Modelo de Negocio Bienes

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DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Proyecto: Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles
MODELO DE NEGOCIO
William J. Montilva C. Enoch Vasquez S. Enero, 2007
Tabla de Contenido
Pgina Introduccin 1. Definicin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 2.1. Visin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. Misin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 2.3. Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 3. Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 3.1. Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 3.2. Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes . 3.2.1. Procesos de Registro de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1.1. Proceso de Incorporacin de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1.2. Proceso de Traslado de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1.3. Proceso de Desincorporacin de Bienes . . . . . . . . . . . 3.2.1.4. Proceso Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes 3.2.2. Procesos de Control de Bienes ......................... ........... 1 2 3 3 3 3 5 6 6 6 7 21 26 42 44 45 48 48 50 53 61 66 68 A-1 B-1 C-1
3.2.2.1. Proceso de Inventario Fsico de Bienes
3.3. Procesos de Apoyo del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 3.3.1. Proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes . . . 3.3.2. Proceso Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes . . . . . . . . . 4. Modelo de Actores y Estructura Organizativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 7. Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . Anexo A: Planillas y Formatos Anexo B: Glosario Bibliografa
Introduccin Con miras a dar cumplimiento al macro proyecto institucional para la automatizacin e integracin administrativa de la Universidad de Los Andes y especficamente en lo relativo a la gestin administrativa para el registro y control de los bienes muebles, se presenta a continuacin un documento que resume el trabajo realizado en la primera etapa del proyecto para la Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles de la ULA. El Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes constituye el sistema de actividades administrativas que permiten realizar el control fsico de los bienes muebles propiedad de la universidad. Este sistema de actividades representa el ambiente o contexto donde el Sistema de Informacin de Bienes Muebles de la ULA opera, permitiendo que este ltimo proporcione los servicios de informacin requeridos para cumplir con tan importante misin dentro de la administracin universitaria. Este documento denominado Modelo de Negocios del Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes, servir para representar tanto grficamente como textualmente diferentes aspectos relacionados con la administracin de los activos fijos de la universidad. Dicho modelo permitir describir los objetivos que el rea financiera debe alcanzar para el control fsico de estos bienes. Los procesos y actividades que sern realizados para lograr estos objetivos. Los recursos o entidades requeridos para ejecutar estos procesos, as como el marco legal que regula dichos procesos. As mismo, la identificacin de actores (personas o mquinas) responsables de la ejecucin de estos procesos y la definicin de la estructura organizacional que los agrupa, tal como se describe en el mtodo de Modelado de Negocios (Business Modeling Method: BMM), propuesta por J. Montilva y J. Barrios [1]. El documento ha sido estructurado en 8 secciones y un anexo en los que se describen los principales elementos de dicho modelo, tal como se muestra a continuacin:

La seccin 1, define en trminos generales el sistema de registro y control de bienes y su contexto. La seccin 2, describe los objetivos generales y especficos de este sistema de actividades (modelo de objetivos). La seccin 3, detalla los diferentes procesos y actividades llevados a cabo para cumplir dichos objetivos (modelo de procesos). La seccin 4, describe los diferentes actores y sus respectivos roles, as como la estructura organizacional donde se encuentra asignados estos actores (modelo de actores/unidades). La sesin 5, seala las reglas de negocio que regulan la ejecucin de estos procesos, las cuales estn representadas en las principales leyes, reglamentos y normas para el control interno de bienes (modelo de reglas de negocio). La seccin 6, muestra los eventos asociados a este sistema de negocio y el flujo de trabajo asociado a cada evento (modelo de eventos). La seccin 7, define las principales entidades o recursos que son requeridos para ejecutar estos procesos (modelo de objetos).
Definicin del Sistema de Registro y Control de Bienes
Se entiende como Sistema de Registro y Control de Bienes al conjunto de principios, polticas, normas, procesos y procedimientos administrativos que permiten el registro de las adquisiciones, traslados o traspasos y desincorporaciones de los activos fijos tangibles, propiedad de la Universidad de Los Andes. As como tambin, el control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los mismos. Entindase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, todos los bienes muebles y/o equipos, mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos, de largo uso y duracin que no estn adheridos fsicamente a edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de Los Andes. Dentro del contexto universitario, el Sistema de Registro y Control de Bienes se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la ULA, vinculado y relacionado directamente con los sistemas de Compras y Contabilidad , tal como se muestra en la figura 1.
Sistema Financiero de la ULA

Sistema de Registro y Control de Bienes Sistema de Compras
Sistema de Contabilidad
Figura 1. Contexto del Sistema de Registro y Control de Bienes
El vinculo con el Sistema de Compras se da a travs de los procesos de solicitud, adquisicin y posterior entrega de los bienes, cuando estos son adquiridos, donados o producidos internamente en la institucin. Una vez que estos bienes son adquiridos por la dependencia administrativa, estos deben ser registrados como bienes muebles de la universidad. Para ello, los procesos de control perceptivo, verificacin de comprobantes, asignacin de cdigos de inventario y rotulacin de los bienes adquiridos son realizados por el Sistema de Registro y Control de Bienes, crendose un registro nico de identificacin por cada bien registrado en el inventario. As mismo, se crea un registro de asiento contable de acuerdo al Plan de Cuentas contenidos en el Sistema de Contabilidad, con la finalidad de incluir en la cuenta de activos fijos de la institucin todos los bienes muebles adquiridos.
Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes
Segn lo establecido en el Reglamento Interno del Sistema de Inventario de la Universidad de Los Andes [2], artculo 1, donde hace mencin que el principal objetivo de esta rea administrativa es la de practicar el control fsico de los bienes muebles propiedad de la Universidad de Los Andes. Entendindose como control fsico de bienes el registrar y controlar las incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento y custodia de los activos fijos tangibles de la Universidad. Basados en este objetivo principal, as como de la misin y visin que se tiene de esta rea administrativa, se ha derivado el siguiente modelo de objetivos. 2.1 Visin del Sistema de Registro y Control de Bienes Llegar a convertirse en un sistema eficaz y eficiente para una adecuada administracin y control de los bienes muebles, con apego a las leyes y normativas vigentes, con la finalidad de garantizarle a la comunidad universitaria y a los entes contralores del estado, de toda la informacin oportuna, veraz y precisa sobre el patrimonio de bienes muebles propiedad de la Universidad de los Andes. 2.2 Misin del Sistema de Registro y Control de Bienes Garantizar un registro permanente, efectivo y actualizado de los bienes muebles de la Universidad de los Andes mediante la aplicacin de las normativas legales que rigen la materia. 2.3 Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes 1. Mantener el control fsico de los bienes mediante el registro y control de las incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento, custodia y actualizacin del inventario fsico de los bienes muebles de la ULA con apego a las leyes y normativas vigentes. 1.1. Efectuar un registro oportuno y veraz de los movimientos de bienes que reflejen las adquisiciones, traslados y desincorporaciones de bienes muebles. 1.1.1. Llevar un registro de todos los bienes que sean adquiridos por la Universidad, ya sean por compra, donacin o produccin institucional.
1.1.2. Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y de responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro. 1.1.3. Conservar un registro de todos los bienes que sean desincorporados de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad. 1.1.4. Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier cambio en las caractersticas fsicas de un bien, as como de la ubicacin y responsable del mismo. 1.2. Efectuar un control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los bienes muebles propiedad de la Universidad. 1.2.1. Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el levantamiento del inventario fsico de los bienes muebles de la Universidad. 1.2.1.1. Ejecutar la revisin fsica de los bienes muebles de cada dependencia universitaria. 1.2.1.2. Cotejar los resultados arrojados por la verificacin fsica contra los registros llevados en forma automatizada. 1.2.1.3. Realizar los ajustes requeridos en los registros tanto manuales como automatizados por las diferencias encontradas. 1.2.2. Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que los utiliza en la ejecucin de sus funciones. 1.2.3. Realizar mantenimiento peridico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad.
La figura 2 presenta un diagrama jerrquico donde se resumen los objetivos generales y especficos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.
OBJETIVO 1: Mantener el control fsico de los bienes muebles de la ULA mediante el registro y control de sus incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento, custodia y actualizacin del inventario fsico con apego a las leyes y normativas vigentes.
OBJETIVO 1.1: Efectuar el registro de los movimientos de bienes que reflejen las incorporaciones, desincorporaciones y traslados de bienes muebles.
OBJETIVO 1.2: Efectuar el Control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los bienes muebles de la ULA.
OBJETIVO 1.1.1:
OBJETIVO 1.1.2:
OBJETIVO 1.1.3:
OBJETIVO 1.1.4:
OBJETIVO 1.2.1:
OBJETIVO 1.2.2:
OBJETIVO 1.2.3:
Llevar un registro de los bienes muebles adquiridos por la Universidad ya sea por compra, donacin o produccin institucional.
Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.
Conservar un registro de todos los bienes muebles desincorporados de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.
Mantener actualizado cualquier cambio en las caractersticas fsicas de los bienes muebles, as como de su ubicacin y responsable.
Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el levantamiento del inventario fsico de bienes muebles de la Universidad.
Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que lo utiliza en la ejecucin de sus funciones.
Realizar mantenimiento peridico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad.
Figura 2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.
Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes
Con la finalidad de alcanzar los fines propuestos, un sistema de negocios se organiza en un conjunto estructurado de actividades llamados procesos de negocio. Los procesos de negocio son modelados como una jerarqua de procesos con varios niveles de abstraccin. Tomando como base algunas reglas de modelado extradas del mtodo BMM [1], el nivel ms alto de la jerarqua de procesos se modela usando una cadena de valor. Posteriormente, cada proceso de negocio de la cadena de valor se descompone en subprocesos representados mediante Diagramas de Jerarqua de Procesos de UML Business. Alternativamente, cada proceso del Diagrama de Jerarqua de Procesos puede ser descrito usando Diagramas de Procesos en UML Business, donde se resume el objetivo que persigue dicho proceso, sus entradas y salidas, las reglas de negocio que aplican, los actores que ejecutan dicho proceso y los objetos de negocio involucrados. Por ltimo, cada uno de los procesos de ms bajo nivel del Diagrama de Jerarqua de Procesos se describe separadamente usando Diagramas de Actividad de UML (2.0).
3.1
Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes
Tomando como base el modelo de objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA y especficamente en la misin de este sistema, se muestra a travs de una cadena de valor los procesos que son llevados a cabo para cumplir con los objetivos de este sistema de negocios, tal como se ilustra en la figura 3.
Procesos Fundamentales
<<proceso>> 1. Registro de Bienes <<proceso>> 2. Control de Bienes
Procesos de Apoyo
<<proceso>> 1. Planificacin y Control de la Gestin de Bienes <<proceso>> 2. Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes
Figura 3. Cadena de Valor del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA
3.2
Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes
Tal como se indica en el grfico anterior, los procesos fundamentales o claves del sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA son:

Proceso de Registro de Bienes y Proceso de Control de Bienes. Procesos de Registro de Bienes
3.2.1
El registro de bienes agrupa a todos los procesos y actividades que mantienen registros permanentes y detallados de las entradas (incorporaciones), salidas (desincorporaciones) y traspasos (traslados) de los activos fijos de la ULA. La figura 4 muestra el siguiente nivel de descomposicin del proceso de Registro de Bienes.
<<proceso>> 1. Registro de Bienes
<<proceso>> 2. Control de Bienes
<<proceso>> 1. Registro de Bienes <<proceso>> 1.1 Incorporacin de Bienes <<proceso>> 1.2 Traslado de Bienes <<proceso>> 1.3 Desincorporacin de Bienes <<proceso>> 1.4. Modificacin Caractersticas Fsicas
Figura 4. Subprocesos del proceso de Registro de Bienes
3.2.1.1 Proceso de Incorporacin de Bienes
Objetivo del proceso: Registrar el ingreso de bienes muebles a la Universidad, cuando estos sean adquiridos por concepto de compra, donacin o produccin institucional. Diagrama general del proceso:
<<regla>>
Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Inventario Circular vigente nmero 01-2003 Manuales o catlogos de cuentas contables para el sistema de contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado Publicacin nmero 9 actualizada de la Contralora General de la Repblica.
<<actor>>
Director de Finanzas Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
<<objetivo>>
Registrar la incorporacin de bienes muebles s de la Universidad de los Andes por compra, donacin y produccin institucional.
controla <<regula>>
cumple
<<Informacin>>
Expediente de bienes conformado por: Fotocopia del comprobante de adquisicin de bienes Formatos F-I-21 Formatos F-I-20 de cada bien incorporado
<<evento>>
Proveedor Entrega de bienes muebles
Archivo de la OCCB
<<proceso>> 1.1 INCORPORACIN DE BIENES
<<objeto>>
Bienes muebles marcados Bien identificado
<<Informacin>>
Solicitud de incorporacin de bienes muebles Comprobante de adquisicin de bienes ( - Factura de compra, - Recibo de produccin o - Acta de aceptacin de bienes ) Orden de Compra o nota de entrega Carta del ente externo que dona los bienes Cualquier otro documento que avale la adquisicin licita de los bienes
<<requiere>>
<<Informacin>>
<<ejecuta>> <<suple>> Comprobante original de adquisicin (codificado con cdigos contables y nmeros de inventario) Dependencia Universitaria
<<actor>>
Administrador de la Dependencia Jefe de la OCCB Secretaria de la OCCB Registrador de Bienes Consejo Universitario
<<informacin>>
Sistema de Control de Bienes Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes. Sistema de Correspondencia. Formatos Preelaborados (F-I-20 y F-I-21)
F-I-20: Recoleccin de datos bienes muebles. F-I-21: Formas de control de flujo.
Figura 5. Diagrama del proceso de Incorporacin de Bienes
Subprocesos asociados:
<<proceso>> 1.1 Incorporacin de Bienes <<proceso>> 1.1.1 Control Perceptivo <<proceso>> 1.1.2 Verificacin de Recaudos <<proceso>> 1.1.3 Asignacin de Cdigos <<proceso>> 1.1.4 Rotulacin de Bienes
Figura 6. Subprocesos del Proceso de Incorporacin de Bienes
3.2.1.1.1 Subproceso de Control Perceptivo
Objetivo del subproceso: Verificar que los bienes adquiridos y sus respectivas facturas, recibo de produccin o acta de aceptacin correspondan con lo especificado en las ordenes de compra o nota de pedido. Fronteras: Inicia:
Cuando el proveedor entrega los bienes que son adquiridos por una dependencia universitaria. Termina: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la incorporacin de los bienes adquiridos. Actores: Administrador de la Dependencia
Diagrama de Actividades:
Proveedor Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes
Bien mueble [Entrega]
Verificar Factura/Nota de Entrega
[pedido incorrecto]
[pedido correcto]
Bien mueble [Nota Devolucin]
Informar proveedor
Procesar entrada de bienes
Solicitar registro de Bienes
Solicitud de incorporacin [Solicitada]
Figura 7. Diagrama de Actividades del Subproceso de Control Perceptivo
Procedimiento: Actores Proveedor
Actividades 1. Entrega los bienes muebles con factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin. 2. Recibe del proveedor los bienes adquiridos con la nota de entrega, orden de compra y/o factura y deber verificar que las caractersticas y las cantidades de los bienes sean iguales a las especificadas en la nota de entrega, orden de compra y/o factura. 2.1. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no coinciden con la orden de compra, elabora comunicacin con las observaciones, notificando las diferencias encontradas en el bien recibido y se notifica al proveedor. 2.2. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura coinciden con la orden de compra, se procesa entrada de los bienes y se solicita a la Oficina de Control de Bienes la incorporacin de estos bienes adquiridos.
Administrador de Dependencia
3.2.1.1.2 Subproceso de Verificacin de Recaudos
Objetivo del subproceso: Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables tales como: la factura original de compra, recibo de produccin, acta de aceptacin especifiquen claramente el precio, cantidad y caractersticas
fsicas de los bienes adquiridos por compra, donacin o produccin institucional.
Fronteras: Inicia:
Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes recibe la solicitud de incorporacin de bienes y sus respectivos recaudos. Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes entrega al Registrador de Bienes (Interno) los respectivos recaudos para la incorporacin de estos bienes.
Sub subprocesos asociados:

