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GESTIN DE LOS DOCUMENTOS

Cul es el objetivo del procedimiento de gestin de los documentos?
Definir las responsabilidades y los requisitos para: 1. Documentar, identificar, aprobar, implementar, mantener los documentos del SIG. 2. Identificar los documentos externos necesarios para la planificacin y operacin del SIG. 3. Controlar la distribucin de los documentos del SIG. 4. El correcto almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros del SIG Puesto

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Cul es la importancia de los documentos del SIG?

Normativa legal y tcnica Filosofa, poltica, plan y objetivos estratgicos, objetivos especficos Manuales, reglamentos, procedimientos, programas Instrucciones, especificacin, estndar Formatos/Registros

Veamos algunas definiciones qu debemos saber:

Copia Controlada: Copia impresa de los documentos vigentes del SIG, identificados y archivados los cuales se encuentran en el File de documentos SIG que han sido asignados a una persona o rea para su uso. Copia no Controlada: Copia impresa de un documento del SIG, que no se controla como Copia Controlada. Este tipo de documento no tiene validez para el SIG. Documento externo: Documento que se emplea en los procesos del SIG, de origen externo (normas, manuales, reglamentos, etc.) Registro: Tipo de documento que contiene evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos. Procedimiento: Documento que informa sobre cmo efectuar los procesos y sub-procesos de manera coherente. Ej.: Procedimiento de gestin del servicio de limpieza Instructivo: Documento que informa sobre cmo efectuar los subprocesos y/o actividades de forma especfica. Ej.: Instructivo de Seguridad Vial Estndar: Establece requisitos de las normas: ASTM, ANSI. Ej.: Estndar de Respiradores, Zapatos de seguridad.

Cmo se codificacin los documentos del SIG?

PR-11-01
Procedimiento Limpieza de ambientes N Correlativo

Cmo se gestionan los documentos del SIG?

Se comunica al CSIG o RED la necesidad de creacin o modificacin de un documento del SIG Se recibe la solicitud de creacin o modificacin Elaboracin o modificacin del documento

N Proceso principal

Nombre del proceso

11 12 13 14 15 16

Limpieza de ambientes Mantenimiento de reas verdes Servicios auxiliares Vigilancia privada Seguridad Electrnica Mantenimiento de infraestructura

Segn nuestro Mapa de Procesos tenemos:

Aprobacin del documento (acta de reunin) Revisin de acuerdo al Procedimiento Editar el documento de acuerdo al Procedimiento

Procesos de gestin Procesos principales Procesos de apoyo

Cmo se elaboran, revisan y aprueban los documentos?

Nombre Procedimiento Instructivo Estndar Especificacin Tcnica Registro Perfil de
Elaboracin Revisin Aprobacin

Publicacin de los documentos

PR I ES ET R PP

Jefe de rea, RED,

PERSONAL

Los documentos internos se controlan en el registro Lista de Documentos Internos. Los documentos aprobados se publicarn en la EULEN-net, y entrarn en vigencia en los CDS, pasados 15 das desde su aprobacin.

RED, JAR

JAR

RED

JAR

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GESTIN DE LOS DOCUMENTOS

Cmo puedo saber cundo cambia de versin un documento? 1. Coordinador SIG (CSIG): Comunica a todo el personal la 2.
modificacin y/o inclusin del documento en la EULEN-net, va correo electrnico a los Jefes de rea. Jefe de rea o Supervisor Residente : Solicitar al CSIG para la difusin del documento al personal del rea o CDS a travs del registro Lista de Asistencia o coordinar con el SIG para que capacite al personal. Personal: Accede al documento a travs de la EULEN-net o Copia Controlada que se encuentra en el FIle de Documentos SIG asignada a su rea de trabajo o CDS.

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El personal es responsable de mantener legibles e identificables los documentos y registros que se encuentran en el CDS a fin de evidenciar el cumplimiento de lo establecido en el SIG. En caso de sufrir algn dao o deterioro, debern comunicar al CSIG para su reemplazo. Cuando reciba un documento con una versin nueva, deber reemplazar el documento y devolver la versin obsoleta al CSIG identificndola como tal, para su eliminacin Todo el personal de un CDS o de un rea es responsable del CONTROL DE LOS REGISTROS ya que estos son evidencias para las auditoras del cliente o de nuestro SIG.

3.

Distribucin de los documentos

Y cmo se controlan los registros?

1. 2. 3. 4. 5. Deben llenarse de manera legible y cuando no corresponda incluir informacin se debe colocar la abreviatura N.A. (No Aplica) una rayita ( - ) Se identifican por su propio nombre. La ubicacin de los registros se controla como registro electrnico o fsico en la Lista de Documentos Internos. Un registro est vigente siempre y cuando se elabore en el formato de versin con fecha actual y vigente. Es importante conocer la vigencia de las versiones para no elaborar un registro en un formato vencido.

La distribucin de los Files de Documentos SIG en los CDS se controla con el registro: Cuaderno de Cargo. Se distribuirn los registros de Cuaderno de Cargo cuando corresponda, aplicando lo siguiente: o Se designar un nmero a la copia para el rea o centro de servicio que lo requiera. o Los documentos de difusin se controlan a travs del registro de Entrega de Documentos

La distribucin de la Poltica del SIG se realiza con:

TEN CUIDADO: Si ya existe la versin 02, la versin 01 es OBSOLETA por lo tanto no pueden emitirse registros en esa versin. Eso puede ser motivo de una NO CONFORMIDAD.

Control de la Versin 1. Se actualiza la versin y fecha de aprobacin en el registro Lista 2. 3.

de Documentos Internos. Se actualiza la versin y fecha de aprobacin en los documentos que utilizan encabezado. Cuando no se utiliza el encabezado y sea aplicable, se indica la versin como pie de pgina. Ejemplo:

Y cmo se archivan los registros?

Los registros se almacenarn en lugares apropiados por lo menos el siguiente periodo de tiempo a fin de evitar su deterioro: Archivo activo 1 ao 1 ao 1 ao 1 ao Segn ley Mientras dure la garanta y/o contacto con el cliente Archivo Pasivo 3 aos 10 aos 20 aos 5 aos Disposicin final Eliminacin o Gestin de Residuos slidos, segn lo establezca el Jefe de rea

Registros

En la Poltica del SIG observamos que se controla la versin de la siguiente manera:

Versin 2 / 11-11-11 Quin es el responsable de la custodia de los documentos?

Del SIG Incidentes Enfermedades ocupacionales Otros (SST) Contables Contratos

El Jefe de rea o Supervisor Residente es el responsable de la custodia de los documentos que se encuentran en el File de Documentos SIG vigentes.

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Los registros fsicos en archivo activo y los registros electrnicos se conservan en la ubicacin indicada en el registro Lista de Documentos Internos.

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