G UA PARA ELABORACIN DE P LAN DE T RABAJO I NFORME A NUAL

fue

DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO

Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificacin Nm. 2012-13-04

Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales opei.utuado@upr.edu

GUA PARA ELABORACIN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO
Dr. Javier Lugo Prez, Director Interino Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificacin 2012-13-04

PROPSITO
Esta gua fue desarrollada por el Dr. Javier Lugo Prez, Director Interino de la Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales para ser utilizada en conjunto con el nuevo Plan Estratgico Institucional 2012-2017. Con esta gua se pretende: 1) facilitar y uniformar la elaboracin de los planes de trabajo y los informes anuales tanto a nivel de departamento y oficina como a nivel institucional (requerido por Ley Nm. 1 de 20 de enero de 1966, segn enmendada) . 2) promover una cultura de toma de decisiones basadas en avalo
(Estndar 7 de la MSCHE)

3) integrar los procesos de planificacin y cierres de ciclos de avalo

(Estndar 2 de la MSCHE)

4) integrar los procesos de planificacin y presupuesto

(Estndar 3 de la MSCHE)

INTRODUCCIN
La Universidad de Puerto Rico (UPR) en Utuado est comprometida con el desarrollo de una cultura de planificacin y avalo. Esto garantiza una continua renovacin institucional y una distribucin de recursos basados en el cumplimiento de nuestra misin y visin institucional. Para garantizar el mejoramiento continuo y mantener la excelencia institucional, la UPR-Utuado promueve la implementacin de procesos de evaluacin continua sobre los logros del plan estratgico y de la distribucin de los recursos. Un proceso importante para estos fines es la elaboracin de planes de trabajo anuales y de sus correspondientes informes. Segn el Artculo 7 de la Ley de la Universidad de Puerto Rico (Ley Nm. 1 del 20 de enero de 1966, segn enmendada), todos los rectores de la UPR estn obligados a rendir un Informe Anual de las actividades de su unidad institucional al Presidente y a la Junta de Sndicos. El objetivo de este informe es dar a conocer los avances en la ejecucin del plan estratgico durante el ao

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acadmico que culmina y presentar el nuevo plan anual de trabajo para el ao acadmico que comienza. Este informe institucional estar constituido por la compilacin de los informes anuales de las diferentes oficinas de servicio. Con el fin de facilitar y uniformar la elaboracin de los planes anuales de trabajo y de sus respectivos informes, la Oficina de Planificacin y Estudios institucionales (OPEI) ha desarrollado la Gua para Elaboracin de Plan de Trabajo e Informe Anual de Oficinas y Decanatos de la UPR-Utuado. A continuacin se presenta el formato y contenido requerido para el informe.

FORMATO PARTES I, II, V Y VI (LAS TABLAS)

Programa: Letra: Mrgenes: Microsoft Word Times New Roman, tamao 8 1 margen izquierdo 1 margen derecho 1 margen superior 1 margen inferior Espacio: Anejos: Nota: 1 lnea De ser necesarios incluirlos e identificarlos Solamente se entregar el informe en formato digital por correo electrnico

FORMATO PARTES III Y IV

Programa: Letra: Mrgenes: Microsoft Word Times New Roman, tamao 12 1 margen izquierdo 1 margen derecho 1 margen superior 1 margen inferior Espacio: Anejos: Nota: 1 lnea De ser necesarios incluirlos e identificarlos Solamente se entregar el informe en formato digital por correo electrnico

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CONTENIDO
El documento cuenta con las siguientes cinco partes: I. II. III. IV. V. VI. PLAN ANUAL DE TRABAJO INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO OTROS LOGROS SOBRESALIENTES AVALO CIERRE DEL CICLO REDACCIN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO

Para completar el documento, redacte las partes requeridas y borre el texto en rojo con ejemplos de cmo llenar las mismas. Una vez complete el documento, enve una copia electrnica a su decano o decana al correo oficial del decanato (no al correo personal del decano o decana!) con copia a la Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales a la direccin opei.utuado@upr.edu.

