobrar
Estudio de los motivos que originan cancelacin de cuentas
Anlisis de la gestin de los cobradores
Costo de la cobranza en relacin con cada peso cobrado
Anlisis del tratamiento fiscal de las cuentas incobrables
Estudio del afianzamiento del personal de cobranzas
Diagnstico preliminar
1. Resumen de observaciones y su discusin previa:
Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar
la experiencia y hacer participe a los afectados en la labor creativa.
2. Elaboracin del informe:
Conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la
informacin obtenida y cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o
soluciones que sern incluidos en el informe.
3. Informe:
A continuacin mencionamos algunos ejemplos aplicables en forma particular a esta
operacin:
Establecimiento de objetivos y polticas

Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos involucrados en la
operacin
Establecimiento de presupuestos
Modificaciones en los sistemas de cobro establecidos, en las polticas de
prosecucin
Comentario sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanizacin

Sugerencias para mejorar la motivacin del personal
Observaciones para reducir los riesgos de la operacin de cobranzas
Recomendaciones de carcter fiscal
Comentarios sobre estudios a efectuar que aceleren la recuperacin de la cartera
DIAGNSTICO DE CONTROL INTERNO CRDITO Y COBRANZAS

CRITERIO DE
NORMAS
APLICABLES
Adecuado
registro de
informacin
Existencia de la
informacin
necesaria
Captura y
entrega oportuna
de la informacin
Rendicin
adecuada de
informes
Formatos
ordenados
conforme a los
INFORMACIN procedimientos
Buena
conservacin de
los documentos
Apropiados
sistemas de
comunicaciones
Mtodo de
orientacin a
visitantes y
usuarios
Uso de
computadores
Instrucciones
escritas cuando
se requiere
Pruebas de
exactitud
Inspecciones
CERTIFICACIN
tcnicas
Prcticas de
autocontrol
COMPONENTE
BSICO
FORTALEZAS
DEBILIDADES COMENTARIOS
RECURSOS
FSICOS
RECURSOS
FINANCIEROS
INFORMACIN
Uso de grficas
de control
Uso de
indicadores
Programacin de
necesidades de
compra
Sistema de
mantenimiento y
almacenamiento
apropiados
Inventarios
actualizados
Fianzas de
manejo
Plizas de
seguro para
bienes muebles
e inmuebles
Medidas de
seguridad fsicas
Espacio fsico
requerido
Existencia de
registros
presupuestal y
contables
apropiados
Verificacin del
recurso de todas
las transacciones
Uso de cuentas
de control
No uso de dinero
efectivo
Adecuado
registro de
informacin
Existencia de la
informacin
necesaria
VERIFICACIN
Captura y
entrega oportuna
de la informacin
Rendicin
adecuada de
informes
Formatos
ordenados
conforme a
procedimientos
Buena
conservacin de
documentos
Apropiados
sistemas de
comunicaciones
Mtodo de
orientacin a
visitantes y
usuarios
Uso de
computadores
Instrucciones
escritas cuando
se requiere
Pruebas de
exactitud
Inspecciones
tcnicas
Prcticas de
autocontrol
Uso de grficas
de control
Uso de
indicadores
DIAGNSTICO DE CONTROL INTERNO CRDITO Y COBRANZAS

OBJETIVOS
RIESGOS
Los
informes
deben
preparase
peridicamente
en su oportunidad y con
exactitud
El acceso a la informacin
financiera
debe
ser
restringido
a
personas
diferentes a quienes tiene la
responsabilidad de manejar,
analizar y suministrar los
datos de la misma.
Establecer
polticas
y
procedimientos descriptivos
para la preparacin y
elaboracin
de
la
informacin financiera
Ejercer el control interno

para
determinar
el
Pueden
presentarse
demasiados detalles
Inexactitud
en
la
presentacin
de
los
informes
Los estados financieros
pueden que no estn
preparados
de
conformidad principios
de
contabilidad
generalmente aceptados
Se
conozca
datos
confidenciales de la
entidad por personal no
autorizado
Suministro
de
informacin que cause
perjuicio a los intereses
de la entidad
Pueden
preparase,
elaborarse y presentarse
informacin
financiera
inadecuada
para
la
direccin
Se refleja informacin
financiera con datos
ficticios que oculten
irregularidades.
Prctica
de
procedimientos
o
TCNICAS
Evaluacin
de
la
informacin
financiera
por parte de auditores
internos
e
independientes
Revisin de los informes
por personal de quin
los prepar
Procedimientos
documentados
para
preparacin de informes
Polticas
y
procedimientos
documentados para la
presentacin de todos
los informes financieros
que
proporcionen
certeza razonable y
uniforme
en
la
preparacin
Procedimiento
establecido
de
las
funciones de manejo,
registro y suministro de
la informacin.
Existencia de un sistema
de control para el
suministro
de
informacin
Procedimientos
establecidos
para
verificar la informacin
financiera
Verificar
los
datos
reflejados
en
la
informacin
contra
documentos soportes
Procedimientos
de
control
claramente
cumplimiento
de
las
polticas, procedimientos y
criterios de la informacin
financiera
criterios
individuales
desconociendo
los
controles internos
Definir claramente
responsabilidades de los
funcionarios encargados
Diluir la responsabilidad
La
informacin
financiera no confiable y
oportuna
establecidos
para
evaluar el control interno
del rea financiera
Sistema adecuado de
informacin
que
establezca l periodicidad
de la elaboracin y
presentacin
de
la
Manual
de
procedimientos
y
funciones aprobados por
la
oficina
correspondientes
evaluados y actualizados
peridicamente.
Asignacin
de
responsabilidades
Sistema adecuado que
registra la informacin
real y oportuna
Deben
existir
procedimientos que estn
previamente
autorizados
para
la
rendicin
de
informes
Omisin
de
libros
significativos
que
requieran la atencin de
la direccin
Utilizacin
de
procedimientos
inadecuados para evadir
tcnicas
de
control
interno
Diversidad de informes
elaborados con tcnicas
y
procedimientos
incoherentes
Modificacin
de
procedimientos para la
realizacin de informes
sin autorizacin previa
Los libros de carcter

