TALLER DE GEL

LISETH PAOLA OSPINA CALDERON

SENA GESTION ADMINISTRATIVA

GESTION DOCUMENTAL
BOGOTA (CUNDINAMARCA)
14 NOVIEMBRE 2014

TALLER DE GEL

LISETH PAOLA OSPINA CALDERON

TRABAJO DEL TALLER DE GEL REQUISITO PARA UNA CALIFICACION.

PAOLA TATIANA TOVAR RUELES

INSTRUCTOR

SENA GESTION ADMINISTRATIVA

GESTION DOCUMENTAL
BOGOTA (CUNDINAMARCA)
14 NOVIEMBRE 2014

NOTA DE ACEPTACION
____________________________
____________________________
____________________________

__________________________
PRESIDENTE DEL JURADO

_________________________
JURADO

________________________
JURADO

BOGOTA (CUNDINAMARCA) 14 NOVIEMBRE 2014

DEDICATORIA

Se la dedico a mi madre que es la que siempre ha estado en mi vida, a mi lado

quien es el ser ms maravilloso que nunca me ha abandonado a quien amo y
quiero con todo mi corazn tambin a mi hijo.

AGRADECIMIENTOS

Le agradezco a DIOS por todas las cosas maravillosas que me ha dado por
permitirme estar en este lugar aprendiendo de mis compaeros y profesores
que nos ensean con mucha dedicacin y autonoma, a mi madre que me ha
colaborado mucho por el nimo, la comprensin que me brida, agradezco a mi
ta por todos los consejos que me brinda, a mi hijo por ser el motor de mi vida
con su carisma me da el aliento de poder llegar hasta donde estoy y poder
triunfar.

TABLA DE CONTENIDO

PAG.

1.

Cul es el objetivo general de Gobierno en lnea?..................12

2.

Cmo funciona el gobierno en lnea?..........................................13

3.

Que significa oficina sin papel?..................................................14

4.

6 nuevas tendencias en el tratamient0...15

5.

Evolucin del uso del papel..16

5.1 fase 1.
5.2 fase 2.
5.3 fase 3.
5.4 fase 4.
5.5 fase 5.

6.

Principales soportes normativos para la oficina sin papel17

6.1 Ley 527 de 1999.
6.2 Ley 594 de 2000.
6.3 D. Ley 1151 de 2008.
6.4 Ley 1437 de 2011.
6.5 Decreto 019 de 2012.
6.6 Directiva Presidencial 004 de 2012
6.7 Ley 1564 de 2012.

7.

Descripcin de los lineamientos para las entidades en cuanto a

la oficina sin papel. 19

8.

Consulta de la pagina www.mintic.gov.co ..21

8.1 descripcin de los tem ms relevantes encontrados.
8.1.1 Conozca el plan vive digital 2014-2018- Informacin.
8.1.2 Apropiacin de TIC en Educa Digital Colombia:
8.1.3 Servicios.
8.1.4 Las aplicaciones.
8.1.5 Usuarios.
8.1.6 Infraestructura.
8.1.7 Que es el plan vive digital.

9.

Consulta http://www.enticconfio.gov.co..................................22
9.1 item ms relevantes.

10.

CONCLUSIONES..23

11.

TABLA DE IMAGENES
Pag.
Tabla de imgenes 1. 12.
Tabla de imgenes 2. 13.
Tabla de imgenes 3. 14.
Tabla de imgenes 4. 15.
Tabla de imgenes 5 y 6... 16.
Tabla de imgenes 7. 17.
Tabla de imgenes 8. 19.
Tabla de imgenes 9 y 10. 21.
Tabla de imgenes 11.... 22.

GLOSARIO

1. QUE ES UN GOBIERNO EN LINEA: Es el conjunto de instrumentos

tcnicos, normativos y de poltica pblica que promueven la construccin
de un Estado ms eficiente, transparente y participativo, y que a su vez,
preste mejores servicios con la colaboracin de toda la sociedad
mediante el aprovechamiento de la tecnologa.
2. QUE SON ENTIDADES: Son servicios de estados las cuales permiten
realizar o llevar a cabo tramites o recibir los servicios del estado con
mayor confianza y satisfaccin.

10

INTRODUCION
Cuando por los aos no puedas correr, trota. Cuando no puedas trotar,
camina.
Cuando no puedas caminar, usa el bastn. Pero......, nunca te detengas .
3. Gobierno en Lnea
Investigar, leer, analizar y entender para desarrollar el siguiente cuestionario.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Cul es el objetivo general de Gobierno en lnea?

Cmo funciona el gobierno en lnea?
Qu significa oficina sin papel?
Describa las 6 nuevas tendencias en el tratamiento de gestin de
documentos de archivos electrnicos
Mencione la evolucin del uso del papel.
Describa los principales soportes normativos para la oficina sin papel
Cules son los lineamientos para las entidades en cuanto a la oficina sin
papel?
Consulte www.mintic.gov.co :
Describa segn su concepto los tem ms relevantes encontrados.
Describa cuales son los logros encontrados
Que es es el plan vive digital.
Recuerde explorar a profundidad la pgina.

9. Consulte http://www.enticconfio.gov.co ,describa segn su concepto los

tem ms relevantes encontrados. Recuerde explorar a profundidad la
pgina.

4. AMBIENTES

Ambiente de aprendizaje
Sala de cmputo
Internet
Entorno social

11

TALLER DE GELL

1.

CUL ES EL OBJETIVO GENERAL DE GOBIERNO EN LNEA?

La Estrategia de Gobierno en lnea contribuye con la construccin de un

estado ms eficiente, ms transparente y participativo y que presta mejores
servicios con la colaboracin de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento
de las TIC. Lo anterior, con el fin de impulsar la competitividad y el
mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de todos los
colombianos.

1. TABLA DE IMAGENES

12

2. CMO FUNCIONA EL GOBIERNO EN LNEA?

1. Tendencias definimos lineamientos.
2. Acompaamiento ms servicios y ms tramites.
3. Monitoreamos y evaluamos.
El Gobierno en lnea, va mucho ms all de la prestacin de servicios a
travs de Internet, implica emprender acciones y esfuerzos en varias reas:
- Nuevas capacidades administrativas.
- Gestin del cambio.
- Ajustes en los marcos normativos.
- Desarrollos tecnolgicos.

2. TABLA DE IMAGENES

13

3.

QU SIGNIFICA OFICINA SIN PAPEL?:

Reduccin sistemtica del uso del papel mediante la sustitucin de soportes en

papel por medios electrnicos.

3. TABLA DE IMAGENES

14

4. DESCRIBA LAS 6 NUEVAS TENDENCIAS EN EL TRATAMIENTO DE

GESTIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRNICOS:
nuevas prcticas de comunicacin.
nuevas formas documentales.
cambio en la estructura organizativa.
Fcilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rpidamente
transformable, intrnsecamente localizable, instantneamente transportable e
infinitamente replicable (Schamber).
No es una entidad fsica inerte, con la estructura lgica y las relaciones fsicas
interdependientes.
Sus atributos fsicos son, en gran medida, funcin del software y estn
separados del contenido informativo o del contexto del documento.

4. TABLA DE IMGENES.

15

5. MENCIONE LA EVOLUCIN DEL USO DEL PAPEL.

Desde los aos 70 basado en redes y email.
Enfocado en el eficiente uso de recursos (tiempo, insumos, espacios de
almacenamiento, desperdicios, contaminacin).
Enfocado en mejor gestin de la informacin.
Fase 1:
Uso exclusivo de papel, administracin manual.
Fase 2:
Uso exclusivo de papel, administracin apoyada en aplicaciones de
tecnologa.
Fase 3:
Combinacin de papel con documentos digitalizados, administracin apoyada
en aplicaciones de tecnologa.
Fase 4.
Combinacin de papel y documentos digitalizados con documentos
electrnicos, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa.
Fase 5.
Uso exclusivo de documentos electrnicos, administracin exclusiva
mediante aplicaciones de tecnologa.

5. TABLA DE IMGENES

6. TABLA DE IMGENES.

16

6.
DESCRIBA LOS PRINCIPALES SOPORTES NORMATIVOS PARA LA
OFICINA SIN PAPEL:
Ley 527 de 1999:
Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio
electrnico, firma digital, el valor probatorio, la validez y eficacia de los
mismos frente
a una accin judicial, establece el carcter de
originalidad siempre que cumpla con los requisitos de autenticidad e
integridad.
Ley 594 de 2000:
Ley General de Archivos: Programas de gestin de documentos,
pueden contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y
eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos
por las leyes procesales.
D. Ley 1151 de 2008:
En el que se detallan los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en Lnea (GEL) que han dado lugar a un conjunto importante
de iniciativas.
Ley 1437 de 2011:
Con el cual se expide el cdigo contencioso administrativo, introduce el
concepto de expediente electrnico, sede electrnica, notificacin
electrnica entre otras.
Decreto 019 de 2012:
Denominado el decreto anti trmites se enfoca a suprimir trmites y
procedimientos innecesarios en la administracin pblica, incentivando e
impulsando el uso de los medios electrnicos y las nuevas tecnologas
en estas.
Directiva Presidencial 004 de 2012:
Establece los lineamientos generales, para la implementacin de la
iniciativa Cero Papel en la administracin pblica, con el fin de
identificar, racionalizar, simplificar, automatizar los trmites y procesos,

17

procedimientos y servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna

prestacin de los servicios a cargo de esas entidades.
Ley

1564 de 2012:

Con la cual se expide el cdigo general del proceso, introduce

elementos
a considerar en el manejo de expedientes y uso de las
tecnologas de la informacin y las comunicaciones en todas
las
actuaciones judiciales.

