UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DEl YARACUY VICERECTORADO ESPACIO ACADMICO CIENCIAS DEL DEPORTE unidad curricular seminario

2.La organizacin como funcin administrativa

Wullian Mendoza

REALIDAD DEPORTIVA

Complejidad

LEYES CAPITAL
TECNOLOGA

NIOS ADULTOS ATLETAS

ADULTO MAYOR

INSTALACIONES

ESPACIOS LIBRES

REOS
GRUPOS ESPECIALES

ludotecas
Material deportivo

Ministerio Otros Municipios

Otros

La organizacin como sistema

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y as, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. Proceso de la administracin encargado de crear la estructura orgnica, establecer los niveles de autoridad y responsabilidad y la forma como se realizan las funciones administrativas, sus actividades, deberes, y atribuciones en correspondencia con los fines trazados

Caractersticas de la organizacin como sistema

La Cadena de Mando

Se logra mediante polticas y normas

Personas que realizan tareas distintas aunque relacionadas

Un propsito Colectivo

Equilibrio /homeostasis

Manifestaciones de una organizacin formal deficiente

Funciones mal distribuidas Objetivos sin lograr Aumento de conflictos Ineficiencia

Subutilizacin de recursos
Aumento de costos Baja produccin social

Entropa

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

ORGANIZACIN

EJECUCIN DIRECCIN

PLANIFICACIN

CONTROL EVALUACIN

EL GERENTE

La organizacin como funcin administrativa

La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Define la distribucin de funciones y actividades inherentes al plan. Articula los recursos y designa responsabilidades a los miembros del sistema.

Cmo se logra crear la Estructura de una organizacin?

2.creando un Sistemas de organizacin

Principios generales

1.

2.

Santibez (1998), define los principios como declaraciones, enunciados o preceptos que guan al dirigente. Se han reconocido principios que deben observarse al organizar una empresa o institucin o en toda organizacin.

Principios generales
1. Principio del Objetivo: De acuerdo con este principio, la organizacin debe establecer los fines permanentes o (teologa) haca los cuales se encamina la organizacin. 2. Principio de los canales de supervisin bien definida: Segn este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisin que deben estar conectados por canales de comunicacin. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarqua mayor. 3. Principio del espacio de control: De acuerdo con este principio, se debe establecer el nmero de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el nmero de personas est entre 7 y 8, tomando en cuenta: a) la naturaleza del trabajo. b) la capacidad del jefe. c) la preparacin de los subordinados. d) el medio ambiente fsico.

QU NO DEBO OLVIDAR CUANDO ORGANIZO UNA INSTITUCIN

Principios generales
4. Principio de equilibrio autoridad responsabilidad: De acuerdo con este principio, la delegacin de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe mximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada. 5. Principio de fijacin de responsabilidades: Este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor de la que implica la autoridad delegada, ni debera ser menor.

QU NO DEBO OLVIDAR CUANDO ORGANIZO UNA INSTITUCIN

6. Principio de la seleccin y adiestramiento del personal: Se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

Principios generales
7. Principio de especializacin: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. para que trabajen en una sola especialidad o rea de actividades.

QU NO DEBO OLVIDAR CUANDO ORGANIZO UNA INSTITUCIN

8. Principio de jerarqua o de escala jerrquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el ltimo subordinado y que esta debe funcionar claramente a travs de toda la organizacin.

9. Principio de la unidad de mando: Afirma que el subordinado no debe recibir rdenes de ms de un jefe sobre la misma materia.

Principios generales
1. Principio del Objetivo

2. Principio de los canales de supervisin 3. Principio del espacio de control: QU NO DEBO OLVIDAR CUANDO ORGANIZO UNA INSTITUCIN 4. Principio de equilibrio autoridad responsabilidad: 5. Principio de fijacin de responsabilidades 6. Principio de la seleccin y adiestramiento del personal:

7. Principio de especializacin:
8. Principio de jerarqua o de escala jerrquica:

9. Principio de la unidad de mando

2.Sistemas de organizacin

La organizacin, como funcin administrativa, define la distribucin de funciones y actividades inherentes al plan.
Las funciones se definen como el conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organizacin los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operacin institucional.

Para que se puedan cumplir todas estas funciones y obtener buenos resultados en la gestin, la organizacin debe encontrar sus propias condiciones, que le permitan construir una estructura organizativa que facilite la fluidez en el trabajo y una participacin eficaz; se pueden establecer de acuerdo a las necesidades del municipio, posibilidades de obtencin de recursos tanto humano como financiero, objetivos y metas primordiales a solucionar, Analizando los puntos de vistas dbiles y fuertes de la organizacin.

2.Sistemas de organizacin

QU NO DEBO OLVIDAR CUANDO ORGANIZO UNA INSTITUCIN

1. 2. 3. 4.

REPRESENTAN LAS DIFERENTES FORMAS DE PONER EN COORDINACIN SITEMTICA LOS DIFERENTES ELEMENTOS HUMANOS Y MATERIALES DE LA ORGANIZACIN OBEDECEN A LA NATURALEZA Y OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN. LOS PRINCIPALES SON: SISTEMA FUNCIONAL (HORIZONTAL) SISTEMA LINEAL (VERTICAL) SISTEMA circular Sistema matricial.

2.
1.

SISTEMA FUNCIONAL (HORIZONTAL)

SISTEMA LINEAL (VERTICAL)

Se disea en forma piramidal de izquierda a derecha o viceversa, para dividir el trabajo y establecer especializacin, desde el gerente hasta el obrero, para que cada hombre ejecute el menor de funciones posibles.

Fluye de arriba hacia abajo en forma piramidal. Es el diseo que ms se utiliza para representar la estructura formal burocrtica o tradicional. Tambin es conocido como organigrama militar por ser el usado por tal rgano.

3. Sistema circular
Se presenta la estructura organizacional en forma circular. Est basado en los principios de divisin de trabajo y las rdenes se pueden emanar de diferentes niveles de la organizacin.

4. Sistema matricial

Es aquel donde en la organizacin existen simultneamente dos tipos de diseo. En este tipo de organizaciones se pueden formar equipos de trabajo determinados proyectos

3. INSTRUMENTOS METODOLGICOS

PERMITEN ESTABLECER DE MANERA FORMAL (ESCRITA ) LA ESTRUTURA Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIN. ORGANIGRAMAS MANUALES.

ORGANIGRAMAS

MANUALES.

ORGANIGRAMAS

ES LA REPRESENTACIN GRFICA QUE MUESTRA CMO ESTAN RELACIONADAS LAS UNIDADES DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIN. DESCRIBE GRAFICAMENTE LA DIVISIN DEL TRABAJO, RESPONSABILIDAD, NIVELES DE AUTORIDAD, CANALES DE SUPERVISIN Y COMUNICACIN.

REGLAS DEL DISEO

Ventajas de los organigramas

Muestran la posicin de cada departamento en la estructura interna de una organizacin. Sealan la interrelacin o enlace que debe existir entre cada departamento, seccin, etc., de la organizacin. Facilitan los procedimientos con que trabaja la direccin, la organizacin y el control. Dejan claramente definidas las lneas de mando y de responsabilidad dentro de la organizacin. Muestran los organismos asesores y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organizacin.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

MANUALES

ES UN DOCUMENTO QUE CONTIENE O INCLUYE DE FORMA SISTEMATIZADA LAS ACTIVIDADES A SER CUMPLIDAS POR LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIN Y LAS FORMAS EN QUE LAS MISMAS DEBERAN SER RELIZADAS. SUMINISTRA INFORMACIN PARA LA ACCIN. SIRVE DE GUA PARA LA EJEJCUCIN DEL TRABAJO. INSTRUYE SOBRE LOS OBJETIVOS, POLTICAS, FUNCIONES,AUTORIDAD,NORMAS, PROCEDIMIENTOS,ETEC, DE LA INSTITUCIN.

El manual de organizacin: es un instrumento que contiene detalles sobre la empresa o institucin, tales como: Los objetivos de la empresa. Las diferencias entre las lneas de organizacin y las de la comunidad. La estructura de la organizacin y la base sobre la cual se dise dicha estructura. La relacin entre la funcin de lnea y la de asesora. Los deberes y responsabilidades especficas del nivel operativo.

El manual de poltica: incluye en forma escrita las polticas de la empresa, que son la gua bsica para la accin; as mismo, prescriben los lmites generales dentro de los cuales deben realizarse las actividades. Una correcta formulacin de las polticas, en un manual, permitir: Agilizar el proceso decisorio. Establecer lneas o guas al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institucin. Facilitar la descentralizacin. Servir de base para una constante y efectiva revisin.
El manual de sistemas y procedimientos: es llamado, tambin manual de operacin; es un manual de trmites y mtodos de trabajo. Es quizs el manual ms comn en las organizaciones. A travs de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa o institucin. El manual de procedimiento incluye la descripcin de normas, la descripcin de procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos.

PASOS ESENCIALES EN EL PROCESO DE ORGANIZAR

1. 2. 3. 4.

5.
6. 7.

PLANTEARSE EL OBJETIVO, OBJETIVOS, MISIN Y VISIN DE LA ORGANIZACIN. IDENTIFICAR LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES, Y TAREAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN. DESCRIPCIN DE TAREAS Y PROCEDIMIENTOS EN DIFERENTES CARGOS. PREPARAR EL ORGANIGRAMA QUE MEJOR SE Exprese LOS ASPECTOS ANTES MENCIONADOS. PREPARAR EL MANUAL DE CARGOS Y PROCEDIMIENTOS. SELECCIONAR EL PERSONAL IDONEO PARA LOS CARGOS IDENTIFICAR Y CUANTIFICAR LOS RECURSOS MATERIALES NECESARIOS PARA LA EJECUCIN DE LAS TAREAS. CONSEGUIR Y ACONDICIONAR EL REA FSICA PARA EL FNCIONAMIENTOS DE LA ORGANIZACIN.

PRESIDENTE

SECRETERIA

ABOGADO

MONITORES

Coordinacin Administrativa COORDINACIN DE DEPORTE INICIACIN Y DESARROLLO

COORDINACIN COOPERATIVA

Coordinacin Tcnica y de Planificacin

COORDINACIN ACTIVIDAD FSICA RECREATIVA Y PARA LA SALUD

COORDINACIN DE CONVENIOS E INTERINSTITUCIONAL