Administracin por Objetivos

Antecedentes
La teora neoclsica fue desplazando progresivamente la atencin antes puesta en las
llamadas actividades-medio, hacia los objetivos o finalidades de la organizacin; los
enfoues ue se basaban en el proceso ! los medios fueron sustituidos por un
enfoue centrado en los resultados ! objetivos alcanzados "fines#, por lo ue la
preocupacin acerca de cmo administrar pas a ser la preocupacin de por ue o
para u$ administrar%
La administracin por objetivos "&'(# o administracin por resultados constitu!e un
modelo administrativo bastante difundido ! plenamente identificado con el espritu
pragmtico ! democrtico de la teora neoclsica%
)ste tipo de administracin apareci recientemente en *+,- con 'eter .% /ruc0er, ue
se considera el creador de la &'(, uien public un libro en el cual la caracteriz por
primera vez% La &'( surgi en la d$cada de *+,1, cuando la empresa privada
norteamericana estaba sufriendo fuertes presiones% % )l empresario en esa $poca estaba
medio consciente de las p$rdidas de sus mrgenes de ganancias ! de la necesidad de
reducir gastos, ! se concentraba ms en los resultados ue en esfuerzos superfluos !
dispersos% La presin econmica de la $poca gener dentro de las empresas una
administracin por presin, pero la presin ejercida sobre los gerentes no condujo a
mejores resultados%
2omo respuesta, las empresas hacan ms fuertes los controles ! con eso se cerraba ms
el crculo vicioso3 ma!or control, ma!or resistencia; ma!or resistencia, ma!or control%
.ue entonces cuando se busc una forma de euilibrar los objetivos, admitir una ma!or
participacin descentralizar las decisiones, permitir el autocontrol ! la auto evaluacin,
proporcionando ma!or libertad ! ma!or fle4ibilidad en los controles%
/esde la intervencin 0e!nesiana durante la depresin ue sigui a la crisis de *+5+, el
capitalismo sufri sucesivamente ma!ores injerencias ! controles gubernamentales,
pues se lleg a creer ue las decisiones nacionales no podan depender de la accin de
los empresarios%
La administracin por objetivos surgi como m$todo de evaluacin ! control sobre el
desempe6o de reas ! organizaciones en crecimiento rpido% 7nicialmente constitu! un
criterio financiero de evaluacin ! de control% 2omo criterio financiero fue vlido pues
los criterios de ganancia ! de costo no son suficientes para e4plicar la organizacin
social ! humana% La respuesta de los niveles medios e inferiores de la organizacin a ese
criterio fue de descontento ! apata, lo cual ocasion conflictos entre los funcionarios de
nivel medio e inferior ! la alta direccin%
.ue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralizacin !
administracin por resultados% )l 8nico modo ue encontr la direccin para revertir el
proceso antes descrito fue la descentralizacin de las decisiones ! la fijacin de
objetivos para cada rea clave3 cada cual escogera cmo alcanzar los resultados% 9e
eliminaron los rganos de staff, uedando a cargo de cada divisin la creacin de los
servicios ue se necesitaran para alcanzar los objetivos, lo ue fortaleci la posicin
de autoridad de cada jefe operativo%
Definicin y caractersticas de la administracin por objetivos.
La &'( es una t$cnica de direccin de esfuerzos a trav$s de la planeacin ! el control
administrativo basada en el principio de ue, para alcanzar resultados, la organizacin
necesita antes definir en u$ negocio est actuando ! a dnde pretende llegar%
7nicialmente se establecen los objetivos anuales de la empresa, formulados sobre la base
de un plan de objetivos a largo plazo ! los objetivos de cada gerente o departamento,
con base en los objetivos anuales de la empresa%
La &'( es un proceso por el cual los gerentes, principal ! subordinado, de una
organizacin identifican objetivos comunes, definen las reas de responsabilidad de
cada uno en t$rminos de resultados esperados ! emplean esos objetivos como guas para
la operacin de la empresa% )l desempe6o esperado de un gerente debe ser reflejo de lo
ue se espera en cuanto a la realizacin de los objetivos de la empresa; sus resultados
deben ser medidos por la contribucin de $stos al $4ito del negocio%
La &dministracin por objetivos es un sistema dinmico ue integra la necesidad de la
empresa de alcanzar sus objetivos de lucro ! crecimiento, con la necesidad del gerente
de contribuir a su propio desarrollo% )s un estilo e4igente ! euilibrado de
administracin de empresas%
La &'( es, por tanto, un m$todo por el cual el administrador ! su superior definen
conjuntamente las metas ! especifican las responsabilidades para cada posicin, en
funcin de los resultados esperados, pasando estos 8ltimos a conformar los estndares
de desempe6o bajo los cuales los gerentes sern evaluados% &nalizado el resultado final,
el desempe6o del gerente puede ser evaluado objetivamente ! los resultados alcanzados
pueden compararse con los resultados esperados
Principales crticas que se aplican a la administracin por objetivos
La evaluacin de los subordinados es difcil porue puede generar tensin !
