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Informe
EXPERIENCIA PROFESIONAL
AO: 2012
Agradecimientos:
A Dios:
Por darme la oportunidad de vivir en este mundo y compartir tantos momentos
increbles en compaa de personas excepcionales.
A mis padres:
Por el apoyo incondicional que siempre me han brindado y por el gran sacrificio
y esfuerzo que hicieron, para que hoy pueda forjar mi futuro y el de mi familia.
A mi esposa e hijo:
Por ser mi ms grande motivacin y por hacer de cada momento el mejor de
todos. Por darle sentido a mi vida y sacar lo mejor de m.
A mis hermanos:
Por haber estado conmigo todo este tiempo, apoyndome y aguantando mis
bromas.
A mis amigos:
Por haber compartido conmigo tantos momentos y experiencias, por tantos
viajes y convivencias que nos han unido.
A mi facultad:
Por darme los conocimientos y las herramientas para desenvolverme en mi vida
laboral y personal.
ndice
Introduccin.
I. Marco de Referencia
Historia Grupo ADO
Estructura de del Grupo ADO
Misin del Grupo ADO
Visin del Grupo ADO
Valores
Grupo ADO en nmeros
Direccin de Transporte
Misin
Visin
Servicios y/o marcas
Actividades Realizadas
Capacitacin
Pagina de Intranet
Controlador de Documentos
Realizacin de Estructura Documental de Transporte Metropolitano
Otras actividades
III. Conclusiones
IV. Anexos
V. Bibliografa
Introduccin
En el presente trabajo, se describen todas las tareas y acciones que he realizado para el Grupo ADO,
con el fin de constatar que he prestado mis servicios profesionales, basados en la formacin obtenida
en la mxima casa de estudios, la Universidad Nacional Autnoma de Mxico.
Desde el 01 de septiembre de 2009, he brindado mis servicios al Grupo ADO, como Trainee (jefe en
periodo de formacin) de Calidad. Por lo que mi formacin en la empresa ha sido enfocada al
aseguramiento de la calidad, a la capacitacin de colaboradores en herramientas de Calidad
(Pasaporte de la Calidad) entre otras actividades, las cuales se abordarn ms a fondo en este
trabajo. Actualmente, me encuentro laborando en el Instituto de Cultura y Calidad (ICC), el cual es el
organismo regulador en temas de calidad en todo el Grupo.
El objetivo del presente trabajo es presentar las actividades que he desempeado durante un ao
dentro del Grupo ADO en el rea de calidad.
Se inicia el trabajo con un Marco de Referencia en el cual se aborda la informacin general del Grupo
ADO, as como las diferentes divisiones de negocio que lo conforman, con el fin de establecer una
base para el presente trabajo.
En el segundo punto Desarrollo del Proyecto y Resultados se describen todas aquellas actividades en
las que tuve participacin, las cuales se encuentran resumidas a continuacin:
Capacitacin: formar a los colaboradores de la empresa en temas de calidad, con el fin de
crear una cultura enfocada a la mejora continua.
Pgina de Intranet: actualizacin de la pgina del Instituto de Cultura y Calidad, basada en una
nueva plataforma tecnolgica, con el objetivo de hacer ms dinmica la interaccin con los
usuarios.
Controlador de Documentos: creacin de una herramienta que permite consultar y concentrar
en un solo sitio, toda la documentacin necesaria para la gestin de la empresa.
Realizacin de Estructura Documental de Transporte Metropolitano: elaboracin de la
documentacin de BRT (Bus Rapid Transit).
Otras actividades: actividades realizadas en m da a da.
Dentro de cada una de las actividades descritas en el punto Desarrollo del Proyecto y Resultados, se
mencionan los resultados y/o conclusiones a los cuales se llego, con el fin de mostrar la relevancia de
mi trabajo profesional dentro del Grupo ADO.
I. Marco De Referencia
Grupo ADO es una de las empresas lderes a nivel nacional en el autotransporte de pasajeros, con
ms de 70 aos de experiencia. Cuenta con 3 divisiones de autotransporte (Forneo, Especializado y
Metropolitano), una divisin de servicios de comercializacin de boletos, hoteles, lneas areas,
espectculos, entre otras, llamado Boletotal y un negocio diferente al transporte de personas llamado
Empresas Comerciales (EMCO).
Su parque vehicular est compuesto por ms de 6,000 autobuses con la ms alta tecnologa de las
marcas ms prestigiadas y reconocidas en el mercado, como son; Mercedez Benz, Volvo, Scania,
entre otras.
