Informes, Memoradums, Dosiers. Otros documentos.

Aunque los documentos ms conocidos en la comunicacin escrita son las cartas, ya sean comerciales o personales, existen otros muchos documentos tipo, que se utilizan con bastante asiduidad. Veremos una descripcin de los principales, que son, para que sirven, etc. Las normas bsicas son comunes al resto de escritos: limpieza, claridad, ortografa correcta, respeto a las normas de puntuacin ... Informes. Un informe, tal y como se define en el diccionario, es la noticia que se da de un negocio o suceso o acerca de una persona. Tambin lo podemos definir como exposicin de datos causas y circunstancias documentales que se tienen sobre alguna materia o persona. Los informes ms habituales son los personales o comerciales, aunque tambin estn los generales, los tcnicos y los de mercado. Es una prctica habitual que los informes sean secretos y confidenciales, ya que estn basados en hechos o datos reales. Composicin del informe. Un informe, tiene fundamentalmente estas partes: 1. Ttulo. Designacin con que se indica el contenido del informe. 2. Prlogo. Breve descripcin que nos indica el tema a tratar en el informe. 3. Cuerpo o exposicin. Relato pormenorizado del tema o asunto tratado, con la aportacin de datos y hechos. 4. Conclusiones. Deduccin habida cuenta de los hechos y datos expuestos. 5. Apreciaciones. Dependiendo del destinatario del informe, se pueden hacer valoraciones o conclusiones acerca del mismo, y proyecciones de futuro. Tipos de informes. 1. Personales. Se trata de conocer ciertos aspectos de una persona tanto en el mbito profesional como en otros mbitos (econmico, privado, etc.). 2. Comerciales. Suelen hacerse para conocer detalles de nuestras relaciones comerciales con clientes y proveedores. 3. Tcnicos. Informes que se realizan para conocer ms a fondo un producto o servicio. 4. Mercado. Podran englobarse en los informes comerciales. Se utilizan para conocer aspectos del mercado (precios, valoracin del producto o

servicio, etc.), y generalmente referenciados a otros sectores de nuestra competencia ms directa. Memorndums. Aunque el significado original de la palabra fuera el de comunicacin diplomtica, generalmente no firmada, en que se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto, actualmente, es un documento utilizado para transmitir rdenes, comentar temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc. Los memorndums son un medio de comunicacin interna en las empresas e instituciones. En la jerga habitual de una oficina se les conoce como "memos" (me mandas un memo con tus peticiones o con tus conclusiones, solemos escuchar). La composicin bsica, es muy similar a la de una carta: 1. Cabecera. En la que figuran los datos fundamentales de quien lo manda (remite), a quien se manda (destinatario), por que se manda (asunto) y la fecha. A diferencia de la carta, no lleva ninguna frmula de saludo (tipo "Muy Seor mo o similar). 2. Cuerpo. Donde se exponen las peticiones, comentarios, cuestiones, etc. 3. Pie. Es el cierre del memorndum. Donde se indican si se anexa algn tipo de documento o copia, y cualquier otra nota de inters para el destinatario. Tipos de memorndums. Aunque el memorndum en si es un documento de comunicacin interna, existen dos tipos de memos: 1. Internos. Los que se transmiten entre departamentos de la misma compaa. Suelen consistir en instrucciones de ejecucin de determinadas tareas, aunque su contenido puede ser de muy diverso fin. 2. Externos. Aquellos que se emiten para personas de otros departamentos de fuera de nuestra compaa (por ejemplo de una compaa asociada o "partner" de la nuestra) o de compaas del grupo. En el suelen darse instrucciones para ejecutar determinadas acciones que suelen tener repercusiones en nuestro trabajo o compaa. Hay otros documentos, alguno de los cuales veremos en el captulo de Protocolo Laboral por su gran relacin con el mundo empresarial, como los

escritos comerciales (cartas de reclamacin, de recomendacin, de pedido, recibos, albaranes, facturas, pagars, etc.), correspondencia oficial (como las instancias, los certificados, los oficios, etc.), y documentos menos categorizables como circulares (que pueden sustituir en determinados casos a los memorndums), minutas (escritos en los que se reflejan honorarios por servicios prestados), Y otros documentos que puedan considerarse de importancia y de uso comn.

Para citar este documento Protocolo y Etiqueta. Informes, Memoradums, Dosiers. Otros documentos. Disponible en www.enj.org [Fecha de consulta]
Tomado de: http://www.protocolo.org/gest_web/proto_Seccion.pl?rfID=210&arefid=71&pag=1