Gerencia Comunicaciones

Corporativas y
Relaciones Pblicas
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Corporativas y Relaciones
Pblicas

Procedimiento estndar para la
elaboracin de documentos
normativos
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Procedimiento estndar para la elaboracin de documentos normativos


1. Objetivo

Estandarizar el formato, entregar las instrucciones operacionales y establecer una metodologa
para la elaboracin de procedimientos y polticas para todos los departamentos de la Compaa.
1.1 Establecer por escrito, en forma clara, concisa y uniforme, las mejores prcticas de
trabajo para las principales actividades que se realicen en Finning Sudamrica.

1.2 Controlar que la calidad de sus productos y servicios; en trminos de satisfaccin del
cliente, precisin, capacidad de respuesta y tiempo del servicio; se logre y se mejore
consistentemente a travs del tiempo.

1.3 Asegurar la comunicacin y la coordinacin entre reas de trabajo y entre personas,
para optimizar el uso de recursos y la eficiencia econmica de los procesos, evitando
prdidas y eventos que afecten a la seguridad y/o al medio ambiente.

1.4 Facilitar la participacin del personal en el mejoramiento de prcticas de trabajo
establecidas.

2. Alcance

Este procedimiento ser aplicable a todos los documentos normativos de cada departamento o
rea de la Compaa.
Los documentos sern oficiales al momento de su publicacin en Intranet, por lo que ser
necesario seguir las direcciones y formatos determinados para ese medio.
En el caso de los documentos que tengan relacin con los estados financieros, seguirn el sistema
Bill 198 y debern tener la validacin del rea de Compliance Team de Contralora, para as
asegurar la consistencia de los procedimientos con los respectivos procesos involucrados.

3. Definiciones

3.1 Actividad principal

Es la actividad que se realiza normalmente en una unidad de Finning Sudamrica y que
presenta una o ms de las siguientes caractersticas:

Errores en su desarrollo originan riesgos de accidentes a personas, instalaciones o
equipos, o afectan negativamente a la productividad o a la calidad o al medioambiente.
Es repetitiva.
Se aplica a elementos de alto valor individual.
En su realizacin participa personal de dos o ms reas de trabajo.

3.2 Documentos normativos (procedimientos y polticas)


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Son documentos en que se establecen las mejores prcticas de trabajo para:
Satisfacer consistentemente en una unidad organizacional los requerimientos
establecidos para el cumplimiento de los factores crticos de xito de dicha unidad.
Ejecutar las actividades necesarias para cumplir en una unidad organizacional los
Acuerdos Cliente Proveedor (o Service Level Agreement (SLA)) firmados por el
jefe de la unidad con ejecutivos de otras unidades de la Empresa.
Ejecutar actividades principales.

3.3 Procedimiento

Documento en que se especifican los objetivos que se alcanzarn con su aplicacin y
se definen una o varias actividades, describiendo paso a paso, quin hace qu,
adems, de cundo. En la misma secuencia en que deben ocurrir, haciendo referencia
a Instrucciones de Trabajo, Anexos y/o Apndices del documento, en las que se
detalla el cmo realizar la actividad especificada en el paso o prrafo.

Antecedentes que faciliten la comprensin y ejecucin de las instrucciones del
documento, como antecedentes tcnicos, bibliogrficos, formularios, flujogramas,
etc, se incluirn como anexos.

3. Documentos relacionados

Formato estndar para procedimientos y polticas.
Gua de responsabilidades en la elaboracin y publicacin de procedimientos y polticas.
Procedimiento para publicar en Intranet los procedimientos y polticas.


4. Elaboracin de la documentacin

4.1 Estructurar el procedimiento o poltica.
Todo procedimiento deber considerar las secciones (objetivo; alcance; definiciones, documento
relacionado; responsabilidad; operacin; registros; anexos; y generacin aprobacin y validacin)
bajo una enumeracin secuencial, en Arial (11) y negrita.
Toda poltica deber considerar las secciones (objetivo; declaracin, alcance; documento
relacionado; responsabilidad; operacin; y generacin aprobacin y validacin) bajo una
enumeracin secuencial, en Arial (11) y negrita.
En el caso de que una seccin no tenga informacin se deber mantener el nombre con el nmero
correspondiente y la frase No aplica.
En todos los casos la letra que se deber utilizar cuando no es el nombre de una seccin o
subseccin ser Arial (10).

4. 1. 1. Objetivo

En esta seccin se deber responder a las consultas cul es mi propsito?, qu es lo que se
har para cumplir el procedimiento? y cmo se desea lograr el cumplimiento en la organizacin?


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4. 1. 2. Declaracin

Explica de qu se trata la poltica. Es la explicacin de la esencia de la poltica.

4. 1. 3. Alcance

Responde a la siguiente pregunta qu abarca este documento? La idea es incluir a quin va
dirigido: usuarios, reas o procesos de negocio involucrados, y hasta dnde se contempla el
procedimiento con espacios de cobertura.

4. 1. 4. Documentos relacionados

Si existen documentos que estn directamente relacionados con las actividades descritas en el
documento principal se debern listar como aqu se indican:

4. 1. 3. a. - Formato estndar.

4. 1. 3. b. - Procedimiento para publicar en Intranet.

4. 1. 3. c. Gua de responsabilidades para elaborar y publicar
polticas y procedimientos.

Los documentos debern estar linkeados a los archivos indicados, adjuntados al documento
original por especificar dnde los puede encontrar.

4. 1. 5. Responsabilidad

Deber responder a la siguiente consulta: quin es l o los responsables de este documento?
Para ello se deber especificar los cargos de responsabilidad y el cumplimiento del objetivo
especificado en el documento Gua de responsabilidades para elaborar y publicar procedimientos
y polticas.

4.1. 5. Operacin

Tiene que contestar la siguiente consulta: cmo funcionar? En esta seccin se define el mtodo
que se utilizar para el cumplimiento del objetivo del documento o instruccin operacional.
Tambin deber mencionar las instrucciones operacionales, registros, timbres, formatos,
adhesivos, tarjetas y cualquier documento que se derive de l.

4. 1. 6. Registros

Se identificarn los registros o elementos que puedan servir para ejemplificar o complementar el
procedimiento o poltica que se deriven de la aplicacin del documento y que representen la
evidencia del cumplimiento del objetivo establecido.

4.1. 7. Anexos


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Como una forma de facilitar la aplicacin del documento o poder dar un contexto al procedimiento
se podrn incluir anexos. Se entiende como anexo a los registros, formatos, etiquetas y/o cualquier
documento que se genere o utilice en la aplicacin del documento que sea complementario o
facilite el entendimiento del documento principal.

En el caso que sea necesario poner en algn anexo una copia de un documento original, ste se
incluir en forma reducida. Al incluir en los anexos: etiquetas, timbres u otra documentacin deber
privilegiarse la inclusin de los originales, en la medida que resulte prctico y posible.

Todos los procedimientos e instructivos de la Compaa deben ser enviado a la organizacin en
forma estandarizada y bajo las especificaciones de este procedimiento.

El programa con que se debe trabajar ser Acrobat Adobe para que no se pueda modificar. De
todos modos en cada generacin de una documentacin se deber seguir las instrucciones
entregadas por el fabricante para que no se puedan modificar los datos que hay en el archivo. Si la
unidad generadora del procedimiento no contase con la licencia del software mencionado podr
ser solicitado al Servicio de Atencin al Usuario (SAU) en Chile o al Help Desk en Argentina,
Bolivia y Uruguay.

4. 1. 8 Generacin, aprobacin y validacin.

Al final del documento se debe incluir el cuadro que a continuacin se muestra con los datos que
se requieren.

4. 1. 8.1. Autor.

Se debe incluir el nombre del autor y la fecha de generacin del documento.

4. 1. 8.2. Revisado.

Se debe mencionar el nombre, fecha y firma de la persona que revis el documento.

4. 1. 8.3. Aprob.

Se debe mencionar el nombre, fecha y firma de la persona que aprob el documento.

4. 1. 8.4. Valid la administracin del proceso.

Se debe mencionar el nombre, fecha y firma de la persona que valid el documento.

4. 1. 8.5. Revis Bill 198 (slo procedimientos con impacto financiero)

Se debe mencionar el nombre de la persona y la fecha en que revis el documento en el rea de
control interno, siempre que el procedimiento lo requiera.

4. 1. 8. 6. Modificacin.


