Instructivo PGP 2013

NDICE
Consideraciones iniciales
Introduccin
proyectos estudiantiles
Rector
Recepcin de proyectos
Mara Clemencia Vargas
Aprobacin de proyectos
Ignacio Mantilla Prada
Vicerrectora de sede
10
Proceso de ejecucin
11
Actividades a cargo del grupo

de trabajo
jefe rea de Acompaamiento Integral
12
Difusin de las actividades
Elizabeth Moreno Domnguez
13
Informe final y socializacin de proyectos
14
Cambio de rubro y prrroga de ejecucin

Al proyecto aprobado
Oscar Oliveros Garay

Director de Bienestar Universitario
Zulma Edith Camargo
Coordinacin Programa Gestin de Proyectos
Andrea Fandio Cardona
-Cambio de rubro
-Prrroga
Coordinacin Proyectos Estudiantiles
Marly Ruiz Ceballos

Henry Silva Vanegas
15
Colaboradores
Albaluca Gutirrez Garca

Correccin de Estilo
Cristian Len Buitrago

Diseo Grfico
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19
20
21
Gracom Grficas Comerciales

Impresin
Programa Gestin de Proyectos
Unidad Camilo Torres Bloque 7 oficina 504

www.ugp.unal.edu.co
proyectoug_bog@unal.edu.co
www.facebook.com/gest ionproyectos
www.issuu.com/gest iondeproyectos
prezi.com/bokqtbvoduif/pgp/
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24
25
Parmetros segn lneas de trabajo

para los proyectos
* Contribucin Acadmica
* Expresin estt ica y cultural
- Proyecciones audiovisuales
* Desarrollo humano y extensin a la comunidad
- Participacin estudiantil en actividades
* Manejo del t iempo libre y act ividades ldicas
* Proyectos editoriales (publicaciones)
a
b
c
d
E tapa s de pub l icaci n

f recuencia de l a pub l icaci n
proy ec t o edi t oria l
o t ro s parme t ro s
- Convocatoria par a l a seleccin de te x tos
- Correccin de estilo y cl asificacin
de los te x tos
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- Derechos de autor
- Diseo y diag r amacin
- Pauta publicitaria
28
- Impresin y nmero de ejempl ares

- Distribu cin
NOVIEMBRE de 2012
30
- Recomendaciones leg ales
31
Guas y anexos
Formato gua de presentacin de proyectos
(LISTA DE CHEQUEO)
ANEXO 1. MATRIZ PARA LA PRESENTACIN DE
PROYECTOS
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38
39
ANEXO 2. DOCUMENTOS PARA SOLICITUD DE

EJECUCIN DE RUBROS
* Ordenes de prestacin de servicios ODS
* Orden de compra ODC
* Avance
* Ejecucin de impresos y publicaciones
- Para piezas grficas
- Para publicaciones (revistas, peridicos,
libros, etc)
Anexo 3. Formato de entrega de material
Formato gua para la presentacin de
informes (LISTA DE CHEQUEO)
40
Anexo 4. Matriz para la presentacin de

informes presupuestales
Anexo 5. Formato solicitud cambio de rubro
41
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44
45
Anexo 6. Formato solicitud de prrroga

proyecto estudiantil
Anexos proyectos
editoriales-publicaciones
* Anexo A. Modelo de convocatoria
* Anexo B. Ficha tcnica del proyecto editorial
* Anexo C1. Formato aval docente etapa I
* Anexo C2. Formato aval docente etapa II
* Anexo D. Cronograma de la gua de presentacin de proyectos
* Anexo E1. Formato aval de autor
* Anexo E2. Formato aval de autor con seudnimo
Consideraciones
iniciales
El acuerdo nmero 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario,
Estatuto General de la Universidad Nacional de Colombia, faculta al
Director de Bienestar para dirigir y coordinar las polticas y programas
de Bienestar Universitario.
La resolucin No. 0980 de 2004 expedida por la rectora faculta
al Director de Bienestar para reglamentar las actividades culturales,
recreativas, deportivas y similares del personal acadmico, administrativo y estudiantil que se establezcan en el marco de las polticas y
programas de Bienestar Universitario.
En el marco de las polticas de Bienestar Universitario, la iniciativa estudiantil constituye uno de los ejes centrales del desarrollo
universitario.
Los grupos de trabajo desarrollan proyectos estudiantiles con
impacto significativo en las reas de formacin acadmica, proyeccin
artstica y cultural, desarrollo humano, salud y comunicaciones.
INTRODUCCIN
Este instructivo tiene como finalidad dar a conocer, tanto a las
Direcciones de Bienestar de las Facultades como a los estudiantes, los
requisitos y el proceso para la realizacin de un proyecto: parmetros
y lineamientos que es necesario agenciar a fin de surtir exitosamente
todas las etapas que hacen parte de las acciones que se encuentran
inmersas en la construccin de un proyecto estudiantil.
El presente escrito tambin expone las modificaciones que puede
presentar el proyecto, como cambios de rubro o prrrogas; adems de
definir los parmetros que, segn la lnea de trabajo que el grupo haya
seleccionado, se deben seguir para llevar a cabo el proyecto estudiantil.
D.B.F
P.G.P
U.A.
G.E.T
Direccin de Bienestar de Facultad

Programa Gestin de Proyectos
Unidad Administrativa
Grupo Estudiantil de Trabajo
Instrucciones generales
instructivo proyectos estudiantiles
PROYECTOS
ESTUDIANTILES
Un proyecto estudiantil es considerado como aquel que promueve la prctica
estudiantil y el liderazgo en las reas de proyeccin acadmica extracurricular, artes,
ciencias y cultura como formas de dinamizar espacios de participacin y expresin
que aporten al proceso de formacin integral. Estos proyectos son presentados por los
GET que, a travs de estos, canalizan una necesidad, iniciativa o inters plenamente
identificados en la Universidad o en la comunidad en general. La formulacin,
desarrollo y seguimiento de los proyectos permite al estudiante forjar su capacidad
de gestin, iniciativa y compromiso, no slo desde una perspectiva acadmica, sino
tambin como sujeto social.
Las modalidades de los proyectos son:

Proyectos estudiant iles internos. Son aquellos que reciben apoyo econmico
y/o logstico de la Direccin de Bienestar de Sede a travs del PGP y de una o
varias facultades de la Universidad, y son convocados una vez por periodo
acadmico a travs de las Direcciones de Bienestar de cada facultad.
Estos proyectos pueden pertenecer a una sola facultad o en el caso de
que se presente por varias facultades se denomina proyecto interfacultad,
para lo cual se requiere la participacin de al menos tres estudiantes por
cada una de las facultades en las que se presente el proyecto.
Proyectos Inst itucionales. Son proyectos impulsados a travs de las DBF con
el fin de incentivar actividades que mejoren la convivencia y la calidad de
vida de los miembros de la comunidad universitaria (estudiantes, docentes
y administrativos).
Proyectos estudiant iles externos. Son aquellos cuyo carcter, monto presupuestal y dimensin de actividades requiere la gestin de recursos ante
otros organismos distintos a la Universidad Nacional de Colombia. Los
proyectos externos deben seguir el mismo trmite de los internos. El calendario para su estudio y aprobacin ser definido por el comit de estudio de
proyectos estudiantiles de acuerdo con la fecha de la convocatoria del ente
externo.
Para presentar un proyecto:

Se debe tener en cuenta el cronograma definido en la convocatoria de cada

DBF en cada perodo acadmico.
Presentar a la DBF el formato de la solicitud completamente diligenciado.
Formular los proyectos de acuerdo con las lneas de trabajo establecidas por
Bienestar Universitario: Expresin esttica y cultural, desarrollo humano /
extensin a la comunidad, manejo del tiempo libre, contribucin acadmica y publicaciones.
Formular proyectos acordes con los fines misionales de la Universidad
(docencia, investigacin, extensin) y seguir los parmetros y fines de Bien-
Versin 2012
estar Universitario (Contribucin a la formacin integral, al mejoramiento

de la calidad de vida y a la construccin de comunidad).
Precisar la justificacin y viabilidad del proyecto, objetivos y resultados
tangibles, factibilidad en trminos de costos y recursos necesarios para la
ejecucin.
Todo proyecto presentado debe tener un componente bsico de autofinanciacin que est representado en: trabajo de los estudiantes, recursos
econmicos aportados por ellos, o apoyo de otras entidades diferentes a la
Universidad Nacional de Colombia gestionado por el GET.
Desarrollar en un tiempo no mayor a tres meses los proyectos presentados
a convocatoria (contados a partir de la aprobacin).
Concluida la ejecucin del proyecto, se debe elaborar y entregar el informe
final (logstico y financiero) de actividades a la DBF que realiza la supervisin de las actividades del grupo.
Llevar a cabo un proceso de socializacin de los resultados del proyecto
con la comunidad universitaria, para lo cual se requiere registro escrito y
soportes de las actividades realizadas.
Un GET es el que est conformado como mnimo por tres o ms estudiantes activos de
la misma facultad, que se integran con el propsito de promover el liderazgo estudiantil por medio de la formulacin de iniciativas y proyectos que aporten a la promocin
y formacin en las reas acadmica, cultural, desarrollo humano, manejo del tiempo
libre, publicaciones, entre otras.
Para crear un GET se debe:

Acreditar la calidad de estudiante activo de la Universidad Nacional de

Colombia - Sede Bogot.
Conformar un GET que estar integrado mnimo por tres estudiantes
pertenecientes a la misma facultad y contar con el aval de un docente en
las lneas de publicaciones, desarrollo humano-extensin a la comunidad y
contribucin acadmica.
Designar un coordinador que se responsabilice ante la Universidad por el
accionar del grupo y el desarrollo de los proyectos presentados. (El coordinador deber pertenecer a la facultad en la que presenta el proyecto).
En el caso de proyectos interfacultades debe haber un coordinador de
grupo que responda ante su respectiva facultad. (Requieren de un solo aval
docente).
Inscribir o actualizar la informacin del grupo en la Direccin de Bienestar
de cada facultad de acuerdo con el cronograma definido en la convocatoria
para cada periodo acadmico, en el formato establecido para tal fin.
El proyecto puede inscribirse en las siguientes lneas de trabajo:

Contribucin acadmica.
Expresin estt ica y cultural.
Desarrollo Humano y Extensin a la Comunidad.
Manejo del Tiempo Libre y Act ividades Ldicas.
Proyectos editoriales (publicaciones).
RECEPCIN DE PROYECTOS
1
El Programa Gestin de Proyectos (PGP) enva los lineamientos y fechas de la

convocatoria para la presentacin de proyectos, segn el calendario del perodo
acadmico, a cada una de las Direcciones de Bienestar de las Facultades (DBF).
Esto se hace va correo electrnico con el inters de que cada una de ellas,
siguiendo su cronograma interno y de acuerdo a las fechas del Consejo de Facultad, asigne sus propios plazos para la presentacin de proyectos.
La DBF enva o informa al PGP las fechas de recepcin de los proyectos.
Se difunde la convocatoria a travs de correo masivo por parte del PGP y de las
DBF en las carteleras de cada Facultad.
La normatividad y los parmetros para la creacin de un grupo de trabajo con

su respectivo proyecto se encuentra publicada en la pgina web http://www.ugp.
unal.edu.co en el vnculo de Grupos.
El PGP solicita a la DBF la presentacin de informes logsticos, de evaluacin y

financieros de los proyectos aprobados del periodo acadmico inmediatamente anterior y los prorrogados, como prerrequisito para la presentacin de los
proyectos del periodo acadmico. En este informe se debe especificar la gestin
realizada y la socializacin adelantada por parte del GET.
El PGP remite por correo electrnico la informacin consolidada de los impresos
ejecutados del periodo acadmico respectivo, para ser tenida en cuenta en la
presentacin del informe de ejecucin de los recursos.
Una vez se abre la convocatoria, la DBF establece las fechas para la realizacin de
asesoras a los grupos interesados en presentar proyectos.
Cada propuesta de proyecto debe estar diligenciada en el Formato de Presentacin de Proyectos que se encuentra en la pgina web www.ugp.unal.edu.co/grupos.
html en el link Descargar Gua de Presentacin de Proyectos. Se requiere
anexar: fotocopia del carn en donde se certifique la calidad de estudiante de
los integrantes del grupo, aval docente dependiendo de la lnea relacionada con
el proyecto, cotizacin de cada uno de los rubros solicitados y los documentos
necesarios segn la lnea de trabajo que contemple el proyecto (ver el apartado
Parmetros segn lneas de trabajo para los proyectos en la
pgina 15).
Cada grupo radica el proyecto en la DBF, la cual recibe las propuestas que estn
completas, verificando la siguiente informacin a travs de una lista de chequeo:
formato gua de presentacin de proyectos, nmero de integrantes mnimos,
datos, firmas y carns de los integrantes del grupo; cotizaciones y, los requisitos
de acuerdo a los parmetros establecidos segn la temtica de presentacin del
proyecto. Si el grupo tena aprobado proyecto del periodo acadmico anterior se
verifica la entrega del informe final de gestin y realizacin de la socializacin.
Versin 2012
APROBACIN DE PROYECTOS
1
La DBF elabora un listado en donde se relacionan los proyectos a partir de una

matriz creada para tal fin. Esta se enva a cada DBF como anexo en cada convocatoria semestral (anexo No 1) y debe ser diligenciada con nombre del proyecto,
nombre del grupo, coordinador, cdigo, correos, nmeros telefnicos, descripcin del proyecto, resultados del proyecto, valor solicitado a la DBF y al PGP,
distribucin de rubros solicitados, docente que avala el proyecto, integrantes y
observaciones para ser evaluados ante el Comit de Asuntos de Bienestar Universitario (CABU). En este comit se verifica el cumplimiento de los lineamientos,
se generan recomendaciones para los GET y se revisa que sus actividades sean
adelantadas en un tiempo no mayor a 3 meses, siempre teniendo en cuenta que
dichas actividades se desarrollen durante el perodo acadmico. Todas estas observaciones sern transmitidas en la presentacin de los proyectos ante el Consejo
de Facultad.
N ota : Se recomienda a las DBF realizar los ajustes a los proyectos de acuerdo con
los lineamientos de la convocatoria antes de ser presentados al Consejo de Facultad. Para lo anterior, se debe otorgar a los GET un tiempo no superior a cinco (5)
das, definidos segn la fecha del Consejo.
La DBF presenta los proyectos ante el Consejo Directivo de la Facultad para ser
avalados (cofinanciados o rechazados) segn los criterios de evaluacin, que
consiste en: coherencia, impacto, calidad, equidad y pertinencia en el desarrollo
del proyecto.
De acuerdo con la evaluacin del Consejo de Facultad, la DBF enva el original

de los proyectos avalados y no avalados al PGP con la tabla de relacin de los
mismos en la Matriz de Presentacin de Proyectos (ver anexo No 1).
Una vez se reciben los proyectos en el PGP se cita a reunin al Director de Bienestar de la Facultad o su delegado de cada facultad para presentar los proyectos
ante el Comit de Estudio de Proyectos. En este comit se evala, se dan recomendaciones y se procede a otorgar el aval y cofinanciacin de los proyectos que
cumplen con los requisitos establecidos en la convocatoria.
Diez (10) das despus de la evaluacin se da respuesta de la aprobacin de los

proyectos por parte del PGP. Se notifica mediante oficio a cada proyecto. En
dicho oficio se define la siguiente informacin: nombre del proyecto, nombre
del grupo, valores presupuestales aprobados, observaciones para la ejecucin,
discriminacin de rubros aprobados.
Se realiza un oficio a la DBF y a la Unidad Administrativa (UA) que contiene la

informacin detallada de cada proyecto y los aportes de Bienestar de Sede y de la
Facultad.
Una vez notificada la DBF y la UA respecto a la cofinanciacin de los proyectos

se procede a:
La DBF invita a una reunin a los grupos que se presentaron a la convocatoria para la entrega de las cartas de aprobacin, all se dan a conocer las
observaciones pertinentes para la ejecucin presupuestal.
La UA inicia el proceso de creacin de la ficha Quipu (sistema financiero de
la Universidad Nacional).
PROCESO DE EJECUCIN
Proceso creacin ficha Quipu:

1
La UA procede a crear la ficha Quipu (individual o colectiva) para la ejecucin de

los recursos asignados por periodo acadmico para los proyectos estudiantiles
aprobados y prorrogados.
La UA informa a la DBF el cdigo de la ficha Quipu para iniciar el proceso de

ejecucin de los recursos.
La DBF tendr en cuenta el cdigo de la ficha Quipu y el nmero de oficio del

proyecto para realizar la solicitud de ejecucin del presupuesto, de acuerdo con
los rubros aprobados para tal fin.
El funcionario delegado por parte de la UA para acompaar el proceso de
ejecucin de los proyectos participar en la reunin programada por la DBF, en
la cual se convoca a los GET para notificarles el presupuesto aprobado a cada proyecto. En esta reunin se les brinda una breve capacitacin en la ejecucin de los
recursos aprobados y documentos requeridos para tal fin.
Una vez se crea la ficha Quipu, la DBF dar a conocer a los grupos, a travs de
un correo electrnico, las fechas lmite de ejecucin de recursos, para que los
grupos hagan llegar a la DBF la documentacin pertinente para el trmite de
ejecucin (segn sea el caso de Orden de Servicios (ODS), Orden de Compra (ODC)
o Avance). El rubro de impresos y publicaciones se ejecuta a travs del PGP. Los dems
rubros se ejecutan a travs de la UA de cada facultad segn anexo No 2.
Se dar notificacin a cada grupo de trabajo para que se acerque a la DBF a recibir asesora para la ejecucin presupuestal de los proyectos.
La DBF radica en la UA la solicitud con los anexos (cotizacin y documentos segn

sea el caso).
En la UA se le asigna un nmero Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).
La solicitud junto con el CDP se enva a la Decanatura, donde el decano(a) da su

aprobacin firmando como director del proyecto; posteriormente los documentos
son devueltos a la UA, all se contina con el trmite elaborando la orden contractual o de prestacin de servicios.
10
Elaborada la orden se remite de nuevo a Decanatura para la firma del ordenador

del gasto (el decano(a)), una vez llegue a la UA firmada, se realizan los oficios para
notificar al interventor y al proveedor.
11
El proveedor debe acercarse a la UA para recoger la orden contractual y, de esta

manera, hacer la entrega de elementos o prestacin del servicio oportuno en la
DBF. (El original de la orden contractual queda en la carpeta del proyecto que
se encuentra en la UA, la segunda copia se entrega al interventor y la tercera al
proveedor).
12
Cuando el proveedor ha cumplido con lo estipulado en el contrato, hace entrega de

la factura o el informe de actividades segn sea el caso a la DBF, donde el interventor elabora el cumplido y, junto con la documentacin entregada por el proveedor
o contratista, se radica en la UA para su respectivo pago.
13
Finalmente se realiza el pago respectivo (ver anexo No 2).
N ota : Para el manejo de proveedores se podrn consultar las listas de que dispone la UA
de cada Facultad.
6
El proceso de ejecucin del presupuesto se realiza por medio de la DBF. Dependiendo del tipo de orden contractual (compra o servicios), se hace necesario
allegar los documentos descritos en el anexo No 2, y se deber continuar con los
siguientes pasos para desarrollar el proceso:

10
ACTIVIDADES A CARGO DEL GRUPO DE TRABAJO

1
Participar en las asesoras y elaboracin de proyectos dentro de las fechas establecidas por la DBF.
Presentar el proyecto y la inscripcin del grupo en los formatos establecidos para

tal fin, teniendo en cuenta los lineamientos de la convocatoria.
Llevar en fsico a la DBF todos los documentos de ley para realizar la contratacin segn sea el caso: persona natural o jurdica.
Versin 2012
Se debe entregar la carta firmada por el coordinador del grupo solicitando la

ejecucin del presupuesto, donde se especifique el rubro que se va a ejecutar
con el valor exacto, este debe incluir el 4*1000 (cuatro por mil).
Los documentos deben ser radicados en un tiempo de quince (15) das hbiles
antes de la realizacin de las actividades (la universidad no remunera
hechos cumplidos, es decir, solicitudes de ejecucin posteriores a la fecha de
realizacin de la actividad).
Con los documentos del anexo No 2 segn sea el caso, la DBF solicita la orden
contractual, ya sea de servicio o de compra ante la UA, la cual debe especificar el cdigo del oficio AAI PGP asignado al proyecto, adems de ser
firmada por el Director de Bienestar como interventor de la solicitud.
La informacin de los formatos para realizar las respectivas solicitudes
puede ser pedida en las dependencias de cada facultad UA o DBF.
11
Estar pendiente de las fechas en donde se darn a conocer los resultados de la

convocatoria.
Participar en la reunin convocada por la DBF para dar a conocer las observaciones al proyecto y el proceso de ejecucin del mismo.
Reclamar la carta de aprobacin en la DBF.
Solicitar los espacios para la realizacin de actividades y de reuniones del grupo

de trabajo a travs de la DBF. En el caso de requerir auditorios o en general
espacios para eventos se debe hacer mnimo con dos (2) semanas de anterioridad
al evento.
Se requiere que los grupos realicen el seguimiento respectivo al proyecto

aprobado a travs de registro fotogrfico, visual y de asistencia a las actividades
planteadas y desarrolladas.
Ajustar y enviar por correo electrnico a la DBF el cronograma de actividades a

desarrollar en el perodo acadmico.

A partir del cronograma de actividades, disear y aplicar una encuesta
de evaluacin del impacto y pertenencia del desarrollo del proyecto a una
muestra de la poblacin asistente.
Realizar la solicitud de ejecucin de presupuesto ante la DBF.
10
Mantenerse al tanto del proceso del trmite solicitado ante la DBF.
11
Para ejecucin de fotocopias, se exige presentar el material a copiar en la DBF.
12
Todo cambio en el desarrollo del proyecto o grupo debe ser notificado a la DBF y
a su vez enviarlo con el visto bueno (VoBo) de la Facultad al PGP como cambio de
coordinador, ajuste de actividades y metas entre otros.
13
Asistir a la socializacin convocada por la DBF y presentar el informe de gestin

final del proyecto aprobado.
INFORME FINAL Y SOCIALIZACIN DE PROYECTOS

1
Finalizado el periodo acadmico, cada grupo de trabajo, haya o no ejecutado el

presupuesto, debe entregar un informe final especificando las actividades realizadas y anexando los soportes de las mismas (registro fotogrfico, flmico, de
asistencia, memorias, producciones escritas, entre otros). En el caso de que no se
haya desarrollado el proyecto debe entregarse una carta de cancelacin o de solicitud de prrroga en donde se expliquen los motivos por las cuales no se llevaron
a cabo las actividades en los tiempos programados. El formato del informe final
se encuentra en la pgina web http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html en el link
Descargar Ficha Informe Final de Gestin.
La presentacin del informe es un prerrequisito para participar en la nueva

convocatoria.
Los proyectos con prrroga no participarn en la nueva convocatoria.
El coordinador del grupo, o por lo menos un integrante del mismo, debe asistir a
una reunin de socializacin de sus Facultades donde todos los GET hacen una
exposicin sobre el desarrollo de sus proyectos y los resultados obtenidos. Esta
actividad tiene el propsito de hacer una retroalimentacin de todos los procesos
como prerrequisito para participar en la nueva convocatoria.
A nivel institucional, la DBF junto con la UA procedern a la realizacin del

informe financiero en la matriz destinada para tal fin, la cual se enva cuando
se solicita el informe final de cada DBF (anexo No 4). El informe debe contener
(nombre del grupo, nombre del proyecto, oficio de aprobacin, valor aprobado
por facultad y sede, rubros ejecutados y su respectivo soporte, presentacin de
informe y socializacin y resultados obtenidos). Este es prerrequisito para la
presentacin de los proyectos en el siguiente periodo acadmico.
Asimismo, la DBF presentar un informe de evaluacin de los proyectos desarrollados en el perodo acadmico anterior.
La DBF debe presentar copia de los informes finales de gestin de los grupos,
informe logstico e informe presupuestal al Decano de la Facultad y al PGP de la
Direccin de Bienestar de Sede.
DIFUSIN DE LAS ACTIVIDADES

Los proyectos estudiantiles cuentan con los siguientes canales de comunicacin realizados desde el PGP:
1
12
Una vez se notifican las actividades a realizar por los grupos, estas son enviadas
desde el PGP por correo masivo a estudiantes, docentes y administrativos en dos
tandas en la semana, agrupando las actividades por fecha. Un correo se enva el
da lunes y el otro el da mircoles o jueves.
Las actividades pueden ser difundidas a travs de Unimedios (un radio, pgina
web entre otros), la pgina de Bienestar de Sede y el peridico En Plural. Para
beneficiarse de esta difusin se solicita a los grupos que enven la siguiente informacin va correo electrnico en la ltima semana del mes: Nombre del evento:
Lugar: Hora: Organiza: Grupo estudiant il de Trabajo, (Facultad de) Apoya: Programa
Gest in de Proyectos Direccin de Bienestar Facultad de Entrada Libre o Inscripcin
previa (por favor seleccionar la modalidad), Correo de contacto.
Asimismo, las actividades son publicadas en facebook por el perfil de Gest in

proyectos y compartidas con los contactos.
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13
CAMBIO DE RUBRO Y PRRROGA DE EJECUCIN

AL PROYECTO APROBADO
Los GET con proyecto aprobado podrn solicitar cambio de rubro o prrroga de ejecucin del proyecto. Estas modificaciones deben ser tenidas en cuenta para la presentacin
del informe final de gestin.
Cambio de rubro
1
Esta solicitud se presenta a la DBF para su visto bueno (Vo.Bo) y posteriormente

es remitida al PGP para su aprobacin. Formato disponible en http://www.ugp.
unal.edu.co/grupos.html en el link Descargar formato de solicitud de cambio de
rubro (anexo No 5)
La solicitud deber contener el nombre del proyecto, oficio de aprobacin, rubros

inicialmente aprobados, cambio de rubro con el uso dentro del proyecto y las
razones por las cuales se solicita. Se deber describir el uso que se le dar a los
nuevos rubros y los datos personales y de contacto para su notificacin.
Se debe anexar la cotizacin de cada uno de los cambios de rubro como soporte
de la solicitud.
El PGP da respuesta y se remite a la DBF con copia al estudiante y a la UA.
La facultad deber notificar al estudiante la respuesta a su solicitud. Una vez esto

suceda se proceder a realizar la ejecucin.
Prrroga
1
El GET puede solicitar prrroga de la realizacin del proyecto aprobado. Se tiene

derecho hasta dos veces para adelantar la solicitud de prrroga por proyecto, las
cuales deben ser justificadas.
Esta solicitud se presenta a la DBF para su visto bueno (Vo.Bo) y posteriormente
es remitida al PGP para su aprobacin. Formato disponible en http://www.ugp.
unal.edu.co/grupos.html en el link Descargar formato de solicitud de prrroga
(anexo No 6)
Para la aprobacin de la prrroga, es indispensable presentar el formato de actualizacin de datos del grupo y del proyecto adjunto a la solicitud realizada por
el estudiante coordinador del mismo.
La solicitud de prrroga debe contener la justificacin de las razones por las cuales no se llev a cabo el proyecto en el periodo inicialmente aprobado, el nmero
del oficio, el nombre del proyecto y datos personales y de contacto del coordinador para notificacin. Se debe anexar el cronograma que se adelantar en el
periodo solicitado y relacionar las actividades desarrolladas hasta ese momento.
La facultad deber notificar al estudiante la respuesta a su solicitud. Una vez esto

suceda se proceder a realizar la ejecucin.
PARMETROS SEGN LNEAS DE TRABAJO

PARA LOS PROYECTOS
Cuando la Universidad compruebe situaciones irregulares relacionadas con el uso indebido de recursos y espacios fsicos dentro de ella, o acciones que comprometan su buen
nombre, la Facultad iniciar el trmite que corresponda, segn lo contemplado en las
reglamentaciones vigentes.
Si el proyecto contempla los siguientes aspectos tenga en cuenta lo siguiente:
Eventos masivos y/o espacios que sean requeridos en la facultad: Diligenciar el
formato que se encuentra en el sitio web www.ugp.unal.edu.co Acta de compromisos para realizacin de eventos el cual debe presentarse con la propuesta adjunta de las actividades a realizar, los datos del responsable del evento y con las
firmas del Decano de la Facultad correspondiente, el Director de Bienestar de la
Facultad correspondiente, el visto bueno del Director(a) de Bienestar Sede, Direccin de Gestin y Jefatura de Vigilancia.
Producciones audiovisuales: Cuando se trate de videos, se debe anexar el guin
del audiovisual que se est solicitando especificando la temtica, los autores, formato, duracin, nmero de copias del video, a qu pblico est dirigido, cmo se va
a socializar y la locacin (si tiene como escenario de realizacin una comunidad
especfica, se debe anexar un aval del permiso de la misma), y un aval respecto
de los contenidos del video en el cual debe ser otorgado por un docente que es el
responsable acadmico del mismo.
La elaboracin de murales no es avalada por el PGP de acuerdo con lo establecido
en el plan de regularizacin y manejo del predio de la ciudad universitaria (acuerdo 25 de 2005 del Consejo Superior universitario-CSU) y con las disposiciones generales del cuidado y respeto de la infraestructura fsica.
Segn la lnea de trabajo en la que se inscriba el proyecto y tipo de actividades que propone, el grupo de trabajo debe tener en cuenta los siguientes lineamientos para la presentacin y realizacin del proyecto:
Contribucin Acadmica
Comprenden todas aquellas actividades que promueven la proyeccin acadmica

de los estudiantes mediante la realizacin de investigaciones, seminarios, simposios, foros, talleres, asambleas, congresos, exposiciones, ctedras, clubes acadmicos, entre otros.
P r e s e n ta c i n d e l p r oy e c t o
14
Versin 2012
Diligenciar la gua de presentacin de proyectos del link http://www.ugp.