Anualmente transporta a ms de 150 millones de pasajeros, teniendo una importante cobertura
geogrfica en el Centro, Sur, Sureste y Golfo de Mxico.
Est constituido por un Gobierno corporativo formado por un Consejo de Administracin y un Comit
Ejecutivo en el que se encuentran todas las Direcciones Corporativas, que junto con los Directores
Generales, gestionan y dirigen a los diferentes negocios de la empresa.1
La informacin general de la empresa fue consultada de la pgina de intranet del Grupo ADO, del cuadernillo
Bienvenido a Bordo (programa de introduccin para nuevos ingresos) y de presentaciones ejecutivas
1939
1944
1950
1970
1972
1976
1978
1979
1984
1985
1989
1990
1994
Se marca el fin de la era de Envos ADO y nace Multipack, que dos aos
despus se convierte en una Empresa de cobertura nacional.
1997
1998
Ticketbus crea una alianza con otras lneas para cubrir los principales destinos
del centro y occidente del pas.
En septiembre de este mismo ao, Ticketbus, se conforma como el Centro de
Informacin Telefnica, atendiendo llamadas en todo el interior de la
Repblica.
Para octubre, se incorpora al Centro de Informacin Telefnica la lnea Estrella
de Oro, cubriendo los estados de Morelos y Guerrero.
1999
2000
2001
2002
2005
A finales de este ao, Multipack logra captar como cliente a Volkswagen para la
distribucin de auto partes a sus agencias y distribuidores a nivel nacional.
2006
2007
2008
b)
Calidad y Productividad
c)
Confianza
d)
Austeridad
e)
Rentabilidad
Dado que la empresa est hecha de personas y es para personas, stas son el eje donde se centran
los valores del Grupo ADO.
Cada persona es un elemento fundamental de todos, por lo que debe ser tratada como un fin en s
misma, con dignidad propia, reconocindole sus conocimientos, capacidades, experiencia y
desempeo. Nunca como un medio o instrumento que puede ser usado y desechado como si fuera
una herramienta.
El respeto a la dignidad de las personas y reconocerlas, son una condicin necesaria para la vivencia
de los valores de la organizacin.
a) Pasin por Servir
Ver en el servicio una oportunidad de resolver a otros sus necesidades cumpliendo con entusiasmo y
alegra nuestras responsabilidades
b) Calidad y Productividad
Alcanzar las metas establecidas haciendo ms eficiente el uso de los recursos materiales, procesos y
sistemas con un profundo compromiso.
c) Confianza
La esperanza y seguridad de que se actuar correctamente.
La confianza le da valor a la palabra, requiere de comunicacin transparente y honesta. Es difcil
conseguirla y fcil perderla.
d) Austeridad
Usar, y tener slo lo indispensable, para hacer eficientemente el trabajo.
e) Rentabilidad
Alcanzar los objetivos econmicos competitivos en cada negocio, conforme a las estrategias, planes,
presupuestos y acciones.
10
Direccin Transporte
Misin
Transportar personas y sus bienes, asegurando la satisfaccin de clientes, accionistas, colaboradores
y sociedad.
Mediante una operacin de excelencia basada en las necesidades del cliente, equipos de trabajo y
sistemas, desarrollo de personas, convenios con terceros, enfocados a la rentabilidad, metas,
procesos, innovacin, mejora continua, difusin y acumulacin del conocimiento.
Visin
Ser la empresa lder que brinde a sus clientes soluciones integrales haciendo de su viaje una
experiencia nica de servicio.
Servicios y/o marcas
Los servicios que se ofrecen en las diferentes regiones son: Intermedio, Directo, Primera, Ejecutivo,
Lujo, Turismo y Transporte de Personal.
Servicio intermedio: sube y baja pasajeros en el camino, realiza paradas intermedias entre el
origen y el destino y realiza cobro a bordo. Actualmente, este servicio se proporciona con las
siguientes marcas: AU, TRV, MAYAB, TRT, VIA, ATS, ORIENTE, SUR, VOLCANES,
INTEROCEANICOS Y RAPIDOS DEL SUR.
Aire acondicionado
Asientos Totales: 49
11
Servicio directo: realiza viajes directos de poblacin a poblacin, slo sube y baja pasajeros en
paradas pre-establecidas y se ofrece con las marcas: AU, CUENCA, ECOBUS y TRF.
