DEFINICIONES SOBRE LA CALIDAD

Adaptado del procedimiento GCB-001-N1-000 de ECOPETROL

Licitar

1.1.

Proceso
Es un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman entradas en salidas 1. Se
consideran dos tipos de procesos:

1.1.1. Proceso de Industria

Es aquel que tiene contacto directo con el producto que se entrega al cliente externo o a un cliente
interno, en otro proceso. Ejemplos: Comercializacin, transporte, logstica, etc.

1.1.2. Proceso de Apoyo

Es aquel proceso de servicio y de respaldo a los procesos de industria. Ejemplos: Pedidos,
nmina, compras, personal, servicios administrativos, etc.

1.2.

Documento
Es el testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba, se establece o se hace constar
algo. Un documento puede ser o incluir diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnticas,
fotografas, formatos, entre otros.

Un documento puede pertenecer a cualquiera de las siguientes categoras:

1.2.1. Documentos Propios del Sistema de Calidad

Son aquellos que se generan para describir el sistema de calidad. Por ejemplo, polticas,
procedimientos y guias.

1.2.2. Documentos de Referencia

Son aquellos generados por otros sistemas de calidad u otras dependencias internas o entidades
externas y que pueden ser utilizados como referencias en el sitio de trabajo. Ejemplos: Manual de
Normas Administrativas, Normas Tcnicas Colombianas NTC, Estndares ASTM, Norma
Antisimica Colombiana NSR-98 etc.

1.3.

Poltica
Es el marco referencial o lineamiento general emitido por la alta direccin, que orienta para las actuaciones,
conductas o funciones de empleados y dependencias. Por ejemplo: Poltica de Calidad, Poltica de
Contratacin, Polticas de Seguridad, etc.

1.4.

Estndar
Es un documento de origen internacional, nacional o de empresa, que se utiliza como referencia,
comparacin o consulta, para reglamentar aspectos tcnicos o administrativos de los procesos, productos o
servicios y que puede ser impuesto (de facto) o resultado de un estudio y/o consenso.
En general los Estndares pueden ser de cuatro tipos:
Norma,
Especificacin,
Gua y
Mtodo de Ensayo.

1.4.1. Norma
Es un estndar que regula aspectos administrativos y/o relacionados con las funcionalidad de
dependencias o cargos. Las Normas son de cumplimiento obligatorio. Ejemplos: Normas de
Seguridad, Normas del Sistema de Calidad, Funciones del Departamento de Soporte y Servicios,
Normas de Contratacin, Reglamento Interno de Trabajo, Normas de Seleccin y Contratacin de
Personal.

1.4.2. Especificacin
Es un estndar en el cual se fijan requisitos tecnolgicos o tcnicos de procesos, productos o
servicios. Ejemplos: Especificaciones de Materias Primas, Especificaciones de calidad del
ICONTEC, Estndares de Ingeniera, Especificaciones del INVIAS, Planos, Especificaciones para
Transporte de Productos, etc.
1

Definicin segn NTC-ISO 8402

1.4.3. Gua
Es una serie de opciones o instrucciones basadas en el consenso de diferentes puntos de vista,
que tiene por finalidad orientar el curso de una actividad sin establecer procedimientos fijos ni
cursos especficos de accin. Ejemplo: Gua para la postulacin ante el INURBE, Gua para la
Inscripcin en el RUP

1.4.4. Mtodo de Ensayo

ES el documento que contiene procedimientos establecidos para la identificacin, medicin y
evaluacin de una o ms cualidades, caractersticas o propiedades de un producto, sistema o
servicio y que produce un resultado de ensayo. Ejemplo: Mtodo de Ensayo para la Determinacin
de la Resistencia del concreto.

1.5.

Procedimiento
Es un documento que describe la secuencia de pasos necesarios para asegurar la correcta ejecucin de
actividades de tipo administrativo o tcnico. En general, un procedimiento define qu se debe hacer,
"quin lo debe hacer", cundo y en dnde se debe realizar.

1.6.

Instructivo
Es un documento que describe detalladamente la forma cmo debe ejecutarse una actividad o tarea, para
asegurar su realizacin.

Tanto los procedimientos como los instructivos deben especificar las actividades en trminos de materiales, equipos,
documentos a utilizar, control de las actividades, formatos a utilizar y registros que deben originar.

1.7.

Memorando
Es un documento que comunica, tanto interna como externamente, aspectos de inters relacionados con el
funcionamiento y la administracin del negocio de la Empresa y/o de una Dependencia en particular.

1.8.

Manual
Es una recopilacin organizada y coherente de polticas, estndares o procedimientos que rigen una
determinada actividad para que pueda ser desarrollada en forma metdica y eficiente. Los manuales
pueden ser:

1.8.1. Manual de Normas

Es la recopilacin organizada y coherente de Normas que regulan actividades administrativas especficas
de los procesos de apoyo. Ejemplo : Manual de Control Administrativo, Manual de Compras, Manual de
Normas Administrativas, Manual de Contratacin, etc.

