German T FC 0612 Memoria

Ingeniera tcnica en informtica de gestin, trabajo fin de carrera, junio 2012
Alumno: Ernesto Germn Bentancur Pisciottano

Consultora: Humi Guill Fuster
Tutora: Carme Martin Escofet
TFC-ERP
Ernesto Germn Bentancur
Implementacin de OpenErp en Pyme
2
TFC-ERP

ndice
1 Introduccin ................................................................................................................................ 6
2 Descripcin TFC ....................................................................................................................... 6
2.1 !"eti#os $enera%es & espec'(icos ....................................................................................... 6
) P%an tempora% de e"ecucin de% pro&ecto ................................................................................... *
+ ,etodo%o$'a ................................................................................................................................ -
+.1 De(inicin & a%cance de% pro&ecto .................................................................................... 1.
+.2 De(inicin de% e/uipo & reparto de responsa!i%idades ...................................................... 11
+.) De(inicin de %a situacin actua% de %a empresa ............................................................... 12
+.+ Toma de re/uerimientos .................................................................................................... 12
+.0 Con(i$uracin de% sistema ................................................................................................ 12
+.6 Car$a de datos .................................................................................................................. 12
+.* Formacin de usuarios ...................................................................................................... 12
0 Estandari1acin (rente a modi(icacin .................................................................................... 12
6 De(inicin de %a empresa ......................................................................................................... 1+
* 2n%isis por departamentos -situacin actua%- .......................................................................... 10
*.1 Consideraciones $enera%es ................................................................................................ 10
*.2 Conta!i%idad & (inan1as .................................................................................................... 16
*.2.1 !%i$aciones (isca%es ................................................................................................ 16
*.2.2 !%i$aciones mercanti%es .......................................................................................... 1*
*.2.) In(ormes .................................................................................................................... 1*
*.) Compras ............................................................................................................................ 1*
*.).1 F%u"os de compras ................................................................................................... 1*
*.).2 Datos maestros .......................................................................................................... 13
*.).2.1 Pro#eedores ............................................................................................................ 13
*.).2.2 Condiciones comercia%es ....................................................................................... 1-
*.).2.) Estructura tari(aria ................................................................................................. 1-
*.).2.+ ,ateria%es ............................................................................................................... 1-
*.).2.0 2%macenes .............................................................................................................. 1-
*.).) In(ormes .................................................................................................................... 2.
*.).+ !ser#aciones ........................................................................................................... 2.
*.+ 4entas ................................................................................................................................ 2.
*.+.1 F%u"os de #entas ......................................................................................................... 2.
*.+.1.1 Pedidos ................................................................................................................... 2.
*.+.1.2 De#o%uciones .......................................................................................................... 21
*.+.2 Datos maestros .......................................................................................................... 22
*.+.2.1 C%ientes .................................................................................................................. 22
*.+.2.2 Condiciones comercia%es ....................................................................................... 22
*.+.2.) Estructura tari(aria ................................................................................................. 22
*.+.) In(ormes .................................................................................................................... 2)
3 Re/uerimientos (unciona%es ..................................................................................................... 2)
3.1 Finan1as ........................................................................................................................... 2)
)
TFC-ERP
3.2 4entas ................................................................................................................................ 2+
3.2.1 Pedidos ...................................................................................................................... 2+
3.2.2 Entre$as ..................................................................................................................... 2+
3.2.) Facturas ..................................................................................................................... 20
3.2.+ F%u"o pedido estndar ................................................................................................ 20
3.2.0 Datos maestros de %os c%ientes .................................................................................. 26
3.2.6 Datos maestros de %os materia%es .............................................................................. 26
3.2.6.1 r$ani1acin "err/uica de %os materia%es ............................................................. 2*
5erar/u'a de art'cu%o ........................................................................................................... 2*
3.2.* Precios ....................................................................................................................... 2*
3.2.3 2%macenes ................................................................................................................. 23
3.2.- In(ormes .................................................................................................................... 23
3.) Compras ............................................................................................................................ 2-
3.).1 F%u"o de compras ....................................................................................................... 2-
- Dise6o & con(i$uracin ............................................................................................................ 2-
-.1 7e%eccin de mdu%os ....................................................................................................... 2-
-.2 Finan1as ............................................................................................................................ ))
-.) Gestin de a%macenes ....................................................................................................... )6
-.).1 8!icaciones ............................................................................................................... )6
-.).2 2%macenes ................................................................................................................. )3
-.+ Gestin de c%ientes ............................................................................................................ )-
-.+.1 5erar/u'a de c%ientes .................................................................................................. )-
-.+.2 Contactos ................................................................................................................... +.
-.0 Gestin de art'cu%os .......................................................................................................... +1
-.0.1 Cate$or'as de productos ............................................................................................ +1
-.0.2 8nidades de medida .................................................................................................. +2
-.0.2.1 Cate$or'as de unidades de medida ......................................................................... +2
-.0.2.2 Con(i$uracin de unidades de medida ................................................................... +)
-.0.) 2rt'cu%os .................................................................................................................... ++
-.6 Tari(as ............................................................................................................................... +*
-.* Comunicacin con e% operador %o$'stico .......................................................................... 00
-.3 F%u"o de #entas .................................................................................................................. 0*
-.- F%u"o de compras ............................................................................................................... 61
-.1. In(ormes .......................................................................................................................... 6+
1. Formacin de usuarios ............................................................................................................ 66
1..1 Formacin ....................................................................................................................... 66
11 Gestin de% cam!io ................................................................................................................. 66
11.1 Identi(icacin de %as causas ............................................................................................. 6*
11.2 9uc:a contra %as resistencias ........................................................................................... 63
12 Car$a de datos ........................................................................................................................ 6-
1) In(orme para direccin ........................................................................................................... *.
1+ Conc%usin .............................................................................................................................. *1
10 Bi!%io$ra('a ............................................................................................................................. *2
16 G%osario .................................................................................................................................. *)

+
TFC-ERP
0
TFC-ERP
1 Introduccin
Hoy en da es difcil imaginar la gestin de cualquier empresa sin el soporte
de herramientas informticas. Estn presentes en todos los mbitos y
desempean un papel determinante en toda organizacin.
Los ERP son paquetes de software para la gestin integral de la empresa.
Gracias a estos aplicativos las empresas pueden optimizar todos sus
procesos y conseguir una alta integracin de los sistemas informticos y por
consiguiente de toda la informacin generada en los distintos flujos de
trabajo.
Actualmente los distintos ERP son ampliamente utilizados por la mayor
parte de las grandes compaas. En la ltima dcada, el uso de los ERP se
ha extendido a la PYME, gracias sobre todo a la aparicin de herramientas
enfocadas a la pequea empresa, con costes de implantacin y
mantenimiento asumibles.
2 Descripcin TFC
Este TFC mostrar la implementacin del ERP OpenERP, en las reas
logstica y contable, de una PYME ficticia dedicada al diseo y venta de
material informtico.
Se detallar la metodologa de implementacin adoptada justificando su
eleccin, se expondrn los objetivos que espera conseguir la empresa con la
implementacin y se detallarn los pasos seguidos en todo el proceso.
2.1 Objetivos generales y especficos
Cathard es una empresa con un sistema de gestin informtico obsoleto,con
escasa integracin de la informacin y difcil acceso a la misma para la toma
rpida de decisiones.
La empresa implementar OpenErp con el objetivo acceder a toda la
informacin desde una nica herramienta, con informacin siempre
actualizada, fiable y sin duplicidades. Se espera asimismo conseguir una
reduccin de costos en las operaciones y dotar a la direccin de los informes
necesarios para hacer la empresa ms competitiva.
Con estos objetivos se implementarn los mdulos necesarios para la gestin
de la cadena logstica, as como aquellos necesarios para la contabilidad
6
TFC-ERP
bsica de la empresa.
3 Plan temporal de ejecucin del proyecto
Para la planificacin temporal del proyecto se ha tenido en cuenta que se
trata de un proyecto acadmico y es por ello que se ha adaptado a las pautas
marcadas por las distintas entregas; asimismo y por la misma razn se ha
decidido que las semanas sern de 7 das laborables.

Planificacin TFC (PAC1)
1. Propuesta de proyecto
2. Planificacin temporal
3. Entrega
Anlisis funcional (PAC2)
1. Definicin de la empresa
2. Alcance del proyecto
3. Anlisis de la situacin actual
4. Anlisis rea compras
5. Anlisis rea de ventas
6. Anlisis rea de finanzas
7. Identificar problemas existentes
8. Anlisis requisitos tcnicos
9. Informe seguimiento proyecto
10. Corregir desviaciones
11. Descripcin OpenErp
12. Documento PAC2
*
TFC-ERP
Implantacin (PAC3)
1. Preparacin del proyecto
2. Diseo rea de compras
3. Diseo rea de ventas
4. Diseo rea de finanzas
5. Desarrollos y migracin de datos
6. Preparacin de la implementacin
7. Formacin usuarios
8. Realizar pruebas
9. Entrada en produccin y soporte inicial
10. Entrega PAC2
Entrega final del TFC (ENTREGA FINAL)
1. Informe para la direccin
2. Elaboracin presentacin
3. Elaboracin memoria
4. Entrega final
El diagrama de Gantt a continuacin, muestra la planificacin temporal de
manera grfica y con la debida asignacin de esfuerzo en das, para cada
una de las tareas.
DIAGRAMA DE GANTT
3
TFC-ERP
Diagrama de GANTT
4 Metodologa
La metodologa a seguir parte del supuesto de un anlisis previo para la
seleccin del ERP ms adecuado y contempla los siguientes puntos:
1. Definicin y alcance del proyecto.
2. Definicin del equipo y reparto de responsabilidades.
-
TFC-ERP
3. Definicin de la situacin actual de la empresa.
4. Toma de requerimientos.
5. Configuracin del sistema
6. Carga de datos
7. Mantenimiento
8. Formacin de usuarios
Metodologa
4.1 Definicin y alcance del proyecto
Se enumerarn los objetivos a alcanzar y se establecern los lmites de la
implementacin.
Objetivos principales ordenados por importancia:
1. Proveer a las reas de logstica y de contabilidad de una nica
herramienta informtica.
2. Automatizar los intercambios de documentos con el operador logstico.
3. Asegurar la fiabilidad de la informacin almacenada.
4. Evitar duplicidad en la informacin.
5. Simplificar los procesos de compras y ventas.
6. Reducir tiempo y personal empleado en las distintas operativas.
7. Proveer a la direccin de las herramientas adecuadas para la toma de
decisiones.
1.
TFC-ERP
8. Integrar toda la informacin de la empresa.
Se fija asimismo como objetivo que el coste total de la implementacin no
supere el 3,5% de la facturacin del ltimo ejercicio, as como que el tiempo
necesario para la misma sea de unos 4 meses.
El alcance del proyecto abarca la implementacin de los mdulos necesarios
para:
La gestin contable bsica consistente en la creacin de cuentas
contables segn el plan contable en curso, imputacin automtica en
las cuentas contables, as como en los libros y diarios que exige la
normativa vigente.
La gestin de los flujos de compras y documentos generados en los
mismos.
La gestin de los flujos de ventas y documentos generados en los
mismos.
La gestin de los clientes y proveedores.
La gestin de materiales.
La gestin de stocks.
La gestin de los precios.
Se aceptar la idoneidad de los modelos de proceso estndar ofrecidos por el
ERP, que aseguran una implementacin rpida, de costes asumibles y
riesgos aceptables.
4.2 Definicin del equipo y reparto de responsabilidades
El equipo encargado del proyecto estar compuesto por:
Consultor externo
Jefe de operaciones
Informtico de la empresa
El consultor dirigir el proyecto, realizar la toma de requisitos, configurar
el ERP segn los requerimientos y formar a los usuarios.
El jefe de operaciones colaborar en la definicin de la operativa actual y en
la toma de requisitos y ser el encargado de la gestin del cambio y
correccin de posibles resistencias.
11
TFC-ERP
El informtico redactar junto con el consultor la documentacin tcnica
relativa a la implementacin e instalar y configurar el SGBD.
4.3 Definicin de la situacin actual de la empresa
Se definirn los procesos actuales,los datos involucrados en los mismos y la
estructura de la empresa (captulo 6 y 7).
4.4 Toma de requerimientos
Se definirn los requisitos funcionales de la empresa (capitulo 8).
4.5 Configuracin del sistema
Se modelarn en el sistema los requisitos recogidos (capitulo 9).
4.6 Carga de datos
Se planificar y ejecutar la carga de datos ya existentes (capitulo 12).
4.7 Formacin de usuarios
Se planificar y llevar a termino la formacin de los usuarios (captulo 10).
5 Estandarizacin frente a modificacin
Tal y como se expone en el captulo anterior se decidi adoptar el estndar
ofrecido por el ERP y no efectuar desarrollos a medida.
Esta decisin fue en parte tomada antes del anlisis para decidir el ERP a
implantar y tuvo un peso importante en la eleccin del mismo; es decir que
la adecuacin de los procesos estndar de OpenErp a los procesos crticos de
la empresa fue uno de los puntos clave en la eleccin de este ltimo.
Adems del paralelismo entre el estndar de OpenErp y los flujos de trabajo
de CatHard, se consideraron los siguientes puntos para renunciar a
desarrollos en beneficio del estndar.
Econmicos: Uno de los objetivos principales de la implantacin fue
que el coste de la misma, no superase el 3,5% de la facturacin del
ejercicio anterior. Los distintos presupuestos ofrecidos por las
empresas proveedoras consultadas, superaban sensiblemente y en
12
TFC-ERP
todos los casos, el presupuesto disponible, cuando se trataba de hacer
modificaciones al estndar. Los motivos econmicos tuvieron un peso
destacado en la decisin de no efectuar desarrollos.
De cobertura de los procesos de la empresa: La cobertura de
procesos, se asegur con la eleccin del ERP, fruto de un anlisis
previo. De esta manera el proyecto se encuadr desde su concepcin en
un marco que permitiese, prescindir en gran medida de modificaciones
del estndar.
De tiempo de implantacin: Los desarrollos aumentaban la
duracin del proyecto introduciendo incertidumbre en el tiempo
necesario para la implantacin.
De estabilidad: Se consider la mayor tasa de errores de
programacin en los mdulos hechos a medida, as como la posibilidad
de comprometer la estabilidad del sistema.
Aunque OpenErp cubre todos los procesos crticos de la empresa, se
consideraron en principio algunos desarrollos para adecuar procesos al modo
de trabajo de CatHard:
Modificacin del mdulo EDI
Supresin de campos en el maestro de clientes y materiales
La automatizacin de las comunicaciones con el operador logstico, era uno
de los objetivos de la implantacin; se deseaba asimismo simplificar el
proceso de compras y ventas. Para estos procesos, se determin en principio
un intercambio de informacin va EDI.
En particular se pretenda realizar una parte de los pedidos de compras,
recibir pedidos de venta y realizar la comunicacin con el operador logstico
va EDI.
Tras analizar las posibilidades del modulo EDI estndar, se determin que
no cubra todos los requerimientos, pues se pretenda que fuese capaz de
importar pedidos de compras adems de los de ventas y esta funcionalidad
no era ofrecida por el mdulo.
La primera opcin barajada, fue la modificacin del mdulo, pero se descart
por los motivos antes expuestos. La segunda opcin, era la de realizar los
procesos de compras con intercambio de correos electrnicos, como se vena
haciendo hasta entonces y la comunicacin con el operador logstico, as
1)
TFC-ERP
como la recepcin de pedidos de venta, con el mdulo EDI estndar. Est
segunda opcin fue descartada porque dejaba el proceso de compras en la
misma situacin en la que se encontraba.
Para estos procesos, se adopt finalmente la opcin de intercambio de
documentos va el modulo Document, que ofrece un servidor FTP integrado
con el ERP y que permite que los adjuntos de los documentos de ventas y
compras, sean directamente subidos a un servidor y sean disponibles tanto
desde el ERP, como desde un cliente FTP.
Esta solucin obligaba a la renegociacin de los acuerdos con el operador
logstico y los proveedores con los que ya se haba pactado intercambio de
documentos va EDI. Adems impeda la recepcin de pedidos va EDI de 1
gran cliente y cerraba la puerta a futuros pedidos de otros clientes en este
formato.
La supresin de campos en los maestros tambin fue descartada, pese a
introducir mejoras como un menor rechazo de la herramienta por parte de
los usuarios, as como una menor posibilidad de errores en las nuevas altas.
Para minimizar los errores en las nuevas altas se determin el uso de una
plantilla de hoja de clculo con los campos necesarios y frmulas para
comprobar la existencia de toda la informacin requerida. Una correcta
gestin del cambio y una formacin completa de los usuarios, se
consideraron como las herramientas necesarias en la lucha contra posibles
resistencias.
6 Definicin de la empresa
Cathard -Catalunya Hardware- es una empresa dedicada al diseo de
Tablets, Netbooks, Ebooks, telefonos mviles y gadgests informticos.
La empresa disea el aparato, encarga el ensamblaje a una factora
(generalmente asitica), posteriormente importa el producto y finalmente lo
vende en el mercado nacional, a grandes superficies y pequeo comercio.
La empresa existe hace 4 aos. La facturacin de los 3 ltimos ejercicios fue
310K, 470K y 590K.
Para el 2012 se espera una facturacin de unos 750K.
Cathard est compuesta por 8 personas :
Direccin : 1 trabajador.
1+
TFC-ERP
Jefe de operaciones: 1 trabajador.
Compras : 1 trabajador.
Ventas : 3 trabajadores.
Finanzas: 1 trabajador.
Almacenes: 1 trabajador.
Las entradas de lineas de pedido y los datos maestros son de la siguiente
magnitud:
9.000 lineas de pedido anuales.
116 referencias.
385 Clientes en la base de datos.
25 proveedores en la base de datos.
7 Anlisis por departamentos -situacin actual-
7.1 Consideraciones generales
La gestin de los procesos logsticos se realiza mediante un aplicativo a
medida con soporte para las siguientes funcionalidades:
Proveedores
Clientes
Materiales
Pedidos
Facturas
Informes
Listas de precios
Stock
Las opciones, Proveedores, Clientes, Materiales, sirven para crear o
modificar los datos de los mismos.
La opcin Pedido, permite crear pedidos de compras y de ventas.
La opcin Listas de precios, permite crear o modificar listas con los artculos
y sus precios de compra y venta. Normalmente se utilizan 4 listas (A
10
TFC-ERP
compras, B ventas pequeo comercio, C ventas grandes reas, D ventas
oferta).
La opcin facturas, permite crear facturas de los pedidos mediante la
introduccin del nmero de pedido.
La opcin Stock, permite la consulta del mismo, que es una foto del stock
disponible la noche anterior, pues durante el da se reciben las
actualizaciones de stock por parte del almacn y es a la maana siguiente
cuando un administrativo de compras pasa los datos a la BD de la empresa.
7.2 Contabilidad y finanzas
La contabilidad de la empresa es gestionada por una asesora laboral y
fiscal y un empleado de la empresa, que prepara facturas y otra
documentacin para la asesora.
Tambin es el encargado de controlar los ingresos y los gastos, controlar el
estado de las cuentas bancarias, realizar las facturas correspondientes a los
clientes, controlar el dinero en caja y realizar informes para la gerencia.
Todas las tareas descritas anteriormente son realizadas por el
administrativo de finanzas mediante el uso de unos formularios de hoja de
clculo, as como el mismo software de la empresa que permite la creacin
de facturas.
La asesora fiscal se encarga de satisfacer todas las obligaciones fiscales y
mercantiles de la empresa. Entre todas estas las ms importantes son:
7.2.1 Obligaciones fiscales
-Trimestrales:
Declaracin de IVA (Modelo 300).
Declaracin de dividendos, en el caso de reparto a cuenta de beneficios
(Modelo 123).
Declaracin de pago a cuenta de sociedades, en el supuesto de que en
el modelo 201 se hubiese pagado algo. (Modelo 202).
-Anuales:
-Informativas:
Declaracin de clientes y proveedores (Modelo 347).
16
TFC-ERP
Total de dividendos liquidados durante el ao, relativos al modelo 123
(Modelo 193).
Resumen anual de IVA (Modelo 390).
-De pago:
Impuesto de sociedades (Modelo 201).
7.2.2 Obligaciones mercantiles
La empresa cierra sus cuentas cada 31 de Diciembre y las aprueba antes del
30 de Julio del ao siguiente.
La empresa est obligada a llevar una contabilidad adaptada al cdigo
de comercio, esto supone llevar un libro diario, un libro de balances,
un libro de mayor (extractos de cuenta) y un libro de facturas, todo ello
adaptado al plan general contable vigente.
Se deben presentar en el registro mercantil, anualmente, los libros de
diario y balances.
Tambin se debe presentar en el registro mercantil, de forma anual y
despus de su aprobacin, las cuentas anuales de la empresa.
7.2.3 Informes
Todas las obligaciones antes expuestas son manejadas por la asesora, por lo
cual solo se utilizan informes para listar facturas y pagados/impagados.
7.3 Compras
Las compras son directamente realizadas por la direccin o el jefe de
operaciones. Normalmente en una hoja de clculo. Posteriormente el
administrativo pasar los datos al programa de la empresa.
7.3.1 Flujos de compras
1. El jefe de operaciones, enva el pedido en una hoja de clculo.
2. El administrativo de ventas copia la hoja de clculo, en pedidos/pedido
de compra. Estos formularios, permiten seleccionar el proveedor
rellenando automticamente, los datos del mismo, as como las
condiciones comerciales .
