CONTROLES INTERNOS PARA EL REA DE CAJA (RECEPCIN)

1) Las funciones de custodia y manejo del efectivo deben ser ejecutadas por personas
independientes de las que realizan las funciones de revisin, registro y control del
mismo.
2) Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual
debe ser firmado y sellado por el cajero.
3) Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta y expedidos en
secuencia numrica.
4) La secuencia numrica en el uso de los recibos de ingresos debe ser controlada por
un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.
5) Todos los ingresos deben ser depositados ntegramente a ms tardar el siguiente da
laborable. El cajero debe anexar el volante del depsito al recibo de ingreso
correspondiente y debe quedarse con una fotocopia del depsito.
6) Un empleado independiente debe verificar la coincidencia del total del efectivo
recibido y el total del depsito de cada da. Adems que el volante de depsito tenga
estampado el sello fechador del banco.
Los ingresos y depsitos deben ser registrados por una persona independiente de las
labores de manejo del efectivo ingresado.
8) El cajero debe llenar diariamente un formulario de recepcin del efectivo donde
conste el nmero del recibo, fecha y monto recibido.
9) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea
financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

CONTROLES INTERNOS REA DE BANCO (DESEMBOLSOS)

1) Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institucin en el Banco de
Reservas debidamente autorizadas por la Contralora General de la Repblica.
2) Los cheques deben ser firmados por el incumbente de mayor jerarqua y otro
funcionario autorizado de manera oficial.
3) Todos los pagos realizados en la institucin de monto mayores al 10% del total del
fondo de caja chica, se efectuarn mediante la emisin de cheques.
4) Los cheques deben ser prenumerados y expedidos en secuencia numrica.
5) Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y sta solicitud debe ser
aprobada por el incumbente de mayor jerarqua.
6) Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista provisin
suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.
7) Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques, deben tener la autorizacin
de la Contralora General de la Repblica, previo a su envo al banco.
8) Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques deben ser canceladas y
notificadas al banco a travs de la Contralora General de la Repblica.
9) Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.
10) Al presentar un cheque a la firma, al mismo deber anexarse toda la documentacin
justificativa del pago y las personas que los firman deben asegurarse de que la
misma es correcta y completa.
11) Las personas que firman los cheques debern asegurarse de que los mismos estn
correctamente confeccionados en lo que se refiere a nmero, cantidad, valor,
beneficiario y concepto.
12) Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el registro
contable deber anexrsela la documentacin correspondiente.
13) La documentacin justificativa de los pagos deber ser cancelada con un sello con la
inscripcin pagado, en el cual se indique el nmero y a la fecha del cheque, para
prevenir duplicidad de pagos o utilizacin irregular de dicha documentacin.
14) La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser supervisada
por la oficina de Tesorera y en su defecto por el cajero pagador, quin mantendr
registro de dichos cheques.

15) Los cheques expedidos debern ser registrados oportunamente en los libros de
contabilidad de la institucin por personal independiente a su confeccin,
aprobacin, custodia, etc.
16) No deben expedirse cheques al portador.
17) Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a nombre de la
propia institucin deben tener en el detalle la informacin especfica del conepto y la
naturaleza del pago.
18) Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 das (mes comercial), para
controlar la existencia de efectivo en los bancos y determinar el balance real al final
de cada perodo. Las conciliaciones deben ser preparadas por personas
independientes del manejo y registro del efectivo. Estas personas debern obtener
explicaciones satisfactorias por todos los perodo anormales de trnsito, tanto de
cheques como de depsitos y cualquier diferencia detectada en la realizacin de la
referida operacin, debern hacerse los registros de lugar en los libros contables
(ajustes).
19) Los cheques anulados deben ser mutilados en el rea de las firmas para prevenir su
uso irregular y deben ser archivados junto a la copia que es utilizada para el registro
contable.
20) Deben usarse mquinas protectoras de cheques.
21) En caso de que utilice mquina o sello para firmar, la persona cuya firma es
estampada deber mantener supervisin sobre los controles propios de la mquina,
tales como: Doble llave, control de totales firmados, control de nmeros de cheques
firmados, etc.
22) La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe estar autorizada por
el incumbente de mayor jerarqua y otro funcionario competente.
23) Todo pago efectuado por la institucin debe ser realizado observando todas la reglas
de contabilidad gubernamental.
24) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea
financiera y del Auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.

