PRESUPUESTOS

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PROCESO ADMINISTRATIVO
Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las
operaciones de planificacin y control, se utilizan tanto en los negocios
como el gobierno, al igual que en cualquier actividad en grupo.
La administracin se define como el proceso de fijar las metas de la
entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas.
Las funciones de la administracin constituyen el proceso administrativo,
los autores varan en cuanto a nombres, pero bsicamente son las
siguientes:

Planificacin.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales

y elegir un futuro curso de accin para lograrlos.

Organizacin.- es el proceso mediante el cual se relacionan los

empleados y sus labores para cumplir los objetivos de la empresa.
Consiste en dividir el trabajo en grupos e individuos y coordinar
las actividades individuales del grupo.

Administracin de los recursos humanos.- es el proceso de

asegurar que se recluten los empleados competentes se les
desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la
empresa. Lograr que los empleados se sientan satisfechos.

Direccin y motivacin.- es el proceso de motivar a las personas

de cualquier nivel dentro de la organizacin para ayudar voluntaria
y armnicamente en el logro de los objetivos de la empresa.

Control.- es el proceso de asegurar el desempeo eficiente para

alcanzar los objetivos de la empresa, refuerza aciertos y corrige
las fallas.

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PRESUPUESTO
ETIMOLOGA
PRE = significa antes de o delante de
SUPUESTO = hecho
El presupuesto como herramienta de la administracin se puede
conceptuar como: Estimacin programada, en forma sistemtica, de las
condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un
organismo en un periodo determinado.
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO
Los objetivos de El Presupuesto son de:
Previsin.- tener anticipadamente todo
elaboracin y la ejecucin del presupuesto.

lo

conveniente

para

la

Planeacin.- planificacin unificada y sistematizada de las posibles

acciones, en coordinacin con los objetivos.
Organizacin.- que exista una adecuada, precisa y funcional estructura y
desarrollo en la entidad.
Coordinacin o Integracin (Administracin de Recursos humanos).compaginacin estrecha y coordinada de todas y cada una de las
secciones, para que cumplan con los objetivos de la entidad.
Direccin.- ayuda en las polticas a seguir, toma de decisiones y visin
de conjunto, as como auxilio correcto y con buenas bases para conducir
y guiar a los subordinados
Control.- Comparacin a tiempo entre lo presupuestado y los resultados
presentados, dando lugar a diferencias analizables, para hacer
correcciones antes de que se presenten las consecuencias.
El xito de un presupuesto no quiere decir necesariamente que los
resultados logrados hayan sido idnticos a los pronosticados, ser
suficiente haber obtenido una mejora en el grado de eficiencia y
seguridad con se que se condujo la empresa.

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ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA REALIZACIN DE UN BUEN

PRESUPUESTO:
Conocimiento de la empresa, los presupuestos van ligados al tipo
de entidad, a sus objetivos, organizacin y necesidades, su contenido
y forma varan de una empresa a otra, principalmente en el grado de
anlisis requerido.
La preparacin del presupuesto se basa en el principio de que todas
las transacciones de la Entidad, estn ntimamente relacionadas entre
si. Ej: si se pueden determinar las ventas con cierta exactitud, podra
estimarse tambin el volumen de produccin adecuado.
Exposicin del plan o poltica, el criterio de los directivos de la
empresa, en cuanto al objetivo que se busca con la implantacin del
presupuesto, se deber exponer en forma clara y concreta por medio
de manuales e instructivos, cuyo propsito ser uniformar el trabajo
y coordinar las funciones de las personas encargadas de la
preparacin y la ejecucin del presupuesto.
Coordinacin para la ejecucin del plan o poltica, el
presupuesto debe tener un director que acte como coordinador de
todos los departamentos que intervienen en la ejecucin del plan. La
sincronizacin de las diferentes actividades se har elaborando un
calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento
deber tener disponible la informacin necesaria para que las dems
secciones puedan desarrollar sus estimaciones.
La responsabilidad del presupuesto recae sobre el director del mismo,
pero ste a su vez se puede apoyar en los funcionarios de los
diferentes departamentos, quienes tendrn la obligacin de
proporcionarle los informes necesarios; de ah la necesidad de
determinar el campo de accin de cada uno, su autoridad,
responsabilidad y jerarqua.
Fijacin del periodo presupuestal, la determinacin de este
periodo opera en funcin de diversos factores como: estabilidad o
inestabilidad de las operaciones de la empresa, el tiempo del proceso
productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc.