1*
TFC-ERP
3. El administrativo de compras enva el pedido al director. El director lo
revisa, efecta algn cambio si procede y finalmente devuelve el
pedido al administrativo. Si el director quiere cambiar alguna
condicin comercial, avisa al informtico para que lo modifique en la
BD.
+. El administrativo introduce el pedido en la pgina web del fabricante
y obtiene la fecha de entrega y un cdigo de pedido. El administrativo
de ventas debe asegurarse que las condiciones comerciales son las
mismas en el pedido y en la web del fabricante. Si el pedido es
correcto, copia el numero de pedido ofrecido por el fabricante en
Numero de pedido y pasa el pedido a realizado. Si el pedido es
errneo, pone el pedido en rechazado y vuelve al paso 1, avisando al
director del motivo del rechazo.
5. El da que llega la mercanca al almacn, el operario de almacenes
enva el albarn entregado por el operador logstico por correo
electrnico a las oficinas de CatHard. El administrativo pasa el pedido
a recibido.
6. El administrativo hace la entrada en almacn, Actualizando el stock,
mediante la opcin stock del aplicativo.
7. El administrativo almacena el albarn del operador logstico en una
carpeta de red (albaranes) con nombre el numero de pedido de
compras.
8. El administrativo crea la factura con la opcin facturar pedido de
compras del aplicativo. La factura queda en estado no pagada.
7.3.2 Datos maestros
7.3.2.1 Proveedores
Datos relativos a los proveedores:
Nmero de proveedor
Razn social
NIF
Direccin de recogida (pas, calle, cdigo postal, telfono)
Otras direcciones (sede central, direccin de facturacin, direccin
13
TFC-ERP
alternativa de recogida)
Cuenta bancaria
Condiciones comerciales
Lista de precios
Plazo entrega
7.3.2.2 Condiciones comerciales
Las condiciones comerciales se almacenan en la ficha de proveedor, siendo
estas:
Plazos de pago
incoterms
7.3.2.3 Estructura tarifaria
Los precios se determinan por listas de precios. Las listas de precios se
asocian a cada proveedor en los datos maestros del proveedor.
La lista de precios de compras, est compuesta por una nica lista, con todos
los artculos y sus precios de compra. Es usual crear una lista corta con
ciertos artculos para un pedido y asociar un proveedor a esta lista de forma
temporal, pues la lista general a menudo est poco actualizada.
7.3.2.4 Materiales
Datos relativos a los materiales
Nmero de referencia
Peso
Volumen
Unidades por caja
7.3.2.5 Almacenes
Los 2 almacenes de Cathard (pennsula y Canarias), reciben tanto
mercancas de los proveedores como devoluciones de los clientes y expiden
las mercancas de los pedidos de ventas.
1-
TFC-ERP
Actualmente los operarios registran las entradas y salidas de almacn en
hojas de clculo que son enviadas cada noche por correo electrnico a la
compaa, para ser cargadas en el sistema por el administrativo asignado.
Estas hojas de calculo indican el cdigo de material, la cantidad y el numero
de pedido de ventas o de compras que origina el movimiento.
7.3.3 Informes
Informe de proveedores (lista/busca proveedor,indicando sus datos y
las condiciones comerciales)
Informe de referencias (lista/busca referencias, indicando peso,
volumen, proveedor...)
Informe de existencias (lista/busca las existencias de un material en
almacenes)
7.3.4 Observaciones
El operador logstico enva adems por correo electrnico los albaranes
generados en el proceso.
7.4 Ventas
Los pedidos se reciben por correo u hoja de clculo con el pedido realizado
por el comercial asignado.
Al realizar un pedido, se introduce el nombre del cliente o se busca en un
men desplegable.
Tras validar el cliente, el formulario carga los datos del mismo: Direccin de
entrega y direccin de facturacin.
Se empiezan a introducir las referencias (por cdigo) y las cantidades. Al
final se valida y el formulario muestra los artculos con sus precios y la
misma informacin pero en caracteres rojos para las lineas sin stock.
7.4.1 Flujos de ventas
7.4.1.1 Pedidos
1. El administrativo de ventas, entra el pedido en el formulario.
2.
TFC-ERP
2. El formulario comunica con la base de datos de la empresa recogiendo
datos del cliente, condiciones comerciales, datos de las referencias y
haciendo las verificaciones de existencias. El pedido nace en estado
iniciado.
3. El administrativo de ventas entra la solicitud de entrega en la web del
operador logstico, informa la direccin de entrega y la cantidad de
bultos con su peso y volumen. La web indica la fecha de entrega.
4. El administrativo de ventas pasa el pedido a confirmado, e indica la
fecha de entrega.
5. Una vez entregada la mercanca, el operador logstico confirma la
entrega en su pgina web. Desde que se hace el pedido hasta la
entrega, se puede consultar el estado, en la web del operador logstico.
6. El administrativo de ventas pasa el pedido a terminado, una vez que
ha recibido la copia del albarn de entrega enviado por correo
electrnico por el operario de almacenes.
7.4.1.2 Devoluciones
1. El cliente avisa normalmente mediante correo electrnico de la
devolucin.
2. El administrativo de ventas crea un pedido de devolucin. El
programa, carga los datos del cliente informado y las descripciones de
los artculos. Los precios se entran a mano recuperando los precios del
pedido origen. El pedido queda en estado iniciado.
3. El administrativo avisa al director de operaciones
4. El director de operaciones revisa el pedido y da el visto bueno o indica
modificaciones.
5. El administrativo de ventas entra la recogida en la pagina web del
operador logstico . La pagina web indica el da de recogida en cliente.
6. El administrativo de ventas pasa el pedido a confirmado e indica la
fecha de entrada prevista en almacn.
7. El da de la entrada en el almacn de devoluciones el administrativo
de ventas pasa el pedido a terminado. La entrada en almacn de
devoluciones es informada por el operario de almacn (va correo
electrnico), as como por el operador logstico.(en su pagina web).
21
TFC-ERP
7.4.2 Datos maestros
7.4.2.1 Clientes
Los datos de los clientes se introducen o modifican en la opcin clientes.
Existen 2 tipos de clientes, los pequeos (pequeo comercio) y los grandes
(grandes superficies).
De los clientes se guarda:
Nmero de cliente
Razn social
NIF
Direccin de entrega (pas, calle, cdigo postal, telfono)
Otras direcciones (sede central, direccin de facturacin, direccin
alternativa de entrega)
Cuenta bancaria
Tipo de cliente (grande pequeo)
Condiciones comerciales
Lista de precios
7.4.2.2 Condiciones comerciales
Las condiciones comerciales se almacenan en los datos del cliente y son:
Plazos de cobro
Incoterms
Las condiciones comerciales dependen del tipo de cliente. Los pequeos
comercios pagan a 30 das a partir de la fecha de factura . Las grandes
superficies pueden pagar a 60 90 das a partir de la fecha de factura.
7.4.2.3 Estructura tarifaria
Se asocia cada cliente a alguna de las listas de precios disponibles. A
menudo se crea una nueva lista de precios para algn pedido que luego se
asocia temporalmente al cliente. Tambin existe la posibilidad de modificar
de forma manual los precios en el pedido o incluso en la factura.
22
TFC-ERP
7.4.3 Informes
Informe de clientes
Informe de estado de pedidos (lista/busca pedidos segn su estado)
8 Requerimientos funcionales
8.1 Finanzas
Pese a que la contabilidad seguir siendo gestionada por una asesora
externa, se facilitar su trabajo, con la creacin de los libros de mayor y
diario, as como las cuentas contables del plan general contable.
Se desea que el sistema impute automticamente, los importes de las ventas
y compras en las cuentas adecuadas y que permita hacer al menos una
valoracin de stock al cierre de ao contable.
Libros y diarios
Se crearn los libros de perdidas y ganancias, de diario y de mayor.
El sistema realizar los apuntes correspondientes en cada uno de los libros,
cada vez que se produzca una transaccin que lo requiera.
Cuentas contables
Se automatizar la imputacin en cuentas de las compras y las ventas
realizadas, as como de las valoraciones de stock durante el cierre del
periodo contable. Para ello, se crearn las cuentas necesarias en el sistema,
segn el plan contable espaol vigente (PGCE 2008). La informacin de las
cuentas ser almacenada en el sistema y podr ser consultada en todo
momento, mediante el listado de cuentas y su estado. Est informacin se
podr extraer de forma sencilla, de manera a proveer a la asesora de toda la
informacin necesaria para cumplir con las obligaciones legales y permitir
en un futuro contabilidad analtica.
Impuestos
El sistema permitir la gestin de impuestos, (IVA, recargos de
equivalencia, importaciones) e imputar los importes de las ventas y
compras en las cuentas respectivas de impuestos.
2)
TFC-ERP
8.2 Ventas
El sistema actual carece de los documentos habituales utilizados en todo
proceso de ventas que son al menos el pedido, la entrega y la factura. El
nuevo sistema contar con estos documentos y cada uno de ellos cumplir
con los requerimientos expuestos a continuacin.
8.2.1 Pedidos
Los pedidos de ventas tendrn como fuente de datos principal los datos de
los clientes y de los materiales.
Los pedidos de venta recogern la siguiente informacin:
Las distintas direcciones necesarias para el pedido, siendo estas la
direccin y datos del solicitante, del destinatario de la mercanca y del
pagador.
Las condiciones comerciales aplicables al cliente con rol de solicitante.
Las condiciones comerciales sern los precios aplicables al cliente, las
formas y plazos de pago, as como las condiciones aplicables al
transporte y entrega de los materiales.
La disponibilidad, peso, volumen, almacn desde donde ser expedido
y la informacin relativa al tiempo de preparacin y entrega de cada
material incluido en el pedido.
Los pedidos tendrn distintos estatus dependiendo del estado en el
que se encuentren. Estos estatus mostrarn al menos el pedido
iniciado, en curso y terminado.
Los pedidos se podrn exportar e imprimir de forma sencilla.
8.2.2 Entregas
A partir de los pedidos y con los datos del mismo, se crearn las entregas.
Las entregas recogern de forma automtica los datos del pedido.
Al crear la entrega se realizarn las comprobaciones de stock.
La salida de mercancas en la entrega contabilizar el descuento de stock
pertinente.
Los operarios de almacn tendrn acceso al sistema y debern realizar la
entrada y salida de mercancas de forma simple.
2+
TFC-ERP
Los albaranes de entrega se podrn exportar e imprimir de forma sencilla.
8.2.3 Facturas
Las facturas se crearn a partir de las entregas, salvo cuando se trate de
facturas de cargo o abono, en cuyo caso se podrn crear directamente.
Las facturas poseern un atributo que las identificar como pagadas o no
pagadas.
Las facturas se podrn exportar e imprimir de forma sencilla.
8.2.4 Flujo pedido estndar
Los pedidos llegarn por los canales habituales, correo electrnico, fax y
hoja de clculo de los comerciales.
