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FI LOSOFI A KAI ZEN O EL ORI GEN DE LA MEJ ORA

CONTINUA.
Actualmente un nmero importante de empresas europeas y americanas estn
adoptando una estrategia basada en una filosofa de gestin dirigida a conseguir mejoras en
los productos, sistemas y servicios mediante la introduccin de cambios continuos y
graduales realizados de forma sistemtica: es la Mejora Continua.
Para comenzar un anlisis pormenorizado de esta filosofa, debemos comenzar por
comprender el significado de dicha denominacin; el trmino Kaizen, de origen japons,
se puede desglosar en dos partes: Por un lado KAI que significa "cambio" y ZEN traducido
como "bueno" o "bondad" . Analizando ambos significados conjuntamente podemos
empezar a deducir cul es el ncleo de esta filosofa, el espritu de la "Mejora Continua".
Todo comenz en los sistemas de produccin de las empresas japonesas de
automocin, cuando empezaron a utilizar estrategias, mtodos y herramientas de mejora
que les proporcionaron una forma de trabajar que permita mantener una produccin
flexible, aumentando la calidad y todo ello, con un enorme ahorro de costes. Aparece
entonces la filosofa Kaizen. En la cultura empresarial oriental este deseo por mejorar ha
sido tan integrado dentro de los directivos que ya ha pasado a formar parte
inconscientemente de sus hbitos de trabajo. Pero en el enfoque empresarial occidental, al
hablar de reducciones de costes se tiende a pensar en reducciones de plantilla, uso de
materiales de calidad inferior, etc. Esta forma de pensar describe por s misma la actuacin
de determinadas organizaciones, donde lo primero son los COSTES , y luego los PLAZOS
DE ENTREGA y la CALIDAD. Con la filosofa KAIZEN se cambia el orden dando
prioridad a la Calidad y, posteriormente a los costes y los plazos.
Para entender mejor el mensaje de esta filosofa es preciso seguir los pasos que nos
marca Masaaki Imai (el gran idelogo del Kaizen) y empezar por comprender el concepto
de Cambio. Hay dos tipos de cambio , el rpido y drstico (concepto entendido en el
mundo de la calidad como INNOVACIN) y el cambio gradual (KAIZEN).
El cambio Kaizen expresa la idea de una mejora constante en la empresa a travs de
cambios sensibles dirigidos a perfeccionar evolucionar y desarrollar tareas consiguiendo un
incremento progresivo de la productividad y alcanzando un mayor nivel de satisfaccin del
cliente.
El enfoque Kaizen significa integrarse en un ciclo constante de cambio para
mejorar , o sea, busca una evolucin continua hacia formas ms eficientes de trabajar.
Por lo tanto, podemos considerar la estrategia Kaizen como la mejor opcin para aquellas
empresas que opten no slo por mantener sus niveles, sino por buscar una mejora gradual
que le proporcione un mayor rendimiento.
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Para implicarnos en el espritu de la Mejora Continua es necesario partir de la idea de que
toda la organizacin debe creer en esta estrategia como herramienta de modernizacin y
progreso de la empresa un convencimiento que afecta de igual forma tanto a nivel de alta
direccin como al resto de los empleados.
La Direccin debe determinar objetivos fijar planes y no slo se dedicar al mantenimiento
del nivel sino que participar en la comprensin de los objetivos y la extensin del espritu
de la Mejora Continua.
El pensamiento KAIZEN est basado en una serie de principios que podemos
simplificar en estos cinco:
ESTANDARIZACIN: En muchas ocasiones nos encontramos con varios
trabajadores que realizan el mismo trabajo de forma distinta y siguiendo pautas
diferentes. Esto refleja que, o bien no hay "normas" que definan la forma de
realizar esa tarea, o bien que si existen dichas normas, no todos creen en ellas. Por
esta razn es fundamental el papel que juega la estandarizacin.
Se documentarn y simplificarn todas la acciones dirigidas a agilizar nuestra
sistemtica a la hora de trabajar.
En este principio incluiremos las estrategias fomentadas por la direccin con el
objeto de involucrar en la mejora a toda la organizacin y cambiar la mentalidad,
buscando un compromiso que va a resultar esencial Por esta razn es fundamental
el papel que juega la estandarizacin.
TCNICAS: A la hora de aplicar la estrategia Kaizen es fundamental el uso de
tcnicas dirigidas a mejorar los ndices de satisfaccin y de productividad.
Podemos enumerar algunas de ellas:
- Sistema de sugerencias: mtodos para recoger y canalizar las ideas que aportan
los trabajadores.
- JUST IN TIME (JIT): Sistema de gestin empresarial dirigida a la entrega del
producto al cliente en los plazos exactos para eliminar los stocks de
mercancas.
- Cero Defectos: Concepto que define la mentalidad de "hacer bien las cosas a la
primera".
- SMED (Sisle-Minute Exchange of DIE):Sistema que permite reducir el tiempo
de dedicacin a los aparatos y medios materiales de trabajo.
ORIENTACIN AL CLIENTE: En relacin a este principio, es esencial resaltar
que al hablar de cliente nos centramos tanto en el cliente externo como en el
interno, entendiendo como interno el destinatario del producto de "mi
trabajo".Normalmente , la persona que realiza la siguiente actividad dentro de la
cadena de valor, por lo tanto son todos los individuos que integran la organizacin..
El pensamiento Kaizen da mucha importancia a la satisfaccin del empleado ,
elemento fundamental para lograr un alto grado de compromiso por parte de la
plantilla.
En todo momento se buscar un equilibrio entre proveedores y clientes , equilibrio
basado en una estrecha colaboracin entre todas las partes.
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PLANIFICACIN: Para que exista mejora deben existir problemas que resolver.
Con ello esto lo que se quiere reflejar es que se realizar un diagnstico con el
objeto de crear unas bases que reflejen los entrenamientos , auditoras , objetivos y
sobretodo la prevencin y el control de los fallos reiterativos.
GRUPOS DE TRABAJO: Se debe apoyar por parte de la Direccin las actividades
de pequeos grupos de mejora a travs de programas de formacin y adiestramiento
, sin limitar en ningn momento las aportaciones individuales . En definitiva, se
busca fomentar la creatividad de todos sus empleados creando, si es factible, un
sistema de recogida de sugerencias que favorezca la intervencin de los empleados
en la mejora.
Una de las razones por la que se considera una filosofa especial es por el hecho de juzgar
los problemas como una fuente de informacin que hay que aprovechar , ya que nos
permite conocer las causas de nuestros fallos, causas que consideraremos puntos crticos
susceptibles de mejora.
Una vez analizado el pensamiento Kaizen podemos realizar una comparativa frente a la
Innovacin:
- Para el primero los cambios son incremntales y constantes mientras que en el
segundo son taxativos y efmeros.
- Kaizen basa su ideologa en el esfuerzo personal (la implantacin de la Mejora
Continua ocasiona un bajo coste en comparacin con los otros mtodos), mientras
que la Innovacin se centra en una fuerte inversin econmica.
- La Mejora Continua se centra fundamentalmente en los procesos, en cambio la
Innovacin est orientada hacia los resultados.
- Un aspecto importante es que el Kaizen requiere un sistema de informacin que
sea fluido, favoreciendo la comunicacin Direccin-Empleado.
Cuando se comienza a utilizar esta estrategia es importante tener una serie de indicadores
como referencia, y peridicamente realizar informes que permitan un seguimiento de la
mejora. Estos indicadores tambin nos servirn de gua para conocer los puntos en los que
hay que hacer incidencia por su influencia crtica en los procesos.
Es importante saber que todo cambio genera conflicto. Por dicha razn, la Direccin se
ver obligada a delegar y participar sin temer en ningn momento que esto le va a suponer
una prdida de control y poder dentro de la empresa.
MEJORA CONTINUA INNOVACIN
Cambios graduales
Esfuerzo personal
Orientada al Proceso
Beneficios a largo plazo
Grandes Cambios
Tecnologa punta
Orientada al resultado
Beneficios a corto plazo
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La previsin de beneficios siempre se realizar a largo plazo porque al ser cambios
graduales, es imposible que repercuta de manera inmediata en los beneficios, como puede
ser en el caso de la Innovacin.
En definitiva a la hora de hablar de las ventajas que supone la aplicacin de la estrategia
Kaizen en una empresa podemos hablar tanto de la satisfaccin del cliente final como de
una minimizacin de los costes de la No Calidad.
Una certificacin segn las normas UNE EN ISO 9000 es una buen punto de partida para
aquellas empresas orientadas hacia esta filosofa ya que facilita en gran medida la
implantacin de este tipo de estrategias en aspectos como la organizacin la
estandarizacin , las responsabilidades y, en general en todos los aspectos.
Autor Jos Carlos Pascual