CONTROLES INTERNOS FONDO CAJA CHICA

1) Los fondos de caja chica debern ser utilizados solamente para pagos de poco
monto.
2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.
3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de
imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega
de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidar con los comprobantes. Los
volantes provisionales no podrn permanecer mas de tres das en caja.
4) Los volantes de caja chica debern ser firmados por la persona que aprueba el pago
y por quien recibe el dinero.
5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentacin
justificativa por los pagos efectuados.
6) La documentacin justificativa de los pagos por caja chica debern cancelarse con
un sello fechador con la inscripcin pagado y a la fecha del desembolso.
7) Para la reposicin del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del
monto total del fondo.
8) El cheque de reposicin debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre
del custodia.
9) Los cheques de reposicin deben indicar los nmeros de los comprobantes que se
reponen.
10) Est prohibido el cambio de cheques a travs del fondo de caja chica.
11) Est prohibido el pago de sueldos a travs del fondo de caja chica.
12) El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere
la institucin, y el custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u
otro depsito.
13) Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del rea donde
se solicite el desembolso y por el encargado del rea financiera.
14) No se permitir el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.
15) Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una
comunicacin del incumbente de mayor jerarqua.

16) Las polticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por
escrito al responsable del manejo de la misma.
17) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos.
18) El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad,
relacionado con el manejo del efectivo.
19) El fondo de caja chica debe ser arqueado espordicamente y sorpresivamente por el
auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.
20) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea
financiera y del auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.

CUENTAS POR COBRAR

Son activos de la institucin que estn representados por derechos exigibles a terceros.
CONTROLES INTERNOS CUENTAS POR COBRAR
1) El otorgamiento de crdito a clientes, funcionarios y empleados se efectuar sobre la
base de las polticas establecidas por la institucin.
2) Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y empleado.
3) Deben realizarse arqueos peridicos de los documentos al cobro, para conciliarlos
con los libros de contabilidad.
4) Las autorizaciones para descargo de cuentas malas, deben ser aprobadas en
atencin a las normas contables y leyes que existen para tales fines.
5) Auditora interna enviar estado de cuentas con regularidad a todos los deudores e
investigar todas las partidas reportadas con discrepancias.
6) Todos los cheques de clientes o relacionados que sean devueltos por falta de
provisin de fondos se anotarn en un registro especial con los detalles que
identifiquen a quienes los emitieron: fecha, nombre del emisor, banco girado,
importe, etc. adems una columna de observaciones para cualquier detalle
adicional.
7) No se recibirn cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto cheques
en dos ocasiones anteriores sin ninguna explicacin o justificacin vlida.
8) El Departamento de Contabilidad, deber registrar las devoluciones de cheques con
las notas de dbito bancarias recibidas, realizando un asiento deudor a la cuenta de
cheques devueltos por el monto del mismo, y deber pasar el departamento de cobros
para la gestin de su cobranza en efectivo inmediatamente se reciba.
9) No se otorgarn crditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses trabajando
en la institucin.
10) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea
financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

ACTIVO FIJO O PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Son todos los inmuebles, muebles, equipos y maquinarias, adquiridos, construidos o
recibidos en donacin para el uso de la institucin, y que se estima una vida til superior
a un ao y no se agotan en el primer uso.
CONTROLES INTERNOS DE LOS ACTIVOS FIJOS
1) Debe existir una poltica que contemple lo siguiente:
a)

Clasificacin del activo (terreno, edificio, maquinarias, mobiliarios, etc.)

b)

Procedimiento de autorizacin para adiciones, custodia, disposicin y

transferencia de activo fijo.

c)

Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposicin y

transferencia de activo fijo.

2) Deben separarse las funciones de compra y custodia de activo fijo.

3) Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que se pueden
extraviar con facilidad como herramientas y envases, utensilios y tiles de oficina,
entre otros.
4) Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a
travs de una base de datos en el computador.
5) Auditora interna debe realizar inventarios peridicos de los activos fijos para
compararlo con el tarjetero o con el listado emitido por la computadora.
6) Los activos fijos deben estar respaldados por una pliza de seguro y la cobertura de
sta debe ser revisada peridicamente.
7) Debe crearse un cdigo para identificar cada unidad del activo fijo.
8) Las reparaciones mayores de un 5% del costo del activo deben capitalizarse.
9) Se llevar un registro detallado de los activos totalmente depreciados que todava se
encuentren en uso.
10) Los jefes departamentales y de oficinas son los responsables por la custodia de los
activos y tienen la obligacin de informar cualquier cambio en el estado de los
bienes bajo su cuidado.

11) El traslado de un activo fijo tener la aprobacin del incumbente de mayor jerarqua,
el encargado del rea financiera, el encargado del rea administrativa, y del auditor
interno.
12) Los activos fijos en desuso o chatarra se deben descargar a Bienes Nacionales, en
atencin a las normativas existentes.
OTROS ACTIVOS
Cuenta del grupo de los activos, cuyo balance representa todos los depsitos realizados
por la institucin, tales como depsitos por contrato telefnico, contrato por uso de
energa elctrica, contrato por alquiler, seguros pagados por anticipado y otros.
CONTROLES INTERNOS OTROS ACTIVOS
1) Deben mantenerse estos controles en bveda.
2) Los balances de esas cuentas deben permanecer inalterados perodo tras perodo,
excepto cuando se cancele su validez, si son amortizables, como el caso de los
seguros pagados por anticipados se prorrateara su valor entre el tiempo de vigencia
de la pliza y se cargar a gasto el valor mensual que resulte de dicho prorrateo.

CUENTAS POR PAGAR

Son obligaciones de pago que deben hacerse en el futuro y que se originan en la compra
de bienes y servicios a crdito, obtencin de prstamos, retenciones, etc.
CONTROLES INTERNOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR
1) Las requisiciones, ordenes de compras de bienes y servicios, que dan origen a las
cuentas por pagar deben estar aprobadas por el incumbente superior jerrquico.
2) Las requisiciones y rdenes de compra que le dan origen, deben estar prenumeradas
de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numrica.
3) Deben estar segregadas las funciones de compra, recepcin y registro de las cuentas
por pagar.
4) La mercanca recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar si hay
faltantes, y se informar al departamento de compra de tal situacin.
5) Las facturas se enviarn directamente al departamento de contabilidad y se
registrarn de inmediato las cuentas por pagar.
6) Auditora interna supervisar en todos los casos, que se comparen las facturas
contra las rdenes de compras y los reportes de recepcin que dan origen a las
cuentas por pagar.
7) Tanto la factura como la orden de compra deben ser canceladas en el mismo
momento en que se efecta el pago de la deuda.
8) Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los
saldos del departamento de contabilidad.
9) Los cheques para saldar estas cuentas sern registrados, con un concepto claro que
explique los desembolsos.
10) Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.
11) Se deben atender las solicitudes de confirmacin de cuentas por pagar.
12) Se debe preparar una relacin mensual de cuentas por pagar con sus respectivos
comprobantes y conciliarla con la cuenta control.
13) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea
financiera, y el auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

NMINA
Es una relacin con los datos completos de los empleados a quienes deben cubrirse
sueldos durante cierto perodo de tiempo, con la indicacin de sus percepciones y las
deducciones aplicables a fin de determinar el importe del salario neto a pagar.
CONTROLES INTERNOS DE LA NMINA
1) Que la contratacin de personal y la fijacin de sueldos sean debidamente
autorizadas por el incumbente de mayor jerarqua y se reporten oportunamente los
aumentos, las deducciones y cambios se salarios en el personal.
2) Que el tiempo trabajando por los empleados sea registrado adecuadamente y estn
debidamente autorizadas las variaciones de diferencias de sueldos por cambio de
actividad, vacaciones, ausencias, das festivos, etc.
3) Que el clculo de las percepciones y la aplicacin del costo de la nmina en
contabilidad sean correctas.
4) Que las deducciones de la nmina sean controladas y registradas adecuadamente.
5) Que el pago de la nmina se haga en forma adecuada, en cumplimiento de todas las
disposiciones, leyes y decretos existentes con relacin a los pagos por concepto de
sueldos.
6) Que las novedades en cuanto a salidas del personal sean reportadas en forma
oportuna a fin de que se elimine el pago correspondiente en la nmina.
7) Que las deducciones de leyes sean oportunas y correctas.
8) Se debe rotar peridicamente el personal encargado de efectuar el pago de la
nmina.
9) Est prohibido el pago de sueldo por medio del fondo de caja chica u otro fondo.
10) Todas la nminas deben estar firmadas por el incumbente de mayor jerarqua, el
encargado de nminas y el encargado del rea financiera.
11) Los empleados deben firmar la nmina o la copia del cheque que permanece en el
cronolgico de cheques expedidos, como constancia de haber recibido el sueldo.
12) Auditora interna debe supervisar peridicamente el pago de la nmina.
13) Debe habilitarse una cuenta bancaria especial para el pago de la nmina.

