CMO ADMINISTRAR LISTAS DE CORREO Y FOROS DE DISCUSIN: ESPACIOS VIRTUALES PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIN

Jorge Luis Alonso G.1

Actualizado 04/03/05

RESUMEN
Un gran porcentaje de usuarios de Internet pierde tiempo buscando informacin o personas que le ofrezcan solucin a sus problemas. Sin embargo, ah afuera existen personas que poseen esa informacin o esas soluciones. La clave del xito est en crear espacios virtuales que faciliten su encuentro. Las listas de correo y los foros de discusin son dos de los servicios que mejor se adaptan a este propsito. El presente documento ofrece una gua prctica sobre como establecer y administrar estas herramientas. El lector conocer las principales caractersticas de cada una de ellas, sus ventajas y desventajas, y los mecanismos para estimular la participacin activa de sus integrantes. Introduccin Un concepto muy en boga actualmente es el del crecimiento de la base del conocimiento colectivo. En qu se apoya este concepto? En que muchas personas no encuentran la informacin que les interesa, pierden tiempo buscando cosas o gente que necesitan y no hallan la solucin a sus problemas. Sin embargo, existen miles de usuarios que tienen esa informacin o pueden ofrecer esas soluciones. La clave es aprender a desarrollar sistemas de relacin en red que faciliten su encuentro en espacios virtuales comunes. Dos de las herramientas de Internet que mejor se adaptan a este objetivo son las listas de correo y los foros de discusin. En cada uno de estos espacios, el administrador asume dos funciones importantes: la de ser moderador y gestor del conocimiento. Como moderador debe crear la metodologa de trabajo, garantizar la estabilidad de los intercambios entre los miembros, estar en contacto permanente con los participantes y orientar las formas de participacin de cada uno con el fin de generar informacin de inters. Como gestor de la informacin debe buscar la informacin y el conocimiento pertinente con el propsito de dinamizar an ms el debate y evitar que este se limite tan solo al conocimiento o las opiniones de cada uno de los participantes. Gestor de contenidos para sitios de Internet. Moderador tcnico de INFOPAPA (http://redepapa.org/listared.html) y del tablero electrnico, IPE (http://redepapa.org/tablerored.html). Transversal. 102 No. 152-44 Apto 121, Bloque 11. Santa Fe de Bogot, Colombia. Correo electrnico: jorgealonso@redepapa.org
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El presente documento ofrece una gua prctica sobre cmo establecer y administrar listas de correo y foros de discusin. Est basada en la experiencia del autor en el manejo de la lista INFOPAPA y el tablero electrnico IPE, servicios que ofrece la Red Electrnica de la Papa, REDEPAPA. Listas de correo Qu son Son grupos de personas que intercambian informacin sobre un tema especfico a travs de correo electrnico. Son llamadas tambin listas de distribucin o de envo (en ingles, mailing lists). Cmo funcionan Una vez aceptado el usuario como suscriptor, empieza este a recibir todos los mensajes distribuidos en la lista. As mismo, queda habilitado (cuando as lo est permitido) para enviar sus comentarios, directamente a la lista, sobre el tema que se este discutiendo. Estos mensajes llegan a un servidor que genera automticamente una copia para cada uno de los restantes suscriptores. Quin las puede crear Cualquier persona con acceso a Internet y una cuenta de correo electrnico puede establecer una lista de correo. Dnde alojarlas Para que la lista pueda ser utilizada por los suscriptores, es necesario alojarla en un servidor habilitado para tal fin. En este sentido se dispone de varias opciones: En sus propios servidores o cuenta de correo. Si se planea tener slo un nmero reducido de suscriptores, posiblemente la mejor alternativa sea la de utilizar su propio programa de correo electrnico. Servidores gratuitos2. Estn muy de moda ltimamente, dado que sus servicios son cada da ms y mejores, y por supuesto, porque no cuestan nada. Como contrapartida, suelen incluir publicidad por parte de la entidad gestora del servidor, y las direcciones de las listas muestran el nombre y dominio del proveedor3 (por ej.: nombre_de_la_lista@eListas.net). Servidores de pago, soluciones comerciales4. Se utilizan cuando las listas gratuitas no terminan de proporcionar una solucin viable para muchos
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Algunos servidores que ofrecen hospedaje gratuito a listas de correo son elistas.net (http://www.elistas.net/) y Domeus (http://www.domeus.es/), en castellano; Yahoo! Groups (http://groups.yahoo.com/) y Topica (http://topica.com/), en ingles. 3 Una variacin es utilizar un software que realice las tareas de un servidor gratuito. Los mensajes se distribuyen sin publicidad pero la persona encargada de su administracin requiere de algunos conocimientos tcnicos. MailMan (http://www.gnu.org/software/mailman/index.html) es un programa libre que rene estas caractersticas. Permite establecer sistemas mixtos, es decir, maneja listas de correo y crea un archivo en la web que puede funcionar como foro electrnico. 4 Prcticamente todos los servidores gratuitos ofrecen planes de pago

particulares o empresas. Su distribucin es mucho ms sofisticada y no incluyen publicidad por parte de la entidad gestora del servidor. Qu clases de listas existen Hay dos tipos de listas: abiertas y moderadas: Listas abiertas. Son aquellas en las que no se ejerce ningn control sobre el trfico de los mensajes. Esto significa que cualquier suscriptor esta habilitado para enviar mensajes a la lista. Aunque democrtica esta modalidad, puede llegar a convertirse en un karma si los usuarios envan constantemente consultas que nada tienen que ver con el tema central de la lista o preguntas de bajo nivel (trabajos de estudiantes, cuestiones anteriormente contestadas, aspectos obvios, etc.). Listas moderadas. Son aquellas en las que una persona (moderador) evala y decide que mensajes se distribuyen a los suscriptores. A diferencia de las abiertas, en las moderadas no se permite enviar mensajes a la lista en forma directa sino a travs del moderador. Cmo administrarlas Sea cual sea el tipo de lista que se vaya a crear, es indispensable que alguien la supervise. Esta persona no solo controlar el trfico de los mensajes (listas moderadas) sino que responder las preguntas que de orden tcnico y temtico hagan los suscriptores (listas moderadas y abiertas). Dedicacin El tiempo asignado a la administracin depender de la cantidad de mensajes que se enven a la lista. No todos los temas se prestan para que el trfico sea numeroso. Por ejemplo, una lista sobre informtica seguramente tendr un cruce de mensajes mucho mayor que una relacionada con el manejo integrado de plagas del cultivo de la papa. Sin embargo, aqu hay que tener en cuenta dos aspectos importantes: (1) las ganas de trabajar de sus integrantes necesariamente van a influir en el trfico de mensajes y (2) la calidad de una lista no debe medirse por el nmero de mensajes cruzados, pues existen listas en que un alto porcentaje de los mensajes es basura y otras en las cuales los pocos mensajes enviados contienen informacin de utilidad para sus miembros. (In)Disciplina Como todos los suscriptores estn autorizados para enviar comentarios a una lista abierta, el administrador generalmente se enfrenta a los siguientes problemas: mensajes fuera del tema central y discusiones entre los suscriptores, muchas veces en trminos descorteses5.

Los documentos Correcto uso de las listas de distribucin (http://www.rediris.es/list/list-moral.html) y Como organizar uma lista de mensagens ou um frum eletrnico (http://funredes.org/mistica/castellano/ciberoteca/participantes/docuparti/org_lista_forum.rtf) (en portugus), ofrecen las pautas de conducta que deben seguir los suscriptores de una lista de correo abierta.

En ambos casos, el administrador requiere de paciencia y tacto. Primero debe tratar de disuadir a los infractores de su mal comportamiento. Si esto no da resultado, debe utilizar las herramientas que dispone para terminar el problema en forma definitiva, esto es, eliminando las direcciones electrnicas de los suscriptores involucrados. El administrador de una lista moderada no se enfrenta a esta clase de inconvenientes porque tiene la autoridad para decidir que mensajes se distribuyen a los suscriptores. Calidad acadmica y cientfica El xito de una lista de correo depende de la calidad de los mensajes distribuidos; entendiendo por calidad, lo til, novedosa y oportuna que sea la informacin circulante6. Es por ello que una de las principales obligaciones del administrador (listas abiertas y moderadas) es facilitar y orientar la intervencin de los suscriptores. Sin embargo, lograr una participacin activa de parte de ellos, no siempre es una tarea fcil. Los usuarios latinoamericanos no son muy dados a compartir experiencias a travs de medios electrnicos. Algunas razones que pueden estar influyendo en su comportamiento estaran relacionadas con el costo de equipos y conexin a Internet y al hecho de requerir todava un rostro o estar frente a frente a una persona para poder intercambiar conceptos. No obstante lo anterior, un buen administrador debe tratar en todo momento de estimular la participacin de los suscriptores, bien sea a travs de consultas sobre temas de inters para ellos y/o envindoles informacin de utilidad (eventos, documentos, sitios web, etc.). Lo ideal es que la lista tenga un permanente intercambio de conceptos y experiencias entre sus usuarios, pero si esto es imposible no importa. La vida de la lista debe continuar. Se crucen o no mensajes, el administrador tiene la obligacin de alimentar la lista con sus aportes. Aparentemente esta actividad no tiene eco entre los suscriptores, porque ellos no lo manifiestan, pero puede estar tranquilo (y seguro) que su colaboracin es aceptada y reconocida. Memoria de la lista Los mensajes enviados a listas administradas por servidores comerciales (ver Dnde alojarlas), normalmente quedan almacenados y estn a disposicin de los suscriptores en una pgina web especfica. Esta memoria histrica es muy til pues permite consultar todos y cada uno de los mensajes cruzados desde la creacin de la lista. No sucede lo mismo con las listas administradas desde los propios programas de correo electrnico, en donde los mensajes emitidos se encuentran alojados en el computador del administrador. Cmo promocionarlas La promocin de una lista de correo debe empezar una vez esta se ha creado. Para ello existen varios mecanismos: En http://www.rediris.es/list/propi/calidad.es.html se encuentra una Propuesta para mejorar la calidad acadmica y cientfica de las listas que muy seguramente orientar a los administradores sobre cmo manejar esta clase de listas de correo.
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Servidores especializados. Son pginas web que renen las principales listas de correo y las clasifican de acuerdo a diferentes temas de inters para los usuarios. Es recomendable darla de alta en las listas que se relacionen con el tema central. Correo electrnico. La firma de todos los mensajes electrnicos que incluya (adems del nombre de la persona) una breve descripcin de la lista, es una manera muy efectiva de reclutar usuarios. Invitacin directa. Un mecanismo efectivo para aproximarse a los potenciales suscriptores es enviarles un mensaje de invitacin, tal como el que sigue: Estimado Sr. ........: Coloco a su disposicin la lista INFOPAPA, cuyos objetivos principales son los de (i) recopilar informacin y conocimientos sobre investigacin en papa, (ii) distribuir informacin, intercambiar experiencias y estimular la formacin de grupos de inters y (iii) fortalecer la interaccin y las alianzas entre entidades y personas del sector papero Una mayor informacin sobre INFOPAPA la encontrar en http://www.redepapa.org/listared.html. Si desea suscribirse gratuitamente, por favor enve un mensaje (en blanco) a InfoPapa-subscribe@topica.com. Espero que la informacin sea de su utilidad. Jorge Luis Alonso G. Red Electrnica de la Papa, REDEPAPA http://redepapa.org Ntese que el mensaje lo nico que hace es invitar al usuario a suscribirse al servicio; en ningn momento se da por hecho que quiere recibir la informacin. Si l no se suscribe, no se debe anotar en el listado de usuarios. Foros de discusin7 Qu son Son grupos de personas que intercambian informacin sobre un tema especfico, pero a diferencia de las listas de correo que lo hacen a travs de correo electrnico, en los foros de discusin se utiliza una pgina web. Aunque ambas herramientas tienen el mismo objetivo, el mecanismo para llegarle a los usuarios es diferente. Utilizando un ejemplo simple y prctico se puede decir que las listas de correo son como cuando en una empresa se distribuye un memorando a todos y cada uno de sus empleados y en los foros de discusin, este mismo memorando es colocado en una cartelera para que sea visto por todos ellos. Cmo funcionan Una vez haya entrado a los foros de discusin, el usuario queda habilitado para leer los mensajes generados o colocar uno de su autora (para lo cual requiere registrarse en el
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Se hace referencia a los foros de discusin que permanecen siempre abiertos al pblico y no a aquellos foros de duracin limitada; es decir, los que manejan tiempos y espacios previamente establecidos (bienvenida, primer documento, intercambio de conceptos, segundo documento, etc.).

sistema), bien sea iniciando una discusin o aportando su opinin a una ya establecida. Como observar su funcionamiento es ms prctico que explicarlo, el lector puede visitar el tablero electrnico Investigacin sobre Papa En lnea, IPE (http://redepapa.org/cgi-bin/Ultimate.cgi?action=intro), consultar los diferentes mensajes generados y, si as lo desea, colocar alguno de ellos en la seccin Pruebas. Quin los puede crear Una cosa es configurar los foros de discusin y una muy diferente es administrarlos. Estas actividades no siempre son realizadas por una misma persona. Para la configuracin podra llegar a necesitarse un ingeniero de sistemas8 o una persona que conozca los intrngulis de esta tecnologa. Su administracin, en cambio, puede hacerla cualquier persona que posea conocimientos bsicos de computacin y, sobre todo, disciplina para colocar informacin de utilidad en los foros en forma peridica. Qu se requiere para su funcionamiento Para establecer foros de discusin existen dos alternativas: (1) adquirir un software y disponer de un servidor9 donde colocarlos o (2) utilizar el software y el servidor que ofrecen gratuitamente algunas compaas. Adquirir un software y disponer de un servidor. Existen en el mercado varios software, algunos gratuitos y otros que se ofrecen a travs de dos modalidades: una versin gratuita, que trabaja perfectamente pero tiene desactivadas las principales opciones, y una versin comercial, que las tiene activas pero hay que pagar por ella. Uno de los software ms vendidos en el mundo es el ubb (http://www.infopop.com/) que produce la compaa Infopop. Est disponible en ambas versiones (gratuita y comercial) y sus tcnicos ofrecen una asesora efectiva (en ingles) con la cual solucionar problemas tcnicos que se presenten durante la administracin de los foros. Utilizar el software y el servidor que ofrece el mercado. Existen en el mercado varias empresas que ofrecen todo lo necesario para establecer foros de discusin. Bravenet (http://www.bravenet.com) es a juicio del autor una de las que mejor servicio presta. Ofrece la versin gratuita del sistema, con una capacidad limitada y publicidad incluida, y la versin profesional, que por una cuota mensual en dlares permite un servicio con todas las caractersticas necesarias para llevar a buen trmino esta clase de iniciativas. Se encuentra disponible en http://www.bravenet.com/webtools/forum/index.php

Si no se dispone de esta persona, las compaas que producen el software pueden configurarlo a cambio de un pago en dlares. 9 Un servidor es un computador que almacena pginas web para que puedan ser consultados a travs de Internet desde cualquier lugar del mundo. Existen en mercado una gran cantidad de servidores comerciales. Uno de los que mejor servicios presta actualmente es Internet Quality Services, IQS (http://es.webstorage.com/). NOTA: Las empresas que ofrecen el servicio de hospedaje no necesariamente deben de estar ubicadas en el pas sede de la lista. Un ejemplo de esta situacin es el caso del tablero electrnico IPE, que se administra desde Colombia y su contenido se hospeda en la ciudad de Las Vegas, EUA, en el servidor de IQS.

Cul de las dos alternativas es la recomendada La recomendacin es que inicialmente se utilice la versin gratuita de Bravenet, con el fin de familiarizarse con el sistema y conocer cul es la aceptacin del servicio entre la comunidad virtual que se est creando. Si los usuarios efectivamente participan en el sistema de foros, el segundo paso sera, o bien pagar las mensualidades de la versin profesional de Bravenet o bien adquirir la licencia comercial que ofrece Infopop. La ventaja de esta ltima es que tiene caractersticas que no posee la versin de Bravenet y adems.. puede utilizarse de por vida. Cmo administrarlos Los foros de discusin pueden ser administrados por una o varias personas pues el software permite que cada uno de los foros pueda sean moderadas por un usuario diferente. La dedicacin, (in)disciplina, calidad acadmica y cientfica y promocin de los foros de discusin, siguen las mismas pautas indicadas para las listas de correo, obviamente teniendo en cuenta las diferencias de cada herramienta. Hay que aclarar, sin embargo, que lograr la participacin activa en los foros es ms difcil que en las listas de correo. La razn es muy sencilla: en estas ltimas, los suscriptores reciben la informacin directamente en sus casilleros electrnicos mientras en los foros de discusin tienen que ir a una pgina web.. y no siempre estn en condiciones (ni con deseos) de hacerlo. Por otro lado, reclutar moderadores para los foros, caracterstica que enriquecera su contenido, es algo complicado y los pocos que aceptan este encargo no siempre desempean sus funciones a cabalidad10.

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Las funciones bsicas de un moderador de foros son (1) tratar de resolver las consultas que lleguen sobre el tema que este administrando, (2) enviar informacin de utilidad, (3) participar activamente en los dems foros y (4) esforzarse por colaborarle a los diferentes usuarios del servicio.

Conclusiones y recomendaciones Las listas de correo y los foros de discusin son espacios virtuales que permiten el intercambio de experiencias y conceptos entre personas interesadas en uno o varios temas. El establecimiento de estas herramientas depende del objetivo que se busque, de los conocimientos de computacin del personal implicado y de los recursos econmicos disponibles (ver Anexo. Principales diferencias entre listas de correo y foros de discusin) El administrador o moderador debe ser una persona disciplinada, con muchas ganas de trabajar y (sobre todo) que le guste lo que est haciendo. !"Es recomendable (en la medida de las posibilidades) establecer ambas herramientas. Aunque persiguen el mismo objetivo (intercambio de informacin), los diferentes mecanismos que utilizan para llegarle a los usuarios van a enriquecer en gran medida los temas tratados. El mayor obstculo a que se enfrenta un administrador o moderador es la incapacidad para estimular la participacin activa de los usuarios. No hay que perder la calma ni las ganas de colaborar!! Mientras esto se logra (y an si no se logra), esta persona debe aportar informacin en forma permanente.

Referencias Consultadas RedIRIS. Red Espaola de I + D http://www.rediris.es/ elistas.net http://www.elistas.net/ Alonso G., Jorge Luis. Cmo construir una red electrnica de informacin: Instrumento para la gestin del conocimiento. Versin actualizada 2005. http://www.redepapa.org/ponencia.pdf Alonso G., Jorge Luis. Cmo planificar, editar y distribuir un boletn electrnico: Herramienta para crear y administrar comunidades virtuales. Versin actualizada 2005. http://www.redepapa.org/boletin.pdf

ANEXO. Principales diferencias entre listas de correo y foros de discusin Listas de correo La informacin se distribuye a travs de correo electrnico La configuracin requiere de conocimientos bsicos de computacin Foros de discusin La informacin se coloca en una pgina web Al adquirir un software y disponer de un servidor, la configuracin requiere de conocimientos profundos de computacin. Al utilizar el software y el servidor que ofrece el mercado, la configuracin requiere de conocimientos bsicos de computacin La administracin la puede hacer cualquier persona que conozca los aspectos tcnicos del manejo de pginas web Permiten hacerle un seguimiento prctico a las discusiones. Ver un ejemplo en http://redepapa.org/ubb/Forum27/HTML/000005.html Para establecerlos en un servidor propio, se necesita adquirir un software; si se va a utilizar el servidor que ofrece la compaa, no. Si se va a adquirir el software, requieren de un servidor propio; de lo contrario, no es necesario. Se intercambia informacin sobre varios temas en forma simultnea Se pueden crear y cancelar temas sin que se afecte la vida del tablero Pueden ser administrados por un nmero indeterminado de personas

La administracin la puede hacer cualquier persona que conozca los aspectos tcnicos de enviar y recibir mensajes de correo electrnico No permiten hacerle un seguimiento prctico a las discusiones Para establecerlas no se necesita adquirir ningn software Para ponerlas a funcionar no requieren de un servidor Se intercambia informacin sobre un tema general Si se cancela el tema general, se termina la vida de la lista Generalmente son administradas por una persona

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