MANUAL DE INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIN DEL MINISTERIO DE AMBIENTE VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL, en adelante el MINISTERIO y DEL FONDO NACIONAL

AMBIENTAL, en adelante el FONAM

GLOSARIO DE TERMINOS BASICOS.i I. OBJETIVO GENERAL DE LA INTERVENTORIA1 II. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA INTERVENTORIA1 III. MARCO LEGAL3 IV. DEL ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO4 4.1. Concepto de anticipo4 4.2. Apertura de la cuenta de manejo del anticipo..4 4.3. Entrega del anticipo..4 4.4. Manejo del anticipo..4 4.5. Liquidacin del anticipo...6 4.6. Reintegro de saldos del anticipo a favor del MINISTERIO o FONAM..6 4.7. Pago Anticipado...6 4.8. Entrega del pago anticipado.6 V. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR Y/O. SUPERVISOR7 Diagrama De flujo de las principales actividades en la ejecucin del proyecto.12 Diagrama de Ejecucin del contrato y/o convenio..13 VI. INFORMES DEL INTERVENTOR13 6.1. Informe mensual...13 6.2. Informes varios.14 6.3. Informe final.14

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM GLOSARIO DE TRMINOS BSICOS. Acta. Documento que suscriben el contratista y el interventor o supervisor, cuyo objeto es dejar constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunin o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecucin. Acta de cambio de interventor y/o Supervisor. Documento que suscriben el interventor y/o supervisor entrante y el saliente, cuyo objeto es dejar constancia del cambio del interventor y/o supervisor, indicando el estado del proyecto y un balance a la fecha de todos los pagos, trmites, documentos y asuntos pendientes. Acta de iniciacin. Documento que suscriben el Interventor y/o supervisor y el Contratista en el cual se estipula la fecha de iniciacin del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha ltima para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Acta de liquidacin. Documento suscrito por el ordenador del gasto, el contratista y el interventor o supervisor donde reposa el corte final de cuentas entre las partes. En ella deber constar el valor inicial y final ejecutado, los acuerdos, ajustes, revisiones, reconocimientos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin al contrato y poder declararse a paz y salvo. Adems se informa sobre los plazos, prorrogas, adiciones, actas legales y financieras tramitadas, plizas y garantas suscritas. Acta de mayores cantidades de obra. Documento que suscriben el contratista y el interventor donde constan las cantidades que por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato y donde todos los tems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales el Ministerio podr ordenar su ejecucin y el contratista est obligado a ejecutarlas. Mayores cantidades de obra. Cantidades que por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato y donde todos los tems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales el Ministerio podr ordenar su ejecucin y el contratista est obligado a ejecutarlas. Requieren de la expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y no de un contrato adicional. Acta de recibo de obras de la Etapa de Construccin e iniciacin de la Etapa de Mantenimiento. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el Interventor recibe a satisfaccin las obras realizadas en la Etapa de Construccin y se inician las actividades de la Etapa de Mantenimiento del contrato. Acta de recibo final. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el Interventor y/o supervisor recibe a satisfaccin los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato. Acta de reiniciacin. Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la suspensin y se ordena la reiniciacin de las actividades. El contratista se obliga a actualizar sus plizas a esta fecha. 2

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM Acta de seguimiento del contrato: Documento en el que se describen los temas tratados en una reunin o estado de la obra en el momento de una visita, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellos, debe estar suscrita por quienes intervienen. Acta de suspensin. Documento mediante el cual el Ministerio (representado por el interventor y/o supervisor del contrato) y el contratista acuerdan la suspensin del contrato, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo. Acta de recibo final de la Etapa de Preconstruccin e iniciacin de la Etapa de Construccin. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el Interventor recibe a satisfaccin las obras ejecutadas en la etapa de Preconstruccin y se inician las actividades de la Etapa de Construccin Adicin Contractual. Acuerdo celebrado entre el Ministerio y el contratista para ampliar el valor de un contrato, cuando se requiera para garantizar la buena ejecucin de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratacin. Anticipo. Son recursos pblicos entregados por el Ministerio al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecucin del contrato, de acuerdo con el programa de inversin aprobado por la interventora y/o supervisin, bajo su supervisin y vigilancia. Avance del contrato. Relacin controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual. Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Documento expedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible, libre de toda afectacin presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiacin presupuestal. Registro Presupuestal de Compromiso (RP). Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiacin afectada. Consultor. Persona natural o jurdica, Consorcio o unin temporal a quien se le ha adjudicado un contrato de consultora, como es el caso de estudios y diseos para proyectos o estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos. Contratista. Persona natural o jurdica, Consorcio o unin temporal a quien se le ha adjudicado mediante proceso de licitacin pblica, convocatoria, concurso o contratacin directa y con quien se celebra el respectivo contrato. El contratista puede ser constructor y/o consultor y/o proveedor y/o prestador del servicio, entre otros. Contrato. Acuerdo celebrado entre el MINISTERIO, FONAM o FONVIVIENDA y el oferente favorecido con la adjudicacin de una convocatoria, concurso de mritos, invitacin, licitacin pblica o contratacin directa, en el cual se fijan los 3

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM valores, cantidades y pautas que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su liquidacin. Convenio. Acuerdo suscrito entre dos o ms personas jurdicas de derecho pblico o entre una o varias entidades pblicas y una o varias personas jurdicas privadas sin nimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un objetivo comn. Contrato de concesin. Contrato que se suscribe con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario, la prestacin, operacin, explotacin, organizacin o gestin, total o parcial, de una obra o bien, destinados al servicio o uso pblico, as como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestacin o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneracin que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorizacin, o en la participacin que se le otorgue en la explotacin del bien, o en una suma peridica, nica o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestacin que las partes acuerden. Contrato de prestacin de servicios. Contrato que se suscribe para apoyo a la gestin administrativa, se realizarn cuando se trate de fines especficos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar. Contrato de Consultora. Contrato celebrado con un consultor, referido a los estudios y diseos necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudio de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Contrato de Obra. Contrato celebrado con un contratista para la construccin, mantenimiento, instalacin y en general para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago. Contrato de Suministro. Contrato que se suscribe con un proveedor para el suministro de bienes o maquinaria con el fin de ejecutar proyectos relacionados con el cumplimiento de la misin institucional de las entidades. Cuenta de anticipo. Cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega el Ministerio, para ser manejada conjuntamente por el contratista y el interventor y/o supervisor. Imprevistos. Son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente contratadas que debern ejecutarse previo acuerdo del justo precio de acuerdo a las especificaciones tcnicas. Interventor y/o supervisor. Persona natural o jurdica que representa al Ministerio ante el contratista y que est encargada del control tcnico, administrativo, financiero, ambiental y social, por medio de la vigilancia y seguimiento al cumplimiento del contrato durante la ejecucin de un proyecto. IVA. Impuesto al valor agregado. 4

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM Obras complementarias. Obras que no estn incluidas en las condiciones iniciales del contrato, pero que hacen parte inseparable de las actividades objeto del contrato o son necesarias para su ejecucin y que por lo tanto corresponden a tems no previstos, cuya forma de pago deber pactarse con el contratista antes de su ejecucin, mediante un contrato adicional. Orden de pago. Documento suscrito por el ordenador del gasto por medio del cual se efecta el pago por parte del Ministerio, al contratista / consultor / proveedor y/o prestador del servicio, entre otros, por las labores ejecutadas durante el perodo respectivo y su liquidacin de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato. Otros. Documento que se hace a un contrato o convenio para modificarlo, ya sea adicionando o suprimiendo estipulaciones en l contenidas. Plazo. Perodo comprendido entre la fecha de iniciacin y el vencimiento del trmino para la ejecucin del contrato o de una de las etapas del contrato. Prrroga: Acuerdo celebrado entre el contratante y el contratista para ampliar el plazo de ejecucin de un contrato. Proveedor. Persona natural o jurdica con quien se suscribe un contrato de suministro Suspensin. Interrupcin por un tiempo determinado de la ejecucin del contrato. Unin Temporal: Asociacin de dos o ms personas, las cuales en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los miembros de la unin temporal. Valor final del contrato. Resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidacin del contrato, incluyendo los reajustes. Vigencia. Trmino pactado en el contrato, equivalente al plazo para la ejecucin de las actividades, ms el tiempo contractual pactado.

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM MANUAL DE INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIN DEL MINISTERIO DE AMBIENTE VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL, en adelante el MINISTERIO y DEL FONDO NACIONAL AMBIENTAL, en adelante el FONAM La Interventora y/o supervisin se origina en la existencia de un compromiso contractual para la realizacin de cualquier tipo de contrato y/o convenio, siendo el interventor y/o supervisor el responsable de ejercer la vigilancia del mismo y su desarrollo.

