El sistema de producción y almacenamiento de microformas:

interpretando catorce claves de su éxito

María Victoria Navarro

“El tal Isaac nos invitó a pasar con un leve asentimiento. Una penumbra
azulada lo cubría todo, insinuando apenas trazos de una escalinata de mármol
y una galería de frescos poblados con figuras de ángeles y criaturas fabulosas.
Seguimos al guardián a través de aquel corredor palaciego y llegamos a una
gran sala circular donde una auténtica basílica de tinieblas yacía bajo una
cúpula acuchillada por haces de luz que pendían desde lo alto. Un laberinto de
corredores y estanterías repletas de libros ascendía desde la base hasta la
cúspide, dibujando una colmena tramada de túneles, escalinatas, plataformas y
puentes que dejaban adivinar una gigantesca biblioteca de geometría
imposible. Miré a mi padre, boquiabierto. Él me sonrió guiñándome el ojo.
- Daniel, bien venido al Cementerio de los Libros Olvidados…
- Este lugar es un misterio, Daniel, un santuario. Cada libro, cada tomo que
ves, tiene alma. El alma de quien lo escribió, y el alma de quienes lo leyeron
y vivieron y soñaron con él… En este lugar, los libros que ya nadie recuerda,
los libros que se han perdido en el tiempo, viven para siempre, esperando
llegar algún día a las manos de un nuevo lector, de un nuevo espíritu”…
(RUÍZ ZAFÓN, Carlos. La Sombra del Viento, Editorial Planeta, Barcelona,
2001. pp. 15-17)

I. Introducción

La cita del libro “La Sombra del Viento”, del reconocido autor español Carlos

Ruíz Zafón, cuenta una historia ambientada en Barcelona, en el año 1945,

cuando nadie imaginaba que las tecnologías de la información y las

comunicaciones (TICS) iban a transformar, años después, las maneras como

podemos procesar, conservar, acceder y transmitir la información.

Nos preguntamos que hubieran opinado Isaac, el guardián del Cementerio de

los Libros Olvidados; el pequeño Daniel que es conducido a este mágico lugar

estando próximo a cumplir once años para que rescate un libro del olvido; y, su

padre, un librero de corazón y profesión; sobre las innovaciones de aquellos

años cercanos a 1945 en el que se encuentra ambientada su historia. En

1942, Isaac Asimov, escritor americano de origen ruso, publicó su cuento

Círculo Vicioso en el que se establecen las tres leyes de la robótica. En 1943,

surge sobre Colossus, la primera computadora electrónica del mundo utilizada

por los británicos para descifrar los códigos secretos alemanes durante la

segunda guerra mundial, destruida tras su uso para no dejar pruebas, pero

que sin embargo ha sido recientemente restaurada por un museo británico.

Podemos imaginar cuán fascinados hubiesen estado Isaac, el pequeño Daniel

y su padre al saber que el 15 de febrero de 1946 sería presentada al público la

ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer), primera computadora

de propósito general, totalmente digital que ocuparía un espacio de 63 metros

cuadrados y su memoria total sería de 87,5 bytes. Hoy día, según se menciona

en el libro Robots, de Clive Gifford, que una tarjeta de felicitación musical tiene

más memoria.

Los entrañables personajes de la obra, aficionados a la lectura y los

conocimientos, jamás imaginaron que en un futuro no tan lejano, esos libros

maravillosos, respetando a cabalidad los derechos patrimoniales y morales de

los autores; podrían ser rescatados del casi inexorable olvido gracias al sistema

de producción de microformas que comprende la digitalización y la indización

de los documentos (pueden ser libros, expedientes, recibos, cheques, planillas,

documentos contables, actas de todo tipo, entre otros), la preparación de

medios portadores virtuales y la grabación en medios portadores físicos no

regrabables. El producto final son las microformas que luego son almacenadas

y conservadas en microarchivos.

También hubiera sido difícil imaginar en aquella época que, en países como el

Perú, luego del proceso de certificación de los sistemas de producción y/o

almacenamiento de microformas en microarchivos, la SGS del Perú S.A.C., por

delegación del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la

Propiedad Intelectual (IINDECOPI), en su calidad de autoridad nacional

competente, otorgaría los certificados de idoneidad técnica correspondientes.

Más aún que, cumpliendo una función similar a la de Isaac, el Guardián de los

Libros, participarían en estos procesos Depositarios de la Fe Pública, sean

Notarios Públicos o Fedatarios Juramentados con Especialización en

Informática (en adelante Fedatarios Informáticos), cuya misión sería

precisamente ser los guardianes de la información de los sistemas de

producción y almacenamiento de microformas.

La finalidad del presente trabajo consiste en compartir reflexiones sobre las

experiencias que atraviesan las organizaciones que han implementado

sistemas de producción y almacenamiento de microformas e identificar catorce

claves de su éxito. Es pura coincidencia que todas las claves coincidan en

tener como letra inicial a la “C”.

Las catorce claves son: 1) Convicción, 2) Convocatoria, 3) Conocimiento,

4) Compromiso, 5) Comunicación, 6) Confidencialidad, 7) Consulta,

8) Coordinación, 9) Capacitación, 10) Compartir, 11) Convivencia,

12) Cumplimiento, 13) Control y 14) Calidad.

A continuación, se interpretará el significado de cada una de estas catorce

claves y se proporcionarán algunos ejemplos que permitirán explicar su

importancia. Se trata de una propuesta abierta que es susceptible de ser

perfeccionada y enriquecida por los profesionales vinculados con la materia.

II. El sistema de producción y almacenamiento de microformas y las
catorce claves de su éxito

Convicción. La organización debe identificar y analizar los beneficios

derivados de la certificación del sistema de producción de microformas que se

traducen en: reducción de costos de los servicios, mejor utilización del espacio

físico, mayor eficiencia en los procesos de la organización, mejora de la

atención a los ciudadanos / clientes, eficiencia en el cumplimiento y

seguimiento de procedimientos internos y externos debido a la adecuada

gestión del conocimiento y la información, mayor control y seguridad de la

información; y, de manera principalísima el alto valor y eficacia probatoria del

documento electrónico (microforma) ante autoridades administrativas y

judiciales debido a la certificación de idoneidad técnica y a la intervención del

Depositario de la Fe Pública.

Esto es fundamental para generar convicción sobre la importancia del sistema

de producción y almacenamiento de microformas digitales pero no es

suficiente. Las organizaciones que han implementado este sistema

exitosamente, también han realizado análisis similares al FODA (en inglés

SWOT - Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) que les han permitido

identificar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; con la

finalidad de tener una visión clara de su situación actual, emprender en forma

estratégicamente planificada las acciones necesarias y tomar las medidas

correctivas. Este diagnóstico preciso permite tomar las mejores decisiones en

relación con el objetivo.

Una vez obtenida la certificación de idoneidad técnica, se ha observado que en

las organizaciones que conducen con éxito sus sistemas de producción y

almacenamiento de microformas, la convicción se mantiene y se consolida a lo

largo del tiempo. Esta convicción es también un factor fundamental del

crecimiento sostenido de los sistemas en el tiempo. Ejemplos los encontramos

en los casos del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - RENIEC y

el Banco de la Nación.

La Convicción es hermana de las Decisiones. En tal sentido, resulta pertinente

citar a Michel Godet, cuando se refiere a la Prospectiva: “Conclusión práctica

para los decisores: a partir de ahora, cuando establezcan un plan de actuación,

abran tres columnas, una para la reactividad, otra para la preactividad y

finalmente, otra para la proactividad. Ninguna de ellas debería quedar ni

demasiado llena ni demasiado vacía. Naturalmente, en un contexto de crisis, la

reactividad prevalece sobre el resto y en un contexto de crecimiento, es preciso

anticipar los cambios y provocarlos, fundamentalmente, por medio de la

innovación”. 1

Convocatoria. La organización debe establecer cuáles son las áreas y los

funcionarios que participarán en el proceso de certificación y elegir a los que

asumirán una responsabilidad directiva u operativa en el sistema de producción

y almacenamiento de microformas. La exclusión podría ser el punto de partida

1
GODET, Michel con la colaboración de Monti, Régine; Meunier, Francis; y, Roubelat, Francis.
La caja de herramientas de la prospectiva estratégica. Cuaderno publicado por Gerpa con la
colaboración de Electricité de France, Mission Prospective. Cuaderno N° 5. Cuarta Edición
actualizada. 2000. p8
de errores y retrocesos debido a que, al no haber convocado a la totalidad de

