CAPITULO II

El Proceso de la Gerencia
CONTENIDO:
Elementos del proceso
El Proceso Gerencial y las Actividades Funcionales
La Planeacin
La Organizacin
La Direccin
El Control


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ELEMENTOS DE UN
PROCESO
EL CONTROL
cmo se ha
realizado?
LA DIRECCIN
ver que se haga
LA ORGANIZACIN
cmo se va a
hacer?
LA PLANEACIN
qu se va a
hacer?
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ELEMENTOS DEL PROCESO ACTIVIDADES FUNCIONALES
PLANEACION FINANZAS

ORGANIZACIN COMERCIALIZACION

EN OPERACIONES

DIRECCION LOGISTICA

CONTROL ADMINISTRACION
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CONTENIDO








Aspecto importante en la planeacin es la toma de
decisiones, proceso que consiste en desarrollar
y seleccionar un curso
de accin para resolver un problema concreto
La sistematizacin en la toma de decisiones
y la utilizacin racional de los recursos

Conjunto de operaciones que se realiza para asegurar
la mejor distribucin de los recursos disponibles
y el logro de objetivos establecidos.

El conjunto de operaciones que se realiza para
asegurar la mejor distribucin de los recursos
disponibles y el logro de objetivos establecidos.

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proveer informacin
relevante concerniente a
las condiciones que
rodean un curso de
accin propuesto, con la
finalidad de poder
disminuir el riesgo e
incertidumbre que
encierran los elementos
futuros
til y ventajosa para el gerente
Ayuda a reducir costos
Tiende a eliminar actividades fortuitas e inconsistentes
Encausa todos los esfuerzos hacia metas comunes
Evita la improvisacin
Seala el objetivo y las secuencias de operaciones para
realizarlo
Todo plan es econmico, ahorra tiempo, esfuerzo, recursos
Todo control es imposible sino se compara con una plan
previo, sin planes se trabaja a ciegas

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
La precisin
Los planes deben manifestarse con la mayor precisin posible,
porque van a regir o guiar acciones concretas que permitiran
alcanzar los objetivos y metas de la empresa.
flexibilidad y
adaptabilidad
Fexible, es lo que tiene una direccin bsica, pero que permite
pequeas adaptaciones momentneas
Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales
La Unidad
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que
existe uno solo para cada funcin
el plan es principio de orden y el orden requiere la unidad de fin
TIPOS DE PLANES
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Clasificacin
segn el
tiempo de
Duracin








Planes a mediano plazo
(Planeamiento de desarrollo empresarial)

Planes a largo plazo
( planeamiento estratgico)

Planes a corto plazo
( planeamiento de operaciones)
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TIPOS DE PLANES
Clasificacin
segn
funciones
operativas o
por su rea
funcional
Planes para la funcin de
VENTAS
Planes para la funcin de
PRODUCCIN
Planes para la funcin de
FINANZAS
Planes para la funcin de
PERSONAL
Planes para OTRAS
FUNCIONES

TIPOS DE PLANES
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PLANES
SEGN
LAS
ACTIVIDADES

PLAN SECTORIAL: Abarca las actividades
Especificas para cada sector

PLAN GLOBAL: Abarca todas las actividades

PLANES SEGN EL MBITO GEOGRFICO
Le corresponde al gobierno central la planificacin
nacional

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es el esfuerzo sistemtico de
una organizacin para
establecer sus propsitos,
objetivos, polticas y
estrategias , para desarrollar
planes y lograr los objetivos
y propsitos bsicos de la
organizacin
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DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
DIAGNOSTICO
ESTRATGICO
PLANEACIN
ESTRATEGICA
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
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DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
PRINCIPIOS
CORPORATIVOS
parte filosfica de la
entidad
tener un marco de
referencia que inspire
y regule la vida de la
organizacin
VISIN MISION
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VISION
Conjunto de ideas
principales
Una visin sin
accin, es solo un
sueo
La accin sin
visin, carece de
sentido
Proyeccin
La visin puesta
en practica puede
cambiar el mundo
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LOS ELEMENTOS DE UNA VISIN
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Es formulada por los lderes de la organizacin
Se formula teniendo definido un horizonte de tiempo
Debe ser integradora , compartida por el grupo
gerencial y todos los colaboradores de la empresa
Debe ser expresada claramente hacia los logros que se
esperan alcanzar
Debe ser inspiradora, impulsar el compromiso a la
pertenencia de la organizacin.
Debe ser realista, tiene que ser un sueo posible
Debe ser consistente
Debe ser difundida interna y externamente

MISIN
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La misin consiste en identificar a quin atendemos
y qu servicio o producto ofrecemos. Sus etapas
son:
Se rene a los
accionistas y
directivos para
recoger
planteamientos
individuales
Se formula una
definicin en
base a estos
planteamientos
La definicin se
presenta al grupo
de accionistas y
directivos para su
revisin,
aclaracin y
definicin final.
MISION
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Se debe buscar responder a las siguientes
interrogantes:
En que empresa estamos?
Para que existe la empresa?
Cules son los elementos diferenciales de la empresa en relacin a
sus competidores?
Quienes son nuestros clientes?
Cules son los mercados presentes y futuros de la empresa?
Cules son los canales de distribucin actuales y futuros?
Cules son los productos o servicios presentes y futuros?
Cules son los objetos de rentabilidad de la empresa?
Compromiso y obligaciones por cumplir, como accionistas,
colaboradores, clientes, sociedad en general, medio ambiente, la
competencia, etc.

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El DIAGNOSTICO ESTRATGICO
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RECURSOS
Para realizar el diagnstico interno de la empresa se requiere llevar a
cabo una evaluacin de la organizacin
HUMANOS: cantidad de
personas que trabajan
o que necesita la empresa
FINANCIEROS: Dinero
necesario para el
funcionamiento de la
empresa
MATERIALES: terrenos,
oficinas, planta de
fabricacin, capacidad
instalada
TECNOLGICOs: de
sistematizacin de las
operaciones de
su empresa
DE INFORMACIN: Deber
evaluar su capacidad
para obtener
informacin
TIEMPO: Deber evaluar su
capacidad de colocar
productos / servicios en
el momento exacto
que el mercado
MATRICES DE EVALUACIN
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Anlisis y matriz de
posicionamiento estratgico
FODA
Matriz de consistencia
en la Gestin (MCG)
Matriz contingencial
de Deal y Kennedy
Matriz de
Washington
Matriz de posicin de
Ansoff
ANALISIS Y MATRIZ DE POSICIONAMIENTO
ESTRATEGICO FODA
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CONTROL
FORTALEZAS
INVERSION
FORALEZAS
ABANDONO
DEBILIDADES
FORTALECIMIENTO
DEBILIDADES
AMENAZAS OPORTUNIDADES
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INVERSIN
Se recomienda tomar esta
decisin, porque la situacin lo
amerita, puesto que la empresa
presenta las fortalezas suficientes
para aprovechar las
oportunidades del entorno.
CONTROL
Es la accin ms adecuada y
acertada que se le recomienda
adoptar, puesto que est
situacin nos indica la presencia
de un entorno muy amenazador
ABANDONO
Se hace un llamado de abandono
al sector pues la situacin
presentada mantiene amenazas
FORTALECIMIENTO
puesto que el entorno presenta
oportunidades que se pueden
aprovechar y la empresa tiene
debilidades que hacen un poco
factible un resultado favorable
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ANLISIS DEL
INTERNO
DEBILIDADES
Elementos que hacen ms
difcil avanzar hacia el
cumplimiento de la Misin
Caractersticas de la
empresa que constituyen
deficiencias, causas de
fracasos
FORTALEZAS
Facilitan que una organizacin
cumpla con el logro de sus
objetivos estratgicos y misin
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ANLISIS DEL
EXTERNO
OPORTUNIDADES
Situaciones que se
encuentran en el entorno
que pueden ser
aprovechadas para facilitar el
logro de un objetivo
Situaciones propiciadas por
agentes externos a nuestra
organizacin, que nos
facilitan alternativas de
inversin para el crecimiento
de nuestra empresa
AMENAZAS
Factores externos que influyen
negativamente sobre la
organizacin, pueden ser
personas o situaciones
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OPORTUNIDADES