El administrativo de ventas, crear el pedido de ventas que nacer en
estado pendiente.
Seleccionar el cliente e informar los materiales y las cantidades vendidas;
el sistema cargar los precios y las condiciones comerciales del cliente, as
como los datos de los almacenes de expedicin.
El administrativo de ventas enviar la entrega al operador logstico. El
operador logstico confirmar la recogida.
El administrativo, pasar el pedido a confirmado y actualizar la entrega
con las fechas de recogida confirmadas por el operador logstico.
Cuando el operador logstico recoja los materiales en el almacn, el operario
de almacn pasar la entrega a en curso y exportar el albarn a PDF
entregando una copia al operador logstico. El sistema har los rebajes de
stock pertinentes.
Cuando el operador logstico entregue la mercanca en el cliente, nos
enviar el albarn con la recepcin sellada por el cliente.
El administrativo de ventas cambiar el estado de la entrega a terminado,
adjuntar una copia del albarn sellado a la entrega, generar la factura y
la enviar por correo electrnico al cliente.
La factura nacer en estado no pagado y una vez el cliente pague segn su
plazo de pago, el administrativo pasar la factura a pagada.
20
TFC-ERP
8.2.5 Datos maestros de los clientes
Los datos maestros de los clientes, almacenarn la siguiente informacin:
Cdigo
Nombre.
Direcciones.
Telfonos.
NIF.
Tipo de cliente (pequeo o grande).
Precios y condiciones comerciales aplicables al cliente.
Cuentas contables de ingreso y gasto asociadas al cliente.
Crdito mximo concedido
Se crearn los roles de solicitante, destinatario de la mercanca y cliente
facturado.
Se desea conservar los cdigos de clientes existentes que son de la forma
1XXXXX para los clientes y 2XXXXX para los proveedores. (Donde X son
nmeros).
8.2.6 Datos maestros de los materiales
Los datos maestros de los materiales, almacenarn la siguiente
informacin:
Cdigo.
Nombre.
Peso.
Volumen.
Stock disponible.
Unidad de venta .
Estado (disponible o no para la venta).
Precio base
Se desea conservar la numeracin de los artculos que son del tipo TXXXXX,
26
TFC-ERP
PXXXXX, NXXXX, EXXXXX, MXXXXX, GXXXXX (para tablets, telfonos,
netbooks, ebooks, memorias y gadgets respectivamente. (XXXXX pueden ser
letras o nmeros) ).
8.2.6.1 Organizacin jerrquica de los materiales
Los materiales contarn con una organizacin jerrquica en forma de rbol.
La categora Artculo ser padre de Tablet, Ebook, Notebook, Telefono,
Gadget y Complemento. La categoras CNote, CTelefono y CTablet sern
hijas de la categora complemento y representarn los complementos para
notebooks e ebooks, telefonos y tablets respectivamente. Las categoras
Audio y Memoria sern hijas de la categora Gadget.
Jerarqua de artculo
8.2.7 Precios
Los precios se gestionarn por listas de precios. Habr una lista para
pequeo comercio y otra para grandes superficies con los precios de los
artculos para unos y otros. Los precios se calcularn a partir de un precio
base, que ser un atributo de cada artculo . El precio base se obtendr por
norma general, aadiendo un 45% del precio de costo al precio de costo, en
el caso de tablets, ebooks y notebooks, un 50% en el caso de los telfonos y
un 65% para los gadgets. Se podrn fijar de otros margenes para artculos
determinados.
Se podrn aplicar precios a categoras de artculos.
La lista de precios de grandes reas tendr un descuento del 15% en tablets,
20% en telfonos y 25% en gadgets.
La lista de precios de pequeo comercio tendr un descuento del 15% en
2*
TFC-ERP
telfonos y 30% en gadgets.
Tambin deber existir la posibilidad de crear listas de precios temporales
aplicables a ciertos clientes, con el fin de cubrir promociones temporales o
acuerdos con el cliente.
Se podrn crear descuentos segn el numero de unidades adquiridas de un
producto o a una familia concreta. Los descuentos que se crearn
inicialmente son:
2 % si mas de 225 unidades en familia Tablet
4% si ms de 425 unidades en familia Tablet.
10 % si ms de 800 unidades en familia Tablet.
2 % si ms de 225 unidades en familia Telfono.
4% si mas de 465 unidades en familia Telfono.
10% si mas de 800 unidades en familia Telfono.
El sistema deber verificar que el producto no se vende por debajo de un
precio mnimo previamente fijado.
8.2.8 Almacenes
Ser necesaria la creacin 4 almacenes. Pennsula, Canarias, DevolucionesP
y DevolucionesC (devoluciones Pennsula y Canarias), correspondientes a
los almacenes y los almacenes de devoluciones. Ser necesario asimismo la
creacin de un almacene virtual, que permitan la gestin del stock en
transito desde los almacenes de los proveedores.
8.2.9 Informes
Para una gestin adecuada de los pedidos, se crearn informes que
permitan la consulta de los pedidos, pudiendo filtrar los mismos, por estado,
cliente y numero de pedido.
Se crearn informes de stock que darn una relacin detallada del estado de
los almacenes, as como detalles sobre un producto o grupo de productos
concretos.
Se crearn informes para conocer el estado de las entregas. Se podrn
buscar entregas por numero de entrega, estado y numero de pedido origen.
23
TFC-ERP
8.3 Compras
Se modelarn pedidos de compras que recogern automticamente toda la
informacin necesaria de los proveedores, as como de los materiales y
precios asociados a los mismos.
Los pedidos de compras contendrn la siguiente informacin :
Datos del proveedor (Cdigo, NIF, direccin del proveedor)
Numero de pedido y referencia de pedido.
Plazos de entrega previstos.
Precios y plazos de pago a proveedor .
Cdigo de los materiales solicitados, as como descripciones de los
mismos
8.3.1 Flujo de compras
Se crear el pedido de compras, informando el proveedor y los materiales
solicitados. El pedido se crear en estado pendiente.
Tras crear el pedido se exportar el mismo a formato PDF y se enviar al
proveedor. Este responder con un correo electrnico con la confirmacin del
pedido y la fecha de recogida.
El administrativo de ventas, pasar el pedido a confirmado y crear la
entrega con las fechas previstas de entrega.
El da de la llegada al almacn, el operario de almacn modificar el estado
de la entrega dndola por terminada. El sistema actualizar los stocks una
vez la entrega pase a terminada.
Las entregas terminadas podrn ser obtenidas en una lista con el fin de
facturarlas. El administrativo de ventas obtendr una lista diaria de las
entregas terminadas y crear las correspondientes facturas.
9 Diseo y configuracin
9.1 Seleccin de mdulos
Partimos del servidor y cliente Open Erp v5.0.16 instalados, as como la
base de datos postgreSql v8.4.11 instalada y configurada.
2-
TFC-ERP
En primer lugar se crea una nueva base de datos, desde el cliente Open Erp.
El asistente nos solicitar el nombre de la base de datos, as como las
contraseas de administrador y de super administrador (puede crear y
borrar bases de datos).
Una vez creada la base de datos nos conectaremos a la misma como
administrador. Al ser la primera conexin a la base de datos el asistente
solicitar la seleccin de un perfil que se ajuste a nuestra empresa para que
el sistema instale los mdulos asociados al perfil. Seleccionaremos el perfil
mnimo que solo instala los mdulos de administracin y empresa ya que
posteriormente instalaremos un mdulo que a su vez instala los mdulos
ms habitualmente utilizados en una PYME espaola.
El sistema nos solicitar los datos bsicos de la compaa, direccin,
telfono, correo electrnico, as como las cabeceras y pies de pagina de los
informes y documentos.
Una vez realizada la instalacin mnima el asistente nos ofrece la
posibilidad de configurar la interfaz de usuario -simplificada o extendida-,
as como la creacin de usuarios en el sistema. Seleccionaremos la interfaz
extendida y dejaremos la configuracin de usuarios para ms adelante.
Tras estos pasos iniciales tendremos un sistema mnimo.
Los requerimientos expuestos anteriormente, harn necesarios los mdulos
de compras, ventas, gestin de almacenes y finanzas. Se ha seleccionado un
mdulo, l10n_ES_pyme_install, que adems de ofrecer la localizacin
espaola, realiza una instalacin de los mdulos ms habituales en una
PYME.
Tras crear las plantillas contables, tal y como se explica ms adelante, se
instalar el mdulo l10n_ES_pyme_custom.
Finalmente los mdulos instalados en el sistema sern:
).
TFC-ERP
Mdulos instalados
Los mdulos que no comienzan por l10n, son mdulos oficiales; los otros son
mdulos no oficiales diseados por la empresa Zizakmedia y otros
programadores y liberados para la comunidad. Los mdulos no oficiales
l10n_ES_XXX recogen las modificaciones necesarias, para cubrir los
imperativos legales en Espaa y los paquetes para la versin 5 de OpenErp
han sido largamente probados y son de fiabilidad y estabilidad contrastada.
La instalacin de mdulos en Open Erp es sencilla y se har seleccionando
Administracin -> Mdulos -> Actualizar Lista de Mdulos. El sistema nos
presentar los mdulos disponibles
)1
Nombre Descripcin
5.0.1.1 Gestin contable y financiera
5.0.0.1 Motor de informes de balances contables
5.0.1.0 Informes financieros comunes
5.0.1.1 Gestin de pagos
5.0.1.1 Extensin de pagos contables (Tesorera)
5.0.0.1
5.0.1.0 Facturas y precios con impuestos incluidos
base 5.0.1.1 Base
base_iban 5.0.1.0 IBAN
5.0.1.0 Configuracin bsica
5.0.1.0 IVA
5.0.1.1 Recursos humanos
5.0.2.0 Espaa - Plan Contable 2008
5.0.0.1 Informes de balances contables (cuentas anuales) espaoles
l10n_ES_extractos_bancarios 5.0.1.0 Importacin de Extractos Bancarios Espaoles
5.0.1.0
5.0.1.0 Datos iniciales para mdulo base
5.0.0.1 Secuencia empresa
5.0.1.0 Instalacin PYME estndar (2o paso)
5.0.1.0 Instalacin PYME estndar (1er paso)
l10n_ES_remesas 5.0.1.5 Exportacin de ficheros bancarios CSB 19, CSB 32, CSB 34 y CSB 58
5.0.1.0 Topnimos del Estado espaol
5.0.1.1 Etiquetas PDF para empresas, direcciones, productos, albaranes, ...
5.0.1.1 Planificacin de recursos de fabricacin (MRP)
5.0.1.0
5.0.1.0 Terminal punto de venta (TPV)
5.0.1.0 Proceso empresa
5.0.1.1 Productos y tarifas
5.0.1.1 Compras
sale 5.0.1.0 Ventas
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.1.1 Inventario y logstica
Versn
account
account_balance_reporting
account_financial_report
account_payment
account_payment_extension
account_renumber Asistente de renumeracin de asientos
account_tax_include
base_setup
base_vat
hr
l10n_chart_ES
l10n_ES_account_balance_report
l10n_ES_partner Adaptacin de partner para el Estado Espaol
l10n_ES_partner_data
l10n_ES_partner_seq
l10n_ES_pyme_custom
l10n_ES_pyme_install
l10n_ES_toponyms
label
mrp
partner_spam SMS and Email spam to partner
point_of_sale
process
product
purchase
sale_payment Sale payment type
smtpclient Email Client
stock
TFC-ERP
Punto de men
Seleccionaremos el mdulo l10n_ES_pyme_install. Instalaremos el mdulo
y ejecutaremos el asistente de configuracin, del que solo realizaremos los
pasos de configuracin de ventas y configuracin de provincias. El resto lo
configuraremos desde los puntos de men pertinentes. La configuracin de
ventas permite determinar las polticas de envo por defecto,
seleccionaremos directa, ya que lo ms habitual ser enviar la mercanca
directamente y el modo de facturacin por defecto. En nuestro cas ser a
partir del albarn. Asimismo determinaremos en este punto del asistente
los pasos para entregar un pedido de ventas, en nuestro caso ser la opcin
orden de entrega, por ser el flujo determinado en los requerimientos.
