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Manual 3.1
Manual 3.1
PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA
ESTRATEGIA DE
@DERECHOS RESERVADOS
GOBIERNO EN LNEA
2012-2015
COLABORADORES
El Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones a travs del Programa Gobierno
en lnea construy entre 2011 y 2012 el presente
documento con base en el anlisis estratgico y
prospectivo del futuro del Gobierno en lnea en
Colombia. De igual forma este trabajo se enriqueci
con los aportes generados por diferentes entidades
gubernamentales del orden nacional, as como con
insumos provistos por las otras ramas del poder y la
ciudadana.
IMPORTANTE
El presente documento determina los lineamientos que deben seguir las entidades pblicas y los
particulares que desempean funciones pblicas en la implementacin de la Estrategia de Gobierno
en lnea en Colombia.
Dada la dinmica propia de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), la
informacin de este Manual se actualizar peridicamente, con la colaboracin de las entidades
pblicas y de otros actores relacionados con la Estrategia, con el fin de mantener a los responsables
de impulsar y desarrollar la Estrategia de Gobierno en lnea en las diferentes entidades pblicas:
Informados sobre los contenidos y servicios que deben ofrecer a la ciudadana a travs
de medios electrnicos,
Siempre al da en las ltimas tendencias relacionadas con el Gobierno en lnea,
Articulados con el enfoque estratgico para implementar la Estrategia de Gobierno en
lnea de la Repblica de Colombia.
Por esta razn, la informacin de este Manual ha sido y ser objeto de revisin constante. Las
nuevas versiones se publicarn en los medios informativos con que cuente la Estrategia de
Gobierno en lnea.
Cualquier referencia en este documento a un producto, proceso o servicio especfico, no debe
entenderse ni constituye un reconocimiento, aceptacin, aval, endoso de responsabilidad por
calidad, idoneidad o cualquier otro atributo o condicin de este producto, proceso o servicio, o
de la idoneidad, profesionalismo o cualquier otro atributo o condicin de productor o proveedor.
Ni la Estrategia de Gobierno en lnea, ni cualquiera de los funcionarios, empleados, contratistas,
o vinculados a ella, otorgan ningn tipo de garanta, expresa o implcita, incluyendo las de
comercializacin o de aptitud para una finalidad particular, o asume alguna responsabilidad legal
por la exactitud, integridad, o utilidad de informacin que se obtenga de este documento. En
ningn momento la Estrategia de Gobierno en lnea ser responsable por cualquier dao legal,
indirecto, consiguiente, incidental, o perjudicial que surja por el uso del material escrito en este
documento, o de sus referencias a otras fuentes de informacin.
Este documento est dirigido a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del
poder pblico en el orden nacional, en sus distintos sectores y niveles, a los rganos autnomos e
independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas y en tal
sentido, los criterios y prcticas incorporados en las versiones anteriores del Manual, que no estn
expresamente consignados en esta versin, no se aplican y no son vinculantes. En el caso de las
entidades territoriales deber hacerse referencia al Manual para la implementacin de la Estrategia
en el orden territorial.
En cada Componente se especifican los criterios que se deben cumplir en los sitios web adicionales
al principal de la entidad. Los sitios web correspondientes a sistemas de informacin, debern
cumplir por lo menos los criterios correspondientes a usabilidad y accesibilidad de la Actividad
Centrar la atencin en el ciudadano del Componente de Elementos Transversales.
100%
60%
INTERACCIN
EN LNEA
95%
Componente de
COMPONENTE
80%
AVANCE
1
2
20%
30%
28%
11%
CRITERIO
RECOMENDADO
Actividades
Servicios de interaccin
Sistema mvil de
contacto y PQRD
OBJETIVO
Objetivo
2015
ACTIVIDADES
METAS
ANUALES
11%
50%
50%
PARTICIPACIN DE
LA ACTIVIDAD
EN EL COMPONENTE
CRITERIO
ELEMENTOS TRANSVERSALES
@DERECHOS RESERVADOS
100%
95%
75%
50%
ELEMENTOS
TRANSVERSALES
AVANCE
Componente de
Objetivo
Actividades
18
PG.
Comit GEL
7,5%
Planeacin del
Gobierno en lnea
7,5%
2015
7,5%
7,5%
30%
2
3
4
19
PG.
Estrategia
de Promocin
15%
5%
Accesibilidad
Usabilidad
5%
5%
Protocolo IPv6
10%
5%
25%
30%
15%
25%
INFORMACIN EN LNEA
@DERECHOS RESERVADOS
95%
100%
50%
INFORMACIN
EN LNEA
80%
AVANCE
Componente de
1
2
Objetivo
Actividades
21
PG.
Poltica Editorial
Publicacin de informacin
8%
40%
Acceso multicanal
9%
12%
2015
Apertura de Datos
31%
57%
43%
INTERACCIN EN LNEA
@DERECHOS RESERVADOS
95%
100%
60%
INTERACCIN
EN LNEA
80%
AVANCE
Componente de
1
2
Objetivo
Actividades
23
PG.
Servicios de interaccin
20%
30%
28%
Sistema mvil de
contacto y PQRD
11%
2015
11%
50%
50%
TRANSACCIN EN LNEA
@DERECHOS RESERVADOS
100%
40%
70%
TRANSACCIN
EN LNEA
95%
AVANCE
Componente de
Actividades
Objetivo
5%
Certificaciones
y constancias
15%
Trmites y servicios
65%
Ventanillas nicas
15%
100%
Las metas del Ministerio de TIC estiman 8,8 millones de conexiones a Internet en el 2014. Plan Vive Digital www.vivedigital.gov.co
Cifras del Ministerio TIC de mayo del 2012
3
Resultados de la implementacin de la metodologa de monitoreo y evaluacin en ciudadanos y empresas a 2011
2
25
PG.
2015
TRANSFORMACIN
@DERECHOS RESERVADOS
100%
95%
70%
25%
TRANSFORMACIN
AVANCE
Componente de
1
2
Objetivo
Actividades
27
PG.
Buenas prcticas
9%
Sistema de gestin
de documentos
Automatizacin de procesos
13%
23%
27,5%
2015
27,5%
45%
55%
DEMOCRACIA EN LNEA
@DERECHOS RESERVADOS
100%
80%
55%
DEMOCRACIA
EN LNEA
95%
AVANCE
Componente de
1
2
Objetivo
Actividades
29
PG.
15%
ACTIVIDAD CONSTRUIR DE FORMA PARTICIPATIVA
LAS POLTICAS Y PLANEACIN ESTRATGICA.
Normatividad
20%
Planeacin Estratgica
20%
15%
40%
3
4
30
PG.
20%
ACTIVIDAD CONSTRUIR DE FORMA PARTICIPATIVA
LAS POLTICAS Y PLANEACIN ESTRATGICA.
Promocin de Datos Abiertos
8%
Solucin de problemas
17%
20%
25%
CONSEJOS PARA
ACELERAR LA
IMPLEMENTACIN DE LA
ESTRATEGIA UTILIZANDO
EL MANUAL 3.1
El Manual de Gobierno en lnea es una herramienta para que las entidades identifiquen un camino consistente para
imprimir permanentemente nuevas tecnologas en su actividad de forma articulada con sus objetivos misionales. Para
sacar el mayor provecho y acelerar la implementacin estratgica del Gobierno en lnea, a continuacin se presentan
algunos consejos tiles para hacer un uso ms eficiente del Manual 3.1:
1
2
3
4
31
PG.
Reconozca que el Gobierno en lnea es un medio para lograr sus objetivos misionales de forma
ms eficiente.
Acuda al Comit de Gobierno en lnea de su entidad para organizar y dinamizar la implementacin
de la Estrategia.
Si no ha ledo el captulo de Estrategia de Gobierno en lnea de este documento, le recomedamos
leerlo. Le tomar 10 minutos.
Reconozca el valor que tiene cada uno de los seis Componentes para su entidad. Para esto
imagine su entidad a travs de los Objetivos que se plantean en los captulos correspondientes a
cada Componente (Ver Figura 3).
No olvide incluir, en la planeacin anual para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en
lnea, la visin de cmo ve a su entidad un ao ms adelante.
Recuerde que para tener un mayor nivel de madurez en la implementacin de la Estrategia no solo
basta con implementar lo establecido en este Manual, sus estrategias deben estar generando un
impacto positivo en terminos de transparencia, prestacin de servicios, eficiencia, y participacin.
Identifique la meta a alcanzar en cada ao por cada Componente (Ver Figura 3).
Defina cmo va a alcanzar esa meta. Para esto identifique que cada Componente tiene una serie
de Actividades Eje. Cada Actividad Eje tiene un peso porcentual dentro del Componente, el cual
est conformado por la suma de los porcentajes que implica cumplir con una serie de Criterios.
Si usted logra obtener esos porcentajes por el cumplimiento de los Criterios ir avanzando en la
implementacin de la Estrategia (Ver Figura 3).
Priorice y seleccione las Actividades y Criterios a desarrollar. Para esto sigua tres criterios principales:
Cul es el valor generado para la entidad y para sus usuarios. Para esto piense cmo la
tecnologa aporta en el desarrollo de las actividades que su entidad realiza.
Cules recomienda el Manual 3.1 por ser estratgicas. Reconzcalas por tener una estrella.
Cules le aportan el porcentaje indicado para cumplir con la meta de cada ao en cada uno
de los Componentes.
Recuerde que lo que su entidad ha implementado hasta le fecha cuenta y que su planeacin de
este ao sigue siendo vlida, pero tenga en cuenta que para una implementacin ptima de la
Estrategia es posible que requiera algunos ajustes.
5
6
32
PG.
Identifique cmo puede desarrollar las Actividades y cumplir con los Criterios que ha priorizado.
Para esto dirjase al ANEXO 1 y ubquelas por Componente, all encontrar la descripcin de lo
que debe hacer. Tenga en cuenta que algunos Criterios estan divididos en sub criterios, por lo que
deber cumplir con stos para obtener el puntaje total.
Identifique que cada Criterio cuenta con una lista de herramientas que usted puede utilizar
relacionadas con temas como normatividad, lineamientos, metodologas y formatos entre otros.
Ese espacio tambin le indica si ese criterio tiene relacin directa con otro en el Manual.
Si tiene dudas comunquese con el Centro de Contacto Ciudadano a la lnea 100 (desde Bogot
o dispositivos mviles) y al 018000 952525 (desde culquier lugar del pas).
ANEXO 1
ACTIVIDADES, CRITERIOS
Y HERRAMIENTAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
33
PG.
1. Componente de
ELEMENTOS
TRANSVERSALES
DESCRIPCIN
Dado el alcance de la Estrategia de Gobierno en lnea,
su cumplimiento por parte de cada entidad requiere el
liderazgo de los representantes legales. Por ello, cada
entidad cuenta con un Comit de Gobierno en lnea y
Antitrmites, el cual est formalmente constituido a travs
de un acto administrativo firmado por el representante
legal.
El Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites deber estar
integrado, como mnimo por:
34
PG.
HERRAMIENTAS
Normativa
Planeacin del
Gobierno en
lnea (7,5%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Publicidad
Estrategia de
Apropiacin
(7,5%)
Apoyo de GEL
La publicacin, mantenimiento y actualizacin de los datos publicados y la apertura de nuevos datos, involucra a los servidores pblicos de
diversos procesos y no slo a las reas de tecnologa pues los responsables de tales procesos donde se generan los datos quienes conocen
la naturaleza de los mismos y es necesario un entendimiento del alcance, el objeto y los beneficios de publicar datos abiertos. Por esta razn la
entidad debe implementar las acciones definidas en su plan de capacitacin, en el componente de datos abiertos, dirigidas a los responsables
de dichos datos.
35
PG.
Mejoramiento (1%)
MONITOREO Y
EVALUACIN
36
PG.
Gobierno como
Plataforma
Colaboracin
Comunidad de Gobierno en
lnea, disponible a travs de
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Como mnimo, se deben establecer las siguientes variables: Casos exitosos documentados por Gobierno en lnea o
Disminucin porcentual ponderada en el tiempo por las entidades.
promedio para procesar los trmites y servicios en
Normatividad/
lnea, tanto para la entidad como para los usuarios.
