ManualProveedoresOLIMPICA PDF

CONTENIDO
INTRODUCCIN 7

1. SELECCIN DE PROVEEDORES 9
1.1. Ingreso a nuestro catlogo de proveedores 10
1.2. Comit Comercial 11
1.2.1. Funciones del Comit Comercial 12
1.3. Codificacin: 13
1.3.1. Codificacin de artculos 13
1.3.2. Principios y reglas generales de codificacin de artculos 14
1.3.3. Requisitos para la codificacin: 14
1.4. Causales de descodificacin 15
2. ACTIVIDAES PROMOCIONALES 18
2.1. Definicin 18
2.2. Objetivos 18
2.3. Participacin de los proveedores en las actividades
Promocionales de OLMPICA 19
3. RECEPCIN DE MERCANCA 20
4. DEVOLUCIN DE MERCANCA 23
4.1. Devolucin de mercanca al momento del recibo de un pedido 23
4.2. Devolucin de mercanca ingresada al Sistema 24
4.3. Retiro de mercanca devuelta al proveedor 24
5. MECANISMOS PARA EL MANEJ O EFICIENTE DE LOS INVENTARIOS 26
5.1. Objetivos 26
5.2. Anlisis del Inventario 26
5.2.1. Clasificacin ABC 27
5.2.2. Inventarios cclicos 28
5.2.3. Control de Saldos Negativos 28
5.2.4. Anlisis del informe del sugerido automtico 29
5.3. Sistema de Informacin 29
5.4. Planificacin del Abastecimiento 29
5.5. ndices de gestin del proceso de compra 30
5.5.1. Medicin del desempeo de la gestin de inventarios 30
5.5.2. Medicin del desempeo de la planificacin del abastecimiento 30
5.6. Estructura tecnolgica 31
6. PARMETROS OBJ ETIVOS DE RENTABILIDAD 32
7. SISTEMA DE COSTEO DE MERCANCAS 36
7.1. Requisitos de facturacin 36
7.2. Condiciones para el pago de las facturas 36
7.3. Contenido de la Orden de Compra: 37
8. PAGO DE FACTURAS 37
9. PROCEDIMIENTO Y MECANISMOS DE SOLUCIN DE CONTROVERSIAS 38
9.1 Principios Generales Del Mecanismo 38
9.1.1. Legitimidad y Observancia 38
9.1.2. Importancia Del Entendimiento Directo 38
9.1.3. Prohibicin Mutua De Retaliaciones 39

9.1.4. Procedimiento Para la Solucin De Controversias 39
9.1.4.1. Primera Fase: Arreglo Directo 39
a. Presentacin de la queja y/o reclamo: 39
b. Oportunidad para la formulacin de las quejas y/o reclamos 40
c. Atencin oportuna y adecuada de quejas y reclamos 40
d. Efectos de los acuerdos o arreglos directos 42
9.1.4.2. Segunda Fase: Intervencin de De Buenos Oficios Por Parte De Los
Gremios 42
9.1.4.3. Tercera Fase: Comit De Mediacin 43
a. Lista de Profesionales Elegibles para la Integracin del Comit de Mediacin 44
b. Reglamento del Comit de Mediacin 44
c. Integracin del Comit de Mediacin 45
d. Reunin Final 46
e. Contenido y Efectos de la Decisin 46
10. OPERACIN LOGSTICA DE MERCHANDISING 47
10.1. Definicin 47
10.2. Beneficios obtenidos por la implementacin de la operacin logstica 47
10.3. Ciclo del servicio 48
10.4. Estructura organizacional 49
10.4.1. Director Nacional Proyecto de Merchandising 49
10.4.2. Coordinador logstico por Operador / Regional 49
10.4.3. Supervisor de punto de venta 49
10.4.4. Auxiliares de Merchandising 50
10.5. Niveles de responsabilidad 50
10.5.1. El gerente del punto de venta responde a OLMPICA y al proveedor por: 50
10.5.2. El supervisor del operador responde al Gerente del punto de venta por: 50
10.5.3. El Auxiliar de merchandising responde al Supervisor del Operador
Del punto de venta por: 51
10.5.4. El proveedor responde por: 51
10.6. Proceso para la atencin de quejas y reclamos 51
10.7. Sistema de pago de la operacin logstica de merchandising 52
10.8. Secciones de la operacin logstica 53
10.9. Costos relacionados con la fijacin de tarifas 53
10.10. Valores agregados al servicio de operacin logstica 54
11. CONFIDENCIALIDAD 55
12. VIGENCIA Y MODIFICACIONES 55

INTRODUCCIN

Una parte fundamental del proceso de prestacin de los distintos servicios propios
de la actividad de supermercado que desarrolla OLMPICA S.A., (en adelante
OLMPICA), son las relaciones con sus proveedores. La calidad de los productos y
servicios que estos suministran a la cadena, recuperen directa o indirectamente en
nuestros resultados.

Debido a la gran cantidad de proveedores con los cuales OLMPICA debe negociar
en forma permanente, se consider necesario disear unas condiciones generales
para la contratacin de proveedores en atencin a las caractersticas particulares de
estos y de sus productos , con el objeto de garantizarles un trato uniforme y justo, de
conformidad con las normas vigentes.

El Manual de Proveedores de OLMPICA, ha sido preparado considerando que
nuestros proveedores colaboran en la calidad del producto/servicio suministrado y
con la finalidad de establecer unas reglas de juego claras y uniformes para el
desarrollo armnico y transparente de las relaciones comerciales de la cadena con
sus proveedores. En efecto, este manual contiene los compromisos que las partes
adquieren en forma recproca y se debe considerar como un documento vinculante,
en el manejo de las relaciones comerciales.

Por medio del presente Manual OLMPICA establece prcticas y procedimientos
administrativos cuyo objetivo es asegurar la competitividad y desarrollo del negocio,
para cumplir con las metas de la organizacin y las expectativas de los clientes y
proveedores.

El presente Manual se aplicar en concordancia con el Acuerdo de buenas
Prcticas Industriales y Comerciales firmado el da 18 de diciembre de 2003 entre
ANDI, ACOPI Y FENALCO. Con base en estas pautas, OLMPICA negociar y
aplicara anualmente el Acuerdo Comercial con cada proveedor.

Manual de Proveedores________________________________________________

1. Seleccin de proveedores

OLMPICA se compromete a utilizar parmetros razonables y objetivos para la
escogencia de los proveedores y los productos, para lo cual tendr en cuenta las
caractersticas de cada uno, as como los criterios contenidos en el presente Manual.
Adicionalmente, se abstendr de exigir requisitos adicionales a los previstos en el
presente captulo.

OLMPICA se compromete a dar a conocer a los proveedores la totalidad de la
informacin relevante respecto a las polticas internas de seleccin de proveedores y
productos. De igual forma, cualquier modificacin a dichas polticas sern
informadas, previamente a su implementacin.

La compra y contratacin de bienes se realiza guardando sujecin a las normas
aplicables al comercio.

Igualmente se desarrolla en forma tal que asegure:

Contratar a los proveedores que mejor satisfagan las necesidades de la compaa,
a un precio racional y con compromisos reales de servicio y atencin de fallas.

La optimizacin de los costos indirectos (diferentes al precio de compra) en la
administracin del proceso de abastecimiento.

Prevenir posibles fallas del proveedor o de la interaccin OLMPICA-Proveedor que
propicien la ocurrencia de prdidas.

Establecer una relacin con visin de futuro y enmarcada en una posicin de gana-
gana.

Asegurar el seguimiento total de las actividades del proveedor, para prevenir y
evitar problemas, generados por entregas atrasadas, facturacin errnea, etc.

OLMPICA se abstendr de aplicar a los proveedores mecanismos coercitivos que
no sean objetivos y que no hayan sido previamente establecidos en el Manual de
Proveedores, con el fin de que accedan a las condiciones de comercializacin
definidas.

OLMPICA se compromete a no imponerle a los proveedores en forma unilateral,
condiciones desfavorables para la comercializacin y distribucin de productos, a no
coaccionarlos para la aceptacin de las mismas, y a no descodificar sus productos, o
a los proveedores en caso de que no acepten las mencionadas condiciones.

OLMPICA se compromete a negociar, dentro del marco del presente Manual de
Proveedores, los aspectos relacionados con las condiciones para el manejo y


comercializacin de productos. As mismo, OLMPICA se abstendr de aplicar
condiciones comerciales, financieras y de pago discriminatorias, entre proveedores
de condiciones anlogas.

OLMPICA se compromete a aplicar dentro del marco de presente Manual de
Proveedores, las medidas y decisiones de tipo comercial previamente establecidas
en este Manual o en los acuerdos comerciales celebrados con cada proveedor.

1.1. Ingreso a nuestro catlogo de proveedores

OLMPICA se compromete a poner disposicin de los proveedores, la totalidad de la
informacin relevante respecto de sus polticas de seleccin de proveedores y
productos, y a no adoptar medidas o decisiones que no correspondan a las polticas
previamente informadas.