Logstica de pedidos de venta
)2
TFC-ERP
9.2 Finanzas
Primeo crearemos el plan contable a partir de una plantilla del plan
contable. Para ello accederemos a Contabilidad y Finanzas Configuracin
Contabilidad financiera Plantillas Generar plan contable a partir de
una plantilla de plan contable
Punto de men
Este punto de men lanza el asistente para la creacin del plan contable.
Gracias a los mdulos de localizacin espaola, podremos seleccionar el plan
contable en curso (PGCE 2008). El sistema nos permite seleccionar el plan
contable reducido para PYMES, que ser nuestra eleccin. Informaremos el
nombre de la compaa (nuestra empresa en OpenErp) el numero de dgitos
para la codificacin de las cuentas contables y desmarcaremos la opcin
Secuencias de diarios separadas, ya que por motivos fiscales los asientos
contables deben disponer de una numeracin correlativa y no distinta segn
los diarios financieros que creemos.
))
TFC-ERP
Configuracin del plan contable
Tras la configuracin del plan contable, ser necesario definir el ejercicio y
los periodos. Se definirn 12 periodos, puesto que la empresa desea cerrar
periodos cada fin de mes.
Periodos contables
Una vez determinado plan contable y periodos, procederemos a la
instalacin del mdulo l10n_ES_pyme_custom que instala los mdulos de
importacin de extractos bancarios y datos de bancos espaoles y su
validacin.
La creacin de los distintos impuestos es realizada automticamente
durante la instalacin del modulo l10n_ES_vat, este mdulo crea los
impuestos habituales o posibles en Espaa, indicando las cuentas de
)+
TFC-ERP
impuestos donde imputarn.
Los impuestos se configuran en Contabilidad y finanzas Configuracin
Contabilidad financiera Impuestos Impuestos.
Punto de men
Este punto de men nos muestras los impuestos creados en el sistema
Impuestos creados
)0
TFC-ERP
Configuracin de impuestos
Con esta configuracin ya tendremos cubiertos los requerimientos bsicos
en lo que a finanzas se refiere.
9.3 Gestin de almacenes
OpenErp, permite la configuracin de distintos almacenes. OpenErp utiliza
un sistema de doble entrada en el que los productos pasan del almacn del
proveedor a los almacenes propios, generando primero un movimiento desde
el almacn del proveedor para luego crear una entrada e nuestro almacn o
desde nuestro almacn al de clientes. Se pueden definir ubicaciones fsicas y
virtuales, para de esta manera poder por ejemplo controlar el stock en
trnsito. Un almacn en OpenErp queda definido por tres ubicaciones
(ubicacin de entrada, ubicacin de stock y ubicacin de salida), que pueden
o no ser las mismas
9.3.1 Ubicaciones
Necesitamos crear ubicaciones fsicas para nuestros almacenes en
pennsula, Canarias y devoluciones, as como ubicaciones virtuales para
mover el stock en trnsito.
Creamos las ubicaciones en Inventario y logstica Configuracin
Ubicaciones
Punto de men
)6
TFC-ERP
OpenErp tiene varios tipos de ubicaciones, que adems de indicar el tipo de
ubicacin y permitir la introduccin de datos como la cuenta contable de
inventario y la situacin de la ubicacin (pasillo, estantera, altura),
tambin sirven para crear una estructura jerrquica de las ubicaciones. La
ubicacin de tipo vista, es una ubicacin nodo de la cual colgarn las
ubicaciones hijos que es donde realmente se apuntarn los movimientos. El
sistema permite crear diferentes tipos de ubicacin (proveedores, clientes,
interna, vista, inventario, abastecimiento y produccin) .
Crearemos las ubicaciones recogidas en los requerimientos:
Primero crearemos las ubicaciones tipo vista:
Ubicaciones fsicas
Ubicaciones de empresas
Ubicaciones virtuales
Ubicaciones
De las ubicaciones fsicas colgarn las ubicaciones de los almacenes de la
empresa:
Stock nacional
Stock canarias
Stock devolucin N (hijo de Stock nacional)
Stock devolucin C (hija de Stock Canarias)
Estas ubicaciones sern de tipo ubicacin interna (pues se trata de las
ubicaciones de nuestros almacenes). A cada ubicacin se le debe dar una
)*
TFC-ERP
direccin. En este caso la direccin de cada uno de nuestros almacenes.
Configuracin de ubicacin
9.3.2 Almacenes
Tras crear las ubicaciones se deben crear los almacenes. En OpenErp un
almacn se define con una ubicacin de entrada, otra de stock y otra de
salida que pueden ser las mismas.
Crearemos los almacenes nacional, canarias, devoluciones N, devoluciones C
sirvindonos de las ubicaciones anteriormente creadas.
Creamos los almacenes en Inventario y logstica Configuracin
Almacenes
Punto de men
Daremos nombre a los almacenes e indicaremos sus ubicaciones
Configuracin almacn
)3
TFC-ERP
9.4 Gestin de clientes
En OpenErp una empresa puede ser cliente, proveedor o ambos. El que se
categorice la empresa en uno u otro grupo determina si esta ser
seleccionable para pedidos de ventas, de compras o ambos.
OpenErp permite la creacin de mltiples contactos para cada empresa
creada en el sistema. Estos contactos ejercern los distintos roles en los
pedidos, entregas y facturas. Para cada empresa creada, necesitamos al
menos un contacto, aunque lo habitual ser la creacin de al menos 3
contactos (uno para el pedido, otro para la entrega y otro para la factura)
Los clientes se crean en el punto de men Empresas Empresas
Punto de men
9.4.1 Jerarqua de clientes
OpenErp, permita la clasificacin de los clientes por categoras
jerarquizadas. Tal y como se plantea en los requerimientos crearemos las
categoras de clientes pequeos y grandes reas, ambas hijas de la categora
cliente.
Crearemos las empresas informando los campos indicados en los
requerimientos
Nombre
Cdigo
Cliente/Proveedor
Creacin de cliente
)-
TFC-ERP
9.4.2 Contactos
Crearemos tantos contactos como sean necesarios. De los contactos
informaremos las pestaas General, Ventas y Compras y Contabilidad.
Tambin incluiremos las empresas en la categora deseada.
Contacto
La pestaa Ventas y Compras nos permitir asociar una tarifa a cada
cliente; informaremos la tarifa de venta y/o la de compra e indicaremos las
ubicaciones de almacn de los proveedores y de los clientes.
Pestaa Ventas & Compras
La pestaa contabilidad recoger el NIF/CIF, la forma de pago, los plazos de
pago, los impuestos aplicables y el crdito concedido.
Pestaa Contabilidad
+.
TFC-ERP
9.5 Gestin de artculos
Antes de poder completar las fichas de artculo ser necesario crear las
categoras de artculo, as como definir las distintas unidades de medida y
sus relaciones.
9.5.1 Categoras de productos
OpenErp permite crear Jerarquas de artculos. Segn los requerimientos,
debemos modelar la jerarqua del grfico siguiente.
Jerarqua de artculo
La clasificacin y jerarquizacin de los artculos se denomina, categoras de
productos y se configura en el punto de men Productos Configuracin
Categoras de productos
Punto de men
Crearemos las distintas categoras y estableceremos las relaciones de la
jerarqua.
En primer lugar creamos la categora padre Articulo. Para ello pinchamos
en nuevo e informamos los campos del nombre de la categora, la categora
padre sin informar (pues es la raiz de la jerarqua), las cuentas contables
+1
TFC-ERP
de ingresos y gastos as como las de entrada y salida de stock.
Si informamos el nmero de secuencia, nos presentar la lista de categoras
segn el numero de secuencia informado.(la clasificacin jerrquica no
cambia por definir uno u otro nmero de secuencia, pues solo define la
presentacin de la lista).
Configuracin de categoras de producto
Crearemos de forma anloga el resto de categoras y finalmente tendremos
la categorizacin y jerarquizacin deseadas.
Categoras de productos
9.5.2 Unidades de medida
Las unidades de medida nos permiten expresar los pesos, volmenes,
cantidades y otras caractersticas relacionadas con las medidas, a partir de
unidades y sub-unidades definidas.
9.5.2.1 Categoras de unidades de medida
Primero se deben crear la categoras de unidades de medida, en el punto de
+2
TFC-ERP
men Productos Configuracin Unidades de medida Categoras de
unidades de medida
Punto de men
segn los requerimientos recogidos necesitamos crear las categoras
siguientes:
Unidades
Peso
Volumen
Tras crear cada una de las categoras podremos consultarlas en su punto de
men.
Categora de unidades de medida
9.5.2.2 Configuracin de unidades de medida
Las unidades de medida se crean en el punto de men Productos
Configuracin Unidades de medida Unidades de medida
+)
TFC-ERP
Punto de men
Crearemos cada una de las unidades necesarias; informaremos el nombre, la
categora, la tasa, el factor de redondeo e indicaremos si la unidad de
medida est o no activa. La tasa es el factor de conversin para convertir las
unidad de medida creada en unidades de medida diferentes existentes en el
sistema.
Configuracin unidades de medida
Una vez creadas la unidades de medida necesarias, estas son mostradas
cada vez que se accede al punto de men Productos Configuracin
Unidades de medida Unidades de medida

Unidades de medida
9.5.3 Artculos
En el punto de men Productos Productos , realizaremos la entrada de los
datos maestros de los productos. La ficha de producto, cuenta con distintas
pestaas en las que completaremos los campos necesarios segn los
++
TFC-ERP
requerimientos.
Punto de men
Informaremos el nombre del producto y el cdigo. Indicaremos si el producto
puede ser comprado, vendido o alquilado.
Configuracin de producto
Pestaa Informacin:
Tipo de producto: Almacenable.
Mtodo de abastecimiento: Obtener para stock. (Se fabrica o se
compran cantidades para almacenar. Se sirven los pedidos de cliente
con el stock almacenado.)
Mtodo de suministro: Comprar.
Pesos y volmenes.
Categora.
Estado (en blanco si el producto se puede vender, en produccin en
caso contrario).
Unidad de medida por defecto: Usualmente unidad.
+0
TFC-ERP
Configuracin de producto
Pestaa Abastecimiento y Ubicaciones:
Plazo de entrega a cliente.
Plazo de entrega de fabricacin.
Estante (ser el nmero de ubicacin en las que se dividen los
pasillos).
Fila (ser el nmero de pasillo).
Pestaa abastecimiento y Ubicaciones
Pestaa Precios & Proveedores:
Precio de coste.
Precio de venta (a partir del cual se aplicarn las reglas de las
versiones de tarifa).
Mtodo de coste: Precio estndar.
El margen de precio variable se podra utilizar para calcular el precio
+6
TFC-ERP
en la versin de tarifa correspondiente a partir del coste multiplicado
por el margen de precio variante, aunque se decidi hacerlo por el
precio de venta.
Pestaa Precios & Proveedores
En la pestaa Contabilidad es donde se definen las cuentas de ingresos y
gastos, as como las de salida y entrada de stock, que se dejarn en blanco,
pues estos datos se informaron en la categora de producto correspondiente.
En esta pestaa se definirn los impuestos de compras y de ventas (IVA,
recargo de equivalencia) que tomar el sistema por defecto al efectuar una
compra o venta del producto.
Pestaa Contabilidad
9.6 Tarifas
En OpenErp la estructura de precios, se modela en tarifas y versiones de
tarifa. Las tarifas son asociadas a versiones de tarifa que contienen todas
las reglas , para calcular los precios. Las tarifas son a su vez asociadas a los
clientes.
Segn los requerimientos, necesitamos crear una tarifa para grandes
superficies y otra para pequeo comercio.
Creamos las tarifas en Productos Tarifas Tarifas
+*
TFC-ERP
Punto de men
Crearemos las tarifas, para pequeo comercio y para grandes superficies.
Tarifa
Lista de tarifas
A continuacin crearemos las versiones de tarifa, segn los requerimientos.
Las versiones de tarifa, se crean en el punto de men Productos Tarifas
Versiones de tarifa
+3
TFC-ERP
Punto de men
En primer lugar crearemos una versin de tarifa llamada Versin grandes
superficies, que asociaremos a la Tarifa de grandes superficies.
Posteriormente crearemos una versin de tarifa llamada Versin pequeo
comercio, que asociaremos a la Tarifa pequeo comercio.
Versin de tarifa
Tal y como determinan los requisitos, el precio base para realizar los
clculos, ser el precio de venta que encontramos en los datos maestros del
producto.
Las reglas de la Versin grandes superficies, sern las siguientes:
Nombre de regla: Descuento 10% tablet
Categora de producto: Articulo / Tablet
Cantidad mnima: 800
Secuencia: 10
Basado en: Precio al pblico
Nuevo precio = base*(1 0,2500)
Explicacin de la regla:
+-
TFC-ERP
Se descontar el 25% del precio base para la categora Tablet, cuando la
cantidad sea igual o superior a 800 unidades. Se descuenta el 25% al sumar
el 15% de descuento a grandes superficies en la categora Tablet ms el 10%
de descuento por vender 800 unidades o ms.
Regla de versin de tarifa
Cantidad mnima: 425
Secuencia: 20
Anloga regla anterior.
0.
TFC-ERP
Cantidad mnima: 225
Secuencia: 30
Anloga a regla anterior.
Nombre de regla: Descuento 10% telfono
Categora de producto: Articulo / telfono
Cantidad mnima: 900
Secuencia: 40
Se descontar el 30% del precio base para la categora telfono, cuando la
cantidad sea igual o superior a 900 unidades. Se descuenta el 30% al sumar
el 20% de descuento a grandes superficies en la categora telfono, ms el
10% de descuento por vender 900 unidades o ms.
Cantidad mnima: 465
Secuencia: 50
01
TFC-ERP
Cantidad mnima: 225
Secuencia: 60
Nombre de regla: Descuento GA tablet
Categora de producto: Articulo / tablet
Secuencia: 70
Descontaremos el 15% en la categora tablet, siempre, sea cual sea el
numero de artculos. Si el sistema llega a esta regla quiere decir que el
nmero de productos de la familia tablet, no llega a las 225 unidades, que es
la cantidad mnima para optar al descuento del 2% (ms el 15% del
descuento general, hace que la regla del 2% descuente 17%), por lo cual el
sistema aplicar solo el descuento general que no va ligado a cantidades.
Nombre de regla: Descuento GA telfono
Secuencia: 80
02
TFC-ERP
Anloga a la anterior.
Nombre de regla: Descuento GA gadget
Categora de producto: Articulo / gadget
Secuencia: 90
Las reglas de la Versin pequeo comercio, sern las siguientes:
Cantidad mnima: 800
Secuencia: 10
Se descontar el 10% del precio base para la categora Tablet, cuando la
cantidad sea igual o superior a 800 unidades.
Cantidad mnima: 425
Secuencia: 20
0)
TFC-ERP
Cantidad mnima: 225
Secuencia: 30
Cantidad mnima: 900
Secuencia: 40
Se descontar el 10% del precio base para la categora telfono, cuando la
cantidad sea igual o superior a 900 unidades.
Cantidad mnima: 465
Secuencia: 50
0+
TFC-ERP
Cantidad mnima: 225
Secuencia: 60
9.7 Comunicacin con el operador logstico
Tal y como se detalla en el capitulo 4, la comunicacin e intercambio de
documentos con el operador logstico, se llevar a cabo por medio del mdulo
Document, que instala un servidor FTP, integrado con el ERP.
Este mdulo permite la creacin de directorios de FTP directamente desde
el ERP, as como la configuracin del sistema para la generacin automtica
de documentos adjuntos en pedidos, albaranes y facturas entre otros.
Tras la instalacin del mdulo, la configuracin es accesible desde el punto
de men Gestin de documentos Configuracin de documentos
Punto de men
El intercambio de documentos comprende las siguientes fases:
00
TFC-ERP
1. Subida al FTP del albarn saliente.
2. Consulta peridica del operador logstico al FTP para detectar los
albaranes a procesar.
3. Subida de mensaje (archivo de texto plano) al FTP, por parte del
operador indicando la recepcin del albarn.
4. Subida (por el operador logstico) de copia del albarn sellado por el
cliente al FTP.
5. Consulta por parte de los administrativos de Cathard de los
documentos adjuntos a las entregas, con el fin de realizar la factura,
una vez la mercanca sea entregada.
Para cubrir esta operativa es necesario crear una carpeta para los albaranes
salientes, as como configurar la auto generacin de los documentos
necesarios.
Crearemos el directorio Albaranes e indicaremos al sistema que genere
automticamente archivos PDF con los datos del albarn cuando se cree una
entrega. Los directorios se crean en Gestin de documentos Configuracin
de documentos Directorios.
Punto de men
El sistema ya trae preconfigurada una jerarqua de directorios con carpetas
para los distintos pedidos de ventas. La carpeta Albaranes colgar de la
carpeta Documents que contiene los distintos directorios accesibles va FTP.
Se dar nombre al directorio, se indicar su directorio padre, se indicar el
tipo de directorio, as como la naturaleza de los archivos de generacin
06
TFC-ERP
automtica, ligados directamente a la eleccin del tipo de objeto contenido
por el directorio.
Para el directorio albaranes se seleccionara como tipo de directorio, la opcin
otros recursos, para permitir la generacin automtica de documentos de
albarn en PDF, as como el mapeo de cada uno de los documentos de
albarn de salida a la carpeta correspondiente.
Se pueden configurar igualmente los usuarios que podrn acceder al
directorio desde OpenErp. (en nuestro caso todos).
La parametrizacin descrita resultar en la creacin automtica de un
directorio para cada entrega (dentro del directorio albaranes), as como la
generacin automtica de documentos de albarn en estos directorios.
Configuracin de directorio FTP
Para cada uno de los grandes proveedores se crear un directorio esttico
donde se dejarn manualmente y desde el ERP, los documentos de solicitud
de presupuesto o pedido de compra. Se ha preferido la subida manual de los
documentos a estas carpetas para un mayor control de los pedidos de
compras y para no tener que gestionar la visibilidad de los distintos
documentos por parte de los distintos proveedores.
9.8 Flujo de ventas
Los pedidos de ventas se crean/muestran en Ventas Pedidos de ventas.
Punto de men Ventas Pedidos de ventas
0*
TFC-ERP
Al crear un nuevo pedido de ventas el sistema asigna un numero del tipo
PVXXXX donde XXXX son nmeros que se irn asignando
consecutivamente. El sistema completar de forma automtica la nica
tienda disponible, as como la fecha del pedido. El pedido nace en estado
Presupuesto. El administrativo que realice el pedido informar el numero de
pedido del cliente en Ref. Cliente y seleccionar el cliente que realiza el
pedido; el sistema completar de forma automtica y segn los datos
maestros de los clientes, las direcciones de facturacin y de envo, as como
la del contacto que realiz la compra.
Pedido de ventas
De la pestaa Otros datos, el sistema informar los campos Comercial,
Plazo de pago, Forma de pago y Cuenta bancaria segn los datos maestros
del cliente y Forma de envo, Poltica de facturacin, Facturar las, segn la
configuracin previa del sistema. Se deber informar el campo Incoterms.
Pestaa Otros Datos
Posteriormente el administrativo ir completando las lineas de pedido con
los artculos seleccionados.
Una vez informados todos los datos del pedido, el administrativo confirmar
el mismo pasando el pedido a En proceso.
Confirmar pedido de ventas
03
TFC-ERP
Una vez el pedido se encuentra en este estado, el sistema crea
automticamente el albarn, que se podr consultar en la pestaa historial.
Adems al crear el albarn el sistema realiza los descuentos de stock virtual
(el stock virtual es aquel que tiene en cuenta los pedidos de compras y
ventas en proceso) de las referencias solicitadas. El albarn de entrega,
nace en estado confirmado.
La entrega recin creada recoger el nombre de la empresa destinataria, el
tipo de envo, la fecha de entrega prevista, el numero de pedido origen y el
estado de la factura. La pestaa Otras info. recoger el mtodo de entrega.
Albarn de salida
Los datos de las lineas de la entrega harn referencia al producto a las
ubicaciones origen y destino a la cantidad y a la fecha prevista de entrega.
El administrativo realizar la comprobacin de disponibilidad, al acceder al
albarn de entrega desde la pestaa historial del pedido. Si existe stock de
las referencias reflejadas en el albarn, el sistema actualizar el estado de
la entrega fijndolo en comprobado. Si no existe stock, el sistema no
modificar el estado de la entrega que permanecer en estado confirmado
hasta nueva comprobacin de disponibilidad.