14) Deben establecerse polticas y reglamentos de personal.

15) Las horas extras y compensaciones deben calcularse separadas del sueldo normal.
16) Deben investigarse los cheques no cobrados en un tiempo prudente.
17) Debe haber una clara asignacin de funciones y responsabilidades.
18) Las funciones de registro y pago de la nmina, deben estar estrictamente segregadas.
19) El incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera, y el auditor
interno son los responsables del cumplimiento de estos controles.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE EQUIPOS

Y MATERIALES DE OFICINA
1.- DETERMINACIN DEL MXIMO Y MNIMO DE
EXISTENTES EN INVENTARIO Y MATERIALES DE OFICINA.

CANTIDADES

El encargado de compra debe mantener en coordinacin con el encargado de almacn,

el mximo y mnimo de cantidad existente de cada artculo y/o producto, identificado en
la tarjetera de inventario.
El encargado de almacn deber informar diariamente al encargado de compras, y al
director administrativo, sobre el mnimo de existencia de los artculos bajo su
responsabilidad y stos supervisar lo informado. Slo previo a esta informacin
proceder el pedido.
2.- SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS:
La solicitud de compra de bienes y servicios debe describir todas las caractersticas,
cantidad, calidad, etc.
3.- SOLICITUD DE COTIZACIONES:
Las compras por valor inferior a los RD$3,000.00 (TRES MIL PESOS CON 00/100),
podrn efectuarse de manera directa sin cotizaciones.
Para las compras cuyos valores sean superiores a los RD$3,000.00 (TRES MIL PESOS
CON 00/100), se deben solicitar por menos tres (3) cotizaciones a los proveedores, para
lograr mejores precios, calidad de los bienes y servicios, formarse un mejor criterio de
seleccin de acuerdo a lo ofrecido en el mercado local, etc. Todas las cotizaciones deben
presentarse por escrito en original, sin borrones, ni tachaduras y deben poseer el
Registro Nacional de Contribuyentes (RNC) del proveedor. La orden de compra
consistir en un formulario prenumerado de imprenta en original y tres copias, cuya
distribucin ser como sigue:
a)
b)
c)
d)

Original: Proveedor
Copia : Compra y Suministros
Copia : Almacn
Copia : Contabilidad

Se mantendr en archivo ordenes pendientes y luego se anexar a la factura del

proveedor y a la requisicin de compra y se enviar a contabilidad con la solicitud de
cheque.