financiero relevantes a
los directivos.
Elaboracin y aplicacin
de
tcnicas
de
procedimientos que sean
claros, adecuados y
acorde con los criterios
de la direccin en
materia
de
la
Criterios
previamente
establecidos, unificarlos
para la preparacin,
elaboracin
y
presentacin
de
informes financieros
Establecer sistemas de
autorizacin
y
aprobacin
para
modificar procedimientos
La informacin financiera
debe cumplir con los
requisitos legales y las
reglamentaciones que a
cierto criterio de la direccin
se establezcan para la
entidad
Incumplimiento de las
disposiciones legales y
reglamentarios
establecidos en materia
financiera
para
la
entidad.
Incrementos
de
los
gastos para la prctica
de
controles
inadecuados
Coordinar el trabajo de
auditora interna evitando la
innecesaria duplicacin de
esfuerzos en el ejercicio del
control
Prepara
la
informacin
financiera de manera clara y
precisa que muestre la
situacin real de la entidad
Los
procedimientos
y
prcticas
contables
aplicados a la informacin
financiera,
deben
estar
acordes con las normas
Prctica de control por

diferentes grupos de
auditaje
sobre
las
normas, operacin y
actividades.
Diversidad de informes
con
resultados
incongruentes
Presentacin
de
informes
financieros
irreales
Cifras ficticias
Aplicacin
de
procedimientos
contables inadecuados
Aplicacin
de
procedimientos
y
prcticas
contables
ineficientes
Desconocimientos
de
Pleno conocimiento y
aplicacin de las normas
legales y reglamentacin
de
la
informacin
financiera.
Fijacin de polticas y
criterios respecto
al
cumplimiento de las
reglamentaciones
administrativas
sobre
informacin financiera.
Anlisis y justificacin de
los gastos que se
pretenden realizar en
materia
de
control
diferentes
presupuestados.
Elaborar y presentar un
plan anual de auditora
interna
debidamente
dirigido, coordinado y
evaluado por la
alta
direccin
Aplicar procedimientos
debidamente
establecidos
que
aseguren la elaboracin
y
presentacin
de
informes que garanticen
unidad de criterio
Revisin y evaluacin de
la informacin financiera
global
Existencias
de
documentos soportes de
las cifras presentadas
Aplicacin de polticas
contables consistentes
Procedimientos claros,
precisos y adecuados
Prcticas contables de
general aceptacin
Conocimiento
y
legales,
reglamentos
polticas de la entidad
los reglamentos internos

y violacin de normas
Cambios en la posicin
financiera de la entidad
por la diversidad de
mtodos aplicados
El grupo de auditores
internos
debe
estar
conformado por personal
idneo,
capacitado
y
profesional en la materia
Ejecucin del control en

forma inadecuada y de
baja calidad
Aplicacin de tcnicas y
procedimientos
inadecuados
con
resultados ineficientes
Desconocimiento de la
situacin real financiera
y administrativa de la
entidad
Fijar
parmetros
que
permitan a la alta direccin
confiar en las actividades
desarrolladas
por
la
auditora interna
Falta de criterios con

resultados
deficientes
que no le permitan a la
alta
direccin
la
confiabilidad
en
la
informacin para la toma
de decisiones
Prdida de credibilidad
sobre la situacin real y
el impacto econmico y
de gestin que ocasiona
al interior y exterior de la
entidad
aplicacin
de
los
reglamentos y normas
legales
Uniformidad
en
los
mtodos aplicados en el
anlisis de las cifras del
informe financiero
Capacitar
a
los
funcionarios
responsables para el
ejercicio del control
Disear
y
aplicar
manuales
de
procedimientos
y
material institucional que
describa las tcnicas y
principios
para
el
ejercicio de un adecuado
control
Elaboracin de informes
peridicos que reflejen la
confiabilidad
de
la
informacin
y
la
situacin real de la
entidad
Establecer mecanismos
para el monitoreo de la
informacin
producida
por la auditora interna
que garantice a la
organizacin
la
confiabilidad
de
la
misma conforme a los
criterios de la gerencia
Elaborar informes que
muestren cifras que
permitan conocer la
razonabilidad financiera
y la situacin real de la
entidad
Desarrollo de auditora
de economa financiera
Determinacin y reporte
de
los
costos
de
procesar transacciones
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

Concepto y alcance de la administracin de los recursos humanos:
Es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a
la empresa; establecer las bases de la remuneracin ms adecuada s.
Los recursos humanos abarcan, por lo menos las siguientes actividades:
Contratacin y despido de personal

Administracin de sueldos y salarios
Relaciones industriales
Organizacin, capacitacin y desarrollo
Servicio a empleados
Vigilancia del rgimen legal
Objetivo de la auditora operacional de la administracin de recursos humanos:

El objetivo es examinar crticamente las actividades y sub-actividades indicadas en el
apartado, con la finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizado la eficiencia
de su manejo
Metodologa:
El mtodo que se describe enseguida deber adecuarse a las caractersticas de cada
caso.
Familiarizacin:
El auditor deber familiarizarse con la administracin de Recursos humanos de la
empresa que est examinado a travs del estudio de (1) los problemas especiales
inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve y que inciden en el
manejo de su personal; (2) la infraestructura especfica establecida para la
administracin de los recursos humanos (planeacin, organizacin, direccin y control) y
(3) antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de sugerencias u
otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.
Enseguida algunos lineamientos para familiarizarse:
A. Estudio Ambiental:
Los principales aspectos a investigar en esta parte son los siguientes:
La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa
Los resultados obtenidos en el manejo de personal

