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LOS EQUIPOS DE TRABAJO DEBEN CONTAR CON ESTRATEGIAS COMUNICACIONALES PARA ARTICULAR SINERGIAS QUE LES PERMITAN LOGRAR SUS OBJETIVOS.

La reunin de trabajo
Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos Refrn Japons

LAS REUNIONES DE TRABAJO

CONSIDERACIONES GENERALES Una reunin de trabajo es la congregacin de un determinado nmero de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes, con el fin de tomar decisiones o transmitir alguna informacin Caractersticas: Requieren la participacin de varias personas Se celebran en un tiempo y un lugar determinados Los asistentes comparten un tema comn Comprenden una secuencia de acciones: preparacin, presentacin, etc.

ELEMENTOS DE UNA REUNIN DE TRABAJO TODA REUNIN DE TRABAJO HA DE INTEGRAR LOS SIGUIENTES ELEMENTOS: 1.- UN TEMA O FINALIDAD Asunto concreto a tratar Los objetivos que se pretenden alcanzar Conjunto de ideas fundamentales Concretado en un orden del da

2.- LOS ASISTENTES El o los convocantes Los convocados a la reunin Se aconseja que el equipo de trabajo no supere el nmero de siete personas

ELEMENTOS DE UNA REUNIN DE TRABAJO

3.- EL TIEMPO Hace referencia al momento de la convocatoria Al tiempo invertido en la reunin A la periodicidad de las reuniones ASPECTOS A CONSIDERAR El exceso de reuniones las convierten en una carga de trabajo La duracin de una reunin puede condicionar su xito Con el transcurso del tiempo las personas disminuyen su atencin y aumenta su cansancio

CURVAS DE RENDIMIENTO DE UNA REUNIN

Cansancio

Atencin

30

60

90

120

TIEMPO

CURVAS DE RENDIMIENTO DE UNA REUNIN

El tiempo de duracin influye negativamente en el nivel de atencin de los asistentes. En reuniones de larga duracin o con contenidos complejos, es recomendable: a) Dividir la reunin en diferentes sesiones b) Establecer objetivos cortos c) Realizar pausas Con ello se logra un mayor grado de rendimiento

4.- EL LUGAR

Es el espacio fsico concreto Sus condiciones de dicho espacio son importantes; tales como:

a) b) c) d)

La temperatura Amplitud del local Iluminacin Distancia entre los asistentes

Hoy es muy comn las denominadas reuniones virtuales, que se desarrollan mediante medios tcnicos que permiten la videoconferencia entre asistentes que se encuentran en distintos lugares fsicos

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LA EFICACIA DE UNA REUNIN

TIPOS DE REUNIONES

LOS PARTICIPANTES EN LA REUNIN LOS ASISTENTES La actitud de los participantes es fundamental para el xito de la reunin Puede ser de tres tipos: Actitud participativa: Facilitan el desarrollo de las reuniones aportando conocimientos y expresando opiniones Actitud pasiva: El organizador debe tratar de neutralizar esta actitud con objeto de dinamizar la reunin y alcanzar el mayor grado de participacin Actitud negativa: En cualquier tipo de reunin es deseable contar con personas activas y participativas, tratando de modificar conductas pasivas o negativas.

EL MODERADOR

HA DE SER UN BUEN COMUNICADOR HA DE CONOCER LOS ESTILOS DE LIDERAZGO

HA DE DOMINAR LAS TCNICAS DE SOLUCIN DE CONFLICTOS

HA DE CONOCER LAS DIFERENTES TCNICAS DE DINMICA DE GRUPOS

TIPOS DE REUNIONES http://www.monografias.com/trabajos13/digru/digru.shtml

FASES DE UNA REUNIN

Etapas
Convocatoria Saludo Planteamiento Discusin y cambio de impresiones

Cierre
Acta y seguimiento de los acuerdos

Convocatoria
Informar a los asistentes del contenido

Documento:

- Quin promueve la reunin - Fecha, hora y lugar - Orden del da o guin - Objetivos

Saludo
Romper el hielo: Saludo breve a los

asistentes. Si no se conocen, permite que se conozcan

Planteamiento
Explicacin del objetivo de la reunin

Cmo va a desarrollarse:

establecer las reglas del juego

Discusin y cierre
Moderador pendiente cambio de

impresiones
Momento final: los asistentes tener

claro lo que se ha hablado, debatido y acordado. Moderador realizar un breve resumen

Acta
Documento que recoge lo acontecido:
- Lugar y fecha - Horario - Asistentes - Orden del da - Intervenciones ms importantes y protagonista - Acuerdos - Fecha de la siguiente reunin, si procede

Tipos de reuniones
Reunin informativa

Finalidad: transmitir informacin necesaria (resultados, balances, decisiones, anti rumor)

Reunin para solucionar problemas
Reunin de trabajo

Preparacin de reuniones
1: Plantearnos si debe convocarse

Puede resolverse con una llamada telefnica, correo electrnico, nota escrita? Se han analizado las aportaciones de los miembros? Hay algo nuevo que decir? Se ha cado en la rutina de los encuentros?

Secretos del xito de las reuniones

Existen motivos

Eleccin de los asistentes

Slo aquellos que pueden contribuir Disposicin del espacio Local adecuado, colocacin y distribucin Preparar material de apoyo adecuado Dominio de la reunin Control del tiempo

Barreras en una reunin

No se rompe el silencio: miedo a hablar el

primero. El moderador debe volver a plantear el asunto invitando a la participacin. Cuchicheo con otros asistentes: por timidez o por aburrimiento. El moderador debe imprimir mayor viveza a la reunin o animar a la exposicin pblica

Barreras durante la reunin:

Alguien pretende monopolizar la reunin

El moderador deber interrumpirle cortsmente, dando participacin al resto. Alguien no participa El moderador pedir su participacin, reconocindolo positivamente Alguien lee el peridico de forma provocativa Ignorar su actitud, implicndolo en la reunin con una pregunta dirigida directamente a l.

TCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIN

SITUACIONES QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DE UNA REUNIN