PROCEDIMIENTO PARA EMISIN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

A. CONCEPTO
Documento que contiene las notas aprobatorias del alumno, obtenidas en el
desarrollo de los semestres acadmicos en la Universidad Nacional del Callao.
B. BASE LEGAL

Ley Universitaria N 23733

Estatuto de la Universidad Nacional del Callao, Art. 193.

Reglamento de Control, Seguridad, Identificacin y de Verificacin

Posterior de los Expedientes de los Ingresantes a la Universidad Nacional
del Callao

Gua de Servicios del Estudiante

C. REQUISITOS
Solicitud dirigida al Director de la Oficina de Archivo General y Registros
Acadmicos. Adjuntar, de ser el caso, copia de Resolucin de adecuacin o
cambio de currculo. (Trmite personal)
Dos fotografas actuales de Estudio Fotogrfico tamao carn
Recibo de pago, de acuerdo al TUPA
D. PROCEDIMIENTO
1. ALUMNO

Presenta una solicitud en formato de Trmite Acadmico-Administrativo

en mesa de partes de OAGRA
2. MESA DE PARTES DE OAGRA

Recibe la solicitud verificando los requisitos

Ingresa al Sistema Informtico de OAGRA el cdigo de alumno, el tipo de

trmite, monto a pagar segn TUPA y el nmero de recibo

Forma un nuevo expediente y lo folea

Clasifica el expediente por Escuela Profesional

Pasa el expediente inmediatamente al Tcnico II (Encargado de la

Escuela Profesional respectiva).
3. TCNICO II EN REGISTROS (ENCARGADO DE LA ESCUELA PROFESIONAL)
Recibe el expediente
Registra los datos del alumno en el libro de control (Formato nico)
Imprime el Rcord Acadmico (Trmite Interno) del Sistema Informtico de
OAGRA y lo adjunta al expediente

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PROCEDIMIENTO PARA EMISIN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

Ubica el File Personal de los alumnos de cdigo antiguos (anteriores al

cdigo 1983)
Chequea las notas del Rcord Acadmico o del Record Manual con las
respectivas Actas de Notas Finales
Confecciona el Certificado de Estudios con la misma informacin de los
archivos acadmicos
Rubrica el Certificado de Estudios en la casilla PROCESADO POR:
Pasa el Certificado de Estudios y el expediente al encargado del Control de
Calidad

4. CONTROL DE CALIDAD
El encargado de Control de Calidad recibe el Certificado de Estudios y el
expediente
Registra en el sistema informtico de OAGRA
Verifica minuciosamente la informacin del Certificado de Estudios: datos del
alumno, las asignaturas, las notas, los semestres acadmicos y los crditos;
luego coloca un check con un lapicero de color rojo en el Rcord Acadmico
(Trmite Interno) en seal de conformidad
Aleatoriamente compara la informacin que contiene el Certificado de
Estudios con la informacin de las respectivas actas de notas finales
Si hay ERROR(ES) en el Certificado de Estudios lo devuelve al Tcnico II
(Encargado de la Escuela Profesional respectiva) (Paso 5) y comunica al
Jefe de la Unidad de Registro y Procesamiento
Si no hay ERROR(ES) en el Certificado de Estudios:
o Coloca la fotografa en el lugar correspondiente del Certificado de
Estudios
o Coloca el holograma autorizado sobre la fotografa
o Rubrica en el Certificado de Estudios en la casilla REVISADO POR:
o Pasa el Certificado de Estudios y el expediente a la Direccin de OAGRA
(Paso 7)
5. TCNICO II EN REGISTROS (ENCARGADO DE LA ESCUELA PROFESIONAL)
Recibe el Certificado de Estudios y el expediente
Vuelve a chequear y corrige los errores encontrados por el encargado del
Control de Calidad.
Vuelve a confeccionar el Certificado de Estudios con la misma informacin
de los archivos acadmicos
Rubrica el Certificado de Estudios en la casilla PROCESADO POR:
Pasa el Certificado de Estudios juntamente con el expediente al rea de
Control de Calidad

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PROCEDIMIENTO PARA EMISIN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

