Modulo 9 Auditoria para El Sector Publico y Empresas Privadas

1
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA

REA JURDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Loja - Ecuador
Septiembre 2010 febrero 2011

2


CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

Texto Gua para el estudio del Mdulo
AUDITORA PARA EL SECTOR PBLICO Y EMPRESAS PRIVADAS

Dr. Gustavo Villacs Rivas, Mg. Sc.
RECTOR

Dr. Ernesto Gonzalez Pesantes, Mg.Sc.
VICERRECTOR

Dr. Rogelio Castillo Bermeo, Mg.Sc
DIRECTOR DEL REA

Dr. Mauricio Aguirre Aguirre, Mg.Sc.
COORDINADOR DEL NIVEL DE CARRERAS PROFESIONALES

Dra. Beatriz Calle Oleas, Mg.Sc.
COORDINADORA DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

COMISIN

Dr. Richard Alexey Banda Poma
RESPONSABLE DE LA ELABORACIN

COLABORADORES
Eco. Nelson Vicente Chvez Alvear
Dr. J orge Ivan Espinoza Fernndez
Ing. Edison Fabin Miranda Raza
Lic. J inson Omar Valencia Ordez
Dra. Beatriz Ordez Gonzlez de Barragn Mg. Sc.
Dr. Cristobal J aramillo Pedrera, Mg. Sc.
Dr. J orge Efran Matute Espinosa, Mg. Sc.
Dr. Alex Nivardo Paladinez Snchez - ASPECTOS LEGALES

Direccin: Ciudadela Universitaria Guillermo Falcon Espinosa (La Argelia) Bloque
de la ex - Facultad de Ciencias Administrativas. Telfono 2546072 2546618

3
1. PRESENTACIN

El mdulo nueve denominado
Auditora para el sector Pblico y
Empresas Privadas es parte del
Currculo de la Carrera de Contabilidad
y Auditora; el mismo pretende
solucionar un problema de la Prctica
Profesional, determinado en ste nivel
de formacin de los estudiantes del
rea terminal.

Se lo ha estructurado mediante la matriz del proceso investigativo del mdulo,
por lo tanto la investigacin se constituye en el eje bsico del proceso de enseanza y
aprendizaje, contiene fundamentos tericos - prcticos y estratgicas, metodolgicas
que permitirn orientar la investigacin formativa.

La evaluacin y acreditacin se basa en los resultados del proceso de
investigacin que logren, obtener los equipos de investigacin de estudiantes que se
conforman para el efecto; se consider cuatro momentos acreditables.

Primer Momento en la PROBLEMATIZACIN considera la presentacin del
Plan de Investigacin especifico; PLANIFICACIN DE LA INVESTIGACIN
comprende el trabajo de investigacin, planteando objetivos generales y especficos,
la Metodologa, el Cronograma y la Bibliografa de Proyecto especifico; En el segundo
Momento la EJ ECUCIN DE LA INVESTIGACIN o Trabajo de campo de la
Auditoria; finalmente en el Tercer Momento, ELABORACIN DEL INFORME FINAL
constituye la presentacin del informe de Investigacin y su exposicin.

4
2. DESCRIPCIN DE LA PROBLEMTICA QUE ABORDA EL MDULO

En el mbito de las entidades del sector pblico y las empresas privadas es
necesario evaluar el cumplimiento de sus objetivos y el manejo sustentable de los
recursos destinados a su operatividad institucional y empresarial, a travs de un
control adecuado para el mejor aprovechamiento y correcta administracin como
consecuencia de un examen sistemtico a los estados financieros, registros,
transacciones y gestin para determinar la adherencia a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, a las polticas de direccin o a los
requerimientos establecidos.

Se piensa que los avances tericos e institucionales de la disciplina profesional
de la auditora son vlidos para cualquier tipo de complejo organizativo siendo
indiferente que sea ste privado o pblico. En cambio los especialistas en el anlisis
de la Administracin Pblica consideran que nos encontramos ante una organizacin
especial y diferenciada que requiere un tratamiento cientfico y tcnico propio.

Resultan sorprendentes las graves falencias que en materia de auditora y
control interno adolecen las entidades y las empresas, que afecta a la eficiencia,
eficacia, economa, etc.

Por otro lado la informacin que brinda la entidad no es razonable y oportuna,
lo que conlleva al incumplimiento de objetivos, misin y visin institucional.

La auditora ha alcanzado un nuevo enfoque y visin en torno a la aplicacin
de sistemas de control interno especficos, es decir por departamentos o reas. La
misma est encaminada a los procesos de mejora continua y eliminacin de
despilfarros / desperdicios en las entidades como en las empresas, las nuevas
herramientas a utilizar con una visin de gestin.

La falta de controles internos no slo ha dado lugar a estafas o defraudaciones,
sino tambin a graves errores en materia de decisiones producto de significativos
errores en materia de informacin. En este contexto, el presente mdulo est
encaminado a superar las limitaciones mencionadas con la incursin de la auditora
que se pretende abordar la temtica de los problemas que adolecen tanto las
instituciones pblicas como las empresas, para a travs del anlisis y evaluacin de
las operaciones, proporcionar la solucin a esos problemas con el informe de
auditora, que siendo el producto final de la auditora, contribuya a la correccin de
errores y omisiones como las acciones legales segn corresponda; y habilitarlo al
alumno para que cumpla sus prcticas profesionales con eficiencia.

3. OBJETO DE TRANSFORMACIN

Determinado en los siguientes trminos:

Limitado control posterior de las operaciones administrativas -
financieros y de gestin en las entidades pblicas y empresas privadas,
imposibilita una evaluacin peridica que permita comprobar la
veracidad, y autenticidad de las operaciones, as como la eficiencia,
efectividad y economa en el manejo de los recursos.

5
4. OBJETIVOS

4.1 Objetivo General

- Facilitar a los estudiantes la fundamentacin terica y los procesos de
Control posterior de Entidades Pblicas y Empresas privadas, mediante la
investigacin formativa.

4.2 Objetivos especficos

- Aplicar el proceso de auditora de los estados financieros en las Entidades
Pblicas y Empresas privadas.
- Estudiar y aplicar las Normas Ecuatorianas de Auditoria.
- Disear papeles de trabajo para evidenciar y respaldar el desarrollo del
control posterior.
- Emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones a una situacin
encontrada, con la finalidad de mejorar los procesos y las operaciones, en
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
- Desarrollar una investigacin, que les permita conocer y ejecutar el
proceso de la auditoria.
- Lograr que los estudiantes desarrollen sus habilidades y destrezas en su
formacin profesional, con la aplicacin del SAMOT

5. PRCTICAS PROFESIONALES ALTERNATIVAS

Verifican la confiabilidad de la informacin financiera.
Comprueban que los recursos hayan sido utilizados para lo que estuvieron
destinados.
Verifican el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones asignadas al
ente econmico.
Evalan el proceso administrativo.
Procesan la informacin mediante herramientas y paquetes informticos
Generan recomendaciones tendientes a mejorar el proceso contable-
financiero y de gestin.
Asesoran a los directivos en el proceso de toma de decisiones, en el
mbito de sus competencias.

6. PROCESO DE INVESTIGACIN

El proceso de enseanza-aprendizaje en el mdulo se sustenta e la
investigacin formativa, como estrategia metodolgica, orientada a la bsqueda e
respuestas a problemas de la realidad que son tomados de las prcticas
profesionales, proceso que implica una serie de actividades adecuadamente
planificadas, en las que estn inmersas sucesivas aproximaciones emprico-tericas
al objeto de estudio.

La accin del alumno al confrontar con las demandas sociales, relevantes y
pertinentes relacionadas con las futuras prcticas profesionales y con los referentes
tericos prcticos de la Auditora, favorecen la actitud crtica y la capacidad creativa
para un encuentro entre la teora y la prctica.

6
El proceso investigativo del mdulo comprende los siguientes momentos:

MOMENTO 1: CARACTERIZACIN DE LA PROBLEMTICA

Caracterizacin de la problemtica de la auditora en el sector pblico y
empresas privadas.
Situacin actual de la problemtica.

MOMENTO 2: ANLISIS CRTICO DE LA PROBLEMTICA

Contrastacin entre los haceres de los profesionales auditores del sector
pblico y empresas privadas, y los fundamentos tericos, metodolgicos y
operativos de la auditora manejados en el mdulo y su incidencia, en el
proceso de enseanza aprendizaje de la misma.

MOMENTO 3: OPERACIONALIZACIN DE LA AUDITORA

Ejecucin de la Auditora que incluya las experiencias vividas, saberes,
demandas, desafos, a travs de la socializacin del informe de la propuesta.

7. REFERENTES TERICOS Y ACTIVIDADES PRCTICAS

CONTENIDOS PARA EL DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN DEL
MDULO:

PRIMER MOMENTO

1. BASES CONCEPTUALES

Historicidad y desarrollo
Concepto de Auditora, importancia, objetivos
Clasificacin de la auditoria

2. AUDITORA GUBERNAMENTAL.- NORMATIVA

Funciones y responsabilidades del rea de auditora
Normas Ecuatorianas de Auditora
Normas de Control interno para el sector pblico ecuatoriano

3. DEFINICIN, OBJ ETIVOS, CARACTERSTICAS DE LA AUDITORA
FINANCIERA GUBERNAMENTAL.

Proceso de la auditora financiera gubernamental

4. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

Generalidades
Planificacin preliminar
Productos de la planificacin preliminar

7
Contenido esquemtico del memorando de la planificacin preliminar
Control Interno, concepto, principios, clases
Elementos y estructura del control interno
Momento de evaluar el control interno
Mtodos para evaluar los controles internos
Planificacin especfica
Productos de la planificacin especfica

SEGUNDO MOMENTO

1. EJ ECUCIN DE LA AUDITORA FINANCIERA

Generalidades
Pruebas, tcnicas y prcticas de auditora
Programas bsicos de auditora
Papeles de trabajo
Muestreo en auditora
Hallazgos de auditora
Nuevas evidencias y conclusiones de auditora

TERCER MOMENTO

1. COMUNICACIN DE RESULTADOS EN LA AUDITORA FINANCIERA

Generalidades
Comunicacin al inicio, en el transcurso y al trmino de la auditora
El informe de auditora
Estructura del informe de auditora financiera
Tipos de opinin
Contenido del Examen especial, estructura y contenido de informes

2. AUDITORA DE GESTIN

Generalidades
Propsito y Objetivo
Alcance y Enfoque
Herramientas de la Auditoria de Gestin
Equipo multidisciplinario
Parmetros e indicadores de gestin
Proceso de la auditora de gestin
Informe, Estructura y Contenido

CONTENIDOS TERICOS A SER DESARROLLADOS EN ASPECTOS LEGALES

Normas pertinentes de la Constitucin de la Repblica del Ecuador
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado
Reglamento a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado
Actividades prcticas sobre determinacin de responsabilidades
Reglamento de Bienes del Sector Pblico

8
8. METODOLOGA

Las actividades a realizarse en cada uno de los momentos del proceso
investigativo que conlleven a buscar respuesta al problema investigado, requieren
que tanto docentes como estudiantes entren en un proceso permanente de actividad
cientfico-tcnica en relacin con el objeto de estudio, considerando que el eje de la
dinmica es el proceso de investigacin formativa que se abordar en tres momentos.

En el primer momento se elaborar la problematizacin del Objeto de
transformacin, para lo que el estudiante sobre la base de la fundamentacin terica,
considerando la organizacin del docente para el trabajo grupal y la aplicacin de las
diferentes tcnicas grupales, problematizar el O.T.

Los alumnos elaborarn instrumentos de investigacin de campo, como
encuestas, entrevistas, para ponerse en contacto con la prctica profesional.

En el segundo momento se desarrollar el anlisis crtico de la problemtica,
contando con informacin emprica obtenidos de las entidades y empresas de la
realidad y de los aspectos terico-tcnicos, lo que permitir contrastar los haceres de
los profesionales auditores, en la evaluacin por medio de las auditoras.

En el tercer momento se construir una propuesta alternativa que incluya las
experiencias vividas, saberes, que sern socializados.

9. PRODUCTOS ACREDITABLES

Durante el desarrollo del mdulo se elaborarn en cada momento los
siguientes productos acreditables:

PRIMER MOMENTO

Se presentar y sustentar un documento que contenga la descripcin de la
situacin actual de la problemtica de la auditora en el sector pblico y/o en
empresas privadas.

SEGUNDO MOMENTO

Estar constituida por la presentacin y sustentacin del documento que
contenga el anlisis crtico de la problemtica de la auditora aplicada ya sea en
entidades y organismos del sector pblico y/o empresas privadas.

TERCER MOMENTO

Se presentar el documento de la ejecucin de la auditora como solucin a la
problemtica investigada ya sea en entidades u organismos del sector pblico como
en empresas del sector privado.

10. CRITERIOS PARA LA EVALUACION, ACREDITACIN Y CALIFICACIN

Para la evaluacin, acreditacin y calificacin de los informes de investigacin
se considerar:

9
La estructura del informe
La coherencia entre sus elementos
La fundamentacin cientfico-tcnica
La rigurosidad del trabajo de campo
La calidad de la discusin y las conclusiones
La claridad en la redaccin.

La sustentacin de la investigacin del mdulo se evaluar, acreditar y
calificar teniendo en cuenta:

El dominio de la temtica
La claridad en la exposicin de los resultados
La capacidad de resolver inquietudes
Los materiales de apoyo para la exposicin

La evaluacin.- Ser permanente, y con la aplicacin de estrategias para
analizar crticamente el proceso acadmico, que permita asesorar la investigacin y la
retroalimentacin del proceso de enseanza aprendizaje.

La acreditacin.- El estudiante para ser acreditado, debe cumplir con las
actividades a desarrollarse en los tres momentos del proceso de investigacin, as
como las exigencias de aspectos legales que se aborda como taller.
Los parmetros de acreditacin son los siguientes:

Pruebas orales y escritas 20%
Reportes individuales 10%
Reportes grupales 10%
Participacin individual 10%
Participacin grupal 10%
Investigacin formativa 40%

La calificacin.- Ser la sumatoria ponderada de los procesos anteriores en
una escala de 0 a 10. Para aprobar el mdulo se requiere un promedio mnimo de
SIETE/10 y el 80% de asistencia.

11. BIBLIOGRAFIA

Constitucin de la Repblica del Ecuador, 2008

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Manual de Auditora Financiera
Gubernamental. Quito Ecuador julio 2003.

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Manual de Auditora de Gestin, Quito
Ecuador Abril 2002.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO. Ley Orgnica de la Contralora General
del Estado y su Reglamento. Edicin Actualizada 2010.

CULTURAL DE EDICIONES, S.A., AUDITORIA I, edicin 1996.

10
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE CIENCIAS FISCALIZADORAS. ILACIF. Manual
Latinoamericano de Auditoria Profesional en el Sector Pblico. Quito-Ecuador 1981.

Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Edicin actualizada 2010.

MEIGS Walter, PRINCIPIOS DE AUDITORIA.

MENDEZ, Carlos. Metodologa de Investigacin en Ciencias Econmicas,
Administrativas y Contables.12 Edicin. Editorial. Mc Graw Hill, Bogot Colombia,
2004.

Reglamento de Responsabilidades, Registro Oficial 386 del 27 de octubre de 2006

WHITTINGTON, Ray. Principios de Auditoria. Editorial Mc Graw Hill. Decimocuarta
Edicin.

12. MATRIZ DE DESARROLLO DEL MODULO

11
MODULO: Nro. 9
,
OBJETO DE TRANSFORMACIN: Limitado control posterior de las operaciones administrativas - financieros y de gestin en las entidades pblicas y empresas
privadas, imposibilita una evaluacin peridica que permita comprobar la veracidad, y autenticidad de las operaciones, as como la eficiencia, efectividad y
economa en el manejo de los recursos.

PRIMER MOMENTO: ANALISIS CRTICO DE LA PROBLEMTICA

OBJETIVO DE PROCESOS: Disear el Proyecto de Investigacin de acuerdo al O.T.
OBJETIVO DE CONTENIDO TEORICO: Facilitar referentes que orienten el primer momento del Proceso de Investigacin as como la Normatividad de la
Auditora y requisitos para el ejercicio de las prcticas profesionales

TIEMPO DE
TRABAJO
PROCESO INVESTIGATIVO
ESTRATEGIAS PARA
OPERATIVIZAR LA
INVESTIGACION
CONTENIDOS TEORICOS
EVALUACIN Y
ACREDITACION

32 das

10 crditos
de 16 horas

ENCUADRE
Revisin del Marco Referencial y
Problematizacin del O.T.
PRIMER MOMENTO
PROBLEMATIZACION
Comprensin del O.T

DISEO METODOLOGICO DE
LA INVESTIGACIN.
SONDEO

Construccin de la matriz
Problemtica, Seleccin del
Problema Objeto de estudio
Definicin y delimitacin del
Problema

Presentar y Explicar la Matriz
del Proceso Investigativo.
Conocer los referentes y
bases conceptuales del
Problema de Investigacin.
O.T. y Problematizacin

Revisar y relacionar las fases
del diseo Metodolgico de
la Investigacin con el O.T.

Realizar un primer
acercamiento a la realidad
empresarial para verificar la
existencia del problema e
identificar los posibles
Objetos de estudio.
Conformar equipos de
trabajo.
1.- BASES CONCEPTUALES
Historicidad y desarrollo
Concepto de Auditora,
importancia, objetivos.
Clasificacin de la auditoria.

2.- AUDITORA GUBERNAMENTAL.-
NOMATIVA.
Funciones y
responsabilidades del rea
de auditora.
Normas Ecuatorianas de
Auditora
Normas de Control interno
para el sector pblico
ecuatoriano

3.- DEFINICIN, OBJ ETIVOS,
CARACTERSTICAS DE LA AUDITORA
FINANCIERA GUBERNAMENTAL.
Proceso de la auditora
financiera gubernamental.
Preguntas de
conocimiento de la
primera unidad
Prueba cognoscitiva
Participacin en el taller
Cumplimiento en la
entrega de los trabajos
de acuerdo a los
tiempos establecidos.
Claridad.- Pertinencia.-
Profundidad.-
Coherencia

12
MODULO: Nro. 9

PRIMER MOMENTO: ANALISIS CRTICO DE LA PROBLEMTICA

TIEMPO DE
TRABAJO
PROCESO
INVESTIGATIVO
ESTRATEGIAS PARA
OPERATIVIZAR LA
INVESTIGACION
CONTENIDOS TEORICOS
EVALUACIN Y
ACREDITACION

Planificacin de la
Investigacin Formativa

TTULO

INTRODUCCIN

PROBLEMA

MARCO TERICO

Problematizar sobre el Objeto
de Investigacin especfico

Establecer el Ttulo de
Investigacin Formativa

Redactar la Introduccin(por
qu se hizo el trabajo y
cuales fueron sus objetivos)

Plantear el Problema
(enunciacin y delimitacin)

Revisar y Seleccionar las
posibles Categoras y
Conceptos sobre el problema
investigado

4.- PLANIFICACIN DE LA
AUDITORA FINANCIERA
GUBERNAMENTAL

Generalidades
Productos de la
planificacin preliminar
Contenido esquemtico del
memorando de la
planificacin preliminar
Control Interno, concepto,
principios, clases.
Elementos y estructura del
control interno
Momento de evaluar el
control interno
Mtodos para evaluar los
controles internos.
Planificacin especfica.
Productos de la
planificacin especfica.

Presentar y socializar el
Problema y Tema de
investigacin de cada
equipo de trabajo.

Presentar y socializar los
temas que orientan la
Investigacin especifica de
cada equipo, presentar y
socializar los Objetivos .

13
MODULO: Nro. 9

SEGUNDO MOMENTO: ANLISIS CRTICO DE LA PROBLEMTICA

OBJETIVO DE PROCESOS: Ejecutar el Proyecto de Investigacin formativa especifico de acuerdo al O.T:
OBJETIVO DE CONTENIDO TERICO: Facilitar teoras que orienten al desarrollo de una auditoria cumpliendo en forma sistemtica todas sus fases
TIEMPO DE
TRABAJO
PROCESO
INVESTIGATIVO
ESTRATEGIAS PARA
OPERATIVIZAR LA
INVESTIGACIN
CONTENIDOS TEORICOS
EVALUACIN Y
ACREDITACION

26 das

8,125 crditos de
16 horas

TRABAJ O DE CAMPO

Anlisis de Resultados
Verificacin de Objetivos

MATERIALES Y MTODOS

DIAGNSTICO DE LA
SITUACIN

Revisar los procesos de la
Auditoria Financiera, Operativa y
de Gestin para su aplicacin
prctica.

PLANIFICACION: De la Auditoria
o de Exmenes Especiales.
Orden de Trabajo
Plan Especifico
PROGRAMAS DE AUDITORIA
Evaluacin del Sistema de
Control Interno.

TRABAJ O DE CAMPO. Elaborar
papeles de Trabajo.

Determinar los Mtodos y
Tcnicas de Investigacin a
Utilizar.

Determinar el estado actual del
objeto de investigacin
1.- EJ ECUCIN DE LA AUDITORIA
FINANCIERA

Generalidades.
Pruebas, tcnicas y
prcticas de auditora.
Programas bsicos de
auditora.
Papeles de trabajo.
Muestreo en auditora.
Hallazgos de auditora.
Nuevas evidencias y
conclusiones de auditora.

Presentar el plan de auditoria
especfica de cada equipo de
trabajo

Presentar papeles de trabajo.

.

14
AREA JURIDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODULO: Nro. 9

TERCER MOMENTO: OPERACIONALIZACIN DE LA AUDITORA

OBJETIVO DE PROCESOS: Concluir con la investigacin y socializar los resultados de la misma
OBJETIVO DE CONTENIDO TEORICO: Conocer teoras sobre el proceso de la Auditora
TIEMPO DE
TRABAJO
PROCESO
INVESTIGATIVO
ESTRATEGIAS PARA
OPERATIVIZAR LA
INVESTIGACIN
CONTENIDOS TERICOS
EVALUACIN Y
ACREDITACION

22 das

6,875 crditos
de 16 horas
ELABORACION DEL
INFORME FINAL

SOLUCIONES
PLANTEADAS

BIBLIOGRAFA

ANEXOS

SUSTENTACIN
POR GRUPOS DE
INVESTIGACIN

COMUNICACIN DE
RESULTADOS.
Preparar el Borrador del Informe y
su Lectura.
Establecer Responsabilidades y el
Memorando de Antecedentes
Determinar el trmite de resultados
Relacionar el trabajo de la
Investigacin con los resultados del
Informe: verificar el cumplimiento de
Objetivos
Establecer cuales son las
alternativas de solucin al
problema investigado
Citar los refrerentes bibliogrficos
citados y consultados
Preparar los instrumentos y
complementos de apoyo de la
investigacin formativa
Revisar y elegir la forma de
presentar el informe de la
investigacin especfica de cada
grupo
1.- COMUNICACIN DE RESULTADOS EN LA
AUDITORA FINANCIERA.

Generalidades.
Comunicacin al inicio, en el transcurso
y al trmino de la auditora.
El informe de auditora.
Estructura del informe de auditora
financiera
Tipos de opinin.
Contenido del Examen especial,
estructura y contenido de informes.

2.- AUDITORA DE GESTIN
Generalidades.
Propsito y Objetivo.
Alcance y Enfoque.
Herramientas de la Auditoria de Gestin.
Equipo multidisciplinario.
Parmetros e indicadores de gestin.
Proceso de la auditora de gestin.
Informe, Estructura y Contenido
Presentar el informe de
de la investigacin y
socializarlo.

Presentacin y
exposicin de la
investigacin de cada
uno de los grupos de
trabajo

15
PRIMER MOMENTO

UNIDAD I
AUDITORIA, VISION TEORICA

1.1 Importancia de la Informacin Econmica y Financiera

En nuestra compleja y altamente industrializada sociedad, la informacin
financiera y econmica es la importancia vital. Nuestra economa se caracteriza por
grandes organizaciones que han reunido su capital de millones de inversiones y que
controlan recursos econmicos designados en todo el pas, e incluso en el mundo
entero. Los funcionarios de ms alto rango en las grandes empresas, prestan sus
servicios en oficinas que normalmente se encuentran muy alejadas de las plantas y
sucursales de la compaa, y por lo tanto, deben apoyarse en informes financieros y
econmicos para controlar los recursos de sus respectivas empresas. Los millones de
personas que confiaron sus ahorros a grandes empresas por la compra de acciones y
obligaciones, se encuentran tambin a distancias muy remotas de los recursos
econmicos de los cuales han adquirido participacin. Esta lejana los obliga a confiar
en los estados financieros anuales para asegurarse de que los fondos que han
invertido estn siendo utilizados en forma honesta y eficaz.

El gobierno federal gasta una creciente parte del producto bruto nacional, y
para erogar dichos gastos confa en la informacin financiera necesaria para
asegurarse de que los costos en que a incurrido son razonables, aya sea que se trate
de proyecto de un viaje tripulado a la luna, o bien un proyecto de transportacin
masiva, o el programa de ayuda al extranjero. Los ingresos del gobierno federal se
debern en gran parte del impuesto sobre la renta cubierto por las grandes empresas;
en consecuencia, el apoyo econmico del gobierno descansa en la evaluacin de la
informacin orientada hacia la determinacin de la utilizacin neta gravable.

Finalmente, nuestra poltica nacional consiste en fomentar el desarrollo
econmico, descansa directamente en una adecuada evaluacin cuantitativa de la
actividad econmica y la comunicacin de ella. La aplicacin de adecuados principios

16
de contabilidad y la obtencin de informacin financiera efectiva, son los factores
fundamentales para el logro de nuestras metas econmicas.

La contribucin del contador pblico independiente en la informacin de
carcter financiero.

Tanto la operacin cotidiana de nuestra economa, como su prspero
desarrollo a largo plazo, dependen, en alto grado, de la informacin financiera.
Cmo, pues, podramos asegurarnos de que la informacin a sido adecuadamente
evaluada y razonablemente presentada? En su mayor parte, la respuesta a esta
pregunta recae en las auditoras practicadas por contadores pblicos independientes.
Los estados financieros dictaminados constituyen un instrumento por medio del cual
las empresas americanas proporcionan informacin a sus accionistas, bancos,
acreedores y el gobierno mismo. La palabra dictaminados cuando se aplica a los
estados financieros significa que el balance general y el estado de resultados se
acompaan con un dictamen preparado por un contador pblico independiente en el
que est expresa su opinin profesional a cerca de la razonabilidad de los estados
financieros de la compaa.

1.2 Enfoques de Auditora

La auditora de estados financieros en la antigedad y en la actualidad

An cuando los objetivos y los conceptos que guan la auditora de estados
financieros en la actualidad, eran prcticamente desconocidos hace setenta aos,
auditora de uno u otro tipo han sido prcticamente en el transcurso de la historia del
comercio y las finanzas gubernamentales. A partir de la edad media, y a travs de la
Revolucin Industrial, las auditoras fueron practicadas con el objeto de determinar si
las personas que se encontraban en posiciones de responsabilidad fiscal en el
gobierno y el comercio, estaban actuando y proporcionando informes honestamente.
Durante la Revolucin Industrial, y a medida que las industrias crecan sus
propietarios empezaron a contratar funcionarios para ocupar puestos de
responsabilidad. Con esta separacin de los grupos de propietarios y
administradores, aquellos fueron acudiendo con frecuencia cada vez mayor a los
auditores para protegerse del peligro de fraude pro funcionarios o empleados. Antes
del ao de 1900, el principal objetivo de la auditora era el descubrimiento de fraude.

En la Gran Bretaa pas que es frecuentemente considerado como la cuna de
la auditora, el crecimiento de las empresas durante la Revolucin Industrial y
despus de ella, estaba acompaado por un avance en los sistemas de contabilidad.
Cuando las sociedades annimas se convirtieron en la forma predominante de
organizacin, los administradores profesionales sustituyeron a los propietarios
individuales, y los sistemas de contabilidad fueron mejorados y estandarizados. Fue
reconocida la necesidad de un programa de contabilidad sistemtico, razonablemente
complejo, como una medida para la prevencin de fraudes y la obtencin de
informacin financiera digna de confianza. En vista de que los accionistas, en este
proceso de expansin, se esforzaron por verificar los informes y registros de sus
respectivas compaas, la necesidad de contadores pblicos profesionalmente

17
preparados se hizo cada vez ms evidente. La conduccin eficiente de la auditora de
una empresa de grandes proporciones, estaba claramente fuera del alcance de un
aprendiz.

La funcin de certificacin

La separacin de los propietarios y la administracin en las compaas
inglesas crearon en los accionistas la conciencia de la necesidad de una adecuada
proteccin a travs de una auditora independiente. Aun cuando la empresa que
prepara los estados financieros es la principal responsable de la informacin
presentada, el contador pblico independiente que examina los informes y la
evidencia comprobatoria puede certificar acerca del grado de confianza que se
puede depositar en ellos, anexando a los estados financieros del texto de su opinin.
La certificacin de estados financieros implica la afirmacin de la veracidad de los
mismos; la testificacin de su validez. Una de las razones que existen para invitar a
un contador pblico independiente a certificar estados financieros, radica en el
conflicto de intereses que puede existir entre la compaa que prepara los estados
financieros y las personas que los utilizan. Entre los lectores de los estados
financieros, cuyos intereses pueden diferir de los de la entidad que los prepara,
pueden citarse a instituciones bancarias, acreedores, accionistas, agencias
gubernamentales, etc.

En reconocimiento de la responsabilidad de los contadores pblicos
independientes hacia terceras partes condujo a la organizacin de Escocia e
Inglaterra, de institutos de contadores pblicos. La competencia tcnica de las
personas que deseaban formar parte de la profesin, fue probada a travs de
exmenes. La independencia, la integridad personal y la responsabilidad profesional
fueron reconocidas como cualidades tan importantes en la profesin. Como la
habilidad tcnica. A travs de los institutos de contadores pblicos, los principios de
tica profesional fueron desarrollados para estimular a los contadores pblicos a
llevar a cabo su actividad profesional dentro de las normas de auditora generalmente
aceptadas.

Desarrollo de las tcnicas de muestreo

En los primeros das de la profesin de la contadura pblica, una adecuada
auditora era aquella que inclua una revisin exhaustiva de todas las transacciones.
Sin embargo, por el ao de 1900, y conforme las grandes empresas se desarrollaban
rpidamente tanto en la Gran Bretaa como en los Estados Unidos, el contador
pblico se vio obligado a adoptar una tcnica de muestreo. Esta nueva tcnica de
auditora transform el proceso de auditora en la aplicacin de pruebas de
transacciones seleccionadas, en lugar de llevar a cabo la verificacin de todas las
transacciones, como venia hacindose en los primeros aos del siglo actual. Tanto
los contadores pblicos como los hombres de empresas gradualmente fueron
aceptando la premisa de que un examen cuidadoso de algunas transacciones al azar
podran proporcionar una razonable idea de la exactitud de otras transacciones
similares.

18
El control interno como base para la aplicacin de las pruebas selectiva y
del muestreo

A medida que los contadores pblicos fueron adquiriendo experiencia en la
tcnica del muestreo, se dieron cuenta de la importancia del sistema de control
interno. El significado del control interno y los mtodos por medio de los cuales el
auditor evala el sistema de control interno. A estas alturas, una concisa definicin
servir porqu un buen control interno hace posible que los contadores pblicos
pueda tener una confianza razonable en las tcnicas de muestreo. Un sistema de
control interno consiste en todas las medidas tomadas por una empresa con el objeto
de: 1) salvaguardar sus recursos contra prdida, fraude o ineficiencia; 2) promover la
exactitud y confiabilidad en la informacin contable y de operacin; 3) estimular y
medir el acatamiento a las polticas adoptadas por la compaa; 4) juzgar la eficiencia
de operacin en todas las divisiones de la empresa.

Un ejemplo muy simple de control interno es un plan de organizacin que
separa la custodia de los activos de la funcin del registro contable.
Consecuentemente, una persona que maneja efectivo no debe llevar, al mismo
tiempo, los registros contables correspondientes. Otro ejemplo lo constituye la
subdivisin de funciones, de tal manera que una sola persona no conserve bajo su
responsabilidad el control completo de una operacin determinada, y el trabajo de un
empleado sirva para verificar la exactitud del trabajo de otro.

La evaluacin del control interno fue reconocida como un requisito previo para
la exitosa utilizacin de las tcnicas de muestreo. El contador pblico lleg a la
conclusin de que, por medio del estudio del sistema de contabilidad del cliente, y
considerando el flujo del trabajo de contabilidad y los mtodos utilizados para la
verificacin automtica de las operaciones registradas, podra determinar la extensin
y orientacin de las pruebas selectivas necesarias para llevar a cabo una auditora
satisfactoria de las cuentas. Conforme el sistema de control interno fuese mejor, las
pruebas requeridas por el autor sern ms limitadas. El contador pblico, as mismo,
comprendi que, en cualquier seccin de la contabilidad, o en cualquier fase de las
operaciones financieras de la compaa en que el control interno fuera difcil, tendra
que ampliar el alcance e intensidad de sus pruebas.

Un nuevo objetivo la determinacin de la razonabilidad de los estados
financieros

Poco despus del ao de 1900, muchos contadores pblicos escoceses e
ingleses llegaron a los Estados Unidos para representar a inversionistas britnicos en
sta era de rpida industrializacin del pas. Estas personas influyeron en la
formacin de la profesin de la contadura pblica en Estados Unidos. En el ao de
1896 se estableci la legislacin necesaria en el Estado de Nueva York para otorgar,
por primera vez, ttulos de contador pblico en Estados Unidos.

La profesin de la contadura en los Estados Unidos, desde sus albores por el
ao de 1900, centr su atencin desde un principio, en un nuevo objetivo de
importancia: la determinacin de lo razonable de los estados financieros. Entre los

19
aos de 1900 y 1960, la funcin del auditor como detective fue olvidada. El principal
objetivo de la auditora cambi del descubrimiento de fraudes, a la determinacin de
la razonabilidad con que el balance y el estado de resultados presentan la situacin
financiera y los resultados de la operacin. El advenimiento de los impuestos
federales sobre la renta, adicion una nueva dimensin al trabajo del auditor; dicho
trabajo no solo significaba la preparacin de las declaraciones correspondientes, sino
que, adems, nuevo nfasis en el hecho de que las autoridades fiscales estaban
interesadas en la presentacin razonable de los ingresos gravables. Durante esta era,
las transacciones comerciales tenan a hacerse ms y ms complejas; para muchas
personas, slo el contador pblico era competente para poder determinar si los
principios de contador pblico fue la de un experto capaz de proporcionar seguridad a
accionistas, acreedores y agencias gubernamentales, al que se poda depositar
confianza en los estados financieros de la compaa.

Este nuevo concepto de la auditora fue la consecuencia natural de una era en
las que las sociedades crecieron hasta alcanzar proporciones gigantescas, y cuyas
acciones se encontraban diseminadas entre un pblico numeroso. Ahora que el
financiamiento de las empresas era logrado en gran parte a travs de la venta de
acciones a millones de pequeos inversionistas, una auditora anual, independiente,
era esencial para que el pblico quedara satisfecho de lo razonable de los resultados
presentados.

En el ao de 1900, el trabajo de auditora se concentraba en el balance
general; en efecto, la mayora de las compaas en este tiempo consideraban el
estado de resultados como una informacin confidencial a la que personas ajenas a
la empresa no debera tener acceso. En la actualidad, la publicacin de los estados
de resultados de las empresas, dictaminados por contadores pblicos
independientes, es ansiosamente esperada por el pblico y por el gobierno, como los
ms importantes indicadores de las tendencias en las empresas.

Muchas de las ideas mencionadas en este pequeo bosquejo histrico del
desarrollo de la auditora, sern analizadas en detalle en los prximos captulos de
este libro. Nuestro propsito, a estas alturas, es solamente el de proporcionar una
breve orientacin general acerca de algunas de las ms importantes reas de
desarrollo en el campo de la auditora en el siglo veinte:

1. El cambio de objetivos, el descubrimiento de fraudes a la determinacin de
la razonabilidad de los estados financieros.
2. La responsabilidad del auditor respecto del estado de resultados, tanto
como en relacin con el balance general.
3. Una creciente responsabilidad del auditor hacia terceras partes tales como
agencias gubernamentales, mercado de valores, y un pblico inversionista
integrado por millones de personas.
4. Una evolucin en el mtodo de auditora, de la revisin detallada de las
transacciones individuales, a la evaluacin del control interno y la aplicacin
de tcnicas de muestreo.
5. El reconocimiento de la necesidad de evaluar el sistema de control interno
como una gua para determinar el nmero y orientacin de las pruebas
selectivas que deben ser realizadas.

20
La demanda de estados financieros dictaminados

Los lectores de estados financieros se apoyan en la informacin contenida en
ellos, para la toma de importantes decisiones. Por ejemplo, un banco, cuando recibe
una solicitud de crdito de importancia, pedir inmediatamente los estados financieros
dictaminados de la empresa solicitante. Si dicho estado no est disponible,
probablemente se har los arreglos necesarios para que se practique una auditora
antes de que el banco considere seriamente la posibilidad de conceder dicho crdito.
Despus de recibir los estados financieros dictaminados, el banco podr estudiarlos
detenidamente, junto con los otros datos disponibles, para poder decidir si se puede
conceder el crdito con un grado razonable de riesgo.

Un inversionista individual solicitar, igualmente, estados financieros dictados
que proporcionan una informacin digna de confianza con respecto a la compaa,
antes de invertir en acciones u obligaciones de la misma. Despus de llevar a cabo
una inversin el inversionista desear recibir en una forma regular estados financieros
dictados por el contador pblico, mientras mantenga su inversin en la empresa.
Ambos, el banquero y los inversionistas toman importantes decisiones basadas en los
estados financieros de compaas con las que no mantienen vnculos estrechos.
Consecuentemente, ellos deben contar con la seguridad que los estados financieros
son dignos de confianza, y de que presentan razonablemente la situacin financiera
de la empresa y los resultados del ejercicio.

Esta seguridad, proporcionada a personas ajenas a la empresa, acerca de la
razonabilidad e integridad de los estados financieros de una compaa, se logra
cuando se acompaa a los estados financieros el dictamen de un contador pblico
independiente. Este dictamen indica si dicho estado financiero presenta
razonablemente la situacin financiera de la empresa, y los resultados de su
operacin, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.

El examen de los estados financieros base del dictamen del contador
pblico

Antes de que el contador pblico independiente pueda estar en posicin de
expresar una opinin acerca de los estados financieros de la compaa, deber llevar
a cabo un examen de dicho estado financiero. La auditora existe en una cabal
revisin analtica del balance general y del estado de resultados, as como los
registros contables y otro tipo de evidencias comprobatorias de dichos estados. Este
examen proporciona la evidencia objetiva de que las cantidades incluidas en el
balance general y el estado de resultados son vlidas, genuinas y dignas de
confianza y no simple estimaciones optimistas o conjeturas imaginarias.

Por ejemplo, la evidencia obtenida por el autor durante su examen, demostrar
que los activos listados en el balance general son realmente existentes, que la
compaa es propietaria de dichos activos, y que la valuacin asignada a los mismos
siendo establecida de conformidad con principios de contabilidad generalmente
aceptados. Se obtendr la evidencia que muestra que el balance general contiene
todos los pasivos de la compaa; de otra manera, si deliberamos o accidentalmente
se omitiera ciertos pasivos de importancia, se desvirtuara totalmente la situacin
financiera de la empresa. En una forma similar el auditor deber obtener informacin

21
acerca del estado de resultados. Deber comprobar que las ventas presentadas se
realizaron efectivamente, que los bienes fueron efectivamente embarcados a los
clientes, y que los costos y gastos registrados son genuinos y aplicables al ejercicio
correspondiente.

Una vez concluido su examen, el auditor contar con una base razonable para
expresar una opinin acerca de la posicin financiera de la empresa. A travs de una
serie de pruebas, preguntas, inspeccin de activos y otros procedimientos de
auditoria, l a quedado satisfecho de que los estados financieros han sido preparados
en la base de los registros contables, y de que proporcionan una imagen de la
compaa, razonable y dicha de confianza. El examen que lleva a cabo el auditor es,
pues, la base para su dictamen.

Nunca podr el contador pblico expresar una opinin acerca de los estados
financieros, sin antes llevar a cabo una auditora. El estar familiarizado con la
empresa, las auditoras de aos anteriores, la confianza en la integridad personal de
los propietarios y administradores, ninguno de estos factores es suficiente para
garantizar una expresin de la opinin s un contador pblico independiente acerca de
los estados financieros. Si el contador pblico no lleva a cabo una auditora de los
estados financieros no podr expresar una opinin sobre la razonabilidad de los
mismos.

Los procedimientos de auditora comprendidas en un examen, variarn de una
auditora a otra. Muchos de los procedimientos aplicables a la auditora de un
pequeo comercio no sern apropiados para la de una gigantesca industria como el
caso de General Motor. El contador pblico lleva a cabo exmenes de todo tipo de
empresas as como de organizaciones sin propsito de lucro. Bancos y Financieras,
industrias y comercios, escuelas y colegios, aerolneas y sindicatos todas estas
organizaciones son regularmente visitadas por auditores. La seleccin de los
procedimientos de auditoria ms adecuada en cada caso, requiere de la aplicacin de
habilidad y juicios profesionales.

Peligros inherentes a los estados financieros no dictaminados

Los estados financieros, cuando no han sido auditados, son inaceptables para
propietarios ausentes de sus empresas, o para otras personas ajenas a la empresa,
por varias razones. Los estados financieros pudieron haber sido preparados con
honestidad pero en forma descuidada; pudieron haberse omitido, inflamado u
omitidos pasivos; los activos pudieron haberse sobre valuados resulta de errores
aritmticos o de la violacin de principios de contabilidad generalmente aceptados. La
utilidad neta puede haberse exagerado debido a la capitalizacin de gastos o al
registro anticipado de ventas an no embarcadas.

Adems de la posibilidad de una infinidad de errores de estados financieros no
auditados, existe, as mismo, el peligro de prejuicios por parte de la administracin.
Los estados financieros son preparados por los administradores activos de la
empresa y, en estas circunstancias est difcil para la administracin ser justa y
objetiva en la informacin que presenta sus propias gestiones en la empresa, como lo
sera para un autor escribir una crtica imparcial sobre su propio libro, o para un
estudiante l atinarse objetivamente sus calificaciones finales.

22
Finalmente, cabe la posibilidad de que los estados financieros hubiesen sido
deliberadamente falsificados con el objetivo de encubrir un fraude, o con un medio
para inducir al lector de ellos a invertir en una empresa, o a conceder un prstamo.
An cuando la falsificacin deliberada de estados financieros no es un hecho muy
comn, ello a ocurrido, causando prdidas desastrosas a personas que han confiado
en estados financieros engaosos.

Por todas estas razones (errores accidentes, desviaciones de principios de
contabilidad, perjuicios y falsificaciones deliberadas), los estados financieros no
dictaminados no son aceptables en el medio de los negocios.

1.3 Concepto

Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones
administrativas o financieras, efectuadas con posterioridad a su ejecucin, con la
finalidad de verificarlas, evaluarlas de acuerdo con las normas legales y elaborar un
informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones, orientadas a
asesorar en la toma de decisiones a la gerencia.

Elementos del Concepto

- Es Objetivo, porque el auditor debe asistir fsicamente a verificar los datos
materia de examen, en los registros que lleva la empresa.

- Es Sistemtico, por cuando la auditora esta sujeta a un proceso de
ejecucin dividido en fases.

- Es Profesional, porque la auditora es realizada por auditores
profesionales.

Operaciones Administrativas y Financieras. Esto indica que la auditora
puede efectuarse a operaciones administrativa y nicamente financieras, o las
dos a la vez; de acuerdo a las operaciones que se examinen se determinar el
tipo de auditora a aplicar que puede ser: Administrativa u operativa o
financiera.

Verificar y Evaluar. Este objetivo de la auditora se cumple cuando el auditor
del trabajo que realiza en el campo, examina y analiza las operaciones
realizadas por la empresa, mediante la aplicacin de mtodos, tcnicas y
procedimientos.

Elaborar un Informe. Como producto final de los mtodos, tcnicas y
procedimientos utilizados, el auditor debe presentar un informe en el que
constarn las novedades, hallazgos encontrados, las recomendaciones; y si el
anlisis comprende estados financieros el dictamen profesional del auditor;
sobre la razonabilidad de su presentacin.

1.4 Importancia

Es importante por:

23
- Se aplica a todas las operaciones que realiza la empresa.
- Permite comprobar la veracidad, exactitud y autenticidad de las
operaciones econmico financieras desarrolladas por la empresa.
- Sirve de gua a los administradores porque posibilita el incremento de la
eficacia, la efectividad y la economa en la utilizacin de recursos por la
empresa.
- Busca el mejoramiento en las operaciones y actividades que cumplen las
empresas o reas crticas, a travs de las recomendaciones y acciones
correctivas.
- Asesora en la obtencin de informacin financiera confiable, oportuna y til
para la toma de decisiones gerenciales.
- Examina en forma independiente la informacin contable con el fin de
determinar su razonabilidad o eficiencia administrativa y/o legal.
- La auditora evala las operaciones, controles y actividades en todos los
niveles que realiza la empresa.
- Genera nuevas ideas, procedimientos, mtodos y tcnicas para el control
de operaciones y actividades.

1.5 Objetivos

a) Determinar el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones asignadas
al ente econmico.
b) Generar recomendaciones tendientes al mejoramiento de la administracin
a travs de un slido sistema de control interno.
c) Elevar el logro de objetivos y metas fijadas en los planes y progresos de la
entidad.
d) Determinar las desviaciones importantes en las actividades de una empresa
con la finalidad de sugerir las acciones correctivas.
e) Garantizar el uso de la informacin financiera, administrativa o de cualquier
orden, en la toma de decisiones gerenciales.
f) Determinar si la ejecucin de programas y actividades se realizan de forma
eficiente, efectiva y econmica; con lo cual se lograr un mejor
aprovechamiento de los recursos.
g) Analizar si todos los ingresos resultantes de las operaciones han sido
correctamente determinados, liquidados, recaudados, contabilizados al
informador.
h) Obtener evidencias suficientes y competentes; con la finalidad de evitar o
eliminar posibles irregularidades.
i) Procurar el mejoramiento en la administracin.

Verificar la confiabilidad y oportunidad de la informacin financiera,
administrativa y de otro orden para la toma de decisiones gerenciales.
Corregir los errores, desviaciones, deficiencias, etc., que se encuentren
en el transcurso del examen.
Realizar un seguimiento de las recomendaciones constantes en el
informe anterior.
Comprobar que los recursos han sido utilizados en los fines para los que
estuvieron destinados.
Procurar la correcta determinacin, liquidacin, recaudacin y
contabilizacin de los recursos.

24
1.6 Clasificacin

En forma general y resumida la auditora se clasifica en:

* Se denomina auditora interna, cuando los auditores que realizan el trabajo se
encuentran organizados en una unidad administrativa dependiente de la entidad
sujeta a examen.

* La auditora es externa, cuando el personal de auditores que ejecutan el trabajo
no tienen relacin de dependencia con la entidad sujeta a examen, es decir son
contratados; esta labor la efectan auditores de la Contralora General o Firmas
privadas de Auditores.

* Es Privada la Auditora cuando es ejecutada en las empresas particulares que
estn fuera del alcance del sector pblico y es practicada por Auditores
independientes o firmas privadas de auditores.

* La auditora es gubernamental, cuando es aplicada a entidades y organismos del
sector pblico, amparadas por el Art. 2 de la LOCGE, la misma que es planificada
y ejecutada por la Contralora General del Estado o Firmas privadas de Auditores.

* La auditora es financiera, cuando est orientada a examinar operaciones de
naturaleza financiera e informar sobre la razonabilidad de las cifras presentadas,
dando a conocer los resultados de su anlisis, a fin de incrementar la utilidad que
la informacin posee.
CLASIFICACION

1. Dependiendo de quien lo ejecute

2. Dependiendo del tipo de la entidad
en que se realiza

3. Dependiendo de las operaciones
que examine
a. Interna

b. Externa
c. Privada

d. Pblica o Gubernamental
a. Auditora Financiera
b. Auditora de Gestin
c. Procedimientos Convenidos
d. Revisin de Informacin
Financiera
e. Compilacin de Informacin
Financiera
f. Auditora Ambiental
g. Auditora en ambientes
Computarizados
h. Auditora de Obra Pblica

25
* La auditora de gestin, es la accin dirigida a examinar y evaluar el grado de
eficiencia, eficacia y economa en el logro de los objetivos previstos por la
organizacin y con los que se han manejado los recursos.

* Los trabajos para realizar procedimientos convenidos respecto a la informacin
financiera, implica la evaluacin de aquellas operaciones especficas con respecto
a partidas individuales de datos financieros, un estado financiero, o hasta un
conjunto de estados financieros, a un hecho o conjunto de hechos sin emitir
opinin; los usuarios del informe evalan por si mismos los procedimientos y
resultados informados por el auditor y extraen sus propias conclusiones.

* La revisin de informacin financiera comprende la investigacin y procedimientos
analticos diseados para revisar la confiabilidad de una aseveracin que es
responsabilidad de una parte para uso de otra parte. Si bien, una revisin implica
la aplicacin de habilidades y tcnicas de auditora y el acopio de evidencia, no
implica ordinariamente una evaluacin de los sitemas de contabilidad y de control
interno, pruebas de registros y de respuestas a investigaciones para la obtencin
de evidencia confirmatoria mediante inspeccin, observacin, conformacin y
conteo, que son procedimientos ordinariamente llevados a cabo durante una
auditora.

* La compilacin de informacin financiera, incursiona cuando el contador es
contratado para que use los conocimientos contables en oposicin a los
conocimientos de auditora para recoger, clasificar, y resumir la informacin
financiera. Esto ordinariamente conlleva la reduccin de datos detallados a una
forma manejable y comprensible sin requerirse poner a prueba las aseveraciones
subyacentes a esa informacin. Los procedimientos empleados no pretenden y no
hacen posible que el contador exprese ninguna certeza sobre la informacin
financiera. Sin embargo, los usuarios de la informacin financiera compilda
derivan algn beneficio como resultado de la participacin del contador porque el
servicio ha sido realizado con la debida habilidad profesional y cuidado.

* La auditora ambiental, es un examen metodolgico de los procesos operativos de
determinadas industrias y organizaciones; lo cual involucra anlisis, pruebas y
confirmaciones de procedimientos y prcticas que llevan a la verificacin de
cumplimiento de requerimientos legales, polticas internas, y prcticas aceptadas;
con un enfoque de control del impacto ambiental, que adems permita determinar
la aplicacin de medidas preventivas y/o correctivas.

* La auditora en ambientes computarizados, es el proceso de recoger, agrupar y
evaluar evidencias para determinar si un sistema de informacin salvaguarda el
activo institucional o empresarial; mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo
eficazmente los fines de la organizacin, utiliza eficientemente los recursos, y
cumple con los fines de la organizacin y regulaciones establecidas.

* La auditora de obra pblica o de ingeniera, esta orientada a evaluar la
administracin de las obras de construccin, la gestin de los contratistas, el
manejo de la contratacin pblica, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el
cumplimiento de las clausulas contractuales y los resultados fsicos que se
obtengan en el proyecto o programa especfico.

26
* Auditora de Carcter Especial o Examen Especial, es el estudio de ciertos rubros,
con el fin de verificar aspectos limitados a una parte de las operaciones ya sean
financieros o administrativos con posterioridad a su ejecucin, con el objeto de
evaluar el cumplimiento de las polticas, normas, programas y formular el informe
que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones, en el secor pblico.

UNIDAD II

AUDITORIA GUBERNAMENTAL

2.1 Generalidades

A la Contralora General del estado, se le atribuye como una de sus funciones
sustantivas, el control de los recursos y bienes del sector pblico, a la vez que se
encuentra facultada para dictar, en forma privativa, normas de carcter secundario
relativas a esta materia.

Por lo que en el afn de desarrollar las tcnicas y metodologas modernas de
la profesin, que faciliten el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la auditora
financiera, a cargo de las unidades operativas de este Organismo Tcnico Superior
de Control y a fin de unificar los procedimientos para su ejecucin, se ha elaborado el
Manual de Auditora Financiera Gubernamental.

El artculo 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador,
determina que la Contralora General del Estado, es el Organismo Tcnico Superior
de Control, con autonoma administrativa, presupuestaria y financiera y con
atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversiones, utilizaciones de
recursos, administracin y custodia de los bienes pblicos, para lo cual dictar
regulaciones para el cumplimiento del control y dar asesora en las materias de su
competencia.

Las disposiciones legales vigentes constituyen el marco legal dentro del cual la
Contralora General del Estado desarrolla y cumple la citada disposicin
constitucional, como rgano central rector del sistema de control.

El Manual de Auditora Financiera Gubernamental, rige para las unidades de
auditora de la Contralora General del estado, las entidades y organismos del sector
pblico sujetas al Organismo Tcnico Superior de Control y sus correspondientes
unidades de auditora interna, conforme lo sealan las disposiciones legales y
normativas vigentes y el Art. 2 de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico.

Para el control de los recursos pblicos, la ley pertinente le faculta al Contralor
General la publicacin y actualizacin del manual de auditora, el cual contendr la
descripcin de los requisitos, tcnicas, mtodos y procedimientos, a ser aplicados en
la ejecucin esta actividad.

27
Objetivos del Manual de Auditora Financiera

Los principales objetivos del manual de Auditora Financiera Gubernamental
son:

Sistematizar la ejecucin de la auditora y estandarizar la aplicacin de sus
procedimientos.

Proveer a los auditores, de criterios y terminologa uniformes, as como de
metodologa de trabajo moderna, que les permita el desarrollo profesional.

Facilitar la aplicacin de las normas, polticas y principios relativos a la
auditora financiera.

Proponer enfoques modernos de auditora, tendientes a asegurar que las
funciones de control se realicen con la ms alta calidad profesional.

Agilitar el proceso de auditora con el objeto de que los informes lleguen a
los usuarios con oportunidad, para que se constituyan en herramientas,
gerencias que permitan la toma de decisiones.

Base Legal

Las disposiciones legales vigentes sobre la materia, sealan que el Contralor
General expedir las normas generales para controlar los recursos y bienes del sector
pblico.

La normatividad tcnica, constituye el principal medio para ejecutar la auditoria
financiera, tanto por los agentes activos que aplican el sistema de control de los
recursos pblicos, como por los agentes pasivos que participan mediante la entrega
de informacin sobre las actividades realizadas, por lo que se ha considerado la
normativa formada por las, las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA)
y las Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA, s).

Adems, se ha considerado las declaraciones sobre Normas de Auditora y sus
interpretaciones, emitidas por el Comit Ejecutivo de Auditora del Instituto Americano
de Contadores Pblicos AICPA, y las Normas Internacionales de Auditora (NIA,s)
emitidas por el Comit Internacional de Prcticas de Auditora, encaminadas a los
diversos aspectos que corresponda examinar al auditor.

Las auditorias financieras que deben efectuar la Contralora General, sern
ejecutadas de acuerdo con las polticas y normas antes citadas y los manuales e
instructivos expedidos por el Contralor que resulta aplicable de conformidad con la ley
pertinente y el artculo 46 de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico.

28
Marco Legal y Normati vo

AUDITORIA FINANCIERA

BASE LEGAL

* Constitucin poltica de la Repblica del Ecuador
* Ley de Presupuesto del Sector Pblico
* Ley Orgnica de la Contralora General del Estado
Art. 211
*Art.2
Art. 2

NORMATIVA TECNICA

* Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental
* Normas de Control Interno
* Nornas Ecuatorianas de Auditora

(NEAG)
(NCI)
(NEA)

Funciones y Responsabilidades del rea de Auditora.

Sin perjuicios de las funciones establecidas para las unidades operativas y
personales que ejercen el control de los recursos pblicos, contenidos en los
respectivos orgnicos, funcionales y dems normas afines, se incluyen las funciones
o tareas especficas de auditora, asignadas al nivel directivo, al de la supervisin y al
personal operativo, con el propsito de comprometer sus esfuerzos para que las
labores de control se realicen cindose a la Ley y normatividad vigentes de manera
que se alcancen los Objetivos de la Auditora descritos en las Normas de Auditora
Gubernamental Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico.

Las funciones principales de los Directivos, Subdirectores, Supervisores y
J efes de Equipo de Auditora, entre otras, son las siguientes:

FUNCIONES DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES.

1) Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito
asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.
2) Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,
tomando en cuenta para su integracin, entre los aspectos, las condiciones
tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidad y relaciones interpersonales.
3) Programar las auditoras a base de criterios y estndares mnimos, tales como
el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de
auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre dos.
4) Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de
lograr el objetivo general propuesto para la auditora.
5) Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo,
la asistencia tcnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.
6) Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin
especfica previa a la ejecucin del trabajo.

29
7) Exigir la aplicacin sistemtica del proceso de la auditora a base de la
metodologa definida en este manual.
8) Fomentar la aplicacin de las polticas y normas de auditora emitidas por la
Contralora General, como garanta de la calidad del trabajo.
9) Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditora que sern remitidos a
la administracin de las entidades examinadas.
10) Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecucin del plan
anual de trabajo.
11) Supervisar selectivamente el funcionamiento tcnico y administrativo de los
equipos de trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un criterio para
fomentar el control de calidad interno.
12) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la
normatividad relacionada con el control de los recursos pblicos emitida por el
Organismo Tcnico Superior de Control.

FUNCIONES DEL AUDITOR SUPERVISOR

El supervisor de auditora cumple la funcin de coordinacin permanente, entre
los equipos de auditora que supervisa y la respectiva direccin o jefatura. Sus
funciones principales son:

a) Preparar y aplicar los programas de supervisin, en las principales etapas del
proceso de la auditora conforme los determinan las NTAG:
b) Desarrollar conjuntamente con el jefe de equipo de auditora, las funciones de
responsabilidad compartida.
c) Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de
ejercer una supervisin adecuada de las labores de equipo.
d) Supervisar las actividades del equipo de auditora, de acuerdo con la fase del
proceso de la auditora que se est realizando, para orientar los
procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas
realizadas, revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la
J efatura sobre los asuntos importantes del examen, as como los de carcter
administrativo.
e) Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada
trabajo supervisado, utilizando para ello el formulario diseado para el efecto.
f) Estudiar y decidir sobre las situaciones que se presenten en la ejecucin del
examen, como la falta de informacin o su desactualizacin, la ampliacin o
reduccin de los procedimientos de auditora y su alcance, asuntos delicados
para discutir con la administracin y en casos muy relevantes someterlos a
consideracin del jefe de la unidad operativa.
g) Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administracin, en
las cuales se presentan los resultados parciales o finales del examen o se
discutan otros asuntos importantes relacionados con la auditora.
h) Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos
relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados.

30
i) Revisar el borrador del informe de auditora, antes y despus de la
comunicacin de los resultados a los funcionarios de la entidad auditada.
j) Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisin.
k) Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorndum de
antecedentes, sntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen.
l) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la
normatividad emitida por el Organismo Tcnico Superior de Control.

FUNCIONES DEL AUDITOR JEFE DEL EQUIPO

El J efe de Equipo de Auditora, es el profesional responsable de administrar y
dirigir a los miembros del grupo, y cumplir con los criterios y estndares establecidos
por el nivel directivo para la ejecucin del trabajo.

Las principales funciones del J efe de Equipo de Auditora son:

a) Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de
responsabilidad compartida.
b) Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciacin de la auditora a los
servidores, ex servidores de la entidad al terminarse.
c) Dirigir el equipo de auditora de acuerdo con los criterio establecidos por el
nivel directo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance
indicados en la orden de trabajo, la planificacin y la programacin especfica,
las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros.
d) Incentivar la participacin activa de los miembros del equipo para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.
e) Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma
oportuna, todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y ms documentos
que le asignen las normas e instrucciones relativas al proceso de la auditora.
f) Organizar conforme a lo establecido, el ndice y contenido de los papeles de
trabajo para documentar los procedimientos de auditora aplicada y los
resultados obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la forma primaria de
informacin para estructurar y redactar el informe de auditora.
g) Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditora y revisar la
aplicacin de los programas especficos para cumplimiento de los objetivos de
la auditora.
h) Comunicar, previa revisin de aprobacin del respectivo informe por parte del
supervisor en forma oportuna y de manera verbal y por escrito, a la
administracin de la entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluacin
del control interno.
i) Asegurar, mediante la revisin oportuna de la totalidad de los papeles de
trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente
respaldados con evidencia suficiente y competente y que dicho resultado haya

31
sido comunicado previamente a los funcionarios responsables de las
actividades relacionadas.
j) Preparar, en coordinacin con el supervisor el borrador del informe final de la
auditora.
k) Redactar el borrador del informe, memorndum de antecedentes y sntesis, de
conformidad con la estructura establecida y de comn acuerdo con el
supervisor.
l) Preparar y tramitar la convocatoria a la administracin de la entidad para la
reunin en que se presentaran los resultados finales del examen, exponer los
resultados, documentar la reunin efectuada y registrar las fuentes adicionales
de datos a que se haga referencia en dicha reunin.
m) Entregar al supervisor o a quien corresponda el borrador del informe,
memorando de antecedentes y expedientes de papeles de trabajo para el
trmite de revisin y aprobacin correspondiente, tomando en cuenta opiniones
y la documentacin adicionada obtenida en las presentaciones de los
resultados.

FUNCIONES DE LOS AUDITORES

Los auditores integrantes de los equipos de auditora, trabajan bajo la
supervisin directa del jefe de equipo y sus principales funciones son:

a) Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo de trabajo,
conforme a las instrucciones del jefe de equipo.
b) Documentar la aplicacin de los procedimientos de auditora utilizando la
estructura y el orden definido para los papeles de trabajo.
c) Cumplir con los criterios establecidos para su trabajo, as como, estndares
profesionales (Normas de Auditora) y de encontrar dificultades, comunicarlas
de inmediato al auditor jefe de equipo de la auditora.
d) Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo.
e) Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia
en las actividades de auditora realizadas.
f) Colaborar continuamente para fomentar el logro de objetivos incluidos en la
planificacin especfica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la
auditora y de la Contralora General del Estado.
g) Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, de los hallazgos de
auditora, desarrollando los comentarios con todos los atributos y analizarlos
con el jefe de equipo de la auditora.
h) Redactar, en la correspondiente cdula o papel de trabajo, los resultados
(comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada competente o
rubro desarrollado, guindose con la estructura preestablecida para el informe
final.
i) Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo
para la integracin completa de los resultados y su correspondiente archivo.

32
j) Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones
relacionadas con el ejercicio de la auditora, as como observar el Cdigo de
tica Profesional.

RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS CON EL SUPERVISOR Y EL JEFE
DE EQUIPO DE AUDITORIA

En la ejecucin de la auditora, se requiere la participacin activa de la
supervisin tcnica, funcin que se integra en varias ocasiones con las
responsabilidades de jefe de equipo, por lo que los deberes de responsabilidades
compartidas a ser cumplidos conjuntamente con el supervisor y jefe de equipo de
auditora:

a) Participar en la planificacin preliminar, incluida la entrevista-reunin inicial con
los funcionarios de la entidad.
b) Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura de control
interno.
c) Preparar la planificacin especfica de la auditora con los procedimientos a ser
aplicados durante el examen.
d) Determinar las muestras de auditora a ser examinadas para ejecutar el
trabajo.
e) Realizar reuniones tcnicas peridicas con el equipo de trabajo al efecto de
evaluar la labor de auditora que se realiza.
f) Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del proceso de
auditora.
g) Preparar las estructuras de informe de auditora, antes de iniciar la redaccin.
h) Participar en la presentacin de los resultados parciales y finales y de la
auditora a la administracin de la entidad auditada.
i) Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado oportunamente.

CDIGO DE TICA DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL

El auditor Gubernamental est llamado a jugar un importante papel con
respecto a la implantacin de las normas en materia de administracin y control de
los recursos pblicos, consecuentemente es necesario establecer un marco
normativo de conducta para aquellos funcionarios que tendrn a cargo la delicada
misin del control gubernamental. Para lo cual la Contralora de Estado ha expedido
mediante acuerdo N
0
142 de marzo 25 de 1976 el Cdigo de tica del Auditor
Gubernamental en el que se establece que el Auditor Gubernamental deber:

1. Ser honesto, objetivo, independiente y diligente al llevar a cabo sus deberes y
responsabilidades. Deber actuar con integridad y moralidad tanto en su vida
profesional, como en su vida particular, evitando cualquier posible compromiso
de su independencia y actos que impliquen en la realidad, o puedan hacer
presumir falta de independencia o posibilidad de influencias indebidas en el
desempeo de sus deberes.
2. Observar las disposiciones legales, las polticas y normas tcnicas de auditora
expedidas por la Contralora General del Estado, procurando perfeccionar y
mejorar su competencia y la calidad de sus servicios.
3. Demostrar lealtad en todo lo relacionado con la entidad u organismo donde
est empleado. Sin embargo, deber mantener independencia que asegure su

33
informe profesional de cualquier actividad ilegal o impropia, y de ninguna
manera tomarn parte en forma consciente en dicha clase de actividad por
accin directa de actuar o informar.
4. No aceptar ningn dinero, regalo u otro beneficio de la entidad u organismo, su
servicio o de terceros relacionados con ella, porque ello puede afectar su
independencia y objetividad.
5. No participar ni directamente, ni indirectamente en actividades, ni en partido
poltico.
6. No tomar parte en ninguna actividad que pueda divergir de los intereses de la
auditora profesional o perjudicar su capacidad de llevar a cabo sus deberes
responsabilidades en forma efectiva.
7. Ser equitativo y justo con los servidores de la entidad u organismo auditado
evitando cualquier dao personal hasta el mximo de su habilidad, de acuerdo
con la responsabilidad para con la Contralora General, tendiente a
salvaguardar los recursos pblicos.
8. Guardar con reserva y utilizar con prudencia la informacin obtenida durante el
ejercicio de sus funciones.
9. Cooperar y colaborar con otros auditores gubernamentales, de manera que
promueva buenas relaciones en la profesin.
10. Al elaborar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones resultantes de
sus labores, hacer todo lo posible por presentar suficiente evidencia que las
respalde revelando cualquier hecho que, de no ser revelado, podra
distorsionar el informe o encubrir prcticas ilegales o impropias.
11. No participar en la auditora de una entidad pblica en la cual estuvieren
empleados parientes suyos o ntimos amigos, o donde hubiere sido empleado
anteriormente en un puesto financiero o administrativo o cuando existiere algn
factor que pudiese originar una situacin de falta de independencia y
objetividad.
12. No dedicarse a negocios u ocupaciones que sean incompatibles o
contradictorios con sus actividades profesionales de auditora.
13. Mantenerse actualizado con las ms modernas tcnicas y mtodos de
auditora, as como de gerencia, presupuesto, contabilidad y otras reas
relacionadas con sus labores, a travs de participacin activa en cursos,
seminarios, organismos profesionales y otras actividades de autodesarrollo
profesional.
14. Al participar en cursos de capacitacin o evaluaciones de habilidad tcnica,
mantendr una honestidad e integridad completa, evitando obtener o de
proporcionar a otros participantes informacin respecto a exmenes y
evaluaciones.
15. No participar en actos administrativos, ni firmar, autorizar o aprobar con
anticipacin documentos. Su informe profesional es el nico documento que
deber firmar con relacin en las entidades, organismos y operaciones
examinadas. Respetar la disciplina impuesta por la Contralora General o por la
entidad u organismo donde estuviere empleado.
16. Mantener una conducta tal, que obtenga crdito y prestigio a su profesin y
testimonie su voluntad de servir al Estado y su habilidad para hacerlo.
17. Mantener un enfoque positivo en sus labores, poniendo nfasis en la
formulacin de recomendaciones para planear mejorar en las operaciones de
las entidades y organismos pblicos, minimizando su papel como crtico y
excitador de sanciones por las irregularidades encontradas.

34
2.2 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

I

NORMAS RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL

Estas Normas hacen relacin a la capacidad, independencia y cuidado
profesional con que debe practicarse la auditora gubernamental.

LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE DESEMPEARSE POR UNA
PERSONA O PERSONAS QUE POSEEN UN ADIESTRAMIENTO ADECUADO Y
PERICIA PROFESIONAL

CODIGO: AG 01
GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL
TITULO: REQUISITOS MINIMOS DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL

La Contralora General del Estado y la mxima autoridad de las entidades y
organismos del sector pblico en las que existan Unidades de Auditora Interna,
exigirn el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa vigente para
garantizar el desempeo de cargo del auditor, relacionados con los siguientes
aspectos:

1. Titulo profesional que le faculte legalmente ejercer la funcin.
2. Experiencia prctica y capacidad profesional adecuada, segn el nivel de
responsabilidad y las funciones del cargo.
3. No tener impedimentos legales para desempear cargos pblicos.

CODIGO: AG 02
TITULO: CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL DEL AUDITOR
GUBERNAMENTAL

Los auditores de la Contralora General del Estado, de las Unidades de
Auditora Interna y de las Firmas Privadas de Auditora Contratadas, en ejercicio de
su funcin observarn las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental y en los
casos que amerite, aplicarn las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas
(NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA), a efectos de llevar a cabo su
trabajo con el esmero profesional necesario para generar un producto final objetivo y
de calidad.

El profesional o grupo de profesionales designados para realizar la auditora
gubernamental poseern la capacidad tcnica y legal, el entrenamiento y la
experiencia necesaria para lograr los objetivos establecidos para cada examen.

CODIGO: AG 03
TITULO: RESPONSABILIDAD DE LA FUNCION DEL AUDITOR
GUBERNAMENTAL

La responsabilidad del auditor gubernamental implica actuar con diligencia
profesional en el empleo de los criterios para determinar el alcance del trabajo, as

35
como en la seleccin y aplicacin de mtodos, tcnicas, pruebas y procedimientos de
auditora.

Siempre y cuando la informacin y documentacin permita llevar a cabo la
auditora o examen especial, caso contrario no se efectuar la labor de control e
informar por escrito al Director de la Unidad de Control respectiva para que ste
comunique al Contralor General para la toma de acciones correctivas en forma
oportuna.

Si el auditor no dispone de los suficientes elementos y medios para ejercer el
examen, dejar establecida esta limitacin en el informe y la responsabilidad que
asume la administracin de la entidad.

CODIGO: AG 04
TITULO: ENTRENAMIENTO TECNICO Y CONTINUO DEL AUDITOR

El auditor gubernamental poseer un adecuado entrenamiento tcnico, que
permita mejorar su productividad y eficiencia. Las entidades tienen la obligacin de
mantener a su personal de auditora en los ms altos estndares de calificacin y
capacidad profesional, mediante un programa de entrenamiento continuo.

Para el cumplimiento de esta norma, las unidades administrativas de control de
la Contralora General del Estado y las Unidades de Auditora Interna deben
promover y llevar a cabo programas de capacitacin en tcnicas actualizadas
necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional del personal que
participa en el proceso de la auditora gubernamental.

CODIGO: AG 05
TITULO: PARTICIPACION DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS
EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Integrarn el equipo de auditora los profesionales y/o especialistas que
posean idoneidad profesional, conocimiento y experiencia en determinado campo
tcnico requerido para el ejercicio de la auditoria gubernamental.
El personal de apoyo especializado ejercer su labor bajo la direccin del jefe
de equipo, tienen derecho de decisin final en sus reas de especialidad sin embargo
estn obligados a cumplir las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental
(NEAG) y en los casos que amerite, los auditores observarn las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA).

Cuando el equipo de auditora requiera del personal de apoyo deber
cerciorarse previamente de su competencia y habilidad en sus respectivas
especialidades en comunicar por medio del Supervisor al Director de Auditora para
que solicite a las autoridades respectivas la designacin del profesional que se
incorpore al equipo. Los profesionales de apoyo a los equipos de auditora podrn
ser:

a) Contratados por la entidad auditada.
b) Contratados por el Organismo Tcnico de Control.

36
c) Funcionarios de la entidad auditada; o
d) Funcionario de la Contralora General del Estado.

Cuando el auditor utiliza el trabajo de un especialista funcionario de la
Contralora General del Estado, ese trabajo es realizado bajo su responsabilidad en
calidad de experto y no como auxiliar del equipo de auditora. En consecuencia, el
auditor necesitar aplicar procedimientos relevantes al trabajo y los resultados del
experto, pero no necesitar evaluar para cada componente asignado, la pericia de
competencia del experto.

Cuando se emplea el trabajo de un especialista, el papel del auditor en la
evaluacin de la evidencia creada por el experto es determinar si esto es razonable.
Para este propsito se emplear los siguientes procedimientos:

Comprender los mtodos y suposiciones del especialista.
Evidenciar las pruebas de los datos proporcionados al especialista por la
entidad examinada.
Determinar si las afirmaciones importantes en los estados financieros son
confirmadas por los resultados del especialista.

Si luego de estos procedimientos el asunto an permanece sin solucin, el
auditor debe obtener la opinin de otros especialistas.

Los procedimientos establecidos en las Declaraciones de Normas de Auditora
(SAS 73) se aplican a la auditora de stos estados financieros preparados de
acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), as como
tambin a los informes especiales; sin embargo, no se aplican a especialistas que
forman parte del equipo de auditora solicitado por el auditor; tales como expertos en
computacin, ya que los trabajos de estos sern revisados y supervisados por el
auditor, para determinar si se realiz adecuadamente y para evaluar si los resultados
guardan uniformidad con las conclusiones a presentarse en el informe del auditor.

En consecuencia los efectos sobre el informe del auditor sern los siguientes:

Cuando el auditor al concluir que las averiguaciones del especialista apoyan
las afirmaciones contenidas en los estados financieros, puede expresar un
dictamen sin salvedades, sin hacer referencias al trabajo del especialista.
Cuando el auditor concluye que el trabajo del especialista no proporciona
suficiente evidencia, que las afirmaciones de los estados financieros no son
respaldadas por las averiguaciones del especialista u otro procedimiento (que
quizs incluyan el trabajo de otros especialista) que deba realizar el auditor, en
este caso debe expresar una opinin con salvedades o de negarse una opinin
respecto a los estados financieros.
Si, como resultado del trabajo del especialista, el auditor decide emitir un
dictamen de auditora modificada en algunas circunstancias, es apropiado
explicar la naturaleza de la modificacin. En estas circunstancias, el auditor
debe obtener el permiso del experto antes de hacer dicha referencia. Si el
permiso es negado el auditor cree que es necesario una referencia y el auditor
puede buscar una asesora legal.

37
Para los casos en los cuales se necesitan declaraciones en cuanto a litigios,
reclamos o gravmenes, la responsabilidad del auditor es obtener evidencia con
miras a establecer si los estados financieros reflejan adecuadamente de conformidad
con los principios de contabilidad generalmente aceptados, los litigios, reclamaciones
y gravmenes que afectan a la entidad.

El auditor que tiene incertidumbre en cuanto al significado de la evaluacin del
abogado respecto a litigios, declaraciones y gravmenes, debe solicitar explicaciones
adecuadas ya sea por carta o en conferencia con el cliente y su abogado. Los
papeles de trabajo del auditor deben documentar tales aclaraciones.

CODIGO: AG 06
TITULO: INDEPENDIENTE DEL AUDITOR

EL AUDITOR O LOS AUDITORES DEBEN MANTENER UNA ACTITUD MENTAL
INDEPENDIENTE EN TODOS LOS ASUNTOS RELACIONADOS CON EL
TRABAJO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El auditor mantendr un comportamiento imparcial y objetivo durante el
proceso de la auditora o examen especial, en concordancia con las disposiciones
legales y el Cdigo de tica Profesional.

El auditor gubernamental debe eximirse de realizar auditoras y exmenes
especiales en las entidades en que hubiere prestado sus servicios dentro de los
ltimos cinco aos, experto en calidad de auditor interno. Tampoco auditar
actividades realizadas por los conyugues, por sus parientes comprendidos dentro del
cuarto grado de consanguinidades o segundo de afinidad, ni cuando existiera un
conflicto de intereses.

La independencia de criterio es la cualidad que permite precisar que los juicios
formulados por el auditor estn fundamentados en los elementos examinados.
CODIGO: AG 07
TITULO: CONFIDENCIALIDAD DEL TRABAJO DE AUDITORIA

DEBE MANTENER RESERVA PROFESIONAL AL CONDUCIR UNA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL Y EN LA PREPARACION DEL INFORME

El auditor gubernamental mantendr la ms absoluta reserva en el desempeo
de sus funciones, an despus de haber cesado en el cargo. La confidencialidad del
trabajo concluye las tcnicas y procedimientos utilizados y en general, sobre toda la
informacin relacionada con la auditora.

El auditor gubernamental no est facultado ni autorizado para discutir sus
labores de control ni los resultados de ninguna auditora y examen especial con
personas ajenas a las unidades administrativas de la Contralora General del Estado

38
ni con los funcionarios y ex funcionarios que no estn vinculados directamente con la
direccin y ejecucin del trabajo de la entidad bajo examen.

CODIGO: AG 08
TITULO: CONTROL DE CALIDAD DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

EL CONTROL DE CALIDAD EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL SE APLICA
DURANTE TODO SU PROCESO

El control de calidad se relaciona con los mtodos, tcnicas y procedimientos
empleados en la planificacin, ejecucin y presentacin de los informes realizados
por los auditores, a fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos bsicos de la
auditora y establecer pautas para controlar la calidad de sus resultados.

El trabajo realizado por el equipo de auditores ser supervisado en forma
sistemtica, oportuna y documentada durante el proceso de la auditora para
asegurar su adhesin a las normas profesionales.

La Contralora General del Estado formular los procedimientos que permitan
efectuar peridicamente el control de calidad de la gestin del personal de las
Unidades de Auditora Interna en las instituciones del Estado y de los auditores de las
firmas privadas contratadas para realizar auditoras en las entidades pblicas. Una
revisin externa de control de calidad ser llevada a cabo por profesionales que
cuentan con experiencias y poseen conocimiento suficiente de la auditora
gubernamental, en relacin con el trabajo que van a realizar.

II

NORMAS RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
P.A.G.

El trabajo de auditora gubernamental debe planificarse adecuadamente,
obteniendo suficiente comprensin de la misin, visin, metas y objetivos
institucionales y controles existentes de gestin a fin de determinar la naturaleza y
alcanzar las pruebas a realizar.

EL TRABAJO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE PLANIFICARSE
ADECUADAMENTE, OBTENIENDO SUFICIENTE COMPRENSION DEL CONTROL
INTERNO PARA DETERMINAR LA NATURALEZA, DURACION Y EXTENSION DE
LAS PRUEBAS A REALIZAR

CODIGO: PAG 01
GRUPO: RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
TITULO: PLANIFICACION ANUAL DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

La Contralora General del Estado a travs de las Unidades de Auditora,
planificarn las actividades anuales de control aplicando criterios de importancia
relativa, riesgo y oportunidad y evaluarn peridicamente su ejecucin en el caso de

39
las entidades que cuenten con Unidades de Auditora Interna, la planificacin se
efectuar de acuerdo a las prioridades institucionales, en coordinacin con la
Contralora General del Estado.

Los planes de auditora sern flexibles a fin de permitir los cambios que se
consideren necesarios de acuerdo a las circunstancias. La estructura y contenido de
los planes anuales guardarn armona con los objetivos y polticas institucionales que
aprueben la Contralora General del Estado.

La planificacin elaborada por la Contralora General del Estado, mantendr la
coordinacin necesaria con los planes presentados por las Unidades de Auditora
Interna, para evitar desperdicio de recurso y duplicaciones de esfuerzos.

Las jefaturas de las unidades de auditora sern responsables de cumplir el
plan anual de cada unidad. Adems debe prever un periodo para efectuar exmenes
imprevistos, debidamente autorizados.

La Contralora General del Estado y las Unidades de Auditora Interna de cada
una de las instituciones del sector pblico planificarn sus exmenes concentrando
sus esfuerzos principalmente en medir la eficacia de la gestin, evaluar la eficacia,
efectividad y economa en la utilizacin de los recursos pblicos y el aprovechamiento
de los medios para el logro de los resultados.

CODIGO: PAG 02
GUBERNAMENTAL
TITULO: PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

La planificacin del trabajo de auditora ayuda a asegurar que se preste
atencin adecuadamente a reas importantes y a los problemas potenciales del
examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtencin de la evidencia necesaria
aplicada a criterios de materialidad, economa, objetividad y oportunidad.

Al planificar el trabajo de auditora se tendr en cuenta, la finalidad del examen,
el informe a emitir, las caractersticas del ente sujeto al control y las circunstancias
particulares del caso. Los aspectos que debe considerar el auditor en la planificacin
incluyen:

Conocimiento de la entidad, programa o actividad por auditar.- Implicar el
diseo de una estrategia general para atender la forma en que conducen sus
actividades y operaciones, con el objetivo de evaluar la importancia de los
objetivos de la auditora. El auditor debe identificar los elementos claves de la
administracin, a fin de obtener un conocimiento general de la organizacin.
Comprensin de los sistemas de informacin administrativa, financiera y
de control interno.- Implica el conocimiento de las operaciones de la entidad o
programa por examinar, ayudar al auditor a identificar las reas significativas
y de riesgo potencial. El plan operativo institucional y el presupuesto
autorizado, son documentos a travs de los cuales el auditor toma
conocimiento de los objetivos de la entidad y de las polticas establecidas para
alcanzarlos.

40
Riesgo e importancia relativa.- Implica que el auditor debe aplicar
procedimientos analticos en la etapa de planeamiento, para ayudar al
conocimiento de las actividades de la entidad y la identificacin de reas de
riesgo potencial.
Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.- Implica que el
auditor debe obtener un grado suficiente de comprensin de actividades de la
entidad auditada para facilitar el planeamiento del examen y desarrollar un
eficaz enfoque del mismo.
Coordinacin, direccin, supervisin y revisin.- Implica revisar el esfuerzo
realizado y las decisiones tomadas por el equipo de auditora para establecer
su propiedad, legalidad y operatividad del plan de auditora.

La estructura y contenido de los planes guardar armona con los objetivos y
lineamiento de la planificacin institucional de auditora que ser aprobada por la
mxima autoridad de control.

La naturaleza y el alcance del planeamiento puede variar segn el tamao de
la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y, el
conocimiento de la misin, visin, fines, metas y objetivos institucionales y de las
actividades que ejecuta. La planificacin de cada auditora comprender la
planificacin preliminar que facilita un enfoque general de la auditora y la
planificacin especfica dirigida a obtener una programacin completa e integral del
examen.

CODIGO: PAG 03
GUBERNAMENTAL
TITULO: DESIGNACION DEL EQUIPO DE AUDITORIA

Sigue el plan de auditora establecido por cada una de las unidades de control
y una vez aprobado por la mxima autoridad, tanto de la Contralora General del
Estado como de las unidades de auditora interna de las siguientes instituciones del
Estado, designar mediante orden de trabajo escrita a los auditores responsables que
se encargarn de efectuar el examen correspondiente, designado al jefe de equipo, al
auditor supervisor y a los auditores operativos. En la orden de trabajo se dejar
constancia de:

Fecha de emisin.
La identificacin de la institucin a ser examinada.
El objetivo general del examen.
El alcance o periodo a ser examinado.
El tiempo determinado para el trabajo, incluido la elaboracin de informe
correspondiente.
Si es necesario alguna instruccin especfica.
Determinar que los resultados obtenidos sean presentados mediante el informe
correspondiente y de ser procedente el respectivo Memorndum de
Antecedentes.

41
Incorporar el personal multidisciplinario especializado de apoyo, si el caso lo
amerita, como consecuencia de la planificacin preliminar.

CODIGO: PAG 04
GUBERNAMENTAL
TITULO: PLANIFICACION PRELIMINAR DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

El supervisor y jefe de equipo de la auditora a ejecutar, son las personas
encargadas de obtener la suficiente informacin orientada a validar el enfoque del
examen.

La planificacin preliminar se inicia con la orden de trabajo, se elaborar una
gua para la visita previa, con la cual se obtendr informacin relacionada con la
entidad a ser examinada. Se efectuar una evaluacin del control interno a fin de
determinar el enfoque del trabajo a realizar. La informacin obtenida en esta fase
proporcionar entre otras:

Conocimiento de la institucin, rea, proyecto o programa a examinar y su
naturaleza jurdica.
Misin, visin, metas y objetivos de la entidad a examinar.
Conocimiento de las actividades principales y planes.
Informes de avance o de progreso y las evaluaciones realizadas por la propia
entidad, al cumplimiento de los planes estratgicos y operativos.
Identificacin de las polticas y prcticas administrativas y financieras.
Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin administrativa
financiera, as como de la organizacin y responsabilidad de las principales
unidades administrativas.
Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los
sistemas informticos.
Conocimiento de asuntos de mayor importancia que orienten al auditor en la
elaboracin de los programas que sern aplicados posteriormente.
Identificacin de las fuentes y montos de financiamiento de sus operaciones.
Identificacin de los funcionarios principales.
Conocimiento de los principales indicadores de gestin preparados por la
entidad.

El producto de la planificacin preliminar se concretar en un informe o reporte
que ser puesto a consideracin del jefe de la unidad de auditora, informe que
permite validar el enfoque global del examen a ejecutarse, respaldado en los papeles
de trabajo respectivos.

La excepcin para presentar el informe de planeacin preliminar se aplicar al
tratarse de entidades pequeas. Ello no impide que se realice la visita previa, con el
propsito de establecer el estado en que se encuentran las actividades de la entidad
y determinar .la oportunidad de efectuar la auditora.

42
CODIGO: PAG 05
GUBERNAMENTAL
TITULO: PLANIFICACION ESPECFICA DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

Se basa en la informacin obtenida en la planificacin preliminar, que ser
complementada con la definicin de procedimientos sustantivos a ser aplicados en la
ejecucin de la auditora.

La planificacin de la auditora incluir la evaluacin de los resultados de la
gestin de la entidad a examinar con relacin a los objetivos, metas y programas
previstos.

La evaluacin del control interno es obligatoria para obtener informacin
complementaria, evaluar y calificar los riesgos as como seleccionar los
procedimientos que se aplicarn.

Existen varios elementos que servirn de ayuda para el desarrollo de esta fase:

El objetivo de la auditora y reporte del conocimiento de la entidad y evaluacin
del control interno.
Recopilacin de informacin adicional de acuerdo con las necesidades.
Matriz para calificar los factores especficos de riesgos y definir el enfoque de
la auditora, considerando los sistemas de informacin computarizada.
Procedimientos de auditora derivados de los resultados obtenidos en la
evaluacin del control interno

Los principales productos de la planificacin especfica de la auditora son:

Programas especficos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance
previsto.
Plan de muestreo.
Requerimientos de personal tcnico o especializado, en la ejecucin de la
auditora.
Distribucin del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen ajustndose
a lo establecido en la orden de trabajo.
Uso de tcnicas de auditora asistidas por computadora.
Memorando de planeamiento.
Papeles de trabajo de la fase.
Informe de evaluacin al control interno para conocimiento del titular de la
entidad examinada, con comentarios y recomendaciones.

CODIGO: PAG 06
GUBERNAMENTAL
TITULO: EVALUACION DEL RIESGO

El auditor obtendr una comprensin suficiente de los sistemas de informacin
administrativa, financiera y de control interno para planificar y determinar el enfoque

43
de la auditora y examen especial. El auditor conjuntamente con el supervisor aplicar
su criterio profesional y los mtodos para evaluar el riesgo de auditora y disear los
procedimientos adecuados para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel
aceptablemente bajo.

El riesgo de auditora, es la posibilidad de que la informacin o actividad sujeta
a examen contenga errores o irregularidades significativas y no sean detectados en la
ejecucin. Estos riesgos de auditora pueden ser:

Riesgo inherente.- Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades
en la gestin administrativa financiera antes de verificar la eficacia del control interno
diseado y aplicado por el ente a ser auditado, este riesgo tiene relacin directa con
el contexto global de una institucin e incluso pueda afectar a su desenvolvimiento.

Riesgo de control.- Es la posibilidad de que los procedimientos de control
interno incluyendo a la unidad de auditora interna, no puedan prevenir o detectar los
errores significativos de manera oportuna. Este riesgo si bien no afectara a la entidad
como un todo, incide de manera directa en los componentes.

Riego de deteccin.- Se origina al aplicar procedimientos que no son
suficientes para lograr descubrir errores o irregularidades que sean significativos, es
decir que no detecten una representacin errnea que pudiera ser importante.

Como producto del conocimiento de la entidad y la evaluacin del control
interno, el supervisor y jefe de equipo elaborar un reporte para aprobacin del jefe
de la unidad de Auditora que emiti la orden de trabajo que permita determinar el
enfoque final del examen a ejecutar.

Para calificar los riesgos por componentes, se preparar una matriz que
contenga, entre otros aspectos lo siguiente:

Componente analizado.
Riesgos y su calificacin.
Enfoque esperado de la auditora, e
Instrucciones para la ejecucin de la auditora.

CODIGO: PAG 07
GUBERNAMENTAL
TITULO: ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

El auditor gubernamental obtendr la comprensin suficiente de la base legal,
planes y organizacin, as como de los sistemas de trabajo e informacin manuales y
computarizada, y establecer el grado de confiabilidad del control interno del ente o
rea sujeta a examen, a fin de: planificar la auditora, determinar la naturaleza,
oportunidad, alcance, procedimientos sustantivos a aplicar y preparar los resultados
de dicha evaluacin para conocimiento de la administracin de la entidad.

El auditor gubernamental evaluar la organizacin y los sistemas que se
encuentren en funcionamiento en sus aspectos formales y reales. El estudio

44
comprender las funciones del personal vinculado con las reas especficas a
evaluar; as como si los informes financieros y los reportes operacionales son
adecuados para fines de gestin y de control.

El estudio y evaluacin del control interno se realizar a base del objetivo
general de la auditora y los objetivos especficos del examen, como se describe a
continuacin:

a) En la auditora financiera y exmenes especiales se evaluarn los controles
establecidos para proteger los recursos y la integridad de la informacin
financiera; y,
b) En la auditora de gestin se evaluar los sistemas y procedimientos vigentes
para que la entidad ejecute sus actividades en forma eficiente, efectiva,
econmica, a fin de cumplir con las metas y objetivos planificados.

El auditor obtendr evidencia acerca de la efectividad de los controles internos
para:

a) Formarse una opinin acerca de la efectividad de los controles internos,
termino del periodo auditado; y,
b) Evaluar el riesgo y la efectividad de los controles de cumplimiento durante el
periodo auditado.

El auditor emitir el informe sobre la evaluacin del control interno durante la
ejecucin de la auditora, a fin de permitir la aplicacin inmediata de las
recomendaciones y la evaluacin directa de su cumplimiento.

La informacin y resultados que se obtengan en esta etapa, permitirn
estructurar la matriz del riesgo de las reas que definir el alcance de las pruebas a
realizar.
El auditor gubernamental al evaluar el control interno, tomar en consideracin
los componentes de este como:

Ambiente de Control Interno.
Evaluacin de Riesgo.
Actividades de Control.
Sistema de Informacin y Comunicacin.
Actividades de Monitoreo o Supervisin.

Estos componentes se integran en el proceso de gestin y operan en distintos
niveles de efectividad y eficacia, a fin de fortalecerlos y dirigir los esfuerzos hacia el
cumplimiento de sus objetivos.

CODIGO: PAG 08
GUBERNAMENTAL
TITULO: MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

El Memorando de Planeamiento, resume de las decisiones ms significativas
del proceso de planeamiento de la auditora. Incluye elementos importantes, tales
como: antecedentes de la entidad, tamao y ubicacin, organizacin, misin,
resultados de auditoras anteriores y actuales y aspectos financieros y operacionales
de la entidad auditada.

45
El auditor limitar la informacin que sea necesaria para formular el
Memorando de Planeamiento, exclusivamente a aquella que es relevante para el
planeamiento general de la auditora.

El Memorando es elaborado por el jefe de equipo y supervisor como resultado
del proceso de planeamiento de la auditora, dentro de la cual se resumen los
factores, consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque y el
alcance de la auditora.

CODIGO: PAG 09
GUBERNAMENTAL
TITULO: COMPRENSION GLOBAL DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACION COMPUTARIZADOS.
(SIC s).

En la fase de planeamiento, los auditores por si mismos o con asistencia de los
especialistas de los Sistemas de Informacin Computarizada (SICs), determinarn si
los controles relativos al Ambiente de los Sistemas de Informacin Computarizado
(SICs), son efectivos y sern considerados en la evaluacin de control interno.

El objetivo y alcance global de una auditora no cambia en un ambiente SICs,
sin embargo el uso de una computadora para el proceso de una informacin cambia
el procedimiento, almacenamiento y comunicacin de la misma.

III

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL
E.A.G.

Las normas de ejecucin del trabajo en el campo proporcionan al auditor una
base para juzgar la calidad de la gestin institucional y de los estados financieros en
su conjunto; en consecuencia obtendrn evidencia suficiente que le permita
satisfacerse de que la informacin entregada ha sido preparada con honestidad y
transparencia.

OBTENER SUFICIENTE EVIDENCIA COMPROBATORIA COMPETENTE A
TRAVES DE INSPECCIONES, OBSERVACIONES, INDAGACIONES Y
CONFIRMACIONES DE FORMA QUE CONSTITUYA UNA BASE RAZONABLE
PARA EMITIR LA OPINION PERTINENTE

CODIGO: EAG 01
GRUPO: RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
TITULO: PROGRAMAS DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

El programa de auditoria constituye un conjunto de instrucciones para el
personal involucrado en la auditora y/o examen especial, como un medio para el
control de ejecucin apropiada del trabajo, contendr los objetivos de la auditora para
cada rea.

46
El programa de auditora proporciona al auditor un detalle del trabajo a realizar
y ofrece un registro permanente de las pruebas de auditoria llevadas a cabo. As
mismo mediante referencia cruzada, asegura que todos los aspectos significativos del
control interno de la entidad hayan sido cubiertos con el objeto de determinar si estn
funcionando de conformidad con lo establecido.

Para cada auditora gubernamental y examen especial se preparan programas
especficos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos de
auditora detallados que deben referirse a las tcnicas de auditora especficas que se
aplicarn, as como el personal encargado de su desarrollo.

El auditor considerar las evaluaciones especficas de los riesgos inherentes y
del control y el nivel requerido de certeza que tendrn que proveer los procedimientos
sustantivos. El auditor tambin incluir los tiempos de pruebas de controles y de
procedimientos sustantivos, la coordinacin de cualquier ayuda esperada de la
entidad, la disponibilidad del personal y el involucramiento de otros auditores o
expertos. La responsabilidad de la elaboracin de los respectivos programas
corresponde al jefe de equipo y supervisor. Los programas de auditora contendrn:

Propsito de la auditoria.
Las muestras que se han elegido para examinar.
Los procedimientos que se emplearn, y
Las fuentes de informacin.

CODIGO: EAG 02
GUBERNAMENTAL
TITULO: MATERIALIDAD EN AUDITORIA GUBERNAMENTAL

La materialidad es un asunto de juicio profesional que el auditor considerar al
planear, disear procedimientos y determinar las circunstancias para su revelacin en
el informe de auditora. Los juicios de materialidad son efectuados a la luz de las
circunstancias que lo rodean e involucran, consideraciones cuantitativas y
cualitativas, tal como la responsabilidad pblica del auditado y la importancia de las
entidades, programas o proyectos gubernamentales.

La informacin es material si su omisin o distorsin puede influir en las
decisiones que adopten los usuarios de la informacin. La materialidad depende de la
dimensin del error considerado en las particulares circunstancias en que se haya
producido la omisin o distorsin.

CODIGO: EAG 03
GUBERNAMENTAL
TITULO: EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES
LEGALES Y REGLAMENTARIAS

En la ejecucin de la auditora gubernamental se evaluar el cumplimiento de
las leyes y reglamentos aplicables al desarrollo de las actividades de gestin,
financiera y de apoyo de los entes pblicos.

47
El auditor gubernamental obtendr una comprensin general del marco de
referencia legal y regulador aplicable a la entidad, que puedan tener un efecto sobre
las operaciones a examinar.

En el desarrollo de la auditora gubernamental la evaluacin del cumplimiento
de las leyes y reglamentos es de fundamental importancia debido a que los
organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales, se rigen
generalmente por leyes, ordenanzas, decretos y estn sujetos a disposiciones legales
y reglamentarias especficas.

CODIGO: EAG 04
TITULO: PAPELES DE TRABAJO EN LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

El auditor gubernamental organizar un registro completo y detallado de la
labor efectuada y las conclusiones alcanzadas.

Los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con la indicacin de
su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo de su tarea, son
el vnculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecucin y del informe de auditora.
Por tanto, contendrn la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos,
opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe.

Los papeles de trabajo son propiedad del Organismo Tcnico Superior del
Control, de las Unidades de Auditora Interna y de las firmas privadas de auditora
contratadas, cuyos exmenes contaron con la autorizacin de la Contralora General
del Estado, que deben ser entregados oportunamente por parte del auditor.
El auditor cautelar la integridad de los papeles de trabajo, asegurando en todo
momento y bajo cualquier circunstancia, el carcter reservado de la informacin
contenida en los mismos.

CODIGO: EAG 05
GUBERNAMENTAL
TITULO: EVIDENCIA SUFICIENTE COMPETENTE Y RELEVANTE

Para fundamentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones respecto
a la administracin de un ente, programa u operacin significativa, sujetos a la
auditora, el auditor tendr evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la
aplicacin de tcnicas de auditoria.

La evidencia de auditora comprende toda informacin que provenga de varias
fuentes y sirvan de respaldo de las actividades operativas, administrativas, financieras
y de apoyo que desarrolla la entidad auditada, las mismas que deben contener las
siguientes caractersticas:

a) Suficiente.- Cuando los resultados de una o varias pruebas proporcionan una
seguridad razonable para proyectarlos con un mnimo riesgo al conjunto de
actividades de este tipo.

48
b) Competente.- Para ser competente, la evidencia debe ser vlida y confiable,
indagndose cuidadosamente si existen circunstancias que puedan afectar
estas cualidades.

c) Pertinente.- Se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso.

Generalmente el auditor necesita apoyarse en evidencias que son ms
persuasivas que concluyentes y, con frecuencia, busca evidencias de diferentes
fuentes y de distinta naturaleza para sustentar una misma aseveracin.

CODIGO: EAG 06
GUBERNAMENTAL
TITULO: EL MUESTREO EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El plan de muestreo es utilizado para la seleccin de un porcentaje o un valor
representativo del universo a ser examinado empleando mtodos estadsticos.

Los mtodos de muestreo estadsticos incluyen las siguientes posibilidades de
seleccin:

Al azar: Cuando todas sus unidades tienen la misma probabilidad de
seleccin.
Sistemtica: Se escoge una de cada n unidades y los puntos de partida de
uno o dos intervalos iniciales se seleccionan al azar.
Por clulas: En que el universo de operaciones y/o actividades, son divididas
en grupos de igual magnitud y se selecciona al azar y la seleccin sistemtica.

Los mtodos no estadsticos carecen de la posibilidad de medir el riesgo de
muestreo y son:

a. Seleccin de cada unidad de la muestra con base en algn criterio, juicio o
informacin; y,
b. Seleccin en bloques que consiste en escoger varias unidades en forma
secuencial.

Es necesario que el equipo de auditora de acuerdo al grado de riesgo obtenido
en la evaluacin de control interno defina el plan de muestreo acorde con el objetivo
determinado.

Al disear el plan de muestreo considerar los siguientes factores:

Determinar el propsito de la prueba.- Comprende el uso de tcnicas de
muestreo en pruebas de control que son aplicables sobre los procedimientos
de control interno que generan evidencia documental.

Las pruebas de controles estn vinculadas con la determinacin de si en el
control interno de una entidad viene operado de acuerdo a las polticas establecidas.
Al determinar el propsito de la muestra el auditor indicar con claridad los objetivos
de la prueba de control especfico.

49
El universo de la muestra.- La poblacin seleccionada para un examen
deber estar completa y dar al auditor la oportunidad de cumplir con el objetivo
de auditora establecido.

Generalmente una muestra es la representacin de la poblacin de la cual se
selecciona. Al definir la poblacin, el auditor debe identificar la serie completa de
elementos de los cuales puede originarse la muestra, esto incluye:

- Determinar la totalidad de la poblacin.
- Definir el periodo cubierto por la prueba.
- Definir la unidad de muestreo.

Los procedimientos de auditora a aplicar.- Cuando se utiliza mtodos de
muestreo ya sean estadsticos o no estadsticos el auditor disear y
seleccionar una muestra de auditora, y realizar procedimientos de auditora
a partir de ah y evaluar los resultados de la muestra para determinar si ha
existido una desviacin en los procedimientos establecidos de control interno y
prever una apropiada y suficiente evidencia de auditora.
El riesgo, los niveles de precisin aceptables y la posibilidad de error.-
Cuando se determina el tamao de la muestra el auditor considerar el riesgo
de muestreo, el error tolerable y el error esperado.
La seleccin del mtodo de muestreo.- La seleccin del mtodo de
muestreo a utilizarse queda sujeta al criterio del auditor, debiendo seleccionar
partidas de muestras que sean representativas de la poblacin.

CODIGO: EAG 07
GUBERNAMENTAL
TITULO: FRAUDE Y ERROR

Al planear la auditora y/o examen especial, el auditor evaluar el riesgo de
distorsin material que el fraude o error puedan producir en la informacin obtenida e
indagar ante la administracin, si existen fraudes o errores significativos que han sido
descubiertos. A base de la evaluacin del riesgo, el auditor disear procedimientos
de auditora que le ofrezcan una certidumbre razonable que permita detectar las
distorsiones producidas por fraude o error que tengan un efecto material en los
resultados de la gestin.

No es objeto de la auditora la deteccin de errores o irregularidades, pero ello
no significa que el auditor no est atento a la posible presencia de este tipo de
situaciones en el curso normal de su trabajo.

El trmino fraude se refiere al acto intencional cometido por uno o ms
empleados de la entidad, que produce una distorsin en los eventos auditados.

El trmino error se refiere a equivocaciones no intencionales que produce una
distorsin, omisin o interpretacin equivocada de los hechos.

Si el auditor cree que el fraude o error que se indica podra tener un efecto de
importancia sobre los resultados de las operaciones institucionales en general, se
aplicar los procedimientos adicionales, que dependen del juicio del auditor.

50
CODIGO: EAG 08
GUBERNAMENTAL
TITULO: VERIFICACION DE EVENTOS SUBSECUENTES EN LA
AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El propsito de esta norma, es determinar si todos los sucesos importantes que
afectan a los estados financieros de la entidad auditada, han sido reconocidos y
tratados adecuadamente; y que se encuentran registrados contablemente.

Los hechos posteriores a la fecha de corte de un periodo auditado que pueden
tener efecto sobre los resultados de la auditora, previo el anlisis de su importancia y
pertinencia, sern revelados en el informe, considerando la evidencia documental
existente.

El auditor aplicar procedimientos apropiados para obtener evidencia suficiente
y competente de que todos los sucesos ocurridos entre el final del perodo y la fecha
del informe del auditor, as como los descubrimientos despus de la fecha del
informe, han sido debidamente identificados y contabilizados que se refieren a hechos
con efecto econmico que podran generar un posible perjuicio.

Hasta la fecha de terminacin de la auditora o examen especial el auditor es
responsable de conocer los eventos significativos que se reflejarn en los informes
correspondientes.
Para establecer que se ha identificado los hechos importantes subsecuentes
hasta la fecha de su informe, el auditor realizar procedimientos adicionales a las
pruebas sustantivas que pueden aplicarse despus de la fecha de presentacin de la
informacin.

Es responsabilidad del jefe de equipo realizar un anlisis de los hechos o
circunstancias especficas, para revelarlos en los informes considerando la evidencia
adicional a las condiciones existentes al corte de las actividades operativas,
administrativas, financieras o de apoyo y que afecten la presentacin de la
informacin de la gestin institucional de los estados e informes financieros
requeridos.

CODIGO: EAG 09
GUBERNAMENTAL

TITULO: COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

Durante el proceso de auditora tan pronto como se haya concluido el estudio y
anlisis de una actividad o componente el supervisor y el jefe de equipo deben
comunicar el contenido de los hallazgos a las personas que tengan relacin con los
mismos, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, a fin de que
presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su
evaluacin y consideracin en el informe.

Para los efectos de esta norma, los hallazgos de auditora se refieren a
posibles deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin
de procedimientos de auditora. Los resultados de las actividades de control
realizadas, sern analizados nicamente con las personas involucradas en los
hechos examinados y con las autoridades de la entidad.

51
CODIGO: EAG 10
GUBERNAMENTAL

TITULO: SUPERVISION DE TRABAJO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

LA SUPERVISION EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL GARANTIZA LA
CALIDAD DEL TRABAJO

El trabajo realizado ser supervisado en forma sistemtica y oportuna durante
el proceso de la auditora para asegurar su calidad y cumplir los objetivos propuestos.
La supervisin es un proceso tcnico, que consiste en dirigir y controlar la auditora
desde su inicio hasta la aprobacin del informe por el nivel de supervisin en una
unidad administrativa de control, se aplicar en la planificacin, ejecucin y
elaboracin del informe de auditora y se dejar evidencia de la labor de supervisin
desarrollada que permita establecer la oportunidad y el aporte tcnico al trabajo de
auditora.

El J efe de Equipo y el Supervisor tendrn la responsabilidad de cerciorares que
el personal encargado de efectuar la auditora reciba la orientacin que garantice la
ejecucin correcta del trabajo, el logro de los objetivos y la debida asistencia tcnica y
entrenamiento.

IV
NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
I.A.G.

Una parte importante de la funcin del auditor es saber comunicar en forma
oportuna los resultados del trabajo realizado a los diferentes usuarios.

Las normas relacionadas con la informacin que se presentan a continuacin
son especficas, puesto que la entrega del informe de la auditora gubernamental
constituye el valor agregado del auditor en beneficio de la institucin auditada.

EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE INCLUIR LOS
RESULTADOS DEL TRABAJO REALIZADO EN FORMA ESCRITA DE
CONFORMIDAD A LAS NORMAS DICTADAS PARA EL EJERCICIO DE LA
PROFESION
CODIGO: IAG 01
GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
TITULO: INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Al completar el proceso de la auditora se presentar un informe escrito que
contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de
importancia que fueron examinados, y sobre las opiniones pertinentes de los
funcionarios y otros hechos o circunstancias relevantes que tengan relacin con la
auditora o examen especial. Para la comprensin integral del documento el informe
debe ser objetivo, imparcial y constructivo.

El informe sealar los casos significativos identificados como el
incumplimiento de las leyes y reglamentos, incluyendo de ser posible, el

52
pronunciamiento y opinin de los funcionarios responsables del ente, programa o
actividad objeto de la auditora, manifestadas con relacin a los resultados
comunicados y a las medidas correctivas aplicadas por la administracin durante el
proceso de auditora.

Los comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarn y
presentarn en orden de importancia de manera objetiva.

CODIGO: IAG 02
TITULO: CONTENIDO Y ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

El informe de auditora estar relacionado con la clase de auditoria que se
realice, a base de los programas, actividades o reas examinadas. Los tipos y
estructura de informe y dictmenes, sern los establecidos en los manuales de
auditora.

Las conclusiones se formularn en funcin de la apreciacin o juicio
profesional sobre un componente examinado o de la auditora en su conjunto,
debidamente sustentadas en los papeles de trabajo.

Las recomendaciones contribuirn a presentar soluciones reales para resolver
los problemas o desviaciones identificadas en las actividades u operaciones
auditadas.

Las recomendaciones estarn dirigidas a la autoridad responsable de
implantarlas a fin de asegurar su cumplimiento. Sin embargo, corresponde al titular
de la entidad adoptar las medidas pertinentes para implantar la totalidad de las
recomendaciones. Cuando una entidad ha implantado una recomendacin, el informe
debe mencionar este particular.

Si los informes elaborados por los auditores son demasiado extensos, se
realizar una sntesis de los principales comentarios para una mayor comprensin de
los usuarios. Se utilizarn anexos al informe cuando sea estrictamente necesario y al
mnimo posible, es recomendable incluir en forma resumida todo el material
explicativo en los comentarios o en el texto del informe. Incluir informacin sobre los
aspectos positivos de las operaciones significativas y justificables.

En el caso de auditora de proyectos financiados con recursos de organismos
internacionales de crdito se cumplirn las exigencias especficas de cada ente
financiero y para las auditoras especializadas, dichos informes se estructurarn en
funcin de los requerimientos especficos que se determinen en su momento para
cada una de ellas.

Una de las formas de asegurar que los contenidos de los informes de auditora
respondan a los requerimientos antes descritos, es estableciendo un sistema interno
de control de calidad, para asegurar el cumplimiento de las normas de auditora
gubernamental y dems disposiciones legales y reglamentarias.

53
CODIGO: IAG 03
TITULO: CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL

Finalizado el estudio de los resultados del examen, se enviar la convocatoria
para la lectura del borrador del informe, y se notificar por lo menos con 48 horas de
anticipacin, indicando el lugar, da y hora de la reunin. En la conferencia final sern
convocados y participarn las siguientes personas:

La mxima autoridad de la entidad examinada a su delegado;
Los servidores, y ex servidores y quienes por sus funciones o actividades estn
vinculados a la materia objeto del examen;
El mximo directivo de la unidad de auditora responsable del examen;
El supervisor que acto como tal en el examen;
El jefe de equipo de auditora;
El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y
El abogado que colabor con el equipo que realiz el examen.
Podrn tambin asistir otros funcionarios de la Contralora designados por el
Contralor.

La conferencia final ser presidida por el J efe de Equipo o por el funcionario
delegado expresamente por el Contralor General del Estado.

En esta sesin de trabajo, las discrepancias de criterio se presentarn
documentadamente en dicha diligencia o caso contrario en los tiempos y plazos
previstos en los reglamentos y disposiciones legales vigentes, los que se agregarn al
informe si amerita su contenido.

Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborar un acta de
conferencia final la que ser firmada por todos los funcionarios asistentes.

En caso que algn funcionario se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo
dejar constancia del motivo de esta situacin.

Realizada la conferencia final el auditor preparar el informe definitivo
considerando los resultados obtenidos de las observaciones o justificaciones
presentadas oportunamente por los funcionarios de la entidad con la finalidad de
dejar constancia de las opiniones presentadas en la lectura del borrador del informe.

CODIGO: IAG 04

TITULO: OPORTUNIDAD EN LA COMUNICACIN DE RESULTADOS

EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE EMITIRSE EN
FORMA OPORTUNA A FIN DE QUE PERMITA LA TOMA DE LAS ACCIONES
CORRECTIVAS EN FORMA INMEDIATA

Los auditores son responsables de los resultados de su trabajo, por ello los
usuarios de los informes requieren de informacin objetiva, que les sirva de apoyo

54
para cumplir sus tareas, como para los procesos de direccin y gerencia en las
entidades pblicas.

Esta responsabilidad se traduce en el conocimiento oportuno de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones, para que los funcionarios
responsables de la entidad auditada adopten las medidas correctivas pertinentes.

Los informes de auditora deben emitirse en forma oportuna a fin de que su
informacin pueda ser utilizada por el titular de la entidad auditada y/o funcionarios de
los niveles apropiados del gobierno, por lo cual es importante el cumplimiento de las
fechas programadas para las distintas fases de auditora.

El auditor prever la emisin oportuna y confiable del informe de auditora.

CODIGO: IAG 05
TITULO: PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL

El informe ser preparado en lenguaje sencillo y fcilmente entendible tratando
los asuntos en forma concreta y concisa, los que debern coincidir de manera
objetiva con los hechos analizados, contendr la informacin necesaria para cumplir
los objetivos de la auditora, de manera que permita una comprensin adecuada de
los asuntos que se informan; de la magnitud e importancia de los hallazgos, son
frecuencia en relacin con el nmero de casos o hechos econmicos revisados; y,
relacin que tenga con las operaciones en la entidad. La credibilidad de un informe
aumenta significativamente cuando se presenta la evidencia de manera de que los
lectores sean persuadidos por los hechos mismos y, que las recomendaciones y
conclusiones se desprendan lgicamente de los hechos expuestos.

CODIGO: IAG 06
TITULO: IMPLANTACIN DE RECOMENDACIONES

IMPORTANCIA DE LA IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES POR
PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCION AUDITADA

La auditora gubernamental no ser completa si no se concretan y materializan
las recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditora
generar valor agregado.

La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditora, en el
que incluya el detalle de las deficiencias existentes, adicionalmente proporcionar
soluciones a (valor agregado) a travs de las recomendaciones y colaborar con la
entidad auditada para proceder a su inmediata implantacin. Durante el proceso de
una auditora y examen especial, se formular una matriz de recomendaciones que
ser discutida con los funcionarios responsables de su cumplimiento y las autoridades
de la entidad, para determinar su grado de aplicacin, el tiempo y recursos
necesarios.

55
La mxima autoridad de la entidad auditada dispondr y vigilar el
cumplimiento de las recomendaciones a base de un cronograma que ser elaborado
por los funcionarios responsables de su aplicacin. Si el cronograma es elaborado en
el transcurso del examen, el supervisor y jefe de equipo pueden contribuir con su
elaboracin para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones.

Las recomendaciones brindarn la posibilidad a los funcionarios para que
adopten las medidas correctivas pertinentes, introduzcan mejoras en los
procedimientos de trabajo y contribuyan a fortalecer el control interno del ente o rea
examinada.

Cada Direccin o Unidad de Control de la Contralora General del Estado, ser
responsable de acuerdo a su mbito de evaluar peridicamente el cumplimiento de
las recomendaciones emitidas en los informes de auditora y examen especial emitido
por el Contralor General del Estado o por las Unidades de Auditora Interna.

56
2.3 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORA (NEA)

NORMA TITULO TEMA QUE TRATA COMENTARIO
NEA 1 Objetivo y Principios Generales que Regulan una
Auditora de Estados Financieros
Objetivos de Auditora de Estados
Financieros
Corresponde a la NIA 1 Sec. 200
NEA 2 Trminos del Trabajo de Auditora Trminos del Trabajo de Auditora Corresponde a la NIA 2 Sec. 210
NEA 3 Control de Calidad para el Trabajo de Auditora Corresponde a la Sec. 120 de NIA
NEA 4 Documentacin Documentacin en Auditora Corresponde a la NIA 9 Sec. 230
NEA 5 Fraude y Error Fraude y Error Corresponde a la NIA 11 Sec. 240
NEA 6 Consideraciones de Leyes y Reglamentos en una
Documentacin Legal en Auditora Corresponde a la NIA 31 Sec. 250
NEA 7 Planificacin Planeacin de Auditora Corresponde a la NIA 4 Sec. 300
NEA 8 Conocimiento del Negocio Conocimiento del Negocio Corresponde a la NIA 30 Sec. 310
NEA 9 Carcter Significativo de la Auditora Materialidad Corresponde a la NIA 25 Sec. 320
NEA 10 Evaluacin de Riesgo y Control Interno Control Interno: Evaluacin de Riesgos Corresponde a la NIA 6 Sec. 400
NEA 11 Auditora en un Ambiente de Sistemas de Informacin
por Computadora
PED. Auditora en un Ambiente de PED Corresponde a la NIA 15 Sec. 401
NEA 12 Consideraciones de Auditora Relativas a Entidades
que Utilizan Organizaciones de Servicios
Organizacin de Servicio y la Auditora Corresponde a Addendum 2 de NIA 6.
Sec. 402
NEA 13 Evidencia de Auditora Evidencia de Auditora Corresponde a la NIA 8 Sec. 500 y
Addendum Sec. 501
NEA 14 Trabajos Iniciales Balances de Apertura Balances de Apertura Corresponde a la NIA 28 Sec.510
NEA 15 Procedimientos Analticos Procedimientos Analticos Corresponde a la NIA 12 Sec. 520
NEA 16 Muestreo de Auditora Muestreo en Auditora Corresponde a la NIA 19 Sec. 530
NEA 17 Auditora de Estimaciones Contables Estimaciones Contables Corresponde a la NIA 26 Sec. 540
NEA 18 Partes Relacionadas Partes Relacionadas Corresponde a la NIA 17 Sec. 550
NEA 19 Hechos Posteriores Dictamen Hechos Posteriores Corresponde a la NIA 21 Sec. 560
NEA 20 Negocio en Marcha Negocio en Marcha Corresponde a la NIA 23 Sec. 570
NEA 21 Representaciones de la Administracin Representaciones de la Administracin Corresponde a la NIA 22 Sec. 580

57
NORMA TITULO TEMA QUE TRATA COMENTARIO
NEA 22 Uso del Trabajo de Otro Auditor Trabajo de Otro Auditor Corresponde a la NIA 5 Sec. 600
NEA 23 Consideraciones del Trabajo de Auditora Interna Auditora Interna relacin con la
NEA 24 Uso del Trabajo de un Experto Trabajo de Un Experto Corresponde a la NIA 18 Sec. 620
NEA 25 El Dictamen del Auditor Sobre Los Estados
Financieros
Dictmenes de Auditora Referencia a la NIA 13 Sec. 700
NEA 26 Otra Informacin en Documentos que Contienen
Estados Financieros Auditados
Dictmenes de Auditora: Otra
Informacin en Estados Auditados
NEA 27 El Dictamen del Auditor sobre Trabajos de Auditora
con Propsito Especial
Dictmenes de Propsito Especial Corresponde a la NIA 24 Sec. 800
NEA 28 Examen de Informacin Financiera Prospectiva Dictamen: Examen de Informacin
Financiera Prospectiva
NEA 29 Trabajos de Revisin de Estados Financieros Revisin de Estados Financieros Corresponde a la NIA /SR 1 y 2 Sec.
910
NEA 30 Trabajos para Realizar Procedimientos Convenidos
Respecto de Informacin Financiera
Procedimientos Previamente
Convenidos
Corresponde a la NIA /SR 3 Sec. 920
NEA 31 Trabajos para Compilar Informacin Financiera Compilacin de Informacin Financiera Corresponde a la NIA /SR 4 Sec. 930

58
TRABAJOS PARA REALIZAR PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS
RESPECTO DE INFORMACIN FINANCIERA

NEA 30

Introduccin

1. El propsito de esta Norma Ecuatoriana de Auditora (NEA) es establecer normas
y proporcionar lineamientos sobre las responsabilidades profesionales del
auditor
1
cuando se efecta un trabajo para realizar procedimientos convenidos
respecto de informacin financiera, y sobre la forma y contenido del informe que
el auditor emite en conexin con dicho trabajo.
2. Esta NEA est dirigida a trabajos respecto de informacin financiera. Sin
embargo, puede dar lineamientos tiles para trabajos respecto de informacin no
financiera, siempre que el auditor tenga conocimiento adecuado del asunto en
cuestin y existan criterios razonables en los cuales basar los resultados. Esta
NEA debe leerse conjuntamente con el Marco Conceptual de las Normas
Ecuatorianas de Auditora y Servicios Relacionados. Los lineamientos en otras
NEA pueden ser tiles al auditor al aplicar esta NEA.
3. Un trabajo para realizar procedimientos convenidos puede implicar que el auditor
efecte ciertos procedimientos con respecto a partidas individuales de datos
financieros (por ejemplo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, compras a partes
relacionadas y ventas y utilidades de un segmento de una entidad), un estado
financiero (por ejemplo, un balance general) o hasta todo un conjunto de estados
financieros.

Objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos

4. El objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos es que el auditor lleve a
cabo procedimientos de una naturaleza de auditora en lo cual han convenido el
auditor y la entidad y cualesquier terceras partes apropiadas, y que informe sobre
los resultados.

5. Como el auditor simplemente proporciona un informe de los resultados de hechos
de los procedimientos convenidos, no se expresa ninguna opinin. En su lugar,
los usuarios del informe evalan por si mismos los procedimientos y resultados
informados por el auditor y extraen sus propias conclusiones del trabajo de
auditor.

1. El informe esta restringido a aquellas partes que han convenido en que los
procedimientos se realice, ya que otros, no enterados de las razones para los
procedimientos, pueden interpretar mal los resultados.

1
Segn se explic en el Marco Conceptual de las Normas Ecuatorianas de Auditora y Servicios
Relacionados ... el trmino auditor se usa a lo largo de las NEA cuando se describen tanto la
auditora como los servicios relacionados que puedan ser efectuados. Dicha referencia no
pretende implicar que una persona que efecte servicios relacionados necesite ser el auditor de
los estados financieros de la entidad.
Nota del Editor: Esta Norma ha sido desarrollada con
referencia a la Norma Internacional de Auditora NIA/SR 3, seccin
920.

59
6. El informe est restringido a aquellas partes que han convenido en que los
procedimientos ser realice, ya que otros, no enterados de las razones para los
procedimientos, pueden interpretar mal los resultados.

Principios generales de un trabajo con procedimientos convenidos

7. Los principios ticos que regulan las responsabilidades profesionales del auditor
para este tipo de trabajo son:

a) integridad;
b) objetividad;
c) competencia profesional y debido cuidado;
d) confidencialidad;
e) conducta profesional; y
f) estndares tcnicos.

La independencia no es un requisito para trabajos con procedimientos
convenidos; sin embargo los trminos objetivos de un trabajo, o las normas
nacionales, pueden requerir que el auditor cumpla con los requisitos de
independencia. Donde el auditor no sea independiente se debera hacer una
declaracin a ese efecto en el informe de resultados de hechos.

8. El auditor deber conducir un trabajo con procedimientos convenidos de acuerdo
con esta Norma Ecuatoriana de Auditora y con los trminos del trabajo.

Definicin de los trminos del trabajo

9. El auditor debera asegurarse con representantes de la entidad y, ordinariamente,
con otras partes especificadas quienes recibirn copias del informe de resultados
de hechos, que hay una clara comprensin respecto de los procedimientos
convenidos y de las condiciones del trabajo. Los asuntos sobre los que hay que
convenir incluyen:

La naturaleza del trabajo incluyendo el hecho de que los procedimientos
realizados no constituirn una auditora o una revisin y que por consiguiente,
no se expresa ninguna opinin.
El propsito declarado para el trabajo.
La identificacin de la informacin financiera a la cual se aplicarn los
procedimientos convenidos.
La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos especficos que
se aplicarn.
La forma anticipada del informe de resultados de hechos.
Las limitaciones sobre la distribucin del informe de resultados de hechos.
Cuando dicha limitacin estuviera en conflicto con los requerimientos legales,
si los hay, el auditor no debera aceptar el trabajo.

10. En ciertas circunstancias, por ejemplo, cuando los procedimientos han sido
convenidos entre el regulador, representante de la industria, y representantes de
la profesin contable, el auditor tal vez no pueda discutir los procedimientos con
todas las partes que recibirn el informe. En tales casos, el auditor puede

60
considerar, por ejemplo, discutir los procedimientos que deben aplicarse con los
representantes apropiados de las partes involucradas, revisando la
correspondencia importante de dichas partes o mandndoles un borrador del tipo
de informe que ser emitido.

11. Es en el inters en tanto del cliente como del auditor que el auditor mande una
carta compromiso documentando los trminos clave del nombramiento. Una
carta compromiso confirma la aceptacin por el auditor del nombramiento y ayuda
a evitar malos entendidos respecto de asuntos como los objetivos y alcance del
trabajo, el grado de las responsabilidades del auditor y las formas de informes
que deben emitirse.

12. Los asuntos que deberan incluirse en la carta compromiso comprenden:

Una lista de los procedimientos que deben realizarse segn se acord entre
las partes.
Una declaracin de que la distribucin del informe de resultados de hechos
debera ser restringida a las partes especificadas que han convenido en que
los procedimientos ser realicen.

Adems, el auditor puede considerar anexar a la carta compromiso un borrador
del tiempo de informe de resultados de hechos que se emitir. Un modelo de
carta compromiso aparece en el Apndice 1.

Planificacin

13. El auditor deber planificar el trabajo de modo que se efecte un trabajo
efectivo.

Documentacin

14. El auditor deber documentar los asuntos que son importantes para proporcionar
evidencia para sustentar el informe de resultados de hechos, y la evidencia de
que el trabajo fue efectuado de acuerdo con esta Norma Ecuatoriana de Auditora
y los trminos del trabajo.

Procedimientos y evidencia

15. El auditor deber efectuar los procedimientos convenidos y usar la evidencia
obtenida como la base para el informe de resultados de hechos.

16. Los procedimientos aplicados en un trabajo para realizar procedimientos
convenidos pueden incluir:

Investigacin y anlisis.
Reclculo, comparacin y otras tareas de verificacin de exactitud.
Observacin.
Inspeccin.
Obtener confirmaciones.

61
El Apndice 2 es un modelo de informe que contiene una lista ilustrativa de los
procedimientos que pueden ser utilizados como una parte de un trabajo tpico con
procedimientos convenidos.

Informes

17. El informe sobre un trabajo con procedimientos convenidos necesita describir el
propsito y los procedimientos convenidos del trabajo con suficiente detalle para
permitir al lector comprender la naturaleza y el grado del trabajo efectuado.

18. El informe de resultados de hechos debera contener:

a) un ttulo;
b) un destinatario (ordinariamente el cliente que contrat al auditor para realizar
los procedimientos convenidos);
c) identificacin de informacin especfica financiera o no financiera a la que se
han aplicado los procedimientos convenidos;
d) una declaracin de que los procedimientos realizados fueron los convenidos
con el beneficiario;
e) una declaracin de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con la Norma
Ecuatoriana de Auditora aplicable a trabajos con procedimientos
convenidos, o con normas o prcticas nacionales relevantes;
f) cuando sea relevante, una declaracin de que el auditor no es independiente
de la entidad;
g) identificacin del propsito para el que fueron realizados los procedimientos
convenidos;
h) una lista de los procedimientos especficos realizados;
i) una descripcin de los resultados de hechos del auditor incluyendo
suficientes detalles de errores y excepciones encontrados;
j) una declaracin de que los procedimientos efectuados no constituyen ni una
auditora, ni una revisin y, como tal, no se expresa ninguna opinin;
k) una declaracin que si el auditor hubiera realizado procedimientos
adicionales, una auditora o una revisin, otros asuntos podran haber salido a
la luz que hubieran sido informados;
l) una declaracin de que el informe est restringido a aquellas partes que han
convenido en que los procedimientos se realicen;
m) una declaracin (cuando sea aplicable) de que el informe se refiere slo a los
elementos, cuentas, partidas o informacin financiera y no financiera
especificados y que no se extiende hasta los estados financieros de la
entidad tomados en conjunto;
n) la fecha del informe;
o) la direccin del auditor; y
p) la firma del auditor

El apndice 2 contiene un modelo de informe de resultados de hechos emitidos
en conexin con un trabajo para realizar los procedimientos convenidos respecto
de informacin financiera.

62
Perspectiva del Sector Pblico

1. El informe de un trabajo del sector pblico puede no estar restringido slo a
aquellas partes que han convenido en que se realicen los procedimientos, sino
estar disponible tambin en un ms amplio rango de entidades o personas (por
ejemplo, investigacin parlamentaria sobre una entidad pblica especfica o una
dependencia del gobierno).

2. Tambin hay que hacer notar que los mandatos del sector pblico varan en
forma importante y hay que tener precaucin para distinguir los trabajos que son
verdaderamente con procedimientos convenidos de los trabajos que se espera
sean auditoras de informacin financiera, con los informes de desempeo.

63
APNDICE 1

Modelo de carta compromiso para un trabajo con procedimientos convenidos

La siguiente carta es para usar como una gua conjuntamente con el prrafo 9 de esta
NEA y no se pretende que sea una carta estndar. La carta compromiso necesitar
variar de acuerdo con requerimientos y circunstancias individuales.
Fecha

Al Consejo de Directores u otros representantes apropiados del cliente que contrat al
auditor.

Esta carta es para confirmar nuestro entendimiento de los trminos y objetivos de
nuestro trabajo y la naturaleza y limitacin de los servicios que proporcionaremos.
Nuestro trabajo ser efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditora (o
normas prcticas nacionales relevantes) aplicable a trabajos con procedimientos
convenidos y as lo indicaremos en nuestro informe.

Hemos convenido en realizar los siguientes procedimientos e informarles los
resultados de hechos, resultantes de nuestro trabajo: (describir la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos que deben realizarse, incluyendo
referencia especfica, donde sea aplicable, a la identidad de documentos y registros
que deben ser ledos, individuos que deben ser contactados, y partes de quienes se
obtendrn confirmaciones.)

Los procedimientos que realizaremos no constituirn una auditora ni una revisin
hecha de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditora y, por consiguiente, no se
expresar ninguna opinin.

Esperamos toda la cooperacin de su personal y confiamos en que podrn a nuestra
disposicin cualesquier registro, documentacin y otra informacin solicitada en
conexin con nuestro trabajo.

Nuestros horarios, que sern facturados conforme el trabajo progrese, se basan en el
tiempo requerido por los individuos asignados al trabajo ms gastos directos. Las
tarifas por hora individuales varan de acuerdo con el grado de responsabilidad
involucrado y la experiencia y pericia requeridas.

En caso de que La Compaa considere que ha existido incumplimiento parcial o
total por parte de La Auditora de las obligaciones asumidas en el presente contrato,
La Auditora responder solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en
relacin al servicio.

Srvase firmar y devolver la copia anexa a esta carta para indicar que concuerda con
su entendimiento de los trminos del trabajo, incluyendo los procedimientos
especficos en los que hemos convenido sean realizados.

XYZ & Co.
Acuse de Recibo a nombre
Compaa ABC por
(firma)
Nombre y Ttulo
Fecha

64
APNDICE 2

Modelo de informe de resultados de hechos en conexin con cuentas por pagar

INFORME DE RESULTADOS DE HECHOS

Para (quienes contrataron al auditor)

Hemos realizado los procedimientos convenidos con usted y que enumeramos abajo
con respecto a las cuentas por pagar de la Compaa ABC al (fecha), expuestas en
las cdulas adjuntas (no se muestran en este modelo). Nuestro compromiso fue
efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditora aplicable a trabajos con
procedimientos convenidos. Los procedimientos fueron realizados nicamente para
ayudarles a evaluar la validez de las cuentas por pagar y se resumen de la siguiente
manera:

1. Obtuvimos y verificamos la suma del saldo del listado de cuentas por pagar al
(fecha) preparado por la Compaa ABC, y comparamos el total del saldo de la
correspondiente cuenta del libro mayor.
2. Comparamos la lista anexa (no mostrada en este modelo) de principales
proveedores y los montos que se deben al (fecha) con los nombres y montos
relacionados en las cuentas auxiliares.
3. Obtuvimos estados de cuenta de los proveedores o solicitamos a los
proveedores confirmar los saldos que se adeudan al (fecha).
4. Comparamos dichos estados o confirmaciones con los montos a que nos
referimos en el prrafo 2. Para los montos que no concordaban, obtuvimos
conciliaciones de la Compaa ABC. Para las conciliaciones obtenidas,
identificamos y listamos las facturas pendientes, las notas de crdito y los
cheques pendientes superiores a S/.xxx. Localizamos y examinamos las facturas
y notas de crdito recibidas posteriormente, y los cheques pagados
posteriormente, y nos aseguramos que hubieran en realidad sido listados como
pendientes en las conciliaciones.

Informamos de nuestro resultado abajo:

a) Con respecto al punto 1 encontramos que la suma era correcta y que el monto
total concordaba.
b) Con respecto al punto 2 encontramos que los montos comparados concordaban.
c) Con respecto al punto 3 encontramos que haba estados de cuenta de
proveedores para todos dichos proveedores.
d) Con respecto al punto 4 encontramos que los montos concordaban, o con
respecto a los montos que no concordaban, encontramos que la Compaa ABC
haba preparado conciliaciones y que las notas de crdito, facturas y cheques
pendientes de ms de S/.xxx estaban apropiadamente listados como partidas de
conciliacin con las siguientes excepciones:

(Detallar excepciones)

Debido a que los procedimientos antes citados no constituyen ni una auditora, ni una
revisin hechas de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditora, no expresamos
ninguna opinin sobre las cuentas por pagar al (fecha).

65
Si hubiramos realizado procedimientos adicionales o hubiramos realizado una
auditora o revisin de los estados financieros de acuerdo con Normas Ecuatorianas
de Auditora, otros asuntos pudieron haber llamado nuestra atencin que habran sido
reportados a ustedes.

Nuestro informe es exclusivamente para el propsito expuesto en el primer prrafo de
este informe y para su informacin no debe utilizarse para ningn otro propsito, ni
ser distribuido a ningunas otras partes. Este informe se refiere solamente a las
cuentas y partidas especificadas anteriormente y no se extiende a ninguno de los
estados financieros de la Compaa ABC, tomados en conjunto.

AUDITOR

Fecha
Direccin

66
2.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS
DEL SECTOR PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE DERECHO
PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOS

100 NORMAS GENERALES
200 AMBIENTE DE CONTROL
300 EVALUACIN DE RIESGO
400 ACTIVIDADES DE CONTROL
401 Generales
402 Administracin Financiera - Presupuesto
403 Administracin Financiera - Tesorera
404 Administracin Financiera Deuda Pblica
405 Administracin Financiera Contabilidad Gubernamental
406 Administracin Financiera Administracin de Bienes
407 Administracin del Talento Humano
408 Administracin de Proyectos
409 Gestin Ambiental
410 Ecnologa de la Informacin
500 INFORMACIN Y COMUNICACIN
600 SEGUIMIENTO

100 NORMAS GENERALES

100-01 Control Interno

El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y de las
personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos y
tendr como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.

El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin
y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de
los objetivos institucionales y la proteccin de los recursos pblicos. Constituyen
componentes del control interno el ambiente de control, la evaluacin de riesgos, las
actividades de control, los sistemas de informacin y comunicacin y el seguimiento.

El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y
administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y
garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin, as como la adopcin de
medidas oportunas para corregir las deficiencias de control.

100-02 Objetivos del control interno

El control interno de las entidades, organismo del sector pblico y personas
jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos para alcanzar
la misin institucional, deber contribuir al cumplimiento de los siguientes
objetivos:

Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios
ticos y de transparencia.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.

67
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar
bienes y servicios pblicos de calidad.
Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.

100-03 Responsables del control interno

El diseo, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento,
y evaluacin del control interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de
los directivos y dems servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus
competencias.

Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrn especial cuidado en
reas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la
consecucin de los fines institucionales.

Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y
atender los requerimientos para el diseo, implantacin, operacin y fortalecimiento
de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la
normativa legal y tcnica vigente y con el apoyo de la auditora interna como ente
asesor y de consulta.

100-04 Rendicin de cuentas

La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y servidores, segn sus
competencias, dispondrn y ejecutarn un proceso peridico, formal y oportuno de
rendicin de cuentas sobre el cumplimiento de la misin y de los objetivos
institucionales y de los resultados esperados.

La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las servidoras y servidores
de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la
ciudadana, por los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de las
funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificacin, la
asignacin de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un sistema de
informacin y comunicacin adecuado.

Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos de su gestin ante la
alta direccin para la toma de decisiones, en los que se harn constar la relacin
entre lo planificado y lo ejecutado, la explicacin de las variaciones significativas, sus
causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones.

La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al ordenamiento jurdico
vigente.

200 AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas
que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control
interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta
direccin y por el resto de las servidoras y servidores, con relacin a la
importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y
resultados.

68
El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional
favorable al ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para
sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.

Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con
respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de
cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores
ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que
soporta el sistema.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las
operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de
ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los
sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo.

La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno,
deber mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control
implantadas en la institucin, mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo
de apego a ellas en el desarrollo de las labores habituales.

La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las
lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la
institucin de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y
dems organismos, para lo cual mantendr un ambiente de confianza basado en
la seguridad, integridad y competencia de las personas; de honestidad y de respaldo
hacia el control interno; as como, garantizar el uso eficiente de los
recursos y proteger el medio ambiente.

200-01 Integridad y valores ticos

La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de
control, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del control
interno.

La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos como
parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las
personas de libre remocin; estos valores rigen la conducta de su personal,
orientando su integridad y compromiso hacia la organizacin.

La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del
cdigo de tica, para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la
corrupcin.

Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los
valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades
institucionales y establecern mecanismos que promuevan la incorporacin del
personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y seleccin de personal se
conducirn teniendo presente esos rasgos y cualidades.

200-02 Administracin estratgica

Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y

69
actualizarn el sistema de planificacin, as como el establecimiento de
indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y
la eficiencia de la gestin institucional.

Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un
sistema de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y
evaluacin de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que
considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales y que tendrn
consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del Organismo Tcnico de
Planificacin.

Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn:
objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn
en el perodo anual, documento que deber estar vinculado con el presupuesto a fin
de concretar lo planificado en funcin de las capacidades y la disponibilidad real de
los recursos.

La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse con los procesos y
polticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del
Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), las directrices del sistema de
presupuesto, as como el anlisis pormenorizado de la situacin y del entorno.
Asimismo, dichas acciones se disearn para coadyuvar el cumplimiento de los
componentes de la administracin estratgica antes mencionada. Como toda
actividad de planificacin requiere seguimiento y evaluacin permanente.

El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los resultados
logrados, los hechos que implicaron desvos a las programaciones precedentes,
identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y
futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco de
calidad.

Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento,
seguimiento y evaluacin, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse
entre todos los niveles de la organizacin y a la comunidad en general.

200-03 Polticas y prcticas de talento humano

El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una
apropiada planificacin y administracin del talento humano de la institucin, de
manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia
y vocacin de servicio.

El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe
ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es
responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que
realiza, procurando su enriquecimiento humano y tcnico.

La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente
de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando

70
el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se
hace visible en la ejecucin de los procesos de planificacin, clasificacin,
reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y
promocin y en la aplicacin de principios de justicia y equidad, as como el apego a
la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales.

200-04 Estructura organizativa

La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el
cumplimiento de su misin y apoye efectivamente el logro de los objetivos
organizacionales, la realizacin de los procesos, las labores y la aplicacin de los
controles pertinentes.

La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de
las actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar
adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo
necesario de informacin. Los directivos comprendern cules son sus
responsabilidades de control y poseern experiencia y conocimientos requeridos en
funcin de sus cargos.

Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organizacin
actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la
vez que debe establecer los niveles jerrquicos y funciones para cada uno de sus
servidoras y servidores.

200-05 Delegacin de autoridad

La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el
establecimiento de polticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las
actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo
la responsabilidad sobre los sistemas de informacin y autorizaciones para
efectuar cambios.

La delegacin de funciones o tareas debe conllevar, no slo la exigencia de la
responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes,
sino tambin la asignacin de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores
puedan emprender las acciones ms oportunas para ejecutar su cometido de manera
expedita y eficaz.

Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern consideradas
como dictadas por la autoridad delegante. El delegado ser personalmente
responsable de las decisiones y omisiones con relacin al cumplimiento de la
delegacin.

200-06 Competencia Profesional

La mxima autoridad y los directivos de cada entidad pblica reconocern como
elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y
servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas.

71
La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a
asegurar una actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen
entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control
interno.

Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector
pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos,
mantendrn un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del
desarrollo, implantacin y mantenimiento de un buen control interno y realizar sus
funciones para poder alcanzar los objetivos y la misin de la entidad.

Los directivos de la entidad, especificarn en los requerimientos de personal, el nivel
de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las
reas correspondientes. As mismo, los programas de capacitacin estarn dirigidos a
mantener los niveles de competencia requeridos.

200-07 Coordinacin de acciones organizacionales

La mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin con los directivos, establecer
las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la
responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control
interno.

Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el
mejoramiento de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de controles
efectivos para las reas de la organizacin donde desempean sus labores, de
acuerdo con sus competencias y responsabilidades.

La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus competencias,
son responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del control interno as
como establecer los mecanismos de relacin entre la administracin principal y las
que operen en localizaciones geogrficamente apartadas.

El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a
efecto que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecucin de
los procesos, actividades y transacciones de la institucin, desarrollen sus acciones
de manera coordinada y coherente, con miras a la implantacin efectiva de la
estrategia organizacional para el logro de los objetivos.

200-08 Adhesin a las polticas institucionales

Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas
institucionales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo.

En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores
observarn las polticas generales y las especficas aplicables a sus respectivas reas
de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la mxima autoridad y directivos
de la entidad, quienes adems instaurarn medidas y mecanismos propicios para
fomentar la adhesin a las polticas por ellos emitidas.

72
Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas
institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores
adecuados.

200-09 Unidad de Auditora Interna

La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento
y asesora, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organizacin; evala el sistema de control interno, los procesos administrativos,
tcnicos, ambientales, financieros, legales, operativos, estratgicos y gestin de
riesgos.

Cada institucin, cuando se justifique, contar con una unidad de auditora interna
organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que brinde
asesora oportuna y profesional en el mbito de su competencia, agregando valor a la
gestin institucional y garanta razonable de que la gestin de la mxima autoridad y
dems servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas vigentes.

La unidad de auditora interna estar integrada por personal multidisciplinario.
Mediante tcnicas y procedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del sistema de
control interno, la administracin de riesgos institucionales, la efectividad de las
operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el
logro de los objetivos institucionales. Proporcionar asesora en materia de control a
las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para
fomentar la mejora de sus procesos y operaciones.

Los auditores de la unidad de auditora interna actuarn con criterio independiente
respecto a las operaciones o actividades auditadas y no intervendrn en la
autorizacin o aprobacin de los procesos financieros, administrativos, operativos y
ambientales.

300 EVALUACIN DEL RIESGO

La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar
y tratar los riesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus
objetivos.

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra
perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La mxima autoridad, el
nivel directivo y todo el personal de la entidad sern responsables de efectuar el
proceso de administracin de riesgos, que implica la metodologa, estrategias,
tcnicas y procedimientos, a travs de los cuales las unidades administrativas
identificarn, analizarn y tratarn los potenciales eventos que pudieran afectar la
ejecucin de sus procesos y el logro de sus objetivos.

300-01 Identificacin de riesgos

Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro
de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, as como
emprendern las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.

73
Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y
ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los
procesos.

Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la
bsqueda de sus objetivos.

La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a
la estrategia y planificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los
factores internos y externos y con la especificacin de los puntos claves de la
institucin, las interacciones con terceros, la identificacin de objetivos generales y
particulares y las amenazas que se puedan afrontar.

Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso
permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, econmicas,
industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.
Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para
asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son
apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan
siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el tiempo.

300-02 Plan de mitigacin de riesgos

Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de
riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e
interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la
entidad impidiendo el logro de sus objetivos.

En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que
incluya su proceso e implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando
responsabilidades para reas especficas, identificando conocimientos tcnicos,
describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando
indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo,
estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y
las comunicaciones necesarias.

Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de
respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa que prevea los recursos
necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada
planeacin de la administracin de los riesgos, reduce la eventualidad de la
ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a la entidad respecto de
su adaptacin frente a los cambios.

300-03 Valoracin de los riesgos

La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de
las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le
permitir a las servidoras y servidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden

74
afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas
puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar.

La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e
impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto
representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan
considerando tcnicas de valoracin y datos de eventos pasados observados, los
cuales pueden proveer una base objetiva en comparacin con los estimados.

La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de
cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico.

Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades
complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal,
el establecimiento de nuevos servicios, sistemas de informacin rediseados,
crecimientos rpidos, nueva tecnologa, entre otros. La valoracin del riesgo se
realiza usando el juicio profesional y la experiencia.

300-04 Respuesta al riesgo

Los directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al riesgo,
considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su
relacin costo/beneficio.

La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una
respuesta son parte integral de la administracin de los riesgos. Los modelos de
respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.

Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye
los mtodos y tcnicas especficas para tratar con ellos, identificndolos y proveyendo
acciones para la reduccin de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la
probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una
parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para afectar la probabilidad o
el impacto.

Como parte de la administracin de riesgos, los directivos considerarn para cada
riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A
partir de la seleccin de una respuesta, se volver a medir el riesgo sobre su base
residual, reconociendo que siempre existir algn nivel de riesgo residual por causa
de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad.

400 ACTIVIDADES DE CONTROL

La mxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del
control interno de acuerdo a sus competencias, establecern polticas y
procedimientos para manejar los riesgos en la consecucin de los objetivos
institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a
los sistemas de informacin.

Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles y en
todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de deteccin y

75
prevencin, tales como: separacin de funciones incompatibles, procedimientos de
aprobacin y autorizacin, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y
archivos, revisin del desempeo de operaciones, segregacin de responsabilidades
de autorizacin, ejecucin, registro y comprobacin de transacciones, revisin de
procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar relacionadas
directamente con los objetivos de la entidad.

La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido
por un anlisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y
contribucin en relacin con el logro de los objetivos, es decir, se deber considerar
como premisa bsica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que
pueda obtener.

401 Generales

401-01 Separacin de funciones y rotacin de labores

La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir
las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotacin de las
tareas, de manera que exista independencia, separacin de funciones
incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones irregulares.

Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo
de no detectar tales problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para que
controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operacin.
La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y
en la descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico.

Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar
sistemticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines,
siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida.

La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es un
mecanismo eficaz para evitar actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u
organismo.

401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones

La mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas
electrnicos, procedimientos de autorizacin que aseguren la ejecucin de los
procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de
garantizar que slo se efecten operaciones y actos administrativos vlidos.

La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las
tareas que desarrollarn las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro
de sus respectivas competencias, se adecuarn a las disposiciones emanadas por la
direccin, en concordancia con el marco legal.

76
Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes de la
responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les
corresponda.

401-03 Supervisin

Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los
procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y
regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin
perjuicio del seguimiento posterior del control interno.

La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para
asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas,
regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurdico;
comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos
de la institucin.

Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son
apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y
eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la
entidad.

402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO

402-01 Responsabilidad del control

La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los
responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que
se aplicarn para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en
base de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas gubernamentales,
sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar
los resultados previstos.

Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno
presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin,
clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos generales
y especficos en la programacin de ingresos y gastos para su consecucin en la
ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las
asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarn debidamente
presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la
reforma presupuestaria correspondiente.

En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn
los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y
estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y
especificacin, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los
objetivos del plan con la administracin de recursos, tanto en el aspecto financiero,
como en las metas fiscales.

77
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y
ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y
actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de
los recursos disponibles.

Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como:
Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control
Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e implantarn
procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las
servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que
generen adecuados registros que hagan efectivos los propsitos de transparencia y
rendicin de cuentas.

402-02 Control previo al compromiso

Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que
adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para
precautelar la correcta administracin del talento humano, financieros y
materiales.

En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas
designadas verificarn previamente que:

1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad
y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos
anuales y presupuestos;
2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para
llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y,
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no
comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.

402-03 Control previo al devengado

Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como
resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios
u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del
control verificarn:

1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera
que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya
registrado contablemente y contenga la autorizacin respectiva, as como
mantenga su razonabilidad y exactitud aritmtica;
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y
cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a
bodega o en el acta de recepcin e informe tcnico legalizados y que evidencien
la obligacin o deuda correspondiente;
3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad
con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso
efectuado;
4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los
presupuestos de ingresos;

78
5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que
respalde los ingresos;
6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del
ingreso
7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen
su proceso.

402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por resultados

La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las
entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el
anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos.

La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los
ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas
programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual
institucional.

Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos
en la programacin financiera y las causas de las variaciones registradas.

La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los
agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la
programacin inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas
esperadas en trminos de ahorro, resultado financiero y estructura del financiamiento,
lo cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con relacin al presupuesto
codificado vigente.

El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles
responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas,
proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planificado,
adems, debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su
correccin oportuna.

La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin
presupuestaria efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los
objetivos, frente a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin
efectiva de los gastos.

Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el
avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos,
con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y
dentro de los plazos convenidos contractualmente.

Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo
presupuestario, tales como:

Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo Institucional,
formulacin y aprobacin.
Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos.

79
Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin o
devengado.
Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y
seguimiento.

403 Administracin financiera TESORERA

403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos

La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los recursos
establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de
las entidades y organismos del sector pblico, sern los responsables de la
determinacin y recaudacin de los ingresos, en concordancia con el
ordenamiento jurdico vigente.

Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de
autogestin, de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza
econmica en: corrientes, de capital y financiamiento.

Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del
sector pblico obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones,
derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarn a
travs de las cuentas rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos
corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en las cuentas
institucionales disponibles en el depositario oficial.

La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por
medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las
cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales.

Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque
certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados, depositados en
forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos
autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente.

403-02 Constancia documental de la recaudacin

El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona
jurdica de derecho privado que disponga de recursos pblicos que recaude o reciba
recursos financieros, en concepto de ingresos, consignaciones, depsitos y otros
conceptos por los que el Estado sea responsable, otorgarn un comprobante de
ingreso preimpreso y prenumerado.

Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por
cualquier concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso
preimpreso y prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirn con
los requisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarn
las transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al
Tesoro Nacional. Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de los
valores recaudados.

80
Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por la
venta de bienes y servicios, sin que medie la comercializacin de especies valoradas,
factura, nota de venta y otros documentos autorizados por el organismo rector en
materia tributaria.

Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y
destino de los formularios para recaudacin de recursos.

En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarn
documentadamente mediante controles administrativos.

403-03 Especies valoradas

Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad
responsable del Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y
custodiadas por los organismos del rgimen seccional autnomo, entidades de
seguridad social y empresas pblicas, se entregarn al beneficiario por la
recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del sector pblico.

Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn
obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta
rotativa de ingresos en los bancos corresponsales.

La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin
pblica que manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y
baja de estos documentos y su existencia ser controlada mediante cuentas de
orden.

El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las
especies valoradas para todo el sector pblico del Ecuador.

403-04 Verificacin de los ingresos

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una
verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el
banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que stos
sean transferidos al depositario oficial.

La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las
recaudaciones y su registro contable.

El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar
permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar
las medidas que correspondan.

403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones

La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la
administracin de los recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos
que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en
trnsito para depsito en los bancos corresponsales.

81
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por
una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al
recaudador, la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con
mecanismos de control automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la asignacin de personal de
seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o depsitos en
bancos que ofrezcan este servicio.

403-06 Cuentas corrientes bancarias

A la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos
provenientes de cualquier fuente que alimenta el presupuesto general del Estado y de
los gobiernos seccionales, a travs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente
aquellas cuentas que deban mantenerse en funcin de los convenios
internacionales que el pas mantiene con otros pases y las que correspondan a las
empresas del Estado.

La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario
oficial ser autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro
Nacional; ninguna institucin pblica podr aperturar cuentas fuera del depositario
oficial de los fondos pblicos.

Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias
en el sistema financiero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la
base del informe tcnico emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn
bajo la denominacin de la entidad u organismo pblico y su nmero ser el
estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno.

Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y
servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y
control de las cuentas bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de
recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro contable,
ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su manejo
sern obligatoriamente caucionados.

Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de donde
provienen los recursos, la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional se dividir en
Cuentas Auxiliares: entre otras la denominada Cuentas para la Provisin del Pago de
la Deuda Pblica.

Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos pblicos
para la provisin de pagos de amortizacin e intereses de la Deuda Pblica Interna y
Externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente nica.

403-07 Conciliaciones bancarias

La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el
saldo segn los registros contables como el saldo segn el banco sean los

82
correctos. Se la realiza en forma regular y peridicamente por lo menos una vez
al mes.

Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro
bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha
determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes
de registro en uno u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios,
permite verificar si las operaciones efectuadas por la unidad administrativa de
tesorera han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.

Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado
por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o
transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas.

Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados y en
tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles
de carga y validacin de la informacin, el registro manual o automtico de
operaciones que permitan ajustar las diferencias y estn respaldados por los
respectivos manuales de operacin, instructivos y ayudas en lnea.

403-08 Control previo al pago

Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para
ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar
pagos va electrnica, entre otros, previamente observarn las siguientes
disposiciones:

a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con
excepcin de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos
debidamente suscritos;

b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de
caja autorizada;

c) Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos
autnticos respectivos;

d) Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al
reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar.

e) Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto.

Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que determinan un
compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren
entrega de las obras, bienes o servicios contratados

403-09 Pagos a beneficiarios

El Sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de las entidades
y organismos del sector pblico y utiliza los recursos de acuerdo con los planes
institucionales y los respectivos presupuestos aprobados.

83
El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser ordenado por la unidad
responsable del Tesoro Nacional al depositario oficial de los fondos pblicos; dichas
obligaciones se registrarn apropiadamente por las instituciones y se solicitarn de
acuerdo al programa mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio de
la deuda pblica.

Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitar de la
cuenta correspondiente y acreditar en las cuentas de los beneficiarios finales los
valores pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario
oficial de los fondos pblicos, siendo sta la nica forma de pago prevista para el
mencionado sector.

En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin en el sistema ser
posterior a los pagos efectuados.

Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, sern pagadas
mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los
beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional,
registradas en la base de datos del sistema previsto para la administracin de los
servicios pblicos.

Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los
beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La
cuenta virtual es un proceso de pagos va electrnica que define en un solo dbito la
salida de recursos a travs de la entidad bancaria, proceso que norma el organismo
rector de las finanzas pblicas.

Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarn
exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las
instituciones del sector pblico, el cumplimiento de los requisitos necesarios para
respaldar una obligacin legalmente exigible, es de exclusiva responsabilidad de
la entidad solicitante.

Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en efectivo, a excepcin de los
gastos que se realizan a travs de la caja chica.

403-10 Cumplimiento de obligaciones

Las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a las
polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las
mismas, se establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pagadas
oportunamente para evitar recargos, intereses y multas.

Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto
que ser controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que
permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo.

Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora
injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad
personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.

84
403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera

Las entidades y organismos del sector pblico, para la correcta utilizacin de los
recursos financieros, elaborarn la Programacin de Caja, en la que se
establecer la previsin calendarizada de las disponibilidades efectivas de
fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo compatibilizar la ejecucin
presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades.

La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin,
gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad
es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los
requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y
priorizar su atencin.

La programacin se podr modificar en funcin de la evaluacin de los ingresos
efectivamente recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas
aprobadas; esta modificacin ser aprobada por el Comit de las Finanzas Pblicas
del Ministerio de Finanzas.

Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus
recursos. Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes
estratgicos institucionales.

Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las
proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de
financiamiento a corto plazo, as como los posibles excedentes de caja.

El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio
presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de
acuerdo con las necesidades.

403-12 Control y custodia de garantas

En los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para asegurar el
cumplimiento de los mismos, se exigir a los oferentes o contratistas la
presentacin de las garantas en las condiciones y montos sealados en la ley.

Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son de:
adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios,
incluidos los de consultora, cuyas clusulas contractuales contemplan el pago de
anticipos, previo a la entrega de una garanta, en las condiciones y montos sealados
en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.

Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes
sujetos a entrega posterior, requieren de los proveedores la presentacin de garantas
de conformidad a las estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la
tesorera efectuar ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito.

La tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y permanente de
las garantas con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:

85
Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de
garantas contempladas en las disposiciones legales vigentes
La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos y se
verificar que cumplan con los requisitos sealados en la ley.
Custodia adecuada y organizada de las garantas.
Control de vencimientos de las garantas recibidas.

La tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las
garantas a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su
renovacin o ejecucin, segn sea el caso.

403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos

Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en
documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre
entidades agilita la gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos
electrnicos dinamizan la administracin de las transacciones financieras por la
velocidad que imprimen, no generan documentacin inmediata que sustente la
validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan la aplicacin
de controles internos convencionales.

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando
los mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y
permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie
completa de claves utilizadas en una entidad.

Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el
sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el
signatario de las claves respectivas.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes
automticos diarios, que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de
la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de
los recursos.

El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro
medio que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza
y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los
documentos originales.

Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos.

403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta

Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes
temporales de caja en el mercado nacional o internacional, para lo cual se
considerar la mejor opcin para el Estado y las indicadas entidades.

86
La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las
autorizaciones de la unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las
disponibilidades de caja que mantengan las instituciones, para lo cual observarn lo
establecido en las disposiciones legales y normativa vigentes, de manera que se
resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado financiero y que
garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y autorizaciones
determinadas en la respectiva ley.

De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en
papeles emitidos por el Estado.

Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin
financiera.

Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en
papeles fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.

Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector
pblico a excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de
seguridad social sern redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.

Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del
sector pblico no requieren de partida presupuestaria para la inversin y la
amortizacin del capital pero s para los gastos de comisiones y rendimientos.

403-15 Inversiones financieras, control y verificacin fsica

Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de
inversin corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra
clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable
proporcionar el control que asegure que han sido registradas debidamente y
que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera
oportuna.

Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un
mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad
en la informacin, estos registros sern constantemente actualizados a fin de que los
directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones.

Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas
independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarn
constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes.

Esta accin ser efectuada por la unidad de auditora interna y/o por una comisin
nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular
financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o
semestral.

87
404 Administracin Financiera - DEUDA PBLICA

404-01 Gestin de la deuda

Las mximas autoridades encargadas de la gestin de la deuda pblica debern
establecer y mantener un ambiente de control que fomente: los valores ticos, las
polticas de talento humano que apoyen los objetivos de gestin de la deuda pblica,
una estructura organizacional con claras lneas de responsabilidad y comunicacin y
sistemas de informacin computarizados que incluyan controles de seguridad
adecuados.

Se establecer un ambiente de control tico que involucre a todo el personal que
interviene en la administracin de la deuda pblica, que identifique los principios y
valores en los que se fundamentarn sus actuaciones, las actitudes de los
administradores respecto de los controles internos, polticas de administracin del
recurso humano que interviene en este proceso, respecto de su idoneidad e
independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores
u otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pblica.

404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblica

El organismo responsable de administrar la deuda pblica, contar con
unidades operacionales encargadas de coordinar las operaciones de la deuda
con la poltica fiscal del gobierno y de gestionar las transacciones especficas de
deuda.

La estructura organizacional de la unidad de administracin de la deuda, estar
conformada por tres dependencias identificadas como: front office, middle office y
back office, con funciones y responsabilidades distintas.

Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada de la coordinacin con el
poder Ejecutivo de efectuar la negociacin o transaccin de la deuda en los mercados
financieros, en representacin del gobierno.

Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del anlisis de la
informacin, as como de las proyecciones y estrategias e igualmente de las
relaciones con las agencias de riesgo donde deben estar claros los efectos de la
transparencia de manera de no afectar la evaluacin del riesgo pas.

Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del
registro, control, gestin y utilizacin de la deuda, as como de la generacin de
estadsticas y reportes.

Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a la poltica fiscal del
gobierno y a las disposiciones legales, normas y reglamentacin vigente.

404-03 Polticas y manuales de procedimientos

El ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de un comit de deuda y
financiamiento, definir las polticas y directrices de endeudamiento y vigilar que

88
exista consistencia en las estrategias y en el proceso de endeudamiento pblico de
conformidad con lo dispuesto en la Constitucin de la Repblica del Ecuador y las
disposiciones legales relacionadas con esta materia.

Las polticas partirn de la planificacin del gobierno, debiendo considerar los
aspectos de poltica fiscal, econmica y de desarrollo del Pas. Para este efecto, las
entidades que intervienen en esta materia, deben tener un conocimiento mutuo de
sus objetivos, dada la interdependencia de sus diversos instrumentos para el
desarrollo de estas polticas.

El manual de procedimientos para la administracin de la deuda incluir el flujo y la
composicin de la informacin en el ciclo operacional de la unidad que administra la
deuda, esto incluye una descripcin de la informacin relacionada con el
financiamiento externo e interno, la forma de registrar esa informacin en la base de
datos y los pasos a seguir para el registro de los desembolsos y el servicio de la
deuda. Tambin describir los flujos de informacin desde la unidad que administra
la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizaciones
internacionales, incluida su periodicidad y una descripcin de su contenido, entre
otros aspectos.

Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y deber actualizarse
permanentemente, a fin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que
debe seguirse en este tipo de operaciones sea aplicado en cumplimiento de las
disposiciones legales vigentes.

404-04 Contratacin de crditos y lmites de endeudamiento

Las entidades y organismos del sector pblico para la contratacin de crditos o la
concesin de garantas de crditos externos por parte de la Repblica del Ecuador,
observarn las disposiciones, restricciones, requisitos y procedimientos
establecidos en el ordenamiento jurdico vigente.

Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto y no podrn superar el
lmite de endeudamiento que seala la ley. No se podr iniciar el trmite para
contraer endeudamiento sin cumplir con el plan de reduccin de la deuda, cuando
corresponda; o si ha excedido los lmites de endeudamiento previstos en la ley.
Tampoco podr iniciar el trmite si no ha cumplido con la obligacin de registrar los
contratos de crditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas de amortizaciones o
intereses de la deuda pblica.

Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las
partidas de desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, as como las
del servicio de la deuda, no podrn contratar prstamos.

Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas sin
tener las autorizaciones correspondientes, sern negadas mientras no cumplan las
disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como
contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.

89
No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo
otros no han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque
ha concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se
encuentra paralizado sin justificacin alguna.

404-05 Evaluacin del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pblica

La mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica establecer un plan de
riesgos para la identificacin de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir
que se alcancen los objetivos de gestin de la deuda pblica y la medicin del grado
de probabilidad de que ocurran.

En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pblica, pueden surgir
riesgos operacionales en los procesos de contratacin, utilizacin y pago del servicio
de la misma, que pueden impedir que las autoridades a cargo de su administracin
cumplan los objetivos de la gestin de la deuda, por lo que ser necesario: evaluar
los controles internos y revisar los niveles de autorizacin de las transacciones, la
segregacin de funciones del personal que interviene en el proceso, los accesos y
seguridades del sistema de informacin, la integridad de la informacin, la aplicacin
de los procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar
regularmente los instrumentos crediticios y documentacin completa de las
transacciones de la deuda, el reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre
otros aspectos, a fin de mitigar los riesgos en las operaciones de la deuda pblica.

404-06 Contabilidad de la deuda pblica

Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que
proporcione informacin gerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las
operaciones de endeudamiento, asegurando la preparacin de informacin
financiera detallada, confiable y oportuna.

Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar
con informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las
operaciones de endeudamiento pblico tendr un diseo apropiado a las
caractersticas y necesidades de estas operaciones, que permitir el registro
actualizado de la deuda, asegurando que la informacin pueda incluirse en la base
de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.

Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa,
identificando conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros
documentos fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada por el
Estado, convenios de consolidacin, renegociacin y otros. As mismo, tales estados
reflejarn la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo
del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarn con los
contratos o convenios internos respectivos antes de su registro.
Complementariamente los estados financieros contendrn las notas aclaratorias y la
informacin financiera adicional que aclaren los conceptos relacionados con los
reportes generados.

90
Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda
pblica, e incluir la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman
parte de la Cuenta nica del Tesorero Nacional.

Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa
sobre el endeudamiento pblico a nivel nacional.

404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades

Las entidades y organismos del sector pblico para el registro y control de las
transacciones relacionadas con la deuda pblica, observarn los principios y normas
tcnicas para el sistema de administracin financiera, emitidas por el Ministerio de
Finanzas.

El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las obligaciones
contradas por el Pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto
original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada contrato,
entre otros.

Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el
mantener controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y
permitir informar oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre
los vencimientos para el pago respectivo.

Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar
en forma adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el
endeudamiento del Pas.

404-08 Conciliacin de Informacin de Desembolsos de Prstamos y de
Operaciones por Servicio de la Deuda.

Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual
que las operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los
organismos y entidades involucradas en su procesamiento.

El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los
desembolsos recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del
Ecuador, de agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener
informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del
proceso de endeudamiento.

La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con
el Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos
adeudados de los prstamos.

La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos
efectivamente recibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones.

As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de
contrapartidas utilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.

91
El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras,
los montos pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los
conceptos de amortizacin del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.

404-09 Pasivos Contingentes

Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones
contrados con organismos internacionales de crdito u otras fuentes que
constituyan deuda pblica interna o externa, as como los pasivos contingentes
que podran transformarse en pasivos reales como consecuencia de eventos
futuros.

Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas
tcnicas del sistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un
control del monto y las posibles eventualidades que podran originar que obligaciones
potenciales se conviertan en pasivos reales, adems de la importancia que podran
tener en la situacin financiera de la entidad.

Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en
consideracin los efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del
gobierno, incluyendo su liquidez global.

404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda
pblica

Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica,
disponer de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la
optimizacin de sus recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que
definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad
del sistema.

El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica,
posibilita el registro de la informacin de los prstamos relacionndolos con los
proyectos financiados por ellos, actualizar los desembolsos en forma automtica,
identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de
amortizacin y preparar los reportes para la gerencia y auditora.

El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir
reportes sobre el servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones,
moras, gastos derivados de la contratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector
pblico, para ser conciliados con el presupuesto, entre otros.

El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar
informacin til que las mximas autoridades de las entidades relacionadas con la
deuda pblica, requieren para cumplir con la responsabilidad de su gestin, como por
ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la deuda, el estado de flujo de
efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para garantizar la
liquidez a costos razonables, anlisis con iniciativas de reducir la deuda,
financiamientos ms recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.

92
El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos
documentados, controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de
funciones entre las reas de gestin de la deuda, para salvaguardar la
confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservacin de los datos.

El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la
deuda pblica, incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y
estructura de las tasas de inters. Esta informacin deber ser actualizada
peridicamente y publicada por el organismo responsable de administrar la deuda
pblica.

404-11 Control y seguimiento

El organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer controles
peridicos de las operaciones para evaluar la eficacia de las actividades
regulares de supervisin y monitoreo realizadas por personal de la entidad, las
auditoras internas o externas o consultores externos contratados.

El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del entorno
externo as como de los controles internos de la deuda pblica, para ayudar a sus
administradores a responder a los cambios de forma rpida y eficaz.

Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados bsicamente al
seguimiento de las recomendaciones de los informes de las auditoras de las
transacciones de gestin de la deuda pblica, de los informes de avances peridicos
de los acreedores, de los informes peridicos de la administracin sobre la
contratacin de la deuda, de las variaciones significativas por pago de desembolsos
(capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de
los sistemas de contabilidad e informacin, de reclamos de inversionistas, etc.

A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo
responsable de administrar la deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento
fsico a los proyectos que se financian con endeudamiento, a fin de precautelar la
correcta ejecucin de los proyectos y el buen uso de los recursos.

La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y el
seguimiento a la valoracin de los bonos emitidos por el estado ecuatoriano en el
mercado internacional.

405 Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

405-01 Aplicacin de los principios y normas tcnicas de Contabilidad
Gubernamental

La contabilidad gubernamental se basar en principios y normas tcnicas
emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparacin y
presentacin de informacin financiera, para la toma de decisiones.

La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos
econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que

93
constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir informacin
financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales,
oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados en principios y normas que
son obligatorias para los profesionales contables.

405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad Gubernamental

El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la
normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la
planificacin y organizacin contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes,
estados financieros y dems informacin gerencial y los archivos de la
documentacin que sustentan las operaciones.

El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico son
responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los
parmetros sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe
disearse para satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos
niveles de administracin, as como proporcionar en forma oportuna, los reportes y
estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el
conocimiento real de sus operaciones.

La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno,
orientado a que:

Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la
entidad.
Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas
y en el perodo correspondiente.
Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de aquellos sujetos a
control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.
Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.
La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas
contables determinadas por la profesin.
Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones
legales y por las necesidades gerenciales.

405-03 Integracin contable de las operaciones financieras

La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para
mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin
financiera vlida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y
servidores que administran fondos pblicos.

La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y
coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de
Administracin Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los
subsistemas de presupuesto, contabilidad gubernamental, tesorera, nmina, control
fsico de bienes, deuda pblica y convenios, los clasifica, sistematiza y ordena,
conforme a los principios y normas tcnicas que posibilitan el registro y control de los
recursos pblicos, permitiendo la produccin de informacin financiera actualizada y
confiable, para uso interno y externo.

94
En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria
de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.

405-04 Documentacin de respaldo y su archivo

La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo
para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con base en
las disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes.

Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal
de sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras,
operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para
acciones de verificacin o auditora, as como para informacin de otros usuarios
autorizados, en ejercicio de sus derechos.

Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de
soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto
permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin,
comprobacin y anlisis.

La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes
debe ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin,
antes, durante o despus de su realizacin.

Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los
procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la
conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria, que ser archivada en
orden cronolgico y secuencial y se mantendr durante el tiempo que fijen las

Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al
sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a
las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y
conservacin de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como
histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal,
tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.

La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la
utiliza se har de conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una
comisin que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente
y determinar los procedimientos a seguir, los perodos de conservacin de la
documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo, nmero de carpetas
o de hojas y notas explicativas del documento.

405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de
informacin financiera

Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la
informacin contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo
el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la

95
informacin en los libros de entrada original, en los mayores generales y
auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de
la informacin.

Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los registros de los hechos
econmicos, ni se contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el
catlogo general.

La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la
direccin disponga de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica
organizar y procesar la informacin, a partir de la cual ser elaborada la informacin
financiera de la entidad.

Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn
oportunamente la informacin financiera, de conformidad con las disposiciones
establecidas en la normativa vigente.

405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentas

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de
una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre
datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa,
proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada. Permite
detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando
sean necesarias.

Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la
respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de
errores para efectuar los ajustes correspondientes.

Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern
independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos.

Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia
por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificar por
escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la mxima autoridad.

Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente rector de
las finanzas pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y
patrimonio, sern de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las
normas emitidas para el efecto.

405-07 Formularios y documentos

Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, emitirn procedimientos que aseguren que las
operaciones y actos administrativos cuenten con la documentacin
sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificacin
posterior.

96
En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el
nmero de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn
las firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los
que respalden otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo
sern preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente a travs del
computador, siempre que el sistema impida la utilizacin del mismo nmero en ms
de un formulario. Los documentos prenumerados sern utilizados en orden correlativo
y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control.

La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica
de la secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la
investigacin de los documentos faltantes.

En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo
uno nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el
original y las copias respetando su secuencia numrica.

405-08 Anticipos de fondos

Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir
gastos especficos, garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos
sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar, sern adecuadamente
controlados y debidamente comprometidos en base a la disponibilidad
presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendicin
de cuentas y la devolucin de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del
ejercicio fiscal, los fondos sern liquidados y su diferencia depositada a travs
de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de diciembre de
cada ao, excepto los anticipos a servidoras y servidores pblicos.

La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones
emitidas para el efecto por las entidades competentes.

Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos,
presentarn los sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados,
con la documentacin de soporte o fuente debidamente legalizada.

El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin
sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o
devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de
juicio que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestin eficiente.

Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades
sobre este tipo de operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las cuentas
auxiliares que para el efecto constan en el Catlogo General de Cuentas emitido por
el Ministerio de Finanzas, as:

a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos

Las entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera podrn
conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios

97
sealados en el presupuesto institucional, debidamente devengados, a las servidoras
y servidores de la institucin hasta por un monto equivalente al cien por ciento de la
misma. El valor as concedido ser recaudado por la unidad de Administracin
Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de remuneraciones.
Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la unidad de
administracin de talento humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo
de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando
su capacidad de pago le permita cubrir la obligacin contrada; el anticipo ser
descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses, contados desde su
otorgamiento.

Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la verificacin de
la capacidad de pago de cada servidor, en aplicacin de la normativa vigente.

b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura

Corresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades monetarias,
entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo
establecido en las clusulas contractuales relacionadas con la forma de pago de los
contratos.

Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos,
stos sern registrados en el sistema.

Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado a la
entrega-recepcin de los bienes u obras materia del contrato.

c) Fondos de reposicin

Son valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa liquidacin
parcial y mediante la presentacin de documentacin sustentatoria debidamente
legalizada y sern liquidados al cumplirse su objetivo. Estos fondos son:

d) Caja chica institucional y proyectos programados

El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo.
Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de menor
cuanta pueda afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerite la emisin
de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo para pagos en efectivo
destinado a estas operaciones.

El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado
generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica.

Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn sustentados en
comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados.

Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin
emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y sern manejados por
personas independientes de quienes administran dinero o efectan labores contables.

98
El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las
operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.

e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas

Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especfico y se
mantendrn depositados en una cuenta bancaria.

Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron
asignados; la cuenta bancaria ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que
fue creada.

Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su reposicin se realizar a base
de la documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido
registro.

La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate de transferencia,
constituyen los nicos documentos para el registro contable de los desembolsos del
fondo.

f) Fondos a rendir cuentas

Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos
en efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad
especfica, sern asignados al servidor autorizado para satisfacer gastos que no se
pueden atender normalmente y estn sujetos a liquidacin dentro del mismo mes en
que fueron entregados, previa presentacin de la documentacin debidamente
legalizada que respalden los egresos realizados.

Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos
del sector pblico, por anticipos de viticos, subsistencias y alimentacin, en el
interior o en el exterior del pas, se contabilizarn en la cuenta Anticipo de viticos y
subsistencias. El correspondiente descargo se registrar con la liquidacin definitiva,
acompaando obligatoriamente los comprobantes de hospedaje (factura), los boletos
o comprobantes emitidos por las empresas de transportacin area o terrestre y el
informe de comisin; debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos
anticipos sern contabilizados directamente como gastos de gestin.

405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo

Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los
recaudadores de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos
peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia fsica y
comprobar su igualdad con los saldos contables.

Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y
registro.

Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor
responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se

99
realiz en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la unidad de Auditora Interna o por personas
delegadas por la unidad de Administracin Financiera, que sean independientes de
las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos.

Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se
comunicar inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad
de Auditora Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias.

De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada
por las personas que intervinieron en el arqueo.

405-10 Anlisis y confirmacin de saldos

El anlisis permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estn
debidamente registrados y que los saldos correspondan a transacciones
efectivamente realizadas.

Los valores pendientes de cobro sern analizados mensualmente y al cierre de cada
ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo de
la unidad de Administracin Financiera para determinar la morosidad, las gestiones
de cobro realizadas, los derechos y la antigedad del saldo de las cuentas.

Los problemas encontrados sern resueltos o superados de manera inmediata,
para impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores.

El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas
vencidas.

En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y
analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.

El responsable de la unidad de Administracin Financiera, por lo menos una vez al
ao, enviar a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin
de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.

405-11 Conciliacin y constatacin

Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general
de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargar de efectuar la
conciliacin entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares
concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si los
saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la
contabilidad.

Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos
trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores
independientes del control, registro o manejo de efectivo, comprobando la
legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la integridad y existencia
fsica.

100
406 Administracin financiera - ADMINISTRACIN DE BIENES

406-01 Unidad de Administracin de bienes

Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso lo amerite,
estructurar una unidad encargada de la administracin de bienes.

La mxima autoridad a travs de la unidad de administracin de bienes,
instrumentar los procesos a seguir en la planificacin, provisin, custodia, utilizacin,
traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento, medidas de
proteccin y seguridad, as como el control de los diferentes bienes, muebles e
inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector pblico y de implantar
un adecuado sistema de control interno para su correcta administracin.

406-02 Planificacin

Las entidades y organismos del sector pblico, para el cumplimiento de los objetivos
y necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el
presupuesto correspondiente.

El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras, los bienes y los servicios
incluidos los de consultora a contratarse durante el ao fiscal, en concordancia con la
planificacin de la Institucin asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan
constarn las adquisiciones a realizarse tanto por el rgimen general como por el
rgimen especial, establecidos en la ley.

El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la mxima autoridad de cada
entidad y publicado en el portal de compras pblicas www.compraspblicas.gov.ec;
incluir al menos la siguiente informacin: los procesos de contratacin a realizarse,
la descripcin del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de
implementacin del Plan.

La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias, de tal forma que las
compras se realicen nicamente cuando sean necesarias y en cantidades
apropiadas.

a) Registro de proveedores y entidades

Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurdica, nacional o extranjera
que desee participar en los procesos de contratacin, deber estar inscrita y
habilitada en el Registro nico de Proveedores, RUP, cuya informacin ser
publicada en el portal de compras pblicas. De igual modo, las entidades contratantes
se registrarn en el portal para acceder al uso de las herramientas del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica.

406-03 Contratacin

Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las contrataciones para
adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios
incluidos los de consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica.

101
La mxima autoridad establecer los controles que aseguren que las adquisiciones se
ajusten a lo planificado, a la vez que determinar los lineamientos que servirn de
base para una adecuada administracin de las compras de bienes, considerando,
entre otras, las siguientes medidas:

Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la
anticipacin suficiente y en las cantidades apropiadas.
La ejecucin de las compras programadas para el ao se realizar tomando en
consideracin el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la
conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trmite.
La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la
efectuar en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de
caducidad del principio activo.
Se mantendrn las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para
garantizar una adecuada y oportuna provisin.
El arrendamiento de bienes se har considerando el beneficio institucional frente
a la alternativa de adquisicin.
La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as como la existencia
presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas
de la contratacin.

a) Procedimientos precontractuales

Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los de
consultora, las entidades se sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de
conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin, a los trminos y condiciones
establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, su
reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de Contratacin Pblica,
INCOP, respecto de cada procedimiento de contratacin. En el caso de compras de
bienes y servicios normalizados se observarn los procedimientos dinmicos, es
decir: compras por catlogo y compras por subasta inversa.

Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y para la ejecucin de
obras, sern aplicables los procedimientos de: licitacin, cotizacin y menor cuanta,
ferias inclusivas, nfima cuanta, a ms de los procedimientos especiales del rgimen
especial.

Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratacin de
servicios de consultora son: contratacin directa, contratacin mediante lista corta y
mediante concurso pblico.

b) Pliegos

Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborar los
pliegos pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del
Instituto Nacional de Contratacin Pblica que apliquen segn el procedimiento de
contratacin a utilizar. La entidad contratante podr modificar o completar los
modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades
particulares de cada proceso de contratacin, siempre que se cumpla con la ley.

102
Los pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar la combinacin ms
ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el
servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros.

Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la entidad contratante o
su delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia,
calidad, economa y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los
productos y servicios nacionales.

c) Comisin tcnica

La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos
de lista corta, concurso pblico, subasta inversa, licitacin o cotizacin de
conformidad con lo dispuesto por la ley, conformar y nombrar para cada
procedimiento la pertinente comisin tcnica que estar integrada de la siguiente
manera:

1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo presidir.
2. El titular del rea que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la mxima autoridad
o su delegado.

Los miembros de la comisin tcnica sern servidoras o servidores de la entidad
contratante y no podrn tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos,
ser causa de excusa.

406-04 Almacenamiento y distribucin

Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o
bodega, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos
requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudar
a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos.

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas,
estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras y tendrn el
espacio fsico necesario.

El guardalmacn o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos,
su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los
requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la
institucin, as como de los bienes que egresan.

Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se
comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o al servidor delegado para el
efecto; dichos bienes no sern recibidos hasta que cumplan con los requerimientos
institucionales.

Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad,
manejo y control de los bienes almacenados.

103
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro
permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de
bienes de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn o
bodega tendrn acceso a las instalaciones.

Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en
otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En
estos casos, el encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin
de la documentacin correspondiente.

406-05 Sistema de registro

El catlogo general de cuentas del sector pblico, contendr los conceptos contables
que permitan el control, identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los
bienes de larga duracin.

Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias
como de los bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que
permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la
informacin se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable
vigente.

La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos
de las cuentas del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar
seguridad de su registro y control oportuno y servir para la toma de decisiones
adecuadas.

Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se
registrarn directamente en las cuentas de gastos o costos segn corresponda y
simultneamente se registrarn en una cuenta de orden, conforme lo establece la
normativa de contabilidad gubernamental, vigente.

406-06 Identificacin y proteccin

Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin,
organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga
duracin.

Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en
una parte visible, permitiendo su fcil identificacin.

El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros
actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados,
para que sirvan de base para el control, localizacin e identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de
responsabilidad de cada servidor pblico.

La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias
para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarn
peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.

104
406-07 Custodia

La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los
recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta rea;
tambin facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si
sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.

La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser
responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los
procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento de las
existencias y bienes de larga duracin.

Corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia
reglamentacin relativa a la custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar
los bienes del Estado.

406-08 Uso de los bienes de larga duracin

En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en
las labores institucionales y por ningn motivo para fines personales, polticos,
electorales, religiosos u otras actividades particulares.

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institucin,
debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservacin.

Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los
bienes de larga duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus
funciones, dejando constancia escrita de su recepcin; y por ningn motivo sern
utilizados para otros fines que no sean los institucionales.

En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es
responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su
uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados correctamente.

El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia comprobada o mal uso, no
imputable al deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del servidor que
lo tiene a su cargo.

Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes,
sern reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso
y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso
requiera.

406-09 Control de vehculos oficiales

Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado que disponen
de recursos pblicos, estn destinados exclusivamente para uso oficial, es decir,
para el desempeo de funciones pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn
ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en
actividades electorales y polticas.

105
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el
personal de una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una
preocupacin constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan
los controles internos que garanticen el buen uso de tales unidades.

Para fines de control, las unidades responsables de la administracin de los
vehculos, llevarn un registro diario de la movilizacin de cada vehculo, donde debe
constar: la fecha, motivo de la movilizacin, hora de salida, hora de regreso, nombre
del chofer que lo conduce y actividad cumplida.

Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o areos,
(buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda,
lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicpteros, etc.,) que por necesidades
de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los das y horas laborables,
requieren la autorizacin expresa del nivel superior.

Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en
actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la
respectiva orden de movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de
cinco das laborables. Por ningn concepto la mxima autoridad emitir salvo
conductos que tengan el carcter de indefinidos.

Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus
funciones o preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da
laborable de cada semana, exceptundose, por motivos de seguridad, el Presidente y
Vicepresidente de la Repblica, as como otras servidoras y servidores con rango a
nivel de Ministros de Estado.

Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de las
siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los
vehculos que pertenecen a los Cuerpos de Bomberos, Defensa Civil, Fuerzas
Armadas, Polica Nacional, sistemas de redes elctricas, telefnicas, agua potable,
alcantarillado y obras pblicas, que sean indispensables para atender casos de
emergencias concretas.

Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la
obligacin del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las
unidades, en los sitios destinados por las propias entidades.

Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la
institucin a la que pertenecen.

La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes,
los procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad, que
constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de
Bienes del Sector Pblico y dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la

106
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin

La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin
de realizar constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga
duracin.

Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por
lo menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser
independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos
sealados, salvo para efectos de identificacin.

Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern
formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el
personal que participa en este proceso.

De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el
proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern
investigadas y luego se registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del
servidor responsable; tambin se identificarn los bienes en mal estado o fuera de
uso, para proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las

Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica
de las existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la
base de datos, tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la
cancelacin de dichos servicios.

La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias
as lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria
correspondiente para efectuar dichos gastos.

El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada
aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con
auditora interna, el titular designar a un servidor que cumpla esta funcin.

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan
sido motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos
administrativos que sealen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia
clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.

Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia,
prdida, robo o hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General
Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico, del Manual
General de Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector Pblico, la
normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y dems
reglamentacin interna emitida por la entidad

107
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el J uez
competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja
correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros contables
disminuyendo del inventario respectivo.

Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir las
condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin
del responsable de la unidad de administracin financiera.

Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor
responsable se le aplicar la sancin administrativa que corresponda y cuando el
caso lo amerite, se le exigir adems la restitucin del bien con otro de igual
naturaleza o la reposicin de su valor a precio de mercado.

406-12 Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los
procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia.

Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y dems
procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalos de ventas y
adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones resguardando los intereses
institucionales y en concordancia con las disposiciones reglamentarias.

Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o
servicios, emitirn su propia reglamentacin que asegure la recuperacin al menos
de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las
mercaderas despachadas o servicios prestados, la documentacin de los
movimientos y la facturacin segn los precios y modalidades de ventas.

406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin

El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que
permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga
duracin.

La entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de
los bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y
prolongar su vida til.

Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no
afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los
controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales
programas, as como que se cumplan sus objetivos.

La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento,
estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia
que solicita el servicio.

108
407 ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO

407-01 Plan de talento humano

Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de
las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en
las necesidades de operacin institucionales.

La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal, efectuado
con la informacin estadstica que mantendr la unidad responsable de la
administracin del talento humano; considerando adems, la normativa vigente
relacionada con esta rea, el plan estratgico institucional, los planes operativos
anuales, programas y proyectos.

El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de
planificacin anual.

407-02 Manual de clasificacin de puestos

Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el
ordenamiento jurdico vigente y las necesidades de la institucin, formularn y
revisarn peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los requisitos para su
desempeo y los niveles de remuneracin.

La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas,
responsabilidades, el anlisis de las competencias y requisitos de todos los puestos
de su estructura y organizativa. El documento ser revisado y actualizado
peridicamente y servir de base para la aplicacin de los procesos de reclutamiento,
seleccin y evaluacin del personal.

La definicin y ordenamiento de los puestos se establecer tomando en
consideracin la misin, objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad
operativa de las unidades y procesos organizacionales.

407-03 Incorporacin de personal

Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al personal,
tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de clasificacin de
puestos y considerando los impedimentos legales y ticos para su desempeo.

El ingreso de personal a la entidad se efectuar previa la convocatoria, evaluacin y
seleccin que permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia
garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para la
gestin institucional.

El proceso tcnico realizado por la unidad de administracin de talento humano
seleccionar al aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y
habilidades sea el ms idneo y cumpla con los requisitos establecidos para el
desempeo de un puesto, a travs de concurso de mritos y oposicin.

109
En el proceso de seleccin, se aplicarn las disposiciones legales, reglamentos y
otras normas que existan sobre la materia.

En la unidad de administracin de talento humano, para efectos de revisin y control
posterior, se conservar la informacin del proceso de seleccin realizado, as como
de los documentos exigidos al aspirante, en funcin de los requisitos legales
establecidos.

407-04 Evaluacin del desempeo

La mxima autoridad de la entidad en coordinacin con la unidad de
administracin de talento humano, emitirn y difundirn las polticas y
procedimientos para la evaluacin del desempeo, en funcin de los cuales se
evaluar peridicamente al personal de la Institucin.

Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del proceso de evaluacin de
desempeo, se formularn tomando en consideracin la normativa emitida por el
rgano rector del sistema.

El trabajo de las servidoras y servidores ser evaluado permanentemente, su
rendimiento y productividad sern iguales o mayores a los niveles de eficiencia
previamente establecidos para cada funcin, actividad o tarea.

La evaluacin de desempeo se efectuar bajo criterios tcnicos (cantidad, calidad,
complejidad y herramientas de trabajo) en funcin de las actividades establecidas
para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos de la
entidad.

Los resultados de la evaluacin de desempeo servirn de base para la identificacin
de las necesidades de capacitacin o entrenamiento del personal o de promocin y
reubicacin, para mejorar su rendimiento y productividad.

407-05 Promociones y ascensos

Las unidades de administracin de talento humano propondrn un plan de
promociones y ascensos para las servidoras y servidores de la entidad,
observando el ordenamiento jurdico vigente.

El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante promocin
al nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional, previo el concurso de
mritos y oposicin.

El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen
puestos vacantes o de reciente creacin, considerando la experiencia, el grado
acadmico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeo, observando lo previsto en
la reglamentacin interna y externa vigente.

110
407-06 Capacitacin y entrenamiento continuo

Los directivos de la entidad promovern en forma constante y progresiva la
capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y
servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus
conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo.

Los directivos de la entidad en coordinacin con la unidad de administracin de talento
humano y el rea encargada de la capacitacin (en caso de existir stas), determinarn
de manera tcnica y objetiva las necesidades de capacitacin del personal, las que
estarn relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento
de los conocimientos y habilidades de las servidoras y servidores, as como al
desarrollo de la entidad.

El plan de capacitacin ser formulado por las unidades de talento humano y aprobado
por la mxima autoridad de la entidad. La capacitacin responder a las necesidades
de las servidoras y servidores y estar directamente relacionada con el puesto que
desempean.

Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio
ya sea en el pas o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones
patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado, suscribirn un
contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el tiempo
establecido en las normas legales pertinentes. Los conocimientos adquiridos tendrn
un efecto multiplicador en el resto del personal y sern utilizados adecuadamente en
beneficio de la gestin institucional.

407-07 Rotacin de personal

Las unidades de administracin de talento humano y los directivos de la entidad,
establecern acciones orientadas a la rotacin de las servidoras y servidores,
para ampliar sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestin
institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable.

La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos preestablecidos,
en base a criterios tcnicos y en reas similares para no afectar la operatividad
interna de la entidad.

Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones
similares de administracin, custodia y registro de recursos materiales o financieros,
les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y
elimina personal indispensable.

La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores, deficiencias
administrativas y utilizacin indebida de recursos.

407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores

La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad, cumplirn y
harn cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales,

111
observando los cdigos de tica, normas y procedimientos relacionados con su
profesin y puesto de trabajo.

Los directivos no slo cautelarn y motivarn el cumplimiento de estos principios y del
ordenamiento jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores,
sino que estn en la obligacin de dar muestras de la observancia de stos en el
desempeo de sus funciones.

Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institucin,
estn obligados a actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para
mantener y ampliar la confianza de la ciudadana en los servicios prestados,
observando las disposiciones legales que rijan su actuacin tcnica. No podrn
recibir ningn beneficio directo o indirecto y se excusarn de intervenir en asuntos en
los que tengan conflictos de inters personal o de su cnyuge o conviviente, hijos y
parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.

407-09 Asistencia y permanencia del personal

La administracin de personal de la entidad establecer procedimientos y
mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus
servidoras y servidores en el lugar de trabajo.

El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estar en funcin de las
necesidades y naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la
implementacin de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan.
El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a cargo de los jefes
inmediatos, quienes deben cautelar la presencia fsica del personal de su unidad,
durante la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del puesto asignado.

407-10 Informacin actualizada del personal

La unidad de administracin de talento humano ser responsable del control de los
expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificacin y
actualizacin.

Los expedientes del personal deben contener la documentacin general, laboral y
profesional de cada una de las servidoras y servidores; la informacin relacionada
con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro.

Solo el personal encargado de la administracin de talento humano y las servidoras y
servidores que por la naturaleza de sus funciones obtengan autorizacin expresa,
tendrn acceso a los expedientes de las servidoras y servidores, los cuales sern
protegidos apropiadamente.

Los expedientes donde se consigne la informacin del personal con nombramiento o
contrato, permitirn a la administracin de la entidad, contar con informacin veraz y
oportuna para la toma de decisiones.

112
408 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

408-01 Proyecto

Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones
financieras y socioeconmicas que permiten tomar la decisin de realizar o no
una inversin para la produccin de obras, bienes o servicios destinados
satisfacer una determinada necesidad colectiva. El proyecto se considera como
tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de la economa del pas.

El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversin e inversin,
es decir, estudios y ejecucin.

En la primera etapa se llevarn a cabo todos los estudios necesarios para determinar
la factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificacin de una necesidad
e ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego,
gradualmente los estudios se profundizarn, lo cual mejora la calidad de la
informacin, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores elementos para
decidir si se contina con la etapa siguiente o si se debe abandonarlo antes de
incurrir en gastos mayores.

En esta etapa se realizarn los siguientes estudios: el diagnstico, el perfil, el estudio
de prefactibilidad, de factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las etapas,
comprendern los clculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas
incluir la correspondiente evaluacin financiera o social del proyecto.

En la etapa final de la preinversin se proceder a disear la obra, a calcular el
presupuesto y a planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecucin
y operacin.

Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluacin
econmica o financiera avala su continuacin se pasar a la etapa de inversin que
es la ejecucin del proyecto ya sea por contrato o por administracin directa.

En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo
planeado y programado previamente, al tiempo que, en forma simultnea, se
implementan el plan y el programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se
efectuar, adems, una evaluacin que compare las previsiones de los estudios
realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la informacin
necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos.

408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos

Todos los proyectos de obra pblica deben estar respaldados por los estudios
de preinversin, el procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de
profundidad y los criterios de evaluacin que se utilizarn para seleccionar los
ms ventajosos, dependern de la naturaleza, complejidad y monto de la
inversin.

Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirn
determinar su viabilidad y buscar el financiamiento, a ms de jerarquizar los proyectos
en orden a los mayores beneficios financieros o sociales.

113
Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los proyectos estn bien
fundamentados y permitan obtener la ptima solucin a fin de canalizar mejor los
recursos y brindar los elementos necesarios para decidir si se profundizan los
estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a cabo, o si por el contrario, es
mejor abandonarlo.

En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirn en
guas o manuales las metodologas y criterios a seguir en los estudios de viabilidad
de los proyectos, as como el grado de profundidad, el alcance de cada una de las
fases de estudio y los criterios a emplear para seleccionar aquellos en los que se va a
invertir.

En las distintas fases de estudio participarn los profesionales con la preparacin, la
especializacin o los conocimientos suficientes para definir las variables ms
significativas que inciden en el proyecto, a fin de determinar, de la forma ms cercana
posible a la realidad, los costos y beneficios asociados a ste, as como su impacto
sobre el medio ambiente.

408-03 Diagnstico e Idea de un proyecto

Toda institucin que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un
diagnstico, donde se defina claramente el problema por solucionar, la
necesidad por satisfacer, los bienes y servicios a ofrecer, quines se ven
afectados, el impacto en el medio ambiente, y las alternativas de solucin que se
vislumbran.

La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser
satisfecha, ligada a los objetivos de la institucin, como consecuencia de planes de
desarrollo, de polticas generales o para complementar otros proyectos.

Se incluirn las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el anlisis
se pueda determinar si desde el punto de vista tcnico, la idea inicial ha de
continuarse y en consecuencia, profundizar los estudios, o si ha de modificarse,
postergarse o abandonarse.

408-04 Perfil del proyecto

Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararn un perfil,
identificando los beneficios y costos, as como los aspectos legales,
institucionales o de cualquier otra ndole que lo puedan afectar, sin incurrir en
mayores costos financieros y de personal.

El perfil del proyecto abarcar el estudio de los antecedentes, las condiciones
econmicas, polticas, geogrficas y sociales de la zona de influencia en la cual se
enmarca; adems, las polticas y objetivos de la institucin, los aspectos legales y las
polticas gubernamentales que afectan el sector al que pertenece el proyecto, todo
con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo.

El perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos de las distintas
opciones propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean

114
factibles; tambin incluir un anlisis del posible mercado actual y futuro del proyecto,
as como una evaluacin de los beneficios y costos asociados, para lo cual se tratar
de prever qu sucedera en el perodo considerado para hacer la evaluacin, si el
proyecto no se ejecutara.

En los casos de proyectos que requieren pequeas inversiones o al tratarse de
necesidades colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado
aceptable de certidumbre, la conveniencia de llevarlos a cabo, se debe avanzar de
inmediato al diseo del anteproyecto sin pasar por las otras fases de estudio.

408-05 Estudio de prefactibilidad

Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es
profundizar en los aspectos crticos y as obtener, con mayor precisin, los beneficios
y costos identificados en el perfil.

En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal;
la tecnologa por emplear y sus implicaciones, el estudio tcnico y las normas
tcnicas; su impacto socio-econmico; finalmente, tendr que efectuarse un estudio
del impacto del proyecto sobre el ambiente.

En esta etapa se examinarn en forma ms detallada los aspectos sealados como
crticos, con el fin de determinar con mayor precisin los beneficios y costos de las
mejores alternativas viables identificadas en la fase anterior.

Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en primera
instancia, se efectuar el anlisis tcnico de cada una de las opciones y luego un
anlisis o evaluacin econmica-financiera.

La estimacin de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuar mediante un
estudio de mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto
podra satisfacer. En el estudio se determinarn la demanda y la oferta, actual y
futura, del bien o servicio que se satisfara con el proyecto.

En la determinacin de los costos se considerarn los aspectos tcnicos como son el
tamao del proyecto, su naturaleza, su localizacin, los equipos, maquinaria e
instalaciones requeridos, los insumos necesarios para su operacin o funcionamiento,
personal, materia prima, servicios, los efectos del proyecto sobre el medio ambiente.
Este anlisis permitir estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por
determinado tipo de tecnologa condiciona los costos de inversin y de capital de
trabajo.

Adicionalmente se considerarn los aspectos administrativo-legales del proyecto: la
estructura organizacional que se definir para administrar el proyecto y las
caractersticas jurdicas de la unidad de gestin que lo manejar.

Una vez efectuados los anlisis citados, se estimarn los montos de inversin, los
costos de operacin y los ingresos que generara el proyecto durante su vida til, para
cada una de las alternativas seleccionadas en la fase de determinacin del perfil de
ste, pues los factores analizados se interrelacionan. Con esta informacin se

115
realizar la evaluacin ex-ante del proyecto, tanto de la rentabilidad social y
econmica, y de la viabilidad financiera y tcnica de cada alternativa, la cual servir
de base para decidir cules merecen un estudio ms profundo y cules se descartan.

Es conveniente realizar un anlisis de sensibilidad que puede referirse a la variacin
de las condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que
resultaron ms favorables al hacer la evaluacin, para de esta manera determinar
cul es la mejor y decidir si el proyecto se ejecuta, se pospone, se abandona o si se
requiere mejorar la calidad de los estudios realizados, en cuyo caso se sealarn los
aspectos por considerar en la siguiente fase.

El estudio comprender una descripcin e identificacin de los beneficios no
cuantificables o no medibles, denominados intangibles, para que tambin sean
tomados en cuenta en el momento de decidir si se llevar a cabo el proyecto.

Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por
polticas gubernamentales, como proyectos de salud, educacin, justicia, etc., pero
cuyos beneficios son difciles de medir y valorar, se emplear el criterio
costoefectividad para establecer cul es la mejor alternativa o solucin. Para ello se
supondr que todas las alternativas proporcionan beneficios similares y se escoger
aquella que satisfaga la necesidad al mnimo costo anual, es decir, costos en que se
incurre en un ao, o utilice la menor cantidad de recursos.

Finalmente, se efectuar un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con
el fin de que se tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las
condiciones ambientales cuando stas puedan deteriorarse. Este estudio deber ser
sometido a las instancias competentes en la materia.

408-06 Estudio de factibilidad

Para los proyectos que en la evaluacin ex-ante han demostrado que su
rentabilidad es positiva, se har un examen detallado de la alternativa
considerada como la ms viable o ms rentable, con el fin de determinar en
forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el anlisis de las variables
que la afectan.

En esta fase se llevar a cabo el anteproyecto o diseo preliminar, as como la
ingeniera preliminar del proyecto necesaria para efectuar el diseo definitivo;
tambin se definirn, para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y la
programacin de las actividades por ejecutar; adems, se optimizarn sus etapas,
puesta en marcha y operacin.

El estudio de factibilidad mide y valora en la forma ms precisa posible los beneficios
y costos de la alternativa que en la etapa anterior ha resultado la ms viable. Slo
aquellos proyectos que han demostrado tener una rentabilidad positiva, debern
llegar a esta fase.

Durante esta fase se profundizar el anlisis de las variables ms crticas, afinando
los datos empleados para calcularlas. Tambin se elaborar el diseo preliminar del
proyecto conocido como anteproyecto, el que servir de base para la elaboracin del
diseo definitivo.

116
Una vez definido el proyecto se optimizar el diseo, al considerar todos los factores
como tamao, localizacin, etc.; lo mismo se har con el programa de desembolsos,
para el cual se tendrn que considerar las condiciones financieras y de mercado, las
obras auxiliares y complementarias, el efecto de las dificultades tcnicas, la
capacitacin del personal de operacin y de mantenimiento. Tambin se optimizar la
organizacin: qu se va a hacer, quines lo harn y cmo, para llevar a cabo la
construccin o ejecucin y la puesta en marcha y operacin del proyecto, de
conformidad con el tamao de la obra y la capacidad administrativa, tcnica y
financiera que se requiere.

408-07 Evaluacin financiera y socio-econmica

Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseo, se debe realizar la
evaluacin financiera y socio-econmica ex-ante, que se utilizar como un elemento
esencial para tomar la decisin de seguir adelante con las siguientes etapas o de
suspender el estudio o rechazar un proyecto individual, as como para establecer el
orden de prelacin cuando se dispone de una cartera o grupo de proyectos.

Se determinar la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el
VAN o Valor Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razn Beneficio/Costo
(B/C), el Perodo de Retorno de la Inversin.

La evaluacin financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un
elemento fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo
un proyecto. Sobre la base del clculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles,
ms los criterios de evaluacin de proyectos, la institucin decidir si le conviene
invertir en el proyecto. La evaluacin determinar la rentabilidad como si la institucin
fuese una empresa privada interesada en obtener los mayores beneficios con el
menor costo posible.

La evaluacin socio-econmica proporciona elementos para decidir si se invierte en
determinado proyecto, pero su enfoque est dirigido a determinar los beneficios que
genera para la sociedad. En este tipo de anlisis interesa la contribucin del proyecto
a la economa o desarrollo del pas, pues se trata de invertir en las opciones ms
rentables desde el punto de vista econmico-social, que al mismo tiempo estn
acordes con las polticas gubernamentales.

En esta evaluacin socio-econmica los beneficios se obtienen del aumento en el
ingreso nacional provocado por el proyecto, mediante la cuantificacin monetaria de
la contratacin de los bienes, obras o servicios y los costos que corresponden al
ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en lugar de otro; aunque se utilizan las
mismas herramientas de clculo que en la evaluacin financiera como los
indicadores, los costos y beneficios se calculan con precios sociales o "precios
sombra", es decir, excluyendo las distorsiones que afectan los precios de mercado,
tales como las cargas sociales, los impuestos y las tasas de inters de los crditos.
Los dos tipos de evaluacin mencionados constituyen adems un criterio para
ordenar o establecer el grado de prioridad de los proyectos que conforman una
cartera o grupo de proyectos, a la vez que ayudan a establecer con mayor exactitud
el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se producirn.

117
La evaluacin socio-econmica es importante para aquellas instituciones cuya razn
de ser es de carcter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los
cuales resultan poco atractivos para los inversionistas privados y tambin, para
aquellos que proporcionan bienes o servicios por los cuales nadie est dispuesto a
pagar, como es el caso de un proyecto para disminuir la contaminacin ambiental, la
instalacin subterrnea de las lneas elctricas o la evacuacin de las aguas
pluviales.

408-08 Diseo definitivo

En esta etapa se elaborarn en detalle todos los documentos y planos
constructivos necesarios para llevar a cabo la construccin o ejecucin y puesta en
operacin del proyecto, de conformidad con lo establecido en el anlisis tcnico de la
opcin seleccionada en el estudio de factibilidad.

Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participacin de
aquellos profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera
ptima. Una vez terminados, conviene que sean revisados por aquellas unidades de
la entidad ejecutora que posteriormente los utilizarn, pues de este modo pueden
considerarse a tiempo sus observaciones y hacer las modificaciones pertinentes para
que el proyecto se ejecute y opere sin inconvenientes.

Para efectuar los diseos, cada profesional observar las regulaciones y normas
tcnicas aplicables al rea que le corresponde. En esta fase se define la ubicacin de
los distintos componentes de la obra en el sitio donde se llevarn a cabo; se efectan
todos los clculos necesarios para determinar sus dimensiones y dems
caractersticas fsicas; se indican los requerimientos de las instalaciones elctricas,
mecnicas o de cualquier otra ndole, necesarias para el funcionamiento de la obra o
proyecto.

Cada uno de los distintos diseos mencionados debe ser realizado por profesionales
en el rea correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma ms completa
posible, en una memoria de clculo y en una memoria descriptiva, con el fin de
facilitar el seguimiento de los criterios de diseo utilizados y de las decisiones
tomadas por el diseador respecto al objeto de su trabajo.

Esta prctica permite que otro profesional, distinto del diseador, pueda revisar los
clculos y las decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda
corregirse oportunamente para no afectar las etapas posteriores.

408-09 Planos constructivos

Los planos de construccin deben contener la informacin grfica y escrita necesaria
para la correcta ejecucin de la obra. Los planos se elaborarn de conformidad con
las disposiciones reglamentarias y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por
ejecutar.

Para evitar problemas tcnicos o econmicos en la construccin de la obra, los
planos constructivos debern tener toda la informacin necesaria para poder llevarla
a cabo.

118
Los planos constituyen la base para planificar la construccin de la obra y para
determinar su costo, por lo tanto no podrn existir descripciones insuficientes o
confusas, que provoquen problemas tcnicos y econmicos, como atrasos en la
ejecucin de la obra; incorporacin de elementos no contemplados que encarecen el
proyecto; demolicin de partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc.
El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las
caractersticas fsicas de los elementos por construir, las propiedades mecnicas de
los materiales considerados, as como los parmetros utilizados en el diseo.

408-10 Condiciones generales y especificaciones tcnicas

Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en ellos se
proporciona informacin indispensable para la correcta ejecucin de la obra, por
tanto, su grado de detalle deber permitir el clculo de costos del proyecto por
ejecutar.

En las condiciones generales se definirn conceptos, se fijarn atribuciones y
procedimientos para la administracin o fiscalizacin del contrato y se delimitarn
responsabilidades. En las especificaciones tcnicas se tratarn todos los aspectos
tcnicos de la obra.

La elaboracin de las condiciones generales y especificaciones tcnicas es bsica
para ejecutar un proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos
documentos constituyen la base para que la administracin y el contratista, definan el
mtodo de trabajo para cumplir con las condiciones estipuladas.

Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar
acordes con las condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su
elaboracin se pueden basar en especificaciones de obras similares, siempre y
cuando stas se adapten a las condiciones de la que se va a construir.

Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarn
especificaciones generales aplicables a todas ellas y cada obra tendr sus
especificaciones especiales de acuerdo a sus particulares condiciones y
requerimientos.

Las especificaciones han de ser claras, completas e inequvocas, lo cual significa
que no deben presentar ambigedades, ni contradicciones entre las mismas, que
propicien diferentes interpretaciones de una misma disposicin, ni indicaciones
parciales sobre determinado tpico, as como tampoco errores, ya que estos factores
complicarn el desarrollo del proceso de ejecucin generalmente aumentando plazo y
costo.

Las especificaciones sern inequvocas, es decir, que no den margen a
equivocaciones, para lo cual las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en
forma precisa e inconfundible, para presentar, si el caso lo amerita, diagramas y
muestras que ilustren en la mejor forma las caractersticas de la prestacin.

Bsicamente cada especificacin debe contar con las siguientes secciones:

119
Descripcin del rubro anotando sus caractersticas relevantes.
Los materiales necesarios para la ejecucin de la prestacin (podrn
mencionarse las cantidades aproximadas, as como los requisitos mnimos de
calidad que deben cumplir).
El equipo mnimo para su ejecucin, con sus caractersticas.
Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboracin y su secuencia.
Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarn, dentro
de mrgenes fijos o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de servicio.
La medicin o cuantificacin del rubro.
La forma de pago.

Para adquisicin de equipos, se elaborarn especificaciones basadas en
rendimientos y no tanto en caractersticas descriptivas, adicionalmente, sern lo ms
generales, es decir, definir valores mnimos, rangos o mrgenes dentro de los cuales
se aceptarn las ofertas. Es normativo excluir las caractersticas propias de
determinados fabricantes, sealando las tolerancias que se admitirn.

En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que
precisar el pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de
postventa, cursos de adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc.

Las condiciones generales incluirn aspectos de la obra como su descripcin; los
procedimientos administrativos por utilizar, tales como las acciones aplicables por
incumplimiento, daos y perjuicios o demora; la formulacin, presentacin y
tramitacin de planillas, los plazos para su aprobacin y las retenciones, el pago de
los reajustes de precios, la responsabilidad por la obtencin de los permisos o
licencias para efectuar el trabajo, las garantas, las modificaciones del programa de
trabajo, de los planos, de la cantidad de obra; los trabajos extraordinarios; la
recepcin de obras y las liquidaciones; los derechos y obligaciones de las partes, los
informes sobre la obra, las prrrogas de plazo y cualquier tipo de instruccin sobre
aspectos no tcnicos de la obra, que faciliten la administracin contractual.

408-11 Presupuesto de la obra

Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones tcnicas, la
Administracin calcular el presupuesto detallado de la obra. Se elaborar por unidad
de obra o rubro de trabajo, es decir, para cada una de las partes que componen el
proceso de construccin, bajo la siguiente estructura: cada precio unitario se
subdividir en costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos. Los
costos mencionados se desglosarn en sus componentes, se indicarn los
porcentajes de la utilidad y de los imprevistos considerados con respecto al monto
total del presupuesto de la obra.

El presupuesto detallado de la obra es un clculo de su costo, a partir de los
componentes del precio de cada uno de los rubros o de las unidades de obra que
conforman el proceso de construccin.

El precio de cada unidad de obra est compuesto por:

120
Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que
se los puede imputar a un rubro determinado y slo existen si la unidad de obra se
ejecuta, estos son: materiales, mano de obra y maquinaria.

Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en
sus oficinas como en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero
necesarios para efectuar los trabajos en general, por su naturaleza no se los puede
imputar directamente a un rubro determinado y deben prorratearse. Dentro de stos
se tiene: salarios y prestaciones legales del personal directivo, tcnico y
administrativo de la empresa, depreciacin, mantenimiento, alquileres y seguros de
edificios, bodegas, predios, etc.; alquiler u operacin y depreciacin de vehculos o
equipos de apoyo, de laboratorio, de topografa, de oficina, gastos de oficina,
garantas y financiamiento; trabajos previos y auxiliares como la construccin y
mantenimiento de caminos de acceso, instalacin y desmantelamiento de equipos y
limpieza final de la obra.

Para calcular estos costos, la administracin debe suponer la organizacin que una
empresa constructora requerir para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la
base en esa condicin, determinar los posibles costos indirectos asociados.

Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecucin de una
obra. Para efectos del clculo del presupuesto de la Administracin, debe
determinarse un porcentaje real, como es, el promedio de los porcentajes de la
utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la construccin.

Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier error en
la estimacin del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su
responsabilidad y pueda afectar al proceso constructivo, tales como atrasos en el
suministro de materiales, mano de obra y equipos, accidentes, extravos y robos,
escasez de materiales, mano de obra o equipos.

El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y caractersticas de los
materiales, mano de obra, maquinaria y herramientas por utilizar, as como su precio
de mercado, de manera que, en forma bastante aproximada, se pueden prever
los fondos necesarios para llevar a cabo la obra.

Si la obra va a ejecutarse por administracin directa, el presupuesto, junto con el
programa de trabajo, se utilizarn para elaborar el flujo de caja requerido para el
proceso de construccin. Si por el contrario, sta va a realizarse por contrato, el
presupuesto detallado de la obra permitir a la administracin, investigar y conocer
los diversos parmetros de comparacin para determinar lo adecuado de las
propuestas presentadas.

408-12 Programacin de la obra

La administracin prepararn un programa del avance fsico de la obra,
desglosndola en las actividades por realizar e indicando su respectiva duracin
y requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, herramientas,
maquinaria y equipos. Para ello tomar en cuenta las caractersticas
ambientales, climticas y geogrficas de la zona donde va a realizarse.

121
Para definir el plazo de ejecucin emplear un mtodo de programacin por redes de
actividades, que seale la ruta crtica y sirva como base para elaborar un diagrama de
barras y diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la duracin, los tiempos tempranos
y tardos (de inicio y trmino) y las holguras de cada actividad.

Si la obra se efecta por administracin directa, el programa de avance fsico
elaborado por la Administracin constituye una gua para programar el abastecimiento
oportuno y suficiente de los materiales, mano de obra, maquinaria y equipos por
utilizar, adems de proporcionar el plazo de construccin; esta informacin resultar
til para verificar la propiedad del presupuesto elaborado, as como para prever los
fondos necesarios para la ejecucin de la obra.

Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administracin servir
como parmetro de comparacin para examinar lo adecuado del programa de trabajo
propuesto por el adjudicatario.

El mtodo de programacin por emplear en esta tarea ser cualquier sistema de
redes: CPM, PERT, diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades
crticas. Adems, con base en la red establecida, se elaborar el diagrama de barras
correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para cada actividad, su duracin, los
tiempos tempranos y tardos de inicio y trmino, las holguras y el requerimiento de
insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos.

408-13 Modalidad de ejecucin

Una vez finalizada la fase de diseo definitivo, y con el fin de seleccionar la
modalidad de ejecucin de los trabajos, se deben comparar los requerimientos
de recursos para la ejecucin de la obra con los que tiene disponibles la entidad.
Algunas posibilidades de ejecucin son: por administracin directa, por contrato
y por concesin. Cualquiera que sea la modalidad de ejecucin escogida, deber
actuarse conforme con las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen.

Cuando haya finalizado la fase de diseo definitivo, la entidad efectuar una
comparacin entre los recursos requeridos para la ejecucin de la obra y los recursos
que tiene disponibles.

Dependiendo de los resultados de esta comparacin, la entidad podr optar por
alguna de las siguientes modalidades para ejecutarla: por administracin, alternativa
en la que la misma institucin construye la obra con su propio talento humano y
materiales independientemente del origen del financiamiento; por contrato, en cuyo
caso la entidad, por un precio y plazo de entrega determinados y de conformidad con
las especificaciones preparadas, delega en un contratista su administracin y
construccin; y, finalmente, por concesin, opcin en la que la Administracin delega
a una empresa privada la ejecucin o rehabilitacin del proyecto y le permite
explotarlo por un perodo determinado, durante el cual debe efectuar el
mantenimiento necesario para que opere en condiciones ptimas.

Todas estas modalidades estn regidas por leyes y reglamentos que explican el
procedimiento para llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y
responsabilidades de las partes involucradas, etc.

122
408-14 Ejecucin de la obra por administracin directa

Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y
humanos, tendr que hacerlo de conformidad con las especificaciones, el
programa de trabajo, el presupuesto y flujo de caja, preparados en la fase
anterior.

Si la entidad decide ejecutar la obra por administracin directa, tendr que revisar los
documentos elaborados en la fase de diseo definitivo, con el fin de verificar si cuenta
con la capacidad tcnica necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados
para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo con la disponibilidad real, habra que
modificar los planes y programas originales.

La administracin directa opera si la administracin tiene la suficiente capacidad
tcnica en conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, as como la
maquinaria y equipos que sean necesarios.

La ejecucin de una obra por administracin directa no podr ser dividida en mltiples
contratos incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratacin es admitida,
exclusivamente, para aquellos trabajos especializados tal como ocurre en el sector
privado. Como ninguna entidad dispone de todo el personal de obreros necesario
para una obra, los mismos sern contratados en forma individual.

408-15 Contratacin

Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad debe cerciorarse de contar con
toda la documentacin requerida y actualizada, para que los interesados tengan
claro el objeto de la contratacin y puedan participar sobre las mismas bases.

El tipo de concurso por realizar se determinar de acuerdo con el presupuesto
referencial elaborado por la institucin promotora y segn lo estipulado al respecto en
la normativa vigente.

El concurso se difundir para propiciar una amplia participacin, adicionalmente,
habr de seguirse rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y
Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.

Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificar que el proyecto
haya concluido su etapa de diseo y que cuenta con todos los documentos
requeridos para que el objeto de la contratacin resulte claro y los interesados
puedan utilizar esa informacin para preparar sus ofertas, garantizando el principio
de igualdad de oportunidad para los participantes. Bajo ningn concepto se iniciarn
los procesos de contratacin si la entidad no cuenta con planos constructivos de
detalle o si las especificaciones estn incompletas.

Igualmente, se verificar que existan los diseos y ms documentos necesarios pues
las condiciones supuestas al efectuar un diseo pueden cambiar radicalmente, sobre
todo si la construccin de la obra se lleva a cabo algunos aos despus de la
concepcin del proyecto.

123
408-16 Administracin del contrato y administracin de la obra

Dependiendo de la entidad duea del proyecto y la importancia del mismo, se
organizar la administracin del contrato o administracin de la obra segn se
trate de la ejecucin mediante contrato o una ejecucin directa de la Entidad.

Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una
empresa consultora que se encargar de administrar por delegacin. A pesar de
delegar estas labores, la entidad mantendr una supervisin rigurosa y estricta sobre
la obra con el propsito de vigilar las tareas de fiscalizacin.

En proyectos que involucren la ejecucin de obras civiles y equipamiento o la
ejecucin de varias obras de la misma naturaleza se designar un Administrador del
Contrato cuyas funciones, en trminos generales, consisten en velar por la calidad de
la obra, el costo y el plazo.

La ejecucin de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales,
reglamentarias y tcnicas dictadas por los rganos rectores en el campo de la
preservacin ambiental, la construccin, la salud, las relaciones laborales, el
ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los recursos naturales y
energticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional.

Toda persona que tenga a su cargo la ejecucin o administracin de una obra tiene el
deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a
los requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo
referente a las condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene
del sitio en que se ejecuta, proteccin de los trabajadores contra riesgos
profesionales. Asimismo sern obligatorias todas aquellas normas que se dicten
posteriormente a las mencionadas, ya sea para derogarlas, ampliarlas o introducir
conceptos nuevos, siempre que entren en vigencia mientras el proyecto se lleva a
cabo.

En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Pblicas o un J efe
de la unidad, ste generalmente asume las funciones de administrador del contrato o
administrador de la obra. En otras entidades, con muchos proyectos, el administrador
del contrato puede asumir la supervisin o manejo de varias obras.

408-17 Administrador del contrato

El administrador del contrato velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo
planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecucin
rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo
mediante la delegacin y supervisin de esas tareas, la comunicacin constante
con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicacin de su autoridad para
dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles
inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de s para lograr
el xito del proyecto.

Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema que evale el logro de
los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse informacin sobre su estado. Esto

124
con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las
autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto.

Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional
necesaria para que el proyecto se ejecute en forma ptima, dependiendo de la
magnitud del proyecto, se organizar una estructura de varios niveles, con un J efe de
fiscalizacin y fiscalizadores en un rea especfica: calidad, avance fsico y avance
financiero de la obra, cada uno de los cuales tendra su propio personal de apoyo y la
formacin necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra ms bien requiere
de profesionales con formacin en reas distintas, como: estructuras, arquitectura,
suelos, electricidad, mecnica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad
como el avance fsico y financiero de las obras y rindan cuentas al jefe de
fiscalizacin del proyecto. Adems, para la estructura que establezca debe definir las
funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y finalmente,
obtener el apoyo logstico e instrumentos de medicin, requeridos para que la
obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.

Son funciones del administrador del contrato, entre otras:

a) Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo a
lo programado.
b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de sus
programas o campos de accin, tengan inters en participar en la etapa de
construccin del proyecto
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera
que oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su estado y se
comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes.
d) Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto.
e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos
originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto.
f) Coordinar su trabajo con el J efe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la
administracin cotidiana del proyecto.
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la obra,
considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de
suministros, etc. aunque stos no sean constructivos y definir las funciones,
responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el
apoyo logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el
Administrador del Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas
las labores.
h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y definitiva.

408-18 J efe de fiscalizacin

El jefe de fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta
ejecucin de la obra, mediante el control de la calidad, el avance fsico y el
avance financiero de la obra. Dichos controles conllevan una evaluacin
mensual, de los aspectos mencionados y la comunicacin de resultados a los
mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando
afectan las condiciones pactadas en relacin al plazo, presupuesto y calidad de
la obra.

125
Corresponde al jefe de fiscalizacin obtener informacin estadstica sobre los
rendimientos de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, as como llevar un
recuento de la incidencia de la lluvia en la paralizacin de labores en la obra. La
informacin resultante es muy til para preparar futuros proyectos, pues permite
prever los plazos de ejecucin, la influencia de la precipitacin sobre stos, la
cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a
cabo una obra, as como los posibles problemas que se podran suscitar.

El jefe de fiscalizacin, se asegurar de que la obra se ejecute de conformidad con
las bases establecidas en los estudios de preinversin, es decir, de acuerdo con el
diseo definitivo, las especificaciones y dems normas tcnicas aplicables, para
lograr obtener del proyecto los beneficios esperados. No obstante, antes de iniciar la
construccin, debe revisar los pliegos con el fin de detectar oportunamente cualquier
error u omisin, as como cualquier imprevisin tcnica que luego pueda afectar en
forma negativa el desarrollo del proceso constructivo.

Adicionalmente, es competencia del jefe de fiscalizacin resolver en forma oportuna
los problemas tcnicos que se presenten durante el proceso constructivo, as como
asegurar que el contratista disponga del personal tcnico con la suficiente
preparacin, el empleo de materiales, equipos y maquinaria, en la cantidad y calidad
estipuladas en los planos y especificaciones.

Son funciones del jefe de fiscalizacin, entre otras:

a) Proponer al administrador del contrato la organizacin e infraestructura necesaria,
para administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde ste se construir;
definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman, de
modo que las labores de construccin o de inspeccin se realicen dentro del
marco legal y reglamentario vigente.
b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance
fsico, que aseguren la correcta ejecucin de la obra.
c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo
con los diseos definitivos, las especificaciones tcnicas, programas de trabajo,
recomendaciones de los diseadores y normas tcnicas aplicables.
d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma
oportuna, que puedan presentarse en los planos constructivos o especificaciones,
as como imprevisiones tcnicas, de modo que de inmediato se corrija la
situacin.
e) Resolver oportunamente los problemas tcnicos que se presenten durante la
ejecucin de las obras.
f) J ustificar tcnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se
tengan que realizar durante la ejecucin de las obras e informar al administrador
del contrato para adoptar las decisiones que correspondan.
g) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal,
materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones
climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la
preparacin de futuros proyectos.
h) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados
en la ejecucin de la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y
suficiente, y correspondan a lo estipulado en las especificaciones o en la oferta
del contratista.

126
i) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su
estado, documentar los resultados obtenidos y mantener informados a los
mandos superiores, sobre el avance de la obra, los problemas surgidos
durante su ejecucin y las medidas aplicadas.
f) Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones
pactadas en cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador
del contrato para que resuelva.
k) Asumir en nombre de la institucin, la relacin con las comunidades donde se
ejecuten los proyectos, en los asuntos inherentes a stos.
l) Coordinar las pruebas finales de aceptacin y la entrega de las obras para su
entrada en operacin.

408-19 Fiscalizadores

En los casos en que la ubicacin, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten,
el jefe de fiscalizacin podr designar a uno o ms fiscalizadores con la formacin
profesional necesaria, para que se encarguen de inspeccionar la obra o un rea
especfica de sta.

La designacin de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o complejidad
del proyecto; as, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance fsico de la
obra y otro que controle el flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada
rea especializada, como por ejemplo, para el sistema elctrico, el sistema mecnico,
la parte estructural y otro para acabados, cada uno de los cuales debe controlar los
tres aspectos mencionados, calidad, avance fsico, flujo de caja, correspondientes a
las obras a su cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada fiscalizador
podra contar con el personal que sea menester para el desempeo de su cargo.

Cuando los documentos de licitacin especifiquen determinados requisitos para el
profesional responsable de la obra por parte del contratista, el fiscalizador deber
reunir al menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda desempear una
adecuada labor de control. La paridad de conocimientos tcnicos entre el fiscalizador
y el profesional responsable de la obra por parte del contratista, es muy importante,
pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda ejercer sobre el
segundo un eficiente trabajo y efecte una correcta evaluacin de los trabajos
realizados.

Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su competencia, son las
siguientes:

a) Revisar en conjunto con el jefe de fiscalizacin, los documentos contractuales con
el fin de verificar la existencia de algn error, omisin o imprevisin tcnica, que
pueda afectar la construccin de la obra y de presentarse este caso, sugerir la
adopcin de medidas correctivas o soluciones tcnicas, oportunamente.
b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el
rea bajo su cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y
proponer soluciones para corregir la situacin.
c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecucin de la
obra.

127
d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por
el contratista; adems, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas,
comparando la obra realizada, con la que deba ser ejecutada de acuerdo con el
programa de trabajo autorizado.
e) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal,
materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones
climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la
preparacin de futuros proyectos.
f) Verificar la calidad de los materiales, as como la de los elementos construidos,
mediante ensayos de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisin y
siguiendo rigurosamente las especificaciones tcnicas.
g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos,
especificaciones, detalles constructivos y cualquier otro aspecto tcnico
relacionado con la obra.
h) Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de
construccin de las obras a su cargo, las observaciones, instrucciones o
comentarios que a su criterio deben ser considerados por el contratista para el
mejor desarrollo de la obra.
I) J ustificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos
extraordinarios en las obras bajo su supervisin.
j) Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar
modificaciones de los planos originales o haya que realizar obras adicionales.
k) Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones
u obras extraordinarias por realizar.
l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante
el proceso de construccin, con el fin de obtener los planos finales de la obra
ejecutada.
m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista,
tomando como gua las especificaciones.
n) Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo de aqul
que no satisfaga los requisitos necesarios.
o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas
condiciones y en el caso de que la obra se realice por contrato, sean los
especificados.
p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseos, especificaciones,
programas de trabajo, licencias, permisos y dems documentos contractuales.
q) Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso
constructivo.
r) Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el contratista y en
caso necesario, sugerir las modificaciones que estime pertinentes.
s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de proteccin ambiental,
laborales, se seguridad social y de seguridad industrial.
t) En proyectos de importancia, preparar memorias tcnicas sobre los
procedimientos y mtodos empleados en la construccin de las obras, para que
sean utilizados como fuentes de informacin en proyectos futuros.
u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mnimo la
siguiente informacin:

Un anlisis del estado del proyecto desde el punto de vista econmico y del
avance fsico, respaldado por los clculos correspondientes.

128
Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto.
Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en
obra, con recomendaciones al respecto, si es necesario.
Estadsticas sobre las condiciones climticas del sitio donde se ejecuta el
proyecto (especialmente de la precipitacin pluvial) y su incidencia en el
desarrollo de los trabajos.
Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista. Anlisis
del personal tcnico del contratista

v) Entregar la informacin producida para las recepciones.
w) Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras a su cargo.

408-20 Documentos que deben permanecer en obra

En todos los proyectos u obras que se efecten con fondos pblicos, deben
permanecer en el sitio de la construccin los siguientes documentos:

Copia del contrato de construccin
Los planos constructivos.
Las especificaciones tcnicas, generales y especficas
El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de los recursos requeridos
por actividad.
El libro de obra
Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista
Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance
de obra, reajustes, obras extraordinarias, etc.
Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio.

Los documentos citados permanecern en el lugar de ejecucin del proyecto, dado
que contienen informacin sin la cual no sera posible ejecutar la obra, realizar las
labores de control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las de control externo
que atae a la Contralora General del Estado.

408-21 Libro de Obra

El libro de obra es una memoria de la construccin, que debe contener una resea
cronolgica y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construccin y
sus pormenores: sirve para controlar la ejecucin de la obra y para facilitar la
supervisin de sta.

Al iniciar la construccin el jefe de fiscalizacin o fiscalizador encargado de tal
responsabilidad, escribir la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los
profesionales que participarn en la obra. Si durante el proceso hay algn cambio de
profesionales, del contratante o contratista, ello deber constar en el libro.

Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotacin en el libro de
obra, deber iniciarla con la fecha y terminarla con su firma.

De presentarse algn problema con la calidad de los materiales suministrados, los

129
trabajos realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los
mtodos constructivos, o con cualquier otro aspecto, deber constar tambin en el
libro de obra las acciones tomadas para corregirlo y los resultados de dichas
acciones.

Al concluir el proyecto, el fiscalizador anotar en el libro de obra la fecha de
finalizacin e indicar las caractersticas principales de la construccin; adems, har
constar que los equipos y sistemas electromecnicos incorporados a la obra
funcionan correctamente.

El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecucin de la obra y
facilitar su supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde conste la
gestin de la unidad de fiscalizacin de la construccin y la de todos aquellos
profesionales que estn vinculados con ella en razn de su funcin o en cumplimiento
de leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se utilizar como respaldo de la
actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos constructivos, los
resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la
construccin, las soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos, etc.

408-22 Control del avance fsico

El jefe de fiscalizacin velar por el cumplimiento del programa de ejecucin
establecido. De presentarse atrasos con respecto al programa, tomar las
acciones necesarias para ajustar las actividades, de manera que, tan pronto
como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo programado. Sin
embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crtica del proyecto, informar de
inmediato al administrador del contrato, para que ste resuelva el problema
oportunamente.

El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecucin
definitivo, aprobado por la administracin, sin embargo, cuando por razones
imputables a l, alguna actividad que no sea crtica muestre un atraso que sobrepase
la holgura total, el fiscalizador anotar el hecho en el libro de obra e instar al
contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en las condiciones
generales, un nuevo programa de asignacin de recursos, que asegure la finalizacin
de la obra en el plazo convenido. Si el contratista no cumple su propuesta, el
fiscalizador aplicar las sanciones respectivas, las cuales estarn estipuladas en el
contrato.

El control del avance fsico de la obra es responsabilidad del jefe de fiscalizacin
como representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del
proyecto y evaluar peridicamente el proceso constructivo en relacin con lo
programado. Deber tomar previsiones para poder evaluar ese avance en cualquier
instante.

El jefe de fiscalizacin efectuar el control del avance fsico por semana, pues de
esta manera, al efectuar la medicin en conjunto con el contratista, cotejar los datos
obtenidos, que servirn para la revisin de las planillas de avance de obra y de los
documentos de respaldo.

130
El jefe de fiscalizacin establecer las acciones a tomar cuando detecte atrasos con
respecto al programa, pues de su oportuna aplicacin depende la ejecucin del
proyecto en el plazo programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa
el lmite establecido, holgura total, deber advertirle mediante el libro de obra y
comunicacin escrita para que dentro de un plazo determinado, presente las medidas
correctivas que aseguren la finalizacin del proyecto en el plazo convenido. Si el
atraso incide en la ruta crtica, el jefe de fiscalizacin aplicar las sanciones del caso,
de acuerdo con lo estipulado en el contrato.

408-23 Control de calidad

El jefe de fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal comprometido en estas
labores velarn por el estricto cumplimiento de las especificaciones tcnicas
respectivas. De presentarse desviaciones que sobrepasen los lmites de
variacin establecidos, tomar las acciones necesarias para corregirlas de
manera inmediata.

El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el rea a su cargo, deber
sealarlo en el libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible
en forma inmediata y si no lo es, para que ste someta a su consideracin la solucin
propuesta.

El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la obra, de conformidad con las
especificaciones y dentro del rango de variacin permitido en stas. De ninguna
manera aceptarn rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la
calidad definida en la etapa de diseo. Controlar la calidad de todos los rubros y de
toda la obra es la misin ms importante de fiscalizacin, especialmente en aquellas
partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen que ver con la seguridad
posterior de la obra.

De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarn las acciones
necesarias para corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos
donde no sea posible corregir el trabajo, la nica opcin es el derrocamiento de la
parte mal realizada y su reconstruccin a costa del contratista. Si la obra se ejecuta
por administracin directa, personal de la entidad a cargo de estas labores, tomar
las acciones pertinentes para resolver la situacin, actuando dentro de sus
potestades y guindose por los principios de eficiencia, eficacia y economa. Si la
obra se ejecuta por contrato, deber advertirlo inmediatamente al contratista por
medio del libro de obra y comunicacin escrita, lo cual bastar para que ste acate
sus instrucciones. Si el contratista no atiende las instrucciones, el fiscalizador
aplicar las sanciones indicadas en el contrato.

408-24 Control financiero de la obra

El jefe de fiscalizacin evaluar en forma mensual, el avance financiero de la obra en
relacin con lo programado. De existir discrepancias, analizar su origen y tomar las
acciones necesarias para corregir la situacin. Asimismo, llevar el control del
presupuesto asignado a la obra, de manera que en cualquier momento, pueda
conocer con certeza el saldo de la asignacin presupuestaria disponible.

131
El jefe de fiscalizacin controlar el avance financiero, realizando como mnimo una
evaluacin mensual para verificar si la obra se desarrolla segn lo previsto. Los cortes
para determinar el avance fsico se efectan tambin mensualmente y dado que el
avance financiero debe corresponder a un determinado avance fsico, se har
coincidir las fechas de corte.

El resultado de la evaluacin servir para determinar si el monto acumulado de los
gastos, corresponde al avance fsico que deba haberse alcanzado a esa fecha; de no
ser as, se estudiarn las causas y se tomarn las acciones correctivas necesarias.
En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el jefe de fiscalizacin deber
conocer el monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contradas,
pues del saldo dependen las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el
ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la posibilidad de disponer de ms recursos
financieros.

An cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el control de la
asignacin presupuestaria permitir iniciar oportunamente los trmites requeridos
para obtenerlos, lo cual asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de
vista financiero.

El jefe de fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos para los pagos de
planillas, de encontrar demoras injustificadas comunicar el particular a los niveles
jerrquicos superiores

408-25 Incidencia de la lluvia

Cuando las caractersticas climticas de la zona o la estacin durante la cual se
efecte la construccin y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo
ameriten, la entidad ejecutora de la obra deber tomar las previsiones del caso para
llevar un registro detallado de la incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos
en el sitio, conforme se presente esa situacin.

Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har constar en el libro de obra o
en un registro la fecha en la cual se present esa condicin, cules trabajos se
suspendieron, a qu hora y por cunto tiempo, en qu medida fueron afectados y se
expondrn las razones por las cuales no se pudo continuar. Las anotaciones sern
ratificadas por la firma del fiscalizador encargado de llevar este control, as como por
la del profesional representante del contratista. Los datos as recabados se
emplearn, en conjunto con el programa de ejecucin, para determinar la prrroga de
plazo que se autorizar por este concepto.

La informacin presentada por los contratistas con datos de la precipitacin pluvial de
estaciones meteorolgicas cercanas al sitio de construccin o notas de prensa no
podr ser considerada como respaldo para solicitar prrrogas por atrasos a causa de
la lluvia, ya que no constituyen un criterio suficiente sobre el cual pueda
fundamentarse la decisin de otorgar o no la prrroga solicitada, pues no
necesariamente reflejan la situacin del sitio de la obra y no brindan informacin
sobre el tiempo de paralizacin de los trabajos por ese motivo, ni en qu medida
stos se vieron afectados.

132
El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a este tema, pues
conjuga los aspectos que normalmente influyen al tomar la decisin de prorrogar o no
el plazo. De este modo se da mayor importancia a los efectos de la lluvia sobre los
trabajos y no a la lluvia en s, ubica los sucesos en el tiempo, con fecha y hora y en
forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podran tener
desavenencias, hacindolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripcin de la
informacin consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los
contratistas ya consideran una suspensin forzosa de los trabajos de construccin por
la marcada estacin invernal, en tales casos, no cabe la ampliacin del plazo por la
incidencia de la lluvia.

408-26 Medicin de la Obra Ejecutada

La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar
desembolsos, slo si cuenta con los respectivos documentos de respaldo, aprobados
por las servidoras y servidores autorizados. Para tal efecto, el ltimo da del mes en
revisin, se concluirn las mediciones y clculos de la obra ejecutada durante ese
perodo.

El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la
administracin en forma reglamentaria, en las condiciones generales, las
especificaciones o bien en la reunin de preconstruccin, en conjunto con el
contratista o el fiscalizador, segn sea el caso; como mnimo deber incluirse en esa
documentacin, un listado de los captulos, rubros o actividades y sub actividades del
programa de ejecucin, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante
el mes en revisin y la obra por ejecutar, adems de las mediciones y clculos que
dieron origen a los datos suministrados.

Tanto el contratista como el fiscalizador realizarn sus propias mediciones, cuyos
resultados se cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El
contratista deber entregar su estimacin al fiscalizador hasta la fecha de corte, en
el plazo indicado en las condiciones generales o en el contrato o lo convenido en la
reunin de preconstruccin y adjuntar los documentos de respaldo
correspondientes; el fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo
convenido o estipulado. Cuando la obra se ejecute por administracin directa, se
proceder de manera similar a la citada y se cumplirn tambin los plazos
especificados para la presentacin de las solicitudes de desembolso y su revisin.
El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad de
que se est pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medicin
de la cantidad de obra ejecutada.

Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por
avance de obra que consignen las mediciones realizadas, as como los clculos
efectuados para determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener por
simple medicin.

Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o
externos, pues se facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra.
Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos para
construir las obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo realizado para

133
ambas partes y llevar el control del avance de los mismos.

408-27 Prrrogas de plazo

Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al
contratista se produzcan atrasos en actividades crticas o en actividades cuya
holgura total sea sobrepasada, tornndolas crticas.

El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las
disposiciones contractuales despus de conocer el hecho que demorar la ejecucin
y en cuanto tenga la informacin suficiente, aportar la documentacin probatoria
necesaria para que la administracin pueda resolver el reclamo.

La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al servidor que cuenta
con las atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas.
Adicionalmente, el servidor responsable de la administracin, tendr el plazo previsto
contractualmente o reglamentariamente para resolver el reclamo interpuesto, para lo
cual llevar a cabo los estudios o investigaciones necesarios.

El aumento del plazo de la construccin procede cuando se presentan atrasos por
caso fortuito o fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el
atraso puede ser causado en situaciones, como: robos del equipo utilizado,
destruccin vandlica de las obras, cierres de carreteras o cualquier acto realizado
por personas o animales que causen daos a la obra o afecten su desarrollo normal.
En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones, terremotos,
huracanes, etc., es decir por fenmenos naturales.

Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas:

Falta de materiales de construccin o equipos a incorporar en el mercado
nacional o internacional.
Perodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo sealado
en la Norma de Control Interno 600-25
Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran
aumento de plazo.
Incumplimiento de la administracin en suministrar:
Los planos de diseo indispensables para iniciar o continuar la construccin. Los
terrenos necesarios para ejecutar las obras.
Existencia de impedimentos legales o de otra ndole que dificulten la realizacin
de los trabajos.
Orden escrita de la administracin de parar o disminuir el ritmo de avance de la
obra.
Incumplimiento de la administracin en el pago de acuerdo con las clusulas del
contrato.

Para determinar los das de prrroga que se concedern por las causas mencionadas
anteriormente, el jefe de fiscalizacin o fiscalizador examinar la incidencia de los
atrasos en la ruta crtica; as, nicamente se otorgar prrroga por el nmero de das
que aumente el plazo original, a raz del atraso. Tambin puede prorrogarse el plazo
cuando se agota la holgura total de una actividad que, por su posicin dentro del

134
programa, se torna crtica e incrementa consecuentemente el plazo original; en este
caso, se conceden tantos das como haya sido afectado el plazo.

El contratista comunicar oportunamente al jefe de fiscalizacin, los hechos que van
a provocar demoras en la construccin, as como sus causas, pues esto permite a
ambas partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las
actividades afectadas. Tal comunicacin ser fundamentada, de conformidad con
las disposiciones reglamentarias al respecto.

La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga, deber reunir las
siguientes caractersticas: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en
cuestin; ser confiable, lo cual implica estar exenta de errores y adems, que
los datos suministrados correspondan a la realidad de la obra y luego, ser clara y
concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de diferente manera una misma
informacin y facilitar la revisin de los documentos, gracias a la brevedad y precisin
de su contenido.

408-28 Planos de registro

Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos
finales de construccin, con el fin de reflejar fielmente cmo se construy y su
localizacin exacta.

Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista, deben elaborar los
planos de registro que incorporen las modificaciones realizadas durante la
construccin, con el fin de que reflejen las caractersticas de las obras realmente
construidas, as como su localizacin exacta. Esta prctica redundar en beneficios
para la administracin o entidad, pues facilitar las tareas de mantenimiento y
reparaciones, as como el diseo de posteriores remodelaciones, ampliaciones,
rehabilitaciones, reconstrucciones, etc.

Los planos finales son indispensables cuando se tienen que disear remodelaciones
o ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a
los existentes o stos deben readecuarse para soportar las cargas adicionales.

408-29 Recepcin de las obras

Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se efectuar 15
das despus de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la
finalizacin de las obras de construccin y otra definitiva que no podr
realizarse en un plazo menor a seis meses despus de la fecha de la recepcin
provisional.

En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se
desarroll el proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la
recepcin provisional se indicar al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con
observaciones, en cuyo caso se sealarn las causas de ello, para que el constructor
proceda a corregir los problemas. Las actas sealarn como mnimo lo siguiente:

Los antecedentes contractuales de la obra.

135
Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas.
La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.

Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar
por concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y
cualquier otro rubro contemplado, si la recepcin es provisional. Si sta es
definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite reclamos pendientes
de las partes.

Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin, incluyendo
prrrogas. Se establecern las sanciones a las que hubiere lugar.
Si las obras se reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las
razones para que sea as.

Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones provisional y
definitiva sern realizadas por una comisin de representantes de los futuros
usuarios, en presencia del administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute
por contrato, actuarn en la recepcin el contratista y los integrantes de la comisin
designada por la mxima autoridad de la entidad contratista, integrada por el
administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido en el proceso de
ejecucin del mismo.

El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto de recepcin oficial, no
exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si stos afloran durante
los diez aos posteriores a la fecha de la recepcin definitiva.

El constructor o contratista deber a comunicar por escrito, al jefe de fiscalizacin, la
finalizacin de las obras a su cargo, para que proceda a su recepcin. Esta
comunicacin formaliza la fecha de trmino de las obras y constituye una constancia
de que este hecho fue oportuna y debidamente comunicado a la administracin. En
forma previa a la recepcin del proyecto se efectuar una revisin de las obras a fin
de consignar sus resultados en el acta de recepcin, especialmente si se detecta
algn problema, en cuyo caso, ste deber sealarse al constructor para su
correccin inmediata, o para que asuma las responsabilidades correspondientes.

Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea provisional o definitiva y hasta
la suscripcin del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas
en el proceso. Si la ejecucin se realiz por administracin directa, los representantes
de los futuros usuarios recibirn la obra de parte del administrador de la obra previa
revisin de sta, y al finalizar, los participantes suscribirn el acta elaborada, con las
salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecut por contrato, el J efe de
fiscalizacin y fiscalizadores actuarn suministrando toda la informacin necesaria a
la comisin de recepcin integrada por profesionales designados por la mxima
autoridad. Los resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir, haciendo las
salvedades que estimen pertinentes.

La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en condiciones de servicio
de manera que la entidad verifique su adecuada operacin o funcionamiento y, a la
vez, dar oportunidad al constructor de corregir, en los seis meses comprendidos
entre la recepcin provisional y la definitiva, los defectos detectados durante la

136
revisin; dicho plazo se considera suficiente, pues si el constructor comunic
formalmente la finalizacin de las obras fue porque consider que haba cumplido con
lo especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepcin definitiva por su parte,
constituye el cierre oficial de la etapa de construccin y la terminacin del contrato, de
manera que no deben quedar reclamos pendientes y cualquier reparacin que se
hubiere hecho constar en el acta de recepcin provisional, en ese momento debe
estar terminada.

Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de mantenimiento que
deber efectuar el constructor durante el perodo comprendido entre la recepcin
provisional y la definitiva, tema que, deber constar en las especificaciones tcnicas,
considerando el mantenimiento como un rubro o actividad del contrato. Adems,
deber definirse la forma en la cual ser pagado el servicio.

No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la obra a satisfaccin, si
durante los diez primeros aos de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas
que no pudieron detectarse durante o inmediatamente despus de la construccin, el
Constructor debe responder por ello, segn las leyes vigentes en relacin con la
responsabilidad por vicios ocultos.

408-30 Documentos para operacin y mantenimiento

El diseo definitivo ser remitido a las unidades de operacin y mantenimiento
para que conozcan el proyecto y efecten las recomendaciones que estimen del
caso. Cuando finalice la construccin de la obra, se enviar a las mismas
unidades que operarn o brindarn servicio de mantenimiento, los planos finales
con todas las modificaciones efectuadas al diseo original para que planifiquen
y programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a
cabo.

Ser tarea de los departamentos de operacin y mantenimiento adems, elaborar los
respectivos manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o
capacitacin para elaborar tales manuales, los encargados del diseo sern los
responsables de producirlos.

Las unidades encargadas de efectuar la operacin o el mantenimiento de las obras
construidas, deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de
trabajo, de modo que aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa
de preinversin. Para que esto sea posible, se considerarn los estudios del diseo
definitivo que les permitan disponer de la necesaria informacin para que la
operacin de las obras se efecte en el nivel previsto para producir los beneficios
esperados.

Tambin se requerirn los planos finales que muestren las modificaciones
incorporadas a la obra, pues stas debern considerarse para ajustar los planes,
programas y presupuestos elaborados.

408-31 Operacin

Los planes y programas de operacin deben elaborarse para que la obra

137
funcione de manera ptima, partiendo de la certificacin de que se tienen todos los
recursos e insumos necesarios para ello. La administracin debe asegurar al menos
un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra.

Para efectuar la programacin de la operacin de una obra deben considerarse:

o El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar.
o El comportamiento del mercado en que se colocar el bien o servicio.
o Las caractersticas de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se
produce el bien.
o La experiencia de la institucin o de otras instituciones en obras similares: este
aspecto ayudar mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra
semejante, porque proporciona informacin prctica sobre el funcionamiento real
de una obra afn a la que se va a poner en operacin.
o Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definir la
cantidad de equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para la
operacin de la obra, as como las caractersticas que stos deben reunir.

Cuando el sistema es complejo se capacitar a los futuros operarios, antes de que la
obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento.
Los factores externos que inciden en la operacin de la obra, como: las labores de
mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento del trfico, el
presupuesto dispuesto por la entidad para la operacin de la obra, etc.

408-32 Mantenimiento

Las entidades prestarn el servicio de mantenimiento a los bienes y obras pblicas a
su cargo, con el fin de que stas operen en forma ptima durante su vida til y
puedan obtenerse los beneficios esperados, de acuerdo con los estudios de
preinversin. Cuando existan restricciones presupuestarias, se efectuarn los
ajustes correspondientes para que la obra opere en un nivel aceptable y esta
situacin se comunicar a las autoridades de la entidad, para que tomen las medidas
correctivas pertinentes.

Se impulsarn dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya funcin es evitar o
prever los daos que interrumpan el servicio o la produccin de bienes, disminuyan el
rendimiento esperado o su calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o
dao, cuando ya se haya presentado.

El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras pblicas es
esencial para asegurar su durabilidad y la obtencin de los beneficios esperados
durante la vida til de stas.

El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir juntos
y aplicarse en el momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo, cada vez
que surja una emergencia.

Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento ptimo
de la obra, se asignar un presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al
preventivo; si esto no es posible por razones presupuestarias, se informar sobre

138
esta situacin a las autoridades de la entidad para que tomen las medidas correctivas
y se pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan pronto como sea posible.
Para efectuar el planeamiento, la programacin y el presupuesto del mantenimiento
preventivo, se considerarn los siguientes aspectos:

Caractersticas de los elementos que componen la obra.
Experiencia con proyectos similares.
Determinacin de los recursos necesarios que debe apoyarse en la informacin
recabada en los puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del
personal, como de los materiales, equipos, maquinaria y herramientas. Se
determinar el tipo y cantidad de personal requerido; los materiales, repuestos,
equipos, maquinaria y herramienta necesarios; el transporte para movilizarlos,
etc.
Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible
de la institucin; el sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para
la compra de los materiales o repuestos, la disponibilidad de materiales,
repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el mercado; etc.
Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se establecern las posibles
emergencias y las acciones inmediatas por tomar cuando stas se presenten, as
como asegurar el suministro de los recursos para poder atenderlas
oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio de
mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en trminos de
la incidencia que sta tenga en la prestacin del servicio o la produccin del bien.
Para llevar a cabo esta labor, el personal a cargo de la planificacin deber
conocer la obra y sus partes, as como la forma en que opera, adems de tener
vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.

El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daos imprevisibles o
emergencias, debe planificarse recurriendo a la previsin de la ocurrencia de posibles
fallas.

408-33 Evaluacin ex-post

Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones peridicas del
funcionamiento de la obra, esto es, comparar los ingresos y costos reales con
los ingresos y costos previstos en los estudios de preinversin. Para ello los
perodos comprendidos entre una evaluacin y otra, debern coincidir con los
perodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del proyecto. Las
evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados
obtenidos permiten retroalimentar la informacin necesaria para nuevos
proyectos.

La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el
ciclo de vida del proyecto, en la etapa de operacin es an ms importante, pues
permite saber si se estn obteniendo los beneficios esperados y cules factores han
influido en el xito alcanzado o en caso de no ser as, analizar la causa de las
desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr lo
planeado.

Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables empleadas en

139
los estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y
fundamentalmente, ayudar a no cometer los mismos errores; en este sentido,
constituye una verdadera fuente de retroalimentacin, pues, la simple experiencia no
basta. Se identificarn los diversos factores de xito y se explicar su influencia en los
resultados.

Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los
problemas suscitados, mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y
hacer ms eficiente el servicio.

409 GESTIN AMBIENTAL

409-01 Medio Ambiente

Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, fsicos,
qumicos o biolgicos, socioculturales y sus interacciones, en permanente
modificacin por la naturaleza o la accin humana, que rige la existencia y desarrollo
de la vida en sus diversas manifestaciones.

Cualquier espacio de interaccin y sus consecuencias, entre la sociedad
(elementos sociales, recursos humanos) y la Naturaleza (elementos o recursos
naturales).

A su vez, el medio ambiente est formado por el ambiente fsico o natural y el
ambiente humano. El primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales:
clima, suelo, agua, flora (vegetacin forestal, pastos naturales, especies vegetales
silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados y especies silvestres en
general), minerales (metlicos y no metlicos), energa (renovable y no renovable) y
residuos.

El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales
tienen como punto de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las
actividades se consideran a la ejecucin de todo tipo de infraestructura (edificaciones,
construcciones de diversa ndole, maquinaria y equipos) y en general a todo lo que
sea fruto de la ingeniera de la humanidad (ciencia y tecnologa). Comprende tambin
el comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes y la naturaleza,
incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservacin del ambiente) y negativos
(destruccin contaminacin ambiental).

409-02 Organizacin de la unidad ambiental

Las entidades y organismos del sector pblico que manejen proyectos de
inversin deben contar con una unidad de gestin ambiental conformada con
especialistas en varias disciplinas, con conocimientos ambientales en el rea de
su respectiva competencia, que aseguren la prevencin de daos, afectaciones
y riesgos ambientales y el control ambiental en todas las fases de los proyectos,
programas y actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar
aspectos ambientales a nivel institucional; as como la debida coordinacin en
los procesos de participacin ciudadana en proyectos y/o programas que planee
ejecutar la entidad.

140
La unidad de gestin ambiental se ubicar dentro de la estructura orgnica de la
entidad en un nivel de direccin, con vnculo directo a las unidades ejecutoras de
proyectos, debiendo apoyar a la alta direccin en la toma de decisiones, relativas a
gestin ambiental de la entidad, planeacin y ejecucin de proyectos y obras que
necesariamente ocasionan impactos ambientales en la construccin. Asesorar en la
formulacin de polticas y programas internos y la observancia del marco jurdico
ambiental vigente.

La mxima autoridad de la entidad aprobar los procedimientos que permita organizar
la unidad de gestin ambiental y asignar los recursos humanos calificados y
necesarios.

Los funcionarios de la Unidad de Gestin Ambiental cumplirn las funciones, deberes
y obligaciones especficas, propias de su jerarqua y de acuerdo con lo que disponga
el orgnico funcional de la entidad.

La unidad de gestin ambiental manejar los estudios ambientales que se realizarn
previas a la ejecucin, durante la ejecucin y en el abandono de un proyecto.

De acuerdo a la legislacin vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de
un proyecto son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al
inicio de un proyecto; la Auditora Ambiental, AA, que se realiza durante la
construccin de un proyecto y el Plan de Manejo Ambiental, PMA, que se realiza en
cualquier fase del proyecto.

409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica

Los responsables de la unidad de gestin ambiental debern aplicar las normas
contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Ambiental Secundaria, al
amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin
Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La unidad llevar
adelante la gestin ambiental en todas las fases de un proyecto.

El director de la unidad participar en las reuniones tcnicas y legales, a fin de emitir
sus puntos de vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y
proyectos, cuyas opiniones sern determinantes para la toma de decisiones.

Participar en forma paralela en los estudios y diseos definitivos del proyecto, para
definir variantes en proyectos lineales cuando stas sean necesarias para evitar
afectaciones a ecosistemas o zonas frgiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de
emplazamiento si se trata de una obra de edificacin o de otra naturaleza; para la
elaboracin de especificaciones tcnicas ambientales de prevencin y mitigacin de
impactos ambientales que debern formar parte del contrato.

Ser el interlocutor en los mecanismos de participacin ciudadana, esto es, en las
consultas y audiencias pblicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generar
el proyecto en su ejecucin y cuando entre en operacin.

Tambin participar en los procesos de contratacin de consultora, para la
realizacin de los trminos de referencia para la ejecucin de los estudios de impacto

141
ambiental y planes de manejo ambiental, los cuales despus de su revisin y no
objecin, sern puestos en conocimiento de la autoridad ambiental responsable, para
su aprobacin. Se responsabilizar del proceso de licenciamiento ambiental,
cuyo trmite, obligatoriamente ser previo al inicio de construccin del proyecto. Si
fuere del caso y de contar con el personal adecuado, podr la misma unidad preparar
los trminos de referencia, previo el trmite correspondiente.

En el proceso constructivo realizar el monitoreo ambiental mediante la medicin de
las emisiones, el control de los efluentes; identificacin de sustancias contaminantes
en concentraciones y permanencia superiores o inferiores a las establecidas en la
legislacin vigente; reconocimiento de daos ambientales, considerados como la
prdida, disminucin, detrimento o menoscabo significativo de las condiciones
preexistentes en el medio ambiente o uno de sus componentes; admisin de daos
sociales ocasionados a la salud humana, al paisaje y a los bienes pblicos o privados;
as como, controlar el cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las
especificaciones tcnicas ambientales. Debiendo presentar informes peridicos a la
mxima autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios
inmediatos.

409-04 Gestin ambiental en proyectos de saneamiento ambiental

Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollar la entidad, debern ser
vigilados y tomar partida la unidad de gestin en todo el proceso, esto es, en las
fases de planeacin, factibilidad, licenciamiento ambiental, aprobacin, contratacin,
ejecucin, operacin y mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y
prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental para el Manejo y Disposicin
Final de Desechos Slidos no Peligrosos, tambin la Norma Tcnica para Desechos
Peligrosos, y las Normas Tcnicas de Calidad Ambiental, aplicables dependiendo del
proyecto, comprendidas en el Libro VI del Texto Unificado de Legislacin Secundaria,
TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de
Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.

Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las
condiciones de vida de los habitantes y evitar la contaminacin del medio ambiente,
comprendidos, entre otros, sistemas de alcantarillado; agua potable; recoleccin,
transporte, disposicin y manejo de desechos slidos; recoleccin, transporte y
operacin de desechos peligrosos.

Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos slidos producidos por
sus habitantes. Desechos slidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos
del barrido de calles, desechos industriales, de establecimientos hospitalarios no
contaminantes, plazas de mercado, ferias populares, playas, escombros, entre otros.

Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus caractersticas corrosivas,
txicas, venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biolgicas, infecciosas,
irritantes, de patogenicidad, carcinognicas representan un peligro para los seres
vivos, el equilibrio ecolgico o el ambiente.

409-05 Gestin ambiental en la preservacin del patrimonio natural

En el mbito de competencia de la entidad pblica, la unidad de gestin

142
ambiental, velar por prevenir daos ambientales, proteger, investigar,
recuperar, restaurar el patrimonio natural, comprendido en: ecosistemas
frgiles, parques nacionales, reservas ecolgicas, refugios de vida silvestre,
reservas biolgicas, reservas de produccin y fauna, reas nacionales de
recreacin, turismo de reas naturales, a fin de preservar los recursos naturales
y la biodiversidad, aplicando las normas comprendidas en el Texto Unificado de
Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del
Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la
Contaminacin Ambiental.

La unidad de gestin ambiental en el mbito de las facultades de la entidad, dentro de
su alcance deber propender al mantenimiento de la diversidad biolgica mediante un
desarrollo y una gestin sostenibles de hbitats naturales y sus zonas circundantes
de valor y el control del consumo y comercio de especies silvestres.

Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres
grupos que signifiquen valores universales en cuanto a la proteccin y conservacin
de especies animales y vegetales en peligro de desaparicin o paisajes integrales en
peligro de destruccin o transformacin.

Patrimonio natural, comprende las formaciones fsicas, biolgicas y geolgicas
excepcionales, hbitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor
cientfico, de conservacin o esttico.

409-06 Gestin ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para
conservar el medio ambiente

En el mbito de competencia, las entidades pblicas responsables, a travs de las
unidades de gestin, emprendern las acciones que sean necesarias a fin de dar
cumplimiento con los objetivos y compromisos establecidos en los tratados
internacionales.

La gestin debe contribuir a la conservacin y uso sostenible de los recursos
naturales y culturales del pas; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes;
aplicando, en lo pertinente, las normas tcnicas y disposiciones constantes en el
Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de
Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la
Prevencin de la Contaminacin Ambiental.

Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o
ms pases, a fin de conservar el medio ambiente.

409-07 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, agua

La unidad de gestin deber precautelar, prevenir, proteger la contaminacin del
recurso agua, controlando los lmites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las
disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental de Descarga
de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a
la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.

143
La polucin del agua se produce por la construccin de obras inconsultas,
inapropiadas, por efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado que
no cuentan con plantas de tratamiento y en general por acciones humanas, aspecto
que afecta al hombre, animales y plantas e implica un grave problema ambiental.

La unidad de gestin ambiental en su mbito de accin, deber impedir la
sobreexplotacin permanente de los recursos hdricos para mantener un equilibrio
entre la demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de conservacin
de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la ordenacin de los usos del suelo y en
la industria; mantener una alta calidad ecolgica del agua, en la que la diversidad
biolgica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua
determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su persistencia
txica o bioacumulacin puedan tener un impacto ambiental negativo en las aguas
superficiales, marinas o subterrneas.

Agua, es la fuente misma de la vida.
Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme
Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad
Aguas residuales, son las de composicin variada provenientes de las descargas
de usos municipales, industriales, comerciales, servicios agrcolas, pecuarios,
domsticos y de cualquier otro uso que hayan sufrido degradacin en su calidad
original.
Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo.
Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ros que se hallan
bajo la influencia de las mareas.
Agua subterrnea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de
saturacin (Se sita debajo del nivel fretico)
Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del
terreno.

409-08 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, aire

La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia,
propender a preservar la salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el
bienestar de los ecosistemas y del ambiente en general, controlando los lmites
mximos permisibles de contaminantes en el aire, como las emisiones al aire de
fuentes fijas de combustin, exigiendo las disposiciones y prohibiciones de la
Norma Tcnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones al
Aire desde Fuentes Fijas de Combustin, al amparo de la Ley de Gestin
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de
la Contaminacin Ambiental.

Las entidades y organismos del sector pblico, de acuerdo a sus facultades, por
medio de las unidades de gestin, en relacin al clima, debern propender a que los
seres humanos no contaminen el aire con gases txicos, pues la contaminacin
atmosfrica es uno de los problemas ambientales y de salud humana ms tpicos de
las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero de la capa de ozono, el efecto
invernadero, causante del calentamiento de la tierra y de la modificacin del clima. La
actividad industrial genera la lluvia cida, y se engloba dentro de las amenazas del
medio areo.

144
Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porcin no confinada de la atmsfera y
se define como mezcla gaseosa, cuya composicin normal es de por lo menos 20%
de oxgeno, 77% de nitrgeno y proporciones variables de gases inertes y vapor de
agua en relacin volumtrica.

409-09 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, suelo.

La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia,
propender a controlar las prcticas inadecuadas, como el manejo del agua de
riego, el sobre pastoreo, la eliminacin o tala de rboles o arbustos que se
desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en los taludes de los ros.

La gestin debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que
complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertizacin o
desertificacin; controlar los lmites mximos permisibles de contaminantes en el
suelo, previniendo y reduciendo la generacin de residuos slidos municipales,
industriales, comerciales y de servicios, incorporando tcnicas apropiadas y
procedimientos para su minimizacin reuso y reciclaje; exigir la utilizacin de sistemas
de agricultura que no degraden ni generen contaminacin o desequilibrio del rea
geogrfica con el uso racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias txicas; exigir
el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad
Ambiental del Recurso Suelo, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del
Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.

Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas

409-10 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, flora y fauna

La unidad de gestin deber evitar la tala de bosques, proceso de deforestacin
que ocasiona: degradacin, prdida de biodiversidad y los cambios climticos,
aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin
Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento
a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.

La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera.

409-11 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, minerales

La unidad de gestin en el mbito de su competencia, controlar el manejo, la
explotacin, el uso irracional y la eliminacin de los residuos de las minas, al
amparo de las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin
Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento
a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.

Minerales, se clasifican en metlicos y no metlicos, y constituyen los cuerpos
inorgnicos naturales de composicin qumica y estructura cristalina definidas

145
409-12 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, energa

En cuanto a los residuos, la unidad de gestin analizar las dificultades que
genera su eliminacin que necesariamente produce contaminacin; controlar,
entre otros, la disposicin final de los residuos txicos y peligrosos y los
vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la vegetacin y al
hombre; aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de
Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del
Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la
Contaminacin Ambiental.

Energa, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con
la materia, forma el cosmos.

La unidad de gestin ambiental, evaluar las manifestaciones de la energa, pues se
la define nicamente en funcin de sus efectos, como la capacidad de efectuar un
trabajo.

En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cmo la luz se relaciona con
el conjunto de seres vivos y de cmo la energa es transformada dentro de esos
seres.

410 TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

410-01 Organizacin informtica

Las entidades y organismos del sector pblico deben estar acopladas en un
marco de trabajo para procesos de tecnologa de informacin que aseguren la
transparencia y el control, as como el involucramiento de la alta direccin, por
lo que las actividades y procesos de tecnologa de informacin de la
organizacin deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se
encargue de regular y estandarizar los temas tecnolgicos a nivel institucional.

La unidad de tecnologa de informacin, estar posicionada dentro de la estructura
organizacional de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de
asesora y apoyo a la alta direccin y unidades usuarias; as como participar en la
toma de decisiones de la organizacin y generar cambios de mejora tecnolgica.

Adems debe garantizar su independencia respecto de las reas usuarias y asegurar
la cobertura de servicios a todas las unidades de la entidad u organismo.

Las entidades u organismos del sector pblico, establecern una estructura
organizacional de tecnologa de informacin que refleje las necesidades
institucionales, la cual debe ser revisada de forma peridica para ajustar las
estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados y soporten los
avances tecnolgicos.

Bajo este esquema se dispondr como mnimo de reas que
cubran proyectos tecnolgicos, infraestructura tecnolgica y soporte interno y externo
de ser el caso, considerando el tamao de la entidad y de la unidad de tecnologa.

146
410-02 Segregacin de funciones

Las funciones y responsabilidades del personal de tecnologa de informacin y de
los usuarios de los sistemas de informacin sern claramente definidas y formalmente
comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades asignados se
ejerzan con suficiente autoridad y respaldo.

La asignacin de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarn una
adecuada segregacin, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de
la unidad de tecnologa de informacin la supervisin de roles y funciones del
personal dentro de cada unas de las reas, para gestionar un adecuado rendimiento y
evaluar las posibilidades de reubicacin e incorporacin de nuevo personal.

La descripcin documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la
unidad de tecnologa de informacin, contemplar los deberes y responsabilidades,
as como las habilidades y experiencia necesarias en cada posicin, a base de las
cuales se realizar la evaluacin del desempeo. Dicha descripcin considerar
procedimientos que eliminen la dependencia de personal clave.

410-03 Plan informtico estratgico de tecnologa

La unidad de tecnologa de la informacin elaborar e implementar un plan
informtico estratgico para administrar y dirigir todos los recursos
tecnolgicos, el mismo que estar alineado con el plan estratgico institucional
y ste con el Plan Nacional de Desarrollo y las polticas pblicas de gobierno.

El plan informtico estratgico tendr un nivel de detalle suficiente para permitir la
definicin de planes operativos de tecnologa de Informacin y especificar como sta
contribuir a los objetivos estratgicos de la organizacin; incluir un anlisis de la
situacin actual y las propuestas de mejora con la participacin de todas las unidades
de la organizacin, se considerar la estructura interna, procesos, infraestructura,
comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, as como la definicin de
estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversin y operativo, fuentes
de financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario.

La unidad de tecnologa de informacin elaborar planes operativos de tecnologa de
la informacin alineados con el plan estratgico informtico y los objetivos
estratgicos de la institucin, estos planes incluirn los portafolios de proyectos y de
servicios, la arquitectura y direccin tecnolgicas, las estrategias de migracin, los
aspectos de contingencia de los componentes de la infraestructura y consideraciones
relacionadas con la incorporacin de nuevas tecnologas de informacin vigentes a fin
de evitar la obsolescencia.

Dichos planes asegurarn que se asignen los recursos
apropiados de la funcin de servicios de tecnologa de informacin a base de lo
establecido en su plan estratgico.

El plan estratgico y los planes operativos de tecnologa de informacin, as como el
presupuesto asociado a stos sern analizados y aprobados por la mxima autoridad
de la organizacin e incorporados al presupuesto anual de la organizacin; se

147
actualizarn de manera permanente, adems de ser monitoreados y evaluados en
forma trimestral para determinar su grado de ejecucin y tomar las medidas
necesarias en caso de desviaciones.

410-04 Polticas y procedimientos

La mxima autoridad de la entidad aprobar las polticas y procedimientos que
permitan organizar apropiadamente el rea de tecnologa de informacin y
asignar el talento humano calificado e infraestructura tecnolgica necesaria.

La unidad de tecnologa de informacin definir, documentar y difundir las polticas,
estndares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnologa
de informacin y comunicaciones en la organizacin, estos se actualizarn
permanentemente e incluirn las tareas, los responsables de su ejecucin, los
procesos de excepcin, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que
estn normando, as como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no
se cumplieran.

Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad
intelectual, firmas electrnicas y mensajera de datos, legalidad del software, entre
otros, sern considerados dentro de las polticas y procedimientos a definir, los cuales
adems, estarn alineados con las leyes conexas emitidas por los organismos
competentes y estndares de tecnologa de informacin.

Ser necesario establecer procedimientos de comunicacin, difusin y coordinacin
entre las funciones de tecnologa de informacin y las funciones propias de la
organizacin.

Se incorporarn controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestin de
riesgos, al igual que directrices y estndares tecnolgicos.

Se implantarn procedimientos de supervisin de las funciones de tecnologa de
informacin, ayudados de la revisin de indicadores de desempeo y se medir el
cumplimiento de las regulaciones y estndares definidos.

La unidad de tecnologa de informacin deber promover y establecer convenios con
otras organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el intercambio de
informacin interinstitucional, as como de programas de aplicacin desarrollados al
interior de las instituciones o prestacin de servicios relacionados con la tecnologa de
informacin.

410-05 Modelo de informacin organizacional

La unidad de tecnologa de informacin definir el modelo de informacin de la
organizacin a fin de que se facilite la creacin, uso y comparticin de la misma;
y se garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base
de la definicin e implantacin de los procesos y procedimientos
correspondientes.

El diseo del modelo de informacin que se defina deber constar en un diccionario

148
de datos corporativo que ser actualizado y documentado de forma permanente,
incluir las reglas de validacin y los controles de integridad y consistencia,
con la identificacin de los sistemas o mdulos que lo conforman, sus relaciones y
los objetivos estratgicos a los que apoyan a fin de facilitar la incorporacin de las
aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente.

Se deber generar un proceso de clasificacin de los datos para especificar y aplicar
niveles de seguridad y propiedad.

410-06 Administracin de proyectos tecnolgicos

La unidad de tecnologa de informacin definir mecanismos que faciliten la
administracin de todos los proyectos informticos que ejecuten las diferentes reas
que conformen dicha unidad. Los aspectos a considerar son:

1. Descripcin de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relacin con
otros proyectos institucionales, sobre la base del compromiso, participacin y
aceptacin de los usuarios interesados.
2. Cronograma de actividades que facilite la ejecucin y monitoreo del proyecto que
incluir el talento humano (responsables), tecnolgicos y financieros adems de
los planes de pruebas y de capacitacin correspondientes.
3. La formulacin de los proyectos considerar el Costo Total de Propiedad CTP;
que incluya no slo el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los
beneficios relacionados con la compra de equipos o programas informticos,
aspectos del uso y mantenimiento, formacin para el personal de soporte y
usuarios, as como el costo de operacin y de los equipos o trabajos de
consultora necesarios.
4. Para asegurar la ejecucin del proyecto se definir una estructura en la que se
nombre un servidor responsable con capacidad de decisin y autoridad y
administradores o lderes funcionales y tecnolgicos con la descripcin de sus
funciones y responsabilidades.
5. Se cubrir, como mnimo las etapas de: inicio, planeacin, ejecucin, control,
monitoreo y cierre de proyectos, as como los entregables, aprobaciones y
compromisos formales mediante el uso de actas o documentos electrnicos
legalizados.
6. El inicio de las etapas importantes del proyecto ser aprobado de manera formal
y comunicado a todos los interesados.
7. Se incorporar el anlisis de riesgos. Los riesgos identificados sern
permanentemente evaluados para retroalimentar el desarrollo del proyecto,
adems de ser registrados y considerados para la planificacin de proyectos
futuros.
8. Se deber monitorear y ejercer el control permanente de los avances del
proyecto.
9. Se establecer un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de
calidad que ser aprobado por las partes interesadas.
10. El proceso de cierre incluir la aceptacin formal y pruebas que certifiquen la
calidad y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios
obtenidos.

149
410-07 Desarrollo y adquisicin de software aplicativo

La unidad de tecnologa de informacin regular los procesos de desarrollo y
adquisicin de software aplicativo con lineamientos, metodologas y
procedimientos. Los aspectos a considerar son:

1. La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se realizarn sobre la base
del portafolio de proyectos y servicios priorizados en los planes estratgico y
operativo previamente aprobados considerando las polticas pblicas establecidas
por el Estado, caso contrario sern autorizadas por la mxima autoridad previa
justificacin tcnica documentada.
2. Adopcin, mantenimiento y aplicacin de polticas pblicas y estndares
internacionales para: codificacin de software, nomenclaturas, interfaz de usuario,
interoperabilidad, eficiencia de desempeo de sistemas, escalabilidad, validacin
contra requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integracin.
3. Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de los requerimientos
funcionales y tcnicos institucionales con la participacin y aprobacin formal de
las unidades usuarias. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de:
entrada, definicin de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control,
seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditora de las
transacciones en donde aplique.
4. Especificacin de criterios de aceptacin de los requerimientos que cubrirn la
definicin de las necesidades, su factibilidad tecnolgica y econmica, el anlisis
de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de desarrollo o compra del software
de aplicacin, as como el tratamiento que se dar a aquellos procesos de
emergencia que pudieran presentarse.
5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisicin de software aplicativo
se considerarn: estndares de desarrollo, de documentacin y de calidad, el
diseo lgico y fsico de las aplicaciones, la inclusin apropiada de controles de
aplicacin diseados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades
de procesamiento, de modo que ste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado
y auditable. Se considerarn mecanismos de autorizacin, integridad de la
informacin, control de acceso, respaldos, diseo e implementacin de pistas de
auditora y requerimientos de seguridad. La especificacin del diseo considerar
las arquitecturas tecnolgicas y de informacin definidas dentro de la
organizacin.
6. En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se
prevern tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos,
mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de
la entidad. Los contratos tendrn el suficiente nivel de detalle en los aspectos
tcnicos relacionados, garantizar la obtencin de las licencias de uso y/o
servicios, definir los procedimientos para la recepcin de productos y
documentacin en general, adems de puntualizar la garanta formal de
soporte, mantenimiento y actualizacin ofrecida por el proveedor.
7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deber
constar que los derechos de autor ser de la entidad contratante y el contratista
entregar el cdigo fuente. En la definicin de los derechos de autor se aplicarn
las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual. Las excepciones sern
tcnicamente documentadas y aprobadas por la mxima autoridad o su delegado.
8. La implementacin de software aplicativo adquirido incluir los procedimientos de

150
configuracin, aceptacin y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a
considerar incluyen la validacin contra los trminos contractuales, la arquitectura
de informacin de la organizacin, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad
con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en
el desempeo del sistema, la documentacin y los manuales de usuario,
integracin y planes de prueba del sistema.
9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecern a la
entidad y sern registrados en el organismo competente. Para el caso de
software adquirido se obtendr las respectivas licencias de uso.
10. Formalizacin con actas de aceptacin por parte de los usuarios, del paso de los
sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de
produccin y su revisin en la post-implantacin.
11. Elaboracin de manuales tcnicos, de instalacin y configuracin; as como de
usuario, los cuales sern difundidos, publicados y actualizados de forma
permanente.

410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnolgica

La unidad de tecnologa de informacin definir, justificar, implantar y
actualizar la infraestructura tecnolgica de la organizacin para lo cual se
considerarn los siguientes aspectos:

1. Las adquisiciones tecnolgicas estarn alineadas a los objetivos de la
organizacin, principios de calidad de servicio, portafolios de proyectos y
servicios, y constarn en el plan anual de contrataciones aprobado de la
institucin caso contrario sern autorizadas por la mxima autoridad previa
justificacin tcnica documentada.
2. La unidad de tecnologa de informacin planificar el incremento de capacidades,
evaluar los riesgos tecnolgicos, los costos y la vida til de la inversin para
futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de
almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnolgicos. Un
anlisis de costo beneficio para el uso compartido de Data Center con otras
entidades del sector pblico, podr ser considerado para optimizar los recursos
invertidos.
3. En la adquisicin de hardware, los contratos respectivos, tendrn el detalle
suficiente que permita establecer las caractersticas tcnicas de los principales
componentes tales como: marca, modelo, nmero de serie, capacidades, unidades
de entrada/salida, entre otros, y las garantas ofrecidas por el proveedor, a fin de
determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las especificaciones
tcnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo
que ser confirmado en las respectivas actas de entrega/recepcin.
4. Los contratos con proveedores de servicio incluirn las especificaciones formales
sobre acuerdos de nivel de servicio, puntualizando explcitamente los aspectos
relacionados con la seguridad y confidencialidad de la informacin, adems de los
requisitos legales que sean aplicables. Se aclarar expresamente que la propiedad
de los datos corresponde a la organizacin contratante.
410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnolgica

La unidad de tecnologa de informacin de cada organizacin definir y regular

151
los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la
infraestructura tecnolgica de las entidades. Los temas a considerar son:

1. Definicin de procedimientos para mantenimiento y liberacin de software de
aplicacin por planeacin, por cambios a las disposiciones legales y normativas,
por correccin y mejoramiento de los mismos o por requerimientos de los usuarios.
2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de
servicios sern registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su
implantacin a fin de disminuir los riesgos de integridad del ambiente de
produccin. El detalle e informacin de estas modificaciones sern registrados en
su correspondiente bitcora e informados a todos los actores y usuarios finales
relacionados, adjuntando las respectivas evidencias.
3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a produccin.
4. Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por cada cambio o
mantenimiento que se realice, los mismos que estarn en constante difusin y
publicacin.
5. Se establecern ambientes de desarrollo/pruebas y de produccin independientes;
se implementarn medidas y mecanismos lgicos y fsicos de seguridad para
proteger los recursos y garantizar su integridad y disponibilidad a fin de
proporcionar una infraestructura de tecnologa de informacin confiable y segura.
6. Se elaborar un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la
infraestructura tecnolgica sustentado en revisiones peridicas y monitoreo en
funcin de las necesidades organizacionales (principalmente en las aplicaciones
crticas de la organizacin), estrategias de actualizacin de hardware y software,
riesgos, evaluacin de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.
7. Se mantendr el control de los bienes informticos a travs de un inventario
actualizado con el detalle de las caractersticas y responsables a cargo, conciliado
con los registros contables.
8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garanta ser proporcionado
por el proveedor, sin costo adicional para la entidad.

410-10 Seguridad de tecnologa de informacin

La unidad de tecnologa de informacin, establecer mecanismos que protejan y
salvaguarden contra prdidas y fugas los medios fsicos y la informacin que se
procesa mediante sistemas informticos, para ello se aplicarn al menos las
siguientes medidas:

1. Ubicacin adecuada y control de acceso fsico a la unidad de tecnologa de
informacin y en especial a las reas de: servidores, desarrollo y bibliotecas;
2. Definicin de procedimientos de obtencin peridica de respaldos en funcin a un
cronograma definido y aprobado;
3. En los casos de actualizacin de tecnologas de soporte se migrar la informacin
a los medios fsicos adecuados y con estndares abiertos para garantizar la
perpetuidad de los datos y su recuperacin;
4. Almacenamiento de respaldos con informacin crtica y/o sensible en lugares
externos a la organizacin;
5. Implementacin y administracin de seguridades a nivel de software y hardware,
que se realizar con monitoreo de seguridad, pruebas peridicas y acciones
correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad identificados.

152
9. Instalaciones fsicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo
especializado para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con
temperatura y humedad relativa del aire contralado, disponer de energa
acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros;
10. Consideracin y disposicin de sitios de procesamiento alternativos.
11. Definicin de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal
que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana.

410-11 Plan de contingencias

Corresponde a la unidad de tecnologa de informacin la definicin, aprobacin
e implementacin de un plan de contingencias que describa las acciones a
tomar en caso de una emergencia o suspensin en el procesamiento de la
informacin por problemas en los equipos, programas o personal relacionado.

Los aspectos a considerar son:

1. Plan de respuesta a los riesgos que incluir la definicin y asignacin de roles
crticos para administrar los riesgos de tecnologa de informacin, escenarios de
contingencias, la responsabilidad especfica de la seguridad de la informacin, la
seguridad fsica y su cumplimiento.
2. Definicin y ejecucin de procedimientos de control de cambios, para asegurar que
el plan de continuidad de tecnologa de informacin se mantenga actualizado y
refleje de manera permanente los requerimientos actuales de la organizacin.
3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplar la puesta en marcha de
un centro de cmputo alterno propio o de uso compartido en un data Center
Estatal, mientras dure la contingencia con el restablecimiento de las
comunicaciones y recuperacin de la informacin de los respaldos.
4. Plan de recuperacin de desastres que comprender:
5. Actividades previas al desastre (bitcora de operaciones)
6. Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento) Actividades
despus del desastre.
7. Es indispensable designar un comit con roles especficos y nombre de los
encargados de ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una
emergencia.
8. El plan de contingencias ser un documento de carcter confidencial que describa
los procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que
interrumpa la operatividad de los sistemas de informacin. La aplicacin del plan
permitir recuperar la operacin de los sistemas en un nivel aceptable, adems de
salvaguardar la integridad y seguridad de la informacin.
9. El plan de contingencias aprobado, ser difundido entre el personal responsable
de su ejecucin y deber ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones
peridicas, o cuando se haya efectuado algn cambio en la configuracin de los
equipos o el esquema de procesamiento.

410-11 Administracin de soporte de tecnologa de informacin

La unidad de tecnologa de informacin definir, aprobar y difundir
procedimientos de operacin que faciliten una adecuada administracin del
soporte tecnolgico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y

153
disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los
servicios tecnolgicos que se ofrecen.

Los aspectos a considerar son:

1. Revisiones peridicas para determinar si la capacidad y desempeo actual y futura
de los recursos tecnolgicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio
acordados con los usuarios.
2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificacin nica a todos
los usuarios internos, externos y temporales que interacten con los sistemas y
servicios de tecnologa de informacin de la entidad.
3. Estandarizacin de la identificacin, autenticacin y autorizacin de los
usuarios,
as como la administracin de sus cuentas.
4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados
a cargo de los dueos de los procesos y administradores de los sistemas de
tecnologa de informacin.
5. Medidas de prevencin, deteccin y correccin que protejan a los sistemas de
informacin y a la tecnologa de la organizacin de software malicioso y virus
informticos.
6. Definicin y manejo de niveles de servicio y de operacin para todos los procesos
crticos de tecnologa de informacin sobre la base de los requerimientos de los
usuarios o clientes internos y externos de la entidad y a las capacidades
tecnolgicas.
7. Alineacin de los servicios claves de tecnologa de informacin con los
requerimientos y las prioridades de la organizacin sustentados en la revisin,
monitoreo y notificacin de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos.
8. Administracin de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y
solicitudes de informacin y de cambios que demandan los usuarios, a travs de
mecanismos efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre
otros.
9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y
software actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una
rpida resolucin de los problemas de produccin.
10. Administracin adecuada de la informacin, libreras de software, respaldos y
recuperacin de datos.
11. Incorporacin de mecanismos de seguridad aplicables a la recepcin,
procesamiento, almacenamiento fsico y entrega de informacin y de mensajes
sensitivos, as como la proteccin y conservacin de informacin utilizada para
encriptacin y autenticacin.

410-12 Monitoreo y evaluacin de los procesos y servicios

Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la
metodologa y el proceso a seguir para monitorear la contribucin y el impacto de
tecnologa de informacin en la entidad.

La unidad de tecnologa de informacin definir sobre la base de las operaciones de
la entidad, indicadores de desempeo y mtricas del proceso para monitorear la
gestin y tomar los correctivos que se requieran.

154
La unidad de tecnologa de informacin definir y ejecutar procedimientos,
mecanismos y la periodicidad para la medicin, anlisis y mejora del nivel de
satisfaccin de los clientes internos y externos por los servicios recibidos.

La unidad de tecnologa de informacin presentar informes peridicos de gestin a
la alta direccin, para que sta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados
y se identifiquen e implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeo.

410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet

Es responsabilidad de la unidad de tecnologa de informacin elaborar las normas,
procedimientos e instructivos de instalacin, configuracin y utilizacin de los
servicios de internet, intranet, correo electrnico y sitio WEB de la entidad, a base de
las disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e
internos.

La unidad de tecnologa de informacin considerar el desarrollo de aplicaciones web
y/o mviles que automaticen los procesos o trmites orientados al uso de
instituciones y ciudadanos en general.

410-15 Capacitacin informtica

Las necesidades de capacitacin sern identificadas tanto para el personal de
tecnologa de informacin como para los usuarios que utilizan los servicios de
informacin, las cuales constarn en un plan de capacitacin informtico, formulado
conjuntamente con la unidad de talento humano. El plan estar orientado a los
puestos de trabajo y a las necesidades de conocimiento especficas determinadas en
la evaluacin de desempeo e institucionales.

410-16 Comit informtico

Para la creacin de un comit informtico institucional, se considerarn los siguientes
aspectos:

El tamao y complejidad de la entidad y su interrelacin con entidades
adscritas.
La definicin clara de los objetivos que persigue la creacin de un comit de
informtica, como un rgano de decisin, consultivo y de gestin que tiene como
propsito fundamental definir, conducir y evaluar las polticas internas para el
crecimiento ordenado y progresivo de la tecnologa de la informacin y la calidad
de los servicios informticos, as como apoyar en esta materia a las unidades
administrativas que conforman la entidad.
La conformacin y funciones del comit, su reglamentacin, la creacin de grupos
de trabajo, la definicin de las atribuciones y responsabilidades de los miembros
del comit, entre otros aspectos.

410-17 Firmas electrnicas

Las entidades, organismos y dependencias del sector pblico, as como las
personas jurdicas que acten en virtud de una potestad estatal, ajustarn sus

155
procedimientos y operaciones e incorporarn los medios tcnicos necesarios,
para permitir el uso de la firma electrnica de conformidad con la Ley de
Comercio Electrnico, Firmas y Mensajes de Datos y su Reglamento.

El uso de la firma electrnica en la administracin pblica se sujetar a las garantas,
reconocimiento, efectos y validez sealados en estas disposiciones legales y su
normativa secundaria de aplicacin.

Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector pblico podrn
utilizar la firma electrnica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y
cumplimiento de las funciones inherentes al cargo pblico que ocupan.

Los aplicativos que incluyan firma electrnica dispondrn de mecanismos y reportes
que faciliten una auditora de los mensajes de datos firmados electrnicamente.

a) Verificacin de autenticidad de la firma electrnica

Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias
del sector pblico verificar mediante procesos automatizados de validacin, que
el certificado de la firma electrnica recibida sea emitido por una entidad de
certificacin de informacin acreditada y que el mismo se encuentre vigente.

Coordinacin interinstitucional de formatos para uso de la firma electrnica
Con el propsito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma
electrnica, las entidades del sector pblico sujetos a este ordenamiento coordinarn
y definirn los formatos y tipos de archivo digitales que sern aplicables para facilitar
su utilizacin.

Las instituciones pblicas adoptarn y aplicar los estndares tecnolgicos para firmas
electrnicas que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus competencias y
mbitos de accin.

b) Conservacin de archivos electrnicos

Los archivos electrnicos o mensajes de datos firmados electrnicamente se
conservarn en su estado original en medios electrnicos seguros, bajo la
responsabilidad del usuario y de la entidad que los gener. Para ello se establecern
polticas internas de manejo y archivo de informacin digital.

c) Actualizacin de datos de los certificados de firmas electrnicas

Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector
pblico titulares de un certificado notificarn a la entidad de certificacin de
Informacin sobre cualquier cambio, modificacin o variacin de los datos que
constan en la informacin proporcionada para la emisin del certificado.

Cuando un servidor pblico deje de prestar sus servicios temporal o definitivamente y
cuente con un certificado de firma electrnica en virtud de sus funciones, solicitar a
la entidad de certificacin de informacin, la revocacin del mismo, adems, el
superior jerrquico ordenar su cancelacin inmediata.

156
El dispositivo portable seguro ser considerado un bien de la entidad o dependencia
pblica y por tanto, a la cesacin del servidor, ser devuelto con la correspondiente
acta de entrega recepcin.

d) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros

Los titulares de certificados de firma electrnica y dispositivos portables seguros
sern responsables de su buen uso y proteccin. Las respectivas claves de acceso
no sern divulgadas ni compartidas en ningn momento. El servidor solicitar la
revocacin de su certificado de firma electrnica cuando se presentare cualquier
circunstancia que pueda comprometer su utilizacin.

e) Renovacin del certificado de firma electrnica

El usuario solicitar la renovacin del certificado de firma electrnica con la debida
anticipacin, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones
relacionadas con su uso.

f) Capacitacin en el uso de las firmas electrnicas

La entidad de certificacin capacitar, advertir e informar a los solicitantes y
usuarios de los servicios de certificacin de informacin y servicios relacionados con
la firma electrnica, respecto de las medidas de seguridad, condiciones, alcances,
limitaciones y responsabilidades que deben observar en el uso de los servicios
contratados. Esta capacitacin facilitar la comprensin y utilizacin de las firmas
electrnicas, en los trminos que establecen las disposiciones legales vigentes.

500 INFORMACIN Y COMUNICACIN

La mxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y
comunicar informacin pertinente y con la oportunidad que facilite a las
servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades.

El sistema de informacin y comunicacin, est constituido por los mtodos
establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones
tcnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la informacin
que brinda el sistema facilita a la mxima autoridad adoptar decisiones adecuadas
que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar informacin confiable.

El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su
gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener
informacin sobre su nivel de desempeo.

La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando que las servidoras y
servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin
financiera y de cumplimiento.

Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen e implanten debern
concordar con los planes estratgicos y operativos, debiendo ajustarse a sus
caractersticas y necesidades y al ordenamiento jurdico vigente.

157
La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta direccin preparar los
informes necesarios en relacin con los objetivos establecidos.

El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento
preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.

500-01 Controles sobre sistemas de informacin

Los sistemas de informacin contarn con controles adecuados para garantizar
confiabilidad, seguridad y una clara administracin de los niveles de acceso a la
informacin y datos sensibles.

En funcin de la naturaleza y tamao de la entidad, los sistemas de informacin sern
manuales o automatizados, estarn constituidos por los mtodos establecidos para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y
financieras de una entidad y mantendrn controles apropiados que garanticen la
integridad y confiabilidad de la informacin.

La utilizacin de sistemas automatizados para procesar la informacin implica varios
riesgos que necesitan ser considerados por la administracin de la entidad. Estos
riesgos estn asociados especialmente con los cambios tecnolgicos por lo que se
deben establecer controles generales, de aplicacin y de operacin que garanticen la
proteccin de la informacin segn su grado de sensibilidad y confidencialidad, as
como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.

Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administracin de los
sistemas de informacin, establecern los controles pertinentes para que garanticen
razonablemente la calidad de la informacin y de la comunicacin.

500-02 Canales de comunicacin abiertos

Se establecern canales de comunicacin abiertos, que permitan trasladar la
informacin de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera
de la institucin.

Una poltica de comunicacin interna debe permitir las diferentes interacciones entre
las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeen, as como entre las
distintas unidades administrativas de la institucin.

La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin que permita a los usuarios
aportar informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los productos y
servicios brindados, para que responda a los cambios en las exigencias y
preferencias de los usuarios, proyectando una imagen positiva.

600 SEGUIMIENTO

La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern procedimientos de
seguimiento continuo, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas para
asegurar la eficacia del sistema de control interno.

158
Seguimiento es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control
interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando
cuando las circunstancias as lo requieran. Se orientar a la identificacin de
controles dbiles o insuficientes para promover su reforzamiento, as como asegurar
que las medidas producto de los hallazgos de auditora y los resultados de otras
revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

El seguimiento se efecta en forma continua durante la realizacin de las actividades
diarias en los distintos niveles de la entidad y a travs de evaluaciones peridicas
para enfocar directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado,
tambin puede efectuarse mediante la combinacin de las dos modalidades.

600-01 Seguimiento continuo o en operacin

La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad,
efectuarn un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita
conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales
que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecucin de los
planes y el cumplimiento de los objetivos previstos.

El seguimiento continuo se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, en
las actividades habituales de gestin y supervisin, as como en otras acciones que
efecta el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del
sistema de control interno.

Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus actividades
normales, obtiene evidencia de que el control interno sigue funcionando
adecuadamente.

Se observar y evaluar el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de
determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones
que sean pertinentes para mantener su efectividad.

El resultado del seguimiento brindar las bases necesarias para el manejo de riesgos,
actualizar las existentes, asegurar y facilitar el cumplimiento de la normativa
aplicable a las operaciones propias de la entidad.

600-02 Evaluaciones peridicas

La mxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la
conduccin de las labores de la institucin, promovern y establecern una
autoevaluacin peridica de la gestin y el control interno de la entidad, sobre la
base de los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para
prevenir y corregir cualquier eventual desviacin que ponga en riesgo el
cumplimiento de los objetivos institucionales.

Las evaluaciones peridicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y
debilidades de la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una mayor
eficacia de sus componentes, asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las
dependencias de la organizacin, establecer el grado de cumplimiento de los

159
objetivos institucionales y evala la manera de administrar los recursos
necesarios para alcanzarlos.

Las evaluaciones peridicas o puntuales tambin pueden ser ejecutadas por la
unidad de auditora interna de la entidad, la Contralora General del Estado y las
firmas privadas de auditora.

En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los
rganos de control, la unidad a la cual stas son dirigidas emprender de manera
efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que
stas son de cumplimiento obligatorio.

La mxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarn las acciones
preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e
implantarn las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas
para fortalecer el sistema de control interno, de conformidad con los objetivos y
recursos institucionales.

160
UNIDAD TRES

AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

3.1 Definicin

La auditora financiera examina a los estados financieros y a travs de ellos las
operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una
opinin tcnica y profesional.

Las disposiciones legales vigentes que regulan la actividades de la Contralora
General del Estado, definen a la Auditora Financiera as:

Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras
evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo,
efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con
que se presentan los resultados de las operaciones, la situacin financiera, los
cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las
disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones
tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestin financiera y al control
interno.

Para el auditor est en condiciones de emitir su opinin en forma objetiva y
profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que
le permitan obtener una certeza razonable sobre:

1. La autenticidad de los hechos y fenmenos que reflejan los estados
financieros.
2. Que son adecuados los criterios, sistemas y mtodos utilizados para captar y
reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y
fenmenos.
3. Que los estados financieros estn preparados y revelados de acuerdo con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas
de Contabilidad y la normativa de contabilidad gubernamental vigente.

161
Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de
auditora de acuerdo con la circunstancia especfica del trabajo, con la oportunidad y
alcance que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en
papeles de trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada.

3.2 Objetivos

3.2.1 General

La auditora financiera tiene como objetivo principal, dictaminar sobre la
razonabilidad de los estados financieros preparados por la administracin de las
entidades pblicas.

3.2.2 Especficos

1. Examinar el manejo de los recursos financieros de un ente, de una
misma unidad y/o de un programa para establecer el grado en que
sus servidores administran y utilizan los recursos y si la informacin
financiera es oportuna, til, adecuada y confiable.
2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la
prestacin de servicios o la produccin de bienes, por los entes y
organismos de la administracin pblica.
3. Verificar que las entidades ejerzan eficientes controles sobre los
ingresos pblicos.
4. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias
y normativas aplicables en la ejecucin de las actividades
desarrolladas por los entes pblicos.
5. Propiciar el desarrollo de los sistemas de informacin de los entes
pblicos, como una herramienta para la toma de decisiones y la
ejecucin de la auditora.
6. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y
contribuir al fortalecimiento de la gestin pblica y promover su
eficiencia operativa.

3.3 Caractersticas

1. Objetiva, porque el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias
susceptibles de comprobarse.
2. Sistemtica, porque su ejecucin es adecuadamente planeada.
3. Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores pblicos a
nivel universitario o equivalentes, que posean capacidad, experiencia y
conocimientos en el rea de auditora financiera.
4. Especfica, porque cubre la revisin de las operaciones financieras e
incluye evaluaciones, estudios, verificaciones, diagnsticos e
investigaciones.
5. Normativa, ya que verifica que las operaciones renan los requisitos de
legalidad, veracidad y propiedad, evala las operaciones examinadas,

162
comparndolas con indicadores financieros e informa sobre los resultados
de la evaluacin del control interno.
6. Decisoria, porque concluye con la emisin de un informe escrito que
contiene el dictamen profesional sobre la razonabilidad de la informacin
presentada en los estados financieros, comentarios, conclusiones y
recomendaciones, sobre los hallazgos detectados en el transcurso del
examen.

3.4 Proceso de la Auditora Financiera

El proceso que sigue una auditoria financiera, se puede resumir en lo siguiente:
inicia con la expedicin de la orden de trabajo y culmina con la emisin del informe
respectivo, cubriendo todas las necesidades vinculadas con las instrucciones
impartidas por la jefatura, relacionadas con el ente examinado.

Pag-03 Designacin del equipo de auditora

3.4.1 Planificacin

Constituye la primera fase del proceso de auditora y de su concepcin
depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando
los recursos estrictamente necesarios.

Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los mtodos y prcticas
ms apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser cuidadosa,
creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe ser ejecutada por los
miembros ms experimentados del equipo de trabajo.

La planificacin de la auditora financiera, comienza con la obtencin de
informacin necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definicin
detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecucin.

3.4.2 Ejecucin del trabajo

En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en
los programas de auditora y desarrollar completamente los hallazgos significativos
relacionados con las reas y componentes considerados como crticos, determinando
los atributos de condicin, criterio, efecto y causa que motivaron cada desviacin o
problema identificado.

Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarn sustentados en
papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente y competente que
respalda la opinin y el informe.

Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una comunicacin
continua y constante con los funcionarios y empleados responsables durante el
examen, con el propsito de mantenerles informados sobre las desviaciones
detectadas a fin de que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen
las acciones correctivas pertinentes.

163
3.4.3 Comunicacin de resultados

La comunicacin de resultados es la ltima fase del proceso de la
auditora, si embargo sta se cumple en el transcurso del desarrollo de la auditora.
Est dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propsito de que
presenten la informacin verbal o escrita respecto a los asuntos observados.

Esta fase comprende tambin, la redaccin y revisin final del informe
borrador, el que ser elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que el
ltimo da de trabajo en el campo y previa convocatoria, se comunique los resultados
mediante la lectura del borrador del informe a las autoridades y funcionarios
responsables de las operaciones examinadas, de conformidad con la ley pertinente.

El informe bsicamente contendr la carta de dictamen, los estados
financieros, las notas aclaratorias correspondientes, la informacin financiera
complementaria y los comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos a los
hallazgos de auditora.

Como una gua para la realizacin del referido proceso, en cuadro adjunto se
establecen los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relacin al nmero de
das/hombre programados.

PORCENTAJE DE TIEMPO UTILIZADO

FASE

F

COMUNICACIN
RESULTADOS

TOTAL

PLANIFICACION
Preliminar 10
Especfica 25

30 %

5 %

35 %

EJ ECUCION
DEL
TRABAJ O

50 %

10%

60 %

COMUNICACIN DE
RESULTADOS

0

5 %

5 %

TOTAL

80 %

20 %

100 %

164
3.5 Control de Calidad en la Auditora Financiera

La aplicacin del control de calidad en el proceso de la auditora financiera
provee una seguridad razonable para el cumplimiento de las normas ecuatorianas de
auditora a fin de lograr una direccin, organizacin, ordenamiento y grados de
decisin adecuados en la prctica de las auditoras.

Es importante considerar entre otros los siguientes elementos de control de la
calidad que se desarrolla con las etapas de planificacin, ejecucin y comunicacin
de resultados en el proceso de la auditora:

3.5.1 Independencia

La direccin de la unidad de control externo deber asegurarse que los
auditores asignados a un examen de auditora no tengan vinculaciones de carcter
familiar con la entidad y/o proyecto examinado. De igual forma debe tener la
seguridad de que ninguno de sus auditores tenga conflictos de intereses en los entes
auditados.

3.5.2 Asignacin de Personal

Las auditoras practicadas deben ser ejecutadas por personal que tenga
el grado de entrenamiento tcnico y terico suficiente de acuerdo con las
circunstancias. Se debe identificar con oportunidad al personal que se necesita para
ciertos trabajos especficos a fin de que se pueda contar con el personal competente,
dicha identificacin se la debe realizar desde la planificacin anual de las auditoras.

La utilizacin de presupuestos estimados de tiempo para la ejecucin de las
auditoras debe ser un estndar de control que ser ejercido por las direcciones de
control externo.

3.5.3 Consultas

La identificacin de unidades administrativas o funcionarios
especializados en campos tcnicos es importante, para garantizar en algunos casos
la calidad de los trabajos de auditora.

El mantenimiento de una biblioteca dotada de literatura suficiente para obtener
referencias tcnicas o de investigacin, constituye un elemento adicional que
contribuya a mejorar la calidad de las auditorias.

3.5.4 Supervisin

Para que un trabajo de auditora cuente con estndares de calidad
suficientes debe por sobre todas las cosas observar y cumplir las dispocisiones de la
normatividad vigente relacionadas con el proceso de la auditora, no obstante, la
funcin de supervisin debe especialmente participar intensamente en la etapa de
planificacin y proveer una direccin continua sobre la aplicacin de procedimientos,
elaboracin de papeles de trabajo, pruebas de auditora y comunicacin de
resultados.

165
3.5.5 Desarrollo Profesional

La capacitacin continua contribuye a acumular mayores conocimientos
que permitan cumplir eficientemente las responsabilidades asignadas a los auditores,
consecuentemente es importante que el personal de auditores asista a programas de
entrenamiento, tenga acceso a la literatura que contiene informacin tcnica y
actualizada en materia de contabilidad y auditora y en forma especial que reciba la
instruccin adecuada durante la prctica de la auditoria.

3.5.6 Evaluacin

El trabajo realizado por el personal de auditora debe ser peridicamente
evaluado, a fin de mejorar los procedimientos utilizados durante la auditora y mejorar
los estndares de rendimiento individual.

Un proceso de evaluacin peridico permite aumentar las responsabilidades en
forma gradual y sustentar las promociones que deban realizarse.

166
UNIDAD CUATRO

PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

ORDEN DE TRABAJ O INICIO
FASE 1.- PLANIFICACIN PRELIMINAR
Conocimiento de la entidad
Obtencin de informacin
Evaluacin preliminar
Control Interno
FASE 1.- PLANIFICACIN ESPECIFICA
Determinacin Material
Evaluacin de Riesgos
Determinacin enfoque de auditoria
Determinacin enfoque del muestreo.
FASE 2.- EJECUCIN
Aplicacin Pruebas de Cumplimiento
Aplicacin de Pruebas Analticas
Aplicacin Pruebas Sustantivas
Evaluacin Resultados y Conclusiones

FASE 3.- INFORME
Dictamen
Estados Financieros
Notas, comentarios
Conclusiones y Recomendaciones.
Elaboracin Borrador
del Informe
Emisin del Informe de
Auditoria

Implantacin
Recomendaciones
FIN
Memorando
Planeacin
Programas
de Trabajo
Papeles de
Trabajo
Archivo
Perm.
Aseguramiento
de Calidad
Presentacin
y discusin de
resultados
a la entidad
Auditada.
Archivo
corriente

167
4. PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

4.1 Generalidades

Definicin

La planificacin es la primera fase del proceso de la auditora financiera y de su
concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetos
propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificacin debe
ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, debe considerar alternativas y
seleccionar los mtodos ms adecuados para seleccionar las tareas, por tanto esta
actividad debe recaer en los miembros ms experimentados del grupo.

La planificacin de una auditora comienza con la obtencin de informacin
necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definicin detallada de
las tareas a realizar en la fase ejecucin.

Objetivo de la Planificacin

El objetivo principal de la planificacin consiste en determinar adecuada y
razonablemente los procedimientos de auditora que correspondan aplicar, como y
cuando se ejecutarn, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.

168
La planificacin es un proceso dinmico, que si bien se inicia al comienzo de
las labores de auditora, pueden modificarse durante la ejecucin de la auditora.

Iniciacin de la Auditora

Para iniciar la auditora, el Director de la Auditora emitir la Orden de
Trabajo.

Autorizando su ejecucin, la cual contendr:

a. Objetivo general de la auditora.
b. Alcance de la auditoria.
c. Nmina del personal que inicialmente integra el equipo.
d. Tiempo estimado para la ejecucin.
e. Instrucciones especficas para la ejecucin. (Determinar si se elabora la
planificacin preliminar y especfica o una sola que incluya las dos fases).

La instalacin del equipo en la entidad, marca la manera oficial al inicio de la
auditora, la que comenzar con la planificacin preliminar, en la cual es preferible
que el equipo est integrado por el supervisor y jefe de equipo.

Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y el
objetivo de la auditora, se designarn los profesionales requeridos para la
planificacin especfica y la ejecucin del trabajo.

El director de la auditora proporcionar al jefe de equipo de auditora, la carta
de presentacin, mediante la cual se inicia el proceso de comunicacin con la
administracin de la entidad; la que contendr la nmina de los miembros que
inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algn dato
inicial que considere pertinente.

Metodologa de la Planificacin

El enfoque moderno de la planificacin, incluye diversos procedimientos, ms
relacionados con una lgica conceptual que con una tcnica de auditora. Por ello es
que si alguien pretende dar una opinin sobre los estados financieros de un ente, los
cuales reflejan la actividad del mismo, resulta necesario obtener un conocimiento
profundo de su actividad principal.

Como ejemplo se puede mencionar que una persona conoce la actividad de un
ente, cuanto posee una clara comprensin de aspectos tales como: cual es la
principal fuente de ingresos y recursos, como se obtiene stos, cules son los
aspectos estratgicos claves para producir o presentar los servicios, que actividades
conexas existen, cuales son los sistemas de informacin de que dispone para reflejar
la operaciones, etc.

Habiendo conocido las principales caractersticas de la actividad, se est en
condiciones de definirlas Unidades Operativas en las cuales resultar til dividir a
una entidad a efecto de revizar los estados financieros u otra actividad. Se entiende
por unidades operativas, a todas aquellas actividades que por tener caractersticas
distintivas, son susceptibles de ser consideradas con criterios y procedimientos de
autora propios.

169
Determinadas las unidades operativas se deben definir los Componentes que
las conforman. Estos componentes estn vinculados con los estados financieros a
examinar y con el ciclo de las transacciones. Pueden ser tanto los rubros de los
estados financieros, como los sistemas o circuitos administrativos cuyas operaciones
afectan a estos rubros.

El paso siguiente consistir en definir para cada componente el enfoque de
auditora a aplicar, para lo cual primeramente habr que definir las Afirmaciones, es
decir, los hechos o resultados ms importantes que presentan los componentes, cuya
validez deber probarse en el transcurso de la auditora y luego determinar los
hechos que condicionan a los componentes como son los factores de riesgo de
auditora.

El riesgo de auditora, es lo opuesto a la seguridad de la auditora, es decir,
es el riesgo que los estados financieros, rea o actividad que se lo est examinando,
contenga errores o irregularidades no detectadas una vez que la auditora a sido
completada.
Es de gran importancia que el auditor tenga una clara comprensin de cmo
los riesgos se vinculan con cada componente ya que es la clave de determinacin del
Enfoque de Auditora a aplicar.

Definido el enfoque para cada componente, se determina los Procedimientos
de Auditora Especficos, mediante la combinacin apropiada entre pruebas
analticas, de cumplimiento y sustantivasas; procedimientos que se detallan en los
respectivos Programas de Trabajo, cuya aplicacin permitir confirmar la validez de
las afirmaciones.

La secuencia de planificacin descrita, es susceptible de ser aplicada en forma
concienzuda y creativa a la mayora de trabajos de auditora; no obstante debe
reconocer que la metodologa desarrollada no puede abarcar todas las situaciones
posibles, como por ejemplo circunstancias particulares de cada entidad, proyecto o
actividad, que requieran especializacin

4.2 Fase de Planificacin

MISIN
Razn de
ser de una
entidad
Caractersticas
A quin
sirve
Para que
existe
VISIN Futuro

170
La Planificacin de cada auditora se divide en dos fases o momentos distintos,
denominados, planificacin preliminar y planificacin especfica.

En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir
en le trabajo, a base del conocimiento acumulado e informacin obtenida del ente a
auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la
determinacin de los procedimientos especficos a aplicar por cada componente y la
forma en que se desarrollar el trabajo en las siguientes fases.

Las etapas mencionadas, suponen la realizacin de un trabajo de auditora
recurrente, en estos casos ya ase cuenta con un amplio conocimiento de las
operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por
consiguiente el anlisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el
ltimo examen.

En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento
acumulado, y por lo tanto, la etapa de planificacin demandar un esfuerzo de
auditora adicional.

Cuando se trate de exmenes a entidades o actividades relativamente
pequeas, donde no amerite presentar por separado la planificacin preliminar y la
especfica, el Director de la Auditora al emitir la orden de trabajo instruir a los
miembros del equipo para que el informe o reporte de planificacin sea nico

4.2.1 Planificacin Preliminar

4.2.1.1 Metodologa

La planificacin preliminar tiene el propsito de obtener o
actualizar la informacin general sobre la entidad y las principales actividades, a fin
de identificar globalmente las condiciones existentes para la ejecucin de la auditora.
PLANIFICACIN
PLANIFICACIN PRELIMINAR
Se obtiene informacin
general sobre la entidad y
las principales actividades
para ejecutar la auditora.
Inicia con la emisin de la
orden de trabajo, continua
con los programas de
auditora y culmina con la
emisin del reporte.
En esta fase se define la
estrategia a seguir en el
trabajo de campo.
Evala y califica los riesgos
del examen y selecciona los
procedimientos de auditora
a ser aplicados a cada
componente en la fase de
ejecucin.
PLANIFICACIN ESPECFICA

171
La planificacin preliminar es un proceso que se inicia con la emisin de la
orden de trabajo, continua con la aplicacin de un programa general de auditora y
culmina con la emisin de un reporte para el conocimiento del Director de la Unidad
de Auditora.

Para ejecutar la planificacin preliminar principalmente debe disponerse de
personas de auditora experimentado, esto es el supervisor y el jefe de equipo,
eventualmente. Eventualmente podr participar un asistente del equipo.

Las principales tcnicas utilizadas para desarrollar la planificacin preliminar
son las entrevistas, la observacin y la revisin selectiva dirigida a obtener o
actualizar la informacin importante relacionada con el examen.

La metodologa para realizar la planificacin preliminar debe estar detallado en
el programa general que con este fin debe ser elaborado y aplicable a cualquier tipo
de entidad, organismos, rea, programa o actividad importante sujeta a la autoridad.

4.2.1.2 Elementos

La planificacin preliminar representa el fundamento sobre la
que se basarn todas las actividades de la planificacin especfica y la autoridad en si
mima, de ah la importancia del conocimiento de las actividades desarrolladas por la
entidad, conjuntamente con la evaluacin de los factores externos que pueden efectar
directa e indirectamente sus operaciones, para lo cual es necesario realizar un
estudio a base de un esquema determinado, sus principales elementos son los
siguientes:

Conocimiento de la entidad o actividad a examinar.
Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a
cumplir.
Identificacin de las principales polticas y prcticas: contables,
presupuestarias, administrativas y de organizacin;
Anlisis general de la informacin financiera;
Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas de los
estados financieros.
Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin producida;
Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de
sistemas de informacin computarizados;
Determinacin de unidades operativas;
Riesgos Inherentes y Ambientes de Control;
Decisiones de Planificacin para las Unidades Operativas;
Decisiones preliminares para los componentes; y,
Enfoque preliminar de auditora.

Conocimiento de la entidad o actividad a examinar.- Es importante contar con
la suficiente informacin sobre la entidad que se va a auditar a fin de evaluar en
forma profesional el medio en el cual desarrollan sus actividades, los funcionarios
que la operan y los factores que puedan influir para su xito o fracaso. De esta
manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar las reas de mayor
riesgo, formular un plan preliminar de auditoria y proporcionar un asesoramiento
significativo con sugerencias constructivas, orientadas al fortalecimiento

172
institucional. En esta etapa el auditor debe concentrar su atencin en aquellas
partes, transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o
presentar caractersticas inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban
una especial atencin.

Conocimiento de las Principales actividades, operaciones, metas u
objetivos a cumplir.- Este conocimiento ayudar al auditor a identificar las reas
de riesgo potencial que podran existir en el ente. Para obtener este
conocimiento, se realizarn entre otras acciones:

- Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad para obtener informacin
general de las actividades y procesos observados con la identificacin de los
ms relevantes.
- Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad,
identificando el sector al que corresponden.

Identificacin de las Principales Polticas y Prcticas Contables,
Presupuestarias, Administrativas y de Operacin.- Contribuyen a sealar la
existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Las posibles
reas de investigacin son:

- Los manuales existentes relacionados con el sistema contable.
- Los cambios en las polticas contables.
- Procedimientos para definir el corte de compras y recepcin de bienes y
materiales adquiridos.
- Transferencias de fondos.
- Grado de autonoma o centralizacin de unidades operativas.

Anlisis General de Informacin Financiera.- Permitir identificar las reas de
alto riesgo que pueden requerir mayor nfasis en auditoria o reas de bajo riesgo
en que podemos minimizar nuestros esfuerzos de auditoria. As, los
procedimientos analticos generales se disearn para realizar cambios
importantes esperados o inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los
rubros o cuentas claves en los estados financieros, indicadores, tendencias de
rentabilidad o relaciones financieras.

Determinacin de Materialidad e Identificacin de Cuentas Significativas en
los Estados Financieros.- Se define la materialidad como la magnitud de una
omisin o afirmacin equvoca que, individualmente o en conjunto, segn las
circunstancias del caso hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su
apreciacin de la razonabilidad de los estados financieros. La planeacin de
auditoria requiere de una evaluacin certera de la probabilidad de que existan
errores de importancia en la auditoria en la informacin sujeta a examen, por lo
que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas
significativas, se considerar la materialidad a nivel general y a nivel de cuentas o
grupo de cuentas individuales.

Determinacin del Grado de Confiabilidad de la Informacin Financiera, la
Organizacin y Responsabilidades de las Unidades Financieras,
Administrativas y de Auditoria Interna.- La estructura orgnico y funcional de
las unidades de la administracin financiera, pueden revelar un efecto importante

173
respecto de la integridad y confiabilidad de la informacin financiera producida y
su relacin directa con el volumen y proyecciones de las operaciones que se
desarrollan en una entidad, para el efecto ser necesario considerar los siguientes
aspectos:

- Estructura y tamao de las unidades de la administracin financiera de la
entidad a fin de calificar la integridad y confianza de la informacin financiera
producida.
- Organizacin y responsabilidades del jefe de la unidad financiera, as como
de las reas de competencia relacionadas con la planificacin y
administracin financiera.
- Grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades financieras y
contables.
- Responsabilidades de informacin financiera definidas para las unidades
operativas.

Comprensin Global del Desarrollo, Complejidad y el Grado de Dependencia
de los Sistemas de Informacin Computarizados.- Debe ser suficiente para
determinar en trminos generales, hasta que punto est computarizado el
procesamiento de transacciones y la informacin relacionada, la complejidad de
los sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los
sistemas computarizados, esta informacin puede afectar las evaluaciones
preliminares del riesgo y del enfoque de la auditoria, esta informacin puede
afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de auditoria. Entre
los temas a considerar se incluyen:

- Organizacin del rea informtica institucional.
- Plataforma tecnolgica.
- Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la auditoria.

Determinacin de unidades operativas.- Se debe identificar las principales
unidades operativas que tienen importancia para la auditoria y tomar las
decisiones que sean necesarias respecto al alcance de nuestra auditoria en cada
una de ellas.

Se puede sealar los siguientes temas:

- Divisiones importantes
- Unidades en distintas reas geogrficas,
- Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser
identificadas por funcin.

Riesgos inherentes y ambiente de control.- La determinacin del plan de
auditoria para las unidades operativas identificadas, es influenciado por las
evaluaciones de riesgo inherente y del ambiente de control. Normalmente estas
evaluaciones se basan en nuestro conocimiento acumulado y actualizado por la
informacin adicional la planificacin especfica, se profundiza respecto de la
calificacin de los riesgos de la auditoria.

Entre los temas a considerar al realizar las evaluaciones se incluyen los
siguientes:

174
- Naturaleza de cada actividad
- Estado actual de los problemas observados en aos anteriores
- Si los hechos recientes produjeron una evaluacin que indica mayor
riesgo en una unidad operativa en particular.
- Cambios recientes en la administracin de una unidad operativa
- Cambios en las actividades de la auditoria interna
- Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los
problemas; y,
- Actitud de la administracin en cada unidad operativa

Decisiones de planificacin para las unidades operativas.-Las decisiones
incluyen la identificacin en trminos generales de la naturaleza y alcance del
trabajo que ser realizado en cada unidad operativa principal. Las decisiones en
la planificacin preliminar constituyen la base para desarrollar un enfoque de
auditoria objetivo. Entre los principales temas a considerar en la planificacin
para las unidades operativas son las siguientes:

- Informacin financiera y estructura operativa de la organizacin
- Importancia relativa de cada unidad operativa
- Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance
del trabajo de auditoria para manejar las reas de mayor riesgo;
- Ambiente de control de cada unidad operativa
- Confianza en la auditoria interna
- Requerimientos especiales de los administradores con respecto al
trabajo de auditoria;
- Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditoria
anteriores.

Decisiones preliminares para los componentes.- Una vez obtenida la
informacin del examen anterior, corresponde tomar decisiones que sern parte
de la estrategia a aplicar en cada trabajo en particular, puede existir circunstancias
donde la entidad tenga tal dimensin, diversificacin de lneas productivas,
unidades operativas o divisiones importantes que a su vez el concepto de
componente sea de un segundo nivel. Un componente equivale a un ciclo de
transacciones y tienen relacin directa con partidas presentadas en los estados
financieros.

Un componente por lo general est constituido por los siguientes conceptos:

- Un rubro de los estados financieros.
- Una cuenta de los estados financieros.
- Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los
- Una transaccin o evento expuesto en nota a los estados
financieros.

Enfoque preliminar de auditoria.- Divididos estos estados financieros en
componentes corresponde definir para cada uno cual ser la estrategia o enfoque
de auditoria aplicar, en la definicin de este enfoque concurren el anlisis de dos
elementos presentes en cada componente ellos son: el ambiente de control y los
riesgos inherentes, el ambiente de control permitir determinar que grado de

175
confianza se pueda depositar en los controles existentes en los sistemas de
informacin y contabilidad del ente.

4.2.1.3 Productos de la planificacin preliminar
Los productos obtenidos en la planificacin preliminar permiten
calificarla como un proceso completo, que se inicia con un programa de trabajo, que
luego es aplicado y se logran resultados para la utilizacin interna de las unidades de
auditora, que estn contenidos en el reporte preparado para conocimiento del
Director de la Unidad e incluye la identificacin del enfoque global de la auditora y los
componentes sobre los cuales se realizar la evaluacin del control interno de la
entidad.

El contenido bsico del reporte es el siguiente:

Antecedentes
Motivo de la auditora
Objetivos de la auditora
Alcance de la auditora
Conocimiento de la entidad y su base legal
Principales polticas contables
Grado de confiabilidad de la informacin financiera
Sistemas de informacin computarizados
Puntos de inters para el examen
Transacciones importantes identificadas
Estado actual de los problemas observados en exmenes anteriores
Identificacin de los componentes importantes a ser examinados en la
siguiente fase
Matriz de evaluacin preliminar del riesgo de auditora
Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas
Identificacin especfica de las actividades sustantivas no tomadas en cuenta
para ser evaluadas en la siguiente fase.

Los papeles de trabajo de la planificacin Preliminar se dividen en dos segmentos,
unos referidos a la administracin de la auditora y otros para respaldarlos resultados
del trabajo, en cada caso deben estar organizado y ordenados e indicados como un
conjunto integrado.

Desarrollo de la Planificacin Preliminar

La utilizacin de un programa general en esta fase, promueve el eficiente
manejo de los recursos humanos de auditora y permite el logro efectivo de sus
objetivos, mediante la aplicacin de una rutina eficaz de trabajo, la misma que puede
ser mejorada y adaptada a las circunstancias especificas de cada examen.

La planificacin preliminar no debe ser un ejercicio extenso o detallado, si no
un esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditora que posean mayor
experiencia, con el fin de proporcionar una conduccin global y establecer un
equilibrio adecuado de procedimientos, su desarrollo se basa en el conocimiento y
anlisis de los siguientes conceptos.

176
Conocimiento del ente o rea a examinar y su naturaleza jurdica

La evaluacin de la naturaleza de la entidad a ser auditada, constituye la
piedra angular para realizar una planificacin efectiva y una auditora eficiente, sin
que se pretenda en esta fase obtener una comprensin tan amplia como la que se
requiere en la planificacin especfica.

Es importante contar con la suficiente informacin sobre la entidad que se va a
auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus
actividades, los funcionarios que la operan y los factores que puedan influir para su
xito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar
las reas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de auditora de auditora y
proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias constructivas orientadas
al fortalecimiento institucional.

El conocimiento adquirido en trabajos de auditora anteriores a un ente en
particular, as como la evidencia obtenida en ellos, por lo general contina teniendo
relevancia, lo cual debe aprovecharse en el presente, de ah, que para el auditor ser
muy reunir este conocimiento en todos los aspectos vinculados con el objetivo y
alcance de la auditora.

En esta etapa el auditor debe concentrar su atencin en aquellas partes,
transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar
caractersticas inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una especial
atencin.

Por ejemplo:

Hechos o transacciones individuales significativos.
Nuevas actividades.
Incertidumbres o contingencias importantes
Existencia de litigios importantes a favor o en contra de la Entidad.
Base legal y sus modificaciones
Plan Operativo Institucional.
Estructura del presupuesto especifico de inversiones y operaciones.

La accin ms importante de la informacin a obtenerse en este punto, es la
preparacin y aplicacin del plan de entrevistas y reuniones con los principales
funcionarios de la entidad, para comunicarles sobre la ejecucin del trabajo e
identificar, datos, hechos e informacin relevante.

El producto final de determinar o actualizar la comprensin de la naturaleza de
la entidad deber ser una descripcin clara y concisa de aquellos factores que
ayudarn a apreciar sus actividades y operaciones y que debern ser incluidos en el
archivo correspondiente para ser actualizado en la auditora subsiguiente.

Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones,
metas u objetivos a cumplir

Este cocimiento ayudar al auditor a identificarla reas de riesgo potencial que
podran existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se realizan entre otras
acciones.

177
Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad parta obtener informacin
general de las actividades y procesos observados con la identificacin de los
ms relevantes.
Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad
identificando el sector al que corresponde.

Entre los temas que se pueden considerar estn los siguientes:

Caractersticas de los bienes o servicios que vende o presta la entidad.
Filosofa y mtodos de comercializacin de los bienes o servicios.
Plazos de crdito y contratacin, garantas, etc.
Procedimientos de Produccin.
Procedimientos de distribucin y almacenamiento.
Naturaleza de compras de bienes y servicios.
Existencia de contratos colectivos, incluyendo incentivos o acuerdos de
compensacin.
Existencia de proyectos de construccin o desarrollo a largo plazo.
Evaluacin de los presupuestos operativos, de inversin y financieros.
Nuevas tecnologas.
Reestructuracin de la entidad

Identificacin de las principales polticas y prcticas contables,
presupuestarias, administrativas y de operacin

La identificacin de las principales polticas y prcticas contables,
administrativas y de operacin, contribuyen a sealar la existencia de problemas que
pueden estar afectando a la entidad. Por ejemplo. El uso de tcnicas sofisticadas de
administracin de fondos, pueden aumentar el riesgo de que se estn realizando
desembolsos indebidos y originen por parte del auditor la reconsideracin de la
naturaleza y alcance de los procedimientos de auditora.

Las siguientes son las posibles reas de investigacin:

Los manuales existentes relacionados con el sistema contable;
Los cambios en las polticas contables;
Procedimientos para definir el corte de compras y recepcin de bienes y
materiales; adquiridos;
Transferencias de fondos;
Grado de autonoma o centralizacin de unidades operativas;

En esta parte, el auditor deber conocer el funcionamiento del sistema de registro
de las actividades operativas, administrativas y financiero contable, a fin de entender la
importancia de las transacciones principales que ejecuta la entidad, la forma como se
procesan las transacciones, los registros existentes y el proceso de los reportes
financieros.

178
Anlisis general de informacin financiera

Como parte de la planificacin se ejecutar un anlisis general de la
informacin financiera y no financiera, complementada por indagaciones con las
direcciones operativa y financiera.

El anlisis general permitir identificar las reas de alto riesgo que pueden
requerir mayor nfasis en auditora, o reas de bajo riesgo en que podemos minimizar
nuestros esfuerzos de auditora. As, los procedimientos analticos generales se
disearn para realizar cambios importantes esperados/inesperados, o la ausencia de
cambios esperados, en los rubros o cuentas claves de los estados financieros,
indicadores, tendencias de rentabilidad o relaciones financieras.

Dadas la gran variedad de informacin y la multitud de relaciones que pueden
calcularse, es importante que se seleccionen o identifique solo aquellas relaciones
que sean claves para la comprensin de los registros de la actividad y de estados
financieros de la entidad.

Por su utilidad en determinar variaciones y porcentajes que van a servir para
establecer la significatividad de las cuentas y su movimiento, en la planificacin
preliminar deber realizarse un anlisis vertical cuyo fundamento es la comparacin
porcentual de las cuentas respecto de subgrupos, grupos y sectores financieros; as
como un anlisis comparativo u horizontal entre los ltimos estados, lo que permitir
visualizar la significatividad de las variaciones, tanto porcentualmente como
cuantitativamente, estableciendo entre otros aspectos el peso porcentual de cada
rubro dentro de los activos, pasivos y patrimonio o como han variado en los ltimos
aos los rubros del balance general y el estado de resultados.

Aunque los procedimientos analticos son un aspecto importante de la
auditora, bien sea que se ejecuten durante la planeacin o al tiempo con los
procedimientos sustantivos, stos no aportan estimulaciones razonables de los
montos de los errores o diferencias de juicio. Estos procedimientos generalmente
involucran anlisis de detalle, comparaciones de los saldos registrados con otras
informaciones (ej., los saldos del ao anterior, saldos de cuentas relacionados), o uso
de coeficientes u otras relaciones, para ver si las cifras registradas tienen sentido. Las
diferencias identificadas como resultado de estos procedimientos se evalan para ver
si debemos extender los procedimientos de auditora a un rea particular de la
auditora.

Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas en
los estados financieros

Se define la materialidad como la magnitud de una omisin o afirmacin
equvoca que, individualmente o en conjunto, segn las circunstancias del caso, hace
que el juicio del auditor se modifique, respecto a su apreciacin sobre la razn
habilidad de los estados financieros. Por otra parte, la planeacin de auditora
requiere de una evaluacin certera de la probabilidad de que existan errores de
importancia en auditora en la informacin sujeta a examen, por lo que se hace
necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativos.

179
Al desarrollar la estrategia de auditora, se considerar la materialidad a dos
niveles: a nivel general, con relacin a los estados financieros en conjunto, a la que
se denomina materialidad preliminar (MP); y, a nivel de cuentas o grupos de cuentas
individuales, determinando error tolerable (ET).

Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin financiera, la
organizacin y responsabilidades de las unidades financiera, administrativa y de
auditoria interna.

La estructura orgnica y funcional de las unidades de administracin financiera, pueden
revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la informacin
financiera producida y su relacin directa con el volumen y proyecciones de las
operaciones que se desarrollan en una entidad. Para el efecto, ser necesario
considerar entre otros los siguientes aspectos:

Estructura y tamao de las unidades de administracin financiera de la entidad a
fin de calificar la integridad y confianza de la informacin financiera producida;
Organizacin y responsabilidades del jefe de la unidad financiera as como de las
reas de competencia relacionadas con la planificacin y la administracin
financiera;
Grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades financieras y
contables; y,
Responsabilidades de informacin financiera definidas para las unidades
operativas.

Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del
sistema de informacin computarizado

Una parte integrante de la planificacin preliminar consiste en conocer el ambiente del
sistema de informacin de la entidad o rea examinada. Aunque no es necesario que
la informacin obtenida durante esta fase sea extremadamente detallada, debe ser
suficiente para determinar en trminos generales, hasta qu punto est
computarizado el procesamiento de transacciones y la informacin relacionada, la
complejidad de los sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad
dependen de los sistemas computarizados. Esta informacin puede afectar las
evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de la auditora.

Entre los temas a considerar se incluyen:
Organizacin del rea informtica institucional;
Plataforma tecnolgica (Equipos y programas base);
Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la auditora;
Para mayor informacin ver la Gua de Auditora Informtica.

Determinacin de unidades operativas

A base de la comprensin de la actividad de la entidad que se est auditando,
debemos identificar las principales unidades operativas que tienen importancia para la
auditora y tomar las decisiones que sean necesarias respecto al alcance de nuestra
auditora en cada una de ellas.

180
Entre los temas que se pueden considerar para su identificacin estn los siguientes:

Divisiones importantes;
Unidades en distintas reas geogrficas; y,
Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser identificadas
por funcin.

Riesgos inherentes y ambiente de control

La determinacin del plan de auditora para las unidades operativas
identificadas, es influenciada por las evaluaciones de riesgo inherente y del ambiente
de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en nuestros conocimientos
acumulados y actualizados por la informacin adicional obtenida durante el proceso
de la planificacin preliminar.

Entre los temas a considerar al realizar estas evaluaciones se incluyen los
siguientes:

Naturaleza de cada actividad;
Estado actual de los problemas observados en aos anteriores;
Si los hechos recientes produjeron una evaluacin que indica mayor riesgo en una
unidad operativa en particular;

181
Cambios recientes en la administracin de una unidad operativa;
Cambios en las actividades de la auditora interna;
Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los problemas; y,
Actitud de la administracin en cada unidad operativa.

En esta parte, se obtendr comprensin de cada uno de los cinco componentes de
control interno e identificacin de los factores de riesgo de fraude. Para este efecto,
en el punto referente a los Resultados de la Evaluacin de Control Interno de la
Planificacin Especfica, se amplan en detalle los conceptos en referencia.

Decisiones de Planificacin para las Unidades Operativas

Las decisiones incluyen la identificacin en trminos generales de la naturaleza y
alcance del trabajo que ser realizado en cada unidad operativa principal. Las
decisiones en la planificacin preliminar constituyen la base para desarrollar un
enfoque de auditora objetivo. Entre los temas a considerar en la planificacin, para
las principales unidades operativas son las siguientes:

Informacin financiera y estructura operativa de la organizacin;
Importancia relativa de cada unidad operativa;
Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance del
trabajo de auditora para manejar las reas de mayor riesgo;
Ambiente de control de cada unidad operativa;
Confianza en la auditora interna;
Requerimientos especiales de los administradores con respecto al trabajo de
auditora;
Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditorias
anteriores.

La preparacin de un papel de trabajo en el que consten las decisiones de
planificacin para las unidades operativas, es til para documentar nuestro enfoque
de la auditora.

Decisiones preliminares para los componentes

Una vez obtenida la informacin del examen anterior, corresponde tomar
decisiones que sern parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en particular.

En este momento es cuando se divide la labor de manejables denominadas
componentes. Pueden existir circunstancias donde la entidad tenga tal dimensin,
diversificacin de lneas productivas, unidades operativas o divisiones importantes
que, a su vez, el concepto de componente sea de un segundo nivel.

Normalmente un componente va a ser equivalente a un ciclo de transacciones
y tiene relacin directa con partidas presentadas en los estados financieros. En el
enfoque moderno de auditora, la definicin de componente ests vinculada con el
ciclo de transacciones. De esa manera existir un componente para el ciclo
Ventas/Cuentas a Cobrar/Cobranzas, otro para Compras/Cuentas a Pagar/Pagos,
otro para Existencias/Costo de Produccin, etc.

182
En una auditora a los estados financieros, estos pueden contener elementos
importantes y distintivos que son producto de sistemas contables y de control
completamente diferentes, los cuales estarn sujetos a diferentes factores de riesgo.
Un anlisis ms detallado de estas partidas, dividindolas en componentes ms
manejables, podra ser necesario.

Un componente, por lo general est constituido por los siguientes conceptos:

Un rubro de los estados financieros;
Una cuenta de los estados financieros;
Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los estados
financieros; y
Una transaccin o evento expuesto en nota a los estados financieros.

Entre los factores que deben considerarse para determinar los componentes
se incluyen los siguientes:
Naturaleza de las cuentas o grupos de transacciones;
Valor monetario del tem;
Naturaleza del riesgo relacionado con las cuentas individuales o grupos de
cuentas;
Inters de los administradores

Los siguientes son los componentes que usualmente se identifican en los planes
de auditora a fin de evaluar el riesgo e identificar controles:

Ingresos por Ventas y Cuentas a Cobrar: Ingresos por Ventas, Cobranzas de
Deudores, Cuentas a Cobrar por Ventas.
Existencias y Costos de Produccin: Costos de Produccin, Costo de Ventas,
Existencias.
Compras y Cuentas por Pagar: Compra de Bienes y Servicios, Desembolsos por
Bienes y Servicios, Cuentas a Pagar.
Activo Fijo: Adquisiciones y retiros, Depreciacin, Reexpresin.
Disponibilidades: Saldo de Caja y Bancos
Inversiones: Inversiones, Resultados de Inversiones
Emprstitos y Patrimonio: Emprstitos, Patrimonio, Intereses.
Otros activos: Cargos Diferidos e Intangibles, Gastos Pagados por Adelantado,
Otros Activos.
Otros pasivos: Provisiones y Otros Pasivos, Crditos Diferidos.
Consolidaciones

Enfoque preliminar de auditora

Divididos los estados financieros en componentes, corresponde definir para cada uno
cul ser la estrategia o enfoque de auditora a aplicar. En la definicin de este enfoque
concurren el anlisis de dos elementos presentes en cada componente, ellos son: el
ambiente de control y los riesgos inherentes. El ambiente de control permitir
determinar qu grado de confianza se puede depositar en los controles existentes en

183
los sistemas de informacin y contabilidad del ente. Un ambiente de control fuerte
permitir confiar en los controles mientras que un ambiente de control dbil requerir la
realizacin de procedimientos de auditora no vinculados con pruebas de controles.

Un anlisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitir concentrar la labor
de auditora total en aquellas reas que presenten mayor riesgo, si se recuerda la
definicin de riesgo de auditora como la susceptibilidad de que determinada partida
est expuesta a la presentacin de errores o irregularidades, aquellas reas de riesgo
bajo donde no se esperan obtener errores o irregularidades, requerirn menor esfuerzo
de auditora que las reas consideradas con riesgo elevado.

La actividad de evaluacin de los riesgos, se la encuentra tanto en la planificacin
preliminar cuanto en la planificacin especfica.

En la planificacin preliminar se evala el riesgo global de la auditora relacionado con
la informacin financiera, administrativa u operativa. Se evala tambin en forma
preliminar el riesgo inherente y el riesgo de control de cada componente.

En la planificacin especfica en cambio, se evala el riesgo inherente y de control en
forma especfica (veracidad; clculo y valuacin; contabilizado y acumulado) por cada
afirmacin en particular dentro de cada componente.

Instrucciones para la planificacin

Una vez concluida la planificacin preliminar e identificadas las operaciones que
requieren de mayor revisin y anlisis para el diseo adecuado del enfoque de la
auditora, ser necesario considerar, entre otras, las siguientes instrucciones:

Aclaracin o informacin adicional sobre polticas contables aplicadas por la
entidad;
Verificacin de la informacin gerencial importante;
Procedimientos de diagnstico que sern ejecutados; y,
Obtencin de informacin adicional de algn sistema.

CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MEMORANDO DE LA PLANIFICACIN
PRELIMINAR

Auditora a (Nombre de la entidad) por el periodo comprendido entre ( fecha o
periodo)

Antecedentes.- Se har referencia a la ltima auditoria realizada por la
Contralora General del Estado, por la Unidad de Auditoria Interna, o de Firmas
Privadas de Auditoria.
Motivo de la Auditoria.- Sealar los que constan en la orden de trabajo.
Adems, se har referencia si es una actividad planificada que consta en el plan
anual de auditoria o es un imprevisto autorizado por el Contralor o sub. Contralor,
para lo cual citar el documento en el que se inserta la autorizacin, para efectuar
el examen:
Objetivos de la Auditoria. - Los que constan en la orden de trabajo.

184
Alcance de la Auditoria.- El que consta en la orden de trabajo. Puede incidir en
la determinacin del alcance los resultados de la evaluacin preliminar, por lo que
cualquier sugerencia se revelar en ese sentido. En el caso de exmenes
realizados por las Unidades de Auditoria Interna se describirn las reas y
operaciones examinadas, de ser externas se incluir anexo.
Conocimiento de la Entidad y su Base Legal.- Obtener informacin actualizada
de la entidad auditada, considerando los siguientes puntos:
Base Legal.- Se har referencia al Decreto o Ley de creacin de la entidad y sus
reformas.
Principales Disposiciones Legales.- Leyes, reglamentos, normas, manuales e
instructivos especficos vigentes relacionados con la entidad.
Estructura Orgnica.- Se incluirn los principales niveles y la denominacin de
los cargos que lo conforman. En lo que se refiere al rea administrativa -
financiera, se detallarn las distintas unidades que la componen, as como las que
funcionan en lugares diferentes al de la sede.
Misin y Objetivos Institucionales.- Identifique la visin y la misin, los
principios, los objetivos y las metas de la entidad a ser auditada, indicando la
fuente de donde obtuvo esta informacin.
Principales Actividades, Operaciones e Instalaciones.- Describa en forma
general las principales actividades, operaciones e instalaciones relacionadas con
la naturaleza y funciones de la entidad. Se obtendr informacin del Plan
Operativo y del Reglamento Orgnico Funcional.
Principales Polticas y Estrategias Institucionales.-Identifique las principales
polticas y estrategias de la entidad sujeta a examen. Se obtendr
preferentemente del plan estratgico de la entidad.
Financiamiento.- Se identificar la fuente de ingresos, que tenga la institucin,
por cada ejercicio econmico. La informacin podr tomarla del Estado de
Resultados.
Funcionarios Principales.- En anexo, se detallarn los nombres, cargos y
perodo de actuacin de los principales funcionarios y ex-funcionarios de la
entidad sujeta a examen. Se har referencia al oficio con el cual se notific el
inicio de la auditoria.
Principales Polticas Contables.- Identifique y describa las principales polticas y
prcticas contables que mantiene la entidad. Verifique si se aplican con sujecin a
la normativa vigente.
Grado de Confiabilidad de la Informacin Financiera, Administrativa y
Operacional.- La estructura orgnica y funcional de la unidad financiera puede
revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la
informacin producida y su relacin directa con el volumen y la proyeccin de las
operaciones que se desarrollan en las actividades de la entidad; as:

Revise la estructura de las unidades que pertenecen a la seccin financiera y
descrbalas en su papel de trabajo y comente los aspectos importantes.
Identifique las funciones de los servidores del rea
Revise los niveles de autorizacin de las diferentes operaciones
Determine el grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades
financieras.
Seale la informacin financiera y reportes que produce la entidad, con
indicacin de: titulo, periodicidad, fecha de preparacin, usuarios directos,
finalidad y acciones tomadas por la entidad a base del reporte analizado.

185
Evale el nmero de personal frente a la carga de trabajo
Identifique el volumen de transacciones promedio por mes
Realice el seguimiento a varios tipos de operaciones desde su inicio hasta su
trmino, de acuerdo con el sistema
Seale los principales comentarios que constan en los informes de exmenes
ltimos.

Sistema de Informacin Automatizado.- Obtenga una comprensin global de
los Sistemas de Informacin Computarizados, as como la estructura y
complejidad del ambiente automatizado, incluyendo la unidad de informtica, los
equipos, programas bsicos y las aplicaciones utilizadas.
Puntos de Inters para el Examen.- Identifique los hechos importantes al
momento de revelar la informacin de la entidad, que ameriten ser considerados
como reas crticas.
Carta De Dictamen.- Identifique las salvedades que constan Transacciones
Importantes Identificadas.- Identifique las principales transacciones que de
acuerdo a la naturaleza de la entidad y su importancia relativa, deban
considerarse para aplicar procedimientos sustantivos. Ejemplo: contratos, seguros,
cuentas incobrables, importaciones en trnsito, etc.

Estado Actual de Observaciones en Exmenes Anteriores:

en el dictamen de auditoria anterior y evale la incidencia que stas tienen
en el perodo auditado para que se les vuelva a considerar si el caso lo
amerita.

Seguimiento en la Aplicacin De Recomendaciones.- Verifique el
cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos
por la Contralora General del Estado y las Unidades de Auditoria Interna, en
el perodo auditado.

Identificacin de los Componentes Importantes a Examinarse en La
Planificacin Especfica.- Se detallaran los componentes identificados como
importantes, sealando las razones de ello, ejemplo: Sistema para el pago de
remuneraciones.- Se considera como componente importante, por cuanto
representa el 70% de sus egresos y en el perodo de alcance con relacin al
anterior hubo, un significativo incremento de erogaciones por este concepto.

Matriz de Evaluacin Preliminar del Riesgo de Auditoria.- Se calificar el
riesgo global de la auditoria relacionado con el conjunto de los estados financieros
o rea a examinar, utilizando una matriz con el siguiente esquema:

COMPONENTE

RIESGO Y SU FUNDAMENTO

ENFOQUE
PRELIMINAR DE
AUDITORIA

ESTRUCTURA
PARA EL PLAN
DETALLADO

INHERENTE

CONTROL

186
Determinacin de Materialidad e Identificacin de Cuentas Significativas.- Se
describir la forma de su determinacin y el porcentaje establecido, sealando las
cuentas significativas de los estados financieros.

APENDICE A: PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIN PRELIMINAR

PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
A. Conocimiento del ente o rea a examinar y su
naturaleza jurdica.

A1 Programe y confirme entrevistas con el titular de la
entidad, el jefe de auditora interna y los jefes de las
unidades relacionadas, para comunicarles sobre la
ejecucin de la auditora e identificar datos, hechos,
actividades e informacin relevante para la misma.

A2 Actualice o arme el Archivo Permanente a base de
informacin disponible en la unidad de auditora y en
otras dependencias relacionadas, as como en la Unidad
de Auditora Interna de la Entidad, Departamento
J urdico, etc., sobre:

A2.a Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y otros
documentos relacionados con el funcionamiento de la
entidad en general y del rea o la actividad especfica a
examinar;

A2.b Informacin sobre la estructura organizacional,
organigramas, detalle de cuerpos colegiados, ubicacin
fsica de las instalaciones, detalle de funcionarios etc.,
vigentes en la entidad y las unidades relacionadas con
la actividad a examinar, revsela selectivamente y
determine lo siguiente:

Existencia de unidades descentralizadas o
desconcentradas relacionadas con la entidad o la
actividad examinada;

Grado de autonoma o centralizacin de la entidad o

Instalaciones disponibles para la entidad o actividad
examinada y su ubicacin;

Restricciones legales existentes para el funcionamiento
eficiente de la entidad o actividad.

187

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
A2.c Obtenga el presupuesto (s) institucional aprobado (s),
respecto al perodo comprendido en el alcance de la
auditora, as como las cdulas presupuestarias de
ingresos y gastos del perodo en cuestin. Se solicitar
que sta contenga la siguiente informacin:

Acuerdo de aprobacin del presupuesto (s)

Acuerdo de liquidacin presupuestaria (s), sobre la base
del alcance del examen.

Cdulas presupuestarias de Gastos, presupuesto inicial,
reformas, asignacin codificada, compromiso, obligacin
y pago, saldos y la correspondiente deuda en caso de
existir.

Solicite el Plan Operativo Anual (POA) en funcin al
perodo establecido en el alcance de la auditora, analice
su contenido:
Visin, misin, polticas, estrategias, metas proyectadas.

Solicite los informes de las evaluaciones
presupuestarias, efectuadas por la entidad y verifique su
consistencia, comentarios, as como las conclusiones y
recomendaciones sealadas. Analice con qu
periodicidad son efectuadas.

En las cdulas presupuestarias de ingresos y gastos,
analice el monto de las reformas presupuestarias y
solicite los acuerdos respectivos, a base de su monto,
partida presupuestaria y criterio del auditor.

Verifique si la institucin dispone de sistemas de
medicin de resultados y solictelos.

Solicite los ndices financieros y de gestin empleados
por la entidad, en lo posible solicite adems su
interpretacin, aplicabilidad, as como la definicin de los
mrgenes de fluctuabilidad establecidos por la entidad
sujeta a examen.

De no existir los ndices en referencia, prepare
relaciones que considere importantes para el desarrollo
de la entidad, sus resultados inclyalos en la
determinacin de riesgos.

Recopile los informes adicionales de ejecucin
presupuestaria, que sirvieron de base para la toma de
decisiones.

188

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
A2.d Obtenga y revise los ltimos informes de auditora
emitidos (incluyendo las recomendaciones de control
interno) por la CGE, UAI's y por firmas privadas de
auditora.

A3 Resuma las acciones tomadas a base de las
recomendaciones emitidas en los ltimos exmenes de
auditora interna y externa.

A4
Liste los documentos e informes disponibles que los
considere tiles para ejecutar la auditora, clasificados
por actividades importantes, indicando la fecha de
emisin, el lugar de archivo y una sntesis del contenido.

A5 Efecte las reuniones o entrevistas concretadas en el
punto A1 y considere lo siguiente:

A5.a Titular de la entidad:

Exponga el objetivo de la auditora que inicia, los
beneficios para la entidad y solicite la colaboracin
necesaria para completar el trabajo.

Explique el proceso de la auditora a desarrollar,
haciendo nfasis en los productos intermedios y finales
del trabajo.

Obtenga informacin sobre los principales programas
ejecutados por la entidad que corresponda al alcance
del examen.

Indague respecto a la aplicacin de las
recomendaciones de auditora interna y externa.
Compruebe algunas aplicaciones significativas.

Programe y solicite la atencin especial del titular a la
Presentacin de los resultados del examen.

Entregue el oficio de presentacin del equipo de
auditora.

Solicite al titular que haga conocer formalmente al
personal de la entidad sobre la presencia del equipo de
auditora, a fin de facilitar la entrega oportuna de
informacin.

189

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
Solicite un espacio fsico para desarrollar el trabajo
planificado.

Aplique el cuestionario relacionado con los componentes
de Control Interno.

A5.b Jefe de la Auditora In terna de la entidad:

Entreviste al jefe de la unidad de auditora interna e
informe sobre el objetivo y alcance de la auditora que
inicia.

Solicite informacin de las actividades desarrolladas por
la auditora interna de la entidad sujeta a examen.

Revise el archivo permanente de la Auditora Interna,
principalmente lo referido al objetivo del examen

Comunique al Auditor Interno J efe, que como parte del
examen evaluar el funcionamiento de la unidad bajo su
direccin.

A5.c Jefes de las unidades administrativas (Distribuir las
entrevistas entre el supervisor y el jefe de equipo):

Seleccione a los funcionarios de las unidades
administrativas que entrevistar de acuerdo con el
objetivo y el alcance de la auditora;

Prepare una agenda con puntos a tratar con cada
funcionario seleccionado, incluya los aspectos de mayor
aplicacin sobre la planificacin de las operaciones, la
organizacin utilizada, el sistema de informacin
gerencial, los procedimientos de control
y de evaluacin vigentes, la administracin de los
recursos humanos, el manejo de los recursos
financieros y la utilizacin de los recursos materiales,
entre otros.

Entreviste individualmente a los funcionarios
seleccionados guindose por los puntos incluidos en la
agenda.

Exponga los aspectos positivos de la auditora, solicite el
apoyo para ejecutarla eficientemente y confirme el lugar
para instalar el personal. Seale la importancia de su
participacin en reuniones posteriores para informar los
resultados del examen.

190

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
Solicite formalmente los documentos generados por el
sistema de informacin que sern examinados.

Aplique el cuestionario relacionado con los componentes
de Control Interno.

A5.d Efecte un resumen de las entrevistas indicadas en los
puntos a, b, c anterior. En el mencionado documento
resaltar los puntos importantes a considerar en la
planificacin especfica.

A6 Tabule los datos y componentes importantes
identificando los que requieren ser verificados en las
siguientes fases de la auditora.

B Conocimiento de las principales actividades,
operaciones, instalaciones, metas u objetivos a
cumplir.

B1 Prepare un resumen de las actividades importantes para
el manejo de la entidad o actividad a examinar y
obtenga una comprensin aceptable de las mismas,
considere los siguientes puntos:

B1.a Operaciones significativas de la entidad, rea o
actividad;

B1.b Nuevos componentes de la entidad o actividad como
nuevos servicios o productos, unidades administrativas
creadas y otros aspectos;

B1.c Incertidumbres o contingencias importantes sobre el
manejo de la entidad o actividad;

B1.d Introduccin de nuevos procedimientos de operacin y
los mecanismos de informacin a los usuarios;

B1.e Operaciones significativas definidas como
extraordinarias o poco usuales;

B1.f Problemas de especializacin tcnica sobre la definicin
y aplicacin de registros operativos, administrativos y
financieros de los diferentes programas;

B1.g Grupo de operaciones importantes, depende de la
entidad o actividad examinada;

B1.h Presencia de litigios o de requerimientos financieros
relevantes de la entidad o actividad; y,

191

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
B1.i Funcionamiento de los mecanismos de registro, anlisis
y control de las actividades, considerando al sujeto
pasivo de la auditora como un todo.

B2 Inspeccione las instalaciones de la entidad o actividad y,
de ser necesario, de las unidades responsables del
manejo especfico de operaciones que puedan
segregarse;

B3 Entreviste a los funcionarios encargados de las
actividades inspeccionadas, preferentemente mientras
se realizan las operaciones, sobre los siguientes
aspectos:

B3.a Objetivo de la auditora, informando que laborar en el
mismo horario de la entidad, la ubicacin del personal y
el nmero telefnico.

B3.b Objetivo de la operacin y las principales limitaciones
observadas, en el caso de existir;

B3.c ltimos reportes preparados, de ser posible, revselos y
registre el lugar de su ubicacin;

B3.d Asuntos en los que podra colaborar la auditora para
fomentar la eficiencia y la efectividad en las
operaciones;

B3.e Solicite apoyo para el trabajo, el mismo que se ver
evidenciado con la entrega oportuna de informacin y su
participacin conociendo los resultados y las posibles
acciones correctivas.

B4 Resuma el resultado de las entrevistas e instalaciones
por unidad operativa e incluya solamente los aspectos
relevantes que seran tiles en las siguientes fases del
trabajo.

B5 Indague e identifique las principales operaciones
desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de
determinar las reas de riesgo potencial y comprender
los motivos que fundamentan las decisiones
gerenciales, considerando los siguientes aspectos:

B5.a Indague e identifique las principales operaciones
desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de
determinar las reas de riesgo potencial y comprender
los motivos que fundamentan las decisiones
gerenciales, considerando los siguientes aspectos:

192

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
B5.b Caractersticas de los usuarios de la informacin;

B5.c Principales mtodos de operacin utilizados para
cumplir con los objetivos;

B5.d Procedimientos y criterios utilizados para la entrega de
los servicios;

B5.e Caractersticas y funciones de la entidad o actividad.

B5.f A travs del sistema presupuestario, determine:

Fases significativas del proceso presupuestario.

Definicin de nuevos componentes de la actividad
presupuestaria: clasificacin de ingresos y gastos,
agrupacin sectorial de las entidades pblicas.

Operaciones extraordinarias en manejo presupuestario.

Restricciones en la especializacin tcnica, en la
definicin y aplicacin de registros respecto a la
ejecucin fsica y financiera de los programas y
proyectos.

Definicin de los proyectos de inversin.

Funciones de registro, anlisis y control (previo,
concurrente y posterior) presupuestario.

Objetivos y limitaciones presupuestarios.

ltimos reportes presupuestarios y de gestin.

Establecimiento del apoyo que ser otorgado por parte
de la unidad de auditora interna: flujo de informacin.

Investigue las actividades y funciones desarrolladas por
la unidad de presupuesto y proceda a establecer las
reas consideradas crticas con riesgo potencial y su
efecto en el proceso de toma de decisiones.

C Identificacin de las principales polticas y prcticas
contables, administrativas y de operacin.

C1 Polticas y prcticas relativas a:

C1.a Polticas y objetivos para el manejo financiero de la
entidad o actividad;

193

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
C1.b Prcticas definidas para la administracin de los
recursos;

C1.c Financiamiento y capacidad legal para desarrollar sus
facultades;

C1.d Estructura financiera y presupuestaria;

C1.e Proyecciones financieras desarrolladas;

C1.f Sistema de informacin gerencial utilizado.

C1.g Dentro de las gestiones presupuestarias, deber
observarse:

Polticas y objetivos para el manejo presupuestario

Prcticas en la administracin presupuestaria

Estructura presupuestaria y fuentes de financiamiento
para la ejecucin del presupuesto.

Proyecciones financieras para la ejecucin
presupuestaria de ingresos y gastos.

Factores exgenos que inciden en la ejecucin
presupuestaria de ingresos y gastos

Cambios en la gestin presupuestaria por: incorporacin
de nuevos procedimientos, mtodos de operacin

Restricciones en la ejecucin presupuestaria.

C2 Analice las circunstancias econmicas bajo las cuales
se desenvuelve la entidad o actividad examinada,
considerando los siguientes puntos:

C2.a Efecto de las condiciones econmicas del sector y las
polticas generales establecidas;

C2.b Factores econmicos especficos que afecten el manejo
de las operaciones;

C2.c Fluctuaciones estacionales que afecten la obtencin de
recursos y el cumplimiento de los objetivos
programados;

C2.d Cambios en las dimensiones y condiciones financieras
de la entidad o actividad;

194

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
C2.e Viabilidad y perspectivas futuras para el manejo de las
operaciones;

C2.f Efecto de las acciones externas como cambios en los
mtodos de operacin indicadores financieros y otras
condiciones;

C2.g Cambios en los mtodos de operacin para el registro e
informacin de la ejecucin presupuestaria;

C2.h Exposicin de las operaciones a las fluctuaciones por
tipo de cambio de la moneda;

C2.i Restricciones vigentes para la entidad o actividad
examinada

D Determinacin del grado de confiabilidad de la
informacin financiera, administrativa y de
operacin, as como la organizacin y
responsabilidades de las unidades financiera,
administrativa y de auditora interna.

D1 Revise la estructura y tamao de la unidad
administrativa y financiera de la entidad como base para
calificar la integridad y confiabilidad de la informacin
producida y su relacin directa con el volumen y
proyeccin de las operaciones, aplique los siguientes
pasos:

D1.a Determine la existencia de un jefe financiero con sus
respectivas responsabilidades y reas de competencia;

D1.b Identifique la presencia de funcionarios responsables de
investigar, preparar y aprobar las polticas y
procedimientos relacionados con la entidad o la

D1.c Grado de centralizacin o descentralizacin de las
actividades financieras;

D1.d Organizacin de las responsabilidades de informacin y
alcance de las siguientes funciones relacionadas:

-Planificacin y presupuestos;

- Registros contables; y,

- Anlisis financiero de los resultados obtenidos;

195

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia
Hecho
por
D1.e Responsabilidades de informacin definidas para las
unidades operativas, administrativas y financieras.

D1.g Grado de independencia de la gestin presupuestaria y
coordinacin departamental con los sistemas de:
contabilidad, determinacin y recaudacin de ingresos,
Tesorera y otros (administracin de proyectos, manejo
de endeudamiento).

D1.h Restricciones legales, facultades privativas y
establecimiento de limitaciones a la gestin
presupuestaria institucional.

D1.i Grado de cumplimiento de las responsabilidades
operativas en el diseo de la planificacin institucional,
aplicacin de la planificacin estratgica, presentacin
de la informacin contable y actividades relacionadas
con la elaboracin, ejecucin y evaluacin
presupuestaria.

E Comprensin global del desarrollo, complejidad y
grado de dependencia del sistema de informacin
computarizado.

E1 Obtenga una comprensin global de los sistemas de
informacin computarizados, en particular sobre lo
siguiente:

E1.a Naturaleza y alcance del procesamiento automtico de
datos;

E1.b Configuracin del sistema de informacin;

E1.c Estructura organizativa de las operaciones del sistema
de informacin computarizado.

E2 Aplique los procedimientos detallados contenidos en la
Gua de Auditora en Ambientes Computarizados.

Los papeles de trabajo de la planificacin preliminar se dividen en dos
segmentos, uno referido a la administracin de la auditora y otro para respaldar los
resultados del trabajo, en cada caso deben estar organizados, ordenados e indicados
como un conjunto integrado.

196
CONTROL INTERNO

CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno constituye un proceso aplicado por la mxima autoridad, la
direccin y el personal de cada institucin,que proporciona seguridad razonable de
que se protegen los recursos pblicos y se alcancen los objetivos institucionales.
Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organizacin, la
idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos
institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos,
el sistema de informacin, el cumplimiento de las normas jurdicas y tcnicas; y, la
correccin oportuna de las deficiencias de control.

El control interno, ser responsabilidad de cada institucin del Estado, y tendr
como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a
cargo de la Contralora General del Estado
1

El Sistema de Control Interno consta de todas las medidas empleadas por una
organizacin para:

1. Proteger los activos contra el desperdicio, el fraude y el uso ineficiente.
2. Promover la exactitud y confiabilidad en los registros contables.
3. Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la entidad.
4. Evaluar la eficiencia de las operaciones, en pocas palabras, el control interno
esta formado por todas las medidas que se tomen para promover la eficiencia de
las operaciones y asesorar a la administracin
2

PRINCIPIOS BSICOS DEL CONTROL INTERNO

El control interno se basa en el concepto de carga y descarga de
responsabilidades y deberes. Sus principios bsicos son:

Responsabilidad delimitada

La responsabilidad por la realizacin de cada deber, tiene que ser delimitada a
cada persona. La calidad de control ser ineficiente, si no existe debida
responsabilidad. No se debe realizar transaccin alguna, sin la aprobacin de una
persona especficamente autorizada para ello.

Segregacin de funciones de carcter incompatible

Las funciones contables y financieras debern estar en posicin de poder
controlar los registros y al mismo tiempo las operaciones que originan los asientos de
dichos registros. Las funciones de iniciacin, autorizacin y contabilizacin de
transacciones, as como la custodia de recursos, deben separarse dentro del plan de
organizacin de la entidad. Por ejemplo, la persona responsable de cobrar ingresos,
no deber tener autoridad para registrar los mismos.

1
LIBRO AUTENTICO DE LEGISLACION ECUATORIANA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Pg. 4
2
MEIGS Walter B. Contabilidad, Pg. 200

197
Divisin del procesamiento de cada transaccin

Ninguna persona debe tener la responsabilidad completa por una transaccin.
Toda persona puede cometer errores y la probabilidad de descubrirlos aumenta,
cuando son varias las personas que realizan una transaccin. Por ejemplo, en el pago
de sueldos, personas distintas deben: controlar la tarjeta de tiempo, preparar la
nmina de remuneraciones, revisarla, girar el cheque y efectuar el pago.

Seleccin de servidores hbiles y capaces

Se debe seleccionar y capacitar a los empleados. Servidores hbiles y
capacitados producen un trabajo ms eficiente y econmico.

Aplicacin de pruebas continas de exactitud

Debern utilizarse pruebas de exactitud con el objeto de asegurar la correccin
de la operacin, as como de la contabilizacin subsiguiente. Por ejemplo, deber
compararse al total cobrado diario por un cajero, con el total depositado en el banco.

Rotacin de deberes

Se deber rotar a los empleados de un trabajo al mximo posible y exigirse la
utilizacin de las vacaciones anuales para quienes estn en puestos de confianza.
Permite descubrir errores y fraudes si se han cometido.

Fianzas

Los empleados que manejan y contabilizan los recursos materiales y
financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el contador, el cajero, los
cobradores y el bodeguero.

Instrucciones por escrito

Las instrucciones debern darse por escrito, en forma de manual de
operaciones. Las rdenes verbales pueden olvidarse o mal interpretarse.

Utilizacin de cuentas de control

El principio de la cuenta de control deber utilizarse en todos los casos
aplicables. Las cuentas de control sirven para efectuar pruebas de exactitud entre los
saldos de las cuentas, ayudando a evaluarlos en caso de ser considerable el volumen
de transacciones.

Uso de equipos de pruebas automticas

El equipo mecnico con dispositivo de prueba incorporada deber utilizarse
siempre que sea posible. Por ejemplo mquinas registradoras.

198
Contabilidad por partida doble

Deber utilizarse el sistema de contabilidad por partida doble. Sin embargo,
este sistema no constituye un sustituto para el control interno, sino que ms bien lo
ayuda.

Formularios prenumerados

Deber utilizarse formularios prenumerados ser impresos para toda la
documentacin importante (por ejemplo: cheques, recibos, rdenes de compra,
comprobantes de caja chica, etc.), manteniendo controles fsicos sobre sus
existencias y uso, as como debern mantenerse copias legibles en orden numrico.

Evitar el uso de dinero en efectivo

Se debe evitar el uso de dinero en efectivo, utilizando solo para compras
menores mediante la modalidad de fondo fijo de caja chica.

Uso del mnimo de cuentas bancarias

Se debe reducir al mnimo posible el mantenimiento de cuentas bancarias, se
mantendr una cuenta corriente para operaciones generales y una con varios fines
especficos.

Depsitos Inmediatos e Intactos

Todo el dinero recibido en efectivo o mediante cheques, rdenes de pago, etc.,
deber depositarlo intacto a ms tardar dentro de las 24 horas de recibido, en la
cuenta bancaria respectiva. Esta medida disminuye el riesgo de fraude
3

CLASES DE CONTROL INTERNO

Control Interno Financiero.- El Control Interno Financiero comprende el plan
de organizacin, los procedimientos y registros que concierne a la custodia de los
recursos, as como la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los registros e
informes financieros.

Este Control Interno Financiero generalmente incluye el control sobre los
sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de deberes entre las funciones
de registros e informacin contable que involucra directamente las operaciones o la
custodia de los recursos, as como los controles fsicos de dichos recursos.

Control Interno Administrativo.- El Control Interno Administrativo sienta las
bases que permiten el examen y la evaluacin de los procesos de decisin en cuanto
al grado de efectividad, eficiencia y economa.

Es por ello que tiene relacin con el plan de organizacin, los procedimientos y
registros concernientes a los procesos gerenciales, las polticas dictadas, las metas y
objetivos generales. La ausencia del control interno administrativo es signo de una
administracin dbil e inadecuada.

3
ILACIF. Manual Latinoamericano de Auditora Profesional en el Sector Pblico. Quito Ecuador. Pg. X-29

199
Control Previo.- Los servidores de la institucin, analizarn las actividades
institucionales propuestas, antes de su autorizacin o ejecucin, respecto a su
legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los
planes y presupuestos institucionales.

Control Continuo.-Los servidores de la institucin, en forma contina
inspeccionarn y constatarn la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y
servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los trminos
contractuales y las autorizaciones respectivas.

Control Posterior.- La unidad de auditora interna ser responsable del control
posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicar a las actividades
institucionales, con posterioridad a su ejecucin
4

FINANCIERO
Proteccin de los recursos y verificacin de la exactitud y
confiabilidad de registros e informes financieros.

ADMINISTRATIVO
Tiene relacin con las polticas, estrategias y
organizacin de la empresa, as como la evaluacin de
procesos de decisin en cuanto al grado de eficiencia,
efectividad y economa.

PREVIO
Los servidores analizar las actividades antes de su
autorizacin o ejecucin en legalidad y veracidad, de
acuerdo a los planes y presupuestos.

CONTINUO
Inspeccin contina de las actividades en la ejecucin de
operaciones financieras y administrativas.

POSTERIOR
Se aplica a las actividades institucionales con
posterioridad a su ejecucin. Estar a responsabilidad de
la Unidad de Auditora o a un auditor externo.

4
LIBRO AUTNTICO DE LEGISLACION ECUATORIANA. Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. Pg. 5
C
L
A
S
I
F
I
C
A
C
I
N

200
ELEMENTO BSICOS DE CONTROL

Un plan de Organizacin.
Mtodos y procedimientos de autorizacin y registro.
Prcticas sanas.
Asignacin de personal Idneo.
Una unidad de auditora interna.

Los pronunciamientos sobre las normas de auditora contenidas en el SAS 55
resumen estos elementos en tres, los cuales estn conformando la estructura del
Control Interno y son:
Ambiente de Control.
Sistema de Contabilidad
Sistema de informacin contable
Procedimientos de Control.
Monitoreo.

MEDIOS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO

1. AMBIENTE DE CONTROL

Crea el tono de la organizacin al influir en la conciencia de control. Puede verse
como el fundamento del resto de los componentes. Entre sus factores figuran los
siguientes

Integridad y valores ticos.
Compromiso con la Competencia.
Consejo de Administracin o Comit de Auditoria
Filosofa y Estilo Operativo de los Ejecutivos
Estructura Organizacional
Asignacin de la Autoridad y Responsabilidades.
Polticas y Prcticas de Recursos Humanos.
Integridad y Valores ticos

La eficacia del control interno depende directamente de la comunicacin e imposicin
de integridad y valores ticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar
los controles.
Deben establecerse normas conductuales y ticas que desalienten la realizacin de
actos deshonestos, inmorales o integrales. No sern eficaces si no se comunican a
travs de los medios apropiados: polticas oficiales, cdigos de conducta y ejemplo.
Otra manera de reducir la incidencia de la conducta impropia consiste en eliminar o
disminuir los incentivos y las tentaciones. Por ejemplo, los informes fraudulentos a
menudo surgen en situaciones donde se presiono demasiado a los empleados para

201
cumplir metas irrealistas de desempeo. Hay mayores probabilidades de incurrir en
actos reprobables cuando la compensacin de los ejecutivos depende mucho del
ingreso reportado. Aumenta la tentacin de cometer actos inmorales cuando los
controles son inadecuados o ineficaces: falta de divisin de obligaciones o un consejo
de administracin que no supervisa objetivamente a los altos ejecutivos. En el
apndice A se incluyen ejemplos de programas y controles que pueden
implementarse con el fin de prevenir, disuadir y detectar el fraude; se resumieron del
apndice SAS N. 99 9AU 316): Consideration of Fraud in a Financial Statement
Audit.
Compromiso con la Competencia
Los empleados debern dominar las tcnicas y los conocimientos necesarios para
cumplir con sus obligaciones. Si carecen de ellos, quiz no las realicen en forma
satisfactoria. Esto es especialmente importante cuando participan en la aplicacin de
los controles. En teora, los ejecutivos deberan contratar personal con la escolaridad
y la experiencia adecuadas, dndoles despus una supervisin y capacitacin
apropiadas.
Consejo de Administracin o Comit de Auditoria
El ambiente de control se ve profundamente afectado por la eficiencia del consejo de
administracin o el concejo de auditora. He aqu los factores de los que depende su
eficacia: grado de independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de sus
miembros, plantear ante la gerencia cuestiones difciles y resolverlas, interaccin con
los auditores internos y externos. En las auditorias a las empresas registradas en la
Securities and Change Comisin, la Sarbanes-Oxley Act del 2002 exige que el
comit de auditora se encargue de nombrar, compensar y supervisar la labor del
despacho contable (entre otras cosas resolver los desacuerdos que pueda haber con
la gerencia).
Como se sealo en el captulo 6. El comit de auditora del consejo de administracin
habr de integrarse con miembros independientes que no sean funcionarios ni
empleados ni que tampoco tengan otras relaciones que merme su independencia. As
podr supervisar eficazmente la calidad de los informes financieros de la organizacin
en impedir que los ejecutivos burlen los controles y controlen fraude.
Filosofa y Estilo Operativo de los Ejecutivos
La filosofa de los directivos hacia los informes financieros y sus actitudes ante la
aceptacin de los riesgos de negocios son diferentes. Algunos son extremadamente
agresivos en los informes financieros y conceden gran importancia a cumplir con las
proyecciones o a superarlas.
Quizs estn dispuestos a emprender actividades de alto riesgo dada la perspectiva
de un alto rendimiento. Otros equipos son extremadamente conservadores y evitan el
riesgo. Estas filosofas y estilos operativos tan diferentes afectan a la confiabilidad
global de los estados financieros.
La filosofa de los directivos y su estilo operativo tambin se reflejan en la forma de
administrar la organizacin. En una organizacin informal los controles se

202
implementan a veces a travs del contacto personal entre empleados y ellos. Una
organizacin ms formal establecer polticas escritas, informes de desempeo e
informes de excepcin para controlar sus actividades.

Estructura Organizacional

Es otro factor del ambiente de control. Una estructura bien diseada ofrece la base
para planear, dirigir y controlar las operaciones. Divide la autoridad, las
responsabilidades y obligaciones entre los miembros, resolviendo cuestiones como la
toma centralizada y descentralizada de decisiones y la divisin apropiada de
actividades entre los departamentos. Cuando las decisiones estn descentralizadas y
dominadas por un individuo, sus capacidades y su carcter moral son
extremadamente importantes para los auditores. Cuando se utiliza un estilo
descentralizado los procedimientos para vigilar este proceso entre muchos gerentes
cobran la misma importancia.

La estructura organizacional debera dividir las responsabilidades de:

1. Autorizar las transacciones.
2. Llevar registro de ellos
3. Custodiar los activos

Adems, en la medida de lo posible, la ejecucin de la transaccin debera separarse
del resto de las responsabilidades. La eficacia de la estructura suele obtenerse
contando los jefes que sean evaluados atendiendo al desempeo de su
departamento. Los gerentes de los principales departamentos deberan tener igual
rango y reportar directamente al presidente o al vicepresidente ejecutivo. Esta
estructura se estructura en el organigrama parcial de la figura 7.1. por ejemplo, si el
controlador es un subordinado de lnea del gerente de produccin, la independencia
del departamento de contabilidad se vera seriamente afectada.

Responsabilidades de los Departamentos de Finanzas y de Contabilidad

Estos departamentos intervienen muy directamente en los asuntos financieros de la
compaa. La divisin de responsabilidades entre los dos ilustra la separacin de la
funcin contable respecto a las operaciones y tambin respecto a la custodia de
activos. Bajo la direccin del tesorero el departamento de finanzas se encarga de las
operaciones financieras y de la custodia de los valores realizables. Entre sus
actividades figuran las siguientes:

Planear las necesidades futuras de efectivo
Establecer polticas de crdito para los clientes
Atender las necesidades financieras a corto y a largo plazo

Adems, custodia las cuentas bancarias y otros valores realizables, invierte el
efectivo ocioso, maneja los ingresos de efectivo y realiza desembolsos en efectivo. En
una palabra, es este departamento el que lleva a cabo las actividades financieras.
Bajo la autoridad del contralor, el departamento de contabilidad realiza estas
funciones, a ms de disear e implementar el control interno. Respecto a la actividad
financiera, registra las transacciones pero sin que maneje los activos. Los registros

203
contables establecen la contabilidad de los activos y proporcionan la informacin
necesaria para los informes financieros, las declaraciones de impuestos y las
decisiones operativas ordinarias. Respecto al control interno conserva los registros
independientes con los cuales compara las cantidades de activos y los resultados de
las operaciones concilian los activos en los registros contables, es indispensable que
el personal de control de operaciones no los conserve.
A menudo esta funcin de conciliacin la efecta el grupo de control de operaciones u
otro subdepartamentos de contabilidad.
Muchos de los subdepartamentos que forman parte del de contabilidad se incluyen en
la figura 7.1. Es importante que sean relativamente independientes uno de otro. Por
ejemplo, El grupo de control de operaciones concilia los activos en los registros
contables, es indispensable que el personal de control de operaciones no los
conserve.
Asignacin de Autoridad y de Responsabilidades
El personal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades, as como las
normas y reglas que las rigen. Por eso, para mejorar el ambiente de control los
directivos preparan descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y la
responsabilidad en el seno de la organizacin. Tambin se establecen polticas que
describen las prcticas correctas de negocios, los conocimientos y la experiencia del
personal clave, as como el uso de los recursos.
Polticas y Procedimientos de Recursos Humanos
En ltimo trmino, las caractersticas del personal influyen en la eficacia del control
interno. As pues, las polticas y prcticas de contratacin, la orientacin, la
capacitacin, la evaluacin, el asesoramiento, la promocin y compensacin de los
empleados influyen mucho en la idoneidad del ambiente de control. Un ejemplo: los
criterios para contratar a los candidatos ms calificados con hincapi en la
escolaridad, la experiencia y la evidencia de integridad y de conducta tica.
Otra manera de reducir la incidencia de la conducta impropia consiste en eliminar o
disminuir los incentivos y las tentaciones. Por ejemplo, los informes financieros
fraudulentos a menudo surgen en situaciones donde se presiono demasiado a los
empleados para cumplir metas irrealistas de desempeo. Hay mayores
probabilidades de incurrir en actos reprobables cuando la compensacin de los
ejecutivos depende mucho del ingreso reportado. Aumenta la tentacin de cometer
actos inmorales cuando son inadecuados o ineficaces: falta de divisin de
obligaciones o un concejo de administracin que no supervisa objetivamente a los
altos ejecutivos. En el apndice A se incluyen ejemplos de programas y de controles
que pueden implementarse con el fin de prevenir, disuadir y detectar el fraude; se
resumieron del apndice SAS N. 99 (AU 316): Consideration of Fraud in a Financial
Statement Audit.
Pliza de Seguridad de Fidelidad
Una administracin eficiente de los recursos humanos no es una garanta contra las
prdidas causadas por empleados deshonestos. Con frecuencia los que gozan de

204
mayor confianza son quienes maquinan los desfalcos. Es tanta la confianza en ellos
que tiene acceso al efectivo, a los valores y a los registros; estn, pues, en excelente
posicin para desfalcar a la compaa.
En general, las organizaciones compran plizas de seguro de fidelidad para cubrir
el manejo de efectivo u otros activos negociables por parte de su personal. Son un
tipo de seguro en que la empresa de finanzas se compromete a reembolsar dentro de
ciertos lmites las perdidas atribuibles a robo o desfalco. Las compaas con pocos
empleados con riesgo obtienen plizas individuales; las grandes prefieren comparar
una pliza que cubra a varios empleados. Antes de emitir sus plizas, las
aseguradoras investigan exhaustivamente el historial de los empleados en cuestin.
Este servicio brinda mayor proteccin pues impide emplear individuos con historial
dudoso en posiciones de confianza. Las aseguradoras tienden mucho ms a enjuiciar
vigorosamente los casos de fraude que las empresas; el conocimiento generalizado
de este hecho es otro disuasor de la deshonestidad de los empleados asegurados.
FIGURA 7.1
ORGANIGRAMA PARCIAL

2. PROCESO DE EVALUACIN DE RIESGO

La evaluacin del riesgo sirve para describir el proceso con que los ejecutivos
identifican y responden a los riesgos de negocios que encara la organizacin y el
resultado de ello. Como se sealo en el captulo 6, estos ltimos incluyen lo que
amenaza la consecucin de los objetivos. La evaluacin del riesgo se parece a la del
riesgo de auditora, como se explico en los captulos 5 y 6. Sin embargo, tiene mayor
alcance pues se tienen en cuenta las amenazas contra los objetivos en areas como
operaciones, informes financieros, cumplimiento de las leyes y regulaciones. Consiste
en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar luego las
medidas para enfrentarlas.
Accionistas
Consejo de
Administracin
Presidente o
Vicepresidente
Ejecutivo
Accionistas
Director
Ejecutivo
Comit de
Auditoria
Auditora
Interna
Tesorero o
Director de
Finanzas
Director de
Sistemas de
Informacin

Director de
Ventas

Contralor

Gerente de
Produccin

205
A los auditores les preocupan principalmente los riesgos relacionados con los
objetivos de obtener informes financieros confiables; los peligros al preparar los
estados financieros conforme a los principios de contabilidad generalmente
aceptados. Los siguientes factores podran indicar un mayor riesgo para el cliente en
este aspecto:

Cambios en el ambiente regulatorio u operativo de la organizacin
Cambios de personal
Sistemas de informacin nuevos o modernizados
Crecimiento rpido de la organizacin
Cambios de la tecnologa que afectan los procesos de produccin o los
sistemas de informacin
Nuevos modelos de negocios, productos o actividades
Reestructuraciones corporativas
Expansin o adquisicin de empresas extranjeras
Adopcin de nuevos principios contables o cambios en los principios de
contabilidad.

3. EL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

Se necesita informacin en todos los niveles para ayudar a los objetivos a alcanzar
los objetivos de la organizacin. A los auditores les interesa principalmente el sistema
de informacin contable y la manera en que las responsabilidades del control interno
sobre los informes financieros se comunican en ella.

El sistema de informacin contable se compone de los mtodos y de los registros
establecidos para incluir, procesar, resumir y mantener las responsabilidades del
activo, pasivo y del patrimonio conexo. As pues, un sistema debera:

1. Identificar y registrar todas las transacciones validas.
2. Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder
clasificarlas e incluirlas en los informes financieros.
3. Medir el valor de las transacciones de modo que puedan anotarse su valor
monetario en los estados financieros.
4. Determina el periodo en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el
periodo contable correspondiente.
5. Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones respectivas en los

Adems del sistema ordinario de diarios, de mayores y otros medios de llevar los
registros, el sistema de informacin contable deber incluir un catalogo de cuentas y
un manual de las polticas y de los procedimientos para comunicarlas ms fcilmente
al personal. El catalogo de cuentas es una lista clasificada de todas las que se
utilizan, junto con una descripcin detallada de su contenido y su propsito. En el
manual de polticas y procedimientos contables se describen claramente los mtodos
para tratar las transacciones. J untos, el resumen y el manual debern dar directrices
bien definidas que permitan manejar las transacciones de modo adecuado y uniforme.
Una buena comunicacin consiste en explicar a los empleaos sus funciones y
obligaciones individuales relacionadas con los informes financieros. Los canales de

206
comunicacin abierta son indispensables para que el sistema de informacin funcione
bien. El personal encargado de procesarla debera saber cmo sus actividades estn
ligadas al trabajo de otros y la importancia de comunicar las excepciones y otros
asuntos inusuales al nivel apropiado de la gerencia.

4. ACTIVIDADES DE CONTROL

Son polticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las
directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen los riesgos de la
organizacin. En ella se llevan a cabo muchas actividades de control, pero solo los
siguientes tipos se relacionan generalmente con la auditoria a los estados financieros.

Evaluaciones del desempeo
Controles de procesamiento de la informacin
Divisin de obligaciones

Evaluaciones del Desempeo

Estos controles consisten en revisar el desempeo real comparado con los
presupuestos, los pronsticos y el desempeo de periodos anteriores; en
relacionar los conjuntos de datos entre s; en hacer evaluaciones globales del
desempeo. Estas ltimas ofrecen a los ejecutivos una indicacin global de si el
personal en varios niveles est cumpliendo bien los objetivos de la organizacin.
Los ejecutivos investigan las causas de un desempeo inesperado y luego
realizan oportunamente los cambios de estrategias y de planes o introducen las
medidas correctivas apropiadas.

Controles de Procesamiento de Informacin

Se efectan diversas actividades de control para comprobar la veracidad,
integridad y autorizacin de las transacciones. Las dos categoras generales de
controles del procesamiento de informacin incluyen actividades generales de
control, que se aplican a todos los procedimientos del procesamiento y las
actividades de control de aplicaciones, que se usan solo en una actividad
particular. Entre los ejemplos de las actividades del primer tipo se encuentran las
que ayudan a garantizar la confiabilidad de este tipo de actividades.

Para entender su naturaleza consideramos los controles de la nomina que
ayudan a cerciorarse de que:

1. Solo se procesen las operaciones autorizadas
2. Se procesen en forma ntegra y correcta.

Se trata de actividades que no solo afectan a la confiabilidad del procesamiento
de la nomina. En el captulo 8 se ofrece una descripcin completa de las
actividades de control general y de aplicacin en un entorno de computadoras.
Un aspecto importante de los controles del procesamiento de informacin se
refiere a la autorizacin legtima de todos los tipos de transacciones. La
autorizacin puede ser general o especifica. La autorizacin general ocurre
cuando la alta direccin establece criterios para aceptar cierta clase de

207
transacciones. Por ejemplo, puede determinar las listas de precios y las polticas
de crdito para nuevos clientes. El departamento de crdito autoriza las
operaciones con clientes que cumplan con esos criterios. La autorizacin
especfica ocurre cuando las transacciones se autorizan de modo individual. Por
ejemplo, la alta direccin podra estudiar individualmente y autorizar las
operaciones de ventas mayores a determinada cantidad, digamos a $1000.

Otro control del procesamiento de informacin es un sistema de formularios y
documentos bien diseados. Pongamos por ejemplo el procesamiento de una
operacin de ventas a crdito, el departamento de contabilidad recibe copias de
los documentos internos preparados por los departamentos de ventas, de
crdito y de embarque para registrarla debidamente. Los documentos informan
al departamento de contabilidad que la venta fue autorizada y aprobada y que
los productos se enviaron al cliente.

Un control muy comn consiste en utilizar nmeros seriales en los documentos.
Esos nmeros permiten controlar la cantidad de los documentos emitidos. De
este modo se controlan los cheques, los boletos, las facturas de ventas, las
rdenes de compra, los certificados de acciones y muchos otros documentos de
negocios. En algunos casos en os cheques por ejemplo, se debe indicar la
secuencia usada en una inspeccin semanal o mensual de los documentos en
otros casos, como sucede con los boletos de admisin numerados serialmente,
puede lograrse el control indicando el ultimo numero que se emita cada da; as
se calcula el valor total de los boletos que se emitieron durante el da. En los
sistemas computarizados de contabilidad la computadora asigna nmero a las
transacciones y documentos.

Controles Fsicos

A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad fsica respecto a los
registros y control de activos. Una de las actividades con que se protegen los
registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos pre-
numerados que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores,
adems de restringir el acceso a los programas de computacin y a los archivos
de datos.

Solo las personas autorizadas debern tener acceso a los archivos valiosos de
la compaa y el acceso fsico directo puede controlarse mediante cajas de
seguridad, cerraduras, cercas y guardias. Hay que evitar el acceso indirecto no
autorizado a los activos, que generalmente se los van falsificando los registros
financieros. Para ello, los registros financieros se guardan bajo estrictas medidas
de seguridad, segn dijimos con anterioridad.

Se comprobara peridicamente los registros contables y los activos fijos a la
mano de investigacin de la causa de posibles discrepancias revelaran una
debilidad de los procedimientos con que se protegen los activos o en el
mantenimiento de la contabilidad y los registros conectados.

Sin esas comparaciones puedan pasar inadvertidos el desperdicio, la prdida o
robo de activos o relacionados.

208
En la figura 7.2 se muestra grficamente el uso de un registro mantenido
independientemente para establecer la responsabilidad de los activos. No es
indispensable que las tres partes del diagrama (A.B.C.) sean empleados de la
compaa; uno o ms pueden ser externos o un aparato electrnico. Por
ejemplo, si A es un banco con la custodia del efectivo en depsito, B serian los
empleados encargados de conservar los registros de los ingresos en efectivo y
de los desembolsos y C podra ser un programa de computacin que efecta
las conciliaciones bancarias peridicas. O bien, si A es el encargado de ventas
que guarda los ingresos de efectivo, B podra ser un cajero con una cinta de
cierre automtico y C podra ser el supervisor departamental. Sin importar las
partes de su naturaleza en cuestin, el principio permanece inalterado: los
registros contables han de conservarse independientemente de la custodia de
los activos relacionados y compararse a intervalos razonables con las
cantidades a la vista.
FIGURA 7.2
ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS ACTIVOS

Divisin de Obligaciones
Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningn
departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una
transaccin de principio a fin. Ya hablamos de la divisin de responsabilidades
entre departamentos. De modo anlogo, ninguna persona debera realizar ms
de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los
activos. Adems, en la medida de lo posible, los que efectan la transaccin han
de estar separados de esas funciones. La finalidad es que ningn individuo

C
Custodia de los
Activos
Registro
Independiente

A B
Tiene Conserva
Conciliacin a intervalos
razonables de los Activos que
tiene A con los registros que
conserva B
------------------ -------------------

209
tenga obligaciones incompatibles que le permitan cometer y ocultar errores o
fraudes en el cumplimiento normal de sus tareas.
Una operacin de ventas a crdito nos servir para ilustrar la autorizacin
apropiada y la divisin de obligaciones. Los altos directivos suelen autorizar la
venta de mercanca con ciertas condiciones de crdito a los clientes que
cumplan con ciertos requisitos. El departamento de crdito las aprueba
determinando antes que la concesin de crdito y las condiciones de la venta se
ajusten a las polticas de la compaa. Una vez aprobada la venta, para ejecutar
la operacin el departamento de embarques recibe la custodia de la mercanca
procedente del departamento de inventario y la enva al cliente. El departamento
de contabilidad usa las copias de la documentacin originada en los
departamentos, de crditos y embarques para registrar la operacin y facturar.
Gracias a esta divisin de obligaciones, ningn departamento o individuo puede
iniciar o ejecutar una transaccin no autorizada.
5. MONITOREO DE CONTROLES
Este ltimo componente de control interno, es un proceso consistente en evaluar su
cantidad con el tiempo. Hay que vigilarlo para determinar si funciona como se prevea
o si se requieren modificaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades
permanentes o evaluaciones individuales. Entre las actividades permanentes de
monitoreo se encuentran las de supervisin y administracin como la vigilancia
continua de las quejas de los clientes o revisar la verosimilitud de los informes de los
ejecutivos. Las evaluaciones individuales se efectuaran en forma no sistemtica; por
ejemplo, mediante auditorias peridicas por parte de los auditores internos.
La funcin de la Auditora interna
Esta funcin es un aspecto importante del sistema de monitoreo. Los auditores
internos investigan y evalan el control interno, as como la eficiencia con que varias
unidades de la organizacin estn desempeando sus funciones; despus comunican
los resultados y los hallazgos a la alta direccin. Como representantes de ella, les
interesa determinar si las sucursales o departamentos conocen bien su misin; si
cuentan con suficiente personal; si mantienen los registros en forma adecuada; si
cuentan con buenas medidas idneas, inventarios y otros activos; si cooperan
armoniosamente con otros departamentos. Adems, muchos departamentos de
auditora interna realizan actividades de consultora interna. Ms adelante en el
captulo se explica cmo los contadores pblicos certificados se valen del trabajo de
los auditores internos; esta profesin se describe de modo pormenorizado en el
captulo 20.

MOMENTO DE EVALUAR EL CONTROL INTERNO.

La evaluacin el Control Interno se efectuar al iniciar la preparacin de la auditora
a efecto de determinar la extensin de las pruebas detalladas a aplicarse y ser
continua durante el desarrollo de la auditora. La evaluacin al inicio tiene primordial
importancia, por que normalmente sirve para elaborar el Plan especifico de Trabajo.
Los auditores obtienen informacin de las medidas de control interno incorporadas
en los sistemas administrativos y financieros a fin de facilitar su evaluacin.

210
SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

El auditor como parte de la evaluacin del control interno deber efectuar el
seguimiento de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento de las
medidas correctivas propuestas.

Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones iniciar en
las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el informe del
examen se analizar las recomendaciones para tabularlas en un papel de trabajo.
Los procedimientos a realizarse en el campo sern las entrevistas con la mxima
autoridad y cono los funcionarios responsables del cumplimiento de las
recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento.
Se obtendr evidencia documentada sobre su cumplimiento, sealando aquellas
cumplidas y las no aplicadas y se establecer las responsabilidades pertinentes.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Los aspectos especficos a tomarse en cuenta en la evaluacin de los controles
administrativos entre otros, son los siguientes:

Falta de control apropiado en las actividades
Irresponsabilidad en el cumplimiento de actividades asignadas
Duplicidad de funciones
Personal no idneo
Uso ineficaz de los empleados o del los recursos fsicos
Atraso en el trabajo
Ausencia de procedimientos escritos

Al evaluar los controles administrativos, hay que enfatizar que nuestro enfoque
incluye la forma en que los funcionarios estn observando las polticas prescritas y si
los procedimientos establecidos son eficaces y si se los cumple en forma eficiente y
econmica.

En la organizacin se ejerce el control a travs de la supervisin de las actividades,
pero tambin es efectivo el control por medio de la utilizacin de informes y revisiones
internas, por lo que al evaluar el control interno, se tomar en cuenta su naturaleza y
efectividad de estos.

Finalmente la evaluacin de los controles administrativos, por lo general incluye un
anabiosis estadstico, estudio de tiempos y movimientos, de programas de
adiestramiento personal, de los controles de calidad y de los informes de la actuacin
de los recursos humanos.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO

La evaluacin del control interno financiero es el conjunto de impresiones de las
diversas actividades que obtiene el auditor, esta evaluacin en muchas ocasiones
estar sujeta al buen juicio que tiene el auditor a base de su experiencia.

211
El control interno financiero descansa sobre la confiabilidad en el control contable.

El objetivo principal de la evaluacin del control interno financiero es obtener un
conocimiento general de los sistemas, procedimientos y prcticas utilizadas para las
operaciones financieras. La mejor forma de obtener esta informacin es por medio del
seguimiento de las transacciones financieras, conjuntamente con la documentacin
utilizada.

Por medio de las auditorias a los registros contables y transacciones financieras,
informes y procedimientos relacionados, podemos probar la efectividad de los
mtodos de la entidad al ejercer un control financiero sobre sus operaciones. La
auditoria esta interesada en examinar el control de la entidad sobre sus gastos,
ingresos y sus activos, as como en la propiedad de la prestacin de los estados
financieros.

En este examen a este sector se debe revisar el Manual de Contabilidad vigente,
relacionndole con el Manual general de Contabilidad Gubernamental, as mismo se
verificara el plan de cunetas vigente, en ambos casos se anotara si se esta aplicando
o si existen diferencias, en definitiva, si los documentos y los registros son adecuados
para los propsitos que se persiguen.

MTODOS PARA EVALUAR LOS CONTROLES INTERNOS

Al evaluar loa estructura del control interno, los auditores gubernamentales lo podrn
hacer a travs de cuestionarios, Flujogramas y cuestionarios narrativos, segn las
circunstancias, o bien aplicar una combinacin de los mismos, con una forma de
documentar y evidenciar la labor.

A continuacin se explica el funcionamiento de cada uno de estos mtodos
MTODOS
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO
Conjunto de preguntas
orientadas a verificar el
cumplimiento de
operaciones
DIAGRAMA DE FLUJO
O FLUJOGRAMA
Representacin grfica
de la secuencia y
movimiento de las
operaciones
CDULAS
NARRATIVAS
Descripcin detallada
de las operaciones o
procedimientos
importantes a evaluar.
Por medio de entrevistas
y observaciones

212
CUESTIONARIOS DEL CONTROL INTERNO

Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas orientadas a
verificar el cumplimiento de los Principios Bsicos de Control Interno contenidos en
las normas de control interno y otra normatividad emitida por la Contralora General
del Estado.

Con la finalidad de tomar conocimiento y familiarizarse con el cumplimiento de los
controles implementados en cada rea, rubro o cuenta bajo examen, el auditor
aplicara los cuestionarios de control interno a los funcionarios y empleados
responsables y posteriormente confirmara a travs de las pruebas de cumplimiento.

ESTRUCTURA DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

1. Encabezamiento que contendr: nombre de la entidad, el nombre de rubro o
cuenta evaluada, fecha en la que se ejecuta la reevaluacin.
2. El numero de orden de la pregunta
3. Detalle de preguntas relacionadas con la cuenta o rubro que se evala.
4. Registro de respuestas, desglosadas en las columnas de SI, NO.
5. Referencia a papeles de trabajo: en donde se consignar la ejecucin de las
pruebas de cumplimiento.
6 Valoracin de las respuestas , las misma que consta de dos columnas:
Ponderacin y calificacin
7. Pruebas de cumplimiento

El auditor puede aadir preguntas adicionales de acuerdo con las caractersticas
determinadas en la entidad, ajustadas a sus disposiciones legales especficas.

Cuando una pregunta no parezca tener relacin con el rubro que se esta revisando,
se deber reconsiderarla orientndola a lo que se pretenda saber, y se volver a
preguntar.
Las preguntas sern redactadas en tal forma que las respuestas afirmativas
determinen la existencia de controles y una negativa la inexistencia de los mismos.

Para facilitar la aplicacin del cuestionario, debe estar dividido en varias secciones, lo
que permitir que en base a las respuestas obtenidas se pueda conocer los controles
implementados o no.

Las respuestas negativas no necesariamente determinan la existencia de una
debilidad ya que pueden existir procedimientos alternos que brinde un control
satisfactorio a la entidad.

En el caso que no existan controles compensatorios, determinados por el auditor, se
la considerar como una deficiencia de control, la misma que ser anotada en el
registro de Deficiencias de Control (RDC).

La finalidad del Registro de Deficiencias de control es que al momento de determinar
la naturaleza, alcance y momento de realizar las pruebas sustantivas, se tengan
presentes las deficiencias del control identificadas.

213
Si los resultados de las pruebas de funcionamiento o de cumplimiento indican la
existencia de alguna deficiencia de control interno, el auditor deber modificar o
profundizar estas pruebas.

A la inversa cuando hay adecuados controles, el auditor deber elevar las pruebas de
cumplimiento con el objeto de de asegurar la eficiencia de los controles.

La elaboracin y aplicacin de los cuestionarios de control interno y la evaluacin de
las respuestas ser realizada por el auditor supervisor y jefe del equipo y por
excepcin podrn hacerlo auditores experimentados.

RESULTADOS DE LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Las respuestas que se obtengan a travs de las preguntas del cuestionario de control
interno sern valoradas de la siguiente manera:

Identificando el grado de funcionamiento de l control bsico, el auditor ponderar. De
acuerdo con la importancia del control respecto a cada uno de los rubros, rea o
cuenta bajo examen, asignndole una equivalencia numrica de 1, 2 o 3, en la casilla
destinada a Ponderacin (POND); por ejemplo, para evaluar la cuenta Activos Fijos,
el auditor considerar entre el listado de preguntas que controles bsicos son los mas
importantes para esta cuenta.

Tratndose de activos fijos el auditor puede considerar que los controles mas
importantes son los relativos a autorizacin y custodia, por los tanto la ponderacin
que se asigne a las preguntas encaminadas a descubrir estos controles tendrn una
mayor ponderacin que las preguntas orientadas a determinar la existencia de otros
controles relativos a registro y revisin.

Tomando como base la ponderacin asignada a cada una de las preguntas, el auditor
calificar el funcionamiento de los controles, considerando las respuestas, y luego y
luego la aplicacin de las pruebas de cumplimiento respectivas.
Para concluir la evaluacin de control interno el auditor proceder a totalizar las
columnas de ponderacin y calificacin, y llegar a obtener dos cantidades. Estas
cantidades transformadas en trminos porcentuales, le permitirn al auditor
determinar la confiabilidad del control interno y establecer el nivel de riesgo. Los
procedimientos correspondientes para llegar a estos resultados.

MTODO DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo son la representacin grfica de la secuencia de las
operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia se grafica en el orden
cronolgico que se produce en cada operacin.

En la elaboracin de diagramas de flujo, es importante establecer los cdigos
de las distintas figuras que formarn parte de la narracin grfica de las operaciones.
Existe abundante literatura sobre cmo prepararlos y qu simbologa utilizar. Sin
embargo, debe tenerse en cuenta que no es tan importante seguir una lnea prefijada
de simbologa, siempre que, dentro de los papeles de trabajo, se determine
claramente cul es la simbologa que se utiliz y de qu manera se encuentra
encadenada en ese diagrama de flujo.

214
Esto equivale a decir que, antes de la lectura de cualquier diagrama de flujo es
imprescindible contar con una hoja gua de simbologa.

En este sentido, algunos profesionales realizan estos diagramas en forma
global, identificando nicamente documentos fuente emisores, tareas especialmente
realizadas y distribucin entre las distintas secciones que interesan y que forman
parte de la operacin que se est narrando. Esto significa que no es tan importante
identificar la secuencia o preparar el diagrama como si se estuviera diseando el
sistema, puesto que nicamente se hace diagrama global para tomar conocimiento
en forma general de cmo se realiza ese proceso especfico.

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO POR FLUJOGRAMA

Para evaluar el Control Interno utilizando la tcnica de flujogramas, es
necesario que el auditor conozca y tenga alguna experiencia en esta tcnica y deber
observar los siguientes pasos:

1. El levantamiento de la informacin se efectuar a travs de las entrevistas con
los funcionarios que intervienen en el proceso o sistema, con la descripcin
detallada de las actividades que realizan, desde el inicio hasta la terminacin
del trmite, incluir la informacin que se registra en los formularios y libros
contables.
2. A base de la informacin que se dispone del sistema, se efectuar el diseo
del flujograma de la situacin encontrada.
3. Con el flujograma proceder a comprobar el funcionamiento del sistema en
aquellos pasos que no estn debidamente aclarados, con el objeto de que el
diagrama est de acuerdo con el funcionamiento real.
4. Se comprobar el flujograma actual con la normatividad pertinente para
determinar el grado de concordancia con las disposiciones legales y
reglamentarias
5

El diagrama de Flujo proporciona al Auditor una imagen clara del Sistema, describe
objetivamente la estructura orgnica de las reas relacionadas con la Auditoria, as
como los procedimientos a travs de sus distintos departamentos y actividades.

Para la utilizacin de este mtodo, el Auditor requiere entrenamiento; para su
preparacin debe seguir los siguientes pasos:

1. Determinar la Simbologa
2. Disear el Flujo grama
3. Explicar cada proceso junto en hojas adicionales

MTODO DE DESCRIPCIONES NARRATIVAS

Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las
actividades del ente, indican la secuencia de cada operacin, las personas que
participan, los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma
de una descripcin simple, sin utilizacin de grficos.

5
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Manual De Auditora Financiera Gubernamental, Quito, Noviembre 2001 Pg. 129

215
Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento
adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso
el entendimiento de la descripcin vertida.

Este mtodo de descripciones narrativas o cuestionarios descriptivos, se
compone de una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos significativos
de los diferentes controles que funcionan en una entidad, incluyendo los lmites de
autoridad, de tal manera que evidencien los controles y los formularios utilizados,
cantidad de ejemplares, dependencias, forma de archivo y la presencia de las
operaciones que se realizan.

Las preguntas se formarn en los siguientes trminos:
Qu informes se producen?
Quin los prepara?
A base de qu registros se preparan los informes?
Con qu frecuencia se preparan estos informes?
Qu utilidad se da a los informes preparados?
Qu tipo de controles se han implantado?
Quin realiza funciones de control?
Con qu frecuencia se llevan a cabo los controles?

Las preguntas deben plantearse en una secuencia lgica, de manera que el
auditor se documente de los controles de una manera organizada.

El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir
una respuesta amplia de los procedimientos existentes ms que respuestas
afirmativas o negativas, que no necesariamente describen procedimientos.
6

CUESTIONARIOS ESPECIALES

Los cuestionarios especiales, tambin llamados cuestionarios de Control
Interno son otra tcnica para la documentacin, contabilidad y control, siempre y
cuando exista el documento de anlisis correspondiente, en el cual se defina la
confianza de los sistemas examinados.

Estos cuestionarios consisten en la presentacin de determinadas preguntas
estndar para cada uno de los distintos componentes que forman parte de los
Estados Financieros. Estas preguntas siguen la secuencia del flujo de operaciones
del componente analizado. Con sus respuestas, obtenidas a travs de indagacin con
el personal del ente o con la documentacin de sistemas que se facilite, se analiza si
esos sistemas resultan adecuados o no, en pos de la realizacin de las tareas de
auditora.

6
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Manual De Auditora Financiera Gubernamental, Quito, Noviembre 2001 Pg. 136.

216
EMPRESA
EXAMEN ESPECIAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

RUBRO: Bancos
PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20XX
N PREGUNTAS
RESP.
PT CT OBSERVACIONES
SI NO
1

2

3

4

5

6

7

Las cuentas se apertura a nombre de la
entidad.
Se realizan conciliaciones bancarias
mensuales

Se libran los cheques contra las cuentas
corrientes, con firmas conjuntas y
registradas.
Los documentos fuente que respaldan los
egresos se les pone el sello de cancelado
para evitar pagos duplicados.

Los ingresos de las recaudaciones son
sustentadas con los respectivos
comprobantes de ingreso.

Los comprobantes de ingreso y egreso
que respaldan los movimientos de
bancos, son prenumerados.

Las personas responsables de
autorizacin, registro y custodia de fondos
estn caucionados

X

X

X

X

X

X

X

3

3

3

3

3

3

3

3

0

3

2

3

2

0

Algunos casos

Algunos casos

No estn caucionados
TOTAL: 21 13
FECHA:13 de Noviembre 20XX

217

EMPRESA
EXAMEN ESPECIAL
EVALUACIN DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

PT= Ponderacin Total
CT= Calificacin Total
CP= Calificacin Porcentual

CP= CT X 100
PT

CP= 13 X 100
21

CP= 61,90 %

NIVEL DE RIESGO DE CONTROL
ALTO MODERADO BAJO

61,90%

15 50% 51 75% 76 93%
BAJO MODERADO ALTO
NIVEL DE CONFIANZA

CONCLUSIN: Luego de haber realizado el anlisis del componente Bancos,
se pudo evidenciar que el nivel de confianza es Moderado, debido a que los
controles se realizan en un 61.90% por lo que amerita que se apliquen las
pruebas de cumplimiento.

ELABORADO POR:
A.C.J .V.
SUPERVISADO POR:
T.V.A
FECHA:
13 de Noviembre 20XX

218
4.2.2 Planificacin Especfica

4.2.1.4 Generalidades

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene
incidencia en la eficiente utilizacin de los recursos y en el logro de las metas y
objetivos definidos para la auditora. Se fundamenta en la informacin obtenida
durante la planificacin preliminar.

La planificacin especfica tiene como propsito principal evaluar el control
interno, evaluar y calificar los riesgos de la auditora y seleccionar los procedimientos
de auditora a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecucin, mediante los
programas respectivos.

En la planificacin preliminar se evala a la entidad, como un todo. En cambio,
en la planificacin especfica se trabaja con cada componente en particular. Uno de
los factores claves del enfoque moderno de auditora, adems de los mencionados en
la planificacin preliminar, est en concentrar los esfuerzos de auditora en las reas
de mayor riesgo y en particular en las denominadas afirmaciones (aseveraciones o
representaciones) que es donde el auditor emplea la mayor parte de su trabajo para
obtener y evaluar evidencia de su validez, sobre la cual fundamentar la opinin de
los estados financieros.

La aplicacin de pruebas de cumplimiento para evaluar el ambiente de control,
los sistemas de registro e informacin y los procedimientos de control es el mtodo
empleado para obtener la informacin complementaria y calificar el grado de riesgo
tomado al ejecutar una auditora.

Las tcnicas de mayor aplicacin son la entrevista, la observacin, la revisin
selectiva, el rastreo de operaciones, la comparacin y el anlisis.

La responsabilidad por la ejecucin de la planificacin especfica est
concentrada en el supervisor y el jefe de equipo. No obstante, en el caso de
exmenes complejos que requieran la evaluacin de muchos componentes en
paralelo, es recomendable la participacin de los miembros del equipo, en
determinados casos, de especialistas en disciplinas especficas.

4.2.1.5 Elementos

La utilizacin del programa general de auditora para la
planificacin especfica constituye una gua que permite aplicar los principales
procedimientos para evaluar el control interno de la entidad o rea examinada y
obtener los productos establecidos para esta fase del proceso.

El programa de auditora para la planificacin especfica incluye
los siguientes elementos generales:

Consideracin del objetivo general de la auditora y el reporte de planificacin
preliminar;

219
Recopilacin de informacin adicional por instrucciones de la planificacin
preliminar;
Evaluacin de control interno;
Calificacin del riesgo de auditora;
Enfoque de la auditora y seleccin de la naturaleza y extensin de los
procedimientos de auditora.

4.2.1.6 Productos de la planificacin especfica

La planificacin especfica acumulada la informacin obtenida
en la planificacin preliminar y emite varios elementos intermedios, fundamentales
para la eficiente y efectiva ejecucin de la auditora.

Los productos bsicos elaborados al concluir la planificacin especfica son:

1. Para uso del equipo de auditora.

a) Enfoque de la planificacin especfica.

Ser aprobado por Director de la unidad de auditora y contendr los
siguientes puntos:

Referencia de la planificacin preliminar.
Objetivos especficos para reas o componentes.
Resumen de los resultados de la evaluacin de control interno.
Matriz de evaluacin y calificacin del riesgo de auditora.
Plan de muestreo de la auditora.
Programas detallados de la auditora.
Recursos humanos necesarios.
Distribucin de trabajo y tiempos estimados para concluir auditora.
Recursos financieros.
Productos a obtenerse.

220
MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE
AUDITORA

COMPONENTES
Y
AFIRMACIONES

RIESGOS Y SU
FUNDAMENTO

CONTROLES
CLAVES

ENFOQUE DE
AUDITORIA
Pruebas de cumplimiento

DISPONIBLE
Veracidad

Contabilizado y
acumulado

Clculo y
Valuacin

RI: ALTO RC: ALTO
- Las transacciones son numerosas al
cierre del ejercicio.
- Ingresos y egresos representativos.
- No existen arqueos a los fondos

RI: ALTO RC: ALTO
- No existen mayores auxiliares para cada
cuenta de mayor, por lo que desconoce el
saldo contable de las cuentas de la
entidad.
- No se han efectuado Conciliaciones
bancarias
- No se elabora libro de bancos.

RI: BAJO RC: BAJO
- El componente no tiene mayores
problemas.

Transferencias se controlan
por el sistema de red
bancaria.

Contadora verifica los
asientos contables
realizados en el diario
general.

Verificar los desembolsos
con procedimientos de la
red Bancaria

Verificar que el contador
apruebe el registro
contable

AUDITORA

COMPONENTES
Y
AFIRMACIONES

RIESGOS Y SU
FUNDAMENTO

CONTROLES
CLAVES

ENFOQUE DE
AUDITORIA
Pruebas de
cumplimiento

EXIGIBLE
Veracidad

Contabilizado y
acumulado

Clculo y valuado

RI: ALTO RC: ALTO
- Monto de transacciones alto ocasionado por giro
de cheques a favor del MBS que son anulados.
- Saldos significativos con antigedad de ms de 5
aos. No se han realizado gestiones para
recaudar.

RI: ALTO RC: MODERADO

- No concilian los registros auxiliares con la cuenta
del mayor.
- Se mantiene saldos por anticipos contractuales sin
liquidar, por viticos, fondos entregados para
proyectos y bienes perdidos.

RI: BAJO RC. BAJO
- El componente no tiene mayores problemas

No se ha evidenciado
controles clave.

.

Conciliacin de auxiliares
con cuenta del mayor

221
AUDITORA

COMPONENTES
Y
AFIRMACIONES

RIESGOS Y SU
FUNDAMENTO

CONTROLES
CLAVES

ENFOQUE DE
AUDITORIA
Pruebas de
cumplimiento

CUENTAS DE
ORDEN
DEUDORAS Y
ACREEDORAS
Veracidad

Contabilizado y
acumulado

Clculo y
Valuacin

RI: ALTO RC: ALTO

- Alto nmero de garantas recibidas por concepto
de cumplimiento de contratos y convenios.
- No se efecta constataciones fsicas peridicas.
- No existen seguridades fsicas apropiadas.
- Existen garantas caducadas.

RI: ALTO RC: ALTO

- No se efecta conciliacin entre informacin de
Tesorera con registros contables.
- Tesorera no dispone de registros de control para
las garantas.

RI: BAJO RC: ALTO

El componente no tiene mayores problemas

No se ha evidenciado
controles clave.

- Verificar que los
servidores
responsables se
encuentren
caucionados.
- Verificar que las
garantas han sido
solicitadas
oportunamente
renovacin.
- Verificar que las
garantas han sido
exigidas y devueltas a
los giradores en los
casos necesarios.

AUDITORA

COMPONENTES
Y
AFIRMACIONES

RIESGOS Y SU
FUNDAMENTO

CONTROLES
CLAVES

ENFOQUE DE
AUDITORIA
Pruebas de
cumplimiento

FONDOS DE
TERCEROS,
CUENTAS POR
PAGAR Y
PROVISIONES
POR PAGAR.
Veracidad

Contabilizado y
acumulado

Clculo y
Valuacin

GASTOS

Veracidad

R.I.: BAJO R.C.: BAJO

- Nmero de transacciones bajo, a excepcin del
mes de diciembre de cada ao debido a registro
de gastos que son cancelados a inicios del
prximo ao.

RI:BAJO RC:BAJO


RI:BAJO RC: BAJO

R.I.:ALTO RC: MODERADO

- Egresos por remuneraciones, servicios y
transferencias significativos
- Nmero de servidores elevado a nivel nacional,
sujeto a varios regmenes laborales.
- Determinados comprobantes de pago no
cuentan con la documentacin sustentatoria
- El rol de pagos se elabora en el centro de
cmputo de la planta central en un sistema
independiente, en el que se efecta
actualizaciones y que segn informacin de la
entidad provoca fallas de forma constante;
estos clculos no son supervisados por la
Contadora o el Director Financiero.

El registro de tarjetas
auxiliares por acreedor.

.

Control previo en
contabilidad, determina
que exista documentacin
suficiente y competente.

- Verificar el proceso
para reconocer y
registrar la obligacin
del pago

- Verificar los
procedimientos
validacin del
Departamento de
Recursos Humanos
que garanticen el
cumplimiento de las
jornadas laborales y la
inclusin de
novedades en los roles
mensuales

- Verificar la firma de de
los beneficiarios de los
pagos en los roles
correspondientes.

- Verificar el
cumplimiento de los
niveles de autorizacin
de gastos

- Verificar si los
beneficiarios ranchos,
han presentado
informes y los han
documentado de forma
apropiada

222
AUDITORA

COMPONENTES Y
AFIRMACIONES

RIESGOS Y SU
FUNDAMENTO

CONTROLES
CLAVES

ENFOQUE DE
AUDITORIA
Pruebas de
cumplimiento

GASTOS

Contabilizado y
acumulado

Clculo y valuacin

RI: BAJO RC: BAJO

- Se cuenta con tarjetas auxiliares de presupuesto
por cada entidad a la que se hace las
asignaciones.

RI: BAJO RC: BAJO


b) Papeles de trabajo de la planificacin especfica.

2. Para uso de la entidad auditada.

Informes sobre la evaluacin del control interno, a emitirse durante la ejecucin
de la auditora, firmando por el Director de Auditora.

DESARROLLO DE LA PLANIFICACIN ESPECFICA

La planificacin especfica se ejecutar mediante la aplicacin del programa
general de auditoria que contendr: propsito, muestras a examinar procedimientos
de auditoria relacionados con la evaluacin de control interno y los componentes
identificados en el reporte de planificacin preliminar.

APENDICE B: PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIN ESPECFICA

PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION ESPECFICA

No. PROCEDIMIENTOS Referencia
Hecho
por
A. Consideracin del objetivo general de la auditora
y del reporte de planificacin preliminar.

A1. Revise la estrategia de auditora definida en la
planificacin preliminar y comprela con el objetivo
general de la auditora, determinando su coherencia.

A2. Confirme la estrategia a utilizar en la ejecucin de la
auditora y divlguela entre los miembros del equipo.

223
Hecho
por
A3. Determine los principales componentes a ser
evaluados durante la planificacin especfica de la
auditora

B Recopilar la informacin solicitada en la fase
anterior

B1. Obtenga la informacin adicional solicitada al ejecutar
la planificacin preliminar, de los funcionarios y de las
unidades responsables, si es del caso, respecto a:

B1.a La entidad, las unidades operativas relacionadas y
otras instituciones;

B1.b Las principales actividades, operaciones e
instalaciones;

B1.c Las principales polticas y prcticas operativas,
administrativas y financiera;

B1.d La comprensin global de los sistemas de informacin
computarizados utilizados.

B2 Revise en forma selectiva la informacin obtenida y
ordnela en los expedientes respectivos.

C Evaluacin del control interno

C1 Conocimiento y comprensin de los componentes del
control interno.

C1.1 Determinar las principales unidades operativas

C1.1a Resuma la estructura organizativa de las principales
unidades operativas relacionadas con el manejo de la
entidad y sus objetivos bsicos.

C1.1b Considere los siguientes factores para ubicar las
principales unidades operativas.

Unidades importantes de la entidad
relacionadas con sus objetivos.

Si las principales unidades se identifican por la
funcin que realizan.

Importancia de las relaciones con otras
instituciones pblicas.

224
Hecho
por
Unidades relevantes ubicadas en reas
geogrficas distintas del ente central.

Niveles de descentralizacin y
descentralizacin

C1.2a Riesgos inherentes y ambiente de control

Analice los riesgos inherentes existentes en relacin
con el ambiente de control de las principales
actividades

C1.2b Documente la evaluacin del riesgo inherente
fundamentado en los siguientes criterios:

Naturaleza individual de la actividad relevante.
Estado actual de los problemas identificados
en auditoras e informes financieros.
Si los hechos recientes demuestran mayor
riesgo en un programa especfico o la situacin
es generalizada en varios programas o
unidades.
Manera de anticipar o reaccionar ante los
problemas.
Actitud del titular de la entidad ante los
problemas.

C2 Sistemas de registro e informacin

C2.a Identificar y registrar todas las transacciones vlidas.

C2.b Describir oportunamente y de manera clasificada
todas las transacciones y operaciones para incluirlas
en los informes financieros y de gestin.

C2.c Establecer perodos para el registro e informacin,.
De tal forma que puedan ser analizados
comparativamente.

C2.d Establecer mtodos para el registro consistente de las
operaciones, en cantidades, volmenes y valores.

C2.e Presentar informacin apropiada sobre las
transacciones realizadas, as como las revelaciones
en la informacin financiera y los reportes de gestin
a ser utilizados por el nivel directivo de la entidad y las

225
Hecho
por
C2.1 Polticas contables para el registro

Resuma la informacin relevante sobre las polticas
contables y administrativas para los registros
utilizados formalmente.

C2.1a Considere los siguientes temas para identificar las
polticas:

Cambios propuestos en las polticas contables y
administrativas vigentes;

Probabilidad de cambios en las polticas evidenciados
en auditoras anteriores;

Problemas identificados en las polticas evidenciados
en auditoras anteriores;

Naturaleza de los cambios en las normas,
procedimientos o en los pronunciamientos emitidos el
ltimo ao;

Existencia de polticas agresivas o conservadoras
para las situaciones que permiten el uso de principios
contables y administrativos alternativos.

C2.2 Conocimiento del sistema de registro

1. Indague, revise y resuma aspectos importantes que
permitan una comprensin adecuada del sistema de
registro utilizado para el control de las operaciones.

2. Considere los siguientes factores para conocer los
sistemas de registros e informacin:

Importancia de los tipos de transacciones incluidas en
las operaciones sustantivas de la entidad;

Manera en que se inician dichas transacciones;

Documento de respaldo, registros financieros,
procedimiento de los datos e informacin de las
actividades sustantivas de la entidad;

Proceso para registros de operaciones o
transacciones
importantes, desde su inicio hasta la presentacin de
los informes financieros y de gestin;

Proceso empleado para preparar la informacin
financiera, administrativa y tcnica, principalmente las
estimaciones y las revelaciones adicionales.

226
Hecho
por
C2.2a Resuma en una lista los informes preparados sobre la
gestin tcnica, administrativa y financiera,
sealando:

a.- Nombre del documento;

b.- Nmero de ejemplares elaborados;

c.- Detalle de usuarios;

d.- Perodo de elaboracin;

e. Destino e importancia para desarrollar las
operaciones.

C2.3 Sistema de informacin computarizado

Revise el sistema de informacin computarizado
utilizado y obtenga una comprensin global del
mismo. (Utilice la Gua de Auditora en Ambientes
Computarizados).

C3 Procedimiento de control

C3.1 Autorizacin de las actividades, transacciones u
operaciones;

C3.2 Segregacin o separacin de funciones para disminuir
las posibilidades del poder ocultar errores e
irregularidades en el curso normal de las actividades;

C3.3 Diseo y uso de documentos, registros e informes
apropiados que promueven el control y la veracidad
de las operaciones;

C3.4 Dispositivo de seguridad apropiados sobre el acceso
y uso de bienes, registros, informes, archivos de
datos, programas de cmputo e instalaciones;

C3.5 Arqueos e inspecciones independientes en el manejo
de los recursos y en la evaluacin de las cifras
registradas e informadas.

C3.6 Reportes peridicos de gestin y financieros
producidos por las siguientes unidades:

C3.6.1 Operativas:
a.- Planificacin y programacin de operaciones
b.- Produccin de bienes
c.- Servicios a los usuarios

C3.6.2 Administrativas:
a.- Administracin de recursos humanos
b.- Administracin financiera
c.- Administracin de bienes y servicios
d.- Administracin de documentos y archivos

227
SEGUNDO MOMENTO
UNIDAD CINCO
EJECUCION DE LA AUDITORIA FINANCIERA

5.1 Generalidades

Durante la planificacin especfica fueron seleccionados los componentes a ser
examinados, los procedimientos a ser aplicados y el alcance del trabajo. Se espera
que al aplicar los programas especficos se obtenga la evidencia suficiente y potente
para demostrar la veracidad de los resultados obtenidos en cada componente
examinado, de las afirmaciones contenidas en los informes de la entidad y de los
resultados objeto de la auditora.

La fase de ejecucin se inicia con la aplicacin de los programas especficos
producidos en la fase anterior, continua con la obtencin de informacin, la
verificacin de los resultados financieros, la identificacin de los hallazgos y las
conclusiones por componentes importantes y la comunicacin a la administracin de
la entidad para resolver los problemas y promover la eficiencia y la efectividad en sus
operaciones.

En esta fase se utiliza aproximadamente el 60 % del tiempo estimado para
ejecutar la auditora, el que se divide en 50 % para desarrollar los hallazgos y
conclusiones y el 10 % para comunicar los resultados en el proceso del examen, a los
funcionarios de la entidad.

En general las decisiones de planificacin se basan en:

Conocimiento de las actividades sustantivas y adjetivas.
Evaluacin de los riesgos inherentes y de control.
Evaluacin de los componentes de las operaciones significativas.
Expectativas sobre la naturaleza y calidad de la evidencia que se obtendr
mediante los procedimientos individuales que se apliquen, reconociendo
factores como la suficiencia, competencia y confiabilidad de la evidencia y los
probables niveles de las observaciones.

228
En la etapa de ejecucin se pone en prctica el plan de auditora y los
procedimientos planificados a fin de obtener suficiente evidencia que respalde la
elaboracin del informe.

5.2 Pruebas de Auditora

Las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditora
son dos: prueba de control y pruebas sustantivas.

Las pruebas de control estn orientadas a proporcionar la evidencia necesaria
sobre la existencia adecuado de los controles, se dividen en pruebas de cumplimiento
y pruebas de observacin, las primera que permiten verificar el funcionamiento de los
cuales tal como se encuentran preescritos, asegurar o confirmar la comprensin
sobre los controles de la entidad y las segundas, posibilitan verificar los controles en
aquellos procedimientos que carecen de evidencia documental.

Los procedimientos que pueden utilizarse para la aplicacin de esta clase de
pruebas son: indagaciones y opiniones de los funcionarios de la entidad,
procedimientos de diagnstico, observaciones, actualizacin de los sistemas y
estudio, as como el seguimiento de documentos relacionados con el flujo de las
transacciones en un sistema determinado.

Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa para la validez de las
transacciones y los saldos manifestados en los estados financieros e incluyen
indagaciones y opiniones de funcionarios de la entidad, procedimientos analticos,
inspeccin de documentos de respaldo y de registros contables, observacin fsica y
confirmaciones de saldos.

La aplicacin de los procedimientos analticos determinados en la fase de
planificacin especfica es por lo general altamente efectiva y eficaz para evaluar la
razonabilidad de los montos de los estados financieros.

Sustentndose en los resultados de la evaluacin del control interno, el auditor
define, prepara y ejecuta las Pruebas de Auditora. Estas pruebas, en sntesis,
corresponden a la seleccin de las tcnicas y las herramientas ms adecuadas de
llevar a cabo dentro de una serie de procedimientos de auditora, a travs de los
cuales se espera obtener los elementos de juicio pertinentes para detectar, confirmar
o delimitar las posibilidades, incidencias o consecuencias que se pueden presentar en
las instrucciones, por la ausencia o cumplimiento de ciertos procedimientos bsicos y
fundamentales para el correcto funcionamiento del rea auditada.

Al efectuarse la definicin de pruebas de auditora, el profesional debe
responder al menos a tres variables:

Que tipo de pruebas?
Cmo comprobar?
Cunto probar?

En sntesis implica definir la naturaleza (que tipo de pruebas efectuar), el
alcance (cuntas pruebas efectuar) y el tiempo asignado (cuando efectuar las
pruebas) al desarrollo de los procedimientos de auditora.

229
5.2.1 Tcnicas y Prctica de Auditora

Las tcnicas de auditora constituyen mtodos prcticos de investigacin
y pruebas, que el auditor emplea a base de su criterio o juicio segn las
circunstancias, unas son utilizadas con mayor frecuencia que otras, a fin de obtener la
evidencia o informacin adecuada y suficiente para fundamentar sus opiniones y
conclusiones contenidas en el informe.

Durante la fase de planeamiento y programacin, el auditor determina las
tcnicas a emplear, cuando debe hacerlo y de que manera. Las tcnicas
seleccionadas para una auditora al ser aplicadas se convierten en dos
procedimientos de auditora.

Algunas de las tcnicas para la planificacin de las pruebas en la auditora en
el sector pblico se clasifican generalmente, en base a la accin que se va a efectuar,
las que pueden ser: oculares, por escrito, por revisin del contenido de documentos y
por constatacin fsica.

Acogiendo esta clasificacin, las tcnicas de auditora se agrupan de la
siguiente manera:

Tcnicas de verificacin ocular:

Comparacin.
Observacin.
Revisin selectiva.
Rastreo.

Tcnicas de verificacin verbal:

Indagacin.

Tcnicas de verificacin escrita:

Anlisis
Conciliacin
Confirmacin

Tcnicas de verificacin documental:

Comprobacin
Computacin

Tcnicas de verificacin fsica:

Inspeccin

5.2.1.1 Tcnicas de verificacin ocular

Comparacin

La comparacin es la relacin que existe entre dos o ms
aspectos, para observar la similitud o diferencia entre ellos.

230
La forma de comparacin ms comn, constituye la que se efecta entre los
ingresos percibidos o los gastos efectuados, con las estimulaciones incluidas en el
presupuesto. As mismo, es frecuente la comparacin entre los ingresos mensuales y
providentes de una fuente, con meses anteriores o el mismo mes del ao procedente.

Normalmente se comparan los gastos efectuados por conceptos de un ao a
otro, para determinar los aumentos o disminuciones significativos que merezca una
revisin detenida. Son comparables los saldos de activo y pasivo de un ao a otro,
para establecer si existen cambios importantes.

Se comparan los precios pagados por bienes o suministros especficos, niveles
de utilizacin de las instalaciones, equipo y maquinaria, y otros, entre dos o ms
entidades pblicas similares.

El auditor, si dispone de normas de calidad, estndares de rendimiento, de
productividad, entre otros, puede utilizar estos ndices en sus comparaciones. Ciertos
procedimientos de auditora se fundamentan en la comparacin de informacin o
realidades, contra criterios aceptables, facilitando la evaluacin, la formulacin de
comentarios y acciones correctivas.

Observacin

Es el examen de la forma como se ejecuta las operaciones, es considerada la
tcnica ms general y su aplicacin es la utilidad en casi todas las fases de un
examen. Por medio de ella, el auditor verifica ciertos hechos y circunstancias,
principalmente relacionados con la forma de ejecucin de las operaciones, donde se
cuenta, de cmo el personal realiza las operaciones.

Esta tcnica se utiliza especialmente cuando el auditor observa la aplicacin de
los procedimientos preparados y la realizacin efectiva del levantamiento de
inventarios que efectan los servidores de la entidad, sin proceder a efectuar las
constataciones fsicas de las existencias.

Revisin selectiva

Es el examen ocular rpido, con el fin de separar normalmente asuntos que no
son tpicos o normales, constituyen una tcnica frecuentemente utilizada en reas
que por su volumen u otras circunstancias no estn completadas en la revisin o
estudio ms profundo, consiste en pasar revista rpida a datos normalmente
presentados por escrito.

En la aplicacin de esta tcnica, el auditor debe prestar atencin a la
identificacin de operaciones fuera de lo comn en las materias sujetas a revisin.

Por ejemplo, en todos los casos, la cuenta bancos del mayor general, debera
ser debitada mensualmente a base del registro de ingresos y acreditada una vez al
mes, a base del registro de cheques. Al encontrar dbitos y crditos adicionales, a
travs de la revisin selectiva, el auditor aplicar otras tcnicas para examinarlos y
verificarlos.

231
Todo registro contable o asiento no sujeto a un procedimiento especfico de
verificacin, debe ser revisado selectivamente por parte del auditor, a travs de la
aplicacin de otras tcnicas. Adems, cualquier informacin, inclusive la no
financiera, tales como documentos, contratos, acta de sesiones oficiales, entre otras,
pueden ser sujetas a la revisin selectiva.

Rastreo

El rastreo consiste en seguir la secuencia de una operacin, dentro de su
procedimiento el ejemplo tpico de esta tcnica es seguir un asiento en el diario hasta
su pase a la cuenta del mayor general, a fin de comprobar su correccin.

Al evaluar el control interno, es frecuente que el auditor seleccione algunas
operaciones o transacciones representativas y tpicas de cada clase o grupo, con el
propsito de rastrearlas desde su inicio hasta el fin de los procesos normales.

5.2.1.2 Tcnicas de verificacin verbal

Indagacin

A travs de las conversaciones, es posible obtener informacin
verbal. La respuesta a una pregunta de un conjunto de preguntas, no representa un
elemento de juicio en el que se puede confiar, pero las respuestas a muchas
preguntas que se relacionan entre s, pueden suministrar elementos de juicio
satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.

La indagacin es la utilidad en la auditora, especialmente cuando se
examinan reas especficas no documentadas, pero los resultados de la indagacin
por si solos no constituyen evidencia suficiente y competente.

5.2.1.3 Tcnicas de verificacin escrita

Anlisis

Analizar una cuenta es determinar la composicin o contenido
del saldo y verificar las transacciones de la cuenta durante el perodo, clasificndolas
de manera ordenada y separar en elementos o partes.

Esta tcnica el auditor aplica con ms frecuencia en el anlisis a varias de
cuentas del mayor general, y sus resultados constan en el papel del trabajo
denominado Cdula Analtica.

Se puede analizar una cuenta tomando de su registro las transacciones en
detalle o en forma seleccionada. Otra forma consiste en presentar varias clases o
grupo de gastos de una misma naturaleza.

Analizar un saldo consiste en presentar los componentes clasificados segn
caractersticas similares. Por ejemplo, un anlisis de Cuentas por cobrar, presentar
los valores totales de cada clase de obligacin pendiente de cobro: Cuentas por
Cobrar, Sector Pblico, Sector Privado, Funcionarios y Empleados, entre otros, e

232
inclusive el detalle de cada deudor y valor. En el movimiento de las cuentas, de ser
necesario se presentar el saldo al inicio del ao, los dbitos o cargos, los crditos o
abonos y el saldo al fin de ao, en stos casos, los dos tipos de anlisis podran
combinarse en un papel de trabajo.

Un anlisis a la cuenta de ingreso considera las categoras previstas en el
presupuesto de la entidad.

Otra aplicacin comn de esta tcnica, es analizar un asiento compuesto en el
libro diario, para comprender su razn y estructura, el auditor podr analizar un
contrato separndolo en sus componentes o clusulas, clasificando el efecto de cada
uno.

En la auditora, con cierta frecuencia, este tipo de anlisis se efecta mediante
flujogramas del proceso, que facilita su comprensin.

Conciliacin

Significa poner de acuerdo o establecer la relacin exacta entre dos conjuntos
de datos relacionados, separados e independientes.

La conciliacin bancaria constituye la prctica ms comn de esta tcnica, que
implica hacer concordar el saldo de una cuenta auxiliar segn el banco, con el saldo
segn el Mayor General de Bancos. Siempre que existan dos fuentes independientes
de datos originales de la misma operacin, la tcnica de la conciliacin es aplicable.

Confirmacin

Consiste en cerciorares de la autenticidad de la informacin de los activos,
pasivos, operaciones, entre otros, que revela la entidad, mediante la afirmacin o
negacin escrita de una persona o institucin independiente y que se encuentra en
conciliaciones de conocer y certificar la naturaleza de la operacin consultada.

Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicacin de sta tcnica
tenga valor, es indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo
sobre los procedimientos para efectuar la confirmacin.

Generalmente, la confirmacin se efecta a travs del correo, pero si el
servicio postal no es confiable, se hace necesario utilizar mecanismos alternativos,
que pueden incluir servicios de reparto de confirmaciones y recopilacin de
contestaciones o en casos especiales hasta visitar personas a terceros efectuadas
por el auditor.

La confirmacin de datos es a veces ms compleja y tarda, en ocasiones el
beneficiario de servicios pblicos no est en condiciones de afirmar los datos
requeridos.

Existen dos modalidades para efectuar confirmaciones: positiva y negativa, y a
su vez la primera puede ser directa o indirecta.

233
La confirmacin positiva es cuando se solicita al confirmante conteste al auditor
si est o no de acuerdo con los datos que se desea confirmar.

Si en la solicitud se suministran los datos pertinentes a fin de que sean
verificados, es una confirmacin pasiva directa.

Si no se proporciona dato alguno al confirmante y se solicita remita al auditor la
informacin de sus propias fuentes, es una confirmacin positiva indirecta.

Si se pide al confirmante contestar al auditor, nicamente en el caso de no
estar conforme con ciertos datos que se le envan, la confirmacin es negativa.

5.2.1.4 Tcnicas de verificacin documental

Comprobacin

La comprobacin constituye la verificacin de la evidencia que
sustenta una transaccin u operacin, para aprobar la legalidad, propiedad y
conformidad con lo propuesto. As, tenemos que para efectos contables, los
documentos de respaldo (facturas, cheques, papeles fiduciarios, contratos, rdenes
de compra, informes de recepcin) sirven para el registro original de una operacin,
constituyendo una prueba de la propiedad.

Al examinar la documentacin de respaldo de las transacciones, es decir la
revisin de comprobantes, dicha labor debe cumplir los siguientes aspectos:

1. Obtener una seguridad razonable respecto a la autenticidad del documento. Es
necesario que el auditor se mantenga alerta para detectar cualquier documento
evidentemente fraudulento.
2. Examinar la propiedad de la operacin realizada, para determinar si fue
efectuada en los fines previstos por la entidad.

La adquisicin de bienes para uso personal de un funcionario o empleado no
es una operacin propia o legtima de la entidad, por lo tanto debe ser objetada.

3. Tener la seguridad de que la operacin fue aprobada mediante las firmas
autorizadas y competentes e incluyan los documentos que las fundamenten,
especialmente con lo relativo de conformidad con el presupuesto y la
normatividad aplicable.
4. Determinar si las operaciones fueron registradas correctamente. Ejemplo, que
los gastos incurridos en concepto de suministros y materiales no sean
cargados a bienes muebles.

En la prctica de la auditora, la comprobacin de ciertas transacciones se la
realiza en forma paralela al anlisis de la cuenta correspondiente del mayor general.
As al analizar la cuenta Bienes Muebles Adquiridos, un aumento sustancial del saldo
requerir un examen de las facturas correspondientes a las nuevas adquisiciones de
bienes y cualquier gasto de instalacin o adecuacin, as como el contrato de compra
y el servicio o similares. Es necesaria la verificacin de todos los documentos
vinculados con la transaccin.

234
Con bastante frecuencia, operaciones no estrictamente financieras, pueden ser
comprobadas a base a la documentacin sustentatoria
.
Computacin

Esta tcnica se refiere a calcular, contar o totalizar la informacin numrica,
con el propsito de verificar la exactitud matemtica de las operaciones efectuadas.

Las sumas de los registros de entrada original, los saldos de las cuentas del
mayor general y auxiliar, las multiplicaciones y sumas de inventario, los clculos de
depreciacin, amortizacin, remuneraciones, intereses, facturas, entre otros,
requieren ser revisados.

Con esta tcnica, se prueba solamente la exactitud aritmtica de un clculo y
por lo tanto se requerirn otras pruebas complementarias para determinar la validez
de las cifras incluidas en una operacin determinada.

Cualquier operacin en general puede ser sujeta a error humano, por lo tanto,
la verificacin numrica, parcial o total de dichas operaciones, es un requisito
indispensable de la auditora.

5.2.1.5 Tcnicas de verificacin fsica

Inspeccin

La inspeccin consiste en la constatacin o examen fsica de los
activos, obras, documentos y valores, con el objeto de satisfacerse de sus existencia,
autenticidad y propiedad. La aplicacin de esta tcnica es sumamente til, es lo
relacionado con la constatacin de valores en efectivo, documentos que evidencian
valores, activos fijos y similares. La verificacin de actos tales como documentos a
cobrar o pagar, ttulos, acciones y otros similares, se efectan mediante la tcnica de
la inspeccin.

La aplicacin del examen fsico o inspeccin, es factible, para los bienes
unitarios en el inventario, as como los documentos que representen un ttulo o valor
fiduciario.

Es aplicable esta tcnica, tambin en la revisin de contratos para obras
pblicas, as como la inspeccin de obras durante y despus de su construccin.

Los aspectos que se deben considerar al momento de determinar las tcnicas
y herramientas de auditora son:

Si los procesos que llevan a cabo en la entidad, estn autorizados.
El grado de dependencia en la entidad auditada con los sistemas informticos
que estn en funcionamiento y tienen relacin con los componentes definidos
en la auditora.
Si existe un significativo volumen de transacciones.
Si hay transformacin de la informacin mediante procesos informticos.

235
Si las respuestas obtenidas de los considerados anteriores son afirmativas, se
debe obligatoriamente recurrir a la aplicacin de las Tcnicas de Auditora Asistidas
por Computador (TAACS), caso contrario debe hacer una auditora normal.

5.2.2 Otras Prcticas de Auditora

Generalmente se utiliza otras prcticas de auditora, que pueden ser
confundidas con las tcnicas; sin embargo, se debe tener en cuenta que no obstante
ser lo mismo sirven en auditora como elementos auxiliares importantes.

5.2.2.1 El examen y evaluacin del control interno

Debe ser considerado como prctica antes que como tcnica,
antes que su ejecucin implique la utilizacin de varias tcnicas de auditora.

5.2.2.2 El arqueo de caja

Es contar el dinero y dems valores, relacionar los cheques
presentados, los comprobantes pagados y no contabilizados para determinar el saldo
contable, en esta prctica es usual la aplicacin de varias tcnicas de auditora para
conseguir su objetivo con la comparacin, computacin, anlisis, conciliacin,
confirmacin, entre otros.

5.2.2.3 La prueba selectiva

Consiste en la prctica de simplificar la labor total de medicin o
verificacin, tomando una muestra tpica del total. El clculo de probabilidades puede
utilizarse para determinar cual debe ser el tamao de la muestra o el auditor puede
efectuar dicha determinacin a base de su juicio profesional.
La aplicacin de pruebas selectivas a juicio del auditor, puede involucrar otras
tcnicas revisadas anteriormente y si stas se basan en principios de muestreo
estadstico, incluye la utilizacin de tcnicas de otras disciplinas contra la matemtica
aplicada, estadsticas, entre otras.

Normalmente el volumen de las transacciones a comprobarse se determina
tomando al azar una muestra ms significativa de cada grupo de partidas anlogas,
sin embargo, esta muestra puede aumentarse o disminuirse, segn la eficacia del
control interno y el grado de comprobacin que considere suficiente el auditor, para
satisfacerse sobre su opinin conformada acerca de la situacin encontrada.

Muchas veces el auditor selecciona para la prueba de auditora un nmero de
transacciones que puede ser de tres veces al azar, tales como marzo, julio y octubre.
Si los resultados de estas pruebas son satisfactorios, no es necesario aplicar pruebas
a otros meses, a parte de los anlisis de las cuentas normales.

5.2.2.4 Los sntomas

Se los considera tambin como otra parte de auditora y se los
define como seales o indicios de una desviacin.

236
La utilizacin de los sntomas como prctica puede ser provechosa, por cuanto
el auditor enfatiza en el examen de determinacin rubros, a base de ciertos indicios o
sntomas preliminares.

En el examen de cualquier operacin, actividad, rea, proyecto, rubro o
transaccin, el auditor normalmente aplica un conjunto de tcnicas y prcticas. Es
imperativo que tenga la habilidad, juicio y prudencia de escoger las ms efectivas de
stas herramientas de auditora, de acuerdo con las circunstancias que le rodean en
determinado momento de su examen.

Es el criterio profesional del auditor, el que debe determinar la combinacin
ms adecuada de tales instrumentos, que le suministren la evidencia necesaria y la
suficiente certeza para fundamentar sus opiniones y conclusiones, de tal manera que
stas sean objetivas y profesionales.

5.2.3 Tcnicas de Auditora Asistidas por Computadora o TAACS

Responde a programas de computacin que son usadas por el auditor,
como parte de sus procedimientos, para procesar la informacin que es significativa
en su trabajo.

Estas tcnicas automatizadas permiten desempear varios procedimientos de
auditora, tales como:

Analizar registros.
Determinar duplicados.
Encontrar cortes de secuencia numrica de un campo.
Importar y exportar archivos desde o hacia varias plataformas.
Hacer operaciones, clculos.
Comparar archivos.
Estratificar archivos.
Muestreo estadstico.
Resumir informacin.
Generar informacin.
Construir archivos de prueba.
Extraer informacin de un archivo.
Realizar anlisis estadsticos.
Simular parte del sistema o el sistema completo.

Para ejecutar estos procedimientos se dispone de algunas alternativas como:

Paquetes o programas diseados y elaborados por la entidad auditada, lo
cual involucra una fase previa de definicin de los requerimientos por parte del
auditor para establecer los datos que necesita obtener (aplicando criterios de
seleccin) segn los objetivos de la prueba que va a ejecutar.

Programas diseados y elaborados por el auditor, mediante el uso de
lenguajes de programacin, lo que requiere de un alto nivel de conocimientos

237
tcnicos para desarrollar y ejecutar dichos programas, por ejemplo un
programa para calcular intereses por mora.
Software de utilidad y servicio, son programas generalmente previstos por
los fabricantes de software, como es el caso de hojas electrnicas (Excel,
Lotus, Q-Pro), editores de texto, bases de datos (Acces) entre otros; y , que
en muchos casos facilitan ejecutar procedimientos de auditora a saber,
extraccin de datos (Filtros), clculos matemticos, totales y subtotales,
reportes, etc., con la restriccin de que no se puede identificar ms opciones
que las propias de cada paquete, y en caso de las hojas electrnicas el nmero
limitado de filas y columnas que pueden manejar.
Paquetes de auditoria especficos, tales como: IDEA. ACL, FOCAUDIT,
EASYTRIEVE, etc., los cuales constituyen herramientas poderosas, que
independientemente de la plataforma tecnolgica utilizada por la entidad
auditada, ofrece opciones especficas para importar y exportar datos, analizar,
estratificar, probar clculos, aplicar muestreo estadstico, establecer rupturas
de secuencias, registros duplicados, realizar uniones de archivos que permiten
cruzar informacin de fuentes diferentes.

PROGRAMAS BSICOS DE AUDITORIA

DEFINICIN.- El programa de auditoria es un enunciado lgico ordenado y
clasificado de los procedimientos de auditoria a ser empleados, as como la extensin
y oportunidad de su aplicacin, Es el documento, que sirve como gua de los
procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro
permanente de la labor efectuada. La actividad de la auditoria se ejecuta mediante la
utilizacin de los programas de auditoria, los cuales constituyen esquemas detallados
por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que
guan el desarrollo del mismo.

PROPSITOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

a) Proporcionar a los miembros del equipo, un plan sistemtico del trabajo
de cada componente, rea o rubro a examinarse.

b) Responsabilizar a los miembros del equipo por el cumplimiento eficiente
del trabajo a ellos encomendado.
e) Servir como un registro cronolgico de las actividades de auditoria,
evitando olvidarse de aplicar procedimientos bsicos.
d) Facilitar la revisin del trabajo del jefe de equipo y supervisor.
e) Constituir el registro del trabajo desarrollado y la evidencia del mismo.

RESPONSABILIDAD POR EL PROGRAMA DE AUDITORIA

La elaboracin del programa de auditoria es responsabilidad del supervisor y
auditor jefe de equipo y eventualmente por los miembros del equipo con experiencia,
en este ltimo caso ser revisado por el jefe de equipo, El programa ser formulado
en el campo a base de la informacin previa obtenida del:

238
Archivo permanente y corriente


Planificacin especfica

Dems datos disponibles.

La responsabilidad por la ejecucin del programa de auditoria en el campo la
tiene el auditor jefe de equipo, quien se encargar conjuntamente con el supervisor
de distribuir el trabajo y velar por su ejecucin, adems y evaluara de manera
continua el avance del trabajo. Efectuando oportunamente las revisiones y ajustes
segn las circunstancias. Para la preparacin de los programas de auditoria, el
supervisor y jefe de equipo, deben revisar la documentacin de la planificacin
preliminar y especfica, a fin de tener una gua que precise la naturaleza y alcance de
los procedimientos de auditoria a efectuarse.

FLEXIBILIDAD Y REVISIN DEL PROGRAMA

El programa de auditoria, no debe ser considerado fijo es flexible, puesto que ciertos
procedimientos planificados al ser aplicados pueden resultar ineficientes e
innecesarios, debido a las circunstancias, por lo que el programa debe permitir
modificaciones, mejoras y ajustes a juicio del auditor. En el desarrollo de la auditoria,
las modificaciones que se deben realizar a los procedimientos del programa sern
analizadas y discutidas entre el jefe de equipo y el supervisor y se harn constar en la
hoja de supervisin respectiva. La modificacin o eliminacin de procedimientos
puede ser justificada en el caso de:

Eliminacin o disminucin de algunas operaciones y actividades.

Mejoras en los sistemas financieros o administrativos o control interno.

Pocos errores e irregularidades.

COORDINACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA A TRAVS DEL
PROGRAMA

Para la realizacin de una auditoria, considerando su magnitud, complejidad y
caractersticas, se requiere la aplicacin de procedimientos por los miembros que
conforman el equipo de auditoria, quienes tienen distinta experiencia y esta situacin
agregada a la duracin del trabajo por un perodo largo de tiempo, obliga al jefe de
equipo a utilizar el programa de auditoria como un instrumento para facilitar la
coordinacin en la aplicacin de los procedimientos de auditoria. Los programas
sern elaborados de tal manera que exista seguridad de que no se omiten
procedimientos bsicos e importantes, se evite la duplicacin en la aplicacin de los
mismos, no se desarrollen practicas que desven la naturaleza de su examen y se
obtengan los resultados planeados.

239
PREPARACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA

El Proceso de preparacin de los programas de auditoria a partir de un listado
seleccionado durante la planificacin especfica, implica la organizacin de dichos
procedimientos en el orden mas eficiente, indicando al personal qu es lo que debe
hacer y determinar el alcance especfico del trabajo.

Con los resultados de la evaluacin del control interno se puede haber decidido
confiar en dichos controles o en las funciones de procesamiento computarizado. Para
el efecto se debe tener evidencia de que ellos se encuentran operando en forma
eficiente, por ende se debe instruir a los auditores, sobre la forma de obtener la
evidencia requerida a travs de las pruebas a los controles, es decir, mediante la
aplicacin de las pruebas de cumplimiento y de observacin.

El alcance de aplicacin de cada procedimiento y el plan de muestreo
seleccionado deber tambin ser parte del programa de auditoria. Cuando se ha
decidido confiar en las funciones de los sistemas informticos computarizado se
deber contar con la evidencia de la operacin satisfactoria de los controles que
tratan los riesgos de aplicacin identificados en la Gua de Auditoria en Ambientes
Automatizados.

Adems, si se ha decidido confiar parcialmente o no confiar en los controles de
algn sistema, ser necesario incluir en los programas de auditoria las pruebas
sustantivas que sean necesarias en funcin a las debilidades identificadas en la
evaluacin de los sistemas de control.

Consideracin especial, deben tener los procedimientos relacionados con los
requisitos exigidos por los organismos internacionales para la auditoria a los
convenios de fondos y contratos de prstamo que se encuentran definidos en las
guas o pautas emitidas por dichas instituciones.

Es importante para la preparacin de los programas de trabajo, identificar las
cuentas que se encuentran relacionadas entre si, a fin de que los procedimientos de
auditoria sean considerados en su conjunto.

Los siguientes ciclos y cuentas se los puede identificar como los ms significativos
en un examen a los estados financieros, adems en apndices adjuntos se describen
varios procedimientos que podran aplicarse segn las circunstancias:

Ingresos, Cuentas por Cobrar y Cobros
Existencias (Inventarios) y Costos de Produccin
Compras, Cuentas por Pagar y Pagos
Disponibilidades
Inversiones
Emprstitos y Patrimonio
Otros Activos
Otros Pasivos
Preparacin de los Estados Financieros
Preparacin de la Informacin Financiera Complementaria

240
MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORIA

EMPRESA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 01 DE NOVIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2006
PROGRAMA DE AUDITORA

CDIGO: 1.1.01
CUENTA: Caja
N OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF/PT ELAB.POR FECHA

1

2

3

1

2

3

4

5

OBJETIVOS:
Comprobar la existencia y
propiedad de los fondos de la
empresa
Verificar la legalidad de las
operaciones
Determinar que todas las
operaciones hayan sido registradas

PROCEDIMIENTOS:
Evale el sistema de Control Interno
Implementado por la empresa.
Elabore el movimiento de la cuenta
del periodo sujeto a examen.
Elabore un arqueo de los fondos
que se mantienen en efectivo.
Verifique si se han realizado
arqueos y analice sus resultados.
Aplique cualquier otro
procedimiento que considere
necesario.

CC1

B1

B2

B3

B4

NN

NN

NN

NN

NN

11-11-20XX

11-11-20XX

12-11-20XX

14-11-20XX

15-11-20XX
ELABORADO POR:
A.C.J .V.
SUPERVISADO POR:
T.V.A.
FECHA:

241
PAPELES DE TRABAJO

Definicin

Es el conjunto de cdulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor
durante el curso del examen, desde la planificacin preliminar, la planificacin
especifica y la ejecucin de la auditora, sirven para evidenciar en forma suficiente,
competente y pertinente el trabajo realizado por los auditores y respaldar sus
opiniones, constantes en los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones
presentadas en los informes.

Los papeles de trabajo deben ser claros, concisos, con el objeto de proporcionar un
registro ordenado del trabajo, evitando ambigedades y contener las razones que
sirvieron de base para tomar las decisiones sobre temas conflictivos, por lo que
deben ser completos, que permitan su lectura, claramente expresados y su propsito
de fcil comprensin, evitndose incluir comentarios que requieran respuestas o
seguimiento posterior.

Los papeles de trabajo, que respaldan al informe del auditor, pueden haberse recibido
de personas ajenas a la entidad, de la propia entidad, y/o elaborados por el auditor en
el transcurso del examen. Adems, es posible que los papeles de trabajo puedan
estar respaldados por otros elementos como: cintas sonoras, de video, discos de
archivo de computacin, etc., est limitada por la circunstancia o por la existencia de
estos elementos que sirvan de soporte y resulten aptos para sustentar la evidencia
que se pretende obtener. As la existencia de una cinta con la confirmacin de un
saldo a cobrar o a pagar, slo servir de evidencia en la medida que tambin pudiera
ser aceptado por terceros.

Sobre los elementos de prueba, el artculo 125 prrafo segundo, del Cdigo de
Procedimiento, Civil, manifiesta: Se admitir tambin como medios de prueba las
grabaciones magnetofnicas, las radiografas, las fotografas, las cintas
cinematogrficas, as como tambin los exmenes morfolgicos, sanguneos o de
otra naturaleza tcnica o cientfica. La parte que los presente deber suministrar al
juzgado los aparatos o elementos necesarios para que pueda apreciarse el valor de
los registros y reproducirse los sonidos o figuras. Estos medios de prueba sern
apreciados con libre criterio judicial, segn las circunstancias en que hayan sido
producidos.

Todo esto pone de manifiesto la necesidad de que la informacin verbal o de otra
ndole, obtenida por el auditor resulte de relevancia, en lo posible posteriormente
debe ser confirmada por escrito.

Caractersticas generales

La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependern, entre otros
factores:

La naturaleza de la tarea que se va a realizar.
La condicin del rea, programa o entidad a ser examinada.

242
El grado de seguridad en los controles internos.
La necesidad de tener una supervisin y control de la auditora.

Todo papel de trabajo debe reunir las siguientes caractersticas generales:

Prepararse en forma ntida, clara, concisa y precisa; para conseguir esto se
utilizar una ortografa correcta, lenguaje entendible, limitacin en abreviaturas,
referencias lgicas, mnimo nmero de marcas y su explicacin, deben permitir su
lectura, estar claramente expresados y de fcil comprensin, evitndose
preguntas o comentarios que requieran respuestas o seguimiento posterior.
Su preparacin deber efectuarse con la mayor prontitud posible y se pondr en
su elaboracin el mayor cuidado para incluir en ellos tan slo los datos exigidos
por el buen criterio del auditor.
Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, las cuales
adoptarn las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.

Objetivos

Los papeles de trabajo tienen como objetivos los siguientes:

Principales

a) Ayudar a la planificacin de la auditora
b) Redactar y sustentar el informe de auditora
c) Facilitar, registrar la informacin reunida y documentar las desviaciones
encontradas en la auditora.
d) Sentar las bases para el control de calidad y demostrar el cumplimiento de las
normas de auditora.
e) Defender las demandas, los juicios y otras acciones judiciales
f) Poner en evidencia la idoneidad profesional del personal de auditora.

Secundarios

a) Ayudar al auditor en el desarrollo de su trabajo.
b) Facilitar la supervisin y permitir que el trabajo ejecutado pueda ser revisado por
terceros.
c) Constituir un elemento para la programacin de exmenes posteriores en la
misma entidad o en otras similares, por tal motivo en los legajos se incluirn los
papeles de trabajo que se denominarn Asuntos importantes para futuros
exmenes, con informacin para ese fin.
d) Los papeles de trabajo permitirn informar a los funcionarios y empleados, de la
entidad, sobre las desviaciones observadas y otros aspectos de inters sobre la
gestin institucional, lo que se concretar igualmente en las conclusiones y
recomen daciones.
e) Los papeles de trabajo, preparados con habilidad y destrezas de informacin
profesional, sirven como evidencia del trabajo del auditor y de defensa contra
posibles litigios o cargos en su contra.

243
Aspectos bsicos para la elaboracin de los papeles de trabajo

Para la elaboracin de los papeles de trabajo, obedecer a la objetividad en las
apreciaciones la concisin de los comentarios, la precisin de las conclusiones y la
indicacin de las fuentes de informacin utilizadas por el auditor, quien al efectuar su
trabajo, debe hacerlo de acuerdo con las normas de calidad profesional y deber
conceder importancia en su creatividad.

La realizacin de los papeles de trabajo debe ser previamente programada, para que
contengan informacin til, que sustente el informe; evitando elaborarse papeles de
trabajo innecesarios, pues disminuyen la calidad del conjunto de los mismos y se
desperdician recursos materiales y humanos.

Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarn segn las
circunstancias, es conveniente que incluyan los siguientes aspectos bsicos:

a) Evidencia que los estados financieros y dems informacin sobre la que se est
dictaminando, est conciliados con los registros y se encuentren formalmente
emitidos.
b) Composicin de los activos y pasivos que figuren en el balance, incluida la
informacin a travs de notas que indiquen acerca de cmo se ha verificado su
existencia y han obtenido sus valoraciones.
c) Anlisis y explicaciones de las cifras que constan en las cuentas de ingresos y
gastos.
d) En el caso de papeles de trabajo que renan cuentas de cada rubro (hoja
principal, cdulas sumarias y subsumiras) incluir los saldos del ejercicio anterior,
a efectos comparativos y la correspondiente conclusin sobre la razonabilidad del
rubro examinado.
e) Todas las tareas realizadas deben estar redactadas de tal forma que surja con
claridad:

El criterio utilizado para determinar el tamao de las muestras y seleccin de los
tems.
Los comprobantes analizados, revisados o cotejados o el seguimiento realizado.
Evitando expresiones genricas. Por ejemplo: Revisado con documentos, deber
reemplazarse por revisado con orden de compra autorizada, factura del
proveedor, informe de recepcin valorizado e informe de bodega, segn sea el
caso.
f) En el caso de encontrar desviaciones, de control interno, de registro, de
evaluacin, de exposicin u otras que merezcan su consideracin, se deben
redactar los comentarios en nico papel de trabajo.
g) Reportar si se resolvieron las desviaciones, problemas o defectos detectados.
h) Un papel de trabajo se considera que est completo, cuando incluye todos los
datos e informacin que respalde los comentarios, conclusiones y
recomendaciones del informe y adems cuando otro auditor, al revisarlo llegue a
conclusiones similares.

244
La calidad de los papeles de trabajo es fundamental, por lo que debe evitarse al
mximo su cantidad. Algunas condiciones tpicas a evitarse son:

Los documentos que solo transcriben la informacin disponible en registros
tcnicos, administrativos o financieros de la entidad.

La acumulacin de copias de informes, reglamentos y disposiciones que carecen
de relacin directa con las actividades evaluadas o con los hechos materia de la
auditora.

La inclusin de documentos extensos para relacionar aspectos puntuales, casos
en los que debe prepararse una sntesis o incluir una referencia a la fuente de
informacin.

Contenido bsico

El contenido bsico del papel de trabajo es el siguiente:

Nombre de la entidad, programa, rea, unidad administrativa, rubro o actividad
examinada, de acuerdo con los componentes determinados en la planificacin.

Ttulo o propsito del papel de trabajo.

ndice de identificacin y ordenamiento.

Fecha de aplicacin del o de los procedimientos de auditora.

Referencia al procedimiento del programa de auditora o la explicacin del objetivo
del papel de trabajo.

Descripcin concisa de la labor realizada y de los resultados alcanzados.

Fuentes de informacin utilizadas, como archivos, registros, informes o
funcionarios que proporcionaron los datos.

Base de seleccin de la muestra verificada, en los casos aplicables.

Referencia cruzada de datos importantes entre papeles de trabajo.

Conclusin o conclusiones a las que llegaron, si corresponde.

Rbrica e inciales de la persona que lo prepar y la fecha de conclusin. Los
documentos preparados por la entidad deben identificarse con ese ttulo
preparado por la entidad, la fecha de recepcin y las inciales del auditor que
trabaj con esa informacin.

Evidencia de la revisin efectuada por el jefe de equipo y el supervisor.

245
El contenido de los papeles de trabajo de ejercicios anteriores constituye una gua til
y pueden ser objeto de mejora. Adems, el auditor antes de preparar un papel de
trabajo debe preguntarse:

Es necesario para la auditora?

Es posible presentar esa informacin de mejor manera?

Ser necesario obtener algn dato o elemento adicional?

Puede ser preparado por personal de la entidad?

Puede ser utilizado en el futuro?

Puede incluirse el anlisis de asuntos relacionados?

Optimizacin de los recursos en la elaboracin de los Papeles de Trabajo

Una parte relevante del tiempo programado para las fases definidas en la
planificacin especfica para ejecutar de auditora, est dirigida a la preparacin de
papeles de trabajo que documenten las acciones y los resultados de gestin de la
entidad auditada. A continuacin se incluyen sugerencias bsicas para reducir el
tiempo invertido en esta tarea:

Condiciones generales

Disear programas de auditora a la medida, que incluyan solo los procedimientos
necesarios.

Coordinar el trabajo con la entidad, para evitar prdidas de tiempo mientras se
espera que la informacin sea preparada.

Ordenar la aplicacin de los procedimientos del programa y evitar interrupciones
en el trabajo.

Utilizar tcnicas de auditora asistidas por el computador.

Repetir la preparacin de correspondencia, incluyendo solo los cambios y
correcciones menores.

Completar de inmediato los informes y memorandos finales para la entidad o para
los papeles de trabajo, no dejarlos para la siguiente jornada.

Revisar el trabajo inmediatamente despus de finalizado, no dejarlo para luego.
Utilizar microcomputadores a fin de aumentar la eficiencia del trabajo.

246
Al preparar los papeles de trabajo:

Utilizar los informes y datos estadsticos de la entidad, en lugar de preparar
resmenes propios.

Hacer copias de las partes pertinentes de actas y acuerdos importantes, en lugar
de extensos resmenes.

Dejar espacios suficientes en los programas de auditora para agregar
comentarios y procedimientos adicionales, en lugar de preparar otro papel de
trabajo.

Preparar los papeles de trabajo como documentos finales, dejando espacios
suficientes para las referencias, marcas y sobre todo para las conclusiones,
evitando formular borradores de papeles de trabajo.

Concluir respecto a los hallazgos de auditora no significativos-

Utilizando el personal de la entidad.

Al obtener comprobantes, expedientes, contratos y otros documentos para
inspeccionarlos.

Al preparar cartas, memorandos e informes preliminares, excepto cuando haya
datos confidenciales.

Al investigar las causas y el alcance de los errores observados durante

Los papeles deben prepararse a medida que se realiza el trabajo de auditora y
deben ser lo suficientemente claros como para permitir a un auditor sin un
conocimiento previo, el seguimiento de las incidencias del trabajo y la comprobacin
de que la auditora se haya efectuado conforme a las normas aplicables. Debern ser
diseados de manera que se consiga la ms eficiente y econmica realizacin del
trabajo.

Los papeles de trabajo son susceptibles de normalizacin, lo que mejora la
eficacia de su preparacin y revisin. Deben indicar las comprobaciones y
verificaciones efectuadas, as como las conclusiones a las que se hubiera llegado.

CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

a. Papeles de Trabajo Generales

Los papeles de trabajo generales son aquellos que no corresponden a una
cuenta u operacin especfica y que por su naturaleza y significado tienen uso o
aplicacin general.

247
Bsicamente comprenden los siguientes:

Programa de auditora
Evaluacin del control interno
Hoja principal de trabajo
Resumen de ajustes y reclasificaciones
Resultado de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general
Borrador de l informe

b. Papeles de Trabajo Especficos

Son aquellos que corresponden a una cuenta u operacin especfica, que por
su naturaleza y contenido pueden ser los siguientes:

Confirmacin de saldos de bancos, deudores y acreedores. Es una de las
evidencias ms firmes que puede tener un auditor, las confirmaciones de saldos
efectuados por terceros deber ser comparada con los registros de la entidad.

EJEMPLOS

EMPRESA
EXAMEN ESPECIAL
CONCILIACIN BANCARIA

PERIODO: Mes de Diciembre de 20xx
COMPONENTE: Bancos

BANCO DE LOJA CTA. CTE. N 1102309558

Saldo de Estado de Cuenta Corriente 6116,74

SALDO CONCILIADO ESTADO DE CUENTA
CORRIENTE 6116,74

Saldo segn Libro Bancos 1779,99
Cheques Girados y no Cobrados 8148,51

(-) Cheques pagados segn Estado Bancario
mes Nov. -3811,8
SALDO CONCILIADO LIBRO BANCOS 6116,74

CONCLUSIN:
Efectuada la conciliacin bancaria del mes de Diciembre de 20xx se determina
la razonabilidad del saldo de la cuenta Bancos a la fecha del examen
ELABORADO POR:
M.E.N.G.
SUPERVISADO POR:
T.M.V.A.
FECHA:
20 de Diciembre 20XX

248

EMPRESA
EXAMEN ESPECIAL
CEDULA SUMARIA

PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20xx
COMPONENTE: Bancos.
BANCOS
SALDO
AJUSTES Y
RECLASIF. SALDO
SEGN
EE.FF DEBE HABER AUDITADO
Banco Loja Cta. CTE. 1102309558 6116,74 6116,74
Banco de Loja Cta. Aho. Aguinaldos. 2102001755 1998,78 1998,78
Banco de Loja Cta. Aho. Seg. Accid. 2102001756 23012,89 23012,89
COOPCCQQUIAS 111100780 5017,95 5017,95
Banco Loja Cta.Aho. Virgen del Cisne 2102001724 35,50 35,50
Banco Loja Cta. Aho. Multas 2102002672 1177,21 1177,21
Banco Loja Cta. Aho. Puestos. 2900023155 4416,17 4416,17
COOPCCQ Capitalizacin 11110072 3784,15 3784,15
Banco Loja Cta. Aho. Fiestas. 2900052384. 1156,05 1156,05
Banco Loja Cta. Aho. Deposito. 2900001089 678,20 678,20
Banco Loja Cta. Aho. Aportacin 2900004427 569,48 569,48
Banco Loja Cta. Aho. Bono. Rep.Mot. 2900008474 1788,55 1788,55
Banco Loja Cta. Aho. Telfono. 2900292798 6,23 6,23
Banco Loja Cta.Aho. Multas. Caria. 2900293731 98,11 98,11
Banco Loja Cta. Aho. Caja Comn 2900467692 14348,30 14348,30
Banco Loja Cta. Cte. Renovacin. 2900467685 14266,23 14266,23
TOTALES: 78470.54 78470.54

CONCLUSIN:
Luego de haber analizado el componente bancos se determina que los ingresos
y egresos estn registrados en forma correcta y oportuna por lo que no amerita
ningn ajuste ni reclasificacin.

ELABORADO POR:
M.E.J .J .
SUPERVISADO POR:
T.M.V.A.
FECHA:
28 de Diciembre20XX

249
INDICES

Los ndices de auditora pueden ser representados por smbolos numricos
alfabticos o alfanumricos, que colocados en el ngulo superior derecho de los
papeles de trabajo permitan su rpida identificacin.

Estos ndices de auditora deben ser anotados con lpiz rojo de tal forma que
permitan un ordenamiento completo de los papeles de trabajo efectuados por el
equipo de auditora durante la ejecucin del examen.

EMPRESA
EXAMEN ESPECIAL
HOJA DE INDICES

INDICE PAPELES DE TRABAJO
AD
AD/1
AD/2
AD/3
AD/3.1
AD/4
AD/5
AD/6
AD/7

PP
PP/1
PP/2

PE
PE/1
PE/2
PE/3
PE/4

EJ
A
B

ADMINISTRACIN DE AUDITORA
Orden de Trabajo
Notificacin
Correspondencia
Correspondencia enviada
Hoja de ndice
Hoja de marcas
Hoja de distribucin de actividades
Hoja de distribucin de tiempo

PLANIFICACIN PRELIMINAR
Visita previa
Reporte de la Planificacin Preliminar

PLANIFICACIN ESPECFICA
Reporte de la Planificacin Especfica
Programa de Auditora
Cuestionario de Control Interno
Evaluacin del Cuestionario de Control Interno

EJ ECUCIN DEL TRABAJ O
Caja
Bancos

ELABORADO POR:
A.C.J .V.
SUPERVISADO POR:
T.V.A
FECHA:

250

EMPRESA
EXAMEN ESPECIAL
HOJA DE INDICES

INDICE PAPELES DE TRABAJO

I
I/1
I/2
I/3

INFORME
Borrador del Informe
Informe Final
Cronograma de recomendaciones

ELABORADO POR:
A.C.J .V.
SUPERVISADO POR:
T.V.A.
FECHA:

MARCAS

Llamadas tambin claves de auditora son smbolos que utiliza el auditor para
identificar el tipo de trabajo, tarea o pruebas realizadas.

Estas marcas se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo
examen y sirven de informacin futura o para fines de revisin y supervisin.

Las marcas deben ser anotadas en cada papel de trabajo con lpiz rojo.

Las marcas bsicas de auditora son de dos clases:

Con Significado Uniforme.- Las marcas de auditora con significado uniforme
utilizadas por el personal de auditora se emplean frecuentemente en cualquier
auditora o examen especial, y por lo general son aplicadas o adoptadas igualmente

251
por el Organismo Superior de Control o por la unidad de Auditora Interna ya que no
implican que al pie del papel de trabajo se anota su significado.

Sin Significado Permanente.- Son utilizadas por los auditores para expresar
conceptos o procedimientos empleados cuyo significado e interpretacin es a criterio
del auditor.

EMPRESA
EXAMEN ESPECIAL
HOJA DE MARCAS
SIMBOLO SIGNIFICADO

Chequeado o Verificado
Comprobado sumas
Saldo Auditado
Conciliado
No confirmado
Confirmado

ELABORADO POR:
A.C.J .V.
SUPERVISADO POR:
T.V.A.
FECHA:

AJUSTES

Son asientos recomendados por el auditor a fin de regular las operaciones o
transacciones omitidas, contabilizadas en formas indebidas o no registradas, siendo
necesarias para que los Estados Financieros presenten razonablemente la situacin
financiera del ente sujeto a examen y los resultados de sus operaciones.

RECLASIFICACIONES

Este asiento procede cuando a criterio del auditor se considere que se ha
contabilizado mal una operacin o transaccin y aparece abonada en una cuenta
impropia, no afectan a la posicin financiera de la entidad y se los plantea con la
finalidad de que con su incorporacin a los registros contables se produzca una
adecuada presentacin de los Estados Financieros.

252
5.3 Muestreo en Auditora

5.3.1 Definicin

El muestreo puede ser definido como el proceso de inferir conclusiones
acerca de un conjunto de elementos denominados universo o poblacin, a base del
estudio de una fraccin de esos elementos, llamada muestra.

Como norma general el muestreo puede aplicarse:

En pruebas de cumplimiento de controles, que permitan obtener evidencias de
auditora en cuanto al flujo de la documentacin y sus controles inherentes.
En pruebas sustantivas para verificar saldos y operaciones.
En pruebas de doble propsito que comprueben tanto el cumplimiento de un
procedimiento de control que proporcione evidencia documentada de su
realizacin, como la razonabilidad de la cantidad monetaria registrada en las
transacciones y saldos.

Por lo tanto el muestreo de auditora es aplicable: para pruebas de
cumplimiento, cuando se utilicen tcnicas de muestreo para probar los
procedimientos de control interno sobre los cuales el auditor planea confiar, y para
pruebas sustantivas, cuando se utilicen tcnicas de muestreo para probar detalles de

El muestreo de auditora puede efectuarse mediante procedimientos
estadsticos o no estadsticos, ambos procesos requieren de la seleccin de una
muestra en la cual se encuentren las caractersticas representativas del universo.

Los auditores pueden utilizar mtodos de muestreo estadstico o no estadstico
para pruebas representativas. Los dos mtodos se apoyan significativamente en el
juicio profesional del auditor y se basan en la presuncin de que una muestra revelar
informacin suficiente acerca del universo en su conjunto. Su diferencia consiste en el
grado de formalidad y estructura involucrados en la determinacin del tamao de la
muestra, en la seleccin de la muestra y la evaluacin de los resultados.

Al realizar la eleccin del mtodo de muestreo, el auditor debe considerar los
objetivos de auditora y la naturaleza del universo a muestrear, as como tambin las
ventajas y desventajas de cada mtodo. Como el muestreo estadstico proporciona
varias ventajas, se prefiere que este mtodo sea utilizado cuando resulte prctico,
efectivo y eficiente para el trabajo de auditora.

5.3.2 Clases de muestreo

5.3.2.1 Muestreo estadstico

El muestreo estadstico utiliza las leyes de probabilidades con el propsito de
lograr en forma objetiva:

Determinar el tamao de la muestra.
Seleccionar la muestra.
Evaluar los resultados,

253
Adems, el muestreo estadstico no descarta la necesidad de que el auditor
aplique su criterio.

5.3.2.2 Muestreo no estadstico

El muestreo no estadstico no prev la estimacin anticipada y
objetiva del tamao de muestra requerido, ni la proyeccin o evaluacin objetiva de
los resultados de la muestra, se basa exclusivamente en el criterio del auditor, segn
sus conocimientos, habilidad y experiencia profesional; por lo que, su naturaleza es
de carcter subjetivo.

La decisin de utilizar el muestreo en auditora depende del alcance y
naturaleza de la evidencia que se necesita, de las caractersticas de la cuenta a
examinar, los objetivos de la auditora, la naturaleza del universo a muestrear y las
ventajas y desventajas de cada mtodo. Las evaluaciones del riesgo inherente son
fundamentales para determinar el alcance de la evidencia que se requiere.

Para determinar el alcance de la evidencia de auditora requerida se puede
utilizar cuatro niveles de evaluacin de riesgo para proponer los posibles enfoques y
la aplicacin del muestreo de auditora:

NIVELES DE EVALUACION DEL RIESGO DE AUDITORIA

NIVELES ENFOQUE

RIESGO
INHERENTE
NO
SIGNIFICATIVO

Uso del muestreo: Improbable

RIESGO
INHERENTE
BAJ O

Uso del muestreo: Improbable si se confa en los controles.
Apropiado para pruebas sustantivas si el riesgo de control es
alto.

RIESGO
INHERENTE
MODERADO

Uso del muestreo: Posible para controles si existe alta confianza
en ellos. Si se deposita baja confianza en los controles su
aplicacin ser posible para pruebas sustantivas.

RIESGO
INHERENTE
ALTO

Uso del muestreo: Posible uso para pruebas de controles si se
deposita gran confianza en ellos y para pruebas sustantivas de

Si durante la evaluacin de los riesgos de control se determina que los
controles garantizan la calidad de los registros e informacin contable, se puede
confiar en los controles, no obstante, un mayor grado de seguridad en el
funcionamiento adecuado de los controles se puede obtener con la aplicacin de
pruebas adicionales.

254
5.3.3 El Riesgo de Muestreo

El riesgo de muestreo en auditora tiene dos aspectos:

5.3.3.1 El riesgo de rechazo incorrecto

Es el riesgo de que, como resultado de los procedimientos de
muestreo el auditor concluya que no se puede confiar en los controles o que el saldo
de una cuenta no es razonable, cuando en realidad los controles son confiables o el
saldo de la cuenta es razonable.

5.3.3.2 El riesgo de aceptacin incorrecta

Es el riesgo de que, como resultado de los procedimientos de
muestreo el auditor llegue a la conclusin de que puede confiar en los controles o que
el saldo de una cuenta es razonable, cuando en realidad los controles no son
confiables en la medida esperada o cuando el saldo no es razonable.

El auditor deber considerar estos riesgos en cada plan de muestreo, de tal
forma que su diseo produzca una muestra de tamao suficiente y utilice un mtodo
de seleccin que obtenga una muestra representativa del universo y que responda a
los objetivos de la auditora.

5.3.4 El Proceso de Muestreo en la Auditora

Los pasos metodolgicos para realizar el muestreo en la auditora
financiera son:

5.3.4.1 Determinacin de los objetivos

Las tcnicas de muestreo que se utilicen deben ser consistentes
con los objetivos de la prueba de auditora (Qu es lo que se quiere conseguir?).

El muestreo en auditora es utilizado para proporcionar evidencia positiva o
negativa sobre los sistemas de la entidad, tales como:

Evidencia de control - o sobre transacciones y saldos especficos.

Evidencia sustantiva - a travs de dos tcnicas bsicas:

El muestreo de atributos se utiliza para calcular el porcentaje de ocurrencia o
no ocurrencia de un hecho o caracterstica particular dentro de un universo.

Se utiliza por lo general para calcular el porcentaje de cumplimiento de los
procedimientos de control interno prescritos por la entidad.

El muestreo de variables se utiliza en las pruebas sustantivas para probar o
estimar una cantidad monetaria a fin de probar razonabilidad de los saldos
registrados.

255
5.3.4.2 Determinacin del universo y de la unidad de muestreo

El universo es aquel conjunto de datos del cual se va a
seleccionar una muestra y se relaciona con el objetivo de la prueba a efectuarse para
una cuenta. La determinacin del universo es posterior a la determinacin del objetivo
de la prueba; por ejemplo: si el objetivo de la prueba es determinar el porcentaje del
cumplimiento de los procedimientos prescritos sobre las autorizaciones de
desembolsos, el universo entonces ser aquel grupo de datos que est conformado
por todos los comprobantes de pago que se emitieron durante todo el periodo
examinado.

La unidad de muestreo son los elementos individuales que forman el universo,
ejemplo: asientos, documentos, y partidas, deben relacionarse con un comprobante
de pago.

Cuando el universo no est conformado por partidas relativamente
homogneas sujetas a procedimientos de control interno similar, se lo puede
estratificar, es decir, dividir al universo a base de unidades relativamente
homogneas a fin de realizar una seleccin y pruebas independientes.

5.3.4.3 Determinacin del tamao de la muestra

Para determinar el tamao de la muestra se debe tomar en
cuenta los siguientes aspectos:

Debe ser aproximadamente similar, en el muestreo estadstico como en el no
estadstico.
Debe aumentar a medida que aumenta la importancia de la prueba.
Debe aumentar a medida que aumenta el error esperado del universo.
Debe disminuir a medida que aumenta el nivel de error aceptable del universo.
A mayor tamao de la muestra menor probabilidad de obtener conclusiones
incorrectas.

A fin de disminuir los riesgos de muestreo riesgos de deteccin en la
auditora, el auditor debe disear un plan de muestreo de tal forma que produzca una
muestra de tamao suficiente para reducir el riesgo de muestreo a un nivel aceptable
y utilizar un mtodo de seleccin que produzca una muestra que sea representativa
del universo y que responda a los objetivos del auditor.

5.3.5 El Mtodo de Seleccin de la Muestra

5.3.5.1 Mtodo de seleccin por probabilidades

Mediante este mtodo todas las unidades de muestreo del
universo tienen la probabilidad de ser seleccionadas. Los mtodos utilizados ms
frecuentemente son:

Seleccin al azar. Se utiliza tanto para las pruebas de atributos como de
variables. Las muestras se seleccionan de tal manera que todas sus unidades

256
tienen probabilidad de ser seleccionadas en cada extraccin, debido a que
toman como base el algoritmo para generar los nmeros aleatorios o
randmicos.
Seleccin sistemtica. Mediante este mtodo se selecciona una de cada n
unidades junto con el punto de partida de un intervalo inicial seleccionado al
azar, el cual debe ser menos que el intervalo. Por ejemplo se desea
seleccionar una muestra sistemticamente de 100 partidas de un universo de
10.000 y se decide usar como punto inicial el nmero 25, en este caso, el
intervalo es cada 100 (10.000/100) el auditor selecciona cada 100 a partir del
25.
Seleccin por clulas. El universo se divide en clulas (intervalos) de igual
magnitud y se selecciona al azar un registro de cada clula, es decir, se
combinan elementos de la seleccin al azar y de la seleccin sistemtica.

5.3.5.2 Mtodo de seleccin representativo

Son mtodos no estadsticos, cuyas muestras son
seleccionadas a base de criterio del auditor esperndose que la muestra resultante
sea representativa del universo.

Los mtodos ms frecuentes son los siguientes:

Seleccin especfica. La seleccin de cada unidad de la muestra es
determinada a base de algn criterio de juicio, como de valor monetario,
posibilidad de error, etc.
Seleccin en bloques. Es la seleccin de varias unidades en forma
secuencial.
Seleccin casual. Las unidades de la muestra se seleccionan sin ninguna
razn para incluir u omitir ciertos registros en particular. El auditor elige los
registros de un universo sin considerar el tamao, fuente u otras caractersticas
particulares.

5.3.6 Ejecucin del Plan de Muestreo

El trabajo de auditora detallado es efectuado a base de los registros de
muestreo que han sido seleccionados.

En algunos casos el auditor no podr aplicar los procedimientos planificados a
las unidades de muestreo seleccionadas a causa de documentos no utilizados, no
localizados u otras situaciones, no obstante para cubrir estas posibilidades, el auditor
deber investigarlas primeramente, y luego seleccionar un nmero adicional de
registros para ser examinados en su reemplazo.

5.3.7 Evaluacin de los Resultados del Muestreo

Una vez que los registros de la muestra han sido examinados, el auditor
proyectar el resultado de las muestras hacia todo el universo y decidir sobre la
necesidad de ampliar o no el tamao de la muestra.

257
5.3.8 Documentacin del Procedimiento de Muestreo

El auditor debe respaldar sus procedimientos de muestreo con los
papeles de trabajo que fueren necesarios, en los cuales debe incluir una descripcin
del plan de muestreo, la cantidad y clase de errores que se encontraron en la
muestra, el seguimiento que se realiz de cada error, el nmero de unidades de
muestreo que se examinaron, si los resultados se consideran aceptables o
inaceptables y los resultados de la evaluacin. Cuando el muestreo se realiza
mediante la utilizacin de herramientas informticas, todos los reportes generados por
estas deben tambin ser incluidos como parte de los papeles de trabajo.

5.4 Hallazgos de Auditora

5.4.1 Fundamentos

El hallazgo en la auditora tiene el sentido de obtencin y sntesis mide
informacin especfica sobre una operacin, actividad, proyecto, unidad administrativa
u otro asunto evaluado y que los resultados sean de inters para los funcionarios de
la entidad auditada.

Una vez que se encuentra con la evidencia real obtenida durante la ejecucin
de la auditora, los hallazgos deben ser evaluados en funcin de cada procedimiento,
de cada componente y de la auditora en su conjunto, considerando si la evidencia
obtenida es importante y confiable. A base de esta evaluacin se debern obtener
conclusiones a fin de comprobar si los objetivos determinados para cada componente
y para los estados financieros en su conjunto han sido alcanzados.

La evidencia de los hallazgos de auditora deber ser evaluada en trminos de
suficiencia, importancia, confiabilidad y eficacia.

Una vez aplicados y completados los programas especficos de auditora se
evaluar si la evidencia obtenida satisface las expectativas establecidas en la
planificacin. La evidencia ser evaluada en trminos de la suficiencia, competencia y
confiabilidad, as como de la naturaleza e importancia de las observaciones
identificadas. Tambin se considera si la evidencia contradice alguna decisin
tomada durante la planificacin para lo cual se considerar lo siguiente:

5.4.1.1 Observaciones de auditora

Pueden surgir evidencias contrarias a las afirmaciones
contenidas en los informes de gestin y financieros o que creen dudas respecto a la
eficiencia y efectividad con que se utilizan los recursos de la entidad. A este tipo de
evidencias se denomina observacin de auditora y, por lo general, est relacionada
con las siguientes definiciones:

Los errores estn constituidos por omisiones no intencionales al realizar unos
pasos de control, un clculo matemtico, fallas administrativas en los registros,
en la aplicacin de la normativa tcnica y en los principios de control interno,
administrativos y financieros. Tambin son identificados como interpretaciones
errneas de hechos que existan al momento que fueron preparados los
informes de gestin y financieros.

258
Las irregularidades son distorsiones intencionales en los informes de gestin y
financieros, tales como los errores deliberados en las afirmaciones de la alta
direccin o en el uso de los recursos de la entidad.
Las acciones ilegales son actos que presuntamente violan leyes o reglamentos
e incluye la colusin, los sobornos y otros pagos dudosos.

Las observaciones deben considerarse cuidadosamente, tanto en forma
individual como en conjunto para determinar si los informes estn o pueden estar
significativamente distorsionados, si se ha obtenido suficiente evidencia sobre la
validez de las actividades examinadas y si tiene otras implicaciones para la entidad.
La evaluacin de las observaciones se realiza para comprender su naturaleza,
causas e implicaciones y resolver sobre la accin apropiada a tomarse. Tambin
debe considerarse el inters para el sujeto pasivo de la auditora, tanto desde el punto
de vista operativo como de control.

5.4.1.2 Causas que originan las observaciones

Generalmente la causa fundamental de la observacin est
incubierta y su ubicacin requiere persistencia y conocimiento. Si no se identifica la
causa de una observacin, se pone en peligro la auditora al desconocer sus
implicaciones potenciales en los hallazgos. Tambin debe considerarse si las causas
identificadas pueden afectar la validez de la informacin a ser obtenida mediante
procedimientos alternativos para otros componentes de la auditora.

La respuesta a las siguientes preguntas son tiles para identificar las causas
de dichas observaciones:

La observacin se origin dentro o fuera de la entidad?
Qu controles han sido diseados para evitar o detectar la observacin?
La observacin ha sido el resultado de un error humano o del procesamiento
computarizado?
Cul es la razn por la que los controles o las funciones de procesamiento no
operan adecuadamente?
Quin es responsable de operar estos sistemas de control?
Los sistemas de control fueron diseados en forma poco efectiva? Si este fuera
el caso, que impacto tiene sobre las operaciones?
Los individuos involucrados fueron debidamente instruidos y son
supervisados?
La observacin a sido generada por el sistema contable y otro sistema de
informacin de la entidad?
La observacin a resultado de errores en dos datos comunes para muchas
transacciones (por ejemplo, calculo de intereses sobre prstamos) o en datos
aplicables a una transaccin especfica?
La observacin es el resultado del procesamiento inadecuado de informacin
correcta o del uso de informacin incorrecta?

5.4.1.3 Implicaciones de las observaciones en la evidencia
sustantiva

Para cada observacin identificada como evidencia sustantiva, es necesario
determinar la magnitud y los componentes afectados. El inters recae en

259
reconocer si estas situaciones individual o globalmente provocan errores
significativos en los informes financieros. La presencia de errores monetarios,
indica que existe debilidad en el control y que stas deben ser evaluadas al
analizar la confianza en los controles.
Los errores monetarios identificados directamente al aplicar los conocimientos
de auditora son los errores conocidos. Sin embargo, se debe estimar el error
que sera identificado si se examinan todas las partidas del universo en lugar
de examinar solo una muestra de ellas. La estimacin del error, incluyendo el
error conocido, constituye el error ms probable.

5.4.1.4 Incertidumbres y estimaciones

El riesgo de que los informes financieros estn distorsionados, es mayor en el
caso de operaciones y transacciones que involucran estimaciones o la
aplicacin de criterios tcnicos los cuales no son susceptibles de mediciones
precisas, por lo tanto, la evidencia de auditora de utilizarse para determinar el
rasgo de los montos razonables para tales estimaciones o criterios.
Ninguna estimacin puede considerarse precisa con certeza absoluta, la
estimacin presentada por la entidad auditada generalmente es aceptada, si se
encuentra dentro del rango de montos razonables. Una diferencia razonable
entre la mejor estimacin de la entidad, no se considera un error.

5.4.2 Evaluacin de los hallazgos por componentes

Durante la planificacin se establece la fuente de informacin que
consideramos necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto a las
afirmaciones de cada componente. A base de los resultados alcanzados debe
definirse las conclusiones sobre cada componente y obtener la evidencia
acumulada.
Al respecto, para determinar si la evidencia acumulada para un componente
especfico es competente y suficiente depende del criterio aplicado. Esta
decisin se basa en una serie de factores, entre los que se incluyen las
respuestas a las siguientes interrogantes:
Han sido adecuadamente tratados todos los riesgos inherentes?
La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable?
Proporciona la evidencia una visin coherente sobre la validez de las
operaciones importantes examinadas?
Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusin de que no existen
otros riesgos significativos?
Resulta suficiente la evidencia para reducir el riesgo de error a un nivel
adecuado bajo?

5.4.3 Evaluacin de los hallazgos en la auditora en su conjunto

Los hallazgos se utilizan como herramientas de auditora y se emplean
en un sentido crtico y estn referidos a las desviaciones identificadas durante el
examen a ser presentados en el informe de auditora.

Cuando se evalen los hallazgos de auditora debe considerarse si la
informacin y las condiciones sobre las cuales se prepar el plan de auditora

260
continua siendo apropiado y por consiguiente, si se ha obtenido suficiente
informacin. En especial debe considerarse:

La evidencia obtenida es suficiente, competente, confiable y eficaz.
La naturaleza y el nivel de las observaciones estn de acuerdo con lo previsto
en la planificacin.

Al evaluar los resultados de auditora en su conjunto, se obtienen conclusiones
globales basadas tanto en las conclusiones parciales como en el trabajo desarrollado
para cada componente.

En general este proceso incluye:

Revaluar la efectividad de la planificacin especfica de la auditora,
particularmente la revelacin del riesgo, a base de la informacin obtenida
durante la etapa de ejecucin y en los informes financieros examinados.
Analizar si existen inconsistencias en la evidencia de auditora obtenida o en
las conclusiones determinadas para los componentes individuales. Si se
detectan deben ser identificadas y resueltas.
Comparar los errores acumulados con los criterios de importancia y la
propuesta de correccin o ajustes, cuando fuere apropiado.
Formular una conclusin sobre la auditora global y su consideracin para el
informe.

5.4.4 Errores acumulados y su significatividad

El efecto combinado de los errores identificados o estimados para todos
los componentes ser comprado con los criterios de significatividad considerados
para los informes de gestin y financieros. Para facilitar este proceso es conveniente
resumir los errores en un solo lugar, preferentemente en la documentacin que
resume la auditora.

La significatividad debe considerarse como efecto acumulado de los siguientes
factores:

Los resultados de operacin, tanto en valores como en volmenes.
La situacin financiera de la entidad.
Los componentes individuales que hayan sido auditados.
Las obligaciones contractuales definidas como ndices financieros en convenio
de prstamo u otros.

Al determinar los factores de significatividad para la entidad, como mnimo
deben clasificarse los errores no corregidos o ajustados, para separar el error ms
probable, del error conocido y del error estimado.

5.5 Nuevas Evidencias Encontradas

En el transcurso de la auditora se puede encontrar nuevas evidencias que
modifiquen las apreciaciones contenidas en los informes preparados por las diversas

261
unidades administrativas u operativas de la entidad, proyecto o programa, sus causas
pueden originarse en errores no intencionales, omisiones, interpretaciones
equivocadas, irregularidades, errores deliberados o acciones ilegales.

En estos casos los auditores deben evaluar la distorsin de la informacin
relevada y medir su efecto con el propsito de definir y calificar la intencionalidad de
la accin, considerando las causas que la generaron y el grado que pueda afectar a la
informacin examinada.

Deber tambin identificarse si los controles claves aplicados en forma manual
funcionan efectivamente y no fueron suficiente para evitar el error detectado, si
existen implantados nuevos controles que eviten estas posibilidades, ya sean errores
derivados de la accin humana o de procedimientos automatizados, si los
procedimientos de supervisin no son suficientes.

La evaluacin del porcentaje de desvo ser importante para concluir, que los
resultados obtenidos estn respaldados adecuadamente por los controles claves
existentes en los diversos sistemas, de lo contrario podr haber la necesidad de
realizar las modificaciones que sean factibles al plan de auditora o ampliar el alcance
de las pruebas de cumplimiento y de observacin a fin de asegurar que la muestra
examinada sea realmente representativa.

5.6 Conclusiones de Auditora

Obtener conclusiones apropiadas es una parte del proceso de auditora, estas
deben estar redactadas con un estilo claro, conciso y deben estar expresadas
utilizando un lenguaje moderado, evitando textos que confundan al lector o dejando
posibilidades de distinta interpretacin. Sin conclusiones apropiadas el trabajo es
incompleto.

Las conclusiones resumen el resultado del trabajo de auditora, pueden estar
referidas a cada componente analizado y a los estados financieros en su conjunto,
llegando a la conclusin final de haber alcanzado todos los objetivos previamente
determinados. De lo contrario existir la posibilidad de proponer ajustes a los estados
financieros o ampliar el trabajo de auditora.

Las conclusiones de auditora en un conjunto, debern considerar que todo el
trabajo planificado haya sido completado, el alcance de la auditora planificado ha
sido revaluado y modificado si las circunstancias as lo exigiere, las conclusiones
referidas a los componentes individuales estn debidamente respaldadas, los estados
financieros estn presentados de acuerdo a la normatividad vigente y refleja
apropiadamente los efectos de cualquier hecho significativo posterior y cumplen con
los requerimientos exigidos por la profesin.

Las conclusiones sobre la auditora tienen como un propsito preparar el
informe a base de la evaluacin de:

Las observaciones derivadas de los procedimientos de auditora aplicados.
Los hallazgos importantes de cada componente examinado.
Los hallazgos de la auditora.

262
Si al evaluar los hallazgos de auditora se concluye que los informes
financieros estn significativamente distorsionados y el error acumulado supera el
lmite establecido para la significatividad, es necesario realizar lo siguiente:

Proponer las correcciones o los ajustes necesarios.
Ampliar el trabajo para obtener una mejor estimacin del error ms probable.
Incluir en el informe de auditora las limitaciones y salvedades o emitir un
informe adverso.

5.6.1 Responsabilidad en la formulacin de las conclusiones

Los miembros del equipo de auditora son individualmente responsables
por las conclusiones preparadas sobre el trabajo que realizaron y los criterios
aplicados. Se entiende que en la asignacin de tareas a los miembros del equipo,
stos tiene la capacidad y la experiencia para evaluar los resultados obtenidos, a
base de las pautas establecidas en la planificacin y programacin especficas.

Todas las conclusiones de auditora deben ser revisadas por un miembro
experimentado del equipo de mayor jerarqua, del que las prepar.

5.7 Consideraciones Sobre los Estados Financieros Examinados

Una vez que se han aplicado todos los procedimientos de auditora
seleccionados para cada componente de los estados financieros, se deber realizar
una revisin de los mismos, conjuntamente con las conclusiones obtenidas durante la
ejecucin de la auditora, prestando especial atencin a las reas determinadas
importantes, identificadas en el plan de auditora y asegurarlos que durante la
ejecucin hayan sido consideradas en forma adecuada.

Las consideraciones que el auditor deber realizar sobre los estados
financieros examinados, una vez concluida la etapa de ejecucin de la auditora, son
los siguientes:

Cumplen con los requisitos normativos y legales vigentes, exigidos por los
organismos competentes.
Han sido preparados de acuerdo con los Principios Contables Generalmente
Aceptados aplicados uniformemente.
Han sido considerados adecuadamente los hechos posteriores significativos.
La informacin financiera complementaria, as como los anexos prestados son
concordantes con los estados financieros.
Los resultados del ejercicio concuerdan con nuestra apreciacin sobre la
entidad, proyecto o programa.

5.8 Revisin de Hechos Posteriores

Los hechos posteriores son transacciones o actividades que ocurren con
posterioridad de la fecha de preparacin del estado de situacin financiera, pero
antes de la emisin de los estados financieros en su conjunto o del informe de
auditora.

263
Los efectos contables de los hechos posteriores generalmente son
contabilizados en el ejercicio en el que ocurren.

Para propsitos de auditora, existen hechos posteriores previos a la opinin,
es decir, cuando ocurren entre la fecha del estado de situacin financiera y la
preparacin del informe final de auditora, consecuentemente los procedimientos de
auditora, para identificar los hechos posteriores, deben ser aplicados despus de la
fecha del estado de situacin financiera. Los hechos posteriores a la opinin, son
transacciones o eventos que suceden despus de la emisin del informe de auditora
y deben ser considerados en la prxima auditora.

5.9 Procedimientos para la Identificacin de Hechos Posteriores

Antes de la emisin del informe, se deber estudiar actas del directorio e
informes internos preparados por las unidades administrativas de la entidad o
unidades ejecutoras.
Revisar los informes financieros recientes y obtener explicaciones sobre
hechos significativos.
Determinar compras, ventas, cobranzas y desembolsos significativos.
Examinar los contratos importantes, rdenes de pago pendientes y
restricciones.
Verificar litigios con pronunciamientos adversos para la entidad.
Establecer la existencia de restricciones ambientales que puedan modificar las
caractersticas del proyecto o programa.

5.10 Documentacin del Trabajo de Auditora

Todos los documentos recopilados y preparados durante la auditora debern
ser organizados en los archivos corrientes y permanentes respectivos a fin de facilitar
su acceso a la informacin contenida en dichos documentos. Dichos archivos deben
estar divididos en secciones basadas en agrupamientos lgicos.

Es importante, al finalizar un trabajo de auditora, contar con una
documentacin resumen cuyo contenido puede ser el siguiente:

Estados financieros e informe de auditora.
Resumen de temas significativos.
Comunicacin de resultados parciales.
Informe de control interno.
Memorndums importantes.
Ajustes efectuados y no efectuados.
Cambios o modificacin en la planificacin.
Plan especfico de auditora.
Reportes de supervisin.

264
TERCER MOMENTO

UNIDAD SEIS

COMUNICACIN DE RESULTADOS EN LA AUDITORIA FINANCIERA

6.1. Generalidades

En el transcurso de una auditora los auditores mantendrn constante
comunicacin con los servidores de la entidad u organismo bajo examen, dndoles la
oportunidad para presentar pruebas documentadas, as como informacin verbal
pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen; la comunicacin de los
resultados se la considera como la ltima fase de la auditora, sin embargo debe ser
ejecutada durante todo el proceso.

La labor de auditora no es secreta y con excepcin de casos que involucren
fraudes, desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir
abierta y francamente sus hallazgos con los servidores vinculados con las
operaciones a ser examinadas, mantenindose la reserva del caso ante terceras
personas que nada tienen que ver con el examen que se efecta.

La importancia atribuida a la oportunidad en la comunicacin de los resultados
est contemplada en las disposiciones legales pertinentes, en las que se manifiesta
En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrn comunicacin
con los servidores de la entidad, organismo o empresa del Sector Pblico auditada y
dems personas relacionadas con las actividades examinadas.

Al finalizar los trabajos de auditora en el campo, se dejar constancia
documentada de que fue cumplida la comunicacin de resultados en los trminos
previstos por la Ley y normas profesionales sobre la materia.

Las diferencias de opinin entre los auditores y los servidores o ex servidores
de la entidad, organismo o empresa del Sector Pblico auditada, o terceros

265
relacionados, sern resueltos, en lo posible dentro del curso del examen, de subsistir,
en el informe constarn las opiniones divergentes.

Las disposiciones legales pertinentes, reconocen a la comunicacin de
resultados en el transcurso del examen como un elemento muy importante,
especialmente al completar el desarrollo de cada hallazgo significativo y en la
conferencia final y, por escrito, a travs del informe de auditora que documenta
formalmente los resultados del examen.

6.1.1. Comunicacin al Inicio de la Auditora.

Para la comunicacin del inicio del examen, de los hallazgos en el
transcurso del examen y la convocatoria a la lectura del borrador de informe, se
consideran las disposiciones constantes en el Reglamento de Delegacin de Firmas
de la Contralora General del Estado.

Para la ejecucin de una auditora, el auditor jefe de equipo, mediante oficio
notificar el inicio del examen a los principales funcionarios vinculados con las
operaciones a ser examinadas de conformidad con el objetivo y alcance de la
auditora. En el caso de servidores que se encuentren desempeando funciones,
proceder de conformidad con el artculo 11 del Reglamento de Responsabilidades y
cuando el servidor respectivo haya renunciado o salido de su cargo, se citar el
artculo pertinente de la ley. Dicha comunicacin se la efectuar en forma individual y
de ser necesario, en el domicilio del interesado, por correo certificado o a travs de la
prensa. Para el caso de particulares se les notificar o requerir informacin d
conformidad con las disposiciones legales pertinentes.

La comunicacin inicial, se complementa con las entrevistas a los principales
funcionarios de la entidad auditada, en esta oportunidad a ms de recabar
informacin, el auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir
los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de tales entrevistas.

6.1.2. Comunicacin en el Transcurso de la Auditora.

Con el propsito de que los resultados de un examen no propicien
situaciones conflictivas y controversias mucha veces insuperables, stos debern ser
comunicados en el transcurso del examen y en la conferencia final, tanto a los
funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que
tengan alguna relacin con los hallazgos detectados.

El informe de evaluacin del control interno es una de las principales
oportunidades para comunicarse con la administracin en forma tanto verbal como
escrita.

En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que
requieren ser corregidos, los cuales pondrn en conocimiento de los directivos para
que se tomen las acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria,
llega a conclusiones finales, an cuando no se haya emitido el informe final.

266
La comunicacin de resultados durante la ejecucin del examen tiene por
finalidad:

a. Ofrecer oportunidad a los responsables para que presenten sus opiniones.
b. Hacer posible que los auditores dispongan de toda informacin y de las
evidencias que existan.
c. Evitar que se presente informacin o evidencia adicional, despus de la
conclusin de las labores de auditora.
d. Facilitar la adopcin de las acciones correctivas necesarias por parte del titular
y funcionarios responsables, incluyendo la implantacin de mejoras a base de
las recomendaciones, sin esperar la emisin del informe.
e. Asegurar que las conclusiones resultantes del examen sean definitivas.
f. Posibilitar la restitucin o recuperacin de cualquier faltante de recursos
durante la ejecucin del examen.
g. Identificar los campos en que hay diferencia concreta de opinin entre los
auditores y los funcionarios de la entidad.

Para formarse un criterio correcto sobre el hecho a comunicarse, de
considerarlo necesario, el auditor solicitar a la opinin de las unidades de apoyo de
la Contralora o de los organismos tcnicos o legales competentes.

Cuando el auditor establezca hallazgos que impliquen deficiencias y considere
necesario participar a la entidad examinada, deber comunicar de inmediato a los
funcionarios vinculados a fin de obtener sus puntos de vista, aclaraciones o
justificaciones correspondientes, para que se tomen los correctivos en forma
oportuna.

La comunicacin de resultados debe ser permanente y no se debe esperar la
conclusin del trabajo o la formulacin del informe final, para que la administracin
conozca de los asuntos observados por parte del auditor, ste deber transmitirlos
tan pronto como haya llegado a formarse un criterio firme debidamente documentado
y comprobado.

Con las personas relacionadas con los hallazgos detectados sean numerosas,
de acuerdo a las circunstancias se mantendr reuniones por separado con la mxima
autoridad y grupos de funcionarios por reas. De esta actividad, se dejar constancia
en las actas correspondientes.

Las discrepancias de opinin, entre los auditores y los funcionarios de la
entidad, sern resueltas en lo posible durante le curso del examen.

Para la formulacin de las recomendaciones, se deber incluir las acciones
correctivas que sean ms convenientes para solucionar las observaciones
encontradas.

6.1.3 Comunicacin del Trmino de la Auditora

La comunicacin de los resultados al trmino de la auditora, se
efectuar de la siguiente manera:

267
a) Se preparar el borrador del informe que contenga los resultados obtenidos a
la conclusin de la auditora, los cuales, sern comunicados en la conferencia
final por los auditores de la Contralora a los representantes de las entidades
auditadas y las personas vinculadas con el examen.
b) El borrador del informe debe incluir los comentarios, conclusiones y
recomendaciones, debe estar sustentado en papeles de trabajo, documentos
que respaldan el anlisis realizado por el auditor, este documento es
provisional y por consiguiente un pronunciamiento definitivo ni oficial de la
c) Los resultados del examen constarn en el borrador del informe y sern dados
a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las
entidades auditadas y dems personas vinculadas con l.
d) En esta sesin de trabajo, las discrepancias de criterio no subsanadas se
presentarn documentalmente, hasta dentro de los cinco das hbiles
siguientes y se agregarn de auditora, si el asunto lo amerita.
e) Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no sern objeto de
discusin en la conferencia final.

6.1.4 Convocatoria a la Conferencia Final

La convocatoria, a la conferencia final la realizar el jefe de equipo, mediante
notificacin escrita, por lo menos con 48 horas de anticipacin, indicando el
lugar, el da y la hora de su celebracin.
Participarn en la conferencia final:

La mxima autoridad de la entidad auditada o su delegado.
Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades
estn vinculados a la materia objeto del examen.
El mximo directivo de la unidad de auditora responsable del examen, el
supervisor que acto como tal en la auditora.
El jefe de equipo de la auditora.
El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y,
Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen.
La direccin de la conferencia final estar a cargo del jefe de equipo o del
funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado,
para el efecto.

6.1.5 Acta de Conferencia Final

Para dejar constancia del actuado, el jefe de equipo elaborar una Acta de
Conferencia Final que incluya toda la informacin necesaria y las firmas de
todos los participantes.

Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo
sentar la razn del hecho en la parte final del documento.
El acta se elaborar en original y dos copias; el original se anexar al
memorando de antecedentes, en caso de hacerlo y una copia se incluir en
los papeles de trabajo.

268
6.1.6 Entrega del Informe

El ltimo paso de la comunicacin de resultados constituye la entrega
oficial del informe de auditora al titular de la entidad auditada y a los funcionarios que
a juicio del auditor deben conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas.

6.2 El Informe de Auditora

6.2.1 Definicin

El uniforme de auditora constituye el producto final del trabajo del
auditor en el que constan: el dictamen profesional a los estados financieros, las notas
a los estados financieros, la informacin financiera complementaria, la carta de
Control Interno y los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones,
en relacin con los aspectos examinados, los criterios de evaluacin utilizados, las
opiniones obtenidas de los funcionarios vinculados con el examen y cualquier otro
aspecto que juzgue relevante para su adecuada comprensin.

El auditor es responsable por su trabajo, en consecuencia, la emisin del
informe le impone diversas obligaciones. An cuando el auditor es el nico
responsable por la opinin expresada en su informe, la responsabilidad principal por
la presentacin de los estados financieros, de las informaciones y datos en ellos
incluidos, las notas a los estados financieros y la informacin financiera
complementaria recae en las mximas autoridades de las entidades auditadas.

6.2.2 Clases de Informes

Producto de la auditora a los estados financieros de las entidades, se
presentarn dos clases de informes que son:

6.2.2.1 Informe extenso o largo

Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen
para comunicar los resultados, en l constan: el Dictamen Profesional sobre los
estados financieros e informacin financiera complementaria; los estados financieros,
las notas a los estados financieros, el detalle de la informacin financiera
complementaria, los resultados de la auditora, que incluye: la Carta de Control
Interno, el Captulo de Control Interno, que se organizar en condiciones reportables
y no reportables y los comentarios se los estructurar en orden de cuentas, ciclos,
procesos o sistemas, dependiendo del enfoque de la auditora, adems se agregarn
los criterios y las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que
juzgue relevante para la comprensin completa del mismo.

6.2.2.2 Informe breve o corto

Es el documento formulado por el auditor para comunicar los
resultados, cuando se practica una auditora financiera en la cual los hallazgos no
sean relevantes no se desprendan responsabilidades, este informe contendr:
Dictamen Profesional sobre los estados financieros e informacin financiera
complementaria, los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle
de la informacin financiera complementaria.

269
Los resultados de la auditora financiera que se han tramitado como un informe
breve o corto, producen los mismos efectos legales, administrativos y financieros ue
los que se tramitan y comunican en los informes largos o extensos.

6.2.3 Requisitos y Cualidades del Informe

En la preparacin y presentacin del informe de auditora, se deben
considerar los elementos y caractersticas que faciliten a los usuarios su comprensin
y promuevan la efectiva aplicacin de las acciones correctivas. A continuacin se
describen las cualidades de mayor relevancia:

6.2.3.1 Concisin

Los informes debern incluir los resultados de la auditora y no
contendrn detalles excesivos, palabras, oraciones, prrafos o secciones que no
concuerden claramente con las ideas expuestas.

El exceso de detalles, causa problemas en la lectura de los informes por parte
de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los prrafos largos y complicados.

6.2.3.2 Precisin y razonabilidad

El auditor debe adoptar una posicin equitativa e imparcial para
informar a los usuarios y lectores de los informes, que los resultados expuestos son
confiables. Un desacierto pone en duda su validez.

El auditor debe revelar hechos y conclusiones que han sido corroborados con
evidencia que sea suficiente, competente, pertinente y se hallen debidamente
documentados en los papeles de trabajo.

Los informes deben contener suficiente informacin sobre las conclusiones y
recomendaciones y presentar los hechos de manera convincente, equitativa y en la
perspectiva adecuada.

Las conclusiones de auditora deben ser claras y no dejar al usuario del
informe la tarea de interpretarlas.

6.2.3.3 Respaldo Adecuado

Los comentarios y conclusiones presentados en los informes,
deben estar respaldados con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases
de lo informado, su precisin y razonabilidad.

No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario
para presentar exposiciones convincentes.

Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes
deben identificarse claramente como tales y estarn evidenciadas en los papeles de
trabajo respectivos.

270
6.2.3.4 Objetividad

Se deben presentar los comentarios, conclusiones y
recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial.

Los comentarios deben contener suficiente informacin sobre lo tratado, para
proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes
equitativos o razonables.

El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecucin
deficiente de las operaciones anotadas durante la revisin.

6.2.3.5 Tono constructivo

El tono de los informes, deber provocar una reaccin favorable
a las conclusiones y recomendaciones.

Los comentarios y las conclusiones, se presentarn en forma clara y directa. El
auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptacin de la entidad y
provocar una reaccin favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje
que genere sentimientos defensivos y de oposicin. Los ttulos y subttulos deben
expresar el hallazgo en forma resumida.

Si bien con frecuencia es necesario observar el desempeo anterior, para
demostrar la necesidad de introducir cambios para mejorar la administracin de la
entidad, los informes deben enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables para el
futuro, antes que en crticas de prcticas y situaciones pasadas. Las observaciones
sern presentadas con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias
que rodearon al hecho observado.

El informe del auditor no debe limitarse solamente a exponer los aspectos
deficientes o negativos; tambin incluir informacin sobre los aspectos positivos o
satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean significativos y
justificables por la extensin de la auditora.

6.2.3.6 Importancia del contenido

Los asuntos incluidos en el informe deben ser importantes para
justificar que se lo comunique y merecer la atencin de los usuarios. La utilidad y
efectividad del informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia,
porque tienden a distraer la atencin del lector en hechos no relevantes. Las
decisiones sobre la importancia de los hechos a ser informados deben representar los
juicios de acuerdo a las circunstancias prevalecientes en la entidad, que implican
consideraciones tanto cualitativas, como cuantitativas, consecuentemente, entre otros
asuntos incluir lo siguiente:

El grado de inters del gobierno en los programas o actividades.
Importancia de los programas o actividades determinados por parmetros tales
como el volumen de los gastos, inversin en activos y monto de ingresos.

271
La oportunidad para contribuir a una motivacin a los funcionarios de la
entidad, tendiente a mejorar la efectividad, eficiencia y eficacia de las
operaciones del gobierno.
La necesidad de proporcionar informacin til y oportuna para ayudar a los
responsables de la administracin de la entidad.
La frecuencia con que ocurre una desviacin.
La falta de decisin de los directivos de la entidad, para tomar los correctivos
necesarios, que permitan mejorar las operaciones o reas dbiles.

6.2.3.7 Utilidad y oportunidad

El auditor debe analizar la informacin a transmitir desde la
perspectiva de los receptores del informe.

Como el objetivo, es estimular una accin constructiva, los informes deben ser
estructurados en funcin del inters y necesidad de los usuarios.

La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un
informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado
tarde al nivel de decisin, consecuentemente, el auditor debe gerenciar la auditora
con esa meta en mente.

6.2.3.8 Claridad

Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con
facilidad, para que el informe sea efectivo debe presentarse tan claro y simple como
sea posible. Es importante la claridad porque la informacin contenida en el informe
puede ser usada por otros funcionarios y no slo por los directamente vinculados al
examen.

La redaccin se efectuar en estilo corriente y fcil de seguir a fin de que el
contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminologa tcnica o
muy especializada.

No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos tcnicos
detallados, los esfuerzos en el estilo de redaccin deben estar dirigidos a que el
significado sea claro.

Deben evitarse errores gramaticales, faltas de ortografa y expresiones
populares en el informe:

6.2.4 Errores Comunes en la Preparacin de un Informe

Los siguientes son los errores ms comunes en la redaccin de un
informe de auditora.

6.2.4.1 La organizacin del informe es pobre

Cuando el material, no est organizado lgicamente.

272
Cuando la informacin est fuera de orden, haciendo que el
lector tenga que saltar de prrafo y tenga que volver a leer el
informe muchas veces para encontrarle sentido.
Cuando los Comentarios, no tienen un ttulo lgico.
Cuando el lector lee el ndice de materias y no puede figurarse
el contenido y rumbo del informe, porque el texto usado no
estaba provisto de una estructuracin y lgica presentacin del
informe.

6.2.4.2 El lenguaje es poco claro

Cuando el usuario, no entiende lo que el auditor est tratando de
comunicar, porque las frases, palabras y oraciones son poco claras y especficas.

El problema puede ser, la redundancia, el uso de cliss, el uso de jerga o el
uso de trminos tcnicos confusos, un lenguaje impreciso, una estructura de
oraciones demasiado complejas, u otros problemas especficos. Puede ser que la
gramtica sea incorrecta o la sintaxis pobre. El efecto es confuso y frustrante para el
usuario, quien puede dejar de leer, antes que el informe se acabe.

6.2.4.3 Material perdido

Cuando el informe no contiene toda la informacin requerida
para comunicar el sentido o la importancia, puede haberse omito toda una seccin del
informe. Sin embargo lo ms comn es que estn incluidos todos los componentes
requeridos, pero que alguna informacin necesaria se haya olvidado. Esto causa un
rompimiento en la lgica del contenido del informe y deja al usuario con muchas
preguntas sin respuestas.

6.2.5 Sugerencias para la Redaccin del Informe

Para redactar un informe organizado, claro y efectivo, haga lo siguiente:

6.2.5.1 Piense antes de escribir

Determine el objetivo del informe, los usuarios, la extensin
apropiada. Haga algunas notas personales para usted. Determine cuanta informacin
va a necesitar, considere hacer una lista de puntos pendientes de completar.

6.2.5.2 Resuma antes de escribir

Prepare un resumen detallado del contenido del informe.
Inicialmente puede ser un poco largo.

6.2.5.3 Escriba los reportes largos en prrafos cortos

La introduccin a la exposicin del hallazgo, casi siempre puede
ser escrita antes de que los datos hayan sido recopilados y analizados, este
procedimiento reduce la cantidad de escritura dejada para el final de la auditora,
cuando se sienta presionado por la falta de tiempo.

273
6.2.5.4 Escriba imparcialmente

No deje que sus inclinaciones personales influyan en la
redaccin del informe, utilice un tono objetivo, enfoque las evidencias y cifras
objetivamente, cualquier inclinacin reduce la credibilidad de su trabajo, si emite su
punto de vista en su trabajo, hgalo frontalmente.

6.2.5.5 Primer borrador

Cuando a concluido la redaccin del borrador del informe,
entregue al supervisor y est preparado para aceptar una crtica sin molestarse, haga
preguntas sobre los cambios recomendados y trate de no hacer cambios sin haber
entendido el porqu del cambio, si no trata de identificar los errores no podr evitarlos
en el futuro.

6.2.5.6 Ponga cuidado en el orden y el contenido

La organizacin lgica y la presentacin de los hallazgos paso a
paso son los requerimientos ms importantes para lograr el xito en la redaccin del
informe. Si tiene que hacer referencias de una seccin a otra, quizs lo que necesite
es ordenar de nuevo. Si no se siente conforme con su informe, seguramente es
porque necesita una revisin.

6.2.5.7 Est seguro que su informe no tenga errores
mecanogrficos ni aritmticos

Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo, a
primera vista muchos lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que
tenga sus pginas escritas sin errores aritmticos y que est bien organizado. Una
escritura desordenada y mrgenes inadecuados pueden reducir la buena impresin
respecto a la calidad del informe. Las siguientes sugerencias le ayudarn a redactar
un informe bien organizado y efectivo.

6.2.5.8 Pensamiento claro y conciso

Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad en el
auditor, para lograr el xito organice sus ideas.

6.2.5.9 Escriba lo ms simple posible

Trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los
hallazgos, escriba prrafos cortos (mximo 10 renglones por prrafo), no escriba
toda la historia del hallazgo, cuando deba hacer citas sobre comunicaciones de la
entidad, no las transcriba textualmente, incluya nicamente lo ms importante.

6.2.5.10 Prefiera usar los verbos en forma activa, que en forma
pasiva

Los documentos son ms interesantes y efectivos, cuando se
usa la voz activa. La entidad X provee servicios es ms objetivo que, Los Servicios
provistos por la entidad X.

274
6.2.5.11 Use un castellano clsico y una sintaxis correcta

Est seguro que los sujetos y los verbos estn de acuerdo al
escribirlos; cuide el singular y los plurales; tenga el mismo cuidado con los
pronombres. Evite los cambios en los tiempos de los verbos, ste es un problema
muy comn cuando se presentan datos recopilados en el pasado, pero que se dan a
conocer por primera vez.

6.2.5.12 Evitar palabras excesivas y materiales ajenos al tema

Elimine las palabras redundantes y frases innecesarias. Alguna
vez puede utilizar repeticiones, para as lograr un mayor efecto, pero no lo haga
inconscientemente.

6.2.5.13 Evite abreviaciones y siglas

Si va a usar una sigla, est seguro que la primera vez que lo
haga, est incluido el trmino completo y con la sigla dentro de un parntesis. En
general las abreviaciones deben ser omitidas, su uso demuestra que es perezoso
para escribir todas las palabras.

6.2.5.14 No use comparaciones implcitas

Pocas cosas molestan ms al lector que leer una comparacin
implcita o que se considere sobreentendida.

6.2.5.15 Use trminos precisos.

Prefiera dar un nmero especfico o un porcentaje, a dar solo
un trmino indefinido como varios, unos cuantos. Esto es importante en la
redaccin del informe, donde una omisin implica una falta de informacin.

6.2.6 Responsabilidades de la Elaboracin del Informe

La redaccin del informe en borrador es responsabilidad del auditor jefe
de equipo, compartida con los miembros del equipo y supervisor.

El supervisor, cuidar que el informe se revelen los hallazgos importantes, que
exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que las recomendaciones
faciliten a las autoridades de la entidades auditadas, tomar las acciones correctivas
necesarias, tendientes a solicitar los problemas y desviaciones encontradas.

6.2.7 Criterios para Ordenar los Resultados

Los resultados de la auditora se deben ordenar atendiendo a las
siguientes consideraciones:

6.2.7.1 Importancia de los resultados

Consiste en presentar el informe, dando prioridad a las hechas
ms significativas. Por ejemplo, los que presenten mayores posibilidades de mejoras
en las actividades sustantivas de la entidad.

275
6.2.7.2 Partir de los componentes o hallazgos generales y llegar a
los especficos

Una prctica para organizar los resultados de auditora, es
iniciar la comunicacin con los componentes generales y paulatinamente llegar a los
relacionados con actividades especficas.

6.2.7.3 Seguir el proceso de las operaciones

Existen situaciones que permiten ordenar los resultados
utilizando el proceso seguido para alcanzar las metas y objetivos de la entidad.

6.2.7.4 Utilizar las principales actividades sustantivas y objetivas

Esta es una manera generalizada de presentar los resultados,
ya que en las planificaciones preliminar y especfica, se organizan y desarrollan por
los componentes a evaluar, de acuerdo con el objetivo general de la auditora.

6.2.7.5 Combinar los criterios expuestos

Es posible combinar las alternativas sealadas para lograr una
presentacin convincente de los resultados y obtener mayor colaboracin de los
usuarios del informe, cuando se implanten los correctivos dirigidos a mejorar las
actividades o corregir las deficiencias.

6.2.8 Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones

6.2.8.1 Comentarios

Comentario es la descripcin de los hallazgos o aspectos
trascendentales encontrados en la ejecucin de la auditora, se deben exponer en
forma lgica y clara ya que constituyen la base para una o ms conclusiones y
recomendaciones.

Los comentarios pueden referirse a uno o varios hallazgos, constituyen la
desviacin que el auditor ha observado o encontrado; contiene hechos y otra
informacin obtenida.

Para la redaccin de un comentario, se pondr un ttulo que identifique la
naturaleza del hallazgo. Este ttulo debe ser un breve resumen de la conclusin.

A continuacin se redactar los comentarios que representan las
observaciones del auditor con el respecto a los hallazgos de auditora, as como los
de la entidad y/o sus funcionarios, junto a los razonamientos y/o anlisis del auditor
sobre stos ltimos.

Cuando sea necesario sealar artculos de leyes, reglamentos y otras
disposiciones o normas, se indicar el nmero, el ttulo o un resumen de su
contenido, en ciertas circunstancias se puede transcribir la parte pertinente.

En el desarrollo de los comentarios se debe evitar la trascripcin de
comunicaciones u oficios que tengan relacin con los hallazgos, nicamente debe
hacerse referencia a dichos documentos.

276
No se debe citar los nombres de los funcionarios relacionados con los hechos
comentados, pero siempre se har referencia al cargo, funcin o nivel jerrquico de
los que han intervenido en los mencionados hechos. Tampoco se incluir las
posibilidades o potenciales responsabilidades.

De ser relevantes los hechos y puntos de vistas de la entidad, se incluirn a
continuacin de los comentarios, identificndolos con subttulos, si son extensos. Se
tendr cuidado de hacer constar siempre en el comentario, el criterio y no en las
conclusiones o recomendaciones.

En el informe de auditora, se presentarn nicamente los comentarios
relacionados con hallazgos significativos, que no han sido solucionados en el
transcurso del examen.

Comentarios, que se deben ordenar por la importancia, de conformidad al
enfoque de la auditora y puede ser por cuentas siguiendo el orden de presentacin
de los estados financieros, ciclos, sistemas, procesos y otros a definirse.

Se plantean a continuacin las caractersticas o atributos que deben contener
un hallazgo:

Condicin (Lo que es situacin actual).

Es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto a una operacin,
actividad o transaccin que se est examinando. Esta informacin servir para
determinar si:

Los criterios se estn cumpliendo satisfactoriamente.
Los criterios se estn cumpliendo parcialmente.
Los criterios no se cumplen.

Criterio (Lo que debe ser).

Son parmetros de comparacin o las normas aplicables a la situacin
encontrada que permiten la evaluacin de la condicin actual. Los criterios pueden
ser los siguientes:

Leyes.
Reglamentos.
Instrucciones constantes en manuales, instructivos, procedimientos, entre
otros.
Objetivos.
Polticas.
Normas.
Opiniones independientes de expertos.
Prcticas generalmente observadas.
Otras disposiciones.

Cuando no se han establecido criterios por escrito se podr emplear el sentido
comn y la experiencia del auditor, siempre que stos hayan sido probados
previamente, sean lgicos y suficientemente convincentes.

277
Efecto

Es el resultado adverso, que se produce de la comparacin entre la
combinacin y el criterio respectivo. La importancia de un hallazgo se juzga
generalmente por el EFECTO. Los efectos, deben exponerse, en lo posible, en
trminos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo, unidades de
produccin o nmero de transacciones, sin embargo los efectos tambin pueden
presentarse en forma cualitativa, por ejemplo cuando la calidad de un servicio, no es
la ms adecuada y no guarda relacin con parmetros o estndares definidos, tanto
por las normas nacionales como internacionales.

El efecto es importante para el auditor para persuadir a la administracin, que
es necesario un cambio o accin correctiva para alcanzar los objetivos y metas
institucionales, para lo cual se debe redactar en trminos comprensibles para los
usuarios del informe de auditora.

El efecto puede reflejarse en:

Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o
financieros.
Prdida de ingresos potenciales.
Violacin de disposiciones legales.
Inefectividad en el trabajo (no se est ejecutando conforme a la planificacin).
Gastos indebidos.
Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos.
Control inadecuado de recursos o actividades.
Ineficiencia en el trabajo que se est realizando.

Causa

Es la razn fundamental por la cual se origina la desviacin o es el motivo por
el cual no se cumpli el criterio o la norma.

La simple aseveracin en el informe de que existe la desviacin no proporciona
todos los elementos de juicio para comprender la misma.

La determinacin de la causas o causas que originaron las desviaciones, es de
primordial importancia, porque sin ubicar e identificar la claramente sera imposible
sugerir la accin correctiva necesaria para eliminarla.

Las causas pueden originarse por:

Falta de capacitacin.
Falta de comunicacin
Falta de conocimiento de los requisitos.
Negligencia o descuido.
Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas.
Consciente decisin de desviarse de las normas.
Falta de recursos humanos, materiales o financieros.
Falta de buen juicio o sentido comn.

278
Falta de honestidad.
Inadvertencia del problema.
Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios.
Falta de esfuerzo e inters suficientes.
Falta de supervisin adecuada.
Falta de voluntad para cambiar.
Organizacin defectuosa.
Falta de delegacin de autoridad.
Auditora interna deficiente.

Las causas sealadas a manera de ejemplo, al momento de ser incluidas en
los informes, se las deber redactar en un lenguaje apropiado y cuidando de no emitir
juicio de valor.

Es importante que el auditor revele con mayor nfasis las causas de las
desviaciones relacionadas con asuntos financieros, con el propsito de contribuir a
mejorar la administracin financiera.

Los hallazgos, deben ser redactados claramente a fin de facilitar la
identificacin de cada uno de los atributos.

A base del desarrollo de los atributos del hallazgo, el auditor redacta la
conclusin, que conduce a la formulacin de una o varias recomendaciones,
orientadas a corregir las deficiencias encontradas.

6.2.8.2 Conclusiones

Las conclusiones de auditora son juicios profesionales del
auditor basados en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinin
de la entidad. Su formulacin se basa en realidades de la situacin encontrada,
manteniendo una actitud objetiva, positiva e independiente sobre lo auditado.

Las conclusiones forman parte importante del informe de auditora y
generalmente se refiere a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos
encontrados con respecto a las operaciones, actividades y asuntos examinados,
descritos en los comentarios correspondientes que podran dar fundamento a la
determinacin de responsabilidades, cuando las haya y el establecimiento de accin
correctivas.

Las conclusiones son representadas a continuacin de los comentarios, en
forma separada y podr redactarse, segn el caso, para cada comentario o grupo de
ellos, bajo el ttulo CONCLUSION.

En la conclusin, no se repetir, lo descrito en el comentario y se utilizar un
estilo adecuado de redaccin que le permita tener una apreciacin objetiva del hecho
comentado.

6.2.8.3 Recomendaciones

Son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas
formulas por los auditores que permiten a las autoridades de la entidad auditada,

279
mejorar las operaciones o actividades, con la finalidad de conseguir una mayor
eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento de sus metas y objetivos
institucionales.

Las recomendaciones se presentarn luego de los comentarios y las
conclusiones, se asignar a cada recomendacin un nmero correlativo en orden de
presentacin de los comentarios, en determinados casos una recomendacin puede
agrupar a varios comentarios y se presentarn en orden de importancia en el Captulo
de Resultados de Auditora.

El informe del auditor comentar recomendaciones objetivas, que permitan ser
aplicadas de inmediato con los medios que cuentan la entidad auditada, tomando en
consideracin la redaccin costo/beneficio de cada una de ellas.

No se debe incluir recomendaciones generales abstractas, cuya aplicacin
demande estudios adicionales detallados o de difcil comprensin para los servicios
involucrados.

Debe incluirse recomendaciones en los informes, nicamente cuando el auditor
llegue a la conclusin de que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o
corregir deficiencias y no deber recomendar medidas concretas, si no est
completamente convenido de haber reunido toda la informacin necesaria para
respaldar tales correctivos.

Las recomendaciones, no se deben limitar a sealar las medidas correctivas
sugeridas, consecuentemente, se debe explicar como lograr el cumplimiento de los
objetivos y las disposiciones legales.

Para este efecto al finalizar el Captulo de Resultados de Auditora,
conjuntamente con los funcionarios de la entidad involucrados, se preparar un
cronograma de implantacin de las recomendaciones, en el que se sealar fechas y
funcionarios responsables de su cumplimiento.

El lenguaje utilizado en la exposicin de las recomendaciones, debe ser claro y
no dar lugar a interpretaciones, las recomendaciones deben ser redactadas en
oraciones afirmativas y simples.

No se debe incluir recomendaciones negativas, tales como la aplicacin de
sanciones. Dicha acciones son obligaciones que no necesitan ser recomendadas.

En caso de que el auditor no pudiera formular las recomendaciones pertinentes
debido al alcance limitado de la auditora o por otra razn, deber hacer constar en su
informe el motivo por el cual es imposible recomendar las medidas correctivas
apropiadas y que labor adicional se necesitar realizar para formular dichas
recomendaciones.

Se debe evitar las recomendaciones que incluyan expresiones como
Inmediatamente o Sin demora ya que tiende a generar resistencia por su tono
impositivo.

280
Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al servidor
de la organizacin que debe ejecutar la accin correctiva, previendo la participacin
del funcionario responsable del rea pertinente al nivel ms alto o de la mxima
autoridad, quienes se ocuparn de lograr su cabal y efectiva aplicacin.

No se debe recomendar el cumplimiento de Leyes, Normas, Reglamentos o
Instructivos, por el comentario el auditor tiene que sealar de manera resumida los
procedimientos que permitan a la entidad examinada poner en prctica dicha
recomendacin.

Cuando una entidad a aceptado una recomendacin y se a tomado la accin
necesaria, el informe debe mencionar este particular siempre y cuando el auditor lo
considere importante.

No deben presentarse todas las recomendaciones en un solo bloque al final del
informe, despus de presentar una serie de comentarios y conclusiones que cubren
varios hallazgos no relacionados, porque este procedimiento puede ocasionar funcin
al usuario o lector del informe.

6.3 Estructura del Informe de Auditora Financiera

Esquema del Contenido del Informe

NUMERO

DETALLE

INFORME
EXTENSO BREVE
1 Cartula X X
2 Detalle de abreviaturas utilizadas X X
3 ndice X X
SECCION I
4 Dictamen Profesional a los estados financieros y a la
Informacin Financiera Complementaria
X X
5 Estados Financieros
De situacin financiera.
De resultados.
De flujo de efectivo (FASB 95)
Estado de Ejecucin Presupuestaria.
Estado de Ejecucin del Programa de Caja.
X X
6 Notas a los estados financieros X X
SECCION II
7 Detalle de la Informacin Financiera Complementaria X X
SECCION III
8 Resultados de la Auditora X
Carta de control Interno X
Captulo I Seguimiento al Cumplimiento de las
Recomendaciones
X
Captulo II Rubros Examinados X
9 Anexos:
Detalle de los funcionarios
Cronograma de implantacin de las recomendaciones
X X

281
6.3.1 Descripcin del Contenido del Informe

6.3.1.1 Cartula

Contendr el logotipo de la Contralora General del Estado en
la parte superior.

En el recuadro de la parte inferior se incluir la denominacin del trabajo
realizando auditora; la entidad, lugar, programa, proyecto, actividad, ente contable,
unidad o rea y el perodo de cobertura o alcance correspondiente. En la esquina
inferior de la parte derecha del recuadro se incluir las siglas de la unidad en la que
se origin el informe, el ao y el nmero secuencial. Ejemplo: DA-X-96-001.

6.3.1.2 Detalle de abreviaturas utilizadas

Es un detalle de todas las abreviaturas utilizadas en la
redaccin del informe y que se las incluye al inicio, a efectos de que en el texto no se
ponga el nombre completo de las mismas, sirve adems para que el lector o usuario
del informe se familiarice con las mismas.

6.3.1.3 ndice

Constituye el detalle resumido del contenido del informe, e
incluir el nmero de las pginas, para guiar al lector o usuario respecto del contenido
del informe.

6.3.1.4 SECCION I

Dictamen Profesional

El Dictamen del Auditor es una expresin clara de la opinin escrita sobre los
estados financieros tomados en su conjunto, previa a la emisin de la opinin, el
auditor, deber analizar y evaluar las conclusiones extradas de la evidencia de
auditora, obtenida como base para la expresin de una opinin de loes estados
financieros.

El Dictamen contendr un prrafo introductorio, que incluya a los estados
financieros dictaminados, un prrafo de alcance, en el cual se describe la naturaleza
de la auditora, el prrafo de las excepciones o salvedades (caso de haberlas) y un
prrafo separado para expresar su opinin profesional (Ver NIA 13, NEA y SAS 58).

Cuando el auditor externo decide basarse en el informe elaborado por otro
auditor o la auditora interna y asumir la correccin bajo su responsabilidad, para
formular su opinin, se debe sealar este hecho en le prrafo introductorio de su
informe, en igual forma citar los rubros o reas que han sido cubiertos por otros
auditores y mencionar el informe del otro auditor al expresar su opinin, estas
referencias indican las divisin de responsabilidades en la ejecucin de la auditora.

Estructura del Dictamen Profesional

Elementos bsicos del dictamen del auditor:

282
Fecha

Al expresar la opinin sobre la presentacin razonable, el auditor debe
considerar el efecto de cualquier hecho o transaccin importante que haya ocurrido
desde la fecha de emisin de los estados financieros, pero antes de la terminacin de
la auditora. Normalmente el informe de auditora lleva la fecha en que concluy el
trabajo de campo. La fecha de emisin del informe es colocada en la parte superior
derecha de la hoja que contiene el informe. Aunque cuando tambin se puede colocar
en la parte inferior izquierda.

Ttulo

Siempre que la Contralora emita un informe debe incluirse el ttulo Dictamen
de auditores independientes, con lo cual se trata de enfatizar la independencia de la
Contralora con las Instrucciones Auditadas, traducida no solo en apariencias sino en
hechos.

Destinatario

Generalmente se dirige a la mxima autoridad de la entidad cuyos estados
financieros fueron examinados, por los auditores de la Contralora General del
Estado.

Identificacin de los estados financieros auditados

La primera parte del prrafo introductorio identifica a la entidad y a los estados
financieros auditados. La terminologa usada para referirse a los estados financieros,
debe concordar o ser uniforme con los ttulos de los respectivos estados
proporcionados por la entidad.

Responsabilidad de la mxima autoridad de los estados financieros

No existe total claridad para los usuarios de los estados financieros y en
algunas oportunidades para las mximas autoridades respecto a la responsabilidad
de la preparacin de los estados financieros y sus correspondientes notas. Segn lo
indicado en la segunda parte del prrafo introductorio, los estados financieros son
responsabilidad de la mxima autoridad de la entidad auditada, en consecuencia son
manifestaciones de dicha entidad.

Responsabilidad del auditor por la expresin de la opinin

La auditora se refiere fundamentalmente al examen de los estados financieros
de la entidad auditada, con el objetivo de emitir un informe u opinin sobre dichos
estados. Para que no exista duda para los usuarios del informe, en cuanto a la
responsabilidad asumida, en la tercera parte del prrafo introductorio se menciona
ese hecho.

283
Auditora efectuada de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas, las Normas de Auditora Generalmente
Aceptadas aplicable en el Sector Pblico, las Normas Internacionales de
Auditora y las Normas Ecuatorianas de Auditora.

La primera parte del prrafo del alcance menciona nuestra auditora fue
practicada de acuerdo con Normas de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables
en el Sector Pblico, las Normas Internacionales de Auditora y las Normas
Ecuatorianas de Auditora. Estas aseveraciones es de suma importancia, posee el
conocimiento exacto y preciso del significado de lo que son las NAGA, las NIAs y las
NEAs.

Requerimientos segn las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, las
Normas de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables en el Sector Pblico,
Normas Ecuatorianas de Auditora y Normas Internacionales de Auditora.

La segunda parte de prrafo del alcance, es dejar en claro que una auditora
no es un medio para garantizar la absoluta exactitud de los estados
financieros, sino suministrar un grado razonable de seguridad de que los
estados financieros no contienen errores significativos.

Auditora efectuada a base de pruebas selectivas.

La auditora enfoca su atencin hacia los factores que incrementan el riesgo de
errores materiales en los estados financieros. Una vez que el auditor a
determinado el alcance que dar a sus pruebas, emplea su criterio profesional
en la seleccin de los procedimientos de auditora que aplicar en aquellas
reas donde supuestamente se sucederan los errores o desviaciones,
utilizando la tcnica de muestreo estadstico o pruebas selectivas y
examinadas las partidas y partes de independencia.

Evaluacin de los Principios Bsicos de Contabilidad incluidos en las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), las Normas de Contabilidad
Gubernamental de las estimaciones de importancia y de la presentacin
general de los estados financieros.

El auditor debe evaluar la correcta aplicacin de las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad (NEC), las Normas de Contabilidad Gubernamental, las
estimaciones relacionadas con ciertos registros, adicionalmente el auditor
enfoca su atencin a la presentacin general de los Principios Bsicos de
Contabilidad envs de centrarse en cada una de las partidas o rubros que los
componen.

Consideracin del auditor acerca de la opinin expresada.

La ultima frase del prrafo del alcance consideramos que nuestra auditora
provee una base razonable para fundamentar la opinin expresada a
continuacin establece un vnculo entre la revisin efectuada y la opinin
emitida, la mencin del trmino razonablemente enfatiza el hecho en que la
auditora no garantiza la inexistencia de errores e irregularidades en el proceso
contable, ni la exactitud de las cifras que integran los estados financieros.

284
Presentacin razonable

En el prrafo de la opinin, las palabras presentan razonablemente se
usan en el sentido de equitativamente, imparcialmente, objetivamente, cuando
el auditor se refiere a la presentacin razonable no pretende que exista
exactitud, dice ms bien que dentro de un margen razonable de importancia
relativa, los estados financieros se presentan equitativamente para todos los
sectores.

Conformidad con los Principios bsicos de Contabilidad, las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad y las Normas Internacionales de
Contabilidad

Un principio es una verdad fundamental, el trmino principios bsicos de
Contabilidad, en forma mencionada en el prrafo de la opinin del informe,
trata de referirse no solo a las prcticas y principios contables, sino a los
mtodos de aplicacin.

En la parte final del prrafo de la opinin ya no se hace mencin de la norma
de UNIFORMIDAD en la aplicacin de los Principios entre periodos, a menos
que se hayan sucedido un cambio, en cuyo caso la falta de uniformidad se
mencionar por separado.

Firma

La responsabilidad por la firma del informe, debe descansar en el Director de la
auditora que tuvo a su cargo la planeacin, direccin y supervisin del trabajo.

Contenido del dictamen de auditora financiera

Primer prrafo (Introductorio)
a. Identifica los estados financieros auditados.
b. Establece la diferencia entre las responsabilidades de la administracin de
la entidad, en lo relacionado con la preparacin de los estados financieros y
la del auditor, en la emisin de su opinin, basada en el trabajo que ha
realizado.

Segundo prrafo (Alcance)

a. Indica que la auditora se practic de acuerdo con las Normas Ecuatorianas
de Auditoria Aplicables en el Sector Pblico, Normas Internacionales de
Auditora, Normas Ecuatorianas de Auditora y dems disposiciones,
emitidas por la Contralora General del Estado y describe la naturaleza del
trabajo del auditor, estos es que ha sido planeado y efectuado con el
objetivo de lograr un razonable grado de seguridad que los estados
financieros estn excepto de errores importantes.
b. Explica lo que comprende la auditora:

285
Un examen a base de pruebas selectivas, de las evidencias que
respaldan las cifras y las informaciones relevadas en los estados
financieros.
La evaluacin de los principios de contabilidad aplicables en el Sector
Pblico, utilizados las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las
estimaciones de importancia efectuadas por la administracin de la
entidad.
La evaluacin de la presentacin general de los estados financieros.

c. La declaracin del auditor sobre su examen que provee una base razonable
para emitir la opinin.

Tercer prrafo (Opinin)

La opinin del auditor acerca de, si los estados financieros presentan
razonablemente, en todos sus aspectos significativos, la situacin financiera de la
entidad a la fecha del balance general, incluyendo los resultados de las operaciones,
los flujos del efectivo y la ejecucin presupuestaria, por el periodo determinado en esa
fecha, de acuerdo con los Principios Bsicos de Contabilidad Aplicables en el Sector
Pblico de la Repblica del Ecuador, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, adems
la expresin de la conformidad o disconformidad con las disposiciones legales y
normas secundarias correspondientes.

El dictamen del auditor sobre los estados financieros pueden ser los
siguientes tipos:

Opinin estndar, limpio o sin salvedades.
Opinin con salvedades o excepciones.
Opinin adversa o negativa de opinin.
Abstencin de opinin.
Trabajos para realizar procedimientos convenidos
Estructura del informe de Auditora Financiera
Estructura del informe de Examen Especial.

6.3.1.5 Estados Financieros

Los estados financieros bsicos que deben presentar las
entidades auditadas para el examen son los siguientes:

a. Estado de Situacin Financiera.
b. Estado de Resultados.
c. Estado de Flujo de Efectivo y
d. Estado de Ejecucin Presupuestaria
e. Estado de Ejecucin del Programa de Caja.

Los estados financieros deben presentarse en forma comparativa con los del
(los) periodo (s) precedente (s) al examinado. Cuando el alcance de la auditora cubra
ms de un perodo se presentarn los estados financieros de todos los ejercicios
examinados, el orden de presentacin ser, del ltimo a los anteriores, tomando en
consideracin que se trate de aos fiscales completos.

286
Los estados financieros deben estar estructurados de conformidad con lo
dispuesto en las Normas de Contabilidad Gubernamental Vigente.

Cuando en el transcurso del examen el auditor determine que errores u
omisiones en el registro de las transacciones y ha sugerido la realizacin de ajustes y
reclasificaciones, que afecten al ejercicio presente y anteriores; pero los registros no
han sido an cerrados, se propondr ajustes y reclasificaciones que correspondan
con el propsito de que la entidad emita los estados financieros incluyendo estas
modificaciones, en este caso emitir su dictamen sobre los estados financieros
ajustados.

En el caso de que los asientos de ajustes y reclasificaciones sugeridos por el
auditor, no sean registrados en el periodo examinado, porque los estados financieros
han sido cerrados, el auditor propondr a la entidad examinada la reapertura de los
registros y que se presenten los estados financieros reestructurados, si la entidad no
los presenta, emitir su dictamen sobre los presentados inicialmente.

Cuando la entidad ha aceptado los ajustes y/o reclasificaciones propuestas por
el auditor, pero no han procedido a reformular los estados financieros, se dictaminar
sobre los estados financieros inicialmente presentados, pero en la seccin de la
Informacin Financiera Complementaria incluir el Balance Proforma, en el que
demostrarn los saldos presentados por la entidad examinada, el detalle de los
ajustes y reclasificaciones y el saldo de auditora.

Cuando la entidad ha reformulado los estados financieros a causa de las
modificaciones detectadas y comunicadas por el auditor, revelar este hecho a travs
de una nota aclaratoria de los estados financieros, indicando el ejercicio al que se
afect.

Al final de cada uno de los estados financieros se incluir la siguiente nota:

Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros.

6.3.1.6 Notas Aclaratorias de los Estados Financieros

La entidad examinada, junto a los estados financieros debe presentar las Notas
Aclaratorias respectivas, estructuradas de conformidad a lo dispuesto en la Normativa
de Contabilidad Gubernamental vigente y en las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad (NEC).

Las notas aclaratorias, constituyen manifestaciones de la entidad, en las que
se revela la informacin significativa y necesaria para asegurar la debida comprensin
por parte de los usuarios del contenido de los estados financieros, de los cuales son
parte integrante. Estas notas, entre otros aspectos tratarn de lo siguiente.

Nota 1

Antecedentes

Contendr los antecedentes y una descripcin de la actividad a la que se dedica
la Entidad auditada, adems el auditor debe incluir en esta nota la siguiente
informacin: Base legal (creacin de la entidad y disposiciones que rige su

287
actividad) y misin bsica, estructura orgnica, objetivos, financiamiento de las
operaciones de la entidad y a continuacin se detalla la informacin que debe
incluirse en esta nota.

Base legal y misin bsica

Se sealar el instrumento legal en lo cual conste su creacin o constitucin.
Unicamente en la primera auditora se mencionarn las leyes y normas
reglamentarias vigentes en la entidad examinada. Debe existir reformas o
variaciones en la base legal, se indicarn stas en el apndice del nuevo examen.

Estructura orgnica (niveles administrativos)

Debe sealarse brevemente y en forma clara, como est organizada la entidad
para desarrollar sus actividades. Tratndose de entidades pblicas
descentralizadas, debe mostrarse claramente sus niveles y rganos de decisin y
ejecucin respectivas, as como sus unidades de asesora, de apoyo y operativas
correspondientes. Se pondr de relieve las lneas de comunicacin ms
importantes y se indicar la delegacin de funciones y autoridad ms
significativas, esta informacin debe ser lo ms completa y sencilla.

Objetivos de la entidad

Contendr los fines de la entidad, extrados de su Ley de creacin o constitutiva.

Se indicarn tambin las principales operaciones y actividades que desarrolla,
poniendo especial nfasis en los programas ms significativos que ejecuta.

Financiamiento de las operaciones

Esta informacin podr incluir asignaciones presupuestarias, ingresos propios y
cualquier otra fuente de financiamiento de la entidad, programa o actividad. Este
detalle se revelar en valores efectivos en miles de sucres y en forma
comparativa, por ejercicios econmicos.

Nota 2

Principales Polticas y Prcticas Contables.

Detallar los principales principios, polticas y prcticas contables utilizados por la
Entidad.
En las notas se detallarn, la composicin de las principales cuentas que
confirman los estados financieros.
Bases para la cuantificacin de los activos de mayor importancia y las cuentas de
valoracin.
Restricciones existentes sobre las cuentas de activo, pasivo y patrimonio y algn
otro tipo de gravamen.
Posibles incertidumbres respecto a la informacin relevada en los estados
financieros.
Pasivos contingentes significativos, de ser posible cuantificar.

288
Eventos subsecuentes de importancia ocurridos entre el cierre del ejercicio y la
fecha de formacin de los estados financieros, que tenga efecto en los resultados
posteriores o en la situacin financiera de la entidad examinada.
Cualquier otra informacin adicional, que ample o aclare y permita la adecuacin
interpretacin de los estados financieros por parte de los usuarios.
Las notas se presentarn en hojas adicionales a continuacin de los estados
financiera, el auditor, como parte de su examen durante el proceso de la auditora,
podr colaborar en su formulacin.

6.3.1.7 SECCION II

Informacin Financiera Complementaria

La Norma Internacional de Auditora 14, manifiesta que el auditor necesita
considerar la informacin financiera adicional formulada por la entidad, cuando emite
su dictamen sobre los estados financieros, ya que la credibilidad de los estados
financieros auditados puede debilitarse por inconsistencias que pueden existir entre
los estados financieros y la informacin financiera complementaria.

Esta informacin financiera complementaria sirve para explicar, apoyar o
sustentar el dictamen del auditor sobre la razonabilidad de la presentacin de los
estados financieros de la Entidad; adems debe ser examinada aplicando los mismos
procedimientos de auditora empleados para el examen de los estados financieros
bsicos.

La informacin financiera complementaria, est conformada por los anlisis y
detalles adicionales formulados por la entidad o el auditor, con la finalidad de
proporcionar a los directivos de la Entidad examinada reportes y detalles
complementarios que permitan la toma de decisiones y correctivos si el caso lo
amerita.

A continuacin se presenta un detalle de la Informacin Financiera
Complementaria, que debe ser incluida en l informe de auditora.

Anlisis de la ejecucin presupuestaria.
Balance proforma.
Anlisis d la cartera de crdito.
Anlisis antigedad de saldos de cuentas por cobrar y pagar.
Anlisis de la cobertura de seguros: activos asegurados, riesgos cubiertos,
suma asegurada y valor en libros de los activos asegurados.
Anlisis de la composicin de los Bienes de Larga Duracin (activos fijos),
incluyendo la depreciacin.
Anlisis de la composicin de los principales grupos de existencias
(inventarios).
Anlisis de la composicin de las inversiones.
Detalle de los activos y pasivos contingentes.
Detalle de los principales ndices o indicadores financieros, que incluya su
explicacin.
Anlisis del rendimiento de las tarifas.

289
Anlisis del Informe Anual de Actividades de la Entidad.
Descomposicin del Balance Consolidado (cuando se trata de entidades que
tienen varios entes contables y que lleven sus contabilidades separadas).
Conciliacin de ingresos y egresos, entre los estados de resultados, flujo
efectivo y ejecucin presupuestaria (de presentarse diferencias entre los
estados de ejecucin presupuestaria y los estados de flujo de efectivo y de
resultados, se demostrarn las diferencias).
Variaciones de las principales cuentas de los estados financieros.

Balance proforma

Cuando el auditor en el desarrollo de la auditora y luego del anlisis
pertinente, ha sugerido se registren varios asientos de ajustes y/o reclasificacin, los
cuales han sido aceptados por los funcionarios responsables y la entidad, debido a
que ya ha cerrado sus registros, no esta en condiciones de registrarlos en el perodo
al que corresponden, emitir su dictamen sobre los estados financieros presentados
por la entidad y concomitantemente formular el Balance Proforma, para el cual se
sugiere utilizar el siguiente formato:

CUENTAS
SALDO CONTABILIDAD AJUSTES RECLASIFICACIONES SALDOS DE AUDITORIA
DEUDOR ACREEDOR DEBE HABER DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR

Con la presentacin de este Balance Proforma el auditor es ms objetivo,
debido a que incluye en el informe los ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben
estar respaldados con la respectiva hoja que ser preparada por el auditor, a fin de
demostrar la real situacin financiera de la Entidad examinada.

Anlisis de la antigedad de saldos de cuentas por cobrar y por pagar

El auditor debe presentar este anlisis, a efecto de que los directivos
dispongan de informacin que les permita conocer el origen de los saldos y tomar los
correctivos pertinentes, que pueden ser la iniciacin de acciones legales respectivas.

Si la entidad realiza una provisin para las cuentas malas, proceder a analizar
y determinar si los porcentajes son adecuados, suficientes y cuales fueron los
criterios para la determinacin de los porcentajes.

Anlisis de la cobertura de seguros: activos asegurados, riesgos
cubiertos, suma asegurada y valor en libros de los activos asegurados

El auditor analizar la suficiencia de la cobertura de las plizas de seguros
contratadas por la Entidad, identificando: La compaa contratada, los riesgos
cubiertos, perodo de vigencia, el monto asegurado y el valor que se haya registrado
en libros, entre otros.

290
Anlisis de la composicin de los Bienes de Larga Duracin (activos
fijos), incluyendo la depreciacin y la reexpresin

Se presentar un detalle de la composicin de los principales rubros de los
activos fijos que contenga la siguiente informacin: costo histrico del activo,
incrementos y disminuciones, porcentaje y valor de la depreciacin acumulada,
porcentaje y valor de la revalorizacin, porcentaje y valor de la depreciacin de la
reexpresin y saldos finales de los activos.

Anlisis de las variaciones de los principales grupos de inventarios

Se detallar la variacin comparativamente con los aos anteriores, con
indicacin de saldo inicial, incrementos (adiciones) reducciones (retiros) y saldo final.

Anlisis de la composicin de las inversiones

Si la entidad realiza inversiones, el auditor, deber presentar un anlisis de las
inversiones realizadas en el perodo examinado, entre otros aspectos considerar lo
siguiente: el tipo de inversin, objetivo de las inversiones, cantidad, valor unitario,
nmero, serie, plazo, tasa de rendimiento o dividendos (devengados y por devengar).

Detalle de los activos y pasivos contingentes

Luego de haber solicitado a las autoridades de la entidad examinada el detalle
de activos y pasivos contingentes, el auditor, realizar un resumen de cada uno de los
potenciales litigios o juicios existentes en la entidad, en caso de haberlos, estos
resmenes servirn de sustento a los prrafos explicativos que se agregarn al
dictamen a los estados financieros bsicos.

Descomposicin del Balance Consolidado

Cuando la auditora se realiza a los estados financieros consolidados
presentados por la entidad, el auditor en la Informacin Financiera Complementaria,
incluir los estados financieros de cada uno de los entes que lo conforma, a efecto de
sustentar el dictamen emitido.

Conciliacin de Ingreses y Egresos, entre los Estados de Resultados,
Flujo de Efectivo y Ejecucin Presupuestaria

Toda la informacin contenida en los informes de auditora es interrelacionada,
por lo tanto, la informacin que se presente en cada uno de los estados financieros
debe estar conciliada entre s, con el objeto de confirmar que la misma se haya
presentado adecuadamente, por lo tanto los ingresos y los egresos del perodo o
perodos deben estar adecuadamente conciliados entre s. De presentarse
diferencias, stas deben estar debidamente demostradas.

Variaciones de las Principales Cuentas de los Estados Financieros

Es importante que en esta seccin, se presten las variaciones de las
principales cuentas que conforman los estados financieros, con indicacin de: Saldo

291
inicial, incrementos (adiciones) retiros (deducciones) y saldo final, informacin que no
ha sido incluida en las notas a los estados financieros, sin embargo y por su
importancia debe ser elaborada a fin de que los directivos de la entidad dispongan de
elementos adicionales que les permita conocer el movimiento financiero de las
cuentas y si es necesario tomar los correctivos pertinentes.

6.3.1.8 SECCION III

Resultados de la Auditora

En esta seccin, se incluir los comentarios sobre las deficiencias detectadas
por el auditor en la ejecucin de la auditora, estos comentarios, reunirn las
caractersticas que faciliten a los usuarios su comprensin e introduzcan a la efectiva
aplicacin de las acciones correctivas sugeridas en las recomendaciones, consta de
las siguientes partes:

Carta de Control Interno.
Captulo I.- Seguimiento al Cumplimiento de recomendaciones de los informes
de auditora de aos anteriores.
Captulo 2.- Resultados del Examen.
Comentarios sobre las desviaciones encontradas en la ejecucin de la
auditora.
Estos comentarios se los estructurar en: condiciones reportables y
condiciones no reportables.
Se los desarrollar por: cuentas, ciclos, sistemas, procesos, entre otros,
dependiendo del enfoque de la auditora determinada en la Planificacin.
Anexos:

Anexo 1. Principales funcionarios.
Anexo 2. Cronograma de implantacin de las recomendaciones.

Carta de Control Interno

Como parte integrante del informe de auditora, el auditor debe elaborar la
Carta de Control Interno, que contendr la siguiente informacin (ver apndice E de
la comunicacin de resultados).

Fecha
Destinatario
Identificacin de la entidad auditada.
Identificacin de los estados financieros.
El propsito de la evaluacin del Control Interno.
Un prrafo donde se demuestra que se incluyen las desviaciones determinadas
en el examen.
Indicacin de que las deficiencias han sido comunicadas a los Funcionarios de
la Entidad.
Firma, del director de la auditora que tuvo a cargo la planeacin, direccin y
supervisin del examen.

292
Captulo I

Seguimiento al Cumplimiento de las Recomendaciones de Informes de
Auditora Anteriores

En este captulo se incluirn todas las recomendaciones formuladas en
informes de auditora anteriores y que no han sido cumplidas por parte de las
autoridades o funcionarios de la entidad auditada. Se lo estructurar de la siguiente
manera.

Ttulo del Comentario que Origina la Recomendacin

Es importante que se cite el ttulo del comentario que genera la recomendacin
a efecto de que el usuario del informe conozca la deficiencia que origin dicha
recomendacin.

La Recomendacin

Se efectuar la trascripcin textual de la recomendacin, para que los lectores
del informe, verifiquen y determinen las acciones correctivas que se deben
implementar.

Situacin Actual

Los auditores deben evidenciar documentadamente, los hechos y las acciones
que no han sido tomadas por parte de la entidad auditada, a efectos de cumplir con
las recomendaciones formuladas por la Contralora General del Estado.

CAPITULO II

Resultados de la Auditora

Los comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre las deficiencias
determinada en la ejecucin de la auditora, se los estructurar en Condiciones
Reportables y No Reportables.

Condiciones Reportables y No Reportables

Los SAS 55, 60 y 79 determinan que el auditor, una vez que ha concluido al
evaluacin del Control Interno de la entidad, en el transcurso de la ejecucin de la
auditora, entregar a los directivos, un informe de evaluacin del control interno, que
contendr las Condiciones Reportables (deficiencias importantes) y las Condiciones
no reportables (deficiencia de la poca importancia), stas ltimas, en lo posible deben
ser solicitadas durante las labores de campo.

Condiciones Reportables (SAS 60)

Son asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin se deben
comunicar a las autoridades de la entidad, pues, representan deficiencias importantes
en el diseo y operacin de control interno y podran afectar negativamente la

293
capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin
financiera uniforme. Las Condiciones Reportables, se deben comunicar
preferentemente por escrito, sin embargo cuando la comunicacin sea verbal, deber
documentarse en papeles de trabajo.

Condiciones no Reportables (SAS 60)

Son las deficiencias de poca importancia determinadas en la evaluacin del
control interno, que no inciden en la marcha de la entidad, en estos casos el auditor y
supervisor deben decidir si comunicar por escrito o verbalmente, si utiliza la ltima
alternativa, deber documentarla en papeles de trabajo, a efecto de evidenciar el
cumplimiento de esta actividad.

Dependiendo del enfoque que el auditor haya dado a la auditora en la
planificacin, los comentarios de control interno se los puede estructurar:

Por cuentas, en este caso se mantendr el orden de presentacin de los
Por sistemas, ciclos, procesos, componentes, etc. Cuando se haya adoptado
esta modalidad de ejecucin de la auditora, se presentar los comentarios,
conclusiones y recomendaciones en orden de importancia.

En una auditora a los estados financieros de las entidades del Sector Pblico,
entre otros, se pueden presentar los siguientes sistemas, componentes, ciclos, entre
otros.

Ventas (Ingresos), Cuentas por Cobrar y Cobros.
Inventario (Existencias) y Costo de Produccin.
Compras, Cuentas por Pagar y Pagos.
Disponibilidades.
Inversiones.
Otros Activos.
Bienes de Larga Duracin (Adquisiciones y retiros, depreciacin, re expresin).
Otros Pasivos.
Inversiones en Proyectos y Programas.
Emprstitos y Patrimonio.

6.3.1.9 ANEXOS

En el informe de auditora financiera, se incluir nicamente
dos anexos que son:

Anexo 1 Detalle de los principales funcionarios

Todo informe de auditora financiera debe incluir el anexo que detalle los
nombres, cargos y perodos de gestin de los principales servidores de las entidades
examinadas; el detalle se lo estructurar de la siguiente forma:

294

NOMBRES Y CARGO PERIODO DE GESTION
DESDE HASTA

Carta de compromiso de la mxima autoridad.

Anexo II Cronograma de Implantacin de las Recomendaciones.

El xito del diseo e implantacin de las recomendaciones del informe de
auditora financiera dependen del grado de mejora en la productividad, competitividad
y eficiencia en general de la entidad.

El trabajo de auditora no ser completo si no se concreta y materializan las
recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditora, debe
generar valor agregado.

La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditora, en el
que incluya el detalle de las deficiencias existentes, debe proponer soluciones a
travs de las recomendaciones y colaborar con la entidad auditada para su
implantacin.

En conclusin se puede decir que el paso entre lo que se pensaba hacer y los
hechos reales y objetivos, es el momento a partir del cual se empieza a aportar los
beneficios de las recomendaciones, tanto a corto como a largo plazo.

La implantacin de las recomendaciones debe ser dirigida por un lder de la
entidad del propio auditor y supervisor que colabore en el diseo del plan que
permita poner en prctica los cambios que se requieran dentro de la entidad.

La evaluacin contina, metdica y detallada del proceso de implantacin es
una tarea que se debe ejecutar con el apoyo de la mxima autoridad de la entidad
auditada. (Ver apndice G de la comunicacin de resultados).

Las razones para que se incluya este anexo al informe de auditora son:

Conocimiento de los funcionarios de la entidad responsables de la implantacin
de las recomendaciones.
Compromiso de los funcionarios de la entidad de implantar las
recomendaciones, en el tiempo acordado, al momento de elaborar el
cronograma.

Diseo

Consiste en elaborar un plan de trabajo que permita determinar el
procedimiento de implantacin de las recomendaciones del informe de auditora,
conjuntamente con los funcionarios responsables de la entidad.

295
En determinados casos es importante incluir informacin y orientacin respecto
a la bondad de las medidas a implantarse para minimizar los obstculos y las
resistencias al cambio que presenten quienes se ven afectados por los nuevos
procedimientos de trabajo.

Esta labor la cumplir el Supervisor y J efe de Equipo, conjuntamente los
funcionarios de la entidad, una vez concluida la lectura del borrador del informe y
dentro de los 5 das hbiles siguientes a dicha lectura, este plan de trabajo
comprende los siguientes:

Definicin de los funcionarios de la entidad auditada, encargados de implantar
las recomendaciones.
Determinar cuales son las recomendaciones que implantar cada uno de los
funcionarios seleccionados.
Analizar conjuntamente las recomendaciones y determinar las fechas mximas
de iniciacin y terminacin de la implantacin de las recomendaciones.
De ser necesario, determina el tipo de recursos necesarios para su
implantacin.
Fijar el mtodo de implantacin que ms convenga aplicar de acuerdo a las
caractersticas de las recomendaciones, as como las condiciones en que se
van a implantar.
Cuando las recomendaciones se orienten al diseo e implantacin de sistemas
computarizados, se deben desarrollar y ejecutar previamente un plan de
trabajo que incluya, pruebas de los programas que reproduzcan todas las
transacciones y controles que se hayan diseado, para validar su correcto
funcionamiento.
Los siguientes son los mtodos de implantacin de las recomendaciones:

Mtodos instantneos.- Cuando las recomendaciones son relativamente
sencillas y no involucran un gran volumen de operaciones o varias

Mtodo de implantacin en paralelo.- Consiste en la operacin
simultnea por un periodo determinado, tanto del sistema actual, como el
propuesto, esto permite efectuar modificaciones y ajustes sin crear graves
problemas, para que los cambios estn funcionando normalmente, antes de
que se suspenda la operacin anterior.

Mtodo de implantacin parcial o de aproximaciones sucesivas.-
Consiste en seccionar en etapas de implantacin de las recomendaciones y
pasar de etapa en etapa, hasta que se haya consolidado adecuadamente la
anterior. Permite no causar grandes alteraciones al sistema y un cambio
gradual y controlado, sin embargo es un mtodo lento.

Las fechas determinadas en esta fase para la implantacin de las
recomendaciones tendr su vigencia a partir de la suscripcin del cronograma
y la carta de compromiso por parte de la mxima autoridad de la entidad
auditada.

296
Es importante que dentro de los funcionarios de la entidad, responsable de la
implantacin de las recomendaciones, se nombre un lder, quien se encargar
peridicamente de verificar el cumplimiento de los objetivos esperados para la
implantacin de las recomendaciones y si el caso lo amerita sugerir correctivos
inmediatamente para acelerar este proceso.

Se debe adjuntar al cronograma de implantacin de las recomendaciones un
oficio firmado por la mxima autoridad de la entidad, mediante el cual se acepta
implantar las recomendaciones en los plazos establecidos.

6.3.2 Sntesis del Informe

Para conocimiento de la mxima autoridad de la Contralora, es
importante que los auditores formulen la Sntesis del Informe, que contengan los
aspectos ms importantes del informe.

La Norma Tcnica de Auditora General Estructura del Informe de Auditora al
respecto expresa: A los informes extensos se incorporar una sntesis de los
principales resultados de la auditora para facilitar una comprensin rpida, clara y
precisa de su contenido a los usuarios.

Para el trmite de aprobacin de todos los informes de auditora, se adjuntar
La Sntesis del Informe en el formulario que a sido diseado para recopilar,
simplificar y representar informacin objetiva de los resultados obtenidos, para
conocimiento del Contralor General del Estado.

Este formulario ser llenado a base del instructivo (Ver apndice H de la
comunicacin de resultados).

6.3.3 Tareas Finales de la Fase Comunicacin de Resultados

La comunicacin de resultados de conformidad a lo establecido en las
disposiciones legales, se realizar una vez concluida la ejecucin del examen, a base
del borrador del informe y la organizacin de una reunin en la que participar los
principales funcionarios de la entidad y los auditores de Contralora. Para cumplir sta
actividad es necesario disponer de los siguientes datos:

Nombres y cargos de las personas que participarn.
Lugar, fecha y hora en que se realizar.
Borrador del informe de auditora.
Convocatoria formal al titular, a los funcionarios, ex funcionarios y terceros
relacionados con el informe.
Nombres de los auditores que participarn en la reunin.
Estrategia a seguir durante la comunicacin, identificando las funciones que
debern cumplir los miembros del equipo que participen en ella.
Documento que evidencia la realizacin de la reunin, haciendo constar a las
personas que asistieron (acta de la conferencia final).

6.3.3.1 Efectos de la comunicacin de resultados en el informe

A la conclusin de la lectura del borrador del informe, o hasta
que se transcurran los cinco das hbiles de cumplida sta diligencia, se pueden

297
presentar comentarios, y en ciertos casos, documentos que luego de revisor pueden
modificar el borrador del informe, actividad que es responsabilidad del jefe de equipo
y el supervisor.

El borrador del informe, luego de efectuadas las correcciones pasa a
conocimiento del supervisor, quien lo revisa ntegramente e incluye las variaciones
que considere necesarias. En el caso de que existan cambios de fondo, los resumir
en un papel de trabajo referencindose al informe para discutirlos con el jefe d
equipo.

El supervisor una vez terminada la revisin e incluidos los ajustes firmar y
registrar la fecha en el borrador del informe, para someterlos al trmite de
superacin y aprobacin por parte del Subdirector y el Director de Auditora.

6.3.3.2 Productos de la comunicacin de resultados

Al concluir el trabajo de auditora, se genera el informe de
auditora para los diferentes usuarios que son:

1. Usuarios de la entidad:

Los principales usuarios de la auditora son los funcionarios encargados de la
administracin de la entidad examinada. Una vez entregado oficialmente el informe al
titular y a otros funcionarios vinculados al examen, se debern tomar decisiones
sobre sus resultados as como proceder a la implantacin de las recomendaciones.

2. Para la Contralora General del Estado

A ms de la entidad auditada los resultados son para uso de la Contralora, los
cuales se hallan organizados de la siguiente manera:

Expediente o expedientes consolidados de papeles de trabajo que estn
conformados por la administracin, planificacin preliminar, planificacin
especfica y ejecucin del trabajo de la auditora.
Documentos para actualizar el archivo pertinente de papeles de trabajo.
Evidencia de la supervisin, informe de supervisin para la direccin de
auditora.
Ejemplares del informe de auditora para la unidad de auditora,
documentacin y archivo, despacho del CGE y otras unidades.

6.3.4 Trmite del Informe de Auditora

Elaborado el informe y cumplida la comunicacin de resultados, este
documento ser entregado formalmente por el supervisor al director de la unidad
operativa, segn sea la procedencia del informe, adjuntando, las sntesis de
resultados y cuando responda la memorando de antecedentes para el trmite de las
responsabilidades a que hubiera lugar; as como, el archivo corriente de papeles de
trabajo, los documentos para actualizar el archivo pertinente.

298
Las respectivas jefaturas, asumirn las responsabilidades de la calidad del
trabajo realizado y la oportunidad en la suscripcin y emisin de los informes, con la
conformidad con el Reglamento de delegacin de firmas.

6.3.4.1 Procedimientos

Para el trmite de los informes, las Direcciones de Auditora y
Direcciones Regionales seguirn los siguientes procedimientos:

a. Remitirn un ejemplo del informe (original) a la Direccin de Planificacin y
Evaluacin Institucional conjuntamente son la Sntesis de Resultados y el
correspondiente memorando de antecedentes para la revisin.

b. Una vez revisados los informes, la Direccin de Planificacin y Evaluacin
Institucional, lo remitir a la aprobacin del Subcontralor o Contralor de
acuerdo con las disposiciones del Reglamento de Delegacin de Firmas de
Contralora.

c. Aprobado el informe por parte de la autoridad pertinente, se remitir a la
Direccin Nacional o Direccin Regional, para que proceda a la distribucin y
revisin respectiva, tanto interna como externa.

d. Los informes emitidos por las Unidades de Auditora Interna, se remitirn a la
Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional para su conocimiento y
trmite respectivo.

6.4 Tipos de Opinin

6.4.1 Opinin Estndar, Limpia o sin Salvedades

Todo informe de auditora financiera cuyo dictamen y opinin profesional
sin salvedades o sin restricciones expresar: que los estados financieros presentan
razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera, los
resultados de las operaciones, los flujos del efectivo y la ejecucin presupuestaria de
la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Aplicables
en el Sector Pblico Ecuatoriano y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

Cuando el dictamen u opinin, se emita sin salvedades o sin restricciones,
podemos decir que el informe es estndar o limpio, lo cual significa que como
resultado de la auditora, no existen hallazgos o si los hay, no son relevantes o de
ellos no se desprenden responsabilidades. Para estos casos los resultados se podrn
tramitar con un informe breve o corto de auditora, el que contendr la carta de
presentacin con su respectivo dictamen, los estados financieros auditados, las notas
aclaratorias a los Estados financieros y la informacin financiera complementaria.

En ciertas circunstancias, mientras no afecte el dictamen estndar o limpio de
los estados financieros el auditor debe ser necesario agregar un prrafo de
explicacin o nfasis, el cual debe seguir al prrafo de opinin, estos casos s pueden
presentar cuando; (Ver SAS 58).

299
El informe del auditor esta basado en parte en el informe de otro auditor (firma
privada de auditora o Unidad de Auditora Interna de la Entidad
Se requiere prevenir que los estados financieros resulten engaosos, por
circunstancias poco usuales, en que estos contienen una desviacin de algn
principio de contabilidad.
Los estados financieros estn afectados, por incertidumbres con respecto a
futuros eventos, cuyos resultados no son susceptibles a una estimacin
razonable a la fecha del informe del auditor.
Han surgido algunos cambios importantes entre los perodos, en la aplicacin
de los principios de contabilidad o su mtodo de aplicacin.
Ciertas circunstancias en relacin con informe de estados financieros
comparativos de aos anteriores (si la opinin del presente perodo es
diferente a la del ao anterior, deber revelar las razones sustantivas de la
opinin diferente, ejemplo los estados financieros se reestructuraron en el
perodo actual para cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, el auditor deber indicar en su informe actual que los estados
financieros del perodo anterior han sido reestructurados y expresar una
opinin limpia con respecto a la reestructuracin de los estados financieros.

6.5 Art. 3.- Exmenes Especiales.- Los informes de examen especial que se
presentarn a la contralora General del Estado, y que por su naturaleza tienen un
alcance limitado y menos amplio que la auditoria, debern contener los resultados
de comentarios, conclusiones y recomendaciones, respetaran las normas y
procedimiento de la profesin, las disposiciones legales vigentes, y sern
elaborados tomando en cuenta la estructura que se dispone en el presente
reglamento.

Art. 4.- Contenido del Examen Especial.- La estructura y contenido de los informes
de examen especial ser la siguiente:

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE INFORMES DE EXAMEN ESPECIAL

ESTRUCTURA DEL INFORME

2. Cartula
3. Relacin de siglas y abreviaturas utilizadas.
4. ndice
5. Carta de presentacin o de envo
6. Informe, que contendr 2 captulos:

CAPITULO I Informacin Introductoria

Motivo del examen
Sealar el nmero y fecha de la orden de trabajo, precisar si el examen se
realiza en cumplimiento del plan anual de auditoria correspondiente o si
obedece a un imprevisto autorizado por el Contralor General del Estado, o por

300
el Subcontralor General citando el numero y fecha de tal autorizacin o por
disposicin de la mxima autoridad que ejerza la representacin legal de la
institucin segn lo dispuesto en el Art. 14 de la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado.

Objetivos del Examen
Se indicarn los objetivos que tienen relacin directa con la naturaleza del
examen

Alcance del exmen
Se expondr la amplitud del trabajo realizado con indiccin de: periodo
cubierto, reas, rubros o componentes examinados.

Base Legal.
Se sealar el instrumento legal en el cual consta la creacin o constitucin de
la entidad y se presentarn las disposiciones legales que tienen vinculacin
con la Unidad Administrativa, reas, rubros o componentes examinados y otras
normas reglamentarias.

Estructura Orgnica
Se debe sealar la estructura orgnica de la entidad, la unidad o rea
examinada, segn corresponda, con el propsito de ubicar al lector en el
campo de accin de la auditoria.

Se debe sealar los que constan en el reglamento Orgnico Funcional, a fin de
divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a traves de sus unidades, reas o
actividades.

Financiamiento o monto de recursos examinados.
Sealar, en lo posible, el monto de los recursos examinados en el examen

CAPITULO II Resultados del examen

En este captulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada uno de
los rubros o reas examinadas, ordenndolos de acuerdo al grado de
importancia relativa, empezando por el resultado del seguimiento de las
recomendaciones de informes anteriores.

Todo comentario tendr un ttulo que revele su contenido en forma resumida y
llame la atencin al lector.

Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condicin, criterio, causa
y efecto; sern redactados en forma narrativa y contendrn aspectos
trascendentes detectados durante el examen, descritos ordenadamente con
lgica y claridad, no incluirn trminos como a la fecha o en la actualidad,
sino precisando con claridad la fecha del evento o hecho; y, su efecto, en lo
posible, ser cuantificado; adems, incluirn las conclusiones y
recomendaciones, sin que estas formen parte de los hallazgos pero que
guarden relacin directa con ellos.

301
Anexos del Informe

Anexo 1: Nmina de funcionarios principales
Anexo 2: Movimiento de las cuentas analizadas.- Se efectuara el movimiento,
partiendo del saldo del ltimo examen realizado, resumiendo los dbitos y
crditos y estableciendo el saldo contable a la fecha de corte; los ajustes o
regulaciones y la presentacin y descomposicin del saldo de caja- bancos.

La presensacin del saldo de caja sealara el saldo inicial, los ingresos y
egresos del periodo y el saldo final.

La descomposicin del saldo final demostrara los recursos efectivos propios y
los recursos efectivos ajenos.

Anexo 3: cronograma de aplicacin de recomendaciones.

302
Auditoria de Gestin para la Contralora General del Estado y
Entidades y Organismos del Sector Pblico sometidos a su control

ACUERDO No. 031 CG
El Contralor General del Estado
ACUERDA
Art. 1.- Expedir y poner en vigencia el Manual de Auditora de Gestin para la
Contralora General del Estado y Entidades y Organismos del Sector Pblico
sometidos a su control.
Art. 2.- Las entidades y organismos del sector pblico, sometidos al control de la
Contralora General del Estado, disearn, pondrn en vigencia y actualizarn los
indicadores de gestin teniendo como antecedente las propuestas tcnicas
contenidas en el presente manual y anexo, y el aporte de sus propias unidades
administrativas y sus servidores.
Art. 3.- La Contralora General del Estado peridicamente actualizar el Manual de
Auditora de Gestin, a base de los nuevos criterios tcnicos y legales que se emitan
al respecto.
Art. 4.- Este Manual entrar en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de
su publicacin en el Registro Oficial.
Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano a;

COMUNQUESE

Dr. Alfredo Corral Borrero
CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

303
La Gerencia Pblica

La Gerencia en la actualidad consiste en dirigir una entidad, unidad operativa o
programa de una manera eficiente, eficaz, efectiva, econmica y transparente.

La responsabilidad gerencial se define por el manejo de los recursos en funcin de su
rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable) el criterio de economa en su
administracin, procura del desarrollo organizacional de la institucin, asegurar una
positiva imagen institucional y preservar un impacto favorable en su mbito de accin.
El posicionamiento a futuro del gerente pblico se basar en su Actitud de Servicio al
Pblico, su Competitividad, en base a un trabajo excelente no habr grandes
diferencias entre el gerente pblico y el gerente privado; pero adems de ello debe
ser siempre ejemplo de honestidad.

Para una mejor comprensin de la gestin gubernamental es necesario definir los
siguientes trminos:

La Responsabilidad y el Deber de Responder

La responsabilidad de acuerdo a lo sealado por el diccionario de la real academia
espaola: es la calidad de responsable, que proviene del latn responsum, lo cual es
aplicable aquel que est obligado a responder de alguna cosa o por alguna
persona.

Es decir que, en primer trmino, la responsabilidad es eminentemente una condicin
social, esto es, es propia del hombre viviendo en sociedad, una obligacin del
hombre en su interaccin con los dems hombres; o bien, desde el punto de vista
teolgico, en su interaccin con lo divino.

En segundo trmino, y slo analizando la relacin del hombre con los dems
hombres, esta responsabilidad se manifiesta hacia varios aspectos y en diversos
sentidos, como por ejemplo: la responsabilidad tica y moral del hombre hacia con
sus pares; la responsabilidad por el entorno, la naturaleza; la responsabilidad de
responder ante los compromisos que contrae, y dentro de esto, la responsabilidad de
responder ante una autoridad superior segn un convenio, acuerdo, pacto o contrato,
ya sea escrito o consuetudinario.

Por su parte el trmino responder implica satisfacer el argumento, duda, dificultad o
demanda.

De esta manera, si bien, la responsabilidad es inherente al ser social porque
involucra al hombre viviendo en sociedad, cuando se relaciona con otros hombres o
bien con la divinidad en el caso de su relacin con Dios; adems, implica una
relacin en distintos planos en cuanto a jerarqua, esto es, puede darse en una
relacin de pares, o bien entre superiores y subordinados.

Los anglosajones utilizan el trmino ACCOUNTABILITY para referirse al deber de
responder ante una autoridad superior, trmino este, que al trasladarlo al espaol, ha
sido traducido como RESPONSABILIDAD. Por lo tanto, la responsabilidad es una
accin de rendicin de cuenta.

304
La rendicin de cuenta constituye en s misma, una relacin de jerarqua, y se
manifiesta en una connotacin natural al entender que todos los individuos son
responsables de sus propios actos, o bien en su connotacin legal, cuando supone
que todo acto o accin debe ser transparente, sujeto a la ley, a sus reglamentos y al
juicio prudente del individuo y del ente social.
De esta manera, el deber de responder, o rendir cuenta, es aplicable a todo individuo
o conjunto de individuos (cualesquiera sea la forma de su comunidad) cuando se
relaciona con una autoridad (cualesquiera sea la forma de esa relacin)
As se evidencia por lo dems, en la sociedad poltica segn veremos a continuacin:
Liderazgo
En primer lugar, empecemos por entender el concepto de Organizacin y para
comenzar de alguna parte, vemoslo desde la perspectiva del proceso administrativo.
En Administracin cuando hablamos de organizacin la entendemos en su forma
verbal: como estructurar, distribuir, ordenar u otro; sin embargo, tambin se puede
tomar como un sustantivo al decir que: organizacin es la forma de toda asociacin
humana para el logro de un objetivo.
Cada vez que dos o ms personas se unen con algn propsito, de inmediato se
produce un acto conjunto que es sinnimo de organizacin y de coordinacin que es
su principio subyacente.
La coordinacin nace desde el mismo momento en que esas personas combinan sus
esfuerzos para conseguir un objetivo, toda vez que para conseguir la unidad de
accin que permite lograr la meta comn, esos esfuerzos deben ser al unsono, o, al
mismo tiempo. Esa unidad de accin slo es posible s existe organizacin. Sin
embargo, tampoco podra haber organizacin si no existe en el grupo alguien con
poder para conseguir el esfuerzo coordinado, dando origen as a la Jefatura.
El poder es la capacidad para hacer algo, y es manifiestamente una facultad
individual que tiene o se entrega a una persona o entidad. En cambio la autoridad es
inherente a la organizacin, ya que se general en el grupo, emana de ste porque
para hacerse efectiva necesita del acuerdo de todos, por lo mismo es subyacente al
esfuerzo coordinado, la autoridad pertenece al colectivo y es entregada a un individuo
en la forma de un mandato determinado de esa manera el poder, de utilizar la
autoridad en nombre de todos, lo cual es reconocido por todos como legtimo.
As surge la J efatura, como expresin de la autoridad delegada por el grupo, es
decir, es la forma que asume la autoridad cuando penetra en la Organizacin.
Por eso donde la democracia prevalece la autoridad emana del pueblo, es ste el
que tiene el poder soberano y es quien delega la autoridad en jefes y mandatarios
mediante el sufragio. Por lo tanto, la jefatura es la investidura que se otorga a estos
mandatarios para actuar revestidos de la autoridad que emana del pueblo.
Por otra parte, es importante tener presente que la autoridad adquiere valor cuando se
ejerce con juicio y mediante el buen uso de la razn, de la justicia, de lo fundado y de lo
legtimo, solamente entonces pasa a ser un derecho que se gana y que se ejerce con

305
calidad. Por eso usamos la expresin autoridad moral cuando el poder se conjuga
con la tica.
En el ejercicio de la poltica es evidente la distincin entre gobiernos elegidos y
gobiernos de facto, que corresponde a la diferencia entre el derecho de autoridad
adquirido mediante un proceso reconocido como legtimo, y la mera posesin del poder
obtenido por el uso de la fuerza o de otra forma, pero siempre de manera ilegtima.
Por lo tanto, podemos afirmar enfticamente que la autoridad se apoya en un derecho
moral y como los derechos no pueden separarse de los deberes, cuando la J efatura no
usa sus derechos en la forma que sus deberes lo exigen, estar expuesta, antes o
despus, al fracaso.
Todo esto nos lleva a afirmar que ninguna organizacin tiene posibilidades de
permanecer si no est asentada sobre una base slida de valores morales, entre los
cuales destaca la comunidad de intereses o servicio mutuo; que implica
obligaciones recprocas entre sus miembros, en cuanto a que no slo deben
comprenderse y servirse mutuamente, sino que adems, todos y cada uno de ellos
deben saber cual es el fin perseguido, cmo ste satisface el inters individual de
cada cual, y cmo tambin satisface el inters de todos, es decir; deben aprehender
que el logro del objetivo es esencial para el bienestar colectivo y adems, entender
porqu lo es.
EL CONTROL DE GESTIN
Definiciones
Gestin
Gestin es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtencin de
recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Esto
busca fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, se desarrolla
dentro del marco determinado por los objetivos y polticas establecidos por el plan
de desarrollo estratgico e involucra a todos los niveles de responsabilidad de la
entidad.
Gestin comprende todas las actividades de una organizacin que implica el
establecimiento de metas y objetivos, as como la evaluacin de su desempeo y
cumplimiento; adems del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la
supervivencia.
Control
Control es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el
cumplimiento de los objetivos y planes diseados y para que los actos administrativos
se ajusten a las normas legales y a los referentes tcnicos y cientficos establecidos
para las diferentes actividades humanas dentro de la organizacin social.
Control de Gestin
El control de gestin es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la
administracin y los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de los
procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y

306
desempeo y la identidad de la distribucin del excedente que stas producen, as
como de los beneficios de su actividad.
Propsito del Control de Gestin

Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo como
retribucin a la contribucin que ste realiza, mediante los tributos que entrega, es ah
donde nace su real derecho de exigir que los mismos sean de buena calidad, y
entregados en forma oportuna a su servicio; pero tambin le interesa a la sociedad
saber que la produccin sea como consecuencia de una gestin pblica, que procure la
mxima productividad a un costo razonable que significa la utilizacin ptima de los
recursos financieros materiales y humanos disponibles, evitando el desperdicio de los
mismos o la apropiacin indebida para fines particulares sin importar el perjuicio que se
cause a la sociedad y describiendo el fraude y los indicios de responsabilidad penal.

La gestin pblica necesariamente tiene que realizarse como un imperativo social,
entendido esto, que las autoridades, directivos y funcionarios que prestan su
contingente en los diversos Poderes del Estado y en las instituciones y organismos
pblicos, manifiesten y acten con profesionalismo, mstica de servicio y
transparencia. La gestin gubernamental, comprende todas las actividades de una
organizacin que implica el establecimiento de metas y objetivos, as como la
evaluacin de su desempeo y cumplimiento; adems del desarrollo de una estrategia
operativa que garantice la supervivencia.

El Estado, al igual que en la actividad privada, requieren tener Metas, Misin, Visin,
poder medir resultados y evaluar su gestin en trminos de eficiencia, eficacia y
economa, para lo cual el Estado necesita implantar y profundizar una Cultura de
Servicio.

mbito y Objetivo General de la Gestin Pblica

La evaluacin de gestin en los sistemas de control interno, se refiere a medir la
economa efectividad y eficiencia de las actividades, para lo cual es necesario realizar
un proceso de evaluacin de los mtodos que la direccin de una entidad u organismo
establece en forma peridica y sistemtica sobre los controles para cumplir con las
normas legales, el buen uso y proteccin de los recursos, la identificacin y cubrimiento
de riesgos y la responsabilidad del funcionario en relacin con unos estndares de
resultados esperados proyectando acciones a futuro en busca de un mejoramiento
continuo.

El mbito y objetivo de la gestin pblica, se lo puede concebir de la siguiente
manera:

Gestin Operativa.- Sectores: de los servicios generales del estado, del desarrollo
social y comunitario, de la infraestructura econmica, productivo, financiero y de
valores y otros, propios de la misin y finalidad de la entidad u organismo.

Gestin Financiera.- Que incluye la presupuestaria, del crdito, tributaria, de caja o
tesorera, contable y contratacin pblica, esta ltima en cuanto significa
financiamiento para la adquisicin de bienes, adquisicin de servicios y realizacin de
obras, y propiamente a la gestin contractual con su contenido legal y tcnico.

307
Gestin Administrativa.- General, de bienes, de transporte y construcciones
internas, de comunicaciones; de documentos (secretariado, biblioteca, imprenta,
reproduccin de documentos y otros), de seguridad limpieza y mensajera, de
recursos humanos, de desarrollo social interno, e informtica
Instrumentos para el Control de Gestin
El control de gestin como cualquier sistema, posee unos instrumentos para
entenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran:
- ndices: Permiten detectar variaciones con relacin a metas o normas.
- Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos.
- Cuadros de Mandos: Permiten la direccin y enfoque hacia los objetivos.
- Grficas: Representacin de informacin (variaciones y tendencias).
- Anlisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor
superacin.
- Control Integral: Participacin sistemtica de cada rea organizacional en el
logro de los objetivos.
- Flujogramas: Representacin simblica o pictrica de un procedimiento
administrativo.
Uno de los instrumentos para lograr un buen control de gestin es la utilizacin de
indicadores de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto
Elementos de Gestin
El Estado requiere de planificacin estratgica y de parmetros e indicadores de
gestin cuyo diseo e implantacin es de responsabilidad de los administradores de
las instituciones pblicas en razn de su responsabilidad social de rendicin de
cuentas y de demostrar su gestin y sus resultados, y la del auditor gubernamental
evaluar la gestin, en cuanto a las cinco "E", esto es, ECONOMIA, EFICIENCIA,
EFICACIA, ECOLOGIA Y ETICA, que a continuacin se definen:
Economa, son los instrumentos correctos a menos costo, o la adquisicin de
recursos idneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar
indicado, y al precio convenido; es decir, adquisicin o produccin al menor costo
posible, con relacin a los programas de la organizacin y a las condiciones y
opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad. La
responsabilidad gerencial tambin se define por el manejo de los recursos en funcin
de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economa
en su administracin.
Eficiencia.- insumos que producen los mejores resultados con el menor costo o la
utilizacin provechosa de los recursos, en otros trminos, es la relacin entre los
recursos consumidos y la produccin de bienes y servicios, se expresa como
porcentaje comparando la relacin insumo-produccin con un estndar aceptable o
norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor nmero de unidades se
producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relacin
entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los
recursos humanos, econmicos y tecnolgicos para su obtencin; incluye la relacin de
los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las

308
actividades; por tanto, es la relacin entre el rendimiento de los bienes, servicios u
otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. La eficiencia es lograr que
las normas de consumo y de trabajo sean correctas y que la produccin y los servicios
se ajusten a las mismas; que se aprovechen al mximo las capacidades instaladas;
que se cumplan los parmetros tcnicos - productivos, que garanticen la calidad; que
las mermas y los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio
prestado sean los mnimos; y, que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar.
Se manifiesta en la misin o finalidad compartida, tener objetivos y polticas, una
estructura operativa definida, disponer del personal idneo, y tener una cultura de
perfeccionamiento.
Eficacia, son los resultados que brinda los efectos deseados, en otras palabras, es la
relacin entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas
programados; es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los
proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que
una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se haba
propuesto; tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo
que debe comprobarse que la produccin o el servicio se haya cumplido en la
cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente til el producto obtenido o el
servicio prestado.
La eficacia se determina comparando lo realizado con los objetivos previamente
establecidos, o sea la medicin del cumplimiento de objetivos y metas. Se mide la
eficacia investigando las necesidades de sus clientes actuales y potenciales, como
tambin del desempeo de los competidores actuales y potenciales, la permanente
relacin con los clientes, la consulta de su grado de satisfaccin y la respuesta a sus
reclamos y sugerencias.
Ecologa, son las condiciones, operaciones y prcticas relativas a los requisitos
ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestin
institucional, de un proyecto, programa o actividad.
tica, es un elemento bsico de la gestin institucional, expresada en la moral y
conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada
en sus deberes, en su cdigo de tica, en las leyes, en las normas constitucionales,
legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad.
Equidad, Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la poblacin, teniendo en
cuenta el territorio en su conjunto, la necesidad de estimular las reas cultural y
econmicamente deprimidas, y con absoluto respeto a las normas constitucionales y
legales imperantes sobre el reparto de la carga tributaria, los gastos, las inversiones,
las participaciones, las subvenciones y transferencias pblicas.
Interrelacin entre Economa, Eficiencia, Eficacia, Ecologa y Etica
En el proceso gerencial se observa la interrelacin entre la economa (recursos o
insumos al menor costo), la eficiencia (recursos o insumos que producen los mejores
resultados), la eficacia (resultados que brindan los efectos deseados), la ecologa
(anlisis de los esfuerzos realizados para preservar el medio ambiente y la
conservacin de los recursos, determinando sus costos y evaluando su impacto) y la
tica (la conducta tica de la organizacin y sus integrantes, traducida en acciones

309
concretas que evidencian la transparencia en la gestin) y la equidad (en cuanto a la
entrega de servicios bienes y obras a toda la comunidad con la recuperacin de sus
costos de acuerdo a la capacidad contributiva de los usuarios).
La relacin se da por cuanto, la Economa se entiende por la adquisicin de recursos
o insumos (financieros, materiales, humanos y tecnolgicos) correctos al menor
costo, para ser utilizados eficientemente en la produccin de bienes, servicios u obras
previstos, permitiendo el logro de los objetivos, metas o beneficios esperados, que al
ser entregados en las cantidades, calidades, a costos razonables y en forma
oportuna, garantizando un efecto favorable en el entorno socio-econmico, sin afectar
al medio ambiente y disminuyendo el dao y costo ecolgico, evidenciando en la
gestin una conducta y moral institucional que garantice la transparencia en su
accionar.

A ms de las seis "E", son parte del control de gestin los seis trminos que a
continuacin se indica:

Rendimiento, es la gestin gerencial o desempeo en busca de la Eficiencia con
Eficacia ms Economa; es decir, la medicin de calidad de trabajo ms el logro de
objetivos que en conjunto nos aseguran una gestin unitaria en un sentido sistemtico
y realizadora por el esfuerzo productivo, objetivos versus metas. Es indispensable
orientarse hacia la excelencia mediante una gestin trascendente, que permita la
satisfaccin del cliente incluso por encima de sus expectativas.

Calidad, es la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado
satisface la necesidad del usuario o cliente. Se refiere a los procesos sistemticos
utilizados por la institucin para asegurar la ejecucin o entrega de sus productos o
servicios, cada vez con mejor calidad; se evala adems el control de dichos
procesos y su mejoramiento continuo, de modo de asegurar la entrega de servicios
y/o productos; y/o el cumplimiento de programas de manera que satisfagan
crecientemente al usuario y aseguren el uso eficiente de los recursos institucionales.

Resultados, es la relacin con los niveles de calidad y mejoramiento obtenido sobre
la base del anlisis de la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los
usuarios, y del anlisis de las distintas operaciones del servicio, a todo lo cual podran
y deberan estar contenidos en los indicadores de gestin. Son los elementos de
gestin ms importantes, por cuanto el auditor puede comprobar si los parmetros o
indicadores diseados por la administracin de la entidad, se traducen o sirven para
medir efectivamente: la calidad de los programas, productos o servicios; el
mejoramiento de la productividad y la calidad en los procesos principales y en las
reas de apoyo; en la calidad de los proveedores, en la gestin financiera, en la
satisfaccin del usuario, y la satisfaccin del personal.

Impacto: Repercusin a mediano o largo plazo en el entorno social, econmico o
ambiental, de los productos o servicios prestados. Incluye la obtencin de
informacin y percepcin de la comunidad respecto de los servicios, prestaciones y
productos que se ponen a disposicin de los ciudadanos, de sus compromisos de
calidad, de servicio, su grado de cumplimiento y las compensaciones por
incumplimientos. Parte de la medicin del impacto es referirse a la proteccin del
medio ambiente y a la conservacin de los recursos.

310
Excelencia Gerencial.- Es la bsqueda del logro de los objetivos corporativos,
asegurar la dinmica de la organizacin, mantener una adecuada moral del personal,
y principalmente buscar la satisfaccin de los clientes.

Control Interno.- Es un instrumento de gestin, por consiguiente, la responsabilidad
en cuanto a la idoneidad, eficacia y estructura del control interno incumbe en primera
instancia, al personal directivo. El control interno gerencial es importante para los
ejecutivos o administradores de entidades pblicas por cuanto proporciona
condiciones para poder confiar en la solidez de las operaciones y actividades
realizadas en distintos niveles y lugares; cuanto mayor es el tamao de la entidad
pblica, an ms importante es su sistema de control interno para las funciones que
tienen encomendadas su administracin.

Fundamentos de la Auditora de Gestin en el Sector Pblico Ecuatoriano

Definicin

La auditora de gestin, es el examen sistemtico y profesional, efectuado por un
equipo multidisciplinario, con el propsito de evaluar la eficacia de la gestin de una
entidad, programa, proyecto u operacin, en relacin a sus objetivos y metas; de
determinar el grado de economa y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y,
de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-
econmico derivado de sus actividades.

Propsitos y objetivos

Entre los propsitos tenemos a los siguientes:

Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son
necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; as como, efectuar sugerencias
sobre formas ms econmicas de obtenerlos.
Determinar lo adecuado de la organizacin de la entidad; la existencia de
objetivos y planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de polticas
adecuadas; la existencia y eficiencia de mtodos y procedimientos adecuados; y,
la confiabilidad de la informacin y de los controles establecidos.
Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera
econmica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.
Cerciorarse si la entidad alcanz los objetivos y metas previstas de manera eficaz
y si son eficaces los procedimientos de operacin y de controles internos; y,
Conocer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas.

Los principales objetivos son:

- Promover la optimizacin de los niveles de eficiencia , eficacia, economa, calidad
e impacto de la gestin pblica.
- Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.
- Verificar el manejo eficiente de los recursos.
- Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administracin
del patrimonio pblico.
- Satisfacer las necesidades de la poblacin.

311
Alcance

La Auditora de Gestin puede abarcar a toda entidad o a parte de ella, en este ltimo
caso por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, un grupo de operaciones,
etc. Pero el alcance tambin comprende la cobertura a operaciones recientemente
ejecutadas o en ejecucin, denominada operaciones corrientes.

La Auditora de Gestin examina en forma detallada cada aspecto operativo,
administrativo y financiero de la organizacin, por lo que, en la determinacin del
alcance debe considerarse principalmente lo siguiente:

a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerrquico de la entidad; la estructura
organizativa; y, la participacin individual de los integrantes de la institucin.
b) Verificacin del cumplimiento de la normatividad tanto general como especfica y
de procedimientos establecidos.
c) Evaluacin de la eficiencia y economa en el uso de los recursos, entendido como
rendimiento efectivo, o sea operacin al costo mnimo posible sin desperdicio
innecesario; as como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en
relacin a los recursos utilizados.
d) Medicin del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la informacin
financiera y operativa.
e) Atencin a la existencia de procedimientos ineficaces o ms costosos;
duplicacin de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de
mejorar la productividad con mayor tecnificacin; exceso de personal con relacin
al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen
desperdicio de recursos o perjuicios econmicos.
f) Control sobre la identificacin, de riesgos su profundidad e impacto y adopcin de
medidas para eliminarlos o atenuarlos.
g) Control de legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los recursos.
h) Evaluacin del ambiente y mecanismos de control interno sobre el alcance de la
auditora, debe existir acuerdo entre los administradores y auditados; el mismo
debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento Preliminar, porque permite
delimitar el tamao de las pruebas o sea la seleccin de la muestra y el mtodo
aplicable, adems medir el riego que tiene el auditor en su trabajo.

Enfoque

La Contralora del Ecuador se proyecta a la ejecucin de auditoras de gestin con
un enfoque integral, por tanto, se concibe como una Auditora de Economa y
Eficiencia, una Auditora de Eficacia, y una Auditora de tipo Gerencial-Operativo y
de Resultados.

Es una Auditora de Economa y Eficiencia porque est orientada hacia la
adquisicin econmica de los recursos (insumos) y su utilizacin eficiente o
provechosa en la produccin de bienes, servicios u obra, expresada en una
produccin maximizada en la cantidad y calidad producida con el uso de una
determinada y mnima cantidad de recursos, es decir, incrementar la productividad
con la reduccin de costos.

312
Es una Auditora de Eficacia porque est orientada a determinar el grado en que
una entidad, programa o proyecto estn cumpliendo los objetivos, resultados o
beneficios preestablecidos, expresados en trminos de cantidad, calidad, tiempo,
costo, etc.

Es una Auditora con enfoque Gerencial-operativo y de resultados, porque evala
la gestin realizada para la consecucin de los objetivos y metas mediante la
ejecucin de planes, programas, actividades, proyectos y operaciones de una
entidad, expresados en la produccin de bienes, servicios y obras en la calidad y
cantidad esperados, y que sean socialmente tiles, y cuyos resultados sean
medibles por su calidad e impacto.

Similitudes y diferencias con otras Auditoras

AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA FINANCIERA

ELEMENTOS FINANCIERA DE GESTION

1. Objetivo

Dictaminar los estados
financieros de un perodo.

Revisa y evala la Economa y eficiencia
con los que se han utilizado los recursos
humanos, materiales y financieros, y el
resultado de las operaciones en cuanto al
logro de las metas y eficacia de los
procesos; evala la tica y la ecologa, y
promueve mejoras mediante
recomendaciones.

2. Alcance y
Enfoque

Examina registros,
documentos e informes
contables. Los estados
financieros un fin. Enfoque de
tipo financiero. Cubre
transacciones de un ao
calendario.

Evala la eficacia, eficiencia, economa,
tica y ecologa en las operaciones. Los
estados financieros un medio.
Enfoque gerencial y de resultados.
Cubre operaciones corrientes y recin
ejecutadas.

3. Participantes

Solo profesionales auditores
con experiencia y
conocimiento contable.

Equipo multidisciplinario conformado por
auditores conocedores de la gestin y otros
profesionales de las especialidades
relacionadas con la actividad que se audite.

6. Forma de
Trabajo

Numrica, con orientacin al
pasado y a travs de pruebas
selectivas.

No numrica, con orientacin al presente y
futuro, y el trabajo se realiza en forma
detallada.

7. Propsito

Emitir un informe que incluye
el dictamen sobre los E.F.

Emitir un informe que contenga:
comentarios, conclusiones y
recomendaciones.

8. Informe

Relativo a la razonabilidad de
los estados financieros y
sobre la situacin financiera,
resultados de las
operaciones, cambios en el
patrimonio y flujos de
efectivo.

Comentario y conclusiones sobre la
entidad y componentes auditados, y
recomendaciones para mejorar la gestin,
resultados y controles gerenciales

313
HERRAMIENTAS DE LA AUDITORA DE GESTIN

EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO

Para la ejecucin de Auditoras de Gestin es necesario la conformacin de un
equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las
reas a examinarse, a ms de los auditores profesionales, podra estar integrado por
especialistas en otras disciplinas, tales como: ingenieros, abogados, economistas,
siclogos, mdicos, etc.

Auditores

De ste grupo, entre los dos ms experimentados, se designa al jefe de grupo y al
supervisor, quienes tendrn la mxima e ntegra responsabilidad de la Auditora de
Gestin. As mismo, este trabajo debe realizarse a cargo de una Direccin de
auditora y bajo la direccin de su titular.

Especialistas

Estos profesionales a ms de su capacidad deben tener la independencia necesaria
con relacin a la entidad objeto de la auditora, a fin de obtener mayor confianza de
que su trabajo ser ejecutado con total imparcialidad.

Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o
departamentos de auditora, los especialistas podran participar incluso en la Fase de
Conocimiento Preliminar.

MUESTREO EN LA AUDITORA DE GESTION

Durante su examen el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente, suficiente para
darle una base razonable sobre lo cual emitir un informe. Los procedimientos de
auditora que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad de las
operaciones de la entidad, sino que se restringen a algunos de ellos; este conjunto de
operaciones constituye una muestra.

El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita
concluir sobre los hallazgos obtenidos en el universo de operaciones. Por muestra
representativa se entiende una cantidad dada de partidas que considerando los
valores otorgados a elementos tales como el riesgo, permite inferir que el
comportamiento de esa muestra es equivalente al comportamiento del universo.

El muestreo en auditora, es la aplicacin de un procedimiento de auditora a menos
del 100% de las partidas dentro de un grupo de operaciones, con el propsito de
evaluar alguna caracterstica del grupo.

La aplicacin del muestreo en auditora tiene los siguientes objetivos:

a) Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control
establecidos.
b) Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluye
en los registros y controles.

314
El auditor al efectuar la auditora de gestin y considerar los factores de riesgos (en
cualquiera de los tipos de riesgos), tendr que decidirse o no, por el mtodo para
seleccionar la muestra y el tamao de sta, ya que es imposible abarcar en su
totalidad todas las operaciones vinculadas con la gestin del rea a utilizar.

Los riesgos inherentes y de control existen con independencia del procedimiento de
muestreo. El auditor debe considerar los riesgos de deteccin surgidos de las
incertidumbres debidas al muestreo (riesgo muestral) as como las surgidas de otros
factores sin relacin con el mismo (riesgo no muestral).

En la auditora de gestin, el auditor en la fase de conocimiento Preliminar y en la
fase de Planificacin requiere de investigaciones lo ms exhaustivas posibles para
determinar las causas de los problemas, que le permitan determinar en la ejecucin
del trabajo las pruebas a realizar y la aplicacin o no de muestreos.

El tamao de la muestra est condicionado por el grado de seguridad que el auditor
planea obtener de los resultados del muestreo.

En la verificacin de la gestin el auditor tiene que practicar pruebas de cumplimiento
para determinar si el control interno contable - administrativo, cumplen con los
requisitos esperados que permitan en el primer caso, la confiabilidad razonable desde
el punto de vista financiero, y en el segundo caso, una administracin eficiente.

Para este propsito se deben considerar las posibilidades o no de errores, teniendo
en cuenta la planeacin del error tolerable considerando a su vez el criterio de
materialidad, que pueden incluir los siguientes pasos:

Estudiar los niveles de errores identificados en otras auditoras
Reconocer los cambios en las polticas y procedimientos seguidos por la entidad
auditada
Obtener evidencias suficiente

Los auditores emplean los dos enfoques de las tcnicas de muestreo, como son:

De Apreciacin o no Estadstico.- Los tems a ser incluidos en la muestra son
determinados de acuerdo a criterio; en este tipo de muestreo el tamao, seleccin y
evaluacin de las muestras son completamente subjetivas; por lo tanto, es mas fcil
que ocurran desviaciones. Esta tcnica es la ms tradicional que viene aplicando el
auditor; se sustenta en una base de juicio personal.

Estadstico.- Aplica tcnicas estadsticas para el diseo, seleccin y evaluacin de la
muestra; provee al auditor de una medicin cuantitativa de su riesgo. Este muestreo
ayuda al auditor a: 1. Disear una muestra eficiente; 2. Medir la eficiencia de la
evidencia comprobatoria obtenida; y, 3. Evaluar los resultados de la muestra.
Los dos tipos de muestreo hacen uso del criterio profesional del auditor para la
planeacin, elaboracin y evaluacin de una muestra; igualmente si los dos se
aplican apropiadamente, puede proporcionar suficiente evidencia comprobatoria.
Para la eleccin entre el muestreo estadstico y no estadstico, se debe considerar
que ambos mtodos se basan en la presuncin de que una muestra revelara
informacin suficiente acerca del universo en su conjunto, para permitir al auditor

315
llegar a una conclusin sobre el universo. Es importante insistir que ambos mtodos
se apoyan significativamente en el juicio del auditor.

La diferencia entre los dos mtodos es el grado de formalidad y estructura
involucrado en la determinacin del tamao de la muestra, seleccin de la muestra y
evaluacin de los resultados.

Al escoger entre el muestreo estadstico y el no estadstico, el auditor debe considerar
los objetivos de auditora y la naturaleza del universo objeto de la muestra, as como
tambin las ventajas y desventajas de cada mtodo.

Una vez seleccionada la muestra se debe verificar si las operaciones seleccionadas
se corresponden con los criterios siguientes:

La visin y misin de la entidad u organismo
Los objetivos y metas planteados o programadas
El manejo eficiente y econmico de los recursos
La calidad esperada por el usuario
La normativa legal que regula las actividades y justifica la existencia de la entidad
Los indicadores de gestin establecidos por la organizacin, cuando fuere del
caso.

PARMETROS E INDICADORES DE GESTIN

Indicadores como instrumentos de control de gestin

Para conocer y aplicar los indicadores de gestin, es importante que se encuentre
implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y
la importancia del control de gestin como concepto clave y herramienta de la
evaluacin institucional.

Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el
control de gestin, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a
travs del cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como parmetros los
llamados indicadores de gestin, los cuales se materializan de acuerdo a las
necesidades de la institucin, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar,
observar o corregir.

Las actividades que se realizan en una organizacin requieren cuantificarse, es decir,
medirse; esa medida refleja en qu grado las actividades que se ejecutan dentro de
un proceso, o los resultados del proceso se han alcanzado. Para medir una actividad
lo importante es saber:
CONTROL
INTERNO

INDICADORES

CONTROL

316

Construccin de indicadores para el sector publico

La medicin de indicadores de gestin, que en estricta lgica tendra que iniciarse por
el proceso integral Planificacin Estratgica, debe involucrar en forma democrtica y
participativa a todos los funcionarios implicados en la produccin de un servicio o
funcin, por lo que su desarrollo e implementacin debera beneficiar tanto a sus
productores como a sus destinatarios.

A pesar de las dificultades que puedan enfrentar las instituciones del Estado para
aplicar estrategias de gestin, ms propias del sector privado financiero e industrial,
aparece conveniente hoy en da, por ejemplo, que los servicios pblicos se abran a la
utilizacin de conceptos tales como "cliente" o "producto", que aportan el sentido de
un conjunto de obligaciones y derechos mutuos entere las respectivas unidades y las
personas, instituciones o empresas con las que se relacionan.

Sus principales ventajas son:

- Introducir un proceso de participacin en la responsabilidad que implica prestar el
servicio o funcin, as como compartir el mrito que significa alcanzar niveles
superiores de eficiencia.

- Adecuar los procesos internos, detectando inconsistencias entre los objetivos de
la institucin y su quehacer cotidiano. Es frecuente que como resultado de la
implementacin de un sistema de evaluacin, se eliminen tareas innecesarias o
repetitivas o se inicie un proceso de adecuacin organizacional.

- Apoyar el proceso de planificacin o de formulacin de polticas de mediano y
largo plazo, en la medida en que todos los implicados tienen la oportunidad de
analizar el qu y el cmo de sus afanes cotidianos.

- Mejorar la informacin respecto del uso de los recursos pblicos y sentar las
bases de un mayor compromiso y confianza entre los productores del servicio,
Esas medidas deben relacionarse
con la MISIN de la organizacin
MISIN GESTIN
QU MEDIR? CUANDO MEDIR?
DNDE MEDIR? CONTRA QUE MEDIR?
MEDIDAS
(Grado de operacin o resultado)
ESTRATEGIAS
(Plan para llevar a cabo la Misin)
Esas medidas deben relacionarse
con la MISIN de la organizacin
MISIN GESTIN
QU MEDIR? CUANDO MEDIR?
DNDE MEDIR? CONTRA QUE MEDIR?
MEDIDAS
(Grado de operacin o resultado)
ESTRATEGIAS
(Plan para llevar a cabo la Misin)

317
que facilite la relacin entre las instituciones pblicas, los ministerios, la
administracin central y el Congreso Nacional.

- Integrar en el sentido del trabajo funcionario la satisfaccin de expectativas y
necesidades de realizacin personal y profesional, a las que todos tienen
derecho, introduciendo sistemas de reconocimiento al buen desempeo, tanto
institucional como grupal e individual, sobre bases ms objetivas.

En cuanto al relevamiento de Indicadores, los auditores utilizarn parmetros o
indicadores convenientes como trminos de referencia o estndares razonables de la
gestin y control, contra los cuales se puedan realizar comparaciones y evaluaciones
del grado de economa, eficacia y eficiencia en el logro de los objetivos y en la
administracin de los recursos.

Si el responsable de la auditora estima que los indicadores utilizados no son
aplicables, deber tratar de resolver las diferencias de criterios con el ente, desarrollar
sus propios indicadores o considerar medidas alternativas de evaluacin.

Para obtener una medicin ms adecuada ser conveniente aumentar el nmero de
indicadores, incrementando de esta manera la probabilidad de lograr una estimacin
ms precisa y disminuir el riesgo de error.

Los indicadores tendrn por funcin dar seales de alerta ante la ocurrencia o
agravamiento de deficiencias en un rea determinada.

Los indicadores son instrumentos que permiten medir, evaluar y comparar,
cuantitativamente y oblicualitativamente las variables asociadas a las metas, en el
tiempo, su propio comportamiento y su posicin relativa al respecto de sus similares
de otras realidades. Los indicadores de gestin pueden ser utilizados para evaluar la
entidad como un todo y tambin respecto de todas las actividades que se ejecutan,
para cualquier funcin, rea o rubro que se quiera medir. Para construir indicadores
de gestin, que es responsabilidad bsica de la gerencia o administracin de las
entidades y organismos pblicos, se puede aplicar la siguiente metodologa:

a) Definicin de la entidad, funcin o rubro que se requiere medir.

Es importante tener muy claro al definir el parmetro, qu es lo que se va a medir,
la gestin global de toda la institucin, parte de ella o alguna rea en particular y
si esa actividad se encuentra ubicada en el nivel poltico estratgico, nivel
estratgico operativo, nivel de polticas y planes o en el mbito de programas
proyectos; toda vez que sern los responsables de cada rea los que debern
efectuar la definicin del indicador de que se trate.

b) Definicin del objetivo que se persigue con el indicador

Otro aspecto importante, es aclarar suficientemente, como se utilizar el
indicador, de manera de poder administrar cualquier medida correctiva. En este
aspecto, se deben responder las preguntas: para qu se necesita el indicador?,
qu persona o personas lo obtendrn?, qu se pretende medir?, quines lo
utilizarn?, cul es el propsito de la medicin?, etc. Todas estas interrogantes
deben ser respondidas antes de la confeccin del indicador.

318
c) Determinacin de la fuente de datos

Otro aspecto importante es establecer en forma anticipada de dnde se obtendr
la informacin que permita obtener el indicador; del sistema de informacin
contable, de datos estadsticos, de registros informales u otros. En todo caso,
cualquiera que sea la fuente de origen de los datos, ellos deben cumplir con
requisitos de calidad tales como: veracidad, pertinencia y oportunidad, adems de
estar debidamente respaldado.

d) Anlisis de informacin

Una vez implementado los parmetros, antes de su obtencin y utilizacin
posterior, se hace necesario que la informacin relacionada con ello, se
encuentre debidamente validada y autorizada por los responsables de su emisin.

e) Determinacin de la periodicidad del medidor.

Es necesario definir cada cuanto tiempo es conveniente cotejar la realidad con el
indicador, toda vez que ello debe ser puesto en conocimiento, tanto del evaluador
como del evaluado.

f) Identificacin del receptor del Informe de Gestin

Se deben establecer claramente los usuarios del informe de gestin, ya sea que
pertenezcan al nivel de gestin estratgico, logstico o tctico, es decir, se debe
determinar quienes usarn la informacin en la toma de decisiones.

g) Revisin de los indicadores

Los indicadores deben ser evaluados permanentemente con el propsito de
readecuarlos a la realidad cambiante de la institucin.

h) Usuarios de la informacin fuente

As como el conocimiento de la fuente de informacin es importante, de la misma
manera tambin lo es establecer con anterioridad quienes son los que manejan y
utilizan esta informacin, toda vez que la decisin es resultado de todos los.

Indicadores financieros bsicos
Los Indicadores son los cocientes que permiten analizar rendimientos. Se convierten en importantes
cuando comparan diversos perodos
- Indicadores que miden la liquidez
a) Capital de Trabajo = Activo Corriente Pasivo Corriente
b) ndice de Independencia Financiera = Pasivo Corriente
Pasivo Total

319
c) ndice de Solvencia (Relacin Corriente) = Activo Corriente
de Equilibrio Financiero a Corto Pla Pasivo Corriente
d) Equilibrio financiero a Largo plazo = Capital .
Activo no corriente
e) ndice de Liquidez Inmediata = Efectivo + Invent. Temporales
Pasivo Corriente
f) ndice de Liquidez = Activo Corriente - Inventarios
(Prueba cida) Pasivo Corriente
g) ndice de Sumi-liquidez = -Activo no corriente
Activo Total
h) Liquidez del Activo Corriente = Inventarios .
Activo Corriente
i) Rotacin de Productos = Costo De Ventas
Terminados Inv. Promedio De Prod. Terminados
j) Plazo Medio de Productos = 360 Das .
Terminados Rotacin De Productos Terminados
k) Rotacin de Materias Primas = Costo De Materia Prima Utilizada
Inv. Promedio De Materias Primas
l) Plazo Medio de Materias Primas = 360 Das .
Rotacin Materias Primas
m) Rotacin de Cuentas por Cobrar = Ventas a Crdito .
Promedio de Cuentas por Cobrar
n) Plazo Medio de Cuentas por = 360 Das .
Cobrar Rotacin de Cuentas por Cobrar
) Rotacin de Cuentas por Pagar = Compras Anuales a Crdito .
Promedio de Cuentas por Pagar
o) Plazo Medio de Cuentas por Pagar = 360 Das .
Rotacin de Cuentas por Pagar

- Indicadores que miden el endeudamiento
a) ndice de Solidez (Endeudamiento) = Pasivo Total
Activo Total

320
b) ndice de Pasivo a Capital Permanente = Pasivo a Largo Plazo
Capital Permanente
c) ndice de Pasivo a Patrimonio = Pasivo Total
Patrimonio

- Indicadores que miden la Rentabilidad

a) Rentabilidad Global = Utilidad Neta
Activo Total
= Utilidad Neta X Ventas
Ventas Activo Total
= Margen de Ventas X Rotacin del Activo

b) Rentabilidad sobre el Patrimonio = Utilidad Neta .
Patrimonio Promedio
c) Rentabilidad sobre el Capital Social = Utilidad Neta
Capital Social Promedio
d) Utilidad por Accin = Utilidad Neta
Acciones en Circulacin
e) Rentabilidad por Accin = Utilidad por Accin
Valor Nominal de la Accin
f) Dividendo por Accin = Dividendos Declarados
g) Valor en Libros por Accin = Patrimonio
h) Rentabilidad Operativa de la inversin = Resultado Neto Total
Activo Total
i) Rentabilidad Operativa del = Resultado Operativo Neto
Capital Propio Patrimonio Neto
j) Rentabilidad Total del Capital Propio = Resultado Neto Total
Patrimonio Neto

321
- Indicadores que miden el Rendimiento
a) Rendimiento de las ventas = Resultado Neto Operativo
Ventas Totales
b) Rendimiento del = Pasivo Total X Resultado Neto Operativo
Capital Ajeno Activo Total X Pasivo Total
c) Rendimiento del Endeudamiento = Rendimiento Capital Ajeno
Intereses Pagados
- Indicadores que miden la Capacidad de Pago
a) Cobertura de Intereses = Utilidad en Operacin
Total de Intereses
b) Cobertura Total = Utilidad + Depreciacin + Intereses .
Total de Cuotas de Principal e Intereses
c) Cobertura del Pasivo a = Utilidad + Depreciacin + Amortizacin
Cuotas de Principal Deuda a Largo Plazo
- ndices de Gestin Financiera
Solvencia = Activos Circulantes
Pasivos Circulantes
1. Indicadores presupuestarios

En la Unidad de Presupuesto de la Contralora se han desarrollado los siguientes indicadores:

- ndices de Efectividad de los programas

= Recursos realmente invertidos
Recursos planeados
Permite determinar en que medida las previsiones de recursos se han ajustado a las demandas
reales que ha planeado la ejecucin del programa. Su resultado permite la reprogramacin
presupuestaria. ptimo igualdad de recursos. ndice con tendencia creciente.
Actividades realizadas durante la ejecucin del programa
Actividades planeadas

322
Cuantifica el logro de los objetivos y metas que sirven de base a los programas, permite
determinar en que medida las desviaciones entre los objetivos originales y los resultados pueden
ser por la forma como se lleva a cabo las actividades / proyectos. Lo ptimo es el cumplimiento de
todas las actividades programadas. Tendencia creciente y positiva
Resultado real observado en la obtencin de los objetivos y metas
Producto programado a travs de la ejecucin del programa
La medicin del producto debe considerar los factores exgenos, evaluacin financiera y social de
proyectos de inversin pblica.
La efectividad del programa, se evala partiendo del examen de resultados finales. Lo ptimo es
el menor costo y mayor productividad
Eficiencia de programas = Comparacin del producto (bienes y servicios finales
Insumos requeridos para su produccin
Es un ndice de productividad. Rendimientos: constantes a escala, crecientes y decrecientes.
Los cambios en el ndice se deben a: 1) Innovaciones tecnolgicas, 2) Cambios en la
organizacin de la produccin, y 3) Cambio en la utilizacin de los insumos y 4) Implementacin
de sistemas de capacitacin. Lo ptimo es el rendimiento creciente a escala, ndice con
tendencia creciente y positiva (mayor produccin con menos insumos)

ndice de Eficiencia = Resultados medidos en trminos de la obtencin de una meta o un objetivo
Recursos realmente invertidos (insumos)
Relaciona las actividades con los objetivos y las metas con los recursos disponibles para su
ejecucin. Refleja la optimizacin en la utilizacin de los recursos e insumos (calidad)
Produccin efectiva del producto N
Produccin programada Standard
En empresas productivas, se debera optimizar la utilizacin de todos los recursos productivos:
humanos, tecnolgicos, materiales, financieros.
Produccin efectiva del producto N
Capacidad instalada Standard
Indicador que mide la ptima utilizacin de la capacidad instalada. Se vincula con los conceptos
de Costo y Producto Marginal.
Productividad del trabajo efectivo
Productividad del trabajo programado
Cumplimiento de adecuados niveles de productividad, por ptima utilizacin de recursos.

323
- ndices financieros presupuestarios
a) Dependencia Financiera de = Ingresos de Transferencias
Transferencia del Gobierno Ingresos Totales
Mide el nivel de dependencia de las transferencias obtenidas del sector pblico, lo ptimo es un
ndice reducido por incremento de los ingresos de autogestin. Lo ptimo es el ndice menor a 1.
b) Autonoma financiera = Ingresos propios
Ingresos totales
Permite cuantificar la capacidad institucional para autofinanciarse por su gestin o para generar recursos
propios, lo ptimo de la tendencia creciente ndice tender a 1.
c) Solvencia financiera = Ingresos corrientes
Gastos corrientes
Cuando los ingresos corrientes son ms que suficientes para cubrir los gastos corrientes,
pudiendo general un supervit presupuestario, caso contrario aparecer un dficit. Lo ptimo es
que el ndice es creciente.
d) Autofinanciamiento del servicio =Ingresos propios de explotacin del servicio
Gastos totales de operacin del servicio
Permite verificar si con el producto de la gestin, puede financiarse su proceso productivo, se
refiere a autofinanciar la gestin del proceso institucional para la generacin del producto esto es
de bienes o servicios. Se sustenta es el establecimiento del sistema de costos por procesos lo
ptimo es que el ndice mayor e igual a 1, para la obtencin de excedentes en el proceso
productivo.
e) Autosuficiencia = Ingresos propios X 100
Gastos corrientes
Mide la capacidad de financiar con ingresos propios los gastos corrientes. Lo ptimo es que el ndice
superior al 100%, para la obtencin de excedentes.
= Gasto en Remuneracin X 100
Ingresos Propios
Capacidad de financiar con ingresos de autogestin, los gastos de remuneracin, lo ptimo es que el
ndice con tendencia creciente y superior al 100%.
- ndices de ingresos presupuestarios
a) Con respecto al total de Ingresos:

324
1. = Ingresos corrientes X 100
Total de ingresos
= Impuestos.
Total ingresos
Venta de Bienes
Total de ingresos
Renta de inversiones y multas
Total de ingresos
Transferencias corrientes
Total de ingresos
2. = Ingresos de capital
Total de ingresos
3. = Fuentes de financiamiento
Total de Ingresos

b) Con respecto a la clasificacin del ingreso

1. = Ingresos de cada grupo
Corrientes

Impuestos
Ingresos corrientes

Tasas y contribuciones
Ingresos corrientes

2. = Ingresos de cada grupo

Transferencias corrientes del sector pblico

= Ingreso Efectivo
Valor codificado

Este indicador permite establecer el grado de recaudacin de cada tem de ingreso en un perodo
de tiempo, el indicador citado se relaciona con:

= Ingresos efectivos
Ingresos previstos

325
Anlisis de reformas presupuestarias de ingresos y gastos
= Monto reformas presupuestarias
Estimacin inicial
El ndice elevado refleja que es necesario fortalecer la fase de programacin presupuestaria, se
debe analizar la periodicidad y el monto de las mismas

326
FASE I Conocimiento Preliminar
Visita de observacin entidad
Revisin archivos papeles de trabajo
Determinar indicadores
Detectar el FODA
Evaluacin estructura control interno
Definicin de objetivo y estrategia de
auditora.
FASE II Planificacin
Anlisis informacin y documentacin
Evaluacin de control interno por componentes
Elaboracin Plan y Programas
FASE III Ejecucin
Aplicacin de programas
Preparacin de papeles de trabajo
Hojas resumen hallazgos por componente
Definicin estructura del informe.
FASE IV Comunicacin de Resultados
Redaccin Borrador de Informe
Conferencia final, para lectura de informe
Obtencin criterios entidad
Emisin informe final, sntesis y memorando de
antecedentes.
FASE V Seguimiento
De hallazgos y recomendaciones al trmino de
la auditora.
Recomprobacin despus de uno o dos aos.
Memorando de
Planificacin
Programas de
Trabajo
Papeles de
Trabajo
Archivo Archivo
Perm.
Borrador del
Informe
Borrador
Informe Final
Conferencia
Final
INICIO
FIN
FASE I Conocimiento Preliminar
Visita de observacin entidad
Revisin archivos papeles de trabajo
Determinar indicadores
Detectar el FODA
Evaluacin estructura control interno
Definicin de objetivo y estrategia de
auditora.
FASE II Planificacin
Anlisis informacin y documentacin
Evaluacin de control interno por componentes
Elaboracin Plan y Programas
FASE III Ejecucin
Aplicacin de programas
Preparacin de papeles de trabajo
Hojas resumen hallazgos por componente
Definicin estructura del informe.
FASE IV Comunicacin de Resultados
Redaccin Borrador de Informe
Conferencia final, para lectura de informe
Obtencin criterios entidad
Emisin informe final, sntesis y memorando de
antecedentes.
FASE V Seguimiento
De hallazgos y recomendaciones al trmino de
la auditora.
Recomprobacin despus de uno o dos aos.
Memorando de
Planificacin
Programas de
Trabajo
Papeles de
Trabajo
Archivo Archivo
Perm.
Borrador del
Informe
Borrador
Informe Final
Conferencia
Final
INICIO
FIN
METODOLOGA DE EJECUCIN DE AUDITORA DE GESTIN
FLUJO DEL PROCESO DE LA AUDITORA DE GESTIN

327
FASES DEL PROCESO DE LA AUDITORA DE GESTIN

FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR

OBJETIVOS

Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor
nfasis a su actividad principal; esto permitir una adecuada planificacin, ejecucin y
consecucin de resultados de auditora a un costo y tiempo razonables.

ACTIVIDADES

En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo, cumplen todas las tareas
tpicas siguientes:

1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y
operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.

2. Revisin de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de
auditoras anteriores; y/o recopilacin de informaciones y documentacin bsica
para actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensin
cabal de la Entidad sobre:

a) La visin, misin, los objetivos, metas, planes direccionales y estratgicos.

b) La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de produccin
interesa: Que y como produce; proceso modalidad y puntos de
comercializacin; sus principales plantas de fabricacin; la tecnologa
utilizada; capacidad de produccin: proveedores y clientes; el contexto
econmico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los
sistemas de control de costos y contabilidad; etc.

c) La situacin financiera, la produccin, la estructura organizativa y funciones,
los recursos humanos, la clientela, etc.
De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no
congruentes con objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visin y la
ubicacin de la problemtica existente.

3. Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, que constituyen
puntos de referencia que permitirn posteriormente compararlos con resultados
reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores,
similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de
indicadores, y tratndose de una primera auditora de gestin, el equipo de
trabajo conjuntamente con funcionarios de la entidad desarrollaran los
indicadores bsicos.

4. Detectar la fuerzas y debilidades; as como, las oportunidades y amenazas en el
ambiente de la Organizacin, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a
cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos
negativos de las segundas.

328
5. Evaluacin de la Estructura de Control Interno que permite acumular informacin
sobre el funcionamiento de los controles existente y para identificar a los
componentes (reas, actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la
evaluacin de control interno y que en las siguientes fases del examen se
sometern a las pruebas y procedimientos de auditora.

6. Definicin del objetivo y estrategia general de la auditora a realizarse.

PRODUCTOS

Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo
Documentacin e informacin til para la planificacin
Objetivos y estrategia general de la auditora

FLUJO DE ACTIVIDADES

2
Papeles de
trabajo
Archivo
PASO Y DESCRIPCION FASE I CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
1. Director de Auditoradesigna Supervisor y
J efe de Equipo y dispone visita previa.
2. Supervisor y J efe de Equipo visitan entidad
para observar actividades, operaciones y
funcionamiento.
3. Supervisor y J efe de Equipo revisan y
actualizan archivo permanente y corrientes de
papeles de trabajo.
4. Supervisor y J efe de Equipo obtienen
informacin y documentacin de la entidad
5. Supervisor y J efe de Equipo determinan y
evalan la visin, misin, objetivos y metas
6. Supervisor y J efe de Equipo detectan riesgos y
debilidades y, oportunidades y amenazas
7. Supervisor y J efe de Equipo determinan los
componentes a examinarse, as como el tipo de
auditores y de otros profesionales que
integraran el equipo multidisciplinario.
8. Supervisor y J efe de Equipo determinan criterios,
parmetros e indicadores de gestin.
9. Supervisor y J efe de Equipo definen objetivos y
estrategia general de la auditora.
10. Director de auditoraemite la rdende trabajo.
2
Papeles de
trabajo
Archivo
PASO Y DESCRIPCION FASE I CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
1. Director de Auditoradesigna Supervisor y
J efe de Equipo y dispone visita previa.
2. Supervisor y J efe de Equipo visitan entidad
para observar actividades, operaciones y
funcionamiento.
3. Supervisor y J efe de Equipo revisan y
actualizan archivo permanente y corrientes de
papeles de trabajo.
4. Supervisor y J efe de Equipo obtienen
informacin y documentacin de la entidad
5. Supervisor y J efe de Equipo determinan y
evalan la visin, misin, objetivos y metas
6. Supervisor y J efe de Equipo detectan riesgos y
debilidades y, oportunidades y amenazas
7. Supervisor y J efe de Equipo determinan los
componentes a examinarse, as como el tipo de
auditores y de otros profesionales que
integraran el equipo multidisciplinario.
8. Supervisor y J efe de Equipo determinan criterios,
parmetros e indicadores de gestin.
9. Supervisor y J efe de Equipo definen objetivos y
estrategia general de la auditora.
10. Director de auditoraemite la rdende trabajo.

329
FASE II PLANIFICACIN

OBJETIVOS

Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para los cual debe
establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a
desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos especficos y
el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los
parmetros e indicadores de gestin de la entidad; la revisin debe estar
fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los
procedimientos de auditora, los responsable, y las fecha de ejecucin del examen;
tambin debe preverse la determinacin de recursos necesarios tanto en nmero
como en calidad del equipo de trabajo que ser utilizado en el desarrollo de la
revisin, con especial nfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados;
finalmente, los resultados de la auditora esperados, conociendo de la fuerza y
debilidades y de la oportunidades de mejora de la Entidad, cuantificando en lo posible
los ahorros y logros esperados.

Para esta fase tambin se harn constar, casos prcticos y experiencias cumplidas,
en el ejercicio de auditoras de gestin de carcter piloto.

ACTIVIDADES

Las tareas tpicas en la fase de planificacin son las siguientes:

1. Revisin y anlisis de la informacin y documentacin obtenida en la fase
anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad,
comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la
evaluacin de control interno y para la planificacin de la auditora de gestin.

2. Evaluacin de Control Interno relacionada con el rea o componente objeto del
estudio que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los
controles existentes, til para identificar los asuntos que requieran tiempo y
esfuerzas adicionales en la fase de Ejecucin; a base de los resultados de esta
evaluacin los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen,
confirmar la estimacin de los requerimientos de personal, programar su trabajo,
preparar los programas especficos de la siguiente fase y fijar los plazos para
concluir la auditora y presentar el informe, y despus de la evaluacin tendr
informacin suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e
informacin y los procedimientos de control. La evaluacin implica la calificacin
de los riesgos de auditora que son: a) Inherente (posibilidad de errores e
irregularidades); b) De Control (procedimientos de control y auditora que no
prevenga o detecte); y c) De Deteccin (procedimientos de auditora no
suficientes para descubrirlos); y d) Otras clases de riesgo, en sus diferentes
reas u operaciones a las que est expuesta la entidad.

Los resultados obtenidos servirn para: a) Planificar la auditora de gestin; b)
Preparar un informe sobre el control interno.

330
3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el supervisor e un trabajo conjunto con el jefe
de equipo y con el aporte de los dems integrantes del equipo multidisciplinario,
prepararn un Memorando de Planificacin cuya estructura se presenta en los
formatos y modelos

4. Elaboracin de programas detallados y flexibles, confeccionados especficamente
de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de
las 5 E (Economa, Eficiencia, Eficacia, tica y Ecologa), por cada proyecto a
actividad a examinarse. El supervisor con el jefe de equipo preparan programas
de auditora en los que mnimo se incluyan objetivos especficos y procedimientos
especficos con la calificacin del riesgo de auditora, por cada uno de los
componentes, aunque tambin podra incluirse aspectos relativos a las cinco E,
breve descripcin del componente, entre otros.

Las actividades 1, 3 y 4 se realizan en las oficinas del auditor, en cambio, la actividad
2 debe llevarse a cabo en la entidad auditada.

PRODUCTOS

Memorando de Planificacin
Programas de Auditora para cada componente (proyecto, programa o actividad)


FASE II PLANIFICACION

PASO Y DESCRIPCION

1. Equipo multidisciplinario revisan y
analizan la informacin y
documentacin recopilada.

2. Equipo multidisciplinario evala el
control interno de cada componente

3. Supervisor y J efe de Equipo elaboran
el memorando de planificacin

4. Supervisor y J efe de Equipo preparan
los programas de auditora

5. Subdirector revisa el plan de trabajo y
los programas por componentes.

6. Director revisa y aprueba el plan y los
programas de auditora.

3
2

331
FASE III EJECUCIN

OBJETIVOS

En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditora, pues en esta instancia
se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y
calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de
auditora y procedimientos definidos en cada programa, para sustentan las
conclusiones y recomendaciones de los informes.

ACTIVIDADES

En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizarn las
siguientes tareas tpicas:

a) Aplicacin de los programas detallados y especficos para cada componente
significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicacin de las
tcnicas de auditora tradicionales, tales como: inspeccin fsica, observacin,
clculo, indagacin, anlisis, etc.; adicionalmente mediante la utilizacin de:
Estadsticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones
extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.
Parmetros e indicadores de economa, eficiencia y eficacia, tanto reales como
estndar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones
especializados, entidades similares, organismos internacionales y otros.

b) Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la
planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente,
competente y relevante.

c) Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
examinado, expresados en los comentarios; los mismos que deben ser
oportunamente comunicados a los funcionarios y terceros relacionados.

d) Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los
papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y
recomendaciones.

En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no
auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeacin; adems, es
necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el
trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados:
igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del
auditor ms experimentado.

PRODUCTOS

Papeles de trabajo
Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

332
FLUJO DE ACIVIDADES

FASE III DE EJECUCION

PASO Y DESCRIPCION

1. Equipo multidisciplinario aplican los
programas que incluyen pruebas y
procedimientos.

2. Equipo multidisciplinario elabora papeles
de trabajo que contienen evidencias
suficientes, competentes y pertinentes.

3. J efe de Equipo y Supervisor elabora y
revisa hojas resumen de hallazgos
significativos por cada componente.

4. J efe de Equipo y Supervisor redacta y
revisa los comentarios conclusiones y
recomendaciones.

5. J efe de Equipo comunica resultados
parciales a los funcionarios de la entidad.

6. J efe de Equipo y Supervisor definen la
estructura del informe de auditora

FASE IV: COMUNICACIN DE RESULTADOS
OBJETIVOS
Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control
interno, se preparar un informe final, el mismo que en la auditora de gestin difiere,
pues no slo que revelar las deficiencias existentes como se lo haca en las otras
auditoras, sino que tambin, contendr los hallazgos positivos; pero tambin se
diferencia porque en el informe de auditora de gestin, en la parte correspondiente a
las conclusiones se expondr en forma resumida, el precio del incumplimiento con su
efecto econmico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia,
eficacia y economa en la gestin y uso de recursos de la entidad auditada.
ACTIVIDADES
En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo con los resultados
entregados por los integrantes del equipo multidisciplinario llevan a cabo las
siguientes:
3
4

Papeles de
trabajo

Hojas
resumen

333
1. Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores con
funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participacin de los especialistas
no auditores en la parte que se considere necesario.
2. Comunicacin de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la
auditora de gestin para promover la toma de acciones correctivas de inmediato,
es menester que el borrador del informe antes de su emisin, deba ser discutido
en una Conferencia Final con los responsables de la Gestin y los funcionarios
de ms alto nivel relacionados con el examen; esto le permitir por una parte
reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero
por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legtima
defensa.

PRODUCTOS

Informe de Auditora, sntesis del informe y memorando de antecedentes
Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditora.


4
5
DPEI
1. Supervisor y J efe de Equipo elaboran el
borrador del informe, sntesis y
memorando de antecedentes.
2. Subdirector revisa el borrador de
informe.
3. Director revisa informe y autoriza
realizacin de conferencia final
4. J efe de Equipo convoca a involucrados
a la lectura de borrador de informe.
5. Equipo multidisciplinario realiza
conferencia final con funcionarios y
relacionados.
6. Supervisor y J efe de Equipo receptan
puntos de vista y documentacin de
funcionarios y terceros relacionados.
7. Supervisor y J efe de Equipo redactan el
informe final, sntesis y memorando
antecedentes
8. Subdirector revisa el informe, sntesis y
9. Director de Auditoraprevia revisin
suscribe el informe.
10. La Direccin de Planificacin y
Evaluacin Institucional realiza control de
calidad del informe, sntesis y memo de
antecedentes.
11. Contralor o Subcontralor aprueban el
informe.
12. Director de Auditoraremite el
informe a la entidad auditada; y el
informe, sntesis y memorando de
antecedentes a la Direccin de
Responsabilidades.
PASO Y DESCRIPCION FASE IV COMUNICACIN DE
RESULTADOS
4
5
DPEI
1. Supervisor y J efe de Equipo elaboran el
borrador del informe, sntesis y
2. Subdirector revisa el borrador de
informe.
3. Director revisa informe y autoriza
realizacin de conferencia final
4. J efe de Equipo convoca a involucrados
a la lectura de borrador de informe.
5. Equipo multidisciplinario realiza
conferencia final con funcionarios y
relacionados.
6. Supervisor y J efe de Equipo receptan
puntos de vista y documentacin de
funcionarios y terceros relacionados.
7. Supervisor y J efe de Equipo redactan el
informe final, sntesis y memorando
antecedentes
8. Subdirector revisa el informe, sntesis y
9. Director de Auditoraprevia revisin
suscribe el informe.
10. La Direccin de Planificacin y
Evaluacin Institucional realiza control de
calidad del informe, sntesis y memo de
antecedentes.
11. Contralor o Subcontralor aprueban el
informe.
12. Director de Auditoraremite el
informe a la entidad auditada; y el
informe, sntesis y memorando de
antecedentes a la Direccin de
Responsabilidades.
PASO Y DESCRIPCION FASE IV COMUNICACIN DE
RESULTADOS

334
Contenido de los Informes y Carta de Presentacin
Hospitales Estatales

CONTENIDO DEL INFORME
Carta de Envo
CAPITULO I Enfoque de la Auditora
Motivo de la auditora
Objetivos
Alcance
Enfoque
Componentes auditados
Indicadores utilizados
CAPITULO II Informacin de la Entidad
Misin
Visin
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
Base Legal
Estructura Orgnica
Financiamiento
Funcionarios principales
CAPITULO III Resultados Generales
CAPITULO IV Resultados Especficos por Componentes

ANEXO
Cronograma de cumplimiento de recomendaciones

Quito, ..

Seor

Director Provincial de Salud
Presente.-

De mi consideracin:

Hemos efectuado la auditora de gestin a la Direccin Provincial de Salud, al 30 de
septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la
Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, con cargo al Plan Operativo
Integral rea de control ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora
General del Estado.

Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con la Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de
Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas
normas requieren que la auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza

335
razonable que la informacin y documentacin examinada no contiene exposiciones
errneas de carcter significativo, igualmente, que las operaciones a las cuales
corresponden se hayan efectuado de conformidad a las disposiciones legales y
reglamentarias, polticas y dems normas aplicables.

Se analizaron como componentes la Direccin Nacional de Salud, Hospitales de
Quito y de Guayaquil, y los subcentros de salud; y, como subcomponentes las
especialidades de Gineco-Obstetricia, Ciruga General, Traumatologa, Medicina
Interna, reas de Recursos Humanos, Informtica. Finanzas e Infraestructura fsica.
Los resultados por su importancia, se detallan a continuacin:

Hospital Quito

El rea de oferta del servicio de Gineco-Obstetricia, corresponde a 1224 horas
asignadas a consultar externa y el rea de proceso a 133 como primeras consultas y
636 como subsecuentes; los estndares facilitados por el hospital establece un
tiempo de 20 a 15 minutos para las consultas primeras y subsecuentes, por lo tanto
debieron brindarse 211,75 consultas como primeras y 1012,24 como segundas, lo
que representa 666,74 consultas no realizadas, equivalentes al 46,4%, concluyendo
que los especialistas dedicaron mayor tiempo por cada consulta al fijado en los
estndares.

En el servicio de Ciruga General, se asign 504 horas a consulta externa, que
comparado con las 196,25 horas mdicas trabajadas, representa el cumplimiento del
38,9% relativamente bajo. Adems, se determin un rendimiento de 4 pacientes por
horas trabajada cuando en realidad hubo una produccin de 1,55 pacientes por hora
contratada, estableciendo que la asignacin de horas mdicas para esta especialidad
estn bajo los estndares de atencin fijadas por el Hospital.

Para el servicio de Traumatologa, se estableci 1152 horas a consulta externa,
existiendo 20 camas disponibles, un giro de camas de 8,95 veces por paciente,
observando que el porcentaje de desocupacin de cada cama es de 5,24 das, lo que
significa para la entidad costos elevados por mantenimiento sin atencin a pacientes.
En el rea de Medicina Interna, se estableci 1464 horas a consulta externa,
obteniendo un rendimiento de 3 pacientes por hora trabajada, conforme constan en
los estndares de atencin otorgado por el Hospital, sin embargo, la productividad fue
de 1,65 pacientes por hora contratada, resultado que se encuentra por debajo del
estndar, estableciendo como grado de utilizacin del recurso humano el 55, 09%
productividad que deber ajustarse para optimizar los recursos.

Hospital de Guayaquil

Se mantienen a nivel de salas de hospitalizacin varios registros estadsticos en
forma general y no por especialidades, de igual manera en las diferentes reas de
servicio no se obtuvo informacin, hechos que limitaron realizar un anlisis completo.
Las principales causas de morbilidad por consulta externa corresponden a patologas
de nivel primario que bien pudieron ser resueltas en los diferentes dispensarios que
corresponden a la Direccin Provincial de Salud, no as, en morbilidad por
emergencias que cumple con la funcin del servicio.

336
En el rea de Gineco-Obstetricia, se determin la produccin del Hospital de 1,7
consultas por hora contratada, que se encuentra bajo los estndares de consultas,
obteniendo un grado de utilizacin del recurso humano a nivel del Hospital del 55%, el
restante 45% est subutilizado el servicio con los consecuentes gastos en recursos
humanos y mantenimiento.

El servicio de Materno Infantil tambin no est utilizado de acuerdo a su capacidad
instalada pues a criterio de los profesionales de salud no se cuenta con los equipos
bsicos para su funcionamiento.

En los subcentros, los servicios de atencin mdica, odontolgica, curaciones e
inyecciones que prestan, no estn gravados con ningn costo, contrario a la poltica
que se aplican en los Hospitales; adems, varios subcentros construidos no son
funcionales, pues se construyeron sin una planificacin hospitalaria adecuada, no
tienen planos de construccin ni de las instalaciones sanitarias, geogrficamente
estn ubicados unos cerca de otros, lo que permite la centralizacin de los servicios
en ciertos sectores.

Segn el Reglamento Orgnico Funcional las actividades asignadas al Departamento
Nacional de Administracin de Recursos Humanos no se cumple y no se enmarca
con la estructura organizativa actual. Los Hospitales de Quito y Guayaquil tienen
autonoma administrativa y financiera con una estructura orgnica propia a cargo del
Departamento de Administracin y Desarrollo de Recursos Humanos de cada unidad
operativa, por lo tanto la Direccin Provincial de Salud se limita nicamente al control
del personal que en ella labora.

Ausencia de planificacin especfica para el rea de Recursos Humanos, por lo que
no laboran en funcin de planes y programas, ni se han determinado objetivos a
corto, mediano y largo plazo, polticas, procedimientos, estndares o mtodos de
evaluacin, encaminados a lograr eficiencia y desarrollo del recurso humano que
garantice mejor calidad en los servicios que prestan a menor costo.

Continuos pases administrativos a los personales policiales dispuestos por el alto
mando, lo que genera inestabilidad del servidor e impide la continuidad en la gestin.
Falta de una unidad de sistemas informticos formalmente establecida que responda
a una planificacin estratgica de la institucin y no solamente a dar soporte a los
usuarios en las actividades donde intervienen microcomputadores.

Los dos centros de cmputo de la Direccin Provincial de Salud y del Hospital de
Quito no funcionan en forman coordinada mediante el establecimiento de polticas
comunes, las cuales permitan el desarrollo de la gestin informtica en forma
conjunta, pues la informacin que manejan debe estar al alcance de las principales
autoridades.

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el
presente informe.

337
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 361 de la Ley Orgnica
de Administracin Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el
cronograma aceptado por la entidad, se aplicarn en el tiempo programado.

Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Por el Contralor General del Estado

DIRECTOR DE AUDITORIA

FASE V: SEGUIMIENTO

OBJETIVOS

Con posterioridad y como consecuencia de la auditora de gestin realizada, los
auditores internos y en su ausencia los auditores internos que ejecutaron la auditora,
debern realizar el seguimiento correspondiente:

ACTIVIDADES

Los Auditores efectuarn el seguimiento de las recomendaciones, acciones
correctivas y determinacin de responsabilidades derivadas, en la entidad, en la
Contralora, Ministerio Pblico y Funcin J udicial, con el siguiente propsito:

a) Para comprobar hasta que punto la administracin fue receptiva sobre los
comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el
informe, efecta el seguimiento de inmediato a la terminacin de la auditora,
despus de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el informe
aprobado.
b) De acuerdo al grado de deterioro de las 5 E y de la importancia de los
resultados presentados en el informe de auditora, debe realizar una
recomprobacin de cursado entre uno y dos aos de haberse concluido la
auditora.
c) Determinacin de responsabilidades por los daos materiales y perjuicio
econmico causado, y comprobacin de su resarcimiento, reparacin o
recuperacin de los activos.

338
PRODUCTOS

Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones.
Encuesta sobre el servicio de auditora
Constancia del seguimiento realizado
Documentacin y papeles de trabajo que respalden los resultados de la fase de
seguimiento.


5
Papeles de
trabajo
Archivo
1. Director de Auditorasolicita a auditores
internos y/o dispone a auditores externos realicen
seguimiento auditora.
2. Auditor designado recaba de la administracin,
la opinin sobre los comentarios (hallazgos),
conclusiones y recomendaciones, de inmediato a
la entrega del informe de auditora.
3. Auditor designado y funcionarios de la
entidad establecen un cronograma de aplicacin
de recomendaciones y correctivos.
4. Auditor designado obtiene de la Direccin de
Responsabilidades el oficio de determinacin.
5. Auditor designado recepta de la entidad
auditada la documentacin que evidencie las
medidas correctivas tomadas y del cumplimiento
de las recomendaciones, y evala sus resultados,
dejando constancia en papeles de trabajo.
6 Auditor designado prepara informe del
seguimiento y entrega al Director de Auditora
7. Auditor designado archiva en papeles de
trabajo resultado de seguimiento.
8 Auditor designado realiza seguimiento de
acciones posteriores en la Direccin de
Responsabilidades y Departamento de Coactivas
de la CGE, y en el Ministerio Pblico y Funcin
J udicial.
PASO Y DESCRIPCION FASE V SEGUIMIENTO
5
Papeles de
trabajo
Archivo
J udicial.
J udicial.

339
CONTRATO FORMULARIO No. ______
Empresa Auditada: Preparado por: ______ ___
Perodo: ______________ _ Revisado por: ___ ______
Ref.: _______________

CONTRATO DE SERVICIOS DE AUDITORIA

En la ciudad de Loja, a los . das de de dos mil ., entre los
suscritos , con cdula de ciudadana No. ,
en su calidad de Gerente Propietario de , quien en
adelante se denominar El Contratante; y, el ,
portador de la cdula de ciudadana No. . debidamente autorizado
por la J unta Directiva de la firma de Auditores Independientes ,
quien en adelante se denominar El Contratista, celebramos el contrato de prestacin
de servicios profesiones de auditora .. que se regir por las siguientes
clusulas:

PRIMERA.- Objeto: El contratista independiente se obliga a cumplir la labor de
auditora de (empresa XY), por el perodo del . de .. al
. de de 20.., de conformidad con la propuesta que present al
contratante en comunicacin No. 0025-AOP&A-2007 del de . de 20,
la que para el efecto de descripcin de funciones y designacin de auditores se
considera incorporada al presente contrato.

SEGUNDA.- Duracin: Tendr una vigencia de . meses a partir de la
entrega de la documentacin completa por parte del contratante.

TERCERA.- Valor y forma de pago: El Contratante reconocer al Contratista
independiente como precio de este contrato y por la sola prestacin de servicios en la
propuesta de que trata la clusula primera de este contrato, honorarios por la suma
de . DLARES, ($..................) los que pagar 50% en calidad
de anticipo y el otro 50% contra entrega y lectura del reporte final y la correspondiente
factura. El retardo en el pago del 50% ser sancionado con el 2% de inters mensual
de mora y en caso de acudir a instancias judiciales el Contratante correr con las
costas judiciales que devenguen y los honorarios del abogado del Contratista.

CUARTA.- Obligaciones del Contratante: Adems de las obligaciones generales
derivadas del presente contrato, el Contratante se compromete a: a) designar de su
nmina los tcnicos o trabajadores que presten su colaboracin a tiempo completo a
la auditora sin ninguna relacin laboral con el contratista independiente, por
ende el pago de salarios y otros sern de responsabilidad exclusiva del contratante.
b) prestarle toda la colaboracin que solicite el contratista independiente, facilitndole
toda la documentacin que este requiera para el cumplimiento de sus funciones. c)
correr con todos los gastos administrativos y operativos que demande el contratista
independiente en el cumplimiento de su labor de auditora, como viticos,
certificaciones, reproduccin de documentos, materiales de oficina, llamadas
telefnicas y transporte. Adems proveer del espacio fsico y la logstica que permita
un ambiente adecuado para el cumplimiento de las actividades.

340
QUINTA.- Obligaciones del Contratista Independiente: El contratista
independiente se obliga nica y exclusivamente a la realizacin de las labores
descritas en la propuesta presentada al contratante el da ..de .. de 20
y que son las que corresponden a la auditora .

SPTIMA.- Lugar de prestacin del servicio: El servicio contratado por el
Contratante se prestar en la ciudad de Loja y se extender a otros lugares cuando
por razones del servicio contratado se presenten circunstancias que lo requieran y
siempre que el Contratante cubra los gastos de traslado y estada.

OCTAVA.- Terminacin del contrato: Sin perjuicio de lo dispuesto en la clusula
segunda de este contrato, el Contratante podr dar por terminado este contrato en
forma unilateral antes del cumplimiento del plazo inicial de () meses, en
cualquier momento, pagando al Contratista Independiente el precio total acordado en
la clusula tercera de este documento.

NOVENA.- Autonoma del Contratista Independiente: El desarrollo del presente
contrato de prestacin de servicios de auditora ... el Contratista
Independiente acta como tal, realizando la labor encomendada con libertad,
autonoma tcnica y directiva.

DCIMA.- Gastos: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la
celebracin del presente contrato, como el pago de impuestos, notarizacin,
publicaciones, etc. sern sufragados por partes iguales entre los contratantes.

UNDCIMA.- Documentos habilitantes: Son parte integrante de este contrato para
su plena validez, los siguientes documentos:

Propuesta del Contratista Independiente aceptada por el Contratante.
Copia notariada de la Escritura de Constitucin de la Firma de Auditores
Independientes ..
Copia notariada del Acta de J unta de Accionista en la que se nombra al
., como Representante de la Firma Auditora.
Copia notariada del contrato del representante legal del contratante
Copia del Registro nico de Contribuyentes obtenida de la pgina web del
Servicio de Rentas Internas.

DCIMOSEGUNDA.- Clusula compromisoria: Para todo lo no previsto en el
presente contrato y que fuere motivo de diferencias irreconciliables, las partes se
sometern a los jueces de esta jurisdiccin de Loja.

Para constancia se firma en la ciudad de Loja, a los das de .. de dos
mil ., en tres ejemplares de igual contenido.

El Contratante El Contratista

------------------------------------- ------------------------------------
.
CC. CC.

341

ASPECTOS LEGALES MODULO 9

Contenidos:

1. CONSTITUCIN DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR

2. LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
(responsabilidades)

3. REGLAMENTO A LA LEY ORGNICA DE LA CGE

4. REGLAMENTO DE BIENES DEL SECTOR PBLICO

Compilacin y estructura:

Dr. Alex Nivardo Paladnez Snchez

342
LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, REFORMAS Y
REGLAMENTO

LEY No 2002-73 CONGRESO NACIONAL CONSIDERANDO

Que la Constitucin Poltica de la Repblica instituye cambios fundamenta-les en la
competencia de la Contralora General del Estado como Organismo Tcnico Superior
de Control; Que es indispensable armonizar con los preceptos constitucionales, las
disposiciones relativas al control y auditora en el sector pblico; Que se debe aplicar
al Sistema de Control, Fiscalizacin y Auditora los principios constitucionales y,
especialmente los de legalidad, responsabilidad financiera, transparencia, economa,
eficiencia y eficacia, junto con los criterios de equidad, y, tica y las polticas de
descentralizacin y desconcentracin operativas; Que es necesario adaptar la gestin
de control de la Contralora General del Estado a las exigencias propias de un Estado
moderno; En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, expide la
siguiente:

LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA
GENERAL DEL ESTADO

TITULO I

OBJETO Y MBITO

Art. 1.- Objeto de la Ley.- La presente Ley tiene por objeto establecer y mantener,
bajo la direccin de la Contralora General del Estado, el sistema de control,
fiscalizacin y auditora del Estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad de
examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visin, misin y objetivos de las
instituciones del Estado y la utilizacin de recursos, administracin y custodia de
bienes pblicos.

Art. 2.- mbito de aplicacin de la Ley.- Las disposiciones de esta ley rigen para
las instituciones del sector pblico, determinadas en los artculos 225, 315 y a las
personas jurdicas de derecho privado previstas en el artculo 211 de la Constitucin .
Nota: Artculo 2, sustituido por el artculo 1 de la Ley Orgnica Reformatoria a la
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento
del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009.

* CONSTITUCIN DE LA REP-BLICA DEL ECUADOR.- Art. 225.- El sector
pblico comprende:

1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial,
Electoral y de Transparencia y Control Social.
2. Las entidades que integran el rgimen autnomo descentraliza-do.
3. Los organismos y entidades crea-dos por la Constitucin o la ley para el ejercicio
de la potestad estatal, para la prestacin de servicios pblicos o para desarrollar
actividades econmicas asumidas por el Estado.
4. Las personas jurdicas creadas por acto normativo de los gobiernos autnomos
descentralizados para la prestacin de servicios pblicos .

343
Art. 315.- El estado constituir empresas pblicas para la gestin de sectores
estratgicos, la prestacin de servicios pblicos, el aprovechamiento sustentable de
recursos naturales o de bienes pblicos y el desarrollo de otras actividades
econmicas.

Las empresas pblicas estarn bajo la regulacin y el control especfico de los
organismos pertinentes, de acuerdo con la ley; funcionarn como sociedades de
derecho pblico, con personalidad jurdica, autonoma financiera, econmica,
administrativa y de gestin, con altos parmetros de calidad y criterios empresariales,
econmicos, sociales y ambientales.

Los excedentes podrn destinarse a la inversin y reinversin en las mismas
empresas o sus subsidiarias, relaciona-das o asociadas, de carcter pblico, en
niveles que garanticen su desarrollo. Los excedentes que no fueran invertidos o
reinvertidos se transferirn al Presupuesto General del Estado.

La ley definir la participacin de las empresas pblicas en empresas mixtas en las
que el Estado siempre tendr la mayora accionaria, para la participacin en la
gestin de los sectores estratgicos y la prestacin de los servicios pblicos .

Art. 211.- La Contralora General del Estado es un organismo tcnico encargado
del control de la utilizacin de los recursos estatales, y la consecucin de los objetivos
de las instituciones del Estado y de las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos .

Publicados en el Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre del 2008.

Art. 3.- Recursos Pblicos.- Para efecto de esta ley se entendern por recursos
pblicos, todos los bienes, fondos, ttulos, acciones, participaciones, activos, rentas,
utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado
y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los
provenientes de prstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro ttulo,
realicen a favor del Estado o de sus instituciones, personas naturales o jurdicas u
organismos nacionales o internacionales.

Los recursos pblicos no pierden su calidad de tales al ser administrados por
corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compaas mercantiles y otras
entidades de derecho privado, cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creacin o
constitucin, hasta tanto los ttulos, acciones, participaciones o derechos que
representen ese patrimonio, sean transferidos a personas naturales o personas
jurdicas de derecho privado, de conformidad con la ley.

Art. 4.- Rgimen de control de las personas jurdicas de derecho privado con
participacin estatal.- Para todos los efectos contemplados en esta Ley, estn
sometidas al control de la Contralora General del Estado, las personas jurdicas y
entidades de derecho priva-do, exclusivamente sobre los bienes, rentas u otras
subvenciones de carcter pblico de que dispongan, cualesquiera sea su monto, de
conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artculo 211 de la Constitucin
Poltica de la Repblica.

344
Se evitar la superposicin de funciones con otros organismos de control, sin
perjuicio de estar obligados de actuar en el marco de sus competencias
constitucionales y legales, de manera coordina-da y/o simultnea .

Nota: Incisos primero y segundo del artculo 4, sustituidos por el artculo 1 de la
Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado , publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto
del 2004.

Cuando el Estado o sus instituciones hayan delegado a empresas privadas la
ejecucin de obra pblica, la explotacin y aprovechamiento de recursos pblicos
mediante concesin, asociacin, capitalizacin, traspaso de propiedad accionaria, de
certificados de aportacin o de otros ttulos o derechos, o por cualquier otra forma
contractual de acuerdo con la ley, la vigilancia y con-trol de la Contralora General del
Estado no se extender a la persona o empresa delegatoria, pero si, a la gestin
referida a esa delegacin por parte de la institucin del Estado delegante, sin perjuicio
de la eventual responsabilidad que la Contralora General del Estado pueda
determinar, conforme a lo establecido en esta Ley.

TITULO II

DEL SISTEMA DE CONTROL, FISCALIZACION Y AUDITORIA DEL ESTADO

CAPITULO 1

FUNDAMENTOS, COMPONENTES, MARCO NORMATIVO Y OBJETO DEL
SISTEMA

Art. 5.- Sistema de control, fiscalizacin y auditora del Estado.- Las instituciones
del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y dems servidores, actuarn
dentro del Sistema de Control, Fiscalizacin y Auditora del Estado, cuya aplicacin
propender a que:

1. Los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores pblicos, sin excepcin, se
responsabilicen y rindan cuenta pblica sobre el ejercicio de sus atribuciones, la
utilizacin de los recursos pblicos pues-tos a su disposicin, as como de los
resultados obtenidos de su empleo;
2. Las atribuciones y objetivos de las instituciones del Estado y los respectivos
deberes y obligaciones de sus servidores, sean cumplidos a cabalidad;
3. Cada institucin del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y
mantenimiento de su propio sistema de control interno; y,
4. Se coordine y complemente con la accin que otros rganos de control externo
ejerzan sobre las operaciones y actividades del sector pblico y sus servidores.

Art. 6.- Componentes del sistema.- La ejecucin del sistema de control,
fiscalizacin y auditora del Estado se realizar por medio de:

1. El control interno, que es de responsabilidad administrativa de cada una de las
instituciones del Estado a las que se refiere el artculo 2 de esta Ley; y,
2. El control externo que comprende:

345
a) El que compete a la Contralora General del Estado; y,
b) El que ejerzan otras instituciones de control del Estado en el mbito de sus
competencias.

Art. 7.- Marco normativo general.- Para regular el funcionamiento del sistema, la
Contralora General del Estado adaptar, expedir, aprobar y actualizar, segn
corresponda:

1. Normas de control interno que sirvan de marco bsico para que las instituciones
del Estado y sus servidores establezcan y pongan en funcionamiento su propio
control interno;
2. Polticas de auditora gubernamental;
3. Normas de control y fiscalizacin sobre el sector pblico, adaptadas de Normas
Internacionales y de las emitidas por la Organizacin Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores;
4. Normas de auditora gubernamental, de carcter local e internacional en sus
modalidades de gestin, control de obras, auditora judicial, proteccin ambiental
y auditora de proyecto-tos internacionales; y,
5. Reglamentos, regulaciones, manuales generales y especializados, guas
metodolgicas, instructivos y ms disposiciones necesarias para la aplicacin del
sistema y la determinacin de responsabilidades.

En el marco de las normas, polticas, regulaciones, reglamentos, disposiciones y ms
instrumentos indicados, cada institucin del Estado, cuando considere necesario,
dictar las normas, las polticas y los manuales especficos para el control de las
operaciones a su cargo. La Contralora General del Estado verificar la pertinencia y
la correcta aplicacin de las mismas.

Art. 8.- Objeto del sistema de control.- Mediante el sistema de control, fiscalizacin
y auditora se examinarn, verificarn y evaluarn las siguientes gestiones:
administrativa, financiera, operativa; y, cuando corresponda ges-tin medio ambiental
de las instituciones del Estado y la actuacin de sus servidores. En el examen,
verificacin y evaluacin de estas gestiones, se aplicarn los indicadores de gestin
institucional y de desempeo, y se incluirn los comentarios sobre la legalidad,
efectividad, economa y eficiencia de las operaciones y programas evaluados.

CAPITULO 2

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Seccin 1

Control Interno

Art. 9.- Concepto y elementos del control interno.- El control interno constituye un
proceso aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada
institucin, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos
pblicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control
interno: el entorno de control, la organizacin, la idoneidad del personal, el
cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de
tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de informacin, el

346
cumplimiento de las normas jurdicas y tcnicas; y, la correccin oportuna de las
deficiencias de control.

El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y tendr como
finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo
de la Contralora General del Estado.

Art. 10.- Actividades institucionales.- Para un efectivo, eficiente y econmico
control interno, las actividades institucionales se organizarn en administrativas o de
apoyo, financieras, operativas y ambientales.

Art. 11.- Aplicacin del control inter-no.- Se tendrn en cuenta las normas sobre
funciones incompatibles, depsito intacto e inmediato de lo recaudado, otorgamiento
de recibos, pagos con cheque o mediante la red bancaria, distincin entre
ordenadores de gasto y ordenadores de pago; y, el reglamento orgnico funcional
que ser publicado en el Registro Oficial.

Art. 12.- Tiempos de control.- El ejercicio del control interno se aplicar en forma
previa, continua y posterior:

a) Control previo.- Los servidores de la institucin, analizarn las actividades
institucionales propuestas, antes de su autorizacin o ejecucin, respecto a su
legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los
planes y presupuestos institucionales;

b) Control continuo.- Los servidores de la institucin, en forma continua
inspeccionarn y constatarn la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y
servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los trminos
contractuales y las autorizaciones respectivas; y,

c) Control posterior.- La unidad de auditora interna ser responsable del control
posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicar a las actividades
institucionales, con posterioridad a su ejecucin.

Art. 13.- Contabilidad gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental, como parte
del sistema de control interno, tendr como finalidades establecer y mantener en cada
institucin del Estado un sistema especfico y nico de contabilidad y de informacin
gerencial que integre las operaciones financieras, presupuestarias, patrimoniales y de
costos, que incorpore los principios de contabilidad generalmente aceptados
aplicables al sector pblico, y que satisfaga los requerimientos operacionales y
gerenciales para la toma de decisiones, de conformidad con las polticas y normas
que al efecto expida el Ministerio de Economa y Finanzas, o el que haga sus veces.

Nota: El Manual de Contabilidad Gubernamental fue expedido por el Ministerio
de Economa y Finanzas mediante Acuerdo No. 320 (Tomos I y II), publicado en
el Suplemento del Registro Oficial No. 175 de 28 de diciembre del 2005.

Seccin 2

Auditora Interna

Art. 14.- Auditora interna.- Las instituciones del Estado, contarn con una Unidad
de Auditora Interna, cuando se justifique, que depender tcnica y

347
administrativamente de la Contralora General del Estado, que para su creacin o
supresin emitir informe previo. El personal auditor, ser nombrado, removido o
trasladado por el Contralor General del Estado y las remuneraciones y gastos para el
funcionamiento de las unidades de auditora interna sern cubiertos por las propias
instituciones del Estado a las que ellas sirven y controlan.

Nota: Inciso primero del artculo 14, reformado por los numerales 1 y 2 del
artculo 2 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11
de agosto del 2009.

Las mximas autoridades de las Unidades de Auditora Interna, sern de libre
designacin y remocin por parte del Contralor General del Estado.

Las remuneraciones que corresponden a las mximas autoridades de las Unidades
de Auditora Interna de los Gobiernos Autnomos Descentralizados sern cubiertas
por la Contralora General del Estado .

Nota: Incisos segundo y tercero del artculo 14, agregados por el numeral 3 del
artculo 2 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11
de agosto del 2009.

Para ser nombrado y ejercer funciones de direccin o jefatura de esa unidad se
requerir ser profesional con ttulo universitario y formacin compatible con el
ejercicio y prctica de la auditora financiera o de gestin.

Con el fin de prestar asesora y realizar la evaluacin integral de la institucin, el
personal de auditora interna de gestin deber ser de carcter multidisciplinario.

La auditora interna se ejecutar de acuerdo con las normas nacionales e
internacionales de auditora aplicables al sector pblico.

Por disposicin expresa del Contralor General del Estado o de la mxima autoridad
que ejerza la representacin legal de la Institucin, la respectiva unidad de auditora
interna ejecutar auditoras y exmenes especiales, de conformidad con lo
establecido en esta Ley.

Las entidades del sector pblico debern prestar todas las facilidades operativas y
logsticas para el adecuado desenvolvimiento de las Unidades de Auditora Interna .
Nota: Inciso final del artculo 14, agregado por el numeral 4 del artculo 2 de la
Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto
del 2009.

Art. 15.- Independencia.- Los auditores de esta unidad actuarn individual o
colectivamente, con criterio independiente respecto a la operacin o actividad
auditada y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos
financieros, administrativos, operativos y ambientales.

Las prohibiciones establecidas en el inciso segundo del artculo 25 de esta Ley, se
aplicarn en lo pertinente a los auditores internos.

348
Art. 16.- Coordinacin de labores.- La Contralora General del Estado prestar su
asesora y asistencia tcnica a las unidades de auditora interna de gestin y
orientar y coordinar la preparacin de su Plan Anual de Trabajo, el cual deber ser
presentado a la Contralora General del Estado hasta el 30 de septiembre de cada
ao.

Art. 17.- Informes.- Los informes de las unidades de auditora interna de gestin,
suscritos por el jefe de la unidad, sern dirigidos a la mxima autoridad de la
institucin a la que pertenezcan, la que ser responsable de adoptar, cuando
corresponda, las medidas pertinentes.

Las unidades de auditora interna de gestin, para efecto de determinacin de las
responsabilidades correspondientes, enviarn a la Contralora General del Estado,
ejemplares de sus informes, en el trmino de ocho das contado desde la fecha de
suscripcin, conjuntamente con la documentacin probatoria de los hechos
informados.

CAPITULO 3

DEL SISTEMA DE CONTROL EXTERNO

Seccin 1

Alcance y Modalidades de Auditora Gubernamental

Art. 18.- Alcance y ejecucin de la auditora gubernamental.- El control externo
que realizar la Contralora General del Estado se ejercer mediante la auditora
gubernamental y el examen especial, utilizando normas nacionales e internacionales
y tcnicas de auditora. La auditora gubernamental realizada por la Contralora
General del Estado, consiste en un sistema integrado de asesora, asistencia y
prevencin de riesgos que incluye el examen y evaluacin crticos de las acciones y
obras de los administradores de los recursos pblicos. La auditora gubernamental,
no podr modificar las resoluciones adoptadas por los funcionarios pblicos en el
ejercicio de sus atribuciones, facultades o competencias, cuando stas hubieran
definido la situacin o puesto trmino a los reclamos de los particulares, pero podr
examinar la actuacin administrativa del servidor, de conformidad con la ley.

Art. 19.- Examen especial.- Como parte de la auditora gubernamental el examen
especial verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o de una parte de las
actividades relativas a la gestin financiera, administrativa, operativa y medio
ambiental, con posterioridad a su ejecucin, aplicar las tcnicas y procedimientos de
auditora, de la ingeniera o afines, o de las disciplinas especficas, de acuerdo con la
materia de examen y formular el correspondiente informe que deber contener
comentarios, conclusiones y recomen-daciones.

Art. 20.- Auditora financiera.- La auditora financiera informar respecto a un
perodo determinado, sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados
financieros de una institucin pblica, ente contable, programa o proyecto; concluir
con la elaboracin de un informe profesional de auditora, en el que se incluirn las
opiniones correspondientes.

349
En este tipo de fiscalizacin, se incluirn el examen del cumplimiento de las normas
legales, y la evaluacin del control interno de la parte auditada.

Art. 21.- Auditora de gestin.- La Auditora de Gestin es la accin fiscalizadora
dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestin, utilizando recursos
humanos de carcter multidisciplinario, el desempeo de una institucin, ente
contable, o la ejecucin de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho
desempeo o ejecucin, se est realizando, o se ha realiza-do, de acuerdo a
principios y criterios de economa, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditora
examinar y evaluar los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo
con los indicadores institucionales y de desempeo pertinentes.
Constituirn objeto de la auditora de gestin: el proceso administrativo, las
actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economa
en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales,
tecnolgicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas
institucionales. A diferencia de la auditora financiera, el resultado de la fiscalizacin
mediante la auditora de Gestin no implica la emisin de una opinin profesional,
sino la elaboracin de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y
recomendaciones pertinentes.
Art. 22.- Auditora de aspectos ambientales.- La Contralora General del Estado
podr en cualquier momento, auditar los procedimientos de realizacin y aprobacin
de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental en los trminos establecidos en
la Ley de Gestin Ambiental, publicada en el Registro Oficial No. 245 del 30 de julio
de 1999 y en el artculo 91 de la Constitucin Poltica de la Repblica.
CONCORDANCIA.- Ley No. 99-37 de Gestin Ambiental.- (Parte Pertinente).- .....
Art. 25.- La Contralora General del Estado, podr en cualquier momento, auditar los
procedimientos de realizacin y aprobacin de los estudios y evaluaciones de impacto
ambiental, determinando la validez y eficacia de stos, de acuerdo con la Ley y su
Reglamento Especial. Tambin lo har respecto de la eficiencia, efectividad y
economa de los planes de prevencin, control y mitigacin de impactos negativos de
los proyectos, obras o actividades. Igualmente podr contratar a personas naturales o
jurdicas privadas para realizar los procesos de auditora de estudios de impacto
ambiental.
(Publicado en el Registro Oficial No. 245 de 30 de julio de 1.999).
Art. 23.- Auditora de obras pblicas o de ingeniera.- Evaluar la administracin
de las obras en construccin, la gestin de los contratistas, el manejo de la
contratacin pblica, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de
las clusulas contractuales y los resultados fsicos que se obtengan en el programa o
proyecto especfico sometido a examen.
Seccin 2
Normas Bsicas de la Auditora Gubernamental
Art. 24.- Planificacin, ejecucin y evaluacin.- El ejercicio de la auditora
gubernamental ser objeto de planificacin previa y de evaluacin posterior de sus

350
resultados, y se ejecutar de acuerdo con las polticas y normas de auditora y dems
regulaciones de esta ley.
Art. 25.- Independencia del personal de auditora.- El personal ejecutor de
auditora gubernamental mantendr total independencia respecto de las instituciones
del Estado y de las personas y actividades sujetas a su examen.

Los auditores de la Contralora General del Estado no efectuarn labores de auditora
en instituciones del Estado en las que hubieren prestado sus servicios dentro de los
ltimos cinco aos, excepto en calidad de auditor interno. Tampoco auditarn
actividades realizadas por su cnyuge, por sus parientes comprendidos dentro del
cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, ni cuando existiere conflicto
de intereses.

Art. 26.- Informes de auditora y su aprobacin.- Los informes de auditora
gubernamental, en sus diferentes clases y modalidades, tendrn el contenido que
establezcan las normas de auditora y ms regulaciones de esta Ley, incluyen-do la
opinin de los auditores, cuando corresponda, y la referencia al perodo examinado y
sern tramitados en los plazos establecidos en la ley y los reglamentos
correspondientes, los mismos que desde la emisin de la orden de trabajo de la
auditora, hasta la aprobacin del informe, como regla general, no excedern de un
ao. Los informes, luego de suscritos por el director de la unidad administrativa
pertinente, sern aprobados por el Contralor General o su delegado y enviados a las
mximas autoridades de las instituciones del Estado examinadas.

Seccin 3

Normas Ambientales

Art. 27.- Normas del control ambiental.- El examen y evaluacin de los aspectos
ambientales, forman parte de la fiscalizacin o auditora externa que se realiza a una
institucin ejecutora de proyectos y programas con impacto ambiental y en
consecuencia, le son aplicables las normas tcnicas que rigen a esta clase de
auditora, complementa-das con las normas especficas en materia ambiental.

Seccin 4

Auditora por Compaas Privadas Art. 28.- Calificacin, seleccin, contratacin
y ejecucin.- La Contralora General del Estado, cuando as lo determinen convenios
internacionales, o cuando la materia a auditarse exija personal especializado del que
no disponga, podr efectuar la auditora gubernamental, mediante la contratacin de
compaas privadas de auditora externa e independiente, aplicando procedimientos
de calificacin, seleccin y contratacin, que establezcan las normas legales y
reglamentarias pertinentes.

En los casos en que las instituciones del Estado, requiriesen contratar a compaas
privadas para ejecutar la auditora externa de sus operaciones, solicitarn a la
Contralora General del Estado se proceda de acuerdo a lo dispuesto en el inciso
anterior.

La compaa privada de auditora y su personal debern reunir los requisitos y
cumplir con las disposiciones que se especifiquen en las normas de auditora

351
gubernamental, en esta ley y dems disposiciones legales. La compaa ser
seleccionada de acuerdo a trminos de referencia y a las bases aprobados por la
Contralora General del Estado y ser supervisada por sta. El informe resultante de
una auditora financiera ser suscrito por el funcionario que la hubiere practicado,
quien ser contador pblico autorizado, y por el representante legal de la compaa
priva-da de auditora; dicho informe se sujetar a la aprobacin prevista en el artculo
26 de esta ley. La compaa privada de auditora y su personal debern guardar
completa independencia respecto a las funciones, actividades e intereses de la
institucin del Estado sujeta a examen y a sus servido-res. La Contralora General del
Estado mantendr un registro actualizado de compaas privadas de auditora
externa independientes, calificadas por su profesionalidad y debidamente facultadas
para ejercer sus actividades en el pas.

Cuando los convenios internacionales, especialmente los del sistema multilateral de
crdito, dispongan la contratacin directa de compaas privadas por parte de la
institucin pblica o el programa de que se trate, se estar a lo dispuesto en dichos
convenios, sin perjuicio de la accin de control de la Contralora General del Estado.
Los costos de la auditora externa priva-da corrern a cargo de la institucin auditada.

CAPITULO 4

ORGANISMO TCNICO SUPERIOR DE CONTROL

Seccin 1

Contralora General del Estado

Art. 29.- De la Contralora General del Estado.- La Contralora General del Estado,
como Organismo Tcnico Superior de Control, es una persona jurdica de derecho
pblico, con autonoma administrativa, presupuestaria y financiera, dirigida y
representada legalmente por el Contralor General.

Art. 30.- Presupuesto.- La pro forma del presupuesto anual de la Contralora General
del Estado, se remitir oportunamente al Ministerio de Economa y Finanzas para su
ulterior aprobacin por el Congreso Nacional, conforme a lo dispuesto en los artculos
211, 258 y 259 de la Constitucin Poltica de la Repblica.

El presupuesto de la Contralora General del Estado se financiar con:

a) La transferencia del cinco por mil de los ingresos presupuestados, de todas las
instituciones del Estado y, en la parte proporcional de las personas jurdicas de
derecho privado, cuyo capital social, patrimonio, fondo o participacin tributaria est
integrado con recursos pblicos, y que de conformidad con esta Ley, se encuentran
sometidas al control de la Contralora General del Esta-do. Exceptanse del cobro de
este aporte exclusivamente los ingresos provenientes de emprstitos inter-nos y
externos, los saldos inciales de caja, los fondos recaudados a favor de otras
entidades y que de-ben ser transferidos a aquellas; y, las recaudaciones y
recuperaciones de la AGD destinadas a pagar a los perjudicados por la banca
cerrada , los de: la J unta de Beneficencia de Guayaquil, Cruz Roja Ecuatoriana,
Sociedad de Lucha Contra el Cncer (SOLCA), y Sociedad Protectora de la Infancia.
En el caso de las universidades y escuelas politcnicas, se estar a lo que dispone la
Ley Orgnica de Educacin Superior;

352
Nota: Literal a) del artculo 30, modificado por el artculo 2 de la Ley No. 2004-42
Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado , publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004.

b) Los ingresos previstos en otras disposiciones legales;
c) Los recursos de autogestin; y,
d) Otros ingresos.

El presupuesto de la Contralora General del Estado no ser afectado por
transferencias aportes ni deduccin alguna. El Ministerio de Economa y Finanzas o el
organismo que haga sus veces, res-pecto a las instituciones del Estado que
conforman el Gobierno Central, transferir de manera obligatoria y mensual a travs
del Banco Central del Ecuador, el valor del cinco por mil que corresponde a la
Contralora General del Estado. Para el aporte del cinco por mil de las dems
instituciones del Estado y priva-das que tengan recursos pblicos, se proceder
mediante la retencin automtica mensual por parte de los bancos depositarios
privados y pblicos, en las alcuotas establecidas por la Contralora General del
Estado. El pago y retencin automtica de los valores que correspondan a la
Contralora General del Estado, deber ser cumplido por los funcionarios y servidores
responsables.

La Contralora General del Estado est facultada para realizar en forma peridica, en
la correspondiente entidad, la liquidacin de los valores pagados o adeudados por
concepto del cinco por mil, sobre la base de los ingresos reales.

Si por efecto de la modernizacin del Estado o cualquier otro motivo la Contralora
General del Estado dejare de percibir el aporte del cinco por mil, el Gobierno Central
asumir su financia-miento a travs del Presupuesto General del Estado, a partir del
siguiente ejercicio fiscal, de conformidad con lo preceptuado en el inciso cuarto del
artculo 259 de la Constitucin Poltica de la Repblica. El Contralor General expedir
el reglamento para la determinacin y recaudacin del aporte del cinco por mil.

Art. 31.- Funciones y atribuciones. La Contralora General del Estado, adems de
las atribuciones y funciones establecidas en la Constitucin Poltica de la Repblica,
tendr las siguientes:

1. Practicar auditora externa, en cualquiera de sus clases o modalidades, por s o
mediante la utilizacin de compaas privadas de auditora, a todas las instituciones
del Estado, corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compaas mercantiles ,
cuyo capital social, patrimonio, fondo o participacin tributaria est integrado, con re-
cursos pblicos; a las empresas adscritas a una institucin del Estado, o que se
hubieren constituido mediante ley, ordenanza o decreto, as como, en el mbito de su
competencia, al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), al Instituto de
Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA), y al Instituto de Seguridad Social
de la Polica Nacional (ISSPOL).

Nota: Numeral 1 modificado por el artculo 3 de la Ley No. 2004-42 Ley
Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado ,
publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004.

2. Examinar los ingresos pblicos, provenientes de diferentes fuentes de
financiamiento, el control de ingresos no interferir en las faculta-des reglamentaria,

353
determinadora, resolutiva, sancionadora, recauda-dora y otras propias de la
administracin tributaria;

3. Examinar los gastos, inversiones, utilizacin, administracin y custodia de recursos
pblicos;

4. Examinar y evaluar en trminos de costo y tiempo, la legalidad, economa,
efectividad, eficacia y transparencia, de la gestin pblica;

5. Examinar y evaluar el sistema de control interno de cada una de las instituciones
sujetas a su control;

6. Ejercer la funcin fiscalizadora en las instituciones del Estado, mediante la
predeterminacin o glosa y la determinacin, para la oportuna proteccin y seguridad
de los recursos pblicos;

7. Identificar y evaluar los procedimientos internos de prevencin contra actos de
corrupcin en las entidades sujetas a su control;

8. Evaluar las labores de auditora externa efectuadas por compaas privadas de
auditora;

9. Exigir y examinar las declaraciones patrimoniales juramentadas e investigar los
casos en que se presuma enriquecimiento ilcito, en armona con lo preceptuado en el
artculo 122 de la Constitucin Poltica de la Repblica, de acuerdo a las regulaciones
que se dicten para el efecto, y notificar a los organismos electorales o a la autoridad
nominadora correspondiente, los casos de in-cumplimiento de las normas vigentes,
para que se adopten las medidas legales pertinentes, sin perjuicio de las facultades
de la Contralora General del Estado en esta materia.

Tratndose de los magistrados de la Corte Suprema de J usticia, Ministro Fiscal
General del Estado, miembros del Consejo Nacional de la J udicatura, ministros de las
Cortes Superiores y Tribunales Distritales, conjueces de las Cortes de J usticia, jueces
de instancia, fiscales, registradores de la propiedad, notarios, titulares y suplentes,
autoridades, funcionarios y servidores del Servicio de Rentas Internas y Corporacin
Aduanera Ecuatoriana, Agencia de Garanta de Depsitos y dems autoridades,
funcionarios y servidores incluidos en otras leyes, la declaracin patrimonial
juramentada deber ser presentada a la Contralora General del Estado, al inicio y al
finalizar sus funciones y cada dos aos, acompaan-do en este caso un historial de
los bienes adquiridos y transferidos durante este lapso; o, en un perodo menor al
sealado, cuando se separen de sus funciones en forma anticipada por cualquier
causa. La investigacin patrimonial se har extensiva a los parientes comprendidos
dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad y al cnyuge del
funcionario declarante ;

Nota: Inciso segundo del numeral 9, del artculo 31, sustituido por el artculo 4
de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado , publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23
de agosto del 2004.

10. Evaluar los costos de los estudios, prestacin de servicios, adquisicin de bienes
y construccin de obras de las instituciones del Estado;

354
11. Registrar las cauciones rendidas por los servidores pblicos a favor de las
respectivas instituciones del Estado;
12. Exigir el cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de
auditora, exmenes especiales y la aplicacin de responsabilidades administrativas y
civiles culposas;
13. Decidir la intervencin como parte en los juicios civiles, penales, contencioso
administrativos y otros relacionados con el manejo de los re-cursos pblicos que son
objeto de control. La intervencin del Contralor General no exime la responsabilidad
del funcionario a quien las le-yes confieran la representacin correspondiente;
14. Evaluar el sistema de control in-terno administrativo y econmico de la Funcin
J udicial. En los procesos que se relacionen con recursos pblicos podr, nicamente
a pedido del Presidente de la Corte Suprema de J usticia, realizar el con-trol de los
mismos para evitar o sancionar, de ser el caso, el cometimiento de irregularidades. El
ejercicio de este control no interferir con la potestad judicial y la administracin de la
justicia;
15. Actuar coordinadamente con el Ministerio Pblico para iniciar y proseguir los
juicios penales, relacionados con delitos en el manejo de los recursos pblicos. Los
funcionarios actuantes de la Contralora General del Estado que, en ejercicio indebido
de sus facultades de control, causen daos y perjuicios al inters pblico o a terceros,
sern civil y penalmente responsables .
Nota: Numeral 15 del artculo 31, sustituido por el artculo 5 de la Ley No. 2004-
42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del
16. Emitir informes razonados, como requisito previo a la celebracin de todo
contrato de las instituciones del Estado, que afecte al recurso pblico o implique
egreso de recursos pblicos, por un monto igual o mayor al que seale la ley para el
concurso pblico de ofertas, haya sido o no concursado o licitado.
El informe a que se refiere este numeral ser expedido en el trmino de quince das
contado desde la fecha de recepcin de la solicitud y todos los documentos
justificativos. la falta de informe no impedir la celebracin del contrato una vez
vencido el trmino sealado en este inciso. No ser necesario el informe de que trata
el presente numeral en los contratos y convenios de deuda pblica interna o externa ;
Nota: Numeral 16 del artculo 31, derogado, por el numeral 5 de las Derogatorias
de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, expedida por
la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No.
395 de 4 de agosto del 2008.
17. Llevar un registro pblico de contratistas incumplidos y adjudicatarios fallidos de
todos los contratos que celebren las instituciones del sector pblico, en base a la
solicitud y resolucin emitida por la respectiva entidad contratante;
18. J uzgar y examinar los fondos reservados destinados a la seguridad nacional, en
armona con lo establecido en la Constitucin Poltica de la Repblica y segn las
regulaciones que se dicten para el efecto;

355
Nota: Numeral 18 del artculo 31, reformado por el artculo 3 de la Ley Orgnica
Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada
en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009.
19. Emitir opinin profesional respecto de los estados financieros consolidados de las
instituciones del Esta-do, que el Ministerio de Economa y Finanzas o el organismo
que haga sus veces, presentar anualmente al Congreso Nacional. Esta opinin ser
puesta en conocimiento de la Legislatura;
20. Informar anualmente al Congreso
Nacional y al Presidente de la Re-pblica sobre las labores de control, del ejercicio
fiscal precedente;
21. Evaluar los resultados de consultoras, asesoras y transferencia de tecnologa,
nacional e internacional, cuando las mismas signifiquen egresos de recursos pblicos;
22. Dictar regulaciones de carcter general para la prctica de la auditora
gubernamental; la determinacin de las responsabilidades de que trata esta Ley; el
control de la administracin de bienes del sector pblico; y, las dems que sean
necesarias para el cumplimiento de sus funciones;
23. Emitir y actualizar para su funcionamiento interno los reglamentos: orgnico
funcional; de administracin de personal de su competencia que incluir la escala de
remuneraciones mensuales unificadas y el rgimen propio de remuneraciones; y,
los dems que fueren necesarios;
Nota: Numeral 23 del artculo 31, reformado por el artculo 6 de la Ley No. 2004-
42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del

24. Capacitar a los servidores pblicos y personas que lo soliciten en las diversas
modalidades de control y auditora de recursos pblicos;

25. Asesorar obligatoriamente a las instituciones del Estado, y a las personas
jurdicas de derecho privado sometidas a su control, a peticin de stas, sin que la
asesora implique vinculacin en la toma de decisiones; y, generar un banco de datos
sobre informacin de absolucin de consultas y de los criterios institucionales
adoptados por el Contralor General;

26. Contratar los servicios de profesionales, cuando se trate de asuntos de inters
institucional que requieran de experiencia o conocimientos especializados.

27. Controlar la legalidad de los procesos en los cuales el Estado delegue o
concesione sus facultades al sector privado, de acuerdo con lo pre-visto en la
Constitucin Poltica de la Repblica y la ley;

28. Realizar el seguimiento y control continuos de las obras pblicas en sus diferentes
fases o etapas o en cada una de ellas, hasta su ejecucin total; de los ingresos,
gastos e inversiones; de la utilizacin de re-cursos; de la administracin y custodia de
bienes que tengan carcter pblico. Tal clase de control por ningn concepto

356
constituir participacin o autorizacin de actos administrativos, los cuales son de
responsabilidad de la institucin o entidad sujeta a examen;

29. Auditar todo financiamiento inter-nacional otorgado a favor de las instituciones del
Estado, con arreglo a las normas de auditora de la Contralora General del Estado y
de las de la entidad financiadora; incluyendo las operaciones de ajuste estructural y el
destino ltimo de los crditos o prstamos concedidos para el pas;
30. Pronunciarse sobre los aspectos de legalidad, economa, eficiencia, efectividad y
transparencia en el empleo de los recursos y bienes pblicos, humanos, materiales,
financieros, tecnolgicos, ambienta-les, de tiempo y sobre los resultados de la gestin
institucional;
31. Requerir a las instituciones del Estado estudios tcnicos del mbito de su
competencia, proforma del Presupuesto General del Estado, anexo de ingresos,
informe sobre la situacin econmica y fiscal del pas, datos estadsticos, informes y
otros documentos del sector pblico que permitan cumplir con las atribuciones y
funciones que constan en la presente Ley;
32. Ejercer la coactiva para la recaudacin de sus propios crditos; y, de las
instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer la coactiva, en
concordancia con lo previsto en el artculo 57 de esta Ley;
33. Disponer la baja de los ttulos de crdito, cuya recaudacin le corresponda a la
Contralora General del Estado, siempre y cuando se demuestre que se hubieren
hecho in-cobrables y cuya cuanta, incluidos los intereses, no supere los cuarenta
dlares;
34. Establecer responsabilidades individuales administrativas, por quebrantamiento
de las disposiciones legales, reglamentarias y de las normas de que trata esta Ley;
responsabilidades civiles culposas, por el perjuicio econmico sufrido por la entidad u
organismo respectivo, a causa de la accin u omisin de sus servidores, e indicios de
responsabilidad penal, mediante la determinacin de hechos incriminados por la ley;
35. Sugerir y orientar a las instituciones y organismos del sector pblico en la
implantacin de medios informticos para los procesos de contratacin pblica ;
Nota: Numeral 35 del artculo 31, de-rogado por el numeral 5 de las Derogatoria
de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, publicada en
el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008.
36. Una vez ejecutoriada la resolucin que establezca la responsabilidad civil
culposa, solicitar al juez correspondiente que dicte medidas cautela-res civiles en
contra de la autoridad, dignatario, funcionario o servidor pblico responsable, a fin de
garantizar la reparacin de los daos y per-juicios ocasionados y precautelar los
intereses pblicos ;
Nota: Numeral 36 agregado por el artculo 8 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica
Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado
37. Observar los derechos constitucionales individuales y las garantas del debido
proceso en los informes que emita; y ,

357
Nota: Numeral 37, agregado por el artculo 8 de la Ley No. 2004-42 Ley

38 . Ejercer las dems competencias, atribuciones y funciones que le confieran la
Constitucin Poltica de la Repblica, la ley, y los reglamentos.

Nota: Numeracin sustituida por el artculo 7 de la Ley No. 2004-42 Ley

Seccin 2

Organizacin Administrativa

Art. 32.- Del Contralor General del Estado.- El Contralor General del Esta-do es la
mxima autoridad de control gubernamental y auditora de la gestin pblica. Ejercer
las atribuciones que la Constitucin Poltica de la Repblica y las leyes le confieran.
El perodo de gestin, los requisitos y la forma de eleccin sern los previstos en la
Constitucin Poltica de la Repblica. Art. ... .- El Contralor General del Esta-do no
podr integrar de ninguna manera los organismos pblicos o privados que contraten,
administren o se financien en todo o en parte con recursos pblicos o provenientes
del erario nacional o los perciban bajo cualquier acto, contrato o modalidad, ya sea
directamente o en representacin de terceros, o, si dichas instituciones y organismos
se encuentran sujetos bajo cualquier circunstancia a la regulacin, control,
supervisin, fiscalizacin, auditoria o emisin de informes por parte de la Contralora
General del Esta-do, y, en ningn caso, de los comits u rganos de contratacin de
stos.

Esta disposicin no excluye la potestad de la Contralora General del Estado de
ejercer el control preventivo o concurren-te por s mismo o a travs de las auditoras
internas de las instituciones. Tampoco excluye el ejercicio de los exmenes de
auditora de cuentas o de gestin posteriores, de conformidad con su Ley Orgnica .

Nota: Artculo innumerado, agregado por el artculo 1 de la Ley No. 2006-44,
Orgnica Reformatoria de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado,
publicada en el Registro Oficial No. 267 de 10 de mayo del 2006.

Art. 33.- Del Subcontralor General del Estado.- El Subcontralor General del Estado
ser designado por el Contralor General. Reunir los mismos requisitos y tendr las
mismas prohibiciones legales de aquel. Desempear las funciones que establezca el
Reglamento Orgnico Funcional de la Institucin y aquellas que le sean delegadas
por el Contralor General. Subrogar al Contralor General en caso de ausencia
temporal o definitiva, hasta la designacin del nuevo titular.

Art. 34.- Incompatibilidades e inhabilidades.- No podr ser designado Contralor
General:

a) El cnyuge o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de
afinidad, del Presidente o Vicepresidente de la Repblica;

358
b) El que hubiere recibido sentencia condenatoria o auto de llamamiento a juicio, por
delitos dolosos de accin pblica, sancionados con penas privativas de libertad;

c) El que tenga contrato con el Estado, como persona natural o como representante o
apoderado de personas jurdicas, nacionales o extranjeras, siempre que el contrato
haya sido celebrado para la ejecucin de obras pblicas, prestacin de servicios
pblicos o explotacin de recursos naturales, mediante concesin, asociacin o
cualquier otra modalidad contractual;

d) Los miembros de la fuerza pblica en servicio activo; y,

e) Quien tenga intereses o represente a terceros que los tuvieren en las reas que
vayan a ser controladas o reguladas.

Art. 35.- De la estructura orgnico funcional y del personal.- El Contralor General
expedir y mantendr actualizado el Reglamento Orgnico Funcional, que contendr
la estructura administrativa y las funciones de las respectivas unidades para el
cumplimiento de los fines y objetivos de la Contralora General. El Contralor General,
establecer el sistema de mrito y carrera administrativa en la Institucin, nombrar,
remover y destituir a sus servidores de acuerdo con la ley. Sern de libre
nombramiento y remocin: el Subcontralor, los Secretarios General y Particulares,
Coordinadores, Asesores, Directores Nacionales y Regionales y Delegados
Provinciales.

Los servidores de la Contralora General del Estado cumplirn obligatoriamente con el
Cdigo de tica que expedir el Contralor General. Las infracciones y el
quebrantamiento de sus normas, originarn las responsabilidades correspondientes.
Los traslados administrativos, que decida el Contralor General, respondern a
necesidades de servicio. El personal de la Contralora General del Estado, en el
ejercicio de sus funciones, mantendr reserva de los asuntos que conoce y
observarn la tica profesional. La observancia del Cdigo de tica Profesional del
Auditor Gubernamental, expedido por el Contralor General, ser obligatoria para todo
el personal de auditora, el de las unidades de Auditora Interna y de las firmas
privadas contratadas.

Art. 36.- Delegacin y procuracin.- El Contralor General podr delegar el ejercicio
de sus atribuciones y funciones a los funcionarios de la Contralora General del
Estado, que establezca el respectivo reglamento, quienes no podrn a su vez volver a
delegar, sin perjuicio de emitir rdenes de trabajo. Los actos oficiales ejecutados por
los delegados, tendrn la misma fuerza y efecto que los realizados por el titular. El
delegado que actuare al margen de los trminos e instrucciones de la delegacin
responder personal y pecuniariamente, por los actos realizados en ejercicio de su
delegacin.

Art. 37.- Impugnacin.- Las decisiones del Contralor General, en materia de
administracin de personal, sern definitivas en la va administrativa, pero podrn
impugnarse en la va contencioso administrativa, de acuerdo con la ley.

359
CAPITULO 5

DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES

Seccin 1

Generalidades

Art. 38.- Presuncin de legitimidad.- Se presume legalmente que las operaciones y
actividades realizadas por las instituciones del Estado y sus servido-res, sujetos a
esta Ley, son legtimas, a menos que la Contralora General del Estado, como
consecuencia de la auditora gubernamental, declare en contrario.

Art. 39.- Determinacin de responsabilidades y seguimiento.- A base de los
resultados de la auditora gubernamental, contenidos en actas o informes, la
Contralora General del Estado, tendr potestad exclusiva para determinar
responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad
penal.
Previamente a la determinacin de responsabilidades administrativas y civiles
culposas que se desprendan de los informes elaborados por las auditoras internas, la
Contralora General del Estado examinar el cumplimiento de los preceptos legales y
de las normas de auditora y proceder a determinarlas con la debida motivacin,
sustentndose en los fundamentos de hecho y de derecho pertinentes. De existir
indicios de responsabilidad penal, se proceder de acuerdo a lo pre-visto en los
artculos 65, 66 y 67 de esta ley. En todos los casos, la evidencia que sustente la
determinacin de responsabilidades, a ms de suficiente, competente y pertinente,
reunir los requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio. La Contralora
General del Estado efectuar el seguimiento de la emisin y cobro de los ttulos de
crdito origina-dos en resoluciones ejecutoriadas.
Art. 40.- Responsabilidad por accin u omisin.- Las autoridades, dignatarios,
funcionarios y dems servidores de las instituciones del Estado, actuarn con la
diligencia y empeo que emplean generalmente en la administracin de sus propios
negocios y actividades, caso contrario respondern, por sus acciones u omisiones, de
conformidad con lo previsto en esta ley.
Art. 41.-Ordenes Superiores.- Ningn servidor, funcionario o empleado de las
instituciones del Estado, podr ser relevado de su responsabilidad legal alegando el
cumplimiento de rdenes superiores, con respecto al uso ilegal, incorrecto o impropio
de los recursos pblicos de los cuales es responsable. Los servidores pblicos
podrn objetar por escrito, las rdenes de sus superiores, expresando las razones
para tal objecin. Si el superior insistiere por escrito, las cumplirn, pero la
responsabilidad recaer en el superior. Esta disposicin se aplicar en armona con lo
dispuesto en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.
CONCORDANCIA.- Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de
Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico.-
.....Art. 129.- Responsabilidad por pago indebido.- La autoridad o funcionario que
disponga el pago de remuneracin a personas cuyo nombramiento, contrato, traslado,
aumento de remuneracin o licencia o en general cualquier acto administrativo que

360
hubiere sido efectuado en contravencin de la presente Ley Orgnica o de sus
reglamentos, ser personal y pecuniariamente responsable de los valores
indebidamente pagados. En igual responsabilidad, incurrirn los pagadores, tesoreros
o administradores de caja de las instituciones del Estado que efectuaren pagos en
contravencin a lo dispuesto en la presente Ley y quedarn obligados al reintegro
inmediato del dinero que tales pagos representen.
(Publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 184 de 6 de octubre del
2003).
Art. 42.-Responsabilidad directa.- Los servidores de las instituciones del Estado,
encargados de la gestin financiera, administrativa, operativa o ambiental, sern
responsables, hasta por culpa leve, cuando incurrieren en acciones u omisiones
relativas al incumplimiento de normas, falta de veracidad, de oportunidad, pertinencia
o conformidad con los planes, programas y presupuestos y por los perjuicios que se
originaren de tales acciones u omisiones.
Art. 43.- Responsabilidad principal y subsidiaria por pago indebido.- La
responsabilidad principal, en los casos de pago indebido, recaer sobre la persona
natural o jurdica de derecho pblico o privado, beneficiaria de tal pago. La
responsabilidad subsidiaria recaer sobre los servidores, cuya accin culposa u
omisin hubiere posibilitado el pago indebido. En este caso, el responsable
subsidiario gozar de los beneficios de orden y excusin previstos en la ley.
Art. 44.- Responsabilidad solidaria.- Habr lugar para establecer responsabilidad
solidaria cuando dos o ms personas aparecieren como coautoras de la accin,
inaccin u omisin administrativa que la origine.
Seccin 2
Responsabilidad administrativa culposa
Art. 45.- Responsabilidad administrativa culposa.- La responsabilidad
administrativa culposa de las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de
las instituciones del Estado, se establecer a base del anlisis documentado del
grado de inobservancia de las disposiciones legales relativas al asunto de que se
trate, y sobre el incumplimiento de las atribuciones, funciones, deberes y obligaciones
que les competen por razn de su cargo o de las estipulaciones contractuales,
especialmente las previstas en el Ttulo III de esta ley. Incurrirn en responsabilidad
administrativa culposa las autoridades, dignatarios, funcionarios o servidores de las
instituciones del Estado que, por accin u omisin, se encontraren comprendidos en
una o ms de las causales siguientes:
1. No establecer ni aplicar indicado-res de gestin y medidas de desempeo para
evaluar la gestin institucional o sectorial y el rendimiento individual de sus
servidores;
2. Cometer abuso en el ejercicio de su cargo;
3. Permitir la violacin de la ley, de normas especficas emitidas por las instituciones
del Estado, o de normas de carcter generalmente obligatorio expedidas por
autoridad competente, inclusive las relativas al desempeo de cada cargo;

361
4. Exigir o recibir dinero, premios o recompensas, por cumplir sus funciones con
prontitud o preferencia, por otorgar contratos a determinada persona o suministrar
informacin, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere lugar;
5. No establecer o no aplicar con sujecin a la ley y normas pertinentes, los
subsistemas de determinacin y recaudacin, presupuesto, tesorera, crdito pblico
y contabilidad gubernamental;
6. No establecer o no aplicar con sujecin a esta Ley y ms normas pertinentes los
subsistemas de con-trol interno y control externo;
7. No establecer o no aplicar con sujecin a la ley y ms normas pertinentes, los
sistemas de planificacin, administracin de bienes y servicios, inversiones pblicas,
administracin de recursos humanos, de gestin financiera y de informacin;
8. Contraer compromisos y obligaciones por cuenta de la institucin del Estado, a la
que representan o en la que prestan sus servicios, en contravencin con las normas
respectivas y sin sujetarse a los dictmenes de la ley; o insistir ilegal-mente en una
orden que haya sido objetada por el control previo;
9. No tomar inmediatamente acciones correctivas necesarias en conocimiento del
informe del auditor interno o externo; o de consultas absueltas por organismos de
con-trol;
10. No proporcionar oportunamente la informacin pertinente o no prestar la
colaboracin requerida a los auditores gubernamentales, y dems organismos de
control y fiscalizacin;
11. Incurrir en ilegal determinacin o recaudacin de los ingresos del Gobierno
Central, y dems instituciones del Estado;
12. No efectuar el ingreso oportuno de cualquier recurso financiero recibido;
13. Disponer o ejecutar, sin tener atribucin, el cambio de planes, programas y
estipulaciones relativas a la ejecucin de los contratos; y, 14. Las dems previstas en
otras normas y disposiciones legales vigentes.
Art. 46.- Sancin por faltas administrativas.- Sin perjuicio de las responsabilidades
civil culposa o penal a que hubiere lugar, los dignatarios, autoridades, funcionarios y
dems servidores de las instituciones del Estado as como personeros, directivos,
empleados, trabajadores y representantes de las personas jurdicas y entidades de
derecho privado con participacin estatal , que incurrieren en una o ms de las
causales de responsabilidad administrativa culposa previstas en el artculo anterior,
originadas en los resultados de las auditoras, sern sancionados, con multa de una
a veinte remuneraciones bsicas unificadas del trabajador del sector privado, al
dignatario, autoridad, funcionario o servidor, sin perjuicio de las responsabilidades
civiles y penales a que hubiere lugar , de acuerdo a la gravedad de la falta cometida,
pudiendo adems ser destituido del cargo, de conformidad con la ley.
Nota: -Inciso primero del artculo 46, reformado por los artculos 9 de la Ley No.
2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General
del Estado , publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004;

362
y, por el artculo 4 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado, publica-da en el Suplemento del Registro Oficial
No. 1 de 11 de agosto del 2009.
Las sanciones se impondrn gradundolas entre el mnimo y el mximo seala-dos
en el inciso anterior de este artculo, debiendo considerarse los siguientes criterios: la
accin u omisin del servidor; la jerarqua del sujeto pasivo de la sancin; la gravedad
de la falta; la in-eficiencia en la gestin segn la importancia del inters protegido; el
volumen e importancia de los recursos compro-metidos; el haber incurrido en el
hecho por primera vez o en forma reiterada.
Art. 47.- Sancin por contravencin.- Las personas naturales, los representantes
legales de las personas jurdicas de derecho privado o terceros que contra-vinieren a
su obligacin de comparecer como testigos, de exhibir documentos o registros, de
proporcionar confirmaciones escritas sobre las operaciones y transacciones que
efecten o hubieren efectuado con las instituciones del Esta-do sujetas a examen,
que hubieren sido requeridos por los auditores gubernamentales debidamente
autorizados, sern sancionados por la Contralora General del Estado con multa de
diez a quinientos dlares, que ser recaudada por medio de la jurisdiccin coactiva
conforme lo previsto en el artculo 57 de esta Ley. Dichas obligaciones les sern
exigibles dentro de lo que la Constitucin Poltica de la Repblica y las leyes lo
permitan.
Art. 48.- Ejecucin e imposicin de sanciones.- Las sanciones de destitucin o de
multa, o ambas conjuntamente, las ejecutar la correspondiente autoridad
nominadora de la institucin del Estado, de la que dependa el servidor, a
requerimiento y por resolucin ejecuto-riada de la Contralora General del Estado.
Dicha autoridad informar mensualmente a la Contralora General del Estado sobre la
ejecucin de las sanciones y, en su caso, de la recaudacin de las multas.
Las sanciones sern impuestas y ejecutadas por la Contralora General del Estado
cuando la indicada autoridad haya dejado de hacerlo, o cuando se hubieren
constituido en sujetos pasivos de la sancin, o cuando deba imponrselas a personas
de derecho privado o a terceros. La Contralora General del Estado, antes de imponer
la sancin de destitucin, notificar al implicado sobre la desviacin detectada,
concedindole el plazo improrrogable de hasta treinta das para que ejerza su
defensa. Vencido este plazo, el Contralor General o los funcionarios de la Contralora
General del Estado competentes para hacerlo, emitirn su resolucin dentro del plazo
de sesenta das. Para la imposicin de sanciones provenientes de los exmenes de
auditora, no ser necesaria la instauracin de un sumario administrativo en la entidad
empleadora.
Art. 49.- Recursos.- Las decisiones que impusieren sancin de destitucin, de
acuerdo con este Captulo son definitivas en la va administrativa; pero podrn
impugnarse ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, dentro
del trmino de treinta das contado desde el da siguiente al de la notificacin con la
decisin de la sancin.
Art. 50.- Accin penal.- La imposicin de las multas previstas en esta Ley y en las
dems leyes, la destitucin del cargo, o las dos sanciones impuestas a la vez, no
enervan la accin penal correspondiente.

363
Art. 51.- Recaudacin de multas.- La recaudacin de las multas impuestas a las
autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las instituciones del Estado, se
efectuar por la propia entidad, organismo o empresa a la que pertenecen, mediante
retencin de las remuneraciones, o por el procedimiento previsto en el artculo 57 de
esta Ley, segn el caso. Las multas impuestas a las personas naturales, a los
representantes legales de las personas jurdicas de derecho priva-do, o a ex
servidores pblicos, sern recaudadas directamente por el organismo encargado de
la determinacin y recaudacin de rentas de la respectiva jurisdiccin, para lo cual
emitir los correspondientes ttulos de crdito.

Seccin 3

Responsabilidad Civil Culposa

Art. 52.- Alcance.- La responsabilidad civil culposa nace de una accin u omisin
culposa aunque no intencional de un servidor pblico o de un tercero, autor o
beneficiario, de un acto administrativo emitido, sin tomar aquellas cautelas,
precautelas o precauciones necesarias para evitar resultados perjudiciales directos o
indirectos a los bienes y re-cursos pblicos.

La responsabilidad civil culposa genera una obligacin jurdica indemnizatoria del
perjuicio econmico ocasionado a las instituciones del Estado, calculado a la fecha en
que ste se produjo, que nace sin convencin, proveniente de un acto o hecho
culpable del servidor pblico, o de un tercero, cometido sin intencin de daar, que se
regula por las normas del cuasidelito del Cdigo Civil. Procesalmente, en la instancia
administrativa o judicial, debe probarse por quien afirma la culpa en la emisin o
perfeccionamiento del acto o hecho administrativo, que los mismos fueron producto
de acciones que denoten impericia, imprudencia, imprevisin, improvisacin,
impreparacin o negligencia.

Art. 53.- Predeterminacin civil culposa y rdenes de reintegro.- La
responsabilidad civil culposa se determinar en forma privativa por la Contralora
General del Estado, cuando por los resultados de la auditora gubernamental, se
hubiere determinado que se ha causado perjuicio econmico al Estado o a sus
instituciones, como consecuencia de la accin u omisin culposa de los servidores
pblicos, o de las personas naturales o jurdicas de derecho privado.

Los perjuicios econmicos causados en la administracin de bienes, asignaciones,
subvenciones, participaciones ocasionales de recursos pblicos, concedidas por el
Estado o sus instituciones, a las personas naturales o jurdicas de derecho privado,
estarn sujetos a las disposiciones de la Seccin 1 de este Captulo y al
procedimiento previsto en esta Seccin. Cuando del examen aparezca la
responsabilidad civil culposa de un tercero, se establecer la respectiva
responsabilidad. Se entender por tercero, la persona natural o jurdica privadas, que,
por su accin u omisin, ocasionare perjuicio econmico al Estado o a sus
instituciones, como consecuencia de su vinculacin con los actos administrativos de
los servidores pblicos. Dicho perjuicio se establecer de la siguiente forma:

1. Mediante la predeterminacin o glosa de responsabilidad civil culposa que ser o
sern notificadas a la o las personas implicadas sean servidores pblicos o personas

364
naturales o jurdicas de derecho privado, concedindoles el plazo de sesenta das
para que las contesten y presenten las pruebas correspondientes. Expirado este
plazo, la Contralora General del Estado ex-pedir su resolucin; y,

2. Mediante rdenes de reintegro, en el caso de pago indebido. Se tendr por pago
indebido cualquier desembolso que se realizare sin fundamento legal o contractual o
sin que el beneficiario hubiere entregado el bien, realizado la obra, o prestado el
servicio, o la hubiere cumplido solo parcialmente. En estos casos, la orden de
reintegro ser expedida por la Contralora General del Estado y notificada a los
sujetos de la responsabilidad, concedindoles el plazo improrrogable de noventa das
para que efecten el reintegro. Sin perjuicio de lo expresado, en el transcurso de
dicho plazo, los sujetos de la responsabilidad podrn solicitar a la Contralora General
del Estado la reconsideracin de la orden de reintegro, para lo cual debern expresar
por escrito los fundamentos de hecho y de derecho y, de ser del caso, adjuntarn las
pruebas que correspondan. La Contralora General del Estado se pronunciar en el
plazo de treinta das contado a partir de la recepcin de la peticin y su resolucin
ser definitiva, pe-ro podr impugnarse en la va contencioso administrativa.
Ejecutoriada la resolucin administrativa o el fallo judicial, segn el caso, si no se
efectuare el reintegro, la Contralora General del Estado dispondr la emisin del
ttulo de crdito al organismo competente o lo har por s misma segn lo dispuesto
en el artculo 57 de esta ley.
Art. 54.- Responsabilidad en los procesos de estudio, contratacin y ejecucin.-
Las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores que tengan a su cargo la
direccin de los estudios y procesos previos a la celebracin de los contratos
pblicos, tales como de construccin, provisin, asesora, servicios, arrendamiento,
concesiones, delegaciones, comodato y permuta, sern responsables por su legal y
correcta celebracin; y aquellos a quienes correspondan las funciones de supervisin,
control, calificacin o direccin de la ejecucin de los contratos, sern responsables
de tomar todas las medidas necesarias para que sean ejecutadas con estricto
cumplimiento de las estipulaciones contractuales, los programas, costos y plazos
previstos.
La Contralora General del Estado establecer las responsabilidades a que hubiere
lugar en esta materia.
Art. 55.- Notificacin de rdenes de reintegro, predeterminacin de
responsabilidad civil culposa, resoluciones y providencias.- La notificacin de
rdenes de reintegro, predeterminacin, providencias y resoluciones de
responsabilidad civil culposa, se harn en persona, o por boleta dejada en el domicilio
del interesado, o por correo certificado o por correo legalmente autoriza-do, o en el
casillero judicial que se hubiere sealado para el efecto.
En caso de desconocerse el domicilio, la notificacin se realizar por la prensa, en
forma individual o colectiva, dicha publicacin contendr los nombres y apellidos de
los involucrados, las funciones que hayan ejercido y el valor de la predeterminacin
de la responsabilidad civil culposa, o de las rdenes de reintegro. Cuando la
notificacin se produjere en persona o por boleta, el plazo previsto en el artculo 53 de
esta Ley, se contar desde el da hbil siguiente, y si se efectuare por correo
certificado, o correo legalmente autorizado, o por publicacin por la prensa, ocho das
despus de la fecha de la gua de correo o de la publicacin por la prensa. Las

365
notificaciones de determinacin de responsabilidad civil culposa, en el caso del
recurso de revisin, se realizarn en el domicilio que para el efecto seale el
interesado.
Art. 56.- Contenido de las resoluciones y plazo para expedirlas.- La resolucin
respecto de la determinacin de responsabilidad civil culposa se expedir dentro del
plazo de ciento ochenta das, contado desde el da hbil siguiente al de la notificacin
de la predeterminacin. Si la determinacin de la responsabilidad civil culposa
incluyere responsables solidarios, el plazo anterior se contar desde la ltima fecha
de la notificacin. La resolucin original confirmar o desvanecer total o
parcialmente la predeterminacin de responsabilidad civil culposa, con sujecin a lo
dispuesto en la Constitucin Poltica de la Re-pblica, en esta Ley y en el reglamento
que para el efecto dicte el Contralor General.
Art. 57.- Ejecucin coactiva de las resoluciones confirmatorias ejecuto-riadas.-
Para la ejecucin de las resoluciones ejecutoriadas de la Contralora General del
Estado, que confirmen responsabilidades civiles culposas, se pro-ceder de la
siguiente manera:
1. La Contralora General del Estado tendr competencia para emitir ttulos de crdito
y recaudar, incluso mediante la jurisdiccin coactiva, las obligaciones provenientes de
las resoluciones ejecutoriadas expedidas por el Contralor General, por efecto de la
determinacin de responsabilidad civil culposa, multas y rdenes de reintegro de
pagos indebidos con recursos pblicos que establezcan obligaciones a favor del
Gobierno Central, as como de las instituciones y empresas que no tengan capacidad
legal para ejercer coactiva;
2. Se enviar a las municipalidades, consejos provinciales y, en general, a las
instituciones del Estado que tuvieren capacidad legal para ejercer la coactiva, copias
certificadas de las resoluciones ejecutoriadas que establezcan obligaciones a favor de
estas instituciones, para que se emita el ttulo de crdito correspondiente y procedan
a su recaudacin, de acuerdo con las leyes y regulaciones propias de la materia; y,
3. La recaudacin de las obligaciones a favor de las instituciones del Estado sujetos a
esta Ley, que no sean del Gobierno Central y que no tuvieren capacidad legal para
ejercer la coactiva, se har en la forma de-terminada en el numeral 1 de este artculo.
Una vez efectuado el pago, la Contralora General del Estado entregar a la entidad y
organismo acreedor el valor recaudado, previa la deduccin del diez por ciento (10%)
de dicho valor a favor de la Contralora General del Estado, conforme lo previsto en el
artculo 36 de la Ley de Racionalizacin Tributaria, publicada en el Suplemento del
Registro Oficial No. 321 de noviembre 18 de 1999. Para ejecutar las resoluciones
ejecuto-riadas, que confirmen responsabilidades civiles culposas, expedidas en
contra de personas naturales o jurdicas de derecho privado, originadas en la
administracin de bienes, asignaciones, subvenciones o participaciones ocasionales
de recursos pblicos, se atender a la fuente de la que provengan los recursos o
beneficios y se observar lo previsto en los numerales que anteceden, segn
corresponda.
Los funcionarios recaudadores, comunicarn, mensualmente, a la Contralora
General del Estado sobre la emisin detallada de ttulos de crdito, citaciones con
autos de pago y, en su caso, de las recaudaciones efectuadas por concepto de

366
resoluciones ejecutoriadas confirmatorias. Igual obligacin tendrn en los casos
previstos en el inciso segundo del artculo 51 y en el numeral 2 del artculo 53 de esta
Ley.
El ejercicio de la accin coactiva por parte de la Contralora General del Estado, se
sujetar al Cdigo Tributario y subsidiariamente, al Cdigo de Procedimiento Civil. El
trmite de las excepciones que inter-pongan los deudores, sus herederos o fiadores,
se sustanciar de conformidad con las normas pertinentes de la Ley de la J urisdiccin
Contencioso Administrativa, previa la consignacin a la que se refiere el artculo 1020
del Cdigo de Procedimiento Civil, cuando la resolucin se haya ejecutoriado en la
Funcin J udicial. La Contralora General del Estado ejercer la accin coactiva para
el cobro de los ttulos de crdito originados en resoluciones ejecutoriadas, emitidos o
en poder del Servicio de Rentas Internas, siempre que sta provea de la informacin
suficiente para este fin.
CONCORDANCIA: Ley de la Jurisdiccin Contencioso Administrativa.-
(Reforma) CAPITULO..... De las excepciones al procedimiento de ejecucin y de
su trmite.- Art.....Al procedimiento de ejecucin de crditos fiscales ,locales o
seccionales o de las instituciones pblicas que proceden de resoluciones firmes de la
Contralora General, no podrn proponerse otras excepciones que las siguientes: 1.-
Incompetencia del funcionario ejecutor; 2.- Legitimidad de personera del coactivado;
3.- Inexistencia de la obligacin; 4.- Extincin total o parcial de la obligacin por
alguno de los modos previstos en la Ley; 5.- Encontrarse en trmite o pendiente de
resolucin en la Contralora General de la Nacin un reclamo administrativo, peticin
de reapertura de cuentas u observaciones formuladas respecto al ttulo o al derecho
para su emisin; 6.- Duplicacin de ttulos respecto de una misma obligacin y de una
misma persona; y, 7.- Nulidad del auto de pago o del procedimiento de ejecucin por
falsificacin del ttulo de crdito; por quebranta-miento de normas que rigen su
emisin o por falta de requisitos legales que afecten la validez del ttulo o del
procedimiento.- No podrn oponerse las excepciones 2 y 3 de este artculo, cuando
los hechos en que se fundamenten hubieren sido discutidos y resueltos en la etapa
administrativa o en la contenciosa en su caso.
Art.....Las excepciones se presentarn ante el ejecutor, dentro de treinta das
contados desde el da siguiente al de la notificacin del auto de pago y su
presentacin suspender el procedimiento de ejecucin, mientras el Magistrado de
Sustanciacin de la Sala a la que corresponda por sorteo, no disponga lo contrario
por el mrito de las excepciones deducidas, por la circunstancia de hallarse vigente la
caucin rendida para el desempeo de su cargo, si el coactivado fuese o hubiere sido
empleado pblico, o por haberse rendido fianza por el mximo que la Ley exige para
cargos semejantes de no haber sido empleado caucionado.- La providencia del
Magistrado de Sustanciacin que ordene la suspensin se notificar al funcionario
ejecutor, por oficio, sin perjuicio de la notificacin por boleta en el domicilio que
hubiere sealado.- El funcionario ejecutor desechar de plano las excepciones
presentadas fuera del trmino establecido en este artculo.
Art. ..... Si el ejecutor se negare a recibir el escrito de excepciones, podr ser
presentado a ste por intermedio de cualquier autoridad administrativa o judicial, la
que dispondr que, dentro de veinte y cuatro horas, se notifique y entregue al
funcionario ejecutor el mencionado escrito con la fe de presen-tacin respectiva.- En
el mismo su-puesto podr presentarse directamente el escrito de excepciones en el

367
Tribunal Contencioso-Administrativo; y, en tal caso el Presidente de este Organismo
dispondr que el Secretario General notifique la presentacin de excepciones,
mediante oficio, al funcionario ejecutor, ordenndole proceder como se indica en el
artculo siguiente.
Art. .....Presentadas las excepciones en el trmino legal, o notificada su recepcin
en los casos previstos en el artculo anterior, el funcionario ejecutor remitir al
Tribunal Contencioso-Administrativo, en el trmino de cinco das, copia del proceso
coactivo, de los documentos anexos y de las excepciones deducidas, con las
observaciones que estimare del caso.- En la misma providencia que ordene la
remisin al Tribunal Contencioso-Administrativo, o por oficio, el funcionario ejecutor
sealar domicilio en Quito para sus notificaciones.

Art. .... Al escrito de excepciones son aplicables, en lo que fuere pertinente, las
disposiciones de los artculos 30 y 32 de la Ley; y, si ninguna de las excepciones
propuestas corresponde a las permitidas en el artculo primero de este Captulo que
por este Decreto se manda aadir, o si el excepcionante no las aclara o completa en
el trmino que se le hubiere concedido para el efecto, la respectiva Sala del Tribunal
las re-chazar de plano, sin ms sustanciacin y dispondr la continuacin de la
causa.

Art. .....Recibidas las copias y ms documentos del proceso coactivo, y verificado el
sorteo entre las dos Salas, el Magistrado de Sustanciacin de la que corresponda,
mandar notificar el particular al excepcionante y al ejecutor si hubiere sealado
domicilio en la sede del Tribunal. Mandar tambin notificar las excepciones y la
razn de sorteo al Contralor General de la Nacin y a la autoridad administrativa
interesada de la Institucin acreedora del crdito que se ejecuta, con quienes se
contar en la causa"

Art. .....Los notificados de las excepciones tendrn el trmino de cinco das para que
las contesten; y vencido este plazo, con la contestacin o sin ella, se conceder
trmino probatorio de haber hechos que justificar. En caso contra-rio, se notificar a
las partes para sentencia.- Vencido el trmino probatorio y actuadas las diligencias
pedidas por las partes a las que el Tribunal hubiere dispuesto de oficio, se
pronunciar sentencia en el trmino de doce das.

Art. ..... Si los vicios referentes al ttulo de crdito o al procedimiento de ejecucin
fueren subsanables, como los que signifiquen errores de hecho o de clculo que no
conlleven la nulidad, se ordenar en la sentencia que la Autor-dad correspondiente
verifique la enmienda y, efectuada, que contine la ejecucin.

Art. .....Cuando de la proposicin de las excepciones o de la tramitacin de stas
apareciere manifiesta la intencin de slo provocar un incidente que retrase la
ejecucin , en la sentencia que las deseche se conceder en costas al excepcionante
y podr imponrsele, adems, una multa de S/ 500.00 a S/ 2.000.00.

Art. .....En todo lo que no estuviere expresamente previsto en este Captulo se
aplicarn las dems de este Cdigo, y en su falta, las normas que regulan el
Contencioso-Tributario y subsidiaria-mente las del Cdigo de Procedimiento Civil.

368
CONCORDANCIA: Cdigo de Procedimiento Civil.- (Parte Pertinente).- .....Art.
1020.- No se admitirn las excepciones del deudor, sus herederos o fiadores contra el
procedimiento coactivo, sino despus de consignada la cantidad a que asciende la
deuda, sus intereses y costas. La consignacin se har con arreglo al artculo 196 de
la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, a rdenes del recaudador.-
La consignacin no significa pago.- La consignacin no ser exigible cuando las
excepciones propuestas versaren nicamente sobre falsificacin de documentos con
que se apareja la coactiva, o sobre prescripcin de la accin, salvo lo dispuesto en
leyes especiales.

(Publicados en el Registro Oficial No. 687 de 18 de mayo de 1987).
CONCORDANCIA.- Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control.-
.....Art. 196.- Depositarios Oficiales.- La cuenta corriente nica del tesoro nacional
as como las cuentas de las dems entidades y organismos del sector pblico no
sujetos a ese rgimen, se mantendrn nica y exclusivamente en el Banco Central
del Ecuador, como depositario oficial de los recursos financieros pblicos, y a nombre
de di-chas entidades y organismos. El nmero de cuentas bancarias ser el mnimo
indispensable para sus operaciones.- En los lugares en los que el Banco Central no
tenga oficinas, el depositario oficial ser la sucursal o agencia del Banco Nacional de
Fomento que funcione en aquellos.- En los lugares en que no tenga sucursal, agencia
u oficina el Banco Central del Ecuador ni el Banco Nacional de Fomento, el Ministro
de Finanzas nombrar como depositario oficial de los fondos pblicos a otro banco.-
Los depositarios oficiales presentarn, al fin de cada mes, o por perodos menores, a
peticin de la Contralora General, de la Tesorera de la Nacin o de otra autoridad
competente, un estado de la cuenta bancaria de cada entidad y organismo del sector
pblico, directamente a los mismos y devolvern los originales de los cheques
cancela-dos que hayan sido pagados durante el mes.- El Ministro de Finanzas
expedir normas especiales para las cuentas bancarias que los consulados
mantengan en el exterior.
(Publicado en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo de 1977.
CONCORDANCIA.- Ley No. 99-41 de Racionalizacin Tributaria.- (Parte
Pertinente) .....Art. 36.- Sustityase el artculo 337, por el siguiente: Ejecucin de
las resoluciones confirmatorias.- Para la ejecucin de las resoluciones
ejecutoriadas del Contralor General, que confirmen glosas se pro-ceder de la
siguiente manera: 1. Se otorga a la Contralora General del Estado la competencia
para emitir ttulos de crdito y recaudar, incluso mediante la jurisdiccin coactiva, los
ingresos provenientes de las resoluciones ejecutoriadas expedidas por el Contralor
General, por efecto de la determinacin de glosas conformadas, multas y rdenes de
reintegro de desembolsos indebidos con recursos pblicos, que establezcan
obligaciones a favor del Gobierno Central, as como de las instituciones y empresas
que no tengan capacidad legal para ejercer la coactiva.- 2. La Contralora General del
Estado enviar a las municipalidades, consejos provinciales, universidades; y, en
general a las instituciones y empresas que tengan capacidad legal para ejercer la
coactiva, copias certificadas de las resoluciones ejecutoriadas y de las
determinaciones de responsabilidades administrativas, a favor de estas instituciones,
para que emitan el ttulo de crdito correspondiente y procedan a su recaudacin, de
acuerdo con las leyes y regulaciones propias de la materia.- La recaudacin de las
obligaciones a favor de las entidades y organismos sujetos a esta Ley, que no tengan

369
capacidad legal para ejercer coactiva, ser realizada por la Contralora General del
Estado; y, 3. Una vez efectuado el pago, la Contralora entregar a la entidad y
organismo acreedor el valor recaudado, previa la deduccin del diez por ciento (10%)
del valor recaudado a favor de la Contralora.
(Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 321 de 18 de noviembre de
1.999)

Art. 58.- Ejecutoria de las resoluciones.- Se entendern ejecutoriadas las
resoluciones de la Contralora General del Estado, cuando no hubieren sido
impugnadas por los sujetos pasivos del control, en el trmino previsto en el artculo 70
de esta Ley; y, cuando hubieren sido resueltas definitivamente, segn lo dispuesto en
el artculo 63 de esta ley.

Art. 59.- Rectificacin de errores de clculo.- La Contralora General del Estado
podr rectificar, en cualquier tiempo, dentro de los plazos de prescripcin y
caducidad, de oficio o a peticin de parte, los errores aritmticos o de clculo en los
que se hubiere incurrido, tanto en la predeterminacin de la responsabilidad civil
culposa, como en las resoluciones y en las rdenes de reintegro.

Art. 60.- Procedencia del recurso de revisin.- Con excepcin de las rdenes de
reintegro, la Contralora General del Estado revisar las resoluciones originales que
expida, en todo lo concerniente a la determinacin de responsabilidad civil culposa,
de oficio o a peticin del directamente afectado por aquellas, en los siguientes casos:

1. Cuando las resoluciones origina-les hubieren sido expedidas con evidente error de
hecho o de derecho, que apareciere de los documentos que constan en el propio
expediente o de disposiciones lega-les expresas;

2. Cuando despus de haber sido expedida la determinacin de responsabilidad civil
culposa, se tu-viere conocimiento de documentos ignorados al tiempo de dictar la re-
solucin correspondiente;

3. Cuando en la determinacin de responsabilidad civil culposa, se hubieren
considerado documentos falsos o nulos, declarados en sentencia ejecutoriada,
anterior o posterior a la resolucin recurrida; y,

4. Cuando se estableciere que para expedir la resolucin que es materia de la
revisin, hayan mediado uno o varios actos, cometidos por los servidores pblicos de
la Contralora General del Estado, tipificados como delitos y as declara-dos en
sentencia ejecutoriada.

Art. 61.- Calificacin del recurso de revisin.- El recurso de revisin se interpondr
ante el Contralor General o ante la respectiva autoridad de la Contralora General del
Estado, determinada en las normas internas reglamentarias, dentro del plazo de
sesenta das contado desde el da siguiente al de la notificacin de la resolucin
original. En el plazo de treinta das, contado a partir de la interposicin del recurso, se
analizar que los fundamentos expuestos por el peticionario guarden conformidad con
las causales previstas en el artculo anterior. Si la prueba acompaada es pertinente
y, fuere procedente el recurso, se dispondr mediante providencia el otorgamiento del

370
mismo; particular que ser notificado al recurrente y, de haber-los, a los dems
sujetos comprendidos en la resolucin original objeto de la revisin.