unal.edu.co/grupos.html.
15
Dentro del formato de presentacin de proyectos, en el apartado correspondiente, se deben exponer los criterios acadmicos que guan el
proyecto.
Diligenciar el formulario que se encuentran en http://bit.ly/VzRJCB
Presentacin del proyecto estudiantil con mnimo tres estudiantes activos
de la misma facultad y anexar datos completos, as como la firma de cada
participante.
Acreditar calidad de estudiante activo de la Universidad Nacional de
Colombia. (Fotocopia de carnet estudiantil inscripcin de materias SIA
recibo de pago matricula).
Anexar cotizaciones del presupuesto solicitado que soporte cada uno de los
rubros del proyecto estudiantil.
Si se contempla la contratacin de Tallerista, ponente conferencista, se
debe anexar la propuesta de trabajo detallada en la que incluya la programacin de las actividades durante el periodo acadmico, cotizacin y hoja
de vida personal con soportes.
Carta de aval de un docente (firmada) que acompae la realizacin del
proyecto.
E j e c u c i n d e l P r oy e c t o
El grupo debe llevar registro de asistencia y/o fotogrfico de las actividades realizadas.
Presentar el formato del informe final, que se encuentra en la pgina
web http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html en el link Descargar Ficha
Informe Final de Gestin.
Realizar el proceso de socializacin.
Expresin Estt ica y Cultural
Promueve actividades que promocionen el conocimiento y el trabajo artstico.

Los grupos buscan con encuentros, presentaciones, exposiciones, entre otras
producciones culturales, difundir temas que contribuyan a crear un mapa de los
distintos pensamientos y prcticas estticas. Por ejemplo: Los cineclubes, los grupos musicales, de danza y teatro abren el campus a otros sectores, convirtindolo
no solo en un espacio para el entretenimiento, sino tambin en un espacio para
la discusin en donde las obras expuestas son vistas como herramientas para
la generacin de un pensamiento crtico. En esta lnea de trabajo se encuentran
proyectos audiovisuales, cineclubes, exposiciones, encuentros, poesa, literatura,
cuento, expresin corporal, etc.
E j e c u c i n d e l p r oy e c t o
16

unal.edu.co/grupos.html
Presentacin del proyecto estudiantil con mnimo tres estudiantes
activos de la misma facultad y anexar datos completos, as como la firma
de cada participante.
Versin 2012

Llevar registro de asistencia de las sesiones, talleres, seminarios, encuentros y dems actividades que realice el grupo de trabajo.
Tomar registro fotogrfico y flmico de las actividades y eventos realizados.
Presentar la evaluacin del tallerista de acuerdo al desarrollo del plan
de trabajo presentado inicialmente.
Proyecciones Audiovisuales: Realizacin de proyecciones de pelculas, documentales, cortometrajes, videos, entre otros, dentro de un cineclub o videoforo, con el
objetivo de contribuir a la formacin acadmica y a la generacin de espacios para
la expresin y el debate.

Colombia (Fotocopia de carnet estudiantil inscripcin de materias SIA
recibo de pago matrcula).
Anexar cotizaciones del presupuesto solicitado que soporte cada uno de
los rubros del proyecto estudiantil.
debe anexar la propuesta de trabajo detallada en la que incluya la programacin de las actividades durante el periodo acadmico, cotizacin y
hoja de vida personal con soportes.
No se podrn percibir recursos por las presentaciones que adelante el
grupo y que se realizan dentro o fuera de la universidad.

Presentacin del proyecto estudiantil con de mnimo tres estudiantes
Anexar la programacin pertinente al periodo acadmico (nombre del
audiovisual, director, ao, espacio-horario-temtica), incluyendo el
lugar en donde se va a realizar el alquiler de las pelculas. La programacin presentada est sujeta a cambios definidos por el PGP o por la
17
Facultad de acuerdo con el cumplimiento de los derechos de autor (para la

realizacin de la proyeccin).
Ninguna programacin podr ser divulgada sin tener el visto bueno de
la DBF, por lo tanto se debe dar a conocer la programacin pertinente al
periodo acadmico con los ajustes necesarios, con copia al PGP, en donde se
especifique el espacio-hora-temtica.
No podrn percibir recursos o aportes voluntarios por el ingreso a las proyecciones, su incumplimiento causar la suspensin del apoyo al GET, dado
que, se entiende que su labor es eminentemente acadmica y cultural.
En cuanto a la divulgacin de las proyecciones se deber precisar que la
ENTRADA ES LIBRE, dado su carcter cultural y acadmico.
Solo si el proyecto contempla la realizacin de un producto audiovisual

como video o documental se deber anexar la siguiente documentacin.

Guin del audiovisual que se est solicitando especificando la temtica, los
autores, formato, duracin, nmero de copias del video, a qu pblico est
dirigido, cmo se va a socializar y la locacin.

Aval respecto de los contenidos del video en el cual debe ser otorgado por
un docente que es el responsable acadmico del mismo.

Si tiene como escenario de realizacin una comunidad especfica, se debe
anexar un aval del permiso de la misma.
Se deber dejar copia de las sinopsis y divulgacin de los ciclos o programacin elaborada en la DBF para el periodo acadmico, con el fin de consignarla en el banco de datos que reposar en el PGP.
El grupo debe llevar registro de asistencia y/o fotogrfico de las actividades
realizadas.
Presentar el formato del informe final, que se encuentra en la pgina web
http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html en el link Descargar Ficha Informe
Final de Gestin.
Desarrollo Humano y Extensin a la Comunidad
Los proyectos de esta lnea tienen el objetivo de promover los valores y crear una
conciencia social que conduzca a los participantes y beneficiarios de distintas
comunidades a actividades de desarrollo y proyeccin social y comunitaria.
18

Versin 2012

Carta aval docente en donde reconoce que est al tanto y respalda la
actividad.
Carta aval de la comunidad que contenga el visto bueno de la entidad
que acepta la realizacin del proyecto (comunidad, colegio etc.) en donde
se especifique la labor y el tiempo de desarrollo.

Una vez finalizado el proyecto se deben socializar los resultados obtenidos a travs de la realizacin de un foro, charla, artculo etc., en la
Universidad Nacional de Colombia.
Se debe presentar listado de asistencia segn sea el caso.
Participacin Estudiantil en Actividades: Comprende la participacin del grupo

estudiantil de trabajo en actividades externas a la Universidad de carcter acadmico, artstico, cultural, deportivo, entre otros. Debe existir una seleccin acadmica previa por parte de la facultad.

Carta de invitacin del evento.
Listado de estudiantes con cdula, carrera - semestre.
Las salidas aprobadas para la realizacin de un proyecto en donde haya
ms de 20 estudiantes deben contar con la asistencia de un docente que
responder por esta para lo cual debern contar con su aval.
19
Para la salida, es requisito indispensable contar con el visto bueno (Vo.

Bo) de la DBF, entregar la lista con nombre, cdigo, cdula, telfono y
estado actual de matrcula y el diligenciamiento del Formato de Responsabilidad Individual el cual reposar en la Facultad.
Anexar certificacin de asistencia al evento de los participantes en el
informe de actividades.
Proyectos editoriales (publicaciones)
La necesidad de difundir temas de inters acadmico, social, cultural y de

creacin artstica a travs de medios de difusin masiva, con la perspectiva de
ampliar el campo de accin de las distintas ramas del conocimiento, se constituye como una prioridad de los grupos pertenecientes a esta lnea. Los medios de
comunicacin son utilizados como herramientas que contribuyen al fortalecimiento de los proyectos estudiantiles, por medio de revistas, peridicos, folletos,
boletines, publicaciones en lnea, entre otras.
a
E tapa s de pub l icaci n

Etapa I: primer periodo acadmico

Fase 1: Convocatoria abierta de textos para publicar en el proyecto editorial

Fase 2: Revisin y seleccin del material que har parte de la publicacin
(tiempo estimado 1 mes).

Fase 3: Pre-comit de publicaciones (periodo intersemestral o primera
semana del periodo acadmico)
Manejo del Tiempo Libre y Act ividades Ldicas
Tiene por objetivo la promocin y el uso adecuado del tiempo libre, mediante
la realizacin de actividades ldicas que conlleven al mejoramiento del estado
fsico e intelectual.

activos de la misma facultad y anexar datos completos, as como la firma de
cada participante.

Llevar registro de asistencia de las sesiones, talleres, seminarios, encuentros y dems actividades que realice el grupo de trabajo.
Tomar registro fotogrfico y flmico de las actividades y eventos realizados.
Presentar la evaluacin del tallerista de acuerdo al desarrollo del plan
de trabajo presentado inicialmente.
Con relacin a la correccin de est ilo, el grupo de trabajo podr adelantar el proceso
de revisin de los textos en esta etapa sin ser prerrequisito para su aprobacin (t iempo
est imado 1 mes).
Etapa II: segundo periodo acadmico

Fase 4: Diseo y diagramacin de la publicacin. Proceso de revisin,
correccin y entrega del machote (tiempo estimado 1 mes).

Fase 5: Impresin del material escrito y lanzamiento del mismo mediante un evento acadmico o cultural que garantice su difusin (tiempo
estimado 15 das).

La realizacin de las dos ltimas fases puede variar en el tiempo estimado de acuerdo al nmero de procesos que est llevando a cabo el grupo
de Diseo Grfico del PGP.
b
Frecuencia de l a pub l icaci n
Las publicaciones estudiantiles pueden ser de frecuencia anual o semestral segn sea la
dinmica de trabajo del grupo estudiantil.
Anual: La publicacin se desarrolla durante un ao, realizando cada etapa en un
periodo acadmico. Los grupos pueden ir adelantando el proceso de convocatoria
de los siguientes nmeros.
Semestral: La publicacin de frecuencia semestral implica que los grupos de
trabajo desarrollen un proyecto por periodo acadmico, este comprende dos
actividades paralelas: la etapa II de la publicacin cuyo material ya se encuentra
seleccionado y la etapa I que significa la publicacin del siguiente nmero.
N ota : En este caso los grupos deben presentar los anexos necesarios para cada una de
las etapas correspondientes.
20
Versin 2012
21
proy ec t o edi t oria l
Caractersticas fsicas de algunas publicaciones:

Revista: Frecuencias mensual, bimestral, semestral o anual. Tamao carta
como formato ms comn. Posibilidad de cartula dura.

Peridico: Frecuencia diaria, semanal, o en casos especiales, mensual.
Formato tabloide. Carece de cartula.

Libro: Obra escrita mayor a 50 pginas, no peridica. Encuadernado rstico
o cosido con cartula o tapa dura.

Cartilla: Nmero de pginas reducido. Puede prescindir o no de cartula.

Folleto: Paginado reducido. Carece de cartula. Producido como friso doblado en varios cuerpos, se entiende como plegable.
Etapa I. El proyecto editorial deber presentar los siguientes anexos:

Formato de presentacin de proyectos que se encuentra en la pgina
web www.ugp.unal.edu.co/grupos.html en el link Descargar Gua de
Presentacin de Proyectos


activos de la misma facultad y anexar datos completos, as como la firma de
cada participante.




La propuesta de convocatoria mediante la cual se recoger el material
textual y grfico que compone la publicacin especificando la temtica.
(anexo A).

La ficha tcnica del proyecto editorial (anexo B). Entregar slo una ficha
diligenciada si el proyecto contempla la realizacin de etapa II y etapa I.

Carta de aval del docente que acompaa el proceso inicial de la realizacin
de la publicacin (anexo C1)
N ota : Los proyectos que contemplen solo la elaboracin de la ETAPA I debern
presentarse en las fechas estipuladas en la convocatoria del periodo acadmico en la DBF.
Etapa II. El proyecto editorial deber presentar los siguientes anexos:

Formato de presentacin de proyectos que se encuentra en la pgina
web www.ugp.unal.edu.co/grupos .html en el link Descargar Gua de
Presentacin de Proyectos
22
Versin 2012

Presentacin del proyecto estudiantil con mnimo tres estudiantes activos
de la misma facultad y anexar datos completos, as como la firma de cada
participante.
La ficha tcnica del proyecto editorial (anexo B). Entregar slo una ficha
diligenciada si el proyecto contempla la realizacin de etapa II y etapa I.
Carta del comit editorial en la cual se relacionen los criterios de seleccin y evaluacin de los textos e imgenes de acuerdo con los parmetros fijados en convocatoria realizada - etapa I- desde el punto de vista de
calidad y ajuste con la temtica del nmero de la publicacin.
Carta de aval del docente que acompaa el proyecto editorial con la
tabla de contenidos textos e imgenes- (anexo C2). La relacin de los
textos a contener ttulo, autor, procedencia, datos de contacto, tipo de
texto y una breve descripcin del mismo.
El cronograma de actividades segn ejemplo en el anexo D, el cual debe
ser diligenciado dentro de la Gua de Presentacin de Proyectos.
El aval de cada uno de los autores de los artculos e imgenes a publicar
en el proyecto (anexo E1 - E2)
El material que compone la publicacin (textos e imgenes) en un medio
magntico (CD, DVD). Los textos han de ser presentados en un nico
documento word, sin diagramacin previa, en el orden que ocuparn
dentro de la publicacin y con la ubicacin de las imgenes. En otra
carpeta, se entregarn los archivos de imgenes, sealando la ubicacin
de ellas en la maqueta final. Es preciso que las imgenes se distribuyan
dentro de las planas teniendo en cuenta que su resolucin ha de ser de
300 pxeles por pulgada (ppp).
Cotizacin de la impresin de la publicacin segn las especificaciones
tcnicas ,la cual debe contener ejemplares a imprimir, formato, nmero
de pginas internas a 1 x 1 tinta (blanco y negro, o 1 color diferente en la
cara anterior y posterior de las hojas), definir el papel, cartula, nmero
de tintas y finalizacin de la publicacin.
Un listado con la estrategia de distribucin de la publicacin de acuerdo
con los numerales 31 al 34 de este apartado.
N ota : Los proyectos editoriales de ETAPA II debern ser presentados en convocatoria previa realizada por el Programa Gestin de Proyectos - PGP, para
ser estudiados a travs del Comit de Evaluacin de Proyectos de la Direccin
de Bienestar de Sede, antes de ser presentados a la Direccin de Bienestar de la
Facultad - DBF en la convocatoria del respectivo periodo acadmico.
23
El precomit tiene como funciones verificar criterios de calidad y de cumplimiento de las publicaciones estudiantiles y de derechos de autor del material
presentado en el proyecto en la etapa II, tambin autorizar a travs de un aval su
presentacin en la convocatoria general de proyectos estudiantiles en la cual el
grupo desea participar.
e j e c u c i n d e l p r oy e c t o

Tomar registro fotogrfico y flmico de las actividades y eventos
realizados.
Presentar registros de entrega de distribucin de las publicaciones.
o t ro s parme t ro s
Los proyectos de publicacin sean en medio impreso o electrnico tendrn

que contar con un comit editorial, el cual estar compuesto por el coordinador
y los miembros del grupo. La funcin principal de este rgano es definir las
polticas editoriales que le den unidad a la publicacin en cuanto a su forma y
funcin; esto bajo un criterio claro que permita seleccionar los contenidos, los
cuales deben estar relacionados con los objetivos del grupo editorial y delimitar
el formato, el diseo y las caractersticas ortotipogrficas. Toda vez que sea
necesario, el comit contar con la asesora y supervisin de la DBF, que se
apoyar en las instancias pertinentes a nivel acadmico, administrativo y legal.
C o n v o c at o r i a pa r a l a s e l e c c i n d e t e x t o s
El material que conformar la publicacin (textos escritos e imgenes) debe ser

recogido a travs de convocatoria abierta dirigida a la comunidad universitaria
y externa. El GET tiene la autonoma en el proceso de la seleccin del material
recibido a travs del Comit Editorial.
Se recomienda que los miembros del Comit Editorial consulten las <<Pautas
para la caracterizacin y evaluacin de textos>>. Este material est disponible en
la pgina web del PGP y constituye un apoyo para la seleccin de escritos obtenidos mediante la convocatoria de cada GET.
Una vez realizada la convocatoria, el GET tendr un plazo mximo de 3 meses y 15

das para ejecutar las tareas que conduzcan a la elaboracin de textos, la correccin de estilo y la presentacin ante el pre-comit de publicaciones.
Para las publicaciones estudiantiles, el 50% de los artculos debe corresponder a

estudiantes de la Universidad matriculados en pre o posgrado, el otro 50% puede
ser cubierto por docentes de la Universidad, egresados y por escritores externos.
Correccin de estilo y cl as ificacin de LOS TEX TOS
10
3
Tenga en cuenta que el coordinador del grupo estudiantil debe hacer parte del
comit editorial y ser la persona responsable del trmite del proyecto y de la
entrega de los informes respectivos ante el PGP.
El proyecto editorial debe tener una finalidad enmarcada en el plan de desarrollo institucional, esta ha de hacerse explcita dentro de los objetivos de la
publicacin; adems de definir las secciones que la conforman; lectores hacia los
que se dirigen los textos y un perfil de los posibles pares acadmicos que evaluarn dicha publicacin. Igualmente, es necesario presentar las especificaciones
tcnicas como tiraje y frecuencia.
24
Pargrafo. El comit de proyectos estudiantiles no autorizar la impresin de publicaciones que no cuenten con el aval docente
11
Los textos seleccionados solo pueden pasar al proceso de correccin de estilo con
el aval de los autores, quienes con una carta firmada autorizan al grupo para
publicar y corregir los textos (anexo E1 - E2).
12
Dentro de los comits editoriales, los grupos de trabajo pueden contar con un
corrector de estilo o solicitar el servicio de correccin de estilo al PGP cuando
cuente con el pasante que apoya esta actividad.
Es necesario anexar el aval de cada uno de los autores de los artculos que van
a componer el texto con respecto a la publicacin de su material (anexo E1). En
el caso de autor annimo se debe especificar el nombre del autor en la ficha,
ms no en la publicacin segn anexo E2 (dentro de esta puede ser definido con
pseudnimo).
Se conformar un precomit constituido por los directores de dos facultades y
los miembros del comit de estudio de proyectos estudiantiles. El precomit se
reunir con anterioridad a las convocatorias de proyectos estudiantiles y ocasionalmente cuando la dinmica de trabajo de los grupos lo requiera.
Versin 2012
Es necesario que los textos tengan el aval de un docente idneo para evaluar los
temas tratados en los escritos. Esto se har explcito mediante una carta firmada
por este (anexo C2).
N ota : Para los grupos que soliciten el apoyo del corrector de estilo designado
por PGP, el proceso de correccin ser fruto del trabajo conjunto de la persona
asignada y el GET; por ello, es obligatorio que por lo menos uno de los miembros
de este se rena con el corrector de estilo para coordinar el trabajo que se va a
efectuar.
13
El material a publicar se catalogar segn los tipos de escrito que mayor presencia tengan dentro de la publicacin, aquellos sern clasificados conforme su
tipologa textual.
25
Psicologa). Cada comit editorial est en la libertad de escoger cualquiera de las

formas de cita mencionadas, la cual ha de especificarse en la convocatoria que
servir para la recoleccin de artculos.
14
15
Los textos de carcter argumentativo y/o expositivo como los ensayos o artculos
de tipo cientfico deben incluir, adems de los elementos bsicos de su estructura
(problema de investigacin, hiptesis, objetivos, justificacin, corpus, metodologa, marco terico, desarrollo de la investigacin, resultados, conclusiones y bibliografa), un resumen inmediatamente despus del ttulo y las palabras clave.
18
Todo material visual utilizado en la publicacin (ilustraciones, fotografas, grabaciones, etc.), y que no haya sido creado por los autores que participaron en la
misma, debe estar enmarcado dentro de la normatividad de derechos de autor. Si
se emplea la Internet como fuente de bsqueda de material visual, se recomienda
utilizar imgenes que se encuentren bajo las licencias de Creative Commons,
dado que la gran mayora de estas autorizan su uso libre, con fines no comerciales, citando la fuente y el autor correspondiente.
19
En caso de plagio o alguna accin que vaya en contra de los derechos de autor, los
miembros del grupo estudiantil tendrn que asumir las consecuencias acadmicas y jurdicas.
20
Los autores de los artculos deben autorizar la publicacin a la Universidad

y presentar sus datos personales como nombre, cargo, institucin y correo
electrnico segn anexo E1-E2 segn corresponda.
Dis eo y diag r amacin
21
El diseo del material a publicar puede ser asesorado por el rea de diseo grfico del PGP. Aunque los miembros del comit editorial tambin pueden acudir
a un diseador particular. En caso de que este requiera remuneracin, el valor
a pagar deber ser estimado dentro del presupuesto del proyecto. Consultar
documento en PDF en la pgina web del PGP, <<Principales secciones de una
publicacin - Diseo editorial de publicaciones>>.

Atendiendo a los criterios de austeridad en el gasto pblico, las publicaciones se disearn a una sola tinta. Para las pginas internas y la cartula
se pondr a consideracin el uso de tintas, de acuerdo con el presupuesto
asignado al proyecto editorial.
22
Para utilizar la identidad institucional de la Universidad Nacional de Colombia

de manera oficial, es necesario seguir las directrices sealadas en el Manual de
Identidad proporcionado por Unimedios. Esto se traduce en otorgar el crdito de
toda Facultad, Departamento, Direccin de Bienestar u organismos pertenecientes a la Universidad que hagan un aporte al proyecto editorial. El rea de diseo
grfico del PGP podr ofrecer asesora para el uso apropiado del escudo de la
Institucin.
Se recomienda hacer uso sistemtico de las normas ortotipogrficas (tamao

de letra, uso de la letra mayscula, cursiva, negrita, versalitas, de las comillas,
niveles de titulacin, mrgenes, etc.) con el fin de mantener la unidad en el diseo del material. El criterio ortotipogrfico debe estar dentro de los parmetros
establecidos por la Real Academia Espaola (RAE), allende el criterio estilstico
establecido por cada comit editorial, el cual ha de ser especificado en la convocatoria diseada por el mismo.
Derechos de autor
16
Toda publicacin deber seguir las normas establecidas por Unimedios, Unibiblos, Consejos de Facultad, Consejo Superior Universitario, Consejo Acadmico
y Comits de Bienestar, dirigidas a la proteccin de la propiedad intelectual y al
cumplimiento de los derechos de autor.
17
Se ha de hacer explcita la bibliografa utilizada en los textos para evitar incurrir

en plagio. Para tal efecto, se recomienda seguir las normas de citacin establecidas por el ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin)
o por la APA (American Psychological Association Asociacin Americana de
1 Adaptado de Rey, Castaeda y Gordillo (2000). Serie Interpretacin y produccin de textos. Bogot:
Grupo Editorial Tierra Gaita, En Flrez, Rita y Cuervo, Clemencia (2005). El regalo de la escritura.
Bogot: Universidad Nacional de Colombia.
26
Versin 2012
Pa u ta p u b l i c i ta r i a
23
Para incluir pauta publicitaria en las publicaciones, el GET debe solicitar la autorizacin del Consejo Directivo de la Facultad a travs de la Direccin de Bienestar
correspondiente. En caso de que dicha pauta genere recursos econmicos, estos
tendrn que ingresar al Fondo de la Facultad y ser reinvertidos en el proyecto.
27
24
25
Las pautas no pueden ser contrarias a los objetivos, la misin y la visin de Bienestar (se prohben pautas sobre cigarrillos, alcohol u otros productos que vayan
en contra de la salud humana y sean contrarias al quehacer acadmico). El GET
deber aclarar el tipo de pauta que incluir en el material grfico o que utilizar
para la difusin del mismo. En el caso de que genere algn ingreso econmico
se tramitar institucionalmente o se proceder a establecer un convenio con la
entidad correspondiente. Esta situacin ha de ser conocida por Bienestar antes
de ser presentada la propuesta al Consejo de la Facultad.
En el material publicitario impreso o electrnico, elaborado y distribuido con

ocasin de la promocin del proyecto, es indispensable reconocer expresamente
el aporte de las dependencias que lo auspiciaron.
Impresin y nmero de ejempl ares
26
Los grupos estudiantiles que pretenden publicar por primera vez sus textos a
manera de revista o aquellos que vayan a hacerlo en una segunda ocasin tendrn el siguiente formato base de impresin: 300 ejemplares, mximo 60 pginas
por cada uno, cartula a dos tintas mximo (dependiendo de la disponibilidad
presupuestal de cada proyecto) y pginas interiores a una tinta.
27
Los grupos estudiantiles que tengan una revista con ms de tres nmeros
podrn ampliar los ejemplares del prximo tiraje mximo a 500 ejemplares, si
la publicacin es semestral; si la publicacin es anual, el tiraje ser hasta de 1000
ejemplares y el nmero de pginas de cada uno no exceder las 100.
28
Para los dems tipos de publicacin (boletines, peridicos, cartillas, folletos,

libros, etc.), la cantidad de ejemplares de cada tiraje ser evaluada por el PGP de
acuerdo con la periodicidad de impresin.
29
Los grupos de trabajo que cuentan con una publicacin seriada de contenido
cultural y/o acadmico debern realizar el trmite respectivo para la solicitud del ISSN (International Standard Serial Number Nmero Internacional
Normalizado de Publicaciones Seriadas) o ISBN (International Standard Book
Number Nmero Internacional Normalizado para Libros). Esta solicitud ser
realizada a travs del PGP y es tramitada ante la Biblioteca Nacional y la Cmara
Colombiana del Libro respectivamente.
30
Una vez se realice la autorizacin para impresin, el machote entregado por la

imprenta debe ser firmado, pgina por pgina, por un representante del comit
editorial o del GET para continuar con el proceso.
lo posible, con el fin de dar a conocer las publicaciones. Para tal efecto, los
miembros de cada grupo debern suministrar a su debido tiempo la informacin acerca de las fechas del evento de lanzamiento de las ediciones, las
actividades relacionadas con estas y los lugares de distribucin.
El PGP brindar apoyo a nivel logstico para el envo y la distribucin de
las publicaciones en espacios externos a la Universidad (universidades,
colegios, libreras, etc.).
Si se quiere recibir el apoyo logstico de Bienestar para la difusin
de las publicaciones, se deber entregar un informe en el cual se relacione la cantidad de ejemplares que se distribuir, los espacios en los cuales
se har dicha actividad y los resultados de la socializacin de la edicin.
Por la naturaleza de las publicaciones de la Universidad, su distribucin
debe ser de carcter gratuito, excepto si el grupo considera que requiere
recursos econmicos para su autofinanciamiento, lo cual implica que sus
miembros deben adelantar el respectivo trmite ante el Consejo de Facultad a la cual pertenezca. Una vez se perciba el dinero, este ha de ingresar
al Fondo de la Facultad con cargo al proyecto editorial. A partir de ah, el
grupo debe anexar un informe en el que especifique cmo reinvertir estos
recursos.
32
Para la distribucin de las publicaciones, sin perjuicio de las normas vigentes

en la Universidad Nacional, se entregar por lo menos un ejemplar de la
publicacin en medio impreso y en medio magntico en las bibliotecas de cada
Facultad participante y, por lo menos, dos en cada una de las dependencias que
contribuyeron al desarrollo del proyecto; las de medio electrnico se darn a
conocer a travs del sitio web de la Facultad correspondiente o de Bienestar de
Sede, para lo cual se tendr que realizar la respectiva divulgacin por parte del
grupo.
33
Las publicaciones que cuenten con ISSN o ISBN deben entregarse as: dos (2)
ejemplares Direccin de Bienestar Sede PGP, dos (2) Direccin de Bienestar
Facultad, sesenta (60) copias en la Biblioteca Nacional, diez (10) en la Hemeroteca de la Universidad Nacional de Colombia, y una (1) copia en la biblioteca del
Congreso, compromiso que corresponde al depsito legal establecido. As la publicacin no tenga ISSN o ISBN deber cumplir con el depsito legal as: sesenta
(60) copias a la Biblioteca Nacional, dos (2) en la Direccin de Bienestar de Sede y
dos (2) en la Direccin de Bienestar de la Facultad.
N ota : El proceso de distribucin de las publicaciones en cuanto al depsito legal
estar a cargo de la Direccin de Bienestar de Sede a travs del PGP, siempre y
cuando la publicacin haya sido impresa por esta dependencia. Asimismo, se
utiliza el ISSUU como medio de difusin http://issuu.com/gest iondeproyectos.
Distribucin
34
31
28
La Direccin de Bienestar junto con los coordinadores de cada grupo implementarn estrategias enfocadas a la difusin y distribucin de las publicaciones, por
ejemplo:

Se utilizarn los medios de comunicacin (pginas web, radio, prensa,
folletos, etc.) tanto de la Universidad como externos a ella, en la medida de
Versin 2012
El coordinador de cada grupo de trabajo deber elaborar un listado de distribucin de la publicacin y entregarlo en el PGP; igualmente, estar a cargo de realizarla solicitando las respectivas constancias de cumplimiento. Recuerde que los
soportes de la divulgacin de la publicacin deben ser anexados en el informe de
gestin presentado por el grupo, una vez se lleve a buen trmino la totalidad el
proceso editorial.
29
El incumplimiento del tem anterior ser causal de sancin y no se le

autorizar al grupo de trabajo nuevos proyectos de publicacin.
GUAS Y ANEXOS
Reco mendaci o nes leg ales
35
36
En ningn caso se autoriza la divulgacin de material que atente contra la honra

de personas e instituciones dentro o fuera de la Universidad. La crtica debe ser
argumentativa, sustentada, respetuosa y responsable, correspondiendo as al
sentido de responsabilidad social que la Universidad en tanto institucin educativa que est en la obligacin de mantener y fomentar.
FORMATO GUA DE PRESENTACIN DE PROYECTOS

www.ugp.unal.edu.co/grupos.html Descargar Gua Presentacin de Proyectos
LISTADO DE CHEQUEO SEGN LINEA DE TRABAJO PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS ESTUDIANTILES POR CONVOCATORIA
Por favor tenga en cuenta los listados de chequeo relacionados a continuacin, de acuerdo a la lnea de trabajo en la que quiera presentar el proyecto para la convocatoria, si algn documento de los descritos a continuacin hace falta ser causal de no evaluacin
del proyecto. NOTA: Si el grupo estudiantil de trabajo se present en la convocatoria del periodo acadmico anterior deber haber presentado en las fechas estipulados por la Direccin de Bienestar de la Facultad el informe de actividades y el proceso de
socializacin. Se recomienda la lectura previa del Instructivo para la presentacin y ejecucin de Proyectos Estudiantiles que se encuentra en la pgina web www.ugp.unal.edu.co
Producciones audiovisuales (cine-foros, cineclubes, video-foros, etc.)
Diligenciar la gua de presentacin de proyectos del link http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html
Presentacin del proyecto estudiantil con de mnimo tres estudiantes activos de la misma facultad y anexar datos
completos, as como la firma de cada participante.
Acreditar calidad de estudiante activo de la Universidad Nacional de Colombia. (fotocopia de carnet estudiantil
inscripcin de materias SIA recibo de pago matricula).
Los GET que no se acojan a la decisin del Comit de Evaluacin de Proyectos no

tendrn derecho a presentar un nuevo proyecto y la publicacin de su material
se suspender de no cumplir con las polticas aqu descritas y con los acuerdos a
los que se haya llegado.
Participacin Estudiantil en Actividades (seleccin acadmica previa por parte de la Facultad)

Anexar cotizaciones del presupuesto solicitado que soporte cada uno de los rubros del proyecto estudiantil.
Si se contempla la contratacin de Tallerista, ponente conferencista, se debe anexar la propuesta de trabajo

detallada en la que incluya la programacin de las actividades durante el periodo acadmico, cotizacin y hoja de vida
personal con soportes.
Si se contempla la contratacin de Tallerista, ponente conferencista, se debe anexar la propuesta de trabajo detallada
en la que incluya la programacin de las actividades durante el periodo acadmico, cotizacin y hoja de vida personal con
soportes.
Anexar la programacin pertinente al periodo acadmico (nombre del audiovisual, director, ao, espacio-horariotemtica), incluyendo el lugar en donde se va a realizar el alquiler de las pelculas. La programacin presentada est
sujeta a cambios definidos por el PGP o por la Facultad de acuerdo con el cumplimiento de los derechos de autor
(para la realizacin de la proyeccin).
Carta de invitacin del evento
SOLO SI EL PROYECTO CONTEMPLA LA REALIZACIN DE UN PRODUCTO AUDIOVISUAL COMO VIDEO O

DOCUMENTAL SE DEBER ANEXAR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIN.
Listado de estudiantes con Cdula, carrera - semestre.
Guin del audiovisual que se est solicitando especificando la temtica, los autores, formato, duracin, nmero de
copias del video, a qu pblico est dirigido, cmo se va a socializar y la locacin.
Las salidas aprobadas para la realizacin de un proyecto en donde haya ms de 20 estudiantes deben contar con
la asistencia de un docente que responder por esta para lo cual debern contar con su aval.
Aval respecto de los contenidos del video en el cual debe ser otorgado por un docente que es el responsable
acadmico del mismo.
Si tiene como escenario de realizacin una comunidad especfica, se debe anexar un aval del permiso de la misma.
37
Proyectos de Expresin Esttica y Cultural - Manejo del Tiempo Libre y Actividades Ldicas
La DBF y la Direccin de Bienestar de Sede se reservan el derecho de publicar el

material enviado por los grupos de trabajo, teniendo en cuenta la naturaleza del
proyecto editorial y su conexin con los fines institucionales y los objetivos de
Bienestar.



soportes.
Carta de aval de un docente (firmada) que acompae la realizacin del proyecto.

Proyectos editoriales (publicaciones) Etapa I


soportes.
Carta aval docente (firmada) en donde reconoce que est al tanto y respalda la actividad.
Del instructivo presentacin proyectos de la pgina web, cumplir con los requisitos estipulados
http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html descargar el formato de la convocatoria propuesta mediante la cual se recoger
el material textual y grfico que compone la publicacin. (anexo A). De acuerdo a la temtica.
Carta aval de la comunidad entidad competente (firmada) en donde reconoce que est al tanto y respalda el
desarrollo de la actividad.
http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html descargar el formato ficha tcnica del proyecto editorial (anexo B). Entregar slo
una ficha diligenciada si el proyecto contempla la realizacin de etapa I y II.
http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html descargar el formato carta de aval del docente que acompaa el proceso inicial
de la realizacin de la publicacin (anexo C1)
Nota: Los proyectos editoriales que contemplen slo la elabopracin de la ETAPA I debern presentarse en las
fechas estipuladas en la convocatoria del periodo acadmico en la Direccin de Bienestar de Facultad
Proyectos editoriales (publicaciones) Etapa II

Favor indicar cuantas pginas (formatos, anexos y soportes) esta entregando en

el proyecto estudiantil.
Carta del comit editorial en la cual se relacionen los criterios de seleccin de los textos e imgenes de acuerdo con la
convocatoria realizada en la etapa I desde el punto de vista acadmico y cultural.
http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html descargar el formato Carta de aval del docente que acompaa el proyecto
editorial con la tabla de contenido con el listado de ttulos y autores (anexo C2). Procedencia y datos de contacto.
http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html descargar el formato aval de cada uno de los autores de los artculos e
imgenes a publicar en el proyecto (anexo E)
Anexar en un CD o DVD el material que compone la publicacin (textos e imgenes). Los textos (editorial, tabla de
contenido, textos de descanso, textos seleccionados) han de ser presentados en un nico documento Word, sin
diagramacin previa, en el orden que ocuparn dentro de la publicacin y con la ubicacin de las imgenes. En otra
carpeta, se entregarn los archivos de imgenes, sealando la ubicacin de ellas en la maqueta final. Es preciso que
las imgenes se distribuyan dentro de las planas teniendo en cuenta que su resolucin ha de ser de 300 pxeles por
pulgada (PPP).
http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html descargar el formato listado con la estrategia de distribucin de la publicacin
de acuerdo con los numerales 31 al 34.
NOTA: Los proyectos editoriales de ETAPA II debern ser presentados en convocatoria previa realizada por el
Programa Gestin de Proyectos - PGP, para ser estudiados a travs del Comit de Evaluacin de Proyectos de
la Direccin de Bienestar de Sede, antes de ser presentados a la Direccin de Bienestar de la Facultad - DBF
en la convocatoria del respectivo periodo acadmico.
ANEXO 1. MATRIZ PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS

(archivo de Excel) Nota: esta matriz es para ser diligenciada por la Direccin de Bienestar de
la Facultad por periodo acadmico.
Nota esta matriz es para ser diligenciada por la Direccin de Bienestar de la Facultad por periodo acadmico
Versin 2012
Cineclub
Prog. Pelculas
Carta Profesor
Tiempo
Libre
Propuesta y cotizacin tallerista y/o

conferencista (Horas)
Listado de participantes
Aval del sitio
Participacion
Carta de invitacion
Desarrollo y
Extensin
Carta Profesor
Anexo de publicaciones
Telfono /Celular
Coordinador
Codigo Coordinador
Correo Grupo y Coordinador
OBSERVACIN
Informe
Impresos
PROFESOR ENCARGADO
SI
NO
Socializ
acin
Rendicin
Cuentas
SI
NO
SI
NO
mnimo
3 Fac
Estudiantes
No de Firmas relacionadas en el proyecto
SI
NO
FORMATO
DE
PRESENTA
CIN
Nmero de Integrantes
NUEVO
TOTAL
Alquiler
INTERFACULTADES
PROYECTO
Apoyo logstico
Estimulos y reconocimientos
Equipos
Gastos de viaje y viticos
Comunicaciones y Transporte
Fotocopias
Impresos y Publicaciones
Remuneracion Servicios tecnicos
TOTAL SOLICITADO
Materiales y suministros
Bienestar y capacitacin
APORTE SOLICITADO A SEDE
RESULTADOS ESPERADOS
APORTE SOLICITADO A FACULTAD
GRUPO
Temtica
ACTIVIDAD PROPUESTA
NOMBRE DEL PROYECTO
Itm
30
REQUISITOS MNIMOS DE ACUERDO A LA TEMTICA (enunciar 1 si

cumple 2 si no cumple)
RUBROS SOLICITADOS
Carta Profesor
ANEXO No 1
PRESENTACIN DE PROYECTOS CONVOCATORIA AO XXXX

PROYECTOS FACULTAD DE XXXXXX
PERIODO ACADMICO xxxxx
AVALADOS SEGN ACTA DE CONSEJO DE FACULTAD No xxxx fecha
Guas y Anexos
31
ANEXO 2. DOCUMENTOS PARA SOLICITUD

DE EJECUCIN DE RUBROS
Ordenes de prestacin de servicios ODS-
para la ejecucin de los rubros de remuneracin de servicios tcnicos, apoyo

logstico, alquiler y fotocopias.
a
P er s ona N at ura l R gimen Simp l i f icado
Documentos para la realizacin del contrato

Plan de trabajo (Actividades programadas para cada sesin, solo para tallerista, segn propuesta presentada en el proyecto) ver ejemplo en www.ugp.
unal.edu.co/grupos.html.
Cotizacin (con una vigencia de 30 das), condiciones de pago en la que
tenga como nica opcin contado comercial, la cual es la forma de pago
que maneja la Universidad para estos casos. Adems de los datos del
contratista con el que se va a contratar (nombre de la empresa, nmero de
cdula, direccin, telfono y correo electrnico), todos estos datos deben ser
los mismos que aparecen en el RUT. Ver ejemplo en www.ugp.unal.edu.co/
grupos.html
Fotocopia de la cdula
Fotocopia del RUT (el cual debe estar relacionado con la actividad que se va
a desarrollar)
Formato de Creacin de Terceros. Si la persona ha contratado con la Universidad no es necesario adjuntar este formato, a menos que haya cambiado la
cuenta para la realizacin del pago. www.ugp.unal.edu.co/grupos.html
Formato de hoja de vida con todos los soportes necesarios (certificados de
estudios y laborales). Si ha tenido contratos con la Universidad no es necesario adjuntar los contratos, solo basta con escribir el nmero del contrato
y el ao del mismo. El tiempo de experiencia solo es el certificado en la
misma hoja de vida (literal 4). Los datos bsicos deben coincidir con los que
se tienen en el RUT y la Cmara de Comercio si se tiene. www.ugp.unal.edu.
co/grupos.html
Certificado de afiliacin o pago de salud y pensin vigente.
Si la ODS es mayor a un mes, el contratista deber presentar la afiliacin a
Riesgos Laborales (ARL) al momento de legalizar el contrato.
N ota : La DBF en el caso de ODS, radica el cumplido en la UA y esta da el visto bueno para
el pago a travs de la tesorera de la facultad.
b
P er s ona J urdica

N ota : En dado caso que la persona natural sea rgimen comn debe especificar en la
cotizacin el IVA (si la actividad tiene este impuesto) y debe adjuntar una fotocopia de la
cmara de comercio con fecha de hace menos de 3 meses.
Documentos para el pago del servicio
En el momento que ya se haya cumplido a satisfaccin con el servicio se deben radicar
los siguientes documentos en la DBF:
32
Versin 2012
Pago de salud y pensin del mes en el cual prest el servicio.

