2-Manual de Normas y Procedimientos Biblioteca

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BIBLIOTECA CENTRAL
Guatemala, Noviembre 2008
DIRECTORIO Lic. Estuardo Glvez Barrios Rector Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Secretario General Lic. Carlos Ren Sierra Romero Director General de Administracin Dr. Jorge Solares Aguilar Director General de Extensin Universitaria Lic. Olmedo Espaa Caldern Director General de Docencia Lic. Miguel Angel Lira Trujillo Director General Financiero Lic. Gerardo Arroyo Cataln Director General de Investigacin Licda. Rosa Mara Ramrez Soto Directora de Asuntos Jurdicos Licda. Mercedes Cazali de BeecK Jefa, Bilioteca Central Elaboracin Licda. Mara Elena Daz Licda. Yolanda Santizo Rodrguez Licda. Nlida Amira Castellanos Llinas Biblioteca Central Apoyo y Asesora Licda. Odilia Elizabeth Dvila Solares Mara Julissa Velsquez Mazariegos Divisin de Desarrollo Organizacional
INDICE
I. PRESENTACIN ................................................................................................................................................ 1 II. AUTORIZACIN................................................................................................................................................. 2 III. OBJETIVOS ....................................................................................................................................................... 3 IV. NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO .................................................................................................. 4 Especficas.............................................................................................................................. 4 A. PROCESOS TCNICOS ...................................................................................................... 4 B. SERVICIOS ESPECIALES ................................................................................................... 5 C. REFERENCIA ..................................................................................................................... 6 V. PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................................... 9 5.1JEFATURA DE BIBLIOTECA CENTRAL ............................................................................. 10 A. PROCEDIMIENTO RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA ............................................... 11 B. PROCEDIMIENTO PARA USO DE FAX.............................................................................. 14 C. PROCEDIMIENTO RECEPCION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO ...................................... 17 5.2SECCION DE TESORERIA ................................................................................................ 20 A. PROCEDIMIENTO PARA ARQUEO DE CAJA .................................................................... 21 B. PROCEDIMIENTO DE PAGOS .......................................................................................... 24 C. PROCEDIMIENTO ORDEN DE COMPRA........................................................................... 27 D. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE FONDO FIJO ................................................................ 31 E. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIONES, AMPLIACIONES PRESUPUESTARIAS ............... 36 F. PROCEDIMIENTO DE NOMBRAMIENTOS ........................................................................ 39 5.3DEPARTAMENTO DE PROCESOS TCNICOS.................................................................. 42 A. PROCEDIMIENTOSELECCIN Y ADQUISICIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO ............. 43 B. PROCEDIMIENTODONACION O CANJE DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO, HEMEROGRAFICO Y AUDIOVISUAL ................................................................................................................... 48 C. PROCEDIMIENTO REGISTRO MATERIAL DE NUEVO INGRESO ..................................... 51 D. PROCEDIMIENTO REPOSICIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO ..................................... 54 E. PROCEDIMIENTO DE CATALOGACIN Y CLASIFICACIN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
57
5.4 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESPECIALES .............................................................. 62 A. PROCEDIMIENTO CLASIFICACIN Y CATALOGACIN .................................................... 63 B. PROCEDIMIENTO PRSTAMO INTERNO MATERIAL AUDIOVISUAL ................................ 68 C. PROCEDIMIENTO ALQUILER MATERIAL AUDIOVISUAL .................................................. 71 D. PROCEDIMIENTO DEVOLUCIN DE MATERIAL AUDIOVISUAL ....................................... 74 E. PROCEDIMIENTO PRESTAMO INTERNO MATERIAL AUDIOVISUAL (casette) .................. 77 F. PROCEDIMIENTO PRESTAMO DE PUBLICACIONES PERIDICAS .................................. 80 G. PROCEDIMIENTO RESERVACIN SALAS AUDIOVISUALES ............................................ 83 H. PROCEDIMIENTO RESERVACIN EQUIPO DE CMPUTO .............................................. 86 I. PROCEDIMIENTO ARRENDAMIENTO DE CAONERA ..................................................... 91 J. PROCEDIMIENTO DE CURSO DE COMPUTACIN ........................................................... 94 K. PROCEDIMIENTO RECEPCIN DE TESIS ........................................................................ 97 5.5DEPARTAMENTO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO ....................................................... 100 A. PROCEDIMIENTO PRSTAMO INTERNO MATERIAL BIBLIOGRRFICO ........................ 101 B. PROCEDIMIENTO PRESTAMO INTERNO PARA FOTOCOPIADO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO ................................................................................................................. 104 C. PROCEDIMIENTO PRESTAMO EXTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO .................... 107 D. PROCEDIMIENTO EXTENSIN DE SOLVENCIA ............................................................. 110 E. PROCEDIMIENTO EXTENSIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS............................ 113
F. PROCEDIMIENTO ORIENTACION AL USUARIO ............................................................. 116 G. PROCEDIMIENTO PARA USO INTERNET ....................................................................... 119 H. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA DE BASES DE DATOS A TEXTO COMPLETO EN LNEA
122
I. PROCEDIMIENTO PARA DESCARTE DE MATRIAL BIBLIOGRFICO .............................. 125 VI. INSTRUCTIVO ........................................................................................................................................ 128 INSTRUCTIVO PARA CATALOGADORES ................................................................................ 129 INSTRUCTIVO CATALOGACIN ........................................................................................ 131 INSTRUCTIVO PARA REVISIN DE CATALOGO TOPOGRFICO ....................................... 147 INSTRUCTIVO DE INGRESO DE TESIS .............................................................................. 149 INSTRUCTIVO DE INGRESO DE CD DE TESIS ................................................................. 151 INSTRUCTIVO DE SECCIN UNIVERSIDAD ...................................................................... 151 INSTRUCTIVO PARA CD .................................................................................................... 153 INSTRUCTIVO DE INGRESO DE MATERIAL SERIADO .................................................... 154 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESAMIENTO DE MATERIAL AUDIOVISUAL ........................ 155 INSTRUCTIVO INDIZACIN Y MANTENIMIENTO ARCHIVO VERTICAL.............................. 158 INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE PERIODICOS ......................................................... 160 INSTRUCTIVO COLOCACIN DE TESIS............................................................................. 160 INSTRUCTIVO REGISTRO DE SUPLEMENTOS SECCION GUATEMALA (S.G.) .................. 162 INSTRUCTIVO PARA ORDENAMIENTO DE LAS ................................................................. 162 VII. ANEXOS ........................................................................................................................................................ 172
I. PRESENTACIN
El presente documento tiene como objetivo primordial, dotar a Biblioteca Central de un Manual de Normas y Procedimientos para orientar, facilitar y agilizar la gestin tcnico administrativo del recurso humano que la conforma para alcanzar un objetivo o funcin determinada.
En virtud de lo anterior, se estructur el Manual en base a lineamientos tcnicos y administrativos investigados por personal de Biblioteca Central y de la Divisin de Desarrollo Organizacional, para la elaboracin del mismo se procedi de la siguiente manera: se realiz un inventario de procedimientos, un levantamiento tcnico de informacin utilizando para el efecto formularios diseados especialmente para el estudio. Una vez recabada la informacin, se evaluaron y analizaron para la descripcin de los procedimientos, los cuales fueron validados por la Jefatura de la Divisin de Desarrollo Organizacional en coordinacin con el personal que integra la misma.
El presente Manual de Normas y Procedimientos contiene la siguiente estructura: Objetivos, normas de aplicacin general, disposiciones legales, procedimientos e instructivos utilizados por Biblioteca Central, formas o formularios utilizados y un glosario de trminos para facilitar la comprensin del documento.
II. AUTORIZACIN
III. OBJETIVOS
1. Optimizar los recursos humanos y materiales de la Biblioteca Central. 2. Brindar mejor servicio a los usuarios de Biblioteca Central. 3. Orientar y responsabilizar a los trabajadores involucrados en el proceso y a los de nuevo ingreso, en las actividades que les corresponde realizar. 4. Normalizar los procedimientos que rigen las actividades de la Biblioteca Central. 5. Contar con una herramienta administrativa que sirva para realizar con eficiencia y eficacia las actividades que desarrollan las instancias de la Biblioteca Central.
IV. NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO

Generales 1. Al utilizar los servicios de Biblioteca, el usuario deber regirse y respetar las reglas y normas establecidas para el funcionamiento de Biblioteca Central. 2. El horario de los servicios de Biblioteca Central es de lunes a viernes de 7:30 a 20.00 horas, los sbados y domingos de 8:00 a 18:00 horas. 3. Los visitantes (personas ajenas a la Universidad de San Carlos de Guatemala) slo tendrn derecho al servicio de prstamo interno de material bibliogrfico y fotocopiarlo dentro de las instalaciones de la Biblioteca. 4. Las etiquetas, cdigos de barras que identifican al material bibliogrfico y audiovisual deber ser protegido despus de su colocacin, con cinta adhesiva.
Especficas A. PROCESOS TCNICOS

1. El personal responsable de la compra de material bibliogrfico, hemerogrfico y audiovisual, debe regirse por la Ley de Compras y Contrataciones del Estado y por el Sistema Integrado de Compras SIC- de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 2. Al principio de cada ao, el Bibliotecario de Adquisiciones, debe tramitar la compra de las suscripciones de revistas y peridicos previamente seleccionados 3. El Auxiliar de Biblioteca, de la Seccin de Hemeroteca, debe llevar registro de los peridicos que se adquieren por compra, y de no recibirlos, avisar al Bibliotecario (a) de adquisiciones para que haga el reclamo de los mismos. 4. El Bibliotecario de Adquisiciones del Departamento de Procesos Tcnicos, es responsable de llevar control de las suscripciones de revistas o peridicos y reclamar oportunamente los ejemplares faltantes. 5. El Bibliotecario de Adquisiciones deber solicitar cada tres meses, a la Editorial Universitaria ejemplares de la produccin que editen. 6. Al asignar el nmero de copia al material bibliogrfico y en otros formatos, al ser clasificado, deber numerarse a partir de la copia 2, con el nmero 2, el primer ejemplar, nicamente se le asignar el nmero de clasificacin correspondiente. 7. En la Seccin Guatemala, se debe asignar un ejemplar para depsito legal y el resto de copias deben numerarse a partir de la copia 2, dejando el primer ejemplar nicamente con el nmero clasificacin correspondiente.
8. A las obras de Seccin de Referencia el catalogador deber agregarle el sub-fijo R, a la coleccin general, para Seccin Guatemala R S.G y RDL indicar que es de la Seccin de Depsito Legal. 9. Las obras que pertenecen a coleccin general, Seccin Guatemala, un ejemplar se asigna para Depsito Legal, anteponindole el sufijo DL, a las siguientes copias S.G. + nmero de copia correspondiente. 10. La clasificacin de folletos, se conforma por F y el nmero correlativo entre parntesis para Coleccin General; A las diferentes colecciones, se les antepone a la raz el sufijo correspondiente, ejemplo. F (1248), S.G. F (1248) USAC,F (1248) 11. La marca de trabajo deber asignarse con letra minscula y se usar las primeras tres letras del ttulo, utilizando una letra por obra y la combinacin de las mismas segn se vayan necesitando. (ver instructivo de marcas de trabajo). 12. Se asignar las tesis como nmero de clasificacin el cdigo de Facultad, ms nmero correlativo correspondiente 13. La clasificacin de material audiovisual, dependiendo del tipo de los mismos, se conforma por las siglas AV CV, DVD, o CD, y el nmero correlativo entre parntesis para Coleccin General; A las diferentes colecciones, se les antepone a la raz el sufijo correspondiente
B. SERVICIOS ESPECIALES
1. Al servicio de Hemeroteca y Seccin de Tesis de Coleccin General, es de anaquel abierto 2. El material cartogrfico debe prestarse nicamente a nivel interno, no puede ser fotocopiado, solo calcado. 3. En la Seccin de Hemeroteca en el servicio de Archivo Vertical el usuario, no tiene acceso directo a los documentos, deber solicitarlos al Auxiliar, puede consultar todo el material de su inters. Se les proporcionarn los flderes que contienen los documentos de dos en dos, con cuarenta cada uno. 4. El material audiovisual se presta nicamente para consulta en sala, si el usuario necesita consultarlo fuera de la Biblioteca, deber cancelar el valor del arrendamiento. 5. Tesis de Depsito Legal DL y material hemerogrfico, solo se consultan internamente.
C. REFERENCIA
1. En la Seccin de Referencia debern elaborarse fichas analticas del contenido de las obras de referencia que contengan como mnimo: clasificacin, ttulo de la enciclopedia, tema, volumen, pginas; las cuales debern ser ingresadas a la base de datos del sistema automatizado correspondiente. 2. El monto por el uso del servicio de Internet, impresin y otros servicios, en la Seccin de Referencia, deber cancelarse en la Seccin de Devolucin Externa, el cual deber ser entregado en el reporte diario de ingresos a la Tesorera de la Biblioteca Central. 3. El Referencista debe orientar al usuario en la bsqueda de la informacin en la coleccin, base de datos a texto completo e Internet, as mismo capacitarlos en el uso del catlogo en lnea.
PRESTAMOS DE MATERIAL BIBLIOGRFICO INTERNO Y EXTERNO

