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GERENCIA DE PROYECTOS

DATOS HISTORICOS
Hasta mediados del siglo XX, los proyectos fueron administrados con mtodos y tcnicas informales. Los grficos de Gantt eran los de mayor utilidad. A partir de los aos cincuenta, se comenzaron a utilizar los modelos matemticos de PERT y CPM que hasta la fecha, es la base metodolgica utilizada por los gerentes de proyectos.

DATOS HISTORICOS
En el ao de 1969, se fund el Instituto de Gerencia de Proyectos mejor conocido como PMI, por sus siglas en ingls, Project Management Institute. En la actualidad es la que establece los estndares en toda materia relacionada a la Gerencia de Proyectos. Su estatuto propone que todos los proyectos, sin importar su naturaleza, utilicen las mismas herramientas y bases metodolgicas.

INTRODUCCION
La Gerencia de Proyectos se utiliza para: Asegurar que los proyectos se hagan dentro:
Presupuesto y Recursos disponibles. Tiempo planificado.

Mejorar la efectividad en la ejecucin de un proyecto empresarial.

INTRODUCCION
La Gerencia de proyectos se relaciona con las actividades administrativas de planificacin, organizacion, direccin y control de recursos (personal, equipo y materiales) para satisfacer los requerimientos tcnicos, de costo y de tiempo para completar un proyecto, segn sea propuesto.

INTRODUCCION
La creciente aceptacin de la direccin de proyectos indica que la aplicacin de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y tcnicas adecuados tiene un impacto considerable en el xito de un proyecto.

Proyecto Sin Metodologa

FUNDAMENTOS
Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

PROYECTO
Temporal: tiene un principio y un fin. Servicio o resultado nico: Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado nico.

FUNDAMENTOS
Qu es un proyecto? ( Cont.)
Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organizacin. Un proyecto puede involucrar a una sola persona, una sola unidad o mltiples unidades dentro de la organizacin.

FUNDAMENTOS
Qu es un proyecto? ( Cont.)
Un proyecto puede generar: Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en s mismo, La capacidad de realizar un servicio (por ej., una funcin comercial que brinda apoyo a la produccin o distribucin), o Un resultado tal como un producto o un documento (por ej., un proyecto de investigacin que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiar a la sociedad).

FUNDAMENTOS
Qu es un proyecto? ( Cont.)
Entre los ejemplos de proyectos, se incluye: Desarrollar un nuevo producto o servicio, Implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una organizacin, Desarrollar o adquirir un sistema de informacin nuevo o modificado, Construir un edificio o una infraestructura, o Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio.

FUNDAMENTOS
Qu es un proyecto? ( Cont.)

Ejercicio: Ejemplos de proyectos

FUNDAMENTOS
Motivaciones para un Proyecto
PROBLEMAS

OPORTUNIDADES

PROYECTO

NECESIDADES DE NEGOCIO

FUNDAMENTOS
Qu es la direccin de proyectos?

La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

FUNDAMENTOS
Qu es la direccin de proyectos? (Cont.)
Conocimientos Herramientas y Tcnicas Habilidades

PROYECTO
Grupo de procesos de la Direccin de Proyectos PMBOK 42 procesos y 9 reas de conocimiento

FUNDAMENTOS
Qu es la direccin de proyectos?
La Direccin de un Proyecto incluye identificar y gestionar los requisitos y expectativas de los interesados y equilibrar las restricciones relacionadas con los siguientes aspectos: Alcance

Otros

Calidad

Presupuesto

Cronograma

Recursos

Riesgo

FUNDAMENTOS
Qu es la direccin de proyectos? (Cont.) Dada la posibilidad de sufrir cambios, el plan para la direccin del proyecto es iterativo y su elaboracin es gradual a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La elaboracin gradual implica mejorar y detallar constantemente un plan, a medida que se cuenta con informacin ms detallada y especfica, y con estimados ms precisos. La elaboracin gradual permite a un equipo de direccin del proyecto dirigir el proyecto con un mayor nivel de detalle a medida que ste avanza.

FUNDAMENTOS
Direccin de proyectos - Direccin de programas - Gestin del portafolio
PORTAFOLIO

Portafolios

Proyectos

Programas

Programas

Proyectos

Proyectos

Proyectos

Proyectos

Proyectos

FUNDAMENTOS
Relaciones entre: la direccin de proyectos, la direccin de programas y la gestin del portafolio

FUNDAMENTOS
Proyectos y planificacin estratgica
A menudo, los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratgico de una organizacin. Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o ms de las siguientes consideraciones estratgicas:
Demanda del mercado. Oportunidad estratgica/necesidad comercial Solicitud de un cliente Adelantos tecnolgicos Requisitos legales

FUNDAMENTOS
Oficina de direccin de proyectos
Es una entidad dentro de una organizacin que tiene la responsabilidad de la direccin centralizada y coordinada de todos los proyectos. Las responsabilidades de la PMO pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la direccin de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir proyectos directamente. Proporciona las polticas, metodologas y modelos para la gestin de proyectos dentro de la organizacin. Los proyectos a los que esta oficina brinda apoyo o dirige pueden no estar relacionados, salvo por el hecho de ser dirigidos en conjunto.

FUNDAMENTOS
Direccin de proyectos y gestin de las operaciones
Las operaciones son una funcin de la organizacin que se efecta permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio. Los proyectos requieren la direccin de proyectos, mientras que las operaciones necesitan la gestin de procesos de negocio o la gestin de operaciones.

FUNDAMENTOS
Direccin de proyectos y gestin de las operaciones
Las operaciones son esfuerzos permanentes que producen salidas repetitivas, con recursos asignados para realizar bsicamente el mismo conjunto de tareas, en un ciclo de vida de producto. A diferencia de la naturaleza permanente de las operaciones, los proyectos son esfuerzos temporales.

FUNDAMENTOS
Rol del director del proyecto
Habilidades Interpersonal es

Conocimiento de normas y regulaciones del rea de aplicacin

Director del Proyecto


Comprensin del entorno del Proyecto

Conocimiento y Habilidades de Direccin General

FUNDAMENTOS
Rol del director del proyecto
Habilidades Interpersonales
Liderazgo Comunicacin eficaz Negociacin Resolucin de problemas Relacionamiento

FUNDAMENTOS
Rol del director del proyecto
Conocimiento y Habilidades de direccin General
Gerenciamiento de Proyectos Contabilidad Finanzas Compras Estadstica Planeacin estratgica Tecnologa de Informacin Procesos Administracin de Personal

FUNDAMENTOS
Rol del director del proyecto
Comprensin del Entorno del Proyecto
Ambiente Cultural, Social y Empresarial Ambiente Internacional y Poltico Ambiente Fsico en el que ser desarrollado el Proyecto

FUNDAMENTOS
Rol del director del proyecto
Conocimiento de Normas y regulaciones del rea de aplicacin
Normas y regulaciones propias de la profesin Leyes.

FUNDAMENTOS
Factores ambientales de la empresa Factores Internos
Culturas y estilos de la Organizacin. Estructura de la Organizacin. Activos de los Procesos de la Organizacin.

Factores Externos
Leyes. Entorno Social, Cultural y Poltico.

El ciclo de vida del proyecto


El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la organizacin, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin. Un ciclo de vida puede documentarse con ayuda de una metodologa. El ciclo de vida del proyecto puede ser determinado o conformado por los aspectos nicos de la organizacin, de la industria o de la tecnologa empleada. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables especficos y las actividades que se llevan a cabo entre stos variarn ampliamente de acuerdo con el proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia bsico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo especfico involucrado.

El ciclo de vida del proyecto


Caractersticas del ciclo de vida del proyecto Los proyectos varan en tamao y complejidad. Todos los proyectos, sin importar cun pequeos o grandes, o cun sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida:
inicio, organizacin y preparacin, ejecucin del trabajo y cierre.

El ciclo de vida del proyecto


Niveles tpicos de costo y dotacin de personal durante el ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida del proyecto


Impacto de la variable en funcin del tiempo del proyecto

El ciclo de vida del proyecto


Fases del proyecto Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusin de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse. Por su naturaleza de alto nivel, las fases del proyecto constituyen un elemento del ciclo de vida del proyecto. Una fase del proyecto no es un grupo de procesos de direccin de proyectos.

El ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida del proyecto


La estructuracin en fases permite la divisin del proyecto en subconjuntos lgicos para facilitar su direccin, planificacin y control. El nmero de fases, la necesidad de establecer fases y el grado de control aplicado dependen del tamao, la complejidad y el impacto potencial del proyecto.

El ciclo de vida del proyecto


Ejemplo de proyecto de una sola fase

El ciclo de vida del proyecto


Ejemplo de proyecto de tres fases

El ciclo de vida del proyecto


Ejemplo de proyecto con fases superpuestas

FASES DEL PROYECTO


Definicin D e s a r r o l l o S o f t w a r e I n f r a e s t r u c t u r a Estudio

Anlisis

Diseo

Pruebas

Integracin

E l c t r i c a

Diseo

Construccin

Montaje

Pruebas

Implementacin

Puesta en servicio

Gerencia de Proyectos de Desarrollo de Software


Inicio Plane acin Ejecuc in SyC Cierre

Definicin

Anlisis

Diseo

Pruebas

Integracin

Implementacin

Interesados
Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo, clientes, patrocinadores, la organizacin ejecutante o el pblico), que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o terminacin del proyecto. Los interesados tambin pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo. El equipo de direccin del proyecto debe identificar tanto a los interesados internos como externos, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas. El director del proyecto debe gestionar la influencia de los diversos interesados con relacin a los requisitos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso.

Interesados
Relacin entre los interesados y el proyecto

Interesados
La identificacin de los interesados es un proceso continuo y puede resultar difcil. Resulta crucial identificar a los interesados y comprender su grado relativo de influencia en un proyecto. No hacerlo puede prolongar la duracin y elevar sustancialmente los costos del proyecto.

Influencias de la organizacin en la direccin de proyectos


La cultura, estilo y estructura de la organizacin influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados. El grado de madurez de la direccin de proyectos de una organizacin, as como sus sistemas de direccin de proyectos, tambin pueden influenciar el proyecto. Cuando en el proyecto participan entidades externas, como resultado de una unin temporal de empresas o de un convenio para un proyecto determinado, el proyecto recibir la influencia de ms de una empresa.

Influencias de la organizacin en la direccin de proyectos


Activos de los procesos de la organizacin Los activos de los procesos de la organizacin abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las organizaciones participantes en el proyecto que pueden usarse para influir en el xito del proyecto. Estos activos de procesos abarcan planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. Los activos de procesos tambin abarcan las bases de conocimiento de la organizacin, como las lecciones aprendidas y la informacin histrica.

Procesos de la Direccin de Proyectos


La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. La aplicacin de conocimientos requiere de la direccin eficaz de los procesos apropiados.

Procesos de la Direccin de Proyectos


Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y tcnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.

Procesos de la Direccin de Proyectos


Para que un proyecto tenga xito, el equipo del proyecto debe: seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto, utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos, cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados, y equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.

Procesos de la Direccin de Proyectos para un Proyecto


Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto y generalmente se enmarcan en una de las siguientes dos categoras principales: Los procesos de direccin de proyectos aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia. Estos procesos incluyen las herramientas y tcnicas involucradas en la aplicacin de las habilidades y capacidades que se describen en las reas de conocimiento . Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto. Estos procesos normalmente son definidos por el ciclo de vida del proyecto y varan segn el rea de aplicacin. El alcance del proyecto no puede definirse si no se cuenta con una comprensin bsica acerca de cmo generar el producto especificado. .

Procesos de la Direccin de Proyectos


Los procesos de direccin de proyectos se agrupan en cinco categoras conocidas como Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos (o grupos de procesos): Grupo del Proceso de Iniciacin. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtencin de la autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase. Grupo del Proceso de Planificacin. Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendi el proyecto.

Procesos de la Direccin de Proyectos


Grupo del Proceso de Ejecucin. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. Grupo del Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Procesos de la Direccin de Proyectos


Interacciones comunes entre procesos de la direccin de proyectos Los procesos de direccin de proyectos se presentan como elementos diferenciados con interfaces bien definidas. Sin embargo, en la prctica se superponen e interactan.

Procesos de la Direccin de Proyectos

Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos reas de Conocimiento Grupo del Proceso de Iniciacin Grupo del Proceso de Planificacin Grupo del Proceso de Ejecucin Grupo del Proceso de Seguimiento y Control Grupo del Proceso de Cierre

4. Gestin de la Integracin 4.1 Desarrollar el Acta de del Proyecto Constitucin del Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan para 4.3 Dirigir y Gestionar la la Direccin de Proyectos Ejecucin del Proyecto

5. Gestin del Alcance del Proyecto 6. Gestin del Tiempo del Proyecto

7. Gestin de los Costos del Proyecto 8. Gestin de la Calidad del Proyecto 9. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

10. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

10.1 Identificar a los Interesados

11. Gestin de los Riesgos del Proyecto

12. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

5.1 Recopilar Requisitos 5.2 Definir el Alcance 5.3 Crear EDS 6.1 Definir las Actividades 6.2 Secuenciar las Actividades 6.3 Estimar los Recursos de las Actividades 6.4 Estimar la Duracin de las Actividades 6.5 Desarrollar el Cronograma 7.1 Estimar los Costos 7.2 Determinar el Presupuesto 8.1 Planificar la Calidad 8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad 9.1 Desarrollar el Plan de 9.2 Adquirir el Equipo del Recursos Humanos Proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo de Proyecto 9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto 10.2 Planificar las 10.3 Distribuir la Comunicaciones Informacin 10.4 Gestionar las Expectativas de los Interesados 11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos 11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de los Riesgos 11.4 Realizar el Anlisis Cuantitativo de los Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 12.1 Planificar las 12.2 Efectuar las Adquisiciones Adquisiciones

4.4 Monitorear y Controlar 4.6 Cerrar el Proyecto o el Trabajo del Proyecto Fase 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 5.4 Verificar el Alcance 5.5 Controlar el Alcance 6.6 Controlar el Cronograma

7.3 Controlar los Costos

8.3 Realizar el Control de Calidad

10.5 Informar el Desempeo

11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos

12.3 Administrar las Adquisiciones

12.4 Cerrar las Adquisiciones

Procesos de la Direccin de Proyectos


Estos procesos interactan entre s y con procesos de las otras reas de conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de un grupo o persona. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o ms fases del proyecto, en caso de que el mismo est dividido en fases. Si bien los procesos se presentan aqu como componentes diferenciados con interfaces definidas, en la prctica se superponen e interactan