II. Sistemas de Informacin para funciones especficas.

Objetivo: conocer las diferentes reas de aplicaciones de los sistemas de informacin, as como su importancia dentro del rea de manufactura.

Introduccin: a) El ambiente Organizacional y el Proceso Administrativo Algo que resulta fundamental en la administracin moderna, es el hecho de organizar; incluso se considera que ninguna organizacin puede funcionar a la larga sin una cadena de comando y una cadena de comunicacin formal que coordine las actividades de la empresa y canalice las instrucciones al usuario respectivo. El organizar, controlar y planear constituye las funciones bsicas de la administracin, mismas que son altamente significativas en el desempeo de los sistemas de informacin para la administracin. Una funcin distintiva del proceso administrativo de marcarse en la forma de interpretar los conceptos de organizar y organizacin. Organizar es una funcin bsica de los gerentes y se ocupa primordialmente, de la estructura formal como medio para obtener la accin efectiva de grupo. Por otra parte la organizacin se refiere a las relaciones humanas en las actividades de grupo, es decir se ocupa de coordinar las actividades de la gente.

Objetivos de los SI

La principal funcin de un SI es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al mximo la relacin que existe entre los recursos de la empresa. Este sistema tiene el propsito general de ayudar a los gerentes en la planeacin, control y toma de decisiones. Asegurar que la informacin exacta y confiable est disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fcilmente aprovechable. Incrementar la productividad operacional. Hacer que el proceso de informacin deje de ser informacin fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuicin y solucin de problemas aislados.

En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Informacin Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administracin. Para que este se cumpla se requiere que se tome en cuenta y se determine lo siguiente: a) Qu datos se requieren? b) Cundo se requieren? c) Quin o quienes los necesitan? d) En qu forma se necesita? e) Cunto cuestan? f) Prioridad de procesamiento de datos? g) Cmo debe ser el control? h) Cul debe ser su alcance? Evolucin y Anatoma de los SIA Un SIA surge cuando una empresa sobrevive y crece y la supervisin de ella esta fuera del alcance de un solo hombre, por no poder estar al mismo tiempo en varios lugares para planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar las diferentes actividades de la organizacin. Cuando esto sucede los problemas de autoridad, responsabilidad y organizacin comienzan a asumir proporciones considerables; es aqu donde empieza a tomar forma la necesidad de un SI formal.

Un SIA evoluciona en funcin de los resultados que vayan obteniendo y alcanzan su desarrollo ptimo cuando se evitan situaciones como: cruces de informacin, procesos dobles o cuando se hayan fijado flujos formales de informacin que permitan conocer los problemas de una manera inmediata. En ocasiones el desarrollo de los SI dependen de otros factores como: ambiente externo, cambios en las necesidades internas, cambios tecnolgicos, actualizacin de sus diseadores y administradores. La anatoma de un sistema de informacin podemos describirla de la siguiente manera:

Entradas y Salidas. Las entradas son elementos que ingresan al sistema para su transformacin y las salidas representan el resultado del proceso de transformacin. Procesamiento. Es el centro de transformacin en todo sistema. Esta formada por un grupo de elementos que establecen un control sobre los datos de entrada con el fin del filtrar la informacin, en base a una serie de reglas, instrucciones o procesos previamente establecidos. Retroalimentacin. (+ -) La negativa es esencialmente informacin de entrada que indica que el proceso se esta desviando del curso de accin elegido indicando que hay necesidad de reajustar a un nuevo estado. La retroalimentacin positiva es la que generalmente refuerza el desempeo de la administracin ya que es indispensable para el funcionamiento del sistema.

Tecnologa de Informacin. El uso de la tecnologa de informacin en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro ser an mayor. Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Informacin son las siguientes:

La tecnologa de informacin se usar como parte de la estrategia corporativa, es decir, el uso de los Sistemas de Informacin que dan ventaja competitiva (sistemas estratgicos) se incrementar. Las empresas de ms xito sern manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratgicas de la tecnologa de la Informacin de manera creativa. La tecnologa ser parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnologa ser usada para reducir el trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los clientes o para cambiar la forma en que ser trabaja. Los trabajadores usarn las computadoras personales conectadas en red, y las fabricas usarn la tecnologa para el diseo y control de produccin. El uso de la tecnologa transformar a la organizacin y cambiar su estructura. Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrnico, el intercambio electrnico de datos y el acceso a informacin externa por medio de redes como internet. La tecnologa facilitar la creacin de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrnico y de conferencias por computadoras y de esta manera facilitar la comunicacin global. La tecnologa de informacin apoyar de manera importante el rediseo de los procesos de negocios. Las tcnicas de reingeniera de procesos continuarn apoyndose en los sistemas de informacin.

El Reto De Los Sistemas De Informacin:

1) El reto estratgico de los negocios

Los cambios tecnolgicos se mueven ms rpido que los cambios de los seres humanos o las instituciones. Necesitarn del uso de la tecnologa para simplificar la comunicacin y la coordinacin. Si las instituciones solo automatizan lo que hacen actualmente, dejan pasar en gran medida el potencial de la tecnologa de la informacin.

2) El reto de la globalizacin.

Que los sistemas puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos pases. Dadas las diferencias en el lenguaje, culturales y polticas daban lugar a un caos y a la falla de controles de la administracin central.

3) El reto de la arquitectura de la informacin.

Nuevas formas de hacer negocios Dan ms importancia la hardware, software y redes.

4) El reto de la inversin en los sistemas de informacin.

Una cosa es usa la tecnologa de informacin para disear, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto. Cambio organizacin debido al desarrollo de sistemas ms eficientes.

5) El reto de la responsabilidad y control.

Los SIBC juegan un papel crtico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos, confiables y seguros. Los sistemas automticos o semiautomticos que funciones mal pueden traer daos desastrosos.

Una empresa hace un inversin al desastre si emplean sistemas que no operen como debieran, que no den informacin que las personas puedan interpretar y usar correctamente.

Sistemas de Informacin para funciones especficas. Para dar apoyo a las funciones primarias de comercializacin, manufactura y contabilidad, las empresas han construido sistemas de informacin distintos y especficos para cada funcin. Aun cuando los sistemas de informacin se modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos comunes aparecen en estos funciones especficas.

Sistema de Informacin que dan apoyo a la Contabilidad. Estos sistemas constan de varios mdulos diseados alrededor de los libros contables, el catlogo de cuentas y los diarios. Estos mdulos le permiten a la empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades correspondientes. Los sistemas de informacin tambin contienen mdulos que dan apoyo a las funciones de procesamiento de rdenes de compra y recepcin, manejo de inventarios, cuentas por pagar y nomina. Adicionalmente, los sistemas de informacin especficos para contabilidad contienen mdulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.

Sistema de Informacin que dan apoyo a la Manufactura. Aunque no existen dos fabricantes exactamente iguales, la mayora de estos sistemas constan de un mdulo para el programa maestro de produccin, un mdulo para la planeacin de requerimientos de materiales y un mdulo de lista de materiales. Estos mdulos se enlazan con un mdulo que da apoyo a la actividad de ingeniera de diseo. El mdulo de planeacin de requerimientos de capacidad ayuda a los tomadores de decisiones a anticipar los esfuerzos que impondran las cargas de trabajo proyectadas en cada centro o departamento a lo largo del tiempo. El mdulo de control de inventarios de manufactura se enlaza con el mdulo de lista de materiales a fin de que los materiales necesarios en el proceso de manufactura puedan ser fabricados, adquiridos o recogidos de los almacenes y enviados al rea de produccin. El mdulo de control de planta se enlaza directamente con los mdulos de costos estndar, costos de trabajos y desempeo de la mano de obra. Sistema de Informacin que dan apoyo a la comercializacin. Durante mucho tiempo la funcin de comercializacin no fue enfocada por la tecnologa informtica. Los gerentes estn cambiando la funcin de una operacin basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la informacin. A decir verdad, estn empezando a darse cuenta que un sistema de informacin es una arma crtica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado. Los gerentes de comercializacin necesitan informacin que les ayude a anticipar los cambios en la demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un control sobre los gastos de venta y distribucin. Un sistema para una funcin especfica que tenga mdulos para administracin y soporte de ventas, anlisis del desempeo de ventas y pronsticos, investigacin de mercados y recopilacin de inteligencia, servicio a clientes y anlisis, promocin, y anlisis de productos y estrategia, proporciona la informacin necesaria para los gerentes de estas funciones. Las organizaciones buscan formas de acercarse ms a sus clientes actuales, conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de comercializacin necesitan informacin que les ayude a anticipar las demandas cambiantes con relacin a los productos, aumentar la productividad en las ventas y mantener un control estrecho sobre los gastos de venta y distribucin. Debern eliminar los trabajos duplicados, la fragmentacin, el conflicto y el desperdicio en el rea de comercializacin. Una gran cantidad de datos que se alimentan a este sistema de informacin provienen de los sistemas de informacin relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura. El sistema de Informacin especfico para la comercializacin combina datos de bases de datos de la compaa con datos externos, incluyendo estadsticas econmicas, demogrficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una diversidad de modelos de pronsticos, de competencia y de precios, para proporcionar, en unos cuantos minutos, informacin estratgica que no era posible proporcionar con los sistemas manuales. Ejercicios:

Caso: La compaa de artculos para mantenimiento Nueva Inglaterra es un distribuidor al mayoreo de productos de limpieza. Compra grandes cantidades de artculos y los vende a sus clientes en pequeos lotes que van desde unos cuantos artculos hasta varias cajas, hecho que depende del tipo de artculo. La compaa inicio sus operaciones hace veinte aos, es rentable y se encuentra bien administrada. El propietario de la compaa piensa desarrollar un sistema basado en computadora para administrar el inventario del almacn y estar al tanto de los artculos solicitados en cada pedido. Asimismo tambin desea desarrollar un sistema automatizado para procesar las ordenes de pedido de sus clientes sin importar dnde se originen stas, ya sea que se den en el mostrador, por va telefnica, correo o a travs de los representantes de ventas de la compaa. El dueo tiene planes para ampliar las instalaciones de la compaa o el territorio de ventas, el cual abarca gran parte del rea de Nueva Inglaterra. Sin embargo, sus planes actuales incluyen un aumento en el volumen de ventas con poco cambio en la lnea de productos ofrecidos por la compaa. El propietario lo contrata como analista de sistemas y acuerda reunirse con usted para discutir el sistema deseado. Usted recibe slo la informacin antes mencionada y debe prepararse para su primera reunin con el dueo. Qu preguntas debe formular usted para averiguar ms detalles relacionados con la compaa y con el funcionamiento de la misma? La finalidad que usted persigue es determinar si es necesario emprender un estudio detallado de sistemas. (UTILICE LOS CONCEPTOS VISTO EN CLASE PARA RESOLVER ESTA PREGUNTA)