1. Tienen derecho a prstamo interno de material bibliogrfico de Biblioteca Central estudiantes, visitantes y personal acadmico y administrativo de la Universidad de San Carlos de Guatemala. El prstamo externo se proporciona nicamente estudiantes, personal acadmico y administrativo de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 2. El usuario para tener derecho a prstamo interno de material bibliogrfico, deber presentar Carn universitario vigente, Cdula de Vecindad, en caso de visitantes extranjeros pasaportes. Para prstamo externo nicamente es vlido el Carn Universitario vigente, tanto de estudiantes, como de personal acadmico y administrativo de la Universidad. 3. El prstamo de material bibliogrfico es personal e intransferible. 4. El Encargado de Prstamo, cuando ste desensibilizar el material bibliogrfico. sea de carcter interno no deber
5. Para prstamo Externo el Auxiliar de Biblioteca responsable deber registrar el prstamo en la Base de Datos, estampar fecha de devolucin en Boleta de Prstamo de Material Bibliogrfico y desensibilizar el material bibliogrfico. 6. El Encargado de Prstamo Interno, antes de entregar el material bibliogrfico al usuario deber registrarlo en la Base de Datos, extraer la Tarjeta de Prstamo BC-05- y adjuntarla al documento de identificacin. Si el usuario no present Carn, adicionalmente deber adjuntarle tarjeta de cdigo de barras. 7. Los Auxiliares de Biblioteca son responsables de velar porque los usuarios hagan uso correcto del material bibliogrfico que se les proporciona en calidad de prstamo interno y externo.
8. El Jefe de Departamento o Encargado de Jornada es el nico autorizado para otorgar clave de ingreso (pin) a las personas que deseen reservar material bibliogrfico en el Sistema de Biblioteca por medio de Catlogo Electrnico o Internet. 9. La primera copia del material bibliogrfico calificado como ms utilizado, no podr ser prestado para uso externo. 10. El usuario que presente Carn Universitario, tendr derecho a llevarse en calidad de prstamo externo 6 unidades (3 libros y 3 tesis), por un lapso de ocho das renovable por el mismo tiempo. Para prstamo interno el usuario tiene derecho a consultar 3 unidades. 11. El Prstamo Externo para personal acadmico y administrativo de la Universidad de San Carlos de Guatemala es de 3 piezas o unidades por el lapso de quince das, renovable por quince das ms. 12. El personal de Biblioteca Central tiene derecho al prstamo de 5 unidades por 15 das prorrogables. 13. Los estudiantes que estn realizando el Ejercicio Profesional Supervisado -EPS-, tendrn derecho al prstamo externo de 6 piezas o unidades por el lapso de un mes. Para lo cual, debern presentar fotocopia de la constancia extendida por la Unidad Acadmica de la autorizacin del EPS. 14. Los prstamos, tanto internos como externos, sin excepcin, debern ser ingresados al Sistema, caso contrario el monto por la prdida o demora en la entrega del material bibliogrfico, deber ser pagado por el Auxiliar de Biblioteca responsable de no haber efectuado el registro correspondiente. 15. El Auxiliar de Devolucin Externa es responsable, antes de descargar el libro de verificar que no haya sufrido mutilacin, manchas o subrayados 16. nicamente el Coordinador del Departamento o de Jornada podr exonerar al usuario, por razones plenamente justificadas, el pago de multa o rebaja de la misma, razonamiento que deber hacer constar por escrito y registrarlo en el sistema. 17. Si el Usuario requiere su historial de prstamo impreso, deber cancelar el monto estipulado en la Seccin de Devolucin Externa, el cual deber ser entregado en el reporte diario de ingresos a la Tesorera de la Biblioteca Central. 18. Si el usuario se lleva el material bibliogrfico sin la autorizacin correspondiente, se le cobrar el monto asignado en el Reglamento, ms los das de mora. 19. Cuando una unidad sea extraviada, el usuario deber presentarse a la Seccin de Devolucin Externa a llenar formulario especfico, con los datos del libro y del usuario y reponer la pieza de igual ttulo, autor, edicin y ao de publicacin. Sin embargo, si el usuario no encuentra la obra en el mercado local, puede reponer la obra del mismo tema, tomando en consideracin que tiene que ser de ao de publicacin reciente. En ningn momento, ni por ninguna causa, se le aceptar la 7
remuneracin del costo del libro. Para solventar esta situacin tiene un mes calendario, despus de este tiempo se cobrar multa por da de retraso 20. Si el usuario requiere de solvencia de biblioteca, deber cancelar en la Seccin de Devolucin Externa el monto estipulado, el cual deber ser entregado en el reporte diario de ingresos a la Tesorera de la Biblioteca Central. 21. La solvencia de Biblioteca para que tenga validez deber estar cancelada, fechada, firmada y sellada por personal autorizado de la Biblioteca Central y tendr vigencia nicamente en el da de su emisin. Las solvencias para el personal que trabaja en la Universidad, debern estar firmadas por la Jefatura 22. El material bibliogrfico reservado por los usuarios, por cualquier medio, no tiene prstamo interno ni externo.
V. PROCEDIMIENTOS
5.1 JEFATURA DE BIBLIOTECA CENTRAL
10
A. PROCEDIMIENTO RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA
11
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Jefatura de Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Recepcin de Correspondencia Hoja No. 1 de 1 Inicia: Jefatura de Biblioteca Unidad Usuario Biblioteca Central Usuario Secretaria Secretaria No. de Formas: 2 Termina: Jefatura de Biblioteca Paso No. 1 2 3 4 Actividad Entrega correspondencia con nota de envo Recibe, coloca fechador con hora de recepcin, firma y sella. Recibe constancia de recepcin de documentos Traslada correspondencia a Jefe (a) o a donde corresponda Jefe (a) recibe correspondencia, revisa y la regresa a Secretaria para que elabore respuesta, (cuando sea necesario) Elabora respuesta, la regresa a jefe (a) para firma. Traslada a Mensajero para que sea llevada a donde corresponda, original y copia Entrega correspondencia Reciben correspondencia, firman copia y entregan a Mensajero Entrega copia a Secretaria Archiva correspondencia, enviada y recibida, alfabticamente y por fecha (lo ms reciente, antes del ms antiguo)
Puesto Responsable
Jefe (a) Biblioteca Central Secretaria Jefe (a) Mensajero Dependencia o Unidad Acadmica Mensajero Secretaria
5 6 7 8 9 10 11
12
13
B. PROCEDIMIENTO PARA USO DE FAX
14
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Jefatura de Biblioteca Central
Ttulo del Procedimiento: Uso de Fax Hoja No. 1 de 1 Inicia: Jefatura de Biblioteca Unidad No. de Formas: 2 Termina: Jefatura de Biblioteca Paso No. 1 2 3 Destinatario Biblioteca Secretaria 4 5 Actividad Solicita envo documento por medio de Fax y lo entrega. Recibe documento, lo enva. Llama para confirmar si fue recibido. Confirma si fue recibido o no. Archiva o devuelve documento.
Puesto Responsable Jefe (a)
Biblioteca Secretaria
15
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Uso Fax
Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Pag. 1/1
Jefe (a) Biblioteca Central
Secretaria Biblioteca Central
Destinatario
Inicio
solicita envo documento por medio de Fax y lo entrega
Recibe documento, lo enva por medio de fax
Llama para confirmar si fue recibido
Confirma si fue recibido o no
Archiva o devuelve documento enviado
Fin
16
C. PROCEDIMIENTO RECEPCION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
17
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Jefatura de Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Recepcin de Material bibliogrfico Hoja No. 1 de 2 Inicia: Jefatura de Biblioteca Unidad No. de Formas: 2 Termina: Jefatura de Biblioteca Paso No. 1 2 Secretaria Jefatura Biblioteca 3 Actividad Entrega Material bibliogrfico Secretaria recibe y firma de recibido, coloca fecha y hora Registra el material en cuaderno de conocimiento y lo entrega a mensajero para que lo traslade a Bibliotecario de Adquisiciones Traslada a Bibliotecario de Adquisiciones Recibe material y firma cuaderno de conocimiento y lo entrega a Mensajero Recibe y lo traslada a secretaria Recibe y guarda cuaderno de conocimiento
Puesto Responsable Proveedor
Mensajero Bibliotecario de Adquisiciones Mensajero Secretaria
Jefatura Biblioteca
6 7
18
19
5.2 SECCION DE TESORERIA
20
A. PROCEDIMIENTO PARA ARQUEO DE CAJA
21
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Seccin de Tesorera Ttulo del Procedimiento: Arqueo de Caja Hoja No. 1 de 1 Inicia: Seccin de Tesorera Unidad No. de Formas: 1 Termina: Seccin de Tesorera Paso No. 1 2 Mensajero 3 Actividad Cuenta el dinero, recibido por cobro de multas, cursos, ingresos varios, etc. Elabora boleta de Depsito, traslada conjuntamente con el depsito al mensajero Recibe dinero y boleta de depsito, realiza el depsito en el banco correspondiente. Recibe el depsito, lo ingresa, devuelve el comprobante. Recibe comprobante y lo entrega a tesorero (a)
Puesto Responsable Tesorero (a)
Jefatura de Biblioteca
Banco
Mensajero
Tesorero (a)
Recibe comprobante, realiza el informe diario y lo remite a Caja Central Recibe comprobante con el informe diario, firma copia y lo entrega al mensajero Recibe copia del comprobante firmado y lo traslada a Tesorero (a) Recibe copia del informe diario y archiva
Caja Central USAC
Mensajero Jefatura de Biblioteca Tesorero (a)
22
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Arqueo de Caja Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Tesorero (a) Mensajero Banco
Pag. 1/1 Caja Central USAC
Inicio
Cuenta el dinero, recibido por cobro de multas, cursos, ingresos varios, etc.
Elabora boleta de Depsito, traslada conjuntamente con el dinero al mensajero
Recibe dinero y boleta de depsito, realiza el depsito en el banco correspondiente.
Recibe el depsito, lo ingresa, devuelve el comprobante.
Recibe comprobante, realiza el informe diario y lo remite a Caja Central
Recibe comprobante y lo entrega a tesorero (a)
Recibe comprobante con el informe diario, firma copia y lo entrega al mensajero
Archiva informe diario
Recibe copia del comprobante firmado y lo traslada a Tesorero (a)
Fin
23
B. PROCEDIMIENTO DE PAGOS
24
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Jefatura de Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Pagos Hoja No. 1 de 1 Inicia: Seccin de Tesorera Unidad No. de Formas: 1 Termina: Seccin de Tesorera Paso No. 1 Tesorero (a) Biblioteca Central Jefe (a) Tesorero(a) Proveedor Biblioteca Central Tesorero(a) 2 Si todo est en orden, elabora el cheque y lo traslada a Jefe (a) para firma Revisa y firma el documento (cheque), lo regresa a Tesorero(a) Recibe y firma cheque, y lo entrega al proveedor Recibe, cancela factura y firma, la entrega a tesorero(a) Recibe y archiva el documento Actividad Revisa datos del documento (nombre, nmero de NIT, concepto y cantidad)
Puesto Responsable
3 4 5 6
25
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Pago Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Tesorero (a) Jefe (a) Proveedor
Pag. 1/1
Inicio
Revisa datos del documento (nombre, nmero de Nit, concepto y cantidad)
Si todo est en orden, elabora el cheque y lo traslada a Jefe (a) para firma
revisa y firma el documento (cheque), lo regresa a Tesorero(a)
Recibe y lo entrega al proveedor
Recibe, cancela factura y firma, la entrega a tesorero(a)
Recibe copia del informe diario y archiva
Inicio
26
C. PROCEDIMIENTO ORDEN DE COMPRA
27
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Jefatura de Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Orden de Compra Hoja No. 1 de 2 Inicia: Seccin de Tesorera Unidad Biblioteca Central Proveedor Jefe (a) Tesorero No. de Formas: 1 Termina: Seccin de Tesorera Pas o No. 1 2 3 4 Actividad Solicita a proveedores cotizacin del bien a comprar o servicio a realizar. Entrega cotizacin al Jefe Revisa, si est de acuerdo, traslada a Tesorero(a) Recibe, llena Formulario de Ordenes de Compra, con tantas copias como sean necesarias, colocndole el nmero correspondiente, traslada a Jefe(a) para firma Revisa, si est bien, firma y lo entrega al mensajero para llevarlo a la Direccin General de Administracin DIGA-, (compras con valor de Q.5,500.00 hasta Q.30,000.00), o a Proveedura (Compras de Q.30,001.00 en adelante) para su autorizacin Recibe y traslada a DIGA- o Proveedura Recibe, sella y firma copia de recepcin y traslada a Jefe(a) para aprobacin Revisa, si todo est bien firma de conformidad para autorizar la compra o servicio a realizar Recibe Orden de Compra Telefnicamente, pregunta si ya est autorizada la Orden de Compra, de ser as, enva al mensajero a recogerla. Recoge Orden de Compra y la entrega a Tesorero(a) Pide al proveedor el bien que se va adquirir, o el servicio que van a realizar Entrega el bien o servicio realizado Si se trata de un servicio, revisa y si todo est bien, informa para que realicen el pago
Puesto Responsable Jefe (a)
Jefe (a) Biblioteca Central Mensajero Secretaria Direccin General de Administracin o Departamento de Proveedura Director (a) o Jefe (a) Secretaria
6 7
8 9
Tesorera Biblioteca Central
10
Mensajero Tesorera
11 12 13
Proveedor Biblioteca Central Jefe(a)
14
28
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Jefatura de Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: rdenes de Compra Hoja No. 2 de 2 Inicia: Seccin de Tesorera Unidad No. de Formas: 1 Termina: Seccin de Tesorera Paso No. 15 16 17 18 19 Tesorero(a) Biblioteca Central Jefe (a), Auxiliar de Biblioteca o de Servicios Tesorera 20 Actividad Elabora cheque y exencin IVA, lo traslada para firma Firma cheque y exencin y lo regresa a tesorera Recibe, firma cheque entrega a proveedor Recibe cheque cancela y firma la factura, la entrega a Tesorero(a) Archiva documento Cuando son bienes muebles, ingresa al inventario, elabora Tarjeta de Responsabilidad, la traslada para firma a la persona que tendr bajo su responsabilidad el bien. Firma tarjeta y la entrega a Tesorero(a) Archiva Tarjeta.
Puesto Responsable Tesorero(a)
Biblioteca Central
Jefe(a) Tesorera
Proveedor
21 22
NOTA: Cuando se trata de libros nicamente se registran en el libro de inventario en Adquisiciones.
29
30
D. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE FONDO FIJO
31
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Jefatura de Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Registro de Fondo Fijo Hoja No. 1 de 2 Inicia: Seccin de Tesorera Unidad Puesto Responsable Tesorera Jefe(a) Biblioteca Central Tesorera Recepcionista Departamento de Auditora Interna Auditor Recepcionista Departamento de Contabilidad Analista Recepcionista de Caja Oficinista I Departamento de Caja No. de Formas: 1 Termina: Seccin de Tesorera Paso No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Actividad Elabora solicitud de compra y firma, la traslada a Jefe (a) Revisa, si est bien autoriza y firma, la regresa a tesorera Anota en liquidacin del Fondo fijo y lo traslada a Auditoria Recibe y la traslada al Auditor asignado a Biblioteca Visa, si est de acuerdo aprueba y lo traslada al Departamento de Contabilidad Recibe y la traslada a Analista asignado Revisa, opera en sus controles y lo traslada a Caja para emisin de Cheque Recibe y lo traslada a Oficinista I para emisin de cheque Elabora Cheque, lo traslada a Sub-Jefe para revisin Revisa y traslada a Cajero General para la primera firma y luego a Asesor Financiero para la Segunda y la regresa a Oficinista I Archiva copias correspondientes y traslada a Pagador Recibe Cheque Personalmente, averigua si ya est el cheque, de ser as y recibe, firma copia Recibe cheque, anota en control de fondos cantidad reintegrada y fecha. Elabora boleta de depsitos, traslada al mensajero Realiza el depsito Recibe, registra el depsito, sella boleta y la entrega a mensajero Recibe boleta y la traslada a Tesorera Recibe boleta y archiva
Subjefe
10
Oficinista I Pagador Mensajero
11 12 13 14
Tesorera Biblioteca Central Mensajero Banco Mensajero Biblioteca Central Tesorera 19 15 16 17 18
32
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Registro de Fondo Fijo Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Tesorero (a) Jefe (a) (Biblioteca Central) Recepcionista (Auditora Interna) Auditor (Auditora Interna)
Pag. 1/3 Recepcionista (Depto. Contabilidad)
Inicio
Elabora solicitud de compra y firma, la traslada a Jefe (a)
Revisa, si est bien autoriza y firma, la regresa a tesorera
Anota en liquidacin del Fondo Fijo y lo traslada a Auditora Recibe y la traslada al Auditor asignado a Biblioteca Central Visa, si est de acuerdo aprueba y lo traslada al Departamento de Contabilidad
Recibe y la traslada a Analista asignado
33
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Registro de Fondo Fijo
Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Analista (Depto. Contabilidad) Recepcionista (Depto. Caja) Oficinista I (Depto. Caja) Subjefe (Depto. Caja) Pag. 2/3 Pagador (Depto. Caja)
Revisa, opera en sus controles y lo traslada a Caja para emisin de Cheque
Recibe y lo traslada a Oficinista I para emisin de cheque
Elabora Cheque, lo traslada a Sub-Jefe para revisin
Revisa y traslada a Cajero General para la primera firma y luego a Asesor Financiero para la Segunda y la regresa a Oficinista I
Archiva copias correspondientes y traslada a Pagador
Recibe Cheque
34
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Registro de Fondo Fijo Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Mensajero (Biblioteca Central) Tesorero (Biblioteca Central) Banco
Pag. 3/3
Personalmente, averigua si ya est el cheque, de ser as y recibe, firma copia
Recibe cheque, anota en control de fondos cantidad reintegrada y fecha.
Elabora boleta de depsitos, traslada al mensajero
Realiza el depsito
Recibe, registra el depsito, sella boleta y la entrega a mensajero
Recibe boleta y la traslada a Tesorera
Recibe boleta y archiva
Fin
35
E. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIONES, AMPLIACIONES PRESUPUESTARIAS
36
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Jefatura de Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Programaciones Ampliaciones Presupuestarias Hoja No. 1 de 1 Inicia: Seccin de Tesorera Unidad No. de Formas: 1 Termina: Seccin de Tesorera Paso No. 1 Actividad Revisa presupuesto para ver disponibilidad, traslada datos a Tesorero(a)
Puesto Responsable
Jefe Biblioteca Central Tesorera Direccin General Financiera Presupuesto
2 3 4
Realiza transferencia y la remite a Presupuesto Revisa, la opera y la manda operada Cuadra Ingresa en el Programa de Presupuesto del ao en curso.
Biblioteca Central
Tesorera 5
37
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Programaciones Ampliaciones Presupuestarias Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Jefe (Biblioteca Central) Tesorero (Biblioteca Central)
Pag. 1/1 Analista (Depto. Presupuesto)
Inicio
Revisa presupuesto para ver disponibilidad, traslada datos a Tesorero(a)
Realiza transferencia y la remite a Presupuesto
Revisa, la opera y la manda operada
Cuadra
Ingresa en el Programa de Presupuesto del ao en curso.
Fin
38
F.PROCEDIMIENTO DE NOMBRAMIENTOS
39
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Seccin de Tesorera Ttulo del Procedimiento: Nombramientos Hoja No. 1 de 1 Inicia: Seccin de Tesorera Unidad No. de Formas: 1 Termina: Seccin de Tesorera Paso No. 1 Actividad Solicita elaboracin de nombramientos Elabora nombramientos, lo traslada a Jefe(a) para su revisin y firma Revisa y firma, lo entrega a mensajero para llevarlo Direccin General de Administracin DIGARecibe y lo entrega a Recepcionista Recibe y lo traslada a Director para aprobacin y firma Revisa y firma, traslada a Recepcionista Recibe nombramiento(s) Llama para confirmar si ya est el trmite respectivo, de ser as, enva a Mensajero a recogerlo Recoge nombramiento(s) y lo traslada a Sueldos para ser incluidos en nmina Revisa, si todo est bien, sella y firma original y copia, entregan copia a Mensajero Recibe y traslada copia a Tesorero(a) Recibe y archiva en orden alfabtico
Puesto Responsable Jefe(a)
Tesorero(a)
Biblioteca Central
Jefe(a)
Mensajero Recepcionista Direccin General de Administracin
4 5
Director Recepcionista Tesorero(a)
6 7 8 9
Biblioteca Central Divisin de Administracin de Personal
Mensajero Profesional de Recursos Humanos Mensajero
10
11 12
Biblioteca Central Tesorero(a)
40
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Nombramientos
Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Tesorero (Biblioteca Central) Pag. 1/1 Profesional de Recursos Humanos
Jefe (a) (Biblioteca Central)
Mensajero (Biblioteca Central)
Recepcionista (DIGA)
Director (DIGA)
Inicio
Solicita elaboracin de nombramientos
Elabora nombramientos, lo traslada a Jefe(a) para su revisin y firma
Revisa y firma, lo entrega a mensajero para llevarlo Direccin General de Administracin DIGA-
Recibe y lo entrega a Recepcionista de la Direccin General de Administracin
Recibe y lo traslada a Director para aprobacin y firma
Revisa y firma, traslada a Recepcionista
Llama para confirmar si ya est el trmite respectivo, de ser as, enva a Mensajero a recogerlo
Recibe nombramiento(s)
Recoge nombramiento(s) y lo traslada a Sueldos para ser incluidos en nmina
Revisa, si todo est bien, sella y firma original y copia, entregan copia a Mensajero
Recibe y archiva en orden alfabtico
Recibe y traslada copia a Tesorero(a)
Fin
41
5.3 DEPARTAMENTO DE PROCESOS TCNICOS
42
A. PROCEDIMIENTOSELECCIN Y ADQUISICIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO
43
Descripcin del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos Ttulo del Procedimiento: Seleccin y Adquisicin de Material Bibliogrfico Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 2
Inicia: Departamento de Procesos Termina: Departamento de Procesos Tcnicos Tcnicos Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Revisa y atiende sugerencias que considere pertinentes de docentes, jefes, coordinadores, referencistas, auxiliares de atencin al usuario. En caso de mapas, material hemerogrfico y 1 audiovisual, atiende solicitudes de Jefatura de Bibliotecario (a) de Departamento de Biblioteca Central y de la Jefatura del Procesos Tcnicos Adquisiciones Departamento de Servicios Especiales. Revisa anuncios en peridicos o revistas de Guatemala para sobre nuevas publicaciones Solicita a proveedores catlogos de editoriales, desplegados de obras y lista de precios de las 2 mismas. Entrega lo solicitado (en ocasiones trae el Proveedor 3 material bibliogrfico fsicamente) Recibe catlogos de editoriales, desplegados de Bibliotecario (a) de Departamento de obras y lista de precios de las mismas. (en 4 Procesos Tcnicos Adquisiciones ocasiones trae el material bibliogrfico fsicamente) Biblioteca Central Departamento de Servicios Especiales Departamento de Procesos Tcnicos Comit de Seleccin Jefa (e) 5 6 Selecciona material Bibliogrfico a comprar. Selecciona material audiovisual a comprar Revisa material seleccionado para la compra contra base de datos, para evitar duplicidad en la compra. Solicita a proveedor factura proforma. Enva factura proforma Recibe facturas preformas, traslada a Jefatura de Biblioteca Central Recibe proformas revisa, califica y autoriza por medio de firma. Traslada origina de proforma a tesorero (a) y copia a Departamento de Procesos Tcnicos Recibe copia de proforma autorizada, archiva en orden cronolgico Recibe proforma y verifica que llene los requisitos y disponibilidad presupuestal, elabora Solicitud de Compra Firma y traslada a Bibliotecario de Adquisiciones de Adquisiciones
Bibliotecaria (o) de Adquisiciones
7 8
Proveedor Departamento de Procesos Tcnicos Biblioteca Central Departamento de Procesos Tcnicos Biblioteca Central Bibliotecario (a) de Adquisiciones Jefe (a)
9 10 11 12
Bibliotecario (a) de Adquisiciones Tesorero (a)
13
14
Biblioteca Central
Tesorero (a)
15
44

Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos Ttulo del Procedimiento: Seleccin y Adquisicin de Material Bibliogrfico Hoja No. 2 de 2 Inicia: Departamento de Procesos Tcnicos Unidad No. de Formas: 2 Termina: Departamento de Procesos Tcnicos Paso No. 16 17 18 Departamento de Procesos Tcnicos Bibliotecario (a) de Adquisiciones 19 Actividad Recibe expediente, solicita material bibliogrfico a proveedores Recibe material bibliogrfico, hemerogrfico o audiovisual Revisa material contra Solicitud de Compra Revisa que las facturas llene los requisitos de ley Asigna No. de inventario, lo coloca en la parte posterior de la factura, y nmero de folio del libro de inventario Firma de Recib conforme en la parte posterior de factura y traslada a Tesorera Recibe factura, revisa que llene requisitos legales y obtiene firma de pguese de Jefatura Elabora cheque y exencin de IVA anotando No. De cheque y No. Factura Paga a proveedor Asigna nmero de inventario a cada material bibliogrfico adquirido.
Puesto Responsable
20
21 22 Biblioteca Central Tesorero (a) 23 24 Departamento de Procesos Tcnicos Bibliotecario (a) de Adquisiciones 25
45
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Seleccin y Adquisicin de Material Bibliogrfico Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Bibliotecario (a) de Adquisiciones Jefa (e) Depto. Servicios Especiales Pag. 1/2 Jefe (a) Biblioteca Central
Proveedor
Comit de Seleccin
Inicio
Revisa y atiende sugerencias que considere pertinentes de docentes, jefes, coordinadores, referencistas, auxiliares de atencin al usuario. En caso de mapas, material hemerogrfico y audiovisual, atiende solicitudes de Jefatura de Biblioteca Central y de la Jefatura del Departamento de Servicios Especiales. Revisa anuncios en peridicos o revistas de Guatemala para sobre nuevas publicaciones
Solicita a proveedores catlogos de editoriales, desplegados de obras y lista de precios de las mismas,
Entrega lo solicitado (en ocasiones entrega el material bibliogrfico fsicamente)
Recibe lo solicitado (en ocasiones recibe material bibliogrfico fsicamente), traslada para su seleccin
Selecciona material Bibliogrfico
Recibe material audiovisual para la seleccin
Revisa material seleccionado para la compra contra base de datos, para evitar duplicidad en la compra.
Solicita a proveedor facturas preformas del material seleccionado
Enva facturas proformas
Recibe facturas preformas y traslada a Jefatura de Biblioteca Central Recibe pro formas revisa, califica y autoriza por medio de firma.
Recibe copia de pro forma autorizada, archiva en orden cronolgico
Traslada origina de proforma a tesorero (a) y copia a Departamento de Procesos Tcnicos
46
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Seleccin y Adquisicin de Material Bibliogrfico Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Tesorero (a)
Pag. 2/2 Bibliotecario (a) de Adquisiciones
Recibe pro forma y verifica que llene los requisitos y disponibilidad presupuestal, elabora Solicitud de Compra
Firma y traslada a Encargado de Adquisiciones
Recibe expediente, solicita material bibliogrfico a proveedores
Recibe material bibliogrfico, hemerogrfico o audiovisual, revisa contra Solicitud de Compra
Revisa que las facturas llene los requisitos de ley
Asigna No. de inventario y coloca en la parte posterior de factura y No. Inventario, nmero de folio del libro de inventario
Recibe factura, revisa que llene requisitos legales y obtiene firma de pguese de Jefatura
Firma de Recib conforme en la parte posterior de factura y traslada a Tesorera
Elabora cheque y exencin de IVA anotando No. De cheque y No. Factura y paga a proveedor
Asigna nmero de inventario a cada material bibliogrfico adquirido.
Inicia Procedimiento de Registro de Material de Nuevo Ingreso
Fin
47
B. PROCEDIMIENTO DONACION O CANJE DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO, HEMEROGRAFICO Y AUDIOVISUAL
48

Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos Ttulo del Procedimiento: Donacin o Canje de Material Bibliogrfico, Hemerogrfico y Audiovisual Hoja No. 1 de 1 Inicia: Departamento de Procesos Tcnicos Unidad Puesto Responsable No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Procesos Tcnicos Paso No. Actividad Recibe material donado o de canje de Editorial Universitaria, de los Centros o Institutos de Investigacin de la USAC, Editorial Universitaria, Publicidad y de otras Instituciones Nacionales o Internacionales. Elabora trimestral o semestralmente, listado de material bibliogrfico do nado. Traslada a Jefatura para aprobacin de autoridad competente. Recibe listado en donacin o canje. Tramita aceptacin conforme procedimientos autorizados por el Consejo Superior Universitario CSU- o por la Direccin General de Administracin DIGA-, el cual depender del monto de la donacin. Recibe autorizacin de aceptacin de autoridad competente y traslada a Bibliotecario de Adquisiciones. Recibe autorizacin de aceptacin e ingresa material al libro de inventarios. Contina etapa de Tratamiento de Libros Nuevos
1 Departamento de Procesos Tcnicos Auxiliar de Adquisiciones 2 3 4
Biblioteca Central
Jefe (a)
6 7 8
Departamento de Procesos Tcnicos
Bibliotecario (a) de Adquisiciones
49
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Donacin o Canje de Material Bibliogrfico, Hemerogrfico y Audiovisual Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional
Pag. 1/1
Auxiliar de Adquisiciones
Jefe (a)
Bibliotecario (a) de Adquisiciones
Inicio
Recibe material donado o de canje de Editorial Universitaria, de los Centros o Institutos de Investigacin de la USAC, Editorial Universitaria, Publicidad y de otras Instituciones Nacionales o Internacionales.
Elabora trimestral o semestralmente, listado de material bibliogrfico donado
Traslada a Jefatura para aprobacin de autoridad competente.
Recibe listado en donacin o canje
Tramita aceptacin conforme procedimientos autorizados por el Consejo Superior Universitario CSU- o por la Direccin General de Administracin DIGA-, el cual depender del monto de la donacin.
Recibe autorizacin de aceptacin de autoridad competente y traslada a Bibliotecario de Adquisiciones.
Recibe autorizacin de aceptacin e ingresa material al libro de inventarios.
Contina etapa de tratamiento de libros nuevos
Fin
50
C. PROCEDIMIENTO REGISTRO MATERIAL DE NUEVO INGRESO
51

Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos Ttulo del Procedimiento: Registro Material de Nuevo Ingreso Hoja No. 1 de 1 Inicia: Departamento de Procesos Tcnicos Unidad Puesto Responsable No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Procesos Tcnicos Paso No. 1 2 3 4 Auxiliar de Adquisiciones Departamento de Procesos Tcnicos Actividad Recibe material bibliogrfico Sensibiliza los libros con cinta magntica y coloca cdigo de barra al reverso del libro Coloca sello de precio, fecha de ingreso y forma de adquisicin en forma vertical en la contraportada. Coloca sello de propiedad en los cantos y pginas claves Coloca sello de No. de inventario en la parte inferior de la pgina siguiente de la contraportada coloca el sello de nmero de clave y control asignado por el Departamento de Contabilidad y parntesis para que se le asigne el nmero de inventario correlativo y ao en que se efecta la compra. Ejemplo: 47.H.C.(425 ) 2007 Da ingreso a Sistema Automatizado de Datos (vase instructivo de ingreso al sistema) Genera listado recuperando la informacin por el nmero de inventario y revisa que est en forma correlativa Si no est correcto remite al Bibliotecario (a) de Adquisiciones para su respectiva correccin e imprime para entregar a catalogadores
7 Jefe (a) 8
52
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Registro Material de Nuevo Ingreso Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Auxiliar de Adquisiciones Jefe (a)
Pag. 1/1
Inicio
Recibe material bibliogrfico
Sensibiliza los libros con cinta magntica y coloca cdigo de barra al reverso del libro
Coloca sello de precio, fecha de ingreso y forma de adquisicin en forma vertical en la contraportada
Coloca sello de propiedad en los cantos y pginas claves
Sello de No. de inventario en la parte inferior de la pgina siguiente de la contraportada coloca el sello de nmero de clave y control asignado por el Departamento de Contabilidad y parntesis para que se le asigne el nmero de inventario correlativo y ao en que se efecta la compra. Ejemplo: 47.H.C.(425 ) 2007
Da ingreso a Sistema Automatizado de Datos (vase instructivo de ingreso al sistema)
Genera listado recuperando la informacin por el nmero de inventario y revisa que est en forma correlativa
Si no est correcto remite al Bibliotecario de Adquisiciones para su respectiva correccin e imprime para entregar a catalogadores
Fin
53
D. PROCEDIMIENTO REPOSICIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO
54

Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos Ttulo del Procedimiento: Reposicin de Material Bibliogrfico Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3
Inicia: Departamento de Procesos Termina: Departamento de Procesos Tcnicos Tcnicos Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Recibe el material, revisa que cumpla con las 1 normas internas 2 3 Levanta acta, original y copia Entrega original al usuario, archiva copia y lo remite a Coordinacin de Servicios al Usuario para solventar su situacin Asigna el nmero de inventario que tena el libro extraviado y el mismo cdigo de barras cuando es sustituido por el mismo ttulo, Si el libro extraviado, es repuesto por otro ttulo Anota en la Base de Datos en notas de inventario, el titulo del libro que sustituye al extraviado Anota en el inventario de hojas movibles sealando con un asterisco, el nmero de inventario extraviado y en el reverso de la hoja anota por que ttulo fue sustituido Anota en tarjeta Topogrfica correspondiente al libro extraviado, que este nmero de inventario se sustituy por otro ttulo. Contina dando el mismo tratamiento del PROCEDIMIENTO del ingreso de un libro nuevo. (paso 1-8)
4 Departamento de Procesos Tcnicos Bibliotecrio de Adquisiciones
55
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Reposicin de Material Bibliogrfico Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Bibliotecrio de Adquisiciones
Pag. 1/1
Inicio
Recibe el material, revisa que cumpla con las normas internas
Levanta acta, original y copia
Entrega original al usuario y archiva copia y lo remite a Coordinacin de Servicios al Usuario para solventar su situacin
Asigna el nmero de inventario que tena el libro extraviado y el mismo cdigo de barras cuando es sustituido por el mismo ttulo, Si el libro extraviado, es repuesto por otro ttulo
Anota en la Base de Datos en notas de inventario, el titulo del libro que sustituye al extraviado
Anota en el inventario de hojas movibles sealando con un asterisco, el nmero de inventario extraviado y en el reverso de la hoja anota por que ttulo fue sustituido
Anota en tarjeta Topogrfica correspondiente al libro extraviado, que este nmero de inventario se sustituy por otro ttulo.
Contina dando el mismo tratamiento del procedimiento Registro Material de Nuevo Ingreso (paso 1-8)
Fin
56
E. PROCEDIMIENTO DE CATALOGACIN Y CLASIFICACIN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
57
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos Ttulo del Procedimiento: Catalogacin y Clasificacin de Material Bibliogrfico Hoja No. 1 de 3 No. de Formas: 3 Inicia: Departamento de Procesos Termina: Departamento de Procesos Tcnicos Tcnicos Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Recibe material bibliogrfico, revisa y firma de 1 recibido. Revisa en el Sistema Automatizado de Datos, Catlogo de Identidad de Autor, para determinar 2 si ya existe en el fondo bibliogrfico 3 Analiza contenido de material. Asigna encabezamiento de materia, utiliza los lenguajes controlados que se utilizan en Biblioteca. Asigna el nmero que le corresponde del SISTEMA DE CLASIFICACIN DEWEY, segn el encabezamiento principal. Revisa en base de datos y topogrfico el nmero de clasificacin Si el nmero asignado coincide, asigna marca de trabajo, segn norma 34 del Normativo del Manual de Normas y Procedimientos de Biblioteca Central Asigna nmero de signatura de autor y/o titulo del material bibliogrfico de acuerdo a la TABLA DE CUTTER SAMBORN. Ingresa descripcin fsica del libro, clasificacin mencin de responsabilidad y otros datos del material bibliogrfico que no han sido ingresados por la Seccin de Adquisiciones al sistema automatizado de datos. Anota en esquina superior izquierda de la hoja siguiente de la contraportada, el nmero de clasificacin asignada (signatura Interna), a cuantas copias existan. Traslada a CatalogadorRevisor. Recibe material efecta control de calidad e imprime fichas de identidad de autor y/o ttulo, topogrfica, etiquetas de lomos, tarjeta de prstamo, sobre y listado de libros trabajados y traslada a Auxiliar de Biblioteca Recibe listado de libros trabajados, fichas de identidad de autor y/o ttulo, topogrfica, etiquetas de lomos, tarjeta de prstamo y sobres, firma copia de lista de recibido.
5 Bibliotecario Catalogador 6
10
Bibliotecario (a) CatalogadorRevisor
11
Auxiliar de Biblioteca
12
58

Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos Ttulo del Procedimiento: : Catalogacin y Clasificacin de Material Bibliogrfico Hoja No. 2 de 3 Inicia: Departamento de Procesos Tcnicos Puesto Unidad Responsable No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Procesos Tcnicos Paso No. 13 14 15 Actividad Anota en ficha topogrfica el nmero de inventario asignado Pega el sobre en la pasta posterior del libro con su etiqueta adjuntndole tarjeta de prstamo. Coloca boleta de control de fechas de prstamo en la ltima hoja. Pega etiquetas en los lomos, segn medida establecida; en folletos se coloca en la parte superior izquierda. Ordena topogrficamente el material bibliogrfico. Traslada a Jefe(a) de Procesos Tcnicos Recibe material bibliogrfico catalogado. Revisa que todo el material haya sido catalogado y clasificado. Pone a disposicin el material bibliogrfico en la base de datos. Traslada material bibliogrfico y listado a Coordinador (a) para firma de recibido. Recibe listado de libros trabajados del material bibliogrfico, en el que se firma de recibido. Traslada a Auxiliar de Circulacin y Prstamo para colocacin etiqueta de color de acuerdo al sumario Recibe material bibliogrfico, coloca etiquetas. Coloca material en anaquel
Auxiliar de Biblioteca
16 Departamento de Procesos Tcnicos 17 18 19 20 Jefe (a) 21 22 23 Departamento de Circulacin y Prstamo Coordinador 24 25 26
Auxiliar de Circulacin y Prstamo
59
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Catalogacin y Clasificacin de Material Bibliogrfico Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Bibliotecario Catalogador Bibliotecario Catalogador-Revisor
Pag. 1/2 Auxiliar de Biblioteca
Inicio
Recibe material bibliogrfico, revisa y firma de recibido
Asigna nmero de signatura de autor y/o titulo del material bibliogrfico de acuerdo a la TABLA DE CUTTER SAMBORN. Recibe listado de libros trabajados, fichas de identidad de autor y/o ttulo, topogrfica, etiquetas de lomos, tarjeta de prstamo y sobres, firma copia de lista de recibido
Revisa en el Sistema Automatizado de Datos, Catlogo de Identidad de Autor, para determinar si ya existe en el fondo bibliogrfico
Ingresa descripcin fsica del libro, clasificacin mencin de responsabilidad y otros datos del material bibliogrfico que no han sido ingresados por la Seccin de Adquisiciones al sistema automatizado de datos.
Analiza contenido de material.
Asigna encabezamiento de materia, utiliza los lenguajes controlados que se utilizan en Biblioteca.
Anota en esquina superior izquierda de la hoja siguiente de la contraportada, el nmero de clasificacin asignada (signatura Interna), a cuantas copias existan. Traslada a Catalogador-Revisor
Recibe material. Efecta control de calidad e imprime ficha de identidad de autor y/o ttulo y ficha topogrfica, etiquetas de lomos, tarjeta de prstamo, sobre y listado de libros trabajados. Traslada a Auxiliar de Biblioteca con conocimiento
Anota en fincha topogrfica el nmero de inventario asignado
Pega el sobre en la pasta posterior del libro con su etiqueta adjuntndole tarjeta de prstamo.
Asigna el nmero que le corresponde del SISTEMA DE CLASIFICACIN DEWEY, segn el encabezamiento principal.
Coloca boleta de control de fechas de prstamo en la ltima hoja.
Revisa en base de datos y topogrfico el nmero de clasificacin
Pega etiquetas en los lomos, segn medida establecida; en folletos se coloca en la parte superior izquierda.
Si el nmero asignado coincide, asigna marca de trabajo, segn norma 34 del Normativo del Manual de Procedimientos de Biblioteca Central
Ordena topogrficamente el material bibliogrfico, traslada
60
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Procesos Tcnicos/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Catalogacin y Clasificacin de Material Bibliogrfico Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Jefe (a) (Depto. de Procesos Tcnicos) Coordinador (Depto. de Procesos Tcnicos)
Pag. 2/2 Auxiliar de Circulacin y Prstamo
Recibe material bibliogrfico catalogado.
Revisa que todo el material haya sido catalogado y clasificado.
Pone a disposicin el material bibliogrfico en la base de datos.
Traslada material bibliogrfico y listado para firma de recibido
Recibe listado de libros trabajados del material bibliogrfico en el que se firma de recibido
Traslada a Auxiliar de Circulacin y Prstamo
Recibe material bibliogrfico, coloca etiquetas de color de acuerdo a sumario.
Coloca material en anaquel
Fin
61
5.4 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESPECIALES
62
A. PROCEDIMIENTO CLASIFICACIN Y CATALOGACIN DE MATERIAL AUDIOVISUAL
63

Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Catalogacin y Clasificacin de Material Audiovisual Hoja No. 1 de 1 Inicia: Departamento de Servicios Especiales Unidad No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Servicios Especiales Paso No. 1 2 Jefe (a) Departamento de Servicios Especiales 3 4 5 6 7 8 Actividad Recibe material audiovisual de la Seccin de Adquicisiones Reproduce copia para circulacin Escanea informacin de la cartula del original y asigna No. Clasificacin. No. de Inventario Coloca etiqueta en CD o DVD, Imprime Traslada material a auxiliar de audiovisuales. Recibe material y coloca cdigo de barras Ingresa datos catalogrficos y clasificacin correspondiente al sistema automatizado de datos Analiza el material para determinar encabezamiento correspondiente. Asigna encabezamiento de materia segn contenido utilizando lenguajes controlados para biblioteca Imprime etiquetas, las coloca en los sobres, cajas, VHS y casetes. Coloca cinta protectora y magntica en material audiovisual Traslada original a Jefe (a) de Servicios Especiales para resguardo, archiva copias Recibe material y Archiva
Puesto Responsable
Auxiliar de Audiovisuales
10 11 12 Jefe (a) 13
64
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Proceso Tcnico de Material Audiovisual Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Jefe (a) Auxiliar de Audiovisuales
Pag. 1/1
Inicio
Recibe material audiovisual de la Seccin de Adquicisiones
Reproduce copia
Recibe material y coloca cdigo de barras
Escanea informacin de la cartula del original y asigna No. Clasificacin. No. de Inventario
Ingresa datos catalogrficos y clasificacin correspondiente al sistema automatizado de datos
Coloca etiqueta en CD o DVD, Imprime
Analiza el material para determinar encabezamiento correspondiente.
Traslada material a auxiliar
Asigna encabezamiento de materia segn contenido utilizando lenguajes controlados para biblioteca
Imprime etiquetas, las coloca en los sobres, cajas, VHS y casetes.
Coloca cinta protectora y magntica en material audiovisual
Recibe material y Archiva
Traslada original a Jefe (a) de Servicios Especiales, archiva copias
Fin
65

Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Proceso Tcnico de Recortes de Artculos de Peridicos al Formulario para el Archivo Vertical Hemeroteca Hoja No. 1 de 2 Inicia: Departamento de Servicios Especiales Puesto Unidad Responsable No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Servicios Especiales Paso No. 1 Actividad Recoge a diario, peridicos (2 copias de c/u) en el Buzn de Biblioteca, registra en Kardex Revisa y lee la informacin contenida en el diario cuidadosamente, selecciona los artculos para recortarlos, tomando en cuenta contenido Recorta artculos seleccionados verificando que la informacin este completa Pega recortes en formulario Llena informacin en formulario (ao, poca, fecha, No. pgina, seccin y volumen) Traslada a Auxiliar que har el anlisis de la informacin Recibe y lee el resumen o el artculo completo para asignar encabezamiento Consulta encabezamientos creados en Biblioteca Central de trminos especficos para artculos de peridicos Asigna encabezamiento de acuerdo al tema que trata el artculo, si no encuentra uno que se adecue al tema, consulta a la Jefatura para crear uno nuevo Recibe expediente lo analiza y consulta listados de encabezamientos de Materia para Biblioteca. Autoriza a auxiliar utilizar encabezamiento y se lo traslada. Agrega a lista de encabezamientos de trminos Especficos para Artculos de peridico Asigna encabezamiento al artculo analizado. Traslada a Jefatura del Departamento Revisa documentos analizados y traslada a Auxiliar de Hemeroteca Ordena documentos alfabticamente, asigna clasificacin correspondiente y archiva
3 4 5 Auxiliar de Hemeroteca Departamento de Servicios Especiales 6 7
Jefe (a)
10
11 Auxiliar Hemeroteca Departamento de Servicios Especiales 12 Jefe (a) Auxiliar de Hemeroteca Ver Instructivo 13 14
66
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Proceso Tcnico de Recortes de Artculos de Peridicos al Formulario para el Archivo Vertical Hemeroteca Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Auxiliar de Hemeroteca Jefe (a)
Pag. 1/1
Inicio
Asigna encabezamiento de acuerdo al tema que trata el artculo, si no encuentra uno que se adecue al tema, consulta a la Jefatura para crear uno nuevo Recibe expediente lo analiza y consulta listados de encabezamientos de Materia para biblioteca. Autoriza a auxiliar utilizar encabezamiento y lo traslada
Recoge a diario, peridicos (2 copias de c/u) en el Buzn de Biblioteca, registra en Kardex
Revisa y lee la informacin contenida en el diario cuidadosamente, selecciona los artculos tomando en cuenta contenido.
Agrega a lista de encabezamientos de trminos Especficos para Artculos de peridico
Recorta artculos seleccionados verificando que la informacin este completa
Asigna encabezamiento al artculo analizado. Traslada
Revisa documentos analizados y traslada a Auxiliar de Hemeroteca
Pega recortes en formulario,
Ordena documentos alfabticamente, asigna clasificacin correspondiente y archiva
Fin Llena informacin en formulario (ao, poca, fecha, No. pgina, seccin y volumen)
Traslada a Auxiliar que har el anlisis de la informacin
Recibe y analiza lee el resumen o el artculo completo para asignar encabezamiento
Consulta encabezamientos creados en Biblioteca Central de trminos especficos para artculos de peridicos
67
B. PROCEDIMIENTO PRSTAMO INTERNO MATERIAL AUDIOVISUAL
68

Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Prstamo Interno Material Audiovisual Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Servicios Especiales Paso No. 1 Usuario 2 3 4 Departamento de Servicios Especiales Auxiliar de Audiovisuales Actividad Consulta en catlogo automatizado la existencia de material que le interesa Llena papeleta anotando datos del material de su inters y personales Recibe papeleta busca material Solicita identificacin al usuario y lo registra en base de datos. Ingresa cdigo de barras y carga el material bibliogrfico al Sistema Archiva documento temporalmente, lleva al usuario a sala correspondiente Coloca material audiovisual en reproductor correspondiente Al finalizar de ver el material, da aviso al Auxiliar Revisa audiovisual que este en buen estado, descarga de la base de datos entrega identificacin En caso sea video lo rebobina y coloca en anaquel correspondiente
Inicia: Departamento de Servicios Especiales Unidad
Puesto Responsable
6 7 Usuario Departamento de Servicios Especiales 8 9 10
69
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Prstamo Interno Material Audiovisual Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Usuario Auxiliar de Audiovisuales
Pag. 1/1
Inicio
Consulta en catlogo automatizado la existencia de material que le interesa
Llena papeleta anotando datos del material de su inters y personales
Recibe papeleta busca material
Solicita identificacin al usuario y lo registra en base de datos.
Ingresa cdigo de barras y carga el material bibliogrfico al Sistema
Archiva documento temporalmente, lleva al usuario a sala correspondiente
Al finalizar de ver el material audiovisual, da aviso al Auxiliar
Coloca material audiovisual en reproductor correspondiente
Revisa audiovisual que este en buen estado, descarga de la base de datos, entrega identificacin
En caso sea video lo rebobina y coloca en anaquel correspondiente
Fin
70
C. PROCEDIMIENTO ALQUILER MATERIAL AUDIOVISUAL
71

Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Alquiler Material Audiovisual (VHS,CD, DVD) Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Servicios Especiales Paso No. 1 Usuario 2 3 Departamento de Servicios Especiales Auxiliar de Audiovisuales 4 5 6 Usuario Departamento de Circulacin y Prstamo 7 8 Auxiliar de Devolucin Externa 9 Actividad Consulta en Catlogo automatizado para identificar el material con tema que le interese Llena papeleta anotando datos del material de su inters y datos personales Recibe papeleta, informa condiciones y precio del alquiler del material Verifica si el material est fsicamente Llena papeleta, consignando precio y datos del video Entrega a usuario y lo remite a pagar en la Seccin de Devoluciones Recibe papeleta y se dirige a pagar Cobra monto en efectivo consignado en boleta Dependiendo del monto extiende recibo 101-C 104-C, indica a usuario que regrese a Seccin de Audiovisuales Recibe comprobante de pago y entrega a Auxiliar de Audiovisuales Recibe Form 101-C 104-C, revisa que el monto pagado sea el correcto Busca material, si es CD, se busca en Consola, si est se realiza el prstamo, si el material est prestado, verifica en el sistema si hay ms copias en archivo, solicita documento de identificacin. Registra en base de datos como si se tratara de un prstamo externo. Desensibiliza y entrega material y documento de identificacin Recibe material y su documento de identificacin.
Inicia: Departamento de Servicios Especiales Unidad
Puesto Responsable
Usuario
10 11
Departamento de Servicios Especiales
12
13 Usuario 14
72
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Alquiler Material Audiovisual
Usuario
Auxiliar de Devolucin Externa
Inicio
Consulta en Catlogo automatizado para identificar el material con tema que le interese
Llena papeleta anotando datos del material de su inters y Datos personales
Recibe papeleta, informa condiciones y precio del alquiler del material
Verifica si el material est fsicamente
Llena papeleta, consignando precio y datos del video
Recibe papeleta y se dirige a pagar
Entrega a usuario y lo remite a pagar en la Seccin de Devoluciones
Cobra monto en efectivo consignado en boleta
Recibe comprobante de pago y se dirige a Auxiliar de Audiovisuales
Dependiendo del monto extiende recibo 101-C 104-C, indica a usuario que regrese a Seccin de Audiovisuales Recibe Form 101-C 104-C, revisa que el monto pagado sea el correcto
Busca material, solicita documento de identificacin al usuario
Recibe material y su documento de identificacin.
Registra en base de datos como si se tratara de un prstamo externo. Desensibiliza y entrega material y documento de identificacin
Fin
73
D. PROCEDIMIENTO DEVOLUCIN DE MATERIAL AUDIOVISUAL
74

Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Devolucin de Material Audiovisual No. de Formas: 3 Hoja No. 1 de 2 Inicia: Departamento de Servicios Termina: Departamento de Servicios Especiales Especiales Unidad Puesto Responsable Usuario Paso No. 1 2 3 Departamento de Servicios Especiales Auxiliar de Audiovisuales Devuelve material Recibe material audiovisual Verifica que est en buen estado, de ser as, descarga del sistema Verifica que sea entregado en fecha establecida, rebobina si es videocasete y coloca material en anaquel correspondiente Si tiene mora o est daado, aplica sancin segn normativo interno, informa monto a pagar Llena papeleta con monto establecido, remite al usuario a la Seccin de Devoluciones Se dirige a la Seccin de Devoluciones a realizar el pago Recibe el monto por concepto de mora o deterioro, extiende Form. 101-C, descarga multa en base de datos Recibe Form. 101-C y se dirige con el Auxiliar de Audiovisuales para presentar el recibo de pago Descarga del sistema de Prstamo, traslada a jefatura Da de baja anulando el registro en base de Datos Automatizada, (cuando se trata de material deteriorado) Actividad
5 6 Usuario Departamento de Circulacin y Prstamo Auxiliar de Devolucin Externa 7
Usuario Auxiliar de Audiovisuales Jefe (a)
9 10
11
75
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Devolucin de Material Audiovisual
Usuario
Jefe (a)
Inicio
Devuelve material audiovisual
Recibe material audiovisual
Verifica que est en buen estado, de ser as, descarga del sistema
Verifica que sea entregado en fecha establecida, rebobina si es videocasete y coloca material en anaquel correspondiente
Si tiene mora o est daado, aplica sancin segn normativo interno, informa monto a pagar
Llena papeleta con monto establecido, remite al usuario a la Seccin de Devoluciones
Se dirige a la Seccin de Devoluciones a realizar el pago
Recibe el monto por concepto de mora o deterioro, extiende Form. 101-C, descarga multa en base de datos (si el pago es por deterioro de material, solo extiende recibo)
Recibe Form. 101-C y se dirige con el Auxiliar de Audiovisuales para presenta el recibo de pago
Descarga del sistema de Prstamo, traslada a jefatura
Da de baja anulando el registro en base de Datos Automatizada, (cuando se trata de material deteriorado) cuando se trate de material daado)
Fin
76
E. PROCEDIMIENTO PRESTAMO INTERNO MATERIAL AUDIOVISUAL (casette)
77

Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Prstamo Interno Material Audiovisual (casette) Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 0 Termina: Departamento de Servicios Especiales Paso No. 1 Usuario 2 3 Departamento de Servicios Especiales 4 Auxiliar de Audiovisuales 5 6 Usuario Departamento de Servicios Especiales 7 8 Actividad Consulta en catlogo automatizado para buscar informacin de su inters Llena papeleta anotando datos del audio casetes que le interesa y personales Recibe papeleta busca casetes Solicita identificacin al usuario y lo registra en base de datos. Archiva documento temporalmente, lleva al usuario a sala correspondiente Coloca casetes en grabadora Finaliza de escuchar el casetes, da aviso al Auxiliar Revisa audio casetes que este en buen estado, descarga de la base de datos entrega documento de identificacin Regresa casete y coloca en archivo correspondiente
Inicia: Departamento de Servicios Especiales Unidad Puesto Responsable
78
79
F. PROCEDIMIENTO PRESTAMO DE PUBLICACIONES PERIDICAS
80

Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Prstamo de Publicaciones Peridicas Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3 Inicia: Departamento de Servicios Termina: Departamento de Servicios Especiales Especiales Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Usuario Departamento de Servicios Especiales Usuario Departamento de Servicios Especiales Usuario Auxiliar de Hemeroteca Auxiliar de Hemeroteca 1 2 3 4 Solicita material hemerogrfico Orienta al usuario o busca informacin en anaqueles, o le indica ubicacin Localiza o recibe material Indica que llene boleta con ttulo del material y datos personales, solicita carn vigente o Cdula de Vecindad Llena boleta la entrega a Auxiliar juntamente con su documento de identificacin. Recibe boleta y documento de identificacin Informa que el material solo lo puede consultar en sala o fotocopiar dentro de Biblioteca Indica que el Diario de Centro Amrica, encuadernado, no se puede fotocopiar, cuando se trate de este diario Recibe, consulta material y lo devuelve Recibe y verifica que est en buen estado, entrega documento de identificacin Al terminar su jornada elabora estadstica y coloca en anaquel correspondiente
5 6
Auxiliar de Hemeroteca
8 Usuario 9 10 Auxiliar de Hemeroteca 11
81
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Prstamo de Publicaciones Peridicas
Usuario
Auxiliar de Hemeroteca
Inicio
Solicita material hemerogrfico
Orienta al usuario o busca informacin en anaqueles, o le indica ubicacin
Localiza o recibe material
Indica que llene boleta con ttulo del material y datos personales, solicita carn vigente o Cdula de Vecindad
Llena boleta la entrega a Auxiliar juntamente con su documento de identificacin. Recibe boleta y documento de identificacin
Informa que el material solo lo puede consultar en sala o fotocopiar dentro de Biblioteca
Recibe, consulta material y lo devuelve
Indica que el Diario de Centro Amrica, no se puede fotocopiar, cuando se trate de este diario
Recibe y verifica que est en buen estado, entrega documento de identificacin
Al terminar su jornada elabora estadstica y coloca en anaquel correspondiente
Fin
82
G. PROCEDIMIENTO RESERVACIN SALAS AUDIOVISUALES
83

Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Reservacin Salas Audiovisuales Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 1 Inicia: Departamento de Servicios Termina: Departamento de Servicios Especiales Especiales Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Usuario Departamento de Servicios Especiales Auxiliar de Audiovisuales o Jefe (a) 1 2 Reserva sala va telefnica o personalmente Verifica en controles disponibilidad, si hay espacio reserva e informa que debe hacer la solicitud por escrito Solicita por escrito autorizacin de uso de saln audiovisual Recibe y traslada a Jefe (a) de Biblioteca Recibe solicitud Verifica reserva o disponibilidad con el Jefe (a) del Departamento de Servicios Especiales Autoriza, traslada nota a secretaria, para elaboracin de la respuesta Elabora nota para dar respuesta a la solicitud (original y 2 copias) y traslada a Jefe(a) para firma Firma y entrega al mensajero para que traslade original a la unidad o docente solicitante, una copia a Jefe (a) Servicios Especiales, y otra copia firmada de recibido para Archivo Lleva original y una copia a la Unidad o Docente que solicit, entrega original, la copia es para firma de recibido, como constancia de que fue entregada Recibe original, firma copia Entrega una copia a Jefatura de Servicios Especiales Recibe copia, firma de recibido y archiva En da y hora estipulada, se presenta Entrega sala y equipo audiovisual en condiciones adecuadas para su uso y firma Hoja de Responsabilidad Recibe salas y equipo, al terminar la actividad, avisa al Auxiliar. Verifica que est todo el equipo y en orden, cierra con llave
Usuario Secretaria
3 4 5 6 Jefe (a) 7
Biblioteca Central
Secretaria
Jefe (a)
Mensajero Usuario Biblioteca Central Departamento de Servicios Especiales Usuario Departamento de Servicios Especiales Usuario Departamento de Servicios Especiales Auxiliar de Audiovisuales Auxiliar de Audiovisuales Mensajero Jefe (a)
10 11 12 13 14
15
16 17
84
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Reservacin Salas Audiovisuales
Usuario
Auxiliar de Secretaria Audiovisuales o Jefe Biblioteca Central (a)
Jefe (a) Biblioteca Central
Mensajero Biblioteca Central
Inicio
Reserva sala va telefnica o personalmente
verifica en controles disponibilidad, si hay reserva e informa que debe hacer la solicitud por escrito
Solicita por escrito autorizacin de uso de saln audiovisual
Recibe solicitud por escrito y traslada a Jefe (a) de Biblioteca
Recibe solicitud, verifica reservacin o disponibilidad con el Jefe (a) del Departamento de Servicios Especiales
Elabora nota para dar respuesta a la solicitud (original y 2 copias) y traslada a Jefe(a) para firma
Autoriza, traslada nota a secretaria, para elaboracin de la respuesta
Firma y entrega al mensajero para que traslade original a la unidad o docente Solicitante, 1 copia a Jefe (a) Servicios Especiales, y copia firmada de recibido para Archivo
Lleva original y una copia a la Unidad o Docente que solicit, entrega original, la copia es para firma de recibido, como constancia de que fue entregada
Recibe original, firma copia
Recibe copia, firma de recibido y archiva
Entrega copia a Jefatura de Servicios Especiales
En da y hora estipulada se presenta
Entrega sala y equipo audiovisual en condiciones adecuadas para su uso y firma Hoja de Responsabilidad
Recibe salas y equipo, al terminar la actividad, avisa al Auxiliar.
Verifica que est todo el equipo y en orden, cierra con llave
Fin
85
H. PROCEDIMIENTO RESERVACIN EQUIPO DE CMPUTO
86
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Reservacin Equipo de Cmputo Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 3
Inicia: Departamento de Servicios Termina: Departamento de Servicios Especiales Especiales Puesto Paso Actividad Unidad Responsable No. Usuario Departamento de Servicios Especiales Usuario Departamento de Servicios Especiales Usuario Secretaria Biblioteca Central Departamento de Servicios Especiales Jefe (a) Jefe (a) Jefe (a) Secretaria Biblioteca Central Jefe (a) Mensajero Usuario Departamento de Servicios Especiales Biblioteca Central Usuario Departamento de Servicios Especiales Departamento de Servicios Especiales Operador de Sistemas Operador de Sistemas Jefe (a) Secretaria Jefe (a) 1 Reserva equipo de cmputo va telefnica personalmente Verifica disponibilidad e informa valor alquiler Confirma reservacin Reserva e indica que hay que formalizar la solicitud por escrito Elabora solicitud, segn requerimiento Jefatura Recibe solicitud por escrito, traslada a Jefe (a) Verifica con Jefatura de Servicios Especiales disponibilidad en horario y fecha solicitada Confirma reservacin y condiciones para utilizarla Traslada solicitud a la secretaria para elaboracin respuesta Elabora nota y traslada a Jefe (a) para firma Recibe notificacin, firma y la traslada al mensajero para que la entregue Lleva original y una copia, a la Unidad o Docente que solicit, entrega original. Recibe, firma copia Recibe copia y firma la misma copia que firm el usuario Archiva copia En da y hora estipulada, se presenta Llena boleta consignando monto del arrendamiento Entrega boleta a usuario para que efecte el pago en la Seccin de Devoluciones
Jefe (a)
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
18
87
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Reservacin Equipo de cmputo Hoja No. 2 de 2 No. de Formas: 3 Inicia: Departamento de Servicios Termina: Departamento de Servicios Especiales Especiales Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Usuario Auxiliar de Devolucin Externa Usuario Departamento de Servicios Especiales Usuario Departamento de Servicios Especiales Operador de Sistemas Operador de Sistemas 19 Recibe boleta y efecta el pago Recibe monto en efectivo consignado en papeleta, extiende recibo 101-C e indica a usuario que se dirija a Laboratorio de Computacin Se presenta a laboratorio y entrega recibo de pago Recibe boleta verifica e indica que puede ser uso del equipo Hace uso del equipo al terminar le Informa a Instructor Recibe y verifica condiciones de entrega del equipo, toma nota para elaborar estadstica
Departamento de Circulacin y Prstamo
20
21 22 23 24
88
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Reservacin Equipo de Cmputo
Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Secretaria Biblioteca Central Jefe (a) Biblioteca Central Pag. 1/2 Mensajero Biblioteca Central
Usuario
Jefe (a)
Inicio
Reserva equipo de cmputo va telefnica personalmente
Verifica disponibilidad e informa valor alquiler
Confirma reservacin
Reserva e indica que hay que formalizar la Solicitud por escrito
Elabora solicitud, segn requerimiento Jefatura
Recibe solicitud por escrito, traslada a Jefe (a)
Verifica con Jefatura de Servicios Especiales disponibilidad en horario y fecha solicitada
Confirma reservacin y condiciones para utilizarla
Traslada solicitud a la secretaria para elaboracin respuesta
Elabora nota y traslada a Jefe (a) para firma
Recibe notificacin, firma y la traslada al mensajero para que la entregue
Entrega original y una copia a la unidad o docente solicitante, firmando de recibido en copia como constancia de que fue entregada
Recibe, firma copia
Recibe copia y firma la misma copia que firm el usuario
Entrega copia a Jefatura de Servicios Especiales y copia a Secretara de Biblioteca Central
Archiva copia
En da y hora estipulada, se presenta
89
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Reservacin Equipo de Cmputo
Operador de Sistemas
Usuario
Llena boleta consignando monto del arrendamiento
Entrega boleta a usuario para que efecte el pago en la Seccin de Devoluciones
Recibe boleta y efecta el pago
Recibe monto en efectivo consignado en papeleta, extiende recibo 101-C e indica a usuario que se dirija a Laboratorio de Computacin
Recibe boleta verifica e indica que puede ser uso del equipo
Se presenta a laboratorio y entrega recibo de pago
Hace uso del equipo al terminar le Informa a Instructor
Recibe y verifica condiciones de entrega del equipo, toma nota para elaborar estadstica
Fin
90
I. PROCEDIMIENTO ARRENDAMIENTO DE CAONERA
91
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Arrendamiento de Caonera Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3
Inicia: Departamento de Servicios Termina: Departamento de Servicios Especiales Especiales Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Solicita informacin para el arrendamiento de Usuario 1 caonera Departamento de Informa el PROCEDIMIENTO y el valor del Operador de Servicios 2 Sistemas mismo Especiales Usuario Departamento de Servicios Especiales Usuario 3 4 Operador de Sistemas 5 6 7 Auxiliar de Devolucin Externa Confirma la reserva de la caonera Llena papeleta consignando valor total, segn el tiempo solicitado Entrega papeleta a usuario para que efecte el pago en la Seccin de Devoluciones Recibe papeleta para efectuar el pago Recibe monto en efectivo consignado en papeleta, extiende recibo 101-C indica a usuario que se dirija a Laboratorio de computacin Recibe recibo 101C, Se presenta a laboratorio y entrega recibo de pago a instructor Revisa recibo de pago y solicita documento de identificacin Archiva y entrega caonera Recibe caonera y al terminar de usarla devuelve Recibe y verifica que la caonera este en buen estado, de no estarlo, aplica sancin
8 9
Usuario 10 Departamento de Servicios Especiales Usuario Departamento de Servicios Especiales Operador de Sistemas Operador de Sistemas 11 12 13 14
92
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Arrendamiento de Caonera
Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Usuario Operador de Sistemas Pag. 1/1 Auxiliar de Devolucin Externa
Inicio
Solicita informacin para el arrendamiento de caonera
Informa el procedimiento y el valor del mismo
Confirma la reserva de la caonera
Llena papeleta consignando valor total, segn el tiempo solicitado
Entrega papeleta a usuario para que efecte el pago en la Seccin de Devoluciones
Recibe papeleta para efectuar el pago
Recibe monto en efectivo consignado en papeleta, extiende recibo 101-C
Recibe recibo 101C, Se presenta a laboratorio y entrega recibo de pago a instructor
indica a usuario que se dirija a Laboratorio de computacin
Revisa recibo de pago y solicita documento de identificacin
Recibe caonera y al terminar de usarla devuelve
Archiva y entrega caonera
Recibe y verifica que la caonera este en buen estado, de no estarlo, aplica sancin
Fin
93
J. PROCEDIMIENTO DE CURSO DE COMPUTACIN
94
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Cursos de Computacin Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3 Inicia: Departamento de Servicios Termina: Departamento de Servicios Especiales Especiales Puesto Paso Actividad Unidad Responsable No. Solicita informacin sobre cursos de Usuario 1 computacin va telefnica o personalmente Da informacin y el valor del mismo 2 Departamento de Operador de Servicios Llena boleta, enva al interesado a la Seccin de Sistemas Especiales 3 Devolucin Externa efectuar el pago Recibe papeleta y se dirige a la Seccin de Usuario 4 Devolucin Externa Recibe monto en efectivo consignado en Departamento de papeleta, extiende Form. 101-C, e indica a Auxiliar de 5 Circulacin y Devolucin Externa usuario que regrese al Laboratorio de Prstamo Computacin Usuario Departamento de Servicios Especiales Usuario Operador de Sistemas Departamento de Servicios Especiales Jefe (a) Operador de Sistemas Operador de Sistemas 6 7 Recibe recibo 101-C y se dirige al Laboratorio Verifica fechas de inicio e informa En fecha y hora indicada se presenta a laboratorio para recibir el curso de computacin requerido Al finalizar curso (s), elabora diploma de participacin y traslada a Jefatura de Servicios Especiales para firma. Firma, sella y traslada a Operador de Sistemas Recibe y firma diploma, coloca sellos y entrega a interesado
9 10 11
95
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Cursos de Computacin
Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Auxiliar de Devolucin Externa Pag. 1/1
Usuario
Operador de Sistemas
Jefe
Inicio
Solicita informacin sobre cursos de computacin va telefnica o personalmente
Da informacin y el valor del mismo
Llena boleta, enva al interesado a la Seccin de Devolucin Externa efectuar el pago Recibe monto en efectivo consignado en papeleta, extiende Form. 101-C, e indica a usuario que regrese al Laboratorio de Computacin
Recibe papeleta y se dirige a la Seccin de Devolucin Externa
Recibe recibo 101-C y se dirige al Laboratorio
Verifica fechas de inicio e informa
En fecha y hora indicada se presenta a laboratorio para recibir el curso de computacin requerido
Al finalizar curso (s), elabora diploma de participacin y traslada a Jefatura de Servicios Especiales para firma.
Firma, sella y traslada a Operador de Sistemas
Recibe y firma diploma, coloca sellos y entrega a interesado
Fin
96
K. PROCEDIMIENTO RECEPCIN DE TESIS
97
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Recepcin de Tesis Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3
Inicia: Departamento de Servicios Termina: Departamento de Servicios Especiales Especiales Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Entrega tesis y CD Usuario 1 2 3 Recibe tesis y CD Revisa que el CD este identificado con el nombre del autor y ttulo de la tesis Verifica que el CD est en formato PDF y en un solo archivo Revisa que el contenido sea igual a la tesis que est en formato de papel Llena boletas de constancia de recepcin de tesis (original y copia), original para el estudiante, copia para la Biblioteca, con datos correspondientes, sellada y firmada Entrega original y solicita al estudiante su firma, donde autoriza que su tesis sea visualizada a texto completo en Internet. Antes de terminar la jornada elabora lista de tesis recibidas Entrega a catalogador de Procesos Tcnicos listado con copia Recibe, sella y firma constancia y la entrega a Auxiliar Recibe copia sellada y firmada y archiva 11
5 Departamento de Servicios Especiales Auxiliar de Audiovisuales
8 9 Departamento de Procesos Tcnicos Departamento de Servicios Especiales Bibliotecario Catalogador Auxiliar de Audiovisuales 10
98
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Servicios Especiales Ttulo del Procedimiento: Recepcin de Tesis
Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Usuario Pag. 1/1
Bibliotecario Catalogador
Inicio
Recibe tesis y CD
Entrega tesis y CD Revisa que el CD este identificado con el nombre del autor y ttulo de la tesis
Verifica que el CD est en formato PDF y en un solo archivo
Revisa que el contenido sea igual a la tesis que est en formato de papel
Llena boletas de constancia de recepcin de tesis (original y copia), original para el estudiante, copia para la Biblioteca, con datos correspondientes, sellada y firmada
Entrega original y solicita al estudiante su firma, donde autoriza que su tesis sea visualizada a texto completo en Internet.
Antes de terminar la jornada elabora lista de tesis recibidas
Entrega a catalogador de Procesos Tcnicos listado con copia
Recibe, sella y firma constancia y entrega a Auxiliar
Recibe copia sellada y firmada y archiva
Fin
99
5.5 DEPARTAMENTO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO
100
A. PROCEDIMIENTO PRSTAMO INTERNO MATERIAL BIBLIOGRRFICO
101

Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo Ttulo del Procedimiento: Prstamo Interno Material Bibliogrfico Hoja No. 1 de 1 Inicia: : Departamento de Circulacin y Prstamo Unidad Puesto Responsable No. de Formas: 3 Termina: : Departamento de Circulacin y Prstamo Paso No. Actividad Informa al usuario que debe dejar sus pertenencias antes de su ingreso a los depsitos de las distintas secciones de este departamento, recibe, entrega ficha, e indica que de perderla debe cancelar el valor de Q.10.00. Entrega pertenencias y recibe ficha de control Si es necesario, realiza sus bsquedas en el catlogo electrnico, llena papeleta donde debe anotar titulo, autor y clasificacin, e ingresa a la coleccin. Recibe papeleta, conduce al usuario al anaquel y lo orienta en la bsqueda del material bibliogrfico. Toma en anaquel, material que le interesa, despus de haberlo consultado, lo deja en carretilla para que sea colocado en anaquel correspondiente Elabora estadstica, del material consultado registrndolo en Base de Datos automatizado y coloca
Departamento de Circulacin y Prstamo.
Auxiliar de Servicios II
2 Usuario 3
Usuario
102
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Prstamo Interno Material Bibliogrfico Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Auxiliar de Servicios Usuario
Pag. 1/1 Auxiliar de Circulacin y Prstamo
Inicio
Informa al usuario que debe dejar sus pertenencias antes de su ingreso a los depsitos de las distintas secciones de este departamento, recibe, entrega ficha, e indica que de perderla debe cancelar el valor de Q.10.00.
Entrega pertenencias y recibe ficha de control
Si es necesario, realiza sus bsquedas en el catlogo electrnico, llena papeleta donde debe anotar titulo, autor y clasificacin, e ingresa a la coleccin.
Rrecibe papeleta, y conduce al usuario anaquel y lo orienta en la bsqueda del material bibliogrfico.
Toma en anaquel, material que le interesa, despus de haberlo consultado, lo deja en carretilla para que sea colocado en anaquel correspondiente
Elabora estadstica, del material consultado registrndolo en Base de Datos automatizado y coloca
Fin
103
B. PROCEDIMIENTO PRESTAMO INTERNO PARA FOTOCOPIADO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
104

Nombre de la Unidad: : Departamento de Circulacin y Prstamo Ttulo del Procedimiento: Prstamo Interno para Fotocopiado de Material Bibliogrfico Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3
Inicia: : Departamento de Circulacin y Termina: : Departamento de Circulacin y Prstamo Prstamo Unidad Puesto Paso Actividad Responsable No. Usuario 1 Solicita permiso para fotocopiar material Extrae tarjeta " Prstamo de Material Bibliogrfico", la adjunta al documento de identificacin, si es necesario adjunta tarjeta de cdigo de barras numeradas del uno al infinito (para visitantes), Registra el Prstamo e indiza documentos por orden alfabtico: autor o ttulo del libro en archivador correspondiente, desactiva el material y lo entrega al usuario. Prstamo usuario externo USAC, consulte instructivo Fotocopia el material y lo entrega. Auxiliar descarga el prstamo, sensibiliza el material y lo coloca en anaquel respectivo.
Auxiliar de Circulacin
Usuario Departamento de Circulacin y Prstamo Auxiliar de Circulacin
3 4
105
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Prstamo Interno para Fotocopiado de Material Bibliogrfico Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Usuario Auxiliar de Circulacin
Pag. 1/1
Inicio
Solicita permiso para fotocopiar material, entrega documento de identificacin
Extrae tarjeta de Prstamo de Material Bibliogrfico, la adjunta al documento de identificacin, si es necesario adjunta tarjeta de Cdigo de Barras numeradas del uno al infinito (para visitantes), Registra el prstamo e indiza documentos por orden alfabtico: autor o ttulo del libro en archivador correspondiente, desactiva el material y lo entrega al usuario. Prstamo usuario externo USAC, consulte instructivo
Recibe material bIbliogrfico, fotocopia Y devuelve.
Descarga el prstamo, sensibiliza el material y coloca en carretilla, entrega documento de identificacin a usuario.
Recibe documento de identificacin
Coloca Material bibliogrfico en anaquel respectivo.
Fin
106
C. PROCEDIMIENTO PRESTAMO EXTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
107

Nombre de la Unidad: : Departamento de Circulacin y Prstamo Ttulo del Procedimiento: Prstamo Externo de Material Bibliogrfico Hoja No. 1 de 1 Inicia: : Departamento de Circulacin y Prstamo Puesto Responsable Unidad Usuario No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Circulacin y Prstamo Paso No. 1 Actividad Indica al Auxiliar de Circulacin que necesita material para consulta externa, entrega identificacin personal. Informa cantidad de material bibliogrfico que puede prestar (6, 3 libros y 3 tesis). Ingresa el cdigo de barras, carga el material bibliogrfico al Sistema, anota fecha de devolucin en la boleta correspondiente, desensibiliza el libro. Entrega libro y la identificacin personal al usuario Recibe material bibliogrfico y documento de identificacin personal devuelve o solicita la renovacin del material bibliogrfico en fecha establecida Si es para renovacin y el material bibliogrfico no se encuentra reservado, la entrega es en fecha establecida, se cambia el status en el Sistema a Renovar, anota fecha de devolucin en boleta adherida en la parte posterior del material bibliogrfico y firma en dicho formulario Si es devolucin en forma definitiva, recibe material bibliogrfico y revisa si es entregado en buen estado, procede a descargar en el Sistema. Coloca material bibliogrfico en carretilla para luego ser sensibilizado y colocado en anaqueles respectivos. Recoge carretilla con libros que han sido devueltos en la Seccin de Devolucin Externa. Auxiliares de Prstamo asignados, revisan el material para verificar si est sensibilizado, en buen estado y si la tarjeta corresponde al libro Sensibilizan el material antes de su colocacin, lo ordenan y proceden a su colocacin en los anaqueles correspondientes, colocndolos ordenadamente segn su clasificacin
Departamento de Circulacin u Prstamo
3 Usuario 4 5
Departamento de Circulacin u Prstamo
8 Auxiliar de Circulacin y Prstamo 9
108
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Prstamo Externo de Material Bibliogrfico Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Usuario Auxiliar de Circulacin y Prestamo
Pag. 1/1 Auxiliar de Devolucin Externa
Inicio
Indica al Auxiliar de Circulacin que necesita material para consulta externa, entrega identificacin personal
Informa cantidad de material bibliogrfico que puede prestar (6, 3 libros y 3 tesis). Ingresa el cdigo de barras, carga el material bibliogrfico al Sistema, anota fecha de devolucin en la boleta correspondiente, desensibiliza el libro
Recibe material bibliogrfico y documento de identificacin personal
Entrega material bibliogrfico y documento de identificacin personal Si es renovacin y el material bibliogrfico no se encuentra reservado, la entrega es en fecha establecida, se cambia el status en el Sistema a Renovar, anota fecha de devolucin en boleta adherida en la parte posterior del material bibliogrfico y firma en dicho formulario
devuelve o solicita la renovacin del material bibliogrfico en fecha establecida
Recoge carretilla con libros que han sido devueltos en la Seccin de Devolucin Externa. Auxiliares de Prstamo asignados, revisan el material para verificar si est sensibilizado, en buen estado y si la tarjeta corresponde al libro
Si es devolucin en forma definitiva, recibe material bibliogrfico y revisa si es entregado en buen estado, procede a descargar en el Sistema. Coloca material bibliogrfico en carretilla para luego ser sensibilizado y colocado en anaqueles respectivos.
Sensibilizan el material antes de su colocacin, lo ordenan y proceden a su colocacin en los anaqueles correspondientes, colocndolos ordenadamente segn su clasificacin
Fin
109
D. PROCEDIMIENTO EXTENSIN DE SOLVENCIA
110

Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamos Ttulo del Procedimiento: Extensin de Solvencias estudiantiles Hoja No. 1 de 1
No. de Formas: 2
Termina: Jefatura de Biblioteca
Inicia: Departamento de Circulacin

y Prstamo
Unidad
Puesto Responsable
Usuario Departamento de Auxiliar de Devolucin y Devolucin Externa Prstamo Usuario Departamento de Auxiliar de Devolucin y Devolucin Externa Prstamo
Paso No. 1 2
Actividad Solicita solvencia Informa el valor de la solvencia
3 4
Paga valor Recibe monto y extiende recibo 104 C, entrega solvencia firmados y sellados.
111
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Extensin de Solvencia Estudiantil Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional
Pag.1/1
Usuario
Auxiliar de Devoluciones
Inicio
Usuario solicita solvencia
Informa valor solvencia
Paga el valor
Recibe monto y extiende recibo 104 C, entrega solvencia firmados y sellados.
Recibe comprobante de pago y solvencia
Fin
112
E. PROCEDIMIENTO EXTENSIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS
113

Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamos Ttulo del Procedimiento: Extensin de Solvencias Administrativas Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 2
Termina: Jefatura de Biblioteca
Inicia: Departamento de Circulacin

y Prstamo
Unidad
Puesto Responsable
Usuario Departamento de Auxiliar de Devolucin y Devolucin Externa Prstamo 3 Usuario 4 Departamento de Auxiliar de Devolucin y Devolucin Externa Prstamo 5 Usuario 6 Secretaria Jefatura Biblioteca Jefe 7 Secretaria 8
Paso No. 1 2
Actividad Solicita solvencia Informa el valor de la solvencia Paga valor Extiende recibo 104 C, cobra y remite al Usuario con la secretaria Llena boleta con datos personales y nmero de Registro de personal y traslada para firma de la Jefatura Revisa, firma, sella y traslada a Secretaria Recibe y entrega al usuario
114
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Extensin de Solvencias Administrativa Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Usuario Auxiliar de Devoluciones Secretaria
Pag.1/1 Jefe(a)
Inicio
Usuario soliicita solvencia
informa valor solvencia
Paga valor
Recibe monto y Extiende recibo 104 C, y remite con Secretaria
Recibe solvencia y se dirige con la secretaria
Recibe solvencia de Devolucines, llena boleta con datos personales y nmero de Registro de personal. traslada para firma de la Jefatura
Revisa y firma, traslada a Secretaria
Recibe y entrega al usuario
Usuario Recibe solvencia administrativa
Fin
115
F. PROCEDIMIENTO ORIENTACION AL USUARIO
116

Nombre de la Unidad: : Departamento de Circulacin y Prstamo Ttulo del Procedimiento: Orientacin al Usuario Hoja No. 1 de 1 Inicia: : Circulacin y Prstamo Unidad No. de Formas: 3 Termina: Seccin de Referencia Paso No. 1 Actividad Solicita Informacin sobre ubicacin del material de esa seccin, o cualquier informacin contenida en los materiales de Referencia Indica ubicacin en anaqueles correspondientes, lo orienta en la bsqueda de la informacin, si es necesario, consulta Bases de Datos Referenciales Glifos, del material ubicado en esta seccin y Base de Datos a Texto Completo en lnea Encuentra informacin y solicita permiso para fotocopiar (Cuando la informacin se busc en el material de la Seccin de Referencia) Informa que el material de esta seccin no se presta para fotocopiar, que nicamente se reproduce el material que est, microfilmado, le indica valor por hoja Acepta condiciones para reproduccin material Si el material est microfilmado, llena boleta con cantidad de impresiones y el valor de las mismas y lo remite a Devolucin Externa. Recibe monto en efectivo consignado en boleta, extiende recibo 101-C o 104-C, dependiendo cantidad a cobrar, integra al informe diario de ingresos, remite nuevamente al usuario a la Seccin de Referencia. Recibe comprobante de pago y se dirige con el Referencista Revisa monto pagado, Fotocopia el material, anota en sus controles diarios cantidad de fotocopias, para elaborar estadstica mensual
Puesto Responsable
Usuario
Circulacin y Prstamo
Bibliotecario Referencista
Usuario
Circulacin y Prstamo
Usuario Bibliotecario Referencista Circulacin y Prstamo Auxiliar de Devolucin Externa
Usuario Bibliotecario (a) De Referencia
117
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Orientacin al Usuario Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Usuario Bibliotecario Referencista
Inicio
Solicita Informacin sobre ubicacin del material de esa seccin, o cualquier informacin contenida en los materiales de Referencia
Indica ubicacin anaqueles correspondientes, lo orienta en la bsqueda de la informacin, si es necesario, consulta Bases de Datos Referenciales Glifos, del material ubicado en esta seccin y Base de Datos a Texto Completo en lnea
Encuentra informacin y solicita permiso para fotocopiar (Cuando la informacin se busc en el material de la Seccin de Referencia) Informa que el material de esta seccin no se presta para fotocopiar, que nicamente se reproduce el material que est, microfilmado, le indica valor por hoja
Acepta condiciones para reproduccin material
Si el material est microfilmado, llena boleta con cantidad de impresiones y el valor de las mismas y lo remite a Devolucin Externa
Recibe monto en efectivo consignado en boleta, extiende recibo 101-C o 104-C, dependiendo cantidad a cobrar, integra al informe diario de ingresos, remite nuevamente al usuario a la Seccin de Referencia
Recibe comprobante de pago y se dirige con el Referencista
Revisa monto pagado, Fotocopia el material, anota en sus controles diarios cantidad de fotocopias, para elaborar estadstica mensual
Fin
118
G. PROCEDIMIENTO PARA USO INTERNET
119

Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo Ttulo del Procedimiento: Uso de Internet Hoja No. 1 de 1 Inicia Departamento de Circulacin y Prstamo Unidad No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Circulacin y Prstamo Paso No. 1
Puesto Responsable
Actividad Notifica a Referencista que utilizar el servicio de Internet, entrega documento de identificacin. Informa costo por uso, si est de acuerdo, llena boleta con nombre, nmero de carn, fecha, tiempo de inicio. Notifica a Referencista al finalizar el uso de Internet. Termina de llenar boleta indicando el tiempo que el usuario utiliz el servicio, lo multiplica por el monto a cobrar por minuto, firma y sella boleta. Enva al usuario con el Encargado de Devolucin Externa para el pago respectivo. Recibe monto en efectivo consignado en boleta, extiende recibo 101-C o 104-C, dependiendo cantidad a cobrar, integra al informe diario de ingresos, Regresa con Referencista. Revisa recibo, anota tiempo de uso y monto pagado en sus controles diarios, para elaborar estadstica mensual de uso del servicio de Internet a Jefatura y devuelve documento de identificacin
Usuario Departamento de Circulacin y Prstamo
Bibliotecario Referencista Usuario
Bibliotecario Referencista Departamento de Circulacin y Prstamo Auxiliar de Devolucin Externa
Usuario
120
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Uso de Internet Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Usuario Bibliotecario Referencista
Inicio
Notifica a Referencista que utilizar el servicio de Internet, entrega documento de identificacin
Informa costo por uso, si est de acuerdo, llena boleta con nombre, nmero de carn, fecha, tiempo de inicio.
Notifica a Referencista al finalizar el uso de Internet.
Termina de llenar boleta indicando el tiempo que el usuario utiliz el servicio, lo multiplica por el monto a cobrar por minuto, firma y sella boleta. Enva al usuario con el Encargado de Devolucin Externa para el pago respectivo.
Recibe monto en efectivo consignado en boleta, extiende recibo 101-C o 104-C, dependiendo cantidad a cobrar, integra al informe diario de ingresos,
Recibe comprobante de pago y regresa con Referencista.
Revisa recibo, anota tiempo de uso y monto pagado en sus controles diarios, para elaborar estadstica mensual de uso del servicio de Internet a Jefatura y devuelve documento de identificacin
Fin
121
H. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA DE BASES DE DATOS A TEXTO COMPLETO EN LNEA
122

Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo Ttulo del Procedimiento: Consulta de Bases de Datos a Texto Completo en Lnea Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 3 Termina: Circulacin y Prstamo Paso No. 1 2 3 4 Actividad Solicita autorizacin para consultar las Bases de Datos Ingresa a Base de Datos escribiendo: direccin electrnica, password y contrasea Orienta al usuario sobre el uso y manejo para recuperar la informacin Usuario encuentra la informacin y solicita impresin Verifica cantidad de pginas a imprimir, llena papeleta con el monto a cobrar por la impresin, lo enva con el Auxiliar de Devolucin Externa para el pago respectivo. Recibe monto en efectivo consignado en boleta, extiende recibo 101-C o 104-C, integra al informe diario de ingresos. Enva al usuario con Referencista Recibe recibo 101-C o 104-C, y lo entrega a Referencista Revisa recibo, imprime y entrega impresiones al usuario, anota en sus registros cantidad de hojas impresas y monto pagado, Revisa que el usuario haya salido del sitio accesado. Registra en control diario, para elaborar estadstica mensual y entregarlas a Jefatura al finalizar el mes
Inicia: Departamento de Circulacin y Prstamo Unidad
Puesto Responsable Usuario
Usuario
Bibliotecario Referencista Departamento de Circulacin y Prstamo Auxiliar de Devolucin Externa
6 7
Usuario
123
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo/ Biblioteca Central Ttulo del Procedimiento: Consulta de Bases de Datos a Texto Completo en Lnea Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Usuario Bibliotecario Referencista
Inicio
Solicita autorizacin para consultar las Bases de Datos
Ingresa a Base de Datos escribiendo: direccin electrnica, password y contrasea.
Orienta al usuario sobre el uso y manejo para recuperar la informacin.
Localiza la informacin y solicita impresin
Verifica cantidad de pginas a imprimir, llena papeleta con el monto a cobrar por la impresin, lo enva con el Auxiliar de Devolucin Externa para el pago respectivo.
Recibe monto en efectivo consignado en boleta, extiende recibo 101-C o 104-C, integra al informe diario de ingresos. Enva al usuario con Referencista
Recibe recibo 101-C o 104-C, y lo entrega a Referencista
Revisa recibo, imprime y entrega impresiones al usuario, anota en sus registros cantidad de hojas impresas y monto pagado, Revisa que el usuario haya salido del sitio accesado. Registra en control diario, para elaborar estadstica mensual y entregarlas a Jefatura al finalizar el mes
Inicio
124
I. PROCEDIMIENTO PARA DESCARTE DE MATERIAL BIBLIOGRFICO
125
Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Departamento de Circulacin y Prstamo Ttulo del Procedimiento: Descarte de Material Bibliogrfico Hoja No. 1 de 1 Inicia: Departamento de Circulacin y Prstamo Unidad No. de Formas: 3 Termina: Departamento de Servicios Especiales Paso No. 1 Actividad Selecciona al personal que efectuar el descarte Evalan y retiran de la coleccin el material tomando en cuenta lo normado agrupando los libros, objeto de descarte, as: Libros que no van a ser reemplazados Libros que deben reemplazarse por la misma o una nueva edicin Libros que no tienen No. de Inventario para canje o donacin Traslada el material a Jefes y Coordinadores Revisan el material Realizan una evaluacin definitiva para solicitar la baja del material Notifican a Auxiliar de Adquisiciones que material se debe dar de baja Lista el material objeto de descarte Traslada a Jefe (a) de Biblioteca Central Recibe listado, revisa y solicita autorizacin para la baja a la Direccin General de Administracin Recibe de Auditoria Interna trascripcin de Acuerdo de Rector autorizando baja de inventario Traslada expediente y Acuerdo de Rector a Encargada de Adquisiciones Recibe expediente procede a registrar baja de Inventario en sistema automatizado Canjea o dona a instituciones educativas el material dado de baja
Puesto Responsable Coordinador (a)
Auxiliares de Circulacin y Devolucin Departamento de Circulacin y Prstamo
3 4 5
Coordinador (a)
6 Departamento de Procesos Tcnicos 7 8 9
Auxiliar de Adquisiciones
Biblioteca Central
Jefe (a)
10
11
12 Bibliotecaria de Adquisiciones 13
126
127
VI. INSTRUCTIVO
128
INSTRUCTIVO PARA CATALOGADORES Al iniciar el proceso de catalogacin y clasificacin de material bibliogrfico deben seguirse los pasos siguientes: 1. Verifique en el catlogo de identidad, si la obra es duplicada o no. 2. Si ya existe, proceda a verificar los datos de inventario y No. De copia correspondientes en el catlogo topogrfico.
3. Con la tarjeta del topogrfico, revisar la base de datos (puede encontrar que la informacin no est completa, de ser ese el caso, la persona encargada de adquisiciones ingresar la informacin en el orden correspondiente, copias anteriores y las que usted actualmente posee.) Verifique la carpeta de temas; si no la tuviera debe realizar el anlisis y asignar los encabezamientos de materia. 4. Cuando la informacin en la base est completa, proceda a trabajar la tarjeta topogrfica (agregue a mquina las copias ), la cual debe ser reflejo fiel de la base y viceversa. 5. En la boleta de anlisis anote: a. Autor b. Ttulo de la obra c. Clasificacin d. El MFN e. Indique que se trata de un duplicado f. Anote los nmeros de inventario y su respectiva copia g. Anote su nombre 6. Si la obra no se encuentra en el catlogo de identidad de autor, realice catalogacin primaria (consulte las bases de datos de las bibliotecas del Congreso de Estados Unidos, Universidades Francisco Marroqun y Landvar, si encuentra la obra en sus bases de datos, tendr una orientacin tanto en catalogacin como en clasificacin, si usted est de acuerdo cpielo) Congreso de USA http://catalog.loc.gov UFM http://www.ufm.edu.gt URL http://www.url.edu.gt 7. Al procesar una obra nueva, colocar en el catlogo de identidad de autor un papel identificando al autor y ttulo de la obra, as tambin el nombre del catalogador, con letra clara y legible; esto se hace para evitar duplicacin de esfuerzos. 8. La persona encargada de indizar en el catlogo de identidad de autor debe extraer el papel y ubicar la tarjeta catalogrfica.
129
9. Observe cuando existe una obra del mismo autor, misma clasificacin o diferente autor, mismo apellido y misma clasificacin, debe colocar marca de trabajo 10. Cualquier inconveniente diferente a los consignados en este normativo consltelo con la jefatura.
Proceso Tcnico del Material Bibliogrfico 1. Se le entregar el material a procesar el primer da hbil de cada mes 2. Recibir una lista con el nmero de ttulos, autor, ttulo Inventario y MFN de la obra. 3. Antes de analizar el material recibido proceda a revisar en la base de datos si este es duplicado o no (a pesar que en adquisiciones se le anota la palabra duplicado) 4. Luego de revisar en base, proceda de la misma manera en el catlogo de identidad de autor. 5. Separe el material duplicado del que no existe en biblioteca. Proceda as: 6. Si la obra es un duplicado: Anote los datos de la obra en la boleta Anote su nombre (catalogador) el MFN, los nmeros de inventario de las copias que tiene en su poder y el nmero de copia que le corresponde a cada una. Anote en la tarjeta topogrfica los nmeros de inventario y su respectiva copia. Ingrese al sistema y verifique que todos los datos de la obra se hayan ingresado en sus respectivos campos Ingrese temas, si no los tuviera ndice la tarjeta topogrfica En la o las copias que tiene en su poder coloque la boleta del libro para la generacin de etiquetas y lomos y 7. Si a la obra se le debe hacer catalogacin primaria realice las siguientes actividades previamente: Accese a la biblioteca del Congreso de USA por medio de internet bien a los catlogos en lnea de las bibliotecas de las universidades privadas del pas si la obra est en el catlogo de la Biblioteca del Congreso de USA, proceda a verificar el nmero de clasificacin de Dewey y los encabezamientos de materia.
130
Los encabezamientos podran no coincidir con los contenidos en la LEMB, pero son una buena gua. De igual manera procesa si toma los datos de las bibliotecas de las universidades del pas, son una gua, si no est de acuerdo utilice su propio criterio.
INSTRUCTIVO CATALOGACIN
1. EDICIONES Si se trabaja una obra, la cual ya existe en la biblioteca y el ejemplar nuevo indica en la portada y contraportada que se trata de una nueva edicin; verifique si efectivamente se trata de una nueva edicin o es solamente nueva reimpresin. 1. Si existen cambios sustanciales, proceda a asignarle la edicin que le corresponde. 2. Si al examinar la obra que existe en la coleccin contra el ejemplar nuevo, y se determina que son iguales, consgnelos como copias. 2. EDITORIALES Cuando existe en biblioteca una obra editada por diferentes editoriales, se utilizar un solo registro en la base de datos y una sola tarjeta topogrfica y de identidad. Exceptuando las que pertenecen a la Editorial de la Universidad de San Carlos de Guatemala USAC. En otro caso las obras que ingresen se consignarn como copias. 3. REA DE PUBLICACIN Y DISTRIBUCIN.... 3.1 Lugar: Si en la portada aparecen varios lugares de publicacin, se opta por el primero que aparece Si el estado o provincia no es muy conocido, o hay otros con el mismo nombre, debe de complementarse con la repblica, ejemplo: Zaragoza, Espaa 4. TRATAMIENTOS DE CASAS EDITORAS Algunas editoriales, editores, instituciones, etc., se identifican con nombres muy extensos, los cuales a la vez sealan el mismo con siglas; y que esta informacin se ha manejado indistintamente para ubicarlo en la ficha catalogrfica.
Por lo anterior se adopta manejar el NOMBRE DEL EDITOR... de la siguiente forma: 1. Registre el nombre de un editor, distribuidor, etc., en la forma ms corta en que puede ser comprendido e identificado internacionalmente, aplicar REGLA 1.4D2
131
Ejemplo: CECSA no: Compaa Editorial Continental, S.A.
SIGLO XXI no: Siglo Veintiuno Editores UNAM no:
Universidad Nacional Autnoma de Mxico
2. Para establecer diferencias entre dos instituciones con el mismo nombre, aplicar REGLA 1.4D3 inciso b Ejemplo: Editorial del Ejrcito no: Ejrcito 3. Si el editor a la vez se encuentra mencionado en el rea de responsabilidad, se registra en sta rea en forma abreviada REGLA 1.4D4
5. PUNTOS DE ACCESO AUTORA COMPARTIDA O RESPONSABILIDAD COMPARTIDA La responsabilidad compartida por ms de un autor, y ya que el sistema permite anotar estos, en el campo de coautores, e ingresados de la misma manera que en el campo de autor. Ingrese el primer autor con: Primer apellido, segundo apellido, nombre (s) Campo de coautores Primer apellido, segundo apellido, nombre (s); Primer apellido, segundo apellido, nombre (s)...
4. ENTRADAS DE ENTIDADES GUBERNAMENTALES A. Entradas de entidades gubernamentales: Obras publicadas por una entidad gubernamental, y la informacin se relaciona con dicha entidad, accese por el nombre del pas seguido de las subordinaciones respectivas. Norma 21.1B2. Ejemplo: Guatemala. Ministerio de Educacin Pblica. Seccin de Estadstica Escolar. 132
Ejemplo: Guatemala. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin. B. Se constituye como organizaciones jerrquicas de entidad. En la mencin de entidades gubernamentales, que no son de Guatemala, se debern mencionar todas las subordinaciones. En el caso de nuestro pas, en la mencin de institutos, direcciones generales y/o entidades que funcionan semi-autnomos, se omitir la subordinacin del ministerio o jerarqua inmediata superior. Ejemplo: Guatemala. Comisin Nacional Petrolera Guatemala. Instituto Nacional de Estadstica INE. Guatemala. Direccin General de Correos.
C. Entrada de ttulo: Cuando la entrada se hace por ttulo se utiliza prrafo francs, trascrito en letras minsculas a excepcin de la inicial y los nombres propios. 5. MANEJO DE LEYES, DECRETOS, NORMAS JURIDICAS, ETC. a. Si la ley que cataloga tiene un nombre especfico manjelo por ste. Ejemplo: Guatemala [Leyes, etc.] Guatemala [Impuesto al Valor Agregado] b. Si una misma ley ha sido modificada, agregar al ttulo uniforme entre parntesis, la designacin correspondiente para distinguirle. Ejemplo: Guatemala [Constitucin (1985)] 6. Nombre A. 1. 2. 3. 4. 5. INSTITUCIONALES Guatemala. Guatemala. Guatemala. Guatemala. Guatemala. [Cdigo de Comercio] [Ley de Trnsito] [Leyes, etc.] Asamblea Constituyente Congreso de la Repblica. 133
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. B. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.
Guatemala. Direccin General de Estadstica. Guatemala. Gobierno de la Repblica. Guatemala. Instituto Geogrfico Nacional. Guatemala. Ministerio de Relaciones Exteriores. Guatemala. Oficina Nacional de Servicio Civil. Guatemala. Presidentes [1951-1954:Arbenz Guzmn]. Guatemala. Secretaria General de Planificacin. Guatemala. Tribunal Supremo Electoral. Municipalidad de Guatemala [Guatemala]. Municipalidad de Quetzaltenango [Guatemala]. Municipalidad de San Pedro Sacatepquez [San Marcos, Guatemala] UNIVERSIDADES E INSTITUCIONES RELACIONADAS Asociacin Bibliotecolgica de Guatemala. Asociacin de Estudiantes Universitarios. Colegio de Ingenieros [Guatemala] Universidad de San Carlos de Guatemala. Comisin de Planificacin Universidad de San Carlos de Guatemala. Derecho. Decanos [19501954:Ojeda Salazar] Universidad de San Carlos de Guatemala. Escuela de Historia Universidad de San Carlos de Guatemala. Facultad de Econmicas. IIES Universidad de San Carlos de Guatemala. Facultad de Ingeniera. Escuela de Matemticas Universidad de San Carlos de Guatemala. Instituto de Investigacin del Mejoramiento Educativo Universidad de San Carlos de Guatemala. Rectores [1970-1974:Cuevas del Cid] Universidad de San Carlos de Guatemala. Secretara General. Universidad del Valle de Guatemala Universidad Francisco Marroqun [Guatemala] Universidad Mariano Glvez [Guatemala] Universidad Rafael Landvar [Guatemala]
C.
ENTIDADES PRIVADAS Y ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES DE GUATEMALA
Asociacin de Investigaciones y Estudios Sociales, ASIES Asociacin Nacional del Caf, ANACAFE Asociacin para el Avance de las Ciencias Sociales en Guatemala, AVANCSO Asociacin Pro-Bienestar de la Familia, APROFAM Fundacin Castillo Love D. 1. 2. 3. EVENTOS Congreso de Educacin Ambiental [2 1997 Guatemala] Mesa Redonda Sobre Literatura Hispanoamericana [4 1996 Guatemala] Taller sobre Proceso de Paz [3 1995 Antigua, Guatemala] 134
** E.
MESA REDONDA, TALLER, CONGRESO, CONFERENCIA, SIMPOSIO, ETC. ORGANISMOS INTERNACIONALES U ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES ESPERANZA DE LOS NIOS. CHILDHOPE Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia, UNICEF Organizacin Panamericana de la Salud, OPS Programa de las Naciones Unidas Para el Desarrollo, PNUD ENTIDADES RELIGIOSAS, AUTORIDADES ECLESISTICAS Y SAGRADAS ESCRITURAS Biblia Biblia. A.T. Biblia. N.T. Biblia. N.T. Corintios Iglesia Catlica. Arquidicesis de Guatemala Iglesia Catlica. Concilio Plenario de Amrica Latina [2.: 1889: Roma] Iglesia Catlica. Dicesis de Guatemala. Arzobispo [1984-:Penados del Barrio] Iglesia Catlica. Papa [1878-1903:Len XIII]
1. 2. 3. 4. F. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
G. MEMORIAS Memoria (nombre) 7. TRATAMIENTO DE EDICIONES No obstante que RCA2 es clara y puntual para referir el tratamiento de las ediciones, a nivel interno debe procederse de la forma siguiente:
DEL TRATAMIENTO A. Cuando un material tiene consignada varias ediciones, se tomar la ms reciente e ingresar por cada edicin un nuevo registro y consignar en la signatura interna, e identificacin del libro, separando con dos puntos (:) de la signatura de autor De las fechas: Se consignara la fecha de impresin y Copy Right. Ejemplo: 1995-c1990. C. Del traductor: Se debe consignar la mencin de responsabilidad del traductor.
B.
135
PERSONAL TECNICO En funcin de que tcnicamente una vez no aparece el dato de edicin en Espaol, debe asumirse que es la primera edicin. 2. CLASIFICACIN USO DE CUTTER EN APELLIDOS CON PARTCULA Es necesario que el sealamiento de la signatura de autor se haga bajo los mismos patrones con respecto a los puntos de acceso que inicia con artculo o partculas, y como estos no se han utilizado en forma normalizada; a continuacin se sealan las pautas a seguir en el manejo de ellos. 1. Las normas 22.5D y siguientes de AACR2 sealan como manejar los apellidos con partculas antepuestas, escritas separadamente, donde se permita que stas sean utilizadas como parte del apellido; en la misma forma debe ser utilizado en el manejo de la signatura de autor. Para evitar el sealamiento del mismo nmero para varios autores; o varios nmeros para el mismo autor, en la bsqueda de Cutter, se debe tomar en cuenta la(s) partcula(s) ms el primer apellido del autor. Ejemplos: De Acevedo D278 De Len D346 y no D278 De La Cruz D332 y no D278 D331 La Fontaine L166 y no L111 3. Si el mismo autor tiene los dos nmeros de Cutter, en uno tomando en cuenta slo la partcula y en otros el primer apellido, utilizar este ltimo nmero. Ejemplos: De la Cruz De la Cruz Utilizar en adelante D332 4. D278 D332
2.
Este normativo no implica que se deba reclasificar todo el material; se aplicar al material que se clasifique a partir de la fecha; sin importar que quede material con ambos nmeros. Cuando una Obra trata sobre la institucin se entra por la institucin asignndole la signatura de autor segn corresponda a la entrada
5.
CMO USAR LA TABLA DE CUTTER-SANBORN 1. Encontrar las primeras letras del apellido del autor en la tabla de CutterSanborn. Use nicamente las letras negritas que hay en la combinacin y el 136
nmero siguiente a el por ejemplo: A757 para Arnold, Margaret; K49 para Kimball, John; L676 para Lewis, Sinclair; S869 para Stoddard, Solomon. Los siguientes ejemplos explican como cuatro libros todos escritos sobre la segunda guerra, por diferentes autores (Arnold, Kimbal, Lewis, y Stoddard), podran ser marcados con el 940.54 como nmero de clasificacin y A757, K49, L676, y S869 como su respectivo nmero de Cutter-Sanborn. 940.54 A757 2. 940.54 K49 L676 940.54 S869 940.54
Ocasionalmente no habr el nmero exacto que le corresponda a un apellido de autor, en ese caso use el nmero que le antecede, por ejemplo: Andrews, Helen puede ir en A567 (Andrews, E.) es el nmero que le antecede; y no bajo el nmero A567 (Andrews, J.) que sera siguiente. Cuando dos autores comparten el mismo nmero, es aconsejable adicionarle un dgito, el nmero ms adecuado es el 5, esto nos da lugar para que exista suficiente espacio de interpolacin necesaria hacia ambos lados, por ejemplo: un libro que est actualmente en la coleccin por Richard Colby C686, un nuevo libro puede ser adicionado al mismo nmero de clasificacin por otro autor llamado Colby necesitara un nmero diferente de autor. Un libro por Simeon Colby sera entonces C6865, esto nos dar lugar para la insercin de nuevos autores entre Richard y Simeon. Usando C6862, C6863 y C6864 (es mejor que usar del 1 al 9, ya que usando cualquiera de stos nmeros puede significar ir a una quinta figura cuando otro autor tiene que ser insertado. Para acomodar un libro de John Colby sera necesario ir al nmero anterior el cual es C685. En este caso es ms lgico adicionar un dgito tal como el C6855, ya que un autor que comienza su apellido con Colby podra causar un problema.
3.
4.
Con el propsito de ordenarlos en los anaqueles, los nmeros de CutterSanborn nos da nmeros que se pueden considerar como un nmero decimal, por ejemplo: C685, C6855, C686, C6862, etc. (no C685, C686, C6855 y C6862). Una marca de trabajo es usada para distinguir diferentes ttulos de un mismo autor. Esta es una letra tomada como clave de la primera letra del ttulo. Por ejemplo: un libro con el ttulo A writers notebook por Maugham sera designada como M449w; y otro libro con ttulo Of human bondage, sera designado como M449o. En el caso de autores voluminosos, el uso de dos letras para la marca de trabajo es aconsejable por ejemplo: Dickens David Coperfield, sera D448da y Dombey and Son D548do. (Nota: una o varias letras minsculas son usadas para la marca de trabajo en lugar de letra mayscula. Es imperativo que use la letra L (cursiva) para evitar confusin con el nmero 1). 137
5.
En el caso de libros en serie por el mismo autor y todos en la misma clasificacin y empezando con la misma palabra, tal domo Zaindembergs How to draw... es aconsejable el uso de palabras claves para la marca de trabajo, por ejemplo: How to draw cartoons, sera Z21hc; y How to draw people, sera Z21hp. (este mtodo evita marcas de trabajo excesivamente largas, tales como h, ho, how, howt). 6. El uso del cero debe ser evitado, porque fcilmente se confunde con la letra o. Por esta razn no se han usado ceros en esta tabla. Nombres que comiencen Mc, M y Mac, son todos tratados como si todos ellos se deletrearan Mac. Por ejemplo: McClellan sera M126 y MClintock, sera M127. La tabla de Cutter-Sanborn es particularmente empleada para ficcin. Libros de autores con apellidos similares es ms fcil localizarlos en el anaquel si hay un nmero en el lomo, por ejemplo: Low sera L912 y Lowe L913. Muy a menudo la entrada principal se hace bajo ttulos, ejemplo: publicaciones peridicas, trabajos annimos, publicaciones gubernamentales, almanaques, enciclopedias, etc. En este caso el nmero Cutter-Sanborn es tomado de la primera palabra del ttulo (Excluya los artculos). Un ejemplo sera S888 para The story of the wise men; World almanac, sera W927 (no hay por supuesto marca de trabajo). 10. El orden que deben guardar todas las biografas de una misma persona, deben ser colocadas juntas en el anaquel. El nmero de Cutter-Sanborn es tomado del nombre del biografiado y no del autor. Todas las biografas de Lincoln estaran bajo L736, la marca de trabajo en este caso no es la del ttulo, pero es la primera letra del apellido del autor, por ejemplo: La biografa de Lincoln por Charnwood sera: Ejemplo: L736 C Cuando hay muchos libros escritos sobre una misma persona, el uso de una segunda letra es a veces necesario, por ejemplo: La biografa de Lincoln. MAYAS (RECLASIFICACION) Exposicin: a. Los Mayas habitaron en Mxico, Honduras, Belice y Guatemala. En su mayora del territorio nacional. b. Mientras que para los mexicanos se traduce una parte de su historia prehispnica, en Guatemala persisten los influjos de esa cultura. Por consiguiente los Mayas siguen siendo parte de la cultura guatemalteca. (Lenguas mayenses, grupos tnicos de su descendencia). 138
7.
8.
9.
c. Su cuna o foco principal estuvo en Petn (territorio guatemalteco). En esa poca no existan las limitaciones geo-polticas, por consiguiente, Petn, Tabasco, Yucatn, pertenecan a los mayas, y otras culturas prehispnicas, Aztecas, toltecas, eran bien definidas dentro del territorio mexicano. d. En funcin de lo anterior la informacin sobre los se registrarn en la Seccin Guatemala (S. G.) en virtud de que es parte de la identidad guatemalteca y por ello debe clasificarse en S.G. 972.015, con encabezamientos precisos en cuanto a su ubicacin geogrfica, es decir entre otros: Mayas Mayas Yucatn A partir del ao de 1996 se tomara como poca moderna, sobre el tema que predomina y de 1996 ao para atrs como historia en 972.015. COLECCIONES: DEPSITO LEGAL; SECCIN GENERAL; (S.G.); TESIS Todas las publicaciones editadas en Guatemala y en otros pases referente a este pas, (libros, folletos, tesis, etc.) deben ser tratadas de la siguiente manera: A. TESIS USAC, EPS, SEMINARIOS, INFORMES: DL 07 T[4] -
07 T[4]
Copias nicas: Se le dar preferencia a DL Una o dos copias: Una para depsito legal; la otra para seccin general de la Seccin Guatemala (S.G.)
Nota: La seccin debe contar con un mximo de dos copias. Excedente: El nmero de copias adicionales, se trasladarn a la seccin de canje. B. OBRAS DE REFERENCIA Seccin Guatemala (S.G.) Se utilizar la R, para obras que su contenido sea material estrictamente de referencia. R [DL] D340.8 G918 R[S.G.] D340.8 G918 R[S.G.] D340.8 G918 139
c.2 C. COLECCIN GENERAL: Se asignarn copias correlativas, a efecto de que la incorporacin de nuevos ejemplares, puedan mantener el orden de asignacin. DL 330 G550 NOTA: La estructura de la generacin de copias est diseada en el mdulo de catalogadores. Se recomienda editar el registro una vez asignadas las copias para observar si ha quedado correcta su inscripcin. NMERO DE CLASIFICACIN RELACIONADO CON INVESTIGACIN El material sobre INVESTIGACION se localiza de la manera siguiente: Concentrar el material de investigacin en el nmero clasificatorio 001.44 del esquema principal del sistema de clasificacin decimal Dewey. Las obras de derecho no se usara la D antepuesta al No. de clasificacin la cual anteriormente hacia la diferencia de derecho romano y anglosajn. NORMATIVO DE INDIZACIN Para facilitar el uso de los catlogos (internos, de PT y de atencin al pblico) para reducir los errores de Indizacin, se describen las disposiciones generales y particulares siguientes: A. Identidad de Autor (Responsabilidad) Lo conforman los puntos de acceso de autor y/o ttulo, en funcin de autora. Ordenar alfabticamente, indistintamente en espaol u otros idiomas. A.1. Las letras CH y LL, se cuentan como una sola. A.2. Ordenar alfabticamente letra por letra hasta el final del primer apellido o palabra del ttulo. Cuando el apellido es igual a otro, la segunda llave es de acuerdo al segundo apellido y/o palabra del ttulo.
Rojas Monzn, Miguel Rojas Monzn, Eduardo Rojas Interiano, Abel Rojas, C
S.G.[R] 330 G550
S.G.[R] 330 G550 c.2
140
A.3. Letras Modificadas: No se tome en cuenta las modificaciones de las letras incluyendo la diresis, acentos y signos diacrnicos. Ejemplo: , A, O, A, C, , etc., la , si se toma en cuenta. A.4. Para efecto de indizacin de los ttulos que lleven implcito los artculos (el, la, lo, los, las o en otros idiomas) Estos se OMITEN derivando la indizacin por LA PRIMERA LETRA DE LA PRIMERA PALABRA. Excepcin: Cuando un artculo forme parte del nombre propio de un pas o ciudad, DEBE indizarse por el artculo. Ejemplo: EL SALVADOR EN LA HISTORIA. LA PAZ EN SU HISTORIA.
A.5. Signos: Ordene los signos usados en otros idiomas de acuerdo a su pronunciacin. Ejemplo:& (AMPERSAND) = Y
A.6. Tarjetas de VEASE Intercale estas fichas de acuerdo a su orden alfabtico

Isabel, Garma
Vase Garca Mainieri, Norma.
A.7. De las ediciones: ordene las fichas de un mismo autor y ttulo, de acuerdo a la edicin menor a mayor.
001.43 G216:12 Garca Laguardia, Jorge Mario Gua de Tcnicas de la 001.43 Garca Laguardia, Jorge Investigacin Mario G216:11 Gua de Tcnicas de la Investigacin
001:43 G216:10 Garcia Laguardia,Jorge Mario Gua de Tcnicas de Investigacin
A.8. Apellidos Latinoamericanos con partculas. Ordene de la manera siguiente: De; De La; De Las; De Lo; De Los; Del
141
B.
Catlogo Topogrfico: Es un catlogo ordenado por clasificacin numrica. Se ordena de acuerdo a la clasificacin (signaturas, topogrfica o cota ), respetando marcas de trabajo (misma clasificacin con diferente ttulo). Las ediciones deben indizarse de la primera en adelante. 1. Signatura de la clase 2. Signatura Librstica 3. Signatura Librstica con marca de trabajo 4. Signatura Librstica con marca de trabajo y edicin
863 A859w Asturias Rosales, Miguel Angel, 1899-1974 Week-end en Guatemala S.G. 863 A859vd Asturias Rosales, Miguel Angel, 1899-1974 Viernes de Dolores S.G. S.G. 863 A859v Asturias Rosales, Miguel Angel, 1899-1974 Viento Fuerte
Ejemplo:
B.1. Aos adicionales a la Signatura ndice de acuerdo a los aos que reporta la clasificacin de menor a mayor, es decir: 340 340 340 D964 D964 D964 1959 1964 1974 C. Catlogo de Autor: lo conforma las menciones de responsabilidad (Autores, Coautores, Compiladores, Traductores..). Estos deben de ir ordenados en orden alfabtico indistintamente del idioma. C.1. C.2. Las letras Ch y LL, se cuentan como una sola. Ordene alfabticamente letra por letra hasta el final del primer apellido. Cuando el primer apellido es igual a otro, la segunda llave ser subordenada de acuerdo al segundo apellido.
Rojas Monzn, Miguel Rojas Monzn, Eduardo Rojas Interiano, Abel Rojas, C
142
C.3. Letras Modificadas: No se tome en cuenta las modificaciones de las letras incluyendo la diresis, acentos y signos diacrnicos. Ejemplo: , A, O, A, C, U, etc., la si se toma en cuenta. C.4 Tarjetas de Vase: Intercale estas fichas de acuerdo a su orden alfabtico.
Salom, Jil Pepe, Milla Asturias, Miguel Angel Jos, Milla Vase Vase Milla y Vidaurre, Jos Asturias Rosales, Miguel Angel Asturias Rosales, Miguel Angel Vase Asturias, Miguel Angel
C.5. De las obras que corresponden a un mismo autor: Se ordenan por el ttulo palabra por palabra. Omitiendo el artculo. Ordene las fichas de un mismo autor y titulo por el numero de edicin de mayor a menor.
Ejemplo:
S.G. 863 A859vd Asturias Rosales, Miguel Angel, 1899-1974 Viernes de Dolores S.G. 863 A859v Asturias Rosales, Miguel Angel, 18991974 Viento Fuerte
S.G. 863 A859w Asturias Rosales, Miguel Angel, 1899-1974 Week-end en Guatemala
C.6. Indizacin de punto de acceso para autores Institucionales: Tome en cuenta el artculo cuando corresponde a un nombre propio de un pas. Ejemplo: EL SALVADOR. MINISTERIO DE EDUCACIN GUATEMALA. MINISTERIO DE EDUCACIN C.7. Punto de acceso por eventos - ndice por eventos palabra por palabra. - Mismo evento subindcelo por el nmero del evento de Mayor a Menor. Ejemplo: CONGRESO SOBRE EL AUTO ESTIMA [4. 1997: GUATEMALA ] CONGRESO SOBRE LA AUTO ESTIMA [1. 1944: GUATEMALA] 143
C.8. Apellidos Latinoamericanos con partculas. Ordenar de la manera siguiente: De; De La; De Las; De Lo; De Los; Del A. Catlogo de Ttulo Este rene los ttulos como puntos de acceso, as como la ficha secundaria del titulo o series, omitiendo el artculo, por consiguiente ordene palabra por palabra. Los ttulos que inicien con adjetivos numerales indcelos por la pronunciacin del mismo. Ejemplos: Ttulo: La noche de los generales Indizacin por [La] noche los Generales Ttulo: 998 Metforas Indizacin: Novecientos noventa y ocho Metforas. Ttulo: 3 Ensayos Indizacin: Tres ensayos Ttulos Idnticos Subndice por el autor Ttulo y autor idntico Subndice por la edicin Mayor a Menor. B. Catlogo de Materia En este catlogo, se indizan todas las tarjetas secundarias encabezadas por epgrafes. PROCEDIMIENTOde Ordenacin.
R F(759) Arte Picaso Picasso
R F(759) Arte Kahlo R F(759) Argentina Constituciones R F(759) Amrica LatinaDerecho Constitucional
MARCAS DE TRABAJO Las marcas de trabajo son ayudas para el encargado de efectuar el proceso tcnico del fondo bibliotecario de una unidad de informacin, sirve para hacer inequvoca, la identificacin de los mismos y se ubican en la signatura topogrfica; a continuacin de la signatura de autor. 1. La marca de datos formada en base al titulo, se inscribe siempre en letra (S) minscula (s). Debe ser utilizado simple y cuando la clasificacin que corresponda a un mismo autor, ya se haya utilizado, y debe de ser un mximo de tres letras. 144
2. Cuando se de el caso que una signatura topogrfica deba llevar marca de trabajo se ha de utilizar la primera letra de la palabra que inicia el titulo de la obra, sin tomar en cuenta los artculos ( el, la, lo, las, los)
Ejemplo: S.G. 863 A895
Asturias Rosales, Miguel ngel El espejo de Lida Sal.
S.G. 863 A 895m
Asturias Rosales, Miguel ngel Maladrn.
3. Al presentar una nueva obra que necesita marca de trabajo y la letra correspondiente al ttulo ya esta utilizada, entonces se le agrega la segunda letra del ttulo ( no articulo ) as sucesivamente, con un mximo de tres letras Ejemplo: 109 H 669
Hirsittu, John Historia de la Filosofa: Presentacin, tradicin y apndices.
109 H 669h Hirsittu, John Historia de la Filosofa: Presentacin, traduccin y sntesis 109 H669hi Hirsittu, John Historia de la Filosofa: Medieval 109 H669his Hirsittu, John Historia de la Filosofa: Siglo XX 4. Si las tres letras ya fueron utilizadas anteriormente, entonces se cambia la tercera letra por la que le sigue, del titulo y as sucesivamente. Ejemplo: 109 H 669 Hirsittu, John Historia de la Filosofa: 145
Presentacin, tradicin y apndices. 109 H 669h Hirsittu, John Historia de la Filosofa: Presentacin, traduccin y sntesis 109 H669hi Hirsittu, John Historia de la Filosofa: Medieval 109 H669his Hirsittu, John Historia de la Filosofa: Siglo XX 109 H669hit Hirsittu, John Historia de la Filosofa: siglo XX
5. No use las letras (l) y (o) para no dar lugar a confundir con el uno y el cero 6. Si la primera palabra del titulo se compone de tres letras y ya han sido utilizadas, entonces en necesario la letra de la palabra que compone al titulo. 7. No utilice las letras (l y o) 8. Obras escrita en varios idiomas. Si ya existe procesada una obra, escrita en su idioma, luego ingresa esta misma, traducida a otro idioma, luego esta misma, traducida a otro idioma adicionar a la letra del autor, la letra identificadora del idioma en letra mayscula utilizando las siguientes letras. Ingls I Francs F Portugus P Alemn A Espaol E Italiano It 9. Marcas de trabajo para obras con edicin: Cuando sea necesario asignarle a la signatura topogrfica adems de las marcas de trabajo, el nmero de edicin se proceder de la siguiente forma: Preparar signatura topogrfica como se indic en normas generales. Adicionan a continuacin de la marca de trabajo el signo: y despus el numero correspondiente de la edicin: 146
Ejemplo: 863 G158H2 10. Leyes
Galindo, Sergio El hombre de los hongos.
En la signatura topogrfica de este material se ha de incluir la fecha de formulacin de las mismas y si tuviera la letra inicial del apellido o apellidos del compilador, en el siguiente orden: S.G. 325.1 G918 Guatemala 1964 [ Leyes etc. ] AA Compiladores por Roberto Azurdia Alfaro FOLLETOS 1. Se establece que todo material bibliogrfico que conste de 1 a 100 pginas se trabajara como folleto; si posee grficos y/o pginas sin numerar se contaran para saber el total de las mismas. Toda Obra que posea de 101 pgina en adelante se le dar tratamiento de libro. Norma de Ingreso de Nmero de Inventario Para el ingreso del nmero de inventario se consignara de la siguiente manera: Ejemplo. Siglas/nmero/ao 47.H:C.2526(2004)
2. 3.
Inventario Biblioteca Central Sin numero
47.H.C.s.n(2004) BD-4578(1998) BH-4456(1998)
Otras facultades
INSTRUCTIVO PARA REVISIN DE CATALOGO TOPOGRFICO