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Ej: una entidad estable en operaciones, tendr mayor facilidad para

hacer sus presupuestos por periodos ms largos que otra que no lo
sea.
Otros factores que influyen son las caractersticas de cada partida
como inversiones a ms de un ao y los financiamientos, pueden
estimarse para lapsos mayores que las partidas de operacin.
Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con
los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las
comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones y apoyos
necesarios.
Se recomienda no establecer el lapso de un presupuesto largo en
forma rigurosa, ya que ste suele variar constantemente,
normalmente se aconseja realizarlos en periodos de un ao,
dividiendo ste por trimestres, que a su vez se subdividen en meses,
para lograr el establecimiento de un presupuesto continuo.
Direccin y vigilancia, una vez elaborado el plan, cada uno de los
departamentos recibir la delegacin de elaborar los presupuestos
que les correspondan con las instrucciones que ayudarn a los jefes a
poner en prctica dichos planes.
Posteriormente se debe realizar un estudio minucioso de las
diferencias que surjan de la comparacin de los datos reales con los
predeterminados, revisar peridicamente las estimaciones y
modificarlas en caso de ser necesario.
Apoyo directivo, la voluntad en la implantacin del presupuesto por
parte de los directivos y su respaldo, es indispensable para su buena
realizacin y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no
solamente informativo sino que lo convierte en un plan de accin
operativa y de patrn de medida con lo ejecutado.

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CARACTERSTICAS DEL PRESUPUESTO:

1. DE FORMULACIN:
Adaptacin a la entidad.- El presupuesto debe ir en funcin
directa con las caractersticas de la empresa, debiendo
adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno
de sus aspectos.
Planeacin, Coordinacin y Control de Funciones.- un
presupuesto parte de un plan, que debe tener una
proyeccin futura y ser encaminado hacia un objetivo
claramente definido y para lograrlo es imprescindible
coordinar y controlar todas las funciones que conducen a
alcanzar dicho objetivo. Entre las recomendaciones estn:
*seccionar en tantas partes el presupuesto, como
responsables en las funciones que haya en la entidad
*operar dentro de un mecanismo contable, para poder
ser comprobables
*elaborar los presupuestos en condiciones de poder
ser alcanzables.
2.- DE PRESENTACIN:
De acuerdo con las normas contables y econmicas.- los
presupuestos que se utilizan como herramienta de la
administracin, deben ir de acuerdo con las normas contables y
econmicas (periodo, mercado, oferta, demanda, ciclo
econmico, etc.) y de acuerdo con la estructuracin contable
para efectos de comparacin.
3.- DE APLICACIN:
Elasticidad y criterio.- las constantes fluctuaciones del mercado
y la presin debido a la competencia, obligan a los dirigentes a
efectuar cambios en sus planes en plazos breves, por lo cual,
deben aplicarse con elasticidad y criterio, debiendo stos
aceptar cambios en el mismo sentido en que varen las ventas,
produccin, necesidades, ciclo econmico, etc.

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CLASIFICACIN DEL PRESUPUESTO

Es comn encontrar que existen distintos tipos o denominaciones de
Presupuestos, sto obedece a las caractersticas del mismo. Clasificacin
de acuerdo a los aspectos ms sobresalientes:
Por el tipo de empresa:

Pblicos.- los realizan los Gobiernos, Estados, Empresas

Descentralizadas para controlar las finanzas de sus
dependencias.

Privados.- los utilizan las empresas particulares como

instrumento en su administracin.
Por su contenido:

Principales, son una especie de resumen que presenta

elementos medulares en todos los presupuestos de la entidad.

Auxiliares, muestran en forma analtica las operaciones por

cada uno de los departamentos de la compaa.
Por su forma:

Flexibles.- consideran anticipadamente variaciones que

pudiese ocurrir y permiten elasticidad por posibles cambios
lgicos.

Fijos.- permanecen invariables durante la vigencia del

periodo presupuestario.
Por su duracin:
La determinacin del lapso que abarcar el presupuesto,
depender del tipo de operaciones que realice la empresa y de la
mayor o menor exactitud y detalle; pueden ser cortos, abarcan
menos de un ao, o largos, se formulan para ms de un ao.
Por la tcnica de valuacin:

Estimados, se formulan sobre bases empricas, se

determinan sobre experiencias anteriores.

