Manual de Ferias para el

Desarrollo Econmico Local

Manual de FeriasManual
para el de Ferias para
Desarrollo Economico
Local Economico Local
el Desarrollo

Lo que oigo lo olvido, lo que veo lo

recuerdo, lo que hago lo se.
Confucio

Manual de Ferias para el

Desarrollo Econmico Local
Coordinacin
Regina Bauerochse-Barbosa
Directora
Programa Fortalecimiento de la Economa y el
Empleo FORTALECE (MINEC/GTZ)
Asesora
Anja Nina Kramer
Asesora
Desarrollo Econmico Local
Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)
Asesora Tcnica
Aura Maritza Majano-Rivas
Desarrollo Econmico Local y Empleo Juvenil
Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)

Investigacin
Carmen de Pereira
Consultora
Impresin
GRAFICOLOR S.A. de C.V
San Salvador, El Salvador, Centroamrica
Diciembre, 2006

CONTENIDO
PRESENTACION

iv

INTRODUCCIN

vi

1. CONCEPTOS

1.1 Qu es una feria?

1.2 Porqu realizar ferias?
1.3 Ferias a nivel local

1
2
3

2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS

2.1 Metodologa

2.2 Pasos del proceso para realizar ferias con xito

3. DESARROLLO DE PASOS DEL PROCESO

Paso Uno: Preparacin

10

Planificacin

Organizacin

10
19

Promocin y Publicidad

26

Paso Dos: Ejecucin

32

Ocho das previos a la Feria

32

Un da previo a la Feria

El da de la Feria

36
37

Paso Tres: Evaluacin

42

Evaluacin de resultados

43

Seguimiento

47

Sistematizacin

49

BIBLIOGRAFIA

51

ii

iii

PRESENTACIN
La presente publicacin es un Manual para disear y organizar ferias para el
desarrollo econmico local, se ha elaborado el marco terico y operativo, por
medio del cual se determinan y ordenan los recursos, as como las actividades
para su organizacin y desarrollo, se han identificado las herramientas tcnicas
que deben utilizarse para su ejecucin y posteriormente la evaluacin del montaje
del evento.
El documento es el resultado de una investigacin realizada en la Microregin
Los Nonualcos, ha sido una iniciativa impulsada por el Programa FORTALECE
(MINEC/GTZ), y junto con las Mesas Sectoriales han apoyado el sector MIPYME
con actividades para el fortalecimiento, como el desarrollo de ferias a nivel local
y la participacin en otras ferias de mayor magnitud
Las ferias para el desarrollo econmico local unen objetivos de productores y
comerciantes, y es un instrumento del desarrollo local, a la vez que es una actividad
empresarial en s. Los actores clave del desarrollo econmico local son, entre
otros:
Sector empresarial y emprendedores locales
Asociaciones empresariales y profesionales
Gobierno municipal
Instituciones gubernamentales
ONGs con enfoque econmico
Proyectos con financiamiento de la cooperacin internacional
Universidades y centros de investigacin
Cada uno de ellos aporta de diferente manera al desarrollo econmico, la principal
funcin de estos actores consiste en apoyar las iniciativas, que junto a la base
social del municipio, el capital humano, se debe conformar una alianza estratgica
para promover el desarrollo econmico local.
Este manual ha sido validado por los actores locales de la Microregin Los
Nonualcos, con la realizacin de tres actividades:
Dos ferias, presentadas como muestras empresariales con la participacin de
empresarios de la Microregin, eventos asesorados por la Cmara de Comercio
e Industria de El Salvador.
Un taller, realizado en una jornada de un da de trabajo con las instituciones
contrapartes del Programa FORTALECE(MINEC/GTZ)
Las tres actividades generaron insumos que se han incorporado en este documento,
informacin que ha fortalecido la investigacin realizada; el documento expone
un mtodo que se espera sea aplicable y replicable en el nivel local.
PROGRAMA FORTALECE (MINEC/GTZ)

iv

INTRODUCCIN
Este documento es un instrumento creado para la realizacin de ferias,
orientado a apoyar el desarrollo econmico local, es producto de la revisin de
varios mtodos utilizados por diversas instituciones y organizaciones
nacionales y regionales, como tambin de la recopilacin de informacin de la
experiencia en los diferentes tipos de ferias que se realizan actualmente, como
las empresariales, de empleo y todo tipo de ferias especializadas. Este estudio
expone los pasos del proceso para el montaje de ferias a nivel local, tiene
como objetivo orientar las actividades que contemplan cada paso, que sin lugar
a dudas ser reajustado en la prctica, de acuerdo al tema y a la magnitud del
evento planificado.
Las diferentes experiencias realizadas en la Microregin Los Nonualcos, a
travs de muestras empresariales llevadas a cabo como parte de este estudio,
han fortalecido este trabajo. Se ha seleccionado el mtodo, en el marco de un
proceso participativo de cambio y de mejoramiento de acuerdo a las
particularidades locales y utilizando una metodologa pedaggica de fcil
implementacin, que proporcione al lector los pasos a seguir de manera
sencilla, con ejemplos en algunos casos, que pueden servir de modelo en la
prctica.
Cada paso recoge las actividades a desarrollar, en las cuales se describen las
acciones necesarias, se propone que los participantes en las ferias tengan la
oportunidad de interactuar con la competencia y obtener el conocimiento del
mercado, elementos que le permitan al empresario concretar negocios en el
momento del evento y lo ms importante realizar negocios en el futuro,
incorporando temas vinculados con la actividad empresarial y acompaado
de eventos culturales para el esparcimiento de los visitantes. El cumplimiento
de este proceso requiere de tres factores fundamntales para que el resultado
sea un xito: un alto grado de compromiso desde el inicio, control del
tiempo en relacin a las actividades y la demanda de trabajo.
El componente de Desarrollo Econmico Local (DEL) del Programa
FORTALECE (MINEC/GTZ), orienta su labor a facilitar la creacin de espacios
de trabajo para potenciar las capacidades locales y la generacin de
oportunidades para que la Microregin Los Nonualcos se convierta en una
regin competitiva con productos y servicios a ofrecer de calidad, ha creado
instancias como las Mesas de Trabajo Sectoriales (Mesas de Turismo, de
Pesca y de Empleo), generando herramientas tcnicas para impulsar el
proceso de desarrollo de esta regin y en apoyo a otros procesos.
Las ferias inciden en dinamizar el fomento del empleo, a travs del
fortalecimiento del sector empresarial y permite el acercamiento de la oferta y la
demanda. En estas actividades se aplican nuevas metodologas y se
implementan herramientas tcnicas, logrando de esta manera elevar el nivel de
oportunidades en la poblacin objetivo.

vi

vii

1. CONCEPTOS
1.1 Qu es una feria?
Es una actividad que tiene como caracterstica concertar en un mismo espacio fsico a la
oferta y demanda de servicios y/o productos, en una fecha programada. Las ferias son
una estrategia de promocin para la generacin de oportunidades comerciales, que se
realizan a travs de un contacto directo del empresario con el cliente y la competencia,
vinculando la oferta y la demanda.
Las ferias deben disearse como eventos de promocin comercial dirigidos a la micro y
pequea empresa, con independencia del sector productivo al que pertenezcan. Debe
entenderse como un instrumento que forma parte de la estrategia para fomentar el
desarrollo econmico de un territorio.
A la hora de planificar la realizacin de una feria, se debe tener claro qu es lo que se
quiere lograr y para ello se tienen que elaborar objetivos concretos, basados en
elementos de calidad, cantidad, tiempo e innovacin; de tal manera que los indicadores
relacionados reflejen los aportes y cambios que se han propuesto conseguir.
Ejemplos:

Lograr la venta de $1.000 durante la Feria del Mueble, y otros $1,000.00 posterior a la
feria con otros clientes, la feria se realizar en San Pedro Nonualco, departamento de La Paz.
La produccin esta basada en la elaboracin de muebles para las diferentes reas de
una vivienda.

Lograr el posicionamiento del municipio de San Lus la Herradura, departamento de La

Paz, con una Feria de Productos del Mar, ofreciendo variedad de productos, frescos y
presentados en condiciones atractivas e higinicas.
En la organizacin de las ferias se involucran otras instancias y organismos, como
instituciones del sector pblico y privado, proyectos y toda entidad interesada en el
fortalecimiento del desarrollo econmico local, entre ellas esta la asistencia tcnica
(proyectos, programas, OGs y ONGs) que permite favorecer y optimizar la relacin
oferta - demanda.
La coordinacin con los gremios y asociaciones productivas es importante, para que
asuman con inters su participacin en las ferias, porque es un espacio en el que se da
una relacin directa entre productores y clientes, la produccin entre varios genera mayor
volumen, resultando atractivo para los futuros compradores ya que se garantizan precios
ms bajos.

Es un lugar donde se renen vendedores y compradores para difundir,

exhibir, promover, conocer y seleccionar una gran variedad de
productos y servicios.

1. 2 Porqu realizar ferias?

Por que es un instrumento eficiente, que proporciona a los diferentes sectores, en un
evento los siguientes beneficios:

Las ferias se han consolidado en los ltimos aos como una de las ms poderosas y
efectivas herramientas de mercadeo, tal como viene a subrayar el constante
crecimiento de esta actividad, ayuda a los empresarios a aprender cmo presentar sus
productos.
Son la forma ms econmica y eficiente de ganar cuotas de mercado.
Constituyen la ms completa herramienta de comunicacin, donde se produce una
interaccin directa entre comprador y vendedor, poniendo en funcionamiento los cinco
sentidos.
Son el lugar idneo para establecer contactos comerciales, encontrarse con los
clientes habituales y captar nuevos clientes, ofreciendo nuevos servicios y/o productos.
Constituyen la mejor manera de conocer las tendencias actuales del mercado.
Posibilitan la participacin en jornadas y actos paralelos (charlas con temas de
actualidad empresarial, ponencias, entre otras) que ayudan a conocer la evolucin y
tendencias del mercado.
Acceso a informacin, contactos y relaciones que le aporten mayores conocimientos y
acceso a nuevos mercados.
Incrementa las actividades comerciales.
Establecimiento de negocios y alianzas entre empresas e instituciones, en forma
efectiva y rpida.
Identificacin de las adaptaciones, modificaciones e innovaciones que se deben
utilizar en los productos y servicios, nuevos diseos, formas de diferenciacin de
productos, maneras de preservar, manejo y proteger productos, para penetrar en otros
mercados y/o mejorar su insercin en el mercado nacional.
Disminucin de los costos de las transacciones.
Creacin de valor agregado, a travs de los conocimientos sobre temas de inters
empresarial, que proporcionan las conferencias tcnicas y asesoras.
Establecimiento de alianzas efectivas, proyectos y actividades conjuntas con otras
empresas o instituciones.
Se realiza una prospeccin del mercado a costos reducidos.
Se debe tener como fin ltimo contribuir a dinamizar la economa local, con productos
que identifiquen la zona.

Las ferias deben estar bien estructuradas, especialmente en la parte de la coordinacin

interinstitucional, que permita contar con todos los elementos fundamentales para el
xito de la misma. A partir de la toma de decisin de realizar la feria, se inicia un proceso
compuesto de. varias etapas, que contemplan actividades y responsables, desarrollando
labores y gestiones coordinadas contempladas en una planificacin y ejecutadas por un
Comit ad hoc
Algunas de las ventajas y oportunidades que ofrecen a sus participantes como
expositores son:

Ventajas:
El cliente es quien visita a la empresa y no al revs.
El cliente est disponible.
En ellas el producto o servicio es el protagonista, tan bien presentado como
el expositor sea capaz de hacerlo.
El costo por contactos es indiscutiblemente el ms bajo, ya que en pocos
das se puede contactar a muchos.
Oportunidades:
Generar nuevos contactos que finalizan en ventas.
Dar a conocer sus productos y servicios o puestos de trabajo
Potenciar la marca.
Reforzar el contacto con los clientes habituales.
Observar la competencia (principalmente en las ferias).
Abrir nuevos mercados.
Vender.
Contactar a posibles distribuidores.

1. 3 Ferias a nivel local

Las ferias en el marco del desarrollo econmico local son actividades que deben contar
con caractersticas fundamentales:

Deben ser parte de un proceso de desarrollo econmico, que la experiencia se pueda

aplicar a otros modelos y procesos.
Debe obtenerse un producto, debe medirse la cobertura de la actividad y obtener datos
cuantitativos sobre nmero de personas, empresas, instituciones, ONGs involucrados
participantes y beneficiados.
Presentar resultados, debe demostrarse que el Comit Organizador logro sus objetivos, si
los miembros del Comit se han fortalecido en el proceso de implementacin,
si la experiencia ha proyectado el sector empresarial fuera de la regin, si se ha
contribuido a generar un compromiso de los actores locales.
La diversidad, que se incluyan diversos temas, como gnero, equidad, cultura, medio
ambiente, alianzas intersectoriales y la diversidad social, la incorporacin de mujeres y
jvenes.
El desarrollo de la creatividad, ideas creativas para desarrollar este tipo de actividades,
ya sea en el aspecto logstico, operativo como organizativo, presentar soluciones
innovadoras para problemas encontrados en el proceso.