1. Busque en base de datos por Clasificacin, autor, o ttulo 2. Si esta ingresado en base de datos a. Verifique no. de inventario b. Complete informacin segn tarjeta Topogrfica c. Anote en esquina inferior derecho No. de MFN 147
d. e. f. g.
Al estar ingresada toda la informacin marque con color naranja la tarjeta Topogrfica la esquina superior izquierda ndice correctamente Verifique por clasificacin para detectar que no haya otro libro con la misma clasificacin.
3. Si no esta ingresada en la base busque fsicamente el libro en coleccin (3. Nivel) 4. Si aparece el libro en coleccin suba el libro previo aviso a encargada de 3o. nivel Ingrese datos correspondientes y proceda a realizar los pasos del numeral 2, inciso c-f. 5. Si no aparece fsicamente en coleccin traslade fichas a la Licenciada Caldern para su revisin en control de descarte y en base . 6. Licenciada Caldern trasladara tarjetas revisadas con anotacin respectiva de de descarte o de indizacin en gaveta correspondiente proceda de la forma siguiente a. Tarjetas de descarte catalogador retirara juego respectivo de tarjetas de los ficheros correspondientes (calenda rizado para el mes de noviembre) b. Si no se encontr en descarte catalogador deber indizar las tarjetas en la gaveta de BIBLIOTECA CENTRAL si tiene inventario de Biblioteca Central
CATLOGOS INTERNOS 1. Literatura: tarjetas iguales, que no fueron extradas cuando se reclasific. Dejar la tarjeta reclasificada. 2. Tarjetas iguales que pertenecen a B.C. y/o otros centros. Si la clasificacin es exactamente la misma, dejar en una sola toda la informacin, colocando el sello respectivo. Si existe diferencias, ubicar otros centros juntos y B.C. aparte. Si todas estn diferentes preguntar a jefatura. 3. Las tarjetas de otros centros, si solo existe una, debe dejarse como la encontr. Si existen tarjetas para Central con diferente clasificacin o bien se detecta que deba haberse trabajado como folleto y se dej como libro, adjuntar nota con clip clarando el error, para su posterior arreglo. (Si tiene dudas consulte a jefatura) 4. Si existen tarjetas de otros Centros y Central, una con S.G. y otra sin S.G. (otros centros) debe dejar ambas tarjetas (una identifica a Central y la otra a otros centros) 5. Tesis: una aparece en tarjeta naranja y la otra trabajada como libro, debe dejar ambas (ya que una fue primariamente trabajo de tesis y luego se edit como libro) 148
6. Caso Accomazzi: existen 3 tarjetas ( una sin S.G., otra con S.G. y marca de trabajo, y la tercera con S.G. sin marca de trabajo). El padre Accomazzi era de origen italiano, vivi muchos aos en Guatemala, la obra Amor, ese Dios desconocido no trata de nuestro pas, por lo que esta obra NO corresponde a la Seccin Guatemala. 7. Si encuentra obras trabajadas para Biblioteca Central y CCM con diferencias entre ellas, djelas como las encontr. (se encuentran separadas Col. Gral. y CCM) 8. Si encuentra tarjetas de obras que corresponden a una misma edicin y la nica diferencia es el ao, djele papel indicando que se debe unificar.
REVISION DE CATLOGO TOPOGRAFICO Tomando En consideracin la importancia que merece el tener estandarizado los controles manuales y automatizados, se define el PROCEDIMIENTOa seguir. A. Confrontar los registros de las bases de datos contra el catlogo topogrfico
A.1. Si los registros de las mismas, no tuvieran tarjeta topogrfica, imprimirla e indizarla. A.2. Si la tarjeta topogrfica no esta registrada en la base de datos, verificar si el libro esta fsicamente e ingresarlo debidamente; si no se encuentra el libro verificar si no esta en lista de descarte, si a si fuera retirar juego de fichas.
INSTRUCTIVO DE INGRESO DE TESIS

Utilice combos para seleccionar campos
Siga los siguientes pasos para el ingreso de tesis 1. 094 $a ingrese la clasificacin de la siguiente manera $a 03$bT(1) 2. 099 $a ingrese el nmero de clasificacin de corrido Ejemplo: 02 T(11) 3. 100 $a Apellidos de Autor (,) y nombres. Espada, Javier 149
4. 245$a Ingrese el Ttulo siguiendo las reglas catalogrficas, si tiene subttulo escriba despus del ttulo espacio dos puntos (:) $B escriba el subttulo diagonal (/) $C y mencin de responsabilidad. Si tiene coautor se ingresa separado por coma (,) al final escriba punto espacio 2 guiones (Vea Ejemplo) 5. 260$a Se ingresa la Ciudad espacio dos Puntos (:) $b editorial en este caso USAC coma $C y el ao ms punto ejemplo: Guatemala: $bUSAC, $c2003. 6. 300 $a Ingrese el no. de pginas espacio p minscula y punto (.) espacio dos puntos (:) $b ilustracin abreviado punto espacio y punto y coma ( il. ; ) $C medida de tesis ejemplo 23 espacio cm. 7. Agregue el campo 502$a (Nota de Tesis) Ejemplo: Tesis (Arquitecto) --USAC Escriba el grado acadmico obtenido segn lo indica la portada del documento utilizando el gnero. Ejemplo (Arquitecto) (Arquitecta) (Psiclogo) (Psicloga) 8. Agregue campo 504$a Nota Bibliogrfica Ejemplo Bibliografa: p.238-239 si la bibliografa no tiene paginacin escriba Incluye bibliografa 9. 650$a Ingrese los encabezamientos tomando en cuenta los subcampos siguientes

$a Epgrafe general (NR) $x sub encabezamiento $y Subdivisin cronolgica (R) $z Subdivisin geogrfica (R) $v Subdivisin de forma (ej: mapas)
10. Si la tesis tiene coautor agregue el campo 700 (Personal) Ejemplo: Espada, Javier y en el combo escoja la abreviatura coaut. 11. rea de inventario ingrese los datos siguientes Cdigo: el cdigo de barras No. De inventario ejemplo: 47.H.C. s.n.(2003) No. De copia: el nmero correspondiente Ubicacin: Seccin de tesis 4. Nivel Prefijo: si es D.L Circulacin si es D.L. Consulta en sala si es otra copia ingrese Normal de libros En el campo de Status: disponible Tipo: Donacin Material: Tesis * Ingrese del CD en el campo de material : Disco compacto * En prefijo: CD * Status: No circula *Ubicacin: Procesos tcnicos 5. Nivel
Notas: 1. Tmese en cuenta que en algunos casos tesis que fueron realizadas por mas de tres autores se menciona el primero como autor principal y los siguientes como mencin de responsabilidad, ingresando en el campo 700 solamente 2 coautores. 150
Ejempo (MFN
2. En la fecha de catalogacin si son tesis antiguas cambie nicamente el ao (2004), si son nuevas dejar fecha que emite el sistema que es la del da de ingreso.
INSTRUCTIVO DE INGRESO DE CD DE TESIS

1 Ingreso de CD Que estn en PDF Catalogador al trabajar la tesis asigna direccin de hiperlink en el modulo de inventario segn ejemplo dado nicamente se cambiar el cdigo de facultad y el numero de tesis correspondiente. http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/08/08_4021.pdf 2 Si el CD esta en formato PDF copie e ingrese a carpeta asignada, esta tendr El nombre de la Facultad. 4. Si el CD no esta en este formato trasladar a la persona asignada para relizar este trabajo. http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/08/08_4021.pdf
INSTRUCTIVO DE SECCIN UNIVERSIDAD

La Seccin Universidad de San Carlos de Guatemala USAC, la conforman todas las publicaciones editadas por la Universidad. Y todo lo escrito relacionado con la misma. En este instructivo estn los pasos a seguir para el procesamiento tcnico del material
1. Realizar bsqueda exhaustiva de todo el material bibliogrfico editado en la universidad: departamentos e institutos de investigacin de las diferentes facultades y unidades 2. Se abrir un nuevo listado para folletos de Seccin Universidad. 3. Catalogador revisar si es folleto o libro, si esta ingresado como libro y tiene menos de 100 paginas, se pasara a folleto con su numero correspondiente a la seccin y si es a la inversa se trabajara como libro.
151
4. Catalogador ubicar tarjetas Topogrfica e identidad respectiva y descartar juego de fichas ttulo, tema, Autor 5. Verificar nmeros de Inventario que tiene asignado el documento en la base de datos, con el nmero que esta en la topogrfica. 6. Catalogador buscara en base de datos por clasificacin, Ttulo y autor para verificar que no haya duplicidad de documentos con la misma clasificacin. O doble clasificacin. 7. Se encontrara material procedente de dos editoriales diferente ejemplo un ejemplar de Editorial Universitaria y el otro de Editorial Piedra Santa en este caso quedara en dos registros diferentes ( uno en Seccin USAC Y el Otro en Seccin SG) 8. Cuando tenga autor , no incluir el editor 9. Editor se utilizara el nombre de la institucin propiamente involucrada Ejemplo. Editor Direccin General de Investigacin Editorial solamente siglas DIGI 10. Componer Signatura Interna con su respectivo prefijo USAC del material 11. Impresin de Lomos y etiquetas 12. trasladar a Alfredo para cambiar nuevas etiquetas y lomos. 13. Catalogador asignara en las tarjetas, topogrfica e identidad de autor el prefijo asignado, USAC si no existe espacio suficiente, se imprimir nueva tarjeta si imprime nueva tarjeta asigne los nmeros de inventario correspondientes ndice
USAC F(1475):2
El petrleo en Guatemala : aspectos histricos; importancia econmica; efectos polticossociales; perspectivas para el futuro. -- 2 ed. -- Guatemala : DIGI,2003. 85 p. : il. ; 26 cm. 1. Petrleo - Historia - Guatemala Legislacin - Guatemala 2. Petrleo
14. Catalogador revisara todo el ingreso a la base y lo corregir, inclusive datos de inventario y encabezamientos de materia Tambin verificar que los combos estn en el espacio correspondiente. Campos del modulo de Inventario a modificar sern ubicacin, circulacin, estatus y tipo de material 152
15. En el estatus se usara USAC para las copias de Deposito legal USAC (DL) 16. Ubicacin USAC D.L. 3er. Nivel (utilizando siempre sus combos) 17. Cuando sean obras de referencia se consignara en prefijo R(DL) USAC y en el campo de volumen se consignara el ao y numero de copia sin espacio entre cada uno cuando son biografiados consignar en el prefijo USAC(DL) sin espacio. 18. Catalogador indizar sus fichas topogrficas y las de identidad de Autor 19. Si el libro se reclasifica recoger juego completo de fichas. Circulacin 1. Realizar bsqueda exhaustiva de todo materia editado en la universidad material que sea producido por departamentos e institutos de investigacin de las diferentes facultades y unidades 2. Poner el estatus del material CATALOGACIN que se sube a procesos tcnicos EN
3. Poner el estatus NO DISPONIBLE a todo el material que este en base disponible y no este fsicamente 4. El registro que esta prestado o encuadernado no cambiar estatus. 5. El libro prestado se pondr en el memorando para que el auxiliar de devolucin externa lo ponga aparte para su posterior arreglo.
INSTRUCTIVO PARA CD
Para el ingreso de discos compactos, deber seguir los siguientes pasos 1-Etiqueta 041 campo de Idioma esp. 2- Etiqueta 100 Asiento principal bajo nombre persona Apellido, Nombre 3- Etiqueta 094 clasificacin $a () 4. Etiqueta 099 Clasificacin $a CD (..) 5 245$a Ingrese el Ttulo siguiendo las reglas catalogrficas, si tiene subttulo escriba despus del ttulo espacio dos puntos (:) $B escriba el subttulo diagonal (/) $C y mencin de responsabilidad. Si tiene coautor se ingresa separado por coma (,) al final escriba punto espacio 2 guiones (Vea Ejemplo)
153
6 260$a Se ingresa la Ciudad espacio dos Puntos (:) $b editorial en este caso USAC coma $C y el ao ms punto ejemplo: Guatemala:$b USAC, $c2003. 7 300 $descripcin de material espacio dos puntos (:) $b ilustracin abreviado punto espacio y punto y coma (col. ; ) $C medida de CD ejemplo 12 x 12 cm. 8. Agregue campo 530 nota de contenido $a Incluye libro con clasificacin ..
9 650$a Ingrese los encabezamientos tomando en cuenta los subcampos siguientes: $a Epgrafe general (NR) $x sub encabezamiento $y Subdivisin cronolgica (R) $z Subdivisin geogrfica (R) $v Subdivisin de forma (ej: mapas) rea de inventario ingrese los datos siguientes: Cdigo: el correspondiente cdigo de barras No. De inventario ejemplo: 47.H.C. s.n.(2003) No. De copia: el nmero correspondiente Ubicacin: Seccin Audiovisuales s 4. Nivel Prefijo: si es CD Clasificacin : Numero de Clasificacin Biblioteca: Biblioteca Central En Circulacin Consulta en sala En el campo de Status: disponible Material: Disco Compacto
INSTRUCTIVO DE INGRESO DE MATERIAL SERIADO (Revista de un solo tema) Y TRIFOLIARES

Utilice combos para seleccionar campos Para el ingreso de Trifoliares debe seguir los siguientes pasos 1. 041 esp. 2. 094 $a ingrese la clasificacin de la siguiente manera $a 122/1995 Hemeroteca (Esto se realizara de esta forma con el fin de que el encargado de hemeroteca pueda orientarse con su localizacin inmediata) 3.- 099 $a ingrese el nmero de clasificacin de corrido Ejemplo: USAC (Universidad de San Carlos de Guatemala) 01 Ao 2 No. 20-21/2000 154
S.G. (Seccin Guatemala) 800 (Materia) 13/99 (nmero y ao de la publicacin) S.I (Seccin Internacional) 000 (Materia) 33/99 (Nmero y ao de publicacin v.10 (nmero de volumen) 4.- 245$a Ingrese el Ttulo siguiendo las reglas catalogrficas, si tiene subttulo escriba despus del ttulo espacio dos puntos (:) $B escriba el subttulo.-5.- 260$a Se ingresa la Ciudad espacio dos Puntos (:) $b editorial coma $C y el ao ms punto ejemplo: Guatemala:$bUSAC, $c1995 6.- 300 $b Ilustracin abreviado punto espacio y punto y coma (il. ;) $C medida de tesis ejemplo 23 espacio cm. 7. Agregue campo 501$a Titulo y nmero de articulo (Trifoliar) y Numero Correspondiente agregue etiquetas segn nmeros editados por ao 1. rea de inventario ingrese los datos siguientes: Cdigo: el correspondiente cdigo de barras No. De inventario ejemplo: 47.H.C. s.n.(1996) Ubicacin: Hemeroteca 5. Nivel Prefijo: si es S.I. En Circulacin Consulta en Sala En el campo de Status: disponible Tipo: Donacin Material: Revista
INSTRUCTIVO PARA EL PROCESAMIENTO DE MATERIAL AUDIOVISUAL VIDEOS:

I. Procedimientos a seguir: El registro se hace en la base de datos automatizada 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Para identificar el material se han utilizado las siguientes siglas. AV significa que es material audiovisual La sigla CV, significa que es un casete video La sigla CA significa que es un casete. La sigla CO, significa que es un conjunto de Video, Casete, folleto... La sigla DVD significa que es un disco verstil digital Los materiales audiovisuales estn registrados con un nmero correlativo para su identificacin, si un documento consta de varios elementos, 155
8. (videocasete, casete, folleto), cada uno de ellos debe ser identificado en forma individual, con el nmero de la parte, ms la totalidad de ellas para identificar el documento del todo con mayor facilidad. Ejemplo AV Audiovisual CV Casete video CO Conjunto (vdeo cassete, Cassete, Folleto) 123 Nmero correlativo 1/3 Nmero de la parte y la totalidad de elementos (video, cassete, folleto) II. PROCEDIMIENTOpara el Proceso Tcnico (Catlogo automatizado) Ingrese a Glifos 1. 2. 3. 4. 5. Coloque el cdigo de barras. Ingrese a la base de datos Glifos, Ingrese Catalogacin e Inventario y escriba su Password y Contrasea, Oprima el mouse sobre localiza material. Oprima el mouse sobre agrega, inmediatamente aparecer el mdulo Catalogacin e Inventario AGREGA CITA. En buscable colocarle S o N ( se coloca generalmente N, y cuando ya el material est terminado su proceso, se cambia a S). Utilice los campos que se describen a continuacin. a) 41 Idioma b) 094 Clasificacin utilizar el nmero correlativo) c) 099 clasificacin d) 100 Autor ( si lo tuviera) e) 110 (autor Corporativo) f) 245 $a Ttulo, $b subtitulo, $c, mencin de responsabilidad) g) 260 (rea de publicacin, distribucin, etc. (pie de imprenta) h) 300 Descripcin (tiempo de duracin) i) 440 $a Serie o Coleccin $v.(volumen) $p serie j) 500 Nota general (para hacer aclaraciones, ej: Se cobra multa de Q20.00 por da de retrazo, o para poner el tiempo de duracin, etc. k) 505 Nota de contenido (Notas que contienen informacin descriptiva til que no puede incorporarse en otras reas de la descripcin) l) 650 Tema (para los epgrafes) COPIAS DE INVENTARIO llenar los siguientes campos: Cdigo de barras Nmero de inventario Nmero. de copia Ubicacin ( Audiovisuales) Prefijo (AV) Circulacin (Circula o no circula, material audiovisual especial, etc) Status (disponible, prestado, reservado, etc.) 156
Fecha de entrada Procedencia (B.C., Bancaf, etc) Tipo (Compra, Canje, donacin) Material (Diskette, Casete video, Disco Compacto, Disco DVD) Notas (para hacer alguna observacin importante)
Si hay ms copias oprima el botn ms copias de inventario y llene los mismos campos del video anterior cambiando nicamente el nmero de inventario, cdigo de barras, copia y status Cuando ya haya hecho todo este proceso, oprima el mouse sobre el icono chequear, aparecer una pantalla con la palabra continuar oprima el mouse sobre esta palabra y luego sobre el icono gravar Si quiere hacer alguna modificacin, siga el paso 4, escriba el ttulo, cdigo de barras o FMN del material a modificar y oprima el Mouse sobre la palabra localiza material, o de un enter. Aparece la pantalla con estos iconos: Modifica, Elimina, Agrega. Oprima el Mouse sobre modifica, al oprimirlo le aparecer en la pantalla el mdulo Catalogacin e Inventario MODIFICA CITA. Haga la modificacin, oprima el mouse sobre el icono chequear y aparecer una pantalla con la palabra continuar, oprima el mouse sobre esta palabra y luego sobre gravar. Con clic derecho actualice (busque la palabra actualizar y oprima el mouse sobre ella) Cuando ya se ha ingresado el material a la base se procede a imprimir las etiquetas que se colocan en la cpsula del video, casete o CD. Auxiliar coloca seguridad en el espacio correspondiente Auxiliar pega etiquetas a videocassete, cassete o DVD Auxiliar pega en el lomo de la caja y en la parte interna del material (video, casete o DVD) Auxiliar coloca protector a los formularios (tape) Auxiliar entrega original a la Jefatura de Servicios Especiales y coloca video en el archivo siguiendo el orden correlativo (del menor al mayor de izquierda a derecha) Jefatura coloca en el archivo correspondiente siguiendo el orden correlativo del menor al mayor, de izquierda a derecha
157
INSTRUCTIVO INDIZACIN Y MANTENIMIENTO ARCHIVO VERTICAL 1. Ordene alfabticamente los recortes separndolos en el acorden para que se le facilite archivarlos. 2. Ya ordenados proceda a colocarlos en los archivos correspondientes 3. Cada flder deber numerarse con un numero correlativo y Archivar los flder del ms reciente al ms antiguo : Paz- Guatemala 1 Paz-Guatemala Paz- Guatemala 2 3
4. Numere cada documento con un nmero correlativo (del 1-40 ) ya que cada flder no debe contener ms de esa cantidad. Adems agregue al documento el nmero del flder donde tiene que archivarse. Ejemplo:
1.1 Proceso de Paz en Guatemala 2.1 Proceso de Paz en Guatemala 3.1 Proceso de Paz en Guatemala
El uno punto uno corresponde al flder uno documento uno. El dos punto uno, corresponde al flder dos documento uno y el tres punto uno flder tres, documento 1. 5. Si en flder ya hay 40 recortes, abra uno nuevo Ordene los documentos que van dentro del flder del nmero mayor al menor (ascendente) es decir que la informacin ms reciente aparece primero y la ms antigua de ltimo. 6. Los flder archivarlos alfabticamente por el sistema de palabra por palabra, segn el principio aplicado de que nada va antes que algo (encabezamientos de materias para bibliotecas) ejemplo: 7. Ordene los encabezamientos en orden alfabtico siguiendo el sistema de palabra por palabra. Muerte violenta Muerte (Biologa) Muerte -Causas Muerte,
158
8. Las subdivisiones histricas conservan un orden cronolgico, en lugar del alfabtico, ejemplo: Guatemala-Historia Hasta 1991 Guatemala-Historia Hasta 1998 Guatemala-Historia Hasta 1999
La fecha ms reciente debe ir antes que la ms antigua segn ejemplo anterior. 9. Las abreviaturas y siglas se ordenan como si estuviera desarrollado el nombre, Ejemplo: Fondo Monetario Internacional (FMI) 10. Mantener ordenados los archivos colocando bien los flderes utilizados. cuando sean
11. Al prestar los documentos, contarlos antes de entregarlos al usuario y al recibirlos para verificar que estn completos y ordenados, tomando especial atencin en los documentos que estn dentro de los sobres. 12. Indicarle al usuario que los documentos debe entregarlos en el mismo orden en que son recibidos. 13. Si hay varios flder consulta. sobre el mismo tema prestarlos de dos en dos para su
14. Antes de terminar la jornada de trabajo dejar colocado los documentos (flder) en el archivo respectivo. 15. Indicar el usuario que en la boleta debe de anotar la cantidad de recortes que se le estn prestando, para que al haber cambio de auxiliar, este sepa que cantidad se qued en poder de los usuarios.
159
INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE PERIODICOS

1. Coloque en la tarjeta respectiva el ttulo del diario. 2. Coloque el ao de publicacin. 3. La ficha contiene 31 casilleros que corresponden a cada da del mes, cheque con una flecha el ingreso de la publicacin en la casilla que corresponde al da de publicacin del peridico. 4. Si la publicacin no ingresa, colocar en el casillero del da correspondiente la letra F (Faltante), y avise a adquisiciones, al recibirla, borre esta seal. 5. Para registrar los peridicos que no circulan diariamente utilice las tarjetas que sirven para el registro de las revistas, que pueden ser semanal, quincenal, mensual semestral, etc.. 6. Cuando se reciban 2 copias de los diarios, archivar una y recortar la otra, lo mismo se har con los suplementos que vienen dentro de los mismos. 7. No recorte la parte legal (Leyes) del Diario de Centro Amrica nicamente la parte informativa. 8. Conserve diarios de los de los dos ltimos aos, pasado ese tiempo se descartan se excepta el Diario Oficial.
INSTRUCTIVO COLOCACIN DE TESIS Las colecciones de tesis de los egresados de la Universidad de San Carlos de Guatemala, la conforman la del Depsito Legal (DL) y la de la Coleccin General. Se clasifican con el cdigo de la Facultad, la letra T (Tesis) y encerrado entre parntesis el nmero correlativo seguido del nmero de copia, si hubiera, Tanto las de Coleccin General como la del Depsito Legal, tienen el mismo nmero de clasificacin, distinguindose una de la otra por las Siglas DL que se coloca a la clasificacin de esta ultima Ejemplo: 03 T(640) c.2 DEPOSITO LEGAL DE TESIS Las tesis del Depsito Legal estn separadas en una Seccin aparte, solo se prestan para consultarlas dentro de la Biblioteca, para diferenciarlas se le ha coloca una etiqueta blanca con una lnea negra en la parte superior del lomo 160
DL (Depsito Legal) 03 T (855) Ordenamiento en los Anaqueles Se ordenan de acuerdo a la clasificacin (Cdigo de la Facultad y Nmero correlativo) de izquierda a derecha del nmero mayor, Ejemplo:
01 T(1), 01 T (02), 01 T (20) 02 T(25), 02 T (28), etc.
CODIGOS POR FACULTAD 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Agronoma Arquitectura Ciencias Econmicas Ciencias Jurdicas y Sociales Ciencias Mdicas Ciencias Qumicas y Farmacia Humanidades Ingeniera Odontologa Medicina Veterinaria y Zootecnia CUNOC Centro Universitario de Occidente= Quezaltenango Escuela de Ciencias Psicolgicas Escuela de Historia Escuela de Trabajo Social Escuela de Ciencias de la Comunicacin CUNOR Centro Universitario del Norte = Cobn, A.V. CUNORI Centro Universitario de Oriente = Chiquimula CUNOROC Centro Universitario del Noroccidente =Huehuetenango CUNSUR Centro Universitario del Sur = Escuintla CUNSOROC Centro Universitario del Suroccidente = Mazatenango CUNSURORI Centro Universitario del Suroriente = Jalapa CEMA Centro de Estudios del Mar y Acuicultura CUSAM Centro Universitario de San Marcos CUDEP Centro Universitario del Petn Escuela de Ciencias Polticas EFPEM Escuela de Formacin de Profesores de Enseanza Media
161
INSTRUCTIVO REGISTRO DE SUPLEMENTOS SECCION GUATEMALA (S.G.)