<<proceso>> 1.1 Incorporacin de Bienes <<proceso>> 1.1.1 Control Perceptivo <<proceso>> 1.1.2 Verificacin de Recaudos <<proceso>> 1.1.3 Asignacin de Cdigos <<proceso>> 1.1.4 Rotulacin de Bienes
<<proceso>> 1.1.2 Verificacin de Recaudos <<proceso>> 1.1.2.1 Verificacin de Recaudos por Compra <<proceso>> 1.1.2.2 Verificacin de Recaudos por Donacin <<proceso>> 1.1.2.3 Verificacin de Recaudos por Produccin
Figura 8. Sub-subprocesos del Subproceso de Verificacin de Recaudos
3.2.1.1.2.1 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra
Objetivo del sub-subproceso: Verificar que la factura original de compra especifique el precio, cantidad y caractersticas fsicas de los bienes adquiridos. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (interno)
Administrador Dependencia
Solicitud de incorporacin [solicitada]
Revisar recaudos
[completos] [incompletos] Solicitud de incorporacin [Rechazada] Elaborar nota de devolucin [no vlido]
Verificar factura
[vlido]
Solicitud de incorporacin [por asignacin]
Figura 9. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra
Procedimiento: Actores
Actividades 1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio de solicitud de incorporacin de bienes. 2. Revisa si la solicitud de incorporacin de bienes viene acompaada de la factura original de compra y su respectiva orden de compra o nota de entrega. 3. Si los recaudos estn incompletos los devuelve a la dependencia universitaria. 4. Si los recaudos estn completos, los remite al Jefe de la Oficina. 5. Verifica la legalidad de los recaudos que avalan dicha solicitud, chequeando que la factura original contenga explcitamente los datos de: marca, modelo, serial, cdula y nombre del responsable, as como la ubicacin fsica del bien. As como tambin, que esta venga a nombre de la unidad organizativa que adquiri dichos bienes y no a titulo de una persona natural. 6. Si los recaudos estn correctos, entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporacin de bienes al inventario. 7. Si alguno de estos recaudos est incorrecto, solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolucin. 8. Elabora nota de devolucin, la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicit la incorporacin.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.1.2.2 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Donacin
Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el acta de aceptacin o carta de donacin indique que los bienes estn siendo donados a la Universidad de Los Andes, especificando adems las caractersticas de los bienes donados. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Registrador de Bienes ( interno)
Jefe Oficina Central Control Bienes
Direccin de Finanzas
Revisar recaudosde donacin [completos] [incompletos]
Verificar acta de aceptacin
Solicitud de incorporacin [Rechazada]
Elaborar nota de devolucin a institucin
[correcta] [incorrecta] Realizar inspeccin fsica de bienes donados
Elaborar informe sobre la donacin Revisar solicitud de donacin bienes
Enviar solicitud e informe al CU
Enviar Solicitud al CU
Solicitud de incorporacin [Resolucin]
Recibir resolucin de incorporacin por donacin Entregar recaudos Solicitud de incorporacin [por asignacin]
Figura 10. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Donacin
Procedimiento: Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
Actividades 1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio donde se notifica que la dependencia ha recibido bienes donados, para lo cual solicita su incorporacin, previa aprobacin del Consejo Universitario. 2. Remite la solicitud de incorporacin de bienes por donacin y sus respectivos recaudos al Jefe de la Oficina. 3. Revisa que la solicitud de incorporacin venga acompaada de un acta de aceptacin o una carta del ente externo que dona los bienes a la ULA. Opcionalmente, puede consignar si la hubiere, la factura original de compra a nombre del ente o institucin que dona los bienes. 4. Verifica que el acta de aceptacin o la carta de donacin exprese claramente que los bienes estn siendo donados a la Universidad y que refleje dentro de la misma, las caractersticas de los bienes donados, tales como: marca, modelo, serial, entre otros. 5. Visita la dependencia universitaria y realiza inspeccin fsica a los bienes donados. 6. Elabora informe donde se detallan las caractersticas de los bienes, su estado fsico y el costo unitario de cada uno de ellos. En caso de no poseer costo unitario, se realiza un justiprecio. 7. Remite el informe al Director de Finanzas, quien a su vez lo debe enviar al Vicerrector Administrativo y ste al Consejo Universitario para su estudio y aprobacin segn consta en el artculo 20 del Reglamento de Inventario. 8. Revisa informe de incorporacin de bienes por donacin y lo remite al Vicerrectorado Administrativo. 9. Recibe la resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la incorporacin de los bienes donados y la remite a la Oficina Central de Control de Bienes. 10. Recibe y verifica la resolucin del Consejo Universitario de bienes donados. 11. Notifica a la dependencia universitaria la aceptacin o rechazo para la incorporacin de bienes donados. 12. Entrega recaudos para la incorporacin de bienes al Registrador de Bienes (Interno), si estos fueron aceptados.
Director de Finanzas
Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Produccin
Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el recibo de produccin detalle claramente la cantidad de bienes producidos, desglose los costos por mano de obra y material utilizado, as como el costo unitario de cada bien elaborado. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes
Jefe Oficina Central Control Bienes
Registrador de Bienes ( interno)
Revisar recaudos de produccin
[completos]
Verificar recibo de produccin
[incompletos]
Solicitud de incorporacin [Rechazada]
Elaborar nota de devolucin a dependencia
[vlido] [no vlido]
Figura 11. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Produccin
Procedimiento: Actividades Recibe oficio de solicitud de incorporacin de bienes por parte del Administrador de la Dependencia. Revisa si la solicitud de incorporacin de bienes viene acompaada del respectivo recibo de produccin de los bienes que han sido fabricados dentro de la institucin. Si los recaudos estn incompletos, devuelve estos recaudos a la dependencia universitaria. Si los recaudos estn completos, los remite al Jefe de la Oficina. Actores
1. 2.
3. 4.
5.
6.
7.
8.
Actividades Verifica que el recibo de produccin incluya la cantidad de producidos, el desglose de costos por mano de obra y el material utilizado, as como el costo unitario de produccin de cada uno de los bienes. Si los recaudos estn correctos, entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporacin de estos bienes al inventario. Si alguno de estos requisitos est incorrecto, solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolucin respectiva. Elabora nota de devolucin, la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicit la incorporacin.
Actores
3.2.1.1.3 Subproceso de Asignacin de Cdigos
Objetivo del subproceso: Registrar cada uno de los bienes que ingresan al inventario de bienes de la ULA mediante la generacin y asignacin de un cdigo nico de identificacin. Fronteras: Inicia:
Cuando el Registrador de Bienes (Interno) recibe los recaudos necesarios para efectuar la incorporacin de bienes. Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes distribuye a los Registradores de Bienes (Externos) los expedientes de bienes para su rotulacin.
Actores: o Registrador de Bienes (Interno) o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles
Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (interno) Sistema de Control de Bienes Muebles Registrador de Bienes ( externo)
Recaudos Originales [entrega a dependencia]
Consultar manual de cdigos
Consultar cdigos
[bien definido] Entregar recaudos originales Existe ?
[bien no definido] Agregar nuevo cdigo
Registrar datos del bien (Formato F-1- 20) Calcular nmero de unidad
Archivar expediente
Emitir planilla Formato FI20 Notificar registrador Enviar asignacin de trabajo mensual Transcribir cdigos en factura Asignar expedientes para rotulacin
Almacenar datos del bien Imprimir Reporte
Registrar manualmente formato F-1-21
Solicitud de incorporacin [por rotulacin]
Solicitud de incorporacin [expediente]
Conformar expediente de bienes
Figura 12. Diagrama de Actividades del Subproceso de Asignacin de Cdigos
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe los recaudos requeridos para la incorporacin de bienes (oficio con hoja de seriales, factura original /recibo de produccin /acta de aceptacin de bienes). 2. Consulta en el sistema automatizado y en la seccin de Manual de Cdigos, si cada uno de los bienes a Registrador de Bienes incorporar tiene una descripcin de bienes ya definida en (Interno) el sistema. 3. Si la descripcin de un bien no esta registrada dentro del sistema, se crea un registro donde se introduce el cdigo y la descripcin que haga referencia a este nuevo bien. 3.1. Agrega los datos de descripcin del nuevo artculo. Sistema de Control de Bienes Muebles 4. Introduce en el sistema automatizado los datos de cada bien, proporcionando la marca, modelo, serial, Registrador de Bienes dependencia, concepto de adquisicin, fecha de (Interno) adquisicin, nmero de factura y precio unitario del bien. 5. Asigna automticamente el nmero de unidad que se encuentre disponible dentro del sistema y que corresponda Sistema de Control de al tipo de descripcin de cada bien a registrar. Bienes Muebles 6. Agrega los datos bsicos de cada uno de los bienes que se estn incorporando al inventario.
Actividades Actores 7. Emite para cada bien incorporado, la planilla para la Registrador de Bienes recoleccin de datos (Formato F-I-20) a travs del sistema (Interno) automatizado. 8. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes. Sistema de Control de Bienes Muebles 9. Anota los cdigos de identificacin de cada bien (cdigo o nmero de inventario) ya asignados, en el dorso de la factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin. 10. Estampa mediante sello numrico los cdigos contables que hacen referencia a los bienes reflejados en la factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin. 11. Seala adems, el responsable de la codificacin mediante firma y sello producidos. 12. Llena manualmente la Forma de Control de Flujo (Formato F-I-21) para cada grupo de bienes que tengan la misma ubicacin fsica, anotando la fecha y responsable de cada actividad en las secciones de codificacin de Registrador de Bienes planillas, asignacin de unidades y registro de unidades (Interno) respectivamente. 13. Reproduce 2 fotocopias del original de la factura de compra, recibo de produccin o acta de recepcin de bienes. 14. Entrega a la Secretaria los recaudos originales para ser devueltos a la dependencia y una fotocopia de los mismos para ser guardados en el archivo general de la oficina. 15. Arma un expediente de los bienes a incorporar con la copia restante, el formato de control de flujo (Formato FI-21) y las planillas de recoleccin de datos (Formato F-I20) de cada bien a incorporar, el cual es enviado al Jefe de la Oficina. 16. Recibe del Registrador de Bienes (Interno) los recaudos originales de la incorporacin de bienes y una copia de los mismos. 17. Archiva el oficio original de la solicitud de incorporacin Secretaria de la y las fotocopias de los recaudos. Oficina Central de 18. Elabora oficio para notificar a la dependencia que se dio Control de Bienes inicio al trmite de la incorporacin de bienes, entregando los recaudos originales debidamente codificados con los cdigos contables y de inventario al Jefe de la Oficina. 19. Firma oficio de notificacin y revisa que la asignacin de unidades corresponda con lo adquirido en las facturas, Jefe de la Oficina recibos o actas, as como sus respectivos cdigos Central de Control de contables y devuelve a la Secretara para su envo. Bienes 20. Revisa que el expediente de los bienes entregados por el Registrador de Bienes (Interno) contenga todos los
Actividades Actores formatos debidamente llenados. 21. Asigna para cada expediente de bienes y de acuerdo a la ubicacin fsica de la dependencia un Registrador de Bienes (Externo), el cual se encargar de la rotulacin y marcado de estos bienes. Dicha asignacin es asentada en la hoja asignacin de trabajo mensual. 22. Enva a la Secretaria la hoja asignacin de trabajo mensual y los respectivos expedientes, para que sean distribuidos a los Registradores de Bienes (Externos). 23. De acuerdo a la hoja asignacin de trabajo mensual, elabora oficio para notificar a los Registradores de Bienes (Externos) su carga de trabajo, el cual es firmada por el Jefe de la Oficina. Secretaria de la 24. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo) el original Oficina Central de y copia de los oficios y expedientes de bienes a rotular Control de Bienes junto con la hoja de asignacin de trabajo. 25. Devuelve al Jefe de la Oficina la hoja de asignacin de trabajo para su archivo y posterior control.
3.2.1.1.4 Subproceso de Rotulacin de Bienes
Objetivo del subproceso: Marcar fsicamente los bienes que han sido incorporados al inventario de bienes de la ULA mediante la elaboracin y posterior pegado de las placas o etiquetas, adhesivas o metlicas para la identificacin de cada uno de ellos. Fronteras: Inicia:
Cuando el Registrador de Bienes (Externo) recibe los expedientes de los bienes a rotular. Termina: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) registra en el sistema los datos de ubicacin de cada uno de los bienes rotulados y archiva el expediente de bienes con las planillas FI-20 y F-I-21 debidamente llenadas.
Actores: o Registrador de Bienes (Externo) o Sistema de Control de Bienes Muebles
Registrador de Bienes (externo) Sistema de Control de Bienes Muebles
Solicitud de incorporacin [por rotulacion]
Elaborar placas de identificacin
Buscar cdigo del bien
Programar visita dependencia
Imprimir etiquetas
Ubicar fsicamente el bien
[Acta de bienes faltantes]
[No] Preparar Acta Faltantes
Existe ?
Verificar datos en recaudos con caractersticas fsicas del bien [hay diferencias] [Acta de diferencias bien/factura] Preparar acta de diferencias fsicas [no hay dferencias]
Colocar placa de identificacin
Completar datos en formatos FI20 y FI21
Registrar datos de ubicacin del bien
Agregar datos de ubicacin
Emitir planillas Formatos FI20 y FI21
Revisa registro de datos del bien
Solicitud de incorporacin[ Incorporada]
Actalizar expediente de bienes
Imprimir listados
Figura 13. Diagrama de Actividades del Subproceso de Rotulacin de Bienes
Actividades 1. Recibe el expediente de bienes por parte de la Secretaria y verifica que lo indicado en la factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin coincida con lo especificado en los formatos F-I-20 y F-I-21. 2. Ingresa al sistema automatizado y especficamente en el mdulo de impresin e introduce los cdigos de inventario de cada bien, a fin de generar sus placas o etiquetas de identificacin. 3. Imprime las etiquetas de identificacin de cada bien mueble. 4. Programa visita a la Dependencia donde se encuentran los bienes a marcar. 5. Ubica fsicamente los bienes segn la localizacin reflejada en el formato F-I-21. 6. Verifica que los datos reflejados en la factura de compra, recibo de produccin o acta de aceptacin y en los formatos F-I-20 coincida con lo percibido fsicamente en los bienes. 7. Completa datos dentro del formato F-I-20 donde indique la localizacin fsica (conjunto, edificio, nivel y recinto) y la cdula del responsable de cada bien. 8. Coloca la placa o etiqueta de identificacin a cada bien mueble y estampa con marcador en un sitio visible el cdigo de inventario correspondiente. 9. Transcribe los datos que fueron completados en los formatos F-I-20 mediante el sistema automatizado de inventario. 10. Agrega los datos de ubicacin y responsable de cada uno de los bienes rotulados. 11. Emite para cada uno de los bienes rotulados la planilla definitiva de recoleccin de datos de un bien (F-I-20), la cual ser anexada al expediente de bienes. 12. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes rotulados. 13. Anota en el Formato F-I-21 y en las secciones de elaboracin de placas, colocacin de placas y trascripcin de los datos, la fecha de realizacin de la actividad y el nombre y firma del responsable. 14. Revisa y archiva los expedientes de bienes ya rotulados.
Registrador de Bienes (Externo)
Sistema de Control de Bienes Muebles
Sistema de Control de Bienes Muebles Registrador de Bienes (Externo) Sistema de Control de Bienes Muebles Registrador de Bienes (Externo)
3.2.1.2 Proceso de Traslado de Bienes
Objetivo del proceso: Mantener actualizado el traspaso de los bienes cuando estos sean cambiados de ubicacin fsica y responsable dentro de los recintos universitarios. Fronteras: Inicia:
Cuando la Dependencia Universitaria enva a la Oficina Central de Control de Bienes la autorizacin de traslado de bienes. Termina: Cuando el Jefe de la oficina Central de Control de Bienes actualiza los datos de ubicacin y responsable en el sistema automatizado y archiva original de la autorizacin de traslado. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles Diagrama general del proceso:
<<regla>>
Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA Manual de procedimientos para el control de activos fijos. Publicacin nmero 9 actualizada de la Contralora General de la Repblica.
<<actor>>
<<objetivo>>
Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un reciento universitario a otro
<<controla>> <<regula>>
<<alcanza>>
Archivo de la OCCB
<<evento>>
Solicitud de traslado de bienes Dependencia Universitaria <<requiere>>
<<Informacin>>
<<proceso>> 1.2. TRASLADO DE BIENES
Autorizacin de Traslado de Bienes certificada
Dependencia que cede el bien
<<Informacin>>
Planilla de Autorizacin de Traslado de Bienes
<<objeto>>
Bienes muebles trasladados Dependencia que recibe el bien / Depsito de Bienes
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<actor>>
Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB
<<Informacin>>
Sistema de Control de Bienes Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia
Figura 14. Diagrama del Proceso de Traslado de Bienes
<<proceso>> 1. Registro de Bienes
<<proceso>> 2. Control de Bienes
<<proceso>> 1.2 Traslado de Bienes <<proceso>> 1.2.1 Traslado de Bienes entre Dependencias <<proceso>> 1.2.2 Traslado de Bienes a los Depsitos
Figura 15. Subprocesos del Proceso de Traslado de Bienes
3.2.1.2.1 Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias
Objetivo del subproceso: Registrar formalmente el traslado de bienes entre dependencias universitarias. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles
Enviar solicitud de traslado
Autorizacin Traslado F-13 [Solicitud]
Enviar al Jefe de la OCCB
Verificar Autorizacin no vlida vlida
Autorizacin Traslado F-13 [Nota Devolucin]
Registrar traslado
Modificar ubicacin / responsable
Preparar reporte de traslado
Autorizacin Traslado F-13 [Copia]
Informar Dependencia
Archivar Autorizacin de traslado
Figura 16. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias
Procedimiento: Actividades Recibe por triplicado la autorizacin de traslado de bienes por parte de la dependencia universitaria que desea ceder bienes y la remite al Jefe de la Oficina. Verifica que la autorizacin de traslado lleve la firma de los representantes de las dependencias que ceden y reciben los bienes, as como tambin una descripcin de los bienes a trasladar con su respectivo nmero de inventario. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorizacin de traslado a la dependencia origen y da por terminado el proceso. Si cumple con los requisitos, firma los triplicados de la autorizacin de traslado, entregando las dos copias a la dependencia universitaria que cede los bienes, la cual se encargar posteriormente de entregar una copia a la dependencia que recibe los bienes. Registra en el sistema automatizado el traslado de bienes, reflejando el cambio de ubicacin fsica y responsable del uso directo de estos bienes. Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
1.
2.
3.
4.
5.
Actividades 6. Modifica los datos de ubicacin fsica y responsable de los bienes trasladados. 7. Archiva original de la autorizacin de traslado en el archivo de traslados.
Actores Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.2.2 Subproceso de Traslado de Bienes a los Depsitos
Objetivo del subproceso: Realizar el traslado de bienes muebles en desuso o inservibles de una dependencia a los depsitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles Diagrama de Actividades:
Enviar solicitud de traslado
Autorizacin Traslado F-13 [Solicitud / 3 copias]
Enviar al Jefe de la oficina
Verificar Autorizacin
Autorizacin Traslado F-13 [Nota Devolucin]
no vlido
vlido
Firmar y sellar autotizacin Autorizacin Traslado F-13 [Copia]
Ejecutar inspeccin fsica
Clasificar bien: desuso / inservible Modificar ubicacin /responsable
Registrar traslado
Trasladar bienes a deposito
Archivar Autorizacin de traslado
Figura 17. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes a los Depsitos
Actividades 1. Recibe la autorizacin de traslado de bienes (triplicado) por parte de la dependencia universitaria que desea trasladar bienes al depsito de la Oficina Central de Control de Bienes y la remite al Jefe de la oficina. 2. Verifica que la autorizacin de traslado lleve la firma de del representante de la dependencia que entrega los bienes, as como la descripcin exacta de los bienes a trasladar con sus respectivos nmeros de inventarios y caractersticas de cada uno de ellos. 3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorizacin de traslado a la dependencia que entrega a depsito los bienes y da por terminado el proceso. 4. Si cumple con los requisitos, visita la dependencia donde se encuentran los bienes a trasladar. 5. Realiza una inspeccin ocular con la finalidad de constatar el estado fsico y las caractersticas de los bienes. 6. Firma los triplicados de la autorizacin de traslado, entregando una copia a la dependencia universitaria que entrega los bienes. 7. Clasifica los bienes a trasladar de acuerdo al estado fsico de los mismos: bienes en desuso o bienes inservibles. 8. Traslada los bienes a cada uno de los depsitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. El depsito de bienes en desuso o inservibles ubicado en la Av. Universidad, antigua Facultad de Humanidades y Educacin y el depsito de bienes inservibles ubicado en el galpn de produccin de medicamentos en San Juan de Lagunillas. 9. Registra el traslado de bienes al depsito dentro del sistema automatizado, quedando estos bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes bajo la responsabilidad directa del Jefe de dicha oficina. 10. Modifica los datos de ubicacin fsica y responsable de cada uno de los bienes traslados. 11. Archiva original y copia de la autorizacin de traslado en el archivo de traslados.
Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.3 Proceso de Desincorporacin de Bienes
Objetivo del proceso: Mantener un registro detallado de las condiciones por las cuales los bienes de la Universidad son desincorporados del inventario de activos fijos bien sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad. Fronteras: Inicia:
Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la desincorporacin de una serie de bienes adscritos a su dependencia. Tambin, cuando por decisin de la jefatura de la Oficina Central de Control de Bienes existan dentro de la institucin bienes en estado de obsolescencia, deterioro total o inservibilidad o si un ente o institucin externa solicita la donacin de bienes a la ULA. Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes remite copia del Acta de Desincorporacin de Bienes a la Dependencia interesada, al Departamento de Contabilidad y a la propia Oficina de Control de Bienes.
Diagrama general del proceso:

<<regla>>
Reglamento de Sistema de Inventario de la ULA, Seccin 3 De la Desincorporacin, artculos 28 al 41. Publicacin nmero 9 actualizada de la Contralora General de la Repblica. Manual de procedimientos para el control de activos fijos.
<<actor>>
<<objetivo>>
Llevar un registro de los bienes muebles que han sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad en caso de venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad. Archivo de la OCCB
<<evento>>
Dependencia Universitaria Solicitud de desincorporacin de bienes
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
<<Informacin>>
<<evento>>
Solicitud de donacin de bienes Ente externo a la ULA
<<proceso>> 1.3 DESINCORPORACIN DE BIENES
Acta de desincorporacin de bienes Informes tcnicos Resolucin del Consejo Universitario
Dependencia, Vicerrectorado Administrativo, Dpto. Contabilidad
<<objeto>> <<Informacin>>
Solicitud de desincorporacin de bienes muebles Solicitud de donacin de bienes Informes de soporte <<requiere>> Bienes muebles desincorporados o Bienes muebles donados Ente externo a la ULA
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<actor>>
Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB Director de Finanzas Vicerrector Administrativo Consejo Universitario
<<informacin>>
Sistema de Control de Bienes Muebles Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia
Figura 18. Diagrama del Proceso de Desincorporacin de Bienes
<<proceso>> 1.3 Desincorporacin de Bienes <<proceso>> 1.3.1 Desincorporacin por Venta <<proceso>> 1.3.2 Desincorporacin por Donacin <<proceso>> 1.3.3 Desincorporacin por Permuta <<proceso>> 1.3.4 Desincorporacin por Robo <<proceso>> 1.3.5 Desincorporacin por Inservibilidad
Figura 19. Subprocesos del Proceso de Desincorporacin de Bienes
3.2.1.3.1 Subproceso de Desincorporacin por Venta
Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de activos fijos para aquellos bienes que por su obsolescencia, deterioro, desuso hayan sido objeto de venta. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Unidad de Auditoria Interna o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles

Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Direccin de Finanzas Comisisn de Licitaciones Sistema de Control de Bienes Muebles
Informe Desincorporacin [solicitud de auditor] Realizar inspeccin en Deposito de Bienes Asignar auditor hay bienes inservibles Informe Desincorporacin [Solicitud informe tcnico y recomendaciones]
no hay bienes inservibles
Enviar Informe de Recomendaciones
Revisar Informe de Desincorporacin por Venta
Elaborar Informe de Desincorporacin por Venta Informe Desincorporacin [Recomendaciones] Enviar Solicitud de Desincorporacin al CU Informe Desincorporacin [Resolucin] Archivar resolucin Desincorporacin por Venta Acta Desincorporacin [creacin]
Enviar informe al CU de Desincorporacin por Venta
Envar Resolucin del CU Desincorporacin por Venta
Acta Desincorporacin [Solicitud de firma / 4 copias]
Elaborar acta de Desincorporacin por Venta Acta Desincorporacin [firmada / 4 copias] Acta Desincorporacin [notificacin, informe, resolucin (copia 1)] Enviar oficio notificacin
Firmar acta Desincorporacin por Venta
Acta Desincorporacin [notificacin, informe, resolucin ( original Contabilidad)]
Acta Desincorporacin [notificacin, informe y resolucin (copia 2)]
Revisar documentacin
Enviar acta del proceso de apertura de sobres
[Acta apertura de sobres, informe y avisos de prensa]
Desincorporar Bienes por Venta en el sistema automatizado Archivar Acta Desincorporacin por venta, informe y resolucin, acta de apertura de sobres (copia)
Modificar estado de un bien
Figura 20. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Venta
Procedimiento: Actividades Actores Recibe solicitud de desincorporacin de bienes por parte de una dependencia universitaria o la Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes por venta. Realiza la inspeccin fsica de los bienes a desincorporar en los depsitos adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes, tomando fotografas para dejar constancia del Jefe de la Oficina estado fsico de cada uno de los bienes. Central de Control de Elabora informe tcnico donde especifica las Bienes caractersticas generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), sus caractersticas contables (fecha de adquisicin, costo de adquisicin, justiprecio y nmero de inventario), as como su estado fsico. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contralora Interna solicitando a un auditor para que evale los bienes a desincorporar por remate o venta, anexando el informe tcnico.
1.
2.
3.
4.
Actividades 5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la inspeccin fsica de dichos bienes, elaborando un informe de recomendaciones, el cual es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes. 6. Recibe informe de recomendaciones y lo remite al Jefe de la Oficina. 7. Elabora oficio de desincorporacin dirigido al Direccin de Finanzas, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin, anexando el informe tcnico y el informe de recomendaciones. 8. Revisa informe de desincorporacin de bienes por venta y lo remite al Vicerrectorado Administrativo. 9. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por venta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. 10. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.
Actores Unidad de Auditoria Interna Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes 11. Revisa la resolucin del Consejo Universitario y solicita a Jefe de la Oficina la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin Central de Control de por venta. Bienes 12. Elabora el acta de desincorporacin por venta, especificando las caractersticas de los bienes involucrados, as como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporacin. 13. Enva a la Direccin de Finanzas cuatro (4) ejemplares del Secretaria de la acta de desincorporacin para las firmas de las partes Oficina Central de involucradas: Director de Finanzas, Vicerrector Control de Bienes Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria. 14. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. 15. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del informe tcnico, del informe de recomendaciones y de la resolucin del Consejo Universitario. 16. Archiva copia del acta de desincorporacin, informes y Jefe de la Oficina resolucin del Consejo Universitario. Central de Control de 17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad, Bienes Comisin de Licitaciones de la Direccin de Servicios Generales y a la unidad de Auditoria Interna notificando la desincorporacin de bienes por remate o venta.
Actividades 18. Recibe de la Comisin de Licitaciones la copia del acta del proceso de apertura de sobres, informe de la Comisin de Licitacin y recortes de los avisos publicados en los peridicos y lo remite al Jefe de la Oficina. 19. Revisa los documentos enviados por la Comisin de Licitacin. 20. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes por venta, introduciendo el concepto de desincorporacin, fecha de desincorporacin y nmero de resolucin del Consejo Universitario. 21. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de resolucin a cada uno de los bienes desincorporados. 22. Archiva los documentos que avalan la desincorporacin por venta.
Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.3.2 Subproceso de Desincorporacin por Donacin
Objetivo del subproceso: Llevar un registro de las desincorporaciones de bienes de la ULA que por su obsolescencia, deterioro o desuso pudieran ser donados a cualquier ente o institucin. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles
Secretaria Oficina Central Control Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Realizar inspeccin donacin no vlida donacin vlida Consejo Universitario Contabilidad
Solicitar desincorporacin
Solicitud Desincorporacin [solicitada]
Verificar informe tcnico
Elaborar Informe
no vlido Solicitud Desincorporacin [Nota devolucin]
vlido
Informe Desincorporacin [Solicita Autorizacin]
Notificar Dependencia
Estudiar
es donacin de lo contrario Aprobar Elaborar Acta
Verificar de solicitud donacin/Empresa
Desincorporar Bienes no vlida vlida Archivar Acta (copia) Acta Desincorporacin [Original]
Remitir Acta
Acta Desincorporacin [Copia 2]
Informe Desincorporacin [Resolucin]
Figura 21. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Donacin
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe solicitud de un ente o institucin (externa) que Secretaria de la requiere la donacin de bienes propiedad de la ULA. Oficina Central de Control de Bienes 2. Verifica disponibilidad y existencia de bienes en los depsitos de bienes adscrito a la Oficina de Control de Bienes en desuso y/o inservibles. 3. Si no existe disponibilidad de bienes a donar, lo notifica mediante oficio al ente o institucin solicitante y finaliza el procedimiento. Jefe de la Oficina 4. En caso de existir disponibilidad de bienes en el depsito, Central de Control de elabora informe de desincorporacin de bienes por Bienes donacin, el cual especifica las caractersticas generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), caractersticas contables (fecha y costo de adquisicin, justiprecio y nmero de inventario) y el estado fsico de los bienes a ser donados. 5. Remite el informe tcnico a la Direccin de Finanzas,
Actividades quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin. 6. Revisa informe de desincorporacin de bienes por donacin y lo remite al Vicerrectorado Administrativo. 7. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por donacin y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. 8. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina. 9. Revisa la resolucin del Consejo Universitario. 9.1. Si la resolucin es aprobatoria, solicita a la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin por donacin con cuatro (4) ejemplares. 9.2. En caso contrario, notifica va oficio la no aprobacin de la misma a la institucin que solicita la donacin. 10. Elabora el acta de desincorporacin por donacin, especificando las caractersticas de los bienes a ser donados, anexando carta de solicitud de donacin por parte de la institucin y la resolucin del Consejo Universitario. 11. Enva a la Direccin de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporacin para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna, un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes y un representante de la institucin solicitante. 12. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. 13. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del informe tcnico y de la resolucin del Consejo Universitario. 14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporacin de bienes por donacin. 15. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes, especificando que el concepto de desincorporacin es por donacin, su fecha de desincorporacin y el nmero de resolucin del Consejo Universitario. 16. Agrega los datos de cada uno de los bienes desincorporados: concepto, fecha y nmero de resolucin. 17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes, de la siguiente manera: una copia a la institucin que recibe la donacin, una copia al Vicerrectorado
Actores
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
Sistema de Control de Bienes Muebles Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
Actividades Actores Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad. 18. Archiva el acta de desincorporacin de bienes por donacin en el archivo principal de la oficina. 19. Procede a la entrega formal de los bienes a ser donados a Jefe de la Oficina la institucin solicitante. Central de Control de Bienes
3.2.1.3.3 Subproceso de Desincorporacin por Permuta
Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de los bienes muebles que por concepto de permuta son retirados de los activos fijos de la ULA, para ser intercambiados por otros bienes. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Realizar inspeccin en Dependencia Verificar datos de desincorporacin por permuta vlido no vlida vlida Elaborar Informe tcnico desincorporacin por permuta Informe Desincorporacin [Solicita Autorizacin] Direccin de Finanzas Sistema de Control de Bienes Muebles
Solicitud Desincorporacin [solicitada]
no vlido
Revisar Informe tcnico / permuta
Solicitud Desincorporacin [Nota devolucin]
Notificar Dependencia Enviar informe tcnico al CU
Informe Desincorporacin [Resolucin]
Envar Resolucin desincorporacin por permuta del CU Acta Desincorporacin [sin Firma]
no aprobada
aprobada Elaborar acta de desincorporacin por permuta
Acta Desincorporacin [firmada]
Firmar acta desincorporacin por permuta / traslado
Desincorporar Bienes por permuta
Modificar Estado de un bien
Archivar copia de Acta, informe y resolucin Acta Desincorporacin [Original+informe+ resolucin]
Acta Desincorporacin [Copia+informe+resolucin]
Enviar Acta de desincorporacin
Figura 22. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Permuta
Actividades 1. Recibe de una dependencia universitaria una solicitud de desincorporacin de bienes por permuta con los siguientes recaudos: informe tcnico de los bienes a desincorporar, cotizacin de los nuevos bienes, carta de aceptacin del proveedor donde se especifica los bienes que recibe de la ULA y su respectivo monto. 1.1. Si cumple con los requisitos, enva dicha solicitud al Jefe de la Oficina. 1.2. En caso contrario, devuelve dicha solicitud con sus respectivos recaudos.
2.
3.
4.
5.
6. 7.
8.
Actividades Verifica que los recaudos consignados detallen las caractersticas fsicas de los bienes (marca, modelo, serial, color, descripcin, precio unitario y estado fsico). Realiza una inspeccin ocular de los bienes en la dependencia que solicit la desincorporacin de bienes por permuta, verificando que dichos bienes coincidan con lo especificado en los recaudos. Elabora informe de desincorporacin de bienes por permuta, dando fe que los datos reflejados en el oficio coinciden con las caractersticas generales de los bienes, sealando adems la fecha y costo de adquisicin de los bienes a desincorporar y el costo de los nuevos bienes a recibir por permuta y la diferencia a cancelar por parte de la dependencia universitaria, si la hubiere. Remite el informe tcnico a la Direccin de Finanzas, quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin. Revisa informe de desincorporacin de bienes por permuta y lo remite al Vicerrector Administrativo. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por permuta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.
Actores
9. Revisa la resolucin del Consejo Universitario. 9.1. Si la resolucin es aprobatoria, solicita a la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin por permuta. 9.2. En caso contrario, notifica va oficio la no aprobacin a la dependencia que solicita la desincorporacin. 10. Elabora el acta de desincorporacin por permuta, anexando la resolucin del Consejo Universitario. 11. Enva a la Direccin de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporacin para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes a permutar. 12. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. 13. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del informe tcnico y de la resolucin del Consejo Universitario.
Actividades 14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporacin de bienes por permuta. 15. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes por permuta, introduciendo el concepto y fecha de desincorporacin y el nmero de resolucin del Consejo Universitario. 16. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de resolucin a cada uno de los bienes desincorporados. 17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes, de la siguiente manera: una copia a la dependencia que permuta los bienes, una copia al Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad. 18. Archiva el acta de desincorporacin de bienes por permuta en el archivo principal de la oficina.
Actores
3.2.1.3.4 Subproceso de Desincorporacin por Robo
Objetivo del subproceso: Mantener un registro de la desincorporacin de todos los bienes muebles que han sido retirados del inventario de activos de la ULA, luego de haberse constatado su desaparicin fsica o robo. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Auditoria Interna Direccin de Finanzas
Revisar Datos de Notificacin de Robo Notificacin de Robo [Informa] Verificar datos de Notificacin de robo vlido Armar expediente sobre el robo de bienes Notificacin de Robo [Informe del CICPC] Solicitar al CICPC estado de la investigacin Enviar al CU Solicitud de Desincorporacin por robo Informe Desincorporacin [resolucin del CU] Elaborar acta de desincorporacin por Robo Cambiar el estado de los bienes muebles
Informe Desincorporacin [Solicitud al CU, expediente de robo]
Revisar Expediente por Robo
Notificacin de Robo [Devolucin]
no vlido
Enviar al CU solicitud de desincorporacin por robo
Envar Resolucin del CU sobre Desincorporacin por robo
Acta Desincorporacin [Original+informe+resolucin]
Desincorporar Bienes por robo Modificar estado de un bien Archivar informe y resolucin,acta de desincorporacin por robo Acta Desincorporacin [resolucin y expediente de robo ( copia 1)] Acta Desincorporacin [resolucin y expediente de robo (copia 2)]
Firmar acta Desincorporacin por Inservibilidad2
Enviar Acta de desincorporacin por robo
Acta Desincorporacin [resolucin, expediente de robo. Dpto Contabilidad]
Figura 23. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Robo
Procedimiento: Actividades Recibe oficio de una dependencia universitaria notificando la desaparicin de bienes por robo o hurto, consignando con ste los siguientes recaudos: informe del responsable exponiendo los hechos y detallando las caractersticas de los bienes hurtados, informe de la denuncia presentada ante el Cuerpo de Investigaciones Cientficas, Penales y Criminalsticas (CICPC) y lo remite al Jefe de la Oficina. Revisa la documentacin consignada con la notificacin de robo o hurto de bienes. Busca en el archivo general de la Oficina, los expedientes de los bienes que han sido hurtados, conformando un nuevo expediente con la siguiente informacin: fotocopia de la planilla F-I-20, fotocopia del comprobante de adquisicin (factura de compra, recibo de produccin o acta de aceptacin), informe del responsable e informe de la denuncia ante el C.I.C.P.C. Ingresa al sistema automatizado y cambia la condicin o estado de los bienes hurtados como desaparecido. Actores
1.
2. 3.
4.
Actividades 5. Modifica la condicin o estado actual de los bienes robados. 6. Dirige oficio al C.I.C.P.C. solicitando informacin sobre los resultados de las actuaciones realizadas en torno a los bienes desaparecidos o las recuperaciones que hayan sido efectuadas con los bienes de la Universidad. 7. Archiva los expedientes de los bienes desaparecidos en espera de una respuesta por parte de la C.I.C.P.C. o en su defecto por la dependencia agraviada. 8. Recibe del C.I.C.P.C. oficio de notificacin de las acciones realizadas por este cuerpo y las recuperaciones de los bienes robados y lo remite al Jefe de la Oficina. 9. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario donde somete a su consideracin la desincorporacin de los bienes muebles por robo o hurto. Anexando toda la documentacin recabada de los bienes y el informe de resultados emitido por el C.I.C.P.C. 10. Entrega original y copia del oficio y la documentacin recabada del hurto de bienes a la Direccin de Finanzas para su revisin, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su estudio y aprobacin. 11. Revisa la documentacin recabada para la desincorporacin de bienes por robo y lo remite al Vicerrector Administativo. 12. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por robo y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. 13. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina. 14. Revisa la resolucin del Consejo Universitario, solicitando a la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin por robo, si esta ha sido aprobada. En caso contrario, se da por terminado el trmite de desincorporacin. 15. Elabora el acta de desincorporacin por robo, especificando las caractersticas de los bienes involucrados, as como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporacin. 16. Enva a la Direccin de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporacin para las firmas de las partes involucradas: responsable de la dependencia afectada, Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes y un representante de la unidad de Auditoria.
Actores Sistema de Control de Bienes Muebles
Actividades 17. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. 18. Anexa a cada acta de desincorporacin, las copias del expediente de bienes desaparecidos, la resolucin del Consejo Universitario, as como toda la documentada recabada para ese momento. 19. Archiva copia del acta de desincorporacin, informes y resolucin del Consejo Universitario. 20. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporacin de bienes por robo. 21. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes por robo, introduciendo la fecha y nmero de resolucin del Consejo Universitario. 22. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de resolucin a cada uno de los bienes desincorporados. 23. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes por robo, de la siguiente manera: una copia a la dependencia donde fueron hurtado los bienes, una copia al Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad. 24. Archiva el acta de desincorporacin de bienes en el archivo principal de la oficina.
Actores
3.2.1.3.5 Subproceso de Desincorporacin por Inservibilidad
Objetivo del subproceso: Llevar un registro de los bienes muebles que son desincorporados del inventario de la ULA por concepto de inservibilidad, cuando estos presenten un estado de deterioro que no sea posible su reparacin. Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Unidad de Auditoria Interna o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Direccin de Finanzas Sistema de Control de Bienes Muebles
Solicitud Desincorporacin [Solicitada] Solicitud Desincorporacin [Nota de Devolucin]
Verificar datos de solicitud no vlida vlida
Informe Desincorporacin [solicitud de auditor] Inspeccionar Deposito de Bienes no hay bienes inservibles hay bienes inservibles Elaborar Informe de Desincorporacin por Inservibilidad Nombrar auditor
Informe Desincorporacin [Solicitud al CU, informe tcnico y recomendaciones]
Enviar Informe con Recomendaciones
Revisar Informe por Inservibilidad
Informe Desincorporacin [Recomendaciones] Enviar Solicitud de Desincorporacin por Inservibilidad al CU Informe Desincorporacin [Resolucin]
Enviar informe Desincorporacin por Inservibilidadal C:U:
Enva Resolucin Desincorporacin por Inservibilidad
Elaborar acta de desincorporacin por Inservibilidad
Acta Desincorporacin [Original+informe+resolucin]
Acta Desincorporacin [firmada]
Firmar acta Desincorporacin por Inservibilidad
Desincorporar Bienes por Inservibilidad
Modificar estado de un bien
Archivar informe y resolucin,acta de desincorporacin
Enviar Acta de desincorporacin por Inservibilidad
Acta Desincorporacin [informe, resolucin: copia1]
Acta Desincorporacin [informe, resolucin: original dpto Contabilidad]
Figura 24. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Inservibilidad
Actividades 1. Recibe oficio de una dependencia universitaria solicitando la desincorporacin de bienes por inservibilidad o cuando la Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes que se encuentran en los depsitos de bienes adscritos a dicha oficina. 2. Realiza la inspeccin fsica de bienes en la dependencia que solicita la desincorporacin o en los depsitos de bienes en desuso o inservibles de la ULA, fotografiando dichos bienes para dejar constancia de su estado fsico. 3. Elabora un informe tcnico de desincorporacin, donde se describen las caractersticas generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), sus caractersticas contables (fecha de adquisicin, costo de adquisicin, justiprecio y nmero de inventario), su estado fsico, as como las razones por las cuales se desea desincorporar estos bienes. 4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contralora Interna solicitando formalmente la asignacin de un representante de esa unidad, con la finalidad de inspeccionar los bienes objeto de desincorporacin, anexando el informe tcnico.
Actividades 5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la inspeccin fsica de dichos bienes, elaborando un informe de inspeccin con sus respectivas recomendaciones, el cual es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes. 6. Recibe informe de inspeccin y lo remite al Jefe de la Oficina. 7. Elabora oficio de desincorporacin de bienes por inservibilidad dirigido al Director de Finanzas, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin, anexando el informe tcnico y el informe de inspeccin. 8. Entrega original y copia del oficio de desincorporacin a la Direccin de Finanzas para su revisin y posterior envo al Vicerrectorado Administrativo. 9. Revisa informe de desincorporacin de bienes por inservibilidad y lo remite al Vicerrectorado Administrativo. 10. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por inservibilidad y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes. 11. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina. 12. Revisa la resolucin del Consejo Universitario, solicitando a la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin por inservibilidad, si esta ha sido aprobada. En caso contrario, se da por terminado el trmite de desincorporacin. 13. Elabora el acta de desincorporacin por inservibilidad, especificando las caractersticas de los bienes involucrados, as como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporacin. 14. Enva a la Direccin de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporacin para sus respectivas firmas: responsable de la dependencia involucrada, Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes y un representante de la unidad de Auditoria. 15. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. 16. Anexa a cada acta de desincorporacin, el informe tcnico de los bienes a desincorporar, el informe de inspeccin y la resolucin del Consejo Universitario. 17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporacin de bienes por
Actores Unidad de Auditoria Interna Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Direccin de Finanzas Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
Actividades inservibilidad. 18. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes por inservibilidad, cambiando su estado actual por desincorporacin e introduciendo la fecha y nmero de resolucin del Consejo Universitario. 19. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de resolucin a cada uno de los bienes desincorporados. 20. Archiva copia del acta de desincorporacin, informes y resolucin del Consejo Universitario.
Actores
Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
21. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes por inservibilidad, de la siguiente manera: una copia a la dependencia que desincorpora los bienes, una copia al Secretaria de la Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Oficina Central de Control de Bienes y la restante al Departamento de Control de Bienes Contabilidad. 22. Archiva el acta de desincorporacin de bienes en el archivo principal de la oficina.
3.2.1.4 Proceso de Modificacin de Caractersticas Fsicas de un Bien Mueble.
Objetivo del proceso: Mantener actualizado tanto en los archivos manuales como automatizados cualquier cambio o alteracin de las caractersticas fsicas de los bienes de la Universidad. Fronteras: Inicia:
Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes recibe notificacin de cambios en las caractersticas fsicas de bienes por parte de una dependencia universitaria. Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes informa a la unidad de origen de los cambios realizados y guarda los documentos probatorios de estos cambios en los archivos de la Oficina Central de Control de Bienes.