Porcentaje de trmites y servicios procesados en lnea Poltica
(parcial y totalmente) con relacin al total de trmites Ley 872 de 2003. Artculo 4.
procesados en lnea y de manera presencial.
Incremento porcentual de los trmites y servicios
procesados en lnea.
Porcentaje de trmites y servicios totalmente en lnea
disponibles.
Porcentaje de usuarios satisfechos con la prestacin
de trmites y servicios en lnea frente al total de
usuarios que los califican.
Seguridad ante los ataques informticos.
Ahorro anual en COP$ para la entidad y para los
usuarios derivado de la prestacin de los trmites y
servicios en lnea prestados.
Disminucin porcentual para las entidades pblicas
en los costos de procesamiento originado por la
prestacin de los trmites y servicios en lnea.
Porcentaje de las normas polticas, planes, programas
y proyectos que se han discutido en lnea en el ao en
curso.
Porcentaje de consultas pblicas a travs de medios
electrnicos.
Porcentaje de servicios de intercambio de informacin
implementados (tanto al interior de cadenas de trmites
as como los relacionados con suplir la necesidad de
informacin de otras entidades)
Para ello, la entidad puede hacer uso de los siguientes
mecanismos, entre otros:
Encuestas aplicadas a sus usuarios por diversos
medios.
Grupos focales con usuarios.
Realimentacin por medios sociales.
Las encuestas y dems herramientas de evaluacin
pueden ser tomadas del sistema de calidad o del Programa
Nacional de Servicio al Ciudadano. Se recomienda que
dentro de dicho esquema se habiliten herramientas de
interaccin, como mecanismos complementarios, para
recibir observaciones de los ciudadanos.
La periodicidad de las mediciones pueden seguir lo
establecido en el sistema de calidad y los resultados deben
ser publicados por la entidad.
Reporte de la implementacin de la
Estrategia GEL (2%)
37
PG.
CRITERIO
Caracterizacin
de usuarios
(15%)
DESCRIPCIN
HERRAMIENTAS
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Gobierno como
Plataforma
Centro de Innovacin de
Gobierno en lnea.
Normatividad/
Poltica
Estrategia de
Promocin (5%).
Publicidad
Accesibilidad
(5%)
38
PG.
Lineamientos
Nacionales
Anexo 3: Accesibilidad
nivel de cumplimiento AAA
(triple A)
Usabilidad (5%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Lineamientos y metodologas
en Usabilidad para Gobierno
en lnea disponible en
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Lineamientos grficos de
Presidencia de la Repblica.
Normatividad/
Poltica
Ley 1437 de 2011.
Criterio
Servicios
de
interaccin de la Actividad
Habilitar
espacios
de
interaccin del Componente
de Interaccin.
Anexo
2
Informacin
mnima a publicar.
39
PG.
Dominio
El nombre de dominio de la entidad debe tener el formato
.gov.co, .edu.co o .mil.co. Las Empresas Industriales
y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economa
Mixta y las Instituciones de Investigacin, pueden tener
dominio .com o .org, pero deben habilitar adicionalmente
el dominio .gov.co.
Escudo de Colombia
El escudo de la Repblica de Colombia deber ubicarse
en la parte superior derecha y debe cumplir con los
lineamientos de imagen que establezca la Alta Consejera
para las Comunicaciones. Este se debe mantener, de
manera esttica y siempre disponible en cualquier nivel de
navegacin.
Imagen Institucional
La imagen de identidad institucional deber estar ubicada
en la parte superior izquierda, a la misma altura del escudo
de la Repblica de Colombia. Esta se debe mantener, de
manera esttica y siempre disponible en cualquier nivel de
navegacin. Igualmente, esta debe enlazar a la pgina de
inicio desde cualquier lugar de navegacin.
Actualizacin
En la pgina inicial debe aparecer la fecha de la ltima
actualizacin del sitio Web. Tambin es vlido que cada
seccin tenga su fecha de actualizacin.
Mapa del sitio
Se debe incluir un mapa del sitio Web en la pgina de inicio
a travs del cual se permita acceder como mnimo a todas
las secciones y subsecciones del mismo. Al mapa, se debe
tener acceso directo desde cualquier pgina del sitio.
Navegacin
Se debe tener acceso directo y claro a la pgina de inicio,
desde cualquier pgina de la sede electrnica.
Motor de bsqueda
En la pgina inicial se debe habilitar un mecanismo de
bsqueda de los contenidos del sitio web. Se recomienda
el uso de herramientas que permitan el refinamiento por
palabras clave y combinaciones. Se recomienda utilizar
bsqueda federada (no limitada nicamente al propio
portal). El motor de bsqueda interno debe aparecer en
todas las pginas y ubicado preferiblemente en la parte
superior derecha.
Atencin al ciudadano
Con el objeto de hacer ms fcil la bsqueda y el uso de
aquellos servicios o canales de interaccin con cualquier
entidad, por parte de los ciudadanos, en la parte superior
de la pgina inicial del sitio web de la entidad, debe existir
una seccin denominada Atencin al Ciudadano en la
cual se ubique como mnimo lo siguiente:
40
PG.
Participacin ciudadana
La entidad crea en su sitio web una seccin especfica
denominada Participacin ciudadana5 en donde publica
el listado todas las instancias formales de participacin
que, por norma, deben existir, as como otros espacios
de participacin ciudadana habilitados por la entidad para
interactuar con los usuarios.
Estrategia estandarizacin gubernamental
En cuanto a la diagramacin y diseo grfico, la Alta
Consejera para las Comunicaciones podr determinar
los lineamientos de estandarizacin que deben seguir las
entidades del gobierno sin detrimento a lo establecido por
el presente Manual (a excepcin de la ubicacin del escudo
de Colombia y de la imagen institucional).
Los anteriores Criterios aplican a sitios web adicionales.
Para el caso de la seccin de Atencin al Ciudadano,
depender del contexto en el que se desarrolla el sitio web.
DESCRIPCIN
Anlisis y caracterizacin de la
infraestructura (4%)
41
PG.
HERRAMIENTAS
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Actividad de Implementar
un sistema de gestin de
seguridad de la informacin
del
Componente
de
Elementos Transversales.
Para las entidades que no cuenten con atencin al ciudadano, podrn denominar la seccin como Atencin al usuario o Atencin al cliente
Manual para la implementacin de la Estrategia
de Gobierno en lnea en las entidades del orden
nacional de la Repblica de Colombia.