Aire acondicionado
Asientos reclinables
Distancia entre asientos
30
Asientos Totales: 49
Servicio de primera: realizan viajes directos de origen a destino es decir de terminal a terminal
con algunas paradas intermedias nicamente en terminales. ADO, OCC, PRIMERA PLUS,
ADO AEROPUERTO, LNEA DORADA.
Aire acondicionado
Asientos reclinables
Bao
Video
Distancia entre asientos 35
Asientos Totales: 44
12
Servicio ejecutivo: tambin opera en viajes directos de origen a destino y cuenta con los
mismos atributos que la primera clase con la diferencia de contar con menos asientos y una
mayor comodidad, servicio de cafetera a bordo, audfonos individuales y 2 baos.
Aire acondicionado
Asientos reclinables
Bao
Servicio de caf
Video
Distancia entre asientos 41
Asientos Totales: 40
El servicio de lujo, cuenta con todos los atributos del servicio ejecutivo y cuenta con 25
asientos tipo cama, 3 por cada fila lo que permite una mayor comodidad, adems de ofrecer
almohada, cobertor y salas exclusivas.
Aire acondicionado
Asientos tipo cama
Bao H y H
My M
Servicio de caf
Video
Conexiones elctricas
Distancia entre asientos 50
Asientos totales: 25
13
Turismo
14
Transporte de Personal
15
16
BRT (Bus Rapid Transit): Sistema de transporte masivo basado en autobuses de piso bajo
pero con caractersticas de un sistema Metro que provee un transporte rpido, con sus propios
carriles, elevada frecuencia de autobuses y paradas muy cortas y rpidas.
17
Cd. Azteca
18
2.- Giro de Alimentos: Est formado por negocios de cafeteras, restaurantes y franquicias donde se
ofrecen una amplia gama de platillos de comida rpida, ensaladas, tortas, empanadas, tambin
cuenta con comedores.
19
3.- Giro de Servicios y Arrendamientos: Ofrecemos los servicios complementarios al usuario del
auto transporte que les permita tener una estancia ms placentera y cmoda dentro de la Terminal
como son: sanitarios, estacionamientos, servicio de Internet, Se rentan espacios comerciales dentro de
las terminales para negocios complementarios de productos demandados por nuestros pasajeros. Se
tienen instalados banners, letreros, pster y espectaculares que promocionan marcas lderes y que
generan ingresos adicionales para la organizacin; adems se rentan locales y espacios publicitarios.
20
21
Como se puede observar, formo parte del rea de calidad en su divisin de aseguramiento de la
calidad, pero tambin he colaborado con otras reas del grupo como Sistemas y Transporte
Metropolitano, lo cual ms adelante describir.
En este punto se muestran las diferentes actividades que realice para el Instituto de Cultura y Calidad
(ICC) en conjunto con otras reas y empresas del grupo, las cuales han sido enfocadas al
aseguramiento de la calidad y a la mejora del servicio que brinda el ICC para los colaboradores.
22
Actividades Realizadas
A continuacin se abarcan las actividades realizadas, divididas en los siguientes rubros:
Capacitacin
Pgina de Intranet
Controlador de Documentos
Realizacin de Estructura Documental de Transporte Metropolitano.
Otras actividades
23
Capacitacin
Al comenzar a colaborar dentro del Grupo ADO, una de las actividades de ms peso fue la
capacitacin de colaboradores en temas de calidad, por lo que desde un principio fue necesario
conocer y ser capacitado en las diferentes metodologas de calidad; ste proceso dur alrededor de 5
meses, en los cuales curs la mayora de los talleres que se imparten en el ICC, aprobando cada uno
de ellos y participando como apoyo en algunos talleres impartidos en el grupo.
Los talleres impartidos por el ICC son los siguientes:
1. Introduccin al Pasaporte de la Calidad
2. 5Ss Ambiente Fsico de la Calidad
3. Gestin Gerencial Slo Hazlo
4. Pequeas Mejoras Kaizen
5. Solucin de Problemas Seis Sigma Rpido
6. Lder de Proyecto Seis Sigma Estratgico
7. Visin Estratgica del Servicio (VES)
8. ndice de Calidad en el Servicio (ICS)
9. Anlisis del Modo y Efecto de la Falla (AMEF)
10. Cocertificaciones
11. Modelo de Gestin de Negocios (MGN)
12. Metodologa Balanced Score Card (BSC)
13. Metodologa Project Management Institute (PMI) para lderes de proyecto.
Los ltimos dos talleres forman parte del rea de Planeacin estratgica.
