ADMINISTRACIN

DEL
TIEMPO
Certificacin

Objetivos:

Desarrollar la autogestin en la Organizacin del Tiempo,

que permita realizar actividades.

Identificar el estilo al organizar el tiempo.

Analizar los elementos para lograr una eficiente administracin del tiempo.
Desarrollar estrategias grupales.
Estructurar plan de organizacin del tiempo.

Admon. Tiempo | Estilo Personal

Responde las siguientes reflexiones, antales y
pronto las usaremos

Qu problemas frecuentes encuentras al tratar de

organizarte y organizar a tu equipo?

Cmo identificas lo que realmente se requiere hacer?

Cmo estableces prioridades para organizar el tiempo?

Qu se necesita para organizarse?

Admon. Tiempo | Importancia

Desequilibrio
Laboral

Mala admon.

Familia
Vida
Social

Trabajo Carrera

La Vida se Escapa

Menor Calidad de
Vida

Admon. Tiempo | Estilos organizacionales

Existen 5 estilos operacionales segn el tiempo.
Cul es tu estilo?
El Saltn: salta de una actividad a otra y
nunca termina ninguna.

El Ultraperfeccionista: Cree que todo lo

p u e d e h a c e r, p e r o s e c o m p l i c a t r a t a n d o d e
hacerlo todo bien y no termina en tiempo
los proyectos.

Admon. Tiempo | Estilos organizacionales

El
Alrgico
a
los
Detalles:
prefiere
formular
planes
a
llevarlos a la prctica,
comienza un proyecto
pero le da flojera su
seguimiento.

El Indeciso: no es
capaz
de
tomar
decisiones
y
lo
d e j a a l a z a r.

El Desidioso: todo a ltima hora.

Admon. Tiempo | Fases

SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN
PLANIFICACIN

ANLISIS
Estudiar cmo pasa tu
tiempo

Revisar objetivos, definir

tareas, priorizar,
programar, definir
contingencias.

Cumplir con el plan y

reflexionar si se
cumplieron los objetivos,
si fue buena la
programacin, reas de
mejora, etc.

Admon. Tiempo | En qu se va ?

Llamadas
Telefnicas
Citas
programadas
Citas
imprevistas

Reuniones

Trabajos
Administrativos

Redaccin y Anlisis
de informes

Admon. Tiempo | Anlisis

1.
2.

Elabora tu horario correspondiente al da jueves (horario y modelo).

Reflexiona sobre los siguientes puntos:

Qu Actividades?

Con qu Personas?

Qu porcentaje de las
actividades eran?

Pueden simplificarse

Tienes ms que ver

De alto valor

Pueden delegarse

Tienes menos que ver

Urgentes

Pueden eliminarse

Debes modificar la frecuencia o duracin

de estos contactos

Estn bien as los porcentajes?

Necesitan eliminarse
Realizas con ms gusto

Admon. Tiempo | Encrgate del Tiempo

Calendario diario

Actividades: anotar lo que hace

cada hora durante el da.
Anote quin intervino en esta
actividad, si se trata de una cita,
llamada telefnica o reunin.
Indique
la
prioridad
determinando:
Alto Valor (contribuye al
logro de sus metas) con +
Urgente (hay fecha lmite) +
-.
La actividad fue planeada o
programada.
Marque si tuvo interrupcin.
Hacerlo durante una semana y
analizar.

HORA
7:00 a.m.
7:30 a.m.
8:00 a.m.
8:30 a.m.
9:00 a.m.
9:30 a.m.
10:00 a.m.
10:30 a.m.
11:00 a.m.
11:30 a.m.
12:00 p.m.
12:30 p.m.
1:00 p.m.
1:30 p.m.
2:00 p.m.
2:30 p.m.
3:00 p.m.
3:30 p.m.
4:00 p.m.
4:30 p.m.
5:00 p.m.
5:30 p.m.
6:00 p.m.
6:30 p.m.

ACTIVIDADES

CON QUIN

ALTO VALOR

URGENTE

PROGRAMADO

INTERRUPCIN

Admon. Tiempo | Tiempo y Objetivos

Separe el
tiempo para
sus reuniones
con personas
o grupos

Enfocar los objetivos y

distribuirlos en el tiempo
para lograr alcanzarlos.
Separe
tiempo para
usted mismo

Objetivos

Separe
tiempo entre
actividades,
para pensar y
ordenar.

Llegue
temprano
para obtener
espacios de
tiempo.

Admon. Tiempo | Fijar prioridades

Me ayudar a lograr una meta importante?

Tiene un lmite de tiempo para realizarse?
Ser importante que yo lo haga?
Requerir ciertos esfuerzos coordinados con
alguien ms?
Es una orden de alguien superior?
Importa en realidad si lo hago efectivamente?

