6.

4 ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE PROTECCION CIVIL

Programa Interno de Proteccin Civil:
Es un instrumento de planeacin y operacin que se circunscribe al mbito de dependencia,
entidad, institucin u organismo pblico, privado o social, cuyo fin es el de salvaguardar la
integridad fsica de los empleados y de las personas que concurren a ellos, bienes e informacin
vital, ante la ocurrencia de un riesgo, emergencia, siniestro o desastre.
Objetivo General:
Establecer las acciones preventivas y de auxilio destinadas a salvaguardar la integridad fsica de los
empleados y de las personas que concurren a las instalaciones y proteger los bienes e informacin
vital, ante la ocurrencia de una calamidad.

Finalidad:
La finalidad que el Programa Interno de Proteccin Civil es el diseo y ejecucin de medidas, por
un lado, preventivas y, por el otro, de respuesta en casos de emergencia. En un segundo
momento, el Programa debe considerar las medidas de cooperacin y recuperacin para una
vuelta a la normalidad y continuidad de la vida institucional de la FLACSO Mxico: personas y
patrimonio conforman la institucin.

El Programa Interno De Proteccin Civil Se Compondr De:

Las tres partes de que se compone el Programa Interno de Proteccin Civil responden a
naturalezas diversas:

I. La operativa recae en el Plan para la Unidad Interna de Proteccin Civil

II. La funcional al Plan de Contingencias

III. La geogrfica al Plan de Continuidad

I. Componentes del Plan Operativo para la Unidad Interna de Proteccin

Civil de FLACSO Mxico:
El Plan Operativo para la Unidad Interna de Proteccin Civil de la FLACSO Mxico tiene
como finalidad disear y ejecutar la constitucin de una instancia propia responsable de
los factores de prevencin y auxilio para emprender lo mejor posible: una respuesta frente
a una emergencia y disminuir los efectos de la misma.
Los componentes que deben observarse en la elaboracin de este Plan, de acuerdo a la
Ley General de Proteccin Civil y los lineamientos emitidos por la Secretara de
Gobernacin son los siguientes:

1. Creacin de la Unidad Interna de Proteccin Civil de la FLACSO Mxico

Se requiere que la constitucin formalizada de la Unidad Interna de Proteccin Civil desde
dos niveles de responsabilidad: la institucional y por inmueble. Para lograr este primer
elemento del Plan se deben considerar las siguientes acciones:
Marco Jurdico Interno, que describe el contexto jurdico que le da soporte y fundamento
al Programa Interno de Proteccin Civil dentro de la FLACSO Mxico.
Acta Constitutiva de la Unidad Interna de Proteccin Civil del nivel institucional, que define
los niveles de responsabilidad designados en la estructura institucional para dirigir las
acciones de proteccin civil de toda la organizacin mediante la integracin de la Unidad
Institucional de Proteccin Civil
Acta Constitutiva de la Unidad Interna del Inmueble, que formaliza la constitucin de la
Unidad Interna de Proteccin Civil en cada inmueble de la FLACSO Mxico designando al
responsable del inmueble, al responsable operativo del programa interno, a los jefes de
piso, al Jefe de brigada y a los integrantes de las brigadas

2. Calendario de Actividades

Corresponde a la calendarizacin anual de las acciones y tareas en materia de proteccin

civil, desde la integracin del marco jurdico en su ordenamiento legal, la actualizacin de
la Unidad Interna de Proteccin Civil, hasta la realizacin del o de los simulacros
prefijados. Es importante sealar que debe haber un compromiso serio en torno al
cumplimiento estricto de las fechas.

3. Directorios e Inventarios

Debe realizarse la integracin de los directorios de recursos humanos, tales como:

responsables de proteccin civil en el nivel, institucional como los de cada inmueble.
Adems, por ser una materia en la que convergen distintas autoridades deber incluirse
un directorio de las instituciones de emergencia de la localidad, con inclusin de las
autoridades de proteccin civil, grupos especializados (servicios mdicos, bomberos,
polica, por ejemplo). Adems del elemento humano, deben integrarse los inventarios de
recursos materiales que contemplen el material, equipo y sealizacin dispuesta para las
acciones de proteccin civil, con precisin de la cantidad y la ubicacin de los mismos.