AMENAZAS

FORTALEZAS

FO

FA

DEBILIDADES

DO

DA
La matriz de evaluacin FODA es una herramienta de planeacin que
permite cruzar las variables fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas en cuatro diferentes combinaciones
FORMULACIN ESTRATEGICA
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OBJETIVOS Y
METAS
Las metas
proporcionan un
sentido de direccin
Las metas permiten
enfocar nuestros
esfuerzos
Las metas guan
nuestros planes y
decisiones
Las metas sirven para
evaluar nuestro avance
POLTICAS Y
ESTRATEGIAS
Guas de pensamiento
o reglas de conducta
Criterios generales que
tienen por objeto darle
mejor aplicacin a las
actividades para que se
logren los objetivos
ESQUEMAS DE UN PLAN
ESTRATEGICO
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VISION
MISION
FODA
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS
Equipo no preparado para realizar el control.
PLAN OPERATIVO
PLAN OPERATIVO
PLAN DE ACCION
para alcanzar los
objetivos y metas
propuestos dentro
de un horizonte
de tiempo
determinado, que
en este caso
corresponde a un
ao
es un instrumento
indispensable de
teorizacin y organizacin
Se debe planificar antes de
actuar sobre una situacin o
problema para poder
transformarlo.

IMPORTANCIA
IMPORTANCIA PLAN OPERATIVO
Organiza el
secuencia lgica las
actividades
y las acciones
concretas

Define las funciones
y responsabilidades
de la institucin y de
los beneficiarios

Contribuye a la
preparacin de un
trabajo consciente
es el instrumento
bsico para el
seguimiento y la
evaluacin de las
actividades
Constituye un
instrumento para el
control,
seguimiento y
evaluacin objetiva
Unifica criterios
cuando se
plantean los
objetivos y metas

Refleja las
polticas y los
procedimientos
para la ejecucin
de las
actividades
prev las
dificultades y el
planteamiento de
posibles soluciones.

Prev la utilizacin
de los recursos
institucionales y
comunales
ELEMENTOS PLAN OPERATIVO
estableciendo
un indicador de
xito global
AREA
en trminos
concretos,
cualitativos o
cuantitativo
METAS
tareas que debe
realizar para
hacer realidad
cada estrategia
ACTIVIDADES
O TAREAS
identifica el
tiempo necesario
para realizar la
accin o tarea
FECHAS
seale el
responsable de
cada tarea
RESPONSABLES
especificar los
recursos
financieros
RECURSOS
ESQUEMA DE PLAN OPERATIVO

Activid
ad y/o
Proyec
to

Responsab
le de la
ejecucin

Meta
prevista

Duracin
Inicio
final

Fuente de
financiami
ento





















EVALUACION DE LA PLANIFICACION
OPERATIVA

evaluacin es un proceso sistemtico, integral y
continuo
mediante el cual se analizan resultados, se emiten
juicios valorativos y se determina el logro de
objetivos y metas
La evaluacin debe de estar orientada a revisar,
valorar y comparar los resultados esperados y
obtenidos, la ejecucin de actividades y juzgar la
concepcin y el enfoque de la planificacin
PROGRAMAS Y PROYECTOS
Es el instrumento de la
planificacin que acta
como unidad de accin
de caractersticas
homogneas
Por esta razn se le
conoce como
instrumento vital para la
ejecucin de los planes
de corto plazo en el cual
se consignan acciones
tareas; recursos y
unidades ejecutivas

El plan debe llegar a
niveles mucho ms
concretos y precisos
esta funcin de
operativizacin la llevan
a efecto los programas y
los proyectos, dentro de
los cuales se insertan las
acciones
Un programa viene a ser
un conjunto de
proyectos debidamente
interligados que
conducen a un desarrollo
socio econmico
Se busca que la
ejecucin de los
programas de
actividades sean
compatibles que no
tropiecen con otros
programas
La programacin
consiste en
establecer el orden
de prioridades de
las actividades de
acuerdo al grado de
importancia
UN PROGRAMA CONSIDERA
SUB PROGRAMA
Es la divisin del programa,
estratgicamente tomado,
con fines de mejorar las
metas por alcanza
por lo general son ms
complejas que un programa,
pero si fciles de evaluar y
controlar





PROGRAMACION
Es la puesta en orden de los factores,
con ayuda de la matemtica, estadstica
y econometra previniendo las posibles
bajas
siendo sus interrogantes:
Quin lo har?
Dnde lo har?
Cundo la har?
Cunto tiempo demandar hacerlo?