resentimiento adems ue no todos los objetivos son cuantificables ! medibles% 'or
ejemplo3
)stilo ! apo!o de los gerentes 3 si los gerentes de alta direccin son autoritarios
! la toma de decisiones est centralizada, habr ue reeducarlos antes de
implantar la &'(
&daptacin ! cambio3 la &'( reuiere cambios en la estructura de la empresa,
patrones de autoridad ! procedimientos de control, los gerentes deben apo!ar
fielmente estos cambios%
/estrezas interpersonales 3 el proceso de establecimiento de metas ! el proceso
de evaluacin en ue intervienen gerentes ! subordinados reuieren un alto
grado de habilidad en las relaciones interpersonales%
/escripciones de trabajo 3 las descripciones deben ser evaluadas ! revisadas
conforme cambian las condiciones en la empresa% /urante las etapas de
realizacin de la &'(, pueden cambiar los deberes ! obligaciones en todos los
niveles%
)stablecimiento ! coordinacin de objetivos 3 establecer objetivos interesantes !
realistas a la vez suele ser la causa de confusin para los gerentes% & veces puede
ser difcil coordinar los objetivos globales de la organizacin con las
necesidades ! objetivos personales de los individuos%
2ontrol de los m$todos para alcanzar los objetivos 3 los gerentes pueden
frustrarse si el logro de sus objetivos depende del $4ito de los miembros de la
empresa ! $stos no tienen lo necesario para lograrlo% 'or ello deben establecerse
metas en grupo ! ue sean fle4ibles%
2onflicto entre creatividad ! &'( 3 si los gerentes no ensa!an cosas nuevas, ni
corren riesgos porue prefieren enfocarse a objetivos especficos, perdern
oportunidades%
&unue la aplicacin de la direccin por objetivos plantea algunas dificultades en
diversos puestos, especialmente por la dificultad de cuantificacin de los objetivos, en
principio es aplicable a todos los niveles de la organizacin%
Fundamentos de la administracin por objetivos
Ventajas de la Administracin por objetivos
'ermite a los individuos saber ue se coopera con ellos%
&!uda a la planeacin al hacer ue los gerentes establezcan metas ! plazos%
:ejora la comunicacin entre gerentes ! subordinados
;ace ue los individuos conozcan mejor las metas de la organizacin
;ace ms justo el proceso de evaluacin al centrarse en logros especficos%
La administracin por objetivos es un modelo de administracin a trav$s del cual todos
los gerentes de una organizacin establecen metas para sus administraciones, al inicio
de cada periodo o ejercicio fiscal, de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de
la empresa, en consonancia con las metas generales de la organizacin fijadas por los
accionistas, a trav$s de la direccin%
<n objetivo es un enunciado escrito sobre resultados por alcanzar en un periodo
determinado% <n objetivo debe ser cuantificable, complejo, relevante ! compatible% <n
objetivo es una declaracin escrita, un enunciado, una frase; es un conjunto de n8meros%
9on n8meros ue orientan el desempe6o de los gerentes hacia un resultado medible,
complejo, importante ! compatible con los dems resultados%
Aplicaciones de la administracin por objetivos
&unue la aplicacin de la direccin por objetivos plantea algunas dificultades en
diversos puestos, especialmente por la dificultad de cuantificacin de los objetivos, en
principio es aplicable a todos los niveles de la organizacin%
)n muchas empresas multinacionales se utiliza para dirigir a las empresas filiales
situadas en diversos pases%
9u aplicacin de bajo nivel organizativo ms clsica es la ue se efect8a con la fuerza
de ventas% )l vendedor de cada territorio, junto con el jefe de fuerza de ventas, fija su
objetivo para el pr4imo perodo !, se sigue, tambi$n, el proceso habitual%
La prctica ha demostrado ue la direccin por objetivos, si se aplica correctamente !
con una buena dosis de planificacin, puede ser mu! 8til%
)st comprobada la conveniencia de ue la informacin sobre el grado de consecucin
de los objetivos sea entregada por el subordinado por escrito, pero puede caerse en la
tentacin de crear complejos formularios de informacin ue generen un trabajo
administrativo innecesario% &dems, algunos directivos tienen dificultades para
comunicarse individualmente con sus empleados ! para formular, con ellos, objetivos a
corto plazo%
&lgo mu! importante en la &'(, es ue los objetivos han de resultar del acuerdo entre
las partes% 9i son impuestos, desaparece la motivacin ! puede ser sustituida por la
frustracin ! otra serie de actitudes negativas%
Estrategias de implementacin de la administracin por objetivos.
Los objetivos deben ser graduados seg8n un orden de importancia, relevancia o
prioridad, en una jerarua de objetivos, en funcin de su contribucin relativa a la
organizacin como una totalidad%
La jerarua de objetivos de una organizacin puede sufrir innumerables cambios, !a
sea en la ubicacin relativa de los objetivos o en la sustitucin de ciertos objetivos por
otros diferentes% &lgunos objetivos pueden dificultar el alcance de otros, mientras
algunos otros pueden facilitarlo, provocando el efecto sin$rgico% 'ara ue la jerarua de
objetivos pueda ser eficientemente alcanzada, se hace necesario tomar las siguientes
precauciones3
= los objetivos no necesitan traducir inicialmente las grandes aspiraciones
fundamentales de la empresa, aunue todos los ue estn incluidos en la jerarua deben
ser compatibles
= deben lograr ue todos los rganos ! componentes de la empresa contribu!an con
una parte del esfuerzo general;
= deben tener en cuenta la necesidad de varias alternativas para su ejecucin, as como
la relativa eficiencia ! costo de cada una de ellas3
= deben comunicarse a todos los interesados para ue cada cual comprenda las metas
de la respectiva unidad ! sus relaciones con los objetivos fundamentales de la empresa;
deben ser peridicamente ree4aminados ! reformulados
!todos de funcionamiento de la administracin por objetivos.
La &dministracin por objetivos presenta las siguientes caractersticas principales3
*%)stablecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo ! su superior%- >anto el
ejecutivo como su superior participan del proceso de establecimiento ! fijacin de
objetivos% )n la ma!or parte de los casos, el superior hace el trabajo preliminar,
mientras ue en otros, los consultores e4ternos hacen casi todo% La participacin del
ejecutivo puede ir desde su simple presencia durante las reuniones hasta la posibilidad
de iniciar la propuesta de reestructuracin del trabajo, con relativa autonoma en el
desarrollo del plan%
5%)stablecimiento de objetivos para cada departamento o posicin%- est fundamentada
en el establecimiento de objetivos por niveles de gerencia% Los objetivos, a alto nivel,
pueden denominarse objetivos, metas, propsitos o finalidades% Los sistemas de la &'(
definen objetivos cuantificables ! con tiempos predeterminados% &lgunos definen
objetivos subjetivos para los cargos de staff% La ma!ora de los sistemas acepta de
cuatro a diez objetivos para cada posicin especfica%
?%7nterrelacin de los objetivos de los departamentos%- 9iempre e4iste alguna forma de
correlacionar los objetivos de varias unidades o gerentes aunue no todos los objetivos
se apo!en en los mismos principios bsicos% )se encadenamiento es casi automtico, e
involucra objetivos comerciales con objetivos de produccin%
-.)laboracin de planes tcticos ! planes operacionales, con $nfasis en la medicin ! el
control%- & partir de los objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo ! su
superior elaboran los planes tcticos adecuados para alcanzarlos de la mejor manera%
/ichos planes se constitu!en en los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada
departamento% & continuacin, los planes tcticos se descomponen ! detallan mejor en
planes operacionales% )n todos esos planes la &'( hace $nfasis en la cuantificacin, la
medicin ! el control% 9e hace necesario medir los resultados alcanzados ! compararlos
con los resultados planeados% 9i un objetivo no puede medirse, sus resultados no pueden
conocerse% 9i un objetivo no puede ser controlado, al alcanzarlo no se podr evaluarlo%