los involucrados, inevitablemente surgen asuntos que al no haber sido

considerados, determinan reestructurar el proyecto y sus tiempos. Por

ejemplo, constituirían deficiencias en la Convocatoria, no considerar a los

responsables del Área de Planificación y Presupuesto cuya opinión resulta

necesaria para establecer los plazos y posibilidades reales de ejecución del

proyecto; al Oficial de Seguridad que debe opinar sobre las medidas de

contingencia a tomar en caso de desastres; o, al Área Legal para que emita

su opinión sobre las normas internas de la institución y su sintonía con las

normas sobre el sistema de producción y almacenamiento de microformas.

Conocimiento. Los convocados para llevar a cabo la misión de obtener la

certificación del sistema de producción y almacenamiento de microformas

deben contestar a la siguiente pregunta: ¿Nosotros estamos en condiciones de

hacerlo solos o requerimos convocar a alguien más? Esta respuesta requiere

humildad, honestidad y realismo. En la práctica, generalmente se convoca a

asesores especializados, cuyo tiempo de participación en el proyecto

dependerá de los conocimientos y nivel de preparación de los funcionarios de

la institución o empresa que ha decidido obtener la certificación.

En este contexto, tratándose del sector público, es fundamental que un equipo

técnico – legal prepare las Bases y los Términos de Referencia, de

conformidad con las normas sobre contrataciones y adquisiciones del Estado,

atendiendo a la real dimensión de los servicios requeridos. La óptima

redacción de las Bases y Términos de Referencia depende en gran medida del

grado de información y análisis que se haya realizado al interior de la

organización.

Una vez obtenida la certificación de idoneidad técnica, es natural que el

sistema de producción y almacenamiento crezca, en lo que se refiere al

número y el tipo de documentos que son micrograbados, las tecnologías que

se utilizan en lo que se refiere a hardware y software y el personal responsable.

El Conocimiento debe crecer en una proporción directamente proporcional.

Compromiso. Las organizaciones deben asumir el proceso de certificación

con seriedad, perseverancia, responsabilidad y visión a largo plazo aplicando

las reglas de la prospectiva. Debe existir la voluntad y el respaldo técnico y

legal que garanticen la permanencia en el tiempo de un sistema de producción

y almacenamiento de microformas que sea conducido a diario de conformidad

con lo establecido en el Manual respectivo, aprobado por la máxima autoridad

de la organización y redactado en concordancia con las normas legales y

normas técnicas sobre la materia que recogen estándares internacionales.

En todas las organizaciones han asumido el compromiso a cabalidad se han

mantenido sus sistemas de producción y almacenamiento de microformas con

independencia de los cambios en los organigramas, en los funcionarios

responsables y en las tecnologías.

Comunicación - Confidencialidad. El proceso de certificación de idoneidad

técnica, así como la dirección y operación diaria del sistema de producción y

almacenamiento de microformas requieren de canales de comunicación

permanentes entre los responsables directivos y operativos. Ello significa

desarrollar en las personas habilidades de comunicación y los mecanismos

para que la comunicación sea efectiva.

El uso de formatos y reportes periódicos que son incluidos en los Manuales por

parte de todos los responsables constituyen herramientas fundamentales para

que la comunicación se lleve a cabo en la práctica a través del registro de

todas las actividades y sea factible una retroalimentación efectiva entre los

responsables, teniendo a la mejora contínua como principio. Por ejemplo, los

gerentes reportan a la máxima autoridad y los supervisores del sistema de

producción de microformas consolidan reportes y cuadros estadísticos de los

niveles de producción alcanzados. La comunicación es fundamental para

verificar el cumplimiento de las normas y disposiciones del Manual; y, para

efectuar el control respectivo, incluso por los órganos de auditoría interna de

las organizaciones.