7. TABLA DE IMGENES.

18

7.
CULES SON LOS LINEAMIENTOS PARA LAS ENTIDADES EN
CUANTO A LA OFICINA SIN PAPEL?
1. La designacin de un lder de eficiencia administrativa y cero papel y
formular un plan de eficiencia administrativa.
2. Identificar y aplicar buenas prcticas para reducir el consumo de papel.
3. Implementar la sustitucin de memorandos y comunicaciones internas en
papel por soportes electrnicos.
4. Implementar mecanismos para intercambio de correspondencia entre las
entidades por medios electrnicos.
5. Indicar en el Plan de eficiencia las actividades que permitan garantizar a sus
usuarios el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios
electrnicos, de conformidad con lo previsto en la Ley 1437 de 2011.
6. Enviar mediante correo electrnico a la Alta Consejera
Para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa a ms tardar veinte (20)
das el plan de eficiencia administrativa.
7. Promover acciones que permitan la participacin de servidores pblicos y
los contratistas en la mejora de la eficiencia, la innovacin y el Buen Gobierno y
el portal www.sirvoamipais.gov.co.
8. Cumplir con todos los lineamientos establecidos por la Estrategia de
Gobierno en Lnea que lidera el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y
las Comunicaciones, as como aquellos que en materia de gestin
documental establezca el Archivo General de la Nacin.
9. Aceptar como evidencia suficiente de la realizacin de actividades, los
documentos electrnicos de archivo que cumplan con los requisitos de
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad establecidos en la ley.
10. Sustituir, en lo posible, el uso de papel por documentos y canales
electrnicos, en la elaboracin y difusin de materiales informativos,
publicaciones, guas, manuales, entre otros, dirigidos a servidores pblicos,
contratistas, ciudadanos O empresas.
11. Adoptar los lineamientos relacionados con Eficiencia Administrativa y Cero
Papel dispuestos en el Manual para la implementacin de la Estrategia de
Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia.

19

8. TABLA DE IMGENES.

20

8.

CONSULTE WWW.MINTIC.GOV.CO :

Describa segn su concepto el tem ms relevante encontrado.

- Describa cuales son los logros encontrados:
- Que es el plan vive digital.
Recuerde explorar a profundidad la pgina.
8.1 Describa cuales son los logros encontrados:
todos por un nuevo pas paz equidad educacin: Es una pgina dirigida a un
plan de mejoramiento y avance en el pas.
El plan digital: Es un plan a recorrer en los colegio.
Conozca el plan vive digital 2014-2018- Informacin.
Apropiacin de TIC en Educa Digital Colombia:
Servicios.
Las aplicaciones.
Usuarios.
Infraestructura.
Que es el plan vive digital.
Conozca el plan vive digital 2014-2018- Informacin para: ciudadano,
emprendedores, industria, sector acadmico, sector gobierno. Describa
cuales son los logros encontrados Primer foro del teletrabajo.
Apropiacin de TIC en Educa Digital Colombia: Personas ciegas
vivirn un audio descripcin de un partido de futbol.
Es indispensable la funcin de las TIC.
Servicios: Los servicios ofrecidos por los operadores hacen uso de la
infraestructura y permiten desarrollar la conectividad digital. Algunos
ejemplos de servicios son el servicio de Internet, el servicio de telefona
mvil o el servicio de mensajes de texto Aplicaciones.
Las aplicaciones: son herramientas informticas que le permiten a los
usuarios comunicarse, realizar trmites, entretenerse, orientarse,
aprender, trabajar, informarse y realizar una serie de tareas de manera
prctica y desde distintos tipos de terminales como computadores,
tabletas o celulares.
Usuarios: Los usuarios hacen uso de las aplicaciones e indirectamente
de los servicios e infraestructura para consumir y producir informacin
digital. Los usuarios en este ecosistema somos todos los que usamos
Internet, telefona celular o cualquier otro medio de comunicacin digital.

21

 Infraestructura: La infraestructura corresponde a los elementos fsicos

que proveen conectividad digital. Algunos ejemplos son las redes de
fibra ptica nacional, las torres de telefona celular con sus equipos y
antenas, y las redes de pares de cobre, coaxiales o de fibra ptica
tendidas a los hogares y negocios.
Que es el plan vive digital.
Desarrollo de apps sociales dirigidas para los ms pobres. Ser un
gobierno eficiente en el uso de las tecnologas.9.

9. TABLA DE IMAGEN

10. TABLA DE IMAGEN.

22

9.
CONSULTE
HTTP://WWW.ENTICCONFIO.GOV.CO,
DESCRIBA
SEGN SU CONCEPTO EL TEM MS RELEVANTE ENCONTRADO.
RECUERDE EXPLORAR A PROFUNDIDAD LA PGINA.
Cibera coso: Prevencin y formas de denuncia frente a este caso.
Lo ms tic: Descubrir y aprovechar los tic.
Ciberdependencia: Aprender a conectarse y desconectarse.
Delitos informticos: Infrmate y evita riesgos en la red.
Sexting y grooming: Cuidado de la informacin privada. Denuncia la
pornografa infantil.

11. TABLA DE IMGENES.

23

BIBLIOGRAFIAS
-

http://www.oficinasinpapeles.es/documentos/Manual%20%20Oficina%20sin%20Papeles.pdf

http://gobiernoenlinea.gob.ve/home/homeG.dot

http://www.mintic.gov.co/portal/vivedigital/612/w3-propertyvalue6106.html

24