4. Identificacin y evaluacin de riesgos

El Programa Interno en el componente de la Unidad Interna de Proteccin Civil deber

considerar la inspeccin de las condiciones internas y externas del inmueble, por lo que se
deber adjuntar al documento la identificacin y evaluacin de los riesgos a que est
expuesto, con la finalidad de documentar las acciones establecidas para su eliminacin,
control o mitigacin.
Para ello se puede obtener el formato de identificacin y evaluacin de riesgos que ha
diseado por la Secretara de Gobernacin.

5. Sealizacin

Una de las partes ms relevantes es la que corresponde a la documentacin precisa e

indubitable de las seales que se utilizarn en los inmuebles de la FLACSO Mxico.
La tipologa de la sealizacin abarca: informativas, prohibitivas, de precaucin y de
obligacin, mismas que ya seala la Norma Oficial Mexicana NOM- 003 -SEGOB vigente.

6. Mantenimiento preventivo y correctivo

Incluye la informacin relativa a la aplicacin preventiva o correctiva de normas y

procedimientos internos de conservacin del inmueble, as como de los equipos y
sistemas de seguridad y de servicios instalados en l, con el propsito de disminuir,
controlar o evitar riesgos, documentando bitcoras y evidencias de las acciones
preventivas y correctivas realizadas.

7. Medidas y equipos de seguridad

Este componente debe contener aquellas polticas, normas y medidas de seguridad que
contemplan el diseo y establecimiento de lineamientos de salvaguarda aplicables al
interior del inmueble, y por otro lado presenta el listado del equipo y los suministros con
que se cuenta, a fin de determinar la capacidad de respuesta en emergencia.

8. Equipo de identificacin

Describe a detalle los accesorios de identificacin y equipamiento otorgados a los

integrantes de la Unidad Interna para el desempeo de las funciones de proteccin civil
encomendadas (por ejemplo, chalecos con luminosidad fosforescente, rtulos de personal
de proteccin civil, identificacin por inmueble y nivel de responsabilidad, etctera).

9. Capacitacin

Describe la planeacin e implantacin del programa anual de capacitacin, de carcter

terico-prctico, inductivo y formativo, dirigido al personal que integra la Unidad Interna
de Proteccin Civil.

10. Difusin y concientizacin

Describir las acciones programadas y definir los medios a utilizar para informar al personal
que labora o acude a un inmueble sobre los procedimientos y recursos existentes en
materia de proteccin civil, a fin de fomentar actitudes y prcticas de autoproteccin ante
una emergencia o para prevenir su ocurrencia , consolidando una cultura de proteccin
civil.

11. Ejercicios y Simulacros

Comprende la programacin y evidencias de ejecucin de ejercicios de gabinete y

simulacros de campo de acuerdo a los riesgos.

12. Procedimientos de emergencia

Incorpora la evidencia documental del desarrollo de procedimientos de actuacin en

emergencia previamente establecidos, de acuerdo a la identificacin de riesgos internos y
externos y en funcin de cada uno de los fenmenos perturbadores que puedan afectar al
inmueble, as como las responsabilidades de cada uno de los integrantes de la Unidad
Interna de Proteccin Civil que permitan la evaluacin de los resultados y determinar
acciones de mejora.

13. Evaluacin de daos

Documenta y define la metodologa para la identificacin de los daos, priorizndolos por

su magnitud, impacto o afectacin, y determinando las acciones ms recomendables para
que sean asumidos, eliminados o mitigados.

14. Continuidad o regreso a la normalidad

Comprende los procedimientos para la reactivacin de las actividades normales despus

de una emergencia, definiendo las acciones y rutinas para la revisin, anlisis y
reconstruccin de las condiciones fsicas internas y externas del inmueble, as como de los
sistemas daados para la salvaguarda de las personas que laboran o acuden al mismo.

II. Componentes del Plan de Contingencias de FLACSO Mxico:

Este componente geogrfico del Programa Interno de Proteccin Civil de la FLACSO
Mxico define las acciones para asegurar que la institucin adopte medidas para generar
hbitos de autoproteccin del personal y del patrimonio, lo que favorece a modo
individual la preparacin frente las emergencias que se presenten en toda la institucin y
en particular en cada inmueble que la compone.
Los elementos que conforman este Plan de Contingencia, con base en la Gua Tcnica de la
SEGOB son los siguientes:

1. Evaluacin de riesgo por cada puesto de trabajo

Se deber desarrollar y documentar la metodologa aplicada para la evaluacin de riesgos

de cada puesto de trabajo al interior de la FLACSO Mxico (por ejemplo, piso resbaloso,
escaleras, estantera, ventanales grandes, instalaciones de gas y electricidad, entre otros),
esta informacin es necesaria para estar en condiciones de tomar decisiones sobre la
necesidad o no, de adoptar acciones preventivas, y en caso afirmativo el tipo de acciones
que deben de adoptarse.

2. Medidas y acciones de autoproteccin

Con base en el anlisis e identificacin de riesgos por cada puesto de trabajo, desarrollar y
documentar las medidas preventivas necesarias.

3. Difusin y Socializacin

Los profesores, estudiantes y empleados de la FLACSO Mxico deben ser informados de

los riesgos especficos del puesto, sus causas y las medidas y acciones preventivas que
debera adoptar para su autoproteccin. Para ello, se recomienda elaborar un documento
personalizado, de fcil consulta y manipulacin (tipo tarjeta de bolsillo), donde se
especifiquen las medidas y acciones de seguridad en el entorno, de seguridad fsica, de
comunicacin, conductuales, entre otros. Este documento debe ser entregado al personal
en el momento que comienza realizar dicho trabajo en el centro laboral (incorporacin al
mismo).

III. Componentes del Plan de Continuidad de Operaciones de FLACSO

Mxico:
Ante un escenario de desastre que puede causar la interrupcin en las operaciones de la
FLACSO Mxico, es una necesidad y una exigencia contar con procedimientos que
permitan a corto plazo garantizar su funcionamiento. El trabajo diario, el funcionamiento
ordinario, las operaciones financieras, los compromisos acadmicos y jurdicos, entre
muchas otras variables, no pueden paralizarse ante la presencia de una emergencia.
Deben considerarse dos niveles de emergencias: las de naturaleza magna o de efectos
permanentes como las inundaciones, terremotos, incendios, derrumbes, explosiones,
entre otros. Y las de naturaleza focalizada como pandemias, amenazas de bomba, cortes
de la energa elctrica, fallas de los sistemas de comunicacin, movimientos sociales,
protestas, etctera.
El Plan de Continuidad debe ser diseado y operado por la Direccin General de la FLACSO
Mxico pues atiende el funcionamiento general y operativo de la institucin que implica
toma de decisiones durante una crisis, la definicin de alternativas para la continuidad de
servicios crticos y la definicin de prioridades y marcos de referencia de tiempo.

Primeramente se debe establecer el marco de cobertura y alcance.

Desarrollar el Plan utilizando la siguiente matriz de factores:

1. Identificar las operaciones y funciones crticas

Las funciones crticas son aquellas que la FLACSO Mxico no puede dejar de llevar a cabo
bajo ningn escenario de emergencia mayor. Durante la fase inicial del Plan de
Continuidad, se debe hacer una lista de todas las operaciones y funciones y el rea
responsable de cada una. Puede ser de utilidad pedir al personal que haga una lista de lo
que hace durante el da para poder identificar las tareas que realizan. Una descripcin de
cmo se hacen esas tareas de manera completa, incluyendo tambin apuntes de lo ms
bsico y necesario.

2. Identificar los requerimientos mnimos para realizar las funciones crticas

Los requerimientos mnimos para trabajar, son aquellos recursos necesarios para realizar
al menos lo ms importante y las funciones bsicas para la operacin. Los recursos bsicos
incluyen: personal (nmero, capacidad, etc.), equipo de cmputo y telecomunicaciones,
papelera oficial, objetos personales, etctera.

3. Identificar las dependencias e interdependencias internas y externas

Ubicar cules son las operaciones que dependen de otras reas al interior de la FLACSO
Mxico, con el fin de que las funciones no se interrumpan. Es importante prever que
algunos insumos producidos en las reas de trabajo pueden ser considerados como un
elemento importante para llevar a cabo una operacin/funcin crtica en otra rea de
trabajo. Es necesario realizar este ejercicio de identificacin de dependencias que las
funciones crticas tienen al exterior de la FLACSO Mxico: proveedores, contratos,
compromisos institucionales, etctera.

4. Establecer las metas de recuperacin y temporalidad

Las metas de recuperacin deben identificar que tan rpido se puede restaurar una
funcin u operacin.
Las consideraciones de las metas para la recuperacin incluyen:
El tiempo que se necesita para cambiar o restaurar las funciones.
Mtodo alternativo, si el restablecimiento requerido tardase ms de lo esperado.
Aspectos de la operacin-funcin que pueden ser restablecidos en partes.

5. Mtodos alternativos de operacin y lugar

Se deber determinar la infraestructura o las instalaciones alternas y las funciones y

operaciones de la institucin que sean prioritarias para el funcionamiento, con el anlisis
de distintas opciones y necesidades de elementos financieros, humanos, equipos,
sistemas, seguridad y diagnstico de vulnerabilidad para trasladar las operaciones bsicas
a un sitio alterno.
Se deben determinar los procedimientos internos y los lugares a los que tenga acceso
parcial o total para que las funciones crticas puedan continuar hasta la total restauracin.
Se debe asegurar un argumento realista para la alternancia, que no est basada en
suposiciones, o apuesten a altos costos de dinero y/o tiempo.

6. Identificar los pasos para la recuperacin

Se recomienda listar la secuencia de pasos que son requeridos jerrquicamente para

restaurar cada funcin. Los pasos pueden incluir: Identificacin/obtencin de recursos
necesarios, Identificacin/disponibilidad, capacidad, y responsabilidades del personal
requerido, estimacin de costos dinero/tiempo, entre otros.

7. Examinar los supuestos

Antes de continuar, los supuestos en los que se basa el Plan de Continuidad deben ser
identificados y examinados para asegurar una mejor forma de efectividad del mismo, por
lo que deben enlistarse de una manera explcita e incluir pies de notas y observaciones
especiales. Las consideraciones a observar pueden ser: impacto de la interrupcin de las
funciones que hacen otras reas de la FLACSO Mxico, tiempo de
restauracin/disponibilidad de todo el personal y/o espacio para trabajar, entre otros.

8. Examinar los mtodos de comunicacin

La comunicacin efectiva es de suma importancia durante una emergencia, por lo que

debe generarse un mtodo que asegure la comunicacin de la emergencia (correo de voz
o electrnico, telfono, mensajes, entre otros). El Plan de Continuidad en el apartado de
comunicaciones debe tener una perspectiva hacia arriba, hacia abajo, al interior y al
exterior.

9. Examinar los elementos financieros clave

Los elementos financieros clave, tales como, presupuesto de nmina, presupuesto de

pago a proveedores, caja chica, entre otros, no siempre son considerados durante la
planeacin y resultan ser factores esenciales para la recuperacin efectiva.

10. Examinar la informacin tecnolgica clave

Las primeras preguntas que necesitan respuesta son:

- Qu documentos/archivos son los de mayor valor?

- Dnde estn acomodados esos archivos?

- Cundo se necesitarn esos archivos durante el incidente?

- En una hora, en un da, entre otros?

- Cmo se puede acceder a esos archivos?

- Tiene el personal crtico acceso VPN (Virtual Private Network)?

- Hay servidores alternos de e-mail y/o e-mail alternos?

- Hay copias de los documentos importantes y esas copias estn guardadas en un lugar
alterno?

Revisar todos los componentes de la continuidad de operaciones con el fin de probar su

funcionamiento y eliminar posibles fallas en su implantacin. Una vez que el Plan est
escrito, se debe decidir quin o quines sern los responsables de la implementacin y
cmo se va a efectuar y generarse una copia del mismo que sea disponible para las
personas que lo usarn en una emergencia.

11. Implementar el plan

12. Mantener, revisar y ejecutar el plan

Asegurar que el Plan de Continuidad contenga una revisin peridica anual y un esquema
de para esa revisin.