De los talleres que se mencionaron anteriormente, estoy capacitado y certificado para impartir:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
A continuacin se menciona la aportacin que se ha tenido para con la capacitacin en los diferentes
talleres:
1. Introduccin al Pasaporte: Capacit a 7 personas en solo un taller, 7 de las cuales ya estn
certificadas en bronce.
2. 5Ss Ambiente Fsico de la Calidad: En 5 talleres que impart, capacit a 117 personas, de las
cuales 105 fueron certificadas en bronce.
3. Gestin Gerencial Solo Hazlo: Capacit a 52 personas en 4 talleres, de las cuales 25 se
certificaron en bronce.
4. Pequeas Mejoras Kaizen: Impart este taller en 4 ocasiones, en las cuales capacit 59
personas, logrando certificarse 34.
24
5. Solucin de Problemas Seis Sigma Rpido: Capacit 10 personas en solo un taller, de las
cuales 10 fueron certificadas en bronce.
6. ndice de Calidad en el Servicio (ICS): Capacit 14 personas en 2 talleres, de las cuales las 14
fueron certificadas en bronce.
7. Anlisis del Modo y Efecto de la Falla (AMEF): Capacit a 25 personas en 3 talleres, de las
cuales 21 se certificaron en bronce.
De lo anterior, se tiene que he capacitado a un total de 284 colaboradores, de los cuales 216 se
certificaron en los 20 talleres que impart.
Dentro de la capacitacin proporcionada, tambin se tomaron cursos con proveedores externos en
temas enfocados a la Norma ISO 9001:2008, lo que apoy mi formacin como auditor interno.
Los cursos tomados fueron: Formacin de Auditores Internos e Interpretacin y aplicacin de la Norma
ISO 9001:2008, con enfoque a procesos.
Es importante comentar que todos los talleres forman el programa Pasaporte de la Calidad el cual est
enfocado al fomento de acciones y proyectos que agreguen valor a las diferentes Direcciones de
Negocio del Grupo ADO, a travs de la identificacin de la metodologa ms adecuada para cada tipo
de mejora y/o proyecto.
Es importante mencionar que para poder ser instructor en las diferentes metodologas de calidad, es
necesario estar certificado, por lo que a continuacin se explica cmo lograrlo:
Certificacin Bronce: Se obtiene cuando el participante aprueba el taller presencial (de
cualquier taller o curso) con un mnimo de 8 de calificacin.
Certificacin Plata: Se obtiene cuando el participante aplica lo aprendido en su rea de trabajo
a travs de un proyecto o mejora en su da a da, lo cual debe de poder ser verificado y tener
una efectividad de por lo menos 3 meses. A partir de esta certificacin es posible convertirse en
instructor, pero ser necesario ser capacitado en Habilidades de Instruccin.2
Certificacin Oro: Se obtiene cuando el participante se certifica plata en todas las
metodologas.
En mi caso, para poder capacitar a los colaboradores fue necesario conocer y aplicar diferentes
tcnicas de instruccin, por lo que tuve que capacitarme en Habilidades de Instruccin, el cual es un
taller impartido por expertos de la empresa. Gracias a esta capacitacin y a la experiencia adquirida
durante la imparticin de los talleres de calidad, pude convertirme en instructor cumpliendo con los
criterios descritos en el Pasaporte de la Calidad y as fomentar en m persona las siguientes
habilidades:
Control de nervios
Comunicacin
o Verbal
o Corporal
o Escucha
25
Formar
o
Acompaar
o
Co-Certificar
o
Reconocer
o
El tronco comn de los talleres de calidad est estructurado segn el Modelo de Mejora Continua
usado a todos niveles dentro del Grupo ADO llamado D M A M A, el cual sigue los principios del ciclo
de Deming PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) en conjunto con las etapas de 6 Sigma, lo cual se
muestra a continuacin:
26
Definir
Asegurar
Medir
Mejorar
Analizar
Los talleres que conforman el tronco comn son; Ambiente Fsico de Calidad 5Ss, Gestin Gerencial
Slo Hazlo, Pequeas Mejoras Kaizen, Solucin de Problemas 6 Sigma Rpido y 6 Sigma Estratgico,
los cuales se muestran en la siguiente tabla.3
A continuacin se presenta una breve descripcin de cada uno de los talleres que he impartido.
Espaol
Definicin
Seiri
Clasificacin
Seiton
Organizacin
Seiso
Limpieza
Seiketsu
Bienestar personal
Shitsuke
Disciplina
equipos
28
INFORME 3 GENERACIONES
REGION/DIVISIN: MERIDA
GERENCIA: GENERAL
RESPONSABLE: CARLOS ARIAS
PERIODO:
MEDIDOR:
META:
REAL:
DESVIACIN:
ANALISIS DE DESVIACIONES: Terminales (PARETO)
Sep-06
Ventas
62.21
59.90
-3.71%
1.5
15.0%
10.0%
70.00
0.5
5.0%
65.00
0
0.0%
A
60.00
-0.5
-1
-10.0%
-1.5
-15.0%
-2
-20.0%
55.00
50.00
1
-5.0%
45.00
E
Comparativo
2006
Pto
2005
05
Pto
06
-2.5
Tendencia
PROBLEMA
No
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Dif %
ESTATUS DE
ACCIONES
Suficientes y
Efectivas ?
CAUSAS
Entrada de competenica B
Ajuste de Rol
Entrada deVans
Falta de seguimiento
-25.0%
Dif $
ACCIONES
Ajustar Rol y promociones
Abrir Horarios
Promocn de Nuevos horarios
Cambio de Promotor
RESPONSABLE
Gerente A
Gerente A
Gerente B
Gerente B
Fecha
Term
Oct-06
Oct-06
Oct-06
Nov-06
Estatus
C/A
EFE
S/N
A
A
A
A
Descripcin
Ejemplos
Espera
Sobre oferta
29
Inventario
Movimiento
Ir a recoger impresiones
Correccin
Detallado de parabrisas
Sobre procesos
Inspeccin
Talento
Las herramientas que se usan en esta metodologa son: Tiempo Estndar, Tiempo Ciclo, Diagramas
de flujo, Lay-out y Anlisis de espagueti, las cuales nos ayudan a identificar los desperdicios y a darles
solucin, lo cual se puede lograr a travs de controles sencillos llamados A prueba de error (o Poka
Yoke), con los cuales podemos detectar y corregir los errores en el momentos en que stos se
generan. Con estos dispositivos podemos erradicar el desperdicio de correccin y su impacto en los
costos, gastos y la calidad en el servicio.
30
El Seis Sigma Rpido utiliza herramientas como: Diagrama de Ishikawa, Lluvia de ideas y tcnica del
Por qu Por qu.
Diagrama de Ishikawa
31
Lo primordial de este taller es que todos los colaboradores conozcan los sistemas y procesos que
conforman el MGN, con el fin de que puedan identificar su contribucin dentro de la su rea y por
consiguiente dentro de la empresa.
32
Pgina de Intranet
El mundo de hoy est en cambio constante y aun ms a lo que en tecnologa se refiere, por lo que en
mi rea de trabajo se present la necesidad de actualizar la pagina de intranet, buscando ms
versatilidad y mejor comunicacin con todos nuestros colaboradores. Debido a lo anterior se me
asigno el proyecto para desarrollar una nueva pgina para el ICC.
El ICC contaba con una pgina de intranet, la cual careca de dinamismo, atractivo y funcionalidad, ya
que la administracin la llevaba a cabo el rea de sistemas y solo tenamos atributos para manejar una
pequea parte de ella. Este problema se reflejaba en cada una de las regiones de la empresa, por lo
que se decidi introducir una nueva plataforma, la cual tuviera las herramientas necesarias para
establecer una mejor interrelacin entre los usuarios, desarrolladores y la misma pgina.
Se opto por usar JOOMLA, la cual es una plataforma que simplifica la gestin y publicacin de grandes
volmenes de contenido, pero lo ms importante, es que la administracin de la pgina puede llevarse
a cabo por los integrantes del rea o regin, sin estar sujetos a el rea de sistemas.
JOOMLA se basa en la tecnologa Web 2.0 la cual permite a los empleados una interrelacin con el
sistema, para compartir sus conocimientos en forma ms efectiva mediante recursos dinmicos como:
Blogs
Foros
Wikis
Moodle
Difusores de noticias
Chats
Videos (ADOTube)
Imgenes
Mi aportacin para este caso se resume en que fui la persona designada para replicar el uso de la
herramienta en mi rea, aparte de ser el encargado de dirigir la implementacin de la nueva pgina y
posteriormente darle seguimiento, convirtindome en el administrador de la misma.
Para iniciar con el proyecto de la pgina, fue necesario ser capacitado por el rea de sistemas durante
dos das sobre el uso de las herramientas que JOOMLA ofrece. Al trmino de la capacitacin,
comenc con el desarrollo del cascarn o piloto de la pgina lo cual me llev dos semanas. Ya
concluido el cascarn lo present a los colaboradores del ICC, incluidos mis jefes, quienes aprobaron
la propuesta de la pgina, dndome la autorizacin de seguir con la siguiente fase para concluir la
pgina.
El siguiente paso fue capacitar y formar el equipo que administrara la pgina, que en este caso fue
formado por una persona de cada rea (planeacin, aseguramiento de la calidad, calidad en el servicio
y mejora continua), por lo que durante una semana me dedique a capacitar y a realizar la estructura
final de la pgina junto con el equipo administrador.
33
Se nos dio un plazo de tres semanas para terminar con la pgina y concluido este periodo, fue
autorizada para darla de alta en dominio y as concluir con el desarrollo de esta.
Desde el momento que fue dada de alta la pgina, me convert en el administrador general de la
misma y por tal motivo, soy el encargado de su mantenimiento y actualizacin, tanto en su estructura
como de los documentos que alberga, los cuales usan y consultan nuestros colaboradores.
Beneficios
La pgina de intranet ha trado consigo muchas mejoras tanto en la gestin de los contenidos de la
misma, como en la interaccin con nuestros colaboradores, ya que si tienen alguna duda o comentario
pueden hacerlo llegar de una manera sencilla a la persona idnea y a travs de lo anterior podemos
mejorar la informacin dentro de la pgina.
La direccin de la pgina es http://intranet.ado.net/icc/
34
Controlador de Documentos
La Direccin de Transporte Forneo fue la primera divisin de negocio que se percat que tena
problemas a nivel documental por lo que era necesario encontrar alguna herramienta que permitiera:
a) Asegurar que la documentacin se mantenga actualizada.
b) Concentrar en un solo lugar toda la informacin (documentos) necesaria para la gestin y
operacin de la empresa, la cual esta descrita dentro del Modelo de Gestin de Negocio
(MGN).
c) Mejorar la organizacin y control sobre los documentos.
Para cualquier empresa es importante establecer un sistema de gestin de calidad, ya que este ayuda
a aumentar la satisfaccin del cliente a travs del anlisis de sus requisitos y la mejora continua,
adems de definir los procesos y mantenerlos bajo control con el fin de entregar un producto o servicio
final aceptable para el cliente.
Dentro de un sistema de gestin de la calidad es importante contar con una estructura documental
establecida, la cual refleje realmente como se llevan a cabo todas las actividades necesarias y que
agregan valor al producto o servicio final, es por esto que es necesario para el Grupo ADO establecer
un control documental adecuado, el cual este basado en la Norma ISO 9001:2008.
En la actualidad los documentos se encuentran distribuidos por todas las pginas de intranet de la
empresa y no se cuenta con una estructura definida, ya que cada rea sube sus documentos de la
manera que quieren, sin ningn orden o estndar y sin asegurar que todos los documentos fueran los
ms actualizados, lo que genera confusin entre los usuarios a parte de no cumplir con los requisitos
establecidos por la Norma ISO 9001:2008.
En busca de establecer un sistema que brindar las caractersticas necesarias para controlar nuestra
documentacin, se analizaron varias alternativas, las cuales presentaban, ya sea, un costo demasiado
elevado o demasiados problemas tcnicos. Es por lo anterior que se present la alternativa de usar
una de las herramientas proporcionadas por JOOMLA (plataforma para pginas de intranet) llamada
DOCMAN (document manager).
DOCMAN es el administrador de documentos utilizado por JOOMLA y debido a mi experiencia en su
uso, se me asigno la tarea de analizar si esta herramienta cubra con los requerimientos necesarios
para el control documental de toda la empresa. Despus del anlisis, present una propuesta la cual
describa algunas alternativas para hacer factible el uso de DOCMAN y cubriera con los puntos
establecidos en la Norma ISO 9001:2008.
La propuesta fue aceptada, por lo que empec por crear una pgina totalmente enfocada al control de
documentos. Realice el cascarn de la pgina y establec la estructura de la misma para el acomodo y
consulta de la informacin, por lo que as surge la pgina de Control de Documentos del Grupo ADO.
35
Una vez aprobado el cascarn, me di a la tarea de capacitar a todas las personas designadas por los
dueos de los procesos, esto con el fin de formar a un equipo de trabajo para el desarrollo (subida de
documentos), acomodo y actualizacin de todos los documentos lo cual nos brind los siguientes
beneficios:
Contar con una manera fcil y sencilla de acceder a la informacin por parte de todos los
colaboradores de la empresa.
Tener distintas formas para encontrar y acceder a la informacin (por reas, por pirmide
documental y a travs del Modelo de Gestin de Negocio)
Mayor funcionalidad del sistema al incluir la informacin de las co-certificaciones.
Control de documentos externos
Bsqueda rpida de documentos (por palabras)
Acceso a formatos para su utilizacin inmediata
Generacin automtica de Lista Maestra
Navegacin ms amigable.
Cabe mencionar que la estructura para el controlador de documentos fue hecha pensando en las
necesidades de los usuarios y en la mejor manera de acomodar la informacin para que cualquier
colaborador pueda consultar los documentos que requiere de la forma ms fcil y sencilla. La
estructura que se le dio fue la siguiente:
36
Por reas
Se cre un modulo especial para que los colaboradores puedan acceder a su informacin segn su
rea, ya sea operativa o administrativa, esto con el fin de que si no conocen el proceso o nivel
documental de sus documentos, los puedan encontrar rpidamente.
37
1. Manual de Calidad: Describe el Modelo de Gestin de Negocios (MGN) basado en la norma ISO
9001:2008, as como los procesos y requisitos para planeacin y la gestin del negocio. Asimismo,
asigna responsabilidades y provee la gua para la implementacin, seguimiento y medicin del mismo
a travs del establecimiento de indicadores claves.
2. Sistemas: Conjunto de procesos relacionados, que interactan en el MGN a travs de los insumos
y entregables que generan.
3. Procesos: Conjunto de actividades que suceden de forma ordenada e interactan entre s a partir
de la combinacin de recursos y mtodos, para convertir insumos en servicios o productos con valor
agregado al sistema.
4. Polticas, Procedimientos y Hojas de descripcin del oficio: Engloban los lineamientos y el
cmo se realizan las actividades dentro de los procesos.
5. Formatos y registros: Son documentos ya preestablecidos en los que se asienta la informacin
generada de las actividades realizadas dentro de los procesos, lo que posteriormente servir como
evidencia de su realizacin.
Por Modelo de Gestin de Negocios
A partir de esta forma, el usuario puede acceder a los documentos a travs de los sistemas y procesos
establecidos en el Modelo de Gestin de Negocio de manera interactiva.
38
39
Otras Actividades
En el contenido de este trabajo me he enfocado en describir los proyectos ms importantes en los que
he participado y que han absorbido en gran medida el tiempo que llevo colaborando en el Grupo ADO,
pero es importante mencionar todas las dems actividades que he desempeado y que forman parte
de mi da a da. A continuacin describo estas actividades:
Premio de Creatividad
El Grupo ADO cuenta con un evento magno el cual es conocido como Premio de Creatividad, en
el cual se reconoce y premia a todos aquellos colaboradores que han generado proyectos que de
alguna manera agregaron valor al grupo. Los proyectos se dividen en varias categoras:
1. Productividad: Proyectos que permitan lograr beneficios duros significativos dentro de la
organizacin y muestren resultados consistentes, por ms de tres meses, en el Estado de
Resultados por incremento de ingresos, disminucin de costos, gastos o ahorros.
2. Pequeas Mejoras: Proyectos que reconocen a los equipos exitosos en la implementacin
de pequeas mejoras Kaizen, Solo Hazlo, AMEF, Crculos de Calidad o Seis Sigma rpido
(rpida implantacin originados en el lugar de trabajo) con resultados consistentes por ms
de tres meses en indicadores financieros o de negocio.
3. Innovacin: Proyectos (ideas inditas) que logren mejorar el desempeo de los procesos o
logren hacer nuevos negocios y/o productos rentables que incrementen los ingresos de la
compaa y muestren resultados consistentes, por ms de tres meses, en indicadores
financieros o de negocio.
4. Rplicas: Reconocer a la mejor Regin o Divisin en la implementacin de replicas de
proyectos concursantes en ediciones anteriores del Premio de Creatividad, por el numero
de replicas implementadas y certificadas, que presenten resultados consistentes, por ms
de tres meses, en indicadores financieros o de negocios.
5. Cultura Ecolgica: Reconocer a la mejor Regin o Divisin por implementacin de
proyectos ecolgicos, que presente resultados consistentes, por ms de tres meses en
indicadores de negocio o contribuyan a preservar nuestro medio ambiente.
Este evento se realiza ao con ao en los primeros das de diciembre y es responsabilidad del ICC
organizarlo y llevarlo a cabo en todo sentido. Es por esto que particip haciendo ciertas tareas
como la elaboracin de los diplomas, el seguimiento de elaboracin de los trofeos, el armado de
los paquetes de obsequio para los asistentes y como personal de staff durante el evento.
Memory Jogger (Manual de Bolsillo).
El ICC como organizador del evento del Premio de Creatividad, se vio en la necesidad de buscar
un obsequio para incluirse dentro de los paquetes que se entregaran a los asistentes al evento,
es por esto que se decidi elaborar un Memory Jogger, el cual contuviera una descripcin
resumida de todas las metodologas y herramientas de calidad impartidas por el ICC, incluyendo la
Norma ISO 9001:2008 para consulta, teniendo como fin tambin, el difundir dichas metodologas y
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III. Conclusiones
En el presente trabajo he expresado las actividades y tareas hechas para el Grupo ADO, pero cabe
mencionar que hay una gran brecha entre la escuela y la prctica profesional, durante el tiempo
transcurrido en ADO he tenido que esforzarme ms que en cualquier materia o proyecto que he
realizado. Mi trabajo ha sido retador, lo cual ha hecho que explote mis capacidades y me d cuenta
que aun puedo crecer y que estoy listo para afrontar retos mayores.
Cuando termin mis estudios me senta preocupado ya que no saba cul sera mi camino, al entrar a
laborar la preocupacin creci puesto que pensaba que no estaba listo y no tenia las herramientas
necesarias, afortunadamente al paso del tiempo me di cuenta que poda realizar mis actividades y que
mi manera de hacer las cosas se amoldaba segn las exigencias de mi da a da. Fue cuando
comprend que mi carrera no solo me haba dado conocimientos, sino tambin una metodologa
basada en la medicin, el anlisis y la toma de decisiones a travs de hechos y datos.
Una de las actividades que ms he disfrutado y me ha aportado ms valor es la capacitacin, ya que
he mejorado muchas habilidades como mi expresin oral, mis gesticulaciones y el control de los
nervios ante muchas persona, entre otras.
Algo importante es que he encontrado algo que me apasiona, los procesos, me refiero a la parte de
conocer, documentar y asegurar que todas aquellas actividades que le dan forma al negocio, se
lleven de manera controlada y que sean lo suficientemente flexibles para adaptarse o modificarse en
funcin de la satisfaccin de los clientes externos como internos.
De cara a ADO puedo asegurar que es una gran empresa, pero como todo, tiene tambin reas de
oportunidad, me refiero a la resistencia al cambio, ya que muchos de sus procesos administrativos
tienden a ser tediosos y nada funcionales.
Otra rea de oportunidad est en la comunicacin interna ya que aunque se cuentan con muchas
herramientas para este fin (pginas de intranet, correo, muros informativos, etc.) aun no se ha
encontrado la manera de permear toda la informacin indispensable a todos los niveles de la empresa.
Mi aportacin a grandes rasgos para ADO, ha sido la elaboracin del Controlador de Documentos y el
desarrollo de documentacin necesaria para la gestin del negocio, ejemplo de esto es la estructura
documental de Transporte Metropolitano. Otro punto importante es la capacitacin ya que a travs de
sta he apoyado a los colaboradores a desarrollar proyectos y a mejorar su rea de trabajo.
Hoy sigo comprometido con la empresa para brindar apoyo a todos los colaboradores en materia de
calidad, seguimiento a proyectos y en la bsqueda de nuevas herramientas para gestionar el negocio
cada vez de mejor forma.
Hay dos temas que me parecen primordiales, la Gestin del Cambio y la Administracin del
Conocimiento. La Gestin del Cambio es primordial para cualquier empresa, ya que la resistencia al
cambio de las personas puede frenar el crecimiento a parte de disminuir la productividad de un
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negocio. La Administracin del conocimiento se refiere a reunir toda la informacin y experiencia de las
personas para documentarla, con el fin de convertirla en un activo estratgico de la organizacin.
Aun me falta mucho por aprender pero gracias a mi formacin acadmica y a la experiencia obtenida
en ADO estoy seguro que podr seguir dando resultados y en un futuro convertirme en una pieza
importante en la empresa, siendo mi meta a mediano plazo convertirme en gerente o jefe de rea.
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IV. Anexos
ANEXO 1
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ANEXO 2
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V. Bibliografa
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