Programas establecidos, formales e informales, relativos a seleccin, etc.
Las polticas fijadas para alta gerencia, tanto explcita como implcitamente para la
administracin de los recursos
La filosofa que la gerencia tiene en materia de administracin de recursos humanos
La reglamentacin federal, estatal y municipal
La forma en que la competencia resuelve sus problemas de administracin de
recursos humanos
B. Planeacin:
El auditor deber estudiar los siguientes problemas:
Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano plazo (obrero, ejecutivo,

etc.)
Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las otras actividades
(finanzas, produccin, etc.)
Previsin de problemas con el sindicato y el personal de confianza
Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal
Programas de entrenamiento
Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que
representan servicios al personal, instalaciones, etc.
C. Organizacin:
Aspectos a estudiar en materia de organizacin:
Estructura de la organizacin del departamento de recursos humanos

Lneas de autoridad y responsabilidad de las actividades clave
Coordinacin entre el departamento de recursos humanos y los departamentos de
operacin en cuanto a planeacin y programacin de las necesidades de la fuerza de
trabajo
Niveles jerrquicos
D. Direccin:
Indicios de la calidad:
Ejecucin de las subactividades bsicas en cuanto a oportunidad y eficacia

Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos
E. Control
Permite compara lo planeado con lo ejecutado:
Procedimiento de definicin de polticas de personal

Procedimientos para establecer: niveles de remuneracin, escalas de sueldos,
sistema de pago de incentivos, etc.
Programas de simplificacin y distribucin de cargas de trabajo
Valor que tiene como control el contenido de los informes claves tales come: Anlisis
de costos de nmina, rotacin de empleados, necesidades y disponibilidades de la
fuerza de trabajo.
Visita a lugares en que labora el personal:

En empresas de gran magnitud, deber visitarse por lo menos, las instalaciones en que
trabaja la mayora de los obreros y observarse lo siguiente:
Mtodos de seguridad, luz, ventilacin, instrumentos de trabajo, etc.

Relaciones entre los jefes y subordinados y de estos entre s, etc.
Anlisis de informacin cuantitativa y examen de la documentacin:

El auditor deber asegurarse que las estadsticas sobre las que se basar sus
conclusiones estn elaboradas correctamente.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha informacin
puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como:
Entrevistas con el personal

Revisin de expedientes de personal
Investigaciones en las cmaras de comercio
Entrevistas
En esta fase, deber cuidarse:
Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin

prctica de las polticas
Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms apropiada
Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las subactividades
Recapitulacin de hallazgos
El auditor deber alejarse del detalle y, con base en loa hallazgos especficos, ensayar
en resumen de los de mayor relevancia.
Discusin del borrador con los involucrados
Discutir:
Asegurarse que se trata de hallazgos reales

Que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la forma en que
se describe en el borrador
AUDITORIA OPERACIONAL DE CENTROS DE PROCESO ELECTRONICO DE

DATOS
A diferencia de la mayora de las de las operaciones que normalmente existen en una
empresa, el PED tiene algunas caractersticas especiales que no se presentan en las
dems operaciones.
Estas caractersticas son:
Concentracin del proceso de informacin en una funcin de la empresa.

Descentralizacin de la supervisin del proceso de informacin
El centro del PED es slo parte del flujo total de los sistemas
Debido a las caractersticas anteriores, el alcance de este boletn, se limita a la siguiente

forma:
Aspectos que incluye
Los centros de proceso electrnico de datos.

Todas las funciones realizadas dentro del centro de PED y que son necesarias para
su operacin
Aspectos que excluye
El PED incluye solo una parte de los sistemas en los que existe algn grado de
automatizacin
Centros de servicio (service bureaus)
Minicomputadores
La identificacin y control de las transacciones errneas
Prueba de procedimientos de respaldo y recuperacin de equipo de PED
Desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse
Mantenimiento a los sistemas y programas existentes
El desarrollo y documentacin de polticas, procedimientos y estndares
relacionados con las actividades del centro
0bjetivo de la auditora operacional de centros PED

El objetivo es examinar crticamente las actividades indicadas en el apartado anterior,
con la finalidad de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su
manejo o pudiera poner en riesgo su operacin de ventas.
Familiarizacin
El auditor deber familiarizarse con el centro PED:
La estructura de organizacin del centro PED y su ubicacin dentro de la

organizacin general de la empresa
Los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED
Los manuales de polticas y procedimientos
Los antecedentes del centro de PED con relacin a su origen, desarrollo, equipo de
proceso de datos original
Los estados financieros de la empresa
As mismo, el auditor deber conocer:
Cules son las principales reas que reciben servicio del centro de PED
Cules sistemas estn automatizados y en que grado
Una descripcin detalla de la configuracin del equipo PED y del sistema operativo

Debern visitarse las instalaciones correspondientes al centro de PED y hacer
observaciones:
Lo adecuado de la ubicacin de las reas de trabajo

Los controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado de humedad
dentro de los lmites especificados
Las medidas establecidas para la deteccin y contencin de incendios
El orden y limpieza del equipo
Las condiciones ambientales(ventilacin, energa, etc.)
Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados y de estos entre s
El auditor deber obtener y analizar objetivamente la informacin que se menciona a
continuacin
Presupuestos de gastos del centro PED

Estadsticas de tiempo extra trabajo
Reportes de recepcin de documentos fuente
Estadsticas sobre la captura de datos fuente
Estadsticas de uso de la unidad central de proceso y del equipo perifrico que
muestren:
Produccin normal
Reprocesos
Corridas especiales
Pruebas y compilaciones de nuevos programas
Mantenimiento de equipo y sistema operativo
Fallas del equipo
Tiempo ocioso
Reportes de actividad por terminar
Estadsticas de mantenimiento por cada unidad de equipo
Estadsticas de entrega de reportes a usuarios
Reportes de tiempo incurrido y grado de avance
Estadsticas de ocupacin del personal
Entrevistas
Debido a que esta tcnica proporciona l auditor informacin valiosa para el desarrollo de
su trabajo, se deber:
Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin

prctica de las polticas
Utilizar cuestionarios que sirvan como gua para obtener informacin sobre el centro
PED
Efectuar entrevistas con el personal que el auditor considere conveniente y que
debern abarcar los siguientes grupos:
Personal que trabaja en el centro PED
Directivos de la empresa
Usuarios de los servicios de PED
Auditores internos y externos
Personal de organizacin y mtodos manuales
Examen de la documentacin
El auditor deber examinar otra documentacin que puede ser:
Descripciones de puestos
Evaluaciones peridicas de la actuacin del personal del centro PED
Programas de entretenimiento para personal del centro de PED y los usuarios
Estudio de la viabilidad para la adquisicin y ampliacin del equipo
Manuales de estndares de anlisis, diseo y documentacin de sistemas
Documentacin de algunos sistemas importantes
Registro de flujos de documentos y datos dentro del centro de PED
Registro de datos errneos
Programas de uso de equipo
Bitcoras de uso de equipo
Procedimientos de custodia
Planes de accin en caso de siniestro o fallas prolongadas del equipo
A continuacin se mencionan algunos de los principales aspectos a considerar
Estructura de organizacin balanceada

Entretenimiento y supervisin adecuados
Existencia de estndares de actuacin y vigilancia de su cumplimiento
La direccin de la empresa interviene en un grado satisfactorio en los planes y
administracin del centro PED
Existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos sistemas
La capacidad del equipo instalado es adecuada para las necesidades de la empresa
a corto plazo y tiene la flexibilidad para incrementarse de acuerdo a futuros
requerimientos
Existencia de procedimientos para programar controlar adecuadamente el uso del
equipo PED
Existencia de procedimientos de seguridad y proteccin que aseguren
razonablemente: acceso restringido a las personas no autorizadas a los datos
Diagnstico
1. Recapitulacin de hallazgos
Una vez estudiada y analizada la operacin, se har un resumen de los problemas y
fallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten
2. Discusin del borrador de involucrados
Asegurarse que se trata de hallazgos reales, y

Que los involucrados coincidan con su existencia
3. Informe definitivo
No se prepara un programa diario para la utilizacin del computador

No existen estndares para la documentacin del desarrollo de sistemas y sus
modificaciones
Falta de metodologa para la administracin del desarrollo de sistemas
Tiempos de reproceso excesivos
Reportes no utilizados
AREA DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS

OBJETIVOS
El centro de procedimientos
electrnico de datos cuenta
con:
Una
adecuada
organizacin
Una
apropiada
segregacin
de
funciones
Un efectivo control al
proceso
y
a
las
medidas de seguridad
RIESGOS
Falta de calidad y
oportunidad
de
la
informacin
que
se
procesa
Uso deficiente de los
reportes recibidos
Concertacin
del
proceso de informacin
Errores del personal de
procesamiento
electrnico de datos por
desconocimiento
de
instrucciones
Deficiente supervisin y
revisin
Comunicacin deficiente
Fallas del equipo
Tiempo ocioso
Acceso a personal no
autorizado
TCNICAS
Fijar
polticas
y
procedimientos
claramente
establecidos
que
garanticen
una
razonable
organizacin,
segregacin
de
funciones y seguridad
en
el
proceso
electrnico de datos,
conforme a los criterios
de la direccin
Elaborar manuales de
polticas
y
procedimientos de las
diferentes actividades
del
centro
de
procesamiento
electrnico de datos
incluyendo
la
coordinacin con los
planes, polticas y
programas
de
la
entidad
La entidad debe llevar

el registro para cada
cliente
en
tarjetas
individuales
que
reflejen las facturas,
ajustes y cobros
Efectuar:
Revisiones peridicas d
La dependencia dispone de
planes a corto y largo plazo
relacionados
con
el
procesamiento electrnico
de datos y su coordinacin
con os panes generales de
la entidad.
Las facturas, ajustes

y
cobros
se
registran
adecuada y oportunamente
en las cuentas individuales
de clientes
Los saldos de las cuentas

por
cobrar
deben
Procesos
en
desacuerdo con los
objetivos
Aplicaciones
innecesarias
e
ineficientes
Conflictos entre polticas
y procedimientos.
Carencia de informacin
sobre el estado de
cuenta de cada cliente
Saldos ficticios
Ajustes no autorizados
Relacin de saldos con
datos no reales
verificarse y evaluarse
peridicamente, as como
las
transacciones
relacionadas
Los servicios prestados y

envos
de
mercancas
deben
ser
facturados
conforme a los ajustes en
las facturas por rebajas,
descuentos y devoluciones
de mercancas, deben estar
debidamente autorizados
Adelantar estudios previos

tendientes a la aceptacin y
clasificacin de los clientes
o
usuarios
para
el
otorgamiento de crditos
Decisiones basadas en
informacin errnea
Cancelacin de cuentas
por
cobrar
con
manipulacin de cobro
Incapacidad
para
cumplir el plan de
entregas o el nivel de
calidad especificado en
los pedidos
Entregar
pedidos o
prestar
servicios
a
clientes
que
han
excedido su lmite de
crdito
Entrega inoportuna de
mercanca o prestacin
de servicios
Generar facturas que se

procesan
como
autnticas
con
manipulacin posterior
de los registros
Facturar cantidades a
precios
inferiores
o
superiores
a
los
autorizados
Facturar sin registrar en

cuentas por cobrar con
sustraccin
de
la
cantidad cobrada
Crditos
por
devoluciones, rebajas,
garantas u otros ajuste
de ventas ficticias.
Ajustes no autorizados
en facturas
Los estudios inadecuados
para el otorgamiento de
crditos ocasionales
Concesin de crditos a
cliente no solventes
Concesin a clientes
los mtodos y formas

de utilizacin para las
realizaciones,
acumulaciones
y
cancelaciones
Anlisis
por
antigedad
de
las
cuentas por cobrar
Procedimientos
a
seguir para las cuentas
atrasadas
Se debe disponer de
un adecuado sistema
de control que asegure
que todos los envos o
servicios
prestados
estn
debidamente
facturados por las
cantidades realmente
expedidas y a los
precios
autorizados
teniendo en cuenta las
variaciones de los
mismos para efectuar
los
ajustes
correspondientes.
Debe elaborarse un
instructivo
para la
obtencin de crditos
que
describa
los
procedimientos
y
requisitos
de
Para producir un despacho

de mercancas u obtencin
de un servicio los clientes o
usuarios deben hacerlo a
travs de una
solicitud
debidamente aprobada y
autorizada conforme a los
criterios de la direccin
que no llenan requisitos

