GESTION DE EVENTOS

Profesor del Curso

Lic. Monica Ortega


Lic. Mnica Ortega MBA
Qu es un Evento?
del latn "EVENTUS" acontecimiento,
suceso, eventualidad.
Son actos eventuales u ocasionales
que para las empresas estn constitudos
por inauguraciones, conferencias,
asambleas, convenciones, aniversarios,
Lanzamientos de productos, congresos
y otros hechos equivalentes en
solemnidad y en importancia
Mag. Mnica Ortega
Qu es un Evento?
Es una comunicacin de CONTACTO, formada por
variables duras
(lugar, sonido, software, contrataciones)
y variables blandas
(catering, shows, obsequios, presentador)

Lic. Mnica Ortega MBA
Qu es un Evento?
Es como un ROMPECABEZAS,
Todas las partes que forman parte del
desarrollo deben encajar perfectamente
y hasta la mas perifrica o
insignificante es parte fundamental.
Mag. Mnica Ortega
Finalidad de un Evento
Conmemoracin (celebrar una fecha o
hecho trascendental).
Homenaje: (reconocer la trayectoria)
Celebracin: (festejo) . Ej: acuerdo,
convenio
Atraccin: (presentacin al pblico
relacionado con la imagen
Institucional)
Mag. Mnica Ortega
DIVISIN DE LOS EVENTOS
Este mercado tiene 3 divisiones

Eventos Sociales

Eventos Corporativos

Eventos Pblicos y / o populares
Mag. Mnica Ortega
CLASIFICACION DE LOS
EVENTOS
Por su tamao: en pequeos, medianos, grandes
y mega eventos.

Por el lugar de desarrollo: siendo estos al aire
libre, lugar cerrado, en provincia.

Por su tipo: Sociales, Masivos y/o Populares,
Religiosos, Culturales, Deportivos, Empresariales
o Corporativos.
Mag. Mnica Ortega
Eventos Sociales
Nacimientos.
Cumpleaos.
Casamientos.
Aniversarios.
Fiestas Benficas.
Desfiles.
Fiestas de Egresados.
Fiestas de Grupos de
Pertenencia.
Fiestas de despedida.
Eventos infantiles.
Despedidas de solteros.
Fiestas de 15 y 18 aos.
Fiestas Comunitarias
organizadas por Entidades
Civiles.
Pequeas Sorpresas.
Fiestas de Fin de Ao.
Fiestas Privadas.
Da del Nio.
Escolares
Inicio de ciclo.
Cierre del ciclo.
Fiestas Patrias.
Torneos y Encuentros Deportivos.
Festivales.
Kemesses.
Ferias.
Certmenes.
Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
Reunin de ex-alumnos.
Aniversario de la Institucin.
Fiesta de Graduacin.
Festejos populares
Conciertos.
Festivales.
Concursos.
Desfiles.
Culturales
Festivales.
Actos Culturales.
Conmemoraciones.
Cocktail.
Espectculos artsticos.
Muestras de arte.
Inauguraciones de Centros
Culturales.
Fiestas de Colectividades.
Presentacin de un libro.
Presentacin de una Obra.
Exposiciones.
Congresos.
Ferias.
Concursos.
Mesas de debate.
Deportivos
Torneos.
Competencias.
Panamericanos.
Intercolegiales.
Campeonatos interempresarios.
Clases abiertas.
Mundiales.
Polticos
Lanzamiento de Campaa.
Nombramiento de
Funcionarios.
Debates.
Congresos.
Cierre de campaa.
Reuniones de trabajo.
Desayuno, almuerzos y cenas
proselitistas.
Eventos a beneficio.
Inauguraciones.
Firmas de Acuerdo.
Actos Conmemorativos.
Viajes polticos.
Recepciones diplomticas.
Distinciones.
Entrega de premios,
diplomas.
Homenajes y
Reconocimientos.
Cenas de Gala.
Conferencias de prensa.
EMPRESARIALES
Ferias
Cumbres
Congresos.
Convenciones.
Exposiciones, tradeshows y
Showrooms.
Seminarios.
Lanzamientos de productos.
Conferencias de Prensa.
Workshops.
Visita de Extranjeros a la Empresa.
Inauguraciones.
Aniversarios de Empresa.
Family Day.
Cenas de fin de ao.
Fiestas temticas.
Desayunos, Almuerzos y Cenas de
trabajo.
Encuentras de negocios.
Fiesta de Logros de Objetivos.
Incentivos y Fidelizacin para
Fuerzas de Ventas.
Eventos de integracin.
Outdoors.
Concientizacin de Nuevos
Objetivos.
Kick Off y Lanzamiento de Planes.
Eventos Recreativos.
Jornadas de Capacitacin.
Asuncin o cambio de Autoridades
Religioso.

Bautismo.
Comunin.
Casamiento.
Navidad.
Pascuas.
Jubileo.
Bar y Bat Mitzv.
Pesaj.
Januca.
Rosh Hashana - Iom Kipur.
Santoral.
Retiros Religiosos.
Convivencias.
Cursillos religiosos.
Campamentos religiosos.
Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios).

Demandan la totalidad de las funciones de
RR.PP.
Demandan mucho personal
Necesitan Planificacin
Son actos colectivos
Son costosos
Exaltan la emotividad
Tienen ritmo propio.

