CRCULOS DE CALIDAD

Los crculos de calidad son un grupo pequeo de trabajadores que desarrollan su

actividad en una misma rea, que junto con un supervisor, se renen de forma
voluntaria para analizar problemas propios de su rea y elaborar las soluciones.
Estas soluciones se proponen y recomiendan a la direccin.
Cuando sea posible, estas soluciones se implantarn por los miembros del crculo.
Como caractersticas fundamentales podemos enumerar las siguientes:
Son un medio para dar la oportunidad a los trabajadores de participar en las
decisiones de su rea o departamento.
Es una forma de identificar problemas que afectan a su puesto de trabajo
para determinar, analizar y buscar las soluciones apropiadas a dichos
problemas.
Esta determinacin, anlisis y bsqueda de soluciones no lo puede hacer
nadie mejor que la persona que desempea el trabajo.
Es importante la formacin en tcnicas de resolucin de problemas y trabajo
en equipo.
De esta forma se aprende a enfrentarse a los problemas con un sistema articulado
y con sentido y el cual facilita el anlisis de las causas, su resolucin y la bsqueda
de posibles procedimientos preventivos para no cometer errores futuros.



Pasos que suelen dar los crculos de calidad cuando abordan la solucin
de un problema:
1) Se identifica y caracteriza el problema
Se identifican todos los problemas del rea y se selecciona que problema se va a
abordar y resolver.
2) Se analiza el problema
Se procede a la recopilacin de datos, seleccionando el componente principal y
determinando cual es la causa del problema.
3) Se busca la solucin al mismo
Se establece la solucin al problema y se procede a su implantacin. Con
posterioridad se efecta el seguimiento correspondiente para medir su eficacia.

Asuntos que nunca deberan ser tratados por los CC:
Aquellos que precisen de la bsqueda de soluciones que afecten a otras
reas o aquellos problemas que sean a nivel de empresa.
Los componentes de un C.C. nicamente tienen una visin y conocimiento de su
departamento o rea.




Ventajas de los C.C. para las empresas:
Imprime un carcter participativo de todos los trabajadores de un rea.
Determinar, analizar y solucionar problemas que afectan directamente a su
departamento.
Permiten conocer mejor el trabajo de otros y saber cmo les afecta.
Mejora la comunicacin interna del rea.
El personal adquiere un hbito de bsqueda y resolucin de problemas.
Permite presentar a direccin propuestas para su implantacin posterior.
Se adquiere formacin en tcnicas de resolucin de problemas que despus
pueden ser aplicadas al trabajo diario.

Factores de xito de los C.C:
La participacin de las personas a todos los niveles
La bsqueda en una empresa de la calidad total obliga a la implicacin de todo su
personal puesto que la calidad en una empresa es cosa de todos.
La voluntariedad en la participacin. Inters y espritu de superacin
constante que hace sensibilizarse de las cosas que no van bien y que se
tienen que mejorar.
La productividad y la calidad del trabajo que realizan los operarios mejoran
sustancialmente si ellos mismos se consideran un factor clave y de valor para la
cadena productiva.
La capacidad para analizar los problemas e identificar sus causas (formando
al personal para ello).Formacin para resolver los problemas poniendo los
remedios oportunos.
Es importante formar al personal que conforma un C.C. para que apliquen los
criterios de economa y practicidad en el anlisis y bsqueda de soluciones a sus
problemas.
Mantener los resultados obtenidos. Reconocimiento a todos los niveles de
que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que aquel que
lo realiza cotidianamente.
El conocimiento en detalle de un proceso o tarea lo tiene la persona que lo realiza
a diario. Nadie mejor que esta persona puede aportar ideas, soluciones o puntos
de vista sobre un problema o situacin crtica que se produzca en su rea o puesto
de trabajo.
El respeto al individuo, a sus ideas y a su libertad para dar sus opiniones.
Dado que el C.C. no es un medio de discusin se mejora la comunicacin entre sus
integrantes y se aceptan las opiniones de todos sin ningn tipo de crticas.
Potenciar las capacidades individuales a travs del trabajo en grupo.
Los crculos de calidad facilitan la ruptura de los compartimentos estancos, y hacen
que sus integrantes conozcan el trabajo de los dems y comprendan mejor sus
necesidades y problemas. De esta forma realizan sus tareas conociendo como
afectan al resto del equipo.





Como conclusiones ms importantes podemos describir las siguientes:
Un C.C. es un medio que proporciona la posibilidad de una participacin
activa de los empleados de un departamento, en la deteccin, anlisis y
resolucin de un problema concreto de sus actividades.
Es una herramienta que permite mejorar la capacidad de resolucin de
problemas. Esta capacidad puede ser aplicada en el trabajo diario por cada
uno de los empleados.
La persona ms cualificada para detectar, analizar y resolver un problema
determinado es aquella que trabaja en esa actividad concreta y nadie ms.
Son un activo de mejora continua al estar sus miembros permanentemente
involucrados en la prevencin o resolucin de problemas detectados.
Es un medio que permite la posibilidad de transmitir a la direccin por parte
de los trabajadores propuestas de mejora en los servicios o procesos
productivos.








ORGANIZACIN DE LOS CRCULOS DE CALIDAD.
Una vez aprobada la decisin de iniciar la formacin de los Crculos de Calidad,
debe desarrollarse la organizacin bsica para su instalacin y operacin. Al
respecto, se distinguen dos grupos determinantes del xito del programa:
El Comit de Direccin.
La Oficina de los Crculos de Calidad.
Comit de Direccin del Proceso.- Se forma por los niveles superiores de la
organizacin. Su propsito es coordinar las actividades necesarias para la
introduccin y mantenimiento en operacin de los Crculos de Calidad. Asimismo,
decide acerca de la viabilidad de las propuestas que surjan de los propios Crculos
de Calidad, y en su caso vigila su instrumentacin. Se recomienda que sus
integrantes no sean ms de 13 personas.
El Comit de Direccin tiene como misin:
Institucionalizar el apoyo permanente y amplio a los Crculos de calidad.
Promover la colaboracin de todas las reas de la empresa.
Apoyar las labores de capacitacin para la operacin de los Crculos de
Calidad.
Supervisar el programa de induccin y las actividades de la Oficina de los
Crculos de Calidad.
Constituirse en un ejemplo del compromiso de la mejora continua.
Oficina de los Crculos de Calidad.- Es la encargada de la administracin del
programa. Debe elaborar el plan de introduccin, vigilar su ejecucin; tambin es
responsable de la contratacin de la asesora externa que se requiera e
instructores. Controla e informa de los avances al Comit de Direccin.
Durante las primeras etapas de introduccin del programa no es conveniente
utilizar demasiado personal en la Oficina de los Crculos de Calidad. Una sola
persona, puede fungir como el administrador del programa y desarrollar la
planeacin.
Cuando llega el momento de comenzar la capacitacin, es necesario contar con
otra persona que quiz puede actuar a la vez como instructor y asesor. Con el
tiempo, a medida que aumenta el nmero de crculos, se requerir de ms
personal.
Por otra parte, existen personajes encargados del desarrollo de los Crculos de
Calidad:
El Facilitador.
El Lder del Crculo de Calidad.
El instructor.
El experto.
El Facilitador.- El o ella, es el responsable para dirigir las actividades de los
Crculos y atender sus juntas. Siendo tambin miembro de la Oficina de los
Crculos de Calidad sirve como un enlace o va entre los Crculos y el resto de la
compaa y reporta a una alta autoridad que apoya la idea de los crculos de
control de calidad.
Otras responsabilidades incluyen el entrenamiento de lderes y la formacin de
otros crculos dentro de la organizacin. Consigue asistencia tcnica externa
cuando se requiera.
El Lder del Crculo de Calidad.- El supervisor es el jefe natural del grupo de
trabajo y a la vez el smbolo del respaldo de la gerencia. Su ausencia de los
Crculos de Calidad, de una u otra forma, es siempre perjudicial para el proceso.
Con el tiempo, los integrantes del Crculo de Calidad elegirn al lder que mas
prefieran segn sus acuerdos; mientras tanto y hasta que esto suceda, el
supervisor ser el generalmente elegido.
Ms adelante despus y durante, los supervisores empezarn a comprender el
Crculo y no tomarn el liderazgo de otro como una agresin personal, ya que
entendern que la operacin y el progreso del Crculo es en mucho su trabajo.
Las actividades del lder comprenden:
Crear un ambiente en las reuniones que aliente la participacin.
Utilizar tcnicas de interaccin que dan a cada uno la oportunidad de hablar
a fin de que se escuchen todos los puntos de vista.
Trabajar con el equipo para ayudarles a tomar decisiones sin conflictos.
Asegurar que alguien se encargue de llevar a cabo las decisiones y acuerdos
tomados por el Crculo de Calidad.
Dar seguimiento a las propuestas y resoluciones tomadas.
Instructor.- Organiza y realiza los cursos de capacitacin para gerentes,
supervisores y jefes de los crculos, as como para los empleados miembros de los
crculos y asesores. Inicialmente, los cursos estn dirigidos a explicar las funciones
de cada quien debe desempear dentro del proceso, despus la capacitacin se
orienta al manejo de herramientas y tcnicas para la identificacin y resolucin de
problemas.
Asesor.- Aconseja a los Crculos y en particular a los lderes, sobre la manera
como deben de manejarse las reuniones, solucionar los problemas y hacer la
presentacin de los casos a la gerencia. El asesor asiste a todas las reuniones de
los Crculos que le han sido asignados, se rene en privado con sus lderes antes y
despus de cada reunin con el propsito de ayudarles a organizar y evaluar su
progreso, y brinda su apoyo en lo que se refiere a material de estudio.
El asesor lleva registro minucioso sobre el progreso de cada uno de los Crculos y
sirve tambin como mediador para tratar de solucionar cualquier problema que
pueda surgir dentro de ellos, o entre ellos y el resto de la empresa. En otras
palabras, el asesor es el eje de accin dentro del proceso de introduccin de los
Crculos de calidad. Un asesor puede trabajar aproximadamente con un mximo de
quince Crculos.
El asesor cumple con tres funciones esenciales:
Vela por que los miembros pongan en prctica lo que han aprendido
durante su capacitacin y porque reciban la instruccin necesaria "dentro
del Crculo" para poder solucionar los diferentes problemas. Esto conlleva
igualmente la deteccin de necesidades de capacitacin.
Controla las actividades del Crculo con el fin de garantizar que los
miembros cumplan con las reglas del proceso y no distorsionen su
propsito.
Garantiza que el supervisor no domine y reprima a los dems miembros del
Crculo. En cierto sentido, acta como rbitro dispuesto a intervenir si el
supervisor trata de dirigir al grupo en forma tradicional y autoritaria. Por
otra parte, acta como contrapeso, como otro jefe que en trminos de
estructura, representa otra autoridad, evitando as que el supervisor o lder
del Crculo llegue a monopolizar al grupo.
El experto.- Es aqul que por su conocimiento cientfico o tcnico est facultado
para dictaminar la factibilidad de la solucin o medida propuesta por el Crculo de
Calidad.
El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad (Administrador del Programa) y el
Asesor trabajan mejor si sus funciones son independientes. A pesar de ser
diferentes, se complementan.
El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad est orientado hacia las relaciones
con el "Alto Mando" a travs del Comit de Direccin; tambin debe cuidar que la
Oficina cuente con fondos suficientes para operar. Por su parte, el Asesor debe
tener un estrecho vnculo con los lderes y miembros de los Crculos. Su funcin
est dirigida a mantenerse en contacto directo con los empleados.
El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad necesita del Asesor en su calidad de
compaero en quien confan los miembros del Crculo. El Asesor, a su vez, necesita
del Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad en su calidad de mxima autoridad
en lo que se refiere a las polticas del programa, y como mediador con los niveles
administrativos superiores.