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I. PLAN ANUAL DE TRABAJO

Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio

Nombre de Departamento u Oficina: ____________________
rea de Prioridad y Meta de Plan Estratgico UPR-Utuado 2012-2017
Escoja una o ms de las metas del Plan Estratgico UPR-Utuado 2012-2017 para ser trabajada por su departamento u oficina durante el ao acadmico. Formato # . # para identificar las metas (rea de prioridad . meta) Ejemplo: 1.8

Decanato: ____________________
Fecha Fecha Culminacin Inicio de de Actividad Actividad Persona Responsable por la Actividad

Ao Acadmico: __________

Objetivo Operacional

Actividades

Presupuesto Sugerido

Indicadores de xito Esperado

Establezca uno o ms objetivos operacionales para alcanzar las metas estratgicas seleccionadas. Los objetivos deben ser redactados comenzando con un verbo y deben expresar un logro esperado cuantificable. Enumere cada objetivo por meta con nmeros cardinales. Ejemplo: 1. Aumentar en un 10% las reas del recinto en donde se puede acceder la red de informacin inalmbrica.

Describa una o ms actividades que realizar para alcanzar el logro del objetivo operacional. Enumere las actividades para cada objetivo con letras minsculas.

Formato: Ene-2012

Formato: Ene-2012

Escriba nombre y apellido de persona responsable de coordinar la actividad.

Escriba el presupuesto que usted entiende es necesarios para llevar a cabo la actividad

Indique cul ser su indicador para determinar que la actividad realizada contribuy al cumplimiento del Objetivo Operacional

Ejemplo: a. Se instalarn dos routers para uso de profesores en las oficinas A-103 y A-108 y se instalarn tres routers para uso de poblacin general en edificio B.

Ejemplo: Ago-2012

Ejemplo: May-2013

Ejemplo: Milton Riutort

Ejemplo: $1,000.00

Ejemplo: Se instalarn los cinco routers de forma exitosa y el porcentaje de rea provista de internet inalmbrico aumentar en un 10%.

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II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO Plantilla para Informe Anual por Departamento y Oficina de Servicio
Nombre de departamento u oficina: ______________________
rea de Prioridad y Meta de Plan Estratgico UPR-Utuado 2012-2017
Escriba las metas del Plan Estratgico UPR-Utuado 2012-2017 que especific en el Plan Anual de Trabajo que trabajara durante este ao acadmico Formato # . # para identificar las metas (rea de prioridad . meta) Ejemplo: 1.8

Decanato: ____________________
Persona Responsable Presupuesto por la Utilizado Actividad

Ao acadmico: ____________

Objetivo Operacional Propuesto

Actividades Propuestas

Fecha de la Actividad

Actividad completada, en progreso o no realizada

Si el indicador de xito especificado en el Plan de Trabajo se alcanz, escriba Completado. Si el indicador se alcanz parcialmente escriba Progreso. Si la actividad nunca se realiz durante el ao acadmico, escriba No Realizado Ejemplo: Progreso

Comentarios

Escriba los objetivos operacionales para alcanzar las metas estratgicas seleccionadas segn lo especific en el Plan Anual de Trabajo. Enumere cada objetivo por meta con nmeros cardinales. Ejemplo: 1. Aumentar en un 10% las reas del recinto en donde se puede acceder a la red de informacin inalmbrica.

Escriba las actividades propuestas en el Plan Anual de Trabajo para alcanzar el logro del objetivo operacional. Enumere las actividades para cada objetivo con letras minsculas.

Indique cuando la actividad se realiz. Formato 12 ene 2012

Escriba nombre de la persona que coordin la actividad.

Escriba el presupuesto utilizado para llevar a cabo la actividad.

Si la actividad se realiz: Detalles sobre cmo se complet la actividad (nmero de participantes, etc.). Puede describir los indicadores del xito y describir la evidencia disponible (no la incluya!) Si la actividad NO se realiz: Escriba la o las razones por las cuales la actividad no se complet Ejemplo: Las reas del recinto en donde se puede acceder a la red de informacin inalmbrica aumentaron en un 5% del 10% propuesto. De los $1,000 que se presupuest en el Plan Anual de Trabajo para esta actividad, solamente se otorgaron $500. Por tal razn solo se compraron dos de los cinco routers requeridos para alcanzar al objetivo.

Ejemplo: a. Se instalarn dos routers para uso de profesores en las oficinas A-103 y A-108 y se instalarn tres routers para uso de poblacin general en edificio B.

Ejemplo: 12 ene 2012

Ejemplo: Milton Riutort

Ejemplo: $500.00

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III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES RELACIONADOS

Liste otros logros sobresalientes de su departamento u oficina que no estn directamente relacionados con las metas del plan estratgico, pero que promueven la misin y visin institucional.

IV. AVALO
1. Escriba un narrativo conciso que explique cules fueron las fortalezas de su oficina que le ayudaron a cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del ao que culmin. En continuidad con el ejemplo: No se escribe nada en este punto ya que es reservado para objetivos que se lograron y slo se est evaluando un ejemplo de un objetivo que se no se logr.

2.

Escriba un narrativo conciso que explique cules fueron las debilidades de su oficina que le impidieron cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del ao que culmin. En continuidad con el ejemplo: El objetivo no se logr en un 100% debido a la falta de presupuesto. Tal vez tener una idea ms real del presupuesto de nuestra oficina para el ao nos ayudara a establecer objetivos ms realistas.

3.

Escriba un narrativo conciso que explique cules son las amenazas externas a su oficina que evitaran que los objetivos que no se cumplieron no puedan cumplirse en el futuro prximo. En continuidad con el ejemplo: Una amenaza para que este objetivo no se cumpla en el prximo ao es el no saber si contamos con el presupuesto que se requiere ($500.00).

4.

Escriba un narrativo conciso que describa las principales oportunidades que usted visualiza en los prximos aos que su departamento u oficina podra tomar ventaja para adelantar una o ms metas del plan estratgico. En continuidad con el ejemplo: Existe un proyecto de mejoras permanentes que cuenta con fondos externos y vislumbra un aumento en reas de comunicacin inalmbrica para el edificio de Tecnologa Agrcola. Esto presenta una oportunidad para completar el objetivo en el caso de que el presupuesto interno necesario no se otorgue.

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V. CIERRE DEL CICLO

En base a este proceso de reflexin y avalo determine los objetivos de trabajo que su departamento u oficina establecern para el prximo ao. Estos objetivos deben cumplir con los siguientes criterios: 1. Estar fundamentados en la misin, visin y metas institucionales. 2. Se debe hacer referencia a data cuantitativa y cualitativa existente que apoya el nuevo objetivo propuesto.

Cierre de Ciclo
Objetivo propuesto para el prximo ao Ejemplo: 1. Aumentar en al menos un 5% las reas
del recinto en donde se puede acceder a la red de informacin inalmbrica.

Relacin con misin, visin y/o metas institucionales Ejemplo:

Meta operacional 1.8 del Plan Estratgico 2012-2017 de la UPR-Utuado

Referencia a data cuantitativa y cualitativa que apoya el objetivo Ejemplo:

Durante el ao anterior se pudo aumentar en un 5% las reas del recinto en donde se puede acceder a la red de informacin inalmbrica. Para este ao esta meta se podr completar si se otorga un presupuesto similar al del ao anterior o a travs del proyecto de mejoras permanentes para el edificio de Tecnologa Agrcola.

VI. REDACCIN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO

Utilice la Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio provista en la seccin I y redacte un nuevo plan de trabajo basado en lo que escribi en la tabla de la seccin V.

ITINERARIO DE TRABAJO
Mes* Marzo-Abril

Actividades Los directores de departamentos u oficina se renen con su respectivo Decano para establecer objetivos y actividades para el prximo ao acadmico. Los decanos se renen con el Rector y los directores de presupuesto y planificacin para comenzar con el alineamiento del presupuesto utilizando el plan de trabajo del prximo ao.

Mayo

Los directores de las unidades enviarn el Informe Anual del Decanato/Oficina y el nuevo Plan Anual de Trabajo del Decanato/Oficina al decano correspondiente. Decanatos integran Informes Anuales del Decanato y las Oficinas y los Planes Anuales de Trabajo del Decanato y las Oficinas y envan copias al Rector. El Rector le presenta a la Junta Administrativa el nuevo Plan Anual de Trabajo Institucional y de Presupuesto y aprueba las nuevas asignaciones.

Junio

Agosto

Comenzar con la implementacin del nuevo Plan Anual de Trabajo y de Presupuesto. El Rector(a) presenta el Informe Anual Institucional del ao anterior y el nuevo Plan de Trabajo Anual y de Presupuesto Institucional a la Comunidad Universitaria. Se publica el Informe Anual Institucional. Los resultados de avalo son analizados y utilizados para el desarrollo del nuevo Plan Anual de Trabajo y Presupuesto Institucional.

Octubre

Nov.-Dec.

La fecha precisa para cada evento se determinar por consenso entre el(la) rector(a) y los decanos dependiendo de la naturaleza de sus agendas de trabajo.

Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificacin Nm 2012-13-04

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