PLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL DE OBRA

Cmo presupuestar un proyecto I

Tomado del PMBOK 4ta Edicin

SEMANA 3

ESCUELA DE INGENIEROS MILITARES INGENIERA CIVIL A DISTANCIA

ING. FAYBERTH F. VELA MOLINA PLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL DE PROYECTOS

CONTENIDO
1. Conceptos
a) b) c) d) e) Estimacin de costos Concepto de hora-hombre Herramientas y tcnicas para la estimacin de costos Principio de Pareto Simulaciones

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ESTIMACIN DE LOS COSTOS (1/3)

Es un proceso que busca elaborar una aproximacin de los costos (presupuesto) o los recursos monetarios (dinero) necesarios para completar TODAS las actividades planeada para culminar el proyecto . Esta estimacin es una prediccin elaborada con la informacin disponible en el momento de su elaboracin. El presupuesto de un proyecto puede ser elaborado en cualquier momento del ciclo del proyecto. Sin embargo el ms importante ser el que se elabore en la etapa de la planeacin, y el que se establezca como base para todo el ciclo del proyecto. Este presupuesto base servir para controlar los costos, calcular desviaciones, diferencias y tambin podr ser ajustado o actualizado, si el proyecto as lo exige. Para obtener un costo ptimo del proyecto se deben tener en cuenta los riesgos que se estn dispuestos a asumir o las incertidumbres propias del proyecto, como por ejemplo: comprar en vez de fabricar, subcontratar en vez de ejecutar directamente, comprar en lugar de alquilar (maquinaria por ejemplo).

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ESTIMACIN DE LOS COSTOS (2/3)

En la mayora de los casos, la estimacin de costos se expresa en unidades monetarias (dlar, euro, pesos, etc.), aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida, como las horas o los das de trabajo del personal para facilitar las comparaciones; esta ltima unidad de medida evita tener que incluir en los clculos las fluctuaciones del mercado de las divisas. La estimacin de costos deber afinarse o ajustarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los detalles adicionales a medida que stos se hacen disponibles. La exactitud de la estimacin del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. Por consiguiente, la estimacin de costos ES UN PROCESO ITERATIVO de fase en fase. Por ejemplo, un proyecto en su fase de iniciacin puede tener una estimacin aproximada de orden de magnitud en el rango de 50%. En una etapa posterior del proyecto, conforme se cuenta con ms informacin, las estimaciones pueden reducirse a un rango de 10%.
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ESTIMACIN DE LOS COSTOS (3/3)

Los costos se estiman para todos los recursos que se asignarn al proyecto. Esto incluye, entre otros, el trabajo, los materiales, el equipo, los servicios, transportes y las instalaciones, as como categoras especiales tales como una asignacin por inflacin o un costo por contingencia. Una estimacin de costos es una evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad. Cuales son las entradas o los insumos necesarios para realizar una estimacin del costo del proyecto?
El alcance: Se debe tener muy claro el alcance del proyecto, lo que el cliente quiere o lo que est requiriendo. Cmo se desglosa o divide el trabajo (EDT-WBS), los entregables o los productos a entregar y la definicin o especificaciones de esos entregables. El tiempo o cronograma del proyecto. Los recursos humanos requeridos y disponibles. Los riesgos Los factores ambientales de la empresa (el know how de la empresa, los recursos con los que cuenta, sus procedimientos, controles, etc.) La historia de cmo la empresa hace o ejecuta ese tipo de proyectos, los costos de proyectos similares anteriores, las lecciones aprendidas.
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CONCEPTO DE HORA-HOMBRE (1/3)

La hora-hombre (hh) es una unidad de estimacin o de clculo del trabajo necesario para realizar un trabajo especfico y determinado. Por ejemplo se podra estimar que para construir un muro de dimensiones de 3 m de largo por 1 m de alto, con un espesor de 12 cm ancho, construido con ladrillo No. 5 (15x20x12 cm), con 1 centmetro de espesor de mortero de pega, sin paete, tiene un rendimiento de 3 horas-hombre. Esto podra significar que se necesitan 3 horas de un hombre para ejecutar el muro, o que se necesita 1 hora de 3 hombres para la misma actividad. Tambin, para este ejemplo, se podra afirmar que para construir un metro cuadrado de muro con estas caractersticas es necesaria una (1) hora hombre: rea del muro: 3m de largo x 1m de alto = 3 m2. Rendimiento estimado: 3 hh. Simplificando (simple regla de 3):
Si 3 m2 de muro necesita 3 hh, entonces 1m2 de muro cuntas hh requiere? Respuesta 1 hh.

