RESUMEN INFORME DEFINITIVO N 1-002-2012

DIRECCIN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIN DESCENTRALIZADA

INSTITUTO DEL DEPORTE DEL ESTADO MONAGAS (INDEM)
El INDEM, fue creado el 05-01-94 mediante Decreto de Ley Extraordinario dictado por la
Asamblea Legislativa del Estado Monagas. El referido Instituto se encarga de la promocin,
difusin, planificacin, coordinacin, evaluacin, ejecucin, asesoramiento e implantacin
de las actividades fsicas y deportivas en el mbito estadal.
Alcance y objetivos de la actuacin
La presente actuacin fiscal se orient hacia la evaluacin de las acciones emprendidas por
el INDEM, en atencin a las recomendaciones plasmadas en el Informe Definitivo remitido
por este rgano Contralor mediante oficio N CG: 1080-09 de fecha 27-10-2009,
relacionado con los procedimientos administrativos establecidos por el INDEM para el
registro de las Asociaciones Deportivas, adscritas al mencionado Instituto, durante el
segundo semestre 2007 y primer semestre 2008. En tal sentido, se seleccion una muestra
de 18 expedientes de las Asociaciones Deportivas que representan el 36,73% de 49
Asociaciones. Cabe sealar, que la documentacin seleccionada correspondi al ejercicio
fiscal 2010.
Observaciones relevantes
Se constat que existe discrepancia en los montos totales aportados durante el ao 2010 a las
asociaciones de Canotaje, Coleo y Judo, existiendo una diferencia total de Bs. 28.802,00 en
las cantidades presentadas por la Direccin de Alto Rendimiento y por el Departamento de
Rendicin de Cuentas. No obstante, el artculo 3 literal b de las NGCI (G.O N 36.229 del
17-06-1.997), dictadas por la CGR, seala: El control interno de cada organismo o entidad
debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados () cuyo
funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: ()
b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin
presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. Lo antes expuesto obedece a la ausencia
de mecanismos de control y/o supervisin por parte del Director de Administracin, por
cuanto no ha implementado controles suficientes para dirigir y supervisar al personal a su
cargo, de igual forma, a la falta de comunicacin efectiva y debilidad en el sistema de
control interno por parte del Director de Alto Rendimiento y el Departamento de Rendicin
de Cuentas, lo que impide que la informacin del Instituto sea oportuna, confiable y exacta,
de igual forma, no garantiza el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia,
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responsabilidad y rendicin de cuentas que deben prevalecer en el ejercicio de la
Administracin Pblica.
Se evidenci que en 9 de las de Asociaciones a saber, Kenpo, Remo, Coleo, Judo, Canotaje,
Ajedrez, Potencia, Baloncesto y Softbol, no poseen todos los soportes requeridos en el
Reglamento sobre las Relaciones del INDEM con las Asociaciones Deportivas (RRIAD),
aprobado por la Junta Directiva del Instituto segn Resolucin Nro. 18, Sesin Nro. 6 del
04-08-2009. Al respecto, el artculo 24 del citado Reglamento, establece: Las Asociaciones
deben tener presente en la rendicin de cuenta de los aportes otorgados para asistir a eventos
deportivos las siguientes condiciones: 1. GASTOS IMPREVISTOS LA FACTURA DEBE
PRESENTAR: a) Fecha, precio unitario, nombre, Rif y telfono del establecimiento.,
b) Concepto claro de la compra o servicio, () 2. ALQUILER DE TRANSPORTE: ()
d) Copia de la Invitacin en caso de ser Eventos Deportivos. () 5. AYUDAS:
(MOVILIZACIN INTERNA, AYUDAS ATLETAS, ENTRENADORES Y DELEGADOS)
a) Las ayudas se rendirn con una planilla firmada y sellada por las autoridades competentes
() b) Anexar copia fotosttica de la cedula de identidad, de cada una de las personas que
reciben el beneficio. 6 INSCRIPCION EN LOS EVENTOS: a) Los comprobantes o facturas
de inscripcin de las delegaciones en Eventos Deportivos debern estar firmados y sellados
en original por las Federaciones respectivas. () 7. INVITACIONES A EVENTOS: a) Las
invitaciones a los eventos deben presentarlas en original, selladas y firmadas por la
Federacin o Asociacin organizadora del evento. 8. CURSOS: a) Cuando se otorgue aporte
para asistir a cursos, deber presentar copia del certificado y la invitacin en original a dicho
curso. () 10. RENDIR CONFORME AL DOSSIER: a) La asociacin debe presentar los
gastos conforme se aprob en el dossier, en caso contrario debe traer un informe explicativo
firmado y sellado por: La Asociacin, Direccin de Alto Rendimiento y Presidencia del
Instituto del Deporte del Estado Monagas (INDEM). Los hechos antes descritos, se
originan por la falta de supervisin y control por parte del Director de Administracin, a los
efectos de llevar una adecuada revisin de las tareas asignadas al personal subordinado,
aunado a ello, la ausencia de mecanismos de control interno eficientes en el Departamento
de Rendicin de Cuentas, impide garantizar un manejo adecuado y administracin de la
documentacin que soporta los aportes recibidos por las Asociaciones Deportivas, situacin
que afecta la sinceridad de las operaciones administrativas, as como, los principios de
eficacia, eficiencia y responsabilidad que deben prevalecer en el ejercicio de la funcin
pblica.
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Se constat que el Departamento de Rendicin de Cuentas no llev de manera efectiva la
recepcin y registro de las rendiciones presentadas por las Asociaciones; as mismo,
contina realizando el registro de las rendiciones por mes, el cual no reflejaba con exactitud
la fecha de presentacin de la rendicin. Al respecto, el artculo 23 del RRIAD, establece:
Las Asociaciones tienen un lapso de cinco (5) das hbiles para formalizar las rendiciones
de cuentas () cuando el evento se realice en Maturn. Cuando se trate de eventos o
adquisiciones especiales, las asociaciones estn obligadas a formalizar las rendiciones de
cuentas dentro de los siguientes cinco (5) das de la culminacin del evento o de la
operacin. (). Adicionalmente, el artculo 35 de la LOCGRSNCF (G.O N 6.013 del
23-12-2010), establece: "El Control Interno es un sistema que comprende el plan de
organizacin, las polticas, normas () para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud
y veracidad de su informacin financiera y administrativa, (). Asimismo, el artculo 3 de
las NGCI, establece: El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con
arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados () cuyo funcionamiento
coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: () b) Garantizar la
exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera,
administrativa y tcnica. () Lo antes expuesto, se origin por debilidades en la
supervisin y control implementada por el Director de Administracin dirigidas al
Departamento de Rendicin de Cuentas, toda vez que no permiten determinar lo relacionado
a la recepcin, registro y fecha de la rendicin de cuentas por parte de la Asociacin,
condicin que limita verificar el cumplimiento del lapso de 05 das hbiles previsto para que
las Asociaciones Deportivas formalicen las rendiciones de cuentas.
Conclusiones
Como resultado de la evaluacin practicada al cumplimiento de las acciones correctivas
emprendidas por el Instituto del Deporte del Estado Monagas y en consideracin a las
recomendaciones formuladas por este rgano Contralor contenidas en el Informe Definitivo
notificado mediante oficio nmero CG: 1080-09 de fecha 27-10-2009, relacionado con los
procedimientos administrativos establecidos por el INDEM para el registro y
funcionamiento de las Asociaciones Deportivas ante el mencionado Instituto, se adoptaron
parcialmente las recomendaciones formuladas en el citado informe definitivo, toda vez que
persisten fallas y deficiencias en el sistema de control interno.


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Recomendaciones
Al Director de Administracin
Establecer mecanismos de control y seguimiento a la informacin que manejan las
Direcciones y Departamentos del Instituto, a los fines de garantizar que sea exacta y
confiable, y que permita al momento de ser conciliada, conocer el monto real de cada
operacin financiera realizada por cada Asociacin, a los fines de cumplir con los
principios de legalidad, eficiencia, eficacia, honestidad y transparencia que deben
prevalecer en la Administracin Pblica.
Supervisar las tareas asignadas al personal a su cargo, a los fines de garantizar un manejo
adecuado y administracin de la documentacin que soporta los aportes recibidos por las
Asociaciones Deportivas.
Efectuar supervisin oportuna a las operaciones financieras en cuanto a recepcin,
registro y fecha en la rendicin de cuentas que realizan las Asociaciones Deportivas, con
el fin de incrementar la proteccin del patrimonio pblico.
Al Director de Alto Rendimiento y Departamento de Rendicin de Cuentas
Implementar mecanismos de control interno, que permitan mantener una comunicacin
efectiva entre las Direcciones y Departamentos, todo ello con el fin de que cada Direccin
y/o Departamento maneje la misma informacin, y as garantizar su veracidad.
Al Departamento de Rendicin de Cuentas
Implementar mecanismos de control interno a los fines de garantizar el manejo adecuado
y administracin de la documentacin, as como el cumplimiento del lapso previsto para
que las Asociaciones Deportivas formalicen las rendiciones de cuentas.