Planilla para la excepcin de la retencin en la fuente. www.ugp.unal.edu.co/
grupos.html
El coordinador del grupo deber adjuntar los listados de asistencia al taller
o actividad (los cuales deben estar firmados y contener datos como cdula
de ciudadana, correo electrnico, facultad, vinculacin e institucin a la
que pertenecen los asistentes) y la relacin de horas dictadas por el contratista, as como un informe detallado del tallerista con el desarrollo de
las actividades adelantadas y una explicacin de lo que se realiz en cada
sesin y una descripcin de los logros obtenidos con el taller en general.
Una carta del coordinador del grupo donde se certifique que la persona
realiz las actividades para las que fue contratada.
Si es rgimen comn debe hacer la respectiva factura del servicio.
Plan de Trabajo (solo para talleres, segn la propuesta presentada en el

proyecto) www.ugp.unal.edu.co/grupos.html
Cotizacin (con una vigencia de 30 das), condiciones de pago en la que tenga como nica opcin contado comercial, ya que esa es la forma de pago que
maneja la universidad para estos casos. Adems de los datos de la empresa
con la que se va a contratar (nombre de la empresa, NIT, direccin, telfono
y correo electrnico), todos estos datos deben ser los mismos que aparecen
en el RUT y en la cmara de comercio. www.ugp.unal.edu.co/grupos.html
Fotocopia del RUT.
Fotocopia de la Cmara de Comercio con vigencia no mayor a tres meses.
Fotocopia de la cdula del representante legal.
Certificacin de parafiscales firmada por el representante legal o por el
revisor fiscal si la empresa tiene revisor donde conste el pago de este en
el mes en que se pasa el cumplido. En ningn caso se acepta esta certificacin firmada por el contador de la empresa.
Fotocopia de la cdula y la tarjeta profesional del revisor fiscal (si la empresa tiene revisor fiscal).
Hoja de vida persona Jurdica con sus soportes de contratacin con otras
empresas. Si se han realizado contratos con la universidad, solo basta con
poner el nmero del contrato y el ao en que se realiz. Adems los datos
bsicos deben coincidir con los que se tienen en el RUT y la Cmara de
Comercio. www.ugp.unal.edu.co/grupos.html
Formato de creacin de terceros. Si la empresa ha contratado con la Universidad no es necesario adjuntar este formato, a menos que haya cambiado la
cuenta para la realizacin del pago. www.ugp.unal.edu.co/grupos.html
Guas y Anexos
33
Documentos para el pago del servicio
Documentos para el pago de la compra
En el momento que ya se haya cumplido a satisfaccin con el servicio se deben radicar

los siguientes documentos en la DBF:
En el momento de entregar los materiales donde especifique el contrato, el contratista

debe entregar en la DBF:
Certificacin de parafiscales vigente.

Una carta del coordinador del grupo donde se certifique que la empresa
realiz las actividades para las que fue contratada
Factura del servicio segn requisitos de ley.
Orden de compra ODC
para la ejecucin de los rubros: materiales y suministros, equipos, estmulos y

reconocimientos
P er s ona N at ura l R gimen Simp l i f icado

Cotizacin (con vigencia de 30 das), condiciones de pago en la que tenga

como nica opcin contado comercial, ya que esa es la forma de pago que
maneja la universidad para estos casos. Adems de los datos de la empresa
en el RUT y en la cmara de comercio si se tiene. Adems debe especificar el
valor unitario, el valor total y el IVA de los elementos a comprar. www.ugp.
Fotocopia de la cdula
Fotocopia del RUT
Formato de Creacin de Terceros. Si la empresa ha contratado con la universidad no es necesario adjuntar este formato, a menos que haya cambiado la cuenta para la realizacin del pago. www.ugp.unal.edu.co/grupos.html
Formato de hoja de vida con todos los soportes necesarios (certificados de
estudios y laborales). Si ha tenido contratos con la universidad no es necesario adjuntar los contratos, simplemente se escribe el nmero del contrato
y el ao del mismo. El tiempo de experiencia solo es el certificado en la
misma hoja de vida (literal 4). www.ugp.unal.edu.co/grupos.html
Certificado de afiliacin o pago de salud y pensin.
En caso de que sean bienes devolutivos, se debe traer una carta firmada por
un profesor o administrativo que va a quedar encargado de estos elementos, los cuales entraran a figurar en su inventario institucional. En la carta
se deben relacionar los datos bsicos, nombre completo, cdula, oficina,
extensin, qu tipo de vinculacin tiene (planta u orden de servicio), si es
por orden el nmero de la orden y el cargo que ocupa.
N ota : En dado caso que la persona natural sea rgimen comn debe especificar en la
cotizacin el IVA (si la actividad tiene este impuesto) y debe adjuntar una fotocopia de
la cmara de comercio con fecha inferior o menor a 3 meses.
34
Versin 2012
Pago de salud y pensin vigente.

Recibo de la compra especificando valor unitario y valor total. Si es rgimen comn debe tambin especificar el IVA.
En el caso de que los elementos sean entregados en el almacn general
o en la DBF por el contratista, se le enviar un correo al coordinador del
grupo para que se dirija a la oficina a recibir los elementos comprados. En
el momento de la entrega el coordinador debe llevar una carta dirigida al
Director de Bienestar certificando la recepcin.
En el caso de que los elementos sean entregados al docente o administrativo, al cual le van a quedar en el inventario, los documentos del contratista
se deben llevar a la Direccin de Bienestar con una carta de la persona que
los recibi para hacer el trmite siguiente.
Para materiales la DBF realizar un acta de entrega de los mismos al grupo
con el compromiso de uso para fines exclusivos del proyecto (se encuentra
en la pgina web www.ugp.unal.edu.co/grupos.html Descargar Formato
de Entrega de Materiales anexo No 3). Cuando se realiza compra de
materiales o elementos que deben ingresar al inventario de un funcionario
de planta administrativo o docente, pasar a ser recurso de la Facultad en
la DB quien se har cargo del bien y se responsabilizar de su cuidado, uso y
seguimiento.
N ota : Para realizar el pago de ODC la DBF debe radicar la factura, cumplido, parafiscales actualizados en la UA. Esta documentacin se remite al almacn, quienes realizan
el trmite correspondiente para generar la orden de alta de cada orden contractual, envindola nuevamente a la UA para que sea remitida a la tesorera de la facultad para
efectuar el respectivo pago.
b
P er s ona J urdica

Cotizacin (con vigencia de 30 das), condiciones de pago en las que tenga

como nica opcin contado comercial, ya que esa es la forma de pago que
maneja la Universidad para estos casos. Adems de los datos de la empresa
en el RUT y en la cmara de comercio. Adems se debe especificar el valor
unitario, el valor total y el IVA de los elementos a comprar. www.ugp.unal.
edu.co/grupos.html
Fotocopia del RUT.
Fotocopia de la Cmara de Comercio con menos de tres meses.
Fotocopia de la cdula del representante legal.
Guas y Anexos
35
de Entrega de Materiales anexo No 3). Cuando se realiza compra

de materiales o elementos que deben ingresar al inventario de un
funcionario de planta administrativo o docente, pasar a ser recurso de la
Facultad en la DB quien se har cargo del bien y se responsabilizar de su
cuidado, uso y seguimiento.
Certificacin de parafiscales firmada por el representante legal o por

el revisor fiscal si la empresa tiene revisor donde conste el pago de este
en el mes en que se pasa el cumplido. En ningn caso se acepta esta
certificacin firmada por el contador de la empresa.
Fotocopia de la cdula y la tarjeta profesional del revisor fiscal (si la
empresa tiene revisor fiscal)
Hoja de vida persona Jurdica con sus soportes de contratacin con otras
empresas. Si se han realizado contratos con la universidad, slo basta con
poner el nmero del contrato y el ao en que se realiz. Adems los datos
bsicos deben coincidir con los que se tienen en el RUT y la Cmara de
Comercio. www.ugp.unal.edu.co/grupos.html
Formato de creacin de terceros. Si la empresa ha contratado con la
universidad no es necesario adjuntar este formato a menos que haya
cambiado la cuenta para la realizacin del pago. www.ugp.unal.edu.co/
grupos.html
En caso de compra de equipos se debe solicitar el concepto tcnico
de la DNIC (Direccin Nacional de Informativa y Comunicaciones)
previamente a la solicitud de cotizaciones. Esta solicitud la realiza la DBF
a la dependencia indicada cuando el GET lo solicite.
En caso de que sean bienes devolutivos se debe traer una carta firmada
por un profesor o administrativo que va a quedar encargado de estos
elementos los cuales entraran a figurar en su inventario institucional.
En la carta se debe relacionar los datos bsicos, nombre completo, cdula,
oficina, extensin, que tipo de vinculacin tiene (planta u orden de
servicio), si es por orden el nmero de la orden y el cargo que ocupa.
Avance
(ejecucin de los rubros de: comunicacin y transporte gastos de viaje y viticos).

La DBF solo autoriza avances cuando estos son pertinentes. Para este caso necesita
que la solicitud de avance lleve el visto bueno del Director de Bienestar.

Diligenciar formato de avance, disponible en la UA de cada facultad con

todos los datos: fecha, proyecto, rea, los datos de quien solicita el avance,
el concepto muy claro y completo y la finalidad. Anexar el formato de
actualizacin de descuento por avance no legalizado, que debe venir
firmado por la persona a quien va a salir el avance.
Radicar en la UA para asignar CDP, se remite a la Decanatura para firma
del seor Decano, autorizando este avance y donde realiza la resolucin,
y son remitidos nuevamente a UA para hacer el registro presupuestal y
continan hacia la Tesorera.
La legalizacin del avance se realiza en la oficina de la Tesorera segn el
instructivo entregado por esta dependencia.
Es importante aclarar que para la realizacin de avances se deben
solicitar con mnimo 5 das hbiles a la realizacin de la actividad.
Documentos para el pago de la compra
Ejecucin de impresos y publicaciones
El contratista debe entregar los elementos en el lugar que especifique el contrato y adems debe llevar:

36
Certificacin de parafiscales vigente.

Factura de compra especificando valor unitario, valor total e IVA con los
mismos valores que se tienen en el contrato.
En el caso de que los elementos sean entregados en el almacn general
o en la DBF por el contratista se le enviar un correo al coordinador del
grupo para que se dirija a la oficina a recibir los elementos comprados. En
el momento de la entrega el coordinador debe llevar una carta dirigida al
Director de Bienestar certificando la recepcin.
En el caso de que los elementos sean entregados al docente o
administrativo, al cual le van a quedar en el inventario, los documentos
del contratista se deben llevar a la DBF con una carta de la persona que los
recibi para hacer el trmite siguiente.
Para materiales, la DBF realizar un acta de entrega de los mismos al
grupo con el compromiso de uso para fines del proyecto (se encuentra
en la pgina web www.ugp.unal.edu.co/grupos.html Descargar Formato
Versin 2012
Los grupos contarn con la asesora y realizacin en diseo y diagramacin que

ofrece el PGP, para lo cual debern acercarse a las oficinas del programa con la
informacin correspondiente (Unidad Camilo Torres bloque B7 of. 504).
Para esto el grupo deber llevar lo siguiente:
a
Para piezas grficas (folletos, afiches, volantes, separadores) se deber

entregar la informacin determinada con 15 das de anticipacin al evento
(propuesta, hora, lugar, fecha, ttulo, si requiere inscripcin, informes
de contacto y precisar que la entrada es libre), asimismo el grupo debe
determinar cantidades para imprimir.
Posteriormente, de acuerdo con el presupuesto aprobado el PGP cotiza
con el proveedor y se enva a impresin. Cuando la imprenta entrega el
trabajo el Programa contacta al grupo para que recoja el material y el GET
firma el recibido del trabajo.
Guas y Anexos
37
Para publicaciones (revistas, peridicos, libros, etc) el grupo entregar con mes
y medio de anticipacin al lanzamiento de la publicacin lo siguiente:

Material que compone la publicacin con las correcciones de estilo finales.
Los textos e imgenes sern entregados en un medio digital, con las siguientes caractersticas:
38
Los textos deben estar escritos en formato word, sin diagramacin

previa, con la numeracin en el orden que ocuparn dentro de
la publicacin y la ubicacin de las imgenes. En otra carpeta se
entregarn los archivos de imgenes, sealando la ubicacin de
ellas en la maqueta final.
Es preciso que las imgenes se distribuyan dentro de las planas
teniendo en cuenta que su resolucin ha de ser de 300 pxeles por
pulgada (ppp), asimismo, se tendr que sealar la fuente de uso
para su publicacin. Es importante evitar la entrega de imgenes
de tamao reducido. Se recomienda que stas correspondan al
contenido de los textos y que no afecten la sensibilidad de los
lectores.
Si la diagramacin se realiza en el PGP se le enva al grupo un boceto para

la aprobacin y se contina con el proceso para ser finalizada de acuerdo
con un cronograma que se acuerda con el grupo.
El grupo se puede encargar de este proceso teniendo en cuenta las pautas
dadas por el diseador del PGP.
Si la publicacin es seriada y no tiene ISSN (revistas) o ISBN (libros) el
trmite es realizado a travs del PGP. El grupo diligencia un formato, este
se remite con la copia de la publicacin a la Editorial UN y posteriormente
a la Biblioteca Nacional. Este procedimiento dura 5 das hbiles.
Cuando se finaliza el proceso de diseo y diagramacin el grupo
debe realizar una cotizacin en una imprenta diferente al proveedor
contratado con el fin de comparar los precios y asegurar una mejor
ejecucin del presupuesto asignado.
Al tener definido el valor a ejecutar con el proveedor del PGP se enva
el archivo a prueba y el grupo debe firmar una a una las pginas de la
publicacin. Si el machote presenta correcciones se tendr que entregar
un listado enuncindolas para su correccin. Posteriormente se solicita
una nueva prueba al proveedor. Una vez se finalice este proceso se
aprueba la impresin y el proveedor tarda 5 das hbiles en entregar la
publicacin al PGP.
Cuando el proveedor entrega la publicacin en el PGP se le notifica
al grupo va correo electrnico o telefnico y se realiza la entrega
oficial a travs de un oficio por parte del PGP en donde se especifica
su distribucin, el nmero de ejemplares, valor de ejecucin, oficio de
aprobacin, este es anexado en el informe final.
El PGP se encarga de realizar el depsito legal de las publicaciones y
notificar los ejemplares a la Facultad con el valor ejecutado.
Versin 2012
ANEXO 3. FORMATO DE ENTREGA DE MATERIAL
FORMATO DE ENTREGA DE MATERIAL

