TEMA 5: DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES DOCUMENTACIN MERCANTIL Y CONTABLE DOCUMENTOS JUSTFICANTES: MERCANTILES TIPO ORGANIZACIN

ZACIN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUNCIN Y CLASIFICACIN LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES LIBROS AUXILIARES CORRECCIN DE ERRORES LEGISLACIN MERCANTIL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN CONTABLE LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales el contable se ha de basar en unos documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos justificantes, los cuales, adems de servir como base para la realizacin de los asientos contables sern tambin la prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser tambin conservados, no solo por razones lgicas sino tambin por imperativo legal, y eso est regulado en el artculo 30 del Cdigo de Comercio. DOCUMENTACON MERCANTIL Y CONTABLE Los propios libros contables: basados en otros libros contables Documentacin relativa a las compras y ventas: albarn, notas de pedido y facturas. Documentos relativos al almacn: referidos al registro de compras y ficha de almacn Documentos relacionados con cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos bancarios Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidacin de impuestos, nminas, Tc1 y Tc2 Otros documentos: plizas de seguros, escritura, contrato de compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler DOCUMENTOS JUSTIFICANTES MERCANTILESTIPO Albarn: No tiene aplicacin contable a menos que est respaldado por una factura. Sirve ara comprobar entradas y salidas. Factura: La expedicin de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales documentos y lo 1 que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por nuestra empresa o por otra a nuestro nombre. Los datos a consignar son los siguientes: Estar numeradas correlativamente Llevar NIF/CIF y los domicilios tanto del que expide como del destinatario Aparecer el importe con el IVA desglosado Lugar y fecha de emisin 1

El cheque: Sirve para efectuar pagos a travs del banco. La persona que firma el cheque es la que paga y la que cobra es la que est detrs de la denominacin pguese por un cheque.... Siempre va a banco c/c. La letra de cambio: Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3 persona (tomador, tenedor o beneficiario). Los requisitos de la letra de cambio son: Vencimiento A la vista: el librado tiene que pagarla A plazo vista: pagarla en la fecha determinada A plazo fecha: el librado tiene un plazo de pago posterior a la fecha A fecha fija: el librado tiene una prrroga Endosoceder la letra a otra persona Aceptacin y pagosolo es indispensable en el plazo a vista. El da del vencimiento se presenta la letra de cobro, estando el documento una vez firmado y pagado pasa a poder del librado como justificante de dicho pago ORGANIZACIN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES Segn el artculo 30 del Cdigo de Comercio los empresarios deben guardar los documentos ordenados. Los criterios para elegir un archivo son: Volumen de documentos Antigedad de documentos Caractersticas de los documentos Frecuencia de uso Normas generales de clasificacin: Justificantes de cajase ordenan por orden cronolgico Por bancosse ordenan por fechas Tipos de mercancas y cronologa Facturas emitidas cronolgicamente y por N de facturaes conveniente tener copia en la carpeta de cada cliente Por proveedores cronolgicamente LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUSIN Y CLASIFICACIN Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio. En la prctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en los artculos 2533 del Cdigo Mercantil. Segn legislacin mercantil: 2

 Obligatorios: Libro de Inventarios y Cuentas Anuales Libro Diario De actas (sociedades) Registro de socios Libro Registro Voluntarios: Resto de libros que desee llevar la empresa segn su actividad Segn mtodo contable: Principales Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventarios y Cuentas Anuales Auxiliarescualquiera que desarrollen los libros contables principales Registrosdocumentos que se relacionan con operaciones que se han realizado o se realizarn Copiadoresdestinados a describir con detalle hechos o documentos EL LIBRO DIARIO Las maneras de representar el Libro Diario ms usuales son la americana y la italiana: Americana: DEBE N CONCEPTO a a Italiana: N CONCEPTO DEBE HABER N HABER

Cada una de las anotaciones registrada en el Diario se denomina Asiento. Los asientos pueden ser: Segn su estructura Simplesconllevan una anotacin en el Debe y otra en el Haber Compuestosconllevan una anotacin en el Debe y dos o ms en el Haber o viceversa 3

 Complejosconllevan dos o ms anotaciones tanto en el Debe como en el Haber Segn su objetivo: De aperturabien por inicio de actividad (constitucin) o por inicio de ejercicio De gestinreflejan las operaciones del Diario De periodificacinse separan los ingresos y los gastos del perodo actual de los del perodo siguiente De regularizacinson los que determinan el resultado De cierreal final del ejercicio Correccin de errores LIBRO MAYOR Es un libro principal pero no es obligatorio, por ser copia del libro Diario. En el mayor se registra por conceptos y en cuanto a su estructura es muy variada aunque los ms usados son estos: A doble folio: DEBE FECHA TTULO (N) CONCEPTO HABER CANTIDAD

CANTIDAD

FECHA

CONCEPTO

A folio simple: FECHA CONCEPTO IMPORTE DEBE

HABER

LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES Tradicionalmente se les ha denominado Libro de Inventarios y Balances e incluye los Inventarios y las Cuentas Anuales (Balance de Situacin, Cuenta de Prdidas y ganancias y Memoria). Adems este libro incorpora los balances de Sumas y Saldos, que tienen el siguiente formato: N CONCEPTO SUMAS DEBE SALDOS DEUDOR

HABER

ACREEDOR

LIBROS AUXILIARES Y DE REGISTROS Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico. Son, entre otros, los siguientes: Libro de Caja Libro Auxiliar de Bancos Libro Auxiliar de Clientes Libro Auxiliar de Proveedores Libro Auxiliar de Compras Libro Auxiliar de Ventas Fichas de Almacn 4

 correccin de ERRORES Error contable es toda omisin, clculo equivocado o inexactitud involuntaria cometida en las anotaciones contables. Correcciones en el Diario: EQUIVOCACIONES DE PALABRAS, CONCEPTOS Y FECHASsi se advierte del error en el momento, se pone a continuacin: DIGO y se anota correctamente. Si se advierte despus se hace una anotacin indicando que ese asiento queda ANULADO y en su lugar entender que dice.... OMISIN DE ASIENTOSse consigue anotando el asiento correspondiente e indicando cuando debi hacerse DUPLICACIN DE ASIENTOShay 3 mtodos: CONTRAASIENTO: cambiar el lugar de las cuentas NS ROJOS: se escriben en rojo (restan) COMPLEMENTO A 0: 00 85 115 EQUIVOCACIONES EN LAS CIFRASen el caso de que la cantidad sea < a la real se puede realizar otro asiento con la correspondiente anotacin. En el caso de que la cantidad sea > a la real se puede hacer un contraasiento, con su correspondiente anotacin. En ambos casos se pueden llevar a cabo los mismos procedimientos que en la duplicacin de asientos. LEGISLACIN MERCANTIL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN CONTABLE CDIGO DE COMERCIO ARTCULO 25: 1. Todo empresario deber llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronolgico de todas las operaciones, as como la elaboracin peridica de balances e inventarios. Llevar, necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario. 2. La contabilidad ser llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la autoridad de aquellos. ARTCULO 26: 1. Las sociedades mercantiles llevarn tambin un libro o libros de actas en los que constarn, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los dems rganos colegiados de la sociedad, con expresin de los datos relativos a la convocatoria y constitucin del rgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se hayan solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones. ARTCULO 27: 1. Los empresarios presentarn los libros que obligatoriamente habrn de llevar al Registro Mercantil del lugar del que tuvieran domicilio, para que antes de su utilizacin se ponga en el primer folio de cada uno, diligencia, de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendr pleno valor la legislacin efectuada por el Registro 5

de origen. 2. Ser vlida, sin embargo, la realizacin de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idneo sobre hojas sueltas que despus habrn de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales, sern legislacin antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. ARTCULO 28: 1. El libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrir con el balance inicial detallado en la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin del ejercicio y las Cuentas Anuales. 2. El libro Diario registrar da a da todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Ser vlida, sin embargo, la anotacin conjunta de los totales de las operaciones por perodos relativas a la actividad de la empresa. Ser vlida, sin embargo, la anotacin conjunta de los totales de las operaciones por perodos no superiores al mes, a condicin de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. ARTCULO 29: 1. Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Debern salvarse a continuacin, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables. No podrn utilizarse abreviaturas o smbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, reglamento o la prctica mercantil de general aplicacin. 2. Las anotaciones contables debern ser hechas expresando los valores en Pesetas, y en Euros hasta el 2002. ARTCULO 30: 1. Los empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados durante seis aos, a partir del ltimo asiento realizado en libros, salvo lo que se establezca en disposiciones generales o especiales. 2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no lo exime del deber al que se refiere el prrafo anterior y si hubiese fallecido recaer sobre sus herederos. En caso de disolucin de sociedades, sern sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho prrafo. ARTCULO 31: . El valor probatorio de los libros de los empresarios y dems documentos contables ser apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho. ARTCULO 32: . La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que derive en lo expuesto en las leyes. . La comunicacin o reconocimiento general de los libros, correspondencia y dems documentos de los empresarios, slo podr detectarse de oficio o de instancia de parte, en los casos de sucesin universal, suspensin de pagos, quiebras y liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulacin de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo. . En todo caso, fuera de los plazos prefijados en el prrafo anterior, podr decretarse la exhibicin de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga inters o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibicin. El reconocimiento se contraer exclusivamente a los puntos que tengan relacin con la cuestin de que se trate. ARTCULO 33: 1. El reconocimiento al que se refiere el artculo anterior, ya sea general o particular, se 6

har en el establecimiento del empresario, en su presencia o en el de la persona que comisione, debiendo aportarse las medidas oportunas para la debida conservacin y custodia de los libros y documentos. . En cualquier caso, la persona a cuya solicitud se decrete el reconocimiento podr servirse de auxiliares tcnicos en la forma y nmero que el juez considere necesario. REGLAMENTO DEL REGISTRO MERCANTIL ARTCULO 2: . El Registro Mercantil tiene por objeto: La inscripcin de los usuarios y dems sujetos establecidos por la ley y de los actos y contratos relativos a los mismos que determinan la ley y reglamento. La legalizacin de los libros de los empresarios, el nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas, y el depsito y publicidad de los documentos contables. La centralizacin y la publicacin de la informacin registral, que ser llevada a cabo por el Registro Mercantil central en los trminos previstos en este reglamento. ARTCULO 293: 1. Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes, se legalizarn en el Registro Mercantil de su domicilio. 2. Asimismo, podrn ser llevados por el Registro Mercantil los libros detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el mbito de su actividad. LEY DE SOCIEDADES ANNMAS ARTCULO 171: 1. Los administradores de la sociedad estn obligados a formular, en el plazo mximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las Cuentas Anuales, el Informe de Gestin y la propuesta de aplicacin de resultados, as como, en su caso, las cuentas e informe de gestin consolidados. 2. Las Cuentas Anuales e Informe de Gestin debern ser firmados por todos los administradores. Si faltare la firma de alguno de ellos de sealar en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicacin de la causa. ARTCULO 203: 1. Las Cuentas Anuales y el informe de gestin debern ser registrados por los auditores de cuentas. 2. Se excepta de esta obligacin a las sociedades que puedan presentar balance abreviado. ARTCULO 218: . Dentro del mes siguiente a la aprobacin de las Cuentas Anuales, se presentar para su depsito en el Registro Mercantil del domicilio social certificacin de los acuerdos de la Junta General de aprobacin de las Cuentas Anuales y la aplicacin del resultado, a las que se adjuntar un ejemplar de cada una de dichas cuentas, as como el informe de gestin y el informe de los auditores. IMPUESTO SOBRE EL VALOR AADIDO ARTCULO 166 (LEY): La contabilidad deber permitir determinar con precisin: El importe total del IVA que el sujeto pasivo haya repercutido a sus clientes El importe total del IVA soportado por el sujeto pasivo. ARTCULO 62 (REGLAM): Los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, debern llevar, en 7

cada forma, los siguientes libros registro: Libro Registro de Facturas Emitidas Libro Registro de Facturas Recibidas Libro Registro de Bienes de Inversin Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias CONTABILIDAD 32