1.8.2. Manual de Procedimientos

Es la Recopilacin organizada y coherente de Procedimientos y/o Instructivos de trabajo afines a un
proceso de industria o de apoyo. Por ejemplo: Manual de Procedimientos de Compras, Manual de
Procedimientos de Contratacin, Manual de Procedimientos de Laboratorio, etc.

1.8.3. Manual de Operacin

Es la recopilacin organizada y coherente de documentos asociados a la operacin de una planta, de un
equipo o al desempeo de un proceso de industria. Ejemplo : Manual de Operacin de la Planta de asfalto,
Manual de Operacin del Cargador Case , etc. Por lo general, un Manual de Operacin debe contener las
siguientes secciones, organizadas en volmenes:

Volumen I. Informacin Operacional: Responsabilidades, descripcin de procesos, seguridad, limites

de operacin, control de calidad y listado de equipos.

Volumen II. Procedimientos e Instructivos de Operacin: Cmo operar en arrancadas, apagadas,

operaciones normales o especiales y procedimientos generales.

Volumen III. Procedimientos e Instructivos para Atender Emergencias.

Volumen IV. Procedimientos e Instructivos para Solucin de Problemas.
Volumen V. Manual del Vendedor (opcional).

1.8.4. Manual de Aseguramiento de la Calidad (Caso Especial)

El Manual de Aseguramiento de Calidad2, es el documento que contiene la Poltica de Calidad y que
describe el Sistema de Calidad en trminos de la estructura organizacional, los procedimientos, los
2

En lo sucesivo, este manual se puede referenciar con sus iniciales: MAC

procesos y los recursos necesarios para implementar la administracin de la calidad, de acuerdo con los
requerimientos de la ISO-9000.
Para efectos de Aseguramiento Interno de la Calidad3, los documentos que contengan la Poltica de Calidad
y/o los que describan los procedimientos del Sistema de Calidad de una Dependencia, pueden considerarse
como derivaciones del Manual de Calidad, en cuyo caso constituyen el Manual de Administracin de la
Calidad de dicha Dependencia4.

1.9.

Desarrollo de un Documento

Es un proceso mediante el cual se crea, se aplica y se mantiene un documento. Consta de las siguientes etapas:

1.9.1. Borrador
Etapa que comprende la identificacin de la necesidad de un documento, la recoleccin y anlisis de la
informacin pertinente y la elaboracin y validacin del contenido por parte del personal responsable y/o
autorizado.

1.9.2. Edicin
Impresin de un documento de acuerdo con la estructura establecida en la esta Norma.

1.9.3. Revisin
Etapa que comprende la verificacin de que lo que est escrito corresponde con lo establecido.

1.9.4. Aprobacin
Etapa que consiste en la ratificacin o aceptacin de que lo documentado corresponde con Polticas,
Objetivos u otros documentos de la organizacin.

1.9.5. Divulgacin o socializacin

Etapa que comprende la publicacin del documento y la puesta en conocimiento de los usuarios, por
cualquier medio.

1.9.6. Aplicacin y Evaluacin

Etapa que comprende el empleo de un documento y la comprobacin permanente de su vigencia.

1.10. Estado de un documento

Condicin referente a la existencia del documento una vez ha sido publicado y divulgado. Los posibles estados son :

1.10.1.Vigencia
Condicin de un documento que indica la eficacia y la obligatoriedad de su aplicacin.

1.10.2.Suspensin
Condicin de un documento que indica la prdida temporal de su vigencia.

1.10.3.Anulacin
Condicin de un documento que indica la prdida de vigencia en forma definitiva.

1.11. Actualizacin
Proceso mediante el cual un documento se adecua a las condiciones o prcticas actuales, bien sea por la ocurrencia
de un cambio y/o por la necesidad de verificar su validez en intervalos de tiempos definidos.

1.12. Contenido de un Documento

Comprende las secciones de un documento que en esencia son las que describen la razn de ser del mismo. Tal
como se define esta Norma estos secciones son las de Generalidades y Tema.

1.13. Copia Controlada

Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia una vez aprobados.

Ver NTC-ISO 8402, deficin de Aseguramiento de la Calidad, numeral 1, literales a y b, aseguramiento interno y

externo.
4

Ver NTC-ISO 10013, DIRECTRICES PARA ELABORAR MANUALES DE CALIDAD.

1.14. Copia no Controlada

Son copias de aquellos documentos que se emiten ante solicitud de una dependencia o usuario ocasional de la
misma y que eximen al emisor de la responsabilidad del control de actualizacin.