Bogot, xxxx de 2012
Seores
DIRECCIN DE BIENESTAR
Facultad de xxxx
Universidad Nacional de Colombia
Cordial saludo
Con la presente yo xxxxxxx identificado con c.c. No xxxxxxx coordinador o miembro del
grupo estudiantil de trabajo xxxxxxx adscrito a la Facultad de xxxxxxxxxx, recib de la
Direccin de Bienestar de la Facultad xxxxxxxxx los elementos enunciados a continuacin
con el fin de realizar las actividades contempladas dentro del proyecto estudiantil
denominado xxxxxxxx aprobado segn oficio AAI-UGP xxxxxx por valor de $xxxxxx
(pesos m/cte):
item
ELEMENTO
CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
VALOR TOTAL
.
Dada a los xx das del mes de xx de 2012.
Entrega
Datos de la persona que entrega en la Direccin de Bienestar de la Facultad
Recibe
Firma
Nombre
Telfono
Correo electrnico
GUA PARA LA PRESENTACIN DE INFORMES

www.ugp.unal.edu.co/grupos.html Descargar Ficha Informe Final de Gestin
LISTADO DE CHEQUEO SEGN LINEA DE TRABAJO PARA LA PRESENTACIN DE INFORME DE GESTIN POR PERIODO
ACADMICO
Por favor tenga en cuenta los listados de chequeo relacionados a continuacin, de acuerdo a la lnea de trabajo en la que se enmarc el proyecto
estudiantil aprobado, si algn documento de los descritos a continuacin no es presentado ser causal de inhabilidad para participar de la siguiente
convocatoria. Adems, el grupo de trabajo deber asistir a la socializacin de los resultados del proyecto en los tiempos estipulados por la facultad.
NOTA: El grupo de trabajo debe presentar dos copias del informe firmado por el coordinador en la Direccin de Bienestar de la Facultad en la fecha estipulada para tal
fin.
Proyectos editoriales (publicaciones)
web http://www.ugp.unal.edu.co/grupos.html en el link Descargar
Ficha de Gestin.
Expresin Esttica y Cultural - Manejo del Tiempo Libre y Actividades

Ldicas
de Gestin.

realizados.
Presentar los resultados de la convocatoria para la ETAPA I registros
de entrega de distribucin de las publicaciones.
Presentar los registros de entrega de distribucin de las publicaciones
y lanzamiento ETAPA II.
Llevar registro de asistencia de las sesiones, talleres, seminarios,

encuentros y dems actividades que realice el grupo de trabajo.
realizados.
Presentar la evaluacin del tallerista de acuerdo al desarrollo del plan de
trabajo presentado inicialmente.
Proyecciones Audiovisuales

Ficha de Gestin.

de Gestin.
Se deber dejar copia de las sinopsis y divulgacin de los ciclos o

programacin elaborada en la DBF para el periodo acadmico, con el
fin de consignarla en el banco de datos que reposar en el PGP.
Una vez finalizado el proyecto se deben socializar los resultados

obtenidos a travs de la realizacin de un foro, charla, artculo etc., en la
Universidad Nacional de Colombia.
Presentar el registro de asistencia y/o fotogrfico de las actividades

realizadas.
Se debe presentar listado de asistencia segn sea el caso.
Participacin Estudiantil en Actividades

Ficha de Gestin.

de Gestin.
Anexar certificacin de asistencia al evento de los participantes en el

informe de actividades.
Presentar el registro de asistencia y/o fotogrfico de las actividades

realizadas.
Favor indicar cuantas pginas (formatos, anexos y soportes)

esta entregando en el Informe en la Direccin de Bienestar
de la Facultad
Guas y Anexos
39
ANEXO 4. MATRIZ PARA LA PRESENTACIN

DE INFORMES PRESUPUESTALES
(archivo de Excel) Nota: esta matriz es para ser diligenciada por la Direccin de Bienestar
de la Facultad por periodo acadmico
ANEXO 6. FORMATO SOLICITUD DE PRRROGA

PROYECTO ESTUDIANTIL
Nota esta matriz es para ser diligenciada por la Direccin de Bienestar de la Facultad por periodo acadmico
ANEXO No 4
PRESENTACIN DE INFORMES AO XXXX

PROYECTOS FACULTAD DE XXXXXX
PERIODO ACADMICO xxxxx
AVALADOS SEGN ACTA DE CONSEJO DE FACULTAD No xxxx fecha
SOLICITUD DE PRRROGA PROYECTO ESTUDIANTIL
NO
Informe
Socializacin
SI
SI
ACTIVIDAD RESULTADOS
PROPUESTA OBTENIDOS
NO
TOTAL
Alquiler
Apoyo logstico
Estimulos y
reconocimientos
Comunicaciones y
transporte
Equipos
Gastos de viaje y
viticos
Fotocopias
Remuneracin
Servicios tcnicos
TOTAL
APORTE
APROBADO
SEDE
Materiales y
suministros
APORTE DE
FACULTAD
Impresos y
Publicaciones
GRUPO
OFICIO DE
APROBACIN
AAI-UGP
Bienestar y
capacitacin
Itm
NOMBRE
DEL
PROYECTO
PROFESOR
OBSERVACIN
ENCARGADO
Relacione los espacios segn actividad. Nota: El grupo debe encargarse de conseguir los escenarios dentro y fuera
de la Universidad, debe tenerse en cuenta la disponibilidad de los mismos.
Profesor(a)
xxxxxxxx
Director (a) de Bienestar
Facultad de xxxxxxxxxx
Fecha de realizacin:
Cronograma del Proyecto Ajustar el cronograma de las actividades mencionadas segn semanas y meses,
Cordial saludo
programadas en periodo mximo de tres meses. Si son ms actividades ampli las celdas
Dado (explicar los motivos por los cuales no se ha podido ejecutar o desarrollar).
1.
2.
Atentamente,
ACTIVIDAD
MES 1
I
II
MES 2
III
IV
II
III
MES 3
IV
II
III
IV
1
2
3
INTEGRANTES DEL GRUPO Integrantes De no encontrarse diligenciados los datos completos no ser
tenido en cuenta dentro del proyecto,
Docentes: si son ms ampli las celdas
VoBo Prof. Director de Bienestar

Facultad de _____________
c.c Dra. Elizabeth Moreno. Coordinadora Programa Gestin de Proyectos. Direccin de Bienestar Sede.
Nota para el estudio de esta solicitud se tendr en cuenta:
ANEXO 5. FORMATO SOLICITUD CAMBIO DE RUBRO
Inicio DD/MM/AA Finalizacin
DD/MM/AA
Con la presente, yo _________________________ cdigo ___________ coordinador del grupo

estudiantil de trabajo __________________ de la Facultad de _________, me permito solicitar la
prrroga
de
la
ejecucin
de
los
rubros
asignados
al
proyecto
titulado
________________________________ aprobado mediante oficio AAI-UGP ______ del ao
______, hasta el dd/mm/aa, y me comprometo a realizar su ejecucin segn cronograma anexo.
Firma
Nombre
Cdigo
Firma
Telfono
Correo Electrnico
INFORMACIN ESPECFICA SOBRE EL PROYECTO

Lugares y escenarios propuestos para la realizacin de actividades
Bogot, dd/mm/aa
Rendicin
Cuentas
RUBROS EJECUTADOS CON SOPORTE
En el caso de que el grupo estudiantil de trabajo haya ejecutado parcialmente las actividades del proyecto, este debe
realizar un informe de los avances del proyecto
Adjuntar el nuevo cronograma de actividades del proyecto
Que la solicitud venga firmada por el coordinador, con sus respectivos datos personales.
Tener el visto bueno del Director de Bienestar de la Facultad a la cual se present el proyecto.
Nombre y Apellidos
Nombre y Apellidos
Cedula de Ciudadana
Cedula de Ciudadana
Vinculacin
Vinculacin
Facultad
Facultad
Firma
Firma
Administrativos: si son ms ampli las celdas

Nombre y Apellidos
Nombre y Apellidos
Cedula de Ciudadana
Cedula de Ciudadana
Vinculacin/
Vinculacin/
Dependencia
Dependencia
Firma
Firma
Estudiantes: si son ms estudiantes ampli las celdas

(Los integrantes base del grupo (3) estudiantes compuestos por el coordinador y sus suplentes no podrn
pertenecer, ni coordinar otro grupo de trabajo. El grupo que tenga un nmero mayor o igual a 15 estudiantes tendr
derecho a presentar ms de un proyecto por semestre, siempre y cuando alguno de estos no interfiera en el
FORMATO SOLICITUD CAMBIO DE RUBRO
desarrollo del otro.)

Calle 44 No 45-67 Unidad Camilo Torres Bloque B7 oficina 504
Telefax: 3165000 ext 10662
Sitio web: www.ugp.unal.edu.co
Correo Electrnico: proyectoug_bog@unal.edu.co
Bogot D.C., Colombia

Telefax: 3165000 ext 10662
Bogot, dd/mm/aa
Profesor(a)
xxxxxxxx
Cordial saludo
Con la presente, yo _________________________ cdigo ___________ coordinador del
grupo estudiantil de trabajo __________________ de la Facultad de _________, me permito
solicitar el cambio de rubro del proyecto titulado ________________________________
aprobado mediante oficio AAI-UGP ___ del ao _____.
Rubros inicialmente aprobados por la Facultad y Bienestar (colocar los rubros aprobados)
Valor Aprobado
Bienestar de SedeFacultad
PGP
$
(XXXXXpesos
m/cte.)
$ (XXXXX pesos
m/cte.)
Valor Total de
Aprobacin
Distribucin de recursos
DB:
$
(XXXXX pesos m/cte.)
Firma
Firma
mismo mediante la firma respectiva. Mnimo deben aparecer registrados tres estudiantes de la misma Facultad,
Nombre y Apellidos
Nombre y Apellidos
anexe las rejillas necesarias.
Cedula de Ciudadana
Cedula de
Los estudiantes firmantes debern acreditar su calidad de estudiante mediante carn vigente. Para que este
proyecto sea estudiado es necesario que cada integrante del grupo manifieste su voluntad expresa de apoyo al
FAC:
Coordinador Deber ser
Nombre y Apellidos
Carrera
donde est inscrito el
Facultad
Facultad
grupo y no podr liderar a
Celular/Telfono
Celular/Telfono
e-mail
e-mail
Firma
Firma
Nombre y Apellidos
Nombre y Apellidos
Cedula de Ciudadana
Cedula de
de la misma Facultad en
Descripcin de los rubros como quedaran en el proyecto:
ms de un grupo.
Rubro
Descripcin
Cantidad
Uso dentro del

proyecto
Valor unitario
Valor total
Ciudadana
Carrera
Nombre y Apellidos
Cedula de Ciudadana
Cedula de
Ciudadana
Debido a (explicar los motivos por los cuales es necesario realizar los ajustes al presupuesto
inicialmente aprobado).
1.
2.
Atentamente,
Firma
Nombre
Cdigo
Firma
Telfono
Correo Electrnico
VoBo Prof. Director de Bienestar

Facultad de _____________
c.c Prof. _________________ Director de Bienestar de la Facultad de ____________
Nota para el estudio de esta solicitud se tendr en cuenta:
Justificacin y uso de los nuevos rubros a asignar al proyecto con cotizacin.
Que la solicitud venga firmada por el coordinador, con sus respectivos datos personales.
Tener el visto bueno del Director de Bienestar de la Facultad a la cual se present el proyecto.
Carrera
Carrera
Facultad
Facultad
Celular/Telfono
Celular/Telfono
e-mail
e-mail
Firma
Firma
Nombre y Apellidos
Cedula de Ciudadana
Carrera
Facultad
Facultad
Celular/Telfono
Celular/Telfono
Nombre y Apellidos
e-mail
e-mail
Cedula de
Firma
Firma
Ciudadana
Carrera
Carrera
Para una informacin ms detallada del proceso y compromisos que adquiere el proyecto una vez sea
Facultad
Facultad
aprobado, se puede consultar el INSTRUCTIVO PARA TRMITE DE PROYECTOS ESTUDIANTILES,
Celular/Telfono
Celular/Telfono
e-mail
e-mail
Firma
Firma
Nombre y Apellidos
Nombre y Apellidos
Cedula de Ciudadana
Cedula de
Versin 2012
del link http://www.ugp.unal.edu.co/pdf/Instructivo_2011.pdf.
Ciudadana
Carrera
Carrera
Facultad
Facultad
Celular/Telfono
e-mail
Celular/Telfono
e-mail
Telefax: 3165000 ext 10662
40
Ciudadana
Carrera

Telefax: 3165000 ext 10662
Guas y Anexos
41
ANEXOS PROYECTOS EDITORIALES-PUBLICACIONES

Anexo A
Modelo de convocatoria (aplica para la Etapa I y II).
Anexo C1
Formato aval docente Etapa I.
Bogot D.C, dd/mm/aaaa