Mag. Mnica Ortega
FACTORES CLAVE DEL EXITO
1- Identificar a los PUBLICOS
2- Estudiar a los PUBLICOS
3- Estudiar conductas/actitudes de los PUBLICOS
4- Buscar causas de las malas RR.PP.
5- RR.PP. Internas
6- Planificar el programa
7- Asegurar el feed - back
8- Uso eficiente de los medios
9- Adaptar los programas
10- No descuidar a los lideres
11- Evaluacin
Lic. Mnica Ortega MBA
QUE SE DEBE EVITAR
EN TODA PRESENTACION

1 LAS GRANDES PROMESAS


2 EL EXITO ASEGURADO


3 PERDER LA IDEA DE VISTA
Lic. Mnica Ortega MBA
LAS EXPECTATIVAS AFECTAN
LOS NIVELES DE SATISFACCION

SATISFACCION DEL CONSUMIDOR

RENDIMIENTO
EXPECTATIVAS



Lic. Mnica Ortega MBA
=
MAL USO
DE LAS EXPECTATIVAS
PROMESAS EXCESIVAS

SOBREVENTA

MANIPULACION DE LAS EXPECTATIVAS

OCULTAR LAS MALAS NOTICIAS
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INDICADORES DE EXITO
ASISTENCIA

SATISFACCION DE LA
CONCURRENCIA
Lic. Mnica Ortega MBA
Pasos para el planeamiento
de un evento
1) Diseo y cotizacin
2) Produccin
3) Montaje
4) Ejecucin
5) Desmontaje
6) Evaluacin de resultados
Lic. Mnica Ortega MBA
ORGANIZACION DE EVENTOS
ETAPA TEORICA

ETAPA PRACTICA
Lic. Mnica Ortega MBA
ETAPA TEORICA
Antes del evento

1.- Prevencin

2.- Planeacin

3.- Organizacin
Lic. Mnica Ortega MBA
ETAPA TEORICA
1.- Prevencin: lo que puedo hacer?
- Recursos Tcnicos
Recursos Humanos
- Recursos Financieros

2.- Planeacin: lo que se va a hacer?
-Objetivos Cronogramas

3.- Organizacin: Como se va a hacer?
- Estrategias


Lic. Mnica Ortega MBA
ETAPA PRACTICA
Antes, durante y despues del evento

1.- Integracin

2.- Direccin

3.- Control
Lic. Mnica Ortega MBA
ETAPA PRACTICA
1.- Integracin: Con qu y con quin?
- Anlisis de Recursos

2.- Direccin: Ver que se haga
- Coordinacin
- Supervisin

3.- Control: Como se hizo?
- Evaluacin
Lic. Mnica Ortega MBA
PRE-EVENTO
Establecer presupuestos
Seleccionar sede
Pedidos de cotizacin
Invitaciones
Recordatorios y Confirmaciones
Guiones y precedencias
Contratacin de proveedores y personal
Compra de obsequios
Diseos (isologos - uniformes - sealticas)
Lic. Mnica Ortega MBA
INTRA-EVENTO
Acreditaciones
Entrega de obsequios
Kits de prensa
Lic. Mnica Ortega MBA
POST EVENTO

Prensa - agradecimientos
Sondeo de medios
Edicin del material para enviar

Lic. Mnica Ortega MBA
EL PERSONAL
REQUERIDO
Seguridad- alquiler de autos
Fotgrafos - Camargrafos
Empresas de catering - Mozos
Encargado de acreditacin
Locutor Conductor - Modelos
Valet Parking
Sonidistas. D.J. Grupos musicales.
Coregrafos.
Casas dedicadas a mobiliario, (lonas, carpas, sillas).
Organizadores de eventos sociales.
Floreras.
Lic. Mnica Ortega MBA
QUE HACER CON EL
PERSONAL
Mantener abierto todos los canales
de COMUNICACION.
Realizar reuniones con quienes sean los responsables
de la toma de DECISION.
Distribuir TAREAS para generar responsabilidades.

Lic. Mnica Ortega MBA
QUE HACER CON EL PERSONAL
Armar los equipos en base a CAPACIDADES.
Generar COMPROMISO dndoles participacin
en la solucin de problemas y toma de
decisiones.
FORTALECER la integracin del equipo.
Antes los desafios, buscar nuevas OPCIONES.
Desarrollar clima de AUTOEVALUACION.
EQUIPO
Lic. Mnica Ortega MBA
Funciones de coordinacin
QUE SE DEBE EVITAR

Centralizar las tareas
Sentir al empleado
como un costo.
Ser el propietario de
toda la informacin
Considerarse el dueo
del poder.
Sentir lor logros desde
lo individual.
QUE SE DEBE LOGRAR
Delegar, Dirigir y generar
participacin.
Sentir al empleado como
activo.
Considerar la informacin una
propiedad compartida.
Tener confianza en el equipo
de trabajo.
Administrar el riesgo.
Atribuir el xito al equipo.
Lic. Mnica Ortega MBA
RESISTENCIA DEL EQUIPO
Damos IMAGEN DE SABELOTODO.
No Confiamos en los COLABORADORES
NO fijamos OBJETIVOS CLAROS
NO se trabajan CONJUNTAMENTE las
estrategias para trabajar.
CREER que el trabajo hecho por UNO es
MEJOR.
INTERVENIR en las tareas del SUBORDINADO
TEMOR a que un empelado nos desplace
NO DELEGAR AUTORIDAD.
MIEDO a perder continuidad y control.

Lic. Mnica Ortega MBA