Las actividades en el marco del desarrollo econmico local deben cumplir con sus
objetivos de desarrollo, es importante que en estas actividades consideren dos ejes de
trabajo:
Potenciar lo existente, las personas, recursos, empresas, instituciones, gobiernos
municipales, entre otros.
Desarrollar la capacidad de gestin para la obtencin de recursos externos al
territorio, como financiamiento, asistencia tcnica, apoyos de todo tipo.
La promocin de estos eventos pretende:

Elevar la calidad de vida de la poblacin.

Contribuir al desarrollo del pas.
Enfrentar los retos de la economa nacional y de la globalizacin.

Se debe trabajar con esa orientacin, para lograr un apropiamiento del concepto de
desarrollo econmico local, desde los diversos roles.
La organizacin de ferias de desarrollo econmico local requiere estructurar una organizacin
participativa y abierta en el nivel local, que tenga un alto grado de representatividad del
municipio, de la comunidad, instituciones gubernamentales, sector empresarial, ONGs y
de actores locales.
GOBIERNOS LOCALES
Alcaldes
Concejales
Empleados
OGs
Instituciones
gubernamentales

COMUNIDAD

EMPRESA PRIVADA

Organizaciones de todo
tipo: territoriales y
funcionales
ONGs

Sector empresarial radicado

en la zona

Asociaciones
trabajando en la zona

Proyectos
Programas

ASESORAS

Qu es una Feria para el Desarrollo Econmico Local?

Es un evento para fomentar un intercambio comercial entre los empresarios que
conforman la base econmica local, a travs de la exposicin de los productos y /o
servicios, con el apoyo de asistencia tcnica por parte de instituciones, organizaciones y
proyectos o programas ubicados en la regin. Bajo ese concepto, la idea surge de los
actores locales que buscan dinamizar la economa y buscan aliados internos y externos al
territorio para lograr impulsar una iniciativa dirigida al fortalecimiento del sector empresarial
de la regin.
Se pretende generar oportunidades para dar a conocer los productos elaborados, a travs
de una exposicin para comercializarlos, asimismo comunicarse y contactarse entre s. De
forma paralela promover la realizacin de negocios con empresas visitantes, instituciones
y visitantes en general.
Con esta actividad se pretende:

Generar un espacio para que el sector empresarial local entre en contacto con otros
empresarios y viceversa, con el fin de hacer negocios.
Mejorar los niveles de competitividad de las empresas y abrir nuevos nichos de
mercado.
Estimular el espritu emprendedor para formar y consolidar empresarios
comprometidos con la generacin de empleo y recursos que lleven al desarrollo de la
regin.
Promover una cultura emprendedora e integrada con otras iniciativas para incentivar la
investigacin y promocin de nuevos conceptos.
La feria debe convertirse en un verdadero foro de exposicin de productos y servicios, de
anlisis y discusin de la accin empresarial y su papel en la economa, debe generar
factores y elementos que fortalezcan al expositor para convertirse en agentes de cambio,
dentro de su entorno.
Las ferias a nivel local, son un mecanismo que se utiliza para toda actividad que genera
una transaccin comercial, como resultado de la exposicin de los productos o servicios,

son de todo tipo: de pesca, de turismo, muebles, de ropa, de artesanas, de plantas, de

todo producto o servicio que se pueda comercializar y sea elaborado en la regin.
Cul es el objetivo de participar en las ferias?
Conocer el mercado.
Conocer la competencia y el movimiento comercial del mercado.
La feria representa una herramienta general de mercadeo.
Conocer nuevas estrategias, innovaciones y tecnologa.
Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e informacin general sobre productos y
servicios.
Fomentar las relaciones de negocios con los compradores, en busca de la oportunidad
para hacer negocios.
Formalizar contratos y/o ventas.
Conocer la opinin de los visitantes y empresarios sobre los productos y servicios
ofrecidos.

Qu apoyos requiere el Comit Organizador?

El evento en la fase de planificacin, el Comit Organizador define el objetivo y la
magnitud del evento, deben incorporar la utilizacin de apoyos y recursos tcnicos para
lograr un mayor impacto en la poblacin participante y asistente, se dividen en:

Asesoras o asistencia tcnica.

Recursos econmicos o asistencia financiera

Asistencia
financiera

FERIA DE
DESARROLLO
ECONOMICO LOCAL

FERIA DE
DESARROLLO
EMPRESARIAL

Asistencia
tcnica

INTERCAMBIO
REALIZAR NEGOCIOS
COMERCIAL
- Asesoras o asistencia tcnica
El propsito de este tipo de instrumento es mejorar la competitividad y productividad en el
nivel local del sector empresarial productor de bienes y servicios, mediante la aplicacin
de tcnicas de gestin empresarial, el apoyo se obtiene de instituciones gubernamentales,
no gubernamentales y proyectos de la cooperacin internacional.
Se realiza a travs de la asesora y la capacitacin para fomentar la economa y el empleo,
est orientada a mejorar las capacidades empresariales a nivel local. Hay instancias
gubernamentales, programas y proyectos de cooperacin internacional que apoyan estos
procesos. El apoyo requerido es en el proceso de la organizacin, se requiere de
informacin de eventos similares, capacitacin en temas especializados, comercializacin
y promocin de negocios, entre otros.

Para ello se cuenta con instituciones como la CONAMYPE (Ministerio de Economa),

CENPROMYPE, FADEMYPE, FUNDAPYME, entre otras ONGS y proyectos de
cooperacin internacional, que apoyan las iniciativas empresariales en diferentes reas y
sectores, al pequeo, mediano y micro empresario y toda actividad relacionada para
potenciar sus ventas, en este caso las Ferias para el desarrollo empresarial local.
Adicional a lo anterior, en los eventos es importante realizar otras actividades paralelas,
como:
v Conferencias tcnicas presnciales, constituyen un elemento de mucha atraccin para
el visitante y participante, se exponen temas de actualidad y de calidad tcnica de
acuerdo al tema y tipo de feria, el evento se vuelve atractivo cuando hay un
aprendizaje y nuevos conocimientos.
v Servicios de desarrollo empresarial, es una asistencia tcnica directa a las MIPyME
que se pone a disposicin de los participantes y asistentes a la feria, con soluciones
empresariales, a travs de capacitacin, asesoras, formacin profesional, consultoras
y nuevas metodologas empresariales. Se instalan Puntos de Informacin Tcnica, con
asistencia dirigida a mejorar: calidad, presentacin, exposicin, asesora empresarial y
la utilizacin ptima de las herramientas tcnicas.
- Recursos econmicos o financieros
Consiste en gestionar recursos necesarios para realizar la feria ante la empresa privada,
instancias gubernamentales, ONGs, municipalidades y la cooperacin internacional.
Se cuenta con dos tipos de asistencia financiera:
v En la fase de preparacin, se requieren fondos para financiar las actividades de todo el
proceso para realizar la feria. El financiamiento se obtiene a travs de diversas
modalidades, en general se logra con recursos de la empresa privada e instituciones
que dan aportes en especies, como vehculos, equipo, instalaciones, insumos y
papelera, apoyo con recurso humano para que desarrollen tareas especficas y en
ocasiones especiales, se obtiene dinero en efectivo.
v En la fase de ejecucin, se solicita a las instancias responsables del financiamiento a
la MYPYME, instalar en la feria un stand para informar al sector sobre las
instituciones, los tipos financiamiento y los requisitos para optar a los crditos,
asesoras y otras modalidades de apoyos financieros para mejorar su productividad y
comercializacin empresarial.

2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS

DE DESARROLLO ECONMICO LOCAL
2.1 Metodologa
Para enfrentar con xito la promocin y exposicin de productos y servicios locales, es
necesario definir y ejecutar un proceso para la realizacin de ferias. Su aplicacin y
seguimiento debe llevar un proceso metodolgico que plantee acciones secuenciales,
cuyos resultados deben responder a tres preguntas:
Que nos motiva a realizar
las ferias a nivel lo cal?

Defin ici n d e ob jet ivos

Qu hacer para
llevarlas a cabo?
Planificacin

Misin
Visin

Como hacerlo?

La realizacin de Ferias, implica desarrollar un proceso dividido en pasos para su mejor

implementacin y seguimiento, que tiene su base en una buena planificacin, da inicio
con el paso de preparacin, paso que es el ms importante y determina los logros y
resultados del evento, en ese momento se estructura la coordinacin de los esfuerzos
tcnicos y financieros de las instituciones participantes, se elige un Comit Operativo (la
participacin debe ser voluntaria y en coherencia a las responsabilidades institucionales y
normativas en relacin al tema de la feria.
Ejemplo:
La CONAMYPE, Ministerio de Economa, coordina un evento sobre Productos
Artesanales de Exportacin, se determina en la planificacin el perodo del proceso, de
acuerdo a la magnitud.
Las actividades estarn determinadas por los objetivos, estrategias y metas
definidas en la planificacin
La planificacin se debe realizar definiendo los objetivos claros, en la reunin inicial
con los miembros interesados en participar, se debe partir de criterios generalizados
sobre las ferias y exposiciones como instrumentos de promocin, mercadeo y
comunicacin ms importantes y a la vez ms eficientes, constituyen un punto de
encuentro entre la oferta y la demanda que permite facilitar los negocios. Con este
mtodo se proponen 3 pasos o fases, para facilitar el seguimiento de las actividades que
genera cada uno. La metodologa no es definitiva, sino un instrumento que debe
aplicarse acorde a las circunstancias propias de cada municipio o regin, debe ajustarse
con el objeto de sentar las bases hacia una modalidad cada vez mejor de promocin empresarial.

Todo ello justifica la participacin y la efectividad de esta actividad, aunque no se

descartan otros medios que pueden apoyar la labor comercial.

2. 2 Pasos del proceso para realizar ferias exitosas

Las ferias son un medio para dar a conocer productos o servicios, realizar negocios con
otros empresarios, observar la competencia, lanzamiento de productos, estudiar el
mercado, visitar y ser visitado por sus clientes o potenciales, encontrar distribuidores,
concretar ventas, entre otras. En resumen, se vuelve el evento como un centro
comercial para las personas de negocios. Los pasos del proceso son cinco:

Preparacin
Ejecucin
Evaluacin
Seguimiento
Sistematizacin
Si bien el proceso es secuencial, debe ser flexible de manera que se
adapte a las necesidades de cada municipio.

La ejecucin de cada paso implica el desglose de una serie de actividades, organizadas y

coordinadas tanto dentro de cada Comisin, como con el resto del Comit Operativo, es
importante desde el principio respetar la Coordinacin General y las funciones de cada
comisin, para no duplicar los esfuerzos institucionales ni tcnicos.

Pasos

del

Proceso
Paso

Evaluacin

Paso

Preparacin

Planificacin
Organizacin
Promocin y Planificacin

Evaluacin de Resultados
Seguimiento
Sistematizacin

Paso

Ejecucin
8 das antes
1 da previo
El da del Evento

Paso

Preparacin

Planificacin
Organizacin
Promocin y Planificacin
Paso

Evaluacin

Evaluacin de Resultados
Seguimiento
Sistematizacin

Paso

Ejecucin
8 das antes
1 da previo
El da del Evento

Paso

El proceso da inicio con el Paso de Preparacin, que contiene 3 grandes actividades:

Planificacin.
Organizacin.
Promocin y Publicidad.

A continuacin se inicia con la primera actividad, est dirigida a asegurar la participacin

de la representacin local y a preparar las condiciones generales del proceso.
Criterios de xito:

Trabajo en equipo.
El elemento humano.

1. PLANIFICACIN
La planificacin cumple dos propsitos fundamentales:

Maximizar el xito reduciendo la incertidumbre de la improvisacin y definiendo las

consecuencias de las acciones determinadas.
Elevar el nivel de xito organizacional.

Un propsito adicional de la planificacin, consiste en coordinar los esfuerzos y los

recursos dentro de las organizaciones, se ha dicho que la planificacin es como una
locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el
control. Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos
planteados, implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern
ejecutarse las acciones planificadas.

Qu es planificar?
Es construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

10

Qu es planificacin entonces?
Es un proceso racional para organizar y optimizar la utilizacin de los recursos, para lograr
objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.
Significa
Que los organizadores evalen de manera anticipada los objetivos y acciones, sustentan
las actividades no en corazonadas, sino basndose en un mtodo o en un plan de
trabajo. Los planes establecen los objetivos y definen los procedimientos adecuados para
alcanzar las metas.

