NUESTRA COMPAA, dentro de su objeto social, cuenta con la asesora

en organizacin de archivo de entidades publicas y privadas y asesora

en sistemas de gestin documental.
1. Ley 80 de 1989 (Creacin de A.G.N.)

2. Decreto 1777 de 1990 (Asignacin de Funciones)

3. Decreto 1382 de 1995 (T.R.D.)

4. Decreto 998 de 1997 (Transferencia Documentos Histricos)

5. Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

6. Ley 927 de 2004 Autoriza afiliaciones AGN

7. Decreto 3666 de 2004 DIA DE LOS ARCHIVOS (9 de Oct)
NORMAS ARCHIVSTICAS ESPECFICAS

LEY 594 DE 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA
LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por
objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica
del Estado.

Artculo 2. mbito de aplicacin. La presente
Ley comprende a la Administracin Pblica en
sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones pblicas y los dems
organismos regulados por la presente Ley.
LEY 594 DE 2000
Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen
los siguientes conceptos, as:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su
gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al
servicio de la gestin administrativa, la informacin, la
investigacin y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de
un servicio pblico por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PUBLICO: Aquel que por su valor
para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de
inters pblico y declarado como tal por el legislador.
LEY 594 DE 2000
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
histrico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn
los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos
y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
LEY 594 DE 2000
Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el
ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la
documentacin que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar
respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestin de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTRICO: Es aquel al que se transfieren
desde el archivo central los documentos de archivo de
conservacin permanente.
LEY 594 DE 2000
Archivos de Gestin
Se entiende por Archivo de de Gestin como
el sistema de conservacin de la
documentacin recibida y producida en cada
dependencia de una entidad, la cual se
encuentra en trmite y sujeta a constante
utilizacin y consulta. en el proceso de
recepcin, produccin, distribucin,
identificacin, clasificacin y
almacenamiento por los funcionarios
responsables de su custodia.

La estructura final de la clasificacin y la
organizacin del archivo de gestin en cada
dependencia es una responsabilidad
compartida entre el o los responsables del
archivo y el jefe de la dependencia
Organizacin Documental

El archivo de oficina esta compuesto por los documentos que se producen como
resultado de la ejecucin de las funciones propias de la dependencia. La organizacin
documental de Archivos de Gestin consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y
subserie documental a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de
Clasificacin Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman
debern ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los
integran en el orden en que se han producido.
Universidad de la La Salle
VRAD
Cuadro de Clasificacin Documental - CDD

Sistema de clasificacin elaborado a partir del conocimiento de las funciones y
procedimientos de la entidad y en el cual se refleja la conformacin orgnico-
funcional del fondo. No debe ser elaborado apriorsticamente, sobre una base
especulativa, sino a partir del conocimiento y anlisis de las funciones y
procedimientos. De acuerdo con la metodologa divulgada por el Archivo General de la
Nacin (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retencin
Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificacin documental
correspondiente.
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS
La clasificacin de los documentos consiste en
archivar stos de una forma lgica y no arbitraria
que permita una localizacin rpida de los
mismos en cualquier momento. Atendiendo a las
caractersticas o criterios existentes en la
empresa a la hora de poder clasificar, podremos
establecer distintas formas:
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS
- Atendiendo a la ubicacin de los archivos:
Archivo centralizado. Toda la documentacin de la empresa se guarda en
una misma ubicacin, que podr estar en la misma empresa o en un lugar
distinto.
Archivo descentralizado. La documentacin se guarda en distintas
ubicaciones, de esta forma, se podrn establecer distintos sistemas de
clasificacin por ubicacin.
- Atendiendo a la frecuencia de consulta:
Archivo activo. Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya
consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarn al archivo
semiactivo.
Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivo
activo. Se mantienen durante un perodo de tiempo estipulado y despus
se analiza cul de ellos se trasladar al archivo inactivo.
Archivo inactivo. En l se suelen guardar aquellos documentos que no se
consultan o si se hace, se har de forma espordica, un ejemplo de
documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras
de constitucin de la empresa, archivos documentales o histricos que
representan un valor simblico para la empresa. Desde este archivo podrn
pasar algunos documentos a su destruccin definitiva.
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
DEFINICIN: Listado de SERIES con sus
correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a
las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del CICLO VITAL
de los documentos
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
IMPORTANCIA DE LAS T.R.D.

Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin
documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio
eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs
de los tiempos de retencin en ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las
diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
PASOS METODOLGICOS PARA ELABORACIN DE T R D

1. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.
2. Anlisis de La informacin Recolectada
3. Elaboracin y representacin de las tablas de retencin
Elaboracin de propuesta de TRD (series y subseries documentales que
tramita y administra cada dependencia)
Acompaadas de Introduccin y anexos que sustenten el proceso de
elaboracin y aseguren comprensin y aplicacin.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:
Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto
administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las
polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en
razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal,
legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de
conservacin.
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA CDIGO

ALCALDA 010
SECRETARIA DE GOBIERNO 100
COMISARIA DE FAMILIA 110
INSPECCIN DE POLICA Y TRANSITO 120
ALMACN 130
SECRETARIA DE HACIENDA 300
SECRETARIA DE PLANEACIN 400
EXTENSIN CULTURAL 500
ARCHIVO MUNICIPAL 140
DIRECCIN LOCAL DE SALUD 200
BIBLIOTECA 510
ESCUELA DE MSICA 520
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIN TOTAL
S = SELECCIN
M = MICROFILMACIONES
E = ELIMINACIN
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL