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Ingeniera de Software InSoft Ltda. Calle 62 No.23-61, Edificio Torre Plaza 62 - Oficina 306 - Manizales, Caldas - Colombia E-Mail: gestion@insoftweb.com Telfono (6) 8850800 Fax (6) 8850800 Visite a InSoft en la Web: www.InSoftWeb.com
AgroWin No es permitida la reproduccin total o parcial de este manual, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos de autor.
PRESENTACIN.
A partir de la dcada de los aos 90 el mundo ha experimentado cambios fundamentales en el ordenamiento de los mercados internacionales, a los cuales Colombia no ha podido sustraerse. La globalizacin de la economa, la apertura econmica y la diversificacin de las exportaciones colombianas con una mayor participacin del sector petrolero y minero, son factores que estn afectando al sector agrcola colombiano. Ante las nuevas circunstancias del entorno nacional e internacional, las empresas deben responder con manejos ms eficientes de los recursos, donde el factor de competitividad es determinante para obtener niveles de rentabilidad ms altos y mayores oportunidades de comercializacin tanto a nivel nacional como internacional. Teniendo en cuenta estas circunstancias, en el Centro Nacional de Investigaciones de Caf CENICAFE, se consider conveniente proponer un proyecto que utilizando los adelantos tecnolgicos disponibles y la capacidad creativa y cientfica de sus investigadores, nos permitiera desarrollar un programa de cmputo que sirviera de ayuda y apoyo a los caficultores en la ms eficiente y efectiva administracin de las empresas cafeteras. Por lo anterior, CENICAFE emprendi un ambicioso y bien orientado proyecto con el fin de entregarle a los agricultores una herramienta amigable para la administracin de las fincas. El Comit Departamental de Cafeteros de Caldas se uni a este esfuerzo y en el ao de 1994 se inici la conceptualizacin y el diseo del Sistema Integrado para Administracin de Fincas SIAF. Con los primeros adelantos presentados en los aos siguientes, la Gerencia Tcnica de la Federacin consider conveniente ayudar en la orientacin y financiacin del proyecto, con el fin de acelerar su desarrollo y se pusiera a disposicin de todos los caficultores. El Congreso Nacional Cafetero en el ao de 1997, conoci los avances del programa y valor el potencial del mismo para ayudar a la modernizacin de la administracin de las fincas y por esa razn dio su apoyo al proyecto con el fin de acelerar su desarrollo. Luego de esta exitosa etapa con los cafeteros, la firma InSoft Ltda. dedic toda su capacidad en colaboracin con un equipo de profesionales de diferentes disciplinas, a desarrollar un programa que permitiera a todos los empresarios agrcolas hacer ms fcil la administracin de sus negocios, a travs de un manejo de informacin tcnica, contable, financiera, administrativa y estadstica, con el objetivo de hacer ms competitivas las empresas de este sector. Hoy, InSoft Ltda. disea, desarrolla y comercializa en forma independiente el software AgroWin con un grupo de profesionales calificados que durante aos han venido estructurando toda una tecnologa computacional para el sector agropecuario, por lo que regularmente se producen nuevas y mejoradas versiones del sistema que llegan a todos los pases de Latinoamrica. Manizales, Enero del 2004.
INTRODUCCIN.
La bsqueda permanente de niveles ptimos de competitividad y productividad, ha generado en las empresas de todos los sectores econmicos, la necesidad de dar un tratamiento integral y adecuado a toda la informacin, de tal forma que brinde el conocimiento necesario para tomar decisiones que se orienten a mejorar los procesos productivos. ContaPyme Contabilidad para Pequeas y Medianas Empresas , es un sistema de gestin que surge como solucin, con la capacidad de manejar la informacin originada en las actividades productivas y econmicas de acuerdo a los requerimientos de cada empresa, y con el control de todas las reas funcionales, como contabilidad, costos, inventarios, activos, nmina, cartera y todos los elementos de la cadena productiva.
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El manual est diseado con un lenguaje sencillo, acompaado de grficas e imgenes de las utilidades del programa, que acompaan al usuario en su proceso de aprendizaje. La estructura en captulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesarias para el obtener el mximo provecho de sus caractersticas y herramientas, complementado con ejemplos prcticos para el mayor entendimiento de sus requerimientos y alcances. La ayuda brindada por este manual es un complemento al proceso de aprendizaje del usuario, y brinda solo los aspectos bsicos para la operacin del sistema.
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TABLA DE CONTENIDO.
PRESENTACIN. .................................................................................................................... I INTRODUCCIN........................................................................................................................ II AGROW IN EST BASADO EN CONTAPYME. .................................................................................. II TABLA DE CONTENIDO. ......................................................................................................... IV QU ES AGROWIN?. ........................................................................................................... 1-1 OBJETIVOS. ...........................................................................................................................1-2 ANTECEDENTES. ....................................................................................................................1-2 CONCEPCIN GENERAL DE AGROW IN......................................................................................1-2 EL REGISTRO DE LA INFORMACIN. ..........................................................................................1-5 AGROW IN EST BASADO EN CONTAPYME. ...............................................................................1-6 FCIL APRENDIZAJE Y SOPORTE EN LNEA. ...............................................................................1-7 INSTALACIN DEL SISTEMA................................................................................................ 2-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................2-1 REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL COMPUTADOR. ........................................................................2-1 PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIN DEL SISTEMA. ..............................................................2-2 PROCEDIMIENTO PARA DESINSTALAR AGROW IN.......................................................................2-3 INSTALAR NUEVAMENTE LA APLICACIN O ACTUALIZARLA. .........................................................2-4 EJECUTAR AGROW IN POR PRIMERA VEZ. .................................................................................2-4 DESCRIPCIN DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONFORMAN LA APLICACIN......................2-6 DESCRIPCIN DE DIRECTORIOS, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS INSTALADOS PARA LA APLICACIN. ..2-7 TUTOR MULTIMEDIA DE AGROW IN. ..........................................................................................2-8 MAYOR INFORMACIN.............................................................................................................2-9 LOS COSTOS Y SU CLASIFICACIN. .................................................................................. 3-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................3-1 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS. .............................................................................................3-3 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS DE ACUERDO A SU FUNCIN.....................................................3-6 CLASIFICACIN DE COSTOS DE PRODUCCIN POR SU IDENTIFICACIN CON UN PRODUCTO, REA O FIN PRODUCTIVO. ...................................................................................................................3-7 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS DE PRODUCCIN POR EL TIPO DE RECURSOS SACRIFICADOS......3-8 CLASIFICACIN DE LOS GASTOS EMPRESARIALES: GASTOS ADMINISTRATIVOS, DE VENTAS Y GASTOS GENERALES...............................................................................................................3-9
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CLASIFICACIN GENERAL RESUMIDA DE LOS COSTOS Y DE LOS GASTOS...................................3-10 OTRAS CLASIFICACIONES DE COSTOS: ...................................................................................3-11 TRATAMIENTO DE TIPOS DE COSTOS SEGN SUS CARACTERSTICAS ECONMICAS:...................3-12 TRATAMIENTO DE OTROS GASTOS Y COSTOS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.3-15 LOS CENTROS DE COSTOS. ................................................................................................ 4-1 SEGUIMIENTO A LOS COSTOS DE LA EMPRESA. .........................................................................4-1 DEFINICIN DE CENTROS DE COSTOS. .....................................................................................4-1 ESTRUCTURACIN DE LOS CENTROS DE COSTOS......................................................................4-4 CLASIFICACIN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU ETAPA DE DESARROLLO. ..........................4-5 CLASIFICACIN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU RELACIN CON EL PROCESO PRODUCTIVO.4-8 TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIN (CIP).......................... 5-1 NODOS DISTRIBUIDORES DE COSTOS (COST DRIVER S). ............................................................5-2 METODOLOGA DE CLCULO DE LOS COSTOS............................................................................5-7 LOS CENTROS DE COSTOS MANEJADOS POR AGROWIN............................................... 6-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................6-1 TIPOS DE NODOS Y CENTROS DE COSTOS. ...............................................................................6-2 CODIFICACIN DE CENTROS DE COSTOS. .................................................................................6-7 EJEMPLO Y EXPLICACIN DE LA ESTRUCTURACIN DE LOS COSTOS DE UNA FINCA. ...................... 10 CREACIN DE LA FINCA. ..................................................................................................... 7-1 CREACIN DE LA FINCA EN EL SISTEMA. ...................................................................................7-1 CREACIN Y DESCRIPCIN DE LOS TIPOS DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS. ............................................................................................................................. 8-1 CREACIN DE CENTROS DE COSTOS. .......................................................................................8-1 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ESTNDAR . ...............................................................................8-3 CENTRO DE COSTOS DE TIPO PRODUCCIN ............................................................................8-8 CENTRO DE COSTOS DE TIPO DESARROLLO O DE INVERSIN (DINMICO). ................................8-9 CENTRO DE COSTOS DE TIPO MAQUINARIA Y EQUIPO . ...........................................................8-18 NODO DE TIPO LOTE AGRCOLA ............................................................................................8-20 CENTRO DE COSTOS DE TIPO CULTIVO AGRCOLA PERENNE ...................................................8-24 CENTRO DE COSTOS DE TIPO CULTIVO TRANSITORIO . ...........................................................8-32 NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR PESO . .............................................................................8-33 NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR CRITERIO .........................................................................8-37 NODO DE TIPO AGRUPADOR . ...............................................................................................8-48 PLANILLA DE LABORES....................................................................................................... 9-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................9-1
OBJETIVO. .............................................................................................................................9-1 DESCRIPCIN.........................................................................................................................9-1 PASOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LA INFORMACIN DE LA PLANILLA DE LABORES:.....................9-2 INFORMES DE LA PLANILLA. ...................................................................................................... 16 OPCIONES ESPECIALES DE MANEJO DE LA PLANILLA DE LABORES. .............................................. 18 CONFIGURACIN AVANZADA DE LA PLANILLA. .........................................................................9-23 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS DE LABORES........................................... 10-1 INTRODUCCIN.....................................................................................................................10-1 EL MAESTRO DE LABORES .....................................................................................................10-1 ESTADSTICAS DE RENDIMIENTOS. .........................................................................................10-4 TIPOS DE CONTRATACIN DE LABORES ..................................................................................10-5 ELABORACIN DE CONTRATOS DE LABORES. ..........................................................................10-6 PLANILLAS DE LABORES. .....................................................................................................10-11 LIQUIDACIN DE CONTRATOS. .............................................................................................10-14 MANEJO DE LA PRODUCCIN CLCULO DE LOS COSTOS DE LA FINCA. .................. 11-1 INTRODUCCIN.....................................................................................................................11-1 BASES TERICAS DEL MANEJO DE INVENTARIOS. ....................................................................11-2 MANEJO DE COSTOS DE PRODUCCIN A TRAVS DE OPERACIONES..........................................11-5 CREACIN Y CONSULTA DEL MAPA DE LA FINCA. ........................................................ 12-1 CREACIN DEL MAPA DE LA FINCA. ........................................................................................12-1 ASISTENTE PARA LA CREACIN O EDICIN DEL MAPA DE LA FINCA............................................12-2 CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA FINCA.................................................................. 13-1 INTRODUCCIN.....................................................................................................................13-1 EXPLICACIN DETALLADA DEL CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA EMPRESA EN GENERAL. .......13-2 QU ES EL CARGUE INICIAL DE SALDOS?. .............................................................................13-2 PASOS PRELIMINARES. .........................................................................................................13-2 CREACIN DE LA FINCA Y SU ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS. .........13-3 CARGUE DE SALDOS A CENTROS DE COSTOS DE TIPO CULTIVO AGRCOLA. ...............................13-6 CARGUE DE SALDOS DE UN CULTIVO EN ETAPA DE EXPLOTACIN.............................................13-8 ANEXO....................................................................................................................................A-1 MTODOS ABREVIADOS DEL TECLADO PARA EL MANEJO DE AGROW IN. ..................................... A-1 BIBLIOGRAFA:......................................................................................................................A-1
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Captulo
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QU ES AGROWIN?.
AgroWin (Sistema de Gestin Total para el Agro) es una aplicacin de computador especialmente diseada para proveer informacin al agricultor sobre su finca y sus recursos. Una de sus principales caractersticas es que utiliza un esquema de registro de informacin muy sencillo, de tal forma que se convierta en un instrumento fcil de utilizar y gil en el seguimiento y toma de decisiones basadas en la informacin oportuna y actualizada de la finca. El registro sencillo de la informacin de la finca facilita el que muchos agricultores con escasos conocimientos tcnicos en reas como contabilidad, inventarios, presupuestos y estadsticas, queden habilitados para manejar el sistema, debido a que es el sistema el que se encarga de interpretar la informacin base que el usuario le suministra y automticamente transformarla en informacin tcnica y correctamente clasificada y codificada a la luz de las tcnicas financieras y estadsticas. Entonces, el usuario slo tendr que suministrar la informacin de los hechos administrativos que realiza en la semana y el sistema lo recompensar con un nmero amplio de informes, reportes, cronogramas y grficos sobre la finca y sus recursos. De esta forma, el usuario podr dedicar sus esfuerzos y conocimientos en la interpretacin y anlisis de los informes y utilizarlos en el proceso diario de toma de decisiones para obtener siempre una mejor productividad y ser cada vez ms competitivo.
Captulo 1: Qu es AgroWin?
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Objetivos.
Proveer a los agricultores de todos los cultivos un sistema integrado de gestin agrcola que les permita optimizar la evaluacin, el control y la toma de decisiones a nivel de las diferentes actividades productivas, mediante una herramienta tcnica, financiera y administrativa. Facilitarle al agricultor el empleo de este tipo de herramientas, haciendo que su manejo no requiera conocimientos especiales en reas tcnicas como inventarios, estadstica, etc. contabilidad, presupuestos,
Permitir que fcilmente el usuario pueda elaborar reportes de ingresos/egresos o tcnicos de la finca o de alguno de sus lotes. Permitir el seguimiento de las diferentes labores que se desarrollan en la finca; detallando tiempos, rendimientos y cantidades en el tiempo, sin que para ello se requieren grandes esfuerzos de parte del agricultor. Permitir al agricultor la comparacin de sus datos estadsticos, tcnicos y financieros con los promedios de la regin, del pas o de sus vecinos. En general, servir como instrumento til para mejorar la productividad de las empresas y proyectos agropecuarios.
Antecedentes.
La versin 1 de este programa obedeci a un esfuerzo de planeacin y conceptualizacin, que Cenicaf (Centro Nacional de Investigaciones de Caf) en asocio con el Comit de Cafeteros de Caldas y la Gerencia Tcnica de la Federacin Nacional de Cafeteros de Colombia (www.cafedecolombia.com) vienen realizando desde 1994 con la empresa de ingeniera de software - InSoft Ltda. (www.insoftweb.com), con el fin de desarrollar un sistema para computador que cumpla con los verdaderos requerimientos del sector agropecuario. El diseo final del sistema a partir de la versin 1 y el desarrollo del software ha sido responsabilidad de la firma InSoft Ltda. Para efectos de comercializacin, el proyecto SIAF ha tomado el nombre de AgroWin a partir del mes de Abril del ao 2000 hasta el presente y se puede consultar en el sitio www.agrowin.com. El sistema actual es el resultado de un proceso de investigacin y desarrollo que por mas de 9 aos se viene trabajando para lograr obtener una herramienta de fcil manejo para los agricultores empresarios y que adems sea un instrumento til en todo el proceso de gestin administrativa y tcnica de la finca o parcela.
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Uno de los puntos ms importantes dentro de la concepcin, fue el de imprimirle una gran facilidad de uso al programa, de tal forma que paulatinamente fuera ganando ms y ms agricultores. El agricultor slo deber suministrar la informacin correspondiente a las operaciones que ste realiza a diario y el sistema ser el encargado de interpretarla a la luz de las tcnicas contables y financieras, manejo de inventarios y estadsticas, con el fin de mantener a disposicin del agricultor un conjunto de reportes de gran inters. El programa est en capacidad de manejar una o varias fincas (dependiendo de la licencia), lo cual permite ser de uso para el agricultor directamente o bien, a travs de centros especializados de gestin agropecuaria, que le podrn prestar el servicio a medianos y pequeos agricultores que no cuentan con los recursos suficientes para adquirir un computador.
Uno de los objetivos fundamentales en el diseo del sistema, fue hacer una aplicacin para computador que al interactuar con el administrador de la finca, le preguntara por datos que l realmente conociera de las operaciones administrativas que cotidianamente desarrolla en la finca. Por ejemplo, si el usuario realiza una venta de un producto agrcola, el sistema le preguntar por datos acerca de la venta; en ningn caso por datos contables o tcnicos. Para el ejemplo, pedira los siguientes datos: A quin le vendi?. Qu producto agrcola vendi?. Qu cantidad del producto vendi? Por cuanto dinero?.
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Le hicieron retencin al pagarle? Cmo le pagaron? En efectivo? Le consignaron en el banco? Le quedaron debiendo? Todas las preguntas pueden ser respondidas por la persona que hizo la venta, sin que para ello tenga que conocer de contabilidad, inventarios u otra rea especfica. Con esa informacin suministrada por el administrador, el sistema se encargar de interpretarla y afectar todas las partes del sistema que deba modificar con esa operacin o hecho administrativo.
Definicin de Operacin.
Una operacin es un hecho o evento de administracin que realiza el agricultor en el proceso productivo. Son hechos administrativos, por ejemplo, el sembrar un cultivo, comprar, vender o pagar una planilla. Son eventos administrativos: que un cultivo pase de la etapa de desarrollo a etapa de produccin, el cierre de un mes o de un ao. En lo sucesivo se utilizar el trmino operacinpara referirse a los hechos, acciones o eventos administrativos. Con esta definicin se ha determinado un conjunto amplio de operaciones que puede llevar a cabo el administrador en forma cotidiana.
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Sin embargo, es muy difcil que el sistema est programado para cubrir cualquier tipo de operacin eventual que lleve a cabo el administrador. En este caso, (cuando la operacin a registrar no est definida en AgroWin), deber registrar la informacin por medio de un sistema de grabacin de movimiento contable, similar a cualquier programa de contabilidad, que tambin est incluido e integrado al sistema.
El registro de la informacin.
Primero se debe conseguir la informacin de las operaciones o eventos administrativos que realiza en la finca y luego debe proceder a registrar esa informacin en el computador. Es muy importante entender que para poder sistematizar la informacin debe haber orden y disciplina en las tareas de recoleccin y codificacin de la informacin de la finca. Muchos administradores fracasarn tratando de sistematizar las operaciones de la finca, pues no logran recolectar la informacin de las labores realizadas por cada trabajador o contratista.
Eventos.
Hay otras operaciones, como los eventos o sucesos, que no tienen un soporte especifico. Un evento, por ejemplo es el pasar un cultivo de etapa de desarrollo a etapa de produccin o el evento de finalizacin de un cultivo. En los casos en que no hay un soporte natural, el administrador deber decidir si desea mantener en su memoria los datos de la operacin y acordarse de registrarla en el sistema posteriormente o puede escribir en un papel los datos que describen esa operacin. Todos los soportes o comprobantes sern guardados en algn lugar hasta que considere necesario registrarlos en el sistema. Muchas veces ese lugar donde se guardan los comprobantes, o sea los soportes de las operaciones de administracin, es el bolsillo de la camisa del administrador o el cajn de su mesa de noche. Hay una tcnica que se usa desde mucho tiempo atrs y que sin embargo podemos decir que es tecnologa de punta. Estamos hablando de El Chuzo , que normalmente se ve en algunas tiendas y cafeteras, sobre el cual las vendedoras van insertando todas las facturas de venta . Se trata de un chuzo puesto hacia arriba y montado sobre una
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pequea tablilla, donde se pretende que el administrador vaya acumulando todos los comprobantes que son el soporte de las operaciones que l realiza.
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se estn desarrollando basadas en este novedoso sistema, que ofrece la mayor facilidad para el registro de la informacin y es el nmero uno en las herramientas para la obtencin y generacin de informes adecuados a cada tipo de empresa. Debe quedar claro que AgroWin y ContaPyme son un nico sistema, donde el uno es prcticamente el ncleo o corazn del otro. Por ser AgroWin un sistema completamente integrado, nunca necesita importar o exportar informacin entre los mdulos, ni hacer ningn esfuerzo especial de manejo de informacin. Cada que se le suministra un dato al sistema a travs de las operaciones, por ejemplo a las planillas de labores de mano de obra, todos los mdulos internos (ya sean los bsicos de ContaPyme o los especializados de AgroWin) vern el dato y lo aprovecharn al mximo.
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El manual est escrito con un lenguaje sencillo, acompaado de grficas e imgenes de las utilidades del programa, que acompaan al usuario en su proceso de aprendizaje. La estructura en captulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesarias para obtener el mximo provecho de sus caractersticas y herramientas, complementado con ejemplos prcticos, buscando el mejor resultado en la sistematizacin de la actividad empresarial y la obtencin de resultados. El buen entendimiento de estos manuales dejar al usuario en capacidad de crear una estructura de costos adecuada a las necesidades de informacin que tenga en una finca o empresa agropecuaria en particular y lo habilitar para suministrarle informacin en forma correcta y ponderada a sus necesidades. Finalmente, el usuario quedar en capacidad de obtener los informes necesarios, tanto contables, como estadsticos o de costos y lo dejar en capacidad de establecer sus propios indicadores e informes grficos.
El tutor multimedia.
El tutor multimedia es un programa especialmente desarrollado por InSoft Ltda. para ensearle al usuario todo acerca del manejo del sistema y su operatividad por medio de animaciones, voz, videos e imgenes especiales de grficos e informes con toda su funcionalidad. El tutor en compaa de la documentacin y el programa puede ofrecer un curso asistido al usuario acerca de toda la funcionalidad y concepcin del sistema.
Ayuda en lnea.
Otra de las importantes caractersticas de AgroWin es su ayuda en lnea. Cuando se est leyendo alguna pantalla o ventana del sistema, siempre est disponible el botn de ayuda, a travs del cual se pueden obtener explicaciones claras e instantneas acerca de la ventana, su propsito y la explicacin de sus campos.
Soporte tcnico.
Permanentemente se presta ayuda y soporte tcnico a travs de Internet o va telefnica, donde un asesor empresarial orientar al usuario en el montaje, aplicacin y operatividad del programa (el tiempo de soporte y limitaciones del servicio est sujeto a los trminos pactados en la licencia de uso del sistema). InSoft Ltda. tambin presta el soporte directamente en la finca o empresa del usuario (Este servicio tiene un costo adicional para el usuario pero es en muchos casos una excelente ayuda de iniciacin para el usuario que as lo desee).
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Captulo
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INSTALACIN DEL SISTEMA.
Introduccin.
A continuacin se presentar una breve descripcin de: Las caractersticas del computador donde se puede instalar esta aplicacin. El proceso de instalacin en su computador. Las carpetas (o directorios), archivos y programas en general que conforman la aplicacin. Descripcin de los programas para realizar la prctica previa al manejo de AgroWin. IMPORTANTE: Para que AgroWin funcione correctamente en el computador, es necesario que Windows (95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP 2003) est correctamente configurado y libre de virus. As mismo, todas las partes del computador deben estar en perfecto estado de funcionamiento. Se recomienda evitar programas residentes permanentes en memoria, como los antivirus, pues algunos pueden causar conflictos con AgroWin. Los antivirus se pueden correr cuando se desee, pero no es necesario que se encuentren permanentemente cargados en la memoria.
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Intel Celeron o AMD K6-2 como mnimo de 500 Mhz, recomendable Intel Pentium III, AMDAthlon de 1 GHz o superior. 64 Megabytes de memoria RAM como mnimo1, recomendable 128 Megabytes o ms. 150 Megabytes de espacio libre en el disco duro antes de instalar, recomendable 250 Megabytes. 80 Megabytes para la aplicacin y documentacin, 100 Megabytes para el tutor multimedia, 70 Megabytes sugeridos para copias de seguridad y procesos intermedios. Monitor VGA a 640x480 y 256 colores, recomendable 800x600 a 16 millones de colores o superior. Unidad de disquete (para realizar copias de seguridad) y unidad CD-ROM para la instalacin del software. Impresora (Preferible inyeccin de tinta o lser) correctamente instalada. AgroWin tambin tiene opciones para impresin rpida en impresoras de matriz de puntos.
Debe entenderse que si un computador con 64Mb de RAM carga otros programas o drivers en la memoria es posible que le quiten a ContaPyme el espacio de memoria que ste requiere para funcionar correctamente.
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Paso 4: Paso 5:
Escriba en la caja de edicin D:\INSTALAR.EXE y presione Enter. (Siendo D: la unidad de CD.) El programa de instalacin se cargar y presentar varias opciones de instalacin. Seleccione una por una las opciones que desea instalar. Cada opcin de instalacin cargar un asistente en el que se debern completar varios pasos.
Observe Observela laversin versin y yel el release releaseque que va va a a instalar. instalar.
Una vez seleccione la opcin de Instalar AgroWin se ejecutar el programa de instalacin. El proceso de instalacin tomar unos cuantos pasos. Siga detenidamente las instrucciones que se presentan en cada paso del proceso de instalacin. Uno de esos pasos es la ventana de solicitud del nmero de licencia.
Nmero de la licencia.
Este nmero es suministrado por el proveedor al momento de adquirir el sistema y es la identificacin nica de su programa. Es recomendable conservarlo en alguna parte segura, porque ser necesario para tareas como solicitudes de servicio, actualizaciones, reinstalaciones, etc. Este puede venir impreso en el CD o al respaldo de la caja del CD. Tambin se encuentra en el certificado de licencia o en las observaciones de la factura de compra del sistema. Una vez instalado el sistema, cierre todas las ventanas hasta dejar nicamente el programa de instalacin (ventana azul). Instale los otros programas o manuales que desee.
Si dispone de un nmero de licencia comercial, digtelo en esta casilla para activar todas las caractersticas de la versin adquirida.
Si no dispone de una licencia comercial, presione ste botn para instalar una versin de demostracin por tiempo ilimitado.
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Seleccione Pnel de control. Seleccione el icono de Agregar o quitar programas. En la pestaa de Instalar/Desinstalar, seleccione el rengln correspondiente a AgroWin. Finalmente presione el botn Adicionar o quitar.
Paso 6:
Las copias de seguridad quedarn en la carpeta de Copias de seguridadde las reas de trabajo que se hayan creado.
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Paso 2:
Paso 3: Paso 4:
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El Registro.
El registro consiste en enviar al proveedor del programa o a InSoft Ltda. la informacin genrica del propietario de la licencia, la informacin del computador donde ha sido instalado el sistema y la identificacin nica para el computador donde fue instalado. El registro de la licencia se puede hacer a travs de Internet o bien a travs de fax o correo ordinario.
Paso 1. Seleccione la opcin de registrar la licencia, ya sea por Internet o bien por Fax.
Registro por Internet: En este caso debe activar su conexin y luego presionar el botn Registrar Paso 2: Observe el desde Internet . El sistema le Presione identificador nico de continuar. su computador. solicitar algunos datos, entre los que se destaca el nmero de la licencia y el identificador nico del computador, el cual se encuentra en la ventana de registro. Registro por medio de Fax: Presione el botn de Registrar por medio de fax . El sistema le solicitar la informacin genrica del propietario de la licencia y le permitir imprimir una carta lista para enviar a su proveedor o bien a InSoft Ltda. Slo frmela y luego despchela. A vuelta de correo (normalmente electrnico) se le enviar el password y regularmente le llegarn e-mail s informativos o ilustrativos acerca del sistema.
El Password.
El password es una clave especial que sirve para indicarle a AgroWin que la licencia es legal para funcionar en el computador. El password le ser enviado a vuelta de correo una vez registre su licencia. El registro se puede hacer directamente por Internet o bien por Fax. Para obtener el password dispone de 90 das contados a partir de la fecha de instalacin por primera vez del sistema. Una vez se obtenga el password, deber ser registrado en la casilla apropiada de la ventana de registro. El sistema entonces quedar autenticado y en lo sucesivo no se volver a presentar esta ventana. Es indispensable que el registro se haga en el computador donde va a quedar definitivamente el sistema. Cada computador tiene un identificador nico y el password que se le enve a vuelta de correo, slo trabajar en conjunto con el nmero de licencia y el identificador del computador. Una vez se presione el botn de continuar, se entrar a la ventana principal del sistema. Ver el captulo La ventana Inicial .
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Configuracin regional.
Luego de la ventana de Informacin de Registro , el sistema solicitar al usuario la informacin necesaria para crear el rea de trabajo inicial; para ello debe indicar el pas y configuracin adecuados a su regin y actividad comercial. Una vez indique estos datos, el programa crear un rea de trabajo denominada Area1 , en la cual se le recomienda crear su empresa. El sistema tambin crear otra rea de trabajo con un ejemplo ilustrativo. (Para ver el ejemplo presione Ctrl+Alt+W o rea de trabajo].
Seleccione de la lista su pas, en caso contrario seleccione Internacional .
Consideraciones.
En Windows NT, 2000 y XP se pueden crear varios usuarios dentro de Windows para que tengan acceso al sistema operativo y se tenga control sobre lo que los usuarios pueden o no hacer. Para que AgroWin funcione correctamente desde cualquier sesin de usuario, es necesario que la sesin tenga privilegios de Administrador. Para trabajar AgroWin en red, remtase al apndice Configuracin para trabajar en modo multiusuario .
Programas de AgroWin.
Programas necesarios para el funcionamiento de AgroWin. Equivale al conjunto de elementos de software construidos para el almacenamiento, procesamiento y consulta de la informacin.
Ayuda y Documentacin.
Son todos los elementos que ayudan al usuario a conocer, aprender y mejorar el manejo de la aplicacin. Est conformada por: manuales electrnicos, ayudas, informacin de ltima hora, recomendaciones y tutores. Muchos de los manuales se encuentran en formato electrnico y pueden ser ledos en la pantalla del computador o bien pueden ser impresos en papel para su consulta.
Para leerlos, se pueden consultar de [Inicio de Windows > Programas > AgroWin].
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C:\Datos AgroWin\Ejemplos\Ejemplos Empaquetados En esta carpeta se almacenan copias de seguridad de ejemplos varios del sistema.
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Una vez completado el tutor, se puede empezar a utilizar AgroWin. Para ejecutarlo, simplemente ubquelo en su escritorio y haga doble clic sobre el icono marcado como AgroWin.
Mayor informacin.
Para obtener mayor informacin sobre la instalacin del sistema, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de AgroWin, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet (www.AgroWin.com?descargar). Configuracin para trabajar en modo multiusuario. Cmo compartir recursos en la red?. La versin de AgroWin descargada de Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por tanto deben ser descargados por separado.
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LOS COSTOS Y SU CLASIFICACIN.
Introduccin.
Se puede definir un costo, como la valoracin econmica de los recursos sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivo. Es de gran importancia entender los costos y su clasificacin. Un usuario que no aprenda a clasificar los costos, difcilmente podr estructurar su empresa y hacerle seguimiento a sus proyectos productivos. Los costos se pueden clasificar por muy diversos criterios: por su funcin, por su comportamiento, por el mtodo de produccin, etc. Cada da se hace ms necesaria la estructuracin de los costos de las empresas de todos los sectores, pues as se obtiene una muy importante fuente de informacin interna que ser de gran utilidad para facilitar las decisiones de cambios, para el control interno y para sortear las eventualidades que se van dando por la competencia y la competitividad misma que tienen que enfrentar las empresas en un medio siempre difcil y cambiante. Tal vez uno de los mayores obstculos para el desarrollo de la competitividad empresarial, es la falta de estructuracin de mtodos adecuados para determinar los costos y las estadsticas en el proceso productivo. El costo es una medida especfica para cada empresa, producto y situacin particular y depende mucho de variables muy cambiantes de una empresa a otra, como pueden ser la organizacin interna, el sistema tecnolgico de produccin, el control y el manejo que se le d a las diferentes situaciones. La empresa vista como un todo puede estar mostrando utilidades, pero tal vez, alguno de los centros de costos de produccin est dando prdidas, o bien, algn centro de costos intermedio
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arroje indicadores de gestin deficientes para su promedio, que est influyendo negativamente en las utilidades finales. Cuando se mira el negocio (la finca) como un todo, no se tiene claridad del comportamiento de sus partes. En cambio, cuando se definen bien las diferentes partes de la finca (lotes, planta de procesamiento, maquinaria, administracin, etc), se saben con claridad los costos y los ingresos de esas partes (centros de costos) y se puede hacer un anlisis y control separado para cada una de ellas. Esto puede ser muy til para tener claridad de cunto est costando cada una de las partes componentes de la finca y poder hacer anlisis y/o tomar decisiones respecto a esa informacin.
La contabilidad.
En el sentido ms prctico, la contabilidad es la accin de llevar las cuentas . Muchas veces se asume la contabilidad como la parte tributaria, reglamentada y complicada, como en muchos casos sucede en el sector empresarial y gubernamental. Llevar la contabilidad de la finca es el tener registros de informacin ordenada o procesada, de una forma tal que permita hacer anlisis y obtener resultados o informacin para la toma de decisiones. Para llevar las cuentas de la empresa es absolutamente indispensable establecer los mecanismos necesarios para satisfacer los requerimientos de informacin de la administracin y establecer los controles apropiados para hacer que esa informacin sea correcta, confiable y oportuna.
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Obtener la informacin necesaria para controlar la produccin. Servir de apoyo para las actividades de planeacin de la empresa. Servir de base para la toma de decisiones con base en los costos. Conocer el costo de mantener cada rea de la empresa. Etc.
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Por el fin productivo (su proyecto objetivo dentro de la empresa): Esta clasificacin trata de indicar la explicacin o el por qu o para qu de la erogacin. Para qu proyecto o rea de la empresa se ha hecho la erogacin o sacrificio de recursos. En trminos agropecuarios, se debe explicar para cul cultivo de cul lote se han sacrificado los recursos. Las dos variables de clasificacin conforman una matriz muy importante, dentro de la cual se debe catalogar cada costo como sigue:
Clasificacin de los costos Objetivo de de la empresa. costos 1 Concepto de costos A Concepto de costos B Concepto de costos C Concepto de costos D
Objetivo de costos 2
Objetivo de costos 3
Objetivo de costos 4
A continuacin se presenta una tabla ejemplo de clasificacin de los costos, nicamente para propsitos didcticos, que presenta algunos conceptos de una estructura de costos de una finca: Clasificacin de los costos Administracin Planta de de la finca. finca beneficio Costos Salarios Mano de obra Insumos y materiales Otros costos $ 300 $ 50 $ 100 $ 200 $ 50 $25 $ 120 $ 20 Cultivo de caf $ 10 $ 500 $ 700 $ 180 Cultivo de maz. $ 10 $ 200 $ 300 $ 70
La matriz de por s, deja mucha informacin y permite disponer de una completa claridad de los costos y de los gastos aplicados a cada una de las reas objetivo de la empresa. En AgroWin, cada que se necesite registrar un gasto o costo, cualquiera que sea, el sistema requerir que se clasifique por concepto de gastos (por su naturaleza) y por su objetivo o propsito (el centro de costos). Por lo anterior, el presente captulo se encargar de explicar en detalle muchos conceptos para la clasificacin y tratamiento de ciertos tipos de costos y el siguiente captulo Los centros de costos se encargar de explicar en detalle los centros de costos, su propsito y los conceptos relacionados.
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Se sugiere al usuario entender muy bien que los objetivos de los costos son en s los centros de costos y los recursos sacrificados se clasifican en las cuentas de egresos. De esta forma se evitar tener que crear gran cantidad de cuentas y facilitar su registro y anlisis.
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Los gastos no estn asociados directamente a un producto especfico, mas bien se asocian a las erogaciones realizadas en periodo de tiempo determinado. Los gastos son indispensables para que pueda haber produccin, pero no quedan incluidos en el producto.
Clasificacin de costos de produccin por su identificacin con un producto, rea o fin productivo.
Los costos o erogacin de recursos para la produccin se clasifican en directos o indirectos, respecto a un proceso, producto o rea en particular que se desee costear. Esta clasificacin es solo para los costos de produccin y est dada nicamente por la facilidad que exista de asignarlos o asociarlos a un determinado producto o servicio.
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Recurdese que los costos son directos o indirectos respecto al producto o rea de la finca. Clasificacin de los costos de produccin Costos Directos de Produccin (CDP). Ejemplos:
10 jornales para desyerba del lote los naranjos. 2 toneladas de fertilizante aplicados al lote el bajo . Celador que se contrata exclusivamente para vigilar el lago de peces de la finca: Costo directo al centro de costos Lago.
Costos del beneficiadero, costos de mantenimiento de canales. Mano de obra para mantenimiento de riegos, etc. Mayordomo, honorarios por servicios de asesora en riegos y manejo de aguas de la finca.
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quedan incorporados en el producto final. Ejemplo: mano de obra indirecta, materiales indirectos, pago se servicios tcnicos, seguros de activos productivos. Debe entenderse que para obtener los verdaderos costos de produccin, es necesario acumular los costos indirectos y al final de los periodos (que se establecen de acuerdo a la periodicidad del cultivo) se deben repartir (distribuir o prorratear) entre los productos, de acuerdo con el mejor criterio que se pueda establecer. AgroWin cuenta con muy buenas herramientas para hacer el manejo de distribuciones o prorrateo de costos, ya sea directamente o bien al final de los periodos.
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en los cuales no es clara la imputacin a los costos indirectos de produccin o a los gastos de administracin y ventas: El pago de la electricidad, el uso del computador, los vehculos, etc. Entonces se puede decir que en algunas empresas, donde es difcil separar los costos indirectos de produccin de los costos de administracin y ventas, se pueden conformar como un solo ente denominado Gastos generales . Gastos generales = Costos indirectos de produccin de difcil relacin con el producto, mas costos de administracin y ventas. En muchas empresas puede establecerse este criterio de consolidacin de estas dos categoras en una solo o bien se pueden tener las tres categoras por separado (Costos indirectos de produccin, gastos de administracin y ventas y la categora de gastos generales a donde se llevarn los costos y/o gastos que no se puedan clasificar en los dos anteriores). AgroWin cuenta con una gran facilidad para hacer este manejo a travs de los distribuidores de costos, donde se puede preestablecer que, por ejemplo, todos los gastos de la gerencia se repartan entre los gastos de administracin y ventas y entre los costos indirectos de produccin en las proporciones que el usuario establezca. Esto har que cada vez menos gastos sean imputados a los gastos generales.
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Esta clasificacin es similar a la clasificacin que utiliza por defecto AgroWin, tanto para el plan de cuentas internacional, como para algunos planes de cuentas por pases. La estructura del plan de cuentas en el sistema luce en sus niveles mas agregados as: Cdigo 4 41 42 5 51 52 53 7 71 72 73 74 Cuenta INGRESOS Ingresos operacionales. Ingresos no operacionales. GASTOS Operacionales de administracin. Operacionales de ventas. No operacionales. COSTOS DE PRODUCCIN Materiales e insumos Mano de obra Costos indirectos Contratos de servicios.
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Clasificacin de los costos de acuerdo con la forma en que se expresen u obtienen los datos:
Costos histricos: Cuando la mayora de los datos son reales y se han ido presentando durante el perodo contable, con el objetivo de presentar los estados financieros e informes de costos ejecutados. Costos predeterminados: Los costos se establecen por anticipado, es decir que se calculan antes de que se inicie la produccin. Si la determinacin de esos costos se efecta mediante mtodos tcnicos reconocidos se denominan costos estndar. Si el clculo se efecta por peritos o por mtodos no muy tcnicos, se denominan costos estimados. Costos por absorcin: Todos los costos directos e indirectos, fijos o variables, se consideran como costos inventariables. Todos estos costos se le asignan al producto. Este es el mas ajustado a las normas tributarias en varios pases latinoamericanos. Costeo directo o variable: Todos los costos directos en la produccin o fabricacin y los costos generales variables en la produccin/fabricacin se incluyen como inventariables. Se excluyen de los inventariables los costos generales fijos, y se convierten en costos del periodo en que se incurrieron.
Clasificacin de los costos de acuerdo con el sistema de acumulacin de costos, que est dado por la naturaleza de las operaciones de fabricacin:
Esta clasificacin se presenta principalmente en las empresas manufactureras y de servicios. Costos por rdenes de trabajo o de fabricacin (Tambin rdenes de pedido, rdenes de trabajo, etc.). Estos corresponden a las empresas que elaboran sus productos acorde a pedidos u rdenes de produccin de los clientes. Costos por procesos (Empresas de produccin masiva y continua de artculos similares) en donde los costos de los productos se averiguan por perodos.
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Costos alternativos.
Existe la creencia de que costos es los que se debe pagar o desembolsar (en dinero) para adquirir los recursos o usar los activos en un proceso de produccin. Esto conlleva a pensar que el usar activos o recursos con que cuenta la empresa es gratuito. Desde la perspectiva econmica, al utilizarse un recurso del cual la empresa es duea, la empresa puede estar dejando de percibir un beneficio alternativo. Ejemplo: Una finca posee un tractor de su propiedad ya pagado completamente. Se puede estimar que el costo de utilizarlo es nicamente lo gastado en combustibles, lubricantes, llantas y su correspondiente mantenimiento. Mirado desde otro punto de vista, la empresa siempre tendr otras opciones para el tractor, como puede ser alquilarlo para trabajos en otras fincas o bien venderlo y disfrutar de los intereses de ese capital. As pues, al utilizar el tractor en las actividades de la empresa, se est dejando de percibir un ingreso o beneficio y por tanto esto se traduce en un costo alterno o equivalente. De igual forma, si no se tuviese en tractor, el servicio debera pagarse, ya sea en mano de obra o bien en alquiler de otro tractor. El contabilizar los costos alternos, sin embargo, es un poco difcil y obedece a la planificacin, criterios y manejo que un empresario le pueda dar a este tipo de costos. En AgroWin los costos alternos pueden ser manejados, simplemente clasificndolos de tal forma que se puedan obtener informes con costos alternos e informes excluyendo los costos alternos. Esto mismo sucede con la mano de obra familiar en pequeas empresas campesinas o con el salario del mismo dueo de la finca, que al final, deben considerarse tambin como costos alternos de la empresa (mas adelante se presentar el tratamiento que se le debe dar a estos costos).
El costo econmico.
Para el anlisis econmico y la toma de decisiones y aun mas, para poder establecer criterios de comparacin entre empresas y proyectos, se deben considerar como costos los egresos reales de caja que se sacrifican para el desarrollo de las actividades, como tambin los costos alternativos. La suma de estas dos categoras de costos se conoce como el costo econmico.
Costos histricos.
El costo histrico representa lo que ha sucedido en el pasado pero puede ser irrelevante para lo que se est haciendo o para lo que se piensa hacer en el futuro. Muchas veces el costo histrico juega un papel de suma importancia como referente para la planeacin y/o presupuestacin de las actividades futuras, que al proyectarlo bajo unos determinados criterios pueden representar con acierto los costos futuros de actividades bien definidas. Los costos histricos revueltos de muchas actividades o labores o centros de costos no tienen ningn valor al momento de planear o proyectar. Sin embargo, los costos histricos claramente separados por actividades, rubros, centros de costos o labores, pueden tender a repetirse bajo
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unas mismas circunstancias o marcarse algunas diferencias previsibles de acuerdo a metas o acciones que se tomen para mejorar la productividad o la competitividad de la empresa o bien de acuerdo a las variables econmicas del entorno.
Costos hundidos.
Los costos hundidos son costos en que la empresa incurri en el pasado, pero que no se deben tomar en cuenta para ciertos anlisis y toma de decisiones hacia el futuro. Estos costos no afectan los costos de anlisis a futuro, ni pueden ser cambiados por ninguna decisin o evento actual o futuro. Es decir, los costos hundidos son gastos o erogaciones que se han hecho en el pasado, ya consumidos en los procesos productivos, pero que en la actualidad, para la toma de alguna decisin, no representan ningn costo. Por ejemplo, considere que se ha hecho una inversin en la siembra de un cultivo y en su desarrollo. Luego las condiciones econmicas del mercado cambian, haciendo que el costos de lo que falta para terminar de desarrollar el cultivo y su recoleccin, tengan un costo superior al valor de venta de la cosecha. Al hacer el anlisis, el costo inicial de la siembra y mantenimiento no intervendr en la decisin, puesto que estos ya estn hundidos o sacrificados y no son posiblemente recuperables ante ninguna circunstancia. La decisin se debe tomar entonces del anlisis futuro, de si se pierde o se gana con lo que falta para terminar el cultivo y su comercializacin. Como se podr observar, el costo hundido se presenta ante la decisin que hay que tomar bajo unas determinadas circunstancias, donde los valores ya consumidos no cuentan ante una decisin a futuro. Posiblemente si se toma la decisin de terminar el cultivo, se perder todo el costo hundido, pero se perdera mas continuando.
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Depreciacin periodo = Valor de compra / nmero de periodos de vida til. Otra forma comnmente utilizada en los procesos agrcolas es el de estimar la cantidad de uso que aguanta el activo y peridicamente evaluar el uso del activo en el periodo, con el fin de cargarle al periodo el costo proporcional a la duracin estimada de su vida. Depreciacin periodo = (Uso periodo / Uso vida estimado) * Valor de compra. Este concepto es explicado en detalle en el captulo de activos fijos e inversiones de ContaPyme. El uso de los bienes de capital al servicio del proceso productivo debe imputarle sus costos a los costos de produccin. Los gastos en que incurra la empresa por concepto de otros activos que no estn al servicio del proceso productivo deben ser llevados al gasto.
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Otros activos, como la tierra y los derechos de agua, son utilizados durante los periodos productivos, pero no sufren ninguna prdida de valor por su uso, ni por obsolescencia y por lo tanto no se deprecian. Asignacin de los costos de depreciacin: La depreciacin se debe incluir en la contabilidad de gestin o de costos como un costo de produccin o bien como un gasto general, debido a que la depreciacin representa efectivamente una disminucin en el valor del activo durante el proceso productivo y por tanto los ingresos deben ser capaces de cubrir esos costos, adems de los otros costos y gastos de la empresa. Si el activo es destinado directamente al proceso productivo, su depreciacin se debe imputar como un costo de produccin y si est destinado a servicios generales, como computadores, el auto del administrador, los sistemas de comunicacin, etc., podrn ser prorrateados entre los gastos de administracin y los costos indirectos o bien imputados directamente a los gastos generales.
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Captulo
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LOS CENTROS DE COSTOS.
Seguimiento a los costos de la empresa.
Una vez determinado el tipo de actividad o negocio, la naturaleza de las operaciones de produccin y el mtodo de clculo, entre otras, es necesario empezar a hacerle seguimiento a los costos de produccin, a los gastos de administracin y ventas y en general a los costos de la empresa. Para esto, se establece una divisin de la empresa como un todoen partes claramente identificables por su fin dentro de la empresa y a las cuales se les har seguimiento detallado de sus gastos e ingresos. Esas partes definidas de la empresa, se denominan en trminos generales como centros de costos . De la buena estructuracin y comprensin de los centros de costos, depende la buena obtencin de resultados futuros.
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El centro de costos se encargar entonces de ir acumulando todos los egresos e ingresos que se le atribuyan o se le imputen a una determinada rea de la empresa que ellos representen y en cualquier momento se podr obtener informes sobre su estado, los gastos, los costos y los ingresos que se le han atribuido, clasificados por cuentas (conceptos de gastos y de ingresos). Figurativamente se pueden considerar los centros de costos como recipientes donde se van clasificando los diferentes comprobantes que corresponden a los egresos y los ingresos. De esta forma habr un recipiente donde se depositarn todos los comprobantes de gastos de administracin, otro donde se depositarn todos los comprobantes de gastos en maquinaria y equipo, otro donde se depositarn todos los comprobantes de los egresos destinados a la mano de obra, insumos y materiales imputables a un determinado cultivo, etc.
De esta forma, cuando se genere un comprobante de algn costo o gasto de la finca, ste se clasificar en el recipiente que mas se adecue: administracin, maquinaria, cultivo x, etc. Al final, cuando se totalicen todos los comprobantes de cada recipiente, se tendrn entonces los costos o gastos en que se ha incurrido en cada centro de costos. Entonces esa parte de la empresa a la que se le va hacer el seguimiento se le llama centro acumulador de costos e ingresos, que normalmente tambin se denomina centro de costos. En trminos muy generales se podra decir que la empresa puede considerarse como un solo centro acumulador de costos e ingresos. Algunos lo consideran as, pero no permite anlisis separados de sus diferentes reas de gestin y productivas. Si al usuario le interesa hacer un seguimiento detallado de los costos de la empresa, posiblemente la dividir en partes bien definidas a las cuales les llevar las cuentas de los gastos, costos e ingresos que se le puedan cargar a ellos directamente. De esta forma se obtiene mayor nivel de informacin para el control, seguimiento y para la toma de decisiones. Es importante que los centros de costos sean muy bien definidos conceptualmente y que se les pueda llevar la informacin con relativa facilidad. Un ejemplo comn de centros acumuladores de costos son los departamentos en que se divide una empresa o cada cultivo de cada lote de la finca. Un centro de costos no es necesariamente una parte fsica de la empresa, puede ser algn objetivo de gastos a los que se les desee hacer seguimiento; por ejemplo, si se le desea hacer seguimiento a todos los gastos de vehculos, se creara un centro de costos: gastos vehculos. Otro ejemplo, podra ser el caso de un centro de costos de Gastos inauguracin sede o Gastos familiares . La determinacin de los centros de costos en que se desea dividir la empresa para el seguimiento de los costos depende de las necesidades de cada usuario y de las caractersticas
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de cada empresa. Esto tambin depende mucho del criterio gerencial con que se maneje el negocio. El caso de los vehculos como centro de costos, depende de si se considera necesario o no. Por ejemplo, si en la empresa desean saber con buena aproximacin los costos en que se est incurriendo por el uso de los vehculos en cada mes, se deber definir a los vehculos como un centro acumulador de costos. Si por el contrario, esto no tiene ningn significado para el usuario, posiblemente los gastos de los vehculos sern clasificados dentro de un centro de acumulacin de costos general de la empresa o de algn departamento que sea responsable de ellos. Suponga una pequea finca propietaria de una volqueta, la cual se dedica a las actividades de transporte y se desea hacer una evaluacin de s es conveniente vender la volqueta y contratar el servicio cuando se necesite, o bien, seguir con la volqueta y acarrear con sus costos. A este usuario posiblemente le sea conveniente establecer como centro de costos separado a la volqueta. De esta forma, al final de cada periodo podr conocer todos los gastos que se le hicieron a la volqueta y por cuales conceptos (gasolina, conductor, mantenimiento, repuestos, impuestos, seguros, aceite, engrasados, etc).
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Ejemplos: Los proyectos y programas de la empresa (proyecto de mejoramiento de la eficiencia de los trabajadores), los gastos familiares, etc.
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De esta forma, los costos en que se incurra en la finca para el desarrollo de nuevos cultivos, no afectarn los estados de prdidas y ganancias (o estados de resultados) de un periodo. En el momento en el que el cultivo empiece a producir, se considera que empieza su etapa de explotacin y por lo tanto debern suceder dos cosas importantes: Activacin: Una vez que inicia el periodo de produccin, el cultivo se activa. Entonces todos los costos acumulados de desarrollo del cultivo en un lote se convertirn en un nico activo amortizable. Amortizacin: El activo amortizable creado durante la activacin del cultivo ser amortizado durante toda su vida productiva, llevando a los costos de produccin de cada periodo una alcuota del valor total de la activacin. Si el cultivo tiene una vida til de produccin de cinco aos, entonces a los costos de cada ao le cargar una quinta parte de los costos de desarrollo. Etapa de explotacin del cultivo. Todos los costos imputados a los cultivos en etapa de explotacin se denominan costos de produccin en proceso . Tcnicamente deben ser acumulados en una cuenta de inventarios del activo denominada Produccin en proceso . En trminos sencillos el usuario deber registrar cada valor sacrificado, indicando el concepto del gasto y el centro de costos al que se le imputa. En este caso, el concepto del gasto es una de las cuentas de costos de produccin y el centro de costos es el cultivo en etapa de explotacin. Debe entenderse que AgroWin no pierde el concepto inicial del gasto (fertilizantes, fungicidas, salarios,etc). Aunque los gastos se acumulen en una cuenta de produccin en proceso , siempre el usuario puede tener informacin clasificada de los costos.
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Otro caso de un centro de costos en etapa de explotacin es el caso de la maquinaria y equipo, que normalmente se est explotando. Normalmente los centros de costos estndar acumulan todos sus gastos clasificados por cuentas de costos y de gastos en el estado de prdidas y ganancias o estado de resultados. Sin embargo, se hace un tratamiento muy diferente para los centros de costos de explotacin nicamente y los centros de costos que siendo de explotacin, tienen produccin de productos que sern embodegables. Estos se denominan centros de costos de produccin. Si se tiene en la finca una planta de procesamiento de fruta (ya creada) o un beneficiadero de caf, stos se considerarn centros de costos de produccin. Note que estos estn en etapa de explotacin, pero a la vez producen productos embodegables.
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Toda la estructuracin depender de los criterios gerenciales, de la actividad econmica, de los productos, y principalmente del criterio del usuario para determinar si una u otra funcin se debe llevar al costo del producto en forma directa, indirecta o no llevarla. Las secciones siguientes explicarn en detalle cada uno de estos tipos de centros de costos:
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Plantaciones agrcolas en explotacin, como maz, pltano, banano, caf, palma de aceite, sorgo, etc. Lneas de produccin de una fbrica (para el caso de la manufactura). Se dice que un centro de costos es de produccin cuando su objetivo es el de producir algn material para la venta (Productos), o bien para el consumo, que deber ser embodegado en los inventarios de la empresa. Cualquier centro de costos en etapa de explotacin puede clasificarse como de naturaleza de produccin o de no produccin.
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Los costos de carreteras internas de trabajo o medios de transporte interno para la produccin. Ejemplos en la manufactura: El departamento de diseo de una empresa manufacturera de zapatos. El rea de servicios de la fbrica de herramientas. Los costos de bodega de materias primas de la fbrica de zapatos. Etc.
Caf
Caf
Caf
Caf
Caf
Ctricos
Ctricos
Ctricos
Pltano
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Carreteras internas
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Lotes agrcolas Lote 1. El barranco. Caf 8 Ha Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.
Lote 2. Buenos aires. Caf 4 Ha Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.
Lote 3. Cantarrana. Caf 9 Ha Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.
Carreteras internas
Sistema de riego
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Maquinaria agrcola (CIP) Tractor FORD 5000 Se distribuye trabajadas/lote. Se distribuye trabajadas/lote. Se distribuye trabajadas/lote. Se distribuye trabajadas/lote. segn el nmero de horas
KUBOTA M1-1
segn
el
nmero
de
horas
segn
el
nmero
de
horas
Implementos tractores
segn
el
nmero
de
horas
Lotes agrcolas Lote 1. Plan bajo Maz primer semestre Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.
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Captulo
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TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIN (CIP).
Los centros de costos indirectos de produccin (CIP) son acumuladores de costos temporales que de una u otra forma se debern llevar al producto para el clculo de los costos de produccin por unidad. La forma de llevar al producto los costos indirectos de produccin es por el mtodo de distribucin. La distribucin de los costos se puede hacer de varias formas principales: distribucin inmediata, distribucin peridica, distribucin al final o no distribuir. El proceso de la distribucin lo hacen unos entes especiales de AgroWin denominados los Nodos distribuidores o Cost drivers . Los nodos distribuidores contienen las reglas de la distribucin de los costos que se les imputen, pero no almacenan costos. Lo que normalmente se hace, es que los costos indirectos se acumulan en centros de costos intermedios durante todo el periodo (mes, por ejemplo) y luego se hace una transferencia de todos los costos desde el centro de costos al distribuidor, el cual los reparte entre los centros de costos de produccin, de acuerdo a los criterios y alcances especificados.
Lote 1 PLANTA DE SECADO Centros de costos CIP Distribuidor de costos Lote 2 Lote 3 Lote 4
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No acumulan costos.
Nunca acumulan costos. Todo lo que se les imputa, es distribuido al instante de acuerdo con algn criterio preestablecido.
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vigencia en adicin a las proporciones establecidas por los criterios de distribucin (rea, poblacin, etc.).
Periodicidad de la distribucin.
Las distribuciones se pueden hacer en diferentes momentos en el tiempo, lo cual depende de las caractersticas del cultivo y de las posibilidades de cmputo de que se disponga. Distribucin inmediata: Esto significa que cada que se tenga un costo distribuible a cultivos o centros de costos, ste se distribuir al instante de la imputacin. Este es el ms avanzado y el ms adecuado para muchos casos. Sin embargo no se recomienda hacerlo manualmente por los costos de calcular y registrar las distribuciones. Solo sistemas avanzados como AgroWin permiten automatizar estas distribuciones (ver ms adelante nodos distribuidores ).
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La distribucin inmediata no requiere que se cree un centro de CIP especial, puesto que no se acumularn esos costos en un recipiente separado, sino que en la medida en que sucedan, stos sern imputados directamente al nodo distribuidor, quien se encargar de distribuirlos apropiadamente.
Costos Distribuidor
Distribucin inmediata
Lote 1
Lote 2
Lote 3
Lote 4
Distribucin peridica: los gastos y costos en la medida en que suceden, se van acumulando en el centro de costos acumulador de CIP y al final de un perodo definido se hace la distribucin. Perodos de tiempo: semanal, mensual, semestral y mximo anual.
Costos de todo el perodo Traslado del acumulador al distribuidor al final del perodo. Centro de costos acumulador de CIP L..1. L..2. L..3. L..4.
Distribucin Peridica
Distribuidor
El centro de costos acumulador CIP es de acumulacin temporal. Mientras los costos estn all acumulados se pueden obtener informes contables, como los informes estado de resultados. Al final del periodo, mediante una operacin de cierre de mes, se traslada toda la informacin del Centro CIP a un nodo distribuidor. El nodo distribuidor se encargar de recorrer cuenta por cuenta y distribuirla apropiadamente entre todos los centros de costos de su alcance bajo los criterios especificados.
La ejecucin presupuestal
Una vez hecha la distribucin, los informes contables del centro de costos CIP presentarn el estado de resultados en cero. Sin embargo, AgroWin dispone de un reporte muy importante y extracontable, que se denomina el reporte de ejecucin presupuestal. Este refleja todas las
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imputaciones directas a los diferentes centros de costos, independientemente de que se hayan repartido o transferido sus valores. Cada centro de costos al recibir las imputaciones sabr qu hacer y a cules cuentas llevarlas. Los valores acumulados en un centro de CIP no pueden pasar de un ao a otro, ya que esos valores acumulados se almacenan en cuentas del estado de resultados, el cual es cancelado anualmente y convertido en utilidad o prdida.
Lnea de tiempo
Distribucin al final del ciclo: En este caso, los costos se acumularn en un centro de CIP que acumular todos los costos indirectos durante todo el ciclo. Al final, esos costos acumulados se distribuirn o prorratearn. Este es el caso de cultivos transitorios de duracin corta, que no atraviesan en produccin el fin de ao. No distribuir: Otra posibilidad es la de nunca distribuir los CIP y hacer clculos y estimativos con herramientas externas al sistema de costos (por ejemplo hojas electrnicas). Este es un caso no recomendado, puesto que aunque en un momento determinado genera resultados, los costos de cada vez hacer un anlisis, con criterios variables es dispendioso, costoso y poco comparables.
Alcance de la distribucin.
Las distribuciones se deben hacer sobre ciertos centros de costos de la finca. Cada centro de CIP debe tener claridad en su definicin para cules centros de produccin l es necesario. Por ejemplo, la planta de procesamiento de fruta se utiliza para procesar los ctricos y por tanto su costo ser imputado por distribucin a nicamente los lotes de produccin de ctricos. Para nada debe afectar los costos de pltano o de caf (en una finca que tiene las tres actividades agrcolas).
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El alcance se puede establecer de muy diversas formas, e incluso formas compuestas, como pueden ser: Por actividad agrcola: Se establece que la distribucin de un determinado centro de costos se debe hacer entre los lotes que tengan algn tipo de cultivo. Ejemplo: distribuir los costos de asesora en manejo del cultivo de caf entre todos los lotes de caf. Por etapa de desarrollo: Se establece que la distribucin se debe hacer entre los cultivos que se encuentren en etapa de produccin o de desarrollo. Debe aclararse que aunque la mayora de los costos a distribuir son de produccin, hay muchos otros costos que tambin afectarn los costos de desarrollo. Ejemplo: Distribuir los costos del beneficiadero de caf entre los lotes de caf en produccin. Por clasificaciones: Se establece que la distribucin se har entre los lotes o cultivos que tengan ciertos atributos o clasificadores. Ejemplo: Distribuir los costos acumulados de la bodega 1 entre los lotes con el clasificador juan y los costos acumulados en la bodega 2 entre los lotes con el clasificador pedro . Por designacin: Se establece que la distribucin se har entre los centros de costos o lotes o cultivos que establezca discrecionalmente el usuario. Ejemplo: Los costos de la asesora de control de broca slo se distribuirn entre los lotes L101, L105 y L109.
Criterio de la distribucin.
Habindose definido el momento en el cual se debe hacer la distribucin y el conjunto de lotes o centros de costos sobre los cuales deben recaer los costos distribuidos, es necesario establecer el criterio o mtodo para calcular la distribucin. Por partes iguales: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por partes iguales. Ejemplo: Los gastos generales se podran distribuir por partes iguales. Ver nodo distribuidor por criterio. Por rea de los lotes: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por el rea de cada lote o centro de costos (basado en el nmero de hectreas, metros cuadrados, cuadras, etc.). Ejemplo: los costos correspondientes a los costos indirectos al cultivo se pueden distribuir en forma proporcional al rea de cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio. Por poblacin: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los cultivos estipulados, por proporciones determinadas por la poblacin de cada cultivo o centro de costos (nmero de rboles, plntulas, matas, etc.). Ejemplo: los costos de riego de una finca de produccin de guanbana (rboles), se pueden distribuir basados en el nmero de rboles de cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio. Por la produccin: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por la produccin recolectada de cada lote o centro de costos (nmero de kilos o unidades recolectadas en cada lote). Ejemplo: Los costos de la planta de procesamiento de ctricos se pueden distribuir entre los lotes de produccin, de acuerdo a la produccin de cada lote. Los mismo para los costos del beneficiadero de la produccin. Ver nodo distribuidor por criterio. Por mano de obra: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por la cantidad de jornales aplicados a cada lote o centro de costos (nmero de jornales u horas). Ejemplo: Los costos de supervisin de trabajadores se pueden distribuir entre los lotes de produccin de acuerdo al nmero de
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jornales aplicados a cada lote. Se presupone que los supervisores se dedican a administrar y vigilar la mano de obra. Ver nodo distribuidor por criterio. Por uso de activos: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por la cantidad de horas uso de los activos en cada lote o centro de costos (activos como maquinaria, tractores, guadaas, etc.). Ejemplo: Los costos de la maquinaria y equipo deben ser distribuidos de acuerdo al nmero de horas que esos equipos trabajaron en cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio. Por pesos preestablecidos: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los centros de costos estipulados por pesos asignados a cada centro de costos. Ver nodo distribuidor por peso.
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Criterio de distribucin: Se debe establecer el criterio bajo el cual se calcular la distribucin de los costos acumulados en el centro CIP. Ejemplo: distribuir los costos acumulados entre los lotes de maz, basado en el rea de produccin de cada lote. La periodicidad de la distribucin, puede ser relacionada con los periodos contables, con el ciclo de costos del producto, con la finalizacin de un proceso de produccin o bien, se puede hacer una distribucin inmediata. Es responsabilidad del usuario establecer las variables de distribucin en forma apropiada para cada distribuidor, de tal forma que al trasladarle los costos de los centros de CIP, se obtengan los costos de produccin lo mas cercanos a la realidad.
3. Programacin de los centros CIP para que distribuyan sus valores acumulados en forma automtica.
Una vez creados los centros de costos CIP y los distribuidores de costos, se debe proceder a conectar los Centros CIP con sus correspondientes distribuidores. En cada centro CIP, se debe activar la casilla de Activar la distribucin automtica , como se muestra en la siguiente imagen.
El activar la distribucin automtica, significa que se debern suministrar varios datos adicionales al centro CIP, que le indicarn en qu momento se deben hacer las distribuciones y a cul ser el nodo distribuidor que se encargar de hacer las distribuciones. Periodicidad de la distribucin: Las distribuciones automticas se harn durante el proceso de cierre de fin de mes, cuando ste (la operacin de cierre de mes) tenga marcada la casilla de traslados entre centros de costos y distribuciones automticas . Marque los meses en que desea que se haga la distribucin.
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Nodo destino del distribuidor: Especifique el nodo distribuidor al que se le imputarn los datos acumulados del centro de CIP. Cuenta destino: Seleccione una cuenta de costos de produccin, donde se cargarn los costos distribuidos en cada centro de costos de produccin. Generalmente son las cuentas de costos indirectos de produccin. Si no se especifica una cuenta, los valores sern trasladados a los centros de costos de produccin en las mismas cuentas originales que se le imputaron al centro de CIP.
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Cada ciclo de produccin puede durar muchos aos, por ejemplo el caf alcanza a producir durante 5 aos antes de terminar cada ciclo de produccin. Durante los periodos de produccin, la rutina es de imputar gastos, embodegar productos y registrar ventas. A continuacin se explica un poco este proceso.
4. Embodegamientos de productos.
Una vez los cultivos vayan produciendo sus cosechas, estas se debern embodegar. El embodegamiento se hace por la operacin especializada de embodegamientos, con el fin de que el sistema cargue la produccin a inventarios. Al cargarse la produccin a inventarios por un costo estimado definido en el embodegamiento, las cuentas de producto en proceso se disminuyen en esa misma cantidad.
5. Venta de productos.
Una vez se encuentren en bodega los productos producidos por los cultivos, estos se pueden vender. En este caso, se disminuyen los inventarios en la cantidad vendida por su costo de produccin y se debitan las cuentas de costo de ventas (la cual representa el costo de las unidades vendidas nicamente). El valor del ingreso se carga a la cuenta correspondiente de ingresos contra la cuenta de clientes.
5. Ciclo de costos.
A los centros de costos de produccin se les determina la periodicidad de clculo de los costos de produccin. Esta periodicidad se denomina el ciclo de costos. En el caso agropecuario hay varios casos destacables: Cultivos transitorios: A los cultivos transitorios se les calculan los costos de produccin al final de su ciclo de produccin. En este caso el ciclo de costos es igual que el ciclo de produccin.
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Por su carcter de transitorios y de ciclo corto no alcanzan a tener valor de inversin a amortizar en varios periodos. Cultivos perennes: Los cultivos perennes tienen un ciclo de produccin de duracin normalmente largo, donde se hace una inversin inicial en su desarrollo, la cual ser amortizada en los aos de vida productiva del cultivo. En este caso se evalan los costos en cada periodo de produccin, que normalmente es de un ao. Estos periodos de evaluacin se denominan Ciclos de costos .
Siembra nueva Activacin cultivo Primer ciclo de costos Etapa de desarrollo Cierre ciclo costos 1 Cierre ciclo costos 2 Erradicacin o zoca cultivo Tercer ciclo de costos
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Debe tenerse en cuenta que los clculos se harn nicamente sobre los centros de costos de produccin. Durante el proceso productivo, los centros de costos de produccin (los cultivos de cada lote) han ido acumulando los costos de mano de obra e insumos directamente imputados a ellos y tambin han recibido y acumulado los costos indirectos de produccin que peridicamente (por lo regular cada mes) les han ido irrigando (distribuyendo o prorrateando) los centros de CIP. Antes de calcular los costos de produccin, ya sea al final de un ao (para un cultivo perenne) o al final del ciclo (para un cultivo transitorio) se debe asegurar de distribuir los costos CIP que an no se hayan distribuido en el periodo. Finalmente se obtienen los costos totales de produccin de cada centro de costos destinado a la produccin. Como se ha explicado antes, los costos totales son igual a costos directos ms los costos indirectos imputados por los otros centros CIP durante el periodo o el ciclo. El centro de costos de produccin, es decir el cultivo, tambin ha acumulado durante el periodo la produccin en cantidades. Por lo tanto, el clculo de los costos de produccin por unidad se limita a dividir los costos acumulados entre las unidades producidas en el periodo. Costos acumulados periodo o Costo de produccin por unidad = ------------------------------------------------------Produccin acumulada periodo o De igual forma se pueden obtener los costos por unidad de rea o por unidad de poblacin. Costo por ha = Total costos / rea del cultivo. Costo por rbol = Total costos / Nmero de rboles del cultivo.
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Captulo
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LOS CENTROS DE COSTOS MANEJADOS POR AGROWIN.
Introduccin.
Habindose estudiado y entendido con toda claridad la teora de costos y de centros de costos, se debe proceder a entender las herramientas y facilidades que ofrece AgroWin para el montaje de la finca y toda su estructura. AgroWin ofrece muchos tipos de centros de costos y elementos especializados que ayudarn a armar la estructura de centros de costos apropiada para la finca. En general se destacan los centros de costos de tipo cultivo, los cuales son muy populares e indispensables para el manejo de los costos y la produccin. Sin embargo, estos son especializados y es necesario contar con otros tipos de centros de costos que ayudarn a estructurar la informacin y acumularla en forma ordenada y sistemtica. En general se destacan los centros acumuladores de costos estndar. Sin embargo, se definen otros tipos de centros de costos que no son tan comunes, pero igualmente importantes, como las construcciones en proceso y la maquinaria y equipo en montaje y los centros de costos de maquinaria y equipo en explotacin. AgroWin es un sistema especializado en centros de costos y por tanto puede manejar centros de costos especializados. Los tipos de centros de costos que maneja AgroWin son cada vez
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crecientes y cada uno de ellos se especializar en un determinado tipo de informacin (un cultivo, una vaca, un ternero, una mquina especializada, etc.). En este captulo se presentarn en forma resumida los siguientes temas: Tipos de nodos y centros de costos que maneja AgroWin. Los sistemas de codificacin de centros de costos sugeridos. Ejemplo de la estructuracin de los centros de costos de una finca.
Finca la Alegra
Centros de costos.
Administracin.
Gastos familia
Riego
Maquinaria y equipo.
Lote 2
Cultivo de maz.
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Tipos de nodos:
Hay muchos tipos de nodos en el rbol de nodos de AgroWin. Para esta seccin se visualizarn los que son bsicos para armar la estructura de la finca:
Descripcin. Es el nodo que agrupa toda la estructura de la finca. Sus hijos ms importantes son el nodo de Centros de costos y el nodo de Lotes agrcolas . La finca como tal no es un centro de costos, pero la agregacin de la informacin de todos sus hijos producen la informacin completa de la finca.
Es el nodo que agrupa conjuntos de centros de costos de la finca. Las categoras son nodos estructurales, cuya nica funcin es agrupar en primera instancia a los centros de costos. No es imputable. Se pueden crear tantas categoras de centros de costos como se desee. Por ejemplo: Categora de centros de costos. Categora de centros de costos indirectos de produccin (CIP). Categora de maquinaria de produccin (CIP). Categora de distribuidores de costos.
Es un nodo especializado para acumulacin de costos. Pueden crearse cuantos nodos de este tipo sean necesarios. Estos nodos son de explotacin y no de produccin. Estos son los centros de costos bsicos y son directamente imputables desde las operaciones.
Es un nodo especializado en acumular costos destinados a la produccin. Son imputables directamente y tienen un manejo muy especial de los costo de produccin, acordes a las normas universales de la contabilidad de costos. Los centros de costos de produccin siempre deben producir productos embodegables. Son centros de costos que se inician en etapa de desarrollo y que luego pasarn a etapa de explotacin o bien, simplemente finalizarn cuando sean terminados. Estos son centros de costos ms especializados y tambin son directamente imputables.
Son centros de costos especiales para acumular todos los costos de la maquinaria y equipo. Por ejemplo de un tractor, de una combinada o bien, de un vehculo de trabajo.
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equipo.
Se le imputarn los gastos de tractorista, de repuestos, combustibles, lubricantes, mantenimientos, etc. Por lo regular, se registran tambin las horas de uso de la maquinaria en las diferentes actividades. Puede ser programado para que distribuya todos sus costos automticamente al final de mes, entre los lotes y cultivos en donde trabaj.
Es el que agrupa todos los lotes agrcolas. No es centro de costos, ni es imputable. Se pueden crear tantas categoras de lotes agrcolas como se desee. Por ejemplo: Lotes agrcolas de la finca 1. Lotes agrcolas de la finca 2. Lotes de ctricos.
Lote agrcola.
Este nodo es de por s un agrupador de los cultivos de un lote. El nodo lote como tal no es acumulador de costos. Adems de ser un elemento estructural, el lote es directamente imputable y acta como agrupador.
Es un nodo especializado para la acumulacin de costos de un cultivo perenne. Por cada lote se pueden crear cuantos cultivos se necesiten, incluso de diferentes actividades agrcolas. Los cultivos son centros de costos especializados y son directamente imputables. Los cultivos perennes tienen una vida de uno o varios ciclos de desarrollo. Empiezan con el ciclo de siembra nueva, estn en desarrollo por un periodo y luego entran en su etapa productiva. La etapa de desarrollo es considerada etapa de inversin, pues el valor de toda la etapa de desarrollo se diferir entre todos los aos de vida productiva del cultivo. Al final de su etapa productiva, algunos (como los forestales) son erradicados definitivamente y otros (como el caf) son zoqueados (cortados), con el fin de que empiece una nueva etapa de desarrollo.
Es un nodo especializado para la acumulacin de costos de un cultivo transitorio o de ciclo corto. Por cada lote se pueden crear cuantos cultivos se necesiten, incluso de diferentes actividades agrcolas. Los cultivos transitorios son centros de costos especializados y son directamente imputables. Los cultivos transitorios tienen una vida de ciclo corto, inferior un ao. Sin embargo, en general, son cultivos que se siembran y se erradican con la cosecha, sin pasar por una etapa previa de inversin (etapa de
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desarrollo de un cultivo perenne que se amortiza en mas de una cosecha). Empiezan con el ciclo de siembra nueva, estn en desarrollo por un periodo y luego entran en su etapa productiva. Al final de su etapa productiva, algunos (como los forestales) son erradicados definitivamente y otros (como el caf) son zoqueados (cortados), con el fin de que empiece una nueva etapa de desarrollo. Distribuidor. Es un nodo especializado al que se le pueden imputar valores y se encarga de distribuirlos de acuerdo a criterios preestablecidos. No es centro de costos pero es directamente imputable desde las operaciones. Agrupador. Los nodos agrupadores permiten conformar grupos de otros tipos de nodos, como centros de costos, centros de costos en desarrollo o distribuidores. No son centros de costos, pero son directamente imputables.
Codificables:
Tipo de nodo
Es imputable?
Es Codificable?
Es centro de costos?
No No No
Si No No
No No No
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Centro de costos estndar. Centro de costos de desarrollo. Lotes agrcolas Lote agrcola. Cultivo agrcola. Distribuidor de costos. Agrupador
Si
Si
No
Si
Si
Si
Si
No
Si
Si
No Si Si Si
No No Si No
No Si No Si
No Si Si Si
No No Si No
Si
No
Si
Si
No
Nodos imputables.
Como se ha explicado, el rbol de nodos que representa la estructura de la empresa, est compuesto por nodos de diferentes tipos. Para el entendimiento del usuario merecen especial importancia todos los nodos imputables. El que sean imputables, significa que en cualquier operacin de AgroWin, donde se imputen valores a las cuentas de gastos o de ingresos y que sea necesario especificar el centro de costos al cual se afectar, el sistema siempre aceptar cualquiera de los nodos clasificados como imputables. En resumen, donde se requiera en el programa un centro de costos, el usuario puede colocar un nodo imputable. Los nodos imputables siempre saben qu hacer con los valores que se les imputen. A continuacin se relacionan los nodos imputables ms comunes que hacen parte de AgroWin. Los nodos imputables, segn las clasificaciones antes presentadas son los siguientes: Centro de costos estndar. Centro de costos en desarrollo o de inversin. Nodo de tipo lote agrcola. Centro de costos de tipo cultivo agrcola perenne . Centro de costos de tipo cultivo agrcola transitorio . Nodo distribuidor de costos por peso (cost driver). Nodo distribuidor de costos por criterio (cost driver). Nodo de tipo agrupador. Una descripcin detallada de todos los tipos de nodos se har en el captulo de creacin de los centros de costos, lotes y cultivos.
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Planta de produccin.
Los centros de costos transitorios, los cuales nacen, tienen vida dentro de la finca por un tiempo y luego se terminan, se pueden codificar a travs de cdigos compuestos que los identifican y los distinguen de los otros. Ejemplo de cultivos transitorios: El lote de tomates 1, para siembras escalonadas se puede codificar as: los dos primeros dgitos representan el ao y los dos siguientes dgitos representan la semana. Tom1 Lote de tomates 1. Tom1:0305 Tom1:0320 Tom1:0330 Siembra en semana 5 del 2003 de tomate. Siembra en semana 20 del 2003 de tomate. Siembra en semana 30 del 2003 de tomate.
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Para el caso de cultivos semestrales: los dos primeros dgitos representan el ao de la siembra y el ltimo representa el semestre. L12 Lote agrcola de maz no. 12. Siembra primer semestre de 2003 (03 significa 2003 y 1 significa primer semestre). Siembra segundo semestre de 2003. L12:031 L12:032
Cuando un valor (ingreso o egreso) es imputado a un nodo agrupador o a un distribuidor, ste repartir ese valor entre sus hijos, pero nicamente entre los que se encuentren vigentes a la fecha de la imputacin (fecha de soporte). Considere los siguientes ejemplos de codificacin de cultivos transitorios: El lote se denomina Tomate: Cultivos de tomate . A este lote se le van creando los cultivos que se van sembrando como hijos , los cuales se van numerando en orden de iniciacin o siembra: 1, 2, etc. Tambin se pueden enumerar bajo alguna codificacin especial inventada por el usuario, como puede ser un cdigo compuesto del ao y la semana en que se siembran: 0412, 0418, 0426, etc. Note que el cdigo representa el ao 04 y la semana de siembra 12 , 18 y 26 . Esta segunda codificacin puede ser ms apropiada. Para cultivos semestrales puede ser 041 , 042 , 051 , 052 , etc. En este caso se usa el ao y el semestre para la codificacin. Ejemplo: Para el caso, considere un rea de la finca productora de comida, donde se siembran diversos cultivos de ciclo corto para consumo interno de la finca. Se puede codificar cada cultivo con las iniciales del nombre del cultivo y la semana de siembra: Cultivo Tom0412 con 200 matas de tomate. Cultivo Hab0425 con 600 matas de habichuela. Cultivo Arv0438 con 180 matas de arveja. Cultivo Fri0418 con 200 matas de frjol. Cultivo Rep0430 con 400 matas de repollo. Hay varias formas de estructurar esos cultivos. Una es hacer un lote por cada cultivo; otra es hacer un nico lote que contenga todos esos pequeos negocios. Otra es hacer un lote por cada ao. En este caso es recomendable hacer un nico lote que los contenga. Note que los cultivos pueden estar en zonas separadas, pero conceptualmente en el sistema se pueden considerar como un lote. El lote se codificar como Lote2004 Cultivos de pan coger .
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Ejemplo:
La finca La Sombra se ha estructurado como se presenta en el siguiente cuadro.
Objetivo Conocer todos los gastos imputables directamente a la gerencia y administracin de la finca. Conocer todos los gastos imputados en el rea social, incluyendo casa principal, prados, piscina, reas de recreo y cocina, aseo, etc.. Servir para controlar y hacerle seguimiento a estos gastos y compararlos respecto a otras fincas y periodos. Conocer los costos en que se incurre en todo el proceso de beneficio de la produccin. Adems los costos acumulados podrn ser distribuidos por criterios a los lotes de produccin de la finca, como costos indirectos de produccin.
Clasificacin Centro de costos acumulador de costos ajenos al proceso productivo. Centro de costos acumulador de costos ajenos al proceso productivo.
Beneficiadero.
Centro de costos acumulador de costos indirectos de produccin (CIP). Un criterio de distribucin de los costos acumulados puede ser la cantidad de produccin de cada cultivo de cada lote.
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Maquinaria y equipo.
Conocer todos los costos en que se incurre en mantenimiento de maquinaria y equipo, taller de mantenimiento, combustibles y lubricantes, alquileres, depreciacin, etc. Todos los costos acumulados podrn ser distribuidos por criterios a los lotes de produccin de la finca, como costos indirectos de produccin. Conocer los costos directos de produccin de caf en cada lote.
Centro de costos acumulador de costos indirectos de produccin (CIP). Un criterio de distribucin puede ser el del nmero de horas que ha trabajado la maquinaria en cada cultivo de cada lote.
Cada uno es un centro de costos acumulador de costos directos de produccin de tipo Cultivo agrcola .
Conocer los costos directos Cada uno es un centro de de produccin de pltano en costos acumulador de costos cada lote. directos de produccin de tipo Cultivo agrcola . Conocer todos los costos en que se incurre en mantenimiento de las carreteras internas de la finca destinadas al acceso a los lotes agrcolas. Todos los costos acumulados podrn ser distribuidos por criterios a los lotes de produccin de la finca, como costos indirectos de produccin. Centro de costos acumulador de costos indirectos de produccin (CIP). La distribucin se puede hacer basada en el rea de cada lote agrcola en produccin o en desarrollo.
Carreteras internas
Una vez diseada la estructura de centros de costos, se ha clasificado cada uno de acuerdo con su relacin con el proceso productivo. Ver columna de clasificacin en la tabla anterior. Esta misma clasificacin se podra representar estructuradamente de la siguiente manera: FINCA LA SOMBRA Centros de costos ajenos al proceso productivo Gastos generales Gerencia administrativa
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Area social de la finca Centros de costos indirectos de produccin (CIP) Beneficiadero Maquinaria y equipo Lotes agrcolas de la finca Lote 1 de caf Lote 2 de caf Lote 1 de pltano
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Costos de beneficio
CC de Beneficio
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Para el ejemplo, se consideran los siguientes criterios para distribuir los CIP entre los cultivos de caf y de pltano: Distribucin de los costos acumulados de beneficio de caf: Periodicidad: Dada la periodicidad anual del ciclo de costos del caf, los costos de beneficio se pueden acumular durante todo el ao y en el ltimo cierre de mes hacer la distribucin. De esta forma se tendrn informes interesantes de costos de beneficio antes de su distribucin. Alcance: El beneficio es un proceso que se le practica a la produccin de caf en cereza. Al fin del proceso se obtiene el caf pergamino seco. Por lo anterior la distribucin se debe hacer nicamente sobre los cultivos de caf que se encuentran en etapa de produccin. Criterio de distribucin: El beneficiadero trabajar para cada cultivo de cada lote en forma proporcional a lo que ellos hayan producido. Los lotes que han producido ms, han exigido ms trabajo del beneficiadero, que los que producen poco. Por tanto el criterio para la distribucin estar basado en el nmero de kilogramos de caf cereza recolectados de cada cultivo de cada lote en el ao. Distribucin de los costos acumulados de carreteras de la finca: Periodicidad: Dado que los costos de mantenimiento de carreteras estn al servicio tanto de los cultivos de caf, como los de pltano y que la periodicidad del ciclo de costos del caf y del pltano son distintas, se debe haber establecido que los costos se acumularn durante todo el mes y al final durante el cierre de mes, se har la distribucin. Alcance: Como se explic anteriormente, las carreteras estn al servicio de todos los lotes y cultivos de la finca y por tanto sus costos se deben distribuir entre los cultivos de caf y los de pltano, as estn en etapa de desarrollo o en etapa de produccin. Criterio de distribucin: Se establece que el criterio de distribucin de los costos acumulados debe estar basado en el rea de cada cultivo. Los cultivos de ms rea absorbern ms costos de mantenimiento de carreteras y los ms pequeos absorbern menos costos. Distribucin de los costos acumulados de maquinaria y equipo: Periodicidad: La maquinaria y equipo en la finca del ejemplo se utiliza nicamente para las labores de caf, realizando ciertas prcticas sobre los rboles de caf en etapa de produccin. Por lo anterior, se establece que la periodicidad de la distribucin puede ser anual, que es el ciclo de costos del cultivo de caf. Alcance: Debido a que los equipos nicamente se utilizan en el cultivo de caf, el alcance de la distribucin ser solo los lotes con cultivos de caf en etapa de produccin. Criterio de distribucin: En este caso, el criterio de distribucin puede estar basado en el nmero de rboles que hayan sembrados en cada lote que haga parte del alcance. Los lotes que tengan ms rboles absorbern ms costos de maquinaria y equipo que los lotes de menos rboles. Distribucin de los costos acumulados de maquinaria agrcola (Tractores, combinadas, etc): Periodicidad: La maquinaria agrcola se utiliza nicamente para las labores de maz, donde se realizan ciertas prcticas, como siembra, arado, fertilizacin, etc. Por lo anterior, se establece que la periodicidad de la distribucin puede ser mensual, o bien, semestral. Alcance: Debido a que los equipos nicamente se utilizan en el cultivo de Maz, el alcance de la distribucin ser solo los lotes con cultivos de Maz.
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Criterio de distribucin: En este caso, el criterio de distribucin puede estar basado en el nmero de horas que el tractor ha trabajado en cada lote.
El ejemplo anterior es muy fcil de implementar en AgroWin, debido a que ste cuenta con un conjunto de tipos de centros de costos especiales que permite implementar con facilidad las diferentes estructuras productivas de cada finca.
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Captulo
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CREACIN DE LA FINCA.
Creacin de la finca en el sistema.
Una finca se define como una actividad econmica organizada para la produccin y comercializacin de productos agrcolas y sus derivados. En AgroWin se pueden crear cientos de fincas (limitado nicamente por las capacidades del computador y la licencia de uso de que se disponga). Las fincas se pueden manejar por reas de trabajo. Un rea de trabajo puede contener una o cientos de fincas. El crear varias fincas en un rea de trabajo, permite que se puedan hacer operaciones y configuraciones comunes a todas. El crear una finca por rea de trabajo, permite tener absoluta independencia en cada finca, tal como si estuviesen en computadores separados. Hay algo de gran importancia que siempre debe recordarse cuando se van a crear las fincas y los centros de costos: Verificar la fecha de trabajo, puesto que AgroWin por ser un sistema basado en el tiempo, las fincas, los centros de costos, lotes y cultivos slo existirn a partir de su fecha de creacin. La fecha que el sistema interno toma como la fecha de creacin es la fecha de trabajo.
Siempre colocar la fecha de trabajo antes de crear la finca y los diferentes tipos de nodos.
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IMPORTANTE: Antes de crear empresas o centros de costos, ponga la fecha de trabajo correctamente. Puede ser la fecha en la que se har el cargue inicial de saldos.
Ntese que en el men pueden aparecer varias posibilidades de creacin de empresas, como Empresa propiamente dicha , Finca agrcola , Finca pecuaria , Empresa manufacturera , Empresa de servicios , Empresa pblica , etc. AgroWin est diseado para tratar de forma especial cada tipo de empresa. Los tipos de empresas que aparecen en el men estn limitados a la licencia de uso que se haya adquirido. Una vez seleccionada la accin de CREAR FINCA , se visualiza un mensaje informativo de gran importancia. Muy importante: El sistema confirma la fecha de creacin de la finca.
Verifique!!
Clic
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La finca empezar a existir en AgroWin slo a partir de la fecha de trabajo de su creacin, por lo tanto, debe colocar la fecha de trabajo correctamente antes de crear la finca. Se recomienda que la fecha de creacin de la finca sea la misma o anterior a la fecha del cargue de saldos iniciales. Si coloca la fecha de trabajo en una fecha anterior a la fecha en que cre la finca, sta no estar visible. Luego se solicita el cdigo que se le asignar a la finca. Debe ser un dato numrico entre 1 y 32767. Si se trata de la primera finca que se crea en el rea de trabajo, se recomienda codificarla como la nmero 1, la segunda como la nmero 2, etc. Una vez asignado el cdigo se visualiza el asistente para la creacin de la finca, que paso a paso le ir solicitando al usuario toda la informacin necesaria para su creacin.
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Se debe especificar el rea de la finca. Debe ser el rea de toda la extensin de la finca. El rea es utilizada principalmente para la presentacin de indicadores y la unidad de rea es usada para establecer la unidad de rea en que se debe especificar el rea de cada uno de los lotes y cultivos. Es decir, si la finca se expresa en hectreas, los lotes y cultivos se deben expresar en hectreas tambin. Dependiendo del uso que haga del rea en los indicadores, sta puede ser el rea o extensin total de la finca o el rea cultivable de la finca. rea: Valor numrico. Requerido. Representa la extensin de la finca.
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Los tipos de documentos pueden ser modificados por configuraciones avanzadas. Nmero del documento: Mx. 30 caracteres. Opcional. Especificar el nmero del documento.
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AgroWin permite incluir muchas actividades agrcolas, como cultivos perennes y transitorios. Tambin permite adicionar otros tipos de actividades como ganadera y construccin. En principio se involucran actividades generales, pero se pueden adicionar al rea de trabajo las actividades agrcolas que apliquen a las actividades de la finca. Por ejemplo, si la finca cultiva maz y frjol, se deben incluir estas actividades. Para ello, slo se debe presionar el botn [+] y seleccionar entre las actividades que ofrece AgroWin. Si las actividades de la finca no existen en el listado, se pueden crear una vez se termine con la creacin de la finca. Una vez seleccionada la actividad, se visualizar una pequea caja de dilogo solicitando el cdigo con que se desea referir a la actividad en el rea de trabajo. Note en el ejemplo que la Floricultura tiene internamente el cdigo 32, pero para la empresa se desea que se incluya con cdigo 1 que es ms fcil de memorizar y digitar.
Note que las nuevas actividades involucradas lucen en color blanco, que significa que pueden ser eliminadas si se desea.
Las actividades que se definan son visibles a todas las fincas y empresas del rea de trabajo. Cuando se incluye una actividad, el sistema incluir adems un conjunto amplio de labores e insumos predefinidos para la actividad. Si se desea, se puede omitir este paso y luego se pueden importar las actividades para el rea de trabajo. Ver [Men principal > Archivo > reas de trabajo > Mantenimiento reas de trabajo > [Acciones] Modificar > Paso 2].
Paso 8: Centros de costos (No incluir aqu los lotes y cultivos agrcolas).
En este paso de la creacin de la empresa, el usuario puede crear los centros de costos iniciales con que contar la empresa. Los lotes no se crean en este paso, nicamente los centros de costos estndar y en desarrollo. Los centros de costos se crearn con valores por omisin y ser responsabilidad del usuario revisar los atributos con los que se crea cada tipo de centro de costos, por medio del rbol de nodos. Este paso de creacin de centros de costos puede ser omitido en este asistente y los centros de costos pueden ser creados a travs del rbol de nodos. Siempre es obligatorio por lo menos crear un centro de costos denominado Gastos empresariales , al cual se le imputarn todos los costos y gastos generales. Note que el sistema lo sugiere con el cdigo 1 . Pero esto puede ser modificado por el usuario.
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El diseo de la estructura de centros de costos es muy particular a cada finca y se debe hacer con criterio de costeo y seguimiento. Es muy recomendable invertir unos momentos en pensar muy bien en esta estructura, para luego obtener los resultados requeridos. Por cada rengln de centro de costos se solicitan los siguientes datos: Cd. CC: Cdigo mx. 21 caracteres. Requerido. Especifique el cdigo con el que se identificar el centro de costos. Nombre: Mx. 40 caracteres. Requerido. Nombre del centro de costos. Tipo CC: Cdigo numrico. Requerido. Tipo de centro de costos. Ver tipos de centros de costos ms adelante en el captulo de centros de costos. Unidad: Solo lectura: Unidad en la que se debe especificar el rea de cada centro de costos. rea: Numrico. Requerido. rea que abarca el centro de costos. El rea ser de utilidad al momento de calcular indicadores de gestin por rea o bien, para usarse como criterio de distribucin de gastos. Ciertos tipos de centros de costos, pueden no tener rea (por ejemplo Gastos de vehculos o Gastos familiares ), en cuyo caso el usuario debe ingeniarse para asignarles un rea que sirva de proporcionalidad o peso para distribuciones. En caso de no tener claridad, asigne 1 al valor del rea. Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Nombre abreviado del centro de costos a ser usado en informes donde no haya espacio para colocar el nombre completo del centro de costos. Actividad: Cdigo. Requerido. Cdigo de la actividad a la que se dedica el centro de costos. Si no tiene una actividad definida, colquese 0 - Actividad general .
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Nombre: Mx. 40 caracteres. Requerido. Nombre del lote. Si el lote no tiene nombre, asigne por ejemplo las palabras Lote 010 . Tipo CC: Cdigo numrico. Requerido. Tipo de centro de costos. Debe especificarse el tipo de lote. Por defecto se coloca lote agrcola. Unidad: Slo lectura: Unidad en la que se debe especificar el rea de cada lote. rea: Numrico. Requerido. rea fsica del lote. No es el rea cultivada. Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Nombre abreviado del lote a ser usado en informes donde no haya espacio para colocar el nombre completo. Actividad: Cdigo. Requerido. Cdigo de la actividad agropecuaria a la que se dedica el lote. Si no tiene una actividad definida, colquese 0 - Actividad general . Un lote puede tener diferentes tipos de cultivos que estarn determinados por los cultivos que se le vayan creando en el tiempo, sin embargo, se puede indicar una actividad de vacacin del lote que servir para facilitar luego la digitacin de los datos (ver planillas).
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nombre de la finca, su propietario, la direccin y telfono, su eslogan, etc. Con los anteriores datos, los reportes siembre se imprimirn con un encabezado como el que sigue:
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nodo desde el rbol de nodos para asegurarse de estar de acuerdo con los atributos asignados o de lo contrario colocar los apropiados. Realizar el cargue inicial de saldos: Luego de haber creado la finca y toda su estructura de centros de costos y de lotes, se deben crear los cultivos de cada lote de acuerdo con su etapa de desarrollo (desarrollo o explotacin) y hacer todos los comprobantes de cargue inicial para que queden registrados en el sistema todos los recursos monetarios y fsicos debidamente valorizados a la fecha del cargue. Una vez creada la empresa, se visualizar en el rbol de nodos junto con todos sus centros de costos y lotes. Cada centro de costos debe ser revisado para determinar que todos sus atributos estn correctamente suministrados.
Observe los centros de costos y los lotes. Recuerde, cuando necesite puede crear mas lotes o centros de costos.
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El siguiente captulo tratar en detalle el proceso de creacin de cada tipo de nodo o centros de costos.
Creacin de categoras.
Inicialmente se presentan varias categoras de centros de costos, como son: Centros de costos. Costos indirectos de produccin. Maquinaria y equipo. Distribuidores. Lotes agrcolas. Cada una de estas categoras ayuda a clasificar los diferentes centros de costos, pero no son codificables. Esto significa que la categora como tal, solo sirve para efectos de visualizacin del rbol de nodos. Es posible categorizar, por ejemplo los lotes de la finca u otros grupos de centros de costos. Por ejemplo, supngase que con una sola empresa de tipo finca se desea manejar la informacin de tres fincas. Finca la Loma, Finca el Bajo y Finca Romeral. Cuando las fincas conforman una misma empresa, bajo un mismo dueo, muchas veces es recomendable que todas las fincas se traten como una sola. Al crear la nica finca, se le deben crear los lotes de las tres fincas. En este caso es recomendable crear varias categoras de lotes. Para ello seleccione la finca y luego [Clic derecho > Configuracin > Categoras de centros de costos y nodos].
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Se visualiza el maestro de categoras, las cuales pueden se eliminadas o se pueden crear nuevas categoras.
A cada categora se le define un cdigo, el cual establece nicamente el orden dentro del rbol de nodos. La categora base indica si se trata de una categora de centros de costos o de lotes agrcolas, etc. El grupo, establece un grupo por defecto para todos los centros de costos o lotes que se le adicionen a esta categora. Para el caso de las tres fincas, se pueden crear dos categoras adicionales de lotes de lotes, de tal forma que queden tres. Lotes agrcolas de la finca La loma. Lotes agrcolas de la finca El bajo. Lotes agrcolas de la finca El romeral. Una vez creados, en el rbol de nodos, luciran como sigue:
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A cada categora se le pueden adicionar tantos centros de costos o lotes como se desee. Se recomienda establecer rangos de cdigos para cada categora. Por ejemplo: Categora Cd. inicial. 000 100 200 300 400 500 Cd. final
Centros de costos Costos indirectos de produccin Centros de costos de maquinaria y equipo Lotes agrcolas de la finca la loma. Lotes agrcolas de la finca el bajo. Lotes agrcolas de la finca el romeral
Si en realidad son pocos los centros de costos, entonces se recomienda usar apenas dos dgitos. Tambin es posible usar cdigos nemotcnicos.
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Captulo
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CREACIN Y DESCRIPCIN DE LOS TIPOS DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS.
Como se explic en el captulo 5 sobre los tipos de centros de costos manejados por AgroWin, la estructura de nodos no solo se compone de centros de costos. Para armar la estructura se necesita tambin de nodos de diversos tipos, cuya concepcin ya se ha explicado en ese captulo. En el presente captulo se explicar en detalle la creacin, acciones y operacin de cada uno de los tipos de nodos y centros de costos.
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AgroWin es un sistema especializado en el manejo y seguimiento de centros de costos y por lo tanto puede manejar un nmero alto de tipos de centros de costos especializados como lotes agrcolas, cultivos transitorios, cultivos perennes, maquinaria y equipo, construcciones, etc). Los tipos de centros de costos que maneja AgroWin son cada vez crecientes y para cada uno se cuenta con la documentacin correspondiente. El alcance de este documento est limitado nicamente a los nodos y centros de costos de uso frecuente en la creacin de la estructura empresarial de la finca. Cada centro de costos tiene un manejo general a travs de un conjunto de acciones estandarizadas que se explican brevemente en los prrafos siguientes:
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Cultivos transitorios. Cultivos perennes. Centros de costos en desarrollo o de inversin. Nodo distribuidor por peso. Nodo distribuidor por criterio. Nodo agrupador.
Descripcin y caractersticas.
Los centros acumuladores de costos estndar son el tipo de centro de costos ms comn en todas las empresas. Se considera un centro de costos estndar a las partes de la empresa a las que se les hace seguimiento y/o que sean considerados centros CIP (Costos Indirectos de produccin). Los centros de costos estndar pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia. Una caracterstica especial de estos centros de costos estndar es que siempre son partes de la empresa que se estn explotando (con excepcin de los de produccin). No son centros de costos estndar los centros de costos que se encuentren en etapas de desarrollo, construccin o inversin. Recurdese que cuando se cre la finca, se suministr la informacin bsica de todos los centros de costos y lotes que conforman la estructura de la finca, los cuales deben ser revisados y complementarlos con sumo cuidado. Ver la accin de modificar centros de costos complementarios.
Ejemplos:
Los departamentos de las empresas. La maquinaria y equipo. El sistema de riego de la finca. Los vehculos. reas especiales a las que se les quieren conocer los gastos, costos e ingresos, como los vehculos, las mquinas en ciertos casos, etc. Entes conceptuales de la empresa, como el centro de costos de gastos empresariales, gastos familiares, etc. Etc.
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Caractersticas de los centros de costos estndar: Todos los gastos, costos e ingresos que se les imputen sern llevados a las cuentas del estado de resultados. No pueden cambiar de estado (de desarrollo a explotacin), como mximo se pueden finalizar. No admiten embodegamiento de productos a su cargo (puesto que no producen productos).
1 : Clic derecho
Observe la fecha!!
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Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Requerido. El nombre corto del centro de costos. Este ser de mucha utilidad en informes donde haya muy poco espacio para el nombre completo del centro de costos. Responsable: Mx. 40 caracteres. Opcional. El responsable del centro de costos. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado. Actividad: Cdigo. Requerido. Identificacin de la actividad empresarial con la que se desea asociar el centro de costos. La actividad empresarial representa el conjunto de tareas o labores que se podrn usar para expresar las actividades que se realizan sobre ste centro de costos. Si no se usa el mdulo de actividades djese siempre las actividades generales.
Para presentar indicadores por rea. El rea es una variable de tiempo. Esto significa que el rea podr ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordar la fecha en la que fue cambiada y regir slo a partir de esa fecha. Si el rea de un centro de costos es por ejemplo 150 m2 desde que se cre el centro de costos en 01/01/2003 y en 01/06/2003 el rea se cambia a 300 m2, el sistema recordar las fechas. Si luego se pone la fecha de 01/03/2003 se mostrar rea = 150m2. Si luego se pone la fecha de 01/08/2003 se mostrar rea = 300m2. Recuerde que siempre que se cambie una variable de tiempo, el sistema recordar los valores en el tiempo.
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Paso 4: Clasificadores.
La pgina de clasificadores permite establecer clasificaciones para los centros de costos, lo cual es de mucha utilidad a la hora de generar reportes consolidados o bien para establecer criterios de distribucin de costos. Grupo: Mximo 10 caracteres. Opcional. Permite definir grupos de centros de costos. Por medio de los filtros se pueden obtener informes consolidados de todos los centros de costos de un grupo determinado. Por ejemplo, se puede marcar ciertos centros de costos y lotes como FABIO y otros como MARIO ; luego se pueden obtener informes de los centros de costos marcados con FABIO e igualmente con los centros de costos marcados como MARIO . Clasificadores: Mximo 30 caracteres. Opcional. Los clasificadores son identificadores adicionales de los centros de costos que sern muy importantes al momento de tenerlos que clasificar para alguna tarea. El principal uso de los clasificadores es para establecer criterios en las distribuciones de costos. As se pueden establecer criterios como Distribuir todos los gastos entre los centros de costos que contengan el clasificador FLOR . Para esto, el sistema buscar entre todos los centros de costos de la empresa y seleccionar los que tienen la palabra FLOR entre sus clasificadores.
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El asistente.
3 : Clic.
Al llamar la accin de modificar se visualizar un asistente similar al de creacin de un centro de costos estndar para que se modifique la informacin necesaria.
Ejemplos:
La finca ha decidido demoler el beneficiadero Se terminar con el centro de costos de riego.
Proceso:
La finalizacin de un centro de costos estndar lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de s es o no de produccin: Si el centro de costos no es de produccin: En este caso solo se finaliza la vigencia del centro de costos. Si el centro de costos es de produccin: En este caso, se pone fin a la vigencia del centro de costos y se traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Producto en proceso a una cuenta de gastos de prdidas por baja definida en la operacin. Ver tambin: Operacin de finalizacin de un centro de costos.
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Descripcin y caractersticas.
Los centros de produccin son comunes en las empresas de manufactura y de produccin en general. Los cultivos de los lotes tambin son centros de costos de produccin, pero con mayor especializacin, por lo que se han creado centros de costos especializados para el manejo de cultivos transitorios y de cultivos perennes. Los centros de costos de produccin pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia. Ejemplos: La planta de procesamiento de frutas. La lnea de produccin de zapatos tenis. Una orden de trabajo que se embodegar finalmente. Una plantacin agrcola destinada a la produccin de productos embodegables. Un hato lechero que produce diariamente leche. Caractersticas del centro de costos de produccin: No pueden cambiar de estado (de desarrollo a produccin), como mximo se pueden finalizar. Que siempre son partes de la empresa que estn destinadas a la produccin. Todos sus gastos y costos, aunque sean imputados a las cuentas de gastos o de costos, sern inventariables. Es decir, los gastos imputados a un centro de costos de produccin son automticamente transferidos por AgroWin a la cuenta de inventarios-productos en proceso (nicamente las cuentas de gastos y costos que tengan en Si la opcin de AutoActivar ). El centro de costos de produccin debe producir elementos, ya sea productos terminados o piezas intermedias que sern embodegadas por medio de la operacin de inventarios. Todos los gastos y costos sern acumulados en la cuenta de inventarios-productos en proceso hasta que se produzcan los embodegamientos. Una vez producido el embodegamiento, su costo ser trasladado de la cuenta de productos en proceso a la cuenta de inventarios. Para mayor informacin ver el mdulo de inventarios. Los centros de costos de produccin normalmente acumulan costos directos y costos indirectos. Los indirectos se acumulan inicialmente en centros de costos (CIP) y en los cierres de mes se reparten entre los centros de costos de produccin con base en criterios preestablecidos. Los informes de resultados diferirn mucho de la ejecucin presupuestal. Bsicamente el estado de resultados presentar nicamente las cuentas de costos de ventas y las cuentas de ingresos.
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Normalmente en la finca los centros de costos dedicados a la produccin son los cultivos, los cuales son centros de costos especializados que se estudiarn mas adelante. Hay sin embargo una amplia posibilidad de centros de costos que pueden ser de produccin, como una planta de procesamiento de fruta, o bien, considerar el beneficiadero como una planta de produccin. Los centros de costos de produccin consumen recursos (mano de obra, insumos y otros) y producen productos embodegables para la venta o bien para el consumo en otros proyectos de la finca. Centros acumuladores de costos intermedios al proceso productivo, que no producen elementos para ser embodegados, no son centros de costos de produccin. La ejecucin presupuestal presentar la informacin de todos los gastos, costos e ingresos imputados directamente al centro de costos, y que tengan marcada la opcin de Afecta ejecucin presupuestal . Ver [Plan de cuentas > cuenta > Atributo AutoActivar ]). Al marcar un centro de costos como de Produccin se solicitar que se especifique la cuenta donde sern inventariados todos los gastos y costos imputados al centro de costos. Normalmente es la cuenta de Inventarios Productos en proceso. Debe tenerse en cuenta que los gastos se le debern imputar siempre a las cuentas de gastos o de costos y el sistema en forma automtica los transferir a la cuenta de Inventarios productos en proceso que se especifique en esta casilla.
Caractersticas generales.
Son un tipo especial de centro de costos dinmico, es decir, puede cambiar de estado de desarrollo a estado de explotacin y pueden ser reiniciados y finalizados. Si son reiniciados, inician un nuevo ciclo y quedan nuevamente en etapa de desarrollo.
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Pueden ser finalizados definitivamente en cualquiera de las etapas. Cuando se crean, quedan inicialmente en etapa de desarrollo (de ah su nombre) pero se puede cambiar de estados en el tiempo. Los centros de costos en etapa de desarrollo pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia.
Ejemplos:
La construccin de una bodega de insumos y materiales de la finca. Una vez termine su etapa de desarrollo, la bodega se convertir en un activo depreciable y adems podr seguir siendo un centro acumulador de costos de embodegamiento. El montaje y construccin del sistema de riego de la finca: Una vez termine su desarrollo, toda la inversin en el sistema de riego acumulada durante la etapa de desarrollo ser convertida en un activo depreciable. Adems el sistema de riego en funcionamiento seguir como un centro de costos en explotacin, acumulando todos los gastos que se le imputen para su correcto funcionamiento. El montaje de una maquinaria nueva en la planta de procesamiento: Todos los costos de montaje se acumularn y cuando se termine la instalacin el valor acumulado se convertir en un mayor valor de la planta de procesamiento. El centro de costos Montaje de maquinaria finalizar su vigencia al momento de la activacin. Proyectos de investigacin y desarrollo en curso.
Evento de activacin.
Cuando se termina la etapa de desarrollo puede cambiar de etapa de explotacin y por lo tanto cambiar todo el tratamiento interno de las imputaciones contables (operacin denominada Activacin del centro de costos ). Los centros de costos en etapa de desarrollo o inversin pueden cambiarse a etapa de explotacin mediante una operacin de activacin. Durante la activacin se definen las nuevas caractersticas que debe tener el centro de costos durante su etapa de explotacin. Todos los recursos sacrificados durante la etapa de desarrollo sern convertidos en un activo fijo depreciable cuando el centro de costos sea activado. El activo creado se depreciar en todos los periodos que se especifique durante el evento de activacin. Al activarse el centro de costos pueden darse tres alternativas:
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Que el centro de costos finalice definitivamente. Por ejemplo la construccin de una mquina, que al terminarse no seguir siendo un centro de costos y seguimiento, sino un activo depreciable. Que el centro de costos al activarse, siga siendo un centro de de costos de explotacin. Es decir que se explotar y como tal se le har seguimiento a todos sus costos de explotacin. Normalmente el activo creado se deprecia con cargo al mismo centro de costos en explotacin. Por ejemplo al activar el sistema de riego de la finca, ste continuar existiendo como centro de costos en explotacin, pero no produce productos embodegables. El activo creado con todos los costos de desarrollo se depreciar sobre el mismo centro de costos de riego. Que el centro de costos al activarse siga siendo centro de costos de explotacin, y adems dedicado a la produccin. Como centro de costos de produccin deber producir productos embodegables. Normalmente el activo creado durante el evento de activacin se deprecia con cargo al mismo centro de costos. Por ejemplo al activar la planta de procesamiento de fruta. La planta como tal pasar a ser un activo mas de la empresa que se depreciar en los aos de vida til. Adems, la planta de procesamiento seguir siendo un centro de costos de produccin, ya que producir productos embodegables.
Finalizacin.
Etapa de desarrollo
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Caso de ejemplo:
La construccin de una bodega es una construccin en curso. Cuando se termina la construccin, se aplica la operacin de activacin del centro de costos la cual hace lo siguiente: Todos los gastos y costos imputados (directa o indirectamente) se convertirn en un activo depreciable. Durante la activacin, se especifica que el centro de costos, como tal, finalizar su vigencia con la activacin. Es decir, el centro de costos que vena en desarrollo terminar su vigencia. El activo creado (la bodega como propiedad) se depreciar durante toda su vida til.
Observe la fecha!!
Una vez suministrado el cdigo del nuevo centro de costos, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la creacin del centro de costos en desarrollo.
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Responsable: Mx. 40 caracteres. Opcional. El responsable del centro de costos. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado. Actividad: Cdigo. Requerido. Identificacin de la actividad empresarial con la que se desea asociar el centro de costos. Si no se usa el mdulo de actividades djese siempre las actividades generales.
Para presentar indicadores por rea (Ej. Costos de construccin por m2). El rea es una variable de tiempo. Esto significa que el rea podr ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordar la fecha en la que fue cambiada y regir slo a partir de esa fecha. Note que el rea de los centros de costos, lotes y cultivos se debe expresar en la misma unidad de rea que se haya establecido para la finca.
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Opcional. Unidad de la poblacin. El nmero de unidades puede ser por ejemplo: El nmero de empleados del departamento. El consumo promedio en kilovatios del departamento. Etc. El nmero de unidades es una variable de tiempo.
El cuadro de ciclos del centro de costos presenta las fechas en que inici y finaliz cada etapa del ciclo cumplido del centro de costos.
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En el caso del ejemplo, cuando se termine la construccin de la bodega, el sistema tomar todo el valor acumulado en la cuenta de construcciones en curso y lo convertir en un activo fijo depreciable (para mayor informacin ver la operacin de activacin de un centro de costos en desarrollo). A pesar de que al imputarse los gastos y costos al centro de costos en desarrollo, sern transformados (desde el punto de vista contable) en la cuenta del activo (Construcciones en curso), el sistema no perder las imputaciones a las cuentas de gastos, las cuales se podrn ver por la ejecucin presupuestal. Por ejemplo, si se invierte en la construccin de la bodega $ 300,000 en mano de obra y $ 1,200,000 en materiales, los informes contables para el centro de costos Construccin bodega quedaran: Balance: Construcciones en curso Estado de ganancias y prdidas: En blanco Ya que todos los gastos se redirigieron al activo. $ 1,500,000.oo
Ejecucin presupuestal: Tiene el detalle de todos los gastos. Mano de obra Materiales construccin $ 300,000.oo $ 1,200,000.oo
Paso 6: Clasificadores.
Los clasificadores son palabras clave que se le pueden asignar a los centros de costos para posteriormente establecer criterios de seleccin por esas palabras. Para ms informacin ver la seccin anterior sobre centros de costos estndar.
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Ejemplos:
Una bodega que ha terminado su construccin y se desea convertir en un activo. (El centro de costos como tal puede finalizar o no con la activacin, dependiendo de si se desea que la bodega como tal, siga siendo un centro de costos al que se le har seguimiento a sus gastos). El montaje de una mquina en la planta de produccin se ha terminado y se desea llevar todos los gastos en que se incurri para su montaje, a un mayor valor de la mquina misma (El centro de costos como tal finaliza con la activacin).
Procesos:
La activacin de un centro de costos lleva a cabo los siguientes procesos: Determina el total de gastos, costos (y menos ingresos en el caso remoto de que existieran en la etapa de desarrollo). Crea un activo depreciable (el tipo de activo se determina en los datos de la activacin), cuyo valor o costo inicial depreciable es el total de gastos, costos e ingresos de toda la etapa de desarrollo. Si el centro de costos continuara como tal, lo pone en etapa de explotacin o produccin segn se seleccione. Si el centro de costos termina tambin con la activacin, entonces se le termina la vigencia en la misma fecha de la activacin. La operacin de activacin de un centro de costos se puede ejecutar directamente desde el rbol de nodos o bien por medio del manejador de operaciones. Por medio del manejador de nodos:
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2 : Clic
1 : Clic derecho
Al seleccionar la operacin de activacin del centro de costos, aparecer un asistente especial que se encargar de solicitar los datos que necesita el sistema para la activacin. Al procesarse la operacin, los datos tomarn efecto sobre el centro de costos y se producirn los cambios correspondientes en el sistema. Observe los cambios en el rbol de nodos antes de la activacin y despus de la activacin.
Para activar un centro de costos por medio del manejador de operaciones, se debe abrir el manejador de operaciones, seleccionar la categora de cultivos y seleccionar la operacin de Activacin de un cultivo .
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Ejemplos:
La terminacin de la planta de procesamiento. Se termina la construccin de la bodega antes de su terminacin y se abandona la construccin..
Proceso:
La finalizacin de un centro de costos lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de la etapa y de si es o no de produccin. Si el centro de costos est en etapa de desarrollo: pone fin a la vigencia del centro de costos en la fecha del soporte de finalizacin; traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Construcciones en curso (o cuenta similar) del activo, a una cuenta de gastos de Prdidas por baja definida en la operacin. Si el centro de costos est en etapa de explotacin y no es de produccin: En este caso solo se finaliza la vigencia del centro de costos. Si el centro de costos est en etapa de explotacin y es de produccin: En este caso, se pone fin a la vigencia del centro de costos y traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Producto en proceso a una cuenta de gastos de prdidas por baja definida en la operacin.
Descripcin y caractersticas.
Los centros acumuladores de costos Maquinaria y equipo son un tipo de centro de costos de mucho uso en cultivos de uso intensivo de maquinaria. Los tractores, combinadas y equipos mayores en general, son a menudo muy costosos y relevantes en el costo del producto final. Por esto, es necesario acumular sus costos en forma separada y al final del mes repartirlos entre los cultivos en forma proporcional a lo que el equipo trabaj en ellos. Los centros de costos de maquinaria y equipo pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia. Se puede crear un centro de costos para cada tractor o combinada o bien, se puede crear un centro de costos que agrupe a todos los tractores. Esto debe ser determinado con mucho
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criterio para tratar de afectar los costos de la produccin de una manera aproximada y econmica.
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Mdulo de activos
1020 Tractor JD900 Depreciaciones mensuales
Costos de operario, mantenimiento, repuestos, combustibles, lubricantes, etc. Transferencia en el cierre de fin de mes.
El distribuidor hace la reparticin de los costos acumulados en el CC M101 en forma proporcional al uso del activo 1020 en cada uno de los cultivos agrcolas de los lotes de produccin y de desarrollo.
Ejemplos:
Cada tractor de la finca. La combinada. La retroexcavadora. Los vehculos de trabajo. El grupo de accesorios mayores de los tractores, como zorras, rastrillos, guadaas, etc. El grupo de tractores, cuando estos son homogneos. Etc.
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Descripcin y caractersticas.
Los lotes agrcolas se encargan de agrupar los cultivos y centros de costos que se le asocien. Adicionalmente permite mantener la informacin de los anlisis de suelos que se le vayan haciendo al lote en el tiempo. Un lote agrcola como tal no es un centro acumulador de costos. El lote es un agrupador de uno o ms cultivos o centros de costos. El nodo de tipo lote agrcola se usa para representar a cada lote fsico de la finca. Sinnimos de lotes son parcelas, suertes, reas, etc. Un lote representa una extensin de tierra cuyas caractersticas de topografa y condiciones de suelo se consideran una unidad de explotacin y evaluacin de la finca.
Ejemplos:
Los lotes de ctricos. Los lotes de arroz. Los lotes de caf. El lote de almcigos. El lote de flores.
Vigencia.
Los lotes agrcolas pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia.
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Creacin.
Recuerde que cuando se crea la finca, el asistente de creacin permite que se definan en primera instancia un conjunto de lotes de la finca. Antes de crear lotes debe asegurarse de colocar la fecha de trabajo en la fecha a partir de la cual desea que sea visible el nuevo lote. Para crear un lote agrcola adicional se debe seleccionar el nodo Lotes agrcolas , presione clic derecho y seleccione Crear lote agrcola . Una vez suministrado el cdigo del nuevo lote, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la ceracin del lote:
Paso 3: especificar el cdigo del nuevo lote a crear. Paso 2: Seleccionar. Paso 1: Clic derecho.
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responsable del lote. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado. Actividad: Cdigo. Requerido. Identificacin de la actividad agrcola de vocacin del lote. Esta actividad normalmente corresponde al tipo de cultivo principal del lote.
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Una vez creado el lote, se podr visualizar desde el rbol de nodos. El crear el lote no significa que haya quedado creado el cultivo. El paso siguiente a la creacin de los lotes es el de crear los cultivos asociados a cada lote.
Descripcin y caractersticas.
Cada cultivo agrcola perenne acumula informacin como la que se describe a continuacin: Empiezan en etapa de desarrollo. Luego se activan y pasan a la etapa de produccin. Si tienen varios ciclos de produccin, se debern zoquear (cortar), para que empiece nuevamente la fase de desarrollo y luego de una nueva activacin, empezar otra etapa de produccin. As hasta que se termine su periodo productivo y se erradique. Durante la fase de desarrollo acumula todos los costos de desarrollo. Durante la fase de produccin, acumula todos los costos de produccin discriminados por cuentas del estado de resultados, por cuentas de costos, por periodos, por edades, por ciclos, etc. Ingresos por venta de productos. Cantidades de unidades de produccin del cultivo recolectadas o cortadas en el periodo, en el ao o durante su ciclo. Cantidad de unidades embodegadas con cargo directo al cultivo o estimativos de embodegamientos. Cantidad de jornales e insumos aplicados al cultivo peridicamente.
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Relacin de labores ejecutadas sobre los cultivos, con sus costos, jornales, insumos y sus respectivas estadsticas de rendimientos. Etc. Un cultivo acumular todos los costos, gastos e ingresos que se le imputen al cultivo, ya sea directamente o en forma indirecta. El centro de costos de tipo cultivo perenne es una versin especializada del centro de costos de desarrollo. Los cultivos pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia. Acumula los jornales e insumos imputados para el desarrollo de las labores. Mantendr estadsticas de las labores por tipo de contrato, insumos y mano de obra aplicada. Mantendr un registro histrico de produccin y ventas del cultivo. Podr presentar informes de costos, de labores, de produccin, etc.
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La zoca o corte se registra en el sistema a travs de la operacin de zoca o erradicacin del cultivo. Esta se registra una vez se han terminado de registrar todas las labores y costos finales imputables al ciclo del cultivo. Imputaciones posteriores a la fecha de la operacin de la zoca sern cargadas a los costos de desarrollo del ciclo siguiente. Erradicacin. El ltimo ciclo del cultivo no se zoquea, sino que se erradica. Este har que el centro de costos de tipo cultivo finalice su vigencia. La erradicacin se registra en el sistema a travs de la operacin de zoca o erradicacin del cultivo. Esta se registra una vez se han terminado de registrar todas las labores y costos finales imputables al cultivo. Luego de la erradicacin, el cultivo no aceptar imputaciones, pues queda cerrado. Clculo de costos. El clculo de costos se debe hacer al final de cada periodo de produccin. Si el periodo de produccin es de ciclo anual, entonces cada ao se debern calcular costos. Al final de un ciclo de vida, desde su siembra hasta su zoca o desde una zoca hasta la siguiente, tambin se pueden hacer clculos pero del proyecto y obtener indicadores, como la tasa interna de retorno (TIR). En este caso es conveniente tener en cuenta la prdida del valor del dinero con en tiempo. Para ello se recomienda tener en cuenta las frmulas financieras de clculo de la tasa interna de retorno y valor presente neto.
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Paso 2: Seleccionar.
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Para establecer criterios de distribucin por rea o por poblacin. Para presentar indicadores. (Produccin/hectrea, produccin/rbol, costos/ha, costos/rbol, ingresos/ha, ingresos/rbol, etc). Para el clculo de las estadsticas de las labores (Jornales/Ha, rboles/jornal). El rea y la poblacin son variables de tiempo. Esto significa que el rea o la poblacin podrn ser cambiadas cada vez que se desee y el sistema recordar la fecha en la que se hizo el cambio y el nuevo dato regir slo a partir de esa fecha. Las estadsticas de las labores no se vern afectadas, ya que se calcularn con el dato de rea y poblacin antigua hasta la fecha del cambio y con el nuevo dato en adelante. rea: Numrico. Requerido. rea ocupada por el cultivo dentro del lote. Poblacin: Numrico. Opcional. Nmero de unidades que conforman el cultivo. Unidad: Mx. 10 caracteres. Opcional. Unidad de la poblacin (rboles, plantas, matas, hoyos, sitios, etc).
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Para AgroWin, el inicio del ciclo de costos de un cultivo depende de si es siembra nueva, una zoca o corte. Siembra nueva: El ciclo del cultivo empieza en el mismo momento en el que se empiezan a sacrificar recursos destinados al proyecto agrcola que se est sembrando en el lote. No tiene que coincidir con la fecha de siembra. En muchos cultivos se empiezan a desarrollar las labores de un cultivo desde meses antes, en labores tales como preparacin del terreno, erradicacin de la plantacin vieja, trazado, ahoyado, etc. En este caso, se debe especificar la fecha de inicio del ciclo de costos y adems la fecha de siembra. Con la fecha de siembra se conocer la edad del cultivo. Zoca o corte: Cuando se trata de un cultivo perenne de varios ciclos, el primer ciclo se considera desde la siembra hasta la primera zoca. Los ciclos siguientes irn desde la zoca hasta la siguiente zoca o bien hasta la erradicacin final del cultivo. Cuando por primera vez se hace el cargue de datos al sistema es necesario especificar por cada cultivo en cul de los ciclos de costos se encuentra. Si el ciclo es diferente del primero, no se especifica la fecha de siembra por obvias razones, pero entonces el sistema requiere que se le indique el nmero del ciclo actual.
Paso 5. Clasificadores.
La pgina de clasificadores permite establecer clasificaciones para los cultivos, lo cual es de mucha utilidad a la hora de generar reportes consolidados o bien para establecer criterios de distribucin de costos. Para mayor informacin ver el paso de clasificadores en la descripcin del centro de costos estndar.
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Ejemplos:
Se ha terminado la etapa de desarrollo de una siembra nueva de caf. Para pasarlo a etapa de produccin se registra la operacin de activacin del cultivo.
Procesos:
La activacin de un cultivo lleva a cabo los siguientes procesos: Determina el total de gastos, costos (y menos ingresos en el caso remoto de que existieran en la etapa de desarrollo). Crear un activo amortizable en el mdulo de activos por el valor correspondiente a los costos de desarrollo del cultivo. Programa el activo creado de tal forma que la depreciacin se le cargue al mismo cultivo en cada periodo. Pasar el centro de costos de tipo cultivo de la etapa de desarrollo a la etapa de explotacin. La operacin de activacin de un centro de costos se puede ejecutar directamente desde el rbol de nodos o bien por medio del manejador de operaciones.
Ejemplos:
La terminacin de la recoleccin y trabajos del cultivo del tomate. Se llega al ltimo ciclo de vida del caf y por lo tanto no se zoquear, sino que se eliminar la plantacin. Es posible que la erradicacin se cuente hasta el momento del corte de los rboles a raz de suelo o que adems se incluyan todos los costos de desrame, destronque y acarreo de la plantacin. Al final, se registrar el evento de erradicacin del cultivo.
Proceso:
La erradicacin de un cultivo lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de la etapa en que se encontrara y de si es o no de produccin.
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Si el cultivo est en etapa de desarrollo: Pone fin a la vigencia del cultivo en la fecha del soporte de la erradicacin; Traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Cultivos en desarrollo (o cuenta similar) del activo, a una cuenta de gastos de Prdidas por baja definida en la operacin. Si el cultivo est en etapa de explotacin y no es de produccin: En este caso solo se finaliza la vigencia del cultivo y no hay procesos adicionales. Si el cultivo est en etapa de explotacin y es de produccin: En este caso, se pone fin a la vigencia del cultivo y traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Producto en procesoa una cuenta de gastos de prdidas por bajadefinida en la operacin.
Descripcin y caractersticas.
Cada cultivo agrcola transitorio acumula informacin como la que se describe a continuacin: Durante la fase de produccin, acumula todos los costos de produccin discriminados por cuentas del estado de resultados, por cuentas de costos, por periodos, por edades, por ciclos, etc. Ingresos por venta de productos. Cantidades de unidades de produccin del cultivo recolectadas o cortadas en el periodo, en el ao o durante su ciclo. Cantidad de unidades embodegadas con cargo directo al cultivo. Cantidad de jornales e insumos u horas mquina aplicados al cultivo peridicamente. Relacin de labores ejecutadas sobre los cultivos, con sus costos, jornales, insumos y sus respectivas estadsticas de rendimientos. Mantendr un registro histrico de produccin y ventas del cultivo. Podr presentar informes de costos, de labores, de produccin, etc. Mantendr estadsticas de las labores por tipo de contrato, insumos y mano de obra aplicada. Etc. El centro de costos de tipo cultivo transitorio es una versin especializada del centro de costos de produccin.
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Los cultivos pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia.
Clculo de costos.
En los cultivos transitorios el clculo de costos es muy simple y se hace al final del ciclo de cada cultivo. Es decir, cuando ste ha sido erradicado. Costo por unidad = costos totales / nmero de unidades producidas. Costos por rea = costos totales / nmero de hectreas en produccin.
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Descripcin y caractersticas:
Los nodos distribuidores son emuladores de centros de costos con el propsito especial de que cualquier valor que se le impute sea distribuido a un conjunto de centros de costos preestablecidos. En cualquier operacin donde se pueda imputar un valor a un centro de costos, tambin se le puede imputar el valor a un nodo distribuidor. Los nodos distribuidores no acumulan los valores imputados, ya que inmediatamente los distribuyen. Cuando se desea crear un nodo distribuidor por peso, se debe primero establecer la lista de centros de costos sobre los que se har la distribucin y luego asignarle un peso de proporcionalidad a cada centro de costos para que se pueda establecer la distribucin. Ejemplo: El siguiente nodo distribuidor se utilizar para distribuir los gastos entre dos cultivos de la finca. Este nodo se encargar de distribuir todos los costos del supervisor de plantas de procesamiento y de los mecnicos. Se estima que en la finca la demanda de personal de supervisin y de mecnica para la planta de procesamiento de fruta es el doble que para el beneficiadero de caf (de ah el peso de 2 a 1).
Nodo distribuidor por peso D1. Cd. 5 4 Centro de costos destino Peso
Observe que los pesos de distribucin no son porcentajes de distribucin. Los pesos marcan la proporcionalidad de la distribucin que puede ser expresada tambin en porcentajes. En el ejemplo anterior, cualquier valor imputado al nodo distribuidor (D1), ser repartido en proporciones de dos a uno entre la planta de produccin de fruta y beneficiadero.
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Los pesos no son porcentajes, pero el sistema los convierte internamente en porcentajes de la siguiente forma: Porcentaje para CC1 es P1/(P1+P2+P3)*100. Porcentaje para CC2 es P2/(P1+P2+P3)*100. Porcentaje para CC3 es P3/(P1+P2+P3)*100. La razn de no utilizar porcentajes directamente, es que en algn momento un centro de costos puede estar inactivo y por tanto no ser objeto de reparticin. En este caso toda la reparticin se hace slo entre los centros de costos vigentes al momento de la imputacin. Ejemplo: Si se le imputan $ 100 a un centro de costos distribuidor por peso que se distribuye segn la siguiente tabla: Centro de costos CC1 CC2 CC3 Peso 3 2 5
Pero si la misma imputacin se realiza en un momento en que el centro de costos CC2 no est vigente, la distribucin quedara: Centro de costos CC1 CC2 CC3 Valor imputado 37.5 0 62.5
Ntese que la imputacin ha sido hecha de acuerdo al peso de slo los centros de costos vigentes.
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1 : Clic derecho
2 : Clic
4 : Clic
Una vez suministrado el cdigo del nuevo nodo distribuidor por peso, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la creacin.
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donde se establezca un criterio de actividad (Visto en ciertas operaciones y en distribuidores por criterio).
Caractersticas especiales:
Si el nodo distribuidor no tiene en su lista ningn centro de costos vigente al momento de hacer la imputacin, sta ser redirigida al centro de costos general de la finca. Si un centro de costos no est vigente en la fecha de soporte de la imputacin, no entrar en la lista de distribucin. Por ejemplo, si el beneficiadero est vigente y no lo est la planta de procesamiento de fruta, el 100% del valor imputado se cargar al beneficiadero. Un nodo distribuidor puede distribuir sobre otros nodos distribuidores, los cuales a su vez distribuirn hasta que todo el valor quede distribuido en centros de costos.
Descripcin y caractersticas.
Los nodos distribuidores son emuladores de centros de costos con el propsito especial de que cualquier valor que se les impute ser distribuido a ciertos centros de costos que cumplen con algn criterio preestablecido. En cualquier operacin donde se pueda imputar un valor a un centro de costos, tambin se le puede imputar el valor a un nodo distribuidor. Los nodos distribuidores no acumulan los valores imputados, ya que inmediatamente los distribuyen. Este es un distribuidor que permite establecer criterios de distribucin ms sofisticados y que actan con base en el valor de ciertas variables de los centros de costos.
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Filtrar adems los cultivos que incluyan una determinada actividad agrcola. Criterio de distribucin: es decir, se especifica la variable de cada centro de costos (del conjunto resultante anterior) que servir de peso de distribucin. Por rea sembrada de cada cultivo. Por nmero de rboles o plntulas. Por partes iguales. Por produccin de un producto en un perodo. Por el nmero de jornales de mano de obra consumidos en cada cultivo en un perodo. Por el movimiento de una cuenta en un perodo. Por el uso de un activo o grupo de activos (maquinaria y equipo) en cada cultivo en un perodo.
Ejemplo de nodo distribuible. Supngase que una finca tiene cuatro lotes de caf y se desea crear un nodo distribuidor para que se encargue de repartir todos los valores entre esos lotes de caf, en forma proporcional al rea del lote. As, cuando se tengan gastos distribuibles al caf en proporcin a su rea, simplemente se le imputarn a ese nodo distribuidor y l se encargar de hacer la reparticin de los valores. Para crear el nodo distribuidor se definirn las siguientes variables: Nombre distribuidor Alcance Criterio Distribuidor a caf en forma proporcional al rea. Todos los lotes agrcolas que tengan sembrado caf . rea de cada cultivo
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Gastos y costos La distribucin se hace basada en el rea de todos los lotes que tienen cultivo de caf.
Nodo distribuidor
40% Lote 1 4 ha
20% Lote 2 2 ha
10% Lote 3 1 ha
30% Lote 4 3 ha
10% Lote 5 1 ha
De esta forma, si por ejemplo se contrata para la finca una asesora tcnica para el cultivo de caf, los costos de la asesora se le imputarn al nodo distribuidor y este se encargar de repartir todo el costo entre los cultivos de caf.
1: Clic derecho
2: Clic
4: Clic
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Una vez suministrado el cdigo del nuevo nodo distribuidor por criterio, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la creacin.
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Centros de costos seleccionados: Se visualiza en el panel derecho el rbol de nodos para que se seleccionen los centros de costos especficos sobre los cuales se desea que se realice la distribucin. Centros de costos que incluyen algn clasificador: En el panel derecho se visualiza una casilla de edicin para que se especifique un clasificador. El conjunto de centros de costos sobre el que se distribuir estar conformado por todos los centros de costos que contienen esa palabra en sus clasificadores. Centros de costo que estn en una etapa determinada: En el panel derecho se puede seleccionar la etapa que ser tenida en cuenta para determinar el conjunto de centros de costos sobre los que se har la distribucin. Por ejemplo, los centros de costos que estn en etapa de desarrollo.
Filtrar por la actividad de los centros de costos: Una vez se ha seleccionado el conjunto de centros de costos, se puede especificar adems que filtre el conjunto a nicamente los centros de costos que tengan la actividad de este nodo.
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Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf. (*) En la semana actual.
Area (m2)
Horas guadaadora
15 ha
$ 14,000 30 h
40 ha
$ 40,000 70 h
25 ha
$ 26,000 55 h
24 ha
$20,000
38 h
12 ha
90,000 rb.
$10,000
20 h
Por el rea de los centros de costos. El valor imputado a este nodo ser distribuido proporcional al rea de cada uno de los centros de costos del conjunto seleccionado. El sistema considerar el rea de los centros de costos, como el valor para el peso de distribucin.
La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. rea (m2) El peso es el rea 15 40 25 24 Porcentaje = Peso / SumaPesos 15/116*100 40/116*100 25/116*100 24/116*100 % Distribucin de $ 10,000
15 ha 40 ha 25 ha 24 ha
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12 ha
12 116
12/116*100
Por el nmero de unidades de los centros de costos: El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional al nmero de unidades en cada centro de costos del conjunto seleccionado. El sistema tomar el nmero de unidades de poblacin de los centros de costos como el peso de distribucin. Es responsabilidad del usuario que el conjunto de centros de costos tenga el nmero de unidades en unidades de medida compatibles.
La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. Nro. de unidades El peso es el nro. de unds. 120.000 Porcentaje = Peso / % SumaPesos Distribucin de $ 10,000
120,000 rb. 367,000 rb. 126,000 rb. 200,000 rb. 90,000 rb.
120000/903000*100
13% 1.328,90
367.000
367000/903000*100
41% 4.064,23
126.000
126000/903000*100
14% 1.395,35
200.000
200000/903000*100
22% 2.214,84 996,68
90.000 903.000
90000/903000*100
10%
100% 10.000,00
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Por partes iguales. El valor imputado a este nodo se distribuir por partes iguales en cada centro de costos del conjunto seleccionado.
La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf. TOTAL Por Produccin. El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional a la produccin en el periodo especificado en cada centro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se debe especificar el producto y el periodo de evaluacin. El producto se refiere a los productos determinados por las labores de produccin . Por partes iguales 1 1 1 1 1 5 El peso es igual Porcentaje = Peso / SumaPesos 1/5*100 1/5*100 1/5*100 1/5*100 1/5*100 % Distribucin de $ 10,000
20 % 20 % 20 % 20 % 20 % 100.0%
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Ver maestro de labores (No hace referencia a los productos vendidos, ni embodegados). Para el caso del ejemplo, el producto de las labores de recoleccin de caf es el kilogramo de caf cereza, que se expresa como cafKg . El perodo de evaluacin es el lapso de tiempo en el que se evaluar la produccin del producto especificado de cada centro de costos. El valor de la produccin de cada centro de costos ser el peso de distribucin. La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf. TOTAL Por mano de obra. El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional a la cantidad de mano de obra ejecutada en el periodo especificado en cada centro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se debe especificar la unidad de mano de obra y el perodo de evaluacin. La unidad de mano de obra se refiere a la unidad que se haya especificado en los tipos de contratos como Unidad en que se mide la cantidad de Produccin El peso es Porcentaje = Peso / (Caf la SumaPesos cereza) produccin % Distribucin de $ 10,000
180,000 Kg
180.000
180000/1365000*100
13% 1.318,68
400,000 Kg
400.000
400000/1365000*100
29% 2.930,40
310,000 Kg
310.000
310000/1365000*100
23% 2.271,06
330,000 Kg 145,000 Kg
330.000 145.000
330000/1365000*100
24% 2.417,58
145000/1365000*100
11% 1.062,27 10.000,00
1.365.000
100%
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mano de obra . Puede ser por ejemplo Hora , Jornal , Da , etc. Ver maestro de tipos de contratacin de mano de obra. El perodo de evaluacin es el lapso de tiempo en el que se evaluar la cantidad de unidades de mano de obra ejecutada en cada centro de costos. El valor de la Cantidad de mano de obra de cada centro de costos ser el peso de distribucin. La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf. TOTAL Jornales Utilizados El peso es el nm. de jor. 1.100 3.200 2.500 2.400 1.200 10.400 Porcentaje = Peso / SumaPesos 1100/10400*100 3200/10400*100 2500/10400*100 2400/10400*100 1200/10400*100 % Distribucin de $ 10,000
1100 Jor 3200 Jor 2500 Jor 2400 Jor 1200 Jor
Por movimiento cuenta. El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional al movimiento de la cuenta en el perodo especificado en cada centro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se pedir que se especifique la cuenta, el tipo de movimiento a ejecutar y el perodo de evaluacin. Si se selecciona movimiento contable, el sistema tomar los datos del balance o del estado de resultados. Si se selecciona la ejecucin presupuestal, el sistema tomar los datos del estado de ejecucin presupuestal (es decir, del estado de ingresos y egresos de cada centro de costos, sin tener en cuenta las reglas contables). La distribucin quedar as:
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Cuenta 7Costos
Distribucin de $ 10,000
101: Lote 1 - cultivo caf. $ 14,000 102: Lote 2 - cultivo caf. $ 40,000 103: Lote 3 - cultivo caf. $ 26,000 104: Lote 4 - cultivo caf. $20,000 105: Lote 5 - cultivo caf. $10,000 TOTAL
Por uso de activos fijos. El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional al uso de un activo especfico o de un grupo de activos en el perodo especificado en cada centro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se pedir que se especifique si se evaluar un activo o un grupo de activos:
Si se especifica Segn activo , se debe especificar el activo. Si se especifica Segn clasificador activo , se debe especificar el clasificador, que conformar el grupo de activos. Para el caso del ejemplo, el peso de distribucin ser la evaluacin del nmero de horas que aparece usado el activo Guadaadora en cada cultivo. El segundo caso, es cuando se tienen grupos de activos con una misma unidad de uso. Por ejemplo una explotacin agrcola en donde hay un grupo de tractores que entran a hacer las labores a los lotes de produccin. Todos los gastos de esos tractores se imputan al centro de costos de CIP denominado Tractores . All tambin se imputan las depreciaciones, los repuestos, los combustibles, los tractoristas, y todos los gastos ocasionados por los tractores. A cada tractor, en su creacin se le ha colocado el clasificador TRACTORES . Entonces, se puede crear un criterio de distribucin proporcional al uso en horas del grupo TRACTORES en cada uno de los lotes de produccin agrcola.
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Retomando el ejemplo, la distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. Horas uso Guadaa / mes. El peso es Porcentaje = el # de Peso / horas SumaPesos
30 70 55 38 20 213
Distribucin de $ 10,000
1.408,5 3.286,4 2.582,2 1.784,0 939,0 $ 10,000.0
101: Lote 1 - cultivo caf. 30 h 102: Lote 2 - cultivo caf. 70 h 103: Lote 3 - cultivo caf. 55 h 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf.
TOTAL
38 h 20 h
Descripcin y caractersticas.
Los nodos de tipo agrupador son elementos especiales que ayudan a organizar los centros de costos. Como su nombre lo indica, estos agrupan a otros tipos de centros de costos de diversos tipos. Por ejemplo, un nodo agrupador se puede utilizar para agrupar todos los centros de costos en desarrollo. Otro puede agrupar todos los nodos distribuidores. De igual forma, otro nodo agrupador puede agrupar todos los centros de costos del departamento administrativo. Se debe considerar al nodo agrupador como un elemento estructural y de distribucin. Imputaciones. Los nodos agrupadores pueden ser imputados con valores, en cuyo caso el nodo har la distribucin entre todos los centros de costos hijos que estn vigentes, basados en su peso. Normalmente el peso es el rea. Tngase en cuenta siempre que un nodo agrupador es siempre un nodo distribuidor, donde el peso de distribucin se basa en la variable de peso de cada tipo de nodo hijo. Otro uso muy claro para los nodos agrupadores es el de agrupar a los distribuidores de costos de la empresa.
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Por ejemplo:
D D:1 D:2 D:3 D:4 D:9 Distribuidores de costos. Distribuidor costos de procesamiento. Distribuidor de costos de caf por rea. Distribuidor de costos de caf por rboles. Distribuidor de costos de pltano por rea. Distribuidor de costos de maquinaria y equipo.
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Captulo
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PLANILLA DE LABORES.
Introduccin.
La planilla de labores es uno de los principales instrumentos de registro de la informacin tcnica de la finca y por lo tanto se le dedicar un solo captulo. De la planilla de labores el sistema toma datos para contabilidad y la ejecucin presupuestal de la finca y por cada lote o cultivo, adems aprovecha la informacin para los registros histricos de produccin, para el clculo de estadsticas, para el seguimiento de trabajadores, para los cronogramas de labores, para alimentar los sistemas de costeo, etc. Para manejar la planilla es necesario que se tenga buen conocimiento de la definicin de labores y de la definicin de los tipos de contratacin de mano de obra. Al final de este captulo se describe someramente el maestro de tipos de contratacin.
Objetivo.
Registrar el uso de mano de obra y las cantidades ejecutadas en todas las labores que se realizan en la finca.
Descripcin.
Bsicamente se trata de registrar por cada da de la semana a los trabajadores que realizaron alguna labor en la finca, detallando el lote donde trabajaron, el nmero de jornales y si es posible la cantidad realizada de la labor.
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Por la gran diversidad de posibilidades para la grabacin de la informacin, se debe estudiar con cuidado las diferentes modalidades y posibilidades que soporta la planilla para el correcto registro de la informacin.
Esta es una de las operaciones ms importantes de AgroWin, por cuanto aporta informacin muy valiosa a todos los mdulos que lo componen. Recomendacin: si se va a registrar la informacin de una planilla despus de su pago, no tiene sentido registrar los detalles diarios, simplemente se debe registrar el resumen de la planilla (totales de la semana), como se explicar mas adelante. Si se va a registrar una planilla antes de su pago, se puede registrar la informacin con todos los detalles, ya que sern de mucha utilidad al momento de generar la planilla de pago, los valores, resmenes y estadsticas que ofrece esta operacin.
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Bsicamente la planilla permite pagarle a los trabajadores de tres formas: En efectivo con dinero que sale de la caja. Con cheque de dinero que sale de una cuenta de banco. O bien, quedar debiendo el dinero al trabajador. Posiblemente para pagarlo al final de la quincena o del mes. Por lo pronto se explicar el pago de la planilla con caja y bancos. Ms adelante se explicar cmo el pago se convertir en una cuenta por pagar. Pago de caja: Si el pago se hizo en efectivo, entonces se debe seleccionar la identificacin de la cuenta de caja. Banco: Si el pago se hizo con cheque, se debe seleccionar la cuenta de banco de la cul se hace el egreso.
Contratistas.
Hay, sin embargo, un grupo de contratos a los que no es necesario colocarles el valor a pagar diario: Estos son los tipos de contratos basados en el tipo de clculo Contratista . Esto es, todos los tipos de contrato en cuya definicin se haya especificado que el tipo de clculo es
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Contratista , no se les podr asignar un costo o valor a pagar al da. A los contratistas siempre se les paga un valor global acordado de acuerdo al avance de su trabajo y a la forma como se haya acordado el pago. Para mayor informacin, ver 'Maestro de tipos de contratacin'.
Manejo de la tabla.
Puede haber muchos tipos de contratacin definidos, en cuyo caso, el usuario podr usar el botn 'Eliminar' para eliminar los renglones que correspondan a los tipos de contratacin que no se vayan a utilizar en la planilla que se est editando. El dejarlos, tampoco causa ningn problema a los clculos. Los valores a pagar de cada tipo de contratacin pueden ser variables en los das de la semana. Sin embargo, lo normal es que se mantenga el precio. Para facilitar la digitacin de los precios se ha dotado a esta tabla del botn de 'Copiar a la derecha'. Basta con colocar el cursor sobre un da de la semana de alguno de los tipos de contratacin y presionar el botn 'Copiar a la derecha'. Esto har que el valor a pagar de ese da sea copiado a los das restantes de ese mismo tipo de contratacin. Para facilitar las cosas an mas, se puede especificar el precio a pagar en el da lunes de cada uno de los tipos de contratacin que se utilizarn, luego seleccionar todas las casillas del da lunes y luego presionar el botn 'Copiar a la derecha'.
Copiar a la derecha
Opciones de edicin.
Como en todas las tablas de AgroWin, es posible usar las opciones estndar de Copiar (Ctrl-C), Pegar(Ctrl-V), Borrar (Ctrl-X), Arrastrar (Ctrl-A) y duplicar (Ctrl-D).
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D) REGISTRO DE LAS LABORES REALIZADAS POR EL TRABAJADOR EN CADA UNO DE LOS DAS DE LA SEMANA.
La planilla presenta los siete das de la semana, cada uno con cuatro columnas: Centro de costos, labor, mano de obra y cantidad de labor ejecutada. Planilla resumida. Cuando se desea registrar la planilla resumida, no es necesario detallar las labores da por da. Simplemente se especifican los centros de costos y las labores en ellos ejecutadas en toda la semana en las casillas del da lunes. Planilla detallada. Cuando se desea registrar la planilla detallada, se coloca en cada da las labores realizadas. Registro de las labores de un da. Para esto, es necesario especificar el lote donde se realiz la labor, el cultivo sobre el que se realiz la labor, la labor que se realiz, los jornales empleados y la cantidad de la labor realizada. Tipo Trabajador contr. Cd. Nombre LUNES C. costos de Labor M. de O. Cantidad
Columna de centro de costos: En sta se debe especificar el identificador del centro de costos donde se ha realizado la labor. Este puede ser un centro de costos estndar, un lote, un cultivo de un lote, un distribuidor, etc. Especificando el lote como centro de costos: Si se especifica un lote, el sistema repartir los costos de las labores y sus cantidades entre sus cultivos sembrados vigentes a la fecha de la planilla, pero que tengan definida la misma actividad agrcola que el lote. Por ejemplo, si el lote tiene definida la actividad caf para el lote y ste tiene tres cultivos sembrados y vigentes
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con actividades de caf, caf y pltano respectivamente, entonces los valores nicamente se repartirn entre los dos cultivos de caf. Columna de labor: En esta columna se debe especificar la identificacin de la labor realizada en el lote. Solo se pueden especificar labores correspondientes a la actividad definida para el centro de costos especificado en la casilla anterior. Segn la labor y el tipo de contrato que se especifique, las comunas de mano de obra y cantidad de la labor realizada se volvern requeridas o no. Columna de mano de obra: En esta columna se especifica la cantidad de mano de obra consumida o sacrificada para el desarrollo de la labor en el centro de costos especificado. Segn el tipo de contrato, la mano de obra se puede especificar en diferentes unidades, como horas, das, jornales, etc. La cantidad de mano de obra debe especificarse en el tipo de unidad definida por el tipo de contrato. El que se especifique un nmero de jornales u horas trabajadas, no significa que se vayan a pagar. Esto depende nicamente de la forma de clculo del tipo de contrato que se haya especificado. Por ejemplo, si el tipo de contrato se paga por la cantidad de unidades recolectadas, el especificar un nmero de jornales no tiene incidencia en el pago al trabajador, nicamente tiene incidencia en las estadsticas de mano de obra de la labor. Si se trata de un contratista que realiza su trabajo con varios trabajadores a su cargo, se debe especificar el nmero de jornales sacrificados en el da (El contratista ms los trabajadores). Esto ser de mucha importancia para el clculo de estadsticas de mano de obra de la labor bajo cada tipo de contratacin. Aunque bajo algunos tipos de contrato no es obligatorio especificar cantidad de mano de obra, se recomienda siempre registrar este dato, por las razones que ya se han explicado acerca de las estadsticas de la mano de obra. Columna de cantidad: En esta columna se debe especificar la cantidad de la labor realizada con la mano de obra especificada en la casilla anterior. Obviamente este dato puede ser muy difcil de suministrar en muchas ocasiones, sobre todo cuando el tipo de contrato no est basado en la cantidad de la labor realizada. Por ejemplo, para el caso de un control de malezas de un cultivo de 10 Ha, donde los 4 trabajadores han estado trabajando el da lunes, es muy difcil al final del da especificar cuntas hectreas desyerbaron en el da. Por ello, si la labor no se paga por cantidad, la especificacin de la cantidad de la labor es opcional. Mucho mejor cuando se pueda dar con algn grado de exactitud, pero si no se hace, el sistema tiene la forma de calcular estadsticas sobre el trabajo realizado como sigue: Si la labor se reporta una o ms veces en una o varias planillas, el sistema acumular todos los jornales empleados para su desarrollo. As mismo, acumular todas las cantidades de la labor reportadas. Si por lo menos una vez, no se especific la cantidad de la labor, el sistema obviar el acumulado de cantidad de labor y tomar como cantidad de labor ejecutada en el cultivo el rea del cultivo o el nmero de rboles o unidades del cultivo. Con estos valores se harn los clculos de estadsticas de rendimientos. Labores de produccin. Hay un caso especial cuando se registran labores que se han marcado como de produccin (Ver maestro de labores). En este caso, es de carcter obligatorio especificar la cantidad de la labor. Este es el caso normal de las labores de recoleccin o corte, donde la cantidad de la
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labor o labores de recoleccin, sern interpretadas por el sistema como la produccin de cada cultivo y acumuladas de manera especial para posteriormente entregar informes y estadsticas de produccin. Sin embargo, es posible que bajo ciertas circunstancias se necesite desactivar esta caracterstica de la labor, para que la cantidad especificada de la labor no sea tenida en cuenta para produccin y para rendimientos. En este caso eventual, se puede desmarcar en la definicin del tipo de contrato la casilla de Afectar produccin y rendimientos . Cuando esta casilla no est marcada en la definicin de un determinado tipo de contrato, las cantidades especificadas bajo ese tipo de contrato no sern tomadas como de produccin y tampoco afectarn las estadsticas de rendimiento de las labores. Obligatorio registrar la mano de obra o la cantidad de labor ejecutada. De acuerdo al tipo de contratacin, siempre ser obligatorio que se especifique la cantidad de jornales empleados o la cantidad de la labor desarrollada. Por ejemplo, para un contrato de labores al da, donde se paga por jornal, es indispensable que se especifique el nmero de jornales trabajados para que se pueda establecer el pago al trabajador. Para el caso de un contrato que se pague por unidades laboradas, como el de 'recoleccin al contrato', donde se paga por cada kilogramo recolectado, ser obligatorio especificar la cantidad de la labor realizada, es decir, el nmero de kilogramos recolectados. Casos de ejemplo para el registro de cantidades. El registro de la cantidad puede hacerse de varias formas que el programa interpretar apropiadamente: Caso 1: Una persona con contrato de labores al da. En este caso es obligatorio especificar el nmero de jornales ejecutados y es opcional especificar la cantidad realizada de la labor. Normalmente no es fcil determinar la cantidad de la labor realizada en el da. En este caso se puede dejar en blanco la columna de cantidad.
Un ejemplo de este caso, es cuando un trabajador estuvo desyerbando un lote durante todo el da. Se deja en blanco la casilla de cantidad porque es muy difcil establecer cuntas hectreas ha desyerbado.
C. de costos El bajo
Labor Desyerba
M. de O. 1 Jor
Cantidad
IMPORTANTE: El que no se especifique la cantidad realizada de una labor, no significa que el sistema no tenga en cuenta el dato para estadsticas. Lo que har el sistema es que cuando se indique que la labor se finaliz, acumular todos los jornales empleados para su ejecucin y los dividir por el nmero de hectreas del lote (Para el caso de la desyerba). Caso 2: Una persona trabaj con contrato basado en el pago por cantidad de unidades realizadas.
En este caso es obligatorio especificar el nmero de unidades de la labor realizada. Aunque los jornales empleados no es obligatorio especificarlos, es fcil y recomendable hacerlo.
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Un ejemplo de este caso es la recoleccin de caf al contrato, donde la unidad en que se mide la recoleccin es el kilogramo recolectado. Entonces se debe especificar el nmero de kilogramos recolectados.
C. de costos El bajo
Labor Recoleccin
M. de O. 1 Jor
Cantidad 142 Kg
Caso 3: Varias personas que trabajan simultneamente en una labor con contrato de labores al da. Es posible indicar en una casilla de jornales, que la labor fue realizada por varias personas, especificando el nmero de jornales y en la casilla de cantidad, se especifica la cantidad de la labor realizada por esos trabajadores (si se conoce). Un ejemplo de este caso es cuando en un da 3 personas trabajan en una desyerba. Este se marcara en la columna de jornales con 3 y se deja en blanco la columna de cantidad. Esto significa que se consumieron 3 jornales en el da pero no se ha establecido la cantidad realizada de la desyerba.
C. de costos El bajo
Labor Desyerba
M. de O. 3 Jor
Cantidad
Caso 4: Una labor es contratada por unidades realizadas y trabajan varias personas. En este caso es obligatorio especificar el nmero de unidades realizadas de la labor y es recomendable siempre especificar el nmero de jornales empleados. Un ejemplo podra ser que una madre y su hijo han recolectado 250 kg. en el da y solo se registra a la madre en la planilla. En este caso se marca en la columna de cantidad 250 y en la columna de Jornales '2' (si la hija es menor, se puede registrar medio jornal equivalente en vez de uno).
C. de costos El bajo
Labor Desyerba
M. de O. 2 Jor
Cantidad 250 Kg
Para el entendimiento de las posibles formas de diligenciar estas casillas, se recomienda ver los ejemplos que se presentan al final de esta operacin.
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Si se desea ver el detalle de los clculos del valor a pagar en la semana, se presiona el botn de 'Detalle', se presenta una ventana que indica cada da cmo se ha liquidado y a qu valor diario.
Debe entenderse que dependiendo del tipo de contratacin de la mano de obra, el total ganado por el trabajador en la semana se calcular ya sea por jornales o por unidades realizadas. Clculo del total remuneracin de la semana segn el tipo de clculo definido en el tipo de contrato. Pago por cantidad de la labor realizada. Para el caso de contratos basados en pago por cantidad (Recoleccin de caf, corte de caa, etc.), el sistema sumar el nmero de unidades especificadas en cada da y lo multiplicar por el valor a pagar por unidad para cada da, como haya sido especificado en el paso 3. En este caso, no se tiene en cuenta en el clculo el nmero de jornales registrados. Pago por cantidad de mano de obra. Para el caso de contratos basados en la labores al da, el sistema sumar el nmero de jornales relacionados cada da y los multiplicar por el valor del jornal para ese da especificado en el paso 3. En este caso las unidades de cantidad de la labor, que se pudieron haber registrado, slo se utilizaran para estadsticas. Contratista (Se establece el pago).
Para el caso de contratos basados en contratista, el sistema no calcular el costo del trabajo en la semana como en los casos anteriores, sino que ser el usuario quien especifique el monto del valor ganado por el contratista en la semana.
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Ntese que este caso es especial y se debe saber interpretar. Debe tenerse en cuenta que el valor a pagar al contratista es discrecional y deber ser pactada entre las partes la forma de pago. El valor a pagar, antes de los descuentos, se debe digitar en la columna de costo. Personal administrativo (Slo para costear). Para el caso de contratos basados en personal administrativo, el sistema calcula el valor de la semana, como en el caso del contrato al da. Ntese que en este caso no se pueden registrar deducciones, ni total a pagar. El total a pagar siempre ser cero para el personal administrativo, por cuanto a ste se le paga por nmina y no por las labores realizadas. Por tanto, el registro de las labores del personal administrativo es nicamente con el objeto de poder llevar el costo de las labores que ste realiza en cada uno de los lotes. Esto es aplicable a las fincas pequeas donde el mayordomo, que es personal administrativo y se le paga por nmina, trabaja normalmente en las labores de la finca. Este tipo de contrato tambin es aplicable a las pequeas parcelas de economa campesina, donde el trabajo familiar no es remunerado, pero si debe ser costeado.
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Para AgroWin es muy importante que el usuario reporte la finalizacin de las labores que se van desarrollando en los lotes, con el fin principal de calcular estadsticas de rendimiento de la mano de obra y los insumos que se necesitaron para el desarrollo de cada labor. Como se ha explicado, la planilla se utiliza para registrar las labores realizadas en los cultivos sembrados en los lotes de la finca. En muchos casos la labor completa de un cultivo de un lote puede no terminarse en una semana y continuarse desarrollando en la semana siguiente o en otra semana. Es decir, muchas labores se pueden extender ms de una semana. Por lo anterior, el sistema no asume que las labores se terminan en la semana que inician y por tanto es necesario indicarle al sistema la semana en que ellas terminan.
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la labor (Ej. nmero de jornales por hectrea) o la cantidad de unidades realizadas de la labor dividido entre la cantidad de recursos consumidos para su desarrollo (Ej. rboles por jornal). Sin embargo, AgroWin presenta mltiples formas de calcular las estadsticas de rendimiento de las labores, que facilitan y minimizan el registro de la informacin.
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C) COLUMNA DE LABOR.
En esta columna aparecer la labor que se realiz en el cultivo.
D) COLUMNAS DE SEMANA.
En estas columnas se visualizar la cantidad de mano de obra sacrificada para el desarrollo de la labor (MdO) y la cantidad ejecutada de la labor (Cant), pero nicamente concernientes a la semana actual. Se debe recordar que una labor se puede realizar a lo largo de varias semanas. Cantidades inciertas Si se presenta un '*' en la columna de 'Cantidad realizada de la labor', significa que no se conoce o que es incierta o no se pudo determinar con certeza la cantidad. Esto ocurre por ejemplo, cuando para una misma labor en un lote se especifica la cantidad en un da y en otro da se deja la cantidad en blanco. El sistema internamente interpreta esto como una omisin de informacin y por lo tanto no tendr en cuenta la cantidad especificada para las estadsticas y utilizar a cambio, la cantidad de unidades del lote o el rea del lote (lo que aplique).
E) COLUMNAS DE ACUMULADOS.
Nuevamente se presentan las columnas de mano de obra y cantidad, pero esta vez contienen el acumulado ejecutado de mano de obra y la cantidad ejecutada de la labor desde la ltima finalizacin de la labor. Con estos datos es que realmente se calcularn las estadsticas de rendimiento de las labores.
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H) COLUMNA RENDIMIENTO.
En esta columna se visualiza el rendimiento de la labores realizadas en la semana en cada centro de costos. Para que el rendimiento se calcule se debe marcar la finalizacin de la labor. Algunos rendimientos se pueden presentar con el signo + al final, lo cual significa que la labor se ha realizado por trabajadores bajo diferentes tipos de contratacin. Este es el ejemplo de un control de malezas realizado con personal contratado al da y adems ayudaron trabajadores con tipo de contrato administrativo.
J) RENDIMIENTO DE COMPARACIN.
Esta columna se utiliza para presentar los rendimientos de comparacin. As, el usuario puede establecer contra qu estadsticas va a comparar los datos obtenidos en la finca en cada semana. Puede hacer que los rendimientos de comparacin sean los regionales, (digitados para cada labor en el maestro de labores) o bien, los rendimientos de alguna finca del rea de trabajo. Por defecto, los rendimientos de comparacin son los regionales. Para cambiar la finca de comparacin, se puede acceder al men de configuracin de la planilla y seleccionar la opcin de Finca para rendimientos de comparacin .
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Finalizar las labores adecuadamente ser de mucha importancia para poder mantener unas estadsticas buenas y confiables. El sistema acumula todos los jornales desde el inicio de la labor hasta la semana en que se indique su finalizacin y ese acumulado lo utiliza para el clculo de las estadsticas. Si todas las ocasiones en las que se especific la labor, se indic la cantidad realizada de la labor, el sistema entonces tomar la suma de las cantidades parciales de la labor, desde que sta inici y las utilizar para las estadsticas. Si el sistema detecta que alguna vez en que se haya especificado la labor, no se especific la cantidad realizada de la labor, utilizar la cantidad de unidades del lote o su rea (lo que aplique) para el clculo de las estadsticas de rendimientos; En este caso se descartan las cantidades parciales, por no ser confiables.
Informes de la planilla.
Cada operacin se puede imprimir en muy diversos formatos. En el caso de la planilla de labores se presentan los documentos contables como notas de contabilidad, comprobantes de egreso, comprobantes de caja menor, etc. Adicionalmente se pueden producir informes especializados de la informacin de la planilla que se describen a continuacin.
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Planilla de labores.
Este informe presenta todo el detalle registrado en la planilla de labores de la semana. En sta se detalla toda la informacin de las labores realizadas por cada trabajador y en cada da, el valor ganado en la semana, los diferentes descuentos que se le hayan realizado y el total a pagar. Presenta tambin el nmero del cheque de pago a cada trabajador, la cuenta con la que se le pag y el nmero de unidades y de jornales que se le estn pagando, entre otros. Al final de la planilla se presenta un resumen de acumulados con datos totalizados como los que siguen: Total parcial de la planilla, total a pagar, costo planilla, total de unidades de la labor pagadas (p.e. kilogramos recolectaos) (costo y cantidad), total jornales pagados (costo y cantidad), y el total de cada uno de los descuentos o bonificaciones practicados al trabajador.
Planilla de pago.
La planilla de pago es un informe destinado a presentar la informacin de pago de cada trabajador, donde se detallan los das trabajados, la cantidad de mano de obra o de labor ejecutada a pagar, el total parcial ganado por el trabajador en la semana, los descuentos que se le han practicado al trabajador y el total a pagar. Al final se presenta la forma de pago y un espacio para la firma del trabajador. Este informe es de mucha utilidad cuando se paga por planilla y se quiere dejar una constancia del pago.
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Elimina rengln
Copia a la derecha.
Copiar al portapap .
Buscar
Fijar labor
Activar formato
Colorear celdas
Mover a columnas.
Inserta rengln
Borrar celdas
Detalle costos.
Activar verificacin .
Fijar columnas
Botn Borrar: Borra los datos contenidos en las celdas seleccionadas. No elimina los renglones. Botn copiar: Copia al portapapeles la seleccin. Por ejemplo, se puede copiar una planilla al portapapeles y pegarla en Ms-Excel. Botn pegar: Pega al portapapeles la seleccin. Por ejemplo, se puede hacer la planilla en una hoja de Ms-Excel y pegarla a la planilla de labores. Botn buscar: Permite buscar la cdula o nombre del trabajador.
Botn Detalle: Permite visualizar la forma en la que se calcul el valor total de la semana para un rengln de la planilla. Presenta el precio, la cantidad de unidades liquidadas a ese precio en cada da y el valor. Totaliza la semana, presenta los descuentos y calcula el total a pagar.
Botn fijar labor: Este botn se encarga de activar la barra de fijar labor que aparece a continuacin:
Esta barra permite que se seleccione un cultivo y una labor que se escribirn automticamente en las casillas de labor y cultivo de la planilla en la medida en que se registra la informacin.
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No acta sobre las casillas que ya se han registrado, slo sobre las que se registren en adelante. El fijar una labor determinada es de mucha utilidad cuando se va a registrar mucha informacin de una labor. Este es el caso de la recoleccin, donde se pueden tener decenas de recolectores en el campo y a la hora de digitar, el trabajo se reducir al no tener que estar registrando por cada observacin el cultivo y la labor. Una vez que se cierre la barra de 'Fijar labor', el sistema ya no colocar automticamente el cultivo y la labor. Botn verificar: Este botn activa la verificacin en lnea. Esto significa que en la medida en que se digite la planilla el sistema mostrar en rojo las casillas que contengan datos inconsistentes o faltantes. Botn formatear: Visualiza los datos formateados de las celdas (slo si la columna tiene el ancho suficiente). Cuando no est activada los datos son presentados tal como se digitaron. Botn Botn Botn fijar: Permite fijar las columnas de tipo de contrato, cdigo y nombre del trabajador. color renglones: Permite activar o desactivar colores en los renglones de la planilla. color columnas: Permite activar o desactivar los colores de las columnas.
Botn totales planilla: Permite visualizar una pequea caja de dilogo informando los costos totales de la planilla (Costo, descuentos, total a pagar). Botones de movimiento: Estos permiten mover el cursor a la columna que ellos representan. Por ejemplo si se presiona el botn Sa , el cursor se mueve a la columna de sbado.
Labores al da
Juan
Desyerba
1 Jor
5 Ha
Se interpreta que Juan ha desyerbado 5 hectreas en una jornada, del lote Buenos aires.
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Ejemplo 2. Caso de un contratista en el que varias personas trabajan en una misma labor en el lote.
Si ms de un trabajador ha estado trabajando en un mismo lote en el desarrollo de una labor, se debe especificar el nmero de jornales y si es posible se debe especificar la cantidad de la labor realizada por todos. Caso en el que cuatro personas trabajaron en la desyerba de un lote, realizando un total de 2 hectreas.
Tipo contrato Trabajador Centro de costos Buenos aires Labor M. de O. Cant.
Contratista
Juan y Flia
Fertilizacin
4 Jor
2 Ha
Se interpreta que Juan y familia (otras tres personas), trabajaron durante todo el da en la fertilizacin de 2 Ha del lote Buenos aires.
Ejemplo 3. Caso de un contratista en el que varias personas trabajan en una misma labor en el lote, pero no se conoce la cantidad de la labor desarrollada.
En este caso se trabaja en una labor que no es fcil estimar la cantidad realizada. Se suministra el nmero de jornales, pero no la cantidad de la labor realizada. Caso de cinco personas que trabajaron en la desyerba del lote Buenos Aires, pero no se conoce cuntas hectreas realizaron de la labor.
Tipo contrato Trabajador Centro de costos Buenos aires Labor M. de O. Cant.
Contratista
Juan y Flia
Desyerba
5 Jor
Esta informacin el sistema la aprovechar una vez que se reporte la finalizacin de la labor, por cuanto el sistema determinar que la cantidad de la labor realizada fue el rea total del cultivo.
Contratista
Juan
Mantenimiento
1 Jor
En este caso, entonces se puede dejar en blanco la columna de cantidad, pues puede ser difcil establecer cantidades de la labor realizada. Si la persona trabaja slo media jornada, entonces se digitara '0.5' en la columna de jornales.
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Rec. Contrato
Juan
Recoleccin
1 Jor
150 Kg
Ejemplo 6. Caso del registro de recoleccin, en el cual la persona trabaj media jornada.
En la recoleccin al contrato, el registrar que la persona trabaj media jornada no afecta el pago, debido a que ste depende del nmero de unidades recolectadas y no de la cantidad de jornales. Sin embargo, el especificar la cantidad de jornales en estos casos especficos, permite tener mejores estadsticas de rendimientos. Se debe anotar la cantidad de la labor y el nmero de jornadas de trabajo (Para el caso, media jornada). Caso en el que Juan estuvo recolectando caf en el lote buenos aires. Slo trabaj en la maana en este lote y recolect 80Kg.
Tipo contrato Trabajador Centro de costos Buenos aires Labor M. de O. Cant.
Rec. Contrato
Juan
Recoleccin
0.5 Jor
80 Kg
IMPORTANTE: Note que se est diciendo que se recolectaron 80 kilos en media jornada, lo cual indica un rendimiento de 160 kilos por jornal. Si se trabaja slo una parte de la jornada y no se especifica, el sistema asumira que los 80 kg. fueron recolectados en toda la jornada y que el rendimiento sera de 80 kg. por jornal, lo cual no es cierto. Es siempre de capital importancia especificar los jornales de la labor realizada, as sta no se pague por jornales.
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LUNES Tipo contrato Labores al da Trabajador Trabajadores varios Trabajadores varios Trabajadores varios El Bajo Lote Labor Recoleccin Jor 20 Jor Cant. 2,300 Kg
Labores al da
Buenos aires
Recoleccin
44 Jor
5,200 Kg
Labores al da
La curva
Recoleccin
9 Jor
1,100 Kg
Ejemplo de una planilla de labores resumida, donde se reporta las desyerbas que se le hizo a los lotes de la finca. Ntese que no se especifica la cantidad de la labor:
LUNES Tipo contrato Labores al da Trabajador Trabajadores varios El Bajo Lote Labor Desyerba Jor 18 Jor Cant.
Labores al da
Trabajadores varios
Buenos aires
Desyerba
35 Jor
Labores al da
Trabajadores varios
La curva
Desyerba
11 Jor
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Para mayor informacin sobre las configuraciones de la planilla, consulte la ayuda en lnea.
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Unidad de Mano de Obra: Unidad en que se mide la cantidad de la Mano de Obra. (Ej: Jornal, Hora, Da). Unidad de pago: Unidad en la que se mide la cantidad de la labor a pagar. (Ej: Kilo, Unidad, m2, m3, ha). Este campo es requerido slo si el tipo de clculo es Pago por cantidad de labor realizada . BCreaCxP: Las labores realizadas bajo este tipo de contrato se pagarn posteriormente por Nmina o con Abono a Cuentas por pagar. Esto quiere decir que el pago de los trabajadores no se har en efectivo o con cheque sino que se les quedar debiendo. Esta casilla no estar disponible cuando el tipo de clculo sea Personal administrativo (Slo para costear) . Cuenta donde se debe debitar: Esta cuenta es normalmente de gastos de personal o costos de produccin por mano de obra y de naturaleza Dbito. Esta cuenta se afectar cuando el tipo de contrato sea usado en la planilla de labores. Nota: Si el manejo de la cuenta se desea hacer por labor y no por tipo de contrato, debe ir a [men principal: Mantenimiento > Configuraciones de usuario], pgina Mdulos y en la opcin Manejo de labores, activar la casilla 'El manejo de las labores registradas en la planilla de trabajo se har por labor y no por tipo de contrato'. As que debe verificar que cada labor (las usadas en la planilla de labores) tenga configurada la cuenta de manejo correctamente. Cuenta donde se debe acreditar: Indique una cuenta del pasivo si el tipo de contrato crea una cuenta por pagar o indique una cuenta de amortizacin de personal si el tipo de clculo es personal administrativo. Esta cuenta se afectar cuando el tipo de contrato sea usado en la planilla de labores. Afecta estadsticas, rendimientos y produccin: Determine aqu si las labores que se realicen bajo este tipo de contrato afectarn las estadsticas, rendimientos y produccin del centro de costos donde se apliquen. Es decir que, si se deja desactivada esta opcin, al realizar una labor bajo este tipo de contrato no se afectarn los mdulos de labores y produccin.
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Lunes, martes, mircoles, jueves, viernes, sbado, domingo: Especifique los valores a los que se pagar cada unidad en los diferentes das de la semana. Estos podrn ser cambiados en cada planilla semanal de acuerdo a las necesidades. Observaciones: En este campo se puede determinar opcionalmente una observacin para el tipo de contrato. Para mayor informacin acerca de los tipos de contratacin de mano de obra, consulte la ayuda en lnea.
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Captulo
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CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS DE LABORES.
Introduccin.
El objetivo principal de este mdulo es facilitar a los empresarios agrcolas la elaboracin, control, costeo y seguimiento de contratos de labores con los diferentes contratistas que desarrollan labores en la finca. Este captulo asume que ya se tiene un conocimiento claro del manejo del maestro de labores, tipos de contratacin de labores y registro de planillas de labores. Por lo tanto la atencin se dirigir exclusivamente a cmo adecuar los maestros de labores y de tipos de contratos para trabajar en conjunto con los contratos de labores. En esta explicacin se presentarn los siguientes elementos: Maestro de labores. Estadsticas de rendimientos. Tipos de contratacin de labores. Contratos de labores. Planillas de labores. Liquidacin de contratos de labores.
El maestro de labores
Como ya se ha explicado en ste manual, el maestro de labores se utiliza para definir todas las labores que se desea registrar y hacerle seguimiento para cada actividad.
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Para el desarrollo de contratos se debe adems tener en cuenta las siguientes variables: Tarifa a la que se paga la labor. Descripcin detallada de la labor.
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Doble tarifacin.
A cada labor se le puede establecer la tarifa para cuando se contrate por cantidad de mano de obra ejecutada (al jornal) o por la cantidad de labor ejecutada (al destajo).
De esta forma, el sistema tendr la informacin que se requiera al momento de hacer un contrato, ya sea que se contrate por cantidad de mano de obra o por cantidad de labor.
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Estadsticas de rendimientos.
Para la rpida elaboracin de contratos, es muy conveniente tener estadsticas de rendimientos para cada labor. De esta forma el sistema podr recomendar las cantidades de labor para cada lote. Si el sistema sabe que una desyerba con selector tiene un rendimiento de 4 Jornales/ha y se va a desyerbar el lote 101 que tiene 12 has. Entonces durante la elaboracin de un contrato, el sistema inmediatamente asumir y sugerir que se requieren 48 Jornales para la ejecucin de la labor. Dato que por supuesto el usuario puede variar a su antojo de acuerdo a otras variables. Debe entenderse que los las estadsticas rendimientos son distintas para cada tipo de contratacin. Por tanto el sistema permite establecer estadsticas para cada tipo de contratacin de la mano de obra. Por ejemplo, cuando un control de malezas de hace al contrato (por cantidad de la labor realizada), se tiene un rendimiento de 4 jornales por ha. Por el contrario cuando se contrata al jornal, se obtienen rendimientos mucho mas bajos (6 jornales/ha). Para establecer los rendimientos se debe llamar el maestro de estadsticas regionales desde el maestro de labores: Seleccione la labor a la que se le asignarn los rendimientos y presiones: [Botn derecho del mouse > Maestro de estadsticas regionales]. Deber ir agregando las estadsticas que considere necesarias para cada tipo de contratacin.
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Bsicamente para el trabajo con contratos de labores, solo se pueden utilizar los contratos de labores basados en los dos tipos base de clculo: pago por cantidad de labor realizada y pago por cantidad de mano de obra realizada. En el caso del ejemplo, seran los tipos de contratos 1 y 2. Cuando se especifica x Q labor , se quiere decir pago por cantidad de labor realizada . De igual forma, cuando se especifica x Q MdO se quiere decir pago por cantidad de mano de obra ejecutada .
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Se deben marcar las siguientes caractersticas: Exige identificar el nmero del contrato de labores en las planillas de labores. Al usar el contrato, generar novedad de nmina. Esta opcin debe activarse cuando se desea liquidar el pago al contratista por movimiento contable, a travs de las opciones > Asistente para liquidacin de contratos. De esta forma cuando se procesa la planilla, el sistema no har ninguna afectacin contable, pero si acumular todas las labores hechas del contrato hasta que se haga la liquidacin del mismo. Por consiguiente, de esta forma se puede hacer un control y seguimiento a los pagos y a las cantidades ejecutadas del contrato.
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Contratista: Se debe especificar el identificador del contratista. Este debe haber sido
previamente definido y se le debe haber definido plenamente la clasificacin legal. Normalmente es rgimen simplificado y persona natural. Esto es indispensable para que durante los procesos de liquidacin de contratos el sistema calcule correctamente los impuestos.
Lista de labores a contratar: El sistema presenta una tabla donde se deben especificar
todas las labores que se contratarn, detallando claramente el centro de costos (lote:cultivo) donde se realizar (o a los cuales se les cargarn las labores), el tipo de contrato de labores (por cantidad de labor o por cantidad de MdO), el precio a pagar por cada unidad de trabajo y la cantidad a realizar. Las observaciones deben detallar claramente la descripcin y alcance de la labor.
Tipo de contrato: recuerde que solo se aceptan tipos de contratacin basados en clculos por cantidad de la labor y por cantidad de mano de obra a ejecutar. Centro de costos: Especifique el centro de costos (o lote:cultivo) donde se realizar la labor. Labor: Especificar la labor a contratar. Recuerde que debe estar bien descrita en el maestro de labores. No olvide que el sistema solo acepta labores definidas para la actividad agrcola definida para el centro de costos (lote:cultivo).
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Precio: El sistema puede usar dos mtodos para sugerir el precio o tarifa de la labor (ver men > opciones): Uno es que el sistema sugiera el precio al que se contrat la labor en el ltimo contrat de labores. La segunda opcin es que el sistema utilice las tarifas definidas en el maestro de labores. El sistema sugiere inicialmente el precio de la labor segn las tarifas que se le hayan definido a la labor. Si la labor se contrata por Q Labor , sugiere la tarifa a pagar por unidad de la labor; si el tipo de contratacin de la labor es por Q MdO , el sistema sugiere la tarifa del jornal o unidad de pago de la mano de obra que se haya establecido en el contrato. IMPORTANTE: Note que debe haber correspondencia entre la definicin del SMLD, el factor definido como tarifa de pagos de mano de obra en la definicin de la labor y la unidad de pago de la mano de obra en los tipos de contrato. Cantidad: Especifique la cantidad a contratar. Si el tipo de contrato se basa en Q Labor , entonces se debe especificar el nmero de unidades de la labor a contratar. Si est activada la opcin de Calcular la cantidad , el sistema calcular automticamente la cantidad de la labor, basada en los datos del cultivo (rboles o rea). Si el tipo de contrato se basa en Q MdO , entonces se debe especificar el nmero de unidades de mano de obra (jornales, horas, das) que se contratarn para ejecutar la labor. Si est activada la opcin de Calcular la cantidad , el sistema calcular automticamente la cantidad de unidades de mano de obra, basado en las estadsticas regionales. Por ejemplo, si se va a hacer un control malezas selector a un cultivo de 2 Has y la estadstica regional para este tipo de contratacin y de labor es de 4 Jor/ha, entonces el sistema sugerir una cantidad de 8 Jornales. Costo: es la multiplicacin simple de precio por cantidad. Observaciones: En este campo de 100 caracteres se debe describir la labor y su alcance. Si las observaciones de este campo no alcanzan, se debe hacer la descripcin en el campo de observaciones al contrato del paso 2. Dependiendo de la opcin que se haya establecido para el campo de observaciones, el sistema sugerir una de dos cosas (ver men > opciones): Si se selecciona la opcin Asignar en observaciones las estadsticas de la labor , el sistema transcribir en las observaciones la poblacin y rea del cultivo y la estadstica de mano de obra de la labor bajo el tipo de contratacin establecido. Si se selecciona la opcin Asignar en observaciones la descripcin de la labor , el sistema transcribir en las observaciones la descripcin que se haya establecido para la labor en el maestro de labores.
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Presupuesto labores: Este es el valor de la suma de todos los costos de las labores del contrato. Se considere ste como un total de referencia para establecer el valor total del contrato. Este no se imprimir en los documentos de contrato de labores. Valor del contrato: Es el valor real por el que se har el contrato. Por defecto es igual al Presupuesto labores , pero se puede cambiar a cualquier otro valor a discrecin del usuario. Para modificar el valor del contrato debe estar activada la opcin Permitir asignar el valor del contrato manualmente . Tarifa pactada: Si la forma de contratacin es por Tarifa pactada , significa que lo relevante son las tarifas a las que se pacten la ejecucin de las labores. En este caso puede no ser relevante el valor total del contrato, sino que este puede ser tomado como un presupuesto, segn las cantidades estimadas. El contrato por tarifa pactada puede tener varias modalidades, entre las cuales se destacan:
Si se paga la labor a la tarifa pactada de cada unidad y no se establecen cantidades de obra. Caso de la recoleccin al contrato, donde se especifica la tarifa por cada kilogramo recolectado, pero no se puede establecer la cantidad. Si la labor se paga por tarifa pactada y se estima la cantidad, pero se escriben clusulas que aclaren cmo se paga en el caso de que la cantidad inicialmente establecida resulte ser mayor o menor.
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cantidades ejecutadas en las labores. Observaciones: Espacio en el cual se pueden establecer las observaciones adicionales para el contrato, como clusulas penales, qu materiales se ha acordado entregar, aclaracin de trminos o descripcin detallada de algunas labores.
Ntese en la imagen que se establecen tres valores: Valor del contrato: El valor acordado del contrato. Valor del anticipo: Es el valor que se va a anticipar al contratista para que inicie las labores. Valor que resta: Es el valor que nominalmente se le queda debiendo al contratista. Se dice que nominalmente, porque en la realidad, el anticipo es considerado contablemente como un prstamo al contratista. De esta forma la cuenta por pagar al contratista por el valor del
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contrato se cauda cuando este presente avances o bien cuando entregue la obra terminada. Durante esas causaciones del gasto, que involucran el pago al trabajador, se liquidarn los anticipos, impuestos y otros cargos o descuentos relacionados. Forma de pago del anticipo: Se debe especificar la forma de pago del anticipo, ya sea en efectivo con caja, por medio de bancos (cheque, traslado, etc.) o si se queda debiendo para ser pagado en una fecha determinada. Cuenta de contratistas: Debe especificarse la cuenta en el plan de cuentas a la que se deben llevar las cuentas por cobrar a contratistas. Esta cuenta debe estar configurada para que maneje cartera, tercero y documento.
Documento de impresin.
Como se especific antes en notas sobre las clusulas del contrato , se pueden tener cuantos documentos de impresin se necesiten. Ya sea porque requieren de diferente diseo de impresin o porque se establecen diferentes juegos de clusulas.
Planillas de labores.
Las planillas de labores ahora involucran una columna mas para indicar el nmero del contrato bajo el cual se estn pagando las labores. Este permitir hacerle un seguimiento a cada contrato de labores, de tal forma que se pueda establecer cunto se ha ejecutado, cunto se ha pagado y que se controle para que no se vayan a hacer mas pagos de los contratados o que se vayan a registrar mas unidades de las que se hayan contratado. En esta seccin nicamente se explicarn los tpicos a tener en cuenta para realizar planillas para seguimiento y control de contratos de labores.
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Descuentos de la planilla.
Los descuentos se pueden programar para que no se liquiden en la planilla, sino que se lleven a cuentas por cobrar o a cuentas por pagar.
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Si se trata de tipos de contratacin de labores que se liquidarn por conceptos de nmina, los descuentos o bonificaciones a los trabajadores se debern crear como cuentas por cobrar o como cuentas por pagar a los contratistas. Para este caso entonces se debe definir la cuenta por cobrar o por pagar al trabajador. De esta forma si se registra una novedad de nmina a un trabajador por $200,000 y se le hace un descuento del 4% para salud, el sistema generar una novedad de nmina bajo la cual se le debe pagar al trabajador la suma de 200,000 y a su vez crear una cuenta por cobrar al trabajador por descuento para salud por valor de $8,000. Esto no siempre ser as. Este manejo se ha implementado de forma temporal, mientras se implementa el sistema de nmina completo.
El proceso de la planilla.
Al procesar la planilla, sta ya no generar los pagos para los tipos de contratos que deben generar novedades de nmina. En vez, generar unos movimientos especiales de novedades de nmina que se acumular hasta que sean liquidados. Sin embargo, como se explic anteriormente, los descuentos o bonificaciones si se generarn como cuentas por cobrar o por pagar durante el proceso de la planilla.
Liquidacin de contratos.
La liquidacin de contratos se leera hacer por medio de un mdulo de nmina.
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5. Costear las labores realizadas a los lotes donde se realizaron los trabajos. 6. Cargar a las cuentas de contratos los pagos realizados. 7. Verificar que los pagos realizados por cada contrato no sean mayores a los valores pactados de cada contrato (solo para forma de contratacin por valor total pactado).
Periodo a liquidar: Se deben especificar exactamente las fechas inicial y final entre las
cuales se liquidar el contrato. Se debe tener especial cuidado, ya que el sistema no verificar si un determinado periodo o parte del periodo ya ha sido pagado.
Calcular impuestos: Indica si el asistente debe calcular los impuestos de IVA y Retencin en
la fuente que se le hayan programado a las cuentas de pago de las labores. Normalmente estas cuentas sern las de contratos de servicios (74xx) que se definieron para cada contrato. Para los diferentes conceptos de contratacin que involucren diferentes tipos de impuestos se deberan crear diferentes cuentas.
Liquidacin detallada: Si se marca esta opcin el sistema adicionar asientos por cada labor
diferente que se haya realizado en las planillas del periodo de pago, describiendo en el detalle la labor realizada, cantidad, etc. Si no se marca la opcin de liquidacin detallada, el sistema no discriminar por labores, solo discriminar por centro de costos, cuenta y planilla en la cual se hayan registrado las labores.
Liquidar cuentas por cobrar y cuentas por pagar: Si se marcan estas opciones, el
sistema incluir asientos de liquidacin de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar que estn vencidas con cada contratista a la fecha del comprobante de liquidacin.
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Totalizar contra cuenta: En esta casilla se identifica la cuenta contra la cual se deben
totalizar los pagos. Puede ser una cuenta de efectivo o una cuenta por pagar a contratistas en el caso de que se vaya a causar el pago.
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los asistentes de liquidacin de contratos. As mismo, el sistema sugerir como valor a pagar el la diferencia entre los pagos realizados del contrato y el valor total pactado del contrato. Valor a pagar: Representa el valor que se determina pagar al contratista. Este valor normalmente debe corresponder al valor ejecutado del contrato, que se presenta en la columna de valor planillas . Sin embargo, el usuario puede determinar a discrecin si se paga ms o menos. El sistema verificar que el valor de los pagos no se pase del valor total pactado del contrato.
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Captulo
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MANEJO DE LA PRODUCCIN CLCULO DE LOS COSTOS DE LA FINCA.
Introduccin.
El sistema de inventarios se encarga de manejar los inventarios de mercancas, productos terminados, productos en proceso, materiales e insumos. Para manejar el sistema de inventarios no es necesario ser experto en el tema. Afortunadamente, AgroWin hace un manejo fcil y sencillo de los inventarios. Con slo suministrar la informacin bsica de las operaciones, AgroWin se encarga de hacer en forma automtica todos los asientos contables, de ejecucin presupuestal, de movimiento de cantidades de inventarios, de costeo, etc. Sin embargo, se recomienda hacer un breve repaso terico del manejo de inventarios, pues esto le ayudar a entender los informes y a comprender muchos conceptos sencillos e interesantes. El manejo bsico de inventarios se explica en detalle en la ayuda en lnea del sistema y en el manual bsico de ContaPyme. Por lo anterior, este captulo se limitar a explicar el manejo de la produccin de la finca en los trminos en que se requieren desde el punto de vista financiero y de ejecucin presupuestal.
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Fase 1.
Desde que se inicia cada ciclo productivo, el cultivo consume insumos y materiales, mano de obra, maquinaria, equipo y otros costos indirectos en la produccin. Todos estos costos se llevan originalmente a las cuentas de Costos de produccin .
Asiento de costos de produccin (Mano de obra mas materia prima) a las cuentas de Costos. Estos asientos los realiza AgroWin en forma automtica en las operaciones de egresos, planillas de labores, planillas de consumos, etc.
Efectivo $ xxxx
$xxxx son los costos de materia prima y mano de obra y otros costos indirectos consumidos en la produccin.
Fase 2.
Peridicamente, normalmente al final del mes, los costos de produccin deben ser llevados al activo a la cuenta de productos en proceso , la cual acumula todos los costos que se ha
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incurrido en la produccin de productos que se encuentran en proceso de produccin y an no han sido embodegados.
Inventario de los costos como Producto en proceso : Estos asientos los realiza ContaPyme en forma automtica en las operaciones de cierre de mes.
Es posible tambin que en sistemas ms avanzados, los costos de produccin se lleven directamente a las cuentas de Producto en proceso sin necesidad de hacer el paso temporal por las cuentas de Costos de produccin . AgroWin maneja los dos mtodos.
Fase 3.
Embodegamiento de produccin.
Luego, cuando se recolecta la cosecha, se debe embodegar o inventariar el producto terminado. En algunos casos la produccin recolectada puede verse sometida a varios procesos anteriores a convertirse en producto terminado para la produccin. Es importante aclarar que siempre la produccin se debe embodegar. Incluso cuando sale de la planta de procesamiento directamente para la venta. La operacin de embodegamiento hace que acten un conjunto de procedimientos contables y de costeo de suprema importancia. Si un usuario definitivamente no desea embodegar la produccin, debe hacer ciertas configuraciones en el sistema para no perder informacin. Estas configuraciones se explicarn ms adelante en la seccin de manejo de la produccin sin embodegamiento . Para poder embodegar la produccin, se debe estimar el costo unitario con el que se deben registrar los productos en la bodega. Este costo aunque no necesariamente es el real, sirve temporalmente en el periodo para manejar la bodega y estimar sus costos. Al final del ciclo, cuando se disponga de todos los elementos e informacin necesaria, se podr calcular el costo de produccin real de cada unidad. Clculo del costo unitario. Este costo unitario puede ser estimado o estndar. El costo estimado se presenta cuando se determina el costo por mtodos rudimentarios, estimados o basados en costos histricos. Los costos estndar son los que se calculan mediante procedimientos reconocidos y cientficos y tratan de establecer el costo real de produccin de cada unidad. Una vez establecido el costo estndar, ste puede utilizarse por todo el ciclo productivo durante los embodegamientos.
Embodegamiento de productos: Estos asientos los realiza AgroWin en forma automtica en las operaciones de embodegamiento de productos.
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Note que la cuenta de producto en proceso puede llegar a ser negativa (crdito), si los costos estimados de embodegamiento se hacen mayores a los costos de produccin acumulados hasta la fecha. Esto sin embargo no es un problema, ya que el cierre del ciclo de costos corrige estas situaciones.
Fase 4.
El costo estimado de los productos que se llevan a la bodega, luego ser nuevamente trasladado a los costos de ventas (costos de la mercanca vendida o mas apropiado, costo de los productos vendidos). Este costo de ventas, tambin ser estimado temporalmente, pues ha sido basado en costos estimados. Tambin es necesario aclarar que una vez se haga el cierre del ciclo de costos del cultivo, estos valores se ajustarn a los datos reales obtenidos. Recuerde que el costo de los productos vendidos es estimado y representa el costo para la finca de la venta. El precio de la venta es el valor al cual se le vende al tercero cada unidad de produccin. La diferencia entre el precio y el costo estimado es la ganancia bruta estimada.
Asiento de la venta de productos: Estos asientos los realiza AgroWin en forma automtica en las operaciones de venta de productos.
$xxxx es el costo ponderado de los productos vendidos. Normalmente ser costo estndar por nmero de unidades.
Ingresos $ yyyy
Efectivo $ yyyy
Fase 5.
El ciclo de costos es el periodo en el cual se establece que se puede hacer un ejercicio contable de costeo de la produccin. Al final de ese ejercicio contable se hace el cierre de costos, lo cual totaliza todos los costos reales de produccin por cada cultivo en etapa de produccin y basado en la cantidad de produccin embodegada en ese periodo, el sistema calcula el verdadero costo de ventas (costo para la finca de la produccin vendida) por cada unidad y genera un comprobante de ajuste que corrige la cuenta de costo de ventas y de valoracin de inventarios. El periodo del ciclo de costos no tiene que coincidir con los cierres contables. Hay muchos tipos de sistemas de produccin: Proceso continuo. En el caso de cultivos perennes cuya produccin es continua o cclica durante un nmero de aos. El ciclo de costos puede coincidir con los cierres de cada ao de su vida productiva. En cultivos de ciclo muy corto que se resiembran permanentemente (por ejemplo el rbano), tambin se pueden considerar cultivos de produccin continua, donde el ciclo de costos se puede ser trimestral, semestral o anual.
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Proyectos agrcolas de una sola cosecha. Este es el caso de los cultivos transitorios, donde el cultivo dura unos meses o mximo un ao. Al final del periodo, el cultivo es erradicado y la produccin recolectada. Este es el caso de los productos como maz, sorgo, trigo, etc. Otros proyectos agrcolas de una sola cosecha pueden ser los forestales, cuyo desarrollo es de ms de siete aos y al final se erradican y se recolecta su madera. En todos estos casos el ciclo de costos empieza con los primeros trabajos de preparacin del terreno y siembra y termina con la erradicacin del cultivo. Aunque los materiales quedan inventariados a costos no reales, al final del ciclo de costos se podrn obtener los verdaderos costos de produccin de cada unidad. Costo total de produccin Costo real por unidad producida = Nmero de unidades embodegadas. Debe destacarse que el inventario de producto en proceso no maneja cantidades y que el inventario de producto terminado si maneja unidades de cada producto. Si en cualquier momento antes de cerrar el ciclo de costos se observa un estado de resultados, se deber entender que el costo de los productos vendidos es estimado por la empresa y slo sirve para dar una idea del estado de resultados. Al final del ciclo de costos, cuando se haga el cierre del ciclo, el estado de resultados arrojar los verdaderos valores en la cuenta de costos de productos vendidos. Los asientos requeridos para el cierre del ciclo de costos los realiza AgroWin en forma automtica en las operaciones de cierre de ciclo de costos.
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Entonces, para el mdulo de inventarios un proceso empieza desde cero, se consumen recursos para el desarrollo de la produccin (mano de obra directa, materiales, insumos y otros costos generales de produccin) y termina con el producto terminado que es inventariable. As, un proceso complejo se puede dividir en varios procesos intermedios, siempre y cuando cada proceso se pueda individualizar por los elementos que se producen al final de ste.
Ejemplo:
Por ejemplo, en la produccin de caf se podra establecer que hay un proceso nico en donde se invierten recursos en un lote y la produccin final despus del proceso de beneficio se embodega (es decir, se embodega el producto completamente terminado). Para el ejemplo anterior, otro usuario puede considerar la etapa de campo como un proceso y la etapa de beneficio como otro proceso. El primer proceso arroja como resultado caf cereza, el cual es virtualmente embodegado. El segundo proceso denominado beneficio, consume caf cereza, insumos y mano de obra y produce caf pergamino seco despus del proceso. Note que cada proceso de produccin se puede individualizar como un proceso aparte, ya que su producido es claro y se puede embodegar (inventariar) y alguien puede responsabilizarse por el ingreso al inventario (aunque el ingreso no necesariamente tiene que hacerse fsicamente). El mdulo de inventarios exige que cada proceso de produccin sea considerado como un centro de costos independiente.
Fase 1.
Los costos de produccin estn conformados bsicamente por tres elementos: Mano de obra directa. Materias primas directas. Costos indirectos de produccin.
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En la medida en que estos se van consumiendo en el proceso de produccin, se le irn imputando a los centros de costos correspondientes. Cada operacin de gastos, costos, planilla de mano de obra, planilla de consumos, etc., siempre solicitar que se especifique el centro de costos al que se le debern cargar esos costos o gastos. Los costos indirectos de produccin, llegarn al centro de costos al efectuarse las distribuciones de los centros de costos acumuladores de costos indirectos de produccin (normalmente durante los procesos de cierre de mes). Los centros de costos de produccin entonces acumularn en la cuenta de costos de produccin todos los valores imputados durante el periodo. Ejemplo: 71 72 73 Al cultivo de caf del lote El bajo se le han imputado los siguientes costos: $ 300,000 $ 500,000 Vienen de imputaciones directas. Vienen de imputaciones directas. Vienen de los centros CIP. Costos materiales Costos mano de obra Costos indirectos
$ 400,000
Fase 2.
Si el cultivo es de produccin, los costos que se le imputen a las cuentas de costos de produccin, sern trasladados automticamente al apartado de inventarios del plan de cuentas, concretamente a una cuenta denominada Producto en proceso . Sin embargo, la informacin original nunca se perder. Por los informes de ejecucin presupuestal se podrn visualizar las cuentas de costos originales, con sus imputaciones. Debido a que el cultivo es un centro de costos de produccin, contablemente los costos no se reflejarn en el estado de prdidas y ganancias (estado de resultados), sino que estos se acumularn en una cuenta de inventarios del balance, denominada Producto en proceso . Observe que en la ejecucin presupuestal, sin embargo, se conservan las cuentas originales y sus respectivos valores. En el siguiente cuadro se presenta las imputaciones al cultivo cmo se reflejarn en los informes financieros de la finca: Centro de costos El Bajo Balance Cuenta Descripcin 1410 Producto en proceso Valor $ 1,200,000 $0 Ejecucin presupuestal Valor $0 Cuenta Descripcin 71 Materia prima Valor $ 300,000
1430
Inventarios
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72 73
$0 $0 $0
72 73
$ 500,000
$ 800,000
Nota: En algunas contabilidades, como es el caso Colombiano, los costos de produccin debern siempre llevarse en primera instancia a la cuentas de costos de produccin (7) y luego en el fin del mes sern trasladados a la cuenta de producto en proceso (1410). En otras contabilidades, los costos de produccin podrn ser redirigidos directamente a la cuenta de productos en proceso. Obsrvese que en la ejecucin presupuestal los costos directos no se cancelan cuando se hace el traslado a las cuentas de producto en proceso. Los valores imputados directamente a cada centro de costos permanecen, aunque se hayan trasladado o distribuido. Observe tambin que la ejecucin presupuestal no refleja los costos indirectos, solo los costos imputados directamente al centro de costos. El mdulo de inventarios se puede configurar [Mantenimiento \ Configuraciones de usuario \ Mdulos \ Contabilidad \ Auto activacin de cuentas] para que trabaje automticamente con cualquiera de los dos sistemas.
Fase 3.
Embodegamiento de productos.
El embodegamiento de productos consiste en entrar a la bodega (inventariar) los productos que va produciendo cada cultivo en produccin (representado por un centro de costos). Como se explic en la seccin anterior Bases tericas para el manejo de inventarios , es necesario tener estipulado el costo estimado o estndar de los productos que se van a embodegar. Debe entenderse que el costo estimado o estndar no es el precio al que se va a vender el producto, sino el estimado de lo que le cuesta a la finca su produccin. El embodegamiento de los productos se hace a travs de la operacin de Embodegamiento de productos que se describe a continuacin.
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Categora. Inventarios.
Informacin de la operacin. Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte del embodegamiento (Entrada al almacn). Inventario al cual se ingresarn los productos terminados. Se debe especificar el cdigo del inventario o bodega a la cual entran los productos terminados. Paso 3 Relacin de elementos a embodegar. Se deben relacionar cada uno de los productos a embodegar. Por cada producto se deber registrar la cantidad a entrar al inventario, el costo unitario (Estndar o estimado) y el centro de costos productor. El centro de costos productor ser conservado internamente por el sistema de inventarios, lo cual ser de mucha utilidad en el costeo. Una vez que el elemento es embodegado, puede ser consumido por otro proceso o bien vendido. Qu hace el proceso? Con la informacin registrada el sistema tendr todos los elementos necesarios para hacer el ingreso de los productos a la bodega y los asientos contables a la cuenta de productos en proceso (cr) y a la cuenta de inventarios (Db). Ejemplo. Conservando el ejemplo anterior del lote de produccin de caf que produce 30@, cuyo costo estimado es de $ 25,000 c/u. Esto significa que el embodegamiento se valora en $750,000. Como se explic anteriormente ese valor saldr de la cuenta de producto en proceso y se llevar a la cuenta de inventarios. Una vez realizado el embodegamiento, el informe de balance lucira como sigue:
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Balance Cuenta 1410 Descripcin Producto en proceso Inventarios Saldo anterior $ 1,200,000 Dbitos Crditos $ 750,000 Nuevo saldo $ 450,000
1430
$0
$750,000
$ 750,000
Fase 4a.
Una vez que los productos han sido embodegados, se pueden vender o consumir. El registro de la venta de productos es el mismo que anteriormente se ha explicado en detalle, tanto en lo terico, como la operacin para el registro de venta de elementos de control (materiales o productos terminados). Ver las secciones anteriores. Es importante destacar lo siguiente: Que al hacerse la venta, el costo de venta ser el promedio ponderado de los costos estndar o estimados a los que se le haya hecho el embodegamiento. Que por lo tanto, el costo de ventas ser estimado hasta que se haga el cierre del ciclo de costos. En el caso de venta de productos terminados embodegados en la finca, se pueden presentar dos situaciones: Situacin 1: Que el centro de costos al que se le cargan los ingresos sea el mismo centro de costos que produjo los productos. En este caso, el costo de ventas y el ingreso se le cargan al mismo centro de costos de produccin. Ejemplo: Se venden 10 @ de caf pergamino seco, a $30,000 c/u. La venta es cargada directamente al cultivo de caf del lote El bajo . Finca Mayor y Balances Cuenta Descripcin Saldo anterior Dbitos Crditos Nuevo saldo
1110 1430
$ 300,000 $ 250,000
$ 300,000 500,000
10
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41
$ 300,000
$ ( 300,000 )
61
$ 250,000 $ ( 50,000 )
(*) La utilidad es estimada ya que el costo de ventas es estimado. El costo de ventas se ajustar cuando se calculen los verdaderos costos de produccin por medio de la operacin de cierre de ciclo de costos. Situacin 2: Que el centro de costos al que se le cargan los ingresos de la venta sea distinto al centro de costos que produjo los productos terminados. En este caso el centro de costos productor simula una venta al centro de costos vendedor. De esta forma queda en el centro de costos productor la contabilizacin de la venta simulada y de su correspondiente costo de ventas, que sern los mismos, ya que entre centros de costos se venden al costo de produccin. Ejemplo: Se venden 10 arrobas de CPS a $ 30.000 c/u a travs del centro de costos Bodega de ventas . Finca Balance Cuenta Descripcin Saldo anterior Dbitos Crditos Nuevo saldo
1110 1430
$ 300,000 $ 250,000
$ 305,000 750,000
Estado de resultados Lote El bajo cultivo caf. 62 Compra de materias primas (simula cuenta de ingresos) Compra de materias primas (simula cuenta de costo de ventas) Utilidad Estado de resultados Centro de costos Bodega de ventas $ 250,000 $ 250,000 $ ( 250,000 )
62
$ 250,000
$(0)
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41
$ 300,000
$ ( 300,000 )
61
$ 250,000 $ ( 50,000 )
Obsrvese que en el asiento correspondiente a la venta del centro de costos productor (Lote El bajo , cultivo de caf), se simula la cuenta de ingresos y la cuenta de costo de ventas a travs de una misma cuenta denominada cuenta puente (para el caso se ha colocado la cuenta 62 Compras materia prima), la cual ha sido determinada en la configuracin del inventario. Lo importante en este caso es que el sistema conservar esas transferencias internas entre centros de costos para clculos posteriores. Note que la suma de los crditos a la cuenta 62 es el valor de las unidades producidas y trasladadas internamente a otros centros de costos.
Fase 4b.
Una situacin similar se tendr cuando un centro de costos consuma elementos producidos por otro centro de costos. Como es sabido, el consumo de insumos, materiales y tambin productos, se registra a travs de la operacin de Planilla de consumos . En este caso tambin se simula una venta a travs de la cuenta puente del centro de costos productor al centro de costos consumidor. Ejemplo: El centro de costos rea social consume 1 @ de caf pergamino seco producidas por el lote El bajo . El caf se consume por los trabajadores y empleados de la finca. Finca Balance Cuenta 1430 Descripcin Inventarios Saldo anterior $ 750,000 Dbitos Crditos $ 25,000 Nuevo saldo 725,000
Estado de resultados Lote El bajo cultivo caf 62 Compra de materias primas (simula cuenta de ingresos) Compra de materias primas (simula cuenta de costo de ventas) $ 25,000 $ 25,000 $ ( 25,000 )
62
$ 25,000
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Utilidad Estado de resultados Centro de costos El Bajo 71 Costo de materias primas 25,000
$(0)
$ 25,000
Fase 5.
Como se ha explicado con anterioridad, el ciclo de costos es el periodo para el cual se debe hacer la evaluacin de costos de un cultivo. Si se trata de un cultivo transitorio, el ciclo de costos es el total de su vida transitoria. En el caso de los cultivos perennes, el ciclo de costos es normalmente de un ao, aunque en ciertos cultivos puede ser de mas o de menos. Por ejemplo, para el cultivo del caf, cuyo ciclo de produccin desde que se siembra hasta que se zoquea puede ser de 6 aos, hay un periodo de solo produccin de cinco aos. La evaluacin de costos se hace normalmente en forma anual y por ello se dice que el ciclo de costos es de un ao. Dependiendo de la regin donde se cultive el caf, el ao cafetero puede empezar en octubre y terminar en septiembre o bien, empezar en enero y terminar en diciembre. El cierre de ciclo de costos se hace al final del periodo de costos de cada cultivo. Este tiene el propsito de calcular completamente los costos de produccin y corregir todos los asientos de costos de ventas que se hicieron durante el periodo, mediante un comprobante de ajuste. El resultado es un ajuste de inventarios y un ajuste contable que corrigen todos los egresos de inventarios que se hayan hecho a un costo de ventas estimado, cambindolo por el verdadero costo de produccin calculado para el periodo. El cierre del ciclo de costos presume que se hace un corte en la produccin (cuando es produccin continua) y que por tanto no hay producto en proceso. Los valores que hubiesen en las cuentas de producto en proceso son cancelados y llevados como parte del costo de produccin. Para hacer el cierre de ciclo de costos no importa que hayan productos en inventario sin vender o consumir. La operacin de cierre de ciclo de costos se encarga de hacer todo el trabajo automticamente. El cierre de ciclo de costos se debe hacer una vez termine el periodo de costos del cultivo. En un cultivo de produccin continua, se puede escoger el final del ao o del semestre para hacer el cierre. En un sistema de produccin peridico (como la mayora de los cultivos), el periodo de cierre es dado por los ciclos propios del cultivo. El cierre se debe hacer posterior al cierre de mes.
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Categora.
Operacin.
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Captulo
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CREACIN Y CONSULTA DEL MAPA DE LA FINCA.
Creacin del mapa de la finca.
Una caracterstica importante de AgroWin es que permite definir en el sistema el mapa de la finca. El objetivo de definir el mapa de la finca es el de permitir un muy fcil y cmodo sistema de consulta sobre los lotes de la finca, que en forma grfica ir mostrando los diferentes indicadores de cada uno de los lotes, en forma de colores o de semforos. La creacin de indicadores y semforos se explica en detalle en la ayuda en lnea y en el manual bsico de ContaPyme. Para la edicin o creacin de mapas se ha incluido un ayudante que facilita esta tarea. Para crear el mapa de la finca, se debe seleccionar la siguiente opcin: [Men principal > Programas > Mapa de lotes de la finca > Crear].
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La accin har que se presente un asistente especial que conducir al usuario en la creacin del mapa de la finca.
Pasos a seguir para crear o editar el mapa: Paso 1: Determinacin de la imagen de fondo del mapa. (Opcional)
Para editar un mapa de la finca y determinar cada uno de los polgonos que encierran a cada uno de los lotes de la finca, posiblemente la forma ms fcil sea la de "Calcar" el mapa de uno ya existente. El mapa ya existente debe tenerse en formato de imagen digital con formato de BMP (Bitmap). El mapa en formato de BMP se puede obtener de muy diversas formas, entre las que se destacan las siguientes: a) Se puede obtener posiblemente de una imagen "escaneada" del mapa original de la finca. b) Se puede entrar a un programa de graficacin, como el "PAINT" de Windows y dibujar el mapa y sus lotes. c) Se puede obtener una fotografa area de la finca en forma digital en formato BMP. Este paso es opcional, puesto que en el caso de no tenerse la posibilidad de obtener la imagen digital de la finca en formato Bitmap, se deber dibujar a base de lneas el mapa en el editor de mapas en un paso ms adelante. Sin embargo, se recomienda obtener el mapa en formato Bitmap, con el fin de calcar de ste cada uno de los polgonos que conforman los lotes de la finca. Para cargar la imagen de fondo del mapa de la finca se utiliza el botn "Cargar imagen de fondo", el cual solicitar que se indique el nombre del archivo de tipo Bitmap (*.bmp).
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Una vez cargada la imagen, sta se visualizar en el pnel central de la ventana. Hay ciertas opciones que pueden ayudar a manejar la imagen, como son:
Recargar el ltimo mapa grabado. Botones de Zoom. Opaca el mapa para visualizar mejor las lneas de los polgonos.