Implica,
adems

Un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin

(anticipacin), visualizacin (representacin del futuro
deseado) y de predeterminacin (tomar acciones para lograr el
concepto de adivinar el futuro). Todo plan de trabajo tiene
cinco elementos que lo caracterizan:
Primera, debe referirse al futuro.
Segunda, debe indicar acciones.
Tercera, existe un elemento de causalidad personal u
organizacional.
Cuarta, debe indicar los responsables de la ejecucin.
Quinta, toma en cuenta el tiempo para realizar las
actividades.

Como toda actividad humana, las ferias son eventos que requieren de una planificacin,
para ello en esta actividad es necesario cubrir 5 pasos principales:

1. Definicin de los objetivos

2. Determinar la estrategia
3. Definir las metas
4. Elaborar un plan de trabajo para identificar lneas de accin.
5. Monitorear el plan de accin
1.1 Definicin de objetivos
Concepto
Un objetivo es una situacin deseada que se intenta lograr en un futuro, se dividen en
generales y especficos.
Qu es el objetivo general?
Lo que se pretende lograr con la feria, es el crecimiento econmico y posicionamiento de
las empresas.
Ejemplo:
Con la Feria de Productos Medicinales Naturales de la Microregin de Los Nonualcos, se
pretende fortalecer el tejido empresarial de la regin.
Los objetivos especficos son:

Que los empresarios realicen contactos y alianzas de negocios

Dar a conocer los productos y servicios
Mejorar las capacidades empresariales por participar en ferias

11

Los objetivos deben reunir algunas de estas caractersticas:

Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no presente
ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro.
Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados
cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles para
aprovechar las condiciones del entorno.
Medible: los objetivos deben ser medibles en un tiempo determinado, para definir con
precisin su cumplimiento.
Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que ste debe servir a la
institucin o actividad. Los objetivos por reas funcionales deben ser coherentes entre
s, es decir no deben contradecirse.
Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma, que se constituyan en elemento
motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.

La primera actividad dentro de la planificacin, es definir los objetivos:

Son los resultados que se pretenden obtener con la realizacin de determinada

actividad.
El objetivo lo determinan los propsitos que tengan los organizadores.
Es importante, tomar en cuenta las caractersticas del lugar en que se va a realizar,
sus principales actividades productivas, las empresas existentes, su vinculacin con el
mercado y los servicios de desarrollo a que tienen acceso.
Definir bien los objetivos fortalece la capacidad organizacional para lograr un fin.

1. 2 Definicin de las Metas

Definicin
Es el resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el
cumplimiento de un objetivo. Su medicin debe hacerse en trminos de tiempo, cantidad y
si es posible, calidad.

12

Las metas son definiciones o conceptos generales que se derivan del propsito o de la
intencin del proyecto. Los propsitos del proyecto explican las razones por las cuales el
proyecto se est llevando a cabo. Estas estn tpicamente unidas a las necesidades
humanas.
Casi todos los proyectos tienen propsitos mltiples, usualmente se expresan ms
especficamente en las metas del mismo. Una meta describe un resultado final de la
actividad realizada, es cumplir o alcanzar los propsitos planteados.
Ejemplos:

Que el 50% de participantes tenga xito.

En la feria de desarrollo empresarial deben participar 60 productores.
Que las empresas participantes incrementen su cartera de clientes en un 30%.
Que las empresas participantes tengan un 50% de incremento en sus ventas.

1.3 Definicin de la Estrategia

Para cumplir con los objetivos ya definidos, es necesario elaborar una estrategia
se puede pensar en trminos de planificacin, como una respuesta novedosa para superar
la capacidad de los competidores en la penetracin del mercado, es la visualizacin
creativa de una oportunidad de crecimiento y cmo realizarlo de una manera ordenada y
planificada.
Concepto
Estrategia es un plan que se disea para alcanzar los objetivos definidos en la
planificacin de actividades.
Ejemplo:
Se ha planificado realizar la Feria de la Confeccin en Zacatecoluca, la estrategia para
lograr el cumplimiento de los objetivos, es promover la feria a nivel regional, en los
medios publicitarios posibles: radio, peridicos y televisin, como tambin gestionar
apoyos con las gremiales para impulsar el evento a nivel nacional:

Cmara de Comercio e Industria de El Salvador.

Empresas fabricantes de telas, que patrocinen el evento.
Ampliar la red de contactos, utilizando directorios empresariales.
Invitar a posibles clientes que vendan este tipo de productos, como almacenes.

La estrategia abarca la totalidad de las actividades crticas de una institucin, dndole un

sentido de unidad, direccin y propsito. Se requieren diferentes dimensiones, para lograr
una definicin adecuada de lo que es estrategia. Pueden nombrarse algunas para una
mejor comprensin de las tareas:

La estrategia determina y revela el propsito de la actividad en trminos de objetivos a

mediano o largo plazo.
Las estrategias definen los negocios que va a abarcar la actividad.
La estrategia intenta lograr una ventaja sostenible, respondiendo adecuadamente ante
las amenazas y oportunidades y las fortalezas y debilidades de las actividades.

Otros insumos
Analizar experiencias anteriores, para contar con indicadores e insumos de referencia
que permita evaluar la metodologa de trabajo a utilizar, resultados y lecciones
aprendidas.
Definir el alcance de la feria, puede ser local, regional, o nacional. Esta focalizacin
permitir medir la magnitud del evento y los resultados a obtener.
Elaborar una estrategia que involucre apoyos institucionales, locales y empresariales.
Sectores que participan:
v Deben caracterizarse los sectores participantes, ejemplo: en una Feria de Turismo,
los participantes deben ser empresas hoteleras, restaurantes, comedores, ventas
de artesanas, exposicin de productos naturales originarios de la zona.
v Elaborar lista de participantes y clasificarlos de acuerdo al sector.

13

1. 4 Elaborar el Plan de Trabajo o de Accin

Con la definicin de los objetivos y estrategias, se tienen las actividades o acciones a
realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados, con estos insumos se elabora un
Plan de Accin o de Trabajo. Este plan debe contener todas las actividades con fijacin de
tiempo, recursos y responsables para cumplir con los objetivos propuestos al inicio de
esta planificacin.
Concepto
El Plan de Trabajo, tambin llamado de Accin, es un instrumento de planificacin que
ayuda a trazar el proceso que debe seguir una organizacin o proyecto para alcanzar sus
objetivos, permite decidir con anticipacin las actividades que se debern realizar, cmo
se realizarn, en qu perodo de tiempo se harn, quines sern los responsables de su
cumplimiento y la forma en la que se evaluarn los resultados. Es el documento que se
utilizara desde el principio hasta el final, nos llevar desde el punto donde nos
encontramos hasta dnde queremos ir.
La formulacin de un Plan de Accin, permite priorizar las actividades ms relevantes de la
feria para cumplir con los objetivos planteados, define el compromiso del trabajo de las
personas y de las organizaciones e instituciones involucradas, estableciendo plazos y
responsabilidades. Permite coordinar, las actuaciones que corresponden a cada una de
las personas e instituciones involucradas para ir controlando los avances en todo el
proceso para realizar las ferias, el monitoreo debe realizarse como parte de una eficiente
gestin.

Para que sirve un Plan de Trabajo?

Objetivos del Plan de Trabajo o de Accin
El Plan de Accin genera la bsqueda de soluciones y el cumplimiento de las actividades
alrededor de los objetivos definidos, adems permite:

14

Identificar todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos.

Identificar los recursos necesarios en las actividades.
Identificar coordinaciones de trabajo con otras instituciones.
Enlazar el objetivo con la accin.

Cmo se elabora el Plan de Trabajo?

Aqu estn los pasos a seguir:

Se coloca el objetivo general, especificando el tiempo en que se piensa alcanzarlo.

Se colocan los objetivos especficos en un cuadro, los cuales deben estar directamente
relacionados con los problemas identificados.
Cada grupo propone actividades respondiendo a la pregunta: Qu actividades se
deben realizar para alcanzar el objetivo?
Se hace un listado con las actividades que tengan relacin directa con los objetivos.
Se analizan las actividades y se determinan cules son posibles de hacer.
Se determinan los materiales y recursos que son necesarios para llevar a cabo cada
una de las actividades.

Se hace un listado de cules seran las coordinaciones necesarias para realizar las
actividades.
Se establece quienes sern los responsables de cada una de las actividades, se
recomienda colocar el nombre de las instituciones responsables y el personal tcnico a
cargo.
Se determina el tiempo en el que se desarrollarn cada una de las actividades.

Qu son los indicadores?

Un indicador es la expresin cuantitativa o cualitativa que permite describir caractersticas,
comportamientos o fenmenos de la realidad, en un momento determinado. Se ha
incrementado notablemente su uso y su aplicacin en planes de trabajo, programas y
proyectos para la toma de decisiones. Su resultado y la informacin que se deriva del
anlisis de estos indicadores han sido insumo clave para:

Fijar metas y/o objetivos de desarrollo.

Identificar problemas y reas de accin.
Tomar medidas y acciones sobre temas prioritarios.

En este marco, los indicadores se convierten en una herramienta fundamental:

Evala y da seguimiento a las polticas, programas y proyectos establecidos.

Precisa el estado y los procesos de evolucin del nivel de vida de la poblacin.
Contribuye a la determinacin de polticas y programas en mbitos como el
econmico, social, poltico y ambiental entre otros.
Apoya la conformacin de sistemas de informacin en el nivel local.
Promueve el desarrollo e investigacin socio - demogrfico para la planeacin local.
Contribuye a la participacin, a travs de una mayor accesibilidad y transparencia de la
informacin, de esta manera, la realizacin de actividades encaminadas a la
capacitacin de los funcionarios de las entidades locales en el manejo de indicadores
posibilita la adquisicin de prctica en la utilizacin de instrumentos esenciales para el
fortalecimiento de la gestin municipal y permite medir los niveles de eficiencia, calidad
y sostenibilidad de los planes de desarrollo y el cumplimiento de las metas propuestas
por el municipio.

Ejemplos:

Las prendas elaboradas en Santa Maria Ostuma, se han diseado con catlogos de
modas especializado, el indicador es el catlogo que nos indica el nivel de desarrollo
logrado en la confeccin en dicho municipio.
Envase para las jaleas con etiquetas adhesivas, el indicador es la etiqueta adhesiva,
indica la utilizacin de nuevas tecnologas para lograr un mayor impacto visual al
comprador.

15

Ejemplo de un Plan de Trabajo:

Nombre de la actividadFeria de la Confeccin
Objetivo General: Promover el nivel de desarrollo de la confeccin en San Pedro
Masahuat
Objetivos
especficos

Actividades

Recursos

Coordinacin

Responsables

A. a

a.
Equipos
para coser
Materia
prima
Operarias

a.
Singer, para
prestar
equipos

A
Lidia Santos,
encargada de
logstica
Romeo Lpez,
coordinador del
Comit
operativo

Exponer los
estilos de la
temporada

Elaborar
variedad de
prendas

A. b
Cotizar las
vietas

B
Realizar
ventas

A
Invitar a
empresarios

b. Invitar a
textileros
c
Promocin
al evento

16

b.
Recurso
financiero
Recurso
humano

Recurso
humano
Vehculos
Equipo
Recurso
humano
Vehculos
Equipo
Medios de
promocin
: radio,
afiches

Alcalda para
el local

B
Alcalda
municipal para
vehculos
Cooperativa
CONFIA para
el prstamo

B
Cristina Flores,
de Comisin de
Logstica
Jos Snchez,
de la Comisin
de Finanzas.

Perodo
de
Tiempo
A
1 semana

3 tres
das

Indicadores

A
Cantidad de
prendas
elaboradas
Calidad de
las muestras
a exponer

B
3 das

Diseo de
las vietas

1 semana

El Plan de Accin incorpora los objetivos, las actividades en relacin a los objetivos, los
recursos requeridos, coordinaciones institucionales, responsabilidades y responsables,
con la programacin de tiempo y los indicadores para el seguimiento al cumplimiento de
las acciones a realizar ya programadas y los avances que se van logrando con las
revisiones peridicas.
Definir los recursos a utilizar
Determinar recursos a utilizar en la feria: humanos, materiales y de infraestructura. Se
deben identificar tanto los recursos econmicos, tcnicos y financieros, as como las
fuentes, instituciones, organizaciones, empresas, instancias locales, que puedan
proporcionarlos.
Es necesario enlistar las instituciones de acuerdo al tipo de recursos con que
apoyar la realizacin del evento.

van

Ejemplo:
Control de recursos materiales

Institucin

Equipo /mobiliario

Descripcin/caractersticas

Cantidad

Ministerio de
Economa

Computadoras

Color gris, marca HP

Alcaldas

Canopies

Color verde de 3 metros

Es importante elaborar un presupuesto de inversin, se elabora un presupuesto

tentativo que contempla las actividades en que se necesitaran los recursos,
generalmente la ferias se desarrollan con la modalidad de que las instituciones
colaboradoras asumen los costos con su propio presupuesto de operacin, no se
cuenta con inversin en efectivo sino en materiales, equipos e insumos.

