Sistema de Planillas Electrnicas de RT Manual de Usuario

INDICE

SISTEMA DE ENVO DE PLANILLAS POR INTERNET ......................................... 3 1. 2. 3. 4. 5. Ingrese a la pagina del Instituto Nacional de Seguros: .................................... 3 Regstrese como Usuario del Servicio: ............................................................ 4 Genere su planilla de Riesgos del Trabajo en formato texto:........................... 6 Ingrese al Sistema de Envo de Planillas por Internet:................................... 11 Enve su Planilla de Riesgos del Trabajo: ...................................................... 13

SERVICIOS ADICIONALES.................................................................................. 16 6. 7. 8. 9. Inclusin Provisional de Trabajadores:........................................................... 16 Envo de Avisos de accidente: ...18 Consulta de Planillas Envidas por Internet:.................................................... 20 Consulta de Inclusiones Envidos por Internet: ............................................... 20

10. Consulta de Avisos de Accidente Envidos por Internet:............................... 203 11. Consulta de Pliza::::.23 12. Cambio de clave: ........................................................................................... 24

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Sistema de Envo de Planillas por Internet

El Instituto Nacional de Seguros (INS) ha implementado el Sistema de Envo de Planillas de Riesgos del Trabajo va Internet. Toda empresa o patrono, que cuente con una o varias plizas de Riesgos del Trabajo vigentes y tenga acceso a Internet, est en capacidad de utilizar el sistema. Este Manual le guiara paso a paso en el uso del Sistema de Planillas Electrnicas de Riesgos del Trabajo por Internet, as como otros servicios adicionales. El usuario tiene a disposicin todos los elementos para optar por un sistema de planillas que cubra todas sus expectativas, solamente debe seguir los pasos que se indican a continuacin:

1. Ingrese a la pgina del Instituto Nacional de Seguros:

Ingrese a la direccin del Instituto Nacional de Seguros en Internet: http://www.ins-cr.com. En la pgina principal, en el men color azul ubicado en la parte izquierda, haga clic en la opcin Envo de Planillas de RT.

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A continuacin se le desplegarn dos opciones: Envo de planillas y Otros servicios.

2. Regstrese como Usuario del Servicio:

Antes de iniciar el uso del servicio, debe registrarse como usuario. Para ello debe ingresar a la opcin Registro de Usuario, ubicada en Otros Servicios. En esta opcin se le desplegar un formulario con el cual usted podr registrarse como usuario por primera vez, seleccionando la opcin Solicitar cuenta de usuario.

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La pantalla muestra la Solicitud de inscripcin. La informacin que se solicita deber ser incorporada, ya que todos los campos son requeridos.

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Presione sobre el botn completados todos los datos del formulario,

para completar el registro, una vez

El formulario ser remitido en forma inmediata a las oficinas del Instituto Nacional de Seguros. A cambio, usted recibir una notificacin indicando que la informacin ha sido recibida satisfactoriamente. En las siguientes 24 horas le ser remitido por parte del INS su cdigo de usuario y palabra clave por el medio que usted haya indicado en la solicitud de inscripcin.

3. Genere su planilla de Riesgos del Trabajo en formato texto:

El Archivo de Planilla, que cada patrono enva al Instituto Nacional de Seguros a travs de este Sistema, deber ser estrictamente de tipo texto (.txt), con un tamao de campo definido. Para ello, le presentamos al usuario dos opciones: a) Generar su propio archivo de planilla: Si cuenta con la ayuda de un tcnico o profesional en informtica, podr confeccionar su propio archivo con las

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especificaciones tcnicas requeridas. Consulte la seccin Estructura del archivo en el Sitio Web del Envo de Planillas. b) Generar su planilla con la aplicacin del INS: El INS pone a su disposicin una aplicacin en Excel, y un manual de usuario que le ayudar paso a paso en la confeccin del archivo de texto de forma fcil y rpida, denominado PlaniRT v5 Aplicacin. Este archivo de Excel ser su herramienta para generar el archivo de texto, con los datos de su planilla. Para utilizar este archivo es estrictamente necesario habilitar las macros; a continuacin se detalla como realizar esta tarea.

Microsoft Excel 2007: Como Habilitar Macros en Microsoft Excel 2007 hojas de clculos.
Para habilitar macros en Microsoft Excel 2007, siga los siguientes pasos: 1. Abrir Excel 2007 y presionar el Botn redondo con el logo de Office en la esquina superior izquierda de la pantalla. En la parte de abajo de este men, pulse el botn de Opciones de Excel.

2. Presione el botn de Centro De confianza a la izquierda. Luego, en la parte inferior derecha, seleccione Ajustes de Centro de Confianza.

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3. En la nueva ventana que aparece, escoja Ajustes de Macro de la barra del lado izquierdo y escoger Deshabilitar todas las macros con la notificacin de la lista de las opciones que aparecen. Esta opcin guarda macros deshabilitadas, pero notifica a usuarios cuando las macros intentan cargarse, permitiendo a los usuarios decidir de una base de casopor-caso cual macros permitir. Presionar OK para salir esta ventana.

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4. Para que los nuevos ajustes tengan efecto, ser necesario cerrar el Excel y seguidamente vuelva a abrirlo. Un cuadro de dilogo de seguridad debera aparecer bajo las opciones de Office, cada vez que usted intenta abrir una hoja de clculos que contiene macros.

5. Cuando la notificacin aparece, presione el botn de Opciones. Escoja Permitir o habilitar este contenido de las opciones que aparecen para permitir que las macros se habiliten dentro de la hoja de clculos Excel. Presionar OK para cerrar la ventana.

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Habilitar Macros en Excel con versiones inferiores al Office 2007

1. Abrir la aplicacin, irse a la barra de herramientas, elegir la opcin de Herramientas, luego la opcin de Macro y seleccionar Seguridad.

2. Se le muestra la siguiente ventanilla, donde se indica el nivel de seguridad del archivo, se debe seleccionar el nivel Medio, presionar el botn de Aceptar, luego debe guardar el archivo sin cambiarle de nombre, posteriormente cerrarlo y volverlo a abrir.

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3. Cuando vuelve a abrir el archivo, se le mostrar un mensaje en donde debe seleccionar la opcin de Habilitar macros, y luego trabajar normalmente el archivo excel.

4. Ingrese al Sistema de Envo de Planillas por Internet:

Una vez que usted ya se ha registrado como usuario y tiene generado el archivo de texto de la aplicacin de Excel, podr hacer uso del Sistema, para ello deber ingresar nuevamente a la pgina principal del Sistema de Planillas, seleccionar la opcin Envo de planillas RT.

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Se desplegar una caja de dilogo, en la que se debe digitar el cdigo de usuario y la clave que le fueron remitidas previamente.

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Recuerde que el cdigo de Usuario debe ser digitado exactamente como le fue asignado, se diferencian las minsculas de las maysculas.

5. Enve su Planilla de Riesgos del Trabajo:

Posterior a digitar el usuario y clave, se presentar la siguiente pantalla:

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Nmero de pliza: aparecen nicamente las plizas vigentes asignadas al usuario. Se deber seleccionar el nmero de pliza, en caso de que la empresa o patrono cuente con varias de ellas. Mes y Ao: Le indicar el ao y mes de planilla que deber enviar Tipo de Planilla: Usted deber seleccionar una de las tres opciones disponibles segn corresponda:

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 Mensual: Para enviar la planilla completa, correspondiente a la primera planilla del mes correspondiente. Adicional: Se utiliza para incluir dentro del mismo plazo establecido para la presentacin uno o ms empleados que por diversas razones, no se reportaron en la planilla mensual. Tambin puede ser utilizada si el patrono desea remitir sus registros de planilla en forma separada. No Actividad: Esta opcin podr ser utilizada para aquellos casos en que no hubo trabajos durante el mes. El botn Examinar le permitir buscar y seleccionar el archivo de planilla tipo texto que usted enviar a travs de Internet. Una vez seleccionado el archivo, presione el botn envo y verificacin de la planilla. para completar el proceso de

Pocos segundos despus se desplegar en la pantalla un reporte sealando el resultado de la transferencia en detalle. Si el archivo enviado presenta algn tipo de inconsistencia, se desplegar la lista detallada de los errores encontrados para cada trabajador, usted deber realizar la correccin de los mismos y repetir el proceso de Envo de Planillas por Internet. Si el archivo no presenta ninguna inconsistencia en los datos remitidos, su planilla ser aceptada y se indicar en el reporte el total de trabajadores y salarios de la misma que ser cargado a la pliza. El sistema genera una lista con todos los ajustes realizados a los salarios reportados que se encuentren por debajo del salario mnimo de ley vigente. El clculo se realiza con relacin a los das y horas laboradas y al salario devengado. Este reporte en pantalla es su acuse de recibido, deber imprimirlo y guardarlo cuidadosamente, pues comprueba que usted envi correctamente los datos al INS.

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Servicios Adicionales
Adicionalmente el Instituto Nacional de Seguros le ofrece los siguientes servicios, los cuales usted podr accesar con el mismo usuario y clave asignado para enviar sus planillas: a. b. c. d. e. f. g. Inclusin Provisional de Trabajadores Avisos de accidentes laborales Consulta de Planillas Enviadas por Internet Consulta de Inclusiones Provisionales enviadas por Internet Consulta de Avisos de Accidente Enviados por Internet Consulta de su pliza, estado, vigencia, otros Cambio de la clave de usuario.

6. Inclusin Provisional de Trabajadores:

El Instituto Nacional de Seguros ha habitado el servicio para remitir las Inclusiones Provisionales de Nuevos Trabajadores, para hacer uso de dicho servicio ser necesario tan solo seguir los siguientes pasos: Debe seleccionar la opcin INCLUSION PROVISIONAL DE TRABAJADOR, desde la opcin Otros servicios, despus de ingresar su cdigo de usuario y contrasea. El Sistema le mostrar el siguiente formulario:

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1 Se debe digitar toda la informacin que se le solicita (deben llenarse todos los espacios, son obligatorios) 2 Una vez digitado, presione sobre el botn ENVIAR para concluir el proceso.

Si no hay ningn error se despliega un acuse de recibo, como se observa:

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Este reporte en pantalla es su acuse de recibido, deber imprimirlo y guardarlo cuidadosamente, pues comprueba que usted envi correctamente los datos al INS.

7. Avisos de Accidente Laboral:

Mediante esta nueva opcin usted podr remitir al Instituto los avisos de accidentes laborales, de forma tal que el trabajador accidentado no requiere de trasladar el documento fsico, ya que esta denuncia llegar de forma directa a nuestras oficinas. Solo debe elegir la opcin de Enviar un aviso de accidente y completar la informacin que se le solicita, as como elegir el centro mdico del Instituto ms cercano.

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8. Consulta de Planillas Envidas por Internet:

Usted tendr acceso a las planillas enviadas por internet durante el ano. Para ello debe seleccionar la opcin VER HISTORIAL DE PLANILLAS ENVIADAS CON ANTERIORIDAD, desde la opcin Otros servicios del Sistema de Envo de Planillas, despus de ingresar su cdigo de usuario y contrasea.

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El Sistema le mostrar las planillas enviadas, como se observa:

Podr consultar el detalle de cada planilla haciendo un clic sobre el nmero de pliza, al lado izquierdo de cada planilla (detalle por Mes y Ao)

9. Consulta de Inclusiones Provisionales Envidas por Internet:

Con esta opcin usted tiene acceso a consultar las inclusiones provisionales enviadas por Internet, durante el ao.

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10. Consulta de Avisos de Accidente Laboral Envidos por Internet:

Mediante esta opcin tendr acceso a los avisos de accidentes enviados por Internet durante el ao vigente.

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11. Consulta de Pliza de Riesgos del Trabajo:

Ahora con esta nueva opcin puede revisar el estado de su pliza, la forma de pago y el monto asegurado.

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12. Cambio de clave:

Si desea cambiar la palabra clave asignada, podr modificarla en el momento que considere necesario. Seleccione la opcin Cambio de clave, desde la pagina Principal del Sistema de Envi de Planillas, despus de identificarse con su cdigo de usuario y contrasea.

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Gracias por utilizar los Servicios Electrnicos del Instituto Nacional de Seguros. Si usted desea ms informacin puede dirigirse a cualquiera de nuestras oficinas en todo el pas.

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