De la negativa del otorgamiento de la revisin no habr recurso alguno en la va
administrativa, ni en la contenciosa, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 70 de
esta Ley.
Art. 62.- Efecto del otorgamiento del recurso.- La notificacin de la providencia que
concede el recurso de revisin, interrumpir los plazos de caducidad y prescripcin,
previstos en esta Ley, y suspender los efectos de la resolucin original recurrida. La
revisin no constituye requisito pre-vio para impugnar una resolucin ante los
Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo.
Art. 63.- Fallo del recurso de revisin y ejecutoriedad de las resoluciones.-
Notificada la providencia que concede el recurso de revisin, el Contralor General o
su delegado, con base a los fundamentos y pruebas que se presenten, en el plazo de
sesenta das, contado a partir de dicha notificacin, dictar resolucin motivada, en la
que confirme, revoque, modifique o sustituya la resolucin original revisada. El sujeto
pasivo en la fase administrativa podr allanarse y pagar los valores, previa la
liquidacin correspondiente.
Se ejecutora la resolucin original si no se hubiere acudido al contencioso
administrativo, o no se hubiere interpuesto el recurso de revisin dentro del trmino o
plazo legal. Interpuesto el recurso de revisin, la accin contencioso administrativa
puede ser planteada dentro de los sesenta das de haberse fallado dicho recurso de
revisin y, por tanto, una vez agotada totalmente la fase administrativa. Para que se
inicie la recaudacin o la accin coactiva ser necesario que las resoluciones de la
Contralora General del Estado se encuentren ejecutoriadas y en el caso de haberse
acudido a la Funcin J udicial, las sentencias de sta tambin se encuentren
ejecutoriadas.
Art. 64.- Improcedencia del recurso.- No proceder el recurso de revisin en los
siguientes casos:
1. Cuando la causa estuviere en conocimiento o hubiere sido resuelta por los
Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo;
2. Si el proceso estuviere sustancindose o hubiere sido resuelto por la justicia
ordinaria civil o penal;
3. Si desde la fecha en que se notific la resolucin original hubieren transcurrido ms
de sesenta das; y,
4. Cuando el correspondiente recurso no fuere legal o documentadamente
fundamentado.
Seccin 4
Indicios de Responsabilidad Penal
Art. 65.- Indicios de responsabilidad penal determinados por la Contralora
General del Estado.- Cuando por actas o informes y, en general, por los resultados

371
de la auditora o de exmenes especiales practicados por servidores de la Contralora
General del Estado, se establezcan indicios de responsabilidad penal, por los hechos
a los que se refieren el artculo 257 del Cdigo Penal, los artculos agregados a
continuacin de ste, y el artculo innumerado agregado a continuacin del artculo
296, que trata del enriquecimiento ilcito y otros delitos, se proceder de la siguiente
manera:
1. El auditor J efe de Equipo que interviniere en el examen de auditora, previo visto
bueno del supervisor, har conocer el informe respectivo al Contralor General o a sus
delegados, quienes luego de aprobarlo lo remitirn al Ministerio Pblico, con la
evidencia acumula-da, el cual ejercitar la accin penal correspondiente de
conformidad con lo previsto en el Cdigo de Procedimiento Penal. Dichos in-formes
tambin sern remitidos a las mximas autoridades de las instituciones auditadas;
2. El Fiscal de ser procedente resol-ver el inicio de la instruccin en los trminos
sealados en el artculo 217 del Cdigo de Procedimiento Penal y solicitar al juez las
medidas cautelares que considere pertinentes, en defensa de los intereses del
Estado; y,
3. Copia certificada de la sentencia ejecutoriada, ser remitida al rgano competente
en materia de administracin de personal, para la in-habilitacin permanente en el
desempeo de cargos y funciones pblicas.
CONCORDANCIAS: Cdigo Penal.- (Parte Pertinente).- .....Art. 257.- Sern
reprimidos con reclusin mayor ordinaria de ocho a doce aos, los servidores de los
organismos y entidades del sector pblico y toda persona encargada de un servicio
pblico, que, en beneficio propio o de terceros, hubiere abusado de dineros pblicos o
privados, de efectos que los representen, piezas, ttulos, documentos bienes muebles
o inmuebles que estuvieren en su poder en virtud o razn de su cargo, ya consista el
abuso en desfalco, disposicin arbitraria o cualquier otra forma semejante. La pena
ser de reclusin mayor extraordinaria de doce a diecisis aos si la infraccin se
refiere a fondos destinados a la defensa nacional.
Nota: Inciso sustituido por el artculo 17 de la Ley No. 2001-47, reformatoria al
Cdigo Penal y al Cdigo de Ejecucin de Penas y Rehabilitacin Social,
promulgada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001.
(Incluido)
Se entender por malversacin la aplicacin de fondos a fines distintos de los
previstos en el presupuesto respectivo, cuando este hecho implique, adems, abuso
en provecho personal o de terceros, con fines extraos al servicio pblico.- Estn
comprendidos en esta disposicin los servidores que manejan fon-dos del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social o de los bancos estatales y privados. Igualmente
estn comprendidos los servidores de la Contralora General y de la Superintendencia
de Bancos que hubieren intervenido en fiscalizaciones, auditoras o exmenes
especiales anteriores, siempre que los informes emitidos implicaren complicidad o
encubrimiento en el delito que se pesquisa.- Los culpados contra quienes se dictare
sentencia condenatoria que-darn, adems, perpetuamente incapacitados para el
desempeo de todo cargo o funcin pblicos; para este efecto, el juez de primera
instancia comunicar, inmediatamente de ejecutoriado, el fallo a la Direccin Nacional
de Personal y a la autoridad nominadora del respectivo servidor, e igualmente a la

372
Superintendencia de Bancos si se tratare de un servidor bancario. El Director
Nacional de Personal se abstendr de inscribir los nombramientos o contratos
otorgados a favor de tales incapacitados, para lo cual se llevar en la Direccin
Nacional de Personal un registro en que consten los nombres de ellos. La accin
penal prescribir en el doble del tiempo sealado en el art-culo 101. Con la misma
pena sern sancionados los servidores de la Direccin General de Rentas y los
servidores de aduanas que hubieren intervenido en Actos de Determinacin.-
Tambin estn comprendidos en las disposiciones de este artculo los funcionarios,
administradores, ejecutivos o empleados de las instituciones del sistema financiero
nacional privado, as como los miembros o vocales de los directorios y de los
consejos de administracin de estas entidades, que hubiesen contribuido al
cometimiento de estos ilcitos. (Artculo sustituido por el Art. 396 de la Ley
Orgnica de Administracin Financiera y Control, Decreto Supremo No. 1429,
publicado en el Registro Oficial No. 337 de 16 de Mayo de 1977).
(El Art. 16 del Decreto Supremo No. 2636, publicado en el Registro Oficial No.
621 de 4 de julio de 1978, reforma el Art. 257, en cuanto al tiempo de las penas,
y suprimiendo la malversacin como delito. Por Decreto Legislativo s/n,
publicado en Registro Oficial No. 36 de 1. de Octubre de 1979, se deroga el
mentado Art. 16, sin embargo, en el Art. 1. no se lo restablece al texto original,
sino que lo trata en el Art. 3, restableciendo las penas originales. En
consecuencia, aparentemente hubo intencin en el Decreto Legislativo de
eliminar la malversacin como tipificacin de delito. Se puntualiza como
inquietud para el Usuario).
(Artculo reformado por la Ley No. 93, publicada en el Suplemento del Registro
Oficial No. 764 de 22 de Agosto de 1995).
(Artculo reformado por el Art. 19 de la Ley No. 99-26, Reformatoria a la Ley
General de Instituciones del Sistema Financiero, a la Ley de Reordenamiento en
Materia Econmica, en el rea Tributario Financiero; y, al Cdigo Penal,
publicada en el Registro Oficial No. 190 de 13 de Mayo de 1999).
Art. 257-A.- Sern reprimidos con reclusin de cuatro a ocho aos las personas
descritas en el artculo anterior que, abusando de sus calidades, hubieren actuado
dolosamente para obtener o conceder crditos vinculados, relacionados o
intercompaas, violan-do expresas disposiciones legales res-pecto de esta clase de
operaciones. La misma pena se aplicar a los beneficiarios que dolosamente hayan
intervenido para el cometimiento de este ilcito y a quienes hayan prestado su nombre
para beneficio propio o de un tercero.
(Artculo agregado por el Art. 20 de la Ley No. 99-26, Reformatoria a la Ley
General de Instituciones del Sistema Financiero, a la Ley de Reordenamiento en
Materia Econmica, en el rea Tributario Financiero; y, al Cdigo Penal,
publicada en el Registro Oficial No. 190 de 13 de Mayo de 1999). Art........ Las
personas elegidas por votacin popular, los representantes o delegados del
Presidente de la Repblica y de otros funcionarios fisca-les o municipales en
organismos del Estado, autnomos o semiautnomos; los funcionarios, empleados o
servido-res pblicos de que cualquier forma utilizaren en beneficio propio o de ter-
ceras personas cuando ste signifique lucro o incremento patrimonial, trabajadores
remunerados por el Estado o por las Entidades del sector pblicos o bienes del sector

373
pblico, sern reprimidos con la pena de uno a cinco aos de prisin y multa de diez
mil a cincuenta mil sucres.
(Artculo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria al Cdigo Penal y a la Ley
Orgnica de Administracin Financiera y Control, publicada en el Suplemento
del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 1985)

Art...... Con la misma pena sern sancionadas las personas sealadas en el artculo
anterior, que se hubieren aprovechado econmicamente en beneficio propio o de
terceras personas, de estudios, proyectos, informes, resoluciones y ms documentos,
calificados de secretos, reservados o de circulacin restringida, que estn o hubiesen
estado en su conocimiento o bajo su dependencia en razn o con ocasin del cargo
que ejercen o hubiesen ejercido.


Art..... La misma pena sealada en los artculos anteriores se impondr a las
personas elegidas por votacin popular, a los representantes o delega-dos y a los
funcionarios, empleados o servidores pblicos que aprovechndose de la
representacin popular o del cargo que ejercen se favorezcan o hayan favorecido a
personas naturales o jurdicas para que, en contra de ex-presas disposiciones legales
o reglamentarias, les hubiesen concedido con-tratos o permitido la realizacin de
negocios con el Estado o con cualquier otro organismo del sector pblico. Quedan
comprendidos en la misma disposicin anterior y sujetos a igual pena los directores,
vocales o miembros de los organismos administradores del Estado o del sector
pblico en general, que, con su voto, hubiesen cooperado a la comisin del delito al
que se refiere el inciso precedente.


RESOLUCION S/N DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA.- (Parte Pertinente)
.....Art. 1.- Corresponde al Tribunal Penal el juzgamiento por delito de peculado
tipificado en el artculo 257 del Cdigo Penal, con sujecin al trmite sealado en el
actual Cdigo de Procedimiento Penal y no al 105 de 9 de julio de 1972, en lo que
qued vigente de acuerdo a los dispuesto en el Decreto Supremo No. 888 publicado
en el Registro Oficial No. 631 del 4 de septiembre de 1974, y luego derogado desde
que entr en vigencia el Cdigo de Procedimiento Penal publicado en el Registro
Oficial No. 511 del 10 de Junio de 1983.

(Publicado en el Registro Oficial No. 572 de 26 de Noviembre de 1986)

Art. 258.- Artculo suprimido por el Art. 396 de la Ley Orgnica de Administracin
Financiera y Control, No. 1429, publicado en Registro Oficial 337 de 16 de Mayo de
1997.

Art. 259.- Artculo suprimido por el Art. 396 de la Ley Orgnica de Administracin
Financiera y Control, No. 1429, publicado en Registro Oficial 337 de 16 de Mayo de
1977.

374
Artculo Innumerado.- Constituye enriquecimiento ilcito el incremento injustificado
del patrimonio de una persona producido con ocasin o como consecuencia del
desempeo de un cargo o funcin pblica, que no sea el resultado de su ingresos
legalmente percibidos.
(Artculo sustituido por el artculo 18 de la Ley No. 2001-47, reformatoria al
Cdigo Penal y al Cdigo de Ejecucin de Penas y Rehabilitacin Social,
publicada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001).
Artculo Innumerado.- El enriquecimiento ilcito se sancionar con la pena de dos a
cinco aos de prisin y la restitucin del duplo del monto del enrique-cimiento ilcito,
siempre que no constituya otro delito.
(Artculo sustituido por el Art. 18 de la Ley No. 2001-47, reformatoria al Cdigo
Penal y al Cdigo de Ejecucin de Penas y Rehabilitacin Social, publicada en
el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001).
Artculo Innumerado.- Son aplicables los dos artculos innumerados anteriores, a
quienes como funcionarios o empleados, manejen fondos de los Bancos Central, del
Sistema de Crdito de Fomento y Comerciales y del Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social.
(Artculo agregado por el artculo 2 de la Ley No. 6, Reformatoria al Cdigo
Penal y a la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, publicada en
el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de agosto de 1.985).
CONCORDANCIA: Cdigo de Procedimiento Penal.- (Parte Pertinente).-
.....Artculo 217.- Inicio de la instruccin.- El Fiscal resolver el inicio de la
instruccin en cuanto considere que existen fundamentos suficientes para imputar a
una persona participacin en un hecho delictivo. Si como medida cautelar o por
tratarse de un delito flagrante se hubiere privado de la libertad a alguna persona, el
Fiscal deber dictar la resolucin de inicio de la instruccin dentro de las veinticuatro
horas siguientes al momento de la aprehensin. La resolucin del Fiscal con-tendr:
1) La descripcin del hecho presuntamente punible; 2) Los datos personales del
imputado.- 3) Los elementos que le han servido de sustento para hacer la imputacin;
4) La fecha de inicio de la instruccin; y, 5) El nombre del Fiscal a cargo de la
instruccin. El Fiscal notificar la resolucin al Juez, quien dispondr que se notifique
al imputado, al ofendido y a la Oficina de la Defensora Pblica, para que designe un
defensor. Es obligacin del Fiscal poner a disposicin del imputado, del ofendido y de
sus defensores todas las evidencias que tenga en su poder, incluyendo las de
naturaleza exculpatoria, de manera que el imputa-do ejerza su derecho de examinar
todos los objetos, instrumentos y documentos recogidos durante la investigacin. Si
es requerido, el Fiscal deber entregar al imputado copias de todos los documentos
relacionados con la infraccin.
(Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 360 del 13 de enero del
2000).
Art. 66.- Indicios de responsabilidad penal evidenciados por la auditora
interna.- Si los hechos a los que se refiere el artculo anterior fueren evidenciados por
la unidad de auditora interna, el jefe de la misma comunicar inmediatamente el

375
particular a la Contralora General del Estado y, en lo dems, se observar el
procedimiento establecido en el mismo artculo.
Art. 67.- Otros indicios de responsabilidad penal.- Si por los resultados de la
auditora gubernamental los auditores evidenciaren indicios de responsabilidad penal
respecto de delitos contra la administracin pblica y otros que afecten a los intereses
del Estado y de sus instituciones, tales resultados se presentarn al Ministerio Pblico
para que ejercite la accin penal correspondiente; y se considerar el trmite previsto
en el artculo 65 de esta ley.

Art. 68.- Liquidacin de daos y per-juicios.- Ejecutoriada la sentencia que declare
la responsabilidad penal del o de los encausados, el juez o el Tribunal proceder de
igual manera que en los casos en los cuales se hubiere deducido acusacin
particular, a pesar de que sta no se hubiere presentado. Adems, observar lo
previsto en el artculo 57 de esta ley.

Seccin 5

Accin Contencioso Administrativa

Art. 69.-Decisiones susceptibles y no susceptibles de impugnacin.- Podrn
impugnarse ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, las
resoluciones de la Contralora General del Estado, que impliquen establecimiento de
responsabilidades administrativas y civiles culposas, conforme lo dispuesto en los
artculos 45 y 52 de esta ley. No podrn, en consecuencia, impugnarse los informes
de auditora, de exmenes especiales, los que consistan en dictmenes o informes
que le corresponda emitir de acuerdo con la ley, ni las actuaciones que establecieren
indicios de responsabilidad penal.

Art. 70.- Accin contencioso administrativa.- En los casos en que las decisiones
de la Contralora General del Estado fueren susceptibles de impugnacin ante los
Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, la respectiva demanda se
podr presentar a partir del da siguiente al de la notificacin de la decisin que se
impugna. Para la presentacin de la demanda y su contestacin se observarn los
trminos y plazos establecidos en la Ley de la J urisdiccin Contencioso
Administrativa .

Nota: Inciso primero del artculo 70, sustituido por el artculo 10 de la Ley No.
2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General
del Estado , publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004.

Los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo citarn con la demanda al
Contralor General o al funcionario de quien provenga el acto; y, sustanciarn y
resolvern las causas con sujecin a los trminos establecidos en esta Ley y al
procedimiento previsto en la Ley de la J urisdiccin Contencioso Administrativa.

CONCORDANCIAS.- Ley No. CL 35 de la Jurisdiccin Contencioso
Administrativa.- ..... Art. 1.- El recurso contencioso administrativo puede inter-
ponerse por las personas naturales o jurdicas contra los reglamentos, actos y
resoluciones de la Administracin Pblica o de las personas jurdicas semipblicas,
que causen estado, y vulneren un derecho o inters directo del demandante.

376
.....Art. 3.- El recurso contencioso administrativo es de dos clases: de plena
jurisdiccin o subjetivo y de anulacin u objetivo.- El recurso de plena jurisdiccin o
subjetivo ampara un derecho subjetivo del recurrente, presuntamente negado,
desconocido o no reconocido total o parcialmente por el acto administrativo de que se
trata.- El recurso de anulacin, objetivo o por exceso de poder, tutela el cumplimiento
de la norma jurdica objetiva, de carcter administrativo, y puede proponerse por
quien tenga inters directo para deducir la accin, solicitando al Tribunal la nulidad del
acto impugnado por adolecer de un vicio legal.

NOTA: Respecto de un acto administrativo de carcter general, de un derecho
subjetivo del recurrente. puede interponerse recurso objetivo o de anulacin cuando
se pretende nicamente el cumplimiento de la norma jurdica objetiva; o recurso de
plena jurisdiccin o subjetivo, cuando se demanda el amparo

(Disposicin dada por la Resolucin del Tribunal Contencioso Administrativo,
publicada en el Registro Oficial No. 722 de 9 de julio de 1991).

.....Art. 5.- Las resoluciones administrativas causan estado cuando no son
susceptibles de recurso alguno en la va administrativa, sean definitivas o de mero
trmite, si estas ltimas deciden, directa o indirectamente, el fondo del asunto, de
modo que pongan trmino a aquella o haga imposible su continuacin.- La
administracin obra en ejercicio de sus facultades regladas cuando debe ceir sus
actos a las disposiciones de una ley, de un reglamento o de cualquier otro precepto
administrativo.- Se presume establecido el derecho a favor del recurrente, cuando la
disposicin que se cree infringida reconoce ese derecho. (Publicadas en el
Registro Oficial No. 338 de 18 de marzo de 1.968).

CONCORDANCIA: Ley No. 2001-56 Reformatoria al artculo 38 de la Ley de
Modernizacin del Estado y al artculo 65 de la Ley de la Jurisdiccin
Contencioso Administrativa.- .....Art. 65.- El trmino para deducir la demanda en
la va contencioso administrativa ser de noventa das en los asuntos que constituyen
materia del recurso contencioso de plena jurisdiccin, contados desde el da siguiente
al de la notificacin de la resolucin administrativa que se impugna.- En los casos que
sean materia del recurso contencioso de anulacin u objetivo se podr proponer la
demanda hasta en el plazo de tres aos, a fin de garantizar la seguridad jurdica. En
los casos que sean de materia contractual y otras de competencia de los Tribunales
Distritales de lo Contencioso Administrativo, se podr pro-poner la demanda hasta en
el plazo de cinco aos. (Publicado en el Registro Oficial No. 483 de 28 de
diciembre del 2.001)

CAPITULO 6

CADUCIDAD Y PRESCRIPCION

Art. 71.- Caducidad de las facultades de la Contralora General del Esta-do.- La
facultad que corresponde a la Contralora General del Estado para pronunciarse
sobre las actividades de las instituciones del Estado, y los actos de las personas
sujetas a esta Ley, as como para determinar responsabilidades, caso de haberlas,
caducar en siete aos contados desde la fecha en que se hubieren realizado
dichas actividades o actos.

377
Nota: Inciso primero del artculo 71, reformado por el artculo 5 de la Ley
Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado,
publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009.

Se producir la caducidad de la facultad para resolver los recursos de revisin de una
resolucin original, o de reconsideracin de una orden de reintegro, cuan-do hubiere
transcurrido un ao desde la notificacin de la providencia respectiva y no se hubiere
expedido la resolucin que resuelva los recursos. En tal circunstancia las
resoluciones originales materia de tales recursos quedarn firmes. La Contralora
General del Estado se pronunciar en el plazo no mayor a tres aos, respecto de la
declaracin patrimonial juramentada en los casos de los ciudadanos elegidos por
votacin popular, presentada al trmino de sus funciones .

Nota: Inciso agregado por el artculo 11 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica
Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Esta-do ,

Art. 72.- Declaratoria de la caducidad.- En todos los casos, la caducidad ser
declarada de oficio o a peticin de parte, por el Contralor General o por los Tribunales
Distritales de lo Contencioso Administrativo, segn se hubiere pre-sentado el reclamo
como accin o como excepcin.

Art. 73.- Prescripcin del cobro de obligaciones y del ejercicio de las acciones.-
Las obligaciones nacidas de responsabilidades civiles culposas de que trata esta ley,
prescribirn en diez aos contados desde la fecha en que la determinacin
confirmatoria de la responsabilidad civil culposa se hubiere ejecutoriado y ser
declarada por el Contralor General, de oficio o a peticin de parte, o por los
Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo; por va de impugnacin o por
va de excepcin al procedimiento de ejecucin coactiva. Las obligaciones civiles
originadas como consecuencia de la comisin de delitos de peculado, cohecho,
concusin y enriquecimiento ilcito, establecidos en sentencia judicial ejecutoriada,
sern imprescriptibles. Mientras se sustancia la impugnacin de la predeterminacin
civil culposa o se sustancia y falla sobre el recurso de revisin, segn el caso, se
interrumpe el plazo de prescripcin establecido en el primer inciso de este artculo.

Art. 74.- Interrupcin de la prescripcin.- La prescripcin del cobro de obligaciones
se interrumpe por el reconocimiento expreso o tcito de la obligacin por parte del
deudor o por la citacin legal del auto de pago. La citacin con el auto de pago no
interrumpir la prescripcin, cuando la ejecucin coactiva hubiere dejado de
continuarse por ms de cinco aos, salvo que la suspensin hubiere sido ordenada
por decisin judicial.

Art. 75.- Responsabilidad por caducidad, prescripcin y silencio administrativo.-
Los funcionarios o servidores de la Contralora General del Estado, o de las
instituciones ejecutoras de obligaciones originadas en resoluciones de la Contralora
General del Estado, por cuya accin u omisin se produjeren la caducidad, la
prescripcin o el silencio administrativo, incurrirn en responsabilidad administrativa
culposa, sin perjuicio de las dems responsabilidades a que hubiere lugar.

378
TITULO III

DEBERES Y ATRIBUCIONES GENERALES

Art. 76.- Obligacin de remitir informacin.- Las instituciones del Estado y sus
servidores, as como los personeros y representantes de las personas jurdicas de
derecho privado sometidas al control de la Contralora General del Estado, en los
trminos previstos en la presente Ley, estn obligadas a proporcionar a sta,
exclusivamente para fines del examen de auditora, informacin sobre las
operaciones o transacciones cuando les sean re-queridas por escrito.

Art. 77.- Mximas autoridades, titulares y responsables.- Los Ministros de Estado
y las mximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los
actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad. Adems se establecen las
siguientes atribuciones y obligaciones especficas:

1. Titular de la entidad:

a) Dirigir y asegurar la implantacin, funcionamiento y actualizacin del sistema de
control interno y de los sistemas de administracin financiera, planificacin,
organizacin, informacin, de recursos humanos, materiales, tecnolgicos, ambienta-
les y ms sistemas administrativos;

b) Disponer que los responsables de las respectivas unidades administrativas
establezcan indicadores de gestin, medidas de desempeo u otros factores para
evaluar el cumplimiento de fines y objetivos, la eficiencia de la gestin institucional y
el rendimiento individual de los servidores;

c) Colaborar y disponer la cooperacin del personal a su cargo con los auditores
gubernamentales y aplicar las medidas correctivas establecidas en las
recomendaciones de auditora;

d) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias, las
regulaciones y dems disposiciones expedidas por la Contralora General del Estado;

e) Dictar los correspondientes reglamentos y dems normas secundarias necesarias
para el eficiente, efectivo y econmico funciona-miento de sus instituciones;

f) Informar peridicamente a la comunidad sobre los resultados obtenidos de la
gestin institucional, comparndolos cuantitativa y cualitativamente con los
indicadores, criterios y medidas a que se refiere el literal b) de este numeral;

g) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la
misma manera; y,

h) Cumplir y hacer cumplir la Constitucin Poltica de la Repblica y las leyes.

3. Autoridades de las unidades administrativas y servidores

a) Contribuir a la obtencin de los fines institucionales y administrar en el rea que les
competa, los sistemas a que se refiere el literal a) del numeral anterior;

379
b) Establecer y utilizar los indicadores de gestin, medidas de desempeo u otros
factores para evaluar la gestin de la pertinente unidad y el rendimiento individual de
los servidores y mantener actualizada la informacin; y,

c) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la
misma manera.

3. Autoridades de la Unidad Financiera y servidores:

a) Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de administracin
financiera de la entidad, organismo o empresa del sector pblico;

b) Vigilar la incorporacin de los procesos especficos de control in-terno, dentro del
sistema financiero;

c) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero;

d) Adoptar medidas para el funciona-miento del sistema de administracin financiera;

e) Entregar oportunamente el proyecto de presupuesto de la entidad, organismo o
empresa del sector pblico al rgano que debe aprobarlo, cuando dicha funcin le
est atribuida, y colaborar en su perfeccionamiento;

f) Entregar con oportunidad la informacin financiera requerida, a los distintos grados
gerenciales internos y a los organismos que lo re-quieran;

g) Asesorar a la mxima autoridad o titular para la adopcin de decisiones en materia
de administracin financiera;

h) Asegurar la liquidacin y pago oportuno de toda obligacin de la entidad,
organismo o empresa del sector pblico;

i) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo pro-ceda de la
misma manera; y,

j) Cumplir las dems obligaciones sealadas en la ley y en otras normas
reglamentarias.

4. Autoridades de la Unidad de Auditora Interna de Gestin y servidores:

a) Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la unidad a su
cargo;

b) Supervisar la calidad de los exmenes efectuados;

c) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la
misma manera;

d) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, polticas, normas
tcnicas y las dems regulaciones de la auditora gubernamental; y,

e) Cumplir las dems obligaciones sealadas en la ley.

380
Art. 78.- Descripcin de deberes de funcionarios responsables de las unidades
administrativas.- Las regulaciones que debe emitir la Contralora General del
Estado, contendrn la descripcin de deberes referentes al titular de la entidad, de las
unidades administrativa, financiera, de Auditora Interna y de los servidores de las
instituciones del Estado, con relacin al correcto manejo de los recursos pblicos. Art.

79.- Personal de auditora y de determinacin de responsabilidades.- Los
servidores pblicos que intervinieren en los procesos de auditora gubernamental,
predeterminacin o glosa y de determinacin de responsabilidades civiles culposas o
de indicios de responsabilidad penal, tendrn los siguientes deberes y atribuciones:

1. Desempear sus funciones con independencia, profesionalismo y objetividad, de
acuerdo con el ordenamiento jurdico, especialmente con las disposiciones de esta
Ley, las normas de auditora, el respectivo Cdigo de tica profesional, las
regulaciones y ms disposiciones dictadas por la Contralora General del Estado;

2. Aplicar en la predeterminacin y en la determinacin de las responsabilidades
administrativas y civiles culposas y en la de los indicios de responsabilidad penal, las
garantas constitucionales;

3. Guardar reserva de los hechos que conocieren en el cumplimiento de sus
funciones y, cuando se trate de informacin sujeta a sigilo o reserva, utilizarla slo
para los efectos previstos en la ley; y,

4. Segn el caso, informar inmediatamente, por escrito, a su superior jerrquico,
sobre la comisin de cualquier falta grave o hecho delictivo que verificaren con
ocasin del cumplimiento de sus labores.

Art. 80.-Obligacin de informar de otras instituciones de control.- Los
organismos de control previstos en la Constitucin Poltica de la Repblica, dentro del
mbito de sus competencias, de conformidad con las leyes correspondientes, a travs
de sus mximas autoridades, informarn a la Contralora General del Estado, los
actos derivados de los informes de inspeccin, supervisin y control, para precautelar
los intereses del Estado y sus instituciones.

Art. 81.- Obligacin de informar de las instituciones del Sistema Financie-ro.-
Las instituciones del sistema financiero pblicas y privadas, por intermedio del rgano
de control competente, proporcionarn a la Contralora General del Estado, sin
restriccin alguna, in-formacin sobre las operaciones o transacciones determinadas
por sta con motivo de la prctica de la auditora. Los depositarios oficiales o las
instituciones financieras que en virtud de con-trato asumieren obligaciones de
recaudacin o pago de las instituciones del Estado, a requerimiento de los auditores
gubernamentales presentarn directa-mente informacin relativa a los saldos de
cuentas, operaciones de crdito, valores pendientes de pago y otros ser-vicios
bancarios. En caso de que los responsables de las instituciones financieras negaren
la informacin a la que se refiere el inciso segundo de este artculo, sern sujetos de
sancin por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros, atendiendo la
peticin del Contralor General del Estado. La Superintendencia de Bancos y Seguros,
en el trmino de quince das de recibida la peticin, informar sobre la sancin
impuesta.

381
Art. 82.-Obligacin de conservar registros.- Las personas jurdicas de derecho
privado, que hayan recibido asignaciones de recursos pblicos para financiar sus
presupuestos, debern conservar por cinco aos, la contabilidad, registros y
respaldos suficientes, para sustentar la correcta utilizacin de los mismos.
TITULO IV
DISPOSICIONES GENERALES, DEROGATORIAS, REFORMAS Y TRANSITORIAS
CAPITULO 1
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 83.- Desconcentracin.- El Contralor General dictar los acuerdos y
regulaciones que sean necesarios para que las direcciones regionales y las
delegaciones provinciales de la Contralora General del Estado, apliquen procesos de
desconcentracin funcional, territorial y de delegacin de autoridad, en reas de su
competencia.
Art. 84.- Intereses.- Los valores contenidos en los documentos u originados en los
actos que a continuacin se sealan, devengarn intereses calculados a la tasa
mxima de inters convencional que establezca la institucin legalmente competente
para hacerlo:
1. En resoluciones confirmatorias y ejecutoriadas expedidas por la Contralora
General del Estado, desde la fecha en que se ocasion el perjuicio, hasta el momento
de la recaudacin;
2. En delitos, desde la fecha real o presunta en que se produjere la infraccin, y como
consecuencia de ella, el perjuicio econmico al Estado, hasta el momento de la
recaudacin, con arreglo a las normas de esta Ley y lo previsto en el artculo 68 de la
misma;
3. En faltante cubierto durante el curso del examen, desde la fecha real o presunta en
que se produjere el mismo, hasta su recaudacin; 4. En pago indebido, desde la
fecha del desembolso hasta la recuperacin del monto correspondiente; y, 5. En las
multas, desde la fecha de notificacin hasta la fecha de pago.
Art. 85.- Denegacin tcita.- Las resoluciones de la Contralora General del Estado,
sobre impugnacin de responsabilidades civiles culposas y sobre reconsideraciones
de rdenes de reintegro, se sometern a los plazos previstos en esta Ley. Su falta de
expedicin causar el efecto de denegacin tcita y el interesado podr ejercitar las
acciones previstas en la ley; sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan
al respectivo servidor por incumplimiento de plazos, al tenor de lo previsto en el
artculo 212 de la Constitucin Poltica de la Repblica. Las alegaciones que se
formulen con ocasin del proceso de auditora, se respondern, en lo que no haya
sido subsanado, en el informe de auditora, a la fecha de su emisin, en la parte
pertinente al tema que trata dicho informe.
Art. 86.- Responsabilidad por ejercicio indebido de facultades de control.- Las
autoridades, funcionarios y servido-res de la Contralora General del Estado que, en
ejercicio indebido de sus facultades de control y de determinacin de

382
responsabilidades, causen daos y perjuicios al inters pblico o a terceros, sern
civil y penalmente responsables. Las acciones para perseguir el resarcimiento de
daos causados por el ejercicio indebido de facultades de control, se sustanciarn
ante los rganos jurisdiccionales competentes y prescribirn en los plazos
establecidos de la ley.
Art. 87.- Uso exclusivo de denominaciones.- Excepto la Contralora General del
Estado, ninguna institucin sometida a su control podr crear o mantener unidades
administrativas con la denominacin de Contralora, ni cargos con la denominacin
de Contralor. El uso de los vocablos Auditora Gubernamental y Auditor
Gubernamental, as como el ejercicio de esta actividad quedarn limitados a los
exmenes efectuados por la Contralora General del Estado y las unidades de
auditora interna.

Art. 88.- Acceso irrestricto y declaraciones testimoniales.- En el proceso de
obtencin de pruebas sobre los hechos y materias sujetas a examen el Contralor
General y los auditores gubernamentales, tendrn acceso irrestricto a registros,
archivos y dems documentos que sustenten la informacin, y cuando la naturaleza
de la auditora lo requiera, a las operaciones en s.

En caso de que los servidores de las instituciones del Estado impidieren o no
facilitaren la actividad de control de los recursos pblicos la autoridad nominadora, a
peticin del Contralor General, proceder a destituir al responsable y si dicha
autoridad no lo hiciere en el plazo de treinta das, desde la fecha de la solicitud, lo
har el Contralor General. En caso de incumplimiento, por parte de entidades de
derecho privado cuyo capi-tal social est integrado con recursos pblicos, el Contralor
General solicitar a la autoridad competente la imposicin de una multa de hasta cien
salarios mnimos vitales; y, si dicha autoridad no lo hiciere en el plazo de treinta das,
desde la fecha de la solicitud, lo har el Contralor General.

El Contralor General, los auditores gubernamentales de la Contralora General del
Estado y los representantes del Contralor General especialmente designados para
ello, estn facultados para requerir la comparecencia de testigos y exigir
declaraciones juradas, en las actuaciones que estn dentro de las facultades de la
Contralora General del Estado; podrn tambin exigir la presentacin de
documentos, tanto a personas naturales como jurdicas, funcionarios, ex funcionarios
y terceros para fines de las labores de control. En todos los casos, la informacin y
documentacin requerida, ser proporcionada en un plazo no mayor a diez das,
contado desde la fecha de recepcin del requerimiento. La persona que rehusare
comparecer como testigo o rendir declaracin o exhibir documentos, cuando as lo
exija un funcionario autorizado conforme a esta Ley, ser compelida por apremio
personal. La persona que incurra en falso testimonio, en declaraciones rendidas ante
un funcionario autorizado para recibirlas conforme a esta Ley, quedar sujeta a las
acciones y penas que establece la ley. En lo dems se estar a lo dispuesto en el
artculo 24 de la Constitucin Poltica de la Repblica, respecto del debido proceso.

Art. 89.- Personal ejecutor.- De acuerdo a su naturaleza y alcance, la auditora
gubernamental se ejecutar con equipos multidisciplinarios integrados por
profesionales de reconocida idoneidad individual y competencia. Los informes de
auditora gubernamental y de exmenes especiales que no impliquen la emisin de

383
un dictamen profesional, sern suscritos por quien ejerciere la jefatura o direccin de
la pertinente unidad de auditora externa en la Contralora General del Estado.
La opinin profesional a los estados financieros ser suscrita por un contador pblico
autorizado integrante del equipo de auditora de la Contralora General del Estado.
Art. 90.- Notificacin inicial, comunicacin de resultados.- La auditora
gubernamental se realizar de acuerdo con el plan de trabajo anual de la Contralora
General del Estado, previamente a su iniciacin se notificar a las autoridades,
funcionarios, servidores, ex servidores y dems personas vinculadas con el examen.
Si durante la realizacin de la auditora gubernamental apareciere personas
vinculadas con el examen que no hubieren sido notificadas desde el principio en
razn de que no era previsible su participacin o responsabilidad, stas debern ser
notificadas de manera in-mediata, debindoseles brindar todas las facilidades y
trminos excepcionales para que ejerciten en debida forma el derecho de defensa, sin
que la falta de notificacin inicial provoque la nulidad o impugnacin, por este hecho,
de los resultados de auditora. De ser necesario, los plazos para resolver se
prorrogarn, previa la decisin motivada del Contralor General del Estado, por el
tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de las garantas del debido proceso.
En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrn comunicacin
con los servidores de la entidad, organismo o empresa del sector pblico auditada y
dems personas relacionadas con las actividades examinadas.
Al finalizar los trabajos de auditora de campo, se dejar constancia de que fue
cumplida la comunicacin de resultados y la conferencia final en los trminos pre-
vistos por la ley y las normas profesionales sobre la materia.
Art. 91.- Discrepancias.- Las opiniones divergentes entre los auditores
gubernamentales y los servidores o ex servidores de la institucin del Estado
auditada, o de terceros relacionados, sern resueltas, en lo posible, dentro del curso
del examen y de subsistir, constarn en el informe.
Art. 92.- Recomendaciones de auditora.- Las recomendaciones de auditora, una
vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser
aplicadas de manera inmediata y con el carcter de obligatorio; sern objeto de
seguimiento y su inobservancia ser sancionada por la Contralora General del
Estado.
Art. 93.- Derecho a la defensa.- Las personas naturales o jurdicas que tengan
determinacin de responsabilidad civil culposa, ejercern su derecho a la defensa
debidamente patrocinados por un abogado en libre ejercicio profesional, que no tenga
relacin con la Contralora General del Estado, conforme a lo dispuesto en la Ley de
Federacin de Abogados.
Los doctores en jurisprudencia y aboga-dos que presten sus servicios en la
Contralora General del Estado no podrn ejercer su profesin en los trminos
previstos en la Ley Orgnica de la Funcin J udicial.
CONCORDANCIA: Ley de Federacin de Abogados del Ecuador.- (Parte
Pertinente) ..... Art. 50.- Se requerir la firma de un abogado inscrito en la matrcula
de un Colegio de Abogados, en toda solicitud, pedimento, escrito, memorial o piezas
similares en que se ventilan asuntos de derecho ante los organismos e instituciones y

384
dependencias del Estado o de las instituciones de derecho privado con finalidad
social o pblica, con inclusin de la Contralora General de la Nacin, de la
Procuradura General de la Nacin, la Superintendencia de Compaas y la
Superintendencia de Bancos, as como las de-pendencias subordinadas a dichas
Superintendencias; y en las solicitudes, memoriales o pedimentos encaminados a
obtener concesiones o privilegios por parte de los referidos organismos, instituciones
y dependencias.
(Publicado en el Registro Oficial No. 507 de 7 de marzo de 1974).

Art. 94.- Accin Popular.- Concdese accin popular para denunciar irregularidades
en la administracin pblica as como en la Contralora General del Estado.

Art. 95.- Emisin de regulaciones.- La Contralora General del Estado expedir las
regulaciones de carcter general, los reglamentos y las normas internas necesarias
para el cumplimiento de sus funciones.

Art. 96.- Cuando el Estado o sus instituciones hayan delegado la prestacin de
servicios pblicos, en los trminos descritos en el inciso final del artculo 4 de esta
Ley, la intervencin y control de la Contralora General del Estado, no se extender a
la persona delegataria, pero si a la gestin referida a esa delegacin por parte de la
institucin del Estado delegante, sin perjuicio de la eventual responsabilidad que la
Contralora General del Estado pueda determinar, con-forme a lo establecido en esta
ley.

Art. 97.- Las personas jurdicas de de-recho privado referidas en el artculo 4 de esta
Ley, se sometern a su propia normatividad en materia de contratacin, no estarn
sujetas a los procedimientos previstos en la codificacin de la Ley de Contratacin
Pblica, en la Ley de Consultora y en las dems leyes y reglamentos que rigen la
materia. Las personas jurdicas antes referidas debern incluir obligatoriamente en la
normatividad interna de contratacin de procesos para la seleccin y adjudicacin de
ofertas, cuyo texto y cumplimiento ser materia de auditora de la Contralora General
del Estado.

Nota.- Las Codificaciones de las leyes de Contratacin Pblica, publicada en el
Registro Oficial No. 272 de 22 de febrero del 2001 y de Consultora, publicada en
el Registro Oficial No. 455 de 5 de noviembre del 2004, derogadas por los
numerales 1 y 2 de las derogatorias de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica, expedida por la Asamblea Constituyente, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008.

Art. 98.- Sin perjuicio de las facultades que debe ejercer la Superintendencia de
Bancos y Seguros, la Contralora General del Estado por s o mediante la utilizacin
de una firma auditora de reconocido prestigio y debidamente calificada y autorizada
para operar en el Ecuador, realizar un examen anual del manejo y de los estados
financieros de los recursos de la reserva internacional de libre disponibilidad,
debiendo verificarse la informacin que sustente su formulacin, ejecucin,
liquidacin y correspondencia contable, sustento legal y econmico. La Contralora
General del Estado har conocer al Presidente de la Repblica y al Congreso
Nacional sus resultados, el informe final y el informe anual sobre el manejo de la
reserva de libre disponibilidad.

385
CAPITULO 2

DEROGATORIAS

Art. 99.-Derogatorias.- Derganse expresamente las siguientes disposiciones y
cuerpos legales:

1) Las contenidas en los Ttulos VI, VII, VIII, IX, X, XI y XII, de la
Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control LOAFYC, expedida con
Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo
de 1977;

2) El artculo 15 de la Ley del Ser-vicio Cooperativo de Instituciones Agropecuarias,
publicada en el Registro Oficial 398 de 5 de marzo de 1963;

3) El Decreto Supremo 2559, que estableci fondos de carcter reservado para la
represin del con-trabando, publicado en el Registro Oficial 398 de 18 de diciembre
de 1964; y,

4) El Decreto Supremo No.254, publicado en el Registro Oficial No. 62 de 8 de abril
de 1976, que establece normas para la administracin interna de los documentos y
archivos de la Contralora General del Estado.

CAPITULO 3

REFORMAS

Art. 100.- Reformas.-

1).- Refrmase el artculo 114 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y
Control expedida con Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial 337
de 16 de mayo de 1977, segn el siguiente tenor:

Al final del artculo 114 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control,
agrguese lo siguiente: ..., excepto en las compras de inmuebles en el extranjero que
se regirn por lo establecido en el reglamento respectivo y que requerirn
exclusivamente del informe previo y favorable del Ministerio de Economa y Finanzas
y del Procurador General del Estado. 2).- Refrmanse las siguientes disposiciones
legales, que contienen la obligacin de rendir o de remitir cuentas a la Contralora
General del Estado, as como la competencia de dicho organismo para finiquitarlas,
en el sentido de que dicha entidad ejercer el control ex-terno mediante auditora:

a) El artculo 4 de la Ley por la que se expidieron disposiciones referentes al
funcionamiento administrativo y mantenimiento del Palacio de J usticia con-tenida en
el Decreto Supremo 927, publicado en el Registro Oficial 243 de 8 de mayo de 1964;

b) El artculo 6 del Decreto Supremo 709, publicado en el Registro Oficial 85 de 22 de
octubre de 1963, por el que se expidi disposiciones relativas al trmite y al despacho
de las asignaciones para el Servicio Exterior de la Repblica; y,

386
c) Las dems contenidas en otros instrumentos jurdicos que con-tengan la obligacin
de rendicin de cuentas, en la forma establecida en este artculo.

3).- En el artculo 8 del Decreto Supremo 409, publicado en el Registro Oficial 50 de 9
de septiembre de 1963, por el que se reorganiz la Empresa de Ferrocarriles del
Estado, suprmase la frase: incluyndose en esta exencin la tasa del cuatro por mil
para la Contralora General de la Nacin, determinada en la Ley General de Pre-
supuestos del Estado.

4).- En el numeral 40 del artculo 72 de la Ley de Rgimen Municipal, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial 331 de 15 de octubre de 1971, suprmase la frase:
Mensualmente informar al Contralor General del Estado las bajas ordenadas .

5).- En el artculo 12 de la Ley para la Preservacin de Zonas de Reserva y Parques
Nacionales, expedida por medio del Decreto Supremo 1306, publicado en el Registro
Oficial 301 de 2 de septiembre de 1971, sustityase la frase: segn las normas de la
Ley Orgnica de Hacienda y ms leyes y reglamentos vigentes. La Contralora
General de la Nacin fiscalizar y juzgar las respectivas cuentas, por: de
conformidad con la ley.

6).- En el inciso segundo del artculo 114 de la Ley Orgnica del Banco de Fomento,
expedida por Decreto Supremo 327, publicado en el Registro Oficial 526 de 3 de abril
de 1974, sustityase: a la Contralora General del Estado, por: al ente rector de la
administracin de los recursos humanos en el sector pblico.

7).- En el artculo 10 de la Ley Nota-rial, expedida por Decreto Supremo 1404,
publicado en el Registro Oficial 158 de 11 de noviembre de 1966, sustituir: la
Contralora General del Estado, por: el ente rector de la administracin de los
recursos humanos en el sector pblico.

8).- En el artculo 577 de la Ley de Rgimen Municipal publicada en el Suplemento
del Registro Oficial 331 de 15 de octubre de 1971, suprmase la frase: la
correspondiente glosa de, y a continuacin de la palabra: Estado, agrguese: la
que tramitar la responsabilidad que corresponda..

9).- En el literal p) del artculo 29 de la Ley de Rgimen Provincial, publicada en el
Registro Oficial No. 288 de 20 de marzo de 2001, suprimir la frase: Mensualmente
informar al Contralor General del Estado sobre las bajas ordenadas.

10).- En el artculo 5 de la Ley 47, publicada en el Registro Oficial 281 de 22 de
septiembre de 1989, sustityase la expresin: verificar anualmente, por:
controlar.

11).- En los artculos 87 y 94 de la Ley de Pensiones de las Fuerzas Arma-das,
reformada por el Decreto Supremo 863, publicados en los Registros Oficiales 356 de
6 de noviembre de 1961 y 26 de julio de 1973, respectivamente, suprmase la frase:
y el registrado de la Contralora General de la Nacin..

12).- En el artculo 5 del Decreto Ley de Emergencia No. 7, publicado en el Registro
Oficial 377 de 8 de febrero de 1963, por el que se emiti la Ley de alfabetizacin

387
obligatoria de adultos, suprmase la frase: y podr solicitar al Contralor General de la
Nacin se abstenga de ex-pedir los acuerdos de transferencia de fondos para
aquellas entidades que se encontraren en mora.

13).- En el inciso segundo del artculo agregado por el artculo 3 del Decreto Supremo
933, publicado en el Registro Oficial 113 de 6 de septiembre de 1966, a continuacin
del artculo 83 de la Ley Orgnica del Servicio Exterior, expedida por Decreto
Supremo 2268 publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de octubre de 1964,
sustityase: La Contralora General de la Nacin, por: El ente rector de la

14).- En el artculo 160 de la Ley OrgGnica del Servicio Exterior, expedida por medio
del Decreto Supremo 2268, publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de octubre de
1964, sustityase: a la Contralora General de la Nacin, por: al en-te rector de la

15).- En el inciso segundo del artculo 197 de la Ley Orgnica del Servi-cio Exterior,
expedida por Decreto Supremo 2268, publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de
oc-tubre de 1964, sustityase: La Contralora General de la Nacin, por: El ente
rector de la adminis-tracin de los recursos humanos en el sector pblico.

16).- En el artculo 3 del Decreto Su-premo 2965, que norma el otorga-miento de
pasaportes por parte de las Gobernaciones provinciales, publicado en el Registro
Oficial 710 de 14 de noviembre de 1978, suprmase la frase: En el manejo y control
de la cuenta especial a la que se refiere el artculo anterior, debern cumplirse los
requisitos establecidos para las cuentas especiales de carcter reservado y los
instructivos dictados al efecto por la Contralora General de la Nacin, o los que
posteriormente dictare.

17).- En el inciso segundo del artculo 24 del Decreto Supremo 1373, de creacin de
la Autoridad Portuaria de Manta, publicado en el Registro Oficial 149 de 27 de octubre
de 1966, suprmase la frase: de solicitud previa a la Contralora General de la
Nacin, y.

18).- Sustityase el texto del artculo 27 del Decreto Supremo 1373, de creacin de la
Autoridad Portuaria de Manta, publicado en el Registro Oficial 149 de 27 de octubre
de 1966, por el siguiente: La determinacin de los cargos cauciona-dos se efectuar
de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

19).- En el inciso segundo del artculo 3 de la Ley 90 de Seguridad Social de la Polica
Nacional, publicada en el Registro Oficial 707 de 1 de junio de 1995, suprmase la
frase: No estar sujeto a la intervencin de la Contralora General del Estado.

20).- En los literales c) y d) del artculo 10 de la Ley 71-CL, de Federacin de
Veterinarios del Ecuador, publicada en el Registro Oficial 43 de 31 de octubre de
1968, sustityanse los trminos: La Contralora General del Estado, por: El
pertinente ente encargado de la administracin de los recursos humanos en el sector
pblico.

388
21).- En el numeral 6 del artculo 2 de la Codificacin de la Ley de De-fensa contra
Incendios, publicada en el Registro Oficial 815 de 19 de abril de 1979 reformado por
el artculo 2 de la Ley 160, publicada en el Registro Oficial 984 de 22 julio de 1992-,
sustityanse las palabras: fiscalizacin de por: prctica de auditoras a.

22).- En el artculo 4 del Decreto Supremo 1827, de creacin del Programa de Boticas
Populares del Ministerio de Salud, publica-do en el Registro Oficial 374 de 20 de
diciembre de 1971, sustityanse los trminos: la Contralora General de la Nacin,
por: el rgano pertinente encargado de la administracin de los recursos humanos en
el sector pblico.

23).- En el artculo 5 del Decreto Supremo 1827 por el que se estableci el Programa
de Boticas Populares del Ministerio de Salud, publicado en el Registro Oficial 374 de
20 de diciembre de 1971, sustityase la frase: glosar de inmediato cualquier pago
efectuado, por: determinar la responsabilidad que corresponda.

24).- En el artculo 8-A del Decreto Supremo 1236, que estableci el estmulo
econmico de eficiencia administrativa en el Ministerio de Finanzas, publicado en el
Registro Oficial 147 de 25 de octubre de 1966 dado por Acuerdo Ministerial 256,
publicado en el Registro Oficial 379 de 26 de febrero de 1970 sustityase La
Contralora General de la Nacin por: el rgano pertinente encargado de la

25).- En el artculo 17 de los Estatutos de la Empresa Pesquera Nacional, expedida
por medio del Decreto Supremo 779, publicado en el Registro Oficial 345 de 10 de
julio de 1973, sustityase la palabra: aprobadas, por: registradas.

26).- En el artculo primero de la Codificacin de los Estatutos del IESS, publicada en
el Suplemento al Registro Oficial 431 de 7 de mayo de 1990, elimnase la frase: no
est sujeto a la intervencin de la Contralora General del Estado.

CAPITULO 4

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA.- Glosas, resoluciones y recursos de revisin en trmite.- Las glosas,
resoluciones y recursos de revisin que se encontraren en trmite a la fecha de
vigencia de esta Ley, continuarn sustancindose de acuerdo con las disposiciones
de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control.

SEGUNDA.- Vigencia de reglamentos y normas.- Los Reglamentos y normas
internos o de carcter general, expedidos por el Contralor General, continuarn
vigentes en todo cuanto no se opongan a las disposiciones de esta Ley, hasta que
sean sustituidos por otros, conforme lo previsto en el artculo 95.

TERCERA.- Movimiento presupuestario.- La Contralora General del Esta-do, para
la aplicacin de las normas previstas en esta Ley, realizar la transformacin y
fortalecimiento institucional, para lo cual, podr efectuar los movimientos
presupuestarios internos necesarios.

389
CUARTA.- Auditoras Internas.- Mediante la correspondiente reglamentacin que
dictar el Contralor General, se garantiza el sistema de mrito y la carrera
administrativa del personal auditor de las auditoras internas de las instituciones del
Estado, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 124 de la Constitucin Poltica
de la Repblica.

Las designaciones que el Contralor General deba hacer, segn el artculo 14 de esta
Ley, se realizar para las vacantes existentes o que se produzcan a partir de la
vigencia de esta Ley. Respecto de los gobiernos seccionales autnomos se respetar
lo ordenado en el primer inciso del artculo 14 de esta Ley.

QUINTA.- Compra de Inmuebles en el exterior.- Los procesos de adquisicin de
bienes inmuebles en el extranjero que actualmente se encuentren en trmite de
legalizacin, se sujetarn a las disposiciones reformatorias previstas en el numeral 1
del artculo 100 de la presente Ley.

SEXTA.- Las personas sealadas en el segundo inciso del numeral 9 del artculo 31
debern presentar su declaracin patrimonial juramentada en el plazo de treinta das
contado a partir de la vigencia de esta ley.

CAPITULO 5

DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA.- El Presidente de la Repblica, en el plazo mximo de no-venta das
dictar, en uso de su facultad constitucional, el reglamento para la aplicacin de la
presente Ley, sin per-juicio de la facultad regulatoria que la Constitucin Poltica de la
Repblica otorga a la Contralora General del Estado.

SEGUNDA.- Las disposiciones de la presente Ley, por su carcter de orgnicas,
prevalecern sobre las dems que se le opongan, y entrarn en vigencia a partir de
su publicacin en el Registro Oficial. Dada, en la ciudad de San Francisco de Quito,
Distrito Metropolitano, en la sala de sesiones del Pleno del Congreso Nacional del
Ecuador, a los veinte y nueve das del mes de mayo del ao dos mil dos.

f) H. J os Cordero Acosta, Presidente

f) Andrs Aguilar Moscoso, Secreta-rio General

Promulgada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 del 12 de junio del
2002.

DISPOSICIN GENERAL DE LA LEY No. 2006-44, ORGNICA RE-FORMATORIA
DE LA LEY ORG-NICA DE LA CONTRALORA GE-NERAL DEL ESTADO,
PUBLICADA EN EL REGISTRO OFICIAL No. 267 DE 10 DE MAYO DEL 2006.
De conformidad con las normas establecidas en la Constitucin Poltica de la
Repblica, se garantiza la independencia de la Contralora General del Estado, en el
aspecto administrativo y en consecuencia, no depender de ninguna de las entidades
que controla y fiscaliza .

390
FUENTES DE LA LEY ORGNICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL
ESTADO

1. Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, publicada en el Registro Oficial
No. 1 de 11 de agosto de 1998.
2. Ley No. 2002-73 Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial No. 595 del 12 de junio del 2002.
3. Ley No. 2004-42, Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del
2004.
4. Ley No. 2006-44, Orgnica Reformatoria de la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 267 de 10 de mayo del
2006.
5. Ley S/N Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, expedida por
la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No.
395 de 4 de agosto del 2008.
6. Ley S/N Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del
2009.

391
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA CONTRALORA GENERAL DEL
ESTADO (LOCGE)

CAPITULO I

CONCEPTOS Y NORMAS GENERALES BASICOS

Art. 1.- El Control.- La Contralora General del Estado, acorde con las
disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias realizar el control,
mediante las tcnicas y las modalidades de la auditoria, con el fin de examinar,
verificar y evaluar las gestiones administrativa, financiera, operativa y, cuando
corresponda, la gestin medio ambiental de las instituciones y organismos sujetos
a su control, comparando el modelo o referente
jurdico o tcnico, establecido por imperio de las normas jurdicas, los
conocimientos cientficos y las normas tcnicas pertinentes, con la realidad o hecho
originado en la accin de las personas, con el objeto de presentar comentarios,
conclusiones y recomendaciones sobre la legalidad, efectividad, economa y
eficiencia de las operaciones y programas evaluados.

Art. 2.- Recursos Pblicos.- Los recursos privados que, por disposicin del
inciso segundo del artculo 3 de la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado, se reputan recursos pblicos, tendrn esta calidad exclusivamente para
los fines previstos en dicha ley; consecuentemente, tal consideracin no tendr
efectos fuera del mbito regulado por ella.

Art. 3.- Personas jurdicas de derecho privado con fines sociales o pblicos.-
Conforme lo dispuesto en el inciso primero del artculo 4 de la Ley Orgnica de
la Contralora General del Estado, estn sometidas al control de la Contralora
General las personas jurdicas de derecho privado con fines sociales o pblicos,
cuyo capital social, patrimonio fondo o participacin tributaria est integrado en el
50 por ciento o ms con recursos pblicos, en las que no estn incluidas las
sociedades mercantiles regidas por la Ley de Compaas.

Art. 4.- Personas jurdicas de derecho privado sin fines sociales o pblicos.-
Las dems personas jurdicas de derecho privado contempladas en el inciso
segundo del artculo 4 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado,
esto es aquellas que no tienen finalidad social o pblica sino de lucro o utilidad,
an cuando presten servicios pblicos en cualquiera de las formas previstas en
la Constitucin Poltica, cuyo capital social, patrimonio o fondo est integrado
con recursos pblicos o que tuvieren una participacin tributaria, cualquiera fuere
el porcentaje de dichos recursos pblicos o participacin tributaria, estarn
sometidas a la vigilancia y control de las superintendencias de Compaas,
de Bancos y Seguros o del respectivo rgano de control, sin perjuicio de lo
dispuesto en los Captulos III y IV de este Reglamento.

Art. 5.- Superposicin de controles.- Para que no se dupliquen y
superpongan los controles, sobre una misma materia y en una misma entidad y
sin perjuicio de que la Contralora General, cuando corresponda, realice la
verificacin de la eficiencia de esos controles y el control de calidad de los
mismos, se aplicarn metodologas adecuadas de planificacin del control y de
coordinacin interinstitucional.

392
Art. 6.- Clasificacin de las entidades privadas que manejan recursos
pblicos.- Para los fines del ejercicio del control y auditora por parte de la
Contralora General, y sin que implique modificacin en la naturaleza jurdica de las
entidades de derecho privado, stas se clasificarn en los siguientes grupos:

1. Entidades financieras y bancarias, cuyo capital social, patrimonio, fondo
o participacin tributaria est integrado con el 50 o ms por ciento de recursos
pblicos.

2. Sociedades civiles y fundaciones, con el 50 o ms por ciento de recursos pblicos.

3. Compaas o sociedades mercantiles sujetas al derecho privado como
son las sociedades annimas, de economa mixta u otra especie de compaas, con
el 50 o ms por ciento de recursos pblicos.

4. Ente contable y jurdico, fondo o fideicomiso mercantil, con el 50 o ms por
ciento de recursos pblico;

5. Establecimientos educativos particulares, laborales, comisariatos, corporaciones y
otras que reciban subvenciones econmicas o subvenciones sociales utilizando
recursos de carcter pblico;

6. Otras entidades privadas que manejan recursos pblicos, en el 50 o ms por
ciento; y,

7. Otras entidades privadas que manejan recursos pblicos, en el 49 o menos por
ciento.

La Contralora General se regir por el catastro de entidades pblicas que sea
expedido por la respectiva Secretara del Estado.

Art. 7.- Informacin de las entidades de derecho privado.- El Contralor General
y los auditores debidamente acreditados para el efecto, dentro de las normas
antes sealadas, tendrn derecho a solicitar por escrito la informacin y
documentacin requerida para efectuar su labor, exclusivamente para fines de
auditora, las cuales sern manejas con absoluto profesionalismo, sigilo y reserva
propios de la auditoria y con la prevencin de que el quebrantamiento de las
normas de control y del Cdigo de tica por parte del personal y de los
auditores de la Contralora General, podr dar lugar a la aplicacin de sanciones
administrativas, responsabilidades civiles y an indicios de responsabilidad
penal, segn el caso, y en concordancia con lo previsto en los incisos 3, 5 y 6 del
artculo 35 y en lo dispuesto en el artculo 94 de la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado, que co ncuerdan con el ltimo inciso del artculo 212
de la Constitucin Poltica de la Repblica.

Art. 8.- Control sobre las entidades del Sistema de Seguridad Social. - Las
entidades del sistema de seguridad social pblico sern controladas por la
Contralora General, con las diferentes modalidades de auditora, respecto

393
principalmente del control interno, la eficiencia de las prestaciones y la legalidad
de los actos y contratos. La Superintendencia de Ba ncos y Seguros controlar al
sistema pblico y privado de la seguridad social y principalmente las inversiones,
los clculos actuariales y la constitucin, organizacin, funcionamiento y
liquidacin de las entidades depositarias del ahorro previsional. Las dos entidades
de control podrn realizar convenios interinstitucionales de coordinacin y
cooperacin.

Art. 9.- Alcance de la auditoria para las entidades de derecho privado y la
seguridad jurdica.- Para evitar el quebramiento del principio de actos firmes
de control, y la presuncin de legitimidad, honestidad e inocencia, el honor de
las personas, y para no afectar a la seguridad jurdica del Estado, el alcance de
las rdenes de trabajo y de la planificacin de la auditora no podr afectar la
validez de los informes anteriores de auditora externa o interna privados.

Art. 10.- Responsabilidades de los servidores de la Contralora.- Los servidores
de la Contralora General, sin excepcin, debern proceder con absoluta tica y
correccin, especialmente en el ejercicio del control y en la determinacin de
responsabilidades; se mantendrn actualizadas anualmente o cuando ordene
el Contralor General, sus declaraciones patrimoniales de bienes; no actuarn
cuando exista conflicto de intereses, ni solicitarn ventajas, nombramientos y otras
decisiones semejantes por parte de la entidad controlada, no afectarn por
negligencia, abuso de autoridad, insuficiencia de pruebas, afectos o desafectos,
impericia en la profesin: a la oportunidad de las decisiones, la agilidad y
eficiencia de los servicios pblicos y de las obras pblicas, al honor de las
personas naturales y al prestigio de las personas jurdicas, al desarrollo del
sector productivo privado y a la administracin de la justicia.

El Cdigo de tica de los servidores de la Contralora, y el comportamiento
personal e institucional de stos, en razn de la defensa que deben hacer respecto
de la moralidad en el manejo de los recursos pblicos por medio del ejercicio
del control, deber ser celosamente cumplido y su quebrantamiento dar lugar
a la determinacin de responsabilidades administrativas, civiles culposas e
indicios de responsabilidad penal, segn el caso.

No podrn permanecer en sus puestos ni se podr designar ni contratar a
personas cuya conducta tica conocida en forma pblica y notoria, o evidenciada
por la presentacin de pruebas, demuestre que su permanencia o incorporacin a la
Contralora General originara presunciones de que la actividad oficial de ellas es
incompatible con lo dispuesto en el inciso anterior de este artculo.

Las exigencias de idoneidad personal y profesional para los servidores de la
Contralora, que constan en la Carta Poltica, en la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, en el Cdigo de tica de los servidores de la Contralora
General y en el presente reglamento sern severamente cumplidos
particularmente en los casos de delegacin y procuracin previstos en la
mencionada Ley.

394
CAPITULO II

OBJETO, AMBITO Y REGIMEN DE CONTROL PARA LAS INSTITUCIONES DEL
SECTOR PBLICO

Art. 11.- Objeto y mbito.- El control mediante la auditora se aplicar a
todas las instituciones del Estado sealadas en el artculo 118 de la
Constitucin Poltica de la Repblica; con inclusin de los bancos y de las
entidades financieras pblicas. Estas ltimas sern controladas por la Contralora
General: directamente; por medio de empresas privadas de auditora; en el sitio (in
situ); a travs del anlisis de los estados financieros e informes gerenciales (extra
situ); o en coordinacin con la Superintendencia de Banco s y Seguros.

Art. 12.- El control interno.- La respectiva entidad y organismo del sector pblico
que controla la Contralora sern responsables de instalar, mantener y perfeccionar
el sistema de control interno.

Se aplicarn los componentes del control interno que incluirn el ambiente de
control, la evaluacin de los riesgos de control, las actividades de control, el sistema
de informacin y comunicacin y las actividades de monitoreo y supervisin del
control interno.

Igualmente se aplicarn las normas tcnicas de control interno especficas
para la contabilidad, el presupuesto, la tesorera, la gestin de bienes, la deuda
pblica, el recurso humano, el procesamiento automtico de datos, las inversiones en
proyectos y programas y el mejoramiento continuo de la organizacin institucional.

Art. 13.- Las pruebas de auditora.- El desarrollo y el fortalecimiento del control
interno servirn para que la Contralora General, de acuerdo con las circunstancias,
profundice las pruebas de auditora.

Art. 14.- Actividades para la evaluacin. - La evaluacin de la actividad
administrativa se referir al proceso administrativo que comprende
principalmente a: planificacin, organizacin, coordinacin y control, a la macro y
micro organizacin y a las modernas herramientas de gestin.

La actividad financiera ser evaluada en los procesos del ciclo presupuestario,
tesorera, contabilidad, costos, ingresos, egresos y complementariamente respecto
de las materias conexas de gestin de personal y gestin de bienes.

El examen de la actividad operativa se referir a lo que es la razn de ser y la
finalidad misma de la entidad, el logro de sus objetivos y metas y los resultados
alcanzados.

El examen y evaluacin de la gestin ambiental se aplicar a la eficiencia en el
desempeo de las unidades ambientales, los impactos ambientales, las
medidas de mitigacin, seguridad y contingencia, autorizaciones y licencias
ambientales, entre otros. En seguridad industrial se evaluar la capacitacin del
personal para enfrentar riesgos, la infraestructura fsica existente, as como el
equipamiento contra incendios, emergencias, desastres y dotacin de elementos

395
de proteccin personal contra qumicos, radiacin, etc.

Art. 15.- Indicadores de gestin. - Cada entidad del sector pblico deber
preparar sus indicadores de gestin de acuerdo a su misin y visin conforme
las herramientas de planificacin desarrolladas como parte del proceso
administrativo.

La elaboracin de los indicadores de gestin se sustentar en la informacin que
guarde relacin con el cumplimiento de los objetivos y las metas. Los indicadores de
desempeo permitirn medir el grado de cumplimiento de las funciones y
responsabilidades de los servidores pblicos, en niveles de eficiencia,
efectividad, economa e impacto en la comunidad, de acuerdo con la misin y
visin y los objetivos y estrategias institucionales.

Art. 16.- Aplicacin del control interno.- El manual de procesos y
procedimientos que emitirn las entidades establecer las funciones
incompatibles, la distincin entre ordenadores de gasto y ordenadores de
pago, los procedimientos y los procesos administrativos, financieros, operativos
y ambientales, para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles
mnimos, el pago con cheques o por la red bancaria, el depsito intacto e
inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos. Cada entidad emitir,
codificar y actualizar su reglamento orgnico funcional, que ser publicado en el
Registro Oficial.

Art. 17.- Tiempos de control

Control Previo: Constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada
una de las fases de un proceso, para determinar la legalidad, veracidad y
conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentacin que
respalde cada una de las actividades y la actuacin de los servidores que
participen en ellas.

Para cumplir con el control previo no se crearn unidades especficas, esta
actividad est implcita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada
proceso.

El control continuo.- La Contralora, para hacer ms eficaz el control externo, y
cuando las circunstancias lo ameriten, ejercer el control continuo, que incluir el
control previo, concurrente y posterior, conforme lo previsto en el numeral 28 del
artculo 31 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

El control continuo, por ningn concepto constituir participacin o autorizacin de
actos administrativos, los cuales sern de responsabilidad de la institucin o
entidad sujeta a examen.

Control posterior: Como elemento efectivo del sistema de control la Unidad de
Auditora interna realizar la evaluacin de la gestin institucional en forma
posterior a las actividades sealadas en el artculo 10 de la Ley Orgnica de la

396
El Auditor Interno no dictaminar estados financieros, pero podr realizar
evaluaciones al sistema financiero, proceso y registros de determinadas cuentas. El
dictamen a los estados financieros es funcin exclusiva de la Contralora General
del Estado, directamente o por medio de compaas privadas de auditora
contratadas para ese fin.

Art. 18.- Verificacin Preliminar.- Es el proceso de recopilacin de
informacin y verificacin de hechos o denuncias, realizadas por el auditor quien
presentar un informe que contendr su opinin respecto a s amerita o no la
ejecucin de una accin de control.

De considerarse que es pertinente la realizacin de una accin de control,
incluir el alcance, el personal requerido, el tiempo estimado de ejecucin y la
oportunidad de su inicio.

El Contralor o el funcionario delegado, sobre la base del indicado informe
dispondr la prctica de la accin de control que considere pertinente, a travs de la
respectiva orden de trabajo.

Art. 19.- Mantenimiento del Sistema Contable.- El Sistema Contable co
mprender el proceso de las operaciones patrimoniales y presupuestarias
expresadas en trminos financieros desde su entrada original en los registros de
contabilidad hasta el informe sobre ellas y su interpretacin, sistema que
comprende, adems, los documentos, registros y archivos de las transacciones en
atencin a las disposiciones que rigen sobre la materia.

Sus Objetivos: Posibilitar la entrega oportuna de la informacin financiera que
permita adoptar decisiones; disponer de registros contables que faciliten el control
de los recursos establecidos en el artculo 3 de la Ley; obtener la elaboracin
oportuna de los estados financieros que presenten los resultados de sus
operaciones, su situacin financiera y los flujos del efectivo; determinar
oportunamente las desviaciones significativas en relacin con la ejecucin
presupuestaria.

Sus Requisitos son: Mantener conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados, polticas y normas internacionales y nacionales de
contabilidad; asignar el personal idneo; establecer procedimientos adecuados de
contabilidad; mantener documentos y registros suficientes que respalden las
operaciones financieras; elaborar y presentar los estados financieros oportunos y
otros documentos de informacin, de modo oportuno, til, adecuado y confiable.

Art. 20.- Notificacin Inicial.- A base de la orden de trabajo emitida, el Director de
cada unidad de control segn el mbito, comunicar el inicio del examen en forma
expresa a la mxima autoridad de la entidad a examinar, o a quien haga sus veces,
sealando el perodo, cuentas o reas sujetas a examen, objetivos del examen o
auditora, el tipo de examen y la conformacin del equipo de trabajo, con el
propsito de solicitar la colaboracin y determinar la oportunidad de iniciar la
actividad de control ordenada.

A los dignatarios, funcionarios, servidores y dems personas vinculadas con el

397
examen se solicitar que fijen domicilio para futuras notificaciones y ejerzan su
derecho a la defensa por s o por un representante con autorizacin escrita y
proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes.

Art. 21.- Formas de Notificacin del inicio del examen. -

a. Mediante oficio suscrito por el J efe de Equipo se notificar el inicio del examen
a los servidores que se encuentran en funciones, de cuya recepcin se
dejar constancia, mediante la firma del destinatario.

b. A los ex dignatarios, ex funcionarios, ex servidores y dems personas vinculadas
con el examen, cuando se conozca su domicilio, sern notificados en los
trminos sealados en el literal anterior. Cuando no se conozca su domicilio,
o no sea localizado en el domicilio declarado, o se negaren a recibir la
notificacin o se trate de herederos, del funcionario o servidor fallecido, la
notificacin se har mediante una publicacin en el peridico de la capital de la
provincia en donde hayan ejercido el cargo, de no haber peridico en dicha
ciudad, se lo har en el de la ciudad ms cercana o en uno de los peridicos
de la Capital de la Repblica.
c. Las notificaciones por la prensa podrn hacerse individual o
colectivamente; y contendrn los nombres y apellidos, el nmero de cdula
de ciudadana y el cargo o relacin mantenida con la entidad sujeta a examen.

d. En el caso de notificacin por correo certificado, se presumir legalmente
que el interesado ha recibido la notificacin en el trmino de 15 das contados
desde la fecha de la gua o comprobante del correo certificado. En el
supuesto de notificacin por medios electrnicos se estar a lo que dispongan
las normas legales sobre la materia.

Art. 22.- Comunicacin de Resultados.- En el transcurso de una auditora o
examen especial, los auditores gubernamentales mantendrn constante
comunicacin con los servidores, ex servidores y dems personas vinculadas con
la accin de control, dndoles oportunidad de presentar pruebas documentadas, as
como informacin escrita relacionada con los asuntos sometidos a examen.

Los resultados provisionales de cada parte del examen se darn a conocer tan
pronto como se concreten, con la siguiente finalidad:

a. Ofrecer la oportunidad para que se presenten justificativos debidamente
fundament ados.

b. Hacer posible que los auditores gubernamentales dispongan durante el
desarrollo del trabajo del campo, de toda la documentacin y evidencia
relacionadas con el examen.

c. Posibilitar que se presente informacin o evidencia adicional, en los trminos y
plazos establecidos en este reglamento.

d. Facilitar la implantacin de las recomendaciones que, de conformidad con el
artculo 92 de la Ley, deber ser aplicadas de manera inmediata y con carcter
obligatorio por parte del titular y funcionarios responsables.

398
Art. 23.- Convocatoria a la Conferencia Final.- Mediante notificacin escrita,
entregada en el domicilio, en el lugar de trabajo o por la prensa, se convocar a la
conferencia final a los vinculados con el examen, con 48 horas de anticipacin a la
realizacin de la misma, indicando el lugar, fecha, da y hora en que se efectuar.
La persona notificada o quien reciba la notificacin, firmar la constancia,
determinando la fecha, hora, parentesco o relacin.

De la negativa a suscribir la convocatoria y de cualquier novedad, la persona
encargada de la notificacin sentar la correspondiente razn, advirtiendo que se
la podr hacer por la prensa; igual procedimiento se aplicar cuando se
desconozca el domicilio o se deba convocar a herederos.

Art. 24.- Conferencia Final.- Los resultados obtenidos hasta la conclusin del
trabajo en el campo, de toda actividad de control, constarn en el respectivo
borrador de informe que ser analizado en la conferencia final, por los auditores
gubernamentales actuantes, los representantes de la entidad objeto del examen y
todas las personas vinculadas con el mismo.

De acuerdo con las circunstancias, se podr realizar una o varias conferencias
finales, con una, o con un grupo de personas, para que conozcan los resultados
vinculados con los perodos de actuacin, en el lugar de la entidad o en las oficinas
de la Contralora General. Con el propsito de comunicar a todas las personas
vinculadas con los hechos comentados y lograr la finalidad que trata el artculo 22 de
este reglamento.

Cualquier informacin explicativa o documentos justificativos que los
asistentes o vinculados con el examen, deseen presentar, lo realizarn durante
los 5 das laborables posteriores a la conferencia final y mediante comunicacin
dirigida al mximo directivo de la unidad de control responsable del trmite del
informe definitivo.

El Contralor General o el funcionario delegado, frente a la comunicacin
escrita del interesado, podrn autorizar la entrega del borrador del informe de
auditora o del examen especial.

Art. 25.- Participantes en la Conferencia Final.- Sern convocados y participarn
en la conferencia final, las siguientes personas:

a. La mxima autoridad de la entidad examinada o su delegado;

b. Los servidores y ex servidores de la entidad examinada y quienes por sus
funciones o actividades estn vinculados con la materia objeto del examen;

c. El mximo directivo de la Unidad de Auditora responsable del examen,
o el funcionario que l designe;

d. El supervisor asignado;

e. El J efe de Equipo de Auditora actuante;

399
f. El auditor interno que ejerza la jefatura de la unidad y que fuere
convocado expresamente para el efecto;

g. El abogado o personal tcnico de apoyo que colabor en el trabajo; y,

h. Otros funcionarios de la Contralora autorizados por el Contralor o el
funcionario delegado.

Art. 26.- Direccin de la Conferencia Final.- La conferencia final estar
presidida o dirigida por el Director de la unidad, por el J efe de equipo designado o
por el funcionario delegado por el Contralor General.

Art. 41.- Bas e para el control.- La Contralora General realizar el control de
acuerdo con las disposiciones que anteceden, dentro de los lmites establecidos y,
adems, cumplir con las siguientes reglas:

a. No sern aplicables las normas propias de las entidades del sector pblico
sino la legislacin, normas, principios y polticas propias del sector privado y las
emitidas por
los organismos pblicos, y profesionales privados, responsables y
competentes para regular estas materias en el pas;

b. Se respetarn las normas tcnicas, los conocimientos cientficos y dems
materias propias de la operacin y actividades de la sociedad mercantil, as
como tambin las decisiones sobre la planificacin global, estratgica, de
negocios, y administrativo financiera de las mismas;

c. Se observarn y respetarn las normas, los procedimientos, las tcnicas, la
orientacin, misin, visin, inherentes a la naturaleza empresarial y a las
caractersticas propias del sector privado en general y del productivo en
particular; y,

d. Se asesorar y se formularn recomendaciones prcticas y realizables,
tendientes a incrementar la productividad, optimizar el uso de los recursos y
la eficiencia en su administracin, coadyuvar a la consecucin de objetivos y
metas, conseguir mejores resultados de gestin y mejorar el funcionamiento y
operatividad de las entidades de derecho privado sometidas a su control.

Art. 42.- Universo auditable.- Las labores de control se efectuarn luego de
determinar el universo auditable determinado de conformidad con Normas
Internacionales de Auditora (NIA), Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA), y
Normas de Auditora de General Aceptacin (NAGA). La Contralora General
respecto de las auditoras financieras, respetar lo dispuesto en la Ley de
Compaas y particularmente en los requisitos mnimos que deben cumplir los
informes de auditora externa contratados con firmas privadas.

Art. 43.- Financiamiento.- Las entidades de derecho privado que pertenecen al
Fondo de Solidaridad o a otras instituciones del Estado y las que por mandato
de la Ley estn obligadas a entregar la transferencia del cinco por mil, conforme lo
que ordena el artculo 30 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado,

400
calcularn la transferencia del cinco por mil sobre los ingresos reales, en la
parte proporcional de la participacin accionaria del capital pblico de las
empresas, con las deducciones previstas en la ley, en las que se considerar
adems, igualmente en la parte proporcional, los aportes a las entidades de
control, los impuestos, tasas, contribuciones, nacionales y locales, contribuciones
sociales, establecidos como tales en normas legales, el quince por ciento a favor
de los trabajadores, el costo de auditora externa contratada y dividendos al
accionista.

Art. 44.- Comunicacin de resultados, responsabilidades y efecto de las
recomendaci ones.- Los auditores de Contralora que acten en las entidades de
derecho privado mantendrn un permanente contacto y comunicacin con los
administradores, empleados y trabajadores y otras autoridades privadas para
expresar sus comentarios y observaciones, cuyas conclusiones y recomendaciones
sern de cumplimiento obligatorio, salvo aquellas que se enmarquen en la gestin
discrecional de la administracin de la respectiva entidad.

En cuanto a la determinacin de las responsabilidades administrativas y civiles
culposas y los indicios de responsabilidad penal, se estar a lo dispuesto en la
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y dems aplicables.

Los administradores de las compaas solamente respondern por los actos u
omisiones correspondientes a sus perodos de gestin.

Art. 45.- Prdida de la facultad de control de la Contralora General.- La
Contralora General no pierde su facultad de control en el caso de fusin o absorcin
de entidades, o en el supuesto de que la administracin de la entidad de derecho
privado que dispone de recursos pblicos, mediante contrato, se la entregue a
terceros, sean personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras; en dichos
casos, la Contralora General ejercitar el control en coordinacin con el nuevo
operador.

La Contralora General pierde su facultad de controlar a las entidades de derecho
privado cuando la propiedad del recurso o patrimonio pblico representado en
ttulos, acciones, participaciones o derechos, es transferida a personas naturales
o personas jurdicas de derecho privado, de conformidad con lo dispuesto en el
segundo inciso del artculo 3 de la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado.

CAPITULO V

ORGANISMO TECNICO SUPERIOR DE CONTROL

Art. 51.- Autonoma.- La Contralora General, como persona jurdica de derecho
pblico, dirigida y representada legalmente por el Contralor General, tendr
la autonoma administrativa, presupuestaria y financiera consagrada en la
Constitucin Poltica de la Repblica.

Art. 52.- Alcance de la autonoma y financiamiento. - La Contralora
General se organizar, y manejar su personal, dentro de la autonoma

401
administrativa y presupuestaria que le otorgan la Constitucin y su propia Ley.

En materia presupuestaria manejar sus ingresos y gastos en forma
desconcentrada, resolver, en la fase de ejecucin, sobre las modificaciones de
su presupuesto, y en las dems fases presupuestarias estar a lo dispuesto en la
Constitucin y su propia Le y.

Se financiar con la transferencia del cinco por mil establecida en la Ley Orgnica
de la Contralora General del Estado, con los ingresos previstos en las
correspondientes disposiciones legales, con los recursos de autogestin y con otros
ingresos, todos los cuales sern reglamentados por el Contralor General.

Las dems instituciones de la Seguridad Social del sector Pblico entidades de
derecho privado que controla la Contralora General entregarn el cinco por mil con
sujecin a lo que dispone el artculo 30 de la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado y su Reglamento Especial, para lo cual se tomar como base
para el clculo, el presupuesto de ingresos, deducidos los fondos de terceros, lo
aportes a otras entidades de control y los impuestos.

CAPITULO VI

DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES

Art. 54.- mbito.- Las disposiciones de este Captulo se aplican a las entidades del
sector pblico conforme se establece en el captulo V de la Ley Orgnica de la

Art. 55.- Determinacin de responsabilidades y seguimientos.- La Contralora
General tendr potestad exclusiva para determinar responsabilidades
administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, y har el
seguimiento permanente y oportuno para asegurar el cumplimiento de sus
disposiciones y controles.

Art. 56.- Proceso de la determinacin de responsabi li dades.- De conformidad
con lo dispuesto en la ley, en el proceso de determinacin de responsabilidades, se
proceder de la siguiente manera:

a. Para las sanciones de destitucin o de multa o de ambas a la vez ser
notificado el empleado sobre la o las desviaciones detectadas; habr el plazo
improrrogable de hasta 30 das, para que ejerza su defensa; la Contralora
establecer su resolucin dentro del plazo de 60 das y el auditado podr
acudir al Tribunal Distrital de lo Contencioso Administrativo, dentro del trmino
de 30 das contados desde el da siguiente al de la notificacin con la
resolucin que hubiere desechado la impugnacin y confirmado la sancin de
destitucin o de multa o de ambas a la vez, conforme lo previsto en el
artculo 49 que concuerda, en cuanto a la ejecutoria de las resoluciones, con el
artculo 58 y con el inciso tercero del artculo 63 de la Ley Orgnica de la

b. La responsabilidad civil culposa una vez notificada tendr el plazo de 60

402
das para impugnar la glosa; la Contralora General expedir la resolucin
dentro del plazo de 180 das, conforme lo dispuesto en los artculos 53
numeral 1 y 56 de la Ley de la Contralora General; se podr proponer el
recurso de revisin dentro del plazo de 60 das; la Contralora General en el
plazo de 30 das resolver el otorgamiento o negativa del recurso, y en el
supuesto de ser calificado favorablemente dicho recurso y con base a los
fundamentos y pruebas que se presenten, la Contralora General dictar su
fallo dentro del plazo de 60 das confirmando o revocando la resolucin original,
objeto del recurso.

Tambin habr derecho a la accin contencioso administrativa, dentro del trmino
de 60 das de haberse fallado dicho recurso de revisin y por tanto, una vez
ago tada totalmente la fase administrativa, conforme lo dispuesto en el artculo 70
de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

El recurso de revisin no constituye requisito previo para impugnar la resolucin de
la Contralora que haya confirmado total o parcialmente la glosa.

c. En el caso de rdenes de reintegro, y conforme lo dispuesto en el artculo 53
numeral 2 de la Ley de la Contralora y una vez notificada la orden de reintegro al
implicado, ste tendr el plazo improrrogable de 90 das para cumplir con la
orden de reintegro o para pedir la reconsideracin de dicha orden de reintegro.

La Contralora General resolver la peticin de reconsideracin en el plazo de 30
das contados a partir de la recepcin de la misma y su resolucin ser definitiva en
la fase administrativa, pero podr impugnarse en la va contencioso administrativa.

d. Los indicios de responsabilidad penal se tramitarn conforme lo dispuesto
en los artculos 65 al 68 y artculo 73 de la Ley de la Contralora.

Para asegurar el resarcimiento de los daos y perjuicios dispuestos por los
tribunales o jueces de lo Penal, la Contralora General del Estado requerir a
las judicaturas competentes que remitan copia certificada de las sentencias y
liquidaciones respectivas y vigilar que tales pronunciamientos se ejecuten de
manera efectiva.

403
REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL
SECTOR PBLICO

CAPITULO I

DEL AMBITO DE APLICACION Y DE LOS SUJETOS

Art. 1.- mbito de aplicacin.- Este reglamento se aplicar para la gestin de los
bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector pblico
comprendidos en el Art. 118 de la Constitucin Poltica de la Repblica, de
las entidades de derecho privado que disponen de recursos pblicos en los
trminos previstos en al artculo 211 de la Constitucin Poltica y 4 reformado
de la Ley Orgnica de la Contralora, y para los bienes de terceros que por cualquier
causa estn en el sector pblico bajo custodia o manejo.

Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores pblicos, sean
estos: dignatarios elegidos por votacin popular, funcionarios, empleados o
trabajadores contratados por autoridad competente, que presten sus servicios en el
sector pblico y para las personas naturales o personas jurdicas de derecho
privado, de conformidad a lo sealado en la Ley Orgnica de la Contralora, en lo que
fuere aplicable.

Por tanto, no habr persona alguna que por razn de su cargo, funcin o jerarqua
est exenta del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, de
conformidad a lo previsto en el Art. 120 de la Constitucin Poltica de la Repblica.

Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligacin de la mxima autoridad de cada
entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservacin y cuidado de los
bienes pblicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en
poder de la entidad a cualquier ttulo: depsito, custodia, prstamo de uso u
otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las dems disposiciones que
dicte la Contralora General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrar
un Custodio - Guardalmacn de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y
disponibilidades presupuestarias de la institucin, que ser responsable de su
recepcin, registro y custodia.

La conservacin, buen uso y mantenimiento de los bienes, ser de
responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeo de sus
funciones y labores oficiales.

Para la correcta aplicacin de este artculo, cada institucin emitir las
disposiciones administrativas internas correspondientes, que sin alterar las normas de
este reglamento permitan:

a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su
destinacin y uso;

b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacn de Bienes o
quien haga sus veces, al J efe de cada unidad administrativa; y,

404
c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeo de sus
funciones, mediante la suscripcin de la recepcin a travs del formulario
diseado para el efecto.

El dao, prdida o destruccin del bien, por negligencia comprobada o su mal uso,
no imputable al deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del
servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera tienen
acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparacin por
requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la identidad de
la persona causante de la afectacin al bien.

El Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los
registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener informacin sobre los
bienes y mantener un inventario actualizado de stos; adems es su obligacin
formular y mantener actualizada una hoja de vida til de cada bien o tipo de bien,
dependiendo de su naturaleza en la cual constar su historial, con sus respectivos
movimientos, novedades, valor residual y baja.

En el registro de la vida til del bien se anotar su ingreso, y toda la
informacin pertinente, como daos, reparaciones, ubicacin y su egreso.

El Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, entregar copia de la
parte pertinente del inventario y de los bienes a cada J efe de seccin o unidad, en la
cual se encuentren los bienes para el uso respectivo; adems entregar a
cada usuario, custodio directo, copia de las caractersticas y condiciones de los
bienes entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores inherentes
a su cargo.

CAPITULO II

DE LOS BIENES

Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevar el registro contable de sus
bienes de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el
Ministerio de Economa y Finanzas.

Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del sector
pblico slo se emplearn para los fines propios del servicio pblico. Es
prohibido el uso de dichos bienes para fines polticos, electorales, doctrinarios
o religiosos o para actividades particulares y/o extraas al servicio pblico.

CAPITULO III

DE LAS ADQUISICIONES

Art. 6.- De las formas de adquirir.- Para la adquisicin de cualquier tipo de bienes
que no consten en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones se requiere de la
resolucin de la ms alta autoridad de la entidad u organismo o del
funcionario delegado para este fin, con sujecin a las disposiciones legales
pertinentes.

405
Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector pblico
emitirn su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones administrativas,
de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las disposiciones
legales que fueren aplicables.

Art. 7.- Forma de los contratos.- Salvo lo que disponga la ley, las
adquisiciones de bienes constarn en contrato escrito firmado por las partes,
excepto si la cuanta es inferior al 5% del valor establecido anualmente para
el concurso de ofertas y estarn debidamente respaldadas, mediante
documentos escritos, en los cuales se evidencie su proceso, la decisin de la mxima
autoridad o su delegado si es el caso, las notas de venta, pro formas, facturas,
cuadros comparativos con la recomendacin pertinente e informes tcnicos sobre
caractersticas y especificaciones, y en los casos correspondientes, las decisiones de
los comits de adquisicin. El proceso de la adquisicin de bienes efectuado por
concursos pblicos o licitaciones, de conformidad con lo dispuesto en la Codificacin
de la Ley de Contratacin Pblica, su Reglamento y ms disposiciones
administrativas internas de cada entidad u organismo. La transferencia de
inmuebles se la realizar a travs de escritura pblica.

Para la adquisicin de bienes especiales, como naves, aeronaves y otros
utilizables en materia hidrocarburfera o similares, se dar cumplimiento a las
normas legales y reglamentarias especficas para dichas materias.

En el caso de daos o desperfectos en las naves de la Fuerza Pblica o de sus
entidades, que se encontraren fuera del territorio nacional, las adquisiciones
que sirvan para su reparacin y normal funcionamiento, podrn hacerse sin
contrato escrito cuando la cuanta sea inferior al valor del 25% aplicado sobre el
monto del concurso de ofertas; pero en todo caso con sometimiento a las
normas legales especficas de la entidad u organismo de que se trate y con estricto
cumplimiento a las normas establecidas por la Contralora General, relativas a
dejar pistas de auditora que faciliten el ejercicio del control.

Otras entidades y organismos del sector pblico que se encuentren en el caso antes
citado, podrn acogerse a lo sealado en el inciso anterior, en casos
excepcionales calificados as por la mxima autoridad que, para el efecto, requerir el
informe previo justificativo del servidor pblico encargado de la adquisicin de
bienes.

Cuando se deban importar los bienes se cumplirn las normas jurdicas y se seguirn
los procedimientos, que estn vigentes sobre la materia.

Art. 8.- Garantas.- Los contratos se sujetarn, en cuanto a las garantas, a lo que se
seale en la ley.

Los anticipos de cualquier naturaleza que se realicen para adquirir bienes
debern ser previamente garantizados en la cuanta y con la modalidad que
determine la ley.

Cuando se trate de la importacin de bienes con financiamiento proveniente de
organismos internacionales pblicos y de gobiernos extranjeros, que hubieren

406
suscrito convenios con el Estado, las garantas por anticipos se regularn por lo que
disponga la ley o los convenios y tratados internacionales.

Al menos con quince das de anticipacin a su vencimiento, el contratista
deber renovar las garantas que hubiere presentado, de lo contrario la entidad u
organismo la har efectiva sin otro requisito.

Los funcionarios de la entidad que conserven las garantas, sern los
responsables de que estas se mantengan en vigencia o de proceder a efectivizarlas
en caso de falta de renovacin.

Art. 9.- Control previo y dictmenes.- El avalo de los bienes muebles, la
apreciacin de su calidad, las condiciones generales y especiales de la negociacin,
la disponibilidad presupuestaria y de caja, la legalidad de la adquisicin y dems
pormenores, sern materia de aprobacin y pronunciamiento de un servidor
encargado del control previo en la entidad u organismo. Adems, cuando conforme a
la ley, se requiera informes o dictmenes previos, la mxima autoridad de la
entidad u organismo los solicitar con anterioridad a la celebracin del respectivo
contrato.

Art. 10.- Inspeccin y recepcin.- Los bienes adquiridos, de cualquier
naturaleza que fueren, sern recibidos y examinados por el servidor pblico,
Guardalmacn de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de
conformidad a la normatividad interna de cada entidad deban hacerlo, lo que
se dejar constancia en una acta con la firma de quienes los entregan y reciben.

Adquirido el bien el Guardalmacn de Bienes, har el ingreso correspondiente y
abrir la hoja de vida til o historia del mismo, en la que se registrarn todos sus
datos; y en los casos pertinentes, informacin adicional sobre su ubicacin y
el nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre.

Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se las
comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o al funcionario delegado
para el efecto. No podrn ser recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido
cabalmente las estipulaciones contractuales.

Art. 11.- Uso y conservacin de bienes.- Una vez adquirido el bien el
Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, previa comunicacin al J efe de la
unidad a la cual se destina el bien lo entregar al servidor que lo va a mantener bajo
su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepcin, quien velar por la
buena conservacin de los muebles y bienes confiados a su guarda, administracin o
utilizacin, conforme las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes.

Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios.- El Guardalmacn de Bienes o quien haga
sus veces, al menos una vez al ao, en el ltimo trimestre, proceder a efectuar
la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la informacin correcta, conocer
cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicacin, estado de conservacin y
cualquier afectacin que sufra, cruzar esta informacin con la que aparezca en las
hojas de vida til o historial de los bienes y presentar un informe sucinto a la mxima
autoridad de la entidad, en la primera quincena de cada ao. El incumplimiento de

407
esta obligacin ser sancionado por la mxima autoridad de conformidad a las
normas administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificacin de la
Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y
Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico, pero se podr otorgar
un plazo mximo de treinta das para que cumpla con esa obligacin.

De igual manera en la Fuerza Pblica se dar aplicacin a lo dispuesto en este
artculo, para lo cual los ministros de Gobierno y de Defensa emitirn las
disposiciones administrativas correspondientes, las cuales debern contar con la
aprobacin previa del Contralor General del Estado.

CAPITULO IV

DEL EGRESO DE BIENES

Art. 13.- Inspeccin previa.- El Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces,
en concordancia con el artculo anterior, informar por escrito a la mxima autoridad y
al J efe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o
hubieren dejado de usarse. El J efe Financiero designar a uno de los servidores de
control previo, distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes, para
que realice la inspeccin de los mismos.

Si del informe de inspeccin apareciere que los bienes todava son necesarios en la
entidad u organismo, concluir el trmite y se archivar el expediente. Caso contrario
se proceder de conformidad con las normas que constan en los siguientes artculos
de este captulo.

Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se
observar lo preceptuado en la Codificacin de la Ley de Patrimonio Cultural y su
reglamento.

SECCION I

ENAJENACION MEDIANTE REMATE

Art. 14.- Procedencia del remate.- Si del informe a que se refiere el artculo anterior
se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos o se hubieren dejado
de usar, pero son susceptibles de venta, se los rematar, previa resolucin de la ms
alta autoridad de la institucin o su delegado.

Las entidades y empresas del sector pblico que tengan personera jurdica,
patrimonio propio y administracin autnoma podrn vender directamente, sin
necesidad de proceder a remate sus aeronaves, naves, buques, aparejos y
otros bienes de similares caractersticas o que estn sujetos, por su naturaleza,
a condiciones particulares de comercializacin, para lo cual la mxima autoridad de la
entidad solicitar previamente un informe tcnico en el que se determine si los
bienes son obsoletos, inservibles o fuera de uso, que su operacin y mantenimiento
resultan antieconmicos para la entidad, y se justifique plenamente que el proceso de
remate resultara inconveniente.

408
Si las empresas o entidades fueren adscritas o dependientes de las Fuerzas
Armadas, requerirn, adems, para la venta, la autorizacin del Ministro de Defensa
Nacional.

El Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y las Comandancias de Fuerza, previa
autorizacin del Ministro de Defensa Nacional, podrn tambin vender
directamente, sin necesidad de proceder a remate, sus aeronaves, naves, buques,
aparejos, equipos, armamento o material blico obsoleto o fuera de uso.

Los bienes de las Fuerzas Armadas que se vendieren directamente, no podrn ser
utilizados en actividades que atenten a la seguridad del Estado o al prestigio de la
institucin Armada; ni tampoco podrn salir del pas. Sin embargo y bajo la
responsabilidad del Ministro de Defensa los bienes pueden salir del pas, si
son adquiridos por el propio fabricante o por algn Gobierno extranjero; actos
que deben ser autorizados mediante decreto ejecutivo por el Presidente de la
Repblica.

Art. 15.- Emblemas y logotipos.- Antes de la entrega - recepcin de los
bienes, que se transfieren a cualquier ttulo, debern ser borrados los
logotipos, insignias y ms distintivos, as como retiradas las placas, y
canceladas las matrculas oficiales.

La baja de tales bienes, se efectuar una vez que se haya comunicado a la
Contralora General del Estado, para fines de control y auditora sobre el detalle de tal
enajenacin y se haya dado cumplimiento a lo dispuesto en el inciso anterior.

Art. 16.- J unta de Remates.- Para el remate de bienes muebles e inmuebles, cada
entidad u organismo conformar una J unta de Remates que estar integrada por la
mxima autoridad o su delegado quien lo presidir, el J efe Financiero o quien haga
sus veces y un abogado de la entidad u organismo, en caso de haberlo; a falta de
abogado integrar la J unta el J efe Administrativo. Actuar como Secretario de la
J unta el abogado o el J efe Administrativo de la entidad u organismo, segn
los casos.

Art. 17.- Formas de remate.- El remate de bienes muebles podr efectuarse al
martillo, con la concurrencia de la mxima autoridad o su delegado y el J efe
Financiero; el martillador pblico ser uno de los designados por las cortes
superiores. A juicio de la mxima autoridad podr realizarse el remate de bienes
muebles mediante concurso de ofertas en sobre cerrado, previa decisin por escrito
de la mxima autoridad.

Art. 18.- Los avalos.- El avalo de los bienes muebles se har por peritos
designados por la mxima autoridad, quienes considerarn el valor comercial actual,
el precio de adquisicin, el estado actual, el valor de bienes similares en el mercado
y, en general, todos los elementos que ilustren su criterio en cada caso. El avalo de
los bienes inmuebles lo realizar la Direccin Nacional de Avalos y Catastros, para
lo cual se tomar en cuenta el valor del terreno, de las edificaciones y de todos los
bienes que vayan a incluirse en la enajenacin con sus valores comerciales.

409
Art. 19.- Sealamiento para remate.- La J unta de Remates, sealar el lugar, da y
hora en que deba realizarse la diligencia de remate. La fecha del remate ser ocho
das despus del ltimo aviso.

Art. 20.- Avisos y carteles.- El sealamiento del lugar, da y hora para el
remate se realizar mediante tres avisos que se publicarn en uno de los peridicos
de mayor circulacin en la provincia en que fuere a efectuarse el remate y, adems,
en carteles que se ubicarn en los lugares ms frecuentados que seale la J unta de
Remates. La publicacin de los avisos por la prensa podrn ser a da seguido
o mediando entre una y otra el nmero de das que seale la J unta.

Los avisos y carteles contendrn:

a) El lugar, da y hora del remate;
b) La descripcin completa de los bienes;
c) El valor base del remate;
d) El lugar, das y horas en que puedan ser conocidos; y,
e) La indicacin de que el remate se lo realizar al martillo o en sobre
cerrado, de acuerdo a las disposiciones de este reglamento.

Art. 21.- Base del remate.- En el primer sealamiento, la base del remate ser el
valor del avalo; y en el segundo, el setenta y cinco por ciento de dicho avalo.
La J unta en el segundo sealamiento, proceder de acuerdo con los artculos
19 y 20 de este reglamento.

Art. 22.- Participantes en el remate.- Podrn intervenir en el remate las
personas capaces para contratar, personalmente o en representacin de otras. No
podrn intervenir por s ni por interpuesta persona, quienes fueren servidores
pblicos de la institucin u organismo pblico que efectuare el remate, ni su
cnyuge o conviviente en unin libre, ni parientes dentro del cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad; equiparndose inclusive, como primero
y segundo grado de afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en
unin libre.

CAPITULO V

DE LOS TRASPASOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ENTRE ENTIDADES
DEL SECTOR PUBLICO

Art. 57.- Concepto.- Traspaso es el cambio de asignacin de un bien mueble o
inmueble que se hubiere vuelto innecesario o intil para una entidad u organismo en
favor de otro, dependiente de la misma persona jurdica, que lo requiera para el
cumplimiento de sus fines, como en el caso de los ministerios de Estado o
sus dependencias.

Cuando intervengan dos personas jurdicas distintas no habr traspaso sino
donacin y, en este evento, existir transferencia de dominio que se sujetar a las
normas especiales de la donacin.

410
Art. 58.- Traspaso a tiempo fijo.- Podr efectuarse el traspaso a perpetuidad o a plazo
o tiempo fijo, en este caso ser no menor de un ao ni mayor de cinco.

Cuando el traspaso fuere a tiempo fijo su duracin podr ampliarse al cabo de los
cinco primeros aos, si las circunstancias que lo motivaron no hubieren variado. Sin
embargo, si no hubiere notificacin con noventa das de anticipacin al
vencimiento del plazo, de cualquiera de las partes, el traspaso se entender
renovado en los mismos trminos. Podr tambin transformarse un traspaso a
tiempo fijo, en uno a perpetuidad.

Art. 59.- Acuerdo.- Las mximas autoridades de las entidades u organismos que
intervengan, autorizarn la celebracin del traspaso, mediante acuerdo que
dictarn conjuntamente.

En lo dems se estar a lo dispuesto en los artculos 55 y 56 de este
reglamento.

Art. 60.- Extincin, fusin y adscripcin.- En los casos de extincin, fusin,
adscripcin u otros similares de una entidad u organismo, el acuerdo al que
se refiere el artculo anterior y el acta que se levante, sern suscritos por las mximas
autoridades y por los servidores encargados de los bienes, salvo lo que se disponga
en las leyes respectivas.

Art. 61.- Responsabilidades.- Las responsabilidades a que hubiere lugar
respecto de la conservacin de los bienes, cesar slo cuando el traspaso
correspondiente se hubiere concluido y los saldos a cargo de los servidores
respectivos, guardalmacenes de bienes o quien haga sus veces, jefes de unidades
administrativas y usuarios de los bienes, se encuentren cancelados.

CAPITULO VIII

DE LAS BAJAS

Art. 79.- Procedencia.- Si los bienes fueren inservibles, esto es, que no sean
susceptibles de utilizacin conforme el Art. 13 de este reglamento, y en el caso de
que no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente la entrega de estos en
forma gratuita, se proceder a su destruccin de acuerdo con las normas
ambientales vigentes.

En forma previa a la destruccin de los bienes, se proceder a su
desmantelamiento para fines de reciclaje. Los desechos resultantes de dicha
destruccin sern depositados finalmente en los rellenos sanitarios designados para
el efecto, en cada jurisdiccin.

Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural, se observar lo
preceptuado en la Codificacin de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento.

Art. 80.- Procedimiento.- La ms alta autoridad, previo informe del J efe
Financiero, ordenar que se proceda a la destruccin de los bienes, con intervencin

411
del J efe Financiero, delegado de la auditora interna, que actuar solo como
observador, del Guardalmacn de Bienes y del servidor que realiz la
inspeccin ordenada en el artculo 13, quienes dejarn constancia en una
acta del cumplimiento de esta diligencia, la cual ser entregada al Guardalmacn de
Bienes o quien haga sus veces, para los fines consiguientes.

La orden de destruccin de los bienes muebles ser dada por escrito al J efe
Financiero y al servidor que realiz la inspeccin y notificada al Guardalmacn de
Bienes encargado de aquellos. En la orden se har constar un detalle pormenorizado
de los bienes que sern destruidos y el lugar y la fecha en que debe cumplirse la
diligencia.

Art. 81.- Obras de beneficencia.- En el caso de bienes inservibles para la
institucin, estos sern dados en donacin a entidades del sector privado que
realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro;
siempre y cuando se evidencie que tales bienes no son de inters de la institucin
pblica propietaria de los mismos.

SECCION II

DE LA BAJA DE SEMOVIENTES

Art. 84.- Baja de semovientes.- Para dar de baja semovientes, deber preceder
orden escrita de la ms alta autoridad de la institucin y una vez que se compruebe
documentadamente la muerte o prdida del animal o su mal estado de salud por el
que se haga necesario su sacrificio.

Los documentos anteriores sern estudiados por el J efe Financiero, quien
presentar un informe que servir de base para la resolucin, la cual
contendr antecedentes del asunto, referencia y cita de los documentos
justificativos e informes emitidos.

SECCION IV

DE LA BAJA POR HURTO O ROBO

Art. 86.- Denuncia.- Cuando alguno de los bienes, hubiere desaparecido por hurto,
robo o abigeato o por cualquier causa semejante, el servidor encargado de la
custodia de ellos comunicar inmediatamente por escrito este hecho al
Guardalmacn de Bienes o a quien haga sus veces, al J efe inmediato y a la mxima
autoridad de la institucin con todos los pormenores que fueren del caso, dentro de
los dos das hbiles siguientes al del conocimiento del hecho.

La mxima autoridad de inmediato formular la denuncia de la sustraccin,
acompaando los documentos que acrediten la propiedad de los bienes
presuntamente sustrados y dispondr al abogado de la entidad para que asuma el
trmite correspondiente ante el Agente Fiscal competente; el abogado ser el
responsable hasta la conclusin del proceso de acuerdo a las formalidades
establecidas en el Cdigo de Procedimiento Penal; el Guardalmacn de bienes y el
servidor usuario del bien, a peticin del abogado, facilitarn y entregarn la
informacin necesaria para los trmites legales.

412
En caso de que la entidad no cuente con un abogado, acudir a la entidad a la que
est adscrita para que consiga la participacin del abogado institucional en el trmite
de la denuncia y en el proceso en general.

La baja del bien se realizar con posterioridad a la reposicin.

SECCION V

DE LA BAJA DE TITULOS DE CREDITO Y DE ESPECIES

Art. 93.- Procedencia.- Cuando se hubiere declarado la prescripcin de
obligaciones a favor de un organismo o entidad del sector pblico con arreglo a las
disposiciones legales vigentes, as como en todos los casos en que la ley faculta la
baja de los ttulos de crdito que contiene dichas obligaciones, la autoridad
competente del organismo o entidad acreedora ordenar dicha baja.

En la resolucin correspondiente se har constar el nmero, serie, valor,
nombre del deudor, fecha y concepto de la emisin de los ttulos y ms particulares
que fueren del caso, as como el nmero y fecha de la resolucin por la que
la autoridad competente hubiere declarado la prescripcin de las obligaciones, o
el motivo por el cual se declare a las obligaciones como incobrables.

Art. 94.- Baja de especies.- En caso de existir especies valoradas mantenidas fuera
de uso por ms de dos aos en las bodegas, o que las mismas hubieren
sufrido cambios en su valor, concepto, lugar; deterioro, errores de imprenta u otros
cambios que de alguna manera modifiquen su naturaleza o valor, el servidor a cuyo
cargo se encuentren elaborar un inventario detallado y valorado de tales especies
y lo remitir a la mxima autoridad, para solicitar su baja.

La mxima autoridad de conformidad a las disposiciones legales, reglamentarias o
administrativas de la entidad u organismo, dispondr por escrito se proceda a la baja
y destruccin de las especies valoradas; en tal documento se har constar lugar,
fecha y hora en que deba cumplirse la diligencia.

En el caso de que el volumen de papel dado de baja como especie valorada sea
considerable, se tomar en cuenta lo prescrito en el Reglamento de Papel
Reciclable - Seguro Estudiantil, publicado en el Registro Oficial No. 360 de 17 de
enero de 1994.

Modulo 9 Auditoria para El Sector Publico y Empresas Privadas

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Modulo 9 Auditoria para El Sector Publico y Empresas Privadas

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA

También podría gustarte