Ejemplo:
Presupuesto

Rubro

Cantidad

Fuente de financiamiento

Publicidad

2000 hojas volantes

FEDISAL

Transporte

3 vehculos

Alcalda de Zacatecoluca

Alimentacin

50 almuerzos y refrigerios

Instituto Nacional

Seleccionar las instalaciones del evento

v La ubicacin es muy importante, debe ser un lugar cntrico de la poblacin,
accesible para los participantes y visitantes.
v Las rutas del transporte colectivo cercanas al lugar.
v Los espacios deben ser amplios que permita la movilidad interna, cmoda para
los visitantes.
v Con entradas y salidas sealizadas.
v Espacios con suficiente ventilacin, por la afluencia.
v Servicios sanitarios ubicados estratgicamente.
v Con parqueo para la descarga del mobiliario, equipo, artculos, mercadera y
productos a exhibir; como tambin parqueo para los visitantes.
v Es indispensable, que las instalaciones estn disponibles 3 das antes, para
llevar el equipo y muebles para la feria. Se deben iniciar las actividades a la hora
programada.
v Debe contar con vigilancia para resguardar el mobiliario y mercadera en
exposicin, ya sea por parte de las instalaciones o lograda con apoyos
institucionales.

Determinar las reas de trabajo que tendr la feria:

v Exposicin de los productos y/o servicios.

17

 Las medidas de los puestos o stand, se determina de acuerdo al espacio y al

nmero de participantes. Ejemplo: se proveer a cada participante con un stand
de 3x3 metros, (medidas estndar).
Los stands debern estar totalmente terminados, para la hora establecida.
Es responsabilidad de cada empresa participante, mantener y dejar limpia su
rea o stand durante y despus de la actividad, por lo que llevarn bolsas
plsticas para recoger la basura.
v Actividades de carcter tcnico a travs de conferencias presenciales, que
imparten expertos.
Se debe habilitar un espacio cerrado para realizar conferencias o charlas
tcnicas. El objetivo es ofrecer oportunidades de capacitacin, en temas de
actualidad relacionado con la actividad empresarial.
Vincular los interesados en determinado tema con las instancias
correspondientes.
Elaborar programacin de exposiciones, procurando que stas se realicen
antes o despus del horario de feria para provecho de los expositores.
v Actividades para la interrelacin de los empresarios que estn exponiendo. Uno
de los objetivos principales es integrar y compartir experiencias entre los
expositores.
v
Puntos o centros de asesora:
Ubicar lugares donde estar disponible todo tipo de informacin sobre el
evento.
Asistencia tcnica empresarial.
v Levantamiento de registros para actualizacin de bases de datos.
Debe levantarse un registro de los visitantes por da, a travs de una lista con
informacin bsica, actividad que debe ser realizada por personal dedicado a
estas labores, de preferencia deben ubicarse a la entrada del evento.

Ejemplo:
Control de Asistencia
N

18

Nombre

Empresa

Actividad
econmica

Marta Lpez

El
Uniforme

Costurera

Jos Rivas

El Mueble

Carpintero

Maria
Snchez

El
Amanecer

Cocinera

Direccin
Barrio el
Centro,
Zacatecoluca

Telfonos

Inters del
evento

2334-1537

Financiamiento a
las
microempresas.

San Luis la
Herradura

2336-9800

Tecoluca

2337-1256

En busca de
mercado para
sus productos.
Asistencia
tcnica para
mejorar su
servicio.

1. 5 Sistema de Monitoreo del Plan

Llevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no se deteriore integral o
parcialmente y se cumpla el Plan de Accin elaborado. Para hacer el seguimiento adecuado
a la ejecucin del Plan y sus actividades, se deben tomar en cuenta los siguientes
aspectos:
El monitoreo lo realiza la Coordinacin del Comit Operativo.
Deben realizar reuniones peridicas.
Elaborar informes de avance.
Establecer logros alcanzados en cada actividad.
Determinar las dificultades y alternativas de solucin implementadas en cada actividad.
El Comit Operativo debe realizar evaluaciones peridicamente.
Los resultados obtenidos de las evaluaciones deben darse a conocer a los
involucrados en el proceso.

Revisemos Qu actividades se van a desarrollar en la planificacin?

Cinco grandes actividades:

1.
2.
3.
4.
5.

Definir objetivos
Definir metas
Determinar la estrategia
Elaborar el Plan de Trabajo o de Accin
Monitoreo del Plan de Trabajo.

Cubriendo estas actividades, se pasa a la siguiente etapa, la de Organizacin, en la cual

se conforma el Comit Operativo y las comisiones.

2. ORGANIZACIN
El objetivo es lograr organizar y coordinar los esfuerzos y apoyos institucionales con las
instancias locales. Son dos actividades las que se realizan:

1.
2.

Creacin del Comit Operativo

Comit Operativo en marcha

En esta etapa se organizan los recursos que se han programado utilizar en la feria, inicia
organizando el recurso humano para conformar el Comit Operativo o Coordinacin del
Evento. Se conforma una estructura organizativa, que debe asumir la responsabilidad de
ejecutar la actividad, es una estructura de carcter tcnico y administrativo que tiene la
responsabilidad de implementar las actividades relacionadas con los componentes y
eventos paralelos.
Las municipalidades y las instancias gubernamentales, son piezas claves en el proceso,
deben integrarse al Comit Organizador, incorporarse con sus recursos e iniciativas
tcnicas para fortalecer y potenciar el evento. Lo ptimo es que todas las instituciones y

19

organizaciones interesadas se integren, en el caso de la Microregin de Los Nonualcos, ya

cuenta con una estructura de coordinacin, las Mesas Sectoriales de Trabajo, en la
planificacin de cada una de ellas se han programado ferias, los miembros deben
integrarse en el Comit Operativo para apoyar esta iniciativa.
En el proceso de organizacin, las empresas, instituciones y los organizadores deben de
mantenerse en contacto permanente, aportando ideas, sugerencias, participando en las
actividades programadas, hacer suyo el evento. Regularmente la mayor parte de
actividades y responsabilidades recae en la coordinacin, que termina asumiendo todo el
trabajo, desde la gestin, hasta el montaje y levantamiento de informacin en la feria, entre
otras actividades; para evitar estos problemas es importante que las instituciones designen
personal tcnico responsable y comprometido con la actividad.

2. 1 Creacin del Comit Operativo

Qu es un Comit Operativo?
Esta actividad consiste en definir la unidad de ejecucin, es la estructura operativa
interinstitucional conformada por diferentes comisiones, que van a desarrollar funciones y
roles especficos en el proceso, para el xito de la feria. La inclusin de las entidades en el
Comit Operativo se realiza mediante un acuerdo interinstitucional donde se definen sus
roles, aportes y funciones.
Cada entidad nombra un representante para que tome parte activa en los esfuerzos y
acciones que emprende el Comit, tanto con personal tcnico y de apoyo logstico,
como con aportaciones financieras, posteriormente se integran las comisiones, se
conforman por afinidad del quehacer institucional o por afinidad del personal tcnico.
El Comit Operativo debe estar conformado por las comisiones siguientes:

20

Coordinacin general
Le corresponde asumir este rol a la institucin rectora del rea correspondiente al tema de
la feria, debe mantener el liderazgo para la exigencia del cumplimiento de la planificacin,
en tiempos y responsabilidades programados.
Le corresponde coordinar, supervisar y monitorear el cumplimiento del Plan de Trabajo,
recibir y revisar informes parciales de cada comisin para elaborar un Informe consolidado
de resultados, no lleva implcitas funciones operativas.

Ejemplo:
Para realizar la Feria de Empleo, la coordinacin recae en la Oficina Regional Paracentral
con sede en Zacatecoluca, departamento de La Paz, Ministerio de Trabajo y Previsin
Social (MINTRAB).

 Administracin e inversin
A esta comisin le corresponde realizar todas las gestiones financieras necesarias con las
instituciones colaboradoras y cumplir con los requisitos establecidos para lograr apoyo
financiero. Es importante, identificar los trmites, requisitos y plazos que se requieren para
obtener dicho financiamiento.
Uno de los requisitos bsicos es la presentacin de una solicitud que acompaa a los
formularios que estas entidades poseen, anexndoles los documentos que generalmente
solicitan. Con los fondos autorizados para la feria, se debe dar a conocer al Comit el
procedimiento para realizar las compras, la facturacin para liquidar los fondos, planificar el
presupuesto, no sobrepasar los montos asignados para cada rubro y todo lo relacionado con
el manejo de los fondos.
Entre las gestiones que se deben realizar para:
v Obtener los recursos humanos, mobiliario, equipo y financiero con las instituciones
colaboradoras del evento, no necesariamente pertenecientes a las Mesas de
Trabajo.
v Definir las necesidades del evento y solicitarlos.
v Gestionar las instalaciones para la feria, que cumpla con los requisitos establecidos
en la planificacin del evento.
v Elaborar reglamentos para los expositores, dirigido a la atencin y cuidado de las
instalaciones.
v Elaborar notas de invitacin a las autoridades correspondientes para la inauguracin
del evento y/o para la participacin como expositores, asesoras o en jornadas
tcnicas.
v Tomar en cuenta gastos y situaciones imprevistas.
v Realizar presupuestos de las instalaciones y gastos a realizar, en coordinacin con la
comisin de apoyo logstico para el montaje de stands o puestos de exposicin y la
distribucin de los mismos.
v Programar y preparar los eventos de inauguracin y de clausura.
v Elaboracin de identificaciones, los miembros del comit, colaboradores, personal de
las empresas participantes debern, sin excepcin, portar visiblemente su gafete de
identificacin de la feria o de su empresa.
Apoyo logstico
Coordinacin y manejo de los recursos obtenidos por las gestiones de la Comisin de
administracin e inversin. Entre las funciones ms importantes estn:
v Distribuir los espacios, disear y elaborar los stands, de acuerdo a medidas
estipuladas.
v Trasladar e instalar todo el equipo que se utilizara en la feria un da antes.
v Apoyar a los participantes y visitantes.
v Encargados del orden y aseo de las instalaciones.
v Personal para edecanes o guas y para levantamiento de la informacin de
asistencia, una alternativa es lograr la colaboracin de colegios o institutos, el aporte
es con jvenes alumnos/as.
v Las instituciones y empresas participantes deben entregar una lista del equipo y
mobiliario que han ingresado a las instalaciones de la feria; como tambin las
condiciones en que las han llevado.

21

 Promocin y publicidad
Es importante:
v Elaborar una estrategia de promocin aprovechando los recursos de las diversas
instancias y organizaciones, establecer un periodo de promocin y posteriormente
realizar un chequeo una semana antes del evento, para conocer si realmente el
evento ha sido promocionado adecuadamente.
v Es la encargada de gestionar recursos y apoyos para publicitar el evento, logrando
obtener patrocinios con empresas, instituciones y proyectos de la zona y de otras
zonas y municipios. Con el objetivo de que la publicidad llegue a todos los
interesados.
Ejemplo:
FUSAI, ubicado en el Valle de San Andrs, rea geogrfica donde existe un tejido
empresarial muy fuerte, para colaborar de manera estratgica en el evento con
asistencia tcnica y recursos de equipo y financieros, puede patrocinar actividades y
material especfico, como elaborar afiches para enviarlos a todos los municipios de la
regin.
v Aunar esfuerzos y recursos para generar eventos de mayor calidad e impacto en la
poblacin, los miembros del sector empresarial tienen la posibilidad de fortalecer
sus capacidades.
v Las ferias deben abrir espacios de participacin a otras instituciones, que dentro de
su quehacer institucional tenga relacin con la generacin de empleo y la actividad
econmica. Podran desarrollar actividades con las instituciones colaboradoras y el
sector empresarial de la zona previo al evento, como desayunos empresariales,
donde se realice una presentacin del concepto de la feria, sus objetivos y metas;
buscando mayor identificacin y cooperacin, no solo contactarlos cuando hay una
actividad especial.
Este tipo de actividad permitir ubicar a las personas de contacto, para establecer una
relacin permanente, durante el proceso de organizacin de la feria y para otras
actividades.

22

v Mantener actualizadas las bases de datos, colectando la informacin de eventos

anteriores y posteriormente actualizarla con el levantamiento de informacin en la
feria.
v Organizar a las municipalidades para que convoquen reuniones, con sus redes de
apoyo comunales para dar a conocer la feria, como valor agregado pueden generar
ideas que emanen de la poblacin meta.
v Elaborar diplomas de participacin y entregarlos en la clausura del evento.
v Para estimular la participacin de los expositores, se podra otorgar un premio al
mejor stand.

 Asistencia Tcnica
Encargada de los:
v Eventos de capacitacin
v Consiste en una programacin de los diversos eventos y temas de capacitacin
que se desarrollarn, para fortalecer el conocimiento de los expositores y
participantes.
v Realizar las gestiones para que expertos en los temas seleccionados impartan
las conferencias o charlas tcnicas.
v Utilizacin de herramientas tcnicas, como la Rueda de Negocios.
v Establecer los Centros de Informacin a los visitantes y expositores, es
necesario coordinar con las instituciones: Ministerio de Trabajo, Ministerio de
Economa, CONAMYPE, instituciones de financiamiento, con servicios de
asistencia tcnica, gestin de comercializacin y asesora tcnica y para el
financiamiento. Ejemplo: CONAMYPE, apoya a las empresas con el FAT (Fondo
de Asistencia Tcnica), lo cual les va a permitir disear e implementar sus
propios planes de calidad.
Seguimiento, evaluacin y sistematizacin
Esta Comisin realizar sus labores hasta que el proceso para realizar el evento ha
finalizado, sus funciones son post- feria, est conformada por los representantes
de cada comisin para que se logre retroalimentar con insumos para la evaluacin.
Funciones:
v Evaluacin de los expositores del evento.
v Elaborar una estrategia de seguimiento y evaluacin unificada.
v Recopilar informes individuales de cada comisin despus del evento para
elaborar un informe general y presentarlo a las instituciones.
v Evaluar el evento con lecciones aprendidas.
v Seguimiento a los contactos realizados en el evento. Asegurarse que los expositores
estn dando el seguimiento a sus contactos.
v Levantar Ayudas memorias para el seguimiento de los logros y resultados.
v Compilar la informacin de todo el proceso para sistematizar cada una las
etapas.
De acuerdo a la magnitud y proyeccin de la feria se establecen tres tipos de Comits
Operativos:
1. Comit Operativo Institucional, formado por personal de una institucin.
2. Comit Operativo Interinstitucional, cada comisin esta integrada por representantes
de las instituciones, organizaciones, programas, proyectos e instancias locales,como
en el caso de la Microregin Los Nonualcos, que las ferias se conforman de manera
participativa.
3. Comit Operativo Internacional, conformado por instituciones de varios pases;
puede ser regional, por ejemplo a nivel centroamericano.

23

Estructura Organizativa del Comit Operativo

Coordinacin General

Asesora
institucional

Seguimiento, Evaluacin
y Sistematizacin *

Administracin
e Inversin

Apoyo
Logstico

Promocin
y
Publicidad

Asistencia
Tcnica

*Esta comisin est conformado por los encargados del resto de comisiones

2. 2 . El Comit Operativo en marcha

Ya tenemos el Comit Operativo estructurado qu viene despus?
En el apartado anterior, se han definido comisiones con sus funciones, el prximo
paso es ponerlo en marcha, para ello se requiere:
Elaborar un Plan de Trabajo para cada comisin
Partiendo del Plan de Accin que traza las lneas de trabajo generales, programan una
reunin para elaborar de manera conjunta la planificacin y programacin de las
actividades, el Coordinador General debe recibir una copia de cada Plan de Trabajo
para darle seguimiento a la ejecucin. Se deben incorporar los objetivos, actividades,
responsables y recursos. El Plan de cada comisin, con el de Accin son los
instrumentos a utilizar durante todo el proceso del desarrollo de la feria, debe incluir
las actividades previas (perodo de preparacin, se debe definir cuanto tiempo se
necesita), durante (el o los das del evento) y despus de realizada la feria (evaluacin
del evento y seguimiento).

24

La etapa de organizacin y planificacin son las mas importantes, si no estn bien

estructuradas, se peligra de no lograr un impacto en la poblacin meta y obtener
los objetivos planteados.
Indispensable
En la ejecucin de los Planes Generales y de los Planes de cada Comisin, la
principal condicin para que el proceso se cumpla sin interferencias ni retardos y
permita una participacin oportuna de los distintos actores responsables de las
actividades es la coordinacin.

Ejemplo:
Que el Coordinador General del Comit, el da del evento se dedique a instalar los
canopies y no a verificar que el evento inicie a la hora programada y que supervise
que todo est listo para arrancar con el acto de inauguracin a la hora estipulada, chequear
que todas las comisiones han cumplido con sus funciones.
No permitir
Cometer errores de priorizar lo secundario y dejar de lado lo importante
Ejemplo:

Plan de Trabajo de la Comisin de Logstica

Objetivo
Exposicin y
venta de
artesanas.

Resultados
10 empresarios
han confirmado su
participacin como
expositores

Actividades
-Seleccin de
participantes.
- Elaborar notas
de invitacin.
-Entregar
personalmente y
motivar para la
participacin.

Responsables

Tiempo

-Comit
administrativo y
de Inversin.

8 das

-Promotores.

Recursos
Vehculo
Viticos
Brochures
Hojas de
inscripcin

Otras actividades importantes:

Formulacin de un Reglamento Interno
Es importante elaborar el Reglamento Interno de la estructura operativa, donde se
detallen sus funciones y los aspectos administrativos vinculados con el manejo del
personal, gestiones y recursos.
Presupuesto de Inversin
Para que el Comit Operativo inicie sus actividades, es necesario asignar el
presupuesto de inversin, darlo a conocer para que conozcan los gastos por comisin,
los aportes de las instituciones y patrocinadores, el costo de las actividades. Es
importante conocer las gestiones, para obtener los recursos logsticos y de
infraestructura (local, mobiliario, servicios pblicos, equipo electrnico, papelera y
materiales de oficina, entre otros), que son indispensables para el desarrollo del
trabajo.
Ejecucin de Actividades
Con todos los recursos humanos, tcnicos, logsticos y financieros, el Comit
Operativo, debe iniciar sus actividades planificadas bajo la supervisin del
Coordinador del Comit.

25

Cules son los pasos ms importantes en la Organizacin?

Son dos grandes actividades:

1.

La creacin del Comit Operativo, crear la estructura basada en los Comits de

apoyo.

2.

Comit Operativo en marcha, definidos los comits y sus funciones, ya estn listas las
condiciones para iniciar las actividades.

Recomendacin
Es muy importante en el proceso:
La comunicacin efectiva a nivel interno (en el Comit).
Los procedimientos deben estar claros.
Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no
duplicar esfuerzos ni crear confusiones.
Establecer fechas mximas de ejecucin.

3. PROMOCION Y PUBLICIDAD
Un punto muy importante es disear el perfil de la oferta y demanda
empresarial participante, en torno a sus insumos, productos y servicios.
En este punto se desarrollan actividades dirigidas a la poblacin meta: la oferta y
demanda de productos y servicios. Se debe elaborar material publicitario para despertar
el inters en las empresas, organizaciones, instituciones y publico en general por
participar o asistir a la feria.
Pasos:

26

Concepto
Estrategia
Directorio de Invitados

Ejemplo de afiche publicitario

3.1 Elaborar un concepto de la Feria

El Comit debe elaborar una estrategia de promocin, se inicia generando el concepto:

Qu es un Concepto?
Es construir una imagen, el perfil de la feria que se presentar a los participantes y al
pblico en general. Se define una idea o un concepto, se debe determinar la forma en
que se presentar la feria, hay que considerar dos aspectos:
El nombre y objetivo
Se debe definir un nombre y un propsito atractivos, claros, de fcil comprensin y cortos
en palabras. El objetivo debe indicar en forma breve de qu se trata, haciendo nfasis en
los elementos de mayor importancia como sus beneficios.
El logotipo que representar a la feria
Con el objetivo de facilitar su promocin y generar entre el pblico participante motivacin
y compromiso institucional, se debe crear una figura o imagen que permita identificar y
diferenciar la feria de otros eventos y actividades, es importante crear un logo para la
feria, adems de incorporar en la publicidad el de las instituciones que estn a cargo
del evento.
Tambin se considera importante para incluir en el material promocional, un lema o
slogan de impacto, que identifique la actividad, este es diferente al nombre de la feria.
Productos de promocin y publicidad
Para fortalecer y ampliar el proceso de promocin, se deben disear y distribuir
una serie de productos de promocin y publicidad, como: elaborar listas de empresarios
y enviarles correos electrnicos promoviendo el evento, (medios baratos
de promocin) hojas sueltas, afiches, vallas, cuas de radio, perifoneos, entre otros.
El tipo, la variedad, la duracin y la cantidad de los productos de promocin y publicidad,
estn sujetas a los objetivos, la estrategia, el presupuesto asignado y la magnitud del
evento.

3. 2 Disear una estrategia de promocin y publicidad

La estrategia debe tener su fundamento en la utilizacin de los medios de comunicacin y
la elaboracin de material publicitario, en el diseo de la estrategia esta el atractivo para
que las personas asistan:
Gestin en los medios de comunicacin: dependiendo del propsito y enfoque de la
feria, los productos promocinales podrn ser utilizados en los medios de comunicacin
masivos, a travs de contratos o cortesas comerciales o empresariales, deben llevar
un eslogan para atraer la atencin.
Se deben implementar acciones de acercamiento a travs de instituciones
colaboradoras, identificando tanto a los potenciales socios, como a las empresas que
ofrecen los mejores servicios y el mejor precio.

27

 Otros medios de comunicacin:

v La distribucin de hojas volantes, afiches, e mail, fax, es una actividad que se
realiza con personal asignado por las instituciones colaboradoras o del Comit
Operativo.
v El perifoneo se utiliza en ciudades pequeas, se realiza con personal de
instituciones colaboradoras como las alcaldas municipales y/o empresas.
Ejemplo:
Un afiche utilizado en la 3 Feria de Empleo en Zacatecoluca

En este afiche se puede

observar la informacin
general de la feria: el
nombre, fecha, hora y
lugar, con los logotipos
institucionales. Lo nico
que le hace falta es un
lema o slogan para atraer
o estimular la asistencia.

Cronograma de actividades de promocin

Se elabora un cronograma de actividades, los insumos son los productos promocinales
en combinacin con los contactos en los medios de comunicacin. Se trabaja con un
calendario indicando qu productos de promocin y publicidad se difundir, en qu
medio, espacio, fecha y horario.

28

Es importante estructurar
una estrategia de
promocin y publicidad y
ejecutarla en todo el
proceso

Cumplimiento de
objetivos

Es muy importante en el proceso:

La comunicacin efectiva a nivel interno (en el Comit).
Los procedimientos y objetivos deben estar claros.
Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no
duplicar esfuerzos ni crear confusiones.

Ejemplo:
Cronograma de Promocin y Publicidad
Producto
promocional

Afiches

Hojas volantes

Cuas de radio

Medio de
comunicacin

Tipo de espacio y
cantidad

Fecha

Horario

Centros
Comerciales
Instituciones

40

15. agosto.05

No Aplica

30

18.agosto.05

No Aplica

Empresas

40

20.agosto.05

No Aplica

Alcaldas
municipales

25

22.agosto.05

No Aplica
Todos los das
en las fechas
establecidas

Alcaldas
municipales
(enumerar cuales)

2000

17 al 23 de
agosto.05

ONGs

1000

25 al 30 de
agosto.05

Radio Sonora

Tres cuas diarias

Lunes a viernes, en
agosto 2005.

Una en la
maana, otra
por la tarde y
otra por la
noche

3. 3 Directorio de invitados
La primera actividad es recopilar la informacin de las empresas, instituciones y otras
entidades que se consideren importantes para participar, se elabora un directorio con
la informacin bsica, conteniendo nombre de la empresa, actividad econmica, contacto,
direccin y telfonos. Este directorio debe dividirse en:
v Expositores de productos y servicios.
v Expositores de temas tcnicos.
v Centros de atencin y asesoras: Ministerio de Trabajo, Ministerio de Economa,
CONAMYPE, AMPES, Pro Crdito, entre otros.
v Visitantes.
v Colaboradores.
v Representantes gubernamentales.
Se elabora el listado utilizando como base el estudio sobre los sectores empresariales del
municipio o regin donde se va a llevar a cabo la feria, debe ponerse un nmero meta de
participantes, es muy importante tomar en cuenta y escoger las instalaciones donde se
realizar la feria y los eventos paralelos.
Ejemplo:
No.

Directorio de Invitados

Empresa

Actividad

El Pedregal

Confeccin
de ropa

La Casa
Rosada

Artesanas

La casa de
las
Artesanas
Nahanch

Artesanas

3
4

Artesanas

Direccin
Barrio Las
Flores, calle
San Juan , No.
38,
Zacatecoluca
Barrio El
Centro, calle
Olomega, No.
72, San Pedro
Nonualco

Persona
contacto

Telfonos/email
2234-7892
pedregal@yahoo.com

Lic. Pedro
Ortiz

2278-1920
rosarte@hotmail.com

Sra. Mary
Orantes

29

 Organizacin de los Invitados

Se convoca de manera formal a los empresarios, expositores potenciales e instituciones
a una reunin de coordinacin, utilizando para esto el directorio de participantes, la
invitacin debe llevar la siguiente informacin:
Incluir el lugar, la fecha, la direccin del local, los servicios que se ofrecern.
El personal de la Comisin de Promocin y Publicidad debe monitorear la recepcin de
invitaciones y la confirmacin de la asistencia de los invitados.
La reunin de coordinacin con los participantes la dirige el Coordinador del Comit
Operativo, la agenda tiene objetivos importantes:
v La programacin de las fechas de montaje y desmontaje.
v Elaborar las condiciones de participacin.
v Llenar formulario de participacin, se incluye el listado de productos de las
empresas inscritas.
v El plan, la promocin del mismo y el costo de inversin.
Se debe tomar en cuenta la generacin de negocios entre los expositores, una empresa
participante puede satisfacer la demanda de otra, se presentan a su vez nuevos
requerimientos de productos, insumos o servicios. Al cumplimiento de los resultados de la
reunin le da seguimiento Promocin y Publicidad.

3.4 Monitoreo de la promocin

Durante la ejecucin de la estrategia de Promocin y Publicidad, y utilizando el
cronograma de trabajo, se debe monitorear la distribucin y utilizacin de los productos
promocinales, los anuncios en los medios de publicidad, instalacin de vallas y mantas
en las calles, a fin de detectar el cumplimiento y aprovechamiento de los espacios
obtenidos y del recurso invertido. El monitoreo lo realiza en primer lugar el Coordinador
del Comit de Promocin y Publicidad y de manera directa el encargado de la Comisin
de Promocin y Publicidad.

Cules son los pasos ms importantes en la Promocin y Publicidad de una

feria?

30

Son 6 actividades:

1.

Elaborar un concepto de la feria

2.

Estrategia de promocin hacia el expositor

3.

Estrategia de promocin hacia los visitantes

4.

Directorio de participantes

5.

Monitoreo de la promocin

6.

Actividades culturales durante las ferias

Paso
Paso

Evaluacin

Evaluacin de Resultados
Seguimiento
Sistematizacin

Preparacin

Planificacin
Organizacin
Promocin y Planificacin

Paso

Ejecucin

8 das antes
1 da previo
El da del Evento

31

Paso

Uno de los aspectos fundamentales para el xito de la Feria, es el aporte y disponibilidad

de las instituciones u organizaciones que conforman el Comit Operativo, deben
combinar la experiencia en ferias y el conocimiento tcnico, as como tambin sus
vinculaciones con instituciones gubernamentales, instituciones financieras, cooperacin
internacional y otros participantes de la vida econmica de la regin y del pas.
La ejecucin del evento inicia con las actividades que se realizan para preparar las
instalaciones con los stands y el equipamiento necesario, las actividades inician ocho das
previo al evento para garantizar estar listos el da de la feria y arrancar con la
Inauguracin.
Actividades:
1. Actividades ocho das previos a la Feria.
2. Da del Evento.

1. ACTIVIDADES DE OCHO DAS PREVIOS A LA FERIA

Por qu es tan importante este perodo? Qu se hace?
Se desarrollan las siguientes actividades:

1. 1 Preparacin de los recursos

Revisin de la documentacin y papelera a utilizar
Como parte de las actividades preparatorias de la Feria se debe reproducir la
papelera que se utilizar durante el evento. La programacin de la Feria, debe
incluir dos tipos de materiales:
1. Listado del material y documentacin,
que requiere el Comit Operativo para el da del evento y que sea un exito

32

1. La programacin de los eventos de inauguracin y de clausura.

2. Listado de los funcionarios que participaran en los actos de
clausura y de inauguracin.
3. El listado de las empresas expositoras.
4. Programacin de actividades tcnicas paralelas: exposiciones
sobre temas actuales entre otras.
5. Es importante de que los participantes o expositores evalen el
evento, para recopilar informacin para la evaluacin final del
evento, para esta actividad se
deben elaborar fichas y
entregarse un da antes que el evento finalice
6. Las credenciales o los gafetes deben estar listos, los del Comit
Operativo y los que se entregarn a los participantes deben ser
diferentes, de esa manera sabrn a quien recurrir en caso de
un problema.

2. Listado de materiales para el empresario,

que requiere en el stand

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Facturas
Papel Carbn
Lapiceros (2)
Lpiz (1)
Clips (una cajita)
Grapas (10 hileras)
Listas de precios
Catlogo de productos.
Cuaderno de 50 pginas o libreta (1)
Tarjetas de presentacin
Discos compactos promocionales
Brochures y material publicitario

Reunin de coordinacin con las personas guas o apoyo y el personal de

logstica

Funciones:
v
v
v
v
v
v
v

Recibir a los visitantes y entregar el Programa a desarrollar en la feria.

Levantar la informacin de la asistencia al evento.
Pasarn la ficha de evaluacin a los participantes.
Atendern en la inauguracin y clausura a los visitantes especiales.
Apoyarn las actividades paralelas de la feria.
Apoyo a los participantes y visitantes.
Atender las emergencias que se susciten.

Listado de actividades pre-evento para el empresario y para el Comit

Operativo

33

Ejemplo:

Completo

Fecha puesta

el (fecha)

Debe ser completado

SI

ACTIVIDADES

NO

Listado de Actividades pre- evento, responsabilidad del Empresario

ELABORACIN DEL STAND

Negociacin del espacio/ubicacin con los organizadores del evento
Designacin de la persona responsable
Preparacin del presupuesto detallado
Definir el objetivo del stand
Identificar los productos/servicios a exhibirse
Investigar alternativas para el montaje del stand
Decidir quin/quines estarn en el stand
Asegurarse que los productos a exhibir y todos los materiales de
publicidad estn debidamente montados
MANEJO DE PRODUCTOS A EXHIBIR
Organizar el transporte de productos
Organizar el almacenamiento de cajas vacas y productos de consumo
durante la feria
OPERACIN Y PERSONAL DEL STAND
Seleccin de personal de la empresa para trabajar en el stand.
Uniformes para el persona, si son requeridos
Entrenamiento de personal del stand
Organizar calendario de trabajo de personal del stand
Cubrir necesidades de papelera y folletera
Organizar disponibilidad de mquina de escribir o computadora para el
stand
Decidir necesidad de contratar recepcionista, anfitriones para el stand

34

Preparar los formularios para informacin de contactos/posibles

clientes
Disponibilidad de material de oficina para el stand
Formularios de solicitudes especiales de los clientes
Disponibilidad de gafetes de identificacin para el personal del stand
Entrenamiento del personal en todos los procedimientos de manejo
del stand

Es muy importante trabajar con las fechas programadas, para que en el evento no se
presenten contratiempos con el recurso humano, equipo y material de todo tipo.

Completo

Fecha puesta

Debe ser completado

el (fecha)

SI

NO

Listado de Actividades pre-evento, responsabilidad del Comit Organizador

ATENCION A VISITANTES/ PERSONAL DEL STAND

Entrenamiento del personal (edecanes) en todos los
procedimientos de manejo de la feria y de los visitantes.
Comida para el personal.
Refrigeradora
Material desechable (vasos para agua y caf, cubiertos y
servilletas)
Cafetera
Basureros
Garrafn de agua
Manejo de basura
Seguridad para los productos, equipos e instalaciones
Equipo logstico para reproduccin de material
SERVICIOS DE INGENIERIA
Equipos Elctricos
Iluminacin de las instalaciones de la feria
Computadoras y accesorios para exposiciones, Internet
Agua para servicios
SERVICIOS ADICIONALES
Alquiler de equipo audio - visual
Alquiler de mobiliario y alfombras
Alquiler de telfono y fax
Decoracin de plantas y flores, opcional
Servicios fotogrficos
Extinguidores
Rota folios y pizarrones
Servicios de limpieza y sanitarios
INFORMACION DE PRENSA, PUBLICIDAD, COMUNICACIN
Preparacin y envo de comunicados de prensa
Publicidad y anuncios
Elaboracin de afiches publicitarios y banners, hojas volantes y
otros

A estos listados se les puede incorporar otras actividades, de acuerdo a la magnitud

de la feria y al tema que as lo demande.

35

1. 2 Preparacin de las instalaciones

Este da se preparan las instalaciones, de acuerdo a la distribucin de stands ya
planificados por la Comisin de Apoyo Logstico, los participantes deben llevar todo el
material, mobiliario y equipo, incluyendo la papelera y productos a exponer que
necesitaran el da siguiente. El personal asignado para estas actividades puede ser
proporcionado por las instituciones participantes o subcontratado.
v Por la seguridad del mobiliario y equipo, es necesario realizar actividades
de control:
o Debe contar con seguridad para garanta de las instalaciones y de los
equipos.
o Los participantes deben entregar a la Comisin de Apoyo Logstico un listado
del equipo, mobiliario, papelera, etc., con las cantidades, marcas y
condiciones de los equipos entregados en las instalaciones. El listado debe
contar con el recibido y entregado por las dos partes.
o El personal de apoyo logstico debe estar identificado, solo ellos pueden recibir
y entregar los equipos y productos.
v Distribucin de reas, definidas con anterioridad:
o Recepcin e informacin.
o rea de exposiciones y comercializacin de productos y servicios.
o Centros de atencin: instituciones de asistencia tcnica, financiamiento y otros
apoyos.
o Apoyo de informtica.
o Servicios sanitarios.
o rea para actividades paralelas: exposiciones tcnicas, Rueda de Negocios
entre otros.
o Cafetera.

2. ACTIVIDADES UN DA PREVIO AL EVENTO

Se debe de prestar atencin a las actividades del da previo, de esta
organizacin depende el xito de la feria, nunca dejar para el propio
da el traslado de equipo e instalaciones de los stand.

36

Como parte de la preparacin es necesario revisar nuevamente todos los

servicios adicionales que se han solicitado:
o Instalaciones elctricas.
o Sistema de sonido.
o Equipos audiovisuales.
o Rota folios y pizarrones.
o Pantallas.
o Computadoras y accesorios para exposiciones.
o Internet.
o Equipo logstico para reproduccin de material.

La organizacin del stand, es un tema que el empresario debe resolver

con el apoyo del Comit Organizador
Cmo no olvidar nada?
Hay que chequear las listas elaboradas como pre-evento, para no olvidar ningn
detalle:

v
v
v
v
v

Preparacin del material a exponer.

Preparacin de la documentacin tcnica y comercial.
Preparacin de artculos promocinales.
Preparacin de fotografas, audiovisuales, rtulos, entre otros
Coordinar con el personal a cargo del stand, deben tener el conocimiento de la
empresa o negocio.
v Instrucciones con relacin a la atencin del cliente.
v Establecer horario de atencin.
v Preparacin de material publicitario.
Qu tipo de persona debe estar en el stand?
v Con el conocimiento de los productos o servicios.
v Capacidad de explicacin.
v Excelente presentacin.
v Habilidad para cerrar negocios.
v Conocimiento de los objetivos de la empresa.

3. DA DEL EVENTO
Se da inicio la realizacin de la feria, en las instalaciones el da anterior se ha dejado
todo listo para iniciar las actividades a la hora programada este da, se convoca una
hora antes de la inauguracin al personal asignado para las tareas logsticas y de
atencin a los visitantes y personalidades invitados para la inauguracin.
3. 1 Atencin a los participantes y visitantes
En este apartado se realizan las acciones necesarias para lograr que los participantes
y visitantes se encuentren en condiciones de aprovechar al mximo las ventajas de la
Feria y los eventos tcnicos.
Con el listado de los participantes se forman grupos de acuerdo a las:
v reas de trabajo, ejemplo: tema especializado de pesca, revitalizacin de las
artesanas.
v A las necesidades de capacitacin que se han identificado o al inters
mostrado por los empresarios.
Es importante incluir en los temas a desarrollar:
v Tcnicas de negociacin.
v Conocimiento y manejo bsico del mercado.
v Gestin de comercializacin de los productos, entre otros.
v Tratados de Libre Comercio.
Con los visitantes es importante que se hayan previsto todos los detalles, para no
causar incomodidades y mayores problemas.
En trminos de beneficio para la oferta, la feria representa una oportunidad de
comunicarse de exponer e informar acerca de sus servicios, as como tambin
conocer las necesidades de la MIPyME y conocer el apoyo que puedan tener otros
sectores. Los participantes ganan ms calificacin despus de la feria, debido a los
eventos paralelos que se realizan, de esta manera son sensibilizados y capacitados
para mejorar la calidad y potenciar su capacidad para dar respuesta a la demanda.