Profesor(a)
xxxxxxxx
El grupo estudiantil xxxxxx invita a toda la comunidad acadmica a participar en la convocatoria de
la revista xxxxxx, los interesados pueden enviar sus escritos al correo electrnico xxxxxxxx,
teniendo en cuenta los siguientes parmetros:
Cordial saludo
Criterios de contenido:
o Abordar el tema de la educacin en Colombia (por ejemplo).
o Pueden ser escritos desde diferentes disciplinas: historia, filosofa, sociologa, etc.
o Estar dentro de los siguientes tipos de escritos: ensayo, informe cientfico o resea de
algn libro relacionado con el tema.
o Ser inditos.
o Estar redactados de manera coherente, utilizar un lxico propio del registro escrito y
respetar las normas ortogrficas establecidas por la Real Academia Espaola (RAE).
o Incluir los datos del autor (nombre, carrera y correo electrnico)
Con la presente, yonombre del docente vinculado a la facultad _______________ conozco el

proyecto editorial denominado _______________ del grupo estudiantil de trabajo
______________ y acompaar el proceso de convocatoria y seleccin de textos e imgenes para la
publicacin
No.
__
de
la
revista
(cartilla,
boletn,
peridico,
libro)
______________________________ que considera los siguientes criterios:
Atentamente,
Criterios grficos:
o Archivo en formato word, versiones ao 97 en adelante.
o Tener una extensin mxima de 12 cuartillas y mnima de 10.
o Escribir a una sola columna.
o Estar escritos con tipo de fuente Times New Roman 12.
o Estar justificados.
o Interlineado 1,5.
o Ttulo con mayscula sostenida y tinta de color azul.
o Subttulos con mayscula al inicio del mismo y tinta de color azul.
o Texto con tinta de color negra, excepto los ttulos.
o Numeracin en la parte superior derecha.
o Mrgenes de 2,54 cm. a cada lado.
o Tablas y figuras que no excedan el 30% de una cuartilla.
o Seguir los criterios de citacin y referenciacin bibliogrfica establecidos por la APA.
Firma Docente____________________
Nombre
Documento de Identidad
Telfono
Correo Electrnico
Criterios de seleccin:
o Pertinencia de la informacin.
o Relevancia.
o Veracidad / verosimilitud.
o Coherencia.
o Cohesin (uso adecuado de marcadores textuales o conectores).
o Puntuacin adecuada.
o Claridad en cuanto a las partes del texto.
o Uso de normas ortogrficas.
Anexo B
Ficha tcnica del proyecto editorial.
Si el proyecto contempla la realizacin de las dos etapas por favor diligencie una
sola vez este anexo.
Anexo C2
Formato aval docente Etapa II.
Bogot D.C, dd/mm/aaaa

Profesor(a)
xxxxxxxx
Nombre del proyecto
Etapa II
Mencione el nmero de edicin que entra a Etapa II
Etapa I
Mencione el nmero de edicin que entra a Etapa I. Si la publicacin es

anual mencione solo en caso de adelantar el proceso de convocatoria.
Director
Editor
Quines lo integran?
Comit Editorial
Correccin de Estilo
Diseo y Diagramacin
Nmero de Ediciones
Nmero de ediciones publicadas
10
Tiraje
Nmero de ejemplares que se aspiran publicar
10
Frecuencia
Semestral o Anual
11
ISBN/ISSN
Lectores
13
Perfil de Acadmicos
Evaluadores
Con la presente, yonombre del docente vinculado a la facultad _______________ conozco el

proyecto editorial denominado _______________ del grupo estudiantil de trabajo
______________ y doy mi aval para la publicacin del contenido enunciado a continuacin:
Material Textual
12
Cordial saludo
(Si el grupo tiene Corrector de estilo debe presentar datos de

identificacin y contacto del mismo; en caso contrario, especificar si
necesita asesora)
Mencione si el grupo realiza el diseo y diagramacin o si solicita apoyo
del PGP
1
2
3
4
5
6
7
8
Procedencia2
Nombre Imagen
Documento
identidad
Correo
Electrnico
Descripcin Contenidos
o temtica
Autor
Fuente
Concepto General del docente:

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_________
Atentamente,
Firma Docente____________________
Nombre
Documento de Identidad
Telfono
Correo Electrnico
Versin 2012
Autor
Material Grfico
42
Ttulo
del
Artculo1
El ttulo sea el que referencie el artculo en el adjunto magntico.

Estudiante UN-carrera; Egresado UN-Profesin; Docente UN-Profesin; Externo-institucin.
Guas y Anexos
43
Anexo D
Cronograma de la gua de presentacin de proyectos.
Actividades
Revista
Mes
Mes
Semana
1 2 3 4 1 2 3 4 1
1. Convocatoria revista Etapa I
* * * *
2. Seleccin de textos revista Etapa I
* *
3. Pre-comit Revista Etapa I
*
4. Revisin y Correccin de estilo revista
* *
5. Diseo y Diagramacin revista Etapa II
*
6. Proceso de revisin y correccin del
machote Etapa II
7. Impresin de la Publicacin Etapa II
8. Lanzamiento Publicacin Etapa II
9.Entrega de informe final
Anexo E2
Formato aval de autor con seudnimo.
ANEXO E2
FORMATO AVAL DE AUTOR CON SEUDNIMO
Mes
2 3 4
Mes
1 2 3 4
Seores:
GRUPO DE TRABAJO XXX
Bogot, Colombia
Yo ________________________________, mayor de edad, residente en la ciudad
________________, en ____________, identificado como aparece en mi firma y autor del texto
imagen) titulado_______________________________________________________________
_______________________________________________________, autorizo voluntariamente
GRUPO ESTUDIANTIL DE TRABAJO XXX, la presentacin ante el Comit de Evaluacin
Proyectos el texto en mencin.
de
(o
al
de
En caso de que el texto sea aprobado autorizo al GRUPO ESTUDIANTIL DE TRABAJO XXX la
publicacin y difusin del texto en mencin, de forma independiente, bajo el seudnimo
_____________, a travs de su web o a travs de editoriales en las condiciones que consideren
apropiadas. En todo caso GRUPO ESTUDIANTIL DE TRABAJO XXX se compromete a indicar
siempre la autora incluyendo el nombre del autor y nombre del texto.
Aclaro que esta autorizacin significa la publicacin del texto por parte de la Universidad Nacional
de Colombia, luego de la revisin y aprobacin del proyecto editorial en el Comit de Evaluacin
de Proyectos. Adems, en correspondencia con la normatividad de Derechos de Autor, esta
autorizacin no significa ceder los derechos morales de la obra, y por tanto quedo libre de
publicarla por el medio que crea conveniente. Acepto que pueda ser convertida a cualquier formato
para propsitos de preservacin digital. Autorizo la edicin, correccin de estilo y publicacin de
mi texto.
*
* *
*
*
El cronograma puede iniciar a partir de la actividad 5 si la publicacin se encuentra en la Etapa

II e ir adelantando el proceso de las actividades del siguiente nmero como Etapa I
Declaro que la obra es original y fue realizada por m mismo, sin usurpar derechos de autor de
terceros. En caso de presentarse cualquier reclamacin o accin por parte de un tercero en cuanto a
los derechos morales o patrimoniales de autor sobre la obra en cuestin, asumir toda la
responsabilidad y saldr a la defensa de los derechos aqu otorgados. Las ilustraciones que se
incluyen anexas al texto, enviadas por m y utilizadas en el mismo, se usan de acuerdo con las
normas vigentes. Igualmente declaro que los Editores no tienen ninguna responsabilidad jurdica
sobre los contenidos e ilustraciones del texto.
Que sus obligaciones para conmigo no son distintas a las consagradas en la Ley de Derechos de
Autor (Ley 23 de 1982 adicionada por la Ley 44 de 1993).
Atentamente,
Firma________________________________
NOMBRE COMPLETO DEL AUTOR
Identificacin (Tipo De Documento) expedido en ciudad
(Si es extrajero) PASAPORTE No. ______________________ de (pas)
Correo Electrnico _____________________________
Anexo E1
Formato aval de autor.
ANEXO E1
FORMATO AVAL DE AUTOR
Seores:
GRUPO DE TRABAJO XXX
Bogot, Colombia
Yo ________________________________, mayor de edad, residente en la ciudad de
________________, en ____________, identificado como aparece en mi firma y autor del texto
(o imagen) titulado _______________________________________________________________
_________________________________________________________, autorizo voluntariamente al
GRUPO ESTUDIANTIL DE TRABAJO XXX la presentacin ante el Comit de Evaluacin de
Proyectos el texto en mencin.
En caso de que el texto sea aprobado autorizo al GRUPO ESTUDIANTIL DE TRABAJO XXX la
publicacin y difusin del texto en mencin, de forma independiente, a travs de su web o a travs
de editoriales en las condiciones que consideren apropiadas. En todo caso, GRUPO ESTUDIANTIL
DE TRABAJO XXX se compromete a indicar siempre la autora incluyendo el nombre del autor y
nombre del texto.
Aclaro que esta autorizacin significa la publicacin del texto por parte de la Universidad Nacional
de Colombia, luego de la revisin y aprobacin del proyecto editorial en el Comit de Evaluacin
de Proyectos. Adems, en correspondencia con la normatividad de Derechos de Autor, esta
autorizacin no significa ceder los derechos morales de la obra, y por tanto quedo libre de
publicarla por el medio que crea conveniente. Acepto que pueda ser convertida a cualquier formato
para propsitos de preservacin digital. Autorizo la edicin, correccin de estilo y publicacin de
mi texto.
Declaro que la obra es original y fue realizada por m mismo, sin usurpar derechos de autor de
terceros. En caso de presentarse cualquier reclamacin o accin por parte de un tercero en cuanto a
los derechos morales o patrimoniales de autor sobre la obra en cuestin, asumir toda la
responsabilidad y saldr a la defensa de los derechos aqu otorgados. Las ilustraciones que se
incluyen anexas al texto, enviadas por m y utilizadas en el mismo, se usan de acuerdo con las
normas vigentes. Igualmente, declaro que los Editores no tienen ninguna responsabilidad jurdica
sobre los contenidos e ilustraciones del texto.
Que sus obligaciones para conmigo no son distintas a las consagradas en la Ley de Derechos de
Autor (Ley 23 de 1982 adicionada por la Ley 44 de 1993).
Atentamente,
Firma________________________________
NOMBRE COMPLETO DEL AUTOR
Identificacin (Tipo De Documento) expedido en ciudad
(Si es extrajero) PASAPORTE No. ______________________ de (pas)
Correo Electrnico _____________________________
44
Versin 2012
Guas y Anexos
45
notas
46
Versin 2012
47

Instructivo PGP 2013

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NDICE

Mara Clemencia Vargas

Ignacio Mantilla Prada

Actividades a cargo del grupo

jefe rea de Acompaamiento Integral

Difusin de las actividades

Elizabeth Moreno Domnguez

Informe final y socializacin de proyectos

Cambio de rubro y prrroga de ejecucin

Oscar Oliveros Garay

Zulma Edith Camargo

Coordinacin Programa Gestin de Proyectos

Andrea Fandio Cardona

Coordinacin Proyectos Estudiantiles

Marly Ruiz Ceballos

Albaluca Gutirrez Garca

Cristian Len Buitrago

Gracom Grficas Comerciales

Unidad Camilo Torres Bloque 7 oficina 504

Parmetros segn lneas de trabajo

E tapa s de pub l icaci n

- Impresin y nmero de ejempl ares

- Recomendaciones leg ales

ANEXO 2. DOCUMENTOS PARA SOLICITUD DE

Anexo 4. Matriz para la presentacin de

Anexo 6. Formato solicitud de prrroga

Direccin de Bienestar de Facultad

Las modalidades de los proyectos son:

Para presentar un proyecto:

Se debe tener en cuenta el cronograma definido en la convocatoria de cada

estar Universitario (Contribucin a la formacin integral, al mejoramiento

Acreditar la calidad de estudiante activo de la Universidad Nacional de

El proyecto puede inscribirse en las siguientes lneas de trabajo:

El Programa Gestin de Proyectos (PGP) enva los lineamientos y fechas de la

La DBF enva o informa al PGP las fechas de recepcin de los proyectos.

La normatividad y los parmetros para la creacin de un grupo de trabajo con

El PGP solicita a la DBF la presentacin de informes logsticos, de evaluacin y

La DBF elabora un listado en donde se relacionan los proyectos a partir de una

De acuerdo con la evaluacin del Consejo de Facultad, la DBF enva el original

Diez (10) das despus de la evaluacin se da respuesta de la aprobacin de los

Se realiza un oficio a la DBF y a la Unidad Administrativa (UA) que contiene la

Una vez notificada la DBF y la UA respecto a la cofinanciacin de los proyectos

Proceso creacin ficha Quipu:

La UA procede a crear la ficha Quipu (individual o colectiva) para la ejecucin de

La UA informa a la DBF el cdigo de la ficha Quipu para iniciar el proceso de

La DBF tendr en cuenta el cdigo de la ficha Quipu y el nmero de oficio del

La DBF radica en la UA la solicitud con los anexos (cotizacin y documentos segn

En la UA se le asigna un nmero Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

La solicitud junto con el CDP se enva a la Decanatura, donde el decano(a) da su

Elaborada la orden se remite de nuevo a Decanatura para la firma del ordenador

El proveedor debe acercarse a la UA para recoger la orden contractual y, de esta

Cuando el proveedor ha cumplido con lo estipulado en el contrato, hace entrega de

Finalmente se realiza el pago respectivo (ver anexo No 2).

ACTIVIDADES A CARGO DEL GRUPO DE TRABAJO

Presentar el proyecto y la inscripcin del grupo en los formatos establecidos para

Se debe entregar la carta firmada por el coordinador del grupo solicitando la

Estar pendiente de las fechas en donde se darn a conocer los resultados de la

Reclamar la carta de aprobacin en la DBF.

Solicitar los espacios para la realizacin de actividades y de reuniones del grupo

Se requiere que los grupos realicen el seguimiento respectivo al proyecto

Ajustar y enviar por correo electrnico a la DBF el cronograma de actividades a

Realizar la solicitud de ejecucin de presupuesto ante la DBF.

Mantenerse al tanto del proceso del trmite solicitado ante la DBF.