En este contexto, es importante precisar que el acceso a la información que

tienen los responsables directivos y operativos, requiere de la aplicación del

principio de Confidencialidad que debe inspirar el cumplimiento de sus

funciones. Por esta razón firman declaraciones juradas de confidencialidad e

integridad.

Consulta. La etapa de preparación para la certificación de idoneidad técnica

del sistema de producción y almacenamiento de microformas requiere de

innumerables consultas al interior de la organización y a los asesores externos,

que también deben hacer innumerables preguntas a los responsables para dar

soluciones a la medida del cliente, teniendo en consideración su caso

particular.

Una labor importante de las personas naturales o jurídicas que brindan

servicios de asesoría jurídica técnico – informática, consiste en formular todas

las preguntas, llámese consultas, que se requieran para definir cuál es la

situación de la organización a la que van a prestar sus servicios: sus recursos,

sus potencialidades y sus necesidades; lo cual es fundamental para medir los

tiempos del proyecto y asegurar la óptima toma de decisiones.

En la práctica profesional se observa que, una vez obtenida la certificación de

idoneidad técnica, las consultas no cesan sino que por el contrario, continúan

formulándose de manera natural, preguntas relacionadas con la mejora y

crecimiento del sistema; las soluciones para subsanar o corregir situaciones

derivadas del uso de las tecnologías en el procesamiento o almacenamiento de

la información, la aplicación de firmas digitales o la archivística y gestión del

conocimiento

Coordinación. El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española

define coordinación como “concertar medios y esfuerzos para una acción

común siguiendo una secuencia metódica”. Las acciones de coordinación son

reflejadas en los Manuales de Producción de Microformas cuando se establece

que los gerentes tienen la facultad de delegar en los sub gerentes las acciones
de coordinación; o, cuando se establece que los gerentes de informática tienen

entre sus funciones efectuar las coordinaciones con la máxima autoridad para

evaluar y mejorar la operatividad del sistema.

A nuestro criterio, corresponde resaltar la importancia de pautas claras y

precisas sobre las acciones de coordinación entre todos los responsables.

Por ejemplo, los documentos que han sido seleccionados y catalogados en

series y tipos utilizando criterios archivísticos, para luego ser micrograbados,

pueden presentar características físicas (deterioro, tinta utilizada, calidad de los

sellos, colores, legibilidad, entre otras) o aquellas relacionadas con la

información que contienen (ausencia o presencia de firmas, rectificaciones,

modificaciones u anotaciones) que requieren de acciones de coordinación

sobre el uso o calibración de escáneres y/o los datos que serán indizados.

Capacitación - Compartir. Las organizaciones deben crear espacios para que

los temas relacionados con la informática, el derecho y la gestión del

conocimiento sean tratados en cursos y talleres dirigidos a todos los

responsables del sistema de producción y almacenamiento de microformas

fomentando la participación y enfoques multidisciplinarios. Hoy en día, la

capacitación tiene un papel cada vez más preponderante. Desde la

experiencia, es posible afirmar que: se puede redactar el mejor Manual de

Microformas; adquirir o desarrollar el mejor software; comprar el mejor

hardware; trabajar con los escáneres más sofisticados; afinar nuestros

procesos organizacionales según lo que dictan las últimas tendencias en

administración, tener un presupuesto envidiable para hacer realidad un

proyecto; pero, si no se brinda capacitación a los actores – responsables

directivos y responsables operativos -- del sistema de producción y

almacenamiento de microformas, cualquier esfuerzo o recurso por mejor que

sea prácticamente inútil. Ello explica que actualmente las organizaciones

modernas tienen sus propias Escuelas de Capacitación.

La Capacitación está unida en forma indisoluble con el “Compartir

Conocimientos y Experiencias” que contribuyen a tomar medidas preventivas o

correctivas según sea el caso, proponer cambios o mantener los

procedimientos que brindan los mejores resultados.

Convivencia. Los sistemas de producción y almacenamiento de microformas

suponen convivir con colegas y personas que tienen distinta formación

profesional. Debemos esforzarnos en que esta convivencia sea armoniosa

sobre la base del respeto y la tolerancia.

Se encuentran ejemplos ideales de convivencia cuando se comprueba que los

ingenieros, los técnicos y los abogados comparten la misma mesa de

reuniones cuando se trata de dar soluciones y mejoras al sistema de

producción y almacenamiento de microformas; o, cuando se constata la

paciencia y la dedicación con que los ingenieros de sistemas y técnicos

explican las bondades y el uso de un determinado software a los Depositarios

de la Fe Pública; o, cuando éstos últimos explican precisamente el valor de fe

pública otorgado a las microformas y su eficacia probatoria ante las

autoridades; o, cuando en los procesos de micrograbación de expedientes

judiciales y administrativos, los abogados colaboran con los ingenieros, los

técnicos y los Depositarios de la Fe Pública proporcionando la documentación

completa y ordenada escrupulosamente, lo cual tiene especial incidencia en el

control de calidad de las imágenes y la indización. Definitivamente esa

convivencia es enriquecedora.

Cumplimiento-Control. Las normas legales y las normas técnicas orientan las

actividades del sistema de producción y almacenamiento de microformas. (Ver

Anexo 1). Cada organización tiene un Manual que contiene a nivel de detalle

todas y cada una de las etapas del proceso de micrograbación, la relación de

responsables directivos y operativos, formatos y anexos con información sobre

el hardware y software que se utilizan.

El Perú es reconocido internacionalmente como un país que está a la

vanguardia en lo que se refiere a normas legales que regulan el uso de

tecnologías, las mismas que se sustentan en los Principios de Equivalencia

Funcional y Neutralidad Tecnológica que son auspiciados por el Derecho

Informático.

El sistema de producción y almacenamiento de microformas basa su éxito en

el cumplimiento diario 24 X 7 X 365 de las normas legales; normas internas

como guías de procedimientos, normas administrativas, resoluciones y

directivas; normas técnicas; y, el Manual que constituye una pieza fundamental

para el cumplimiento y control de las actividades que se realizan en el proceso

de micrograbación y en el microarchivo; así como también es el documento

principal que la empresa de certificación evalúa, verificando en cada una de

sus visitas de inspección que tiene una sintonía absoluta con lo que se hace en

la práctica.

Es por ello responsabilidad de las organizaciones informar a la empresa de

certificación sobre cualquier modificación realizada respecto a lo establecido en

el Manual. En el Perú, tal como se ha mencionado, la empresa encargada de

la certificación de los sistemas de producción y almacenamiento de

microformas es SGS del Perú S.A.C., por delegación del Instituto Nacional de

Defensa de la Competencia y la Propiedad Intelectual – INDECOPI que es la

autoridad nacional competente.

En este contexto, en el caso del Registro Nacional de Identificación y Estado

Civil – RENIEC, su Manual establece que el Gerente de Registros Civiles debe

realizar como mínimo una verificación anual del cumplimiento de requisitos

legales y administrativos y el Gerente de Informática debe realizar como

mínimo una verificación anual del cumplimiento de requisitos técnicos. El

Órgano De Control Institucional, por su parte, verifica la adecuada utilización

del Sistema (Manuales de Usuario y Directivas Internas relacionadas con el

Trámite Administrativo de Documentos) y supervisa periódicamente las

políticas y medidas de seguridad que desarrolle y ejecute la Gerencia de

Registros Civiles (seguridad y confiabilidad de los procesos). Asimismo, el

Manual establece que RENIEC ha regulado la seguridad del sistema mediante

especificaciones técnicas que incorporan los lineamientos de seguridad de la

información descritos en la NTP 17799 y que se presentan en diversos

documentos.

De la misma manera, en el caso del Banco de la Nación, el órgano encargado

de las auditorías internas verifica la adecuada utilización y operatividad del

sistema dentro de los alcances de los manuales de usuario y de las directivas

internas relacionadas con la documentación. Efectúa supervisiones periódicas

a las políticas y medidas de seguridad que ejecute la Sección Archivo Central,

a fin de cautelar la seguridad y confiabilidad de los procesos. Sin perjuicio de

ello, el Departamento de Secretaría General supervisa la operatividad general

del sistema y realiza anualmente la evaluación del cumplimiento del presente

manual.

El sistema de producción y almacenamiento de microformas debe ser

entendido como una familia en las que sus miembros (responsables directivos

y responsables operativos) cumplen sus funciones, se cuidan y se controlan

(procesos organizacionales) con la finalidad de lograr el bienestar de todos.

Este cuidado y control comprende también a sus bienes y al lugar donde viven

(tecnologías: hardware y software, muebles y el espacio físico donde se

realizan los procesos de micrograbación y se ubica el microarchivo) Esta es

una forma de ejemplificar el control del cumplimiento de las funciones de los

responsables a través de distintos mecanismos como registros, reportes,

formatos y actas que, gracias a las tecnologías de la información, pueden ser

almacenados y objeto de auditorías informáticas.

El sistema de producción y almacenamiento de microformas también puede ser

comparado con una orquesta sinfónica en la que el Director sostiene su batuta

con maestría y sus integrantes tocan a la perfección todos los instrumentos

musicales (responsables directivos y operativos, tecnologías a utilizar:

hardware y software, procesos organizacionales). El éxito en la ejecución de la

sinfonía dependerá de la buena performance de todos los músicos y de la

excelente conducción del Director de la Orquesta. A ello hay que agregar que

se requiere de un teatro con una acústica fabulosa, con un escenario propicio

para la ubicación de los músicos y con colaboradores que controlen que todo

esté conforme incluyendo sillas, atriles y partituras (los muebles y el espacio

físico donde se realizan los procesos de micrograbación y se ubica el

microarchivo) .

Calidad. Las organizaciones que han implementado sistemas de producción y

almacenamiento de microformas han aumentado la calidad de los servicios

que ofrecen a sus clientes internos y externos. Un ejemplo lo encontramos en

la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles del Registro Nacional

de Identificación y Estado Civil – RENIEC que en el año 2005 obtuvo la

certificación de idoneidad técnica de su sistema de producción y

almacenamiento de microformas que ha sido renovada exitosamente cada año

y que, a fines del año 2008, obtuvo la certificación ISO 9001.

También se relaciona con la Calidad, el interés creciente de las organizaciones

-- que desarrollan software y que están vinculadas con los sistemas de

producción y almacenamiento de microformas digitales -- por considerar acudir

a modelos de referencia como el CMMI2 para asegurar la calidad en los

procesos de desarrollo y mantenimiento del software con la finalidad de

elaborar productos de calidad dentro del tiempo y costos previstos. La Guía

para el mejoramiento continuo establece niveles de madurez: Initial, Managed,

Defined, Quantitatively Managed y Optimizing.

Luego de interpretar el significado de las catorce claves que se han identificado

en todo sistema de producción y almacenamiento de microformas exitoso y

citar algunos ejemplos, es importante considerar y recordar que, de

conformidad con lo establecido en las normas, deben cumplirse requisitos

técnicos y formales.

Los requisitos técnicos están directamente relacionados con los procesos

organizacionales y las tecnologías que se utilizan (hardware y software). Su

finalidad es garantizar que las Microformas reproduzcan los documentos

originales con absoluta fidelidad e integridad; posean cualidades de

durabilidad, inalterabilidad y fijeza iguales o mayores que los documentos

originales; se puedan confeccionar Microduplicados; y, se puedan emitir Copias

Fieles con absoluta fidelidad e integridad.

