Opciones Bandeja de Entrada Workflow

Mantenimiento Proyecto Gnesis

Universidad Complutense de Madrid

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Versin 1.0

Bandeja de Entrada de Workflow

Tabla de contenidos

INTRODUCCIN......................................................................................3
1.1
ACCESO A LA BANDEJA DE WORKFLOW . .......................................................3
1.2
OPCIONES PARA EL USUARIO .....................................................................4
1.2.1
Refrescar Entorno Organizativo.....................................................4
1.2.2
Nmero de Workflows ..................................................................5
1.2.3

Opcin Refrescar

..................................................................5

1.2.4

Ejecucin de Work Item

1.2.5

Visualizacin de Work Item

1.2.6

Aceptar Work Item

................................................................6

1.2.7

Apartar Work Item

...............................................................6

1.2.8

Transmistir el Work Item a otro usuario

1.2.9

Presentar Doc. Pendientes

1.2.10

Log de Workflow

1.2.11

Gestin de Anexos

1.2.12

Entorno

...............................................................................8

1.2.13

Imprimir

...............................................................................8

1.2.14

Detalles

................................................................................9

1.2.15

Gestionar Disposicin

1.2.16

Clasificacin

1.2.17

Fijar / Eliminar Filtros

........................................................5
...................................................6

......................................................7

...................................................................7
.............................................................7

.........................................................9

.......................................................................12
.......................................................13

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1 INTRODUCCIN
El manual da una visin general acerca de la funcionalidad de la Bandeja de Entrada de
Workflow.

1.1 ACCESO A LA BANDEJA DE WORKFLOW.

El acceso se puede hacer desde la pantalla de acceso SAP Easy Access de SAP R/3 a
travs del icono que muestra la figura, o bien a travs de men por las rutas fijadas para
ello:

Men SAP Presupuestos Modificaciones Presupuestarias Fiscalizar/Autorizar

Men SAP Ejecucin del Presupuesto de Ingresos Workflow Modificar por

Workflow

Men SAP Servicio de Intervencin Autorizar/Rechazar

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La Bandeja de Workflow tiene la siguiente apariencia:

1.2 OPCIONES PARA EL USUARIO.

1.2.1 Refrescar Entorno Organizativo.

Antes de comenzar a utilizar cada nuevo flujo de Workflow daremos el siguiente paso:
1. Acceso a la Bandeja de Workflow
2. Refrescamos la estructura organizativa a travs de:

Opciones Opciones Workflow Refrescar entorno organizativo

NOTA: Realizaremos este paso antes de comenzar a funcionar con el nuevo Workflow y
siempre que tengamos el aviso No existen Responsables asignados a esta tarea.
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1.2.2 Nmero de Workflows

La carpeta sobre la que nos posicionamos indicar el nmero de Workflows o work tems
que contiene dicha carpeta.

1.2.3 Opcin Refrescar

Refresca la Bandeja de Entrada del Workflow para mostrar los nuevos Workflows o work
tems.

1.2.4 Ejecucin de Work Item

El sistema ejecutar el Work Item sobre el que previamente nos hayamos posicionado.
Cada Work Item tendr una funcionalidad diferente. Por ejemplo la ejecucin de un Work
Item de autorizacin mostrar al usuario el documento que se va a autorizar y las
opciones Aprobar / Rechazar para que elija el paso a dar con el documento.
A) Aprobar el documento
B) Rechazar el documento Presupuestario
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C) Si el usuario no desea en ese momento Aprobarlo/Rechazarlo lo que debe hacer

es salir de la pantalla utilizando una de las siguientes opciones.
Back
Finalizar
Cancelar
Tambin podemos tener Work tems que contienen varias opciones de decisin por parte
del usuario. Por ejemplo el paso de Dar Entrada al Expediente en Intervencin.

1.2.5 Visualizacin de Work Item

Visualiza datos del Work Item correspondiente al Workflow.

1.2.6 Aceptar Work Item

Es posible que el mismo Work Item de aprobacin / rechazo de documentos
presupuestarios llegue a ms de un usuario. El primer usuario que ejecuta el Work Item,
lo est Aceptando.
El nico usuario que podr ejecutar el Work Item ser el usuario que lo tiene Aceptado.
Esto provoca que el resto de usuarios que tienen dicho Workflow en su Ba ndeja de
Entrada no lo tengan disponible y no puedan ejecutarlo.

1.2.7 Apartar Work Item

Permite al usuario dejar disponible un Work Item que hubiera sido previamente
aceptado.
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Si el usuario tiene Aceptado un Work Item, y cuando ha visualizado el documento se da

cuenta de que no es un documento que deba ser autorizado por l, debe Apartarlo para
dejarlo libre y a disposicin del resto de usuarios. En ese momento, los usuarios volvern
a visualizar en su Bandeja de Entrada el Work Item y podrn Aceptarlo, Ejecutarlo y
Autorizarlo.