Para el registro interno de proveedores es indispensable que se proporcione por
escrito la siguiente informacin, sta deber presentarse ante el rea comercial en
cualquiera de las ciudades en donde existan puntos de venta de OLMPICA:

Condiciones comerciales ofrecidas, la cual debe incluir: Descripcin de los
artculos, precios, tipo de descuento que se otorgar (comerciales o financieros),
condiciones de pago y sistema de devoluciones.

Licencias y registros de los productos (Licencia de importacin, registro sanitario,
etc.) segn las normas aplicables y exigidas por las autoridades competentes.

Adicionalmente, los proveedores entregarn una muestra del producto para efectos
de que el Comit Comercial realice los estudios sobre la aceptacin.

1.2. Comit Comercial

Las decisiones relacionadas con la aceptacin de proveedores nacionales y
extranjeros, las tomar el Comit Comercial, el cual estar conformado por los
siguientes funcionarios:

Vicepresidente Comercial
Gerente de Perecederos
Director Nacional de Vveres
Director Nacional de Drogueras
Gerente Nacional de Compras Sao
Director Nacional Miscelneos

El Vicepresidente Comercial presidir el comit y asistir por derecho propio a todas
las reuniones convocadas.


Los dems miembros del Comit Comercial asistirn a aquellas reuniones donde se
tratarn temas relacionados con los proveedores de sus respectivas reas.

A las reuniones podrn ser invitados aquellos funcionarios del rea comercial que no
hacen parte del comit de seleccin de proveedores, pero que por su especialidad
pueden aportar criterios para la toma de decisiones.

El comit Comercial se reunir en forma ordinaria una vez al mes y en forma
extraordinaria por circunstancias especiales.

Las decisiones del Comit Comercial se tomarn por mayora.

Sern funciones del Comit Comercial:

1.2.1. Funciones del Comit Comercial

Decidir sobre la aprobacin de solicitudes de inscripcin de proveedores
nacionales y extranjeros.

Decidir sobre la aprobacin de solicitudes de codificacin de nuevos artculos.

Recomendar los cambios o modificaciones en las normas, polticas y
procedimientos que regulan las relaciones comerciales entre OLMPICA y los
proveedores, de acuerdo con circunstancias o factores internos y/o externos.

Decidir sobre la continuidad o retiro de proveedores y/o productos.

Hacer el seguimiento y estudio de la rotacin de los productos, con fundamento en
las estadsticas que miden el nivel de participacin de cada proveedor
1
, con el fin
de adoptar las decisiones del caso.

Para tomar sus decisiones el Comit Comercial estudiar la documentacin
presentada por el proveedor, las condiciones comerciales ofrecidas y tomar en
consideracin, adems del total cumplimiento de los requisitos legales vigentes, lo
siguiente:

La calidad del producto (segn la muestra) y nivel de rotacin, el cual deber estar
definido previamente segn la clase de producto.

Que el producto corresponda con una categora de OLMPICA.

El nmero de referencias existentes en la categora que se pretende codificar.

1
Dato numrico que se obtiene de la acumulacin de la compras en un ao. Se comparan
las compras del proveedor con las compras totales de OLMPICA.


La disponibilidad de espacio entre los lineales.

El producto se codifica siempre y cuando por calidad o condiciones comerciales de
Compra sea superior a cualquier otro producto ya codificado

1.3. Codificacin:

Se considera que un proveedor ha sido codificado cuando se le ha asignado un
nmero que lo identifica en el registro de proveedores internos de OLMPICA.

1.3.1. Codificacin de artculos

Se entiende por codificacin de artculos, el proceso mediante el cual, previa
aprobacin del Comit Comercial, se da ingreso en el sistema a la mercanca cuya
comercializacin se realiza en los puntos de venta de OLMPICA.,

Una vez aceptado el ingreso de un proveedor, OLMPICA asignar un cdigo o
nmero de identificacin interna a cada uno de sus artculos. Dicho cdigo es
diferente a la referencia utilizada por el proveedor para identificar sus productos.

1.3.2. Principios y reglas generales de codificacin de artculos

La unidad de consumo constituye el nivel bsico de identificacin. Se entiende
como tal, la unidad que se presenta al consumidor en el punto de venta y constituye
una unidad de compra para el mismo.

Cualquier variacin que se efectu en un producto (formato, color, envase,
presentacin, etc.) que modifique alguna o varias de las caractersticas esenciales
del mismo, implica necesariamente un cambio de identificacin.

Como principio general, las variantes promocionales, l a agrupacin de varias
unidades deben llevar cdigos diferentes.

El proveedor que cambie alguna de las caractersticas esenciales de su producto y
que por lo tanto cambie el cdigo que lo identifica, deber comunicar dicho cambio,
al rea Comercial de OLMPICA situada en Barranquilla con una antelacin mnina
de 3 semanas, con el fin de que se lleve a cabo la actualizacin de la informacin y
se haga la modificacin en el Sistema Comercial de la compaa.

De acuerdo a los reglamentos del Instituto Colombiano de Codificacin y
Automatizacin Comercial (I.A.C.), el plazo minino para utilizar de nuevo el cdigo
que identifica a un producto desaparecido es de tres (3) aos, contados a partir del
31 de diciembre del ao en que el proveedor realiz el ltimo despacho.


Para productos en promocin, cuya permanencia en el mercado es de ocho (8)
semanas como mximo, este plazo es de un (1) ao, por lo tanto, aquellos
proveedores que deseen modificar sus cdigos de barras, debern acogerse a lo
establecido en dichas normas.

1.3.3. Requisitos para la codificacin:

Si el Comit Comercial resuelve vincular un nuevo proveedor, se le informar por
escrito y ste deber diligenciar el formato de Informacin Proveedores, anexando
los siguientes documentos:

Certificado de existencia y representacin legal de la Cmara de Comercio, si se
trata de personas jurdicas y Certificado de matrcula si se trata de persona natural.

Copia del Registro nico Tributario (RUT).

Una copia anulada de una factura del proveedor y la ciudad donde desee que le
sean pagadas sus facturas.

Del suministro de la anterior documentacin depende la asignacin del cdigo o
identificacin interna del nuevo proveedor.

En caso de ser rechazada la solicitud del proveedor, esta situacin le ser
comunicada por escrito.

1.4. Causales de descodificacin

OLMPICA se compromete a determinar los parmetros objetivos para descodificar
referencias, marcas o lneas de productos, los cuales estarn contenidos en los
acuerdos celebrados entre OLMPICA y sus proveedores, sin perjuicio de aquellos
previstos en el presente Manual. Toda decisin tendiente a descodificar referencias,
marcas o lneas de productos se basar en anlisis previos de mercados y se
encontrar motivada por parte de OLMPICA, con base en los parmetros objetivos
establecidos.

El Comit Comercial decidir sobre la descodificacin de un proveedor, en caso de
presentarse cualquiera de las siguientes situaciones:

Incumplimiento de normas legales por parte del proveedor

Orden de autoridad competente

Deterioro de la calidad del producto imputable al proveedor

Baja rotacin, la cual se establecer teniendo en cuenta la rotacin promedio de los
productos de la categora correspondiente en un perodo de seis (6) meses. Para


medir la rotacin de un producto en un determinado perodo de tiempo el sistema
comercial de OLMPICA cuenta con una estadstica del sistema comercial,
denominada Das de Inventario
2
.

Bajo nivel de servicio o incumplimiento reiterado en las entregas acordadas del
producto. El nivel de servicio de un proveedor se puede apreciar tomando en
consideracin de las condiciones establecidas en la Nota de Pedido (tales como
cantidad, referencias, valores, fechas) las entregas en el lugar y en las horas
establecidas. El sistema comercial de OLMPICA permite medir el nivel del servicio
con unos indicadores de gestin, que maneja el punto de venta de acuerdo con las
categoras de los diferentes productos y las necesidades del punto de venta. El
indicador se denomina Cumplimiento del proveedor, ste permite comparar el
nmero de referencias pedidas con el total de mercanca entregada. Dicha
comparacin puede realizarse bsicamente por referencias, valores o unidades.
Igualmente es posible determinar el tiempo de las entregas y el nmero de veces en
que el proveedor atiende un punto de venta. En el primer caso, se mide el tiempo
transcurrido entre la fecha de entrega de la Orden de Compra al proveedor y la
fecha de reopcin de la mercanca por parte de OLMPICA. En el segundo caso, se
ha establecido, de manera general, que un buen nivel de servicio le permite al
proveedor atender mnimo cuatro (4) pedidos al mes.

Condiciones de compra desfavorables comparadas con el resto del mercado. Para
determinar estas condiciones se tendr en cuenta fundamentalmente, el margen de
contribucin del producto y la participacin en el mercado segn la categora.
Adicionalmente OLMPICA realizar sondeos o chequeos de precio con los
competidores, teniendo en cuenta que en el mercado las categoras se manejan con
unos mrgenes conocidos por todos los participantes. De tal forma que, con
fundamento en los chequeos de precio, OLMPICA podr determinar si las
condiciones de precio del proveedor se ajustan a las del mercado. En caso contrario
OLMPICA realizar su mejor esfuerzo a fin de renegociar las condiciones con el
proveedor. De no llegar a un acuerdo, OLMPICA podr optar por descodificar al
proveedor.

La decisin de descodificar a un proveedor que se encuentre bajo cualquiera de las
condiciones establecidas en los numerales anteriores ser autnoma de OLMPICA,
pero deber informarse al proveedor por escrito, con una antelacin de diez (10)
das calendario y contar con la aprobacin escrita del Director Nacional de
OLMPICA, dependiendo de la categora a la cual pertenece el producto.

Notificada al proveedor la decisin de descodificacin, ste contar con un plazo de
diez (10) das calendarios para tramitar la devolucin de los productos
descodificados. Independientemente de esto, el proveedor podr presentar mediante
el procedimiento descrito en el punto nueve (9) del presente Manual las
observaciones que se considere necesarias a su proceso particular de
descodificacin, las cuales sern revisadas por OLMPICA.


2. Actividades Promocionales

2.1 Definicin

Las actividades promocionales son un conjunto de actividades comerciales cuya
finalidad es intensificar las ventas de la compaa, estimulando la decisin de
compra del cliente.

Estas actividades pueden ser:

De gran impacto e inversin publicitaria, tales como Olimpiadas y Aniversario.

De inversin publicitaria importante pero ms limitada, como Semana Santa y
Superofertas Olmpica.

De baja inversin publicitaria, las cuales generalmente se realizan a nivel local,
como la reinauguracin de un punto de venta.

Anualmente, OLMPICA disea un calendario comercial en el cual se proyectan
todas las actividades promocionales que se realizarn en un espacio de tiempo
determinado. OLMPICA informar de manera anticipada a los proveedores, sobre
los requisitos e incentivos para participar, en forma voluntaria en las promociones
relacionadas con la apertura de nuevos almacenes, calendarios promocionales y
eventos de aniversario.

2.2. Objetivos

Las actividades promocinales de OLMPICA se disean no solamente para
incrementar las ventas durante un tiempo determinado sino para desarrollar una
relacin mas duradera con el cliente. La promocin debe construir lealtad con los
actuales y potenciales clientes, asimismo, introducir los nuevos servicios a los
nuevos clientes.

OLMPICA se abstendr de fijar precios predatorios. De igual manera, OLMPICA se
abstendr de fijar precios de venta al pblico por debajo del precio de compra del
producto, salvo cuando se trate de eventos promocionales especiales (Aniversarios,
Inauguraciones) en los cuales cuente con el patrocinio del proveedor o por otros
motivos, tales como caducidad inminente, discontinuidad, fin de temporada o
productos averiados.

2.3. Participacin de los proveedores en las actividades promocinales de
OLMPICA

Dependiendo del calendario promocional y si el proveedor acepta vincularse, se
acuerda de forma particular e individual, con cada uno de ellos, su participacin

Manual de proveedores_________________________________________________

comercial (descuentos, ofertas, etc.) as como la inversin que cada uno de stos
realizar para el desarrollo de las actividades promocinales propias de OLMPICA.

OLMPICA se compromete a aplicar, de manera objetiva, las polticas y medidas
previamente establecidas en este Manual y en la negociacin celebrada con cada
proveedor.

En las actividades promocinales solo participarn aquellos proveedores que as lo
hayan determinado en los porcentajes y con las caractersticas acordadas
previamente entre stos y OLMPICA. La intervencin de los proveedores en las
actividades promocinales que realice OLMPICA ser voluntaria y bajo ninguna
circunstancia las decisiones del proveedor en este sentido, afectarn sus relaciones
con OLMPICA.

Los proveedores son libres de negociar su participacin en las actividades
promocionales de OLMPICA. OLMPICA se compromete a abstenerse de aplicar
sanciones o represalias a los proveedores que decidan no participar en estos
eventos.

Igualmente OLMPICA se compromete a respetar polticas comerciales que
negocien los proveedores con otras cadenas o hipermercados, sin que las mismas
puedan dar origen a represalias, presiones o exigencias que no tengan en
consideracin criterios objetivos tales como volmenes de compra, puntos de venta
y condiciones especficas de negociacin, entre otras.

OLMPICA se abstendr de aplicar presiones con el fin de exigir a los proveedores
condiciones iguales a las que se otorgan a otras cadenas, sin tener en cuenta los
parmetros objetivos antes sealados. Los mencionados parmetros sern
informados o acordados con los proveedores antes de su aplicacin.

Sin embargo, OLMPICA podr responder comercialmente frente a las promociones
de sus competidores con base en parmetros objetivos establecidos en el Manual de
proveedores. Como ya se advirti, la participacin de los proveedores en las
promociones relacionadas con la apertura de nuevos almacenes, calendarios
promocionales y eventos de aniversario, es voluntaria. OLMPICA no obligar a
ningn proveedor a participar en estos esquemas promocionales.

Los anteriores criterios sern informados a los proveedores antes de su publicacin.

3. Recepcin de Mercanca

La recepcin de la mercanca se realiza en los Centros de Distribucin o en los
Puntos de Venta segn se haya convenido en la Orden de Compra o Nota de
Pedido.

Durante la entrega de mercanca el proveedor deber tener en cuenta lo siguiente:


3.1. Cumplir con la entrega de mercanca en la fecha indicada de acuerdo con las
cantidades y las referencias solicitadas en la Orden de Compra.

3.2. La frecuencia de entregas mnima ser de dos (2) veces por semana en la
totalidad de los puntos de venta de OLMPICA.

3.3. Se exigir un porcentaje de cumplimiento mnimo equivalente al 97% en el
100% de las entregas en la totalidad de los puntos de venta, tanto en referencias
como en unidades.

3.4. Enviar con anticipacin el aviso de despacho.

3.5. Tratndose de proveedores sujetos al Rgimen Comn, deber entregar el
original de la factura de venta y una (1) copia. La factura deber cumplir con los
requisitos establecidos en el artculo 617 del Estado Tributario.

3.6. Si se trata de proveedores sometidos al Rgimen Simplificado y ste no expide
la factura con los requisitos establecidos en el artculo 617 del Estado Tributario,
deber firmar el documento equivalente a factura que se entregar al proveedor en
el lugar de entrega de la mercanca.

3.7. Facturar a nombre de OLMPICA S.A. e identificar el cdigo del punto de venta
o centro de distribucin.

3.8. Entregar copia de la Orden de Compra.

3.9. Verificar que el cdigo de barras correspondiente a los productos que se
entregan coincidan con los cdigos de barra de la Orden de Compra emitida por
OLMPICA.

3.10. Organizacin y clasificacin de la mercanca de forma tal que agilice la
identificacin de las referencias y la entrega en el punto de venta. En especial se
exige la clasificacin de mercancas por referencias.

3.11. Organizacin, clasificacin y embalaje de las mercancas que impida los
deterioros causados por razn del transporte.

3.12. La mercanca se recibe por bulto, caja o empaque, el cual deber indicar en su
exterior lo siguiente:

Destino y cdigo del punto de venta
Descripcin de la mercanca
Indicacin del manejo de la mercanca

3.13. Sellar correctamente las cajas, evitando violacin de las mismas


3.14. Asegurarse de que el empaque resista el peso de la mercanca que contiene

3.15. El recibo de las mercancas se har a travs de un calendario convenido con el
proveedor.

3.16. Entregar el total de la mercanca pedida

3.17. Cuando la entrega es centralizada (directamente en el punto de venta) el cobro
del flete lo determinar el rea de Logstica

3.18. Los gastos de transporte de la mercanca corren por cuenta del proveedor

3.19. No se recibir mercanca cuando se encuentre en mal estado o se exceda la
cantidad pedida

3.20. El plazo para el pago se contar a partir del recibo a satisfaccin de la
mercanca.

3.21. Comunicar por va electrnica y con la debida antelacin las razones de un no
despacho

Nuestro sistema tomar como base para el pago de facturas, los precios y
condiciones vigentes en la Orden de Compra.

4. Devolucin de mercanca

OLMPICA se compromete a aplicar a todos los proveedores, los criterios objetivos
para la devolucin de mercancas contenidos en el presente Manual, sin perjuicio de
que se pacten con algunos Proveedores condiciones especiales en atencin a sus
circunstancias particulares. Los motivos de la devolucin sern informados a los
proveedores en cada oportunidad.

Con el fin de optimizar los controles del proceso de devolucin de mercanca, se ha
establecido la siguiente clasificacin de devoluciones:

Devolucin de mercanca al momento del recibo de un pedido
Devolucin de mercanca ingresada al Sistema

4.1. Devolucin de mercanca al momento del recibo de un pedido

OLMPICA no recibir mercanca al proveedor cuando se presente una o ms de las
siguientes circunstancias:

Mercanca facturada pero no pedida.


Mercanca en mal estado, con defectos en su presentacin, vencida o prxima a
vencerse.

Artculos sin cdigo de barras o con cdigos de barras equivocados.

Artculos sin etiquetaje de origen y en cuya nota de pedido se especifica que deban
tenerlo.

Mercanca entregada con faltante, es decir, cuando la cantidad facturada es mayor
a la recibida fsicamente.

En caso de que se deban hacer devoluciones por cualquiera de las causas
anteriores, el transportador o encargado de entregar pedidos de mercanca en
nuestros puntos de venta o centrales de distribucin, deber retirarlas.

La entrega de la devoluciones ser soportada mediante un documento denominado
Novedades en el recibo, en el cual se registrarn los artculos no recibidos,
documento que se debe contener el nombre y firma del recibidor del punto de venta
o central de distribucin, nombre e identificacin del transportador y placas del
vehculo.

4.2. Devolucin de mercanca ingresada al Sistema

Salvo por motivos ajenos al proveedor y cuando sea este quien asume los riesgos
de conformidad con lo establecido en el acuerdo comercial o en la ley, habr
devolucin de productos despus de haber sido ingresados al sistema por una o
ms de las siguientes causas:

Mercanca que no rota o cuya rotacin es muy baja.

Mercanca en mal estado, con mala presentacin, vencida o prxima a vencerse.

Mercanca en consignacin no vendida.

Mercanca de temporada no vendida.

4.3. Retiro de mercanca devuelta al proveedor

Cada vez que un proveedor entregue pedidos de mercanca en un punto de venta o
central de distribucin a las bodegas del proveedor, sern a cargo del mismo
proveedor.

Los representantes de los proveedores anotarn su nombre y firma en el documento
de devolucin, como constancia de haberse informado sobre esta devolucin.


Una vez firmado el documento de devolucin y si dentro de los treinta (30) das
calendario siguientes el proveedor no retira la mercanca, empezar a cobrar
bodegaje a partir de la fecha en la cual fue firmado el documento de devolucin. Si
en los siguientes treinta (30) das calendarios la devolucin no es retirada OLMPICA
dar de baja esta mercanca, y si esta se encuentra en buen estado, ser entregada
a nombre del proveedor a una entidad de beneficencia.

De igual manera, si un proveedor ha sido notificado de una devolucin y si su
representante no se hace presente dentro de los treinta (30) das calendario
siguientes a la notificacin en el punto de venta o central de distribucin para firmar
el documento de devolucin, se proceder a hacerse efectiva la devolucin,
afectando automticamente su pasivo y cargndosele los gastos de bodegaje. Si en
los siguientes treinta (30) das calendario la devolucin no es retirada, OLMPICA no
ser responsable de su custodia y si sta se encuentra en buen estado, ser
entregada a nombre del proveedor a una entidad de beneficencia.

Las novedades de devoluciones les sern notificadas a los proveedores, mediante
una nota que aparecer en el siguiente pedido de mercanca que se le sea
solicitado.

El valor a cobrar a un proveedor por concepto de bodegaje, corresponder a un
porcentaje mensual equivalente a la tasa vigente del mercado financiero al momento
de hacer el cobro.

Los gastos de bodegaje cargados a un proveedor, le sern descontados de su
pasivo.

Al igual que en las devoluciones efectuadas al momento del recibo de un pedido, y
para garantizar que la mercanca fue efectivamente enviada al proveedor, en el
documento de devolucin se registrar el nombre y firma del transportador, la
identificacin del vehculo, as como el nombre, firma y sello del recibidor del punto
de venta o del funcionario de la central de distribucin que despacha la mercanca
en calidad de devolucin.

5. Mecanismos para el manejo eficiente de los inventarios

OLMPICA se compromete a aplicar los mecanismos necesarios para el manejo
eficiente de los inventarios y el autoservicio. La ineficiencia del autoservicio no ser
causal para la devolucin de mercancas.

El inventario acta como colchn de seguridad entre demanda de los clientes y las
entregas o reposiciones por parte de los proveedores, a la vez que sirve para regular
las cargas de trabajo en el recibo y para tratar de alcanzar el objetivo de nivel de
servicio.


La implementacin de mecanismos para el manejo eficiente de los inventarios no
tienen ningn costo para el proveedor, estos mecanismos han sido desarrollados
inters del proveedor y de OLMPICA, con el fin de obtener informacin fidedigna
directamente de cada uno de los puntos de venta.

5.1. Objetivos

Los objetivos para establecer una buena administracin de inventarios son:

Mejorar el servicio al cliente
Disminuir agotados
Reducir la inversin de inventarios a un nivel ptimo

Estos objetivos son permanentes y determinantes para mejorar o conservar la
imagen, los clientes y continuar en el negocio.

5.2. Anlisis del Inventario

Una herramienta til e importante para realizar un manejo eficiente del inventario es
la clasificacin ABC, los inventarios cclicos, el control de saldos negativos y el
anlisis del informe del sugerido automtico.

5.2.1. Clasificacin ABC

Resulta lgico ordenar los elementos de acuerdo con su importancia respecto al
conjunto, de esa forma se pueden analizar aspectos como:

Unos pocos productos aportan la mayor parte del volumen de las ventas de un
negocio. Por ejemplo, un 20% de los artculos representan el 80% de las ventas (en
este caso seran los productos A de la clasificacin) y el 80% restante de los
artculos contribuye solo con el 20% de la ventas (caso en el cual se denominar los
productos B o C segn sea el caso).

Aplicando este principio a la poltica de inventarios, se muestra como un pequeo
porcentaje de productos representan un gran porcentaje del total del inventario, esta
caracterstica permitir que es el esfuerzo mximo y el control mas estricto se
ejerzan sobre aquellos productos cuyos resultados econmicos pesen mas en el
resultado de la operacin.

Cada uno de los posibles grupos de elementos que por este anlisis se lleguen a
clasificar, se denominarn, respectivamente productos A, B o C, dando a este orden
alfabtico un significado de valoracin econmica, cruzando rentabilidad versus
volumen de ventas as:


Contribucin a la
rentabilidad
Volumen de
ventas Alto
Volumen de
ventas Medio
Volumen de
ventas Bajo
Alto Item altamente
rentable
Item
moderadamente
rentable
Item de exhibicin
Medio Item alto de ventas Item ventas
moderadas
Item surtido
Bajo Item de baja
rentabilidad
Item surtido Item muerto

5.2.2. Inventarios cclicos

El inventario cclico permite realizar un control de las existencias sin necesidad de
cerrar el punto de venta y con la ventaja de saber siempre lo que se tiene y lo que
hace falta.

Para realizar el inventario cclico es necesario conocer primero la rotacin de cada
producto y el nmero de referencias que maneja el punto de venta surtido. Con
estos datos puede calcularse la cantidad de referencias que deben revisarse
diariamente.

Si un producto tiene alta rotacin (menos de 15 das), se realiza el conteo mnimo
seis (6) veces al ao. Para un artculo de mediana rotacin (2 meses), el conteo se
efecta tres (3) veces al ao; los dems, se revisan dos (2) veces al ao.

5.2.3. Control de Saldos Negativos

La existencia de un saldo negativo de un producto significa que en los archivos del
inventario del punto de venta se registra un movimiento de salida por una cantidad
mayor que la disponible en el saldo, por lo tanto, evidencia un error en los procesos.
Para controlar los saldos negativos, OLMPICA ha establecido el siguiente esquema
de control:

El turno administrativo que le corresponda la apertura del punto de venta debe
imprimir el reporte de saldos negativos.

Cada uno de los jefes de seccin solicita el listado de negativos de su seccin y
coordina la distribucin de los productos y las personas que realizarn el inventario
tanto el punto de venta como en la bodega.

En el conteo de cada producto se tienen en cuenta los mismos principios del
inventario fsico general

Identificar y comunicar a las personas directamente involucradas las causas reales
que generaron cada negativo.

Realizar el respectivo ajuste en el sistema de informacin

5.2.4. Anlisis del informe del sugerido automtico

El anlisis del informe del sugerido automtico, es otra herramienta con que cuenta
el sistema comercial de OLMPICA para un eficiente manejo del inventario.
Es un dato numrico que determina la decisin sobre las cantidades a pedir al
proveedor para evitar excesos o faltantes de mercanca. En general, este proceso
permite realizar un abastecimiento de acuerdo a la demanda del cliente.

5.3. Sistema de Informacin

La gestin de inventarios en OLMPICA se apoya en el uso de las tecnologas de
informacin como herramienta indispensable para el control y el procesamiento de la
informacin.

El uso de la tecnologa y del cdigo de barras, permite disminuir el margen de error
en el registro de la informacin relacionada con las ventas debido a que desplaza la
identificacin nica a travs de scanner y la grabacin manual de los datos por su
captura automtica en lnea.

5.4. Planificacin del Abastecimiento

El proceso de Planificacin del Abastecimiento se realiza en cada uno de los puntos
de venta de OLMPICA e integra las funciones y actividades de pedir, recibir y
almacenar los productos. La metodologa consiste en armar de manera conjunta un
calendario en el cual se incluyan el 100% de los proveedores que abastecen el
punto de venta y diariamente medir el cumplimiento tanto de los proveedores en su
da de entrega como el nuestro en la entrega de las rdenes de compra.

5.5. ndices de gestin del proceso de compra

5.5.1. Medicin del desempeo de la gestin de inventarios

Exactitud del inventario: Este indicador mide el grado de exactitud de los
inventarios entre los datos tericos (sistema) y los datos reales (fsicos). Se mide en
unidades y en pesos (al costo). En la medida en que haya exactitud en el inventario,
el proceso de reposicin ser confiable y no habr prdida de venta.

Inventario obsoleto: Este indicador mide el grado de inventario no disponible para
ser comercializado. Se calcula en pesos (costos). Determina si los inventarios
corresponden o no con los pronsticos de las ventas que realiza el proveedor.

Rotacin del inventario: Este indicador muestra las veces que rota un producto.
Se mide mensualmente.


Duracin del inventario: Este indicador muestra lo que dura el inventario
existente.

Nivel de agotados: Este indicador mide el grado de inventario no disponible para
la venta. Se calcula por referencia. En trminos generales permite al proveedor y al
supermercado cuantificar y controlar las prdidas de ventas.

5.5.2. Medicin del desempeo de la planificacin del abastecimiento

Este sistema de medicin permite conocer el Nivel de Cumplimiento del proveedor
en los siguientes aspectos:

Nivel de servicio por referencia (PLUs): Mide el desempeo y el cumplimiento
de los proveedores segn el nmero de referencias pedidas versus el nmero de
referencias despachadas.

Nivel de servicio por unidades: Hace referencia al cumplimiento de los
proveedores, segn el nmero de unidades pedidas versus el nmero de unidades
despachadas.

Errores de facturacin en unidades: Este indicador muestra los errores
cometidos por el proveedor entre lo facturado (en unidades) y lo despachado
fsicamente.

Errores de facturacin en pesos: Este indicador muestra las diferentes en
precios existentes entre la factura del proveedor y la orden de compra contra la que
se va a recibir el pedido.

Cumplimiento de entregas a tiempo: Este indicador mide el cumplimiento de los
proveedores segn el tiempo de entrega (lead time) acordado y el desempeo del
proceso de recibo.

Devoluciones: Este indicador mide el grado de devoluciones hachas por cada
almacn a los proveedores durante un perodo. Este inventario se debe calcular en
unidades y en pesos (costo).

5.6. Estructura tecnolgica

Nuestros puntos de venta cuentan con tecnologas de informacin (software o
aplicacin comercial que soporta todo el ciclo comercial del producto) que permiten
registrar y almacenar en el sistema, el movimiento fsico del producto, de esta
manera, simplifican, acortan y soportan la ejecucin de todos los procesos de dichos
puntos de venta.


6. Parmetros objetivos de rentabilidad

El sistema comercial de OLMPICA permite conocer el cumplimiento de metas y
logros relacionados con el tema de rentabilidad. OLMPICA se compromete a
acordar con sus proveedores, parmetros objetivos de rentabilidad para la ejecucin
de la relacin comercial. Dichos parmetros sern informados de manera previa a su
aplicacin y evaluacin durante el ao calendario y no respondern exclusivamente
a la relacin de promociones por parte de competidores.

La medicin de este concepto se hace a travs de los siguientes indicadores de
gestin:

NIVEL DE SERVICIO POR REFERENCIA (PLUs)

Hace referencia al cumplimiento de los proveedores. Compara el nmero de
referencia pedidas contra el nmero de referencias despachadas. Este indicador
seala las referencias pedidas y no despachadas, as como las referencias
despachadas y no pedidas.

NIVEL DE SERVICIO POR UNIDADES

Este indicador compara el nmero de unidades pedidas contra el nmero de
unidades despachadas. Permite conocer el nmero de unidades pedidas y no
despachadas, as como las unidades despachadas, no pedidas.

ERRORES DE FACTURACIN EN UNIDADES

Muestra las diferencias o errores entre lo facturado por (en unidades) y lo
despachado fsicamente.

ERRORES DE FACTURACIN EN PESOS

Este indicador permite conocer las diferencias de precios existentes en la factura del
proveedor y los precios establecidos en la orden de compra.

CUMPLIMIENTO ENTREGAS A TIEMPO

Este indicador permite conocer el nivel de cumplimiento de las entregas del
proveedor comparando el tiempo real de la entrega con el tiempo establecido o
prometido por el proveedor.

PRODUCTIVIDAD POR PERSONA

A travs de este indicador podemos conocer la productividad por persona, por
Centro de Distribucin y por bodega.


AUSENTISMO

Este indicador mide el grado de ausentismo presentado en nuestro centro de
distribucin y/o bodegas.

VENTAS COMPARATIVAS

Mide la tasa de crecimiento en ventas de los productos del proveedor comparando
meses y aos anteriores.

MARGEN BRUTO

La diferencia entre el precio de compra y el precio de venta determina la utilidad
bruta del negocio, es decir, utilidad antes de gastos. El margen bruto se refiere a la
utilidad bruta como porcentaje de precio de venta al pblico.

INVENTARIOS

Este informe muestra las existencias en unidades y en pesos al costo, se indica por
referencia, seccin y por punto de venta.
Adicionalmente se debe agrupar segn la clasificacin ABC de los artculos.

EXACTITUD DEL INVENTARIO

Este indicador mide el grado de exactitud de los inventarios entre los datos tericos
(Sistema) y los datos reales (Fsicos). Debe ser medido en unidades y en pesos (al
costo).

ROTACIN DE INVENTARIOS

Muestra el nmero de das que dura el inventario existente. Se puede calcular segn
el presupuesto y segn las ventas.

PRODUCTIVIDAD DEL INVENTARIO

El indicador de productividad compara la utilidad bruta con las ventas.

INVENTARIO OBSOLETO

Este indicador mide el grado de inventario no disponible para ser comercializado. Se
calcula en pesos (costos).

NIVEL DE AGOTADOS

Este indicador mide el grado de inventario no disponible para el despacho en los
puntos de ventas y/o para la venta.


DEVOLUCIONES

Mediante este indicador podemos saber la cantidad de devoluciones realizadas por
cada punto de venta o centro de distribucin al proveedor durante un periodo de
tiempo determinado.

TIEMPO DE MORA CARGUE VEHCULO PARA PUNTOS DE VENTA

Mide el tiempo utilizado por los centros de distribucin para el cargue de vehculos
con mercancas para los puntos de venta.

VENTAS POR METRO CUADRADO

Las ventas por metro cuadrado se utilizan para comparar la efectividad de las
diferentes secciones en que se divide un punto de venta.

VENTAS POR EMPLEADO

Mide la productividad por empleado.

UTILIDAD BRUTA POR METRO CUADRADO

El valor marginal de esta estadstica determina la forma de redistribucin de
espacios en puntos de venta.

UTILIDAD DIRECTA

La utilidad directa es una medida de rentabilidad, luego de restarle los costos
identificables directamente asociados a las operaciones de un departamento. No
incluye la distribucin de gastos fijos generales.

CUMPLIMIENTO PRESUPUESTO DE VENTAS

Este indicador muestra el cumplimiento de presupuesto de ventas (unidades y
pesos).

7. Sistema de costeo de mercancas

7.1. Requisitos de facturacin

La factura deber contener la siguiente informacin:
Razn social
Domicilio
Nmero
Nmero de identificacin tributaria


Cantidad y descripcin de la mercanca
Tipo de actividad del comerciante
Precio unitario de cada artculo
Precio total
Indicar el importe de la factura en nmeros y letras
Cdigo de Barra de los artculos

7.2. Condiciones para el pago de las facturas

Para el pago de las facturas se aplicarn las siguientes condiciones:

OLMPICA solamente reconoce como vlidas las condiciones de compra pactadas
con el proveedor, las cuales constan en la respectiva Orden de Compra.

Las condiciones de compra que OLMPICA aplica, tales como precios, descuentos
y plazos, se encuentran determinadas en la respectiva Orden de Compra. Es con
base en esas condiciones que se expiden las facturas.

El pago se realiza de acuerdo con los precios y con las condiciones vigentes en la
fecha de la Orden de Compra, independientemente de la fecha de entrega de las
mercancas.

OLMPICA acuerda con los proveedores diferentes perodos para el pago de las
facturas segn el tipo de producto. El plazo mnimo de pago es de quince (15) das
hbiles para algunos productos perecederos. En general los plazos de pago
responden entre otros a los descuentos financieros previamente pactados con los
proveedores.

El plazo para el pago se cuenta a partir del recibo a satisfaccin de la mercanca.

OLMPICA se compromete a respetar las condiciones de pago acordadas o las que
se pacten con algunos proveedores en atencin a sus circunstancias particulares.

7.3. Contenido de la Orden de Compra:

La orden de compra se deber contener nicamente la siguiente informacin:

Identificacin y domicilio del proveedor
Descripcin de la mercanca
Nmero de referencia de fbrica
Cdigo de barras
Nmero de la factura
Fecha de pedido
Precio unitario
Precio total


Descuentos
Condiciones de pago
Lugar para la entrega
Fecha de entrega
Firma de quien recibe la mercanca

8. Pago de facturas

Para proceder al pago de sus facturas el proveedor deber presentarse en el
Departamento de Tesorera de la ciudad establecida para el pago. El proveedor
podr escoger solamente una de las ciudades en donde existan establecimientos de
OLMPICA abiertos al pblico.

El proveedor deber presentar la Orden de Compra, la cdula de ciudadana y la
carta de autorizacin para el retiro de cheques, si es el caso.
Los pagos se realizan mediante cheque, en las oficinas de OLMPICA los das
viernes de cada semana. OLMPICA conservar como soporte de pago,
comprobante de egreso debidamente firmado por el proveedor o la persona
autorizada por ste.

9. Procedimientos y Mecanismos de Solucin de Controversias

9.1. Principios Generales Del Mecanismo

Para toda controversia que se presente en relacin con un proveedor, tanto
OLMPICA como ste se obligan a dar aplicacin a los procedimientos y
mecanismos consagrados para ello en el Acuerdo de Buenas Prcticas Industriales,
Comerciales y de Defensa del Consumidor firmado entre la Andi, Acopi y FENALCO
el 18 de diciembre de 2003.

La estructura del procedimiento para la solucin de controversias debe contar con 3
fases: 1.Arreglo directo. 2. Intervencin de buenos oficios de los gremios. 3.
Intervencin de un tercero para decidir la controversia.

9.1.1. Legitimidad y Observancia

En caso de que cualquiera de las partes (Cadena o Proveedor) decida no utilizar el
procedimiento descrito en el Acuerdo de Buenas Prcticas Industriales, Comerciales
y de Defensa del Consumidor y en su lugar acuda a las autoridades estatales o a
cualquiera otra va, tal actuacin se considerar como una conducta reprochable: La
decisin de no tramitar las controversias por dicho procedimiento, impedir a la
Cadena o proveedor que incurra en dicha conducta reprochable, invocar en su favor
el Acuerdo de Buenas Prcticas para ese caso concreto, en caso de que se
presente esta situacin, la parte afectada deber reportar el caso a los gremios, los
cuales adoptarn las medidas del caso para garantizar la aplicabilidad del Acuerdo
de Buenas Prcticas.


9.1.2. Importancia Del Entendimiento Directo

OLMPICA y los proveedores resaltan que el entendimiento directo entre ellos debe
ser el mecanismo principal para la solucin de las diferencias. En cualquier fase del
procedimiento de solucin de controversias que aqu se establece, las partes podrn
dar por terminadas de comn acuerdo sus diferencias.

9.1.3. Prohibicin Mutua De Retaliaciones

El mecanismo de solucin de controversias consagrado en el presente manual no
dar lugar durante su trmite ni una vez culminado ste, en ningn caso, a la
aplicacin de retaliaciones de parte de los proveedores o de OLMPICA.

As mismo, el proveedor y OLMPICA debern abstenerse de divulgar la controversia
al pblico.

9.1.4. Procedimiento Para La Solucin De Controversias

9.1.4.1. Primero Fase: Arreglo Directo

a. Presentacin de la queja y/o reclamo:

Las quejas y/o reclamos se presentarn y tramitarn, en el domicilio legal de la
compaa en contra de la cual se formule la reclamacin, salvo que las partes
acuerden el traslado de la sede una vez iniciada esta fase. En el caso de micros y
pequeos proveedores se facilitarn procedimientos no presenciales.

Las quejas y/o reclamos debern ser presentados y tramitados en forma individual
por el proveedor y/o cadena de almacenes que se considere afectado por la
conducta de la respectiva cadena y/o proveedor con quien desarrolla su relacin
comercial.

Para tal efecto, deber formular el reclamo por escrito, en el cual se identificarn
claramente las partes de la relacin comercial, los hechos, la conducta y/o
conductas previstas en el Acuerdo que considera violadas, as como las razones y
las pruebas en que se funda. El escrito ser entregado mediante correo u otro medio
tcnico o electrnico dirigido a la persona con la que se maneja la relacin
comercial, con copia a la persona u oficina destinada por la cadena o proveedor para
la atencin del PQR.

En caso de que se presenten varias reclamaciones de proveedores o cadenas por
una misma causa o conducta, los gremios podrn participar en forma privada y
reservada, para facilitar la solucin de la controversia.


b. Oportunidad para la formulacin de las quejas y/o reclamos.

En los eventos en que exista inconformidad originada en las conductas o situaciones
establecidas en el presente Manual o en el Acuerdo Comercial, las partes a las
cuales el mismo se aplica debern formular la respectiva queja y/o reclamo dentro
de los noventa (90) das siguientes a la fecha en que la parte afectada haya tenido o
haya debido tener conocimiento de la respectiva conducta o situacin. Surtido tal
plazo, se entender que la oportunidad para formular la reclamacin de ha
extinguido.

c. Atencin oportuna y adecuada de quejas y/o reclamos.

OLMPICA deber atender de manera oportuna y adecuada las quejas y/o reclamos
que le sean presentados en la forma prevista en el aparte anterior.

Para tal efecto, toda reclamacin deber ir acompaada de la siguiente informacin:

Nombres y apellidos completos del solicitante y direccin
Objeto de la queja o reclamo
Motivos o razones
Relacin de documentos que acompaa
Firma del peticionario

La reclamacin debe constar por escrito e ir acompaada de los posibles soportes
sobre los hechos motivo de la peticin, queja o reclamo. Una vez radicada dicha
solicitud ante el comprador, ste de manera inmediata, dependiendo de la solicitud
realizada por el proveedor, informar y guiar al proveedor si el reclamo puede ser
atendido directamente por l mismo o de lo contrario, informar la dependencia a
donde podr dirigirse para tener mayor claridad sobre el tema motivo de su reclamo
ejemplo: cuentas por pagar, aprovisionamiento, aseguramiento de calidad, recibo,
unidad de venta, bodega, etc.

Tanto el comprador como la dependencia que debe dar respuesta a la peticin
tendrn un trmino mximo de diez (10) das hbiles para temas no contables y
quince (15) das hbiles para temas contables, contados a partir de la fecha en que
se conocieron la solicitud del proveedor.

Si pasado el trmino antes mencionado no se ha dado respuesta a la solicitud del
proveedor, ste podr solicitar la intervencin del Coordinador Regional de Compras
a fin de que se aclare lo solicitado. Dicho funcionario dispondr de diez (10) das
hbiles para temas no contables y quince (15) das hbiles para temas contables
mximo, para responder la peticin del proveedor.

Si por cualquier causa no existiere respuesta alguna a dicha solicitud, se podr
remitir al Gerente Nacional de Compras (Segn el tipo de producto), para que ste a


su vez aclare lo sucedido. El trmino para dar respuesta ser mximo de cinco (5)
das hbiles para temas no contables y diez (10) das hbiles para temas contables.

Las respuestas a las peticiones, quejas y reclamos realizados por el proveedor
debern realizarse siempre por escrito.
Una vez surgida la controversia, las partes podrn acordar la prrroga o extensin
de estos plazos.

Expirado el plazo a que hace referencia el punto anterior sin que se haya llegado a
un acuerdo para la solucin del conflicto, cualquiera de las partes podr llevar la
controversia a la segunda fase del procedimiento, sin importar el grado de avance en
que se encuentre el trmite del PQR.

d. Efectos de los acuerdos o arreglos directos

Los acuerdos o arreglos, parciales o totales, que resulten de esta fase, debern
constar por escrito y producirn los mismos efectos de una transaccin. En
consecuencia, el acuerdo har transito a cosa juzgada prestar mrito ejecutivo.

9.1.4.2. Segunda Fase: Intervencin De Buenos Oficios Por Parte De Los
Gremios

Surtido y agotado el trmite anterior, la parte reclamante solicitar mediante escrito
entregado por correo u otro medio tcnico p electrnico al gremio al cual se
encuentre afiliado o que represente sus intereses, que le de trmite a la fase de
intervencin de buenos oficios.

El gremio que reciba la solicitud de inicio de la fase de buenos oficios, cuando
estime que existe motivo para ello, notificar por escrito al gremio de la empresa
reclamada sobre la iniciacin de esta segunda fase. Para el desarrollo de los buenos
oficios, los gremios actuarn con total discrecin y cautela, efectuarn contactos
entre ellos y propiciarn un espacio de discusin y dilogo entre las partes a fin de
facilitar la solucin de la controversia.

La labor de buenos oficios consistir en el asesoramiento directo y la formulacin de
recomendaciones privadas por parte de cada gremio a su respectivo afiliado o
asesorado, as como en la generacin de los espacios y la facilitacin de las
discusiones que permitan el acercamiento entre partes.

En ningn caso los gremios realizarn propuestas pblicas ni podrn tomar
decisiones respecto de la controversia.

Los buenos oficios sern adelantados por las instancias que se designen al interior
de cada uno de los gremios.


Cuando varias quejas se refieran a una misma conducta, los gremios podrn
tramitarlas en forma acumulada en esta segunda fase, con el fin de buscar una
solucin comn. Lo anterior no impedir el trmite de la primera fase del
procedimiento de solucin de controversias.

Para el efecto, el gremio que presente la acumulacin deber en todo caso convocar
al gremio de la compaa en contra de la cual se dirige la queja.

En caso de acumulacin, los gremios se limitarn a formular propuestas de acuerdo
y entendimiento y procurarn que sus afiliados participen en las discusiones con
nimo positivo y constructivo con miras a la solucin de la controversia.

Esta fase no podr exceder de 15 das hbiles contados a partir de la terminacin de
la fase anterior. Los gremios podrn acordar la prrroga o extensin de este plazo
con aceptacin de las partes.

Los acuerdos parciales o totales que se obtengan en esta fase debern constar por
escrito y producirn los mismos efectos de una transaccin, es decir que hace
trnsito a cosa juzgada y presta mrito ejecutivo.

9.1.4.3. Tercera Fase: Comit De Mediacin

Surtida la fase de buenos oficios, sin que exista acuerdo total sobre la controversia,
cualquiera de las partes podr convocar un Comit de Mediacin, el cual se regir
por las reglas que a continuacin de expresan.

El Comit de Mediacin funcionar en la sede del domicilio legal de la compaa en
contra de la cual se formule la reclamacin, salvo que las partes acuerden el
traslado de la sede una vez iniciada esta fase. En el caso de lo micro y pequeos
proveedores, se facilitarn mecanismos no presenciales para el desarrollo de esta
fase.

Esta fase no podr tener una duracin mayor a treinta (30) das hbiles contados a
partir de la fecha de integracin del Comit. Las partes podrn ampliar de comn
acuerdo este plazo, una vez se haya dado inicio a esta fase.

a. Lista de Profesionales Elegibles para la Integracin del Comit de Mediacin

Dentro de los noventa (90) das siguientes a la firma de este Acuerdo, los gremios
involucrados conformarn una lista de personas de gran reputacin en el medio y
conocedoras de la industria y del nuevo comercio de las cadenas, los cuales
debern tener domicilio en Bogot, Medelln, Cali, Barranquilla y/o Bucaramanga.
Esta lista ser revisada anualmente por lo gremios.


Los gremios procurarn mantener informadas y actualizadas a las personas
integrantes de la lista sobre las tendencias, tecnologas y en general sobre los
avances del nuevo comercio.

Los gremios buscarn integrar subcomits en lo jurdico, tcnico, econmico y
comercial, con el objeto de apoyar la labor del Comit de Mediacin.

b. Reglamento del Comit de Mediacin

Dentro de los dos (2) meses siguientes a la firma de este Acuerdo, los gremios que
lo suscriben expedirn un reglamento nico para el funcionamiento del Comit de
Mediacin, el cual contendr como mnimo los siguientes elementos:

Requisitos de elegibilidad.
Reglas para la conformacin de la lista de integrantes, para la permanencia en la
misma, as como el rgimen de conflicto de intereses.
Costos y honorarios razonables.

Forma en la que los gremios, de manera conjunta, determinarn el funcionamiento
del Comit.

Las dems normas que consideren necesarias para el adecuado funcionamiento
del comit.

La falta de expedicin del reglamento no impedir el funcionamiento del Comit.

c. Integracin del Comit de Mediacin

La parte inconforme, dentro de los tres (3) das hbiles contados a partir de la
terminacin de la fase anterior, comunicar a su respectivo gremio sobre su decisin
de convocar el Comit de Mediacin. Para el efecto, le har llegar un escrito con sus
argumentos y los anexos que considere pertinentes. Dicho escrito, con sus anexos,
ser remitido al gremio de la empresa convocada, con el fin de que lo ponga en
conocimiento de la parte contra de la cual se dirige.

Los costos para el funcionamiento del Comit sern consignados dentro del trmino
fijado y en la forma en que establezca el reglamento. De lo contrario, las partes
quedarn en libertad para acudir a la justicia ordinaria.

Dentro del los tres (3) das hbiles siguientes a la fecha en que los gremios hayan
recibido la prueba de la consignacin de los gastos y honorarios, procedern a
realizar una audiencia en la cual se integrar el Comit de Mediacin, de
conformidad con lo que establezca el reglamento. En dicha audiencia la parte
convocada presentar por rescrito su contestacin frente a la reclamacin, junto con
los anexos que considere pertinentes.


En esta fase, ninguna de las partes podr alegar hechos o infracciones distintas a
los ya tratados en las fases anteriores. Solamente se admitirn nuevos hechos o
pruebas cuando la parte que los aporte se hubiera encontrado en imposibilidad de
proporcionarlos o conocerlos en las fases anteriores.

d. Reunin Final

La controversia deber resolverse en una nica reunin, la cual se realizar dentro
de los quince (15) das hbiles siguientes a la reunin de Integracin del Comit,
para lo cual se convocar a las partes indicando para el efecto la fecha, y lugar en el
cual se llevar a cabo. La reunin se desarrollar en la forma que establezca el
reglamento y la decisin se comunicar a las partes a ms tardar dentro de las
veinticuatro (24) horas siguientes a la terminacin de esta reunin.

e. Contenido y Efectos de la Decisin

La decisin ser proferida en la forma que seale el reglamento y establecer si la
conducta o conductas reclamadas infringen el Acuerdo de Buenas Prcticas. El
Comit no har pronunciamientos sobre la infraccin de otros ordenamientos
jurdicos.

En el evento en que la decisin califique la conducta o conductas reclamadas como
contrarias al Acuerdo de Buenas Prcticas, formular las rdenes correspondientes,
para que la conducta y las rdenes impartidas al infractor tendrn los efectos de una
transaccin.

De igual forma, el Comit de Mediacin, instar a las partes para que en un trmino
de 10 das hbiles lleguen a un acuerdo sobre le mejoramiento de sus relaciones
comerciales y la indemnizacin de los prejuicios cuando a ello haya lugar como
consecuencia de la infraccin del Acuerdo. Los acuerdos a los que lleguen las partes
tendrn el efecto de transaccin, en consecuencia har transito a cosa juzgada y
prestar mrito ejecutivo.
El Comit, con la asesora de peritos, proceder a formular una recomendacin
sobre la solucin de la controversia en sus aspectos comerciales y econmicos.

Los gastos del trmite pericial sern a cargo de la parte que cometi la infraccin.

10. Operacin logstica de merchandising

OLMPICA se compromete a negociar con sus proveedores, el costo de los
operadores logsticos en el punto de venta que sean necesarios para la
comercializacin del producto.

De manera unilateral, OLMPICA no impondr pago alguno por este concepto.


10.1. Definicin

La operacin logstica de merchandising es el proceso del manejo eficiente de
mercancas con el propsito de soportar la operacin diaria en lo referente al surtido,
exhibicin y control de los artculos en cada una de las categoras de productos,
prestando de esta forma un excelente servicio al cliente.

10.2. Beneficios obtenidos por la implementacin de la operacin logstica

Beneficios para OLMPICA

Surtido eficiente en las gndolas de exhibicin desde la apertura hasta el cierre de
los puntos de venta, incluyendo domingos y festivos.

Disminucin de agotados en los lineales atribuibles a la Operacin, por presencia
permanente del surtidor en el punto de venta.

Cambio en las polticas de surtido de los productos por marcas, categoras o
gndolas.

Supervisin permanente en el punto de venta, a travs del supervisor del operador.

Disminucin en las filtraciones de mercanca y averas por exceso de
manipulacin.

Administracin y control del recurso humano asignado a la Operacin.

Eliminacin de guerra de espacios en las gndolas por parte de los proveedores.

Balanceo adecuado del inventario del punto de venta (Reduccin de inventario de
mercanca con poca o ninguna rotacin).

Aplicacin correcta de las tcnicas y prcticas del merchandising.

Beneficios para el proveedor.

Exhibicin y surtido de sus productos en la gndola en todos los puntos de venta
que se encuentran en operacin.

Adecuado manejo de la rotacin de sus productos.

Reduccin de personal directo de merchandising.

Reduccin en el costo de Operacin.


Comunicacin directa con Olmpica.

10.3. Ciclo del servicio

La operacin logstica de merchandising en Olmpica contempla nica y
exclusivamente el manejo de las siguientes actividades por parte del personal
operativo:

Frenteo de mercancas
Limpieza de mercancas y gndolas
Descargue de mercancas en el recibo
Almacenamiento de mercancas en las bodegas
Marcaje de mercancas
Surtido de mercancas
Relacin de inventarios cclicos
Reporte de informacin de productos agotados
Manejo de averas
Resurtido
Realizacin de inventarios en puntos de venta

10.4. Estructura organizacional

10.4.1. Director Nacional Proyecto de Merchandising

Responde por la planeacin, direccin, coordinacin, supervisin y evaluacin de las
operaciones del merchandising en los puntos de venta, con el fin de lograr un ptimo
desempeo comercial del personal de mercaderistas y contribuir al mejoramiento de
los resultados comerciales y financieros de la empresa y sus relaciones con los
proveedores. Reporta a la Vicepresidencia Comercial.

10.4.2. Coordinador logstico por Operador/Regional

Coordina el servicio de Operacin logstica en los diferentes puntos de venta, de tal
manera que se logre:

Homologacin del servicio
Optimizacin de los procesos
Atencin oportuna a proveedores y a OLMPICA en la solucin de problemas
referentes a la prestacin del servicio y mantenimiento de los estndares definidos
en los puntos de venta.

El Coordinador logstico reporta a la Gerencia Regional del Operador.


10.4.3. Supervisor de punto de venta

Responde por la administracin y coordinacin del grupo de auxiliares de surtido,
con el fin de llevar a cabo una Operacin eficiente. Igualmente responde por la
implementacin y aplicacin de las directrices de OLMPICA, en cuanto a surtido y
exhibicin se refiere, en el punto de venta. Reporta al Coordinador logstico y al
Gerente del punto de venta.

10.4.4. Auxiliares de Merchandising

Participan en el descargue, almacenamiento, limpieza, frenteo, surtido, resurtido,
realizacin de inventarios cclicos y semestrales en los puntos de venta. Responde,
adems, por el marcaje de mercancas y todas las labores concernientes al manejo
de exhibiciones, garantizando el cumplimiento de las planometras definidas por
OLMPICA. Reportan al Supervisor del punto de venta.

10.5. Niveles de responsabilidad

Con el objeto de mantener una comunicacin permanente con los proveedores y
darle solucin inmediata a sus inquietudes, se establecieron los siguientes niveles
de responsabilidad:

10.5.1. El gerente del punto de venta responde a OLMPICA y al proveedor por:

Atencin directa al proveedor
Pedidos
Exhibiciones adicionales
Ofertas
Negociaciones
Agotados

10.5.2. El supervisor del operador responde al Gerente del punto de venta por:

Cumplimiento de las estrategias de exhibicin
Surtido eficiente
Cumplimiento de turnos
Manejo de personal
Reemplazos de personal
Apoyo en el manejo de vveres a la administracin del punto de venta

10.5.3. El Auxiliar de merchandising responde al Supervisor del Operador del
punto de venta por:

Frenteo de mercanca
Recibo de mercanca


Limpieza del producto en el lineal
Surtido y resurtido
Marcaje de productos
Dems actividades inherentes a su labor

10.5.4. El proveedor responde por:

La supervisin de la Operacin
La capacitacin permanente al personal de merchandising de los puntos de venta
en cuanto al manejo y exhibicin de productos.

10.6. Proceso para la atencin de quejas y reclamos

Todas las preguntas quejas y reclamos del proveedor con respecto a al proceso de
la operacin logstica de merchandising debern cumplir el siguiente procedimiento:

Cada ocho (8) das un Supervisor del proveedor, deber diligenciar una planilla
denominada Informe de Visita en la cual evaluar en cada punto de venta:

La exhibicin: Si se ajusta a los modelos de exhibicin que el proveedor maneja
para sus productos.

Los precios: La correcta marcacin de los productos de acuerdo con los precios de
venta, as como para las ofertas.

El nivel de agotados: Establecer que los productos codificados estn exhibidos y
no agotados.

Pedidos: Determinar que los pedidos se realicen de acuerdo a las necesidades de
rotacin segn la naturaleza de cada producto en cada uno de los puntos de venta.

Exhibiciones adicionales: Revisar si stas funcionan segn lo convenido entre
OLMPICA y el proveedor.

Dicho informe deber ser presentado al Supervisor del Operador, para su
conocimiento, ambos firman la planilla. Posteriormente esta informacin se le remite
al Gerente del punto de venta, quien tambin lo firmar en constancia de recibo. El
Gerente de reunir con los supervisores del operador para tomar los correctivos
necesarios o resolver las inquietudes del Supervisor en un plazo no mayor de ocho
(8) das calendario.

Transcurrido el trmino anterior en la prxima vista del Supervisor del Operador, si
no se han resulto los reclamos del proveedor dejar constancia en el Informe de
Visita, pero esta vez el Gerente deber enviar copia del mismo al Director de
Operaciones de la Regional y al Director de la operacin logstica, quienes tomarn


los correctivos necesarios segn se trate de una responsabilidad del gerente o del
operador.

10.7. Sistema de pago de la operacin logstica de merchandising

OLMPICA facturara mensualmente el valor a pagar por cada uno de los
proveedores que reciben el servicio de merchandising a travs de la emisin del
documento soporte que se genera por el sistema del Departamento de Crdito y
Cartera, acorde con el nmero de horas de servicio convenidas previamente con el
proveedor. Este valor se descuenta automticamente del pasivo de los proveedores,
a travs del sistema del Departamento de Cuentas por pagar.

Lo anterior es generado por software que contiene toda la informacin del nmero
de horas de cada uno de los proveedores por punto de venta, el cual alimenta el
proceso de facturacin del software financiero (J D Edwards).
Olmpica acuerda con los proveedores el nmero de horas de servicio para el
manejo de los productos en los puntos de venta, teniendo en cuenta el volumen de
compras y el margen de utilidad por categoras de productos.

Todas las condiciones sealadas sobre la operacin logstica se encuentran
soportadas en la oferta mercantil de servicios con la cual Olmpica formaliza el
servicio de merchandising y su cobro a proveedores.

10.8. Secciones de la operacin logstica

El servicio de operacin logstica aplica a los proveedores de las secciones de
vveres (01, 08,14), hogar (21), licores (26), panadera (06). Esta excluida del
manejo a los proveedores de lcteos, carnes fras, frutas y verduras.

10.9. Costos relacionados con la fijacin de tarifas

Los costos que se tienen en cuenta para la fijacin de tarifa por hora en la operacin
logstica son exclusivamente las siguientes:

Salario del surtidor, supervisor, coordinador operador y supernumerarios
Pagos domingos, festivos y horas extras
Pago de horas extras por realizacin de inventarios
Pago de recargo nocturno
Prestaciones sociales
Bonificaciones a surtidores encargados
Incapacidades
Dotacin (uniformes)


Implementos de trabajo
Costos de administracin del operador
Informacin a proveedores sobre ventas, agotados, precios por PLU, inventarios
(por precios y por unidades).

10.10. Valores agregados al servicio de operacin logstica

OLMPICA se beneficia con el manejo a travs del operador logstico contratado al
obtener valores agregados en el servicio, tales como:

Know How en la operacin de merchandising
Experiencia segn aos de servicios aplicadas al esquema
Infraestructura en todo el territorio nacional
Seleccin de personal
Capacitacin permanente al recurso humano que ejecuta la operacin
Suministro de informacin estadstica, que hace referencia a: Gestin de personal,
Gestin de precios, Gestin de Inventarios, Encuesta a proveedores y clientes sobre
servicio, Resumen de agotados.

11. Confidencialidad

Todos los documentos e informacin que se encuentren incorporados al presente
manual de proveedores, as como toda la informacin que OLMPICA suministre al
destinatario del mismo, o que ste obtenga en virtud de la relacin contractual que
se llegue a establecer entre las partes, se consideran informacin reservada y
confidencial.

Por lo tanto, quien llegare a conocer de este manual o cuales quiera documentos
relacionados con el mismo, por cualquier medio o en cualquier circunstancia no
podr revelar el contenido de los mismos. Ni utilizarlo en inters propio o de
terceros.

La violacin de la obligacin de reserva prevista en esta clusula, har responsable
civil y penalmente, de conformidad con lo previsto en las normas correspondientes,
al destinatario del presente manual o de los documentos relacionados con el mismo.

12. Vigencia y Modificacin

El presente manual regir a partir de su publicacin oficial a los proveedores de
OLMPICA y tendr una vigencia (1) ao prorrogable anualmente

El contenido de este manual podr ser modificado por OLMPICA con un preaviso de
por lo menos treinta (30) das a los proveedores antes de su entrada en vigencia.


Los proveedores podrn, en ese lapso de tiempo, hacer comentarios a las
modificaciones, los cuales sern recibidos y analizados por la compaa.

Mientras se est durante el periodo de seguimiento de las garantas ofrecidas a la
Superintendencia de Industria y Comercio, la modificaciones que se introduzcan al
manual, solamente regirn una vez dicha autoridad impartan su aprobacin.

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