Se le llama la atencin por el error cometido con copia a su archivo personal
6. CONTROL DE CALIDAD
El encargado de Control de Calidad vuelve a recibir de la secretaria Tcnica el
Certificado de Estudios y el Rcord Acadmico (Trmite Interno)
Vuelve a verificar minuciosamente la informacin del Certificado de Estudios:
datos del alumno, las asignaturas, las notas, los semestres acadmicos y los
crditos
Coloca la fotografa
Coloca el holograma autorizado sobre la fotografa
Rubrica en el Certificado de Estudios en la casilla REVISADO POR:
Coloca el sello del Director
Pasa el Certificado de Estudios a la Direccin de OAGRA
7. DIRECCIN DE OAGRA
Recibe del encargado de Control de Calidad el Certificado de Estudios y el
respectivo expediente del alumno
Verifica la fecha de presentacin de la solicitud

Verifica el recibo de pago

Verifica los datos personales y la respectiva fotografa con la imagen del

Sistema Informtico de OAGRA

Registra el nmero del Certificado en el Sistema Informtico de OAGRA

Firma el Certificado de Estudios

Pasa el Certificado de Estudios firmado y el expediente al encargado del

Control de Calidad.
8. CONTROL DE CALIDAD
Recibe el Certificado de Estudios y el expediente
Clasifica el Certificado de Estudios con el respectivo expediente por Escuela
Profesional
Pasa el Certificado de Estudios firmado por el Director y expediente al
Tcnico II (Encargado de la Escuela Profesional respectiva).
9. TCNICO II EN REGISTROS (ENCARGADO DE LA ESCUELA PROFESIONAL)
Recibe el Certificado de Estudios y el expediente
Registra la salida informacin en el libro de control (Formato nico)
Enva el Certificado de Estudios y el expediente con el conserje de OAGRA
al Decanato de la Facultad respectiva, para la firma del Decano.

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PROCEDIMIENTO PARA EMISIN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

10. DECANATO DE LA FACULTAD

La secretaria del Decano recibe del conserje de OAGRA el Certificado de

Estudios y el expediente

Verifica los datos del alumno y las notas con los archivos de la Facultad

Pasa el Certificado de Estudios y el expediente al Decano de la Facultad

El Decano firma el Certificado de Estudios

La secretaria del Decano enva el Certificado de Estudios y el expediente

con el conserje de la Facultad al Tcnico II (Encargado de la Escuela
Profesional respectiva) de OAGRA
11. TCNICO II EN REGISTROS (ENCARGADO DE LA ESCUELA PROFESIONAL)

Recibe del conserje de la Facultad el Certificado de Estudios y el

expediente

Registra informacin en el libro de control (Formato nico) y da salida al

Certificado de Estudios

Pasa el Certificado de Estudios y el expediente a mesa de partes para su

entrega inmediata al estudiante o solicitante
12. MESA DE PARTES DE OAGRA

Recibe del Tcnico II (Encargado de la Escuela Profesional respectiva)

el Certificado de Estudios y el expediente

Entrega el Certificado de Estudios al alumno

Archiva el expediente en el File Personal del alumno
13. DURACIN

Tres (03) das hbiles

14.ESPECIFICACIONES

El alumno puede delegar a otra persona a travs de una Carta Poder

Notarial o simple, donde se consigne la huella digital y la firma del titular

La elaboracin del Certificado de Estudios presenta dos modalidades:

1. De alumnos de cdigos antiguos: 1967 a 1983 los Certificados son
editados con un procesador de textos, por que no se cuenta con
consolidados de cursos matriculados desde 1967 a 1983.
2. Para la elaboracin de Certificado de Estudios de alumnos
comprendidos desde 1967 hasta 1983 las secretarias tcnicas de las
Escuelas Profesionales requieren los Files Personales, con la finalidad
de poder contar con el Record Acadmico Manual.

En el sistema informtico de OAGRA, se encuentran registradas todas las

actas con las respectivas notas a partir de 1984, esta informacin da
origen al Historial Acadmico de cada alumno.

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PROCEDIMIENTO PARA EMISIN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

Para los alumnos de cdigos 1997-A hasta la actualidad, se imprime la

Constancia de Notas y el Rcord Acadmico (Trmite Interno) del Sistema
Informtico de OAGRA, luego se imprime el Certificado de Estudios.
Si el alumno es de traslado o de la modalidad adecuaciones curriculares,
compensaciones o convalidaciones, el proceso es en forma manual con el
vaciado de Notas al formato de Rcord Manual, por lo que se emite el
Certificado de Estudios en forma manual con un procesador de textos.

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