1. Los suplementos se encuentran colocados en un archivador (caja) el cual se identifica con el ttulo del suplemento y ao de publicacin, en el anaquel se colocan siguiendo un orden alfabtico. 2. Colocar al archivador adems, la etiqueta con el nombre del peridico que publica dichos suplementos, ttulo del mismo, ao de publicacin y nmero correlativo
3. Al suplemento colquele la Clasificacin consistente en Siglas, nmero correlativo y ao de publicacin , Ej: S.G. Sup. 116/05. 4. Ingrselos a Glifos utilizando los siguientes campos:
S.G. Sup.,
el
041: Tesis 094: Clasificacin 099: Ttulo 245:
0 0 0 0
$a esp. $a S.G. $b 1/04/2001 $a S.G. Sup. 116/01 $a (Antes que anochezca):$b Entre la apoteosis y la epifana, Sergio Ramrez; El centenario de Enrique Santos Discepolo; Seores de otros tiempos. -$a Guatemala : $b El Peridico,$c 1/04/01. $a 7 p. : $c il. ;$e 35 cm. $a Semanal,$b Abril, 2001 $a En: Suplemento el Acorden
Editorial 260: Descripcin 300: Frecuencia 310: Nota con 501:
INSTRUCTIVO PARA ORDENAMIENTO DE LAS

PUBLICACIONES PERIDICAS La coleccin est conformada por: Seccin, Universidad de San Carlos de Guatemala, e Internacional, a las cuales se les antepone como distintivo las siglas USAC, S.G., S.I; diarios y suplementos. Los diarios se conservan los de los dos ltimos aos, exceptuando el Diario de Centro Amrica que se colecciona desde 1886 La Seccin Guatemala y la Internacional, se organizarn por tema, por lo tanto la clasificacin estar formada por: las siglas antes indicadas, No. De clasificacin, nmero de la revista, ao, volumen si lo tuviera, y ao de publicacin.
162
Las publicaciones de la Universidad de San Carlos de Guatemala, (USAC), se les dar el mismo tratamiento nicamente que se ordenarn alfabticamente por Institucin y por ttulo, Ejemplo: 01 Agronoma, 02 Arquitectura, 03 Facultad de Ciencias Econmicas, etc. 1. Ejemplo: 03 USAC I 59r Ao 15 54/1977 2. S.G. (Seccin Guatemala) 900 (Nmero de Clasificacin), 13/99 (nmero y ao de la publicacin)
3.
S.I (Seccin Internacional) 900 (Nmero de Clasificacin), 33/99 (Nmero y ao de publicacin) v.10 (nmero de volumen), si lo tuviera.
Las publicaciones en los anaqueles se colocan de acuerdo al nmero de Clasificacin Ordenadas de izquierda a derecha. Hay publicaciones que empiezan y finalizan con el ao calendario, 1-12 , coloque en el anaquel los nmeros y aos ms antiguos primero y de ltimo los ms recientes. (1,2,3. 1999, 1,2,3 2000, et.) del uno al infinito, coloque primero la uno, dos, tres, cuatro, etc. Algunas revistas incluyen a veces suplementos., nmeros especial, etc. Para su proceso haga lo siguiente: especiales edicin
Coloque el mismo nmero de clasificacin que tiene la revista y agregue un decimal, la palabra suplemento, edicin especial, nmero especial, mes y ao ejemplo: Crnica Suplemento Especial, se ingresa : S.G. 300.1 Suplemento Nov./97 Los peridicos se ordenan alfabticamente, as mismo los suplementos que vienen dentro de los mismos, por el ttulo, por fecha y ao de publicacin, del ms antiguo al ms reciente. Normativo para la Consulta: Las publicaciones peridicas (revistas y peridicos), son exclusivamente para consulta Interna El material solo se puede fotocopiar dentro de la Biblioteca
163
El acceso a la coleccin es de Sistema de Anaquel Abierto, sin embargo el auxiliar tiene que supervisar a las personas que estn dentro de los anaqueles, si es necesario orientarlos en la bsqueda de informacin. No permita que el usuario coloque el material, para mantener ordenada la coleccin Antes de terminar su jornada coloque el material que ha sido prestado Peridicamente revise la coleccin para detectar materiales deteriorados, mal colocados, etiquetas deterioradas, etc.
164
GLOSARIO 1. Acervo de bienes morales, intelectuales, artsticos, etc, que forman el patrimonio cultural de los pueblos, que se transmite de generacin en generacin, en el caso de las bibliotecas es la coleccin de libros y otros materiales bibliogrficos Analtica Asiento de una parte de un tem para el que ya se ha hecho un asiento completo. Anaquel Abierto Sistema que permite al usuario el acceso libre a los acervos bibliogrficos en la Biblioteca Anaquel Cerrado Sistema en el cual el usuario no tiene acceso a los acervos de la biblioteca, el material es proporcionado por el personal encargado de atencin al pblico. Annimo Obra de auditoria desconocida o dudosa o de un grupo sin nombre
2.
3.
4.
5.
6.
Anuario Recopilacin que se publica cada ao de hechos o acontecimientos de un pas o del mundo o de una rama cualquiera del conocimiento o actividad Anverso 1. Pagina de un libro colocada a la derecha y que lleva por lo general una numeracin impar. 2. El lado de un pliego impreso destinado a ser ledo en primer lugar. Apellido Cualquier nombre usado como un nombre de familia (diferentes de los usados como nombre de familia por los romanos en tiempos clsicos). Apellido compuesto Apellido que consiste en dos o mas nombres propios, algunas veces unidas por un guin, o conjuncin, y/o preposicin.
7.
8.
9.
10. Archivo Vertical Es un sistema de archivo vertical, donde los documentos se guardan de tal forma que pueden manejarse con gran facilidad. 11. rea Seccin principal de la descripcin biogrfica, incluye datos de una categora en particular o de un conjunto de categoras. Vase adems elementos. 12. Asiento Registro de un tem en un catalogo palabra o frase colocada a la cabeza de una descripcin catalogrfica que constituye el punto de acceso en el catalogo. Vase adems encabezamiento 13. .Asiento adicional de autor-ttulo Vase asiento secundario de nombre-ttulo. 14. Asiento principal Registro catalogrfico completo de un tem presentado en la forma en que deber ser identificado y citado de manera uniforme. El asiento principal puede incluir el trazado de (vase) de todos los otros encabezamientos 165
bajo los cuales la obra est representada en el catalogo. Vase adems Asiento secundario. 15. Asiento secundario Asiento adicional al asiento principal, por lo medio del cual aparece representado un tem en un catlogo. Vase adems Asiento principal. Vase Asiento secundario de nombre-
16. Asiento secundario de autor-ttulo ttulo.
17. Atlas Coleccin en volumen de mapas Geogrficos. Por extensin se denomina atlas a los libros o cuadernos que llevan lminas o planos, retratos, etc 18. Audiovisuales Mtodo didctico que combina el empleo del odo y la vista por medio de grabaciones acsticas acompaadas de imagen ptica 19. Autor personal Persona que tiene la responsabilidad principal de la creacin del contenido intelectual o artstico de una obra. 20. Autora compartida Colaboracin entre dos o ms personas o entidades que realizan el mismo tipo de actividad en la creacin del contenido del registro Vase Responsabilidad compartida. 21. Bibliografa Arte de escribir y anotar los impresos . Lista de libros, revistas, videos y otros documentos que sirven en la elaborar un trabajo de investigacin para darle validez. 22. Casete o Cassette Cajita que contiene una cinta magntica virgen o gravada, que puede pasar de una bobina a otra 23. C D Disco compacto en ingls Compac Disck 24. Catalogacin Proceso que se lleva a cabo en la biblioteca para facilitar el almacenamiento y recuperacin de los materiales informativos. 25. Catlogo 1. Lista de materiales de biblioteca, que forman parte de una biblioteca, o de un grupo de bibliotecas, ordenada de acuerdo a un plan determinado. 2. En sentido amplio, lista de materiales preparada para un fin especfico (por ejemplo, un catlogo de una exposicin, un catlogo de ventas). 26. Catlogo Topogrfico: Lista de materiales de biblioteca ordenados por clasificacin en orden numrico.
27. Circulacin En la biblioteca, es el movimiento de los libros que se facilitan a los usuarios de la misma en calidad de prstamo a domicilio 28. Coautor Persona que colabora con una o mas personas para producir una obra, en relacin con la cual cada colaborador desempea la misma funcin. Vase adems Responsabilidad compartida.
166
29. Coleccin 1.En el caso de un solo autor: tres o ms obras independientes o partes de obras publicadas juntas. 2. En el caso de ms de un autor: dos o ms obras independientes o partes de obras publicadas juntas, aunque no escritas para la misma ocasin o para la publicacin que se cataloga. 30. Compilador 1. En que produce una coleccin, seleccionando y reuniendo materiales de diferentes obras escritas por varias personas o entidades. 2. El que selecciona y rene en una publicacin materiales de las obras de una persona o entidad. 31. Vase adems Editor. 32. Conferencia 1.Reunin de individuos o representantes de diversas entidades con el fin de discutir y tomar decisiones en relacin con asunto de inters comn. 2. Reunin de representantes de una entidad corporativa que constituye su cuerpo legislativo o rector. 33. Diapositiva Fotografa positiva hecha sobre una placa de vidrio que adopta el tamao standard de 10 x 8 cm. Tambin se le denomina a las hechas a mano a base de tinta, celofn, plstico, o de una pelcula inservible. Puede ser a color o blanco en negro (sinnimo de filmina o transparencia 34. Diario Es la relacin histrica del acontecer diario durante una poca, empresa o viaje. Peridico que se publica todos los das 35. Diccionario Segn la Academia, es el libro en que por orden alfabtico se contienen, definen o explican concepto 36. 37. DVD Disco verstil digital Edicin En el caso de libros y de materiales semejantes, todos los ejemplares de un registro producidos a partir de una misma plancha ya sea por contacto directo o por mtodos fotogrficos. Editor El que prepara la publicacin de un tem ajeno. El trabajo editorial puede estar limitado a la preparacin del tem para el fabricante, o bien puede incluir la supervisin de la fabricacin, la revisin (restitucin) o la elucidacin del contenido del tem, y la adicin de una introduccin, notas y material crtico. En algunos casos, puede involucrar adems la direccin tcnica de un grupo de personas encargadas de escribir o compilar el contenido del tem. Vase adems Compilador.
38.
39. Encabezamiento Nombre, palabra o frase colocado a la cabeza de un asiento catalogrfico que provee un punto de acceso al catlogo. Vase adems Punto de acceso. 40. Encabezamiento principal Primera parte de un encabezamiento que puede incluir un subencabezamiento (vase).
167
41.
Entidad corporativa Organizacin o grupos de personas conocido por un nombre determinado y que acta, como una colectividad considerada como una entidad. Ejemplos tpicos de entidades corporativas son las asociaciones, instituciones, firmas comerciales, empresas sin fines de lucro, gobiernos, dependencias gubernamentales, instituciones religiosas, iglesias locales y conferencias. Entidad relacionada Entidad corporativa que tiene una relacin con otra entidad diferente de una relacin jerrquica (por ejemplo, una entidad fundada pero no controlada por otra entidad; una que solamente recibe ayuda econmica de otra entidad; asistencia econmica y/o de otro tipo, tal como grupos de amigos; aquella cuyos miembros lo son tambin de otra entidad o estn asociados a sta, como es el caso de asociaciones de empleados y ex alumnos)
42.
43. .Entidad subordinada Entidad corporativa que forma parte integral de una entidad mayor, en relacin con la cual tiene un rango jerrquico inferior. 44. Entrada principal Vase Asiento principal 45. Folleto Publicacin impresa que no excede de ms de 100 pginas 46. Kardex De orden ingls formado por la contraccin de Kard e Index, es decir ndice fichero, tarjetas o archivador vertical visible. Se usa principalmente para control de publicaciones peridicas
47. Globo Terrqueo Esfera cuya superficie se figura a la disposicin de las tierras y mares de nuestro planeta 48. Informe Noticia o instruccin de un negocio o suceso, acerca de una persona
49. Mapa Representacin geogrfica de la tierra o parte de ella en una superficie plana o de un cuerpo celeste. Tambin se llama carta geogrfica 50. Mapoteca Seccin que rene material cartogrfico (mapas) 51. Materiales bibliogrficos Conjunto de libros, publicaciones peridicas, y otros documentos en soporte de papel, que conforman la el acervo de una biblioteca MFN Master file number ( Numero de archivo maestro) Marca de Trabajo: Ordenar misma clasificacin, con diferente ttulo.*
52. 53.
54. Material complementario Material editado y destinado a ser usado con el tem que se est catalogando. 55. Microficha Ficha transparente sobre la cual estn dispuestos ciertos nmeros de microcopias. Fotografa que reproduce a escala muy reducida un documento Numero Internacional Normalizado para Libros (ISBN ) Standard Book Number Vase Nmero normalizado para libros. (Internacional 168
56.
57.
Numero Internacional normalizado para Publicaciones Seriadas (ISSN) Internacional Standard Serial Number
58. Otra informacin sobre el titulo Ttulo de un tem diferente del ttulo propiamente dicho, o el ttulo paralelo o del (de los) ttulo(s) de la serie; tambin, cualquier frase que aparece relacionada con el ttulo propiamente dicho, etc., que indique el carcter, contenido, etc., el tem o los motivos u ocasin e su produccin o publicacin. El termino incluye subttulos, avant-titres, etc., pero no variantes del ttulo propiamente dicho (por ejemplo, ttulos del lomo, ttulos e las fundas). 59. Portada Pgina al comienzo de un tem en la que aparece el ttulo propiamente dicho y, por lo general, aunque no necesariamente, la mencin de responsabilidad y los datos relativos a la publicacin. La hoja que lleva la portada por lo general se llama portada, sin embargo, en forma adecuada se podra llamar hoja de ttulo. Vase adems Portada de serie. Preliminares Portada o portadas de un tem, junto con el reverso de cada una de las portadas, las pginas que preceden a las(s) portada(s) y la cubierta. Publicacin Vase Edicin facsimilar, Impresin, Reimpresin, Tirada. Publicacin seriada Publicacin editada en cualquier medio, que aparece en partes sucesivas, cada una de las cuales presenta designaciones numricas o cronolgicas y que pretende continuarse indefinidamente. Las publicaciones seriadas incluyen: publicaciones peridicas; peridicos o diarios; anuarios (informes, etc.); revistas, memorias, acta, transacciones, etc., de sociedades; as como series monogrficas numeradas. Vase adems Serie 1.
60.
61. 62.
63. Punto de acceso Nombre, trmino, cdigo. Etc., bajo el cual puede ser buscado e identificado un registro bibliogrfico. Vase adems Encabezamiento. 64. Referencia En catalogacin envo de un encabezamiento o asiento a otro.
65. Responsabilidad compartida Colaboracin entre dos o ms personas o entidades que realizan el mismo tipo de actividad en la creacin del contenido de un tem. La contribucin de cada uno de ellas puede constituir una parte independiente y distintiva del tem, o puede no ser separable de la(s) otra(s). Vase adems Coautor, Responsabilidad compartida. 66. Revista Publicacin peridica por cuadernos, con escritos sobre varias materias o una en particular 67. Serie 1. Grupo de temes independiente que adems de tener sus ttulos propiamente dichos, se relacionan entre si mediante un ttulo colectivo que se aplica al grupo como un todo. Cada uno de los temes puede estar numerado o no. 2. Cada uno de los temes de una serie constituida por dos o mas volmenes de ensayo, conferencias, artculos y otros escritos, semejantes en carcter y publicados en secuencia (por ejemplo, Lowells among may books, second 169
series). 3. Secuencias de volmenes numerados por separado dentro de una serie o publicacin seriada (por ejemplo, Notes and queries, 1st. Series, 2nd series, etc.). 68. Seudnimo Nombre asumido por un autor para ocultar o disminuir su identidad. 69. Tesis Estudio de una cuestin o problema que, el aspirante escribe para obtener un grado acadmico 70. Texto 1. Trmino usado como una designacin general del material impreso que se puede leer a simple vista (por ejemplo, libro, folleto u hoja suelta). 2. Letra de una cancin, ciclo de canciones o, en plural, de una coleccin de canciones. 71. Ttulo Palabra, frase, carcter o grupo de caracteres que aparecen normalmente en un tem, que da nombre al tem o a la obra contenida en ste. Vase adems Titulillo, Ttulo alternativo, Ttulo asignado, Ttulo de la cubierta, Ttulo de partida, Ttulo del lomo, Ttulo falso, Ttulo paralelo, Ttulo propiamente dicho, Ttulo uniforme. 72. Ttulo alternativo Segunda parte de un ttulo propiamente dicho, que consta de dos partes, cada una de las cuales es un ttulo, Dichas partes estn unidas por la conjuncin o, o por sus equivalentes en otra lengua (por ejemplo, The tempest, or, The enchanted island. 73. Ttulo normalizado Vase Ttulo uniforme. 74. Ttulo paralelo Ttulo propiamente dicho en otra lengua y/o escritura. 75. Titulo propiamente dicho Nombre principal de un tem que incluye cualquier ttulo alternativo, pero excluye los ttulos paralelos y otra informacin sobre el ttulo. 76. Titulo uniforme 1. Ttulo particular bajo el cual se identifica una obra para fines de catalogacin. 2. Ttulo particular usado para distinguir el encabezamiento de una obra del encabezamiento de una obra diferente. 3. Ttulo colectivo convencional usado para agrupar las publicaciones de un autor, compositor o entidad corporativa que contiene varias obras o extractos, etc., de varias obras (por ejemplo, obras completas, varias obras de un gnero literario o forma musical especfica. 77. Trazado Indicacin de los encabezamientos bajo los cuales aparece un registro representado en el catlogo, indicacin en la ficha principal de las referencias que han sido hechas a un nombre o ttulo de un registro representado en el catalogo 78. Video o videocasete Aparato que permite registrar las imgenes y el sonido que llega al receptor de televisin, y reproducirlas en dicho aparato.
170
79. Volumen 1.En sentido bibliogrfico, y sin tomar en cuenta la designacin hecha por el editor, es la divisin principal de una obra, la cual se distingue de otras de la misma obra por tener su propia portada inclusiva, ttulo falso, ttulo de la cubierta, o ttulo del portafolio y, por lo general, una paginacin, foliacion o registro de signaturas independientes. Esta unidad bibliografica principal puede incluir varias portadas y/o paginaciones. 2.En sentido fsico, todo lo que est contenido en una encuadernacin, portafolio, etc., ya sea publicada as originalmente o encuadernado despus de impreso. El volumen como unidad fsica, puede coincidir o no con el volumen como unidad bibliogrfica.
171
VII. ANEXOS
172
173

2-Manual de Normas y Procedimientos Biblioteca

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

2-Manual de Normas y Procedimientos Biblioteca

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BIBLIOTECA CENTRAL

Guatemala, Noviembre 2008

IV. NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO

Especficas A. PROCESOS TCNICOS

PRESTAMOS DE MATERIAL BIBLIOGRFICO INTERNO Y EXTERNO

5.1 JEFATURA DE BIBLIOTECA CENTRAL

A. PROCEDIMIENTO RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA

B. PROCEDIMIENTO PARA USO DE FAX

Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Jefatura de Biblioteca Central

Puesto Responsable Jefe (a)

Jefe (a) Biblioteca Central

Secretaria Biblioteca Central

solicita envo documento por medio de Fax y lo entrega

Recibe documento, lo enva por medio de fax

Llama para confirmar si fue recibido

Confirma si fue recibido o no

Archiva o devuelve documento enviado

C. PROCEDIMIENTO RECEPCION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

Puesto Responsable Proveedor

Mensajero Bibliotecario de Adquisiciones Mensajero Secretaria

5.2 SECCION DE TESORERIA

A. PROCEDIMIENTO PARA ARQUEO DE CAJA

Puesto Responsable Tesorero (a)

Caja Central USAC

Mensajero Jefatura de Biblioteca Tesorero (a)

Pag. 1/1 Caja Central USAC

Elabora boleta de Depsito, traslada conjuntamente con el dinero al mensajero

Recibe dinero y boleta de depsito, realiza el depsito en el banco correspondiente.

Recibe el depsito, lo ingresa, devuelve el comprobante.

Recibe comprobante, realiza el informe diario y lo remite a Caja Central

Recibe comprobante y lo entrega a tesorero (a)

Recibe comprobante con el informe diario, firma copia y lo entrega al mensajero

Archiva informe diario

Recibe copia del comprobante firmado y lo traslada a Tesorero (a)

Revisa datos del documento (nombre, nmero de Nit, concepto y cantidad)

revisa y firma el documento (cheque), lo regresa a Tesorero(a)

Recibe y lo entrega al proveedor

Recibe, cancela factura y firma, la entrega a tesorero(a)

Recibe copia del informe diario y archiva

C. PROCEDIMIENTO ORDEN DE COMPRA

Puesto Responsable Jefe (a)

Tesorera Biblioteca Central

Proveedor Biblioteca Central Jefe(a)

Puesto Responsable Tesorero(a)

NOTA: Cuando se trata de libros nicamente se registran en el libro de inventario en Adquisiciones.

D. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE FONDO FIJO

Oficinista I Pagador Mensajero

Tesorera Biblioteca Central Mensajero Banco Mensajero Biblioteca Central Tesorera 19 15 16 17 18

Pag. 1/3 Recepcionista (Depto. Contabilidad)

Elabora solicitud de compra y firma, la traslada a Jefe (a)

Revisa, si est bien autoriza y firma, la regresa a tesorera

Recibe y la traslada a Analista asignado

Revisa, opera en sus controles y lo traslada a Caja para emisin de Cheque

Recibe y lo traslada a Oficinista I para emisin de cheque

Elabora Cheque, lo traslada a Sub-Jefe para revisin

Archiva copias correspondientes y traslada a Pagador

Personalmente, averigua si ya est el cheque, de ser as y recibe, firma copia

Recibe cheque, anota en control de fondos cantidad reintegrada y fecha.

Elabora boleta de depsitos, traslada al mensajero

Recibe, registra el depsito, sella boleta y la entrega a mensajero

Recibe boleta y la traslada a Tesorera

Recibe boleta y archiva

E. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIONES, AMPLIACIONES PRESUPUESTARIAS