Admon. Tiempo | Urgente vs Importante

URGENTE

IMPORTANTE

NO
IMPORTANTE

NO URGENTE

Tiempo gastado en:

Tiempo gastado en:
- Proyectos de ltima hora.
- Desarrollo Personal.
- Crisis
- Construir Relaciones
- Simulacros
- Visualizar el Futuro
Resultados:
- Ejercicio Fsico
CUADRANTE CUADRANTE - Recreacin
- Stress
I
II
- Cansancio
Resultados:
- Apagafuegos
- FELICIDAD
Tiempo gastado en:
CUADRANTE
- Interrupciones.
III
- Llamadas Imprevistas
- Presiones
Resultados:
- Enfoque a corto plazo.
- Objetivos y planes sin sentido

CUADRANTE
IV

Tiempo gastado en:

- Distracciones.
- Desperdiciado
- Actividades
Placenteras
Resultados:
- Despidos
- Irresponsabilidad

Admon. Tiempo | Lista Diaria

Lista de tareas Considerar

Por orden de prioridad.

Ser realista con las cosas que se

pueden hacer

Reuniones programadas a las que hay

que asistir.

Incluir el tiempo necesario y fecha de

finalizacin.

Decisiones que se deben tomar

Tache cada tarea de la lista a medida

que la realiza

Informacin que se est esperando.

Llamadas a realizar o esperar.
Todas las tareas no completadas

Admon. Tiempo | Urgente vs Importante

URGENTE

NO URGENTE
PONER EN LA AGENDA

HAZLO YA
IMPORTANTE
CUADRANTE CUADRANTE
I
II

NO
IMPORTANTE

DELEGAR

CUADRANTE
III

CUADRANTE
IV

BASURA

Admon. Tiempo | Metas

Tus indicadores ESAD cumplen con estos puntos?

Admon. Tiempo | Video -Covey

http://www.youtube.com/watch?v=a41kntfRqrg

Min 1:15

Admon. Tiempo | Agenda - Planificador

Controlar la agenda:

Est cumpliendo con las tareas por semana?

Se estn alcanzando los objetivos?
Se siente mejor preparado y ms concentrado?
Qu consecuencias tuvo el hecho de no realizar
algunas tareas?
Puede mantener el ritmo de su agenda?
Obtenga retroalimentacin de su jefe y
subordinados.

Admon. Tiempo | Agenda - Planificador

Admon. Tiempo | La prdida del tiempo

CMO LAS RESUELVES?

Interrupciones

Visitas
Imprevistas

Viajes

Prdida
de tiempo
Llamadas
telefnicas

Reuniones

Pasa y dilo
Demoras

Papeleo

Admon. Tiempo | Caso Real

EXPOSICIN!!

Admon. Tiempo | Tiempo Libre

En tiempos que se vuelven libre es importante tener lista de
posibles tareas a realizar:

Intervalos de 5 min

Intervalos de 10 mins Intervalos de 30 mins

Programar una cita

Hacer una breve llamada

Hojear revistas y peridicos.

Escribir una nota rpida

Disear la orden del da para

una reunin

Planificar agenda semanal.

Actualizar la agenda

Leer y responder correos.

Tomar notas para la

realizacin de un informe.

Planificar algn viaje.

Completar un informe.
Leer un libro

Admon. Tiempo | Otros puntos .

Aprende a Delegar.
Aprende a decir NO.
Equilibra tus tareas.
Crea el hbito de la agenda.
ACTITUD!!!!

Admon. Tiempo | Metas

RESULTADO:

Empleo

Fijar metas en todas las reas

Espiritual

Carrera

principales de tu equipo y
personal.
Determinar actividades que

Finanzas

Desarrollo
Personal

Material

Relaciones

permitan avanzar en direccin a

esas metas.
Identificar obstculos que puede
encontrar.
Encontrar la forma de vencer cada
obstculo.

Comunidad

Salud
Recreacin

Admon. Tiempo | Ejercicio

1. Describa su ambiente ideal:
Para vivir
Para trabajar
2. Describa:
Un da ideal en su casa o en el trabajo

3. Traduzca sus necesidades en metas prcticas. Las necesidades deben expresarse en metas
prcticas; si una meta no es especfica, no sirve como meta de trabajo.
Por ejemplo, "yo quiero tener ms xito" no es suficientemente precisa.
4. Divida las metas en actividades e identifique obstculos que se opongan.

Admon. Tiempo | Programacin

Programar actividades en bloques de tiempo, tomando en cuenta:
1. Horarios de los dems:

a) En horas de oficina.
b) De acuerdo al itinerario de la otra persona.
2. Lmites de tiempo
a) Puntualidad en la ejecucin de planes.
b) Encontrar el tiempo para empezar.
3. Niveles Energticos.