A continuacin se describen las principales opciones: Zoom: Este botn le permite aumentar o disminuir la imagen. Una vez presionado el botn de Zoom, el puntero del mouse tomar la forma de una pequea lupa. Al arrastrar2 la lupa sobre el mapa hacia la derecha, la imagen se ampliar y al arrastrar la lupa hacia la izquierda la
Arrastrar el puntero del mouse, es la accin de apuntar con el mouse a algn lugar, presionar el botn izquierdo del mouse y sin soltarlo, moverlo en alguna direccin. Se dice que esto es arrastrar con el puntero del mouse. Principalmente esta tcnica se utiliza cotidianamente en Windows para mover objetos sobre la pantalla.
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imagen se disminuir. Una vez se termine de arrastrar y se suelte el botn del mouse, se terminar el modo de Zoom y el puntero del mouse volver a su presentacin normal. En la parte derecha del botn de Zoom, se puede observar dos pequeas flechas, hacia arriba y hacia abajo. El presionar estas flechas tambin ampliarn o disminuirn la imagen del mapa. Mover el mapa: Para mover el mapa, se debe situar el puntero del mouse sobre algn punto de la imagen del mapa y arrastrar, con el botn derecho del mouse presionado, en la direccin en que se desea mover el mapa. Visualizacin de la imagen de fondo (Si/No): Es posible en cualquier momento desactivar la visualizacin de la imagen de fondo. Si el botn se encuentra hundido, se visualizar la imagen, de lo contrario no se visualizar la imagen.
Paso ::Arrastre Paso1 1 Arrastrelos los puntos puntosde dela labarra barrade de medicin medicina ados dospuntos puntos conocidos conocidosdel delmapa. mapa.
Paso ::Indique Paso2 2 Indiquela la distancia distanciareal realentre entrelos los dos dospuntos. puntos.
Ntese que en la parte inferior derecha del mapa se ha puesto una lnea roja, donde sobresalen sus extremos como dos puntos vistosos. Se trata de establecer la distancia de esa lnea, ya sea en la posicin en la que se encuentra o moviendo sus extremos para que coincidan sobre dos puntos conocidos de la finca, cuya distancia se conoce. Una vez colocados los extremos de la lnea sobre los puntos conocidos en el mapa, se debe asignar la distancia mediante el botn de "Asignar distancia". Todas las distancias son dadas en metros lineales. Entre mas larga sea la distancia, menor ser el error. Sin embargo, tenga en cuenta que el mapa en AgroWin se usa para establecer un sistema de consulta y representacin de los indicadores de la finca y de los lotes. No se puede considerar al sistema de mapas de AgroWin como un sistema de medicin o de clculo de reas exactas o como un sistema de informacin geogrfico y georeferenciado. Nota: La distancia entre dos puntos debe ser en lnea recta y horizontal. Debe asesorarse para obtener un mtodo correcto de obtener la distancia en la finca. Debe resaltarse que no sirve una distancia a cabuya pisada o similares.
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Una vez se haya establecido la distancia, ser posible medir otras distancias en el mapa. Para esto debe posicionar los dos extremos de la lnea de medida sobre los puntos entre los cuales se desee calcular la distancia. Luego presione el botn de "MEDIR".
Paso ::Active Paso1 1 Activeel el botn botnde deOPACAR OPACAR para que las regletas para que las regletas de decolor colortengan tengan efecto. efecto.
Paso ::Regletas Paso2 2 Regletasde decolor. color. Arrstrelas Arrstrelashacia haciaarriba arribao ohacia hacia abajo abajopara paraestablecer establecerel elnivel nivel de color que se desee. de color que se desee.
Si se ha dispuesto de una imagen de fondo, el filtro tendr efecto, de lo contrario, el filtro de opacamiento no tendr ningn efecto. Note que al presionar el botn de Opacar, la imagen de fondo del mapa se ver en forma muy tenue. Para cambiar el tono de la imagen para que se vea mas o menos, se pueden utilizar las tres regletas de color del panel derecho. Al subirlas o bajarlas (Arrastrando con el mouse), se ir aumentando o disminuyendo el color del filtro y el resultado se ir viendo sobre el mapa. El objetivo entonces es opacar la imagen del mapa todo lo que sea posible, pero que se distingan los linderos de la finca y los linderos internos de los lotes.
Paso Paso1: 1:Seleccione Seleccionela la accin accinde dedibujar dibujar polgonos. polgonos.
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Cada polgono debe ser cerrado. Los lados de un polgono pueden servir para conformar otro polgono. Un polgono representar un centro de costos o lote agrcola de la finca. Un polgono no puede representar ms de un centro de costos simultneamente. No pueden haber polgonos dentro de otros. El mapa de polgonos resultante puede estar conformado por figuras separadas (usado para cuando se desean dibujar varias tierras separadas en un mismo mapa). Para esto se ha dotado al sistema de varios botones que le pueden ser de ayuda: Polgono: Al presionar este botn el sistema entra en modo de adicin de polgono. Ntese que el puntero del mouse cambia de forma. Para adicionar un polgono debe posicionar el mouse en el punto donde empezar el polgono y arrastrar (Con el botn izquierdo del mouse presionado) hasta el final de la primera lnea del polgono y soltar. En ese momento se ha adicionado una lnea al polgono. Si el polgono tiene mas lneas, se debe volver a presionar el botn del mouse y arrastrar hasta la siguiente posicin. Siguiendo el anterior procedimiento sucesivamente, ir adicionndole lneas a un mismo polgono. El sistema asume que un polgono termina cuando se mueve el mouse del punto final sin estar arrastrando. Una vez terminado un polgono, cuando vuelva a arrastrar, el sistema lo interpretar como un nuevo polgono. El modo de polgono se puede cancelar presionando el botn de Seleccin.
Si una lnea de un polgono arranca o termina sobre una lnea o punto de otro polgono, la lnea se conectar automticamente con ese polgono. Seleccionar: Este botn le permite entrar en modo de seleccin. En el modo de seleccin se pueden realizar varias tareas: Mover un punto de un polgono: Al posicionar el puntero del mouse sobre un punto y arrastrarlo, el punto se mover a donde lo lleve el puntero del mouse. Mover un polgono: Al posicionar el puntero del mouse sobre una lnea de un polgono y arrastrarlo, se movern todas las lneas del polgono a donde las lleve el puntero del mouse. Ntese que otras lneas conectadas con el polgono, pero no pertenecientes a el, se estirarn lo necesario para permanecer conectadas. Seleccionar un polgono: Para seleccionar un polgono, se debe hacer clic sobre una de las lneas que lo componen. Una vez que el polgono ha sido seleccionado, se visualizar en azul. Seleccionar varios polgonos: Se puede hacer la seleccin de varios polgonos de la siguiente manera: Seleccione el primero como se explic en el prrafo anterior. A continuacin presione y mantenga presionado <Ctrl> y seleccione cuantos polgonos desee. Todos irn quedando seleccionados. Partir una lnea de un polgono: Es posible partir en dos una lnea ya perteneciente a un polgono. Para esto debe estar en modo de seleccin o en modo de polgono. Se debe
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posicionar el puntero del mouse sobre el punto de la lnea donde se desea partir y presionar el botn derecho del mouse. Un punto de ruptura se adicionar a la lnea. Borrar: Es posible borrar uno o ms polgonos. Primero seleccione los polgonos a borrar; Luego presione el botn de borrar. Listo, los polgonos seleccionados sern eliminados. Seleccionar todo: Este botn permite seleccionar todos los polgonos que se hayan dibujado en el mapa. Se pueden seleccionar todos los polgonos, por ejemplo para borrarlos o bien para agruparlos. Agrupar: El botn de agrupar se utiliza para que dos o ms polgonos se comporten como uno solo. Simplemente seleccione los polgonos que se desee y presione el botn de Agrupar. Desagrupar: El botn de desagrupar sirve para des - agrupar varios polgonos que se haban agrupado previamente. Longitud: El botn de longitud se utiliza para calcular la distancia de todas las lneas seleccionadas. rea del polgono: El botn de rea del polgono se utiliza para estimar el rea del polgono cerrado que se determine. El procedimiento es el siguiente: Presione el botn de rea, luego haga clic en el interior del polgono cerrado al cual se le desea calcular el rea. El sistema inmediatamente calcula y visualiza el rea del polgono en m2. Ntese que el rea seleccionada o interpretada por el sistema se presentar rellena de un achurado doble oblicuo y en una ventana se presentar el rea de ese polgono cerrado. Dibujado de polgonos: Se debe seleccionar el botn de 'Polgono' y seguir el contorno de todos los lotes de la finca con lneas de polgono, verificando que todas las lneas vayan quedado debidamente conectadas. Recuerde que cada polgono que delimite el rea de cada lote debe ser cerrado. Una vez dibujados todos los polgonos para todos los lotes y centros de costos de la finca se puede continuar con el paso siguiente.
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Paso : :Haga Paso3 3 Hagaclic clicen enel elinterior interior Se recomienda relacionar los del delpolgono polgonodel delmapa mapaque que representar al lote, cultivo representar al lote, cultivoo o lotes con los polgonos, ya centro centrode decostos. costos. que estos son mas o menos permanentes en la finca. Los cultivos son transitorios y pueden aparecer o desaparecer, lo cual necesitara que peridicamente se modificara el mapa para reasignar los cultivos.
Paso : :Seleccione Paso2 2 Seleccioneel elcolor colora a asignarle asignarleal allote. lote.
Ntese tambin que en este paso aparecer una paleta de colores en la parte inferior del mapa. El procedimiento para relacionar los lotes y los polgonos es el siguiente: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Seleccione el lote, centro de costos o cultivo de la lista. Seleccione el color que se le asignar al lote. Haga clic en un punto interno del polgono al que se le desea asignar el lote, cultivo o centro de costos seleccionado.
Una vez establecida la relacin, el sistema pondr como chequeada la cajita de chequeo del lote o centro de costos correspondiente. Repita el procedimiento anterior para cada uno de los lotes que tengan una representacin grfica a travs de un polgono del mapa. Si ha dibujado polgonos que representen a centros de costos, tambin los puede relacionar. Para eliminar una relacin, simplemente haga clic sobre la cajita de chequeo del lote o centro de costos correspondiente, de tal forma que no quede chequeada.
Paso : :Haga Paso1 1 Hagaclic clicen en el elinterior interiordel del polgono polgonoa averificar. verificar.
Paso : :Verifique Paso2 2 Verifiqueque que est estasociado asociadocon conel ellote, lote, cultivo cultivoo ocentro centrode decostos costos apropiado.. apropiado..
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Finalizacin.
Al presionar el botn de finalizar, el sistema preguntar si desea guardar el mapa. Se debe seleccionar que 'SI', caso en el cual el sistema empezar a grabar cada uno de los polgonos de los lotes y har una serie de clculos, por lo cual este proceso podr ser un poco demorado. En casos de muchos lotes, el sistema se podr tardar varios minutos.
Consulta de mapas.
Una vez grabado el mapa, podr consultar los indicadores de los lotes a travs del sistema de mapas e indicadores, el cual se carga desde la siguiente opcin de men: [Men principal > Informes Mapas e indicadores > Consulta de mapa de lotes]. En este caso se presenta una ventana con el mapa de la finca y un conjunto de indicadores y semforos que se pueden evaluar en cada uno de los lotes de la finca. Para mayor informacin acerca de la creacin de indicadores, consultar la ayuda en lnea o el manual bsico de ContaPyme.
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Captulo
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CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA FINCA.
Introduccin.
El montaje inicial de cualquier sistema de informacin es una tarea que se debe asumir con mucha disciplina y buen criterio para lograr iniciar con una estructura de informacin muy bien concebida y con una informacin clara y veraz. Este trabajo que slo se hace una vez, es a menudo hecho por personas con conocimientos claros de la finca, con conocimientos contables y principalmente buenos criterios de costeo de la produccin. En empresas pequeas, muy posiblemente todo el montaje pueda ser hecho por el mismo administrador o propietario de la finca. Para lograr un buen cargue del sistema, se debe seguir un conjunto de etapas fundamentales:
Crear un rea de trabajo y revisar las configuraciones que se entregan preestablecidas en el sistema y que pueden requerir de algunas modificaciones o adaptaciones a las necesidades particulares de cada finca. Creacin de la finca y toda su estructura de centros de costos, lotes, cultivos y manejo de recursos. Hacer el cargue inicial de saldos.
La mayora de las configuraciones con las que se instala el sistema inicialmente podrn dejarse tal como estn, puesto que son generales a la mayora de fincas; sin embargo hay ciertos maestros como el Maestro de plan de cuentas que debe ser revisado y adecuado en ciertas cuentas para ajustar el plan de cuentas a las necesidades y expectativas reales de cada finca particular. Otro maestro de especial inters es el de actividades agrcolas y sus labores
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asociadas, debido a que estas pueden variar en unidades, nombres y formas de clculo de rendimientos entre una regin y otra. Una vez se ha hecho la revisin preliminar, se debe entonces crear la estructura de la empresa, con todos los centros de costos, lotes agrcolas, cultivos, informacin de suelos de los lotes, nodos distribuidores, inventarios a manejar, tipos de contratacin de mano de obra, etc. Una vez creada la estructura, se debe proseguir con el paso final que es el de hacer el cargue inicial de saldos.
Pasos preliminares.
Cuando se crea el rea de trabajo, se debe seleccionar una configuracin a utilizar (Configuracin internacional AgroWin, configuracin Chile AgroWin, Configuracin Colombia AgroWin, etc). Cada una de esas configuraciones que puede seleccionar el usuario, tiene pre-configurados todos los maestros para reas especficas. Una configuracin de AgroWin internacional, es muy genrica y habr que adecuarle muchos maestros para adaptarlos al tipo de actividad o explotacin particular de cada pas o regin. Una configuracin especfica, como la configuracin AgroWin Colombia, ser mucho ms especfica y traer preestablecidos todos los maestros para su uso prcticamente inmediato. Sin embargo, en todos los casos el usuario debe revisar los maestros y su informacin para verificar que en realidad los datos all consignados se adaptan realmente a sus necesidades de informacin.
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Crear finca.
Ejemplo: La Alegra
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Propietario = Juan Prez 30 has Datos Tcnicos Tipo de documento = NIT 800-206-250-3 Clasificacin legal Persona jurdica
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07 rea social. Tipo: Centro de costos estndar Comportamiento: Centro de costos acumulador. No se distribuyen sus gastos acumulados. 08 Distribuidor por produccin de maz. Tipo: Centro de costos distribuidor por criterio Comportamiento: Distribuye los valores imputados de ingresos en forma proporcional a la produccin reportada de cada lote. Este ser de mucha utilidad para las operaciones de embodegamiento y ventas de producto terminado.
Crear lotes.
Ejemplo: 11 Lote la curva. Actividad general (puede tener varias actividades pero en cada cultivo del lote). 20 has Datos tcnicos del lote 12 Lote la sombra. Actividad Naranja 10 has Datos tcnicos del lote
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Grupo del cultivo (Agrupacin interna que se puede dar a los cultivos = Granos). Clasificador (Clasificacin interna que se puede dar a los cultivos = cultivo en compaa). Cultivos del lote 12. 01 Naranja Actividad Naranja 5 has Datos tcnicos Fecha de inicio del cultivo = 01/07/03 Fecha de siembra del cultivo = 15/07/03 Grupo del cultivo (Agrupacin interna que se puede dar a los cultivos = Ctricos). Clasificador (Clasificacin interna que se puede dar a los cultivos = Amarillo). Con los anteriores pasos el usuario ya ha estructurado la empresa en funcin de los objetivos de control y manejo de costos que se persiguen.
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En cultivos perennes de varios ciclos, cuando termina esa fase de explotacin, el cultivo es zoqueado (o cortado) para que empiece un nuevo ciclo vegetativo, iniciando una nueva fase de desarrollo y as hasta su erradicacin. Se dan dos casos para el cargue:
Que el cultivo est en etapa de desarrollo. Que el cultivo est en etapa de produccin.
Preparacin de la informacin.
Todos los gastos realizados al cultivo durante la presente vigencia, hasta la fecha de cargue se deben cargar a las cuentas de costos de produccin, indicando el cultivo en la casilla de centro de costos. Centro de costos En desarrollo? Cuenta Saldo
La cuenta de cultivo en desarrollo para cada cultivo es definida en el asistente de creacin del cultivo.
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Si
3 900,000
Recuerde que sta debe ser la cuenta en el activo que se estableci para cultivo en desarrollo (Ver creacin del cultivo: Paso5 Cuenta cultivo en desarrollo. )
En el comprobante de cargue inicial anterior, se puede registrar la informacin de todos los cultivos en etapa de desarrollo.
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Para indicarle al sistema que el cultivo ha entrado en su etapa productiva, es necesario activarlo, mediante una operacin de Activacin de un cultivo . Esta operacin tomar todo el valor acumulado durante la etapa de desarrollo y crear un activo de tipo Cultivo en produccin cuyo valor amortizable ser el costo de desarrollo. De esta forma el sistema ir amortizando una fraccin del valor total del costo de desarrollo del cultivo en cada cierre de mes subsiguiente, durante los meses de vida productiva del cultivo. Entendiendo esto, se comprender fcilmente el siguiente procedimiento para cargar un cultivo en etapa de explotacin:
Fase 1: Determinacin del valor del cultivo que falta por amortizar.
Lo ms probable es que a la fecha del cargue inicial de saldos muchos cultivos se encuentren ya activados y tericamente amortizados. Lo que se trata de averiguar es el valor que falta por amortizar. Aunque este dato se puede hacer por peritazgo, se sugiere utilizar una metodologa como la que sigue: 1. 2. Se debe determinar la fecha de inicio perodo productivo, llamada la fecha de activacin (F.Activacin). Luego determine los meses de vida productiva del cultivo, desde esa fecha de activacin hasta la fecha de erradicacin o zoca o corte (NroMesesVidaProd). Este dato es estimado. Luego determine los meses que ya han pasado desde la fecha de activacin (fecha en que inici el perodo de explotacin de la plantacin) hasta la fecha del cargue de saldos, es decir, los meses que lleva produciendo el cultivo (NroMesesProduciendo). Luego determine el costo total de desarrollo del cultivo (CostoDesarrollo). Si no se dispone del costo total de desarrollo del cultivo, avergese los costos estndar de desarrollo por rbol, o por mata, o por Ha. o el dato que aplique al cultivo que se le est haciendo el anlisis. Con esto podr estimar el costo de desarrollo de la plantacin. 5. Ahora determine el costo que falta por amortizar con la siguiente frmula:
3.
4.
8. 9.
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El siguiente ejemplo explica con claridad el cargue de un cultivo de cacao en etapa de produccin. Paso 1: Paso 2: Paso 3: La fecha de inicio del perodo productivo fue en Febrero 28 de 2001.
F.Activacin = 28/02/2001
Meses de vida productiva del cacao = 240 (20 aos). NroMesesVidaProd=240. La fecha de cargue de saldos es 31 de Marzo de 2003. La fecha de inicio vida productiva es 28 de Febrero de 2001. Entonces nmero de meses produciendo = 25 meses. NroMesesProduciendo=25. El costo total de desarrollo del cultivo es de $ 10,000,000.oo
CostoDesarrollo=$10,000,000.oo
Paso 4: Paso 5:
Determinacin del costo que falta por amortizar: FaltaPorAmortizar = 10 000,000 * (1 - 25 / 240). FaltaPorAmortizar = 8 958,333.oo en 215 meses (240 - 25).
Paso 6:
Se crea el cultivo en etapa de desarrollo. Desde el rbol de nodos se selecciona el lote agrcola, se presiona el botn derecho del mouse y se selecciona crear un nuevo cultivo y se sigue el asistente.
Paso 7:
Se hace el cargue del saldo que falta por amortizar. Desde el manejador de operaciones, seleccione adicin de la operacin de cargue inicial de saldos (Tecla Insertar \ Nueva operacin \ Cargue inicial \ Cargue inicial de cuentas) y registre los valores. Impute los valores a la cuenta de cultivos en desarrollo y al centro de costos correspondiente al cultivo. Recuerde que esa cuenta es la misma que se le asign al cultivo durante su creacin en el sistema.
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Observe el movimiento para el cargue de los valores que faltan por amortizar de un cultivo.
En este caso slo se ha cargado un cultivo. Pero si fuesen varios cultivos, se podran cargar en esta misma operacin. Paso 8: Paso 9: Procese la operacin. Recuerde siempre que los valores de las operaciones no entrarn al sistema hasta que estas sean procesadas. Activacin del cultivo. Desde el manejador de operaciones, se debe adicionar la operacin de activacin de un cultivo en desarrollo:
El cultivo se encuentra en desarrollo. Esta accin se utiliza para generar una nueva operacin de activacin del cultivo. Una vez procesada la operacin el cultivo pasar a etapa de explotacin.
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Luego presione el botn siguiente para seguir con los diferentes pasos del asistente de activacin del cultivo. En la casilla de cultivo a activar debe colocar el cdigo del cultivo. Se debe recordar que al activar un cultivo, el sistema automticamente crear un activo de tipo cultivo en produccin por el valor acumulado en la cuenta de desarrollo (en este caso 8 958,333) que ser amortizado en la vida til restante del cultivo. El asistente sugiere un cdigo de activo no utilizado (en este caso est sugiriendo el 1). Y un nombre para el nuevo activo amortizable que se crear. Luego en el paso 3 el asistente mostrar el valor del activo a generar y algunos datos opcionales, como el valor de salvamento, la localizacin y la descripcin del nuevo activo a generar. En el paso 4 del asistente se suministrar la informacin sobre el grupo de activos, la cuenta en el activo, el centro de
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costos al cual se le imputarn las amortizaciones del cultivo, el tipo de amortizacin (seleccin mensual) y el nmero de meses a depreciar (coloque la diferencia entre NroMesesVidaProductiva y NroMesesProduciendo). Finalmente en el paso 5, indique si el cultivo es de produccin o no. La mayora de los cultivos son de produccin, pues producen productos que se embodegarn. Hay casos excepcionales como el pasto (de pastoreo) que no produce directamente ningn producto como tal. Para mayor informacin sobre esta operacin ver el documento: Activacin de un cultivo en desarrollo .
Costo de desarrollo. Valor de los ajustes al costo de desarrollo. Valor de las amortizaciones. Valor de los ajustes a las amortizaciones. Nmero de meses de vida til. Nmero de meses ya amortizados.
Con esta informacin, es posible entonces proceder de manera fcil y directa a realizar el cargue de saldos.
Para el cargue de saldos de cada cultivo realice los siguientes pasos: 1. Cree todos los cultivos a activar. Inicialmente quedarn en etapa de desarrollo. 2. Active cultivo por cultivo mediante la operacin de Activacin de un cultivo en desarrollo . Colqueles la fecha de soporte de cada operacin igual a la fecha en que realmente empez la etapa de explotacin del ciclo actual del cultivo. 3. Anote el nmero del activo que se generar al activar el cultivo. 4. Asegrese que todas las operaciones de Activacin de cultivo en desarrollo hayan sido procesadas correctamente. 5. Ejecute una operacin de Cargue de saldos actualizados de activos .
El siguiente ejemplo explica con claridad el cargue de un cultivo de cacao en etapa de produccin.
Paso 1: Creacin de todos los cultivos a activar. Asegrese de que cada cultivo se cree con una fecha de inicio de ciclo correspondiente a la fecha en la cual inici el ciclo actual del cultivo. Si es siembra nueva, coloque la fecha de siembra. Si es zoca, o renovacin por zoca, coloque la fecha de la zoca.
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Desde el manejador de nodos: Se selecciona el lote agrcola, se presiona el botn derecho del mouse y se selecciona crear un nuevo cultivo y se sigue el asistente.
Una vez se hayan creado activar, se procede con el paso 2. Paso 2: desarrollo .
todos
los
cultivos
La activacin de un cultivo es una operacin especial que le indica al sistema que el cultivo ha cambiado de su etapa de desarrollo a su etapa de explotacin.
Una vez se visualice el asistente de la operacin, siga cada uno de sus pasos suministrando la informacin que se le solicite. En el paso 1, de identificacin de la operacin, asegrese de colocar la fecha de soporte igual a la fecha de soporte en la cual se inici la etapa de explotacin del cultivo.
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En la fecha de soporte coloque la fecha en la que empez la etapa de explotacin del cultivo.
Paso 3:
En el paso 2, de detalle de la activacin, tome nota del identificador del activo que se generar al activar el cultivo. Debe entenderse que cuando se activa un cultivo, internamente el sistema crea un activo de tipo cultivo en produccin , que ser amortizado durante la vida til de la plantacin. Como en este caso la activacin es de un cultivo que en realidad nunca se le ha imputado nada, se crear un activo con valor a amortizar cero.
Anote el cdigo y el nombre del activo amortizable que se generar con la activacin del cultivo. Complete el nombre del activo que se generar para que despus lo pueda identificar con facilidad.
Complete los pasos del asistente, indicando cada uno de los datos que sean requeridos. Una vez activados los cultivos, en el rbol de nodos se puede observar lo siguiente:
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Observe que se han creado automticamente activos amortizables por cada cultivo activado.
Paso 4: Asegrese de que todas las operaciones de activacin de cultivos hayan sido procesadas correctamente. Abra el manejador de operaciones y revise que todas las operaciones de tipo activacin de un cultivo estn procesadas.
Paso 5:
Esta operacin permite colocarle los saldos iniciales a cualquier activo fijo, inversin, activo diferido o activo amortizable. Camino para llamar la operacin: [Manejador de operaciones > Botn derecho > Nueva operacin > Cargue inicial > Cargue de saldos actualizados de activos]. Coloque la fecha de la operacin igual a la fecha del cargue de saldos iniciales. En el paso 2 de la operacin se visualiza una tabla, donde se escriben en la columna cdigo el cdigo de cada uno de los activos que se debieron haber creado durante la activacin de cada uno de los activos. (Bsese en la tabla de nmeros de activos tomados del paso 3).
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En la columna de nombre de activo aparecern los nombres de los activos que se han creado y la columna de Valor antes se encontrar en cero. Se debe entonces proceder a colocarle a cada cultivo sus valores: Mayor valor compra: Escriba el valor del costo total de desarrollo. Ajustes por inflacin compra: Escriba el valor de los ajustes por inflacin al valor del costo total de desarrollo desde la activacin hasta la fecha de cargue de saldos. Depreciacin acumulada: Escriba el valor de la amortizacin realizada al cultivo desde la activacin hasta la fecha del cargue de saldos. Ajustes por inflacin de la depreciacin: Escriba el valor de los ajustes por inflacin realizados a la amortizacin desde que se inici el proceso de amortizacin. Valorizacin: Escriba el valor de las valorizaciones que se le hayan hecho al cultivo en su etapa de explotacin. Valor total resultante: El valor total resultante ser calculado como el valor antes, ms el mayor valor ms los ajustes al valor de compra, menos las depreciaciones, menos los ajustes a las depreciaciones, ms las valorizaciones. Finalmente coloque el valor de la vida til restante, como la vida til total, menos los meses de vida til ya amortizados del cultivo. Paso 5: Procese la operacin de Cargue de saldos actualizados de activos .
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ANEXO
Mtodos abreviados del teclado para el manejo de AgroWin.
Opciones generales.
Refrescar todas las ventanas. Cerrar la ventana activa. Cerrar todas las ventanas abiertas. Salir del programa. Abrir los temas de ayuda. Ventana anterior ( Alt+Shift+Tab). Ventana siguiente ( Alt+Tab). Minimizar la ventana. Restaurar la ventana.
Guardar como Excel (XLS). Copiar seleccin y encabezado. Copiar seleccin solamente. Pegar Ctrl+V. Imprimir... Ver los filtros (usados para generar la consulta, grfico, etc.). Ayuda. Activa el men segn letra ej.: Alt+A men Archivo. Permite saltar entre los diferentes controles. Ir al principio de un listado. Seleccionar varios registros (renglones). Buscar siguiente. Recuerde que el sistema busca en la columna indicada por amarillo. Permite activar el modo edicin de la celda seleccionada.
F1 Atl+Letra Tab
Ver el inspector de datos. Ver el encabezado de la ventana activa. Permite adicionar o quitar columnas de la tabla.
Ctrl+A
F2
Ctrl+Inicio
Anexo.
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Ctrl+N Ctrl+O
Adicionar una operacin de Movimiento contable. Copiar la operacin seleccionada a otro nmero de oper. Procesar las operaciones seleccionadas.
Ctrl+V Ctrl+Del
Visualizar la operacin seleccionada (Solo lectura). Elimina las operaciones seleccionadas. Procesa el conjunto de operaciones. Ver filtros. Desprocesar el conjunto de operaciones - Ver filtros.
Ctrl+Alt+P
Cambiar de rea de trabajo. Maestro de rea de trabajo. Hacer copia de seguridad. Recuperar la ltima copia de seguridad. Pasar a la pgina Anterior. Pasar a la pgina Siguiente. Es igual a presionar el botn Aceptar. Cancelar los cambios ( Ctrl+C).
Abrir manejador de nodos. Abrir manejador de operaciones. Abrir mantenimiento copias de seguridad. Abrir mantenimiento al plan de cuentas PUC. Desplegar lista de seleccin (Linterna). Crear nuevo registro (Llave). Desplegar lista de seleccin.
F3 F5 F4
Pasar a la pgina Anterior. Pasar a la pgina Siguiente. Es igual a presionar el botn Aceptar. Copiar el contenido de las celdas seleccionadas. Pegar el contenido del portapapeles en la posicin actual. Cortar el contenido de las
F1 Ctrl+G Ctrl+Y
Ayuda. Grabar los datos de la operacin. Verificar los datos actuales de la operacin. Seleccionar varias filas (renglones). Seleccionar varias columnas. Permite activar el modo
Ctrl+C Ctrl+V
Shift+ Shift+
Ctrl+X
F2
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celdas seleccionadas. Ctrl+A Ctrl+D Supr (Del) Arrastrar el contenido de las celdas encima de la actual. Duplicar el contenido de las celdas encima de la actual. Borrar el contenido de las celdas seleccionadas. F3 F5
edicin de la celda seleccionada. Desplegar lista de seleccin (Linterna). Crear nuevo registro (Llave).
Anexo.
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BIBLIOGRAFA:
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