<<regla>> <<actor>>
Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, Artculo 7 Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
<<objetivo>>
Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier cambio en las caractersticas fsicas de un bien, as como el cambio de ubicacin y/o responsable de bienes dentro de una dependencia.
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
<<evento>>
Notifica cambio de caracterstica fsica Dependencia Universitaria
<<proceso>>
<<Informacin>>
<<Informacin>>
Notificacin cambio de caracterstica fsica de bienes
<<requiere>>
1.4 MODIFICACIN CARACTERSTICAS FSICAS
Planillas F-I-20 de cada uno de los bienes modificados
Archivo de la OCCB
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<actor>>
Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB
<<Informacin>>
Sistema de Control de Bienes Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Correspondencia
Figura 25. Diagrama del Proceso de Modificacin de Caractersticas Fsicas de un Bien
Solicitar cambio de caractersticas
Solicitud de cambio de caractersiticas [solicitada] Informacin [notifica cambio]
Enviar al jefe de Oficina
Aclualizar caractersticas de un bien
Modificar Caractersticas de un bien
Informar dependencia
Archivar solicitud
Figura 26. Diagrama de Actividades del Proceso de Modificacin de Caractersticas Fsicas de un Bien
1.
2. 3.
4. 5. 6.
Actividades Recibe una notificacin del cambio de caractersticas fsicas de bienes por parte de una dependencia universitaria, luego de haberse practicado el mantenimiento o reparacin de los mismos. Enva la notificacin de cambios al Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes. Registra en el sistema automatizado los cambios en las caractersticas fsicas de los bienes muebles descritos en la notificacin y emite una nueva planilla F-I-20 por cada bien modificado. Modifica los datos de las caractersticas fsicas de cada uno de estos bienes. Imprime la planilla F-I-20 de cada bien mueble modificado. Archiva la notificacin de cambio y las planillas F-I-20 de cada bien.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Sistema de Control de Bienes Muebles Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
7. Informa a la unidad de origen de los cambios realizados.
3.2.2
Procesos de Control de Bienes
El control de bienes agrupa a una serie de procesos y actividades dirigidas a la verificacin de la existencia y estado fsico de los bienes, as como la conservacin, mantenimiento y custodia de los activos fijos tangibles de la ULA. Dichos procesos se muestran en la figura 27.
<<proceso>> 2. Control de Bienes <<proceso>> 2.1 Inventario Fsico de Bienes <<proceso>> 2.2 Custodia de Bienes <<proceso>> 2.3 Mantenimiento de Bienes
Figura 27. Subprocesos del proceso de Control de Bienes
3.2.2.1 Proceso de Inventario Fsico de Bienes
Objetivo del proceso: Verificar fsicamente la situacin o estado actual de los bienes adscritos a una dependencia universitaria, as como el cotejo con los registros de inventario automatizados llevados por la Oficina Central de Control de Bienes.
Fronteras: Inicia:
Cuando una dependencia universitaria realiza la solicitud para ejecutar el inventario fsico de sus bienes o el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes planifica el levantamiento del inventario de una dependencia para efectos de control. Termina: Cuando la dependencia universitaria recibe el informe sobre la situacin del inventario de sus bienes adscritos.
<<regla>>
Reglamento de Sistema de Inventario de la ULA, Disposiciones generales, artculos 9, 11 y 15. Ley de Universidades, Artculo 73, punto 7. Circular vigente nmero 01-2003. Manual de procedimientos para el control de activos fijos. Publicacin nmero 9 actualizada de la Contralora General de la Repblica. <<regula>>
<<actor>>
<<objetivo>>
Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el levantamiento del inventario fsico y posterior cotejo con los registros automatizados de todos los bienes muebles de la Universidad Archivo de la OCCB
<<controla>> <<alcanza>>
<<evento>>
Dependencia Universitaria o Jefe de la OCCB Solicitud levantamiento inventario fsico de bienes
<<Informacin>>
<<proceso>> 2.1 INVENTARIO FSICO DE BIENES
Informe de resultados del levantamiento fsico de bienes de una dependencia
Dependencia
<<objeto>>
Bienes muebles marcados, bienes muebles no identificados, Bienes muebles faltantes Vicerrectorado Administrativo, Direccin Finanzas, Auditoria Interna
<<Informacin>>
Solicitud del levantamiento del inventario fsico de una dependencia
<<requiere>>
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<actor>>
Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB Registrador de Bienes
<<Informacin>>
Sistema de Control de Bienes Muebles Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia Formato Preelaborado (F-I-20-B)
F-I-20-B: Recoleccin de datos bienes muebles levantamiento fsico
Figura 28. Diagrama del proceso de Inventario Fsico de Bienes

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo) Sistema de Control de Bienes Muebles
Visitar Dependencia Programar inventario fsico Recolectar datos Inventario fsico [Oficio levantamiento Inventario] Enviar oficio Elabora oficio Planilla F-1-20-B [Registro] Asignar Registardor de Bienes Cotejar Inventario Consultar Bienes
no hay diferencias
hay diferencias
Registrar Diferencias en F1-1-20 Actualizar caracterstica fsica, localizacin y/o responsable
Planilla F-1-20-B [Cotejada]
Revisar caractersticas fsicas. ubicacin y responsable Revisar bienes con cdigos de inventario sin incluir
Agregar datos del bien
Revisar Planilla
[Informe Inventario]
Elaborar Informe Inventario
Verificar bienes sin identificacin
Consultar caractersticas
Archiva Planilla F1-20-B
bien no registrado
bien registrado
Anexar en F-1-1-20 como "no Identificado"
Rotular bien
Verificar bienes registrados sin ubicar
Cambiar estado a "faltante"
Figura 29. Diagrama de Actividades del proceso de Inventario Fsico de Bienes
1.
2.
3. 4.
Actividades Recibe solicitud para obtener el inventario fsico actualizado de una dependencia universitaria o el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes planifica, para efectos de control, el levantamiento del inventario fsico de bienes de una dependencia. Programa la realizacin del levantamiento del inventario fsico de bienes de una dependencia, determinando su perodo de realizacin, as como, el personal requerido para su ejecucin. Asigna un Registrador de Bienes para que realice el levantamiento del inventario fsico en la dependencia. Elabora oficio dirigido a la mxima autoridad de la dependencia a fin de notificarle la realizacin del levantamiento del inventario fsico de bienes.
5.
6.
7.
8.
9.
Actividades Realiza el levantamiento del inventario fsico de los bienes en la dependencia asignada, usando la planilla que registra los datos de las caractersticas fsicas del bien, su localizacin fsica y el responsable de su uso (Recoleccin de datos bienes muebles levantamiento fsico: Formato F-I-20-B). Coteja cada bien registrado en la planilla F-I-20-B contra los registros automatizados del inventario de bienes de la ULA. 6.1. Si el bien est registrado y existen diferencias en las caractersticas fsicas, localizacin y/o responsable, se actualiza en el sistema automatizado los datos de alguna caracterstica fsica, localizacin y/o responsable. 6.2. Si el bien ya tiene asignado un nmero de inventario y no est registrado en el sistema, se agregan los datos de este bien en el sistema, realizando un justiprecio. 6.3. Si el bien no tiene ninguna identificacin, es decir, no est marcado, se verifica si est registrado en el sistema, suministrando algunos datos de sus caractersticas fsicas, tales como: marca, modelo, color, serial. 6.3.1. Si est registrado en el sistema, se procede a marcar el bien con el nmero de inventario suministrado por el sistema y se actualizan sus datos en caso de ser necesario. 6.3.2. Si no est registrado en el sistema, se anexan al informe final como bienes no identificados (no marcados). 6.4. Por otra parte, si existen bienes registrados en el sistema que no fueron ubicados fsicamente en la dependencia, se cambia la condicin o estado de los mismos como bienes faltantes, reflejndolos tambin en el informe final. Modifica los datos que reflejan las caractersticas fsicas de un bien o agrega los datos de un bien no registrado o modifica la condicin o estado de un bien como bienes faltantes. Revisa los datos de los bienes registrados en las planillas de recoleccin de datos de levantamiento fsico (Formato F-I-20-B). Elabora informe que ser enviado a la dependencia, donde se le indica el tiempo empleado en el levantamiento fsico, cantidad de bienes inspeccionados, cantidad de bienes identificados fsicamente y no registrados en el
Actores
Actividades sistema, cantidad de bienes no marcados y cantidad de bienes faltantes. Para el caso de los bienes no marcados, se le solicita a la dependencia la certificacin de propiedad de los mismos y una exposicin de motivos por los cuales estos bienes no estn incorporados al inventario. 10. Enva copia del informe a la Direccin o Jefatura de la dependencia donde se realiz el inventario fsico de bienes, al Vicerrectorado Administrativo, a la Direccin de Finanzas y a Auditoria Interna. 11. Archiva el informe original con las planillas de levantamiento fsico F-I-20-B.
Actores
3.3
Procesos de Apoyo
Los procesos de apoyo agrupan a todos los procesos y actividades que sirven de soporte a los procesos primarios o fundamentales de una organizacin o empresa. En este sentido, los procesos de apoyo que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles son bsicamente procesos de administracin y control de bienes, entre ellos estn:

Proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes y Proceso de Rendicin mensual de la Gestin de Bienes Planificacin y Control de la Gestin de Bienes
3.3.1
Objetivo del proceso: Planificar y controlar la ejecucin de las actividades de rotulacin e inventarios fsicos de bienes solicitados por una determinada dependencia, las cuales son realizadas por los Registradores de Bienes (Externos).
Fronteras: Inicia:
A final de cada mes, cuando los Registradores de Bienes (Externos) elaboran el informe mensual de actividades realizadas. Termina: Cuando los Registradores de bienes (Externos) reciben la hoja de asignacin mensual de trabajo.