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Aqu debe incluir el nmero de la modificacin, fecha y quin es el autor de dicho cambio.
En caso de existir alguna modificacin se debern actualizar los nombres y fechas de revisin,
aprobacin y revisin de Bill 198, si es necesario.

Autor:
Nombre:
Fecha creacin: dd/mm/aa.
Revis:
Nombre:
Fecha de revisin: dd/mm/aa.
Aprob:
Nombre:
Fecha aprobacin:
dd/mm/aa.
Valid administracin de
procesos
Nombre:
Fecha de revisin: dd/mm/aa
Revis control interno Bill 198
Nombre:
Fecha de revisin: dd/mm/aa.
Nombre:
Fecha ltima modificacin:
dd/mm/aa.
Modificacin:

4. 1. 8.7 Correlativos del documento.

Cada rea, departamento o gerencia debe llevar el correlativo de los procedimientos que generen.
Todos tendrn que tener un nmero correlativo, tipo de documento, el rea y la descripcin del
procedimiento

Recursos Humanos y Estrategia Corporativa 001
Construccin y Forestal 002
Finanzas 003
Minera 004
Operaciones 005
Corporate Governance 006
Soporte al Producto 007

Por ejemplo, en el caso de la primera poltica (POL) de RR.HH. ser: 001- POL- STORE LOB
0000001
Por ejemplo, en el caso del primer procedimiento (PRO) de RR.HH. ser: 001- PRO- STORE LOB
0000001.

4. 1. 8.8 Encabezado.

Es responsabilidad del autor completar el encabezado. En este campo debe ir el departamento o
gerencia que realiz el procedimiento, ejemplo: Gerencia Proceso de Negocio y Sistemas en letra
Arial, normal, tamao 10. Incluir una pequea descripcin, ttulo, identificacin de pginas y una
enumeracin secuencial por vicepresidencia.

5. Operacin.

En esta parte se definirn actividades que deban ejecutarse para asegurar el control del proceso y
reducir su variabilidad.
Las definiciones y especificaciones tienen que cubrir las actividades, materiales, equipos y
operadores crticos para la calidad de la operacin. Adems, de responder el qu, cmo, cundo,
dnde, quin y por qu.

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En aquellos casos en que el tipo de actividades u operacin resulte prctico insertar un flujograma
acompaado de una tabulacin de cada una de las actividades establecidas, se podr optar por
ello.

6. Registros.

No aplica.

7. Responsabilidad.

Es responsabilidad de todos los trabajadores de Finning Sudamrica velar por la correcta y
permanente aplicacin de este procedimiento y seguir la ltima versin del procedimiento o poltica
cuando necesite trabajar en funcin de un procedimiento o poltica.

7.1 Los vicepresidentes de las unidades de mercado de Finning Sudamrica son
responsables de:

Establecer con ejecutivos de otras unidades de la Empresa Acuerdos Cliente
Proveedor (o Service Level Agreement (SLA)) destinados a optimizar el uso de
recursos.

7.2 Los ejecutivos responsables de las unidades organizacionales que conforman una
unidad de mercado de Finning Sudamrica son responsables de:

Aprobar los procedimientos de aplicacin en su vicepresidencia.
Aprobar y proponer los procedimientos que sean necesarios para documentar
las actividades principales de sus reas de trabajo.
Formular los procedimientos, y sus modificaciones, cumpliendo las
instrucciones de este documento y las normas establecidas.

7.3 Los supervisores y colaboradores de Finning Sudamrica son responsables de cumplir
lo establecido en los procedimientos vigentes, as como de proponer los cambios que,
conforme a su criterio o experiencia, puedan traducirse en mejoras.

Para ms detalle revise la Gua de responsabilidades.

Autor:
Nombre: Andrea Truffello
Fecha creacin: 31/07/07.
Revis:
Nombre: Mara Pa Tejos y
Fernando Revuelta
Fecha de revisin: 31/07/07.
Aprob:
Nombre: Ignacio Muoz
Fecha aprobacin: 31/07/07.
Valid Administracin de Procesos de
Negocios
Nombre: -
Fecha de revisin: dd/mm/aa.
Revis Auditoria Interna
Nombre: Ignacio Muoz.
Fecha de revisin: 31/07/07.
Nombre: -
Fecha ltima modificacin:
dd/mm/aa.
Modificacin: