YURANYS PEA D.

MARI A GALEANO O.
LORENA MORALES C.
KARI NA VI LLADI EGO
M.
GESTION Y TRAMITE
Consiste en el curso del
documento desde su
produccin o recepcin
hasta el cumplimiento de
su funcin administrativa.
En este proceso se dan
distintas actividades.

RECEPCIN
DE SOLICITUD
O TRMITE.
RESPUESTA.

ACTIVIDADE
S
RECEPCIN DE SOLICITUD O TRMITE
Confrontacin y diligenciamiento de planilla de
control y ruta del trmite.
Identificacin del trmite.
Determinacin de competencia, segn
funciones de las dependencias.
Definicin de los perodos de vigencia y
tiempos de respuesta.
HOJA DE RUTA (1)
(2) PROCEDIMIENTO (3) CDIGO
(4) FECHA INICIAL____________________
(5) FECHA FINAL _____________________
(6) DOCUMENTO BSICO No. ___________

TRAMITE (12)MEDICIN TRAMITE

(7) ACTIVIDAD
(8)
DEPENDENCI
A
(10)
INGRESO/RETIR
O

TIEMPO
REAL
TIEMPO
NORMAL
DEPENDENC
IA
PAS
O
DESCRIPCI
ON
CDIG
O
CARG
O
(9)
FECHA
(MM/D
D)
HORA
(HH/M
M)
(11)
FIRMA DEL
FUNCIONAR
IO
RESPONSAB
LE
DIA/HOR
A
DIA/HOR
A
DIA/HORA
(13)
OBSERVACIONES
Y
RECOMENDACION
ES
1
2

RESPUESTA
Anlisis de antecedentes y compilacin
de informacin.
Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la
produccin de documentos hasta la
culminacin del asunto.

MARCO LEGAL DEL TRAMITE
Constitucin Poltica articulo 23.
Ley 58 de 1982: Reglamentacin y tramite de
peticiones.
Decreto 01 de 1984: Cdigo contencioso
administrativo.
Decreto 1222 de 1999 articulo 33. Derecho de
turno.

MARCO LEGAL DEL TRAMITE
Decreto 2150 de 1995: Articulo 25: Establece que
las entidades de la administracin publica debern
solicitar la recepcin y envo de documentos y/o
solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de
correo certificado.
Acuerdo AGN 060 de 2001 artculos 3, 6 y 8 envo y
control del tramite de las comunicaciones,
numeracin de actos administrativos.

TE TOCA DE AQU EN
ADELANTE
TRMITE DE DOCUMENTOS






















La Dependencia recibe documento de la Unidad de
Correspondencia o de otra dependencia
Amerita
trmite?
Se ubica el documento en la
carpeta de la serie documental
correspondiente.
Si
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente
para que proceda con el trmite, las anotaciones de chequeo y control y se
entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el
trmite.
No
INICIO
Amerita
respuesta?
No
Se ubica el documento en la
carpeta de la serie documental
correspondiente
Si






















El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de
respuesta, analiza la solicitud
No
El funcionario competente hace acopio de la informacin necesaria, proyecta
respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisin
La solicitud
es clara?
Se solicita ampliar o precisar la
informacin.
Si
Aporta la
informacin
necesaria?
No
Archiva documento y proyecta
respuesta
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que
proyecte respuesta























Si
El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta
No
Aplica directriz para la distribucin
de documentos internos.
Aplica el procedimiento para la distribucin y
envo de documentos externos.
FIN
La respuesta
es para una
dependencia?