4.- EVALUACIN DE LAS COTIZACIONES

En base a los requisitos antes expuestos, el comit de compra, compuesto por el
incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea administrativa, el auditor interno
de mayor jerarqua, el encargado del rea administrativa, el auditor interno y el
encargado de compra, debern seleccionar tres (3) casas comerciales diferentes y luego
elegir una casa proveedora en base a menor precio, mayor calidad, garanta y facilidad
de crdito. Deber llenarse el formulario de evaluacin de cotizaciones, el comit de
compras deliberar para aquellas compras que excedan el monto de RD$3,000.00
(TRES MIL PESOS CON 00/100).
5.- SOLICITUD DE APROBACIN
Despus de ser aprobada o desaprobada por el comit, se enva el expediente al
encargado de compra, para su proceso.
6.- ORDEN DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS
Es la autorizacin que enva la institucin a favor de un proveedor, ordenando la entrega
de los artculos o servicios al departamento de compras.
7.- SOLICITUD DE FACTURA
La factura debe ser el documento base del desembolso, siempre debe ser definitiva,
cuyas especificaciones y valores deben ser igual a la orden de compra.
8.- EXPEDIENTE PARA SOLICITAR EL PAGO
Para solicitar el pago al proveedor debe enviarse a contabilidad un expediente con los
siguientes documentos:
a) Cotizacin de por lo menos tres (3) casas comerciales.
b) Factura de la casa elegida.
c) Orden de compra que debe especificar condiciones y el valor debe coincidir con la
factura.
d) Entrada de almacn o recibo de mercancas.
e) Las facturas deben ser confeccionadas a mquina y selladas, debiendo indicarse el
nombre del Presidente de la Compaa, deber indicar el nombre del propietario del
negocio. En ambos casos, deber contener la direccin exacta de la Compaa y/o
nmeros de telfonos y su Registro Nacional de Contribuyentes (RNC).

CONTROLES INTERNOS DEL PROCESO DE COMPRAS

1.- Todas las compras deben estar amparadas por ordenes de compras prenumeradas,
debe llevar el sello gomgrafo de la institucin y estar firmada por incumbente de mayor
jerarqua.
2.- Verificar que la recepcin del producto o servicio comprado sea realizada por una
persona especializada, independiente del que compra los artculos y del que controla la
existencia.
3.- Ninguna actividad de compra debe iniciarse hasta que la existencia correspondiente
alcance el punto mnimo fijado.
4.- Verificar que la institucin compre los artculos que necesite y de la calidad deseada.
5.- Verificar que los precios son los mejores que la institucin puede razonablemente
obtener bajo la misma circunstancia.
6.- Verificar que los artculos comprados sean de la necesidad de la institucin.
7.- Toda orden de compra debe estar amparada en una requisicin o pedido originada en
un departamento diferente al que ejecuta la compra.
8.- Verificar que se pague por materiales, equipos y servicios cuya compra se ha
autorizado y los cuales han sido recibidos a satisfaccin.
9.- Verificar las cotizaciones de los proveedores.
10.- La orden de compra debe especificar claramente.
a) Datos relativos al proveedor.
b) Especificaciones generales de los artculos a comprar con descripcin y referencia
completa.
c) Condiciones en que ejecuta la compra.
d) Lugar y fecha de entrega de las mercancas.
e) Lugar y fecha de entrega de las mercancas.
11.- Verificar que las cotizaciones tengan el sello de la casa proveedora, el Registro
Nacional de Contribuyente (RNC) de sta y a la firma de la persona que cotiza.
12.- Nadie debe efectuar pedidos verbales.

13.- Todas las compras se harn de una forma prctica, abierta y en libre competencia.
14.- Cuando se realizan compras mediante la celebracin de concursos pblicos, se
deben remitir a la Contralora General de la Repblica la base de dichos concursos y la
indicacin de base legal o reglamentaria para la celebracin del concurso.
15.- El incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera, el encargado
del rea administrativa y el auditor interno son los responsables de que se cumplan estos
controles internos.

CONTROLES INTERNOS DE ALMACN

DE MATERIALES DE OFICINA Y/O EQUIPOS
1) El encargado de almacn debe mantener bajo estricta seguridad, los materiales y/o
equipos en almacn.
2) El encargado de almacn debe darle entrada a todos los materiales y equipos
adquiridos, comparando la orden de compra con la factura o conduce enviado por el
proveedor.
3) El encargado de almacn deber informar diariamente, al encargado de compra,
sobre el mnimo de existencia de los artculos bajo su responsabilidad y ste
supervisar lo informado.
4) Mantener al da de las tarjetas en base a las salidas por requisiciones de materiales
de los departamentos o secciones y entradas de compras.
5) El encargado de almacn debe llenar un informe de consumo de materiales de
oficina por departamento y remitirlo al encargado del rea administrativa con copia
al auditor interno.
6) El inventario del almacn de materiales de oficina y/o equipos sern verificados,
evaluados y controlados por el Departamento de Auditora Interna.
7) El incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera, el encargo del
rea administrativa y el auditor son los responsables del cumplimiento de estos
controles.