Auditar Existencia y Costo Produccion

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AT CONSULTORES & AUDITORES

Auditora de Existencias y Costes de Produccin
AUDI TOR A DE EXI STENCI AS Y COSTES DE PRODUCCI N AUDI TOR A DE EXI STENCI AS Y COSTES DE PRODUCCI N
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15011 A Corua
T: 981 145 333
F: 981 279 333
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PROCESO DE AUDI TORI A DE EXI STENCI AS
Conocimiento del Negocio.
Evaluacin Control Interno.
Evaluacin Riesgo Inherente
Planificacin
Diseo Programas de Trabajo
Planificacin de la
asistencia a la toma de
Inventario Fsico
Asistencia a la toma de
Inventario Fsico
Obtencin de Inventario
Valorado detallado
Evaluacin y verificacin del
sistema de costes
Verificacin de la valoracin
de las existencias y del
mtodo de valoracin
Anlisis del valor neto de
realizacin
Anlisis de obsolescencia
Anlisis de Uniformidad
Anlisis de cargas,
gravmenes y seguros
Evaluacin de adecuada
presentacin y revelacin en
Cuentas Anuales
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OBJ ETI VOS DE AUDI TORI A DEL AREA DE EXI STENCI AS
Comprobar su existencia fsica.
Comprobar que la totalidad de las mismas estn adecuadamente registradas.
Verificar que sean propiedad de la empresa.
Comprobar que contengan solamente artculos o materiales en buenas condiciones de consumo y de
venta, y en su caso, identificar aquellos en mal estado, obsoletos o de lento movimiento.
Comprobar su correcta valoracin, reconociendo en su caso, la prdida de valor.
Cerciorarse de que haya consistencia en la aplicacin de los sistemas y mtodos de valoracin.
Determinar los gravmenes que existan.
Comprobar su adecuada revelacin y presentacin en las Cuentas Anuales.
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CONOCI MI ENTO DEL NEGOCI O
Actividades desarrolladas: Descripcin, proceso de actividad, centros de actividad.
Produccin: Tipos de productos, productos principales, proceso productivo, capacidad de
produccin, estacionalidad, subcontratacin o externalizacin de procesos.
Distribucin y venta: Sistema de distribucin, contratos vigentes relacionados, rappels y
descuentos..
Localizacin de las existencias y almacenes: Tipologa de existencias, sistema de control de
almacn (permanente e inventario fsico), ubicacin fsica.
Sistema de costes: Bases y criterios para la valoracin de los productos en existencia.
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FACTORES DE RI ESGO I NHERENTE (1/2)
Los productos en existencia no son lo suficientemente distintos en apariencia fsica para facilitar la
identificacin del producto
La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de productos es difcil de
inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o estn sujetos a una estimacin significativa
Existe poca variedad respecto a los tipos de producto en el inventario
Los productos en existencia son susceptibles a la prdida o hurto
La cantidad de productos en existencia es alta
Existe poca consistencia en el nivel de los inventarios
Los productos son vendidos normalmente en base condicional
El nivel de rotacin de los productos es bajo
Existen productos que por su tipologa puedan estar sometidos a cambios en el consumo
La fabricacin de productos terminados es un proceso complejo
...... / ......
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La propiedad de los productos vendidos normalmente se traspasa antes de que el producto sea
despachado
Existen productos en curso de fabricacin significativos
Hay existencias significativas en poder de terceros (p.ej. almacenes de depsito)
Existen almacenes en varias localidades
Existen productos en instalaciones de partes vinculadas
La valoracin de las existencias es un proceso complejo
La valoracin de las existencias estsujeta a estimaciones significativas
Hay existencias en pases extranjeros las cuales son valoradas en moneda extranjera
FACTORES DE RI ESGO I NHERENTE (2/2)
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FACTORES DE CONTROL I NTERNO (1/2)
Existe inventario permanente de mercancas
Se realiza inventario fsico al cierre del ejercicio
El inventario fsico estorganizado y planificado adecuadamente
Existe un proceso de conciliacin entre el inventario permanente y el inventario fsico al cierre
Existe atribucin de responsabilidad sobre las cantidades de las distintas clases de existencias,
asignando la custodia de las mismas a determinados empleados del almacn
Existe un proceso de emisin y aprobacin de ordenes de compra
Existe un proceso de comprobacin por los encargados de almacn de las cantidades recibidas
con los albaranes de entrada (informes de recepcin, etc.)
Existe un proceso que garantice que los albaranes de entrada/informes de recepcin son
registrados contablemente
...... / ......
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Existe un proceso de autorizacin de la expedicin de material desde los almacenes
Existe un proceso que garantice el registro contable de las expediciones
Existen informes internos de produccin
Existe un proceso de requerimiento peridico de informacin al personal del almacn sobre
obsolescencia, partidas no utilizadas, de lento movimiento, etc.
Existe un proceso de aprobacin de encargado responsable para la salida o destruccin de
mercancas obsoletas o deterioradas
Existe un sistema de costes controlado por el sistema financiero-contable
Se utiliza un mtodo adecuado de valoracin para cada clase de stocks, y aprobado por persona
responsable
Existe un sistema de supervisin de la valoracin del inventario
Existe un procedimiento para evaluar los valores de mercado y su comparacin con la valoracin
otorgada al inventario.
FACTORES DE CONTROL I NTERNO (2/2)
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NORMA TCNICA DE AUDITORA
Evidencia de auditora. Consideraciones adicionales en determinadas reas
(Resolucin del I.C.A.C. de 19 de septiembre de 2003)
El objeto de esta norma es complementar las normas y criterios contenidos en las Normas Tcnicas de
Auditora para la obtencin de evidencia adecuada de auditora en los siguientes aspectos:
Presencia en el recuento fsico de existencias.
Indagacin sobre litigios y reclamaciones.
Valoracin y desglose de inmovilizaciones financieras.
PRESENCI A EN RECUENTO F SI CO DE EXI STENCI AS
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Los sistemas de control interno de las entidades establecen normalmente procedimientos que
requieren el recuento fsico de las existencias al menos una vez al ao, como base para la preparacin
de las cuentas anuales o como medida para asegurar la fiabilidad de los registros de inventario
permanente.
Cuando los inventarios sean significativos en el contexto de las cuentas anuales, el auditor debe
obtener evidencia adecuada y suficiente de su existencia efectiva y de las condiciones en que se
encuentran, presenciando fsicamente su recuento, a menos que ello le fuera imposible. Tal presencia
permite al auditor la comprobacin fsica, la observacin del cumplimiento de los procedimientos
establecidos por la entidad para su realizacin y la obtencin de evidencia sobre la fiabilidad de stos.
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Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias en la fecha programada a causa de
circunstancias imprevisibles, el auditor debe efectuar o presenciar algunos recuentos fsicos en una
fecha alternativa y, cuando fuera necesario, realizar pruebas delas transacciones que hubieran tenido
lugar entre ambas fechas.
Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias, debido a factores tales como la naturaleza y
la ubicacin, el auditor debe considerar si la realizacin de procedimientos alternativos le permiten
obtener la evidencia de auditora adecuada y suficiente respecto a la existencia y condicin de las
existencias fsicas que le permitan concluir que no es necesario introducir en su informe de auditora
una limitacin al alcance a este respecto. Por ejemplo, podra suministrar este tipo de evidencia el
examen de la documentacin que soporte las ventas posteriores a la fecha del inventario de partidas
adquiridas con anterioridad al mismo.
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Para planificar su asistencia al inventario fsico de las existencias o la aplicacin de procedimientos
alternativos, el auditor toma en cuenta diversos factores, talescomo:
La naturaleza de los sistemas contable y de control interno utilizados por la entidad con
respecto a las existencias.
El riesgo de auditora y la importancia relativa del rea de existencias.
La calidad de los procedimientos e instrucciones establecidos por la entidad para la
realizacin del inventario.
El momento en que se realiza el inventario fsico.
Los lugares en los que se lleva a cabo.
Si se requiere el apoyo de un experto.
Si el nmero de unidades en existencias se determina mediante recuento fsico al cierre del ejercicio o
rotativamente durante el mismo, el auditor normalmente presenciarlos procedimientos de recuento y
realizarpruebas de los mismos.
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Si la entidad utiliza procedimientos para estimar las cantidades fsicas, por ejemplo, una pila de
carbn, el auditor debe quedar razonablemente satisfecho de la fiabilidad de tales procedimientos.
Cuando las existencias estn situadas en diferentes emplazamientos, el auditor decide a cul de ellos
considera adecuado acudir, teniendo en cuenta la importancia relativa de las correspondientes
existencias y la evaluacin del riesgo de auditora de los diferentes ubicaciones.
Asimismo, el auditor revisa las instrucciones de inventario fsico establecidas por la entidad para::
La aplicacin de los procedimientos de control establecidos, tales como la recogida y
seguimiento de las tarjetas de recuento utilizadas y en blanco, o los relativos a la necesidad
de realizar un segundo recuento para ciertas partidas.
La determinacin del grado de avance de los productos en curso de fabricacin, as como
de la identificacin del tratamiento dado a las existencias de lento movimiento, obsoletas y
deterioradas o de las que fueran propiedad de terceros (por ejemplo, en depsito).
Verificar si se han previsto controles adecuados del movimiento de existencias entre
diferentes almacenes y dentro del propio almacn, as como sobre el corte de operaciones
de entradas y salidas de existencias a la fecha del inventario fsico.
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Para obtener seguridad de que se aplican correctamente los procedimientos establecidos por la
entidad, el auditor observa el desarrollo del inventario por parte del personal de la entidad y realiza un
muestreo de los recuentos efectuados. En este muestreo el auditor comprueba la integridad y la
correccin de los recuentos, seleccionando partidas concretas tanto a partir de las hojas de recuento
como de las propias existencias fsicas y determina en qumedida necesita retener copia de las hojas
de recuento para comprobacin posterior con el listado final de existencias.
El auditor tambin tiene en cuenta los procedimientos de corte de operaciones, incluyendo detalles de
los movimientos de existencias inmediatamente antes, durante y despus del recuento fsico, al objeto
de poder comprobar en un momento posterior su correcta contabilizacin.
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Por razones prcticas, el inventario fsico puede realizarse en fecha diferente a la de cierre del
ejercicio. Ello normalmente slo resultara aceptable para el auditor cuando no se hubiera calificado su
riesgo de auditora como alto. En estas circunstancias, el auditor se asegura, mediante la realizacin
de las pruebas oportunas, de que los movimientos de existencias entre una y otra fecha han sido
correctamente registrados.
Cuando la entidad utiliza un sistema de inventario permanente para determinar los saldos de cierre del
ejercicio, el auditor evala, adems, si la entidad analiza las causas de las diferencias significativas
que puedan producirse entre el inventario fsico y los datos registrados en el inventario permanente y
si se practican los oportunos ajustes contables.
El auditor comprueba que en el listado final del inventario se refleja adecuadamente el resultado de los
recuentos fsicos.
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Cuando hay existencias bajo custodia y control de terceros, el auditor normalmente obtiene
confirmacin directa de ellos en cuanto a la cantidad y condicin fsica de las existencias que estn en
esa situacin. Dependiendo de la importancia relativa de las existencias depositadas, el auditor puede
tambin plantearse:
La integridad e independencia del tercero en cuestin.
Presenciar el inventario fsico, o encargar a otro auditor que lo haga por l.
Obtener un informe de otro auditor sobre los sistemas contables y de control interno
establecidos por los depositarios para asegurar el adecuado recuento y custodia de las
existencias.
Verificar la documentacin de las existencias en poder de terceros, tal como justificantes de
recepcin en almacn, u obtener confirmaciones de las existencias que hubieran sido
entregadas como garanta de alguna operacin.
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PROCEDI MI ENTOS POSTERI ORES DE COMPROBACI N DE LA
EXI STENCI A E I NTEGRI DAD DE LAS EXI STENCI AS
Obtencin del Inventario valorado facilitado por la entidad.
Comprobacin de que dicho inventario contenga resmenes de las existencias, en los que se incluyan
cantidades, precios unitarios y valor total, as como todas las descripciones necesarias para una fcil
identificacin de los productos.
Verificacin de la exactitud de las existencias reflejadas por la entidad en el Inventario, mediante:
Pruebas aleatorias sobre operaciones aritmticas, para verificar que stas sean correctas .
Comparar las cantidades que hemos tomado en los inventarios fsicos con los listados de
existencias, para verificar su concordancia.
Verificar que los documentos utilizados para el recuento han sido debidamente procesados
y por lo tanto que los listados finales de existencias son correctos y completos.
Comparar con los listados de existencias, las cantidades confirmadas en poder de terceros.
Verificar que no se han incluido en los listados de existencias los productos propiedad de
terceros.
Comprobar que los registros de existencias han sido ajustados con los resultados del
recuento y que las diferencias han sido investigadas.
Verificar la adecuada realizacin del corte de operaciones.
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PROCEDI MI ENTOS APLI CABLES PARA VALORACI N DE LAS EXI STENCI AS
Mat er i as pr i mas y mer c ader as: Ver i f i c ac i n de l a val or ac i n
Revisar los procedimientos y polticas aplicadas por la entidad para la valoracin de existencias y
determinar su adecuacin.
Seleccin de una muestra de existencias a analizar, con objeto de verificar su valoracin de acuerdo
con el procedimiento establecido por la entidad.