Planeacin (4%)
Normatividad/
Poltica
Planeacin (1%)
Recursos Web
http://www.mintic.gov.co/
ipv6/
Implementacin (3%)
Monitoreo (1%)
DESCRIPCIN
La entidad debe establecer su Sistema de Gestin de
Seguridad de la Informacin tanto para sus procesos
misionales como para los de apoyo. De igual forma,
dicho sistema debe contemplar el anlisis de riesgos y las
medidas a implementar en el modelo de apertura de datos
de la entidad.
Planear (2,5%)
42
PG.
HERRAMIENTAS
Lineamientos internos
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Hacer (15%)
Verificar (3,75%)
Actuar (3,75%)
43
PG.
Criterio de Estrategia de
Apropiacin de la Actividad de Institucionalizar la
Estrategia de Gobierno en
lnea del Componente de
Elementos Transversales.
2.Componente de
INFORMACIN EN LNEA
DESCRIPCIN
Implementacin
de la Poltica
editorial y de
actualizacin
(8%)
Publicacin de
informacin
(40%)
44
PG.
HERRAMIENTAS
Enlace con otras Actividades y Componentes
Criterio de Publicacin de
informacin de la Actividad
Publicacin de Informacin
del Componente de Informacin.
Normatividad/Poltica
Lineamientos
nacionales
Mejoramiento (4%)
Acceso
Multicanal (9%)
45
PG.
Recursos Web
http://www.w3.org/TR/mobile-bp/
http://www.w3.org/standards/webdesign/mobilweb
http://merkur.fundacionctic.
org/index.php.es
DESCRIPCIN
Elaboracin del Inventario (7,2%)
HERRAMIENTAS
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
46
PG.
Actividad de Implementar un
Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del
Componente de Elementos
Transversales.
Publicidad
Apertura de
datos (31 %)
47
Disponibles en
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
PG.
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Actividad de Implementar
un Sistema de Gestin de
Seguridad de la Informacin
del
Componente
de
Elementos Transversales.
Criterio de Estrategia de
Promocin de la Actividad
Centrar la atencin en el
usuario del Componente de
Elementos Transversales.
Criterio de Monitoreo y
Evaluacin, de la Actividad
Institucionalizar la Estrategia
de Gobierno en lnea, del
Componente de Elementos
Transversales.
Mejoramiento (3%)
48
PG.
Recursos Web
www.datos.gov.co
www.aplicaciones.gov.co
Lineamientos nacionales
3.Componente de
INTERACCIN EN LNEA
DESCRIPCIN
Consulta a bases de datos (13%)
Servicios de
Interaccin
(30%)
49
PG.
HERRAMIENTAS
Lineamientos
nacionales
Criterios de Caracterizacin
de Usuarios, Accesibilidad
y Usabilidad de la Actividad
Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Actividad de Implementar un
Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del
Componente de Elementos
Transversales.
Criterios de Caracterizacin
de Usuarios, Accesibilidad
y Usabilidad de la Actividad
Centrar la atencin en el
El uso de asistencia en lnea a travs de herramientas como usuario del Componente de
el chat, tiene ventajas que pueden ser aprovechadas por las Elementos Transversales.
entidades y por los ciudadanos. Algunas de ellas son:
Libertad para relaciones de cualquier tipo.
Criterio de Monitoreo y
Sincronizacin en las conversaciones (en tiempo real).
Evaluacin, de la Actividad
Posibilidad de anonimato.
Institucionalizar la Estrategia
Ausencia de censura tcnica.
Sensacin inmediata de atencin al cliente y reduce los de Gobierno en lnea, del
Componente de Elementos
costos operativos como el telfono, el personal y fax.
Para determinar el uso de esta herramienta, es recomendable Transversales.
hacerlo con base en el anlisis y caracterizacin de usuarios
que realiza la entidad.
La interaccin por este espacio debe dar cuenta de un
lenguaje claro para el ciudadano.
Normatividad
/Poltica
50
PG.
Lineamientos
nacionales
Mejoramiento (3%)
51
PG.
CRITERIO
DESCRIPCIN
Sistema de
contacto, peticiones, quejas,
reclamos y
denuncias. (28%)
HERRAMIENTAS
Normatividad
/Poltica
Mejoramiento (2%)
Sistema mvil de
contacto,
peticiones,
quejas,
reclamos y denuncias (11%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Gua de uso del lenguaje
comn de intercambio de informacin disponible en www.
programa.gobiernoenlinea.
gov.co
Lineamientos
nacionales
Criterio de Caracterizacin de
Usuarios de la Actividad Centrar la atencin en el usuario
del Componente de Elementos Transversales.
Recursos Web
http://www.w3.org/TR/mobile-bp/
http://www.w3.org/standards/webdesign/mobilweb
http://merkur.fundacionctic.
org/index.php.es
52
PG.
Sistema
integrado de
peticiones,
quejas, reclamos y denuncias (11%)
Normatividad
/Poltica
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Marco de interoperabilidad
para Gobierno en lnea.
Gua de uso del marco de interoperabilidad.
Gua de uso del lenguaje
comn de intercambio de informacin.
Disponibles en
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
53
PG.
4. Componente de
TRANSACCIN EN
LNEA
DESCRIPCIN
La entidad, en concordancia con el artculo 26 del Decreto
Ley 019 de 2012, pone a disposicin gratuita de los
particulares, a travs del Portal del Estado Colombiano
PEC (haciendo uso del SUIT), todos los formularios cuya
diligencia se exija para la realizacin de los trmites y
servicios de acuerdo con las disposiciones legales.
Los formularios se deben acompaar de un demo, gua o
ayuda de diligenciamiento y debe contar con mecanismos
que permitan a los usuarios la verificacin de los errores
cometidos en el proceso de diligenciamiento.
Para el diseo de formularios se deben utilizar los
conceptos y formatos del lenguaje comn de intercambio
de informacin. Los formularios del orden nacional
que se utilicen en entidades del orden territorial o entes
autnomos deben conservar el logotipo del Ministerio al
cual pertenezcan.
HERRAMIENTAS
Normatividad
/Poltica
Lineamientos
nacionales
NTC 5854
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Criterios de Caracterizacin
de Usuarios, Accesibilidad
y Usabilidad de la Actividad
Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Certificaciones
y constancias
en lnea (15%)
54
PG.
Normatividad
/Poltica
Actividad de Implementar un
Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del
Componente de Elementos
Transversales.
Trmites y
servicios en
lnea (65%)
55
PG.
Lineamientos
nacionales
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Automatizacin (35%)
56
PG.
Normatividad/Poltica
Decreto Ley 019 de 2012.
Ley 1437 de 2011.
Ley 872 de 2003. Artculo 4.
Ley 527 de 1999.
Actividad de Implementar un
Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del
Componente de Elementos
Transversales.
Criterio de Estrategia de Apropiacin de la Actividad de Institucionalizar la Estrategia de
Gobierno en lnea del Componente de Elementos Transversales.
Criterios de Caracterizacin
de Usuarios, Accesibilidad
y Usabilidad de la Actividad
Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Criterio de Monitoreo y Evaluacin, de la Actividad Institucionalizar la Estrategia de
Gobierno en lnea, del Componente de Elementos Transversales.
Criterio de Cadenas de
trmites, de la Actividad Intercambiar informacin entre
entidades del Componente
de Transformacin.
57
PG.
58
PG.
Mejoramiento (5%)
Disponible en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Normatividad
/Poltica
Ley 1437 de 2011.
Implementacin (10%)
Actividad de Implementar un
Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del
Componente de Elementos
Transversales.
59
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
PG.
Lineamientos nacionales
60
PG.
Criterios de Caracterizacin
de Usuarios, Accesibilidad
y Usabilidad de la Actividad
Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
5. Componente de
TRANSFORMACIN
Actividad: Hacer uso de medios electrnicos en procesos y procedimientos internos y estrategia de Cero Papel.
Porcentaje: 45%
CRITERIO
Buenas
Prcticas (9%)
DESCRIPCIN
HERRAMIENTAS
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Normatividad/Poltica
Directiva presidencia 04 de
2012.
Documentos
electrnicos
(13%)
61
PG.
La entidad incorpora esquemas de gestin de documentos electrnicos, con base en el anlisis de los procesos y
negocios de la entidad. Para esto se deben desarrollar las
siguientes actividades:
Lineamientos
nacionales
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
NTC/ISO 15489-1
Marco de interoperabilidad
para Gobierno en lnea.
Normatividad/Poltica
Procesos y
procedimientos
internos
electrnicos
(23%)
62
PG.
Lineamientos nacionales
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Lineamientos
detallados
para la implementacin de
procesos
administrativos
electrnicos.
Lineamientos para la implementacin del modelo de
seguridad de la informacin
2.0.
Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Automatizacin (12%)
Mejoramiento (3%)
63
PG.
Normatividad
/Poltica
Directiva Presidencia 04 de
2012.
Ley 1437 de 2011.
Ley 527 de 1999.
DESCRIPCIN
Para que la experiencia de los usuarios sea completamente
en lnea, es necesario que cuando un trmite automatizado
requiere del producto de otra entidad, este ltimo se pueda
gestionar en lnea tambin de forma sincronizada. Par
lograr lo anterior la entidad debe desarrollar las siguientes
actividades:
Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Automatizacin (12,5%)
64
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
PG.
HERRAMIENTAS
Normatividad/Poltica
Gobierno como
Plataforma
Servicios de
intercambio
de informacin
(27,5%)
Identificacin (3%)
diferentes escenarios de
tipo de intercambio de
identificar el escenario la
Gua para el uso del Marco
RAVEC (2%)
Mejoramiento (2,5%)
65
PG.
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Marco de interoperabilidad
para Gobierno en lnea y su
Gua de uso.
Gua para el uso del Marco
de Interoperabilidad.
Gua de uso del lenguaje
comn de intercambio de
informacin.
Lineamientos para la implementacin del modelo de
seguridad de la informacin
2.0.
Disponibles en
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Normatividad/Poltica
Gobierno como
plataforma
Lineamientos
nacionales
6. Componente de
DEMOCRACIA EN
LNEA
DESCRIPCIN
Planeacin (2%)
66
PG.
HERRAMIENTAS
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Lineamientos
nacionales
Convocatoria (2%)
Discusin (3%)
Mejoramiento (5%)
DESCRIPCIN
Convocatoria (5%)
67
PG.
HERRAMIENTAS
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Consulta (5%)
Realimentacin (5%)
Disponibles en
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Normatividad/Poltica
Resultados (5%)
Uso de medios
electrnicos
en el proceso
de planeacin
de la entidad.
(20%)
Convocatoria (5%)
68
PG.
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Consulta (5%)
Realimentacin (5%)
Institucionalizar la Estrategia
de Gobierno en lnea del
Componente de Elementos
Transversales.
Criterios de Caracterizacin
de Usuarios y Estrategia de
promocin, de la Actividad
Centrar la atencin en el
usuario del Componente de
Elementos Transversales.
Resultados (5%)
DESCRIPCIN
Convocatoria (4%)
Consulta (4%)
69
PG.
HERRAMIENTAS
Lineamientos Nacionales
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Gua para el desarrollo de
ejercicios de participacin.
Lineamientos y recomendaciones para el uso de medios sociales en el Estado
colombiano.
Disponibles en
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Normatividad/Poltica
CONPES 3654 de 2010
Realimentacin (4%)
Criterio de Estrategia de
Apropiacin de la Actividad de
Institucionalizar la Estrategia
de Gobierno en lnea del
Componente de Elementos
Transversales.
Criterios de Caracterizacin
de Usuarios y Estrategia de
promocin, de la Actividad
Centrar la atencin en el
usuario del Componente de
Elementos Transversales.
Discusin (4%)
Resultados (4%)
70
PG.
DESCRIPCIN
Los conjuntos de datos que publica la entidad cobran
valor en la medida en que sean utilizados por terceros.
Para promocionar que dichos conjuntos sean utilizados la
entidad habilita espacios tanto fsicos como electrnicos
para presentar los datos que posee e invitar a los posibles
interesados a que hagan uso de stos. Dichos mecanismos
pueden ser ferias y eventos de desarrolladores, as como
foros virtuales, chats, blogs, mensajes de texto, redes
sociales o cualquier otro.
HERRAMIENTAS
Lineamientos en la
Arquitectura GEL
Disponibles en
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Normatividad/Poltica
Gobierno como
Plataforma
Centro de innovacin de
Gobierno en lnea.
Consulta para la
solucin de
problemas (17%)
Convocatoria (5%)
Lineamientos en la
Arquitectura GEL
Gobierno como
Plataforma
Centro de innovacin de
Gobierno en lnea.
71
PG.
Resultados (6%)
72
PG.
ANEXO 2
INFORMACIN MNIMA A
PUBLICAR
73
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Informacin General de la Entidad: La siguiente informacin debe estar publicada y agrupada en una sola seccin:
Misin y visin
Objetivos y funciones
Organigrama
Directorio de entidades
Directorio de agremiaciones,
asociaciones y otros grupos de
inters.
La entidad publica el listado de las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace al
sitio Web de cada una de stas. As mismo publica los datos de contacto
de los principales grupos de inters y/u organizaciones sociales o poblacionales.
Datos de Contacto: La entidad debe publicar en el pi de pgina los siguientes datos para establecer contacto. Este
Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web.
Este correo debe estar de igual forma disponible en el Portal del Estado
Colombiano, en el campo correspondiente de los datos de contacto de
la entidad.
El correo para notificaciones judiciales debe estar configurado de forma tal
74
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
que enve acuse de recibo al remitente de forma automtica.
La entidad debe establecer los responsables de manejar este correo
electrnico.
Localizacin fsica
Sucursales o regionales
Servicios de Informacin. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web.
Preguntas y respuestas
frecuentes
Glosario
Noticias
Calendario de actividades
Normatividad, polticas y lineamientos: Se deben publicar la normatividad que rige a la entidad, la que determina su
competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. De igual forma se deben publicar las
polticas, manuales o lineamientos que produzca la entidad. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el
contexto del propsito del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando
sea clara la relacin de la norma con la temtica desarrollada por el sitio web adicional).
75
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Se deben publicar dentro de los siguientes 5 das de su expedicin de
acuerdo con los principios de oportunidad y publicidad.
En la medida en que el Sistema nico de Informacin Normativa vaya habilitando las funcionalidades de consulta focalizada, las entidades debern
hacer uso de dicho sistema.
Decretos
Polticas/ lineamientos/
manuales
Informacin Financiera y Contable. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del
sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la identificacin
de la informacin relativa al sitio web adicional).
Presupuesto aprobado en
ejercicio
76
PG.
Informacin histrica de
presupuestos
Estados financieros
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Plan de accin
Programas y proyectos en
ejecucin
Informes de Gestin
77
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito
del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal,
siempre y cuando sea clara la identificacin de la informacin relativa al
sitio web adicional).
Planes de Mejoramiento
Otros Planes
Informes de empalme
Programas sociales
Defensa judicial
78
PG.
ASPECTOS
Informe de archivo
DESCRIPCIN
La entidad publica la Tabla de Retencin Documental y el Programa de
Gestin Documental.
Contratacin
Plan de compras
Trmites y Servicios
79
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Recurso Humano.
Manual de funciones
Asignaciones salariales
Datos de contacto
Ofertas de empleo
80
PG.
ANEXO 3
ACCESIBILIDAD NIVEL DE
CUMPLIMIENTO AAA (TRIPLE A)
82
PG.
DESCRIPCIN
ENTIDADES
Opcional.
Opcional
Opcional
Opcional
Opcional
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
3.2.2.4. Interrupciones
Obligatorio
REQUISITO
83
PG.
DESCRIPCIN
ENTIDADES
3.2.2.5. Re-autentificacin
Obligatorio
Obligatorio
3.2.4.8. Ubicacin
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
3.3.1.4. Abreviaturas
Obligatorio
Opcional
3.3.1.4. Pronunciacin
NA
NA
Obligatorio
3.3.3.5. Ayuda
Obligatorio
Obligatorio
ANEXO 4
NOTA: tenga en cuenta lo que establece la Ley 1437 de 2011 sobre las peticiones y el uso de medios electrnicos.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Asignacin de turnos
Archivos de soporte
Se debe habilitar un espacio para que los usuarios del sistema enven
documentos o archivos (texto, hoja de clculo, video, audio, imgenes,
entre otros) de soporte de sus actuaciones ante la entidad. Para esto la
entidad debe establecer un sistema de seguridad en la recepcin de dichos documentos.
Seguimiento en lnea
Ayudas
85
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Se deben indicar otros medios a travs de los cuales se pueden hacer solicitudes, los requisitos y condiciones para ello y el funcionario responsable
ante el cual se puede hacer la solicitud, de acuerdo con la ley.
De igual forma la entidad debe publicar la direccin y los datos de contacto y el horario de atencin de las oficinas o dependencias en donde
se pueda realizar la totalidad de la actuacin administrativa que implique
la presencia del peticionario, de acuerdo con lo establecido en Decreto
1122 de 1999.
Acuse de recibido
Al momento de realizar una solicitud se debe generar un mensaje de confirmacin del recibido por parte de la entidad, indicando la fecha y hora de
la recepcin as como el nmero de registro de la peticin y la copia de la
peticin realizada con el detalle de los archivos de soporte enviados.
En dado caso de presentarse una falla en el sistema, ste deber arrojar
un mensaje propio del aplicativo que indique el motivo de la misma y la
opcin con la que cuenta el peticionario. La entidad debe tener en cuenta
que este acuse de recibo debe incluir la constancia de falta de documentos en los casos estipulados en el artculo 15 de la Ley 1437 de 2011.
86
PG.
ANEXO 5
GUAS Y ESTNDARES
PARA EL GOBIERNO EN
LNEA EN COLOMBIA
87
PG.
Hacen referencia a una serie de orientaciones que se requieren para dinamizar el proceso de evolucin de las entidades
en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Dichos habilitantes son de tipo poltico, normativo, de
monitoreo y evaluacin y su gestin est a cargo del Programa Gobierno en lnea. La construccin de los mismos
ser un proceso gradual es decir, que se irn construyendo segn se requieran.