Los requisitos formales están directamente relacionados con la intervención de

los Depositarios de la Fe Pública (Notario o Fedatario Informático) en los

2
CMMI® es propiedad del Software Engineering Institute de Carnegie Mellon University
procesos de micrograbación; el otorgamiento de las autorizaciones estatales

correspondientes según cada caso; y, el otorgamiento a la organización del

certificado de idoneidad técnica del sistema de producción y/o almacenamiento

de microformas.

III. CONCLUSIÓN

Las catorce claves del éxito del sistema de producción y almacenamiento de

microformas: Convicción, Convocatoria, Conocimiento, Compromiso,

Comunicación, Confidencialidad, Consulta, Coordinación, Capacitación,

Compartir, Convivencia, Cumplimiento, Control y Calidad deben ser

aplicadas en forma permanente por las organizaciones que deben fundamentar

sus acciones en las normas legales y técnicas, sus normas internas y el

Manual.

Lograr la implementación exitosa de un sistema de producción y

almacenamiento de microformas requiere de una cultura organizacional que se

caracterice por tener una visión y una misión que determinen el establecimiento

de metas aceptadas por convicción. Ello también requiere del reconocimiento

del alto valor que tiene la diversidad y los efectos positivos de un acercamiento

multidisciplinario a los temas jurídico - informáticos desde una perspectiva de

mejora continua.

Es fundamental que las organizaciones comprometidas con el sistema de

producción y almacenamiento de microformas utilicen la prospectiva

atendiendo a lo tecnológico, económico y social porque observar a largo plazo

el futuro como parte de un proceso sistemático, disciplinado en su metodología,

ordenado, participativo y multidisciplinario tiene el propósito de identificar las

tecnologías emergentes que probablemente produzcan los mayores beneficios

a la sociedad e implica en consecuencia la toma de decisiones acertadas sobre

la base de acciones conjuntas.

La prospectiva debe ser incorporada en los sistemas de producción y

almacenamiento de microformas enfatizando que las tecnologías y los

procesos organizacionales van de la mano con el cumplimiento de las normas

técnicas y las normas legales en un ambiente en que las catorce claves del

éxito objeto de análisis se evidencian.

 PRINCIPALES NORMAS LEGALES Y NORMAS TÉCNICAS

RELACIONADAS CON EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN Y

ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS

ANEXO 1

1. Decreto Legislativo N º 681 (11/10/1991)

Regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de documentos y su

archivo por parte de entidades privadas.

2. Ley N º 26612 (21/05/1996)

Regula la transmisión de las microformas digitales y el uso de la firma digital

por parte de los Fedatarios Informáticos.

3. Decreto Legislativo N º 827 (05/06/1996)

Amplía los alcances del Decreto Legislativo N º 681 a todas las entidades del

sector público, previa autorización Vice-Ministerial o Resolución del Funcionario

de mayor jerarquía.

4. Decreto Supremo N º 009-1992-JUS (27/06/1992) y Decreto Supremo N º

001-2000-JUS (26/03/2000)

Reglamentan el Decreto Legislativo N º 681, Ley N º 26612 y Decreto

Legislativo N º 827.

5. Decreto Supremo N º 002-98-ITINCI (21/02/1998)

Reglamento que establece los Requisitos Técnicos y de Procedimientos

Organizacionales necesarios para obtener el Certificado de Idoneidad Técnica

para la Producción de Microformas y su Almacenamiento, en concordancia con

las NTI sobre la materia.

6. Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2 (2005)

Sistemas de Producción de Microformas y Medios de Archivo Electrónicos

7. Ley N º 27269 (28/05/2000)

Ley de Firmas y Certificados Digitales

8. Decreto Supremo N ° 004-2007-PCM (14/01/2007)

Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales

9. Ley N º 27291

Modifica el Código Civil permitiendo la utilización de los medios electrónicos

para la comunicación de la manifestación de voluntad y la utilización de la firma

electrónica.

10. Ley N ° 27444

Ley del Procedimiento Administrativo General.

11. Ley N ° 27584

Ley del Proceso Contencioso Administrativo.

12. Código Procesal Civil