La medida ! el control son los dos factores ue causan ma!ores dificultades en la
implantacin de la &'(%
,%)valuacin permanente, revisin ! reciclaje de los planes%- 2asi todos los sistemas de
la &'( tienen alguna forma de evaluacin ! revisin regular del progreso realizado%
@eneralmente e4iste un ciclo tpico de la &'( ue contiene las siguientes etapas3
& partir de los objetivos globales de la empresa ! de la planeacin estrat$gica se
establecen los objetivos por departamento para el primer a6o, en una reunin
entre el ejecutivo ! su superior;
)l ejecutivo elabora su plan tctico ue le permita alcanzar los objetivos fijados
por departamento;
)l ejecutivo elabora conjuntamente con sus subordinados los planes
operacionales necesarios para la implementacin del plan tctico del
departamento;
Los resultados de la ejecucin de los planes se eval8an ! comparan
continuamente con los objetivos fijados;
)n funcin de los resultados obtenidos, se procede a revisar ! a reajustar los
planes o a modificar los objetivos establecidos;
)n el ciclo siguiente, se establecen los objetivos por departamento para el
segundo a6o, en una reunin entre el ejecutivo ! su superior, tomando como
base los resultados del primer a6o;
9e repite la secuencia del ciclo indicado anteriormente
A%'articipacin activa de la direccin%- La ma!or parte de los sistemas de la &'(
involucran ms al superior ue al subordinado% )n algunos casos, el superior establece
los objetivos, los vende, los mide, ! eval8a el progreso% )se proceso, frecuentemente
utilizado, es mucho ms un control por objetivos ue una administracin por objetivos%
B% &po!o constante del staff durante las primeras etapas%- La implantacin de la &'(
reuiere del fuerte apo!o de un staff previamente entrenado ! preparado% )l enfoue del
tipo hgalo usted mismo no es aconsejable en la &'(, pues $sta e4ige coordinacin e
integracin de esfuerzos, lo ue puede ser efectuado por el staff%
2ada rea de actividad de la empresa presenta una tendencia mu! fuerte a ma4imizar
sus objetivos ! resultados, de tal manera ue el esfuerzo de un rea generalmente anula
el de otra, estableciendo en la empresa un esfuerzo de sub-objetivacin% &nsoff destaca
ue el esfuerzo ideal sera no simplemente la suma de esfuerzos, sin su multiplicacin3
el sinergismo% )l sinergismo es el efecto multiplicador ue se produce al combinar los
recursos, !a ue los recursos utilizados conjugadamente producen un efecto ma!or ue
cuando se los suma, simplemente% /e all, la necesidad de un sistema de resultados
globales previamente definidos por divisiones, por departamentos, etc%, donde los
objetivos convergen en una misma direccin% >oda empresa es, en el fondo, un conjunto
de conflictos ue coe4isten en una situacin de euilibrio inestable%
"as caractersticas estructurales son#
Los ejecutivos fijan propsitos a largo ! a corto plazo% Los de largo plazo son
establecidos por los dirigentes de ma!or rango;
Los objetivos ! metas se e4presan como resultados finales ! no como tareas o
actividades;
Los objetivos ! metas deben ser coherentes, adems de estar coordinados en los
respectivos niveles ! reas de la organizacin%
"as caractersticas comportamentales son#
9e hace $nfasis en el compromiso propio de los subordinados, en relacin con
las metas, es decir, $stos preparan sus propias metas ! se hacen responsables por
ellas;
9e hace $nfasis en el auto anlisis del desempe6o !, en consecuencia, en el
autocontrol, en relacin con los resultados obtenidos frente a las metas
preestablecidas;
Las desviaciones de los resultados con relacin a las metas llevan a la auto
correccin en el desempe6o !, si es necesario, a la orientacin especfica por
parte del superior%
"imitaciones y Alcances
)n una etapa posterior a la definicin de objetivos, es necesario definir una red de
objetivos en la ue se pueda apreciar la interrelacin ue e4iste entre las diversas reas
de la empresa ! los objetivos, los cuales al lograrse benefician a otra rea ! as
sucesivamente%
Co se puede ignorar como sostiene 'aul :eli, ue se deben establecer ciertas reglas
bsicas para formular los objetivos tal como establecerlos en funcin de los resultados
ue puedan ser modificados si es necesario, redactarlos en t$rminos imperativos, ! en
modo infinitivo "hacer, dise6ar, etc#, ! t$rminos positivos ! de manera concisa ! breve%