Estndar, se formulan sobre bases cientficas o casi

cientficas, eliminan en un porcentaje muy elevado las
posibilidades de error.

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Por su reflejo en los estados financieros:

De posicin financiera, muestran la posicin esttica que

tendra la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las
predicciones, se representa mediante el balance general.

De resultados, muestra las posibles utilidades o prdidas a

obtener en un periodo futuro.

De costos, toma en cuenta los pronsticos de venta, reflejan

las erogaciones que hayan de efectuar por costo total o cualquiera
de sus partes.
Por las finalidades que pretende:

De aplicacin, se elaboran para solicitud de crditos, son

pronsticos sobre la distribucin de los recursos con que se cuenta
o se contar segn lo proyectado.

De fusin, para determinar con anticipacin las operaciones

que hayan de resultar de una conjuncin de entidades o
compaas filiales.

Por reas y niveles de responsabilidad, cuando se desea

cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y
niveles en que se divide la organizacin.

Por programas, normalmente preparados por dependencias

gubernamentales, patronatos, instituciones, etc., normalmente
expresan gasto en relacin con los objetivos que persiguen.

Base cero, se realiza sin tomar en cuenta las experiencias

habidas, es til ante la elevacin acelerada de los precios y costos.

Tradicional, el clsico normal, que se utiliza en la iniciativa

privada.
De trabajo:

Parciales, se elaboran en forma analtica, mostrando las

operaciones estimadas por cada departamento.

Previos, constituyen la fase anterior a la elaboracin

definitiva.

Definitivo, es el que finalmente va a ejercer, coordinar y

controlar en el periodo al cual se refiera.

Mestros o tipo, con estos presupuestos se ajustan los que

tengan variacin substancial, pero deben ser revisados
continuamente.

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Un presupuesto puede caer en varios supuestos de clasificacin, es

decir, que puede ser al mismo tiempo: Pblico, Principal, Fijo, Corto, etc.
RESPONSABILIDAD, PREPARACIN, MANEJO Y
ADMINISTRACIN
La responsabilidad de la elaboracin del Control Presupuestal, se delega
en una persona que habr de fungir como Director del mismo.
El Director del Presupuesto debe poseer amplios conocimientos y
experiencia sobre la empresa, necesita estar compenetrado en el
Sistema Contable de la Entidad, su organizacin, operaciones que
practica, problemas administrativos, etc., por lo que normalmente se
designa a un Contador o un Lic. en Administracin, quien normalmente
tiene el cargo de Contralor o de Director de Finanzas.
Aunque el director sea el responsable de todo el presupuesto, necesita
colaboracin de todo el personal de la compaa, para lo cual es
necesario contar con las siguientes responsabilidades:
Director o Gerente General.- polticas generales (cambios de
diseos y productos, mercados, tendencias administrativas, etc.)
proyeccin a futuro.
Director de Finanzas o Contralor.- presupuesto financiero (Caja,
Cuentas por Cobrar y Pagar, Gastos, etc.), estadsticas, costos,
impuestos, auditoria interna y externa, estudios econmicos
proteccin de los activos, y obligaciones (acreedores y
accionistas), anlisis, interpretacin, inversiones, entre otras.
Gerente de ventas y mercadotecnia.- ventas, publicidad,
expansin o contraccin del mercado, colocacin de nuevos
productos, etc.
Gerente de Produccin o Superintendente.- Control de almacn de
materiales, produccin, mantenimiento, etc.
Los cuatro puestos descritos forman el Comit de Presupuestos, quien
adems puede incluir jefes de importancia como: el de Personal y el de
Compras, de forma complementaria.