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CONCEPTO DE HORA-HOMBRE (2/3)

Es importante destacar que el clculo o los valores de la hora-hombre dependern del personal que se estime o se disponga para la actividad. As es como, por ejemplo, si para la construccin de un metro cuadrado de muro se requiere una cuadrilla de un maestro y un ayudante, el rendimiento de hora hombre por metro cuadrado de muro ser diferente si se estima o determina que la cuadrilla para construir un metro cuadrado de muro es un maestro. Es evidente que en el primer caso el nmero de horas hombre ser menor que en el segundo caso (dos hombres deben rendir ms que un solo hombre). Es por esto que los estimados de hora hombre, aunque se pueden regularizar o estandarizar, depender de:
La experiencia del estimador Cmo planee realizar su trabajo , y Las condiciones en las que tendr que hacer su trabajo, entre otras variables.

Ser diferente entonces construir un metro cuadrado de muro en un proyecto de vivienda, que construir el mismo metro cuadrado de muro en un proyecto ubicado en una instalacin petrolera.
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CONCEPTO DE HORA-HOMBRE (3/3)

Tambin es importante resaltar que este concepto de hora hombre no tiene en cuenta los descansos, tiempos muertos o paradas que se tengan que realizar para ejecutar la actividad. El concepto de hora hombre es entonces el nmero de horas de trabajo ininterrumpidas necesarias para ejecutar la actividad. Si se conocen el nmero total de horas hombre de un proyecto, y se conoce el valor promedio (costo) de la hora hombre, se podra estimar el costo total del proyecto. El costo de la hora hombre se puede clasificar en:
Hora Hombre Vestida: Hace referencia a la hora hombre incluidos los suministros. Su valor depender del tipo de proyecto que se este estimando o calculando. Hora Hombre Desvestida: Hace referencia a la hora hombre sin incluir los suministros. Es la ms comn, y evita desviaciones significativas en el clculo de proyectos con un alto porcentaje de suministro de equipos o insumos especializados.
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HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA LA ESTIMACIN DE COSTOS (1/3)

Juicio de Expertos: Guiado por la informacin histrica, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la informacin procedentes de proyectos similares anteriores. El juicio de expertos tambin puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar mtodos de estimacin y cmo conciliar las diferencias entre ellos. Estimacin Anloga: La estimacin de costos por analoga utiliza los valores de parmetros como el alcance, el costo, el presupuesto y la duracin, o medidas de escala tales como el tamao, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo parmetro o medida para un proyecto actual. Cuando se trata de estimar costos, esta tcnica utiliza el costo real de proyectos similares anteriores como base para estimar el costo del proyecto actual. Es un mtodo de estimacin del valor bruto, que a veces se ajusta en funcin de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto. La estimacin de costos por analoga se emplea frecuentemente para estimar un parmetro cuando existe una cantidad limitada de informacin detallada sobre el proyecto, como es el caso, por ejemplo, en sus fases iniciales. Por lo general, la estimacin de costos por analoga es menos costosa y requiere menos tiempo que las otras tcnicas, pero tambin es menos exacta. Puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, y puede utilizarse en conjunto con otros mtodos de estimacin. La estimacin anloga es ms confiable cuando el proyecto anterior es similar, no slo en apariencia sino en los hechos, y cuando los miembros del equipo del proyecto responsables de efectuar los estimados poseen la experiencia necesaria.
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HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA LA ESTIMACIN DE COSTOS (2/3)

Estimacin Paramtrica: La estimacin paramtrica utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables (por ejemplo el valor del metro cuadrado en la construccin) para calcular una estimacin de parmetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duracin. Con esta tcnica pueden lograrse niveles superiores de exactitud, dependiendo de la sofisticacin y de los datos que utilice el modelo. La estimacin paramtrica de costos puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, en conjunto con otros mtodos de estimacin. Estimacin Ascendente: La estimacin ascendente es un mtodo para estimar los componentes del trabajo. El costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle. El costo detallado luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de informacin y seguimiento. En general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo individual influyen en el costo y la exactitud de la estimacin ascendente de costos. Los Anlisis de Precios Unitarios (APU) son un claro ejemplo de la Estimacin Ascendente. Estimacin por Tres Valores: La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad nica puede mejorarse tomando en consideracin la incertidumbre y el riesgo. Este concepto se origin con la Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (PERT Program Evaluation and Review Technique). El PERT utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de costo de una actividad:
Ms probable (cM). El costo de la actividad se basa en una evaluacin realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y cualquier gasto previsto. Optimista (cO). El costo de la actividad se basa en el anlisis del mejor escenario posible para esa actividad. Pesimista (cP). El costo de la actividad se basa en el anlisis del peor escenario posible para esa actividad.

El anlisis segn el mtodo PERT calcula un costo Esperado (CE) de la actividad utilizando un promedio ponderado de estas tres estimaciones: cE = cO + 4cM + cP 6 Las estimaciones de costos basadas en esta ecuacin (o aun en un promedio simple de los tres valores) pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de las estimaciones de costos. Para poder aplicar esta tcnica se necesita una muy confiable base de datos con la informacin precisa.
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HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA LA ESTIMACIN DE COSTOS (3/3)

Anlisis de Reserva Las estimaciones de costos pueden incluir reservas para contingencias (llamadas a veces asignaciones para contingencias o imprevistos) para tener en cuenta la incertidumbre del costo. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando mtodos de anlisis cuantitativos. A medida que se dispone de informacin ms precisa sobre el proyecto, la reserva para contingencias puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Debe identificarse claramente esta contingencia en la documentacin del cronograma. Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento. Costo de la Calidad Los supuestos relativos a los costos de la calidad pueden utilizarse para preparar la estimacin de costos de las actividades. Software de estimacin de costos para la direccin de proyectos Las aplicaciones de software de estimacin de costos, las hojas de clculo computarizadas, y las herramientas de simulacin y estadsticas son cada vez ms utilizadas para asistir en el proceso de estimacin de costos. Estas herramientas pueden simplificar el uso de algunas de las tcnicas de estimacin de costos y, de esta manera, facilitar la consideracin rpida de las alternativas para la estimacin de costos. Anlisis de Propuestas para Licitaciones (cotizaciones) Los mtodos de estimacin de costos pueden incluir el anlisis de cunto debe costar el proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados. En los casos en los que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos, se puede solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimacin de costos para examinar el precio de los entregables individuales y obtener un costo que sustente el costo total final del proyecto.

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PRINCIPIO DE PARETO
Tambin conocido como la regla del 80-20 y recibe este nombre en honor a Wilfredo Pareto, quien lo enunci por primera vez. http://es.wikipedia.org/wiki/Principio_de_Pareto En resumen, el principio de Pareto se podra aplicar en buena cantidad de proyectos, de la siguiente manera: El 20% de los tems o actividades de un proyecto, representan el 80% del costo del mismo. Es un principio que no se puede aplicar en todos los casos, por lo que su uso debe hacerse con criterio.

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SIMULACIONES (1/2)
Las simulaciones son metodologas aplicadas a muchos conceptos en ingeniera. Este mtodo tambin se puede aplicar a la estimacin de presupuestos. La simulacin es bsicamente la aplicacin de la estadstica probabilstica en procesos de ingeniera. Para el caso de los presupuestos consiste en la clasificacin de informacin (costos de actividades) en curvas de funcin de densidad y de distribucin de probabilidad. Es as como, si tengo una cantidad suficiente de datos, para nuestro caso, de costos de una actividad (por ejemplo el costo de construir un metro cuadrado de muro), esa serie de datos puede ser representada en una curva de densidad y una curva distribucin de probabilidad. Estas curvas nos indicarn cual es la probabilidad de que un costo se encuentre dentro de un rango de datos. Igualmente permitir establecer, si estimo un rango del costo de una actividad, cul es la probabilidad de que el costo de esa actividad se encuentre dentro de ese rango, o cual ser la probable variacin del costo de esa actividad. Es una tcnica mucho ms especializada, y requiere adems de informacin precisa, su correcta clasificacin y la determinacin del tipo de funcin de distribucin de probabilidad a emplear (normal, beta, binomial, exponencial, etc.), de acuerdo con la experiencia que se tenga.

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SIMULACIONES (2/2)
Teniendo las curvas de distribucin de probabilidad, se puede entrar a simular, mediante diferentes tcnicas como por ejemplo la de Monte Carlo, y usando software especficos (Crystal Ball), para generar presupuestos con algn grado de exactitud, y con una probabilidad de estimacin, dependiendo de la calidad de la fuente de los datos y de los parmetros usados para la simulacin.

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