GESTION OPERATIVA

La gestin deja de ser una tarea aislada para constituirse

en una herramienta que sirve para ejecutar las acciones
necesarias que permitan ordenar, disponer y organizar
los recursos de un proyecto, utilizando procedimientos
especficos y optimizando la relacin entre recursos y
resultados.

Objetivos de la gestin: Conocer y hacer el mejor uso posible de los recursos

disponibles para satisfacer de manera ptima los objetivos perseguidos,
teniendo en cuenta las limitaciones que se puedan presentar.
Niveles de gestin
Las labores de gestin abarcan todos los mbitos de un proyecto, incluyendo
los administrativos e incluso financieros, el alcance y la trascendencia de las
acciones que se ejecuten. En este mbito se destacan los siguientes niveles:

Gestin del alcance: Comprende las actividades orientadas a

garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los
objetivos del proyecto.
Gestin tcnica o de proceso: Incluye las actividades necesarias para
garantizar que los resultados del proyecto satisfagan las necesidades y
requerimientos de los gestores o inversionistas.
Gestin del Tiempo: Comprende las actividades necesarias para
asegurar que el proyecto se ejecute en el plazo estimado y que los
resultados (produccin de bienes o servicios) estn a disposicin de los
clientes o consumidores.
Gestin de costos: Asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de
los rangos econmicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos
asignados para la actividad correspondiente).
Gestin de calidad: Tiene que ver con las actividades que aseguran
que el proyecto satisface los requisitos bajo los cuales deben generarse
los resultados.

 Gestin de los recursos: Para que una empresa cumpla su misin, logre sus

objetivos y le entregue resultados favorables a los propietarios, es necesario

que cuente con recursos suficientes para que contribuyan a una gestin
adecuada incrementando la productividad de la empresa.

Gestin de la comunicacin: Permite garantizar que la informacin

formal e informal, se genere, recopile, almacene y utilice de forma
adecuada.
Gestin de compras y adquisiciones: Cuando el proyecto es de
cierta complejidad, se hace necesario definir algunos procedimientos que
estn orientados a la correcta seleccin y obtencin de bienes y servicios
que deben ser llevados de fuera de la empresa o del proyecto.
En el desarrollo de este mdulo se prefundir en los siguientes niveles de
gestin:
1.
2.
3.
4.

Gestin del Alcance

Gestin del Tiempo
Gestin de los Recursos
Gestin de los Costos

1. GESTION DEL ALCANCE

Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las
tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto.
La gestin del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la
definicin y el control de lo que est y no est incluido en el proyecto.
En el contexto del proyecto, la palabra alcance puede referirse a lo siguiente:
Alcance del producto. Las caractersticas y funciones que caracterizan a un
producto, servicio o resultado.
Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un
producto, servicio o resultado con las funciones y caractersticas especificadas.

PLANIFICACIN DEL ALCANCE

El plan de gestin del alcance del proyecto es una herramienta de planificacin
que describe cmo el equipo definir el alcance del proyecto, desarrollar el
enunciado del alcance del proyecto detallado, definir y desarrollar la

estructura de desglose del trabajo, verificar y controlar el alcance del

proyecto.
Entradas
1. Factores Ambientales de la Empresa
2. Activos de los Procesos de la Organizacin

3. Acta de Constitucin del Proyecto

4. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
5. Plan de Gestin del Proyecto
Herramientas y Tcnicas
Juicio de Expertos para desarrollar el plan de gestin del alcance del proyecto.
Plantillas, Formularios, Normas Plantillas de estructura de desglose del trabajo,
plantillas de plan de gestin del alcance y formularios de control de cambios en
el alcance del proyecto.
Salidas
Plan de Gestin del Alcance del Proyecto
El plan de gestin del alcance del proyecto proporciona orientacin sobre cmo
el equipo de direccin del proyecto definir, documentar, verificar, gestionar
y controlar el alcance del proyecto.
DEFINICIN DEL ALCANCE

La
preparacin de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crtica para
el xito del proyecto y se construye sobre la base de los principales productos
entregables, asunciones y restricciones que se documentan durante la
iniciacin del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar.
Durante la planificacin, el alcance del proyecto se define y describe con mayor
especificidad porque se conoce ms informacin acerca del proyecto.
Entradas
1. Activos de los Procesos de la Organizacin
2. Acta de Constitucin del Proyecto
3. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
4. Plan de Gestin del Alcance del Proyecto
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas

Herramientas y Tcnicas

1. Anlisis del Producto Tcnicas como desglose del producto, anlisis de

sistemas, ingeniera de sistemas, ingeniera del valor, anlisis del valor y
anlisis funcional.
2. Identificacin de Alternativas Las ms comunes son la tormenta de ideas
y el pensamiento lateral.
3. Juicio de Expertos
4. Anlisis de los Interesados Identifica la influencia y los intereses de los
diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y
expectativas.

Salidas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto El enunciado del alcance del
proyecto describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el
trabajo necesario para crear tales productos entregables.
2. Cambios Solicitados
3. Plan de Gestin del Alcance del Proyecto (Actualizaciones)

VERIFICACIN DEL ALCANCE

La verificacin del alcance es el proceso de obtener la

aceptacin formal por parte de los interesados del
alcance del proyecto completado y los productos
entregables relacionados. Verificar el alcance del
proyecto incluye revisar los productos entregables para
asegurarse
de
que
cada
uno
se
complete
satisfactoriamente
Si el proyecto se termina antes de lo previsto, el proceso de verificacin del
alcance del proyecto debera establecer y documentar el nivel y alcance de lo
completado.
Entradas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto
2. Plan de Gestin del Alcance del Proyecto
3. Productos Entregables Los productos entregables son aquellos que se
han completado total o parcialmente, y constituyen una salida del
proceso Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Herramientas y Tcnicas
1. Inspeccin Medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y
los productos entregables cumplen con los requisitos y los criterios de
aceptacin del producto.
2. Las inspecciones pueden denominarse revisiones, revisiones de
productos, auditoras y revisiones generales.

Salidas
1. Productos Entregables Aceptados
2. Cambios Solicitados
3. Acciones Correctivas Recomendadas
4.
CONTROL DEL ALCANCE

El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los factores que
crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos
cambios.
El control del alcance del proyecto tambin se usa para gestionar los cambios
reales cuando se producen, y est integrado con los dems procesos de
control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupcin del
alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, con lo cual se impone algn
tipo de proceso de control de cambios.
Entradas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto
2. Estructura de Desglose del Trabajo
3. Plan de Gestin del Alcance del Proyecto
4. Informes de Rendimiento Los informes de rendimiento proporcionan
informacin sobre el rendimiento del trabajo del proyecto, como por
ejemplo los productos entregables intermedios que se han completado.

5. Solicitudes de Cambio Aprobadas

6. Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo
Herramientas y Tcnicas
1. Sistema de Control de Cambios Define los procedimientos por los cuales
pueden modificarse el alcance del proyecto y el alcance del producto.
2. Anlisis de Variacin Las mediciones del rendimiento del proyecto se
usan para evaluar la magnitud de la variacin.
3. Replanificacin Con las solicitudes de cambio aprobadas que afecten al
alcance del proyecto
4. Sistema de Gestin de la Configuracin Proporciona procedimientos
para el estado de situacin de los productos entregables
Salidas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto (Actualizaciones)
2. Estructura de Desglose del Trabajo (Actualizaciones)
3. Lnea Base del Alcance (Actualizaciones)
4. Cambios Solicitados
5. Acciones Correctivas Recomendadas
6. Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones)
7. Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones)