ADMINISTRACIN AVANZADA DE O U T L O O K (O U T L O O K E D I T I O N )

LA EDICIN PARA

La edicin para Outlook (Outlook Edition) integra Salesforce con Microsoft Outlook, permitiendo a los usuarios utilizar cualquiera de las interfaces para administrar su informacin. Siga estos consejos para administrar la edicin para Outlook (Outlook Edition) segn las necesidades de seguridad y empresariales de su organizacin.

Proceso de instalacin en red

Como administrador, puede implementar la edicin para Outlook (Outlook Edition) de forma centralizada en su organizacin: 1. Realice una copia de seguridad de los datos existentes. Se recomienda indicar a los usuarios que realicen copias de seguridad de sus datos de Outlook, exportando el contenido de cada carpeta de Outlook a un archivo .pst. Adems, debe asegurarse de que cuenta con un archivo de copia de seguridad reciente de los datos de Salesforce de su organizacin. Si su organizacin no recibe ya archivos de exportacin semanales, pngase en contacto con salesforce.com para solicitarlos. 2. Desinstale cualquier versin anterior de la edicin para Outlook (Outlook Edition) de su equipo y de los equipos de todos los usuarios. 3. Tambin puede desinstalar Intellisync para salesforce.com de su equipo y de los equipos de todos los usuarios. Antes de desinstalar Intellisync para salesforce.com, asegrese de que realiza sincronizaciones finales para armonizar cualquier cambio de datos. Los usuarios no podrn utilizar Intellisync para salesforce.com si estn utilizando la edicin para Outlook (Outlook Edition). 4. En su equipo, salga de Outlook. Asegrese de cerrar todas las ventanas de Outlook. 5. En Salesforce, vaya a la pgina de descarga de la edicin para Outlook (Outlook Edition). 6. Guarde el archivo .msi en su equipo para utilizarlo cuando implemente la edicin para Outlook (Outlook Edition). 7. Instale la edicin para Outlook (Outlook Edition) en su equipo. 8. Consulte el apartado Restriccin de los permisos de usuario que aparece a continuacin para aprender a controlar las acciones que los usuarios podrn realizar mediante la edicin para Outlook (Outlook Edition).

Requisitos del sistema

Microsoft Windows 2000 o versin posterior Microsoft Outlook XP (2002) o versin posterior

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ltima actualizacin: diciembre 05, 2005

Restriccin de los permisos de usuario

La edicin para Outlook (Outlook Edition) permite a los usuarios sincronizar sus contactos, eventos del calendario y tareas entre Salesforce y Outlook. Como administrador, puede mejorar la calidad de los datos controlando las acciones que los usuarios podrn realizar con respecto al movimiento de sus datos. Siga estos pasos: 1. Inicie un cliente de Outlook en el que haya instalado la edicin para Outlook (Outlook Edition). 2. En Outlook, vaya a Herramientas | Opciones de Salesforce. 3. Haga clic en la ficha Permisos de Usuario. 4. En la seccin de permisos de usuario, seleccione o cancele la seleccin de los siguientes ajustes: El usuario puede modificar qu objetos se sincronizan El usuario puede modificar las asignaciones de campo El usuario puede modificar las opciones de resolucin de conflictos El usuario puede modificar la direccin de las sincronizaciones 5. En la seccin Configuracin de sincronizacin, haga clic en las celdas para ver las opciones disponibles: Sincronizar? - Seleccione Verdad o Falso. Si selecciona Falso, todas las funciones de la edicin para Outlook (Outlook Edition) que estn relacionadas con la sincronizacin de contactos, eventos y tareas quedarn ocultas para los usuarios. Consulte la lista de tareas de usuarios de la barra lateral si desea ms informacin. Direccin : Seleccione Sincronizar con Salesforce, Importar de Salesforce, Exportar a Salesforce, Importar con sobrescritura o Exportar con sobrescritura. Consulte el apartado de explicacin de las direcciones de datos que se incluye a continuacin. Conflicto : Seleccione Ignorar todos los conflictos, Notificarme cuando se produzca un conflicto, Salesforce siempre gana o Outlook siempre gana. 6. Haga clic en el botn Mostrar archivo para abrir el archivo de configuracin O_Dictionary.xml, y cambiar el atributo XOverrideOptions por OverrideOptions. Guarde y cierre el archivo. 7. Si an no ha prohibido el acceso de los usuarios a los archivos de programa, hgalo ahora. Como mnimo, debe negar el acceso de escritura a <unidad local>:\Archivos de programa\salesforce.com. 8. Utilice una herramienta del tipo Microsoft SMS y distribuya el archivo XML a los usuarios utilizando el siguiente directorio: <unidad local>:\Archivos de programa\salesforce.com\O2. 9. Cuando inicien la edicin para Outlook (Outlook Edition), los usuarios slo podrn realizar las operaciones que haya activado, y no tendrn acceso a la ficha Permisos de usuario.