1.2.8 Transmistir el Work Item a otro usuario

Cuando pulsamos sobre Transmitir el sistema nos solicita el nombre del usuario al que
se le transmite el work item.
Esto provoca que dicho Work Item desaparece de nuestra Bandeja de Entrada y le llega
al usuario que indicamos.
Para que el usuario al que transmitimos el Work Item pueda ejecutarlo correctamente
debe tener permisos para realizar la accin asociada (Por ejemplo Autorizar
documentos).

1.2.9 Presentar Doc. Pendientes

( Nueva Presentacin ). El sistema solicita la fecha de la nueva presentacin del work
item, y lo elimina de la bandeja de entrada.
El sistema realiza la nueva presentacin del Workflow el da que le hayamos indicado.

1.2.10

Log de Workflow

El sistema muestra el Log del Workflow del Work Item sobre el que est posicionado el
usuario.

1.2.11

Gestin de Anexos

El sistema permite aadir un anexo al documento. El anexo que incluyamos ir pasando

de un nivel de autorizacin al siguiente.
El usuario completa el anexo de la siguiente forma:

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Cuando el documento tiene un anexo se visualiza lo siguiente:

1.2.12

Entorno

Permite Visualizar Objetos en Workflow. Podemos

presupuestario sin necesidad de ejecutar el Work Item.

1.2.13

visualizar

el

documento

Imprimir

Permite imp rimir nuestra lista de correos.

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1.2.14

Detalles

Visualizamos atributos y detalles del Workflow sobre el que estamos posicionados.

1.2.15

Gestionar Disposicin

La disposicin permite fijar nuestra zona de correos como ms nos interese. Las opciones
que permite la Disposicin de Pantalla son las siguientes:

Seleccionar Disposicin
Modificar Disposicin
Grabar Disposicin
Gestionar Disposiciones

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Si pulsamos sobre Gestionar Disposiciones visualizaremos todas las disposiciones creadas

en el sistema y que son de uso para todos los usuarios.

Tendremos marcada con un Flag aquella que tiene nuestro usuario seleccionada.
Para seleccionar otra haremos un clic sobre la zona de Parametrizacin Previa en la lnea
de la disposicin que queremos adoptar, y grabaremos para que el sistema reconozca
que hemos cambiado de disposicin.

Las Disposiciones creadas no deben ser modificadas, porque en ese caso

estaremos modificando la Disposicin para todos los usuarios que la tienen
asignada.
Si la Disposicin no se ajusta a nuestras necesidades crearemos una disposicin nueva.

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Si deseamos des-asignar nuestro usuario de la disposicin a la que estamos asociados

realizaremos lo siguiente:

1. Pulsamos en el icono
2. Se desglosar el men:

sobre la flecha.

3. Pulsamos sobre Gestionar Disposiciones

4. Comprobamos si tenemos marcada alguna disposicin, en cuyo caso aparecer
alguna de ellas seleccionada con
un flag en verde.
5. En ese caso, hacemos clic sobre el icono
disposicin de nuestro usuario.
6. Nuestra pantalla figurar como sigue:

para que desasignemos la

7. Grabamos.
8. Volvemos a la pantalla del correo con el icono:
pantalla de la sesin Bandeja de Entrada

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y nos encontraremos en la

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9. Para que el sistema adopte los cambios pulsamos sobre:

10. Ahora volvemos a acceder a la Bandeja y tendremos disponibles todos los correos
recibidos sin ningn tipo de filtro.
11. Comprobamos en el icono de los filtros que no tenemos fijado ninguno:

Para ello debe aparecer Borrar Filtros en gris.

1.2.16

Clasificacin

Permite ordenar nuestros correos por el criterio que ms nos interese, en orden
ascendente o descendente.

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1.2.17

Fijar / Eliminar Filtros

El uso de filtros facilita al usuario la gestin de su propio correo.

Cuando desglosamos la opcin de filtros tenemos: Fijar Filtro y Borrar Filtros.
La opcin de Fijar Filtro permite mostrar aquellos correos que nos interesen en funcin
de algn tipo de criterio. La pantalla que visualizamos es:

Si queremos hacer un filtro por Ttulo nos posicionamos sobre el campo Ttulo y
pulsamos sobre

Tendremos entonces:

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Cuando validamos

el sistema nos pide los criterios para realizar el filtro:

Si queremos visualizar todos los Workflows que contengan la palabra Precompromiso

en su ttulo, nuestro criterio ser *Precompromiso*.

Validamos

y obtenemos lo siguiente:

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Bandeja de Entrada de Workflow

Tenemos 1400 Workflows en nuestra Bandeja de Entrada y nicamente visualizamos

aquellos que cumplen el criterio de nuestro filtro.
Si busco por el siguiente criterio *200000037*, obtengo en mi sesin lo siguiente:

Tenemos 1400 Workflows en nuestra Bandeja de Entrada y nicamente visualizamos

aquel que cumple el criterio fijado en el filtro.

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