Transversales
El Programa Gobierno en lnea debe publicar la metodologa para la realizacin de diagnsticos que permitan
determinar la lnea de base de las entidades a las cuales va dirigido este Manual en cuanto al cumplimiento del
mismo.
El Programa Gobierno en lnea debe publicar la metodologa para la realizacin de la planeacin para dar
cumplimiento a la Estrategia de Gobierno en lnea.
El Programa Gobierno en lnea disea un esquema de acompaamiento y capacitacin, de acuerdo con las
necesidades de las entidades, los ciudadanos y las empresas y los pone en ejecucin.
El Programa Gobierno en lnea disea o ajusta el sistema de monitoreo y evaluacin para determinar el avance,
uso, calidad e impacto del Gobierno en lnea en Colombia y lo pone en marcha.
El Programa Gobierno en lnea define y divulga los lineamientos de accesibilidad a ser aplicados por las entidades
del Estado Colombiano y los privados que ejercen funciones pblicas.
El Programa Gobierno en lnea define y divulga los lineamientos de usabilidad a ser aplicados por las entidades
del Estado Colombiano y los privados que ejercen funciones pblicas.
El Programa Gobierno en lnea define y divulga los lineamientos de seguridad de la informacin a ser aplicados
por las entidades del Estado Colombiano y los privados que ejercen funciones pblicas.
Informacin
Interaccin
Transformacin
88
PG.
ANEXO 6
GLOSARIO
Accesibilidad: Acceso universal a la Web, independientemente del tipo de hardware, software, infraestructura de
red, idioma, cultura, localizacin geogrfica y capacidades de los usuarios (W3C World Wide Web Consortium). En
el contexto colombiano, ha venido asumindose como las condiciones que se incorporan en sitios y herramientas
web que favorecen el que usuarios en condiciones de deficiencia tecnolgica, fsica o sensorial o en condiciones
particulares de entornos difciles o no apropiados, puedan hacer uso de estos recursos de la Web.
Activo: Cualquier cosa que tiene valor para la organizacin NTC-ISO /IEC 27001
Anlisis de Riesgo: Uso sistemtico de la informacin para identificar las fuentes y estimar el riesgo NTC-ISO /IEC
27001
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.
Archivamiento Web: Proceso de recoleccin de fracciones o partes de la World Wide Web y la garanta de que la
coleccin se conserva en un archivo o sistema de informacin para futuros investigadores, historiadores y pblico
en general.
Automatizar: Hace referencia a la incorporacin de herramientas tecnolgicas a un proceso o sistema.
Back Office: En trminos empresariales, hace referencia a la parte donde tienen lugar las tareas destinadas a la
gestin de la propia empresa y con las cuales el cliente no tiene un contacto directo. En el mbito tecnolgico, se
refiere a los sistemas automticos que respaldan las acciones que acompaan a una transaccin.
Cadena de Trmites: La relacin que se establece entre los trmites en funcin de los requisitos exigidos para su
realizacin, los cuales se cumplen a travs de otros trmites o servicios prestados por otras entidades, genera
las cadenas de trmites.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o
recepcin en los archivos de gestin y archivos administrativos y su conservacin temporal, hasta su eliminacin
o integracin a un archivo permanente.
Chief Technology Officer CTO: Dentro de una organizacin, es el encargado de realizar procesos de transformacin
de procesos y recursos en tecnologa con el fin de apoyar el cumplimiento de los objetivos de la misma. Usualmente
combina un fuerte conocimiento tcnico y cientfico con habilidades gerenciales e involucra la realizacin de
actividades de investigacin y desarrollo tecnolgico y la formulacin de estrategias de largo plazo.
Confidencialidad: Propiedad de la informacin que determina que est disponible a personas autorizadas
Conjunto de datos: Es un conjunto de variables y datos asociados
Control ciudadano: El Control Ciudadano es una modalidad de participacin ciudadana en los asuntos pblicos
con contenidos de vigilancia, crtica, seguimiento, evaluacin, deliberacin y sancin social, condicionada a
la autonoma e independencia de los actores sociales y a los poderes sociales que disponga para producir
consecuencias 6.
Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios (sin procesar) que se encuentran en formatos estndar e
interoperables que facilitan su acceso y reutilizacin, los cuales estn bajo la custodia de las entidades pblicas
y que son puestos a disposicin de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que
terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Completos: Los datos pblicos no deben estar sujetos a privacidad u otras limitaciones. Adems, deben
estar electrnicamente almacenados.
Primarios: Significa que debe haber una disponibilidad de la fuente primaria, sin procesamientos y sin
formas agregadas.
Oportunos: Ello para preservar su valor.
Accesibles: La disponibilidad debe ser lo ms amplia posible para los usuarios y para propsitos diversos.
Procesables: Deben estar razonablemente estructurados para permitir su automatizacin por diversas
herramientas.
Acceso indiscriminado: Implica su disponibilidad para cualquier usuario, sin necesidad de su registro.
No-propietarios: Deben estar disponibles en un formato donde nadie deba tener la exclusividad de su
control.
Libres de licencias: No deben estar sujetos a copyright, patentes, o regulaciones secretas. Una razonable
privacidad, seguridad y restricciones puede ser aplicada por el gobierno u otros estamentos.
90
PG.
Disponibilidad: Propiedad de que la informacin y sus recursos relacionados deben estar disponibles y utilizables
cuando se los requiera.
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o
cultural y debe ser objeto de conservacin.
Documento electrnico: Documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo electrnico y en el que el
contenido est codificado mediante algn tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el
auxilio de detectores de magnetizacin.
Evaluacin del riesgo: Proceso de comparar el riesgo estimado contra criterios de riesgo dados, para determinar
la importancia del riesgo. NTC-ISO /IEC 27001.
Front Office: Es el lugar donde el usuario entra en contacto con la entidad y se refiere al conjunto de estructuras
que gestionan la interaccin con dicho ciudadano o usuario.
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Gestin electrnica de documentos (sistema GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla
informacin de la institucin; por un lado la que procede de archivos fsicos en papel y por otro la contenida en
archivos electrnicos.
Innovacin abierta: son los procesos de innovacin que convocan a actores externos para que aporten soluciones
a problemas identificados por la entidad.
Integridad: Propiedad de salvaguardar la exactitud de la informacin y sus mtodos de procesamiento deben ser
exactos.
Interoperabilidad: El ejercicio de colaboracin entre organizaciones para intercambiar informacin y conocimiento
en el marco de sus procesos de negocio, con el propsito de facilitar la entrega de servicios en lnea a ciudadanos,
empresas y a otras entidades. (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en lnea, Versin 2010).
Ipv6: El Protocolo de Internet versin 6, es la versin del Protocolo de Internet (IP por sus siglas en ingls) que
fue diseada para suceder al Protocolo versin 4. Ipv6 ha sido desarrollado por la Internet Engineering Task
Force (IETF http://www.ietf.org), para hacer frente al agotamiento de las direcciones Ipv4, y se describe en el
documento estndar de Internet RFC 2460, publicado en diciembre de 1998. Aunque Ipv4 de 32 bits permite
una direccin de Protocolo de Internet, y por lo tanto puede soportar 232 direcciones, Ipv6 utiliza direcciones de
128 bits, por lo que el nuevo espacio de direcciones compatible con 2128. Esta expansin permite muchos ms
dispositivos y usuarios en Internet, as como una mayor flexibilidad en la asignacin de direcciones y la eficiencia
para el direccionamiento de trfico.
Marco de Interoperabilidad: es un conjunto de elementos que orientan el intercambio de informacin a nivel pblico
y est constituido por:
Principios y polticas que orientan los esfuerzos polticos, legales y organizacionales de las entidades, con
el fin de facilitar la interoperabilidad.
Un modelo de administracin, compuesto por un modelo de madurez, un modelo de administracin y un
modelo de medicin.
Un conjunto de recomendaciones, protocolos, estndares y guas metodolgicas, necesarias para que las
entidades compartan informacin a travs de servicios de intercambio de informacin, con el propsito
de facilitar la prestacin de sus servicios a ciudadanos, empresas y otras entidades pblicas en Colombia.
Personalizacin: Se refiere al proceso mediante el cual los servicios electrnicos responden a las necesidades o
deseos particulares de los usuarios a quienes se destinan tales servicios. El tal caso, los servicios son adaptados
de manera que toman en cuenta las particularidades de los ciudadanos o usuarios e incluso, son ellos quienes
pueden realizar dicha adaptacin.
Racionalizar: Organizar los trmites, procesos y procedimientos de tal manera que se reduzcan a su mnima
expresin, con el menor esfuerzo y costo para el ciudadano, a travs de estrategias efectivas de simplificacin,
estandarizacin, mejoramiento continuo, supresin y automatizacin de los mismos7
Registro: Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de su entrada en el
sistema.
Reutilizacin: El uso de documentos que obran en poder de organismos del sector pblico por personas fsicas o
91
PG.
jurdicas con fines comerciales o no comerciales distintos del propsito inicial que tenan esos documentos en la
misin de servicio pblico para la que se produjeron 8.
Sede electrnica: Es el espacio virtual multicanal integrado y multiplataforma a travs del cual la entidad presta
servicios de informacin, interaccin, transaccin, interoperabilidad y participacin 9.
Servicio: Es el conjunto de acciones o actividades de carcter misional diseadas para incrementar la satisfaccin
del usuario, dndole valor agregado a las funciones de la entidad 10.
Servicio de intercambio de informacin: Forma en la que dos o ms entidades coordinan su actuar desde el dominio
poltico-legal, sociocultural, organizacional, semntico y tcnico para garantizar que el intercambio de informacin
entre ellas se realiza de forma legal, correcta y eficiente.
Servicios de valor agregado: Son aquellas aplicaciones que desarrollan los particulares (terceros), a partir de los
datos abiertos publicados por las entidades estatales y que benefician a los ciudadanos o usuarios.
Servicio en lnea: Servicio que puede ser prestado por medios electrnicos a travs del portal de una entidad.
Simplificar. Adoptar estrategias que implican: reduccin de costos operativos en la entidad, reduccin de costos
para el usuario, reduccin de documentos, reduccin de pasos, reduccin de pasos en el trmite interno,
reduccin de requisitos, reduccin del tiempo de duracin del trmite, reduccin del tiempo en los puntos de
atencin, aumento en la vigencia del trmite, aumento de puntos de atencin, fusin del trmite 11.
Sistema de Gestin Documental: Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos
a lo largo del tiempo.
Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT: Es un sistema electrnico de administracin de informacin de
trmites y servicios de la administracin pblica Colombiana que opera a travs del Portal del Estado Colombiano
y cuyo funcionamiento es coordinado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, por mandato
legal. Este sistema permite integrar la informacin y actualizacin de los trmites y servicios de las entidades de
la administracin pblica para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera centralizada y en lnea.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales o medios tecnolgicos
empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos,
orales y sonoros.
Trmite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para
adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada por la ley. El trmite se inicia cuando ese
particular activa el aparato pblico a travs de una peticin o solicitud expresa y termina (como trmite) cuando
la administracin pblica se pronuncia sobre ste, aceptando o denegando la solicitud.
Trmite en lnea: Trmite que puede ser realizado por medios electrnicos a travs del portal de una entidad, ya
sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado
requerido.
Usabilidad: La usabilidad es un atributo relacionado con la facilidad de uso. Ms especficamente, se refiere a la
rapidez con que se puede aprender a utilizar algo, la eficiencia al utilizarlo, cun memorable es, cul es su grado
de propensin al error, y cunto le gusta a los usuarios. Si una caracterstica no se puede utilizar o no se utiliza
es como si no existiera. (Nielsen)
Ventanilla nica Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realizacin de trmites que
estn en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solucin completa al interesado.
Valoracin del riesgo: Proceso global de anlisis y evaluacin del riesgo. NTC-ISO /IEC 27001
Nota: Cuando un trmino haga referencia a temas de archivo electrnico o Cero Papel, remitirse al Glosario creado por
la iniciativa de Cero Papel, disponible en www.programagobiernoenlinea.gov.co
Directiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 17 de noviembre de 2003 relativa a la reutilizacin de la informacin del sector
pblico..
9
El artculo 60 de la Ley 1437 de 2011 presenta elementos adicionales sobre la sede electrnica.
10
DAFP. Ibd.
11
dem
92
PG.
REFERENCIAS