Lista de tareas de los usuarios

En la edicin para Outlook (Outlook Edition) los usuarios pueden: Sincronizar los contactos, eventos del calendario y tareas entre Salesforce y Outlook. Sincronizar los datos de los campos personalizados entre Salesforce y Outlook. Utilizar la sincronizacin de perfiles para sincronizar los contactos que no poseen. Resolver de forma interactiva los conflictos de datos durante los procesos de sincronizacin. Programar sincronizaciones automticas. Aadir los correos electrnicos procedentes de Outlook a los contactos, candidatos, cuentas, campaas, casos, contratos y oportunidades de Salesforce. Crear casos nuevos en Salesforce a partir de correos electrnicos de Outlook. Utilizar Outlook para abrir una pgina de detalles de un registro de Salesforce en un navegador web. Buscar nombres de cuentas existentes en Salesforce cuando se edite un contacto en Outlook. Buscar direcciones de correo electrnico de los contactos y candidatos en Salesforce al redactar correos electrnicos. Trabajar en las fichas de Salesforce a travs de las carpetas de Outlook

Explicacin de las direcciones de datos

Sincronizacin con Salesforce : Durante las sincronizaciones, los registros modificados en Outlook se reflejarn en Salesforce y viceversa. Importar de Salesforce : Durante la primera sincronizacin, cada registro de Salesforce crear o actualizar un registro en Outlook. Si ese registro se modifica en algn momento en Outlook, se ignorar en las siguientes sincronizaciones. Si el registro slo se modifica en Salesforce, las siguientes sincronizaciones harn que el registro correspondiente tambin se actualice en Outlook. Exportar aSalesforce : Durante la primera sincronizacin, cada registro de Outlook crear o actualizar un registro en Salesforce. Si ese registro se modifica en algn momento en Salesforce, se ignorar en las siguientes sincronizaciones. Si el registro slo se modifica en Outlook, las siguientes sincronizaciones harn que el registro correspondiente tambin se actualice en Salesforce.

Nota sobre las primeras sincronizaciones

Es posible que la primera vez que los usuarios sincronicen sus datos el proceso requiera unos minutos por usuario. Durante esta sincronizacin inicial, la edicin para Outlook (Outlook Edition) realizar una comprobacin y comparar todos los registros para evitar los duplicados. Las sincronizaciones posteriores requerirn menos tiempo.

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 Importar con sobrescritura : Durante la primera sincronizacin, cada registro de Salesforce crear o actualizar un registro en Outlook. Durante las siguientes sincronizaciones, cualquier cambio que se realice en Salesforce se reflejar en Outlook, aunque se modifique la versin de Outlook utilizada en el registro. Exportar con sobrescritura : Durante la primera sincronizacin, cada registro de Outlook crear o actualizar un registro en Salesforce. Durante las siguientes sincronizaciones, cualquier cambio que se realice en Outlook se reflejar en Salesforce, aunque se modifique la versin de Salesforce utilizada en el registro.

Seguridad y la edicin para Outlook (Outlook Edition)

Cmo afecta la edicin para Outlook (Outlook Edition) a mi servidor Exchange? La edicin para Outlook no afectar a su servidor Exchange. La edicin para Outlook (Outlook Edition) interacta directamente slo y exclusivamente con Outlook. Debido a que esta no utiliza ninguna API especfica con Exchange, los usuarios slo pueden utilizar la edicin para Outlook (Outlook Edition) cuando se conecten a un servidor POP o cualquier otra cuenta de correo electrnico compatible con Outlook. Qu clase de conexiones realiza la edicin para Outlook (Outlook Edition) con Salesforce? En el momento preciso, la edicin para Outlook (Outlook Edition) se comunica con Salesforce mediante el protocolo SOAP (Simple Object Access Protocol) en HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure). sta es la nica conexin que realiza con Salesforce. Qu protocolos de seguridad hay configurados? Todas las comunicaciones entre la edicin para Outlook (Outlook Edition) Salesforce estn cifradas segn el nivel de cifrado disponible en el equipo del usuario. Normalmente, se trata del cifrado de 128 bits. Sin embargo, si un usuario tiene Windows 2000 sin ningn Service pack, el cifrado disponible ser de slo 56 bits. Aunque 56 bits no es un nivel de proteccin recomendable, la edicin para Outlook (Outlook Edition) seguir utilizando ese nivel de cifrado para comunicarse con Salesforce. La edicin para Outlook (Outlook Edition) tambin utiliza el nivel de cifrado del equipo del usuario para almacenar las contraseas. La contrasea se cifra mediante una API estndar de Windows denominada CryptProtectData. Podr encontrar informacin detallada sobre esta API en http:// msdn.microsoft.com.

Detalles tcnicos
La edicin para Outlook (Outlook Edition) cumple con las API de integracin con Outlook disponibles en Microsoft. La edicin para Outlook (Outlook Edition) utiliza llamadas de modelos de objetos estndar para interactuar con Outlook.

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