Para ello, teniendo en cuenta que el mtodo FIFO, solicitar a la entidad la identificacin de aquellos
suministradores de las existencias seleccionadas y examinar las ltimas facturas de las mismas, hasta
componer el total de existencias de cada material. Tngase en cuenta que los datos de las ltimas
facturas tienen que ser obtenidos partiendo de la ltima de ellas, hasta totalizar el nmero de unidades
en existencia.
Hacer un resumen de las diferencias observadas, en cuanto a la valoracin segn el procedimiento
adoptado por la entidad y la prueba indicada en el paso anterior. En caso de que se detecten
diferencias, extrapolar estadsticamente al total de la poblacin.
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Mat er i as pr i mas y mer c ader as: Val or de r eal i zac i n
Seleccin de una muestra de existencias a analizar, con objeto de el coste imputado no excede de su
valor de realizacin.
Verificar que la valoracin de las existencias de materias primas, no excede del coste de reposicin de
las mismas (valor de mercado). Para ello, para las existencias objeto de la prueba de valoracin,
examinar las compras realizadas en los primeros meses del siguiente ejercicio, para obtener el coste
de reposicin. Hacer un resumen de las diferencias observadas, en cuanto a la valoracin segn el
procedimiento adoptado por la entidad y la prueba indicada en el paso anterior. En caso de que se
detecten diferencias, extrapolar estadsticamente al total de la poblacin.
Verificar que la valoracin de las existencias de mercaderas, no excede del valor neto de realizacin
de las mismas (valor de mercado). Para ello, para las existencias seleccionadas para comprobacin
de valor, investigar las ventas realizadas en los primeros meses del siguiente ejercicio, con el fin de
analizar el precio de realizacin. De este ltimo, deberemos descontar los costes de comercializacin
para verificar que la valoracin otorgada a las existencias no excede de su valor de mercado.
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Pr oduc t os en c ur so y t er mi nados: Eval uac i n del Si st ema de Cost es
Verificar la adecuacin y suficiencia del sistema de costes empleado por la entidad para determinar el
coste de las existencias para los fines de las cuentas anuales.
Asegurarse que las bases y criterios empleados por la empresa se adaptan a los preceptos que
establece la Resolucin de 9 de Mayo de 2000 en relacin al coste de produccin.
El tipo de sistema de costes que posee la empresa determinar la clase de procedimientos de
auditora a efectuar.
Analizar los diferentes factores bsicos de produccin. El auditor debe evaluar si todos estos costes
estn bajo control y si pueden atribuirse de forma razonable al coste de los productos:
Materia prima.
Mano de obra directa.
Costes indirectos de produccin..
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Pr oduc t os en c ur so y t er mi nados: Ver i f i c ac i n de l a val or ac i n
La valoracin del producto en curso y terminado deber efectuarse, en general, en base a pruebas
sustantivas sobre los registros de existencias.
Procedimientos a efectuar sobre los productos, que previamente hayan sido seleccionados:
Determinar que los costes de las materias primas indicados en las hojas de costes son los
mismos que los utilizados en las pruebas de valoracin de las materias primas.
Comprobar, en base a pruebas selectivas, que los materiales incluidos en las hojas de
fabricacin como integrantes del coste de los productos son los que realmente lo componen.
Determinar la razonabilidad de las horas empleadas en la produccin, comparndolas con los
estudios tcnicos y mediante la inspeccin fsica correspondiente.
Comprobar los costes de la mano de obra, comparndolos con los resultados de la prueba que
se haya realizado en el rea de nminas.
Efectuar un clculo para determinar la razonabilidad del total de los gastos indirectos, y otros de
fabricacin, que han sido incluidos formando parte del valor de las existencias.
Para los productos en curso, comprobacin de que la mano de obra y los gastos de fabricacin
han sido aplicados considerando la fase de produccin en que se encontraba el producto.
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Procedimientos a efectuar sobre los productos, que previamente hayan sido seleccionados:
Anlisis de los productos terminados para determinar que su coste es inferior al valor de
mercado. Este se identifica como su valor de realizacin deducidos los gastos de
comercializacin que correspondan. Si este valor resultase inferior al coste, existira un
problema de sobrevaloracin de existencias, que en caso de ser significativa debera efectuarse
la oportuna correccin valorativa.
Para el producto en curso y semiterminado, se debera determinar, que sus valores de coste no
exceden en este caso del valor de realizacin de los productos terminados correspondientes,
deducidos la totalidad de costes de fabricacin pendientes de incurrir y los gastos de
comercializacin que correspondan.
No obstante lo anterior, los bienes que hubieran sido objeto de un contrato de venta en firme, no
sern objeto de la correccin valorativa indicada, si el precio de venta estipulado cubre, como
mnimo, el coste de produccin de tales bienes, ms todos los costes y gastos pendientes de
incurrir que sean necesarios para la ejecucin del contrato.
Pr oduc t os en c ur so y t er mi nados: Anl i si s del val or net o de r eal i zac i n
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Pr oduc t os en c ur so y t er mi nados: Anl i si s de obsol esc enc i a
En general, en relacin a los productos en mal estado, obsoletos y de lento movimiento o existencias
excesivas, los procedimientos ms usuales a efectuar son los siguientes::
Del resultado del inventario fsico, si se detectan problemas de este tipo, hay que analizar cmo
han sido tratados y cul es su reflejo en los registros de inventario de la sociedad.
Efectuar comparaciones de este tipo de productos con los detectados en aos anteriores.
Anlisis de las devoluciones de ventas relacionadas con problemas especficos de los
productos, tales como deterioros, mermas, etc.
Desarrollar pruebas de revisin analtica sobre rotaciones por familias o tipos de productos.
Considerar, a travs de conversaciones con el personal responsable y con la Direccin, as
como de la informacin sectorial, temas como: condiciones actuales de mercado, cambios en
las estrategias comerciales, variaciones en las gamas de producto, renovaciones o
actualizaciones de productos, etc.
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CORTE DE OPERACI ONES
Realizar el Corte de operaciones de compras, utilizando la informacin obtenida en la fecha del
inventario fsico, mediante la realizacin de las siguientes pruebas:
Comprobar que las partidas recibidas antes del inventario fsico figuran incluidas en las
existencias, y que a su vez fueron registradas contablemente antes de la mencionada fecha.
Seleccionar algunas partidas recibidas con posterioridad al inventario fsico y determinar que los
productos se dieron como entrada en almacn y se registraron contablemente despus de la
fecha del inventario fsico.
Realizar el Corte de operaciones de expediciones, utilizando la informacin obtenida en la fecha del
inventario fsico, mediante la realizacin de las siguientes pruebas:
Comprobar que las expediciones realizadas antes del inventario fsico fueron registradas como
ventas antes de la mencionada fecha, as como que fueron excluidas de las existencias.
Obtener informacin sobre expediciones realizadas con posterioridad al inventario fsico y
determinar que el abono a ventas se realiz despus de dicho inventario, as como que el
abono a existencias se ha realizado tambin con posterioridad a esa fecha.
Revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas y salidas para verificar la segregacin de
los movimientos de existencias.
Seleccionar alguna factura de compras y ventas de importancia realizadas antes y despus de la
fecha del inventario fsico y determinar si su contabilizacin ha sido correcta.
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OTROS ASPECTOS RELEVANTES DE LA AUDI TORI A DE EXI STENCI AS
Analizar la posible existencia de cargas y/o gravmenes sobre las existencias.
Analizar la cobertura de seguros para riesgos que puedan afectar a las existencias.
Verificar la adecuacin y suficiencia del sistema de costes empleado por la entidad para determinar el
coste de las existencias para los fines de las cuentas anuales.
Si se ha producido algn cambio de criterio, el auditor ha de evaluar su justificacin, comprobar que se
desglosa de forma clara en las cuentas anuales y que ha sido cuantificado adecuadamente.
Verificar que se informa adecuadamente en las cuentas anuales de todos los aspectos relacionados
con los criterios o mtodos de valoracin para este tipo de existencias.
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AUDI TORI A DE EXI STENCI AS: EFECTOS EN EL I NFORME DE AUDI TOR A
El auditor, al emitir su opinin sobre las cuentas anuales, deber evaluar, en funcin de los
procedimientos efectuados, si la valoracin de las existencias es la adecuada y si las bases o criterios
de valoracin han sido uniformes.
El auditor puede detectar durante su trabajo diversas incidencias o errores que pueden tener efecto
sobre su informe como son:
Valoracin que no estde acuerdo a principios y normas contables o con errores.
Falta de uniformidad.
Correcciones de valor no justificadas.
Presentacin inadecuada.
Estas incidencias se trasladarn al informe dependiendo de su significacin de acuerdo a lo
establecido en la Norma Tcnica sobre Importancia Relativa, mediante salvedades, pudiendo incluso
conducir a una opinin desfavorable o si existieran limitaciones al alcance o incertidumbres muy
significativas a una denegacin de opinin.
En algunos casos, puede que no exista en la empresa un sistema de costes o que an existiendo
dicho sistema, no sea adecuado o no ofrezca la debida fiabilidad para valorar las existencias.
Dependiendo de la importancia de esta limitacin al alcance, el auditor deber emitir una opinin con
salvedades o denegar la opinin, segn el caso.

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