La creacin de la entrega comporta la creacin del directorio
Documents/Albaranes/PACKXXXX as como el documento en PDF del
albarn en el FTP.
El operador logstico recoger el albarn desde el FTP y organizar el
transporte, dejando constancia por medio de un archivo de texto plano del
inicio del proceso. Nuestro operario de almacenes modificar el estado de la
entrega, fijndola en Realizada, una vez el operador logstico recoja los
materiales en almacn. (esto desencadenar las rebajas de stock real).
Cuando la mercanca sea entregada, el operador logstico colgar una copia
del albarn con la recepcin sellada por el cliente, en la carpeta
correspondiente del FTP.(Este documento, as como el de texto plano de
0-
TFC-ERP
inicio de actividades, sern accesibles desde la opcin documentos adjuntos
del albarn de entrega).
El flujo termina con la creacin de la factura por parte del administrativo,
tras la consulta diaria de los adjuntos de los albaranes de entrega.
En OpenErp las facturas se pueden crear directamente desde la interfaz del
albarn o desde Contabilidad y finanzas Facturas
Punto de men
Por la configuracin previa del sistema, estas facturas se crearn en base a
los albaranes. Las facturas cuentan con los estados Borrador, Abierto y
Pagado. Los datos de cabecera de la factura, recogen el diario del apunte, el
tipo de factura, el numero de factura (asignado por el sistema), la empresa,
la direccin de factura y el periodo. La pestaa Factura, cuenta con los
campos cuenta, plazo de pago, mtodo de precio y tipo de pago. Todos estos
datos son arrastrados desde el pedido y los datos maestros, e informados de
forma automtica por el sistema.
Factura de pedido de ventas
La pestaa Otra informacin recoge el nombre de la compaa, la fecha de
vencimiento, la direccin de contacto y el asiento de factura. Estos datos
tambin son informados automticamente por el sistema.
6.
TFC-ERP
Finalmente la pestaa Pagos recoge los datos relativos al pago de la factura,
una vez ha sido realizada.
Las lineas de la factura arrastran los datos de las lineas de pedido, a los que
aaden la cuenta a la que se imputar la venta.
Linea de factura de ventas
Para registrar el pago de la factura, se seleccionar la opcin pagar factura.
El administrativo aadir una descripcin al pago, indicar el mtodo de
pago y seleccionar pago completo.
Pago de factura de ventas
9.9 Flujo de compras
Los pedidos de compras se crean/muestran en Compras Pedidos de
Compras
61
TFC-ERP
Punto de men
Al crear un pedido de compras, el sistema le asigna un cdigo del tipo
PCXXXX donde XXXX son nmeros que el sistema asigna correlativamente.
El sistema asignar asimismo la fecha del da como fecha del pedido. El
administrativo seleccionar el proveedor (pestaa Pedido de compra) y el
sistema informar los campos tarifa y direccin a partir de sus datos
maestros. El pedido nace en estado solicitud de presupuesto.
Pedido de compra
En la pestaa Albaranes y facturas, el administrativo informar el almacn
de recepcin. El campo Fecha prevista, ser informado por el sistema cuando
se confirme el pedido y segn la informacin de los datos maestros de los
materiales. El campo mtodo de facturacin ser informado por el sistema
segn la configuracin del mismo (desde albarn). El campo Factura ser
informado por el sistema con el numero de factura, una vez esta sea creada.
El campo Validada por mostrar el nombre del usuario que valide el
pedido. (segn los requerimientos, los pedidos de compras deben ser
validados por el director o por el jefe de operaciones, por lo que solo estos
usuarios podrn validar pedidos de compras).
A continuacin el administrativo introducir cada una de las lineas con los
artculos que se van solicitar al proveedor. Por cada linea el administrativo
introducir el numero de artculo, as como la cantidad y el sistema
completar los campos Udm del producto, Descripcin, Fecha planificada,
62
TFC-ERP
Precio unidad y subtotal. (Pestaa Linea del pedido).
Linea de pedido de compras
La pestaa Historia, contendr los detalles de los movimientos de almacn
asociados a la linea, una vez estos se efecten.
Tras crear el pedido de compras el administrativo la grabar sin modificar el
estado.
El jefe de operaciones listar los pedidos de compras que estn a la espera de
confirmacin en Compras Pedidos de compras Pedidos de compras
esperando aprobacin y tras verificar el pedido lo aprobar, cambiando el
estado a confirmado.
Punto de men
El administrativo retomar el pedido y mediante el la opcin de impresin
del pedido de compra, exportar el pedido a PDF y lo dejar en la carpeta
correspondiente del FTP.
6)
TFC-ERP
Una vez el proveedor confirme el pedido (colgando su conformidad como
documento de texto plano en el mismo directorio del FTP), el administrativo
pasar el pedido a aprobado. El sistema crear de forma automtica el
albarn de recogida. Se podr acceder a l mediante la opcin
Empaquetado/Albarn del men lateral derecho o mediante la opcin de
men Inventario y logstica Albaranes de entrada. Desde el albarn, el
administrativo crear la factura. Los datos contenidos en el albarn de
pedidos de compras son anlogos a los albaranes de pedidos de venta.
Albarn de pedido de compras
Los datos de la factura son anlogos a los de las facturas de los pedidos de
ventas.
El proceso de compras finaliza con la recepcin del pedido en almacn por
parte del operario. El operario del almacn fija entonces el estatus del
albarn en realizado, mediante la opcin productos recibidos. Esto
desencadena la actualizacin de stock real en el sistema.
9.10 Informes
Segn los requerimientos, se necesitan informes para listar, los pedidos de
compras y de ventas; en ambos es necesario poder filtrar por el estado de los
pedidos, as como por el nmero de los mismos y por proveedor y cliente en
cada caso. Asimismo sern necesarios informes para los albaranes, las
facturas y para los datos de los clientes y materiales. En el caso de los
albaranes se mostrar el nmero, el pedido origen, el estado el origen y el
destino de la mercanca y en el caso de las facturas se debern poder listar
informando el nmero, el cliente o su estado (pagadas no pagadas).
La mayor parte de las necesidades en lo que a informes se refiere, sern
cubiertas por los informes estndar que OpenErp, configura al instalar cada
uno de los mdulos funcionales.
6+
TFC-ERP
As, el sistema ofrece en cada punto de men los informes del rea en
cuestin. Por ejemplo para los informes de ventas seleccionaremos en el
men Ventas Pedidos de Ventas
Esta opcin nos permite listar pedidos de ventas aplicando los filtros
ofrecidos por el sistema
Informe de pedidos de ventas
Existen tambin un informe con las lineas de pedido e informes similares
para los pedidos de compras, los albaranes y las facturas.
La instalacin de la localizacin espaola mediante el paquete para PYME,
ofrece mdulos con informes contables adaptados a las necesidades de la
legislacin espaola. (account_balance_reporting, account_financial_report,
l10n_ES_account_balance_report).
Se instalarn adems, mdulos especficos con informes de las reas de
compras y ventas (report_purchase, report_sale).
Para terminar se instalarn los mdulos necesarios para crear informes de
todo tipo, mediante la relacin de campos de tablas y llamadas SQL.
(base_report_creator y base_report_designer). Estos mdulos ofrecen la
posibilidad de crear informes mediante una interfaz que permite incluir
objetos, que determinan los campos que se pueden utilizar y que genera los
comandos SQL, segn las condiciones definidas. Existe incluso la
posibilidad de modificar directamente en OpenOffice, informes creados
anteriormente. Esta ltima posibilidad cubre de forma parcial el
requerimiento de la creacin y modificacin sencilla de informes, pues casi
todos los usuarios sern capaces de forma sencilla de modificar informes
existentes, segn sus necesidades.
60
TFC-ERP
10 Formacin de usuarios
10.1 Formacin
La formacin de usuarios se realizar en 2 etapas. En una primera etapa
que se extender desde antes del inicio del proyecto hasta la finalizacin del
mismo, se formarn el informtico y el jefe de operaciones. Ambos siguieron
un curso previo de OpenErp, en cada una de sus reas y se formaron
tambin al acompaar al consultor en algunos tramos de la implementacin.
La formacin del jefe de operaciones incluye la realizacin de informes con
las herramientas de reporting, adems de la formacin a nivel de usuario
clave de todos los mdulos funcionales usados por la empresa.
La formacin del informtico estar relacionada con la administracin del
sistema, las polticas de salvado de datos y seguridad, as como la confeccin
de informes. En un futuro se pretende ampliar su formacin en el lenguaje
Python, para acometer pequeas modificaciones en el sistema en base a
nuevos requerimientos.
Antes de la entrada en produccin, se realizar la formacin de los usuarios,
que ser impartida por el consultor. Esta primera sesin ofrecer una visin
general del ERP y la interfaz de usuario.
En sesiones posteriores, el jefe de operaciones impartir una formacin
especfica a cada departamento, compras, almacn y ventas, donde se
mostrar la forma de llevar a cabo las actividades diarias en OpenErp.
Durante el tiempo de formacin los usuarios tendrn a su disposicin un
entorno de test, para llevar a cabo las distintas practicas y ejercicios
propuestos.
11 Gestin del cambio
La resistencia al cambio, es uno de los problemas ms usuales en toda
implantacin. No solo es uno de los problemas ms usuales, sino que en
mayor o menor medida, har acto de presencia en todo proyecto que
requiera modificar las costumbres y las maneras de proceder de las
personas de una organizacin.
La ignorancia sobre la ntima naturaleza de nuestra resistencia a cambiar
es lo que mata el cambio, y no la resistencia en s misma -Douglas K. Smith,
66
TFC-ERP
Taking Charge Of Change: Ten Principles For Managing People And
Performance- .
Debemos pues aceptar que existirn resistencias al uso de la nueva
herramienta y tener un plan establecido para mitigar sus consecuencias
negativas.
Las causas de la resistencia al cambio en la implantacin de un ERP pueden
ser de distinta naturaleza y dependern de la percepcin personal de los
actores involucrados. Existe cierto acuerdo en la existencia de 3 razones
comunes de resistencia al cambio en las organizaciones:
Inters propio. Definidas como las razones personales que afectan o
alimentan el deseo de cambio. Aqu se ubica la motivacin, la costumbre a
desarrollar un proceso definido de trabajo y la capacitacin.
Cultura organizacional. Entendido como la fuerza fundamental que gua
la conducta de los trabajadores: Se trata de la percepcin de amenaza,
derivada de los cambios introducidos para llevar a cabo determinadas
actividades.
Percepcin de las metas y estrategias de la organizacin. La falta de
asuncin por parte del equipo de la necesidad de cambio, al no manejar la
misma informacin que maneja la direccin.
Una correcta gestin del cambio fue fijado como objetivo prioritario desde el
inicio del proyecto. La direccin de Cathard dise una estrategia que
contempla los siguientes puntos:
11.1 Identificacin de las causas
Dado el reducido numero de trabajadores, se pudo clasificar las causas de
las resistencias y atribuirlas directamente a los trabajadores resultando en:
Miedo a perder poder sobre la gestin de los procesos, as como miedo
a perder posicin jerrquica dentro de la organizacin (jefe de
operaciones)
Miedo a perder el puesto de trabajo, por los cambio organizacionales
(informtico de la empresa y administrativo de finanzas)
Miedo a perder el trabajo por falta de capacitacin en las nuevas
6*
TFC-ERP
herramientas (operario de almacenes)
Desconfianza en el correcto funcionamiento de las nuevas
herramientas y apego a los antiguos procedimientos (administrativos
de ventas y compras, los que ms tiempo llevan en la empresa)
Incomprensin de la necesidad del cambio (sentimiento general)
Se puede observar como las razones de resistencia al cambio particulares a
Cathard se engloban dentro de las razones comunes en todo proceso de
cambio, anteriormente expuestas.
11.2 Lucha contra las resistencias
Una de las herramientas principales en la gestin del cambio es la
participacin de todos los involucrados en el proceso, buscando la
implicacin de todos y cada uno de los integrantes de la empresa.
La eleccin del equipo de trabajo sent las bases, para la consecucin de este
objetivo. Desde la direccin se determin la participacin del jefe de
operaciones en el proyecto, debido a su total conocimiento de los flujos de
trabajo de la empresa, pero tambin por su papel de lder del grupo. Esta
participacin permita al mismo tiempo mitigar las posibles resistencias del
propio jefe de operaciones, afianzndolo en su liderazgo y restaurando la
sensacin de control sobre las operativa diaria de la empresa, as como
ofrecer al resto de trabajadores, la posibilidad de sentir el proyecto como
algo propio. La participacin del informtico de la empresa, tambin se
consider necesaria, por un lado dada la naturaleza tecnolgica del proyecto,
pero tambin con el fin de disipar las dudas y miedos que el cambio poda
producir en esta persona. Asignndolo al equipo de implantacin se
aseguraba tanto un mejor mantenimiento futuro de la herramienta, como
una buena disposicin de este trabajador en la adopcin del ERP. Se
consider necesaria una poltica de formacin profunda del informtico en el
ERP, tanto en beneficio del proyecto, como en beneficio del propio trabajador,
al entenderse esta formacin como una contrapartida a la perdida de poder
que el abandono del antiguo aplicativo supona.
La necesidad de informacin por parte de los miembros de la empresa, es un
hecho contrastado en todo proceso de cambio; los trabajadores se hacen
preguntas (razn del cambio, consecuencias del cambio en su puesto de
trabajo...) que deben ser contestadas. Una correcta informacin sobre los
motivos del cambio,as como una informacin detallada de las mejoras que la
63
TFC-ERP
herramienta va a introducir en cada uno de los procesos de la empresa, es
determinante para mitigar resistencias. En este sentido Cathard, viene
realizando desde el inicio de la implementacin charlas con los empleados
donde se presentan tanto las mejoras procedimentales en cada uno de los
puestos, como las razones que han llevado a la direccin a tomar la decisin
de implantar un ERP.
La necesidad de adquisicin de nuevas habilidades, es otra de las razones
ms habituales de la resistencia al cambio. Cathard, identific desde el
inicio del proyecto una posible bolsa de resistencia, en la figura del
responsable de almacn, al ser esta una persona con nula formacin en
nuevas tecnologas. La medida contra las resistencias, pasaba por una
adecuada formacin de los nuevos usuarios, prestando especial atencin a la
formacin de aquellos que por cualquier razn mostrasen ms dificultad en
la adquisicin de estas habilidades.
Por ltimo, se intent reforzar la implicacin de toda la empresa,
fomentando la participacin, recogiendo ideas y solicitudes y en general
transmitiendo un concepto de proyecto comn en la que la participacin de
todos los miembros de la organizacin era necesaria y beneficiosa para el
grupo.
12 Carga de datos
La carga de datos iniciales, se realizar mediante la extraccin de datos de
la actual base de datos. Estos datos se volcarn a hojas de clculo, con los
campos necesarios, para alimentar la base de datos de OpenErp. Las hojas
de calculo con sus correspondientes cabeceras, se confeccionarn mediante
la herramienta de exportacin de OpenErp.
Crearemos plantillas de importacin de datos, para los datos maestros de
los clientes, de los productos y de los pedidos de compras y ventas.
La opcin de importar, exportar datos, es accesible desde cualquier pantalla
de OpenErp (Formulario Importar datos ) y se adapta a los datos del
entorno en el que se solicita. Si exportamos datos desde la gestin de
clientes, el sistema nos indicar los campos que podemos exportar.
Las plantillas de importacin en cada caso, contendrn los campos
detallados en los captulos correspondientes:
Plantilla importacin datos de los clientes : Capitulo 7.2.6
6-
TFC-ERP
Plantilla importacin datos de los materiales : Capitulo 9.5.3
Plantilla importacin datos de los pedidos de ventas: Capitulo 9.7
Plantilla importacin datos de los pedidos de compras: Capitulo 9.8
Los campos que no se puedan completar por ser datos no almacenados en el
anterior aplicativo, sern informados a mano en la hoja de clculo.
13 Informe para direccin
La entrega fue acompaada de un informe a la direccin:
El objetivo del presente proyecto es la implementacin y puesta en marcha del
ERP OpenErp, en la empresa Cathard, en las reas de compras,ventas y
contabilidad.
Los objetivos principales determinados en las reuniones preliminares
comprenden:
1. Gestin de las actividades logsticas y contables, con una nica
herramienta.
2. Automatizacin de los intercambios de informacin con el operador
logstico.
El proyecto se dividi en tareas:
En la primera etapa del proyecto se realiz un anlisis de la situacin de la
empresa, consistente en la enumeracin de las actividades de los flujos de
trabajo y en la recopilacin de todos los datos involucrados en los procesos.
La segunda tarea del proyecto contempl la toma de requerimientos
funcionales, consistente en el anlisis de las necesidades de la empresa.
La toma de requerimientos se realiz en 2 planos:
Anlisis de los flujos de trabajo
Anlisis de los datos involucrados en los procesos
En la tercera etapa se determin la cobertura ofrecida por el ERP sobre las
necesidades recogidas.
Siguiendo las indicaciones de la direccin se opt por una implementacin
sin desarrollos, adaptando los flujos de trabajo a los procesos estndar
modelados en OpenErp.
*.
TFC-ERP
La cuarta etapa consisti en la parametrizacin del sistema segn las
necesidades plasmadas en las tareas 2 y 3.
La puesta en productivo del sistema complet el proceso de implementacin.
Objetivos alcanzados:
Integracin de las reas de compras, ventas y contabilidad en una sola
herramienta.
Optimizacin de los flujos de ventas: Intercambio de documentos con el
operador logstico va FTP, reduccin de tiempos en operativa.
Optimizacin de los procesos de compra: Intercambio de informacin y
documentacin con los proveedores va FTP, reduccin de tiempos en
operativa.
Gestin de almacenes: Actualizacin de stock en tiempo real, agilidad
en inventariado.
Redaccin de documentacin detallada.
Alta capacitacin de los usuarios.
Puesta en productivo en la fecha planificada.
El proyecto contemplaba asimismo el mantenimiento del sistema durante los
primeros seis meses desde su implementacin. El mantenimiento del sistema
comprende la resolucin de las incidencias tcnicas y funcionales, as como
la elaboracin de un informe de recomendaciones al final del periodo de
mantenimiento.
14 Conclusin
Los ERP, herramientas de gestin de los procesos y flujos de trabajo de la
empresa, haban estado tradicionalmente reservados a grandes
corporaciones y eran poco utilizados por pequeas empresas, dados los
elevados costes de implantacin que esto supona.
En la ltima dcada, la aparicin de soluciones especficas para la pequea
empresa y la reduccin de costes de implantacin y mantenimiento, han
hecho accesible los sistemas integrados de gestin empresarial a PYMES y
micro PYMES.
La peculiaridad de este tipo de empresas, marcada por sus recursos
*1
TFC-ERP
limitados, obligan a la modificacin y simplificacin de las metodologas
tradicionales de implantacin de los ERP.
La bsqueda de la reduccin de costos y tiempo de implantacin en este tipo
de proyectos, determinan la necesidad de adaptacin de los procesos de la
empresa a los procesos estndar ofrecidos por el ERP, para minimizar los
desarrollos.
La correcta planificacin del proyecto siguiendo una metodologa adecuada,
constituye tambin en las implantaciones para PYME una de las claves del
xito.
La reingenieria de procesos que ya ocupa un papel importante en los
grandes proyectos, toma un papel decisivo en este tipo de implantaciones.
La gestin correcta de las resistencias al cambio, es otro de los puntos clave
de un proyecto de implantacin. Se debe contar con un plan de accin para
mitigar las resistencias.
En el plano personal, la realizacin de este trabajo de fin de carrera me ha
permitido comprender la problemtica asociada a una implementacin en
un entorno PYME, as como tener una visin global de todo el proceso.
La elaboracin del TFC, me ha permitido asimismo conocer al detalle un
ERP de cdigo abierto con el que nunca haba trabajado, lo que supone una
experiencia profesional ms que espero rentabilizar en algn momento.
15 Bibliografa
Open ERP, a modern approach to integrated business management, Fabien
Pinckaers , Geoff Gardiner.
Open Object Installation Manuals , OpenErp.
Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic
Commerce, and Risk, O'Leary, D. E. (2000). Cambridge University Press.
Paginas web:
http://www.openerp.com/ Pagina oficial de OpenErp.
http://www.aulaerp.com/aula/ Formacin/recursos OpenErp.
http://www.openerpweb.es Formacin/recursos OpenErp.
http://pgsarroca.nixiweb.com/moodle/course/view.php?id=2 Formacin ERP.
*2
TFC-ERP
16 Glosario
BD: Base de Datos
EDI: Electronic Data Interchange, sistema de intercambio electrnico de
documentos.
FTP: File Transfer Protocol, protocolo de red para la transferencia de
archivos entre sistemas conectados a una red TCP, basado en la
arquitectura cliente-servidor.
PYME: Pequea y Mediana Empresa.
Python: Lenguaje de programacin de alto nivel, en el que estn
programados los mdulos de OpenErp.
SGBD: Sistema Gestor de Base de Datos, programa que permite almacenar
y posteriormente acceder a los datos de una base de datos de forma rpida y
estructurada.
SQL: Strucured Query Language, lenguaje declarativo de acceso a bases de
datos
*)

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Ingeniera tcnica en informtica de gestin, trabajo fin de carrera, junio 2012

Alumno: Ernesto Germn Bentancur Pisciottano

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