I. OBJETIVO GENERAL DE LA INTERVENTORA Y/O SUPERVISIN

La Interventora y/o supervisin, es una funcin que cumple una persona natural o jurdica, designada por el MINISTERIO o por el FONAM, previo agotamiento del procedimiento establecido en el manual de Contratacin del Ministerio, para controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecucin y el cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas, teniendo como referencia los principios rectores de la ley de contratacin estatal (Ley 80 de 1993), los decretos reglamentarios, las clusulas de los contratos, los trminos de referencia o pliegos de condiciones y dems documentos que originaron la relacin contractual entre el MINISTERIO o FONAM y el contratista (consultor / concesionario / proveedor / prestador del servicio). El objeto de la actividad de Interventora y/o supervisin es vigilar y controlar en forma eficaz y oportuna la accin del contratista en las diferentes etapas del proyecto contratado, para hacer cumplir el reglamento, las especificaciones tcnicas, tiempos y cronogramas, las actividades administrativas, legales, contables, financieras, presupuestales, sociales y ambientales establecidas en los respectivos contratos. La Interventora y/o supervisin nace en un proyecto a raz de la celebracin de un contrato de obra, de consultora, de concesin, de suministro, de prestacin de servicios, entre otros, siendo el interventor y/o supervisor, el responsable del contrato en su ejecucin desarrollo y liquidacin.

II. OBJETIVOS ESPECFICOS DE LA INTERVENTORA Y/O SUPERVISIN La Interventora y/o supervisin, implica una posicin imparcial, por lo tanto, en la interpretacin del contrato y en la toma de decisiones, la Interventora y/o supervisin debe ser consecuente en sus objetivos principales: Controlar: Este objetivo es el ms importante y se logra por medio de una labor de inspeccin, asesora, supervisin, comprobacin y evaluacin, labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre las etapas del desarrollo del contrato si la ejecucin se ajusta a lo pactado.

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Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el interventor y/o supervisor pide al Contratista oportunamente, que subsane de manera inmediata, incorrecciones, que no afecten la validez del contrato o la ejecucin del mismo. Esta facultad la ejerce cuando solicita la imposicin de una sancin por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de prrroga, modificacin o adicin contractual, entre otros temas. Exigir: En la medida que la funcin de la Interventora y/o supervisin encuentre que en desarrollo de la relacin contractual no se est cumpliendo estrictamente con las clusulas pactadas, adquiere la obligacin, no la facultad, de exigir a la parte morosa la exacta satisfaccin de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de voluntades y las garantas ofrecidas para garantizar el cumplimiento. Colaborar: La Interventora y/o supervisin y el Contratista (constructor / consultor / proveedor / prestador del servicio) conforman un grupo de trabajo de profesionales idneos en cuya labor de conjunto se presentan dificultades que se resuelven con razones de orden tcnico y lgico. El interventor en consecuencia desarrollar mejor su funcin integrndose a dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades especficas o prdida de su autonoma e independencia frente al contratista. Absolver: En cuanto a este objetivo, la Interventora y/o supervisin es la participe que en virtud del principio de inmediacin, acta como instrumento de consulta, encargada de resolver las dudas que se presentan en el desarrollo de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicacin entres las partes, el contratista (constructor / consultor / proveedor) no puede ser totalmente autnomo y el MINISTERIO o FONAM no se pueden desentender en el desarrollo de la obra o del servicio. Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control no est destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas, sino a corregir los conceptos errneos, impidiendo que se desve el objeto del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas. Para que la Interventora y/o supervisin logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una evaluacin previa a la ejecucin del contrato, en la etapa de planeamiento. Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecucin del contrato para poder establecer su situacin y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicacin de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado, la solucin de los problemas y la absolucin de dudas; teniendo como principio bsico las relaciones en el trabajo. Para ello la Interventora y/o supervisin no deber desconocer los limites de sus atribuciones, entrometindose en campos donde los contratistas sean autnomos y adems se apersonara con diligencia de las solicitudes que le hagan y que est en la obligacin de atender. 7

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM Son tambin objetivos de la Interventora y/o Supervisin, los siguientes: Asegurar mediante una Interventora y/o supervisin proactiva, la calidad del desarrollo del objeto del contrato. Representar al MINISTERIO, o FONAM, para la adecuada ejecucin de los contratos apoyndolo en la direccin y coordinacin del mismo sin ir en contra de la misin y los valores del MINISTERIO o FONAM Informar al MINISTERIO, o FONAM, en forma continua y peridica sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del contrato, a travs de informes semanales, mensuales o especiales que deba presentar. Supervisar y controlar la gestin tcnica y administrativa desarrollada por el contratista (constructor / consultor / proveedor / prestador del servicio) para el cumplimiento de las obligaciones contratadas detalladas en el contrato respectivo. Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir del reglamento y de la especificaciones tcnicas generales y particulares contratadas, as como de las obligaciones pactadas. Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales, logrando que se desarrollen los contratos de obra, de consultora, suministro, prestacin de servicios, entre otros, dentro de los presupuestos de tiempo e inversin previstos originalmente. Armonizar la interaccin del contratante y contratista (constructor / consultor / proveedor /prestador del servicio / entre otros) para el logro del objetivo general del proyecto, as como la de obtener excelentes estudios y diseos, obras, bienes, productos y servicios, que satisfagan las necesidades de la comunidad o suministros adecuados y oportunos.

III. MARCO LEGAL. Conforme lo establece el artculo 50 de la Resolucin No. 1021 del 27 de julio de 2005 que adopt el Manual de Contratacin del Ministerio, el interventor o supervisor de los contratos o convenios celebrados por el MINISTERIO, o FONAM, podr ser un funcionario de planta o un contratista que preste sus servicios al MINISTERIO o FONAM, por regla general ser el Director o Jefe de la dependencia interesada en la contratacin, a menos que el Ordenador del Gasto designe a un funcionario diferente, previa solicitud del jefe de la dependencia respectiva. En el evento que no se hubiere designado un supervisor a un contrato y/o convenio, el supervisor ser el Director o Jefe de la dependencia respectiva. La funcin de supervisin es indelegable, cualquier modificacin en la misma solo podr efectuarse por el respectivo Ordenador del Gasto. 8

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM El interventor y/o supervisor, es en primera instancia un colaborador del MINISTERIO o FONAM, en la ejecucin de los proyectos que a stos ltimos les corresponde adelantar. Su papel es vital, ya que de su buena gestin depende la calidad de los productos ofrecidos por el MINISTERIO o FONAM, y de esa manera satisfacer las necesidades puntuales de la comunidad. El interventor y/o supervisor, es el responsable de que los consultores, contratistas y proveedores en el desarrollo y ejecucin de los proyectos, coadyuven al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del pas. Por esta razn, el interventor y/o supervisor, debe ser consciente de sus derechos y obligaciones y responder civil, penal y administrativamente por el incumplimiento de sus obligaciones. Dentro del desempeo de sus funciones, el interventor y/o supervisor debe tener en cuenta el Manual de Contratacin del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, los trminos de referencia, las clusulas consagradas en el contrato.

IV. DEL ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO Por considerarlo de especial importancia, se aclaran los conceptos de anticipo y pago anticipado. 4.1. Concepto de anticipo: El anticipo se entiende como un prstamo realizado por las entidades a los contratistas, cuyo fin es financiar la iniciacin y parte del objeto contratado, debe ser invertido por los contratistas en los gastos para lo cual ha sido solicitado, de acuerdo con el plan de inversin del mismo y debe amortizarse en cada pago y/o acta de recibo parcial. 4.2. Apertura de la cuenta de manejo del anticipo Previamente a la entrega del anticipo, la interventora y/o supervisin y el contratista deben abrir una cuenta bancaria nombrada como Anticipo de Contrato MINISTERIO o FONAM N _____ (nmero del contrato) con ________ (Nombre del Contratista), que ser manejada de manera conjunta. A su vez, deben llevar un registro que demuestre inequvocamente el saldo y las bases que lo conforman. El interventor y/o supervisor es el responsable de este estado contable. 4.3. Entrega del anticipo La interventora y/o supervisin podr autorizar la entrega del anticipo, una vez perfeccionados y legalizados los contratos y/o convenios. Para amortizar el valor del anticipo, al valor de cada pago y/o acta de recibo parcial se le descontar el porcentaje correspondiente al anticipo, hasta completar el monto total de ste.

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM 4.4. Manejo del anticipo Para el manejo del anticipo, deben tenerse en cuenta los siguientes requerimientos: Los dineros provenientes del anticipo slo sern invertidos de acuerdo con el programa de inversiones, ajustado y debidamente aprobado por la interventora y/o supervisin, quien adems debe aprobar o no las cuentas de inversin y la relacin de gastos. Cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se registren en el extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos o el programa de inversiones, el interventor y/o supervisor deber requerir inmediatamente al contratista. La iniciacin de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, no est supeditada en ningn caso al giro del anticipo por parte del MINISTERIO o FONAM. En caso de iniciarse el contrato sin que se haya girado el valor del anticipo, podrn ser reembolsados al contratista los gastos que haya efectuado con sus propios fondos y para la inversin del anticipo Los equipos y herramientas, cuya adquisicin se financia total o parcialmente con fondos del anticipo, deben dedicarse exclusivamente a la ejecucin del contrato y permanecer en el sitio, hasta cuando se hayan terminado los trabajos a que estn destinados. Estos equipos no podrn retirarse de las obras sin la autorizacin escrita del interventor y/o supervisor, quien debe asegurarse de este hecho. Los cheques correspondientes a la chequera de la cuenta del anticipo deben ir firmados por el contratista y el interventor y/o supervisor. Todos los cheques sern cruzados, en la cuenta del primer beneficiario, excepto para el pago de salarios y jornales a personal diferente del directivo. Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta, persona o entidad (notas dbito) ni ingresos por ningn concepto (notas crdito) ya que todo movimiento se har por medio de cheques. El MINISTERIO o FONAM, segn el caso, podr solicitar informes sobre el movimiento de la cuenta. Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor del MINISTERIO o FONAM, segn el caso. El manejo y custodia de la chequera estar a cargo del contratista. Los extractos bancarios sern remitidos directamente al Interventor y/o supervisor, quien al da siguiente debe entregarlos al contratista. El contratista debe presentar la relacin de gastos previamente revisados y aprobados por el interventor y/o supervisor. Los dineros del anticipo no podrn destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecucin y cumplimiento del contrato y tienen la condicin de fondos pblicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecucin del objeto 10

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM del contrato, momento hasta el cual su mal manejo, el cambio de destinacin o su apropiacin darn lugar a las responsabilidades penales correspondientes. Cabe aclarar que cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se registren en el extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos o el programa de inversiones, o cuando se compruebe que a los dineros provenientes del anticipo se les dio una destinacin diferente a la autorizada, ser causal para hacer efectiva la garanta de buen manejo y correcta inversin del mismo. Asimismo, los perjuicios ocasionados por un mal manejo del anticipo sern de exclusiva responsabilidad del contratista y la Interventora y/o supervisin. . 4.5. Liquidacin del anticipo Invertida la totalidad del anticipo, el Interventor y el contratista deben cancelar la cuenta bancaria anulando los cheques sobrantes y harn el reintegro al MINISTERIO o FONAM, segn el caso, del saldo de la cuenta si lo hay, mediante el mecanismo establecido para ello, adems debe presentarse: Certificacin por parte de la entidad financiera donde conste la cancelacin de la cuenta. Constancia de anulacin de cheques sobrantes. Constancia de cheques anulados por el contratista. Estos documentos se deben guardar en la carpeta financiera. 4.6. Reintegro de saldos del anticipo a favor del MINISTERIO O FONAM En muchas ocasiones, los contratos se liquidan sin haber finalizado la ejecucin de la obra, ya sea debido a la terminacin por mutuo acuerdo, liquidacin unilateral o incumplimiento en la ejecucin. En caso que queden saldos en la cuenta bancaria correspondiente al anticipo, estos debern ser reintegrados al MINISTERIO o FONAM, segn el caso, a travs del siguiente procedimiento: El interventor y/o supervisor solicita el saldo de la cuenta corriente al banco y hace la respectiva conciliacin. 4.7. Pago Anticipado. Recursos pblicos pagados en forma adelantada al contratista, los cuales representan una verdadera forma de pago por la ejecucin de un contrato y pueden ser invertidos libremente por el contratista, sin perjuicio de su obligacin de cumplir con el objeto contratado y del deber del estado de velar por tal cumplimiento. Es importante aclarar que de acuerdo con la Directiva Presidencial N 4 del 4 de abril de 2003 se indica que salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados, las entidades no pactarn pagos anticipados. Para casos excepcionales se debe tener en cuenta:

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Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM 4.8. Entrega del Pago Anticipado La interventora y/o supervisin podr autorizar la entrega del pago anticipado, una vez perfeccionados y legalizados los contratos.

V. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR 1. Solicitar y recibir del MINISTERIO o FONAM, segn el caso, la informacin necesaria del contrato objeto de supervisin. 2. Revisar y estudiar los documentos e informacin en general suministrados por el MINISTERIO o FONAM, segn el caso, con el propsito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, de modo tal que pueda realizar de manera efectiva las labores encomendadas. 3. En caso que se requiera, efectuar una visita al sitio donde se ejecutar el proyecto, con el fin de verificar sus condiciones y detectar posibles modificaciones en el contrato y/o convenio. 4. Presentar el recurso humano disponible para la ejecucin de los contratos de Interventora y de obra / consultora / suministro, en caso de ser procedente, y verificar que se cumpla con lo exigido en los Pliegos de Condiciones y/o trminos de referencia, en relacin con los requisitos de los perfiles profesionales y el tiempo de dedicacin al contrato. 5. Elaborar y suscribir con el contratista el Acta de Iniciacin del Contrato, cuando sta se haya establecido en el contrato y/o convenio respectivo. 6. Conocer los procedimientos internos de orden tcnico, administrativo, legal, financiero, social y ambiental establecidos en el MINISTERIO o FONAM, segn el caso, para los contratos con el fin de realizar los trmites correspondientes eficaz y oportunamente. 7. Cumplir y hacer que se cumplan las normas y especificaciones tcnicas vigentes, Trminos de referencia, Pliegos de Condiciones y dems documentos propios de los contratos y/o convenios. 8. Velar por el cumplimiento del cronograma, presentado por el contratista, efectuando controles peridicos de las actividades programadas. En caso de incumplimiento, se acordarn correctivos y ante reiteracin en incumplimientos informar por escrito al Grupo de Contratos del Ministerio. 9. Velar por que el contratista aporte oportunamente las plizas que le imponga el contrato, con el fin de colaborar con la legalizacin del mismo y/o sus prorrogas, suspensiones, modificaciones o adiciones. 10. Asistir a las reuniones de seguimiento y dems programadas conjuntamente con el Contratista. Elaborar y tramitar las Actas de las reuniones. 11. Cumplir con la entrega de informes parciales o definitivos de los contratos.

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Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM 12. Exigir y verificar el cumplimiento por parte del Contratista de las normas de seguridad industrial necesarias en la ejecucin del proyecto y adems de la implementacin de las medidas ambientales contenidas en el Plan de Manejo Ambiental, relacionadas con el programa de higiene, seguridad y salud ocupacional. 13. Cumplir y hacer que se cumpla con lo establecido en los Trminos de Referencia y/o Pliegos de Condiciones, en relacin con los requisitos de los perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de dedicacin al contrato, cuando as se haya previsto en los documentos sealados. 14. Cumplir y hacer cumplir el cronograma de obras y/o actividades. 15. Elaborar, revisar, suscribir y radicar en el Grupo de Contratos del MINISTERIO las actas y dems documentos necesarios para la ejecucin de los contratos, incluyendo las actas de pago mensual, de recibo parcial, ajuste, Suspensin, Reiniciacin, Recibos de aportes a Seguridad Social Integral, entre otras. 16. Mantener al da la documentacin de los Contratos debidamente archivada, controlar el archivo de Interventora y/o supervisin con la finalidad de integrar un expediente claro del desarrollo del contrato y remitir copia de todos estos documentos al Grupo de Contratos del MINISTERIO. 17. Exigir y verificar que el Contratista tenga afiliado a todo el personal a su cargo al Sistema de Seguridad Social e Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales), de acuerdo con lo dispuesto en la Ley. 18. Cumplir y hacer que se cumpla por parte del contratista, con lo establecido la Ley relacionado con el Sistema General de Seguridad Social Integral y los aportes parafiscales 19. Llevar el control financiero de los Contratos que tenga a cargo. Adicionalmente, de existir convenios con aportes de la comunidad, se les deber dar el mismo tratamiento de Interventora y/o supervisin que a los contratos MINISTERIO o FONAM. 20. En el evento en que en el contrato y/o convenio se contemple la adquisicin de equipos, herramientas, etc., el interventor y/o supervisor deber efectuar el trmite ante el Grupo Administrativo del MINISTERIO para el ingreso de los bienes a los inventarios del MINISTERIO o FONAM y su entrada a almacn. Igualmente una vez finalizada la ejecucin del objeto convenido, deber verificar que tales equipos, herramientas etc., sean reintegradas al almacn. 21. Autorizar los desembolsos y/o pagos que se hayan establecido en el contrato y/o convenio, previa verificacin de los requisitos establecidos para el efecto. En caso que se haya pactado la entrega de anticipo abrir la cuenta bancaria para el manejo del anticipo, la cual deber ser manejada conjuntamente con el contratista. El interventor y/o supervisor es el responsable del estado contable de la cuenta. 22. Verificar y Aprobar mensualmente los informes de buen manejo de anticipo. 23. Llevar el Control y el archivo Legal de los contratos y/o convenios. 13

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24. Emitir conceptos de acuerdo con las solicitudes presentadas por el Contratista y el MINISTERIO o FONAM. 25. Efectuar las justificaciones que se requieran para modificar los contratos y/o convenios. 26. Emitir un concepto tcnico previo sobre la adicin y/o prorroga solicitada cuando debe adicionarse el valor y/o prorrogarse el plazo de ejecucin del contrato 27. Solicitar por lo menos con diez (10) das hbiles de anticipacin, al Grupo de Contratos del Ministerio, la adicin, prrroga y/o modificaciones a los convenios y/o contratos. La solicitud debe estar suficientemente justificada, indicando el monto por adicionar y/o el tiempo por prorrogar el plazo, as como los aspectos a modificar, y hacerse de acuerdo con lo indicado en el Manual de Contratacin. 28. Emitir un concepto tcnico previo sobre las solicitudes de suspensin efectuadas por el contratista y elaborar el acta de suspensin que formaliza las decisiones tomadas, y remitirla oportunamente al Grupo de Contratos del MINISTERIO. 29. En los casos en que el Contratista incumpliera sus obligaciones contractuales, el interventor y/o supervisor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento de tales obligaciones y una vez cumplidos estos plazos, debe solicitar al Grupo de Contratos del MINISTERIO la aplicacin de las sanciones previstas en el Contrato. 30. Informar y remitir el informe de la identificacin de los incumplimientos de las obligaciones contractuales al Grupo de Contratos del Ministerio, con el fin de llevar a cabo el procedimiento pertinente, as mismo realizar la tasacin de la sancin que deba imponerse. 31. Revisar y suscribir con el contratista todas las actas generadas durante el desarrollo del contrato. 32. Conocer, aprobar y exigir el cumplimiento del cronograma de ejecucin del objeto del convenio y/o contrato, y revisar los informes mensuales y final con el avance en el cumplimiento de las mismas. 33. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de Recibo Final de Obra contratada, relacionando en la misma las cantidades finales definitivas y las situaciones presentadas en el contrato de obra, tales como las prrrogas, suspensiones, ampliaciones, mayores cantidades de obra, adiciones y estado de la obra ejecutada. As mismo, en dicha acta se debern relacionar los manuales de mantenimiento y conservacin en caso de que los implementos contratados y entregados por el contratista as lo requieran. 34. Recibir, estudiar y pactar los precios de obras no previstas presentados por el contratista, para lo cual debe elaborar y presentar al MINISTERIO o FONAM un cuadro comparativo de precios unitarios no previstos, un anlisis de precios unitarios, el cuadro de reversin de precios no previstos y el acta de fijacin de precios no previstos. 14

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM 35. Revisar y aprobar la nueva programacin para la ejecucin del proyecto o la nueva inversin actualizada presentada por el Contratista, toda vez que se presenten modificaciones en cantidades, plazo, valor del contrato, o suspensin del mismo, y que alteren su normal ejecucin. 36. En los contratos de obra, verificar que se cumpla con la calidad de las obras ejecutadas. Realizar control de calidad de los materiales a partir de lo establecido en las especificaciones tcnicas, control de la ejecucin del proyecto, control de los mtodos constructivos, localizacin y nivelacin de los elementos estructurales, entre otros, en caso de incumplimiento se abstendr de recibir la obra e informar por escrito al Grupo de Contratos del Ministerio. As mismo, el interventor deber avalar tcnicamente todos los cambios o sustituciones en las especificaciones tcnicas o en los materiales inicialmente contratados que se realicen durante la ejecucin de la misma. 37. En contratos de obra, verificar las cantidades de obra establecidas en el contrato a partir de la informacin suministrada, y presentar un informe al MINISTERIO o FONAM sobre aspectos que repercutan en el normal desarrollo del contrato, antes de suscribir el Acta de Iniciacin. 38. En contratos de obra, exigir al Contratista la entrega de los anlisis de precios unitarios de todas las actividades incluidas en la lista de cantidades y precios o ndices representativos y efectuar su revisin. La informacin detallada de los anlisis ser la base para nuevos anlisis de precios unitarios que se requieran en el desarrollo del contrato. 39. Elaborar el Informe Final de Interventora y/o supervisin. 40. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de Liquidacin del contrato, asumiendo as plena responsabilidad por la veracidad de la informacin en ella contenida, y en esa medida garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales de las dos partes (artculo 60, Ley 80 / 1993) 40.1. En el Acta de Liquidacin se debe dejar constancia de: Estado financiero. Valores ejecutados y ajustes pagados. Amortizacin del anticipo y valores retenidos, en caso que aplique. Disponibilidades y reservas presupustales. Actas legales tramitadas. Contratos adicionales, modificaciones contractuales y acciones legales en proceso (si es del caso). Garantas. Constancia de cumplimiento de las obligaciones relacionadas con salud, pensin y aportes parafiscales. Constancia de cumplimiento del objeto convenido o contratado.

Adems de las obligaciones anteriores, el interventor y/o supervisor deber cumplir con las obligaciones consignadas en el manual de contratacin del Ministerio, adoptado por la Resolucin No 1021 del 27 de junio de 2005, a saber: 15

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Remitir al Grupo de Contratos del Ministerio, mximo dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a que se produzcan, copia con sus respectivos soportes de todas las actuaciones que se surtan en ejecucin del contrato, tales como actas de iniciacin, suspensin y reiniciacin entre otras, al igual que todos los informes presentados por el contratista junto con la certificacin de cumplimiento del contrato, informe de ejecucin sobre los resultados obtenidos, cumplimiento del cronograma de ejecucin y dems observaciones que considere pertinentes. En el caso especfico de las actas de suspensin, los supervisores deben acompaar el acta con el anexo de modificacin de la pliza. Informar inmediatamente al Grupo de Contratos sobre cualquier irregularidad o situacin especial que pueda conllevar al incumplimiento parcial o total de las obligaciones por parte del contratista, con el fin de poder solucionar de manera oportuna el inconveniente y si es del caso, poder tomar las medidas legales a que haya lugar. Abstenerse de iniciar la ejecucin de los contratos y convenios hasta tanto no se encuentren debidamente legalizados, velar por el cabal cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato o convenio; verificar el cumplimiento de los requisitos para el pago del anticipo y/o los desembolsos correspondientes, hacer un seguimiento permanente y detallado al vencimiento del plazo del contrato y/o convenio. Verificar que en la ejecucin de los contratos de prestacin de servicios y/o consultora, las actividades y/o productos realizados en desarrollo del respectivo contrato deben encontrarse previstos en el objeto y obligaciones del mismo. Cuando los informes del contratista sean requisito para pago, el interventor y/o supervisor, deber remitirlos al Grupo de Finanzas y Presupuesto junto con el informe de supervisin y/o interventora y la certificacin para pago. Proyectar con observancia de lo dispuesto en el artculo 60 de la Ley 80 de 1993, las actas de liquidacin de los contratos y convenios de los cuales ejercen la supervisin y/o interventora, dentro del trmino establecido en cada contrato y/o convenio para el efecto, o, en su defecto, a ms tardar dentro de los cuatro meses siguientes a la terminacin del mismo. En caso que la supervisin recaiga sobre un convenio en que existan contratos y/o convenios derivados, los supervisores debern asegurarse que stos ltimos se encuentren liquidados para proceder a liquidar el convenio marco, todo dentro de los trminos legales establecidos para el efecto.

PARAGRAFO. En caso de retiro del interventor o supervisor se debe hacer entrega de los informes sobre el estado actual del contrato o convenio al jefe de la dependencia, quien solicitar la designacin de otro supervisor al Ordenador del Gasto.

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Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM Diagrama de flujo de las principales actividades en la ejecucin del proyecto.

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Diagrama de Ejecucin del Contrato y/o Convenio

Antes de iniciar la ejecucin, el interventor y/o supervisor debe asegurarse de que el contrato y/o convenio se encuentre legalizado por parte del Grupo de Contratos del Ministerio. Una vez iniciada la ejecucin, debe hacerse seguimiento permanente a la misma.

VI. INFORMES DEL INTERVENTOR La interventora y/o supervisin en el transcurso de la ejecucin del objeto del contrato y/o convenio, debe presentar los informes necesarios, que reflejen el avance y dems aspectos relevantes del proyecto. Entre estos informes, se destacan: 6.1. Informe Mensual. Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta las recomendaciones para la efectiva ejecucin del contrato y/o convenio, debe contener: - una descripcin completa de las actividades ejecutadas; - los atrasos presentados, los problemas, compromisos o soluciones planteadas y los asuntos pendientes por resolver 18

Continuacin Manual de Interventora y/o Supervisin MINISTERIO FONAM El interventor y/o supervisor debe elaborarlo y enviarlo al jefe de la dependencia del MINISTERIO impulsadora del contrato y/o convenio, durante los cinco (5) primeros das de cada mes. Este informe consta de dos partes: - un resumen ejecutivo - un informe bsico.

Cuando se trate de contratos de obra, los informes mensuales deben ser presentados por el interventor conjuntamente con el Acta de Recibo Parcial de Obra, la cual debe especificar las actividades establecidas en el contrato, las modificaciones implementadas y las obras ejecutadas, incluyendo la descripcin de las actividades, cantidad y precios unitarios; esto para evaluar el cumplimiento del contratista en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos en el contrato de obra. Igualmente se debe presentar la evaluacin del cumplimiento de las obligaciones contractuales, el cual la Dependencia a cargo del contrato y/o convenio, lo estudiar en los cinco (5) das hbiles siguientes a la presentacin del informe y si de este se concluye que existen mritos para aplicar multas, cuando stas hayan sido previstas, al da hbil siguiente se debe remitir al Grupo de Contratos del Ministerio, junto con los soportes y el oficio que solicite ejecutar las acciones legales. 6.2. Informes varios Adems de los anteriores, la interventora y/o supervisin debe elaborar y presentar todos aquellos informes, datos, cuadros, presentaciones, que le sean solicitados por el jefe de la dependencia a cargo del contrato y/o convenio. 6.3. Informe Final Una vez terminado el proyecto, la interventora y/o supervisin debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del proyecto, estableciendo el estado de cumplimiento del objeto y de todas las obligaciones pactadas, as como el balance financiero del contrato y/o convenio.

FIN DEL DOCUMENTO

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