PRESUPUESTO

planes
fundamentales
para la
consecucin de los
objetivos
El plan debe
formular el
presupuesto en
trminos
econmicos
son planes cuantitativos
debido a que se trabaja
en base a nmeros y
sirve para valorar los
trminos y hacer un
control permanente de
los ingresos por ventas y
los egresos
El gerente es un hombre que trabaja para el futuro, el presente lo plane
ayer
El gerente es un hombre que trabaja para el futuro, el presente lo plane
ayer
Preparar la empresa
para ese futuro.

Proyectarse al
futuro

ESQUEMA DE UNA ACTIVIDAD Y/O
PROYECTO

DENOMINACION DEL PROYECTO: CODIGO :
JUSTIFICACION:
DESCRIPCION:
OBJETIVOS : META :
PROGRAMACION : INICIO : TERMINO
Actividades MES 1 MES 2 MES 3 MES 4
PRESUPUESTO :
DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD PRECIO UNITARIO TOTAL

FINANCIAMIENTO :
LA ORGANIZACIN
proceso para ordenar y distribuir
el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de
una organizacin
Se refiere a la estructuracin
tcnica de las relaciones, que
debe darse entre las
jerarquas, funciones y
obligaciones individuales
Este proceso define la estructura
de trabajo de la organizacin,
establece la lnea de mando
define los mecanismos de
coordinacin y finalmente
concluye con la exteriorizacin
del organigrama
Los gerentes ordenan y
asignan el trabajo, la
autoridad y los recursos para
alcanzar las metas
organizacionales
Revisar
permanenteme
nte la estructura
organizativa
Analizar las
funciones
existentes
Evaluar los
procedimientos
establecidos
Racionalizar el
trabajo de
talleres y
oficinas
Racionalizacin
documentaria
GERENTE DEBE
COORDINAR

LA DIRECCIN
LA DIRECCIN
Segn Terry define a la
direccin como Hacer que
todos los miembros del grupo
se propongan lograr los
objetivos, de acuerdo con los
planes y la organizacin, hechos
por el jefe administrativo.
Koontz y O Donnell adoptan
el trmino Direccin,
definiendo sta como la
funcin ejecutiva de guiar y
vigilar a los subordinados
Fayol define la Direccin
indirectamente al sealar:
Una vez constituido el
grupo social, se trata de
hacerlo funcionar, tal es la
misin de la Direccin .
es aquel elemento en el que se
logra la realizacin efectiva de
todo lo planeado, por medio de
la autoridad del gerente, ejercida
a base de decisiones
Direccin es la funcin
ejecutiva de guiar y vigilar a
los subordinados Pero hay
dos estratos sustancialmente
distintos
En el nivel de ejecucin
(obreros, empleados y an
tcnicos), se trata de
HACER, EJECUTAR,
LLEVAR A CABO aquellas
acciones que habrn de ser
productivas
En el nivel administrativo, o
sea, el de todo aquel que es
jefe, y precisamente en
cuanto lo es, se trata de
DIRIGIR, no de
EJECUTAR. El jefe, en
cuanto tal, no ejecuta, sino
hace que otros ejecuten.
Dirigir implica mandar, influir y
motivar a los empleados para
que realicen tareas esenciales.
La Direccin de una
empresa supone
Que se delegue una
autoridad, ya que
gerenciar es Hacer a
travs de otros
Que se ejerza esa
autoridad
Que se supervisa ele
ejercicio de la
autoridad
para alcanzar los
objetivos
se cuenta con un
equipo humano de
primera lnea , por
ello la tarea de
direccin es
imprescindible.