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Una vez establecida la responsabilidad de cada rea, se podr delegar el

trabajo a los diferentes jefes de departamentos, quienes debern
entregar clculos peridicos en forma de cdulas de las operaciones que
realicen.
El Contralor tiene mltiples funciones,
presupuesto, las principales son:

pero

como

director

del

1. Formular el presupuesto general y preparar estados pro forma y

presupuestados.
2. Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones e investigas sus
causas.
3. Coordinar y supervisar los presupuestos parciales.
4. Aprobar el diseo de las formas que se utilizarn.
5. Elaborar manuales o instructivos claros, precisos y suficientemente
amplios.
6. Enfrentar continuamente lo presupuestado con lo realizado, hacer
las correcciones pertinentes a tiempo.
7. Informar a sus superiores y al Comit de Presupuestos
Las funciones del Comit son:
1. Examinar, aprobar y ajustar las estimaciones de gastos
departamentales.
2. Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales.
3. Presentar los presupuestos a autorizacin al Gerente General y
ste al Consejo de Administracin.
MECNICA
Despus de establecer el periodo presupuestal, la seleccin del personal
que debe trabajar en la elaboracin del mismo y el estudio para su
conexin con el sistema contable, se puede enviar un boletn dirigido a
todos los componentes de la organizacin, con el fin de comunicar las
perspectivas y objetivos de la empresa, para la tarea que se inicia,
hacindolos reflexionar sobre el papel tan importante a desempear por
cada uno de ellos.
Se deben establecer fechas en las que la informacin debe estar
disponible para cada uno de los departamentos, se puede implantar un

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sistema de redes de actividades, llamado Camino Crtico, para

determinar en qu momento se requiere la atencin del Coordinador.
FASES
Previsin.- Conocer de manera anticipada todo lo necesario para
echar a andar las siguientes fases.
Planeacin.- recopilacin de datos, su estudio cuidadoso,
ordenamiento o integracin.
Formulacin.- elaboracin de los presupuestos parciales en forma
analtica en cada departamento, la realizacin de los presupuestos
globales o sumarios previos, sujetos a ajustes.
Aprobacin.- su objeto es lograr el apoyo y la cooperacin de todo
el personal, su afinacin y ajuste, dando lugar al presupuesto
definitivo a ejercer.
Ejecucin y Coordinacin.- el llevar a cabo el presupuesto es de
todo el personal, desde obreros hasta funcionarios, por lo que es
necesario
formular
manuales
de
labores
coordinadas,
procedimientos y mtodos.
Control.- observancia y vigilancia, localizar actitudes perjudiciales,
debe hacerse un anlisis y estudio que arrojen lo siguiente:
-Localizar el rea del problema
-Plticas con los supervisores de dicha rea
-Observar directamente el trabajo del departamento
-Estudiar especficamente el problema
-Emitir un reporte donde se expliquen las causas
Evaluacin.- en base a los resultados obtenidos, mediante el
anlisis, revisin e interpretacin de ellos, para determinar si se
est procediendo correctamente o tomar decisiones necesarias.
MANUAL
El manual del Control Presupuestal, tiene mucha similitud con los
manuales de contabilidad, organizacin, etc., cuya finalidad es presentar
en forma estricta las polticas y las operaciones de la empresa, as como
definir responsabilidades y lmites de autoridad de las personas que
intervienen en el Control Presupuestal.
Dicho manual debe contener detalladamente:

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a) Bases, propsitos y funcionamiento del sistema presupuestal y

la responsabilidad asignada a cada jefe departamental.
b) El periodo que abarca el presupuesto.

c) La organizacin necesaria para su administracin.

d) Los procedimientos para formular los presupuestos.
e) El instructivo para el manejo de las formas necesarias para su
control.
f) Obligaciones del Director del Presupuesto y relaciones con los
diferentes ejecutivos.
g) Procedimientos a seguir para la elaboracin y la revisin de las
estimaciones.
h) Procedimiento a seguir para la aprobacin.
i) Obligaciones de todos y cada uno.
PRESUPUESTO OPERATIVO
Son estimados que en forma directa tiene que ver con la parte
neurolgica de la empresa, desde la produccin misma hasta los gastos
que conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este
rubro:
Presupuesto de Venta
Presupuesto de produccin (incluye gastos directos e indirectos)
Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima,
insumos, auto partes etc.)
Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y
especializada)
Presupuesto gasto de fabricacin.
Presupuesto de costo de produccin
Presupuesto gasto de venta (capacitacin, vendedores, publicidad)
Presupuesto gasto de administracin (requerimiento de todo tipo
de mano de obra y distribucin del trabajo)

PRESUPUESTO FINANCIERO
Consiste en fijar los estimados de inversin, de venta, ingresos varios
para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado econmico y
real de la empresa, comprende:
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Presupuesto de ingresos
Presupuesto de egresos
Flujo neto
Caja
Estado de resultados
Balance General
Estado de origen y aplicacin de recursos

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