37

Es importante :
v Que las exposiciones, la preparacin del material didctico y las metodologas
a utilizar, estn de acuerdo al nivel de formacin de los participantes.
v Acompaamiento tcnico y logstico, personal de estas Comisiones deben
acompaar a los participantes a lo largo de todo el proceso, orientando y
apoyando en los aspectos que demanden.
v Elaborar folletos de la feria, incorporando la informacin general de los
participantes, de los organizadores y de instituciones o empresas que
consideren puedan apoyar al sector y de acuerdo al inters puedan establecer
contactos, como tambin informacin de los temas a desarrollar en los eventos
tcnicos.
v Desarrollo de la programacin especial, incluye los actos de inauguracin y
clausura de las ferias y sus eventos.
v Actividades complementarias, pueden ser sociales y culturales, se realizan en
el espacio del almuerzo, por ejemplo.

3.2 Desarrollo de la Feria

Inauguracin
Se inicia con la inauguracin del evento, acto que est a cargo de personalidades y
autoridades representativas del municipio y de las instituciones participantes, se ha
preparado el lugar como un auditrium, solamente para la inauguracin y la clausura.
Es importante iniciar a la hora programada, por que los funcionarios tienen en agenda
otros compromisos.
Esta actividad se monitorea, en primer lugar por el Comit de Apoyo Logstico y por el
Coordinador del evento, con el fin de que no ocurran imprevistos que obstaculicen el
buen desarrollo; si se presentan problemas hay que corregirlos en la marcha.
v Este da el Comit de Apoyo Logstico, es el que debe estar supervisando el
mantenimiento, los problemas de instalacin, apoyos tcnicos y si se
presentan problemas graves reportarlos a la Coordinacin General.
v La Coordinacin General debe velar por el fiel cumplimiento de los horarios,
que no se desfase la programacin para clausurar a la hora fijada.
v El retiro de los equipos y mobiliario puede realizarse el mismo da o un da
posterior, esto ltimo implica seguir prestando seguridad a las instalaciones.

38

Recomendacin
Se debe levantar un registro de datos bsicos de los visitantes, es
una herramienta muy til para los resultados.

Los visitantes de la feria se definen como empresarios de las MIPyME y de la gran

empresa que a su vez se convierten en demandantes de productos y servicios y oferta
y demanda de empleo; as como tambin ONGs, instituciones gubernamentales,
fundaciones, estudiantes universitarios, tcnicos y de secundaria. En general el grupo
de visitantes, se vuelve complejo lo que permite visualizar el potencial y la complejidad
del mercado en general.
Colectar Informacin
Las comisiones deben de colectar toda la informacin pertinente a sus funciones y
reas delegadas, para dos actividades muy importantes:

v Elaborar informes por cada comisin, para entregarlos a la Coordinacin

General y se elabore un Informe General.
v Insumos para la evaluacin del evento. A continuacin una hoja de evaluacin
para los empresarios.

Evaluacin del evento por parte del empresario

Ejemplo

FERIA DE ENLACES COMERCIALES EN LOS NONUALCOS

FECHA: ______________________
Para que nuestra feria mejore sus resultados en eventos posteriores, solicitamos muy atentamente
contestar las siguientes preguntas.
1.
2.
3.

En qu municipio se encuentra su empresa?

________________________________________________
En qu lugar de la feria exhibi sus
productos?_______________________________________________
Cules eran sus objetivos para participar en esta feria?
Seleccione de la lista siguiente
Mejorar su comunicacin con clientes establecidos
______________
Iniciar nuevas relaciones de negocios
______________
Compararse con otros competidores
______________
Intercambiar experiencias
______________
Contactos con otros empresarios
______________
Obtener una impresin general de la situacin
Del mercado de su producto
______________

4.

Qu clase de clientes ha contactado en esta feria?

Subraye en la lista siguiente
a. Mayoristas.
b. Detallistas.
c. Intermediarios o distribuidores.
d. Consumidores finales.

5.

Participara de nuevo en esta feria? _______________

6.

Califique en una puntuacin del 1 al 5

1= debe mejorar, 2 = regular, 3 = buena, 4 = muy bueno, 5 = excelente
a.
b.
c.
d.
e.
f.

7.

Ubicacin de la feria
Organizacin de la feria
Espacio de exhibicin
Condiciones generales del local
Contactos realizados
Publicidad

____
____
____
____
____
____

Qu sugerencias puede hacernos para mejorar nuestros prximos eventos?

39

v Colectar informacin de clientes potenciales.

Ejemplo de hoja de datos de clientes potenciales
Esta etapa finaliza con:
v La clausura del evento
v Recepcin, si la han considerado

Feria de Productos Artesanales

Los Nonualcos
Junio de 2006
Fecha: ______________
Nombre de la Empresa: _____________________________________________
Gerente/Representante: _____________________________________________
Direccin: _______________________________________________________
Telfonos: _____________________ Fax: ____________________________
Email: __________________________________________________________
Productos en los que usted est interesado:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
( ) Mayorista
( ) Detallista
( ) Distribuidor
Solicitudes:
( ) Informacin
( ) Catlogos
( ) Muestras
( ) Cantidades
En la ejecucin cules son las principales actividades?
Son 7, este da es la culminacin de todo el esfuerzo y coordinacin realizada y es
muy importante estar pendiente de todos los detalles, que cada Comisin cumpla su
rol:

40

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Preparacin de los recursos 8 das previos a la feria.

Reunin de coordinacin con guas o edecanes y el personal de logstica.
Preparacin de las instalaciones.
Inauguracin
Atencin a los participantes y visitantes.
Colectar informacin de participantes y visitantes. Recoger hojas de
evaluacin de los participantes
7. Evento de Clausura.

Paso

Evaluacin

Evaluacin de Resultados
Seguimiento
Sistematizacin
Paso

Preparacin

Planificacin
Organizacin
Promocin y Planificacin

Paso

Ejecucin
8 das antes
1 da previo
El da del Evento

2
41

Paso

Es la accin de medir los resultados y objetivos. El anlisis debe basarse en las

Actividades:
1. La Evaluacin de Resultados
2. Seguimiento
3. Sistematizacin
1. LA EVALUACIN DE RESULTADOS
Da inicio con el anlisis de la informacin colectada y se realiza un balance de
resultados de la feria, actividad que se realiza posterior al evento, da inicio con el
Informe Parcial que cada Comisin debe elaborar de sus actividades, la Coordinacin
General debe recopilar esos informes para analizar la informacin generada de los
informes y planificar la Evaluacin de Resultados, se programa una reunin con los
representantes de cada Comisin.

1. 1 Informes parciales y anlisis de la informacin

Proceso de las actividades importantes post-evento:

42

Se realiza una reunin de las comisiones para elaborar un Informe Parcial que
incorpore los logros y resultados para evaluarlos de acuerdo a los indicadores
establecidos en la planificacin, esta fecha no debe pasar de 8 das calendario
despus e realizada la Feria..
Reunin del Comit Operativo, se debe realizar 15 das calendario posterior al
evento, para realizar el anlisis de la informacin generada de los informes
parciales. Se revisa la informacin generada de todo el proceso de la feria, es la
base para realizar un balance analtico, comparando los resultados obtenidos en
cada uno de los objetivos y metas planificadas.

Cada comisin plantea los logros concretos, dificultades y soluciones vividas en el

proceso, de acuerdo a estos resultados se elaboran grficos, se realiza un anlisis
comparativo con eventos anteriores; de esta manera se elabora el Balance Final de
Resultados.

Resultados
o metas
EVALUACIN = Control de:
Objetivos

1. 2 Balance final de resultados

Ejemplo:
Balance Final de Resultados
Etapas
1. Etapa:
Planificacin

Qu se tena
previsto?
Tiempo
previsto para
realizar la feria
3 meses

Qu se
realiz?
Se realiz
en 4 meses

Somos un
equipo?
Incentivar la
participacin de
los sectores.
La integracin
de las
municipalidades
en el proceso.

Dificultades

Logros

Cumplir con los

tiempos
programados.

Fortaleci
miento
tcnico

Qu se puede
mejorar?
Aumentar la
participacin de
empresas
(ofertas y
presencias)
Perfiles
solicitados bajos
(empresas
bajaron los
perfiles con
referencia a la
feria anterior, se
flexibiliz)

Impactos

1. 3 Evaluacin de resultados
Qu es evaluacin de resultados?
La evaluacin de resultados es una actividad que se realiza al finalizar una actividad,
permite analizar el cumplimiento de las metas planificadas en relacin a los objetivos
especficos del proyecto en trminos de su efectividad, evaluar el grado de xito en la
consecucin de los objetivos, generando conclusiones que sirvan tanto para la retro
alimentacin de la gestin del evento, como para la identificacin, planificacin y
gestin de eventos futuros o replicas del mismo, el balance final es un insumo para la
evaluacin.
La actividad de evaluacin de resultados se utiliza para identificar y medir las
dificultades enfrentadas, los resultados, el impacto y las lecciones aprendidas durante
el desarrollo de la Feria. La evaluacin pretende recoger los resultados de una
experiencia, cuando el evento ha finalizado o hacer una constatacin del avance del
mismo. Se analizan los logros, las dificultades, ejecucin de la planificacin, el trabajo
en equipo y la organizacin del mismo.
Un proceso de evaluacin tradicional, suele consistir bsicamente en la valoracin del
balance entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos, de tal forma que se
compruebe el grado de satisfaccin de las expectativas creadas, bajo unos criterios
determinados de valoracin.
Ejemplo de Interrogantes, que deben responderse con la evaluacin.
Se cumplieron los objetivos especficos previstos en la planificacin del evento?
En que medida se cumplieron los objetivos especficos del evento?
El cumplimiento de los objetivos especficos del evento, se realizaron considerando
el tiempo y los costos previstos?

43

Cules problemas o limitaciones se presentaron en la ejecucin del evento

impidiendo el logro de los objetivos en el tiempo previsto y con los costos estimados?
Cules hechos o situaciones se presentaron durante la ejecucin del evento que
permitieron la superacin de las metas o el logro de los objetivos especficos, antes
del tiempo programado y al menor costo de lo previsto?
Qu conclusiones y/o recomendaciones se pueden identificar?
Para realizar la evaluacin se debe:

Identificar los objetivos especficos.

Identificar las metas del proyecto.
Revisin de metas.
Revisar tiempos definidos para alcanzar las metas.
Revisar recursos programados.
Revisar el resultado de las coordinaciones, entre otras acciones.

Es muy importante
Conocer como se cumplieron las metas del proyecto, en este punto se deben analizar
por su efectividad, eficacia y eficiencia.
v Efectividad, es la relacin entre las metas alcanzadas y las metas planificadas.
v Eficacia, es la relacin entre las metas alcanzadas y el tiempo previsto, respecto a
las metas previstas y el tiempo real.
v Eficiencia, mide los resultados alcanzados en relacin con los costos y tiempos
planificados.
La evaluacin de resultados implica dos actividades:
v
v

El anlisis de la informacin.
Informe Final de los resultados.

El resultado de estas actividades son los insumos para generar el Informe Final.
Es importante contar con los insumos para
el informe, que incluya el concepto y los
objetivos de la feria, as como la
informacin administrativa y logstica.
Facilita la transferencia de informacin
coherente y uniforme, necesaria para la
evaluacin, el seguimiento y la
sistematizacin.

44
1. 4 Informe de resultados

La Coordinacin General es la responsable de elaborar un informe general de la

realizacin de la feria, en el cual se debe incluir: El balance general de los resultados,
incluyendo los aspectos financieros en funcin de costo/beneficio.

La identificacin de los factores de xito, las dificultades y las principales lecciones

aprendidas, que permitirn realizar los ajustes necesarios para futuros eventos.
Las conclusiones y propuestas.

Este informe debe ser entregado, con una nota de agradecimiento junto al balance
financiero y los anexos correspondientes, a cada una de las instituciones
y empresas colaboradoras y patrocinadoras del evento. Debe prepararse un
resumen ejecutivo que debe ser entregado a los participantes y colaboradores para
que conozcan los resultados.

Importante

La capacitacin a la oferta, es un factor clave para una

efectiva participacin en la feria, pero tambin es un
elemento de valor agregado al potenciar sus
capacidades para futuras participaciones en ferias
empresariales o eventos similares

Ejemplo:
Informe Final
Aspectos
Antecedentes
Cmo se ejecut el
proyecto?

Resultados
Informe Financiero

Contenidos
Objetivos del Proyecto
Duracin original del proyecto
Las actividades que se desarrollaron para la consecucin de las metas
La metodologa de trabajo
Las dificultades y soluciones
Los logros ms relevantes
Se debe adjuntar un estado financiero total del proyecto, tanto de los
recursos aportados por las instancias involucradas como los aportados por
entes externos

Pasos para la evaluacin

Resultados
previstos

Plan de
evaluacin

COMPARACIN

Medidas
correctivas
o reajuste

Resultados
alcanzados
El informe financiero es importante que se incluya en el Informe Final, han sido los
recursos de las instituciones y/o organizaciones orientados a la ejecucin del proyecto.