El Gerente, ms
que jefe es un
Lder y en tal
virtud debe
ejercer influencia
sobre sus
subordinados
ganas de hacer las
cosas y hacerlas
bien.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACIN DE INTERESES
El gran reto de un gerente radica en lograr que todos persigan el inters comn
IMPERSONALIDAD DEL MANDO
La autoridad en una empresa debe ejercerse, ms como producto de una necesidad
de todo organismo social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda
VA JERRQUICA
Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos, y
jams saltarlos sin razn
RESOLUCIN DE LOS CONFLICTOS
que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo ms pronto posible, y del modo que,
sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes
APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO
para forzar el encuentro de soluciones que sean ventajosas a ambas partes
La tarea de
la direccin
implica
Seleccin e
integracin
de
Personal
Asignacin
de
funciones
e
Induccin
Capacitacin
y desarrollo
Supervisin de
personal
Motivacin Comunicacin
Evaluacin e
Incentivos
Seguridad
y
Bienestar
Seleccin e
integracin de
Personal

tiene que reclutar personal
para ocupar los diferentes
puestos de trabajo desde lo
ms importantes hasta lo ms
simples.
el conjunto de exigencias
debe ocupar

a) Conocimientos generales
b) Conocimientos
especializados
c) Habilidades
d) Experiencia anterior
e) Perfil sicolgico
(temperamento, rasgos de
personalidad, carcter, etc.)

Asignacin
de funciones
e Induccin

Una vez aceptado el
trabajador en su puesto
de trabajo se tiene que
definirle en forma clara y
precisa lo siguiente
a) Cules son sus funciones
b) De quin depende
c) Quienes dependen de l
d) A quin debe reportar
informacin
e) con quin debe coordinar
el trabajo
Capacitacin
y desarrollo
Se necesita un
programa de
formacin,
actualizacin,
perfeccionamiento y
especializacin del
personal.
Es necesario capacitar
al personal en aspectos
de tcnicas de ventas,
produccin, logstica,
finanzas, etc.

Supervisin de
personal
QUE LAS COSAS SE HAGAN
COMO FUERON
ORDENADAS
a) Distribuir el trabajo
b) Saber tratar a su
personal
c) Calificar a su personal
d) Instruir a su personal
e) Recibir y tratar las
quejas de sus
subordinados
f) Realizar entrevistas
con stos
g) Mejorar los sistemas a
su cargo
h) Coordinarse con los
dems jefes
i) Requiere, sobre todo,
mantener la disciplina.
Motivacin

es un mvil o motivo que
impulsa la conducta humana
a) Conocimientos
generales
b) Conocimientos
especializados
c) Habilidades
d) Experiencia anterior
e) Perfil sicolgico
(temperamento,
rasgos de
personalidad,
carcter, etc.)

Seguridad y
Bienestar
El medio donde el trabajador
va a desarrollar su trabajo debe
estar rodeado de un ambiente
tranquilo y teniendo en cuenta
las normas de higiene y
seguridad industrial
El supervisor es el eslabn
que une al cuerpo
administrativo con los
trabajadores

las personas consiguen tales
elementos en la forma y cantidad
esperada, producindose un
Estado de satisfaccin O
dificultades que les impiden tal
satisfaccin, originndose un
Estado de Frustracin

Una buena proteccin contra
accidentes y enfermedades
profesionales debe ser
preocupacin permanente de la
gerencia, as como
implementar un departamento
mdico de primeros auxilios
para casos de emergencias.

Comunicacin

es un proceso por virtud del cual nuestros
conocimientos, tendencias y sentimientos son
conocidos y aceptados por otros
VERTICAL
DESCENDENTE
VERTICAL
ASCENDENTE
HORIZONTAL O
LATERAL
Polticas
Reglas
Instruccion
es
Ordenes
Informacion
es



Reportes
Informes
Sugestione
s
Quejas
Entrevistas
Encuestas
Juntas
Comits
Consejos
Mesas
redondas
Asambleas
Evaluacin e
Incentivos

La calificacin de mritos de un
trabajador es la apreciacin
sistemtica y analtica de la
calidad de la realizacin personal
del trabajo por cada empleado
Es importante tambin establecer en
una Empresa estmulos o incentivos
que premien los altos rendimientos
de los trabajadores, as como
estimular a aquellos de rendimiento
medio o bajo a superar sus marcas.

como cualquier estimulante, debe
cuidarse de no abusar de ellas, porque en
tal caso pierden su eficacia.

EL CONTROL
Consiste en el
establecimiento de
sistemas que nos
permitan medir los
resultados actuales y
pasados en relacin con
los esperados, con el fin
de saber si se ha obtenido
lo que se esperaba,
corregir, mejorar y
frmular nuevos planes
Segn Maldock, control
es la medicin de
resultados pasados y
actuales, ya sea total o
parcialmente, con el fin
de corregir, mejorar y
formular nuevos planes
Koontz sostiene que el
control consiste en la
medicin y correccin
del rendimiento de los
subordinados
PROPOSITO DEL CONTROL
vigilancia supervisin
para la consecucin de los objetivos, detectando las desviaciones de los
planes lo suficientemente pronto, como para permitir la accin correctiva en
forma inmediata.

IMPORTANCIA DEL CONTROL
IMPORTANCIA
Cierra el ciclo del
proceso
administrativo
permitiendo a su vez
realizar la
retroalimentacin
Cierra el ciclo del
proceso
administrativo
permitiendo a su vez
realizar la
retroalimentacin
Permite corregir los
errores en el
momento oportuno,
evitando mayores
costos innecesarios
PROCESO BASICO DEL CONTROL
Los estndares son criterios establecidos de antemano y
con los cuales se deben medir los resultados reales
permitiendo calcular la eficiencia y productividad dentro de
la empresa
debern ser criterios preestablecidos que permitan medir
las realizaciones las cuales pueden ser fsicas o pueden
sermonetarios
ESTABLECIMIENTO DE
ESTNDARES O
UNIDADES DE MEDIDA
La medicin de la ejecucin de las labores que realizan los
trabajadores deber hacerse de tal forma que las desviaciones
puedan ser detectadas con anticipacin antes que ocurran y
no despus
CONTROL Y MEDICIN
DE LAS LABORES

Si el establecimiento de los estndares y la medicin de
los resultados estn bien elaborados, la correccin de las
desviaciones se facilitan
La correccin de las desviaciones en el desempeo, es el
punto en el cual el control se junta con otras funciones de
la administracin.
CORRECCIN DE LAS
DESVIACIONES
AREAS A CONTROLAR
AREAS
VENTAS
Volumen total de ventas
Volumen de ventas por temporadas
Volumen de ventas al crdito
Tipos de productos vendidos
Precio de productos vendidos
Cantidad de ventas por vendedores
PRODUCCION
Control de inventarios
Las operaciones productivas
La calidad
El tiempo y mtodos de operacin
desperdicios
mantenimiento y conservacin
FINANCIEROS
estados
sistemas de contabilidad
Control de flujo de caja
OTRAS AREAS seguridad, logstica
FORMAS DE CONTROL
Observaciones
personales
en forma
directa y tiene
por ventaja el
contacto
personal
Informes
verbales
Basadas en
entrevistas,
encuestas o
reuniones de
grupo para
evaluar el
desempeo
del trabajador
Informes
escritos
Son
descriptivos
con datos
estadsticos,
permite la
preparacin
de informes
consolidados.
Datos
estadsticos
Se presenta
en forma
cuantificada,
permite
detectar
desviaciones y
no caer en
errores
tcnicas
Tcnicas de
trayectoria
crtica
La tcnica
CPM
La tcnica de
PERT
Grficas de
GANTT
Entrevistas y
encuestas
DEFICIENCIAS DEL CONTROL
Escasez de recursos
Demasiadas tareas
o pedidos urgentes
Excesivas horas de
trabajo
Frecuentes demoras
en las operaciones y
atencin al cliente
Mano de obra
ociosa en espera de
rdenes de trabajo
Prdidas de
materiales durante
el proceso
Exceso o
acumulacin de
inventarios
obsoletos
Falta de visin de
los problemas para
poder realizar el
control
Equipo no
preparado para
realizar el control.