Concesin a clientes o
usuarios no autorizados
Aprobacin de crditos
a clientes que no han
cumplido
con
obligaciones anteriores
Aceptacin
de
un
pedido
de
venta
comprometiendo a la
entidad
en
precios
desventajoso u otras
condiciones
inaceptables
Embarcar mercancas o
prestar servicios en
cantidades equivocadas
o a personas o usuarios
que no corresponden
aprobacin,
aceptacin, entrega y
forma de pago
Determinar
las
polticas
y
procedimientos
por
escrito que definan los
documentos,
aprobaciones
y
autorizaciones que se
requieran
para
despachar los pedidos
o prestar los servicios
solicitados.
AUDITORIA OPERACIONAL DE OTORGAMIENTO DE CRDITO

Concepto y alcance de la operacin de otorgamiento de crdito
La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de actividades que realiza una
empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que proporciona a
sus clientes, sujeto a ciertas condiciones y caractersticas que regulan su recuperacin
Para establecer el marco de referencia que delimita la operacin de otorgamiento de
crdito, se integran:
Participar en la fijacin de objetivos y polticas de crdito

Intervenir en el establecimiento de metas corto y largo, que significa la cuantificacin
de los objetivos establecidos
Planear los recursos humanos y materiales que deben incorporarse a esta operacin
para alcanzar las metas establecidas
Tramitar las solicitudes de crdito de clientes potenciales
Establecer lmites de crdito a las clientes
Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las polticas generales
Establecer y actualizar permanentemente los archivos de los clientes
Mantener informacin sobre las condiciones generales del mercado crediticio
Informar oportunamente sobre los niveles generales de crdito mantenidos en la
empresa
Objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito

Tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que integran esta
operacin.
La eficiente operacin de otorgamiento de crdito puede ser examinada considerando,
entre otros:
El apego a las polticas de crdito

Que el otorgamiento de crdito se realice con el menor tiempo posible
Que existe un adecuado equilibrio de las caractersticas de crdito ofrecido por le
empresa
Que las cuentas por cobrar se mantengan dentro de los lmites planeados de crdito
Que las cuentas incobrables sean mnimas
Que le costo de la operacin de otorgamiento de crdito sea el mnimo posible
Metodologa
A continuacin se comentan algunos aspectos particulares que se consideran de inters
Familiarizacin
Ser necesario conocer la estructura de la organizacin de crdito y la ubicacin
organizacional del rea de cobranzas, as como las relaciones con ventas embarques y
contabilidad
Anlisis de la informacin financiera y operativa
Obtencin y anlisis de la informacin que se considere necesaria para formarse un
juicio adecuado de la situacin operacional de los crditos
Entrevistas
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de
otorgamiento de crdito
Deber entrevistarse tambin las personas de otras reas relacionadas, tales como:
Al
Al
Al
Al
Al
personal
personal
personal
personal
personal
de cobranzas
de facturacin
de ventas
de contabilidad
de procesamiento
Examen de la documentacin e investigaciones especficas

El auditor deber examinar la documentacin que considere necesaria y efectuar los
estudios e investigaciones que se estimen pertinentes para obtener suficientes
elementos de juicio
A continuacin se describen algunos de ellos:
Solicitar el manual de sistemas y procedimientos

Seleccin y estudio de los crditos
De acuerdo con los estratos que clasifiquen los clientes en funcin de importancia,
seleccionar los ms representativos de cada uno de los plazos de crdito cometidos
Estudio de los motivos que originan la cancelacin de cuentas incobrables
Anlisis de tiempo promedio requerido para la autorizacin de los crditos
Anlisis de las horas requeridas para el proceso (hombre mquina) para
determinar la conveniencia de utilizar, ampliar, modificar y subsistir equipo
electrodomsticos o electrnicos
Diagnstico
Recapitulacin y reverificacin de hallazgos
Una vez estudiada y analizada la operacin se har resumen de los problemas y fallas
detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten
El resumen se sujetar a una nueva verificacin para separar con mayor precisin los
hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico definitivo
Discusin de las observaciones con los involucrados
De discutirse con los interesados el borrador del informe con objeto de afinar la
interpretacin del auditor
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Concepto y alcance de la administracin de inventarios
La administracin de inventarios es el conjunto de actividades que desarrollan los
gerentes de una empresa para asegurar las existencias (materia prima, productos
semielaborados y terminados) para produccin y/o venta en la cantidad, calidad y
oportunidad necesarias, a costos ptimos
Objetivo de la auditora operacional de la administracin de inventarios
Es examinar las actividades que la integran, con el propsito de identificar problemas,
deficiencias y oportunidades para mejorar los controles operacionales existentes, a fin de
incrementar su eficiencia operativa
Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco
econmico y legal en que se desenvuelve
Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos

Estructura organizacional de las reas o departamento relacionados
Caractersticas de los artculos de la empresa
Importancia de los inventarios con relacin a la situacin financiera de la empresa
Recomendaciones o sugerencias de auditoras
Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicacin y caractersticas de
las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los inventarios
Investigacin
Anlisis de informacin financiera operativa
El auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse un juicio de la

situacin operacional de los inventarios, como estadsticas de consumo, composicin
de existencias
Asimismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin recabada
Entrevistas
Mediante entrevistas el auditor deber
Conocer al detalle cmo se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con
la operacin de los inventarios
Examen de documentacin e investigaciones especficas

Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de informacin y en las
entrevistas
A continuacin se mencionan algunas de ellas:
Analizar los manuales de sistemas y procedimientos

Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su
funcionalidad
Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de
informes que se elaboran
Elaborar en su caso, diagramas de flujo que demuestren grficamente la secuencia
que sigue la operacin en sus diferentes fases
Investigar los procedimientos presupuestarios existentes
Analizar las ventajas y desventajas
Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad
Determinar los costos administrativos de manejo
Investigar las tcnicas de almacenaje
Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad
Determinar la suficiencia de coberturas de seguros que protejan los inventarios en
caso de siniestros
Identificar excesos o necesidad de espacios para almacenaje, movimiento y
distribucin de mercancas
Estudiar finanzas e incidencias
Diagnstico
Resumen de observaciones y discusin previa
1. Conceptualizar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluadas en su
conjunto, considerando los siguientes aspectos
Asegurar que se trate de problemas cuya solucin es factible

Cuantificar o estimular el impacto que tiene en la operacin y resultados de la
empresa
Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos
Considerar el costo beneficio de los cambios o mejorar a sugerir
Asignar a las recomendaciones prioridades para la implantacin
Informe
A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos que puede informarse:
Falta de definicin, carencia o cumplimiento de objetivos y polticas para la operacin

de inventarios
Fallas en la estructura orgnica del departamento de inventarios
Deficiencia en el control fsico
Falta en la planeacin de requerimientos de materiales
Niveles de inventario ptimo de la administracin de los mismos
Inadecuada coordinacin del rea de inventarios con las reas de compras,
mercadotecnia, etc.
Desconocimiento del costo de ordenar y mantener el inventario
Inadecuada informacin para toma de decisiones
Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y finanzas
Falta de manuales de operacin
AUDITORIA OPERACIONAL DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE

INFORMACIN
Conceptos y alcance de los sistemas administrativos de informacin
La calidad de los sistemas administrativos de informacin radica en:
Exactitud durante el proceso y en la obtencin de informacin sobre las diferentes

operaciones
Oportunidad en que se logra el proceso de datos
Enfoque de la informacin, atendiendo las necesidades del usuario final
Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los sistemas
administrativos de la informacin
Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos:
Sistema de proceso de transacciones

Sistema de informacin para la gerencia y sistemas de respaldo en, las decisiones
Las siguientes tcnicas pueden considerarse de aplicacin general para lograr que la
informacin de cualquier sistema tenga la calidad requerida por los usuarios
Comparacin de la informacin
Detencin de la informacin relevante
Anlisis e interpretacin de la informacin
Objetivos de la auditoria operacional de los sistemas administrativos
Evaluar el contenido y presentacin de los informes

Propones planes de accin especficos para mejorar la calidad de la informacin que
se obtiene
Recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las carencias de
informacin importante para la administracin de la entidad econmica
Estudiar la relacin costo beneficio que representa para la empresa el proceso de
datos y la obtencin de reportes
Familiarizacin
Ser necesario conocer la estructura organizacional de operacin y los sistemas de
organizacin tiene instalados para obtener informacin.
Tambin es necesario un conocimiento profundo de las actividades que se realizan, los
procedimientos de planeacin y ejecucin de los trabajos, el estilo gerencia en prctica y
en general, todos aquellos datos que afectan la operacin

No se debe olvidar que el principal objetivo de las instalaciones es el de obtener un
conocimiento detallado de la forma de operacin de la entidad e involucrarse an ms
con sus polticas, administracin y procedimientos de control
Investigacin inicial
En la investigacin preliminar conviene determinar cmo se lleva a cabo la planeacin de
las operaciones con el objeto de identificar el grado del detalle y la calidad de los
procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situacin financiera del
futuro.
Adems en la investigacin inicial se deber obtener informacin general sobre la
calidad de la informacin que proporcionan los actuales sistemas administrativos de
informacin.
Dentro de esta etapa de investigacin y anlisis, tiene relevancia la obtencin de
ejemplos de la informacin que se genera en el proceso de planeacin estratgica
Para documentar los ejemplos de informes recopilados se recomienda disear un papel
de trabajo el cual puede ser llamado inventario de informes que incluya
Nombre del informe

Breve explicacin del objetivo
Utilizacin del informe
Breve explicacin del contenido
Frecuencia de preparacin
Persona responsable de su elaboracin
Distribucin del informe
Medio que se utiliza para su obtencin
Formatos del informe
Para realizar el anlisis de la informacin recolectada se recomienda lo siguiente:
Evaluar detalladamente la calidad de la informacin

Evaluar la presentacin que se utiliza para los informes
Evaluar en forma preliminar la carga de trabajo de personal
Determinar el costo de la informacin y evaluar la relacin costo / beneficio
Evaluar la facilidad para recuperar los archivos que son base para la informacin
Evaluar si los medios que se utilizan para almacenar los reportes son adecuados y
cumplen con su fin
Evaluar si la distribucin que se realiza de los diferentes reportes que se emiten es la
adecuada
Evaluar las inquietudes de cambio de personal
Evaluar si existen requerimientos de informacin adicional que deban incluirse en los
sistemas
Diagnstico
El auditor operacional deber asegurarse de la validez de los puntos detectados en el
anlisis. No deber perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las
cuales debern de ser prcticas y realistas
Elaboracin y discusin del informe
En esta etapa se elabora un informe describiendo los resultados de la revisin. En
trminos generales se puede indicar que un informe de auditoria operacional debe
contener:
Introduccin
Resumen de la situacin relativa a los sistemas administrativos
Conclusin general
Plan de accin sugerido para levar a cabo las mejoras y cambios a los sistemas
administrativos
Conceptos asociados a la informacin que requieren las empresas
Relativo a las finanzas:

Informar acerca del cumplimiento del plan estratgico
Proporcionar informacin sobre el manejo y utilizacin del efectivo
Informar acerca de la situacin que guarda la cartera, incluyendo datos sobre
antigedad de saldos
Analizar la funcin de produccin en la empresa
Informar sobre la sustitucin de activos fijos en la empresa
Anlisis financiero de la situacin de la empresa
Informar sobre la situacin que guarda la inversin de los accionistas en la

empresa
Informa acerca de la rentabilidad de la empresa
Considerar la necesidad de informar por reas de responsabilidad

Relativos a la maquinaria y los equipos
Caractersticas fsicas de la maquinaria
Estudio del estado tecnolgico que guarda la maquinaria que se utiliza en la

planta
Anlisis de los proyectos de erogaciones adicionales para compra o renta

equipo
Estudios sobre programas de inversin
Mtodos de trabajo
Relativos a la funcin de productos y al mantenimiento de inventarios
Situacin de las rdenes de venta por surtir
Situacin de las rdenes de compra por recibir
Respuesta desarrollo de los proveedores
Posicin de inventarios y s rotacin

Relativos a los productos o servicios que ofrece la compaa
Anlisis sobre el momento que pasa la compaa en funcin del ciclo de vida
sus productos
Evaluacin de la competencia
Anlisis de las reclamaciones a las garantas
Rentabilidad y contribucin de las lneas de productos
Informacin sobre el costo / beneficio de programas de investigacin
Informacin sobre nuevos productos

Relativos a la funcin de mercadeo
Estadsticas de ventas
Situacin de inventario en poder de clientes
Rentabilidad por cliente, por distribuidor y por rea geogrfica
Efectividad de las fuerzas de ventas
Situacin de servicio al cliente
Participacin en el mercado y fuerzas que intervienen

Relativos a los costos
Anlisis de los costos de produccin
Desviaciones en funcin a costos determinados
Efectos de los costos de la capacidad no utilizada
Anlisis de los suministros y faltantes de inventario
Estructura de precios de los productos en funcin a los costos
Estudio sobre ventajas de comprar parte de la produccin en vez

desarrollarlos internamente
Estudio sobre las cantidades econmicas de recompra

Relativos a la planeacin de los recursos humanos
Nmeros de empleados y obreros
Anlisis de rotacin de personal
Anlisis de relaciones sindicales
Anlisis de los puestos vacantes que existen en la organizacin

Otros conceptos importantes
Factores externos tales como la medicin de las condiciones econmicas y

efecto de operacin en la empresa
Presupuestos y programas a largo plaza
de
de
de
su
AREA DE AUDITORA FINANCIERA

OBJETIVOS
RIESGOS
Deben estar plenamente

definidas e identificadas las
funciones y actividades de
la auditora interna.
Que se realicen funciones

y actividades de control
por personal diferente a
los
responsables
del
ejercicio de la auditora
interna
Que se desvirtu la
filosofa y objetivos del
auditaje en el ejercicio de
control
Que se d al auditaje una
aplicacin diferente a la
de su funcin de control
La
unidad
de
la
administracin que cumple
las funciones de auditora
interna debe estar ubicada
al ms alto nivel dentro de
la estructura orgnica de la
entidad
Llevar a cabo una edicin y

una validacin adecuada
de los datos de entrada
El acceso y mantenimiento
de
registros,
archivos,
Que no est ubicado en

el
nivel
que
le
corresponde
perdiendo
importancia
en
el
desarrollo
de
sus
funciones
Depender
o
estar
subordinado
a
las
unidades
de
la
administracin
a
los
cuales le ejerce el control
Que los pronunciamientos
emitidos por la auditora
interna como resultado de
control pierdan objetividad
e independencia
La no razonabilidad de
los datos en cuanto a
nmeros y cantidades
Recibo de transacciones
no requeridas en el
proceso
Registros perdidos y/o
alterados
TCNICAS
Que exista un manual
que
describa
las
funciones
que
corresponde ejercer a
la auditora interna
Que
exista
pleno
conocimiento de las
funciones que deben
ejercer los funcionarios
de la auditora interna
Establecer un grupo
de
funcionarios
idneos y capacitados
para
aplicar
los
procedimientos
y
tcnicas de control
Que la unidad de
auditora interna est
ubicada como oficina
staff
de
la
alta
direccin
Evitar el grado de
subordinacin
y
dependencia con las
dems unidades de la
administracin.
Aplicacin y tcnicas
que contribuyan a la
obtencin
de
resultados confiables y
razonables
Debe
existir
procedimientos
para
validar los datos antes
de ser procesados
Instalaciones
adecuadas
con
cdigos de identificacin,
reas de procesamiento,
tipos de transacciones y
ciertas terminales, deber
ser permitido solamente al
personal responsable
Violacin de normas
Reporte incorrecto de
datos
para
la
administracin y otros
usos.
Los procedimientos usados

para
el
procesamiento
electrnico de datos deben
ser econmicos y eficientes
Tcnicas empleadas para

promover la razonable
seguridad de que el diseo
y desarrollo de nuevas
aplicaciones de sistemas
sea autorizado y aprobado
por
las
dependencias
usuarios
y
por
la
administracin
del
procesamiento electrnico
de datos
Los controles sobre el

mantenimiento
de
aplicaciones
necesarias
para preservar los sistemas
Que se incurra en costos

excesivos al operar los
sistemas
de
procesamiento.
Que fondos necesarios
para programas tengan
que ser empleados para
pagar los costos de
procesamiento
Procesos no solicitados
y/o autorizados
El
personal
del
procesamiento de datos
puede no comprender las
necesidades
de
los
usuarios
Se pueden desarrollar
sistemas que ejecuten
clculos
incorrectos,
preparen
reportes
errneos o causen otros
errores de procedimiento
Los sistemas pueden ser
diseados con controles
inadecuados
en
los
programas
de
aplicaciones
El procesamiento puede
ser
ejecutado
incorrectamente y los
programas desarrollados
medidas
apropiadas
de seguridad
Controles fsicos en el
lugar
Prenumeracin
de
documentos
Numeracin de los
reportes
Aprobacin
de
procedimientos
por
parte
de
la
administracin
Uso
de
sistemas
computarizados
modernos
para
procesar
transaccionales
Diseo de formatos
expresamente para el
procesamiento
Eliminacin de pasos
manuales innecesarios
La participacin de la
administracin
y
usuarios es requerida
en
el
diseo,
desarrollo, prueba y
conversin
de
aplicaciones sistemas
nuevos o modificados
Definir procedimientos
para la iniciacin de
una
solicitud
de
modificacin
y
su
desarrollados, prevenir la
prdida
o
destruccin
accidental de programas, la
introduccin intencional de
cambios no autorizados a
programas
de computador pueden
ser alterados, borrados a
volverse inoperables
Se pueden implementar
modificaciones
a
programas para perpetuar
y facilitar el fraude
autorizacin
MATRIZ DOFA
FORTALEZAS
1.
OPORTUNIDADES
1.
DEBILIDADES
1.
ESTRATEGIAS FO
1.
AMENAZAS
ESTRATEGIAS DO
1.
ESTRATEGIAS FA
1.
1.
ESTRATEGIAS DA
1.
MATRIZ DE ANLISIS DEL RIESGO GENERAL DEL NEGOCIO

RIESGO
NIVEL DE RIESGO
SIGNIFICATIVIDAD
DE RIESGO
ALTO
MUY
SIGNIFICATICO
MEDIO
ALTO
FACTORES DEL
RIESGO Y DU
IMPORTANCIA
SIGNIFICATIVO
MUY
SIGNIFICATIVO
MATRIZ DE ANLISIS DEL RIESGO ESPECFICO

PROCESO NIVEL DE
RIESGO
SIGNIFIC
ATIVIDA
DE
RIESGO
ALTO
MUY
SIGNIFIC
ATIVO
ALTO
MUY
SIGNIFIC
ATIVO
FACTOR
DE
RIESGO
CAUSA
DE
RIESGO
EFECTO
DE
RIESGO
TCNICA
DE
CONTROL
MATRIZ DE ANLISIS DEL RIESGO GENERAL DE LA AUDITORA

RIESGO
NIVEL DE RIESGO
SIGNIFICATIVIDAD
DEL RIESGO
ALTO
MUY
SIGNIFICATIVO
FACTORES DEL
RIESGO Y SU
IMPORTANCIA
ALTO
SIGNIFICATIVO
ALTO
MUY
SIGNIFICATIVO
ALTO
MUY
SIGNIFICATIVO
ALTO
SIGNIFICATIVO
BIBLIOGRAFA
Becerra Jimnez Germn, (1986). Procesamiento automtico de datos P.A.D y

auditora de sistemas
Mantilla Blanco, Samuel

instrumentos financieros
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, (1997). Auditora Operacional
Blanco Luna, Yanel, (2001), Manual de Auditora y de Revisora Fiscal
Alberto, (1998). Control interno de los nuevos
AGREMIACIONES FEDERADAS
Asociacin de Contadores Pblicos del Valle del Cauca - ADECONTA
Asociacin de Contadores Pblicos de la Guajira
Asociacin de Contadores Pblicos de Risaralda
Asociacin de Contadores Pblicos del Bolvar
Asociacin de Contadores Pblicos del Huila
Asociacin de Contadores Pblicos de Tolima - ASOCOLTA
Centro de Contadores Pblicos de Manizales
Colegio de Contadores Pblicos del Nario
I.N.C.P Antioquia
I.N.C.P Atlntico
I.N.C.P Cundinamarca
I.N.C.P Valle
Fundacin Contadores Pblicos Unidos por Colombia Cali
Asociacin de Revisores Fiscales - Ccuta
E-mail: fedecop@emtelsa.multi.net.co
Carrera 24A # 56 58 PBX 8 85 85 90 A.A 604

E mail: aice@emtelsa.multi.net.co
Manizales - Colombia
Desarrollo, Productividad,
Interdisciplinariedad
Calle 71 No. 11-10 Of. 203 - Tel (091) 3 45 18 47 - Fax (091) 2 11 61 46

E-mail: samuel@b-manga.multi.net.con
Bogot Colombia
EL FORO DE LOS CONTADORES PBLICOS
Cartagena de Indias, Septiembre 4,5,6 y 7 de 2.002
Convoca FEDECOP
Organiza ADECONTA
Invita CONFECOP

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XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

CARTA FEDECOP No. 7

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

HCTOR JAIME CORREA PINZN

Contador Pblico de la Universidad de Manizales. Especialista en Revisora Fiscal y

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido

La Auditora interna y la Auditora Operacional

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

La fase de diagnstico que realiza el consultor, por su propsito Detectar obstculos de

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

La importancia que presenta la operacin que se audita.

(2) Estudio de la gestin Administrativa:

El auditor deber estudiar su instrumentacin prctica a fin de conocer, en

(3) Visita a las instalaciones:

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

(C) Examen de la documentacin:

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

(C) Elaboracin del informe:

Discusin del borrador con los involucrados.

Alcance y limitaciones de trabajo

Evaluacin y efecto de los problemas:

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

Recomendaciones prcticas para elaborar informes:

Definir cual es el propsito del informe

Evaluacin del informe

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS

Proponer objetivos, polticas y metas de compras.

Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

3. Resumen y discusin previa de problemas detectados

Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que

Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que

Discutir las recomendaciones con los interesados

Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

Ausencia de registros para control de alternativas de abastecimiento de algn

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS

Proponer lo objetivos y aplicar las polticas establecidas para la venta.

Objetivo de la Auditora Operacional de ventas

El auditor deber familiarizarse con el entorno econmico, poltico, social y legal de

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

La Familiarizacin puede llevarse a cabo investigando las caractersticas y estratificacin

Los productos que vende la empresa

Las caractersticas de los productos

La poltica para la determinacin de los precios

La poltica de crdito que se tenga establecida