45

Cules son los pasos ms importantes en la Evaluacin de

Resultados?
1.
2.
3.
4.

Informes parciales y anlisis de la informacin

El balance de resultados
Evaluacin de resultados
Informe final de resultados

. 2. SEGUIMIENTO
Posterior al proceso de preparacin y ejecucin, se realizan acciones de seguimiento
a los acuerdos, contactos, convenios y alianzas establecidas durante la misma; as
como tambin de los indicadores planificados. Todo ello para contribuir a garantizar el
impacto y la sostenibilidad de esta herramienta.

2. 1 Compromisos adquiridos
En esta etapa se disean y aplican diferentes instrumentos, al tiempo que se realizan
contactos directos con los participantes, a fin de establecer el grado de avance en los
logros durante la Feria.
Para realizar el seguimiento debe:

46

Elaborarse una ficha por expositor en la Feria, para monitorear los

avances en el cumplimiento de los acuerdos que se definieron en la feria. La
misma debe indagar sobre el avance en los negocios posibles o pendientes, las
dificultades o atrasos, las transacciones concluidas, las nuevas transacciones y la
comunicacin entre las empresas, entre otros.
Entrevistas a empresas e instituciones. Debe definirse una muestra escogida entre
los empresarios, quienes en ste momento del proceso, todava tienen negocios y
acuerdos pendientes.
Una vez seleccionada la muestra, se deben realizar entrevistas personalizadas a los
empresarios seleccionados, para profundizar en los factores influyentes en el
avance o retraso del cumplimiento de los acuerdos y en las alternativas para
acelerar dicho proceso.
Se debe elaborar una matriz con los resultados y anexarlas a un informe.

Al mismo tiempo, se debe conocer la opinin de los funcionarios de las instituciones

que acompaaron la realizacin de la feria, para conocer sus percepciones y
comentarios sobre dichos avances.

Qu actividades hay que realizar ahora?

2.2 Informe del seguimiento
Con la informacin colectada debe elaborarse un informe, como resultado del
seguimiento a las empresas participantes, como tambin de las instituciones
colaboradoras.

 Balance de logros del seguimiento

Una vez recopilada y organizada la informacin anterior, es necesario realizar un
balance crtico que indique al Comit Organizador el avance de los resultados, as
como sobre las propuestas de alternativas que permitan acelerar el avance de los
mismos.
Despus de recolectar la informacin y elaborar cuadros estadsticos o grficos, se
elabora un informe, en el cual se detallan los siguientes aspectos:
v
v
v
v
v
v

Las lecciones aprendidas.

Los acuerdos durante la realizacin de la feria.
El grado de avance en el cumplimiento de los mismos.
Los factores que han obstaculizado dicho cumplimiento.
Lo que ha facilitado el avance de los acuerdos.
Las conclusiones y propuestas pertinentes.

La fase de seguimiento contribuye a incrementar el impacto y sostenibilidad

de la Feria de Desarrollo Empresarial, como una herramienta efectiva para
realizar transacciones exitosas entre las empresas.

2. 3 Informe de logros
El informe de seguimiento debe distribuirse entre las organizaciones o instituciones que
proporcionaron el apoyo tcnico y financiero para la realizacin de la feria. Un resumen
ejecutivo con estos resultados debe ser enviado a los empresarios participantes, se
pretende que todos los involucrados compartan la informacin, es muy importante que
se den a conocer los logros y resultados de los compromisos post-evento.
De esta manera se puede seguir contando con el apoyo tcnico o financiero de las
instancias involucradas.

El sistema de seguimiento y evaluacin es un conjunto estructurado de

instrumentos, indicadores y reportes que tienen como funcin medir
constantemente el avance, el logro de resultados e impacto del evento.

1.
2.
3.

Cules son los pasos ms importantes en esta etapa?

Verificacin de los compromisos adquiridos
Balance de logros
Informe de logros

3. SISTEMATIZACIN
Qu es sistematizar entonces?
Es un proceso permanente y acumulativo de construccin de conocimientos a partir de
la experiencia de accin/intervencin en una realidad especfica, se realiza
despus de concluido el proceso de la feria, este es otro proceso que debe ser
realizado por agentes externos a los que participaron en la realizacin de la feria. Es un
primer nivel de teorizacin sobre la prctica. Por un lado pretende mejorar la prctica y
por el otro enriquecer las teoras existentes de procesos.

47

La sistematizacin es til para:

Crear instrumentos y condiciones para ejecutar de manera sistmica una
experiencia que amerita un tratamiento de este tipo.
Estudiar una experiencia en proceso y redisearla para posibilitar el logro de los
objetivos deseados.
Rescatar un experiencia ya concluida y cuya experiencia puede servir de gua para
otras similares.
Desarrollar nuevos productos y servicios metodolgicos, a partir de experiencias
que han ofrecido oportunidades de validacin.
Replicar proyectos cuyas estrategias y mtodos de ejecucin probaron en la
prctica ser exitosos.

3. 1 Lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas son el resultado de la implementacin del proceso para la
realizacin de la feria, permite penetrar en las actividades y procedimientos realizados,
permite conocer si el Plan General de Trabajo fue desarrollado y si los Planes de las
Comisiones realmente fueron aplicados, por que los resultados obtenidos. Evaluar y
sistematizar son dos actividades indispensables y complementarias en el proceso de
realizacin de la feria. La sistematizacin sin duda, de alguna manera tambin evala.
Pero se trata de un proceso a mediano plazo, menos ligado a la organizacin del
trabajo relacionado fundamentalmente con la interpretacin del proceso vivido, los
resultados alcanzados, las causas, las metodologas puestas en prctica y la
comprensin de lo sucedido.

Etapas importantes:
Reconstruccin del proceso desarrollado, implica ordenar la informacin de manera
que permita visualizar la trayectoria recorrida, conocer que es lo que ha ocurrido y
los posibles resultados.
Reconstruir la metodologa, se debe conocer de que manera se ha contribuido al
desarrollo del proceso; esa metodologa hay que reconstruirla y caracterizarla.
Anlisis de la informacin recopilada y ordenada sobre el proceso y la metodologa.
Conocer los resultados, pero con una visin anlitica, es realizada por personal
externo al Comit Ejecutor.

3.
3. 2
2 Levantar
Levantar el
el proceso
proceso de
de la
la experiencia
experiencia

48

Consiste en realizar una investigacin, donde se parte desde la primera reunin de

coordinacin para realizar la feria, quienes estaban presentes, que acordaron y a partir
de ese momento como se desarrollaron los acontecimientos.
Consiste en:

Formulacin clara de preguntas al proceso, para recuperar los elementos tericos y

prcticos que se han utilizado en la experiencia
Formular con precisin los problemas, los retos y las necesidades de investigacin
para profundizar en lo ocurrido.
Detectar deficiencias, por las causas que sean.
Aprender a partir de la accin, poner en prctica la conceptualizacin de lo concreto
y la capacidad de la transformacin de la prctica.

Una prctica sistematizada se puede confrontar con otras, por que

es ms fcil comunicarla y analizarla.
Las ferias de acuerdo a su magnitud, requieren diferentes tiempos para su organizacin:

A nivel internacional, se estima 8 meses.

A nivel nacional, se estiman 4 meses.
A nivel local, se estiman 3 meses.

La sistematizacin es una metodologa para recuperar los procesos de una experiencia,

que generalmente est basada en actividades, en el marco del proceso de desarrollo para
una transformacin social. En el proceso de sistematizacin se analiza la informacin
generada y se evalan las actividades, se interrelaciona con todos los actores
participantes en la ejecucin y permite conocer opiniones tcnicas de los
problemas o dificultades y de las soluciones o decisiones tomadas en un momento
especifico, permite analizar el periodo critico en la ejecucin.

Ejemplo:
La Mesa de Turismo de la Microregin Los Nonualcos, realizar una Feria de Desarrollo
Empresarial en Zacatecoluca, se ha programado para el sbado 23 de julio de 2007. El
inicio de las actividades, la planificacin, debe realizarse el 20 de mayo de 2007 para
que el evento tenga xito y se cumplan los objetivos planteados, contando 3 meses
para el proceso y 1 mes para sistematizar la experiencia.

Ejemplo:
Cronograma de Actividades
Meses

N
1

Etapa
Planificacin

Actividades
Detallarlas

Organizacin

Detallarlas

Promocin y
publicidad

Detallarlas

XXXXX

Ejecucin

Detallarlas

Primero
X

Segundo

Tercer

Cuarto

XXXXXX

Evaluacin

Detallarlas

Seguimiento *

Detallarlas

Sistematizacin* Detallarlas

FERIA
XX

49
X
XXXXX
XXXXX

* El seguimiento se realiza durante un mes posterior a la feria (el perodo de seguimiento depende
de la magnitud del evento realizado) y se elabora un informe con los resultados, despus se
sistematiza todo el proceso para la realizacin del evento.

3. 3 Documento final
Como resultado de la sistematizacin, se obtiene como resultado la elaboracin de un
documento que refleja el procedimiento paso a paso de la ejecucin de la feria, las
lecciones aprendidas, estas son un apartado muy importante, tiene su base en los
logros y dificultades encontradas en el camino para llegar a culminar la ejecucin
planificada, desde la percepcin de los participantes empresarios, los visitantes, del
Comit Operativo y de los actores que se involucraron en la actividad.
La elaboracin del documento requiere de mucha investigacin en diferentes niveles:

Comit Operativo.
Empresarios asistentes y expositores.
Personal involucrado en la ejecucin.
Poblacin objetivo.
Instituciones colaboradoras.
Actores locales.
Actores nacionales.
Revisin de todo el material generado: planificacin y planes operativos.

La metodologa empleada esta basada en la realizacin de focus group, entrevistas,

reuniones, talleres participativos y revisin bibliogrfica. Presenta una estructura de
acuerdo a las fases de implementacin del proceso, en el caso de las feria se realiza
la investigacin de acuerdo a los tres pasos que se desarrollaron y las actividades
inmersas de cada paso, para levantar el proceso de las Ferias de Desarrollo Econmico
Local.

Cules son las actividades ms importantes en este paso?

50

1.

Las lecciones aprendidas.

2.

Levantar todo el proceso de la experiencia compartida y vivida.

3.
4.

Elaborar un documento final, con la experiencia.

Compartir y socializar el documento.

BIBLIOGRAFA

Capacitacin en el uso de Herramientas de Gestin para MIPyMES,

Ministerio de Economa, CONAMYPE, Instructor Jaime Alfredo Barrientos,
diciembre 2002.
Carta Informativa, Ministerio de Economa y CONAMYPE, diciembre, 2004.
Convenio Constitucin, Mesa de Turismo en los 15 municipios de la Micro
regin de Los Nonualcos para el fortalecimiento del sector turstico, en el
marco del desarrollo econmico local, Programa FORTALECE(MINEC/GTZ).

El Desarrollo Local en Amrica Latina. Estrategia Poltica Basada en la

Construccin de Capital Social, Enrique Gallicchio, Programa de Desarrollo Local
Centro Latinoamericano de Economa Humana (CLAEH), Uruguay.

Ferias Preventivas de la Violencia Intrafamiliar, ISDEMU, 2003.

Manual de Orientacin para la Micro y Pequea Empresa del Sector
Turismo en El Salvador, Ministerio de Turismo, CORSATUR, octubre, 2004.
Manual de La Rueda de Negocios y sus Componentes, Programa de
Fomento a la Micro, Pequea y Mediana Empresa (PROMYPE) de la GTZ en
Honduras, febrero 2005.
Gua para realizar Ferias de Empleo, Ministerio de Trabajo, 2005.
Qu es la Planificacin?, autor Lus Barriga, Caracas, Venezuela.
Resea de Logros, 1 Feria de Servicios de Desarrollo Empresarial,
Proyecto ANEP/GTZ, Consultora, Rosario Mata, noviembre 2000.
Sistematizacin de la Feria de Empleo en Zacatecoluca, realizada por el
Ministerio de Trabajo y Previsin Social y el Programa FORTALECE
(MINEC/GTZ), Consultora, Carmen de Pereira, abril, 2005.
Sistema de Rueda de Negocios, Cmara de Comercio Exterior de Crdova,
Republica de Argentina, 2001.
Sistematizacin de la Creacin de Empleo Rpido, Programa
FORTALECE (MINEC/GTZ), Consultora, Carmen de Pereira, marzo, 2004.

Entrevistas:
Sra. Mara Elena de Alfaro, Presidenta de la Cmara de Comercio e Industria
de El Salvador

51

Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)

Calle El Mirador y 91 Avenida Norte # 4709
San Salvador, El Salvador, C.A.
Telefax: (503) 2263-2244
e-mail:fortalece@fortalece.org.sv