<<regla>> <<actor>>
Ley Orgnica de procedimientos Administrativos. Manual de procedimientos para el control de activos fijos. Cdigo de tica del Funcionario Pblico.
<<objetivo>>
Planificar y controlar las actividades inherentes al registro y control de los bienes muebles y especficamente para la incorporacin de bienes y el levantamiento del inventario fsico de bienes en las dependencias
<<controla>> <<regula>> <<alcanza>>
<<Informacin>>
Hoja de asignacin de trabajo mensual realizado Solicitudes de incorporacin de bienes muebles Solicitudes del levantamiento del inventario fsico <<requiere>>
<<proceso>>
1. PLANIFICACIN y CONTROL DE LA GESTIN DE BIENES
<<Informacin>>
Hoja de asignacin de trabajo mensual
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<actor>>
Jefe de la OCCB Registrador de Bienes
<<Informacin>>
Sistema de Control de Bienes Muebles Sistema de Correspondencia
Figura 30. Diagrama del proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes
Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo)
Asignacin de trabajo mensual [consulta]
Estimar porcentaje de actividades ejecutadas
Revisar Asignacin de trabajo pendientes
Asignacin de trabajo mensual [consulta2]
Planificar actividades de rotulacin e inventaio fsico Recibir planificain de actividades
Figura 31. Diagrama de Actividades del proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes
Actividades 1. Elabora el informe mensual de actividades realizadas, especificando la cantidad de comprobantes de adquisicin de bienes codificados, la cantidad de bienes rotulados por comprobante de adquisicin, los levantamientos de inventario fsico realizados, entre otros. 2. Imprime original y copia del informe y lo remite al Jefe de la Oficina. 3. Revisa el informe mensual de actividades de cada uno de los Registradores de Bienes (Externos) y devuelve copia debidamente firmada a cada Registrador. 4. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por cada uno de los Registradores, as como el porcentaje de trabajo pendiente por ejecutar. 5. Elabora la planificacin mensual de actividades que ser llevada a cabo por la Oficina Central de Control de Bienes, en funcin de las nuevas solicitudes de incorporacin de bienes, del nmero de bienes pendientes por rotular, as como de los levantamientos de inventario fsico a realizar. 6. Enva hoja de asignacin de trabajo mensual a la Secretaria de la Oficina, para que se las remita a los Registradores de Bienes (Externos). 7. Entrega la hoja de asignacin de trabajo mensual a cada Registrador de Bienes (Externo).
3.3.2
Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes
Objetivo del proceso: Rendir informe a la Direccin de Finanzas de las actividades mensuales realizadas por la Oficina Central de Control de Bienes en cuanto a la gestin de bienes muebles.
Fronteras: Inicia:
A final de cada mes, cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes recibe el informe mensual de actividades realizadas por los Registradores de Bienes (Externos). Termina: Cuando la Direccin de Finanzas recibe el informe sobre la gestin mensual de Bienes.
<<regla>>
Ley Orgnica de procedimientos Administrativos. Manual de procedimientos para el control de activos fijos.
<<actor>>
<<objetivo>>
Elaborar el informe de rendicin mensual de las actividades realizadas por el personal de la Oficina Central de Control de Bienes para el registro y control de los bienes muebles de la institucin.
<<controla>> <<regula>>
<<alcanza>>
<<Informacin>>
<<requiere>> Hoja de asignacin de trabajo mensual Informe mensual de actividades realizadas por un Registrador de Bienes
<<proceso>>
<<Informacin>>
2. RENDICIN MENSUAL DE LA GESTIN DE BIENES
Informe de la gestin de bienes
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<actor>>
Jefe de la OCCB Registrador de Bienes
<<Informacin>>
Sistema de Control de Bienes Muebles Sistema de Correspondencia
Figura 32. Diagrama del proceso de Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Direccin de Finanzas
Registrador de Bienes (externo)
Asignacin de trabajo mensual [ejecutado]
Enviar al Jefe de la Oficina
Revisar ejecucin de actividades
Estimar porcentaje de trabajo realizado
Informe de gestin de la Oficina [original]
Elaborar Informe de gestin de la Oficina para un periodo determinado
Archivar Asignacin de trabajo mensual Revisar Informe de Gestin Informe de gestin de la Oficina [copia] Archivar Informe de gestin
Figura 33. Diagrama de Actividades del proceso de Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes
Actividades 1. Revisa el informe mensual de actividades realizadas por cada uno de los Registradores de Bienes (Externos). 2. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por los Registradores de Bienes, tomando como base la hoja de asignacin de trabajo mensual y el informe de actividades realizadas por cada uno de ellos. 3. Elabora el informe de la gestin realizado por la Oficina Central de Control de Bienes durante un determinado perodo, generalmente de un mes, resaltando el nmero de comprobantes de adquisicin codificados, el total de bienes capitalizados, la cantidad de bienes rotulados, las autorizaciones de trasladados procesadas, el total de bienes trasladados, las desincorporaciones tramitadas, as como el nmero de levantamientos de inventarios fsicos realizados, entre otros.
Actividades 4. Enva el informe de gestin a la Direccin de Finanzas, recibiendo copia del mismo, el cual ser devuelta al Jefe de la Oficina. 5. Recibe y archiva copia del informe de gestin realizado en la carpeta asignada para ello.
Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
Modelo de Actores y Estructura Organizativa
Dentro de un modelo de negocios o empresarial, los actores son aquellas personas, mquinas o software que ejecutan los procesos de una organizacin o empresa. Cada uno de estos actores se organizan en estructuras de trabajo llamadas unidades organizativas. El conjunto de unidades organizativas clasificadas en divisiones, departamentos o secciones conforman la estructura organizativa jerrquica de una organizacin o empresa. Con la finalidad de definir a los diferentes actores que participan en la ejecucin del conjunto de procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA, as como de la estructura organizativa que los agrupa, se presenta a continuacin una lista detallada de cada uno de estos actores (ver Tabla 1).
Tabla 1. Descripcin de Actores, Roles y Responsabilidades Actor Administrador de la Dependencia Rol
Verificador
Es un actor principal que representa al personal encargado de la administracin de los recursos materiales y financieros de una dependencia Solicitante
Responsabilidades Llevar el registro y control de los proveedores. Realizar el control perceptivo de los bienes que son adquiridos por la dependencia, al momento de recibirlos de su proveedor. Solicitar la incorporacin de los bienes adquiridos. Solicitar la autorizacin del traslado de bienes. Solicitar la desincorporacin de bienes. Solicitar la actualizacin de los cambios de caractersticas fsicas de un bien, luego de efectuada una reparacin o mantenimiento. Solicitar el inventario fsico de los bienes adscritos a su dependencia.
Actor
Rol
Responsabilidades Llevar el control de los bienes de su dependencia, exigiendo responsabilidad al personal que los utiliza en el uso y custodia de los mismos. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes adscritos a su dependencia. Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables cumplan con lo especificado en los procedimientos administrativos. Revisar que la asignacin de cdigos de inventario corresponda con los bienes adquiridos y que los comprobantes de adquisicin hayan sido registrados correctamente con su cdigo contable. Verifica que el expediente de bienes conformado por el Registrador de Bienes (Interno) contenga los formatos debidamente llenados. Verificar las autorizaciones para los traslados de bienes. Verificar la disponibilidad de bienes en desuso o inservibles ubicados en los depsitos de la Oficina, para efectos de donacin. Realizar inspeccin fsica con la finalidad de constatar el estado fsico y caractersticas de los bienes. Elaborar informe para el estudio y aprobacin de los bienes a incorporarse por donacin. Elaborar informe tcnico donde se describen las caractersticas y el estado de los bienes a desincorporar. Elaborar informe de los resultados del levantamiento del inventario fsico de una dependencia. Elaborar el informe de rendicin de la gestin realizada por la Oficina durante un determinado perodo.
Guardia y custodio
Es un actor principal encargado de la planificacin, organizacin y Verificador ejecucin del registro y control fsico de los bienes muebles de la Universidad
Perito
Actor
Rol
Operador del sistema automatizado
Planificador
Asignador
Archivador
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Recibidor (Receptor)
Es el personal secretarial que sirve de apoyo en la Revisor ejecucin de las
Responsabilidades Registrar el traslado de bienes en el sistema automatizado modificando los datos de ubicacin fsica y responsable de los bienes. Registrar la desincorporacin de bienes. Actualizar el cambio de caractersticas fsicas de un bien. Planificar las actividades de registro de bienes, en funcin de las nuevas solicitudes de incorporacin, traslado y desincorporacin de bienes. Planificar las actividades de control y especficamente las del levantamiento del inventario fsico de bienes en las dependencias. Planificar las actividades mensuales de los Registradores. Asignar a cada Registrador los expedientes de bienes para su rotulacin. Asignar un Registrador para que efectu el levantamiento del inventario fsico en una dependencia. Archivar la autorizacin de traslados de bienes de una dependencia a otra o a los depsitos de bienes en desuso o inservibles. Archivar la hoja de asignacin de trabajo mensual de los Registradores. Archivar el informe mensual de actividades realizadas por los Registradores. Recibir solicitudes de incorporacin, traslado, desincorporacin e inventario fsico de bienes. Recibir las resoluciones emitidas por el Consejo Universitario para la incorporacin de bienes donados o la desincorporacin de bienes. Revisar recaudos consignados para la incorporacin y desincorporacin de bienes.
Actor actividades de la Oficina Central de Control de Bienes
Rol
Transcriptor
Archivador
Registrador de Bienes (Interno)
Codificador
Es un actor principal que representa al Transcriptor personal responsable de la identificacin, clasificacin y codificacin de los bienes de la institucin Operador del sistema
Organizador
Responsabilidades Elaborar notas de devolucin de solicitudes de incorporacin, autorizaciones de traslados, desincorporaciones, cambios de caractersticas fsicas y levantamientos de inventario fsico. Elaborar el acta de desincorporacin de bienes. Elaborar oficio para notificar la realizacin del levantamiento del inventario fsico a una dependencia. Elaborar oficios generales dirigidos a las dependencias universitarias e instituciones externas. Archivar las solicitudes de incorporacin y los expedientes de bienes incorporados. Archivar el acta de desincorporacin de bienes con los documentos que lo avalan. Archivar informe de los resultados del levantamiento del inventario fsico de una dependencia, con las planillas del levantamiento fsico F-I-20-B. Identificar, clasificar y codificar los bienes muebles con un cdigo nico de inventario. Transcribir los cdigos de inventarios y contables en los comprobantes de adquisicin de bienes. Transcribir la forma de flujo de control (F-I-21) para cada de grupo de bienes incorporados. Registrar los datos bsicos de un bien en el sistema automatizado. Emitir la planilla de recoleccin de datos (F-I-20) por cada bien incorporado a travs del sistema automatizado. Emitir cualquier reporte requerido para el control de bienes. Conformar el expediente de bienes incorporados.
Actor Registrador de Bienes (Externo)
Rol Rotulador
Responsabilidades Elaborar las placas o etiquetas de identificacin de los bienes a incorporar en el inventario. Ubicar fsicamente los bienes y colocar sus placas o etiquetas de identificacin. Transcribir la forma de flujo de control (F-I-21) para indicar cuando y por quien fue realizado la elaboracin de placas o etiquetas y el marcado de bienes. Completar manualmente los datos de ubicacin y responsable de los bienes en cada planilla F-I-20. Ejecutar el levantamiento del inventario fsico de bienes en una dependencia. Cotejar cada uno de los bienes inventariados (forma F-I-20-B) contra los registros automatizados. Registrar en el sistema automatizado los bienes faltantes producto de la revisin fsica de bienes de una dependencia. Registrar en el sistema automatizado la informacin recabada en la actividad de marcado de bienes (datos de ubicacin y responsable de los bienes). Archivar los expedientes de bienes incorporados con las planillas FI20 y FI21 debidamente llenadas. Mostrar las tablas generales de cdigos que permiten identificar, clasificar y describir bienes, as como muchos de sus atributos o caractersticas. Actualizar los datos bsicos, contables, ubicacin fsica, responsable y el estado o condicin de cada bien. Actualizar los datos generales de un bien.
Es un actor principal responsable directo del marcado de Transcriptor bienes, as como de la determinacin de la condicin y ubicacin fsica de los bienes Ejecutor
Operador del sistema automatizado
Archivador
Sistema de Control de Bienes Representa al sistema de informacin que permite capturar, almacenar y recuperar los datos
Consultor
Actualizador
Actor de los distintos bienes muebles que han sido registrados como activos fijos de la universidad.
Rol
Generador
Responsabilidades Generar la planilla de recoleccin de datos (Forma F-I-20) de cada bien registrado. Generar diversos reportes que reflejen caractersticas, ubicacin, condiciones entre otros de todos los bienes registrados en el inventario. Generar reportes que muestren los bienes incorporados, trasladados o desincorporados. Asignar automticamente el cdigo de identificacin de cada bien que se va a incorporar por primera vez al inventario.
Procesador
Es un actor secundario encargado de dirigir, coordinar y controlar la ejecucin de los recursos financieros, Revisor as como supervisar los registros contables de las distintas operaciones financieras.
Revisar los informes de incorporacin de bienes por donacin. Revisar los informes para la desincorporacin de bienes de los activos fijos de la institucin. Recibir y revisar las resoluciones que avalan la incorporacin de bienes por donacin y las desincorporaciones de bienes ya sean por venta, robo, donacin, permuta o inservibilidad. Revisar el informe de gestin del registro y control de bienes realizado por la Oficina Central de Control de Bienes.
Consejo Universitario Revisor Es un actor secundario que representa al mximo rgano de autoridad de la Institucin.
Estudiar y revisar informe de incorporacin o desincorporacin de bienes para una dependencia. Aprobar mediante resolucin la incorporacin de bienes por donacin. Aprobar mediante resolucin la desincorporacin de los bienes que son patrimonio de la Institucin.
Autorizador
Por otra parte, la estructura organizativa donde se ubican cada uno de estos actores dentro del contexto universitario, es mostrada en la figura 34.
Figura 34. Modelo de Organizacin del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA
Como complemento a la descripcin de cada uno de estos actores y sus unidades organizativas se muestra a continuacin una tabla que resume la participacin de cada uno estos actores en los diversos procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA (ver Tabla 2).
Tabla 2. Matriz Procesos vs. Actores
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Direccin de Finanzas Sistema de Control de Bienes Registrador de Bienes (Interno) Registrador de Bienes (Externo) Consejo Universitario Re, Au Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
Actores
Procesos PF 1.1 Incorporacin de Bienes PF - 1.1.1 Control Perceptivo PF - 1.1.2.1 Verificacin de Recaudos por Compra PF - 1.1.2.2 Verificacin de Recaudos por Donacin PF - 1.1.2.3 Verificacin de Recaudos por Produccin
V, S Re, Rv, T Re, Rv Re, Rv, T V V, Pe V Re
Unidad de Auditoria Interna
Administrador de la Dependencia
Sistema de Control de Bienes
Registrador de Bienes (Interno)
Consejo Universitario Re, Au Re, Au Re, Au Re, Au Re, Au
Actores
Procesos PF 1.1.3 Asignacin de Cdigos
Ar
V, As
Co, T, Op, Or Ro, T, Op, Ar
Cn, Pr, Ac, Ge Ac, Ge
PF 1.1.4 Rotulacin de Bienes PF 1.2 Traslado de Bienes PF 1.2.1 Traslado de Bienes entre Dependencias PF 1.2.2 Traslado de Bienes al Depsito PF 1.3 Desincorporacin de Bienes PF 1.3.1 Desincorporacin de Bienes por Venta PF 1.3.2 Desincorporacin de Bienes por Donacin PF 1.3.3 Desincorporacin de Bienes por Permuta PF 1.3.4 Desincorporacin de Bienes por Robo PF 1.3.5 Desincorporacin de Bienes por Inservibilidad PF 1.4 Modificacin Caractersticas Fsicas PF 2.1 Inventario Fsico de Bienes PA 1 Planificacin y Control de la Gestin de Bienes PA 2 Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes
Re Re
V, Op Ar V, Pe, Op, Ar
Ac Ac
Re, T, Ar Re, T, Ar Re, T, Ar Re, T, Ar
V, Pe, Op V, Pe, Op V, Pe, Op V, Pe, Op
Ac Ac Ac Ac Ac Ac, Ge E, Op T
Rv Rv Rv Rv Rv
Re, T, V, Pe, Ar Op Re Re, Ar Op Pl, As, Rv, Pe Rv, Pl, As Rv, Pe, Ar
Donde:

Ac: Actualizador Ar: Archivador As: Asignador Au: Autorizador Cn: Consultor Co: Codificador E: Ejecutor
Ge: Generador Op: Operador Or: Organizador Pe: Perito Pl: Planificador Pr: Procesador Re: Recibidor
Ro: Rotulador Rv: Revisor S: Solicitante T: Transcriptor V: Verificador
Unidad de Auditoria Interna Pe Pe
Administrador de la Dependencia
Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes
En un modelo empresarial, las reglas de negocio constituyen toda la coleccin de polticas y restricciones que son aplicadas en una organizacin. En este sentido, las reglas restringen, condicionan o controlan la ejecucin de los procesos de una empresa. Los diferentes reglamentos, polticas y leyes que regulan el registro y control de los bienes muebles de la institucin son resumidos en el grfico de la figura 35.
<<regla>> REGLA DEL NEGOCIO
<<regla>> LEYES
Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos Ley de Universidades Ley para la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial N 37.347 del 1712-2001) Ley contra la Corrupcin (Gaceta Oficial N 5.637 del 07-04-2003) Ley del Sistema Venezolano de Calidad Ley del Ministerio de Ciencia y Tecnologa
<<regla>> REGLAMENTO Reglamento del Sistema de Inventario de la Universidad de Los Andes
<<regla>> CDIGOS Cdigo de tica del Funcionario Pblico
<<regla>> PUBLICACIONES Publicaciones Nros. 9,10,15,20 y 21 de la Contralora General de la Repblica
<<regla>> MANUALES Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente (Gaceta Oficial N 38.282 del 28-09-2005) Manual para el Registro de Bienes Muebles del Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas (SIGECOF2003) Manual de procedimientos para el control de activo fijo. Manuales o catlogos de cuentas contables para el sistema de contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado
Figura 35. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA
La Tabla 3, describe las reglas de negocio que fueron derivadas de la revisin de los procesos que son llevados a cabo dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA, as como de los diferentes documentos que constituyen la base legal de este sistema de actividades.
Tabla 3. Descripcin de las Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes
ID.
Nombre de la Regla
Descripcin Los bienes muebles que deben ser inventariados lo comprenden todos aquellos equipos, mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos de largo uso y duracin y que no se encuentren adheridos
Fuente
Procesos que Regula
RN-1
Tipos de bienes muebles a inventariar
PF-1.1: Reglamento Incorporacin de de Sistema de Bienes, Inventario, PF-2.1: Inventario artculo 3 Fsico de Bienes
ID.
Nombre de la Regla
Descripcin
Fuente
Procesos que Regula
RN-2
RN-3
RN-4
RN-5
fsicamente a edificaciones o terrenos. Todos los bienes muebles capitalizables propiedad de la ULA, debern ser registrados, distinguidos y marcados con una Registro y marcado placa metlica o plstica que de bienes muebles contenga el nombre y el escudo de la Universidad, la frase Control de Bienes y un cdigo que identifique de forma nica cada bien. El cdigo nico de identificacin de un bien estar conformado por 3 secciones: Grupo, Descripcin y Unidad. Grupo: es un cdigo numrico que indica el tipo de bien (1: bien inmueble, 2: bien mueble). En este caso todos los bienes llevaran el nmero Cdigo de 2. identificacin de los Descripcin: es un cdigo bienes numrico que describe el nombre genrico del bien (generalmente de 5 posiciones). Unidad: es un nmero correlativo que refleja en forma nica cada uno de los bienes que han sido inventariados con el mismo nombre genrico (ocupa 5 posiciones). Un comprobante de adquisicin de bienes puede ser: Una factura de compra, si la adquisicin es por compra. Comprobante de adquisicin de Un recibo de produccin, bienes si la adquisicin es por produccin. Un acta de aceptacin, si la adquisicin es por donacin. Contenido de un Los comprobantes de adquisicin Comprobante de de bienes tales como: facturas de adquisicin de compra, recibos de produccin o bienes actas de aceptacin de bienes,
Reglamento PF-1.1: de Sistema de Incorporacin de Inventario, Bienes artculo 4
Instructivo para el Registro de Bienes Muebles
PF-1.1: Incorporacin de Bienes
Circular N 3, PF-1.1: Oficina Incorporacin de Central de Bienes Control de
ID.
Nombre de la Regla
Descripcin
Fuente Bienes
Procesos que Regula
RN-6
RN-7
RN-8
debern contener explcitamente el precio, cantidad y las caractersticas fsicas (marca, modelo, serial, color, etc.) de los bienes muebles adquiridos por una dependencia universitaria. Toda solicitud de incorporacin de bienes muebles debe venir acompaada de los siguientes recaudos: 1. Si la adquisicin es por compra, se debe consignar la factura original de compra y la orden de compra o nota de entrega que origin dicha adquisicin y una hoja de seriales de los bienes en caso de que no estn descritos en el Recaudos requeridos comprobante de adquisicin. para incorporar 2. Si la adquisicin es por bienes muebles donacin, se debe entregar el acta de aceptacin de bienes o una carta enviada por el ente externo que dona los bienes y opcionalmente en caso de poseer la factura original de compra de los bienes donados. 3. Si la adquisicin es por produccin, se debe consignar el recibo de produccin de los bienes elaborados. Para realizar la incorporacin de bienes que han sido donados a la institucin se requerir de la aprobacin previa del Consejo Universitario. El informe donde se Requisito para aprueba mediante resolucin los aceptar la donacin bienes a ser incorporados por de bienes muebles donacin detalla las caractersticas de los bienes, su estado fsico y el costo unitario de cada uno de ellos, luego de haberse aplicado un avalo a los mismos. Los bienes adquiridos por compra, Registro del precio produccin o donacin debern ser de los bienes registrados en el inventario de adquiridos activos al costo de adquisicin, construccin o avalo
Reglamento del Sistema de PF-1.1: Inventario de Incorporacin de la ULA, Bienes artculo 20.
Manual de Normas de PF-1.1: Control Incorporacin de Interno de la Bienes Administraci
ID.
Nombre de la Regla
Descripcin respectivamente.
Fuente
Procesos que Regula
RN-9
Requisito para efectuar el traslado de un bien mueble
RN-10
Autorizacin del traslado de bienes
RN-11
Requisito para desincorporar bienes muebles
RN-12
Causas para la desincorporacin de bienes del inventario
RN-13
Recaudos para desincorporar bienes muebles por venta
RN-14
Recaudos para desincorporar bienes muebles por robo o perdida
RN-15
Recaudos para desincorporar bienes muebles por
n Central y Descentraliza da Para efectuar el traslado de un bien Reglamento del Sistema de mueble se requiere del PF-1.2: Inventario de consentimiento mutuo entre la Traslado de Bienes la ULA, unidad que cede y la unidad que artculo 22. recibe el bien. Para formalizar el traslado de bienes de una dependencia a otra Reglamento es necesario elaborar la del Sistema de PF-1.2: autorizacin de traslado por parte Inventario de Traslado de Bienes de la dependencia cedente, la cual la ULA, ser firmada por ambas partes y artculo 23. avalada por la Oficina Central de Control de Bienes. Reglamento Para realizar la desincorporacin del Sistema de PF-1.3: de bienes muebles del inventario de bienes de la ULA es requerida Inventario de Desincorporacin la ULA, de Bienes la previa aprobacin del Consejo artculo 28. Universitario. La desincorporacin de bienes muebles del patrimonio Reglamento universitario puede hacerse por del Sistema de PF-1.3: venta, donacin, permuta, robo o Inventario de Desincorporacin inservibilidad. Los cuales sern aplicados a los bienes cuando estos la ULA, de Bienes presenten desuso, obsolescencia o artculo 30. deterioro o sea declarada su desaparicin fsica. Para desincorporar bienes del Reglamento inventario por venta, la del Sistema de PF-1.3.1: dependencia deber efectuar un avalu de los bienes, el cual Inventario de Desincorporacin podra ser realizado por un perito la ULA, por Venta artculo 32. evaluador designado por la Direccin de Servicios de la ULA. Para desincorporar bienes por robo, la dependencia afectada deber rendir un informe dirigido a Reglamento la Oficina Central de Control de del Sistema de PF-1.3.4: Bienes, donde se dejar constancia Inventario de Desincorporacin la ULA, de las investigaciones realizadas por Robo artculo 37. para establecer las responsabilidades a que diere lugar la perdida o robo de bienes. Para desincorporar bienes por Reglamento PF-1.3.2: donacin, la dependencia donante del Sistema de Desincorporacin presentar un informe a la Oficina Inventario de por Donacin
ID.
Nombre de la Regla donacin.
Descripcin
Fuente la ULA, artculo 36.
Procesos que Regula
RN-16
RN-17
RN-18
Central de Control de Bienes indicando en l, los bienes donados, as como las caractersticas y condiciones de dicha operacin. Para desincorporar bienes por permuta, la dependencia rendir un informe dirigido a la Oficina Central de Control de Bienes, identificando y detallando las Recaudos para caractersticas de los bienes a desincorporar bienes desincorporar, consignando muebles por adems la cotizacin de los nuevos permuta bienes recibidos a cambio y la carta de aceptacin por parte del proveedor donde se especifican los bienes que se reciben y sus respectivos montos. Para desincorporar bienes por inservibilidad, la dependencia rendir un informe dirigido a la Recaudos para Oficina Central de Control de desincorporar un Bienes, identificando y detallando bien mueble por las caractersticas de los bienes y inservibilidad argumentando los motivos por los cuales dichos bienes deben desincorporarse. La formalizacin de la desincorporacin de bienes en la Universidad, ser registrada a travs de un Acta, en la cual se deja constancia de los bienes desincorporados, del procedimiento establecido y de las decisiones tomadas para ello, Acta de desincorporacin de adems de anexar la aprobacin del Consejo Universitario. Dicha bienes acta deber llevar la firma del Vicerrector Administrativo, Contralora Interna, el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes y Representantes de la dependencia que desincorpora los bienes.
Reglamento del Sistema de PF-1.3.3: Inventario de Desincorporacin la ULA, por Permuta artculo 36.
Reglamento del Sistema de PF-1.3.5: Inventario de Desincorporacin la ULA, por Inservibilidad artculo 38.
Reglamento del Sistema de PF-1.3: Inventario de Desincorporacin la ULA, de Bienes artculo 39.
Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes
Otro de los aspectos fundamentales que puede ser capturado en un modelo de negocio, es el modelo de eventos. Dicho modelo permite representar el flujo de trabajo que es llevado a cabo cuando ocurre un evento que proviene desde dentro o fuera del sistema de negocio. Por lo general, un evento es una accin de muy corta duracin y que seala el inicio o fin de la ejecucin de un proceso o actividad. Un evento puede tambin, cambiar el estado de uno o ms de los objetos o conceptos presentes en un sistema de negocio. Los eventos pueden ser clasificados como externos o internos, programados o no programados, frecuentes o casuales, entre otros. Los diferentes eventos que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA son resumidos en la tabla 4.
Tabla 4. Matriz Eventos vs. Procesos

PF 1.3.5 Desincorporacin Bienes por Inservibilidad
PF - 1.1.2.3 Verificacin de Recaudos por Produccin
PF 1.3.4 Desincorporacin Bienes por Robo
Procesos
F 1.4 Modificacin Caract. Fsicas de un Bien
PF 1.3.2 Desincorporacin Bienes por Donacin
PF - 1.1.2.2 Verificacin de Recaudos por Donacin
PF 1.3.3 Desincorporacin Bienes por Permuta
PF - 1.1.2.1 Verificacin de Recaudos por Compra
PF 1.3.1 Desincorporacin Bienes por Venta
Eventos
Entrega de bienes muebles Solicitud de incorporacin de bienes Solicitud de traslado de bienes Solicitud de desincorporacin de bienes Solicitud de donacin de bienes
Notifica cambio de caracterstica fsica

Solicitud de levantamiento de inventario fsico
Con la finalidad de modelar el flujo de trabajo asociado a cada uno de los eventos identificados en la tabla 4, se muestra a continuacin una serie de diagramas de eventos que modelan la secuencia de ejecucin de procesos luego de la aparicin de un evento (vase Figuras 36-41).
PF 2.1 Inventario Fsico de Bienes
PF 1.1.3 Asignacin de Cdigos
PF 1.1.4 Rotulacin de Bienes
PF 1.2 Traslado de Bienes
PF - 1.1.1 Control Perceptivo
<<evento>> Entrega de bienes muebles <<Informacin>> Comprobantes de Adquisicin de Bienes
<<proceso>> 1.1.1 Control Perceptivo
<<Informacin>> Solicitud de Incorporacin, Comprobantes
<<proceso>> [Compra] 1.1.2.1 Verificacin de Recaudos por Compra <<proceso>> [Donacin] 1.1.2.2 Verificacin de Recaudos por Donacin <<proceso>> [Produccin] 1.1.2.3 Verificacin de Recaudos por Produccin <<proceso>> 1.1.3 Asignacin de Cdigos <<Informacin>> Expediente de bienes a incorporar <<Informacin>> Expediente de bienes incorporados, Comprobantes de adquisicin codificados
<<evento>> Solicitud de incorporacin de bienes
<<proceso>> 1.1.4 Rotulacin de Bienes
<<objeto>> Bienes marcados
Figura 36. Flujo de Trabajo asociado a los Eventos: Entrega de Bienes y Solicitud de Incorporacin de Bienes
<<evento>> Solicitud de traslado de bienes [Dependencia] <<proceso>> 1.2.1 Traslado de Bienes entre dependencias <<proceso>> <<Informacin>> Planilla de Autorizacin de Traslado de Bienes [Depsito] 1.2.2 Traslado de Bienes al Depsito <<objeto>> Bienes trasladados <<Informacin>> Autorizacin de Traslado de Bienes Certificada
Figura 37. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Traslado de Bienes

<<proceso>> [Venta] 1.3.1 Desincorporacin por venta <<Informacin>> Acta de desincorporacin, Informes tcnicos, Resolucin Consejo Universitario
<<evento>> Solicitud de desincorporacin de bienes [Permuta]
<<proceso>> 1.3.3 Desincorporacin por Permuta
<<proceso>> <<Informacin>> Solicitud de desincorporacin de Bienes, Informes de soporte [Inservibilidad] [Robo] 1.3.4 Desincorporacin por Robo
<<objeto>> Bienes desincorporados
<<proceso>> 1.3.5 Desincorporacin por Inservibilidad
Figura 38. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Desincorporacin de Bienes
<<evento>> Solicitud de donacin de bienes
<<Informacin>> Acta de desincorporacin, Informes tcnicos, Resolucin Consejo Universitario
<<proceso>> 1.3.5 Desincorporacin por Donacin
<<Informacin>> Solicitud de donacin de bienes
<<objeto>> Bienes donados
Figura 39. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Donacin de Bienes
<<evento>> Notifica cambio de caracterstica fsica <<Informacin>> Notificacin cambio caracterstica fsica de bienes
<<proceso>> 1.4 Modificacin Caractersticas Fsicas
<<Informacin>> Planillas F-I-20 de cada uno de los bienes modificados
Figura 40. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Notifica cambio de caracterstica fsica
<<evento>> Solicitud de levantamiento inventario fsico <<Informacin>> Solicitud de levantamiento inventario fsico
<<Informacin>> Informe de resultados del inventario fsico de bienes
<<proceso>> 2.1 Inventario Fsico de Bienes
<<objeto>> Bienes marcados, Bienes no identificados, Bienes faltantes
Figura 41. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Levantamiento Inventario Fsico
Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes
Un modelo de objetos representa el conjunto de entidades (objetos o conceptos), concretas o abstractas que estn presentes y son de inters a un sistema de negocio. Cada una de estas entidades denominadas objetos de negocio, fungen como recursos para la ejecucin de las diferentes actividades asociadas a los procesos de negocio ejecutados en una empresa. En este sentido, un modelo de objetos es representado grficamente a travs de uno o ms diagramas de clases en UML, donde se describen los diferentes objetos del negocio y sus relaciones.
Para el Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles, el modelo de objetos de negocio lo constituye un conjunto de diagramas de clase en UML, tal como se muestra en las figuras 42-46, donde en cada uno de ellos, se modelan los objetos de negocio que son utilizados, creados, producidos o transformados por un proceso de negocio particular de este sistema.
Figura 42. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Incorporacin de Bienes Muebles
Figura 43. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Traslado de Bienes Muebles
Figura 44. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Desincorporacin de Bienes Muebles
Figura 45. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Modificacin de Caractersticas Fsicas
Figura 46. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Inventario Fsico de Bienes
Finalmente, la Tabla 5 muestra la matriz Objetos de Negocio vs. Procesos de Negocio, que indica los objetos de negocio que son utilizados como recursos en cada uno de los procesos principales y de apoyo de alto nivel. Adicionalmente, en dicha matriz se seala cuando un objeto de negocio es creado (C), usado (U) o actualizado (A).
Tabla 5. Matriz Objetos de Negocio vs. Procesos de Negocio
PF - 1.4 Modificacin Caractersticas Fsicas
PF - 1.3 Desincorporacin de Bienes
PF - 1.1 Incorporacin de Bienes
Procesos de Negocio
Objetos de Negocio
Dependencia Solicitud de Incorporacin Nota de Devolucin Recaudo de Incorporacin Orden de Compra Nota de Entrega Comprobante de Adquisicin Factura de Compra Recibo de Produccin Acta de Aceptacin Proveedor Manual de Cdigos Bien Mueble Etiqueta de Identificacin Personal Registrador de Bienes Control Registro Bienes Forma de Control de Flujo (F-I-21) Forma Recoleccin Datos (F-I-20) Expediente de Bienes Localidad Informe Resolucin Consejo Universitario Autorizacin de Traslado Notificacin de Robo Recaudo por Robo Informe de Hechos Informe Denuncia CICPC Informe Desincorporacin por Robo Notificacin Acciones del CICPC Expediente Bienes Hurtados Solicitud Desincorp. por Venta Informe Desincorp. por Venta
U CU C U U U U U U U U U CUA C U U CA CUA CUA CU U CU
UA U
UA
UA
UA UA U U
U U CU U U U U U CU CU CU U CU
UA
PF 2.3 Mantenimiento de Bienes
PF 2.2 Custodia de Bienes
PF - 1.2 Traslado de Bienes
PF - 1.4 Modificacin Caractersticas Fsicas
PF - 1.3 Desincorporacin de Bienes
PF - 1.1 Incorporacin de Bienes
Procesos de Negocio
Objetos de Negocio
Solicitud Desincorp. por Inservibilidad Informe Desincorp. por Inservibilidad Solicitud Desincorp. por Permuta Recaudo por Permuta Informe Tcnico Cotizacin Bienes Carta Aceptacin Proveedor Informe Desincorp. por Permuta Informe de Recomendaciones Ente Externo ULA Solicitud Donacin de Bienes Informe Desincorp. Por Donacin Acta de Desincorporacin Solicitud Cambio Caractersticas Notificacin Cambio Realizado Solicitud Inventario Fsico Jefe Oficina Central Control Bienes Levantamiento Inventario Fsico Forma F-I-20-B Informe Resultado Inventario Fsico
U CU U U U U U CU CU U U CU CU U C U U CUA CUA C
PF 2.3 Mantenimiento de Bienes
PF 2.2 Custodia de Bienes
PF - 1.2 Traslado de Bienes
Anexo A Planillas y Formatos
Anexo B Glosario de Trminos
Referencias Bibliogrficas
1. Montilva, J., Barrios, J.: BMM: A Business Modeling Method for Information Systems Development. Universidad de Los Andes, Mrida, Venezuela (2005). 2. Reglamento del Sistema de Inventario, Oficina Central de Control de Bienes, Universidad de Los Andes, Mrida, Venezuela. 3. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente. Publicado en Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005. 4. Publicacin N 9 Actualizada (Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de Bienes nacionales). Contralora General de la Repblica (1988). 5. Manual para el Registro de Bienes Muebles. Programa de Modernizacin de las Finanzas Pblicas. Repblica Bolivariana de Venezuela, Ministerio de Finanzas (2003). 6. Montilva, J., Curso de Ingeniera de Requisitos. Programa de Actualizacin Profesional en Ingeniera de Software. CEISoft, Mrida, Venezuela (2005). 7. Montilva, J., Besembel, I., Curso de Modelado de Sistemas usando UML 2.0. Programa de Actualizacin Profesional en Software Empresarial basado en Componentes. CEISoft, Mrida, Venezuela (2005). 8. Barrios, J., Besembel, I., Taller Modelado de Negocios Orientado por Objetos. Facultad de Ingeniera, Escuela de Sistemas, Mrida, Venezuela (2005).

Modelo de Negocio Bienes

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1

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Proyecto: Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles

William J. Montilva C. Enoch Vasquez S. Enero, 2007

3.2.2.1. Proceso de Inventario Fsico de Bienes

Definicin del Sistema de Registro y Control de Bienes

Sistema Financiero de la ULA

Figura 1. Contexto del Sistema de Registro y Control de Bienes

Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Figura 3. Cadena de Valor del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA

Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes

Proceso de Registro de Bienes y Proceso de Control de Bienes. Procesos de Registro de Bienes

<<proceso>> 1. Registro de Bienes

<<proceso>> 2. Control de Bienes

Figura 4. Subprocesos del proceso de Registro de Bienes

3.2.1.1 Proceso de Incorporacin de Bienes

<<proceso>> 1.1 INCORPORACIN DE BIENES

F-I-20: Recoleccin de datos bienes muebles. F-I-21: Formas de control de flujo.

Figura 5. Diagrama del proceso de Incorporacin de Bienes

Figura 6. Subprocesos del Proceso de Incorporacin de Bienes

3.2.1.1.1 Subproceso de Control Perceptivo

Bien mueble [Entrega]

Verificar Factura/Nota de Entrega

Bien mueble [Nota Devolucin]

Procesar entrada de bienes

Solicitar registro de Bienes

Solicitud de incorporacin [Solicitada]

Figura 7. Diagrama de Actividades del Subproceso de Control Perceptivo

Procedimiento: Actores Proveedor

3.2.1.1.2 Subproceso de Verificacin de Recaudos

fsicas de los bienes adquiridos por compra, donacin o produccin institucional.

Sub subprocesos asociados:

Figura 8. Sub-subprocesos del Subproceso de Verificacin de Recaudos

3.2.1.1.2.1 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra

Solicitud de incorporacin [solicitada]

Solicitud de incorporacin [por asignacin]

Figura 9. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.1.1.2.2 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Donacin

Jefe Oficina Central Control Bienes

Solicitud de incorporacin [solicitada]

Revisar recaudosde donacin [completos] [incompletos]

Verificar acta de aceptacin

Solicitud de incorporacin [Rechazada]

Elaborar nota de devolucin a institucin

[correcta] [incorrecta] Realizar inspeccin fsica de bienes donados

Elaborar informe sobre la donacin Revisar solicitud de donacin bienes

Enviar solicitud e informe al CU

Solicitud de incorporacin [Resolucin]

Procedimiento: Actores Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Produccin

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes

Jefe Oficina Central Control Bienes

Registrador de Bienes ( interno)

Solicitud de incorporacin [solicitada]

Revisar recaudos de produccin

Verificar recibo de produccin

Solicitud de incorporacin [Rechazada]