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La extranet de bibliotecas del Consell de Mallorca Autores Juan Jos Riera Ferrer Via Roma, 1 CP: 07012 Palma

(Mallorca. Illes Balears) Telfono: 971 219 530 jjriera@conselldemallorca.net

Catalina Maria Quetglas Vicens Via Roma, 1 CP: 07012 Palma (Mallorca. Illes Balears) Telfono: 971 219 657 cmquetglas@conselldemallorca.net

Actividad profesional e institucin a la que pertenecen: Ambos autores trabajan en la Seccin de Bibliotecas del Consell de Mallorca: Juan J. Riera Ferrer como Jefe de Seccin y Catalina M. Quetglas Vicens, como Tcnica Superior de Bibliotecas de la Unidad de Proyectos. Resumen La extranet de bibliotecas es una oficina virtual del Centre Coordinador de Biblioteques de Mallorca para las bibliotecas integradas en el sistema insular de bibliotecas pblicas de la Isla. Dispone de una parte pblica y una privada. La pblica, dirigida al ciudadano, se actualiza a tiempo real a partir de los contenidos que se introducen en la parte privada. Palabras clave Oficina virtual, gestin de documentacin electrnica, extranet CV de los autores JUAN JOS RIERA FERRER Licenciado en Filosofa y Letras, Seccin de Historia General (Universitat de les Illes Balears). Entre 1980-1983 trabaj en la organizacin y clasificacin de archivos municipales de Mallorca y en 1984, se incorpora al Consell de Mallorca. Entre 1987-2000 fue el responsable de la Biblioteca de Cultura Artesana y desde 2001 es el Jefe de Seccin de Bibliotecas trabajando en el mbito de las bibliotecas pblicas de Mallorca. CATALINA MARIA QUETGLAS VICENS Licenciada en Humanidades y en Documentacin. Desde el ao 2003 trabaja en el Departamento de Cultura del Consell de Mallorca, primero en el Centro Coordinador de Bibliotecas como Tcnico ayudante de Archivos y Bibliotecas (enero 2003-junio 2008) y, actualmente, como funcionaria de carrera, en la Seccin de Bibliotecas con la categora de Tcnica superior bibliotecaria.

1. Introduccin La Ley 19/2006, de 23 de noviembre, del sistema bibliotecario de las Islas Baleares establece el marco para el desarrollo de las bibliotecas y otorga a los consejos insulares diversas competencias, concretamente en el artculo 22, los servicios de apoyo a la lectura pblica de mbito insular, los cuales integran los centros coordinadores de bibliotecas existentes. El Centre Coordinador de Biblioteques de Mallorca , dependiente de la Seccin de Bibliotecas del Consell de Mallorca da soporte a 74 bibliotecas pblicas municipales que forman la Xarxa de Biblioteques de Mallorca . El pasado mes de marzo se estableci, por primera vez, un convenio de colaboracin con la Xarxa de Biblioteques de lAjuntament de Palma , que tradicionalmente funcionaban por separado, para colaborar en la creacin de un sistema insular de bibliotecas pblicas unificado y coherente con la idea de ofrecer a todos los usuarios mallorquines unos servicios bibliotecarios acordes con las demandas de la sociedad actual. El Ayuntamiento de Palma cuenta en la actualidad con 22 bibliotecas repartidas por los distintos barrios de la ciudad. Por tanto, la extranet de bibliotecas del Consell de Mallorca dar soporte a 96 bibliotecas pblicas. El Centre Coordinador de Biblioteques de Mallorca (en adelante CCBM), de acuerdo a dicha Ley, realiza las siguientes funciones: 1. Adquisicin de fondos, tanto lotes fundacionales iniciales como fondos bsicos de mantenimientos de las colecciones. 2. Asesoramiento en la seleccin de los fondos 3. Coordinacin de los procesos de adquisicin de fondos. 4. Catalogacin centralizada, como mnimo, de los fondos adquiridos. 5. Coordinacin de la catalogacin del resto de bibliotecas del sistema insular. 6. Mantenimiento del catlogo colectivo del sistema insular de bibliotecas. 7. Tratamiento de fondos duplicados y sobrantes u obsoletos. 8. Promocin de la lectura pblica y de las bibliotecas en el mbito insular. 9. Fomento de la seccin local. 10. Soporte tcnico, econmico e informtico en las bibliotecas en un planteamiento de trabajo en red. 11. Coordinacin de prstamo interbibliotecario de mbito insular. 12. Fondo de soporte al prstamo. 13. Organizacin de cursos de formacin continuada del personal. 14. Creacin, gestin y mantenimiento del portal web de la red insular de bibliotecas. 15. Impulso de la aplicacin de las nuevas tecnologas. 16. Servicios especficos de apoyo a las bibliotecas locales y puntos de biblioteca de los municipios de menos de 5.000 habitantes. Uno de los principales problemas del CCBM con las bibliotecas pblicas municipales es la comunicacin con todas ellas. Aunque actualmente todas

estn informatizadas y cuentan con correo electrnico, los continuos cambios de personal y de cuentas de correo hacen muy difcil tener un directorio permanentemente actualizado, lo que acarrea fallos de comunicacin con ellas. Por estos motivos, en el ao 2006 la Seccin de Bibliotecas del Consell de Mallorca se plante la necesidad de crear una extranet de bibliotecas. Con la entrada en vigor de la Ley del sistema bibliotecario balear, que otorga, adems, al Consell de Mallorca las competencias sobre el sistema insular de bibliotecas pblicas de la Isla, se nos reafirm la idea de la creacin de una oficina virtual. 2. Objetivos La oficina virtual del CCBM se ha elaborado en base a los siguientes objetivos: Mejorar la comunicacin, formal e informal, entre las bibliotecas pblicas municipales y el CCBM. Agilizar la gestin de los trmites entre las bibliotecas municipales y el CCBM. Disponer de un repositorio documental en lnea de normativas tcnicas nacionales e internacionales y de pautas propias generadas en la Seccin de Bibliotecas, constantemente actualizado. Crear una oficina virtual con una seccin pblica dirigida al ciudadano y una seccin privada gestionada por los tcnicos del CCBM y los bibliotecarios municipales. Crear un espacio web pblico para cada biblioteca que permita a los bibliotecarios gestionar directamente los contenidos y mantenerlos actualizados constantemente y a tiempo real con la informacin que se introduce en la parte privada de la oficina virtual. Ofrecer a los ciudadanos la posibilidad de solicitar el carn de la red de bibliotecas pblicas de Mallorca de manera virtual, propiciando as la administracin electrnica.

3. Desarrollo de la extranet de bibliotecas 3.1 Anlisis de requisitos tcnicos y proceso de seleccin

Durante el ao 2007 se elaboraron los documentos de necesidades tecnolgicas que el CCBM precisaba y se present el proyecto al Servicio de Informtica del Consell de Mallorca, que puso a nuestra disposicin varios tcnicos informticos para elaborar un documento de requisitos tcnicos y, posteriormente, los pliegos para convocar el concurso pblico para el desarrollo de la extranet. El 19 de julio del 2008 se publicit en el Boletn Oficial de las Islas Baleares (BOIB) el anuncio de licitacin del concurso pblico para la extranet de bibliotecas y en octubre de 2008 se adjudic definitivamente el proyecto a la empresa IN2: Ingeniera de la informacin

3.2

Presupuesto

El presupuesto del proyecto (133.400 , IVA incluido) fue financiado ntegramente por el plan AVANZA del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. 3.3 Fases del proyecto

La empresa adjudicataria estableci el calendario de elaboracin de la plataforma virtual:

Inicialmente, y en base al documento de requisitos tcnicos, se elabor el anlisis funcional de la extranet y el de la web de bibliotecas. En dichos anlisis se consensuaron y concretaron todos los requisitos de la oficina virtual, que fueron las bases tericas para la produccin de la plataforma. A continuacin, se inici el diseo tcnico. Cada una de sus fases consisti en: a) b) c) Programacin de la plataforma por parte de la empresa adjudicataria. Validacin de la parte tecnolgica de la plataforma por parte de los tcnicos en informtica del Consell de Mallorca. Validacin de la parte tcnica en materia de bibliotecas de la plataforma por parte de los tcnicos en bibliotecas del Consell de Mallorca. Implementacin

3.4

Para poder llevar a cabo las tareas funcionales requeridas se han utilizado los siguientes productos base:

a)

Liferay: es un gestor de portales basado en cdigo abierto que ofrece un gran nmero de funcionalidades de gran flexibilidad en la creacin de portales corporativos. Alfresco: gestor documental de cdigo abierto para la gestin de contenidos. Dispone de una arquitectura flexible para llevar a cabo gestin de documentos, gestin de contenidos web y software colaborativo. En el caso de la extranet, el gestor documental se ha integrado en el portal de Liveray. Estructura de la oficina virtual

b)

4.

4.1. Apartados generales La oficina virtual se organiza en cuatro apartados: Men superior fijo: se mantiene el mismo men en todas las pginas del portal para facilitar la navegabilidad del usuario. Es el nico men fijo de que dispone la extranet, dada la magnitud de la plataforma. Este men cuenta con las opciones generales ms utilizadas por los usuarios: gestin de datos personales y de la propia biblioteca, directorio de bibliotecas con acceso a las respectivas microwebs, solicitud de desbloqueo de registros en el programa Millenium, solicitud de material, sugerencias,

ayuda de toda la extranet, acceso a los foros de trabajo por reas y gestin de material. Men lateral izquierdo: aparecen todas las reas de trabajo. Cada rea, por s sola es un micro portal con aplicaciones y documentacin relativa a la temtica tcnica de que trata. Men lateral derecho: espacio de comunicacin e interaccin con los usuarios: encuestas, comunicacin e historial de las acciones realizadas dentro de la extranet, foros por temticas y un espacio de relax con juegos y enlaces curiosos. Men central: calendario de eventos (cursos, reuniones, etc.) y novedades generales. Adems, cada rea dispone de un apartado de novedades propio.

4.2. reas de trabajo La extranet de bibliotecas es una oficina virtual con reas de trabajo virtuales que se corresponden con las presenciales. Las reas o secciones contienen apartados comunes y apartados especficos de cada materia. Los apartados comunes son: Novedades: aqu se publican las noticias referentes a cada temtica. Recursos: se divide en dos partes: bibliografa y enlaces relativos a la temtica de la rea. Ayuda de la rea: si bien la extranet de bibliotecas dispone de una ayuda general, cada uno de los espacios contiene una ayuda propia.

A partir de aqu cada seccin dispone de los apartados necesarios para llevar a cabo su gestin: Seleccin y adquisicin

Zona dedicada a la seleccin y adquisicin de fondos de las bibliotecas de la Xarxa de Biblioteques de Mallorca. Incluye los siguientes apartados: Poltica de coleccin: documentos relativos a la poltica de coleccin de la Xarxa de Biblioteques de Mallorca. Base de datos: repositorio de enlaces relacionados con la seleccin y adquisicin. Se clasifican en: diarios y publicaciones peridicas, directorios y catlogos colectivos, editoriales, ferias y fechas especiales, instituciones y organismos, libreras virtuales, recursos audiovisuales y recursos infantiles.

Monografas y audiovisuales: apartado donde los bibliotecarios tienen a su disposicin un formulario para solicitar documentos para sus bibliotecas. Aqu mismo, tambin se informar sobre las monografas y los audiovisuales adquiridos y catalogados peridicamente por el CCBM para toda la Xarxa de Biblioteques de Mallorca. Publicaciones peridicas: dividido en dos subapartados: fondo general y fondo propio. En el primero se pueden consultar todas las publicaciones peridicas que se adquieren desde el CCBM. En el mismo espacio hay un formulario para sugerir publicaciones peridicas para adquirir en los aos posteriores. En el apartado de fondo propio, aparece la relacin de revistas que recibe cada biblioteca. Tambin est disponible una aplicacin para solicitar cambios de ttulos de las publicaciones peridicas que se estn recibiendo. Catalogacin

Es un repositorio de documentos relacionados tanto con la catalogacin de diferentes materiales (monografas, audiovisuales, publicaciones peridicas y otros materiales), como de aplicacin de formatos bibliogrficos y de elaboracin de signaturas topogrficas, que la Seccin de Bibliotecas va confeccionando para facilitar y unificar el trabajo de los catalogadores. Contiene, tambin, un apartado con recomendaciones, definiciones, etc. relacionadas con la catalogacin de documentos. Autoridades e indizacin

rea con recursos relacionados con la creacin de encabezamientos de autores personales y corporativos y con la creacin de materias. Dispone de un formulario interactivo para informar de las nuevas autoridades que se introducen en el catlogo colectivo y de un apartado de cuestiones prcticas relacionadas con estas materias. Cuenta con los siguientes apartados: Autoridades: dividido en cuatro subapartados:

Comprobacin de la autoridad: (formulario que se debe rellenar y enviar cada vez que se introduce un nuevo autor personal o corporativo en el catlogo colectivo). La intencin es depurar y homogeneizar al mximo el Catlogo Bibliogrfico de las Islas Baleares (CABIB) en relacin al catlogo de autoridades. Autoridades normalizadas: relacin de nuevas autoridades normalizadas.

Pautas para la creacin de autores: informacin breve para realizar de manera correcta los encabezamientos de autores personales y corporativos.

Materias:

Fichas para la creacin de materias: fichas breves con indicaciones para la creacin de materias complejas: fiestas populares, perodos histricos, etc.

Cuestiones prcticas: apartado con recomendaciones, definiciones, etc. relacionadas con la indizacin de documentos. Expurgo

Espacio dedicado al expurgo de documentos en las bibliotecas. Adems de la normativa del CCBM sobre expurgo, dispone de un formulario interactivo para que los bibliotecarios enven una relacin de todos los documentos que se van expurgando. Estadsticas

rea de datos estadsticos de la Xarxa de Biblioteques de Mallorca. Cuenta con un exhaustivo cuestionario estadstico que las bibliotecas tendrn que rellenar mensualmente y que servir para mantener actualizado el Mapa de lectura de Mallorca. Prstamo

Repositorio documental sobre la normativa relativa al prstamo personal e interbibliotecario de la Xarxa de Biblioteques de Mallorca . Contiene, tambin, el manual del programa de gestin integral de bibliotecas Millenium Cursos

Aqu se publica toda la informacin relativa a la formacin que se ofrece desde el CCBM al personal bibliotecario de nuestra Xarxa (plan de formacin, programacin de cursos, valoraciones de cursos realizados, etc). Dispone de dos formularios interactivos: uno para que los bibliotecarios se inscriban en los cursos cuando se abre el perodo de inscripcin y otro para que los bibliotecarios propongan cursos para programaciones posteriores. Actividades

Esta rea incluye una base de datos de actividades de fomento de la lectura y de contactos de la Isla que realizan actividades de promocin del libro y las bibliotecas. Tambin pone a disposicin de los bibliotecarios, un apartado relativo a los clubes de lectura que se realizan en las diferentes bibliotecas de la Xarxa.

Desde este apartado se pueden hacer reservas de los lotes disponibles para los clubes de lectura y proponer ttulos para la compra de nuevos lotes. Se ofrece adems, un espacio donde los bibliotecarios pueden introducir las actividades que se van a realizar en sus bibliotecas. La informacin, que se publica automticamente en la web del Consell de Mallorca y en las microwebs de las bibliotecas, origina la agenda virtual Biblioactiva con las actividades de fomento de la lectura de toda la Xarxa. Otros apartados de esta rea son la galera de imgenes y los materiales de difusin. Son espacios preparados para que los bibliotecarios introduzcan fotografas de eventos realizados en sus bibliotecas y materiales que editan ellos mismos. Gestin bibliotecaria

rea que cuenta con la informacin relativa a equipamientos, personal bibliotecario, inspecciones (recursos, pautas, temarios, etc.) y subvenciones de inters para las bibliotecas. En el apartado de inspecciones, los bibliotecarios pueden solicitar al responsable de esta rea que realice una visita a su biblioteca para asesorarles en la gestin de la misma. Reuniones de la Comisin de Bibliotecas

La Comisin de Bibliotecas es un rgano consultivo de carcter tcnico del CCBM, que tiene como objetivo velar por la unificacin y la homologacin de la estructura y el funcionamiento de las bibliotecas que integran el sistema insular de bibliotecas pblicas de Mallorca. En esta rea se publican las convocatorias de las reuniones de la Comisin y las actas de las reuniones anteriores. Tambin se visualizan los miembros de la comisin vigente y se pueden consultar los de las anteriores. Finalmente, hay un formulario a disposicin de todos los bibliotecarios para solicitar que en las reuniones de comisin se traten temas de su inters. Biblioteca virtual

Repositorio de toda la documentacin, enlaces y bibliografa presentes en la extranet, clasificado segn si son normativas propias de la Seccin de Bibliotecas del Consell de Mallorca, pautas de la Comisin de Bibliotecas o pautas y normativas nacionales e internacionales. 5. Usuarios Administradores: gestionan el portal a nivel de estructura, usuarios, e incidencias. Reponsables de las reas: cada una de las reas vistas es gestionada ntegramente por su responsable (repositorio documental, gestin de formularios, mantenimiento de bases de datos, etc.).

Existen varios perfiles de usuarios:

Bibliotecarios: visualizan todos los contenidos de la extranet, tienen acceso a los formularios, participan en los foros de discusin y gestionan los contenidos de sus microwebs. Auxiliares de biblioteca: visualizan todos los contenidos de la extranet y participan en los foros de discusin. Miembros de los clubes de lectura que no forman parte de la Xarxa de Biblioteques de Mallorca: tienen acceso nicamente al rea de actividades de la extranet. Visitantes: visualizan los contenidos de la extranet. Estado actual del proyecto

6.

El proyecto ha sufrido retrasos importantes respecto a la planificacin prevista. Actualmente la empresa adjudicataria est alineando los entornos tecnolgicos de preproduccin y de produccin de la plataforma y se solucionan las incidencias que se detectan a medida que se utiliza la extranet. Paralelamente, los responsables de las diferentes reas introducen contenidos en la plataforma real y los administradores crean los usuarios del portal para darles acceso al mismo. Finalmente, los bibliotecarios de las 74 bibliotecas de la Xarxa de Biblioteques de Mallorca iniciarn la creacin de contenidos en sus respectivas microwebs pblicas previa realizacin de un taller de formacin en el uso de toda la plataforma. 7. Conclusiones

Nuestro inters inicial al presentar este proyecto era ofrecer resultados visibles de la implementacin de la extranet de bibliotecas. Dado el retraso que ha sufrido la planificacin inicial, en estos momentos slo podemos presentar el trabajo realizado en el desarrollo de la plataforma (que ha sido mucho) y las expectativas futuras. En lo que se refiere a la estructura de la extranet cabe decir que es altamente flexible, ya que las herramientas que se han utilizado para desarrollarla permiten ir adaptndola a las necesidades de cada momento, sin tener que disponer de intermediarios informticos. Esta es una gran ventaja si tenemos en cuenta que el mbito bibliotecario es un mundo con grandes cambios, sobre todo a nivel tecnolgico. Finalmente, slo quisiramos transmitir nuestra satisfaccin de poder presentar este proyecto, que si bien no ha estado exento de dificultades, s que ha tenido una grata acogida por parte de todos los agentes que participan en l.